Hogyan kell személyi nyilvántartást vezetni egy vállalkozásnál. Személyi nyilvántartás vezetése A-tól Z-ig. Dokumentumlista elkészítése

Személyzeti számvitel - minden vállalkozás irodai munkájának fontos eleme. Ennek a folyamatnak a megszervezésének bonyolultságait cikkünkben tárgyaljuk.

Hol kezdjem el a HR-nyilvántartást egy vállalkozásnál 2016-ban (jogszabályi keret)

Személyzeti számvitel egy vállalkozásnál egyrészt a szervezet azon munkáját jelenti, amely a csapat egészének, valamint a vállalat minden egyes személyzeti egységének külön-külön dokumentálja a munka életében és tevékenységében bekövetkezett összes változást, másrészt közvetlenül a személyi dokumentumáramlást. . Szervezetek személyzeti nyilvántartások a vállalkozásnak ismernie kell az erre vonatkozó jogszabályi keretet. El kell mondanunk, hogy a személyi iratkezeléssel kapcsolatban meglehetősen sok előírás létezik, mivel ezek nemcsak törvényeket, hanem tanszéki szabályzatokat, utasításokat és különféle GOST-okat is tartalmaznak.

A vonatkozó szabályozási dokumentáció hozzávetőleges listája személyzeti nyilvántartások, a következő jogi aktusokat tartalmazhatja:

1. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.
2. A „Számvitelről” szóló szövetségi törvény, 2011. december 6., 402-FZ (a 9. cikk a regisztrációs eljárásról szól személyi dokumentumok).
3. Az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2004. január 5-i 1. sz. határozata „Az egységes nyomtatványok jóváhagyásáról...”.
4. GOST R 6.30-2003 (az oroszországi állami szabvány 2003.03.03-i 65. sz. határozatával jóváhagyva), amely meghatározza a dokumentumok feldolgozásának eljárását.
5. Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. sz. rendelete, amely meghatározta a karbantartási és tárolási követelményeket munkanyilvántartások a vállalkozásnál.
6. Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i 9. sz. határozata a munkafüzetek kitöltésének szabályairól.
7. Az archiválásról szóló szövetségi törvény 2004. október 22-én kelt 125-FZ és Oroszország Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i 558. sz. rendelete, amely meghatározza a szabványos kezelési archív dokumentumok listáját és azok tárolási idejét.
8. Oroszország Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztériumának 2011. április 26-i 347n számú rendelete a betegszabadság formájáról és a „Kötelező társadalombiztosításról...” 2006. december 29-i 255-FZ törvény, amely meghatározza a betegszabadság kitöltésének és a szülési szabadság nyilvántartásának eljárását.
9. Iránymutatások a menedzsmenthez katonai regisztráció vállalkozásoknál (az Orosz Föderáció Fegyveres Erők vezérkara 2008. április 11-én hagyta jóvá).

Személyzeti elszámolás a nulláról lépésről lépésre egy új szervezetben (egy LLC-ben)

Szervezet személyzeti nyilvántartások egy új LLC-ben, akárcsak bármely más szervezetben, a következő lépéseket tartalmazhatja:

1. Helyi dokumentáció jóváhagyása. Elemzés munkaügyi jogszabályok lehetővé teszi a vállalkozás számos belső dokumentumának azonosítását, amelyek elfogadása nélkül a vállalat nem tud. Ezek tartalmazzák:
   

   Minden szervezet önállóan határozza meg a belső dokumentáció konkrét listáját.

2. Az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak kidolgozása és jóváhagyása. Annak ellenére, hogy az Orosz Állami Statisztikai Bizottság 2004. január 5-én kelt, 1. számú követelményei ebben a kérdésben nem kötelezőek, javasolt a jelen dokumentum normái betartása.
3. Az elsődleges számviteli bizonylatokhoz nem kapcsolódó egyéb személyi bizonylatok formanyomtatványainak jóváhagyása.
4. Folyóiratok és regisztrációs könyvek fejlesztése és jóváhagyása. A személyi nyilvántartásban az orvosi vizsgálati napló mellett 2016-ban az alábbi könyvek vezetése kötelező:
   
5. Képződés személyzeti asztal.
6. Normál munkaszerződés kidolgozása és jóváhagyása, valamint munkaköri leírások a személyzet számára.
7. Karbantartásért felelős személy kijelölése személyzeti nyilvántartások a munkacsoport tagja.

A személyi iratkezelés helyreállítása

A szükséges sorrend helyreállítása a dokumentumokban, ellentétben a személyi nyilvántartások nulláról történő rendszerezésével, egyrészt egyszerűbb folyamat, hiszen számos üzleti papír és folyóirat készült már, másrészt azonban kiderülhet, hogy bonyolultabb, mivel fel kell fedezni a meglévő rendszer hiányosságait.

Nem ismeri a jogait?

Az elveszett vagy rendszertelen személyzeti nyilvántartások helyreállítása több lépésben történjen:

1. A cégnél meglévő személyi dokumentumok általános leltározása.
2. A benyújtott dokumentumok elérhetőségének, hiánytalanságának ellenőrzése.
3. Elemzés munkaszerződések, amelyet az alkalmazottakkal kötöttek.
4. A létszámtáblázat tanulmányozása a benne megjelenő adatok teljessége érdekében.
5. A dolgozói munkakönyvek elérhetőségének és végrehajtásának ellenőrzése.

A személyzeti nyilvántartások helyreállítása megköveteli a személyi dokumentumok leltározása eredményeként azonosított hiányosságok és hiányosságok megszüntetését.

Személyi nyilvántartás vezetése külön osztályon és bérelt alkalmazottal rendelkező egyéni vállalkozók számára. Ez releváns a kisvállalkozások számára?

A cég szervezeti formája esetenként kérdéseket vethet fel az ügyrenddel kapcsolatban személyzeti nyilvántartások. Nézzünk néhány lehetőséget.

A személyzeti iratkezelés megszervezését a vállalat különálló részlegében bonyolíthatja, hogy ez a részleg egyrészt nem rendelkezik jogi függetlenséggel, másrészt gyakran az anyaszervezettől távol helyezkedik el. helység. A jogszabály nem ír elő külön normatívákat és követelményeket a személyi nyilvántartások külön osztályon történő kezelésére, ezért minden munkáltató maga határozza meg, hogyan szervezze meg a munkát ebben az esetben. Általában a következő sémák egyikét használják:

1. Központosított. Ez a lehetőség azt jelenti, hogy a személyzeti dokumentációval való munkavégzés jogát egyetlen osztályra ruházzák át, amely mind az anyavállalatot, mind a fióktelepet szolgálja. Alkalmas olyan szervezetek számára, amelyek ugyanabban a régióban külön részlegekkel rendelkeznek.
2. Decentralizált. Ebben az esetben a személyzeti szolgáltatások mind az anyaszervezetben, mind a fiókokban jönnek létre. Ugyanakkor gyakorlatilag ugyanazt a munkát végzik a bizalmi részlegen belül, bár a központi hivatal személyzeti szolgálatának hatásköre és felelőssége valamivel szélesebb lehet, mint az azonos kirendeltségi szolgáltatások hatásköre.
3. Vegyes. Ez a konstrukció magában foglalja a személyzeti szolgáltatások létrehozását mind az anyavállalatban, mind a delegált felelősségi körök megosztásával rendelkező fióktelepeken. Így az egész szervezeten belül csak a központi iroda köthet munkaszerződést, de a kirendeltségek személyzeti osztályai is jogosultak irattárolásra, illetve büntetések kiszabására.

Az egyéni vállalkozóktól számos kérdés merül fel a személyi nyilvántartások vezetésének szükségességével kapcsolatban. A jogalkotó véleménye ebben a kérdésben egyértelmű: ha egy egyéni vállalkozónak legalább egy alkalmazottja van, személyi számvitel maradéktalanul végre kell hajtani.

A kisvállalkozások általában aggódnak amiatt, hogy általában nincs hivatásos személyzeti tiszt a személyzetben, de ez a helyzet nem teszi szükségessé a személyzeti nyilvántartás vezetését. Ebben az esetben a személyzeti tisztviselő feladatait egy könyvelőre, titkárra vagy más alkalmazottra bízzák, akit először speciális kurzusokon vagy szemináriumokon kell megtanítani a személyi nyilvántartások kezelésének sajátosságaira.

Programok a személyzeti nyilvántartások vezetésére – ingyenes demo verzió letöltése vagy vásárlás?

Jelenleg számos online forrás kínál letöltés ingyen a személyzeti nyilvántartások vezetésére szolgáló programok, amely lehetővé teszi az összes személyi nyilvántartás vagy annak egy részének automatizálását. Általában azonban csak a demóverzió ingyenes, amelyet több napos (hetes, hónapos) munkára terveztek. A munka folytatásához licencet, kulcsot, ill teljes verzió programokat.

Egy ilyen hirdetési lépés, furcsa módon, nemcsak a termék eladója, hanem a fogyasztó számára is előnyös, mivel lehetővé teszi, hogy kiválaszthassa az adott vállalkozás számára legmegfelelőbb programot, vagy megismerkedjen a működési elveivel, és fejlődjön. a sajátod. Ennek eredményeként a választás a munkáltatónál marad, aki úgy dönt, hogy automatizálja a személyzeti iratkezelést. Ugyanakkor szem előtt kell tartani, hogy a személyzeti program demóverziójában folyamatosan dolgozva nem fogsz spórolni, és ha valamelyik automatizálási terméket választasz, előbb-utóbb vásároljon licencet vagy a teljes verziót.

Így a HR-nyilvántartások a semmiből történő rendszerezésével időt szakíthat a személyi nyilvántartások vezetésére szolgáló program kiválasztására, és nem vásárolhatja meg az első terméket, amellyel találkozik. Hiszen az optimális opció kiválasztása nemcsak automatizálja a HR adminisztrációt, hanem jelentősen megkönnyíti a munkafolyamatot is.

Mi az a személyi nyilvántartás, hogyan kell megfelelően megszervezni egy vállalkozásban, és mi a szükséges dokumentáció karbantartásának eljárása? Kire bízza jobban ezt a fontos munkaterületet - egy személyzeti szolgáltatást vagy egy outsourcing céget?

A személyzet és az alkalmazottak HR nyilvántartása

Minden vállalkozásnál, még minimális létszámmal is, magatartásra van szükség személyi nyilvántartások és irodai munka.

Személyzeti számvitel - mi ez? Ez minden olyan vállalkozás munkaterülete, amely dokumentálja a személyzet mozgását (a felvételtől az elbocsátásig) és a munkavállalók munkaszervezését.

Az alkalmazottak személyi nyilvántartása minden tulajdonformájú vállalkozás és szervezet számára kötelező.

Mi szükséges a személyi nyilvántartások megfelelő vezetéséhez? Mindenekelőtt ismernie kell a munkajogot, figyelemmel kell kísérnie a munkaügyi jogszabályok változásait, és képesnek kell lennie az összes dokumentáció helyes összeállítására, azaz rendelkeznie kell a személyi nyilvántartások kezelésével.

Kire bízza a HR nyilvántartást?

Sok vállalkozásnál a személyzeti nyilvántartást a személyzeti osztály vagy egy főállású személyzeti tiszt vezeti, ha az alkalmazottak száma kicsi. Ezzel a lehetőséggel a vezető az igényeinek megfelelően szervezheti meg a munkát és gyakorolhatja az ellenőrzést.

De vannak hátrányai is - a személyzeti tiszt professzionalizmusát közvetlenül a munkahelyen tesztelik, és fennáll annak a veszélye, hogy olyan alkalmazottat alkalmaznak, aki nem tud teljes mértékben megbirkózni a kötelezettségeivel.

További képzésekre vagy tanfolyamokra lesz szükség, és előfordulhat, hogy hozzáértőbb szakembert kell keresnie.

És ez a második lehetőség a személyi nyilvántartások rendszerezésére. Egyes vezetők szívesebben foglalkoznak tapasztalt személyzeti tisztekkel, akiket olyan kollégáik ajánlanak nekik, akik tesztelték őket az üzleti életben.

Manapság sok vállalkozás választja az együttműködést a személyzeti szolgáltatásokra szakosodott outsourcing cégekkel. Ebben az esetben minden kérdést – a személyi nyilvántartást és a személyzeti irányítást – olyan szakemberekre bízzák, akik felelősek tetteikért.

Ha a személyi nyilvántartások ilyen szervezetét választják, akkor a lényeg az, hogy találjanak egy komoly céget és építsenek ki vele egy rendszert.

Személyi nyilvántartás szervezése, vezetése

Annak érdekében, hogy a személyi nyilvántartások minden jogszabályi előírásnak megfeleljenek, azt minden szabálynak megfelelően kell vezetni.

Van egy lista azokról a dokumentumokról, amelyeknek rendelkezésre kell állniuk a vállalkozásnál - beszélünk:

1. belső munkaügyi szabályzat;
2. személyzeti asztal;
3. személyzeti munkaidő-nyilvántartás;
4. szabadság ütemezése;
5. a munkavállalók személyes adataira vonatkozó előírások;
6. munkaszerződések és az azokhoz kapcsolódó megállapodások.

Ha valamelyik dokumentum hiányzik, el kell kezdenie az összeállításukat. Például, ha egy vállalat alkalmazottai munkaköri leírás nélkül dolgoznak, fejleszteni kell őket.

Minden szükséges dokumentációt kellő időben, a személyzeti iratkezelés követelményeinek megfelelően kell elkészíteni.

Ez a lenyűgöző kötet két részre osztható: a személyzeti menedzsmenttel és a szervezettel kapcsolatos különféle aktusokra munkafolyamat valamint az alkalmazottak személyi állományának dokumentumairól.

Az egyedi dokumentációból kiemeljük a munkaszerződés, a munkavégzési megbízás elkészítésének szükségességét, valamint a munkavállaló személyi igazolványának és munkakönyvének kitöltését.

Az alkalmazottak személyi nyilvántartása magában foglalja a naplók vezetését, amelyekben a munkaszerződéseket rögzítik. Feltétlenül szükséges időben kitölteni a naplókat, ahol különféle megrendeléseket rögzítenek: a felvételről, az áthelyezésről, az alkalmazottak elbocsátásáról.

A dolgozók munkanyilvántartásainak mozgását rögzítő könyvvel is rendelkezni kell. Megrendelések üzleti útra, nyaralásra, betegszabadság, helyi szabályozás - mindezt folyóiratok (könyvek) is rögzítik.

A dokumentumok helyes, időben történő rögzítése jogerőt ad, és segítséget nyújt az esetleges munkaügyi viták rendezésében.

A vállalatnál a személyzeti nyilvántartás a kulcsfontosságú kockázatok nyomon követését is tartalmazza. Tisztázzuk: a munkajogok be nem tartása vagy megsértése esetén szankciók következnek pénzbírság, közigazgatási vagy akár büntetőjogi felelősség formájában.

Ezért gondoskodni kell a fizetési határidők betartásáról. bérek, munkabiztonsági előírások, fogyatékkal élők foglalkoztatási kvótái, egyedülálló anyák, a munkavállalók egyéb kedvezményes kategóriáinak jogai.

Személyzeti nyilvántartások automatizálása

Személyi nyilvántartások vezetése- terjedelmes és rendkívül felelősségteljes munkaterület. Ma az automatizálásnak köszönhetően lehetőség nyílik ennek a tevékenységnek a racionalizálására, a HR-esek munkájának megkönnyítésére és a hibakockázat minimalizálására.

Különféle programokat fejlesztettek ki különböző képességekkel, de szinte mindegyik segít a HR-problémák megoldásában:

1. a vezető teljes körű tájékoztatást kaphat a vállalkozás személyi nyilvántartásának állapotáról, elemezheti azt és vezetői döntéseket hozhat;
2. A HR-esek a munkajogi előírásoknak megfelelően végzik a munkát: figyelembe veszik a személyi mozgást, nyilvántartást vezetnek a személyi állomány személyes adatairól, elemzik a személyi összetételt, nyilvántartják a munkaidőt;
3. A HR osztály, az elszámolási osztály és a számviteli osztály munkája összehangolt, ami hozzájárul a munkavállalók bérének helyes és időben történő kiszámításához és kifizetéséhez.

Egy hozzáértő vezető nem hagyja figyelmen kívül a nyilvánvaló tényt – a személyi nyilvántartások rendkívül fontosak számára hatékony munkavégzés megfelelő szervezetét komolyan és felelősségteljesen kell venni.

Az újonnan létrehozott cégben a személyzeti nyilvántartások létrehozásának fő lépései ebben a videóban találhatók:

Napjainkban a személyi dokumentációk karbantartásának kérdése meglehetősen akut kérdés. Az Orosz Föderáció területén speciális jogszabályok vannak érvényben, amelyek értelmében az ilyen nyilvántartásokat meg kell vezetni.

Kedves olvasóink! A cikk a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szól, de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:

A JELENTKEZÉSEKET ÉS HÍVÁSOKAT 24/7 és a hét minden napján.

Ez gyors és INGYEN!

Sőt, ennek megsértése meglehetősen jelentős bajokhoz vezethet.

Az ilyen nyilvántartások karbantartásának számos jellemzője van, amelyek számos különböző tényezőtől függenek. Az egyik alapvető egy adott szervezet jogi státusza.

Például személyzeti nyilvántartások vezetése egy olyan cégnél, ahol Korlátolt felelősség számának megfelelően kell végrehajtani szabályozó dokumentumokat.

Éppen ezért az optimális megoldás az lenne, ha olyan szakembert alkalmaznánk, aki rendelkezik némi tapasztalattal az ilyen nyilvántartások vezetésében. Ezzel elkerülhető lesz a munkaügyi felügyelőség által kiszabott bírság.

Alapvető pillanatok

Bármilyen típusú vállalkozásnál, az alkalmazottak számától függetlenül, szigorúan szükséges a személyi nyilvántartás vezetése. A munkáltatónak számos felelőssége van az ilyenek fenntartása érdekében.

Külön meg kell jegyezni, hogy az ilyen könyvelésnek számos jellemzője van a szervezet típusától függően. és figyelembe kell venni az ilyen elszámolásban.

A munkarend magában foglalja a munkakönyvek karbantartását az eljárás bizonyos finomságaival és sajátosságaival összhangban.

Számos különböző megbízást kell megfelelően végrehajtani bizonyos tranzakciók végrehajtása során a szervezeten belül.

Ismételten a legjobb lenne ezekkel előre foglalkozni. Csak így lehet sok nehézséget és nehézséget elkerülni.

Ami

A személyi nyilvántartás a hivatalosan foglalkoztatott munkavállalók fogadásával, munkavégzésével kapcsolatos különféle eljárások dokumentálását jelenti.

Ezenkívül az ilyen elszámolást nemcsak a vállalkozásnál kell elvégezni, hanem a vállalatnál is egyéni vállalkozó.

Ma a következő szempontokat kell megfelelően tükrözni a személyzeti nyilvántartásokban:

• a fogadás dokumentálása;
• az alkalmazottak mozgása a szervezeten belüli pozíciók között;
• elbocsátás;
• Egyéb.

Az ilyen nyilvántartásokat az elsődleges személyzeti dokumentáció, valamint a speciális munkaügyi előírások alapján kell vezetni.

A nyilvántartások hibamentes megőrzéséhez meglehetősen széles körű ismeretekre lesz szüksége. Ez mindenekelőtt a munkajog ismeretére, valamint a különféle személyi dokumentumok formátumára és egyebekre vonatkozik.

Ilyen tapasztalat hiányában szakképzett szakember felvételére lesz szükség.

Mivel a személyzeti dokumentáció karbantartásának képtelensége nagy bírságok kiszabásához vezethet. Főleg ez érinti.

Ezeknek szükségszerűen tükrözniük kell az elbocsátással közvetlenül összefüggő különböző szempontokat. Az ilyen könyvek összeállítására és karbantartására egy bizonyos algoritmust hoztak létre.

Milyen célból végzik?

A személyi nyilvántartásokat különféle célokra vezetik. Ily módon megoldható lesz a különféle problémák meglehetősen kiterjedt listája.

A szakképzett segítségével megoldható főbb problémák személyzeti munka, a következők:

A személyzeti szolgálat által megoldott fő feladatokon túlmenően számos különböző további terület is folyik majd.

Ezek a területek ma a következők:

Ugyanakkor a személyzeti osztály feladatai jelentősen eltérhetnek számos különböző árnyalattól és magának a vállalkozásnak a munkájának sajátosságaitól függően.

A személyzeti nyilvántartások vezetésével kapcsolatos fő feladatai mellett ez az egység végrehajthatja a vezetőség egyéb utasításait is.

Minden esetben minden tisztán egyéni. De nem szabad elfelejteni, hogy a jogok és kötelezettségek listájának tartalmaznia kell a vezetőség által kijelölt feladatokat.

Az ilyen típusú tevékenységek végzésére számos korlátozás vonatkozik. Mindenképpen meg kell ismerkednie mindegyikkel előre. Ezzel sok problémás helyzetet megelőzhetünk a jövőben.

Ez a dokumentum kiterjedt listát tartalmaz azon tételekről, amelyeken belül a könyvelést kell vezetni.

Fontos megjegyezni, hogy ez a folyamat nemcsak az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve normáinak való megfelelést jelenti, hanem számos más szabályozási dokumentumot is. Például a munkafüzet nyilvántartásának folyamatát külön NAP szabályozza.

A legtöbb vállalkozásnál a HR-eseknek pontosan az a fő feladat, amit meg kell oldaniuk.

Erre jellemzően olyan esetekben van szükség, amikor egy alkalmazottat felvesznek vagy elbocsátanak egy munkahelyről.

A fő NAP, amelynek keretében a munkaügyi nyilvántartásokat ki kell tölteni, a Ez magában foglalja a nyilvántartás vezetésének minden aspektusát.

Külön meg kell jegyezni, hogy a munkajog számos meglehetősen specifikus dokumentum létrehozását vonja maga után.

Először is ez vonatkozik, valamint sok más papírra is.

Külön meg kell jegyezni, hogy a helyes kitöltés mellett az ilyen dokumentumokat meghatározott ideig meg kell őrizni. Ennek a folyamatnak számos különféle jellemzője van.

Ezenkívül a munkajog ismerete nemcsak magának a személyzeti alkalmazottnak, hanem egy állásra jelentkező hétköznapi alkalmazottnak is szükséges.

Mivel ily módon lehetővé válik az Ön jogainak betartásának független ellenőrzése.

Ha egy állampolgár úgy gondolja, hogy jogait bármilyen módon megsértik, akkor vagy munkaügyi felügyelőségre van szüksége. A munkaügyi törvények kiterjedtek, és szükség esetén érdemes jogi tanácsot kérni.

Hogyan vezethetjük a személyzeti nyilvántartásokat egy LLC-ben a semmiből

A személyi nyilvántartások önálló vezetésének folyamata egy korlátolt felelősségű társaságnál bizonyos sajátosságokhoz kapcsolódik.

Nagyon sok különböző finomság és fontos konkrét pont létezik.

Ezenkívül, ha valamilyen okból nincs tapasztalat az ilyen nyilvántartások vezetésében, akkor jobb, ha szakemberekhez fordul. Mivel például a munkafüzetek kitöltésekor hibázni nem szabad.

Ennek megfelelően a személyi kérdésekkel kapcsolatos egyéb dokumentumok kitöltése is bizonyos sajátosságokhoz kapcsolódik.

Hasonló a helyzet -val. Az ilyen dokumentumokat az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve keretében kell elkészíteni.

Ha lehetséges szakképzett személy felvétele személyzeti dolgozó valamilyen okból hiányzik, először meg kell fontolnia a következő kérdéseket:

• hol kezdjem;
• lépésről lépésre szóló utasítások;
• papírmunka;
• milyen folyóiratokat használnak az irodai munkában;
• árnyalatok egyéni vállalkozók számára.

Hol kezdjem

Lehetőség lesz személyi nyilvántartások vezetésére különböző utak. Tovább Ebben a pillanatban Számos különböző pont kapcsolódik közvetlenül ehhez az eljáráshoz.

Ehhez a típushoz több lehetőség is létezik:

• személyzeti szolgáltatás kialakítása, szakképzett szakember felvétele;
• a személyi nyilvántartások kezelését titkárra vagy könyvelőre ruházza át;
• együttműködésével.

A személyzeti nyilvántartások önálló vezetése gyakran nehéz. Ha azt tervezi, hogy saját maga vezeti a személyi nyilvántartást, akkor mindenképpen a tervezéssel kell kezdenie.

Így a szervezet számára számos fontos pontot meg kell határozni:

• hány alkalmazottat és milyen végzettséggel kell felvenni;
• bizonyos követelményeket állapítanak meg a munkavállalók különböző kategóriáira;
• hogyan vonzhat új alkalmazottakat;
• milyen költségekre lesz szükség?

A fenti pontok meghatározása után el kell kezdenie ismerkedni a számviteli eljárással, valamint az ebben az esetben szükséges dokumentumok listájával.

Ez utóbbira különös figyelmet kell fordítani. Mivel a hibák jelenléte sok nehéz pillanatot okozhat.

Lépésről lépésre szóló utasítás

Kezdje a dokumentumáramlás megfelelő megszervezésével. Ez elsősorban a következőkre vonatkozik:

helyi előírások:

1. A vállalkozás belső szabályzatainak fenntartásának szabályai.
2. Munkaügyi alapvető rendelkezések.
3. minden alkalmazotti kategória esetében.
4. Munkavédelmi előírások.
5. Egyéb.

• minden alkalmazottra külön-külön létszámtáblázatot készítenek;
• személyi állomány összeállításra kerül;
• szabványos űrlapokat készítenek az alkalmazottakkal való következtetésekhez;
• a személyi alkalmazotti igazolványokat a T2 nyomtatványon állítják ki;
• szabványos megrendeléseket.

Valójában minden vállalkozás személyi nyilvántartása a fenti dokumentumlistán alapul. És nem csak az LLC-kben, hanem más típusokban is.

Ez vonatkozik az egyéni vállalkozókra is. Az ilyenekkel szemben támasztott követelmények nem olyan komolyak, de meg is vannak állapítva.

Ha lehetséges, ilyenkor kerülje a tipikus hibák elkövetését. Ez ugyanis jelentős gondokhoz és kérdésekhez vezethet a munkaügyi felügyelőség részéről.

Papírmunka

A személyi nyilvántartásokhoz szükséges összes dokumentum két típusra osztható a regisztráció típusa szerint:

Fontos megjegyezni azt is, hogy a második típusú dokumentumnak lehetnek tartalmi követelményei.

Videó: hogyan kell regisztrálni egy alkalmazottat

Ismét feltétlenül el kell végezni a jelen pillanatot szabályozó jogalkotási dokumentumok előzetes felülvizsgálatát. Ez megakadályozza a jogsértéseket és elkerüli az egyéb problémákat.

Milyen folyóiratokat használnak az irodai munkában?

Az irodai munkában speciális naplókat kell használni.

Ezek szabványos listája a következőket tartalmazza:

• bejövő és kimenő dokumentumok könyvelése;
• elküldött információ;
• bejövő és kimenő levelezés;
• Egyéb.

A felhasznált folyóiratok teljes listája a vállalkozás tevékenységi területétől, valamint számos egyéb tényezőtől függően eltérő lehet.

Előzetesen meg kell ismerkednie mindegyikkel. Ez lehetővé teszi számos nehézség és nehézség elkerülését.

Nüanszok egyéni vállalkozók számára

Mert dokumentáció Egy szervezetben minden HR-művelet bizonyos ismereteket és készségeket igényel.

A vállalkozásnál az irodai munkát az igazgató által önállóan kidolgozott és jóváhagyott utasítások szabályozzák. Ez egy belső szabályozási aktus, és a gazdálkodó egység minden alkalmazottja számára kötelező betartani. A HR osztály fejleszti és ellenőrzi annak végrehajtását.

Kedves olvasóink! A cikk a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szól, de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:

A JELENTKEZÉSEKET ÉS HÍVÁSOKAT 24/7 és a hét minden napján.

Ez gyors és INGYEN!

A jogszabályok sok olyan dokumentum elkészítését követelik meg, amelyek minden felet biztosítanak munkaügyi kapcsolatok munkavállaló és munkáltató.

A tapasztalt és kezdő személyzeti tiszteknek fejleszteniük kell készségeiket. Segítségükre olyan internetes oldalakat hoztak létre, amelyeken a személyzeti adminisztráció elméleti kurzusait mutatják be.

A személyi nyilvántartás tükrözi a személyzet tevékenységét, és megerősíti a munkavállalók szolgálati idejét, amely elsődleges szerepet játszik a nyugdíjak kiszámításában. A menedzsment felelős a vállalkozás dokumentumalapjáért.

Az irányítás főbb részletei papíron

A személyi nyilvántartások szakszerű rendszerezése megköveteli a szabályozási keretek ismeretét, változásainak nyomon követését és tájékozódását a felhasznált dokumentumok formáiban.

Milyen célból végzik?

A személyi nyilvántartások vezetésének rendjét törvény szabályozza. Tovább nagyvállalatok Nagy létszámmal rendszerint személyzeti szolgálat jön létre. Alkalmazottai az Orosz Föderáció szabályozási keretének követelményeivel összhangban elkészítik a vonatkozó dokumentumokat.

A papírok lehetnek egységes formájúak, vagy a vállalkozásnál kidolgozhatók és helyi törvényekben jóváhagyhatók.

A személyi nyilvántartás-kezelés a személyi elszámolással, munkaidővel, bérszámfejtéssel kapcsolatos bizonylatok kialakítását és karbantartását célzó tevékenység.

A személyi kérdések a következő pozíciókat foglalják magukban:

• foglalkoztatás regisztrációja;
• a munkavállalók belső mozgása;
• elbocsátás;
• a vezető és az alkalmazottak közötti kapcsolatok szabályozása;
• a munkafolyamat megszervezése;
• mások.

A személyi nyilvántartások megfelelő rendszerezése számos probléma megoldásában segít.

Fő céljait a táblázat mutatja be:

A személyzeti munka irányítása	Elvégzett feladatok
Számvitel és ellenőrzés	személyi állomány fogadása, könyvelése, elbocsátása.
Tervezés és szabályozás	a dolgozók kiválasztása, áthelyezése, alkalmazkodása.
Jelentéskészítés és elemzés	az alkalmazottak tanulmányozása, munkájuk értékelése; elemző munka; jelentés készítése.
Koordináció és tájékoztatás	a személyzet felkészítése, képzése, átképzése; alkalmazottak fogadása hivatalos és személyes ügyekben; a munkavállalók írásos kérelmének feldolgozása; levéltári és referencia tevékenység.
Szervezeti és módszertani	az alkalmazottak munkájának dokumentálása; munka az osztály személyzetével; személyzeti tervezés és irányítás.
Dokumentumfilm	személyes akták és munkanyilvántartások vezetése; megrendelések és papírok készítése személyre szabott könyveléshez; betegszabadság nyilvántartása, nyugdíj igazolások stb.

Moszkvában és az Orosz Föderáció más nagy régióiban a külön részlegekkel rendelkező szervezetek online vezethetnek személyzeti nyilvántartást. Ennek érdekében megfelelő programokat dolgoztak ki, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok elektronikus formában történő cseréjét.

A jogszabályi keret

A személyzeti nyilvántartások kezelésének jogalapját az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve tartalmazza.

Ezt a tevékenységet számos előírás szabályozza:

• Útmutató a számviteli és díjazási elsődleges bizonylatok kitöltéséhez és alkalmazásához (Állami Statisztikai Bizottság 01. 05. 04. 1. sz. rendelete);
• egységes dokumentumok és azok elkészítésének követelményei (65. sz. Gosstandart rendelet, 03.03.03.);
• Szabványos utasítások az irodai munkához a szövetségi végrehajtó hatóságok számára (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2005. december 8-i 536. számú végzése);
• A levéltárak működésének szabályai (a Rosarkhiv igazgatóságának 2002. június 2-i határozata);
• A szövetségi végrehajtó hatóságok hivatali munkájának szabályai (Az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. sz. határozata);
• Törvény az információról, annak védelméről és információs technológia 149-FZ sz., 2006. július 27.;
• 2006. május 2-i 59-FZ törvény az orosz állampolgárok fellebbezéseinek elbírálásáról;
• Az Orosz Föderáció államnyelvéről szóló, 2005. június 1-i 53-FZ törvény;
• 2004. október 22-i 125-FZ levéltári törvény;
• 2004. július 29-i 98-FZ számú üzleti titokról szóló törvény;
• 2003. december 22-i 117n számú munkafüzetek végzése;
• határozat a munkaügyi okmányok kitöltési útmutatójának elfogadásáról 69. sz. 2003.10.10.;
• 2003. április 16-án kelt 225. számú munkafüzetekről szóló határozat;
• az Orosz Föderáció Fegyveres Erői Vezérkarának utasításait.

Kötelező dokumentumok

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve kötelezi a szervezeteket, hogy saját magukkal rendelkezzenek jogszabályi keret, amely számos kötelező helyi szabályozási dokumentumot tartalmaz.

Ezek tartalmazzák:

Charta	Fő alapító okirat. Azt állítja jogi forma vállalkozások, alapítók, tevékenységi kör, vezető felvételi és felmentési eljárásrendje, jogköre. A társaság számos belső szabályzata az Alapszabály rendelkezései alapján készül.
Munkavégzési szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat)	Az okmány jelenlétét az Art. 189, 190, az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. Meghatározza a munkavállalók felvételének és elbocsátásának rendjét, a megállapodást kötő felek jogait és kötelezettségeit, a munka- és pihenőidőt, az ösztönzők és szankciók rendszerét, valamint a vállalkozásnál fennálló munkaviszonyokkal kapcsolatos egyéb kérdéseket. A szabályzatot az igazgató hagyja jóvá. Ha a szervezetben szakszervezet működik, annak a dokumentum elfogadásával kapcsolatos véleményét figyelembe vesszük. Azokban a szervezetekben, ahol a személyzet szabálytalan munkaidőben dolgozik, rendelkeznie kell egy listával a releváns beosztásokról és szakmákról. A szabályzat mellékleteként készül.
Utasítások a személyes adatok védelméről	Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 87. cikke meghatározza azokat a követelményeket, amelyeket a feldolgozás során teljesíteni kell Személyes adat munkavállalókról, védelmének biztosításáról, használatáról, tárolásáról. Személyes információnak minősülnek az adott munkavállalóra vonatkozó olyan információk, amelyekre a munkáltatónak szüksége van a munkaügyi kapcsolatokhoz. A munkavállalóknak ismerniük kell az adataik kezelésének rendjét meghatározó dokumentumokat.
Munkavédelmi előírások	A HR osztályon található. Minden alkalmazott megismerkedhet a dokumentummal. Az 50 főnél több alkalmazottat foglalkoztató vállalkozásoknak munkavédelmi szakértői beosztással kell rendelkezniük.
Műszaki menetrend	Olyan cégeknél használják műszakbeosztás munkaerő. A dokumentum sürgős, és a munkáltató döntése alapján meghatározott ideig érvényes.
Munkaügyi normákról szóló iratok	Ezek tükrözik a termékek egy alkalmazott vagy csoport általi előállításához (munkavégzéséhez) és ezek alapján a munkaügyi normák megállapításához szükséges időköltségeket.

Szabályozó aktusok

Vezető felvétele után a szervezet normál működéséhez szükséges álláshelyek száma megállapításra kerül. A kapott számokat figyelembe véve, termelési ciklusés a vállalkozás tevékenységének egyéb jellemzői készülnek.

A dokumentum elkészítéséhez általában egységes nyomtatványt használnak. A mintát ingyenesen letöltheti az internetről. A munkáltatónak joga van a beosztást saját belátása szerint módosítani.

A dokumentum hierarchikus sorrendben sorolja fel a pozíciókat, az igazgatótól kezdve a kisegítő személyzetig. Mindegyiknél fel van tüntetve az államonkénti egységek száma, a fizetés és a juttatások.

A következő szakaszban munkarendet alakítanak ki. Az összes alkalmazott munkabeosztását jelenti. Ha vannak műszakok, részletes műszakbeosztás készül. A dokumentum röviden leírja a követelményeket kinézet alkalmazottak, viselkedés, napi rutin stb.

Ezt követően kidolgozzák a munkaszerződés formáját. Ebben az esetben figyelembe kell venni az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének alapvető normáit és a vállalat belső szabályozási dokumentumait. A munkaszerződést általában a szervezet ügyvédje vagy külső személy köti.

A dokumentumnak a következő elemeket kell tartalmaznia:

• a jogi személyre vonatkozó adatok: a vezető neve, címe, telefonszáma, teljes neve és beosztása;
• munkavállalói útlevél adatai;
• munkavállalói beosztás, a szerződés típusai (határozott idejű vagy határozott idejű) és munkahely (fő vagy kiegészítő);
• a fő felelősségi körök listája, hivatkozással az erre a pozícióra vonatkozó utasításokra;
• információk a bérekről, kiegészítő kifizetésekről, juttatásokról, szabadságokról;
• munkarend, túlóra fizetése;
• a szerződés felmondásának okai és egyéb feltételek;
• a felek aláírása és adatai, a vállalkozás pecsétje.

A HR tisztek munkájának ellenőrzése és optimalizálása érdekében a vezetés belső vagy független auditot végezhet. Ez segít csökkenteni az adminisztratív szankciók, viták és az alkalmazottak panaszai kockázatát.

A HR-nyilvántartások rendszerezésének szakaszai a semmiből

A személyzeti nyilvántartások létrehozásához kényelmesen használja a következő lépésről lépésre szóló utasításokat:

A szükséges előkészítése	A személyzeti szolgáltatás megszervezéséhez először bútorokat, irodai berendezéseket, írószereket stb. kell vásárolnia. Mindenképpen szüksége lesz egy személyzeti programra, például „1C: ZUP” és egy jogi referenciarendszerre. Ennek köszönhetően az osztály dolgozói ellenőrizni fogják utolsó változtatások jogszabályokat, és hozzá fog férni szükséges dokumentumokat. A munka és a fontos papírok tárolására széfre van szükség.
Menedzser regisztráció	Az igazgató bármely társaság ügyvezető tisztje. Aláírja a dokumentációt. Ahhoz, hogy teljes jogkörrel ruházza fel, munkaszerződés alapján veszik fel. Ennek megfelelő parancsot adnak ki, amellyel kijelöli magát.
Személyzeti munkáért felelős személy kijelölése	BAN BEN kis cég Ezeket a funkciókat menedzser végezheti. Ha egy alkalmazott irodai munkát végez, vele munkaszerződést kell kötni. Ennek alapján megrendelés készül. Ha a feladatokat a korábban felvett alkalmazottak valamelyikére bízzák, további megállapodás és utasítás készül.
Belső aktusok elkészítése	Ezeket az igazgató írja alá, és a megbízásokkal együtt egy speciális mappában tárolják. A helyi dokumentumok közé tartoznak a fent felsorolt ​​dokumentumok ("Szabályozási törvények" szakasz).
Személyzeti fogadás dokumentálása	Minden munkavállaló számára létre kell hoznia egy mappát az adataival és munkatevékenységével kapcsolatos összes papír (munkaszerződés, munkaviszony, személyi kártya) iktatására.
Munkakönyvek kitöltése	Ezekben a munkavállalói dokumentumokban rögzítik a felvételt, áthelyezést, ösztönzést stb. A munkáltató köteles új nyilvántartást nyitni azon munkavállaló esetében, aki korábban soha nem dolgozott. A munkaügyi nyilvántartások és azok nyilvántartási naplója az irodaszerosztályokon elérhető. Ezeket a papírokat széfben kell tárolni.

Ez az utasítás olyan teáskannákhoz is megfelelő, akiknek nincs tapasztalatuk ebben a kérdésben.

Hogyan történik a nyilvántartás?

A nyilvántartások fenntartásához megfelelően meg kell szervezni a dokumentumfolyamatot.

Ehhez a következőket kell tennie:

• belső fejlesztése szabályozási keret;
• személyzeti egységenként létszámtáblázatot készíteni;
• személyzeti intézkedések meghozatala;
• munkaszerződések előkészítése;
• nyomtatványok kidolgozása a személyzet számára;
• T-2 kártyák kiadása;
• jóváhagyja az alkalmazottak jelentkezési lapjait;
• belső megrendeléseket készíteni.

Minden személyi intézkedést meg kell erősíteni. Ezek listája szabályzatban van rögzítve.

További pontok

A személyzeti elszámolás a nulláról a személyzet felvételével kezdődik. Fontos a munkára jelentkezők helyes regisztrációja és a szükséges dokumentáció elkészítése.

Személyzet és nyaralás

Az egyik kötelező szabványos dokumentum, amelynek egy vállalkozásnál léteznie kell, a személyzeti táblázat (T-3 űrlap).

• lista szerkezeti felosztásokés pozíciók;
• az egyes beosztásokhoz tartozó személyzeti egységek száma;
• fizetések, pótlékok beosztásonként;
• szervezet béralapját.

Az osztályokat a dokumentumban a szervezet működésében betöltött fontosságuk mértéke szerint tüntettük fel. Ezeken belül fontossági sorrendben is fel kell sorolni az alkalmazotti pozíciókat. A munkaszerződésekben és a személyzeti ütemtervben szereplő munkakörök megnevezésének meg kell egyeznie.

A személyzeti megállapodás egy olyan ütemterv, amelybe a beosztásuknak megfelelően beírják az alkalmazottak teljes nevét.

A szabadság ütemezése (T-7 űrlap) tükrözi az összes munkavállaló éves szabadságának biztosításának idejére vonatkozó információkat. Egy évre összeállított. A szakszervezeti testülettel egyetértésben az igazgató hagyja jóvá. A dokumentumot legalább 2 héttel az újév előtt kell kitölteni. A benne szereplő adatok a munkavállalókra és a munkáltatókra egyaránt kötelezőek. A kivétel a kedvezményezettekre vonatkozik.

A menetrend a következő részleteket tartalmazza:

• osztály neve;
• Munka megnevezése;
• a munkavállaló teljes neve és személyzeti száma;
• a szabadság napjainak száma;
• a nyaralás tervezett és tényleges dátumai;
• a nyaralás átütemezésének oka, becsült dátuma.

Erről a munkavállalót a szabadság előtt 2 héttel értesítik. Megbízást adnak ki, amellyel a munkavállalót aláírással megismertetik. Novemberben minden osztályvezető számára elkészítheti azt a végzést, amely kötelezi őket, hogy december 1-ig adják be a szabadságolási ütemtervet a számviteli osztálynak. Ez megkönnyíti az általános ütemterv elkészítését.

Munkavállalói regisztráció

Egy szervezet teljes értékű munkája az alkalmazottak toborzásával kezdődik. Az állások betöltése papírmunkával jár együtt.

A HR-es munkatárs feladatai az alkalmazottak felvételekor a következők:

• a kérelmező kérelmének bejegyzése egy speciális naplóban;
• az újonc megismertetése az aktuális utasításokkal és a helyi előírásokkal;
• munkaszerződés készítése és annak felek általi aláírásának ellenőrzése;
• a szerződés másolatának kiadása a munkavállaló számára, és az erről szóló megjegyzés elhelyezése a szervezet fejlécén;
• a megbízás teljesítése és nyilvántartása a könyvelési könyvben;
• személyi igazolvány kitöltése, dokumentumok irattárba iktatása (kérelmek, személyes iratok másolatai, megrendelések, szerződések);
• dokumentumok átadása a könyvelőnek a munkavállaló fizetésének kiszámításához.

A személyzeti iratkezelési rendszer kiépítésénél először el kell dönteni, hogy egy adott tevékenységi körhöz mely dokumentumokat kell elkészíteni, és melyekre van szükség.

A szükséges papírok a következők:

• személyi rendelések (átvétel, átadás stb.);
• személyi rendelések (nyaraláshoz, bónuszokhoz, üzleti utakhoz stb.);
• T-2 kártyák;
• munkaerő;
• megállapodások;

További szükséges papírok a következők:

• személyzeti ütemterv;
• OT pozíció;
• utazási napló;
• belső rendszabályok;
• mások.

Nem szükséges munkaköri leírásokat és kollektív szerződést vezetni, de szinte minden munkáltató rendelkezik ezekkel a dokumentumokkal.

A kötelező dokumentációk listájának összeállítása után tanulmányoznia kell a kötelező dokumentumokat. Ezek alapján további dokumentumokat kell kidolgozni. Ezek listája a jogi személy tevékenységeinek jellegétől és a munkakörülmények jellemzőitől függ. Például, ha egyenruhával és egyéni védőfelszereléssel kell ellátni a dolgozókat, akkor el kell készíteni a kiadmányozásuk eljárási rendjét és időpontját, valamint azt, hogy mely alkalmazottaknak van rájuk szüksége.

A speciális körülmények között végzett munkáért járó kompenzációkat és juttatásokat dokumentálni kell: veszélyes iparágakban, rendhagyó munkaidőben, éjszakai munkavégzésben stb. Ezt követően elkészül a Személyzeti iratkezelési szabályzat. Ez tükrözi a szervezet munkájához szükséges iratok listáját, azok elkészítésének és tárolásának rendjét.

A jogszabály nem kötelezi ilyen rendelet kidolgozását, de jelentősen megkönnyíti a személyzeti tisztek munkáját. Bedolgozni új szervezet Először az igazgatót veszik fel, majd felveszi a többi munkatársat.

A szükséges álláshelyek összetételét és számát a létszámtáblázat tükrözi. A működési szabályok tükrözik az összes munkarendet, az alkalmazottakra vonatkozó követelményeket stb. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének normái alapján szabványos munkaszerződést dolgoznak ki.

A számviteli naplók használata előtt azokat el kell készíteni: a lapokat meg kell számozni, összevarrni, le kell zárni. A firmware utolsó lapjára egy papírdarabot ragasztanak. Az oldalak számát feltüntetik, az igazgató vagy a vezető tisztségviselő aláír, pecsétet helyeznek el. A napló első oldalán felírják a szervezet nevét és a karbantartás kezdő dátumát.

Az egyik legfontosabb személyi nyilvántartási dokumentum a munkakönyv. Fenntartásukra a megbízás felelős személyt jelöl ki, aki ezeket kitölti és felelős a biztonságukért.

GYIK

A személyzeti nyilvántartások rendszerezésének vannak bizonyos finomságai és árnyalatai:

Helyreállítási eljárás	Az eljárást a jogszabály nem tükrözi. Általában a következő lépésekből áll: A jelenlegi szabványok tanulmányozása. A szükséges dokumentumok listájának meghatározása. A szervezet további munkájának tervének elkészítése. A dokumentumokért felelős személyek meghatározása. A létszám kialakítása. Munkavállalók felvételének, elköltözésének, személyi változásainak, elbocsátásának helyességének ellenőrzése. A munkaügyi rendszer jogszerűségének meghatározása a vállalkozásnál.
A bérelt alkalmazottakkal rendelkező egyéni vállalkozók jellemzői	Egy vállalkozó standard forgatókönyv szerint vesz fel személyzetet. A szerződés megkötése több szakaszban történik: A szükséges papírok beszerzése. Jelentkezés kitöltése. Megállapodás készítése és aláírása. Felvételi rend felállítása. T-2 kártya létrehozása. Bejegyzés készítése a munkaügyi nyilvántartásba. Az angolul beszélő állampolgárok foglalkoztatásának megvannak a maga sajátosságai.
Kisvállalkozás vezetése	Ezekben a szervezetekben a személyi kérdésekkel maga a vezető vagy egy speciális részleg foglalkozhat. A munkáltató kiszervezheti a HR nyilvántartást. Minden problémát egy harmadik fél szakosodott szervezete old meg. A dokumentumáramlással kapcsolatos nehézségek akkor merülnek fel, ha a szervezet nagy, szerkezeti egységekkel és nagy mennyiségű dokumentációval rendelkezik. Ebben az esetben a futár feladata lehet a papírok átadása. Ugyanakkor a teljesítő szervezet képviselői gyakran nem keresik fel a megrendelő irodáját, vagyis a munkát teljesen távolról végzik.
A mikrovállalkozások elszámolásának egyszerűsítése	Minden munkafeltételt a munkavállalóval kötött megállapodásban rögzítenek. 2019-ben e társaságok vezetőinek és egyéni vállalkozóknak jogában áll megtagadni a helyi szabályozás megalkotását. A mikrovállalkozási státusz elvesztését követő 4 hónapon belül a vezetőség köteles elkészíteni a „hagyományos” személyi dokumentációt.

A személyi nyilvántartást minden vállalkozásnál vezetni kell, függetlenül a tulajdonformától és az alkalmazottak számától. A személyi nyilvántartás kezelését a létszám nem befolyásolja. Minden szervezetre ugyanazok a követelmények vonatkoznak, elsősorban a Munka Törvénykönyve RF. Ezért azoknak a cégeknek, amelyek éppen átestek a regisztráción, jól jártasaknak kell lenniük Munkatörvényés hatékonyan lebonyolítani az üzletet.

Mire való?

Egyetlen, még a csúcstechnológiás vállalkozás sem tud meglenni alkalmazottak nélkül. Ezért az övék a mozgást ellenőrizni kell. A vállalat személyzete feletti minősített ellenőrzés megszervezése a vezető egyik fő feladata.

A személyzeti nyilvántartás a vállalati személyzet bármely tevékenységének nyomon követésével kapcsolatos eljárások és szervezeti kérdések összessége. Az ilyen irodai munka lehetővé teszi egyértelműen szabályozza a munkáltató és a szervezet dolgozói közötti kapcsolatot.

A munkavállalók szervezeten belüli minden mozgását dokumentálni kell. A személyzeti iratkezelés biztosítja a szervezet és alkalmazottai közötti munkaügyi kapcsolatok jogi nyilvántartását.

Az orosz jogszabályok előírják, hogy minden vállalatnál ellenőrizni kell a személyzetet. A teljes munkaidős alkalmazottak számától függően egy szervezet egy HR-es munkatársat vagy egy egész osztályt alkalmazhat. A HR vezetők száma a vállalat sajátosságaitól is függ. A káros, veszélyes munkakörülményekkel rendelkező vállalkozások körülményesebb elszámolást igényelnek, ezért több lesz a személyzeti állomány.

Ha nem megy bele az apró részletekbe, a személyzeti nyilvántartás általában a következő problémákat oldja meg:

Minden szervezetnek joga van bizonyos hatásköröket a HR-es alkalmazottakra ruházni. Funkcionális felelősségek a vállalat tevékenységének mennyiségi összetételétől és jellemzőitől függően eltérő lehet.

Lépésről lépésre szóló utasítások a könyvelés megszervezéséhez a semmiből

Vállalkozás szervezésekor a felelős alkalmazottak nehéz feladattal néznek szembe - munkafolyamat létrehozása, valamint az összes szükséges dokumentumfolyamat.

Ez nagyban függ a személyzet képzettségétől. Következésképpen olyan személyt kell kinevezni, aki jól ismeri az orosz munkajogot és tapasztalattal rendelkezik az ilyen munkában.

A kezdeti szakaszban a vállalat vezetőjével együtt el kell döntenie a választható, de a munkához szükséges dokumentációk listájáról.

A dokumentumáramlás megszervezésére vonatkozó intézkedési terv elkészítése előtt a HR vezetőnek vagy más, a személyzeti egységekkel való munkavégzésért felelős személynek át kell tanulmányoznia a vállalkozás mindenkor hatályos szabályozási kereteit és alapító dokumentumait. Minden személyi dokumentáció ezekkel összhangban készül.

A személyzeti nyilvántartások alapból történő létrehozásához a lépésről lépésre vonatkozó utasítások a következők:

1. Menedzser felvétele. Ez a pont az első, mert minden munkaügyi szabályzatot, szerződést, létszámbeosztást és egyéb kötelező dokumentumot alá kell írnia a felelős személynek, aki az igazgató vagy az általa meghatalmazott szerv.
2. Ezután belső szabályokat kell megfogalmazni.
3. A harmadik szakaszban a személyzet felvétele befejeződik.
4. Az orosz jogszabályokkal összhangban munkaszerződés-mintát készítenek.
5. A személyzet felvétele előtt ki kell dolgozni a munkavállaló hozzájárulását a személyes adatok megadásához, valamint egy rendelkezést azok védelméről.
6. Az alkalmazottak hatósági nyilvántartása szerződéskötéssel.
7. Megrendelések fejlesztése a pénzügyi felelősség, munkavédelmi előírások és egyéb dokumentáció.

Az összes alkalmazott felvétele után a HR osztály a megszokott módon kezd dolgozni. Az alapszabály, hogy minden munkakapcsolattal kapcsolatos eseményt az elsődleges dokumentációban dokumentáljanak.

A dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának, aláírásának szabályai a vállalkozás belső utasításai szabályozzák. A személyzettel kapcsolatos minden irodai munka a HR-menedzser vagy más olyan alkalmazott feladata, aki a személyi dokumentumáramlás fenntartásával van megbízva.

Szükséges dokumentumok

A személyzeti ellenőrzés megszervezéséhez szükséges a személyi nyilvántartás vezetése. Ez olyan parancsok, feljegyzések és egyéb dolgok halmaza, amelyek rögzítik a vállalaton belüli összes munkakapcsolatot az adminisztráció és a dolgozók között.

A személyzet törvényes ellenőrzése biztosítja jogi regisztrációés a munkakapcsolatok erősítése a munkáltató és az alkalmazottak között.

A törvény nem tiltja, hogy a vállalatnál belső dokumentumokat készítsenek a személyzettel való munka megkönnyítése érdekében. Mennyiségük és kialakításuk az intézmény munkájának sajátosságaitól függ.

Jogalkotási szinten a következő szabályozások szükségesek:

• belső munkaügyi szabályzat (ILR). Szabályozzák a szervezeten belüli összes munkaviszony formalizálását: felvétel és elbocsátás, munkaszerződések megkötése, viták megoldása. Ez alapján alakulnak ki munkaköri kötelezettségek munkavállalók, munkarendjük egyértelműen feltüntetett munka- és szünetidőkkel. A szabályok megléte a Munka Törvénykönyve szerint kötelező;
• személyzeti asztal. Meghatározza a létszámot és tükrözi a vállalkozás szerkezetét. Felsorolja az összes elérhető pozíciót, valamint a megfelelő fizetéseket és juttatásokat. A létszámtáblázatból tájékozódhat a szabad álláshelyekről. Az ütemterv a vezető vagy megbízott szerve aláírását követően lép hatályba;
• munkaszerződés. Ez a dokumentum egyértelműen meghatározza a munkáltató és az alkalmazottak közötti összes munkaviszonyt. Egyértelműen rögzíti a munkavállaló munkaköri kötelezettségeit, a felek jogait és kötelezettségeit, ill Általános rendelkezések. A munkaszerződés tartalmának teljes mértékben meg kell felelnie az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 1. cikkének követelményeinek. 56;
• személyes kártyák. Ez a dokumentum a munkavállalóval kapcsolatos összes információt tükrözi. Személyes ügynek is nevezhető. A személyes ügyek intézésének szabályaira vonatkozóan nincsenek egyértelmű jogszabályi iránymutatások. A lényeg az, hogy a kártyán fel kell tüntetni minden információt a munkavállaló mozgásáról, szabadságáról, ösztönzőiről és hasonlókról. Az ügy személyes adatokon, fényképeken és a kísérőokmányok másolatán keresztül történik;
• felvétellel, elbocsátással vagy más munkakörbe való áthelyezéssel, szabadság kiadásával kapcsolatos végzések;
• nyaralás menetrendje. A dolgozók kívánságait, véleményét figyelembe véve állították össze szakszervezeti szervezetés a rendelkezésére álló jogok egyéni kategóriák munkavállalók;
• jelenléti ív. Felkészült arra, hogy nyomon kövesse az egyes alkalmazottak tényleges munkaóráit. Különösen fontos a rugalmas időbeosztású munkavállalók számára;
• munkakönyvek. Rögzítik a személy teljes munkatapasztalatát. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 66. cikkének megfelelően be kell mutatni a munkavállalóknak, amikor munkára jelentkeznek. A munkakönyveket az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériuma által jóváhagyott utasításoknak megfelelően tárolják és töltik ki;
• munkavédelmi rendeletek;
• Szabályzat a személyes adatok védelméről. Ezt a jogszabályi előírást nagyon gyakran megsérti a munkáltató. A rendelkezés kötelező jelenlétét a szövetségi jogszabályok és a munka törvénykönyve határozza meg.

Az összes személyi dokumentáció karbantartását, kitöltését és tárolását felelősségteljesen kell végezni.

A szükséges dokumentumok hiányáért vagy azok helytelen karbantartásáért adminisztratív felelősség áll fenn. A bírság összege jogalanyok elérheti az 50 ezer rubelt.

Személyi nyilvántartások helyreállítása

A személyzeti dokumentációt nem mindig lehet megfelelően karbantartani. Ennek több oka is van:

• képzett személyzeti ellenőrző tiszt hiánya;
• a szervezet nem rendelkezett személyi szolgálattal, a személyi iratkezelés „terhét” kapott alkalmazott fizikailag képtelen volt megbirkózni a rábízott feladatokkal;
• A cégvezetés nem fordított kellő figyelmet erre az osztályra és hasonló okokra.

Ha a személyzeti nyilvántartások leromlott állapotban vannak, visszaállíthatók. Minél hosszabb ideig nem végeztek normál munkát, annál nehezebb lesz ezt megtenni. Először is meg kell találnia egy tapasztalt, felelősségteljes alkalmazottat, aki jól ismeri az orosz munkajogot.

A helyreállítás a következő szakaszokon megy keresztül:

1. A meglévő dokumentumok gondos tanulmányozása, osztályok és kronológia szerinti rendezése. Az elemzést a társaság megnyitásának pillanatától kezdődően a jogszabályi dokumentációval kell kezdeni, majd közvetlenül ellenőrizni kell a személyzeti dokumentációt.
2. Vizsgálják a számvitelhez szükséges dokumentumok elérhetőségét.
3. Meglévő dokumentáció tartalmának ellenőrzése. A munkalapokkal kell kezdenie. Tartalmazniuk kell a munkaviszony kezdetének nyilvántartását.
4. Elemzés történik a létszámtáblázat, a munkaszerződések és a bérkimutatások tartalmának megfelelőségéről. A számítás munkaidő-nyilvántartás alapján történt?
5. Tanulja meg a munkaidő-nyilvántartás helyes kitöltését. Megvan-e az összes szükséges feljegyzés az ünnepnapi vagy hétvégi munkához, megkapták-e a munkavállaló hozzájárulását, egyeztették-e ezeket az intézkedéseket a szakszervezeti szervezettel?
6. A vakáció ütemezésének ellenőrzése és az órarendben való feltüntetése.
7. Személyzeti elemzés. A szakmák, juttatások vagy megüresedett állások változásának tükröződnie kell az új létszámtáblázatban.
8. Elkezdjük tanulmányozni a munkaszerződések, megrendelések és egyéb dokumentumok elérhetőségét.
9. Lépésről lépésre elkészítjük a dokumentum-visszaállítási tervet. Kezdjük a helyreállítással.

Az ilyen összetett területre beosztott munkavállalónak a dokumentáció állapotának tanulmányozása után el kell fogadnia az esetet. Ebben a szakaszban leírja, hogy mely konkrét dokumentumokat és milyen állapotban fogadta el. Csak ezután kezdődik a helyreállítás.

Ezzel kellene kezdeni munkaszerződések visszaállítása. Nehéz lehet elmagyarázni az alkalmazottaknak, hogy a szerződéseket és a megrendeléseket „visszamenőlegesen” kell aláírni, de még nehezebb lehet hívjon meg egy már nem dolgozó alkalmazottat a céghez dokumentumok kitöltéséhez.

Az események kronológiája fontos a személyi nyilvántartásokban. Megpróbálhatja a következtetést munkaszerződés az aktuális dátumtól, és jelölje meg benne a munkára való átvétel tényleges dátumát. De Munkaügyi Felügyelőség, az ilyen dokumentum nem tekinthető megfelelően végrehajtottnak.

Ezért a jelentős bírság kiszabásának elkerülése érdekében a személyi dokumentáció elkészítését időben el kell végezni.

Szükséges-e kis szervezetek számára

Bármely vállalkozásnál, még akkor is, ha csak egy alkalmazottja van, szükséges a személyi ellenőrzés. Az adózási formától, a tevékenység típusától vagy a termelés sajátosságaitól függetlenül a regisztrációs dokumentáció teljességéért és helyességéért felelős személynek kell lennie. Az orosz munkajog ezen követelménye az egyéni vállalkozókra (IP) vonatkozik.

Azaz, ha felvett alkalmazott jelenik meg a személyzetben, az egyéni vállalkozónak személyi nyilvántartást kell vezetnie. Ha az egyéni vállalkozó önállóan végzi tevékenységét, nincs szükség személyi nyilvántartásra.

A vezetőnek joga van önállóan megválasztani az ellenőrzés gyakorlásának módját:

• saját felelősséggel. Erre a célra megfelelő képesítéssel rendelkező szakembert vesznek fel;
• külső szervezetek bevonása, amelyek kiszervezési szolgáltatásokat nyújtanak;
• fizetős internetes szolgáltatások használata.

Nem megfelelő regisztráció miatt személyzet Az egyéni vállalkozót közigazgatási és büntetőjogi felelősség is terhelheti.

A vezetendő dokumentumok listája egyéni vállalkozó és jogi személy esetében is azonos.

A különbségek akkor jelennek meg, amikor egy egyéni vállalkozó először válik munkaadóvá. Regisztrálnia kell a területi hatóságoknál:

• a Nyugdíjpénztárban az első alkalmazott napjától számított 30 napon belül;
• 10 napon belül a társadalombiztosítási pénztárba.

E követelmény be nem tartása súlyos szankciókat von maga után az ellenőrző hatóságok részéről.

Programok, amelyek segítik a személyzeti nyilvántartások vezetését

Ha csak egy alkalmazott van a személyzetben, a személyzeti nyilvántartás nem nehéz. Jogszabályok nem korlátozza az egyéni vállalkozó alkalmazottainak számát. Ezért, ahogy vállalkozása bővül, automatizálnia kell a munkafolyamatot.

A vállalkozónak joga van önállóan speciális programot választani. BAN BEN Utóbbi időben szoftver a legszélesebb körben használt "1C: Fizetés és személyzet". Nemcsak a személyi nyilvántartások automatizálását segíti, hanem a könyvelést is megkönnyíti.

Ezen a programon kívül egy vállalkozó a következő platformokat használhatja a személyzettel végzett munka automatizálására:

• Kors-Personnel;
• Frames Plus;
• Emberi Erőforrások Minisztériuma;
• Vállalati alkalmazottak és mások.

Számos programot fejlesztettek ki. Egyesek fizetősek, de lehetővé teszik az előnézeti verziók használatát, mások teljesen ingyenesek, de számos korlátozással rendelkeznek. A felhőben vannak olyan programok, amelyek használatához havi fizetés szükséges.

Érdemes megfontolni, hogy egyetlen program sem nem mentesíti a felelősséget a dokumentumok helyes lebonyolításáért és kitöltéséért. A szoftver leegyszerűsíti a munkát, és sablonokat biztosít a legtöbb szükséges dokumentumhoz.

A személyi nyilvántartások nagy jelentőséggel bírnak bármely szervezet működése szempontjából. Lehetővé teszi bármely munkahelyi esemény kronológiájának egyértelmű nyomon követését, és védi mind az alkalmazottak, mind a vállalati adminisztráció jogait. A személyzeti osztály a vállalkozás arca, amely alapján a vállalat egészének tevékenységét megítélik.

Ebben a videóban vizuális és részletes utasításokat arról, hogyan kell lépésről lépésre rendszerezni a személyzeti nyilvántartásokat egy szervezetben.