Hogyan kell személyi nyilvántartást vezetni a vállalkozásban. HR menedzsment a-tól z-ig. Dokumentumlista készítése

Személyzeti számvitel minden vállalkozás üzleti tevékenységének fontos része. Ennek a folyamatnak a megszervezésének részleteiről cikkünkben lesz szó.

Hogyan kell elindítani a személyi nyilvántartást egy vállalkozásnál 2016-ban (jogszabályi keret)

Személyzeti számvitel a vállalkozásnál egyrészt a szervezet azon munkája, hogy dokumentálja az összes változást a csapat egészének, illetve a vállalat egyes személyzeti egységeinek életében és tevékenységeiben, másrészt közvetlenül a személyi dokumentumot. folyam. Szervezetek személyi nyilvántartások a vállalkozás előtt meg kell ismerkedni az erre a kérdésre vonatkozó jogszabályi kerettel. El kell mondanunk, hogy a személyi iratkezeléshez nagyon sok előírás kapcsolódik, hiszen ezek nemcsak törvényeket, hanem szakosztályi rendeleteket, rendeleteket, különféle állami szabványokat is tartalmaznak.

A kapcsolódó szabályozási dokumentumok indikatív listája személyi nyilvántartások, a következő jogi aktusokat tartalmazhatja:

1. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.
2. A „Számvitelről” szóló szövetségi törvény, 2011. december 6., 402-FZ (a 9. cikk a regisztrációs eljárásról szól személyi dokumentumok).
3. Az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2004.01.05-i 1. számú rendelete "Az egységes nyomtatványok jóváhagyásáról ...".
4. GOST R 6.30-2003 (az oroszországi állami szabvány 2003.03.03-i 65-st számú határozatával jóváhagyva), amely meghatározza a dokumentumok feldolgozásának eljárását.
5. Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú rendelete, amely meghatározta a karbantartási és tárolási követelményeket munkakönyvek a vállalkozásnál.
6. Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2003.10.10-i 9. számú rendelete a munkafüzetek kitöltésének szabályairól.
7. A 2004. október 22-i 125-FZ szövetségi törvény „A levéltári ügyekről” és az Oroszországi Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendelete, amelyek meghatározzák a tipikus vezetői archív dokumentumok listáját és tárolási idejét.
8. Oroszország Egészségügyi és Szociális Fejlesztési Minisztériumának 2011. április 26-i 347n számú rendelete a betegszabadság formájáról és a „Kötelező társadalombiztosításról...” 2006. december 29-i 255-FZ törvény, amely meghatározza a betegszabadság kitöltésének és a szülési szabadság kiadásának eljárása.
9. Irányelvek a vezetőség számára katonai regisztráció vállalkozásoknál (az Orosz Föderáció Fegyveres Erők Vezérkara által 2008. április 11-én jóváhagyva).

Személyzeti számvitel a nulláról lépésről lépésre egy új szervezetben (az LLC-ben)

Szervezet személyi nyilvántartások egy új LLC-ben, akárcsak bármely más szervezetben, a következő lépéseket tartalmazhatja:

1. Helyi dokumentáció jóváhagyása. A munkajog elemzése lehetővé teszi, hogy meghatározzuk a vállalkozás számos belső dokumentumát, amelyek nélkül a vállalat nem tud nélkülözni. Ezek tartalmazzák:
   

   Minden szervezet önállóan határozza meg a belső dokumentáció egy meghatározott listáját.

2. Az elsődleges számviteli dokumentáció egységes formáinak kidolgozása és jóváhagyása. Annak ellenére, hogy az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság 2004. 01. 05-i 1. számú rendeletének követelményei nem kötelezőek ebben a kérdésben, ajánlatos e dokumentum normáit betartani.
3. Egyéb, az elsődleges számviteli bizonylatokhoz nem kapcsolódó személyi bizonylatok szabványos nyomtatványainak jóváhagyása.
4. Folyóiratok és regisztrációs könyvek fejlesztése és jóváhagyása. A személyi iratkezelésben a 2016. évi orvosi vizsgálati napló mellett az alábbi könyvek vezetése kötelező:
   
5. Képződés személyi állomány.
6. Normál munkaszerződés kidolgozása és jóváhagyása, valamint munkaköri leírások a személyzet számára.
7. Karbantartásért felelős személy kijelölése személyi nyilvántartások a munkaerő tagja.

A személyi iratkezelés helyreállítása

A szükséges sorrend helyreállítása a dokumentumokban, ellentétben a személyi iratkezelés nulláról való megszervezésével, egyrészt egyszerűbb folyamat, hiszen számos üzleti lap és folyóirat készült már, másrészt azonban kiderülhet, nehezebb lesz, mivel fel kell fedezni a meglévő rendszer hiányosságait.

Nem ismeri a jogait?

Az elveszett vagy rendszertelen személyzeti iratkezelés helyreállításának több szakaszban kell történnie:

1. A cégben meglévő személyi dokumentumok általános leltározása.
2. A benyújtott dokumentumok elérhetőségének, hiánytalanságának ellenőrzése.
3. Elemzés munkaszerződések alkalmazottakkal kötöttek.
4. A létszámtáblázat tanulmányozása a benne megjelenő adatok teljessége érdekében.
5. Az alkalmazottak munkakönyveinek elérhetőségének és nyilvántartásának ellenőrzése.

A személyi iratkezelés helyreállítása megköveteli a személyi dokumentumok leltározása eredményeként feltárt hiányosságok és hiányosságok megszüntetését.

Személyi iratkezelés lebonyolítása külön alosztályban és egyéni vállalkozók részére alkalmazottakkal. Ez releváns a kisvállalkozások számára?

Néha a cég szervezeti formája is felvethet a magatartási renddel kapcsolatos kérdéseket. személyi nyilvántartások. Nézzünk meg néhány lehetőséget.

A személyzeti iratkezelés megszervezését a vállalat különálló részlegében bonyolíthatja, hogy ez a részleg egyrészt nem rendelkezik jogilag önállóan, másrészt gyakran az anyaszervezettől távol helyezkedik el. helység. A jogszabályok nem írnak elő külön normákat és követelményeket a személyi iratok külön divíziókban történő kezelésére, ezért minden munkáltató maga határozza meg, hogy ebben az esetben hogyan szervezze meg a munkát. Általában a következő sémák egyikét használják:

1. Központosított. Ez a lehetőség azt jelenti, hogy a személyi dokumentációval való munkavégzés jogát egyetlen osztályra ruházzák át, amely mind az anyavállalatot, mind a fióktelepet szolgálja. Alkalmas olyan szervezetek számára, amelyek ugyanabban a régióban külön alosztályokkal rendelkeznek.
2. decentralizált. Ebben az esetben a személyzeti szolgáltatások mind az anyaszervezetben, mind a fiókokban jönnek létre. Ugyanakkor gyakorlatilag ugyanazt a munkát végzik egy megbízható divízió keretein belül, bár a központi hivatal személyzeti osztályának hatásköre és felelőssége valamivel szélesebb lehet, mint a fióktelepek azonos szolgáltatásainak hatásköre.
3. Vegyes. Egy ilyen rendszer magában foglalja a személyzeti szolgáltatások létrehozását mind az anyavállalatban, mind a fióktelepeken az átruházott feladatok megosztásával. Tehát az egész szervezeten belül csak a központi iroda köthet munkaszerződést, de a kirendeltségek személyzeti osztályai is jogosultak iratvezetésre, illetve büntetés kiszabására.

Számos kérdés merül fel az egyéni vállalkozóktól a személyi nyilvántartások kezelésének szükségességével kapcsolatban. A jogalkotó véleménye ebben a kérdésben egyértelmű: ha az egyéni vállalkozónak legalább egy alkalmazottja van, személyi számvitel maradéktalanul végre kell hajtani.

A kisvállalkozások általában aggódnak amiatt, hogy általában nincs professzionális HR-es a személyzetben, de ez az állapot nem szünteti meg a HR-nyilvántartások kezelésének szükségességét. A személyzeti tisztviselő feladatai ebben az esetben egy könyvelőre, titkárra vagy más alkalmazottra hárulnak, akinek először speciális kurzusokon vagy szemináriumokon kell megtanítania a személyi nyilvántartások kezelésének jellemzőit.

HR szoftver – ingyenes demó letöltése vagy vásárlás?

Jelenleg számos online forrás kínál ingyenes letöltés HR menedzsment szoftver, amely lehetővé teszi az összes személyzet irodai munkájának vagy annak egy részének automatizálását. Ebben az esetben azonban általában csak egy demo verzió ingyenes, amelyet több napos (hetes, hónapos) munkára terveztek. A további munkavégzéshez licencet, kulcsot ill teljes verzió programokat.

Egy ilyen hirdetési lépés, furcsa módon, nemcsak a termék eladója, hanem a fogyasztó számára is előnyös, mivel lehetővé teszi, hogy kiválaszthassa az adott vállalkozás számára legmegfelelőbb programot, vagy megismerkedjen a működésének elveivel és fejlődjön. sajátod. Ennek eredményeként a választás a munkáltatónál marad, aki úgy dönt, hogy automatizálja a személyzeti iratkezelést. Ugyanakkor szem előtt kell tartani, hogy a személyzeti program demóverziójában folyamatosan dolgozva nem fogsz spórolni, és ha valamelyik automatizálási terméket választod, akkor előbb-utóbb licencet vagy teljes verziót vásárolni.

Így a személyzeti iratkezelést a semmiből szervezve időt szakíthat a személyi nyilvántartások megőrzésére szolgáló program kiválasztásakor, és nem vásárolja meg az első találkozó terméket. Végtére is, az optimális opció kiválasztása nemcsak a személyi nyilvántartások kezelésének automatizálását teszi lehetővé, hanem nagyban megkönnyíti a munkafolyamatot is.

Mi az a személyi nyilvántartás, hogyan kell megfelelően megszervezni a vállalkozásnál, és mi az eljárás a szükséges dokumentációk vezetésére? Ki jobb, ha ezt a felelősségteljes munkaterületet a személyzeti osztályra vagy egy outsourcing cégre bízza?

Személyzeti nyilvántartások a személyzetről és az alkalmazottakról

Minden vállalkozásban, még minimális létszámmal is, magatartásra van szükség személyi számvitel és irodai munka.

Személyzeti számvitel - mi ez? Ez minden olyan vállalkozás munkaterülete, amely dokumentálisan rögzíti a személyzet mozgását (a felvételtől az elbocsátásig) és a munkavállalók munkaszervezését.

Az alkalmazottak személyi nyilvántartása minden tulajdonformájú vállalkozás és szervezet számára kötelező.

Mi kell a jó HR menedzsmenthez? Mindenekelőtt ismernie kell a munkajogot, figyelemmel kell kísérnie a munkajog változásait, képesnek kell lennie az összes dokumentáció helyes összeállítására, azaz rendelkeznie kell a személyzeti iratkezelési készségekkel.

Ki a felelős a HR-ért?

Sok vállalkozásnál a személyzeti nyilvántartást a személyzeti szolgálat vagy a főállású személyzeti tiszt vezeti, ha az alkalmazottak száma kicsi. Ezzel a lehetőséggel a vezető az igényeinek megfelelően szervezheti meg a munkát és gyakorolhatja az ellenőrzést.

De vannak hátrányai is - a személyzeti tiszt professzionalizmusát már közvetlenül a munkahelyen ellenőrzik, fennáll annak a veszélye, hogy olyan alkalmazottat vesznek fel, aki nem fog teljesen megbirkózni a feladataival.

További képzésekre vagy tanfolyamokra lesz szüksége, előfordulhat, hogy hozzáértőbb szakembert kell keresnie.

És ez a második lehetőség a személyi nyilvántartások rendszerezésére. Egyes vezetők inkább tapasztalt személyzeti tisztekkel foglalkoznak, akiket a gyakorlatban tesztelő kollégák ajánlanak nekik.

Manapság sok vállalkozás választja a személyzeti szolgáltatásokra szakosodott outsourcing cégekkel való együttműködést. Ebben az esetben minden kérdést – a személyi nyilvántartást és a személyzeti irányítást – olyan szakemberekre bízzák, akik felelősek tetteikért.

Ha a személyi nyilvántartások ilyen szervezetét választják, akkor a lényeg az, hogy találjanak egy komoly céget, és építsenek egy rendszert a vele való együttműködéshez.

Személyi nyilvántartás szervezése, vezetése

Annak érdekében, hogy a személyi nyilvántartások minden jogszabályi előírásnak megfeleljenek, azt minden szabálynak megfelelően kell vezetni.

Van egy lista azokról a dokumentumokról, amelyeknek rendelkezésre kell állniuk a vállalkozásnál - beszélünk:

1. belső munkaügyi szabályzat;
2. személyzeti asztal;
3. személyzeti munkaidő-nyilvántartás;
4. szabadság ütemezése;
5. rendelet a munkavállalók személyes adatairól;
6. munkaszerződések és velük kötött megállapodások.

Ha valamelyik dokumentum hiányzik, azokat Önnek kell elkészítenie. Például egy vállalat alkalmazottai munkaköri leírások nélkül dolgoznak - fejleszteni kell őket.

Minden szükséges dokumentációt kellő időben, a személyi iratkezelési követelményeknek megfelelően kell elkészíteni.

Ez a lenyűgöző kötet két részre osztható: a személyzeti menedzsmenttel és szervezettel kapcsolatos különféle aktusokra munkafolyamat valamint az alkalmazottak személyi állományának dokumentumairól.

Az egyedi dokumentációból kiemeljük a munkaszerződés, a foglalkoztatási megbízás elkészítésének szükségességét, a munkavállaló személyi igazolványának és munkakönyvének kitöltését.

Az alkalmazottak személyi elszámolása magában foglalja a munkaszerződéseket rögzítő naplók vezetését. Ügyeljen arra, hogy időben töltse ki a naplókat, ahol különféle megrendeléseket rögzítenek: a felvételről, az áthelyezésről, az alkalmazottak elbocsátásáról.

Az alkalmazottak munkakönyveinek mozgásáról számviteli könyvvel is kell rendelkezni. Megrendelések üzleti útra, nyaralásra, betegszabadság, helyi előírások – mindezt folyóiratok (könyvek) is rögzítik.

A dokumentumok megfelelő időben történő rögzítése jogi erőt ad nekik, és segítséget nyújt az esetleges munkaügyi viták rendezésében.

A vállalatnál a személyi számvitel a legfontosabb kockázatok nyomon követését is magában foglalja. Magyarázzuk el - a munkajogok be nem tartása vagy megsértése esetén pénzbírság, adminisztratív vagy akár büntetőjogi felelősség is következik.

Ezért gondoskodni kell a fizetési határidők betartásáról. bérek, munkavédelmi normák, fogyatékkal élők foglalkoztatási kvótái, egyedülálló anyák, a munkavállalók egyéb kiemelt kategóriáinak jogai.

HR automatizálás

Személyi nyilvántartások vezetése- Volumetrikus és rendkívül felelősségteljes munkaterület. Ma már lehetőség nyílik ennek a tevékenységnek a megszervezésére, a személyzeti tisztek munkájának megkönnyítésére és az automatizálás révén a hibakockázat minimalizálására.

Különféle programokat fejlesztettek ki különböző képességekkel, de szinte mindegyik segít a személyi számvitel problémáinak megoldásában:

1. a vezető teljes körű tájékoztatást kaphat a vállalkozás személyi nyilvántartásának állapotáról, elemzi azt és vezetői döntéseket hozhat;
2. a személyzeti tisztek a munkajogi előírásoknak megfelelően végzik a munkát: figyelembe veszik a személyi állomány mozgását, nyilvántartást vezetnek a személyi állomány személyes adatairól, elemzik az állományt, vezetik a munkaidő-nyilvántartást;
3. a személyzeti szolgálat, a számviteli osztály és a számviteli osztály munkája összehangolt, ami hozzájárul a munkavállalók bérének helyes és időben történő kiszámításához és kifizetéséhez.

Egy hozzáértő vezető nem hagyja figyelmen kívül a nyilvánvaló tényt – a személyi nyilvántartások rendkívül fontosak számára eredményes munka megfelelő szervezetét komolyan és felelősségteljesen kell venni.

Az újonnan létrehozott cégben a személyzeti nyilvántartások létrehozásának fő lépései ebben a videóban találhatók:

Napjainkban a személyzetre vonatkozó dokumentáció karbantartásának kérdése meglehetősen akut kérdés. Az Orosz Föderáció területén különleges jogszabályok vannak érvényben, amelyek értelmében az ilyen nyilvántartásokat meg kell vezetni.

Kedves olvasóink! A cikk a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szól, de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:

A JELENTKEZÉSEKET ÉS HÍVÁSOKAT 24/7 és a hét minden napján.

Gyors és INGYENES!

Sőt, ennek megsértése jelentős bajokhoz vezethet.

Az ilyen számvitelnek van néhány jellemzője, számos különböző tényezőtől függően. Az egyik alapvető egy adott szervezet jogi státusza.

Például személyzeti nyilvántartások vezetése egy olyan cégnél, ahol Korlátolt felelősség szerint kell végrehajtani normatív dokumentumok.

Éppen ezért a legjobb megoldás az lenne, ha olyan szakembert alkalmaznánk, aki rendelkezik némi tapasztalattal az ilyen nyilvántartások vezetésében. Ezzel elkerülhető lesz a munkaügyi felügyelőség által kiszabott bírság.

Alapvető pillanatok

Bármilyen típusú vállalkozásnál a létszámtól függetlenül feltétlenül szükséges a személyi nyilvántartás vezetése. A munkáltatónak számos kötelezettsége van ezeknek a fenntartására.

Külön meg kell jegyezni, hogy az ilyen számvitelnek számos jellemzője van a szervezet típusától függően. és figyelembe kell venni az ilyen elszámolásban.

A munkarend magában foglalja a munkakönyvek karbantartását az eljárás bizonyos finomságaival, jellemzőivel összhangban.

A szervezeten belüli bizonyos műveletek végrehajtása során számos különféle megbízást kell megfelelően végrehajtani.

Ismételten az lenne a legjobb, ha ezekkel előre foglalkozna. Csak így lehet sok nehézséget és nehézséget elkerülni.

Ami

A személyi számvitel a hivatalosan foglalkoztatott munkavállalók felvételével és munkavégzésével kapcsolatos különféle eljárások dokumentálását jelenti.

Ezenkívül az ilyen könyvelést nemcsak a vállalkozásnál, hanem az egyéni vállalkozónál is kell vezetni.

Ma a személyzeti nyilvántartásokban a következő szempontokat kell megfelelően tükrözni:

• okmányos felvételi regisztráció;
• alkalmazottak mozgása a szervezeten belüli pozíciókba;
• elbocsátás;
• Egyéb.

Az ilyen nyilvántartásokat szükségszerűen az elsődleges személyzeti dokumentáció, valamint a speciális munkaügyi előírások alapján kell vezetni.

A nyilvántartások hibamentes megőrzéséhez meglehetősen széles körű ismeretekre lesz szüksége. Mindenekelőtt ez a munkajog ismeretére, valamint a különféle személyi dokumentumok formátumára és egyebekre vonatkozik.

Ilyen tapasztalat hiányában szakképzett szakember felvételére lesz szükség.

Mivel a személyzeti dokumentáció karbantartásának képtelensége nagy bírságok kiszabásához vezethet. Főleg ez érinti.

Ezeknek szükségszerűen az elbocsátással és az elbocsátással közvetlenül kapcsolatos különféle pillanatokat kell tükrözniük. Kialakult egy bizonyos algoritmus az ilyen könyvek összeállítására és karbantartására.

Milyen célból

A személyi nyilvántartásokat különféle célokra vezetik. Így a különféle feladatok meglehetősen kiterjedt listája megoldható lesz.

A szakképzett személyzeti munka segítségével megoldható főbb feladatok a következők:

A személyzeti szolgálat által megoldott fő feladatokon kívül számos további terület is van - amelyeken szintén munka folyik majd.

Ezek a területek ma a következők:

Ugyanakkor feladatok személyzeti osztály meglehetősen jelentősen változhat számos különböző árnyalattól, magának a vállalkozásnak a munkájának sajátosságaitól függően.

A személyi nyilvántartások vezetésével kapcsolatos fő feladatai mellett ez az egység a vezetéstől kapott egyéb utasításokat is végrehajthatja.

Minden esetben minden tisztán egyéni. De nem szabad elfelejteni, hogy a jogok és kötelezettségek listájának tartalmaznia kell a vezetőség által kijelölt feladatokat.

Az ilyen tevékenységek végzésére számos korlátozás vonatkozik. Mindezeket előre át kell tekinteni. Ezzel sok problémás helyzetet megelőzhetünk a jövőben.

Ez a dokumentum kiterjedt listát tartalmaz azon cikkekről, amelyek alapján nyilvántartást kell vezetni.

Fontos megjegyezni, hogy egy ilyen folyamat nemcsak az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve normáinak való megfelelést jelenti, hanem számos más szabályozási dokumentumot is. Például a munkafüzet kiadásának folyamatát külön NAP szabályozza.

A legtöbb vállalkozásban pontosan az a fő feladat, amit a személyzeti tiszteknek meg kell oldaniuk.

Erre általában akkor van szükség, ha egy ilyen alkalmazottat felvesznek vagy elbocsátanak.

A fő NPA, amelynek keretén belül a munkaerő-kitöltést el kell végezni, a Ez magában foglalja a számvitel minden aspektusát.

Külön meg kell jegyezni, hogy a munkajog számos meglehetősen specifikus dokumentum létrehozását vonja maga után.

Először is ez vonatkozik, valamint sok más papírra is.

Külön meg kell jegyezni azt a tényt, hogy a helyes kitöltés mellett az ilyen dokumentumokat meghatározott ideig meg kell őrizni. Ennek a folyamatnak számos különféle jellemzője van.

Sőt, nemcsak magának a személyzeti dolgozónak, hanem egy állásra jelentkező közönséges alkalmazottnak is ismernie kell a munkaügyi jogszabályokat.

Mivel így lehetőség nyílik arra, hogy önállóan ellenőrizzék jogaik tiszteletben tartását.

Ha egy állampolgár úgy gondolja, hogy jogait bármilyen módon megsértették, akkor vagy munkaügyi felügyelőségre van szüksége. A munkajog kiterjedt, ha szükséges, érdemes jogi tanácsot kérni.

Hogyan vezethetjük a személyzeti nyilvántartásokat egy LLC-ben a semmiből

A személyi nyilvántartások független kezelésének folyamata egy korlátolt felelősségű társaságnál bizonyos sajátosságokhoz kapcsolódik.

Elég sok különböző finomság, fontos konkrét pont létezik.

Ezenkívül, ha valamilyen okból nincs tapasztalat az ilyen nyilvántartások vezetésében, akkor jobb, ha kapcsolatba lép a szakemberekkel. Mivel például a munkafüzetek kitöltésekor hibázni nem szabad.

Ennek megfelelően a személyi kérdéssel kapcsolatos egyéb dokumentumok kitöltése is bizonyos sajátosságokhoz kapcsolódik.

Hasonló a helyzet -val. Az ilyen dokumentumokat az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve keretében kell elkészíteni.

Ha valamilyen oknál fogva nincs lehetőség szakképzett személyzet felvételére, akkor először a következő kérdéseket kell elemeznie:

• hol kezdjem;
• lépésről lépésre történő oktatás;
• papírmunka;
• milyen folyóiratokat használnak az irodai munkában;
• árnyalatok az IP-hez.

Hol kezdjem

A HR menedzsment sokféleképpen történhet. A Ebben a pillanatban Sok különböző pont kapcsolódik közvetlenül egy ilyen eljáráshoz.

Ehhez a típushoz több lehetőség is létezik:

• személyzeti szolgáltatás kialakítása, szakképzett szakember felvétele;
• a személyi nyilvántartások kezelését átadja a titkárnak vagy könyvelőnek;
• együttműködés a .

A személyzeti nyilvántartások önkezelése gyakran nehézkes. Ha önállóan tervezi a személyi nyilvántartás vezetését, akkor mindenképpen a tervezéssel kell kezdenie.

Így a szervezet számára számos fontos pontot meg kell határozni:

• hány alkalmazottat és milyen végzettséggel kell felvenni;
• bizonyos követelményeket állapítanak meg a munkavállalók különböző kategóriáira;
• Hogyan történik az új alkalmazottak toborzása?
• milyen költségekre lesz szükség.

A fent jelzett összes pont meghatározása után el kell kezdeni megismerkedni a számviteli eljárással, valamint az ebben az esetben szükséges dokumentumok listájával.

Ez utóbbira különös figyelmet kell fordítani. Mivel a hibák jelenléte sok kínos pillanatot okozhat.

Lépésről lépésre szóló utasítás

A dokumentumáramlás megfelelő megszervezésével kell kezdeni. Ez elsősorban a következőkre vonatkozik:

helyi előírások:

1. A vállalkozás belső szabályzatainak lefolytatásának szabályai.
2. A munka alapjai.
3. minden alkalmazotti kategória esetében.
4. Munkavédelmi előírások.
5. Egyéb.

• a létszámtáblázatot minden alkalmazottra külön-külön állítják össze;
• személyi állomány összeállításra kerül;
• szabványos űrlapokat készítenek az alkalmazottakkal történő következtetésekhez;
• személyi alkalmazottak kártyáit állítják ki - a T2 nyomtatványon;
• szabványos megrendeléseket.

Valójában minden vállalkozás személyi nyilvántartása a fent említett dokumentumok listáján alapul. És nem csak az LLC-ben, hanem más típusokban is.

Ez vonatkozik az egyéni vállalkozókra is. Ezek a követelmények nem olyan komolyak, de megállapították is.

Amennyire lehetséges, ebben az esetben kerülni kell a tipikus hibákat. Mivel ez jelentős bajokhoz vezethet, kérdések a munkaügyi felügyelőségtől.

Papírmunka

A személyzeti nyilvántartásokhoz szükséges összes dokumentum két típusra osztható a tervezés típusa szerint:

Fontos megjegyezni azt is, hogy a második típusú dokumentumoknak tartalmi követelményei lehetnek.

Videó: hogyan kell regisztrálni egy alkalmazottat

Ismét feltétlenül szükséges az ezt a pillanatot szabályozó jogalkotási dokumentumok előzetes felülvizsgálata. Ez megakadályozza a jogsértéseket, elkerüli a más jellegű problémákat.

Milyen folyóiratokat használnak az irodai munkában

Az irodai munkában hiba nélkül speciális naplókat kell használni.

Ezek szabványos listája a következőket tartalmazza:

• bejövő és kimenő dokumentumok könyvelése;
• küldött információ;
• bejövő és kimenő levelezés;
• Egyéb.

A felhasznált folyóiratok teljes listája a vállalkozás tevékenységi területétől, valamint számos egyéb tényezőtől függően eltérő lehet.

Mindezeket előzetesen felül kell vizsgálni. Ezzel sok nehézség és nehézség elkerülhető.

Az IP árnyalatai

Mert dokumentáció A szervezetben minden személyzeti művelet bizonyos ismereteket és készségeket igényel.

A vállalkozásnál az irodai munkát önállóan kidolgozott és az igazgató által jóváhagyott utasítás szabályozza. Ez egy belső szabályozási aktus, amely a gazdálkodó szervezet minden munkavállalója számára kötelező. Kidolgozója és felügyelete az Emberi Erőforrások Osztálya.

Kedves olvasóink! A cikk a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szól, de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:

A JELENTKEZÉSEKET ÉS HÍVÁSOKAT 24/7 és a hét minden napján.

Gyors és INGYENES!

A jogszabályok sok olyan dokumentum elkészítését követelik meg, amelyek minden felet rögzítenek munkaügyi kapcsolatok munkavállaló a munkáltatóval.

A tapasztalt és kezdő személyzeti tiszteknek fejleszteniük kell készségeiket. Segítségükre internetes oldalak jöttek létre, amelyek a személyi iratkezelés elméleti kurzusait mutatják be.

A személyi papírok tükrözik az állomány tevékenységét, megerősítik a munkavállalók szolgálati idejét, ami kiemelt szerepet játszik a nyugdíjszámításban. A menedzsment felelős a vállalkozás dokumentumalapjáért.

Az irányítás főbb részletei papíron

A személyi nyilvántartások kompetens szervezése megköveteli a szabályozási keretek ismeretét, változásainak nyomon követését és tájékozódását a felhasznált dokumentumok formáiban.

Milyen célból

A személyi nyilvántartások vezetésének rendjét törvény szabályozza. A nagy létszámú nagyvállalatoknál rendszerint személyzeti szolgálat jön létre. Alkalmazottai az Orosz Föderáció szabályozási keretének követelményeivel összhangban elkészítik a vonatkozó dokumentumokat.

A papírok lehetnek egységes formájúak, vagy a vállalkozásnál kidolgozhatók és helyi törvényekben jóváhagyhatók.

A személyi iratkezelés a személyi állomány elszámolásával, munkaidővel, bérszámfejtéssel kapcsolatos bizonylatok kialakítását, karbantartását célzó tevékenység.

A személyi kérdések a következő elemeket foglalják magukban:

• foglalkoztatás regisztrációja;
• a munkavállalók belső mozgása;
• elbocsátás;
• a vezető és az alkalmazottak közötti kapcsolatok szabályozása;
• a munkafolyamat megszervezése;
• mások.

A személyi nyilvántartások megfelelő rendszerezése számos probléma megoldásához járul hozzá.

Fő céljait a táblázat mutatja be:

A személyzeti munka irányítása	Feladatok folyamatban
Számvitel és ellenőrzés	munkaerő toborzás, könyvelés, elbocsátás.
Tervezés és szabályozás	dolgozók kiválasztása, áthelyezése, adaptálása.
Jelentéskészítés és elemző	az alkalmazottak tanulmányozása, munkájuk értékelése; elemző munka; jelentés készítése.
Koordináció és tájékoztatás	a személyzet képzése, oktatása, átképzése; alkalmazottak fogadása hivatalos és személyes ügyekben; a munkavállalók írásbeli fellebbezéseinek feldolgozása; levéltári és referencia tevékenység.
Szervezeti és módszertani	a dolgozók munkájának dokumentálása; munka az osztályok személyzetével; személyzeti tervezés és irányítás.
Dokumentumfilm	személyes akták, munkakönyvek vezetése; megrendelések, papírok készítése személyre szabott könyveléshez; betegszabadság nyilvántartásba vétele, nyugdíj igazolások stb.

Moszkvában és az Orosz Föderáció más nagy régióiban a külön részlegekkel rendelkező szervezetek online vezethetnek személyzeti nyilvántartást. Ehhez megfelelő programokat dolgoztak ki, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok elektronikus formában történő cseréjét.

A jogszabályi keret

A személyzeti nyilvántartások kezelésének jogszabályi keretét az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve tartalmazza.

Ezt a tevékenységet számos jogszabály szabályozza:

• Útmutató a számviteli és díjazási elsődleges bizonylatok kitöltéséhez és alkalmazásához (Goskomstat 05.01.05. 1. sz. határozat);
• egységes dokumentumok és azok elkészítésének követelményei (Gosstandart 2003. 03. 03. 65. sz. határozat);
• Szabványos utasítás az irodai munkáról a szövetségi végrehajtó hatóságok számára (Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 536. sz., 2005.11.08-i rendelete);
• A levéltári munka szabályai (a Szövetségi Levéltár Kollégiumának 02.02.06-i határozata);
• A szövetségi végrehajtó hatóságok hivatali munkájának szabályai (Az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendelete);
• Törvény az információról, annak védelméről és információs technológia 149-FZ sz., 2006. július 27.;
• 2006. május 2-án kelt 59-FZ törvény az orosz állampolgárok kérelmének elbírálásáról;
• Az Orosz Föderáció államnyelvéről szóló, 2005. június 1-i 53-FZ törvény;
• 2004. október 22-i 125-FZ levéltári törvény;
• Törvény a kereskedelmi titok 98-FZ sz., 2004. július 29.;
• 117n számú munkafüzetek 2003. 12. 22-i végzése;
• 2003.10.10-i 69. számú rendelet a munkaügyi kitöltési útmutató elfogadásáról;
• 2003. április 16-án kelt 225. számú munkafüzetekről szóló határozat;
• Az Orosz Föderáció Fegyveres Erői Vezérkarának utasításai.

Szükséges dokumentumok

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve kötelezi a szervezeteket, hogy saját magukkal rendelkezzenek jogszabályi keret, amely számos kötelező helyi szabályozási dokumentumot tartalmaz.

Ezek tartalmazzák:

Charta	A fő alapító okirat. Ki van írva jogi forma vállalkozások, alapítók, tevékenységi kör, a vezető felvételi és elbocsátási rendje, jogköre. A társaság számos belső szabályzata az Alapszabály rendelkezései alapján készül.
Munkaügyi szabályzat (a továbbiakban - Szabályzat)	Az okmány jelenlétét az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 189., 190. cikke. Meghatározza a munkavállalók felvételének és elbocsátásának rendjét, a megállapodást kötő felek jogait és kötelezettségeit, a munka- és pihenőidőt, az ösztönzők és szankciók rendszerét, valamint a vállalkozásnál fennálló munkaügyi viszonyokkal kapcsolatos egyéb kérdéseket. Az igazgató jóváhagyja a szabályokat. Ha a szervezetben szakszervezet működik, annak a dokumentum elfogadásával kapcsolatos véleményét figyelembe vesszük. Azokban a szervezetekben, ahol a személyzet rendhagyó munkaidőben dolgozik, létre kell hozni egy listát a releváns beosztásokról és szakmákról. A szabályzat melléklete formájában kerül kiadásra.
Utasítások a személyes adatok védelméről	Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 87. cikke meghatározza azokat a követelményeket, amelyeket a feldolgozás során teljesíteni kell Személyes adat munkavállalókról, védelmének biztosításáról, használatáról, tárolásáról. Személyes adatnak minősül az egyetlen munkavállalóra vonatkozó információ, amely a munkáltató számára szükséges a munkaügyi kapcsolatokhoz. A munkavállalóknak ismerniük kell azokat a dokumentumokat, amelyek meghatározzák adataik kezelésének eljárását.
Munkavédelmi rendelet	A személyzeti osztályon található. Minden alkalmazott megismerkedhet a dokumentummal. Az 50 fő feletti vállalkozásoknál munkavédelmi szakember beosztásnak kell lennie.
műszakbeosztás	Cégekben használják műszakbeosztás munkaerő. A dokumentum sürgős, és a munkáltató döntése alapján meghatározott ideig érvényes.
Dolgozatok a munkaerő-adagolásról	Ezek tükrözik az egy alkalmazott vagy csoport által a termékek gyártásához (munkavégzéshez) szükséges időköltségeket, és ezek alapján a munkaügyi normák megállapítását.

Előírások

A vezető átvétele után megállapítják a szervezet normál működéséhez szükséges munkakörök számát. A beérkezett adatok alapján termelési ciklusés a vállalkozás tevékenységének egyéb jellemzői készülnek.

A dokumentum elkészítéséhez általában szabványos nyomtatványt használnak. Ingyenesen letölthet egy mintát az internetről. A munkáltatónak joga van a beosztást saját belátása szerint módosítani.

A dokumentumban a beosztások hierarchikus sorrendben vannak felsorolva: az igazgatótól kezdve a kisegítő személyzetig. Mindegyiknél feltüntetik az egységek számát államonként, fizetést és juttatásokat.

A következő szakaszban a munkarend kialakítása történik. Az összes alkalmazott munkabeosztását jelenti. Ha vannak műszakok, részletes műszakbeosztások készülnek. A dokumentum röviden leírja a követelményeket megjelenés alkalmazottak, viselkedés, napi rutin stb.

Ezt követően kidolgozzák a munkaszerződés formáját. Ebben az esetben figyelembe kell venni az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének főbb normáit és a vállalat belső szabályozási dokumentumait. A munkaszerződést általában a szervezet ügyvédje vagy külső vállalkozó köti ki.

A dokumentumnak a következő elemeket kell tartalmaznia:

• a jogi személy adatai: név, cím, telefonszám, a vezető teljes neve és beosztása;
• munkavállalói útlevél adatok;
• a munkavállaló beosztása, a szerződés típusai (határozott idejű vagy határozott idejű) és munkahelye (fő vagy kiegészítő);
• a főbb feladatok listája az erre a pozícióra vonatkozó utasításokra hivatkozva;
• információk a javadalmazásról, kiegészítő kifizetésekről, juttatásokról, szabadságokról;
• munkarend, feldolgozás kifizetése;
• a szerződés felmondásának okai és egyéb feltételek;
• a felek aláírása és adatai, cégbélyegző.

A személyzeti tisztek munkájának ellenőrzése és optimalizálása érdekében a vezetés belső vagy független ellenőrzést végezhet. Ez segít csökkenteni az adminisztratív szankciók, viták és az alkalmazottak panaszai kockázatát.

A HR iratkezelés megszervezésének szakaszai a semmiből

A személyzeti nyilvántartások készítéséhez kényelmesen használja a következő lépésről lépésre szóló utasításokat:

A szükséges előkészítése	A személyzeti szolgáltatás megszervezéséhez először bútorokat, irodai berendezéseket, írószereket stb. kell vásárolnia. Mindenképpen szüksége lesz egy személyzeti programra, például "1C: ZUP" és egy referenciajogrendszerre. Ennek köszönhetően az osztály dolgozói nyomon követik utolsó változtatások jogszabályokat, és hozzáférhet a szükséges dokumentumokhoz. A munka és a fontos papírok tárolására széfre van szükség.
A fej regisztrációja	Az igazgató bármely társaság ügyvezető tisztje. Aláírja a papírokat. Annak érdekében, hogy minden jogkört megkapjon, munkaszerződés alapján alkalmazzák. Megfelelő parancsot adnak ki, amellyel kijelöli magát.
Személyzeti munkáért felelős személy kijelölése	Egy kis cégnél ezeket a funkciókat a vezető látja el. Ha az irodai munka az egyéni munkás, munkaszerződést kötnek vele. Ennek alapján megrendelés készül. Ha a feladatokat a korábban felvett alkalmazottak valamelyikére bízzák, további megállapodást és utasítást készítenek.
Belső aktusok elkészítése	Ezeket az igazgató írja alá, és a megrendelésekkel együtt egy speciális mappában tárolják. A helyi dokumentumok közé tartoznak a fent felsorolt ​​dokumentumok ("Szabályozási aktusok" szakasz).
A személyzet fogadásának dokumentálása	Minden dolgozónak rendelkeznie kell egy mappával, ahol az adataival és munkatevékenységével kapcsolatos összes papírt (munkaszerződés, átvételi megbízás, személyi igazolvány) be lehet iktatni.
Munkakönyvek kitöltése	A munkavállalók ezen dokumentumaiba bekerülnek a felvételi, áthelyezési, ösztönzési stb. nyilvántartások. A munkáltató köteles új könyvet kezdeni olyan munkavállaló esetében, aki korábban soha nem dolgozott. A munka és a nyilvántartási napló az irodaszer osztályokon található. Ezeket a papírokat széfben kell tárolni.

Ez az utasítás olyan bábák számára is megfelelő, akiknek nincs tapasztalatuk ebben a kérdésben.

Hogy áll a könyvelés

A nyilvántartások vezetéséhez megfelelően meg kell szervezni a dokumentumfolyamatot.

Ehhez tegye a következőket:

• fejleszteni egy belső szabályozási keret;
• minden egyes államegységhez személyzeti táblázatot készíteni;
• rendszeres megállapodást köt;
• munkaszerződéseket készíteni;
• nyomtatványok kidolgozása a személyzet számára;
• T-2 kártyák kiadása;
• jóváhagyja az alkalmazottak jelentkezési lapjait;
• belső megrendeléseket készíteni.

Minden személyi intézkedést meg kell erősíteni. Listájukat a szabályzat rögzíti.

További pontok

A személyzeti elszámolás a nulláról a személyzet fogadásával kezdődik. Fontos az állásra jelentkezők megfelelő jelentkezése, a szükséges dokumentáció elkészítése.

Személyzet és szabadság

Az egyik kötelező szabványos dokumentum, amelynek a vállalkozásnál léteznie kell, a személyzeti táblázat (T-3 űrlap).

• lista szerkezeti felosztásokés pozíciók;
• az egyes beosztásokhoz tartozó személyzeti egységek száma;
• fizetések, prémiumok pozíciókért;
• szervezeti bérszámfejtés.

Az alosztályokat a szervezet munkája szempontjából fontosságuk sorrendjében tüntettük fel a dokumentumban. Azokon belül is fontossági sorrendben kell megadni az alkalmazottak beosztásait. A munkaszerződésekben és a személyzeti listákban szereplő munkaköröknek meg kell egyezniük.

A létszám egy ütemterv, amelybe a beosztásuknak megfelelően beírják az alkalmazottak teljes nevét.

A szabadságok ütemezése (f. T-7) tükrözi az éves szabadság kiadásának idejét minden munkavállaló számára. Egy évre összeállított. A szakszervezeti testülettel egyetértésben az igazgató hagyja jóvá. A dokumentumot legalább 2 héttel az újév előtt kell kiállítani. A benne szereplő adatok a munkavállalókra és a munkáltatókra egyaránt kötelezőek. A kivétel a kedvezményezettek.

Az ütemterv a következő részleteket tartalmazza:

• osztály neve;
• Munka megnevezése;
• a munkavállaló teljes neve és személyi száma;
• a szabadság napjainak száma;
• a szabadságra való indulás dátumai terv és tény szerint;
• a szabadság elhalasztásának okai, várható időpontja.

Erről 2 héttel a szabadság előtt tájékoztatják a munkavállalót. Megbízást adnak ki, amellyel a munkavállalót aláírás ellenében megismertetik. Novemberben minden osztályvezető számára készíthet egy olyan megbízást, amely arra kötelezi őket, hogy december 1-ig küldjék el a szabadságolási ütemtervet a számviteli osztálynak. Ez megkönnyíti a teljes ütemterv elkészítését.

Az alkalmazottak nyilvántartása

A szervezet teljes értékű munkája az alkalmazottak toborzásával kezdődik. Az állások betöltése papírmunkával jár.

A HR-es munkatárs feladatai az alkalmazottak felvételekor a következők:

• a kérelmező kérelmének bejegyzése egy speciális naplóban;
• a kezdő megismertetése az aktuális utasításokkal és helyi törvényekkel;
• munkaszerződés végrehajtása és a felek aláírásának ellenőrzése;
• a szerződés másolatának kiadása a munkavállaló számára, és az erről szóló megjegyzés elhelyezése a szervezet fejlécén;
• a megbízás teljesítése és nyilvántartása a főkönyvben;
• személyi igazolvány kitöltése, iratok iktatása az ügyben (kivonatok, személyi okmányok másolatai, megrendelések, szerződések);
• dokumentumok átadása a kifizetőnek a munkavállaló bérszámfejtéséhez.

A személyi iratkezelési rendszer kiépítésénél először el kell dönteni, hogy mely dokumentumokat kell elkészíteni, és melyekre van szükség egy adott tevékenységi körhöz.

A szükséges papírok a következők:

• megrendelések a személyzet számára (átvételre, transzferre stb.);
• személyi megbízások (üdülésekre, prémiumokra, üzleti utakra stb.);
• T-2 kártyák;
• munkaerő;
• megállapodások;

További szükséges papírok a következők:

• személyzet;
• pozíció az OT-n;
• utazási napló;
• belső rendszabályok;
• mások.

Munkaköri leírás és Kollektív Szerződés nem kötelező, de ezekkel a dokumentumokkal szinte minden munkáltató rendelkezik.

A kötelező dokumentációk listájának összeállítása után tanulmányoznia kell a kötelező dokumentumokat. Ezek alapján további dokumentumokat kell kidolgozni. Listájuk a jogi személy tevékenységeinek jellegétől és a munkakörülmények jellemzőitől függ. Például, ha egyenruhával és egyéni védőfelszereléssel kell ellátni a munkavállalókat, akkor el kell készíteni a kibocsátás rendjéről és feltételeiről szóló végzést, mely munkavállalóknak van rájuk szüksége.

A speciális körülmények között végzett munka díjazását és juttatását dokumentálni kell: veszélyes iparágakban, rendszertelen, éjszakai munkavégzésben stb. Ezen túlmenően elkészítik a Személyzeti Iratkezelési Szabályzatot. Ez tükrözi a szervezet munkájához szükséges papírok listáját, azok elkészítésének és tárolásának rendjét.

A jogszabály nem kötelezi ilyen Szabályzat kidolgozását, azonban nagyban megkönnyíti a személyzeti tisztek munkáját. Bedolgozni új szervezet először az igazgatót fogadják el, majd felveszi a többi munkatársat.

A szükséges álláshelyek összetétele és száma a létszámtáblázatot tükrözi. Az eljárási szabályok tükrözik az összes munkarendet, a munkavállalókra vonatkozó követelményeket stb. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének normái alapján szabványos munkaszerződést dolgoznak ki.

A számviteli naplók használata előtt azokat el kell készíteni: számozott lapok, összevarrva, lepecsételve. A firmware utolsó lapjára egy papírdarabot ragasztanak. Ezen feltüntetik az oldalak számát, az igazgató vagy a felelős végrehajtó aláír, és pecsétet helyeznek el. A napló első oldalára írja be a szervezet nevét és karbantartásának kezdő dátumát.

A személyi nyilvántartások egyik legfontosabb dokumentuma a munkafüzet. Karbantartásukra megrendeléssel kijelölnek egy felelős személyt, aki ezeket kitölti és felelős a biztonságukért.

Gyakran Ismételt Kérdések

A személyi nyilvántartások rendszerezésének vannak bizonyos finomságai és árnyalatai:

Behajtási parancs	Az eljárást a jogszabály nem tükrözi. Általában a következő lépésekből áll: A jelenlegi szabályozás tanulmányozása. A szükséges dokumentumok listájának meghatározása. Terv készítése a szervezet jövőbeni munkájáról. A dokumentumokért felelős személyek azonosítása. A létszám kialakítása. Munkavállalók fogadásának, költöztetéseinek, személyi változásainak, elbocsátásainak helyességének ellenőrzése. A munkaügyi rendszer jogszerűségének meghatározása a vállalkozásnál.
Az egyéni vállalkozók jellemzői alkalmazottakkal	A vállalkozó a standard forgatókönyv szerint vesz fel személyzetet. A szerződés megkötése több szakaszban történik: A szükséges papírok beszerzése. Pályázat elkészítése. Megállapodás készítése és aláírása. Felvételi rend felállítása. T-2 kártya létrehozása. Bejegyzés készítése a munkaerőbe. Az angolul beszélő állampolgárok foglalkoztatásának megvannak a maga sajátosságai.
Kisvállalkozás menedzsment	Ezekben a szervezetekben a személyi kérdésekkel maga a vezető vagy egy speciális osztály foglalkozhat. A munkáltató kiszervezheti a személyi számvitelét. Minden problémát egy harmadik fél szakosodott szervezete old meg. A dokumentumáramlással kapcsolatos nehézségek akkor jelentkeznek, ha a szervezet nagy, szerkezeti egységekkel és nagy mennyiségű dokumentációval rendelkezik. Ebben az esetben a papírok átadása a futárra hárulhat. Ugyanakkor a végrehajtó szervezet képviselői gyakran nem keresik fel a megrendelő irodáját, vagyis a munkavégzés teljesen távolról történik.
A mikrovállalkozások számvitelének egyszerűsítése	Minden munkafeltételt a munkavállalóval kötött megállapodásban rögzítenek. 2019-ben ezen cégek vezetőinek és egyéni vállalkozóknak jogában áll megtagadni a helyi szabályzatok megalkotását. A mikrovállalkozási státusz elvesztésének pillanatától számított 4 hónapon belül a vezetőség köteles „hagyományos” személyi dokumentációt kiállítani.

A személyi nyilvántartást minden vállalkozásnál vezetni kell, függetlenül a tulajdonformától és az alkalmazottak számától. A létszám a személyi iratkezelés lefolytatását nem befolyásolja. Minden szervezetre ugyanazok a követelmények vonatkoznak, elsősorban a Munka Törvénykönyve RF. Ezért azoknak a cégeknek, amelyek most regisztráltak, jól tájékozódniuk kell Munkatörvényés hozzáértően üzletelni.

Mire való

Egyetlen, még a legmagasabb technológiai színvonalú vállalkozás sem nélkülözheti alkalmazottait. Ezért az övék a mozgást ellenőrizni kell.. A vezető egyik fő feladata a vállalat személyzete feletti minősített ellenőrzés megszervezése.

A személyzeti számvitel olyan eljárások, szervezési kérdések összessége, amelyek a vállalat személyzetének bármely tevékenységének nyomon követésével kapcsolatosak. Ez a fajta üzlet lehetővé teszi egyértelműen szabályozza a munkáltató és a szervezet alkalmazottai közötti kapcsolatot.

A munkavállalók szervezeten belüli minden mozgását dokumentálni kell. A személyzeti iratkezelés biztosítja a szervezet és alkalmazottai közötti munkaügyi kapcsolatok jogi nyilvántartását.

Az orosz jogszabályok kötelezővé teszik a személyzet ellenőrzését minden vállalatnál. A teljes munkaidős alkalmazottak számától függően a szervezetben egy személyzeti tiszt vagy egy egész osztály dolgozhat. A HR vezetők száma a cég sajátosságaitól is függ. A káros, veszélyes munkakörülményekkel rendelkező vállalkozások körülményesebb elszámolást igényelnek, ezért több lesz a személyzeti állomány az államban.

Ha nem megy bele apró árnyalatokba, a személyzeti számvitel általában a következő feladatokat oldja meg:

Minden szervezetnek joga van bizonyos hatáskörökkel ruházni a személyzeti osztály alkalmazottait. Funkcionális felelősségek a vállalat mennyiségi összetételétől és jellemzőitől függően eltérő lehet.

Lépésről lépésre szóló utasítások a könyvelés megszervezéséhez a semmiből

Vállalkozás szervezésekor a felelős alkalmazottak nehéz feladattal néznek szembe - A munkafolyamat kialakítása, minden szükséges papírmunkával együtt.

Ez nagyban függ a személyzet képzettségétől. Ezért olyan személyt kell kinevezni a személyi nyilvántartásért felelős személy pozíciójába, aki jól ismeri az orosz munkajogot és tapasztalattal rendelkezik ilyen munkában.

A kezdeti szakaszban a vállalat vezetőjével együtt el kell döntenie a választható, de a munkához szükséges dokumentációk listájáról.

A munkafolyamat megszervezésére vonatkozó cselekvési terv elkészítése előtt a HR vezetőnek vagy más, a személyzeti egységekkel való munkavégzésért felelős személynek tanulmányoznia kell a hatályos szabályozási keretet és a vállalkozás alapító dokumentumait. Minden személyi dokumentáció ezekkel összhangban készül.

A személyzeti nyilvántartások alapból történő létrehozására vonatkozó lépésről lépésre szóló utasítás a következő lépéseket tartalmazza:

1. Vezető felvétele. Ez a pont az első, mert minden munkaügyi szabályzatot, szerződést, személyi állományi és egyéb kötelező dokumentumot alá kell írnia a felelős személynek, amely az igazgató vagy egy erre felhatalmazott szerv.
2. Ezután szükséges a belső szabályok kialakítása.
3. A harmadik szakaszban elkészül a személyzeti táblázat.
4. Az orosz jogszabályokkal összhangban munkaszerződés-mintát állítanak össze.
5. A személyzet felvétele előtt ki kell dolgozni a munkavállaló hozzájárulását a személyes adatok megadásához, valamint rendelkezéseket azok védelméről.
6. Az alkalmazottak hatósági nyilvántartása, szerződéskötéssel.
7. Megrendelések fejlesztése a felelősség, munkavédelmi előírások és egyéb dokumentációk.

Miután az összes alkalmazottat befogadták az államba, a személyzeti osztály a szokásos módon kezdi meg a munkát. A fő szabály az, hogy minden, munkakapcsolattal kapcsolatos eseményt az elsődleges dokumentációban dokumentáljanak.

Az iratok elkészítésének, lebonyolításának, aláírásának szabályai a vállalkozás belső utasításai szabályozzák. A személyzettel kapcsolatos minden irodai munkáért a személyzeti vezető vagy más, a személyi dokumentumkezelési feladatokkal megbízott alkalmazott felel.

Szükséges dokumentumok

A rendszeres ellenőrzés megszervezéséhez szükséges a személyi nyilvántartásokról szóló dokumentáció vezetése. Ez olyan parancsok, feljegyzések és egyéb dolgok halmaza, amelyek rögzítik a vállalaton belüli összes munkakapcsolatot az adminisztráció és a dolgozók között.

A személyzet jogi ellenőrzése biztosítja jogi regisztráció valamint a munkaügyi kapcsolatok erősítése a munkáltató és az alkalmazottak között.

Jogilag nem tilos belső dokumentumokat készíteni a vállalkozásnál a személyzettel való munka kényelmét szolgálva. Térfogatuk és kialakításuk az intézmény sajátosságaitól függ.

Jogalkotási szinten a következő szabályozások szükségesek:

• belső munkaügyi szabályzat (PWTR). Szabályozzák a szervezeten belüli összes munkaviszony nyilvántartását: a felvételt és az elbocsátást, a munkaszerződések megkötését, a viták rendezését. Ez alapján alakulnak ki hivatalos feladatokat munkavállalók, munkarendjük egyértelműen meghatározott munka- és szünetidőkkel. A szabályok megléte a Munka Törvénykönyve szerint kötelező;
• létszámbeosztás. Beállítja a létszámot, tükrözi a vállalkozás felépítését. Felsorolja az összes elérhető pozíciót, valamint a megfelelő fizetéseket és juttatásokat. A munkatársak listájából tájékozódhat a szabad álláshelyekről. Az ütemterv a vezető vagy az általa meghatalmazott szerv aláírását követően lép hatályba;
• munkaszerződés. Ez a dokumentum egyértelműen meghatároz minden munkaügyi kapcsolatot a munkáltató és a személyzeti egységek között. Világosan rögzíti a munkavállaló munkaköri kötelezettségeit, a felek jogait és kötelezettségeit, ill. Általános rendelkezések. A munkaszerződés tartalmának teljes mértékben meg kell felelnie az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 1. cikkének követelményeinek. 56;
• személyes kártyák. Ez a dokumentum a munkavállalóval kapcsolatos összes információt tükrözi. Személyes ügynek is nevezhető. A személyes ügyek intézésének szabályaira vonatkozóan nincsenek egyértelmű jogszabályi rendelkezések. A lényeg az, hogy a kártyán minden információ szerepeljen a mozgással, szabadsággal, munkavállalói ösztönzőkkel és hasonlókkal kapcsolatban. Az ügy a személyes adatok, fényképek és a kísérőokmányok másolatai költségére történik;
• felvétellel, elbocsátással vagy más munkakörbe való áthelyezéssel, szabadság kiadásával kapcsolatos végzések;
• nyaralás menetrendje. Az alkalmazottak kívánságait, véleményét figyelembe véve állítják össze szakszervezeti szervezet valamint a munkavállalók bizonyos kategóriái számára elérhető jogok;
• jelenléti ív. Az egyes alkalmazottak által ténylegesen ledolgozott idő ellenőrzésére adják ki. Különösen fontos a rugalmas időbeosztású munkavállalók számára;
• munkakönyvek. Egy személy teljes munkatapasztalatát rögzítik. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 66. cikke értelmében munkahelyi bűncselekmény esetén be kell mutatni a munkavállalóknak. A munkaügyi könyveket az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériuma által jóváhagyott utasításoknak megfelelően tárolják és töltik ki;
• munkavédelmi rendeletek;
• rendelet a személyes adatok védelméről. Ezt a törvényi előírást nagyon gyakran megsérti a munkáltató. A rendelkezés kötelező meglétét a szövetségi jogszabályok és a munka törvénykönyve határozza meg.

Az összes személyi dokumentáció karbantartását, kitöltését és tárolását felelősségteljesen kell végezni.

A kötelező dokumentumok hiánya vagy azok helytelen karbantartása esetén adminisztratív felelősséget kell vállalni. A bírság összege a jogalanyok elérheti az 50 ezer rubelt.

Személyi nyilvántartások helyreállítása

A személyzeti nyilvántartásokat nem mindig lehet megfelelően vezetni. Ennek több oka is van:

• képzett személyzeti ellenőrző tiszt hiánya;
• a szervezetben nem alakult ki a személyzeti szolgálat, és a személyi iratkezelési „terhet” kapott alkalmazott fizikailag nem tudott megbirkózni a rábízott feladatokkal;
• a cég vezetése nem fordított kellő figyelmet erre az osztályra és hasonló okokra.

Ha a személyzeti nyilvántartások leromlott állapotban vannak, visszaállíthatók. Minél hosszabb ideig nem végzik el a szokásos munkát, annál nehezebb lesz elvégezni. Először is meg kell találnia egy tapasztalt, felelősségteljes alkalmazottat, aki jól ismeri az orosz munkajogot.

A helyreállítás a következő lépéseken megy keresztül:

1. A rendelkezésre álló dokumentumok gondos tanulmányozása, felosztás és időrend szerinti rendezés. Az elemzést a társaság megnyitásának pillanatától kezdődően a jogszabályi dokumentációval kell kezdeni, majd közvetlenül a személyi dokumentációt kell ellenőrizni.
2. A számlavezetéshez kötelező dokumentumok meglétét vizsgálják.
3. Meglévő dokumentáció tartalmának ellenőrzése. A munkafüzetekkel kell kezdenie. Tartalmazniuk kell a munkaviszony kezdetének nyilvántartását.
4. Elvégzik a létszámtáblázat, a munkaszerződések és a bérlapok tartalmának megfelelőségének elemzését. A számítás a munkaidő-nyilvántartás alapján történt-e.
5. Ismerje meg a megfelelő űrlapok kitöltését. Megvan-e az összes szükséges feljegyzés az ünnepnapi vagy hétvégi munkához, megkapta-e a munkavállaló hozzájárulását, egyeztették-e ezeket a tevékenységeket a szakszervezeti szervezettel?
6. A vakáció ütemezésének ellenőrzése és a munkaidő-nyilvántartásban való feltüntetése.
7. Személyzeti elemzés. A szakmák, pótlékok, megüresedett állások változásának tükröződnie kell az új létszámtáblázatban.
8. Elkezdjük tanulmányozni a munkaszerződések, megrendelések és egyéb dokumentumok elérhetőségét.
9. A dokumentumok helyreállítására szakaszos tervet készítünk. Kezdjük a gyógyulást.

Az ilyen összetett területre beosztott munkavállalónak a dokumentáció állapotának tanulmányozása után el kell fogadnia az eseteket. Ebben a szakaszban leírja, hogy milyen konkrét dokumentumokat és milyen állapotban fogadott el. Csak ezután kezdődik a gyógyulás.

-vel kell kezdeni munkaszerződések visszaállítása. Nehéz lehet elmagyarázni az alkalmazottaknak a szerződések aláírásának szükségességét, a megrendeléseket "visszamenőlegesen", még nehezebb hívjon meg egy nem dolgozó alkalmazottat a céghez dokumentumok kitöltéséhez.

Az események kronológiája fontos a személyi nyilvántartásokban. Megpróbálhatod a következtetést munkaszerződés az aktuális dátumtól, és ebben tüntesse fel a munkára való átvétel tényleges dátumát. De Munkaügyi Felügyelőség, az ilyen dokumentum nem tekinthető megfelelően végrehajtottnak.

Ezért a jelentős bírság kiszabásának elkerülése érdekében a személyi dokumentációk lebonyolításával kellő időben foglalkozni kell.

Szükséges-e kis szervezetek számára

Bármely vállalkozásnál, még akkor is, ha csak egy alkalmazottja van, szükséges a személyi ellenőrzés. Adózási formától, tevékenység típusától vagy a termelés sajátosságaitól függetlenül a számviteli bizonylatok nyilvántartásának teljességéért és helyességéért felelős személynek jelen kell lennie. Az orosz munkajog ezen követelménye az egyéni vállalkozókra (IP) vonatkozik.

Vagyis ha felvett alkalmazott jelenik meg az államban, az egyéni vállalkozónak személyi nyilvántartást kell vezetnie. Ha az egyéni vállalkozó önállóan végzi tevékenységét, nincs szükség személyi nyilvántartásra.

A vezetőnek joga van önállóan megválasztani az ellenőrzés gyakorlásának módját:

• maguktól. Ehhez megfelelő végzettségű szakembert vesznek fel;
• külső szervezetek bevonása, amelyek kiszervezési szolgáltatásokat nyújtanak;
• fizetős internetes szolgáltatások használata.

Nem megfelelő regisztráció miatt személyi állomány Az egyéni vállalkozót közigazgatási és büntetőjogi felelősség is terhelheti..

A karbantartáshoz szükséges dokumentumok listája azonos egyéni vállalkozó és jogi személy esetében.

A különbségek akkor jelennek meg, amikor az egyéni vállalkozó először válik munkáltatóvá. Regisztrálnia kell a helyi hatóságoknál:

• a Nyugdíjpénztárban az első munkavállaló megjelenésétől számított 30 napon belül;
• a társadalombiztosítási pénztárban 10 napon belül.

E követelmény be nem tartása súlyos szankciókat von maga után az ellenőrző hatóságok részéről.

A személyzeti nyilvántartást segítő programok

Ha csak egy alkalmazott van az államban, a személyzeti nyilvántartás nem nehéz. Jogszabályok nem korlátozza személyi állomány egyéni vállalkozótól származó munkavállalók. Ezért az üzletág bővülésével a munkafolyamat automatizálására lesz szükség.

A vállalkozónak joga van önállóan speciális programot választani. NÁL NÉL mostanában a legszélesebb körben használt szoftver "1C: Fizetés és személyzet". Nemcsak a személyi nyilvántartások kezelését segíti automatizálni, hanem megkönnyíti a könyvelést is.

Ezen a programon kívül egy vállalkozó a következő platformokat használhatja a személyzettel végzett munka automatizálására:

• Kors-Kadry;
• Frames Plus;
• Emberi Erőforrások Minisztériuma;
• A cég alkalmazottai és mások.

Számos programot fejlesztettek ki. Egyesek fizetősek, de lehetővé teszik a megtekintési verziók használatát áttekintéshez, mások teljesen ingyenesek, de számos korlátozással rendelkeznek. A „felhőben” vannak olyan programok, amelyek használatához havi befizetés szükséges.

Meg kell jegyezni, hogy nincs program nem vonja el a felelősséget a dokumentumok helyes lebonyolításáért és kitöltéséért. A szoftver leegyszerűsíti a munkát, és sablonokat biztosít a legtöbb szükséges dokumentumhoz.

A személyi számvitel minden szervezet működése szempontjából nagy jelentőséggel bír. Lehetővé teszi bármely munkahelyi esemény kronológiájának egyértelmű nyomon követését, mind az alkalmazottak, mind a vállalati adminisztráció jogainak védelmét. A személyzeti szolgáltatás a vállalkozás arca, munka által, amelyet a vállalat egészének tevékenysége alapján ítélnek meg.

Ebben a videóban vizuális és részletes utasításokat arról, hogyan kell lépésről lépésre rendszerezni a személyzeti nyilvántartásokat egy szervezetben.