Belső HR audit. Személyzeti audit - mi az?! Rendeljen személyi auditot

A személyzeti audit viszonylag új irány a személyzeti menedzsment területén. Kis kora ellenére ez az irány elterjedt a komoly, a személyi iratkezelésre kiemelt figyelmet fordító cégeknél. A személyzeti audit fogalma a számvitelből került a HR szolgáltatásokba, és független könyvvizsgálatot jelent személyi dokumentumok. Csak az ezen a területen nagy tapasztalattal rendelkező szakemberek végezhetik el ezt az eljárást, mivel a munka fontos és felelősségteljes. Ez felveti azt a kérdést, hogy hogyan válasszunk könyvvizsgálati szolgáltatásokat, és weboldalunk hogyan segíthet ebben. Tudja meg a válaszokat alább.

Mit kell tartalmaznia a KDP audit szolgáltatásnak?

A KDP audit szolgáltatásai nem egy konkrét művelet, hanem tevékenységek egész sora, amelyek célja az üzleti személyzet dokumentációjának alapos független ellenőrzése. Ennek a komplexnek a következőket kell tartalmaznia:

• dokumentumok ellenőrzése a munkaügyi és levéltári jogszabályoknak való megfelelés szempontjából;
• a szervezet belső helyi szabályzatainak ellenőrzése a követelményeknek való megfelelés tekintetében;
• linkek biztosítása minden olyan normatív aktushoz, amelyben súlyos jogsértéseket rögzítettek;
• részletes ajánlások nyújtása a talált jogsértések kijavítására;
• a jelenlegi helyzet független felmérése a vállalaton belüli személyi dokumentumáramlással.

A vállalat HR-dokumentációjának auditálása során a következő, a HR-dokumentációval kapcsolatos problémák kijavítását célzó tevékenységek prioritási sorrendjét is fel kell sorolnia. Ez egy integrált megközelítés, amely lehetővé teszi az összes jogsértés gyors azonosítását és ajánlások fogadását azok megszüntetésére, és mindezt egy fizetésért.

A HR audit típusai

A helyzet súlyosságától függően válasszon egyet a jelenleg létező két típusú audit közül:

Szabványos audit. Ez egy olyan intézkedéscsomag, amelynek célja a személyzeti dokumentáció és szabályzat ellenőrzése, majd szakértői értékelés, valamint javaslatok megfogalmazása a feltárt jogsértések kijavítására. A standard audit magában foglalja a dokumentumok jogszabályi követelményeknek való megfelelés egyeztetését, a személyi dokumentumok auditálását és az egyeztető táblázat kialakítását, amely megjelöli a módosításra szoruló dokumentumokat, aktusokat.

Kiterjesztett audit. Ez egy kiterjedtebb intézkedéscsomag, amely a korábban említett intézkedések mellett magában foglalja az ellentmondások okainak elemzését, valamint a jogsértések kijavításának szükségességének figyelmen kívül hagyása esetén fellépő lehetséges következmények listájának összeállítását.

Természetesen a kiterjesztett audit előnyösebb szolgáltatás, és ha lehetséges, érdemes ezt választani.

Hogyan válasszunk szakképzett szakembert az audithoz?

Ebben a rovatban a HR-audit specialisták ajánlatainak széles skáláját találja. Csinálni jó választás előadó, ügyeljen a következő tényezőkre:

Portfólió - a szolgáltatásnyújtás szakmai színvonalának és minőségének meghatározására használható.

Az audit egy szervezet, rendszer, folyamat, projekt vagy termék tevékenységének független értékelésére szolgáló eljárás a kockázatok és a konfliktushelyzetek előfordulásának azonosítása érdekében. Az audit lehet belső, amikor azt maga a szervezet végzi, és külső, amikor szerződéses alapon külső szakértőket alkalmaznak a vállalat egy adott területén végzett tevékenységek értékelésére. Leggyakrabban az „audit” kifejezést a vállalatok pénzügyi kimutatásainak ellenőrzésével kapcsolatban használják, de vannak más típusok is, például a személyi ellenőrzés. Sokan hallották már ezt a mondatot, de fogalmuk sincs, mi ennek az eljárásnak a lényege. Ma kifejezetten a személyi dokumentáció ellenőrzéséről lesz szó, elmondjuk, miért van rá szükség, mikor és ki végzi el.

Miért van szükség személyi auditra?

Tegyük fel rögtön, hogy a személyzeti audit nem kötelező esemény, és nem túl gyakran hajtják végre. Úgy gondoljuk azonban, hogy ezt az eljárást a következők esetében kell végrehajtani:

— felkészítés a munkaügyi, levéltári, nyugdíj-, migrációs stb. előírásoknak való megfelelés ellenőrzésére;

— egy adott helyzettel kapcsolatos kockázatok felmérése (olyan kockázatok, amelyek felmerülhetnek a szabályozó hatóságok ellenőrzése során, munkaügyi vita bírósági tárgyalása során, szakszervezeti ellenőrzés során stb.);

— a HR-szakértők professzionalizmusának javítása (sértéseken alapuló képzés);

— a HR osztály dolgozóinak szakmai felkészültségének felmérése;

— cselekvési terv kidolgozása a jogsértések kijavítására;

— a személyzeti szolgálat munkájának optimalizálása (költségek minimalizálása, elszámoltathatósági rendszer kiépítése, jutalmazás stb.).

Ezen túlmenően, az ellenőrzés segít felmérni és elemezni a személyi dokumentumok állapotát a dokumentumok átszervezése során, vezetőváltáskor (beleértve a személyzeti szolgálat vezetését), a személyzeti osztály dolgozóinak (HR) elbocsátásakor (fogadása).

Önállóan, vagy megbízzon egy harmadik fél céget?

Ismételjük el, hogy személyi auditot végezhet önállóan, vagy igénybe veheti külső cégek szolgáltatásait is, szerencsére van belőlük elegendő szám és van miből válogatni. A személyzeti audit ugyanakkor nagyon felelősségteljes ügy, mert közvetlenül kapcsolódik a cég bizalmas dokumentumaihoz.

Amennyiben külső könyvvizsgáló választását tervezi, fontos, hogy a szolgáltatást szakképzett, több éve ezen a területen dolgozó szakemberek biztosítsák. Kérdezze meg, hogy a könyvvizsgáló cég milyen gyakran nyújt könyvvizsgálati szolgáltatásokat személyzeti iratok kezelése, van-e az Ön ügyfelei között olyan szervezet, amely tevékenységi típusát tekintve hasonlít az Önéhez? Ne feledje, hogy egy olyan jó hírű tanácsadó cég szolgáltatásai, amely a személyzeti dokumentáció auditját kínálja, és szakemberekkel dolgozik, nem lehetnek olcsók.

A külső szervezetek szakemberei által végzett személyzeti audit sikere attól is függ, hogy a vállalat milyen módon készül az auditorokkal való együttműködésre. Ezért leggyakrabban az audit megkezdése előtt munkacsoportot hoznak létre, amely az audit elvégzésére meghívott cég képviselőiből és az ügyfél cég képviselőiből áll. A felkért könyvvizsgálók összetételét és létszámát nagymértékben meghatározza az elvégzendő munka időzítése és köre, de mindenképpen szükséges a jogászok és a dokumentációtámogatással foglalkozó szakemberek közreműködése.

Ha nem kíván külső szakembereket vonzani, és ennek finanszírozását nem tartalmazza, lehetőség van saját személyi audit elvégzésére. Az intézmény személyzeti osztályának megfelelő feladatot kijelölve azonban nem szabad elfelejteni, hogy nem mindig készek objektív értékelést adni az aktuális helyzetről, hiszen ténylegesen ellenőrizni fogják a munkájukat. Sőt, a teljes munkaidőben dolgozók „hunyhatnak szemet” egyes hibák előtt, hiszen nekik kell azokat kijavítaniuk.

Úgy gondoljuk, hogy ha a választás a belső ellenőrzés mellett történik, akkor a legjobb egy kicsi szerkezeti felosztás erre a célra, vagy egy bizottság, amelynek tartalmaznia kell egy olyan szakembert, aki érti a munkaügyi jogszabályokat és a személyzeti nyilvántartásokat, de nem függ azoktól a személyektől, akiknek a munkáját ellenőrizni fogja, például egy ügyvédet.

A személyzeti dokumentáció ellenőrzésének szabályozási kerete

Kezdésként nevezzük meg azokat a főbb előírásokat, amelyeket be kell tartani a személyzeti dokumentáció ellenőrzése során. A főbbek a következők:

— Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i N 225 „A munkafüzetekről” szóló rendelete (a munkakönyvek karbantartására és tárolására vonatkozó szabályokkal együtt);

— Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i N 69 határozata „A munkafüzetek kitöltési útmutatójának jóváhagyásáról” (a továbbiakban: „Útmutató a munkafüzetek kitöltéséhez”);

— Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-i N 1 határozata „A munka és annak kifizetése rögzítésére szolgáló elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak jóváhagyásáról” (a továbbiakban: N 1 határozat);

— Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i N 558-as rendelete „Az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos kezelési archív dokumentumok jegyzékének jóváhagyásáról, feltüntetve a tárolási időszakokat”;

— A személyes adatokról szóló, 2006. július 27-i N 152-FZ szövetségi törvény;

— GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésének követelményei";

- Munka törvénykönyve.

Ezen túlmenően kellő számú osztályi szabályzat szabályozza az irodai munkát, a személyes ügyek intézésének rendjét, vagy a munkaügyi kapcsolatok egyéb vonatkozásait szabályozza. Ezeket a cselekményeket a személyzeti dokumentáció vizsgálatakor is tanulmányozni és alkalmazni kell.

Mit ellenőrizünk?

Nem foglalkozunk azzal, hogy egy tanácsadó szervezet hogyan végez ellenőrzést polgári szerződés alapján, hanem a belső ellenőrzésre helyezzük a hangsúlyt. A végrehajtás sorrendje a céloktól függ. Ellenőrizheti a személyzeti dokumentumok karbantartásának és feldolgozásának minden területét, vagy csak egy területet, például a munkaszerződéseket. Mindenesetre az ellenőrzés megkezdésének első lépése az ellenőrzés lefolytatására vonatkozó utasítás kiadása, amely ellenőrt nevez ki, vagy könyvvizsgálói bizottságot hoz létre. A sorrendben meghatározhatja az ellenőrzés témáját.

Adjunk hozzávetőleges minta rendelés.

Önkormányzati költségvetési oktatási intézmény

"N 72-es középiskola"

42. sz

személyi audit lefolytatásáról

A HR osztály munkájának javítása és a személyzeti dokumentáció nem megfelelő karbantartásával kapcsolatos kockázatok minimalizálása érdekében,

Rendelek:

1. Belső személyi ellenőrzés lebonyolítása „Felvétel nyilvántartása és éves fizetett szabadság biztosítása” témában 2012. május 28-tól június 5-ig.

2. A.G. Volkovát, az oktatási munkáért felelős igazgatóhelyettest nevezi ki az ellenőrző bizottság elnökévé.

3. Tartalmazza a jutalékot:

— O. L. Zolotov adminisztratív és gazdasági munkáért felelős igazgatóhelyettes;

— V.S. Paramonov orosz nyelv és irodalom tanár;

– Lopukhov I.R. jogi tanácsadó.

4. Az elvégzett ellenőrzésről jegyzőkönyvet benyújtani 2012.08.06-ig.

5. A jelen utasítás végrehajtásának ellenőrzését Volkova A.G. oktatási igazgatóhelyettesre bízza.

Rendező Komova /L. V. Komova/

Az alábbiakat ismerjük meg a rendeléssel:

Volkova A. G. 2012.05.16., Volkova

Zolotova O. L. 2012.05.16., Zolotova

Paramonova V. S. 2012.05.16., Paramonova

Lopukhov I. R. 2012.05.16., Lopukhov

Ha az ellenőrzés témája meg van határozva, akkor a HR osztály vezetőjének már csak a szükséges dokumentumokat kell elkészítenie. Ha az ellenőrzésre a személyzeti szolgálat irányításában bekövetkezett változás, vagy az ügyek szakembertől a másikhoz való áthelyezésekor kerül sor, meg kell határozni az ellenőrizendő dokumentumok listáját.

Ne feledje, hogy létezik egy lista azon kötelező dokumentumokról, amelyekkel minden szervezetnek rendelkeznie kell, függetlenül a jogi formájától és a tulajdoni formától. Ilyen dokumentumok a következők:

1. Személyzeti asztal. Tegyük fel rögtön, hogy a Munka Törvénykönyvében csak említés van erről a dokumentumról, de semmi sem utal arra, hogy az elkészítése kötelező lenne. Az 1. számú határozat egységesítette e dokumentum formáját - T-3. Jegyezzük meg, hogy a szabályozó hatóságok, legyen az állami munkaügyi felügyelőség, ügyészség vagy adóhatóság, szinte mindig kérik: az intézmény felépítése, a béralap, a pótlékok és a munkavállalói pótlékok jól láthatóak a menetrendből.

2. Vakáció ütemezése. Ennek a dokumentumnak a kötelező jellege nem kérdőjelezhető meg, mivel az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke közvetlenül kimondja, hogy az éves fizetett szabadságot a munkavállalók számára a munkáltató által jóváhagyott szabadságolási ütemterv szerint biztosítják, figyelembe véve a munkavállalók képviselőtestületének véleményét legalább két héttel az új év előtt. A T-7 menetrend formáját az 1. számú határozat is egységesíti.

3. Személyes kártyák - T-2 és T-2GS (MS) nyomtatványok. Ezeket minden munkavállalónál meg kell őrizni, mivel a munkáltató köteles a munkavállalót a munkakönyvbe tett minden egyes bejegyzéssel a személyi igazolványán aláírás ellenében megismertetni - a Munkakönyvek vezetésére és tárolására vonatkozó szabályok 23. pontja értelmében. a munkafüzetbe tett bejegyzés megismétlődik.

4. Személyes ügyek. A fenntartási kötelezettség a egyéni kategóriák dolgozók, amelyek közé tartoznak az állami köztisztviselők, önkormányzati alkalmazottak, vámosok stb.

Az állami köztisztviselők személyes aktáinak kezelési eljárását az Orosz Föderáció elnökének 2005. május 30-i N 609 „Az állami köztisztviselők személyes adataira vonatkozó szabályzat jóváhagyásáról” szóló rendelete határozza meg. Orosz Föderációés személyes üzletének irányítása." Az Orosz Föderációt alkotó jogalany köztisztviselői esetében a személyi akta vezetésének eljárását az adott szervezetet alkotó szervezet szabályzata határozza meg. Például Moszkva városának alkalmazottai számára a moszkvai polgármester 2011. június 15-i N 44-UM rendelete, a szentpétervári köztisztviselők esetében pedig a szentpétervári kormány júniusi rendelete határozza meg. 30, 2008 N 773.

5. Munkaidő-nyilvántartásnak (T-12, T-13 nyomtatványok) is minden intézményben kell lennie, mivel a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. cikke kötelezi a munkáltatót, hogy nyilvántartást vezessen az egyes munkavállalók által ténylegesen ledolgozott munkaidőről.

Jegyzet! Korábban a kormányzati szervek, az állami költségvetésen kívüli források gazdálkodása, a területi állami költségvetésen kívüli források kezelése, az önkormányzat, költségvetési intézmények, végrehajtó szervek készpénzes szolgáltatás Az oroszországi költségvetési rendszer költségvetésének végrehajtása során a munkaidő rögzítéséhez az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2008. december 30-i N 148n számú rendeletével jóváhagyott, 0504421-es űrlapot használtunk. Tekintettel azonban arra, hogy 2011. január 1-je óta érvényét vesztette (az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2010. december 1-jei N 157n számú rendelete), az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának kelt. 2010. december 15. Az N 173n - 0301008 számot használják, és ez a T-13 nyomtatvány pontos másolata.

6. A megállapított formájú munkakönyvek a fő dokumentum a munkavállaló munkatevékenységéről és szolgálati idejéről. Minden munkáltató (a nem egyéni vállalkozó munkáltatók kivételével) köteles fenntartani azokat minden olyan munkavállaló után, aki több mint öt napot dolgozott nála, abban az esetben, ha az ennél a munkáltatónál végzett munka a fő munkaviszony. a munkavállaló (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 66. cikke).

A munkafüzet információkat tartalmaz a munkavállalóról, az általa végzett, másnak átadott munkáról állandó munka valamint az elbocsátásról, valamint a munkaszerződés megszűnésének indokairól, valamint a munkavégzés eredményességének elismeréséről szóló tájékoztatás. A szankciókra vonatkozó információk nem kerülnek be a könyvbe, kivéve azokat az eseteket, amikor fegyelmi eljárás az elbocsátás.

Jegyzet! Ellenőrizze, hogy kijelöltek-e egy személyt, aki felelős a munkafüzetek vezetéséért, és hogy mindegyik be van-e jegyezve a munkafüzetek és azok betétlapjai mozgásának rögzítésére szolgáló könyvbe. Ezen kívül nézd meg a munkakönyvek bejegyzéseit - megrendelés alapján kell azokat megtenni.

7. Munkaszerződések vagy szolgáltatási szerződések. A munkaszerződés a munkáltató és a munkavállaló között létrejött megállapodás, amelynek értelmében a munkáltató vállalja, hogy a munkavállalót meghatározott munkaköri feladat ellátására munkát, munkakörülményeket biztosít, a munkabért határidőben és hiánytalanul megfizeti, a munkavállaló pedig vállalja, hogy személyesen teljesíti. a jelen megállapodásban meghatározott munkavégzési funkciót be kell tartania a jelen munkáltatónál érvényben lévő belső munkaügyi szabályokat.

8. Megrendelések a személyzet számára:

— a munkaerő-felvételről (T-1, T-1a nyomtatványok);

— más munkakörbe való áthelyezésről (T-5, T-5a nyomtatványok);

— szabadság kiadásáról (T-6, T-6a nyomtatványok);

— üzleti útra küldésről (T-9, T-9a nyomtatványok);

— az ösztönzőkről (T-11, T-11a nyomtatványok);

— a munkaszerződés felmondásáról (felmondásáról) (T-8, T-8a nyomtatványok).

Ezeket az egységes nyomtatványokat minden, az Orosz Föderáció területén működő szervezetnek használnia kell, függetlenül a tulajdoni formától (1. számú határozat 2. pontja).

Ezen megbízások ellenőrzésekor meg kell győződnie arról, hogy vannak-e olyan dokumentumok, amelyek alapot adnak a kiadásukhoz. Gyakran hiányoznak - a megrendelésben van hivatkozás egy megállapodásra, nyilatkozatra vagy más dokumentumra, de maga a dokumentum nincs ott. Ez szabálysértés.

9. A fő tevékenységekre vonatkozó utasítások. Ellenőriznie kell a vezető aláírásának és jóváhagyási vízumának meglétét. Emlékeztetjük Önöket, hogy az ilyen megrendeléseket a személyzetre vonatkozó megrendelésektől elkülönítve kell tárolni.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy nemcsak ezeknek a dokumentumoknak a rendelkezésre állását kell ellenőriznie, hanem ügyelnie kell az összeállításuk módjára is. Például az Art. követelményei miatt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 67. cikke értelmében a munkaszerződést írásban kötik meg, két példányban, amelyeket a felek aláírnak. Az egyik példányt a munkavállaló kapja meg, a másikat a munkáltató őrzi meg. A munkaszerződés másolatának munkavállaló általi kézhezvételét a munkáltató által őrzött példányon aláírásával kell igazolnia. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke meghatározza azokat a feltételeket, amelyeket a munkaszerződés szövegében szerepeltetni kell.

De a szolgáltatási szerződéssel minden más. Amellett, hogy a szövetségi törvény meghatározza annak tartalmát, az Orosz Föderáció elnökének 2005. február 16-án kelt N 159 rendelete jóváhagyta. hozzávetőleges forma szerződést az állami közszolgálat ellátására és az állami közszolgálati munkakör betöltésére. Ezért ellenőrizze, hogy a szerződések nem csak tartalmilag, hanem formailag is megfelelnek-e a jogszabályi előírásoknak. Tartalmilag pedig megjegyezzük, hogy például az elbocsátási végzések ellenőrzésének legfontosabb tárgya a felmondás okának és alapjának feltüntetése lesz bennük. Art. alapján Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 84.1. pontja értelmében azokat szigorúan az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve vagy más szövetségi törvény szövegének megfelelően kell feltüntetni, hivatkozással a vonatkozó cikkre, a cikk részére, a cikk bekezdésére. A tartalom ellenőrzése munkaszerződések, ügyeljen olyan feltételek fennállására, amelyek az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikkének szövegébe bele kell foglalni.

Helyi előírások, könyvek, naplók

Kezdjük azzal, hogy az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 8. cikke értelmében a munkaadók – a munkáltatók kivételével - a nem egyéni vállalkozók – szabványokat tartalmazó helyi előírásokat fogadnak el. Munkatörvény, hatáskörében a munkajog és a munkajogi normákat tartalmazó egyéb szabályozó jogszabályok, kollektív szerződések, szerződések szerint. Az ilyen törvények rendelkezései nem ronthatják a munkavállaló helyzetét a munkajog által megállapítottakhoz képest.

A következő dokumentumokat is ellenőrizni kell.

1. Belső munkaügyi szabályzat. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 189. cikke értelmében ez a dokumentum szabályozza a munkavállalók felvételének és elbocsátásának eljárását, a munkaszerződésben részes felek alapvető jogait, kötelezettségeit és felelősségét, a munkaidőt, a pihenőidőt, a munkavállalókra alkalmazott ösztönzőket és szankciókat, valamint az adott munkáltatóval fennálló munkaügyi kapcsolatok szabályozásának egyéb kérdései.

2. Munkavédelmi utasítások. Általában munkavédelmi követelményeket tartalmaznak a munka megkezdése előtt, közben és végén, és tartalmaznak eljárásokat is vészhelyzetek. Ezeket az utasításokat a munkavállaló beosztása, szakmája vagy az általa végzett munka típusa alapján dolgozzák ki, iparágak vagy iparágak alapján. szabványos utasításokat a munkavédelemről, a munkavédelmi ágazatközi vagy ágazati szabályokról, az eszközgyártó szervezetek működési és javítási dokumentációjában rögzített biztonsági követelményekről, a szervezet technológiai dokumentációjában meghatározott gyártási feltételek figyelembevételével a Módszertani ajánlások alapján.

3. A munkavállalók személyes adatainak tárolásáról és védelméről szóló szabályzat (vagy azok tárolásának és felhasználásának rendjét megállapító egyéb dokumentum). A jelen helyi törvény elkészítése kötelező az Art. előírásai miatt. 87 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.

4. A javadalmazási szabályzat, illetve az intézményben a javadalmazási rendszert és a dolgozók jutalmazását szabályozó egyéb helyi szabályozás. Ez a rendelkezés az Art. alapján kötelező. 135 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve - bérrendszerek, beleértve a méreteket tarifák, fizetések ( hivatalos fizetések), a kompenzációs jellegű kiegészítő kifizetéseket és juttatásokat, ideértve a szokásostól eltérő körülmények között végzett munkát is, a kiegészítő kifizetések és az ösztönző juttatások és a bónuszrendszerek rendszerét kollektív szerződések, megállapodások, helyi szabályozások állapítják meg a munkaügyi jogszabályokkal és más szabályozási jogi aktusokkal összhangban. munkajogi normákat tartalmazó .

Az említetteken kívül vannak más szükséges dokumentumok is - egyes szervezetek számára a tevékenységük sajátosságai miatt kötelezőek, például műszakbeosztás, szabálytalan munkaidővel rendelkező beosztások listája, teljes egyéni szerződések. pénzügyi felelősség törvény által védett kereskedelmi vagy egyéb titkokról szóló rendelkezés.

Ha az intézmény a munkaügyi kapcsolatok valamely területét szabályozó egyéb helyi szabályozást dolgozott ki, javasoljuk, hogy ellenőrizze azokat a munkavállaló helyzetét a megállapított munkajoghoz képest rontó körülmények fennállása és a jogi hatály (szükség esetén a vélemény) szempontjából. számú munkavállalói képviselő-testülete figyelembe vette, jóváhagyta, hogy a dokumentum az intézményvezetőtől van-e, a dolgozók ismerik-e az aktust stb.). Lehet:

— kollektív megállapodás;

— megállapodás a kollektív pénzügyi felelősségről;

– rendelkezések a munkavállalók alkalmazkodásáról;

- az áthaladás rendjére vonatkozó előírások próbaidő;

— az alkalmazottak minősítésére vonatkozó előírások.

Javasoljuk, hogy fordítson kiemelt figyelmet a munkaköri leírások ellenőrzésére. Egyrészt nem kötelezőek, másrészt a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. §-a szerint a munkaszerződés kötelező feltétele munkavégzési funkció, amelyet vagy a munkaszerződés írja elő, vagy annak túlterhelése elkerülése érdekében munkaköri leírás. Ezért néha egyszerűen szükség van az utasításokra.

Térjünk át a folyóiratokra, amelyek között, mint a helyi szabályozások között, vannak kötelezőek.

Magazin neve	Normatív aktus
Munkakönyvek mozgásának elszámolási könyve és a hozzájuk tartozó betétek	Munkakönyvek vezetésére és tárolására vonatkozó szabályok 40., 41. pontja, a formanyomtatványt a Munkakönyvek kitöltési útmutatójának 3. számú melléklete állapítja meg.
Nyugta és költségkönyv a munkakönyv nyomtatványok és a benne lévő betétek könyveléséhez	Ugyanaz
Ellenőrzési napló	A jogok védelméről szóló, 2008. december 26-i N 294-FZ szövetségi törvény 16. cikke jogalanyok egyéni vállalkozók pedig az állami ellenőrzés (felügyelet) és az önkormányzati ellenőrzés gyakorlásában.” A folyóirat formáját az Orosz Föderáció Gazdaságfejlesztési Minisztériumának 2009. április 30-i N 141-es rendelete hagyta jóvá.

A fent említett kötelező naplókon kívül az intézmény egyéb naplókat is vezethet a személyi nyilvántartásokra vonatkozó információk rendszerezésére, mint pl.

— munkaszerződések naplói, személyzeti megbízások, személyi akták, keresőképtelenségi bizonyítványok;

— a helyi szabályok megismerésének naplója;

- problémanapló utazási igazolványok, referenciák.

A folyóiratok és számviteli könyvek ellenőrzésekor ügyeljen azok kialakítására. A folyóiratok minden ívét számmal kell ellátni, magukat a folyóiratokat be kell fűzni, viaszpecséttel le kell zárni vagy le kell pecsételni és a szervezet vezetőjének hitelesítenie kell. A naplók javítása nem megengedett. Arra is ügyelni kell, hogy a munkafüzetek és betétlapjaik mozgását rögzítő könyvben minden rovat kitöltve legyen, nincs benne javítás, ez a könyv be van kötve és lepecsételt.

Jegyzet. Nagyon fontos az iratnyilvántartási és rendszerezési rendszer elemzése, amely információt ad az intézményben az irattárolási rendszer felépítéséről.

Szoftver audit

Jelenleg a legtöbb intézmény speciális szoftvertermékekkel vezeti a személyi dokumentációt, ami azt jelenti, hogy azt is ellenőrizni kell.

Ellenőrzéskor feltétlenül ellenőrizze, hogy a program lehetővé teszi-e a személyzeti dokumentáció karbantartását a hatályos jogszabályok előírásainak megfelelően (lehetséges, hogy a fejlesztők szoftver termék„elveszett” bizonyos szükséges részletek), hogy a program tartalmazza-e az összes egységesített nyomtatványt, milyen gyakran frissül, naprakész-e az összes dokumentum űrlap.

A következő fontos szempont, amelyet ellenőrizni kell, a szoftverhez és (vagy) elkészített személyzeti dokumentációhoz való hozzáférés sorrendje. Ebben az esetben ki kell deríteni, hogy a cég alkalmazottai közül kik vesznek részt a személyi adatok kezelésében, és meg kell győződni arról, hogy a rendszer kizárja azon alkalmazottak elektronikus dokumentumainak elérését, munkaköri kötelezettségek az ilyen adatokkal végzett munka nem szerepel.

A HR osztály szoftverének auditja lehetővé teszi a személyi információk jogosulatlan hozzáférésének vagy elvesztésének lehetséges csatornáinak azonosítását, valamint egy adott szoftvertermék használatának megvalósíthatóságának felmérését.

Tehát a személyzeti dokumentáció ellenőrzése során ellenőrzik a kötelező dokumentumok meglétét, a végrehajtás helyességét, valamint a dokumentumok tartalmának a jogszabályi követelményeknek való megfelelését.

Jobb magát az ellenőrzési folyamatot dokumentálni, hogy később a zárójelentés elkészítésekor ne felejtsen el semmi fontosat.

A HR dokumentumok ellenőrzésének eredményei

Az okmányellenőrzés utolsó szakasza egy jelentés készítése lesz, amely leírja a jelenlegi helyzetet, megjelöli a problémás területeket és lehetséges kockázatokat. A jelentés általában ajánlásokat is tartalmaz az azonosított jogsértések kiküszöbölésére. munkaügyi jogszabályokés a hiányosságokat, valamint tájékoztat a lehetséges büntetésről, ha a szabálysértéseket nem szüntetik meg (lásd 45. oldal).

A személyzeti szolgálat vezetésében vagy a személyügyi iratkezeléssel foglalkozó szakember változása esetén a személyi dokumentáció ellenőrzése esetén a következtetésen túl az ügyek átvételi és átadási okiratának elkészítése szükséges, aminek a melléklete a munkafüzetek listája lesz (a tulajdonos teljes nevének, a munkafüzet és a betétek (ha vannak) sorozatának és számának feltüntetésével).

Összefoglalva megjegyezzük, hogy a személyzeti dokumentáció időszakos ellenőrzése során a munkáltatónak lehetősége van elkerülni a szabályozó hatóságok szankcióit - pénzbírságot, a szervezet tevékenységének felfüggesztését, büntetőjogi felelősséget. Ezenkívül, ha az auditot házon belül végzik, személyzeti dolgozók lehetőség nyílik a szakmai színvonal javítására saját hibáinak felismerésével és kijavításával.

És ne feledje, a személyzeti dokumentáció megfelelő karbantartása a kulcsa az alkalmazottakkal és a szabályozó hatóságokkal fennálló konfliktusok sikeres megoldásának.

Azonosított jogsértések	Megsértették a normatív aktust	Lehetséges büntetés	Javaslatok a javításhoz
1. Létszám- és bérdokumentumok
A létszámtáblázatban fizetési sáv került megállapításra	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 3., 20., 22. és 132. cikke. Az elvet megsértették egyenlő fizetés egyenlő munkáért		Dolgozzon ki differenciált bérrendszert, például vezessen be kiegészítő kifizetéseket azoknak az alkalmazottaknak, akik további tulajdonságokkal rendelkeznek
2. Munkanyilvántartások
A felvételről jegyzőkönyv készült a „Promóciós információk” részben.	3.1. pont Munkafüzetek kitöltési útmutatója	Adminisztratív bírság 1000 és 50 000 rubel között. vagy a szervezet tevékenységének adminisztratív felfüggesztése legfeljebb 90 napra (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 5.27. cikke)	Készítsen egy betétet a munkafüzetbe, és helyezze át rá a „Tájékoztatás az előléptetésről” részben hibásan beírt bejegyzéseket.
3. Elrendeli a munkavállaló elbocsátását
A felmondás indoka nem jelzi a Munka Törvénykönyve cikkének egy részét	T-8, T-8a nyomtatványok, art. 84.1 Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve	Adminisztratív bírság 1000 és 50 000 rubel között. vagy a szervezet tevékenységének adminisztratív felfüggesztése legfeljebb 90 napra (az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 5.27. cikke)	A jövőben pontosítandó
4. A személyi dokumentumok nyilvántartásának és elszámolásának naplói
Az ellenőrzési tevékenységekről nincs napló	Az N 294-FZ szövetségi törvény 16. cikke	—	Tervezés
5. Egyéb jogsértések
Az alkalmazottak vezetői beosztásba történő felvételekor nem ellenőrizhető a kizárás	Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 32.11. cikke	Adminisztratív bírság 100 000 rubelig. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 14.23. cikke)	Mielőtt munkaszerződést kötne a vezetői pozícióra jelentkező alkalmazottakkal, küldjön kérelmet egy magánszemély esetleges eltiltásáról a Szövetségi Adószolgálatnak, amely nyilvántartást vezet a kizárt személyekről

Az egyes cégek vezetőjének időnként vágya kellhet a HR-nyilvántartások auditálására, hogy ellenőrizhesse a személyi nyilvántartások és dokumentációk minőségét, valamint a feladatok helyes ellátását. A szervezetek személyi auditja olyan tevékenységek sorozata, amelyek célja a személyzeti szolgálat munkájában előforduló hibák és hiányosságok azonosítása. Az időben történő megvalósítás lehetővé teszi a különféle problémák elkerülését és a szolgáltatás működésének optimalizálását a vállalatban.

Mi az a HR audit

A személyzeti iratkezelés auditja értékelést jelent szervezeti struktúra cégek és személyzetirányítási rendszerek. Az ilyen ellenőrzést átfogóan végzik, és óriási pozitív hatással van a vállalatra. Megvalósítása nemcsak az összes személyzeti dokumentáció ellenőrzéséhez és elemzéséhez kapcsolódik. Ellenőrzik, hogy a könyvelés megfelel-e az ellenőrzés napján érvényes hatályos jogszabályok normáinak. A HR osztály teljesítményét elemzéssel értékelik gazdasági mutatók vállalati tevékenységek.

Mikor van szükség ellenőrzésre?

Az ellenőrzést el kell végezni:

• a személyi nyilvántartások és dokumentációk vezetéséért felelős alkalmazott elbocsátásakor. Az ellenőrzés lehetővé teszi a hibák megtalálását és kiküszöbölését, és lehetővé teszi az új alkalmazott nyugodt hivatalba lépését;
• jogalkotási aktusok módosításai. Lehetővé teszi a dokumentumok új szabványoknak való megfeleltetését. A változtatásokat és kiegészítéseket hatályba lépésük után azonnal meg kell tenni;
• megváltozik a cég vezetősége. Lehetővé teszi az új vezetés számára, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a cégnél nem történt jogsértés, és a HR-osztály munkája a hivatalba lépése előtti módon folyhat;
• felkészülés a közelgő ellenőrzésekre. Lehetővé teszi, hogy a vállalatvezetés magabiztosan betartsa a munkaügyi törvényeket a munkavállalókkal kapcsolatban;
• a szervezet vezetőjének kérésére ellenőrizze és módosítsa a személyzeti szolgálat munkáját. Lehetővé teszi, hogy azonosítsa a gyengeségeit, és meghatározza a fejlesztési területeket.

Az ilyen ellenőrzésnek állandóvá kell válnia a vállalat számára. Ha évente kétszer vagy negyedévente egyszer elvégzi, kevesebb erőfeszítést és időt igényel, és csökkenti a költségeket. Az ilyen ellenőrzés előnyei nagyobbak lesznek, mint a szervezet egyszeri személyi ellenőrzése.

Az ellenőrzés elvégezhető:

• A cég HR osztálya. Erre a célra egy speciális bizottságot hoznak létre, amely képzett munkavállalókat foglal magában, akik tapasztalattal és ismeretekkel rendelkeznek a munkajogban és a jogban, az irodai munkában és a dokumentációval. Az ellenőrzés költsége minimális;
• HR audit szolgáltatást professzionális szinten nyújtó külső szervezet könyvvizsgálói. Munkájuk költsége a vállalat árpolitikájától függ.

1-20 alkalmazott	200 dörzsölje. minden alkalmazott számára
21-50 alkalmazott	175 dörzsölje. minden alkalmazott számára
51-100 alkalmazott	150 dörzsölje. minden alkalmazott számára
Több mint 100 alkalmazott	125 dörzsölje. minden alkalmazott számára

Rendeljen számítást

Meghívott könyvvizsgálók

Azokban az esetekben, amikor a cégvezetésnek kétségei vannak a HR osztály dolgozóinak hozzáértésével kapcsolatban, vagy meg akarja szerezni szakértői értékelés tevékenységüket, külső auditorokat hívnak meg. Ez a lépés lehetővé teszi, hogy megkapja független értékelésés a HR osztály munkájának érdektelen látásmódja. Ez azt jelenti, hogy elősegíti tevékenységének javítását.

A kívülről érkező könyvvizsgálók a személyzeti nyilvántartás vezetésének legkisebb hiányosságait is látják. A napi rutinmunkát végző vállalati alkalmazottak esetleg nem veszik észre saját hibáikat. A meghívott auditorok azonnal észlelik a hiányosságokat, és rámutatnak.

A felkért könyvvizsgálók jelentős tapasztalattal rendelkeznek az ellenőrzések lebonyolításában, a dokumentumok kitöltésében, a jogszabályoknak megfelelő szerződéskötésben. Ezért az ilyen vezérlés sokkal kevesebb időt vesz igénybe, és a továbbiakban is végrehajtható magas szint. És a költsége alacsonyabb lesz.

Mint kiderül, bár a könyvvizsgálók munkájának költsége magasabb, egy ilyen ellenőrzés lefolytatása sokkal hatékonyabb.

Ellenőrzési módszerek

Számos módszer létezik a személyzeti audit elvégzésére:

• szervezeti és analitikai - a jelentéseket, a dokumentációt és a munkaügyi mutatókat ellenőrzik. Az azonosított hibák és azok időben történő kijavítása lehetővé teszi a felelősség elkerülését (a bírságtól a büntetőjogi szankcióig);
• szociálpszichológiai - különféle felméréseket és beszélgetéseket használnak a szervezet alkalmazottaival. Ennek eredményeként világossá válik, hogy a munkatársak mennyire szeretnek a cégnél dolgozni. Világossá válnak a kapcsolatok a csapatban. Ez a módszer segít azonosítani a motiváció valódi módjait, hatékony és egyszerű módszereket találni a munkacsoport hatékonyságának növelésére;
• gazdasági - számos mutatót hasonlítanak össze az ágazaton belüli és az általánosan elfogadott szabványokkal. Lehetővé teszi a személyzet teljesítményének meghatározását.

Ezek a módszerek hatékonyak és nagy előnyökkel járnak a szervezet számára, ha kombinálva vagy önállóan használják őket. Segítenek azonosítani a problémás területeket és meghatározni a kiküszöbölésük módszerét. Átfogóan foglalkoznak minden olyan területtel, amely befolyásolja a munkaerő hatékonyságát és termelékenységét, valamint a szervezet jövedelmezőségét.

Segítségnyújtás HR audit lebonyolításában

Az "Azbuka Ucheta" cég személyi ellenőrzési szolgáltatásokat nyújt Moszkvában és a moszkvai régióban.

Előnyeink:

• magasan képzett szakemberek, akik nagy tapasztalattal rendelkeznek a személyzeti auditok lefolytatásában, ismeretekkel a munkajog és a jog területén, a személyi iratkezelésben;
• 15 év sikeres munkatapasztalat;
• rugalmas árpolitika, amely lehetővé teszi számunkra, hogy az optimális költséget kínáljuk;
• Egyéni megközelítés minden ügyfélhez.

A személyi audit árai tisztán egyediek, hiszen számos tényezőtől függenek: a szervezet méretétől, a kiválasztott ellenőrzési módszerektől, a személyi nyilvántartások állapotától stb. Számviteli ABC szakértő ügyféllel.

Vegye igénybe nagy tapasztalattal rendelkező szakemberek szolgáltatásait, és ellenőrizze HR-osztálya hatékonyságát.

A személyzeti dokumentáció ellenőrzésének egyik fajtája a szervezetben a személyzeti audit. A hatályos jogszabályok szabályozzák a munkakönyvek kitöltésének folyamatát, milyen dokumentációt kell vezetnie a számviteli osztálynak és a humánerőforrás osztálynak. Egy belső vagy külső HR-audit szolgáltatás megvédi Önt attól tipikus hibák a munkaszerződések és egyéb dokumentumok elkészítésében. A szabálysértések az állami ellenőrző hatóságok szankcióit vonhatják maguk után. A személyzeti audit elvégzéséhez vegye fel a kapcsolatot a független szolgálatokkal.

Mi az a HR audit

eljárás, végrehajtása céljából a társaságban végzett a személyzeti dokumentumok egyeztetése az állami szabályokkal és szabványokkal a kitöltésre - ez egy személyi audit. A követelmények megszegése pénzbírságot von maga után. Ez vonatkozik a munkakönyvek, nyaralási dokumentumok kitöltésének és a bérbevallásának szabályaira. A cég személyzetére vonatkozóan több mint ötféle dokumentációt töltenek ki. A teljes auditot egy harmadik fél szervezet végzi, amely az ilyen jellegű független szolgáltatások nyújtására szakosodott.

Mire kell

A HR-ellenőrzési szolgálat az ellenőrzési jelentések elkészítéséhez szükséges.. Már a helyi szabályozási szabályoktól való csekély eltérés is felelősséget von maga után a nyugdíj-, migrációs-, munkaügyi és levéltári jogszabályok megsértéséért. Az auditok segítségével átfogóan értékelik a HR szolgáltatás teljesítményét. Ez biztosítja a képesítési szint feletti ellenőrzést, az egyéni szakemberek átképzésre, képzésre és továbbképzésre való küldésének lehetőségét.

Célok, célkitűzések

Az elemzés során az egyes szakemberek személyi potenciálját a képzettségükhöz viszonyítva határozzák meg. A HR szolgálat munkájának ellenőrzése segít optimalizálni a vállalkozás további kiadásait. A megfelelő megközelítés lehetővé teszi az alacsony teljesítménytényezővel rendelkező alkalmazottak azonosítását. A személyzeti auditot annak érdekében végezzük, hogy:

• győződjön meg arról, hogy a HR dokumentumok megfelelnek a hatályos jogszabályok előírásainak;
• megszünteti a migrációs jogszabályok megsértése miatti szankciók kiszabásának kockázatát;
• határozza meg, hogy melyik vállalkozásfejlesztési stratégia lesz az optimális (az alkalmazottak összetételének elemzésével).

Szabályozási és jogszabályi keret

A személyi ellenőrzés lefolytatásához nemcsak az irodai munka alapos ismerete szükséges, hanem a törvények és a kormányrendeletek elméleti ismerete is. Fő szabályozó dokumentumokat vannak:

• 2003. április 16-i kormányrendelet a munkafüzetek kitöltésének szabályairól és szabványairól.
• Az Állami Statisztikai Főosztály 2004. január 5-i állásfoglalása a bérekre vonatkozó dokumentáció rögzítéséről.
• Szövetségi törvény az alkalmazottak személyes adatainak védelméről.
• Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.
• Normák, szabályok, amelyek megjelölik a beszámolási dokumentumok, munkafüzetek és szabadságdokumentumok kitöltésének határidejét.

A HR audit típusai

A személyzet teljesítményének elemzésére szolgáló módszereket különféle tényezők alapján osztályozzák. Az ellenőrzés módja szerint vannak belső ill külső elemzés független szakértők bevonása esetén. A vizsgált információ mennyiségétől függően különböző típusú elemzések léteznek. Eltérnek az ellenőrizendő papírok vagy alkalmazottak száma tekintetében. Az ilyen munka gyakorisága is több típusra oszlik, amelyeket az alábbiakban tárgyalunk.

Az ellenőrzés módja szerint

A HR audit lehet belső vagy külső. Az első lehetőséget maga a cég szervezi. Ehhez a vezetőségnek külön szakembert kell kijelölnie, aki elemzi a dokumentációt, és megkezdi a pénzügyi és egyéb jogsértések megszüntetését. A második lehetőség külső auditorok bevonását jelenti, akik a vállalat minden részlegében dolgoznak. Gondoskodnak a dokumentáció helyes megőrzéséről és a személyzet hivatalos nyilvántartásáról (az ellenőrzés segít csökkenteni a papírmunkát a Munkaügyi és Migrációs Törvénykönyv normáira).

A vizsgált információ mennyisége szerint

A szervezet dokumentumainak vagy a vállalaton belüli alkalmazottak munkájának elemzésével megtakaríthatja költségvetését. A személyi ellenőrzés a vizsgált információk mennyisége szerint három csoportra oszlik:

• Folyamatos - egy terjedelmes belső vagy külső audit, amely magában foglalja az összes papírcsoport elemzését (munkakönyvek, regisztráció, mulasztások, fizetési jelentések).
• Helyi – egy adott részlegre vagy papírcsoportra utal (például egy HR-menedzser teljesítményének elemzése).
• Célzott az optimális ellenőrzési típus, amely során egy 10-20 fős alkalmazotti listát választanak ki, amely elemzi munkájukat és a dokumentáció összeállítását.

A megvalósítás szintje szerint

A papírkezelési eljárás nem függ attól, hogy egy adott szakember milyen pozícióban vesz részt. Az elemzés szintje alapján a személyi ellenőrzésnek három típusa különböztethető meg:

• Taktikai - elemzést csak az eljáró vezetők és a gyártósorok vezetői szintjén végeznek.
• Vezetői – a szervezet ellenőrzi a vezetői vonal személyzetének (középvezetők, osztályvezetők) iratkezelését.
• Stratégiai – nemcsak a menedzserek vagy a helyi elöljárók kerülnek elemzésre, hanem a közvetlen igazgatók és felsővezetők is.

Gyakoriság szerint

A különféle típusú kutatások tárgya nemcsak a vállalati alkalmazottak, hanem a dokumentáció is. Kezdetben felülvizsgálják az egyes szakemberek munkakönyvét, ellenőrzik a bérek, szabadságok kiosztására vonatkozó dokumentumokat és az Orosz Föderáció jogszabályainak megfelelő jelentési dokumentációt. Az elemzés gyakorisága alapján a cégek a következő típusú ellenőrzéseket végezhetik:

• Folyamatos megfigyelés - a munkát bizonyos gyakorisággal (például negyedévente vagy havonta) végzik.
• Folyamatos monitorozás - egyszeri ellenőrzésre megrendelt elemzés, mely ben kerül végrehajtásra Ebben a pillanatban.
• Operatív – expressz audit, amely egy adott területen felmerülő problémák észleléséhez szükséges.
• A panelmonitoring olyan időszakos kutatás, amelynek során ugyanazokat az alkalmazottakat elemezzük ugyanazon eszközök segítségével.

Ellenőrzési módszerek

Az ellenőrzések szabványosított szabályai és előírásai képezik a személyzeti auditok megszervezésének alapját. A legegyszerűbb módszer az alkalmazottakkal és a vezetőséggel folytatott interjúk elkészítése. Ezt követően az ügyfél számára világossá válik, hogy ez vagy az a szakember milyen hatékonyan dolgozik. A technika a következő lépéseket tartalmazza:

• interjúk készítése;
• terv, cselekvési ütemterv kialakítása;
• kiválasztás szükséges dokumentumokat;
• a szükséges dokumentáció elemzése;
• az alkalmazottak részleges vagy teljes ellenőrzése;
• ajánlások elkészítése a kapott információk alapján.

A vezetőknél is helyszíni ellenőrzéseket végeznek. A vizsgálat megkezdése előtt a megrendelő műszaki leírást készít az előadói csapat számára. Ezt követően kerül sor az értékelési szempontok meghatározására és a kiválasztott dolgozatok áttekintésére. A hibák kijavításához független munkatársak és olyan személyek is bevonhatók, akiknek a szervezetben beosztásuk van. Ezenkívül ellenőrzik az elsődleges dokumentációs űrlapokat.

Ellenőrizendő objektumok

A cég minden részlegét átfogó ellenőrzésnek vetik alá. A személyzeti auditon való átesés után a szervezet a közigazgatási bírság kizárásával számolhat állami ellenőrzés az adóhatóságtól. Számos dokumentumot ellenőrizni kell:

• munkakönyvek (ellenőrizzük, hogy megfelelnek-e a fent jelzett szabványoknak és kormányrendeleteknek);
• nyaralási dokumentumok (ellenőrzik az üdülési könyvelés pontosságát);
• bérszámfejtési, adólevonási jelentések;
• az alkalmazottak személyi aktái (bizonyos személyzet kompetenciáját ellenőrzik).

Dokumentumfolyam ellenőrzése a személyi nyilvántartásokhoz

Szabványként a személyi számvitel dokumentumfolyamát ellenőrzik a jelentéskészítés és a követelmények összehasonlítása érdekében Munka Törvénykönyve. Nemcsak a tárolási szabályokat határozza meg a dokumentumok kitöltésére vonatkozó ajánlásokkal, hanem egyéb információkat is. Például, hogyan kell kitölteni az üdülési papírokat, a bérek hány százalékát utalják át a nyugdíjpénztár költségvetési szolgáltatására. A kockázati területek az archív dokumentáció és az általános jelentéstétel. Még ha a munkakönyvet nem megfelelő körülmények között tárolják is, ezért pénzbírságot szabhatnak ki.

A személyzeti dokumentáció ellenőrzése

Gyakran a személyi dokumentumok ellenőrzése több kategóriát foglal magában. Ezek közül a legfontosabbak:

• személyzeti asztal;
• szabadság ütemezése;
• az alkalmazottak személyi kártyái.

A létszámtáblázatot a vállalkozás vezetőségének kell elkészítenie és aláírnia. Ezt a dokumentumot mindig ellenőrizzük - így nemcsak a dolgozók listáját láthatja, hanem azt is bérek, munkarend, pótlékok. Irodai munkában a létszámtáblázat a T-3 nyomtatvány szerint szabályozott. A sablon megtalálható az interneten, vagy ingyenesen beszerezhető a terület adóügyi szolgálatától.

A vakáció ütemezését az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 123. cikkében meghatározott követelmények alapján alakítják ki.. Az alkalmazottak szigorúan egy terv szerint mehetnek nyaralni, amelyet a humánerőforrás osztály és a cégvezető hagy jóvá. Leírása a kialakult és szabványosított T-7 forma szerint történik, amely ingyenesen letölthető az interneten. Az ütemtervet legkésőbb újév előtt két héttel kell elkészíteni (a határidő minden év december 17-e).

A személyes kártyákat együtt karbantartják munkakönyvek személyzet. Ezeket minden dolgozó aláírja, amikor állásra jelentkezik, emellett alapvető információkat tartalmaznak a személyről, beleértve a lakóhelyet és a regisztrációs címet. A személyes kártyák önálló kitöltése nem megengedett, ezt a HR osztály munkatársa végzi. Felhívjuk figyelmét, hogy nem tudnak munkafüzeteket kitölteni. magánszemélyek akik nem rendelkeznek a megfelelő pozícióval vagy státusszal egyéni vállalkozó.

Belső használatra szánt dokumentumok ellenőrzése

A belső dokumentáció ellenőrzésének eljárása nemcsak a személyzet munkájának optimalizálására, hanem annak hatékonyságának ellenőrzésére is lehetőséget ad. Az elemzők számára fontos annak biztosítása, hogy minden Személyes adat nem kerül felhasználásra a szervezeten kívül, és harmadik fél számára nem hozzáférhető. Az egy vállalkozás szerkezetén belül használt papírok elemzése a következőket tartalmazza:

• munkaügyi szabályok betartása;
• célzott munkavédelmi audit;
• a HR osztály naplóinak elemzése.

A létszámtábla és a belső munkaügyi szabályzat azonos paraméterek, amelyekről részletes jelentés készül a dokumentumok elemzésekor. Fontos szerepet játszik a munkavédelmi dokumentáció célzott ellenőrzése (ez nem csak a termelő vállalkozások, hanem az irodákban dolgozó cégek is). Előírja a munkanapi magatartási normákat, a tűzvédelmi szabályokat, a cég területén telepített berendezések üzemeltetését. A nyilvántartás magában foglalja a személyes adatok biztonságának feltételeit. Nem elemzik őket.

A szakértői vélemény figyelembe veszi valamint a HR osztály által vezetett naplók: munkaszerződések naplója, dolgozói megbízások, személyi akták, kiállított igazolások naplója, szabadságpénztárak. Minden dokumentum regisztrációjához csatolni kell a felelős személy aláírását. A naplóbejegyzések vezetésének szabályai előírják, hogy minden oldalt számozni kell. Javítások, áthúzások nem fogadhatók el – ehhez ellenőrző aláírás és a bejegyzés igazolása szükséges az adminisztráció vagy a felelős személy részéről. A magazint minden évben frissítik és azonosítják.

Ellenőrzési szakaszok

Az ellenőrzés szakaszai nem csak magát az eljárást foglalják magukban, hanem a kezdeti előkészítést, a megállapítások elemzését és leírását, valamint a következtetések megfogalmazását is. A HR auditnak összesen 5 fő szakasza van:

1. Készítmény. Jellemzője az előzetes adatok gyűjtése, a szerződés aláírása és a vezetői csapat szolgáltatásainak kifizetése.
2. Tervezés. Ebben a szakaszban egyeztetik az elkészített tervet, további akciók csapatok.
3. Elemzés. Ide tartozik a személyzeti dokumentáció feldolgozása: olvasás, tanulás.
4. Adatgyűjtés. A megállapítások ismertetése, jelentéstétel és következtetés kiadása írásban(benyújtva a vezetőségnek).
5. Ajánlások. Szakértői felvilágosítás szóban történik, és az elemzés során észlelt főbb hibákat elemzik.

Az összes szakasz után hatósági igazolást adnak ki az ellenőrzés elvégzéséről alkalmazottak és a szervezetben a személyi nyilvántartás kezelésével és humánerőforrás elszámolásával kapcsolatos papírok. Az eljárás kezdeményezője lehet a cég tulajdonosa személyesen, a közvetlen vezető és helyettese. Ritkábban az ügyfél a HR osztály vezetője: mindig ki van téve az előadók elemzésének. A fenti eljárások elvégzése után írásos jelentés készül, amely tartalmazza:

• az ellenőrzés indokainak leírása;
• osztályok listája, az eljárásban részt vevő cég alkalmazottainak száma;
• információk az ügyfelekről és az előadókról;
• értékelési módszerek (tényezők, amelyek alapján a tesztet elvégezték);
• időzítés;
• annak a munkának a leírása, amelynek eredménye alapján a szolgáltatás kifizetése történik;
• Rövid leírás a kapott információkat és a teljes írásos jelentést továbbítják az ügyfélnek.

Dátumok

A személyzeti dokumentáció elemzési eljárásának pontos időzítése attól függ, hogy az ügyfél milyen típusú ellenőrzést választ. Rövid időszak Legfeljebb 10 munkanapos időszakot kell figyelembe venni, ha csak a munkahelyi papír és elektronikus dokumentációt vizsgálják. A jelentés és a végső elemzés elkészítése több napot vesz igénybe. A szúrópróbaszerű ellenőrzés 20 munkanapot vesz igénybe - ebben az időszakban a dokumentumokat az osztály szakembereinek képzettségével együtt ellenőrzik.

Ha az ügyfélnek átfogó elemzést kell készítenie egy 25 fős vagy több fős személyzet tevékenységéről, akkor a munka önálló elvégzése akár egy naptári hónapot is igénybe vehet. Az alkalmazottak hatékonyságának támogatása és javítása érdekében, Évente egyszer, két-három évben ajánlatos egy céget felvenni audit elvégzésére(a munka típusától és az ügyfél vállalkozás tevékenységi körétől függ).

Eredmények

A HR audit végeredményét több dolgozat formájában is benyújtjuk. Nem csak jelentés, hanem külön is jogsértések listája, javaslatok a hibák kijavítására. A jelentés információkat tartalmaz arról, hogy mely dokumentumokat elemezték és tanulmányozták részletesen. Azon alkalmazottak adatait is rögzítik, akiknek a teljesítményét bérelt szakemberek ellenőrizték.

Külön benyújtásra kerül a szakvélemény, amely felvázolja a lehetséges következményeket, ha az állami ellenőrzés során ismétlődő hibák, jogsértések következnek be. Például a büntetések összege, a jogszabályi normákra való hivatkozás. Oda beférnek általános ajánlásokat a személyi iratkezelés lebonyolításának feltételeinek javítása (javadalmazási rendszerek stb.). Közös lista a jogsértéseket külön kell benyújtani – dokumentálják és jogi viták esetén figyelembe veszik.

Mennyibe kerül egy HR audit?

Harmadik fél szolgáltató kiválasztásakor az emberek gyakran figyelnek a szolgáltatás árára. A személyzeti audit elvégzésének teljes költsége a következőktől függ:

• ellenőrzés típusa (átfogó, szelektív, helyi);
• az államban elemzett személyek száma (például 10, 20 vagy 30 fő);
• munkakörülmények és további követelmények.

Nézze meg az ilyen jellegű szolgáltatások átlagos költségét Moszkvában és a régióban:

Videó