A számviteli bizonylatok programja a szervezetben. Az AC elektronikus levelezési napló új verziója. Az alkalmazás működése: főbb jellemzők

(Számítógépes hálózatban való használatra a szerepkörökkel (titkár, határozat készítő, ügyvezető felhasználó, rendszergazda), többfelhasználós verzió)

Programot tartalmaz Elektronikus folyóirat levelezés(kliens rész és adatbázis fájl), felhasználói kézikönyv, kézikönyv a program első indításához és egy fájl leírással friss változások programokat.

Mi újság:

A program kliens részének verziója 3.4.5

1. A Destination Directoryban az adattábla alapértelmezés szerint csökkenő sorrendben van rendezve. Az utoljára megadott címzettek (ahonnan a levelezés érkezett) a fenti táblázatban jelennek meg.
2. üzemmódban " Dokumentumfájl", "A bejövő dokumentumok naplója", "A kimenő dokumentumok naplója"Az "Ügyszám" sor hozzáadásra került a dokumentum kereső és kiválasztási rendszerének táblázatához további feltétel kiválasztás ügyszám szerint a nómenklatúrában. A keresési feltétel "a listából" van beállítva. Az "Ügyszám" mező értéke a referenciakönyvből a jobb egérgomb megnyomásával választható ki (közvetlenül a "mezőérték" oszlopban).

A keresési és kiválasztási rendszer megjelenése "Dokumentumkártya" módban:

Az AC program Elektronikus levelezési naplója dokumentumkereső és -kijelölő rendszerének használatáról bővebben a 6.1. pontban olvashat.

A jobb egérgombbal kattintva a keresőtábla azon sorában, ahol a "Mezőértékek" oszlopban az "Ügyszám" mező neve szerepel, megjelenik egy ablak a kívánt ügyszám kiválasztásához a nómenklatúrából.

3. Hiba javítása az ügyszám értékének kiválasztásánál a kimenő bizonylat nyilvántartási kártyáján.
4. Hiba javítása a bejövő bizonylat előadójának hozzáadásakor, ha a dokumentum felbontásának dátuma nincs kiválasztva.
5. Megváltozott megjelenés mód "Felhasználók és jelszavak". Ez a mód csak az „Adminisztrátor” (Rendszergazda) szerepkörrel rendelkező felhasználók, valamint a SYSDBA felhasználó számára érhető el. A felhasználókkal és szerepekkel kapcsolatos további részletekért lásd a program felhasználói kézikönyvét, 8.1-8.2. Az üzemmódban minden funkcionális művelet átkerült a vezérlőpultra a "Funkciók" menüpontban.

A program kliens részének verziója 3.4.4

1. A bejövő / kimenő dokumentum regisztrációs kártyájában (" fül A dokumentum elektronikus másolatai") kijavította a fájlok más alkalmazásokból történő húzással történő hozzáadásának hibáját (Drag&Drop technológia).

2. Az elektronikus dokumentumok exportálásának lehetősége hozzáadva (" fül A dokumentum elektronikus másolatai") a kiválasztott fájlok egérrel való húzásával.

Exportálás a programfájlokból, amelyek tartalmazzák dokumentumok elektronikus másolatai az egér segítségével először ki kell választani a kívánt számú fájlt, majd lenyomva kell tartani a bal egérgombot és húzni a kurzort egy másik programra vagy ablakra, majd fel kell engedni az egérgombot. A kiválasztott fájlok a program adatbázisából másolódnak.

3. A program főmenüjében a „Vezérlés” rész tételei módosultak. "" alszakasz eltávolítva Végrehajtás ellenőrzése", amely a beérkező bizonylatok aktuális és előzetes ellenőrzésére szolgáló tételeket tartalmazza. Bekerült egy tétel, amelyben lehetőség nyílik az aktuális dátumra és a jövőbeli időszakokra vonatkozó bizonylatok kiválasztására és ellenőrzésére.

4. Az "Elemzés - Dokumentumok elektronikus másolatai" módban az elektronikus dokumentum megnyitásának funkciója megváltozott (a Windows 7-8 memóriahasználati konfliktusának kiküszöbölése érdekében).

5. Optimalizált szoftver interfész módokban Bejövő/kimenő dokumentumok naplója. Növelték a bejövő/kimenő iratok nyilvántartási kártya keresésének és megnyitásának sebességét.

6. Megváltozott a programmódok és a "Bejövő/Kimenő dokumentumok nyomtatása" megjelenése. A megjelenés egységessé vált az összes főbb ablakmódban, beleértve a következő elemeket: vezérlőpult, adattábla, állapotsor. A vezérlőpult hasonló elemekkel is rendelkezik: keresés, rekordok kiválasztása, keresés és kijelölés, funkciók stb.

Megjelenési mód:

A "Nyomtatás" mód megjelenése bejövő/kimenő iratok nyilvántartása":

7. "" módban további dokumentuminformációk találhatók a legördülő panelen, amely lehetővé teszi, hogy nagyobb számú dokumentumot jelenítsen meg ellenőrzés alatt a monitor képernyőjén.

8 Frissítettük a program főmenüjének táblázatát AS Electronic Journal of Correspondence menüpontok eltávolításának és kiegészítésének figyelembevételével (lásd 3. pont).

A program kliens részének verziója 3.4.3

1. Javítva egy hiba az adatok szűrésében a kóbor rendszerben.
2. Javítva a kontextuális keresési hiba a dokumentumok elektronikus másolataiban "" módban ("Elemzés" ág)."
3. Hiba javítása a "Megjelenített rekordok száma az indexben" paraméter ("Nézet -> Megjelenített rekordok száma az indexben" menü) kijavítása.
4. Frissítettük a dokumentumkereső és kiválasztási rendszer alapértelmezett beállításait.
5. Frissültek a dokumentumkereső és kiválasztási rendszer mentett beállításai.
6. Frissítettük a program regisztrálásához szükséges paramétereket.
7. A bejövő és kimenő dokumentumok regisztrációs kártyáján elérhető a „Dokumentumok szkennelése” mód (" fül A dokumentum elektronikus másolatai").
8. A szabványos felbontások könyvtárában a "standard felbontás tartalma" mező 512 karakterre bővült.

A program kliens részének verziója 3.4.2

1. Hozzáadott egy ügynököt, amely értesíti a felhasználókat az új regisztrált bejövő dokumentumokról, a határidős dokumentumokról. A „Resolution Author” programban szerepkörrel rendelkező felhasználók számára az értesítő ügynök tájékoztat a figyelembe veendő (jóváhagyandó/elutasított) új kimenő dokumentumokról.

A riasztási ügynök a Windows rendszertálcáján található.

Lehetőség van a felhasználó értesítési időszakának beállítására a megtörtént eseményekről, a program megjelenítésének beállításával a Windows tálcán.

2. Hozzáadási/eltávolítási engedélyek hozzáadva dokumentumok elektronikus másolatai a program minden felhasználójának. Korábban csak a „titkári” szerepkörrel rendelkező felhasználó rendelkezett ilyen jogokkal.
3. A bejövő dokumentum "Folyamat" mezőjének hossza 50-ről 256 karakterre nőtt.
4. A bejövő bizonylat "Űrlap regisztrációs száma" mezőjének hossza 10-ről 20 karakterre bővült.

A program kliens részének verziója 3.4.1

1. Megnyílik a "Felelősök és végrehajtók osztályok szerint" mód.

A mód megjelenése egy fa szerkezet, lehetővé teszi a bemutatást személyi állomány szervezetek fa formájában, amelyben az ágai vannak szerkezeti felosztások, alkalmazottak. A társaság személyzeti struktúrájának ágaiba történő befektetések száma nem korlátozott.

Példa a cégfa szerkezetére:

2. A "Helyszín címe" mező hozzáadásra került a címjegyzékhez.

3. A beérkező bizonylat regisztrációs kártyáján az információk megjelenése, elrendezése módosult.

4. Mező mérete " további információ A bejövő és kimenő dokumentumból 2048 karakterre nőtt.

5. Frissítettük a dokumentumkereső és kiválasztási rendszer alapértelmezett beállításait.

6. Be a bejövő dokumentum regisztrációs kártyája az információk megjelenése és elrendezése megváltozott. A kimenő dokumentum regisztrációs kártyája 6 lapra osztva:
- Információ a kimenő dokumentumról;

- A dokumentum jóváhagyása;

Bejövő dokumentum az ellenőrzés alóli eltávolításhoz;

További információ;

Postaköltség;

- A dokumentum elektronikus másolatai.

7. Be a bejövő és kimenő okmány regisztrációs kártyája a „dokumentum elektronikus másolata” gomb egy külön lapra kerül.

Különféle formái vannak a főkönyveknek. A könyvelő programok gyakran nehézkes, több ablakból álló felületet kínálnak, amely megnehezíti a program megkezdését.

Az ilyen levelezési naplóval való munkavégzés arra kényszeríti a felhasználót, hogy folyamatosan keresse az adott művelet végrehajtásához szükséges menüpontokat, időnként új ablakokat nyisson meg és zárjon be, amelyekben a program funkcionalitása szétszórtan található.

A bejövő és kimenő dokumentumok mintanyilvántartása - a honlapunkon bemutatott elektronikus nyilvántartás - számos előnnyel jár. A program jellegzetes elnevezését nem véletlenül választották. Kényelmes MAGAZIN igazán kényelmes: szinte minden naplózással kapcsolatos művelet csak két ablakban történik - a főablakban és a levélszerkesztő ablakban.

NÁL NÉL Kényelmes MAGAZIN még ha új bejegyzéseket akarunk bevinni a kapcsolódó adatbázistáblákba, nem kell új ablakot nyitni, bár ez a lehetőség is biztosított.

A levélszerkesztő ablak felépítése egy adott intézmény munkafolyamatának jellemzőit tükrözi. Weboldalunkról letöltheti a könyvelési programot a bemutatott formában. De a program is részben vagy teljesen újratervezve az Ön szervezete követelményeinek megfelelően.

Dokumentum regisztrációs program
Handy XP Magazine

• Fő ablak

  
  

  A bejövő és kimenő dokumentumok nyilvántartására szolgáló elektronikus napló fő ablaka a levelekkel kapcsolatos legfontosabb információkat tartalmazó táblázat.
  A napló minden sora lehetővé teszi, hogy teljes képet kapjon egy adott betűről.

  A kiválasztott betűvel végrehajtandó műveletek közvetlenül elérhetők az eszköztárban, és megkettőződnek a helyi menüben. Ha duplán kattint a bal egérgombbal a levélre vonatkozó információkat tartalmazó sorban, megnyílik a levél szerkesztésére szolgáló ablak.

• 
  

  A levélszerkesztő ablakban minden eszköz megtalálható a megfelelő párbeszédablakban kiválasztott relációs adatbázis táblák mezőivel való munkavégzéshez a programmal való munka megkezdésekor.

  A kapcsolódó adatbázistáblákba új értékeket adhat meg az aktuális ablak elhagyása nélkül.

• 
  

  A program elindításakor lehetőség nyílik kiválasztani a munka során használni kívánt adatbázist. Dolgozhat a Microsoft SQL Server Compact Edition 4-es verziójú formátumú fájljával vagy közvetlenül a Microsoft SQL Serverrel.

  Alapértelmezés szerint a Microsoft SQL Server Compact Edition formátumú fájlja van kiválasztva, amely a "Convenient Journal" programhoz tartozik, és ugyanabban a mappában található, mint az UZh.exe végrehajtható fájl. Így a programmal való munka megkezdéséhez egyszerűen kattintson a "Megnyitás" gombra ebben a párbeszédablakban.

  A program parancsikonjában az adatbázisfájl elérési útja is megadható. Például a kulcs használatakor -sqlcepath "C:\db\myBase.sdf" a megfelelő elérési út a program indításakor az adatbázisfájl kiválasztó mezőben lesz megadva.

• Nyomtatási ablak

  
  

  A levelek regisztrációs naplójának kinyomtatása a program főablakából történik.
  Számviteli napló nyomtatásakor kiválaszthatja, hogy mely rekordokat kívánja kinyomtatni, és a táblázatot a lapon középre állíthatja.

• Főablak - Menü

  

  A program főablakának eszköztárának parancsai megkettőződnek a helyi menüben.

  A jobb egérgomb megnyomásával kijelöli a sort a Ebben a pillanatban a kurzor alatt.

• Főablak - Keresés betűszám alapján

  

  A főablak képes keresni és szűrni az üzeneteket a bejövő számok alapján.

  A táblázatban minden betű megjelenik, amelyek száma a keresőmezőbe beírt számokat tartalmazza.

• Főablak – Keresés partner szerint

  

  A bejövő szám alapján történő keresésen kívül lehetőség van betűk keresésére is az ügyfél neve alapján, a keresési karakterlánc automatikus kiegészítésével a beírt szó első betűi alapján.

  A keresés optimalizálva van, és nem a megfelelő adatbázistáblázatban található összes elérhető ügyfélre, hanem csak azokra, amelyekhez bizonyos betűk vannak társítva.

• Vállalkozók

  
  

  Az adatbázistáblázatokba új rekordok megadásának lehetősége magában az "Üzenet szerkesztése" ablakban található: csak írja be a kívánt értéket a legördülő listamezőbe.
  Ha a megadott érték nem létezik az adatbázisban, akkor mentési prompt jelenik meg, és megerősítés esetén új készlet jelenik meg az adatbázisban, és ennek megfelelően frissül a legördülő lista tartalma.

• Levélszerkesztő ablak - Mezők

  

  A szerkesztés során módosított mezőket speciális ikon jelzi.

  A bevitt változtatások vizuális ellenőrzése nagyban leegyszerűsíti a munkát a levél szerkesztési formájával.

• Levélszerkesztő ablak – Automatikus kiegészítés

  

  A "Level szerkesztése" ablakban a kimenő szám automatikus kiegészítése valósult meg.

  Ebben az esetben a kimenő szám a bejövő szám alapján épül fel, figyelembe véve a szervezetben elfogadott számkiosztási szabályt.

• Útmutató könyvek

  

  Az adatbázistáblában lévő rekordok szerkesztését lehetővé tevő ablak az „Üzenet szerkesztése” ablakból hívható meg az egyes mezőktől jobbra található gomb megnyomásával, ahol egy legördülő lista található. Amikor SQL Server CE adatbázisfájllal dolgozik, korlátozás nélkül törölheti a rekordokat. Az SQL Expresszel végzett munka során csak azokat a rekordokat törölheti, amelyek nem kapcsolódnak idegen kulcshoz.

• Főablak – Exportálás

  
  

  A program biztosítja a teljes napló vagy csak a kiválasztott rekordok exportálását Excelbe. Nyomtatáskor lehetőség van egy vagy több rekord kiválasztására is.

Program a szervezet bejövő és kimenő levelezésének és belső dokumentumainak elszámolására.

A szoftvertermék testreszabható a szervezet igényeihez.

A cége levelezésével kapcsolatos információk, valamint a belső dokumentumok (megrendelések, utasítások és így tovább) egy helyen találhatók - a dokumentum-nyilvántartási naplókban, és mindig könnyen megtalálhatja a megfelelőt.

Minden bejövő, kimenő vagy belső dokumentumra vonatkozó minden információ egyértelműen megjelenik a megfelelő dokumentum kártyáján

A bizonylatszám formátumát az irodai munkában megszokott módon állíthatja be

A napi forgatagban sem felejti el a teljesítetlen dokumentum határidejét! És nem kell egy halom papírt válogatnia az ilyen dokumentumok kereséséhez - a program magára emlékezteti őket

Az értesítéseket csak felhatalmazott tisztviselők kapják: az értesítések minden felhasználóhoz be vannak állítva. Az emlékeztetőket naptár formájában is megtekintheti!

A programmal való munka megkezdéséhez nem kell manuálisan megadnia a korábbi évek dokumentumait – ezeket automatikusan letöltheti egy Excel fájlból.

A dokumentumokon végzett kényelmes csapatmunka a hálózati mód támogatásával és a jogok megkülönböztetésének lehetőségével biztosított. A "Szervezet dokumentumainak regisztrációja 4.8" programhoz való hozzáférés és az azzal való munka szigorúan szabályozott: a felhasználó számára engedélyezett funkcióktól függően három hozzáférési szintet valósítanak meg - adminisztratív, felhasználói és csak megtekintésre (módosítási jog nélkül). Ezenkívül lehetőség van a naplókhoz való hozzáférés finomhangolására minden hozzáférési szinthez.

A szkennerrel való munkavégzés támogatása lehetővé teszi az eredeti dokumentumok beszkennelt másolatainak egyszerű betöltését a programba, lehetőség van a szkennelés streamingre, ha olyan szkennert használ, amely támogatja az automatikus lapbehúzást.

A dokumentumok lebonyolításáért felelős tisztviselők időben értesítést kapnak az új feladatok beérkezéséről - a program e-mailben értesítést küld, fájlok összekapcsolására, üzenetek tárolására és keresésre.

Tetszőleges számú cég dokumentumainak kezelése egy programban: a dokumentumokkal kapcsolatos összes információ egy helyen található, hozzáférhető és kényelmesen bemutatható

A „Csak az Ön dokumentumainak megtekintése” funkció lehetővé teszi a dokumentumok megosztását a végrehajtók között, így megszűnik mások dokumentumainak megtekintése és javítása.

A programok fájlverzióinak napi automatikus archiválásához idő szerint használhatja az ingyenes Automatic File Archiving segédprogramot.

A telepítéshez ingyenes verzió programok:

*A terméktámogatás az interneten keresztül történik.

Licenc az 1 munkahely a program szabványos (nem SQL-es) verzióját ingyenesen, korlátozások nélkül biztosítjuk.

További hálózati munkák vásárlásához küldjön jelentkezést a címre, melyben tüntesse fel cége nevét, a termék megnevezését („Szervezet dokumentumainak nyilvántartása 4.8”) és a további munkák számát, mi pedig elküldjük. egy szerződést és egy számlát.

Fizesse ki a számlát az Ön számára megfelelő módon.

Fizetés után küldje el a címre Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. A megtekintéséhez engedélyezni kell a JavaScriptet.

A "Szervezet dokumentumainak nyilvántartása 4.8" program ára

Alap verzió- 1 munkahely - Ingyenes

2-től 5-ig - 4000 rubel 1 munkahelyre
6-tól 10-ig - 3000 rubel 1 munkahelyre
11-től 20-ig - 2000 rubel 1 munkahelyre
21-től és többtől - 1000 rubel 1 munkahelyre

Árkalkulátor

0+1*4000=4000 dörzsölje.

0+4*4000+1*3000=19000 dörzsölje.

0+4*4000+5*3000+10*2000+5*1000=56000 dörzsölje.

*Az ár 1 évet tartalmaz technikai támogatás telefonon és interneten keresztül.

* A feladási mód külön licencelhető, az 1 éves licenc költsége 4000 rubel. Amikor bekapcsolja a "Vezérlő szoba" módot

Olyan szervezetek számára, amelyek fokozott adattárolási megbízhatóságot és hozzáférési biztonságot igényelnek információkhoz, az adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés blokkolása, az esetleges beépített adattitkosítás, a webes kliens használatának lehetősége a dokumentumok megtekintéséhez és az androidos alkalmazás az előadók értesítésére a dokumentumok átvételéről és a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése program verziói Szervezeti dokumentumok regisztrálása Microsoft SQL Server és PostgreSQL rendszerekhez.

A "Szervezet dokumentumainak nyilvántartása" program megvásárlásához" SQL verzió:

1. Töltse le a program demo verzióját (telepítési fájl MS SQL Server és PostgreSQL esetén), és telepítse a programot.

2. Küldjön nekünk jelentkezést a címre Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. A megtekintéséhez engedélyezni kell a JavaScriptet., tüntesse fel benne cége nevét, a termék megnevezését („Szervezeti dokumentumok nyilvántartása MS SQL 4.8-as verziója” ill."Szervezeti dokumentumok regisztrációja 4.8 PostgreSQL verzió") és a munkák számát, és küldünk Önnek szerződést és számlát.

3. Fizesse ki a számlát az Ön számára megfelelő módon.

4. Fizetés után küldje el a címre Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. A megtekintéséhez engedélyezni kell a JavaScriptet. fizetési visszaigazolást (a fizetési megbízás másolata vagy száma, a fizetés dátuma és összege), és küldünk Önnek egy regisztrációs kódot és egy aktiváló kódot.
Az eredeti dokumentumokat (szerződés, használati jog átvételi és átadási okirata, számla, számla, licencszerződés) fizetés után postai úton küldjük meg.

"Az MS SQL 4.8-as verziójának szervezeti dokumentumainak regisztrációja" program ára

Alap verzió- 1 munkahely - 9000 rubel

További munkahelyek (hálózati együttműködéshez):
2-től 5-ig - 6000 rubel 1 munkahelyre
6-tól 10-ig - 5000 rubel 1 munkahelyre
11-től 20-ig - 4000 rubel 1 munkahelyre
21-től és többtől - 3000 rubel 1 munkahelyre

A licencek költségének kiszámításához használhatja Árkalkulátor

Példa költségszámításra 2 munkahelyre:
9000+1*6000=15000 dörzsölje.

Példa költségszámításra 6 munkahelyre:
9000+4*6000 +1*5000 = 38000 dörzsölje.

Példa költségszámításra 25 munkahelyre:
9000 +4*6000 +5*5000+10*4000+5*3000=113000 dörzsölje.

A kiterjesztett jótállási opció választása esetén egy további év támogatás költsége a licencek árának 20%-a.

* A licenc időtartama nem korlátozott.

"Vezérlő szoba" 1 hónap ingyenes, az időkorlátos licenc költsége 12 000 rubel.

PostgreSQL egy szabadon terjesztett SQL szerver, amely méltó alternatívája a kereskedelmi Microsoft SQL Servernek, a PostgreSQL DBMS különösen releváns közintézmények az orosz szoftvertermékek használatára vonatkozó irányelvek betartása mellett.

A "Szervezeti dokumentumok regisztrációja 4.8 PostgreSQL verzió" program ára

Alap verzió- 1 munkahely - 10 000 rubel

További munkahelyek (hálózati együttműködéshez):
2-től 5-ig - 7000 rubel 1 munkahelyre
6-tól 10-ig - 6000 rubel 1 munkahelyre
11-től 20-ig - 5000 rubel 1 munkahelyre
21-től és többtől - 4000 rubel 1 munkahelyre

A licencek költségének kiszámításához használhatja Árkalkulátor

Példa költségszámításra 2 munkahelyre:
10000+1*7000=17000 dörzsölje.

Példa költségszámításra 6 munkahelyre:
10000+4*7000 +1*6000 = 44000 dörzsölje.

Példa költségszámításra 25 munkahelyre:
10000 +4*7000 +5*6000+10*5000+5*4000=138000 dörzsölje.

*Az ár 1 éves telefonos és webes technikai támogatást tartalmaz. A kiterjesztett jótállási opció választása esetén egy további év támogatás költsége a licencek árának 20%-a.

* A licenc időtartama nem korlátozott.

* A feladási mód külön licencelhető, az 1 éves licenc költsége 4000 rubel. Amikor az üzemmód be van kapcsolva "Vezérlő szoba" 1 hónap ingyenes, az időkorlátos licenc költsége 12 000 rubel.

A programhasználók körében Moszkva város Állami Egységes Vállalata "Egyedi Objektumok Újjáépítési és Fejlesztési Osztálya", JSCB "Russian Trust Bank", LLC "KB Finance Business Bank", Kereskedelmi Bank "RBA", LLC "Multipurpose Processing Company", OJSC " Tsentromashproekt", OJSC "Krasnogorsky Zavod" "Elektromos motor", GKU RD "Egy állami ügyfél-fejlesztő igazgatóság", Makhachkala város és még sokan mások.

04.02.2016 Levelezés regisztrációja a számítógépen számos tagadhatatlan előnnyel rendelkezik a hagyományos, nem elektronikus folyóiratokkal szemben. Ezek közül csak néhányat mutatunk be, amelyek nagymértékben leegyszerűsítik az iratok nyilvántartását és növelik a cég belső irodai munkájának hatékonyságát.
1. Egységes súgórendszer. A kezdetben kialakított címtárak (munkavállalók, levelezés típusai, címzettek stb.) lehetővé teszik a jövőbeni hatékony felhasználásukat: kiküszöbölik az azonos értékek félreérthető értelmezését, bizonyos szempontok szerinti dokumentumok (dokumentumok) keresésénél, kiválasztásánál használatosak. egy adott vállalkozó esetében a levelezés típusa, az ügyek nómenklatúrája stb. szerint) használják az irodai munkáról szóló zárójelentésben.
2. Bejövő és kimenő dokumentumok(levelezés) egyetlen kártyafájlban található, ellentétben a normál regisztráció során a különböző papírmagazinokkal. Ez a kártyafájl korlátlan méretű lehet (a hagyományos magazinokhoz képest), és a vállalat teljes történetére vonatkozó dokumentumokat tárolhat. Ez lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja szükséges dokumentumokat az elektronikus archívumban.
3. Tárolási képesség elektronikus levelezési fájl papíralapú dokumentumok másolatai (szkennelt, EDS-szel aláírt elektronikus fájlok ( Elektronikus aláírás). Egy ilyen elektronikus levelezési napló együttes használatával (a cég számítógépes hálózatában) minden dolgozó hozzáférési szintjének (szerepkörének) megfelelően azonnal hozzáférhet a szükséges regisztrált bejövő/kimenő dokumentumhoz, valamint annak elektronikus másolatát. Az EDS vállalaton belüli alkalmazása esetén lehetőség van a hagyományos papírhordozók elhagyására, ami jelentősen csökkenti a pénzügyi költségeket.
4. A beérkező dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése. Szintén szembetűnő a hatékonyság egy hagyományos magazinhoz képest. Ez az ellenőrzött dokumentumok kiválasztásának sebessége, nemcsak az aktuális ellenőrzés, hanem az előzetes (jövőbeni időszakok) végrehajtásának lehetősége is. Részletes információk a bejövő levelezés végrehajtásának ellenőrzéséről
5. Kimeneti bizonylatok nyomtatása: regisztrált bejövő/kimenő levelezés nyilvántartása, ellenőrzött iratnyilvántartások (határidővel), iratfeloldás, regisztrációs kártya, információ az irat mozgásáról. Minden esetben, amikor dokumentumokat nyomtat, kész sablonok. Ez lehetővé teszi a kész dokumentumok automatikus fogadását másodpercek alatt.
Az elektronikus folyóiratok előnyei a papíralapú folyóiratokhoz képest korántsem teljesek.
Ennek a cikknek az a célja, hogy megismertesse az olvasót az AC "" program képességeivel a bejövő / kimenő dokumentumok regisztrálásakor. A fent leírt előnyök is megvalósulnak benne.

Egy programban Electronic Journal of Correspondence a bejövő és kimenő iratok nyilvántartása az iratállományban történik. Az elektronikus dokumentumfájl mód aktiválása a program "Regisztráció - Dokumentumfájl" főmenüpontjának kiválasztásával történik:

Az AS Electronic Correspondence Journal dokumentumok kartotékának megjelenése így néz ki:


Az irattár kezelőfelülete (az irattár eszköztár egyes elemeinek hozzárendelése, iratszekrény helyi menü, adattábla) a felhasználói kézikönyv 3.2.1 - 3.2.3 pontjaiban található részletesen. () .
Ha bejövő vagy kimenő dokumentumot szeretne regisztrálni az elektronikus dokumentumfájlban "Elektronikus levelezési naplóként", nyomja meg a "Funkciók - Új" gombot az eszköztáron. A program megnyit egy ablakot a dokumentum regisztrálásához:

A „Levelezési besorolás” mező kiválasztásától függően a bejövő vagy kimenő irat nyilvántartása folytatódik.

Bejövő dokumentum esetén a regisztrációs kártya így néz ki:


Miután megadta a bejövő / kimenő dokumentumra vonatkozó információkat a regisztrációs kártyán, a dokumentum regisztrációjának befejezéséhez kattintson az eszköztár "F2 mentése" gombra (van alternatív módon dokumentumok mentése - F2 billentyűzet).
A dokumentum mentése után az arra vonatkozó információk megjelennek az elektronikus irattár adattáblázatában.
A levelezés regisztrálásáról az AC program Electronic Journal of Correspondence programjában további információkért lásd a Felhasználói kézikönyv 3.2.4-3.2.10.

Minden nagy forgalmú vállalkozásnál mindig problémák vannak az üzleti dokumentáció karbantartásával, különösen annak tárolásával és feldolgozásával. Az ilyen szervezetekben fontos papírok halmozódnak fel amint lehetséges, így egy idő után azzá válik tényleges probléma tárolásuk, valamint további nehézségek halmozódnak fel, mint például a papírok biztonságához szükséges feltételek betartása, megfelelő rendszerezése, archiválása.

Persze rég elmúltak azok az idők, amikor a poros polcokon felgyülemlett, egy rakás felesleges papírhulladékban elveszett hivatalos iratok. Napjainkban a fejlesztésnek köszönhetően információs technológiák erre a célra speciális számítógépes programok és elektronikus rendszerek. Például "A szervezet dokumentumainak regisztrációja 4.2" (letölthető a www.araxgroup.ru webhelyről), amely a szervezet bejövő és kimenő levelezésének és belső dokumentumainak rögzítésére szolgál. Ügyes használatának köszönhetően fel sem merül a kérdés, hogy mit kezdjünk a régi rendelésekkel, utasításokkal, hogyan biztosítsuk azok biztonságos tárolását.

Az alkalmazás működése: főbb jellemzők

A hétköznapi PC-felhasználók számára kényelmes és intuitív alkalmazás segítségével gyorsan megszervezheti a releváns dokumentáció könyvelését a vállalat minden szintjén és bármilyen formátumban, valamint elkészítheti a szükséges jelentéseket. A rendszer egy teljes munkaciklust biztosít egy dokumentummal: a létrehozástól és a feldolgozástól a mentésen át az archívumig, így bátran mondhatjuk a vállalati munkafolyamat teljes automatizálását és elektronikus formátumba konvertálását. Most a vállalatnál a dokumentáció karbantartásához közvetlenül kapcsolódó folyamatok nem igényelnek gondos és gondos ellenőrzést bizonyos műveletek végrehajtása felett. A program mindent magától megtesz, és emlékezteti Önt a dokumentumok határidejére.

Az összes vonatkozó papírt, valamint a bejövő / kimenő információkat a Programdokumentum regisztrációs naplói tárolják, így nem lesz nehéz megtalálni a szükséges dokumentumot. Az elektronikus dokumentum kinyomtatása sem okoz kellemetlenséget, mert bármilyen modern formátum elérhető - Word / Writer, Excel / Calc -, a fájlmunka "natív" alkalmazásokban való folytatásának lehetőségével.

A program előnyei

Amellett, hogy saját vizuális sablont használhat kártya formájában, a program a következő előnyöket nyújtja a felhasználónak:

• riasztások beállítása a küldöttek számára tisztviselők egyénileg, naptári emlékeztető létrehozásával;
• szabályozott hozzáférés a programhoz a tevékenység szintjétől függően - az egyszerű megtekintéstől a változtatás joga nélkül az adminisztratív ellenőrzésig;
• dokumentumok szkennelt másolatainak készítése;
• hozzáférési jogok beállítása a dokumentumnaplókhoz, csak a dokumentumok láthatóságának engedélyezése;
• hálózati működési mód támogatása a produktív és kényelmes csapatmunka érdekében;
• értesítések küldése ezen keresztül Email vagy által belső posta programok;
• több vállalat dokumentumainak egyidejű tárolásának lehetősége;
• az egyes naplómezők gyors elemzésének, szerkesztésének és keresésének megvalósítása - a program automatikusan generálja a szükséges jelentéseket;
• integráció az ingyenes Asterisk IP telefonkiszolgálóval, amely lehetővé teszi, hogy naprakész információkat találjon, mielőtt felveszi a kézibeszélőt.

Így a továbbfejlesztett "A szervezet dokumentumainak regisztrálása 4.2" segédprogram lehetővé teszi, hogy egyetlen üzleti területet hozzon létre egyszerű, biztonságos és megbízható irányítási rendszerrel. Egy speciális Android-alkalmazás segítségével pedig bármilyen körülmények között tarthatja a kapcsolatot, megismerheti a beérkező dokumentumokat és beszámolhat a teljesítményről, még akkor is, ha csak okostelefon van kéznél.