Elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS): mi az, jellemzői és ajánlásai. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer - mi ez és miért van szükség rá? Népszerű elektronikus dokumentumkezelő rendszerek

Bármely cég előbb-utóbb elgondolkodik az üzleti folyamatok optimalizálásán, hatékonyságának növelésén, amely az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekkel (EDMS) koordinálható.

Az EDMS lehetővé teszi a különféle méretű és tevékenységi körű vállalkozások dokumentumaival való munka automatizálásának problémáinak megoldását, beleértve a földrajzilag elosztott vállalkozásokat is. Az ebbe az osztályba tartozó szoftverrendszerek biztosítják a cég jogilag jelentős dokumentumáramlásának megszervezését, irattár vezetést, az iroda munkájának automatizálását (bejövő és kimenő levelezés nyilvántartása, dokumentumok szkennelése és elektronikus formában történő eljuttatása a végrehajtókhoz) , a teljesítési fegyelem ellenőrzése, a szerződések és a kifizetések összehangolása, a szervezeti - adminisztratív bizonylatok lebonyolításának koordinálása és ellenőrzése, az elsődleges számviteli bizonylatok feldolgozása és tárolása, valamint a különböző üzleti területekre specializálódott folyamatok automatizálása. Ezenkívül a legtöbb modern EDMS jellemzője a mobileszközök támogatása és a meglévő vállalati információs platformokkal való integráció képessége.

Az orosz piacon hatalmas számú elektronikus dokumentumkezelő rendszer található, és hogy a cégek könnyebben tudjanak választani, összeállítottunk egy válogatást az ilyen megoldásokból. Mindegyik kizárólag hazai gyártású, megfelel mind az orosz szabályozási keret, mind a nemzetközi szabványok dokumentumkezelési területén a jogszabályi és szabályozási és módszertani követelményeknek, valamint az IT biztonsági követelményeknek. Külön érdemes megjegyezni, hogy az alább felsorolt ​​termékek szinte mindegyike szerepel a hazai szoftverek nyilvántartásában, és az Orosz Föderáció kormányzati szervei és szervezetei, valamint a szoftverimport helyettesítési program keretében projekteket végrehajtó vállalatok számára ajánlott. .

1. "Párbeszéd". Fejlesztő: Állami Egységes Vállalat Krymtekhnologii (a Krími Köztársaság Belpolitikai, Információs és Kommunikációs Minisztériumának támogatásával).
2. Vállalati elektronikus dokumentumkezelő rendszer KSED 3.0. Fejlesztő: "CROC Region".
3. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer "SED-Sirius". Fejlesztő: Információs Technológiák és Végrehajtó Hatóságok Rendszerei Központ (CITIS).
4. Folyamatautomatizálási rendszer az útépítő szervezetek számára "Epyura" (az "1C: Enterprise" platformra épülve). Fejlesztő: Arakelyan Armen Rafikovich.
5. EDMS "Syncope-document". Fejlesztő: Kuban-Inform-Holding-South cég.
6. Szoftverkomplexum "Elektronikus dokumentumkezelés és az utasítások végrehajtásának vezérlésének nyílt moduláris rendszere" (SEDKP). Fejlesztő: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Directum elektronikus dokumentumkezelő rendszer. Fejlesztő: Directum cég.
8. Szoftvertermék "STEK - Dokumentumkezelés". Fejlesztő: JSC "NTC STEK".
9. "Vörös munkafolyamat-platform". Fejlesztő: Red Soft cég.
10. "Bürokrata" rendszer. Fejlesztő: Bureaucrat LLC
11. Információs rendszer "Elektronikus irodai munka és dokumentumáramlás". Fejlesztő: Breeze Plus cég.
12. Comita Courier JE rendszer. Fejlesztő: „Komita” részvénytársaság.
13. "Dokumentumkezelés" modul (a "Compass" ERP-rendszer részeként szállítva). Fejlesztő: Compass cég.
14. EDMS WSS Docs (Microsoft SharePoint platformra épülve). Fejlesztő: WSS-Consulting cég.
15. A titkos irodai munka automatizált rendszere AS SDP. Fejlesztő: Center for New Technologies "Impulse" LLC.
16. Automatizálási rendszer a vállalatok szervezeti és adminisztratív munkafolyamatához (irodai munka) "Pilot: ORD". Fejlesztő: ASCON-Design Systems LLC.
17. EOS for SharePoint (Microsoft SharePoint platformra épülve). Fejlesztő: Electronic Office Systems (EOS) cég.
18. Információs rendszer EtaxReport. Fejlesztő: Electronic Business Systems cég.
19. EDMS "Aurora: Dokumentumkezelés". Fejlesztő: Avrora Digital Group LLC.
20. Comsoft Docs elektronikus dokumentumkezelő rendszer. Fejlesztő: JSC "Comsoft".
21. Comindware EDMS rendszer (a Comindware Business Application Platformra épülve). Fejlesztő: Comindware cég.
22. Rendszer "Express Document". Fejlesztő: Electronic Express LLC.
23. Szoftverkomplexum "Kód: Dokumentumfolyam". Fejlesztő: Code Consortium.
24. Automatizált rendszer "Gosexpertize". Fejlesztő: Ecomash info LLC.
25. A biztonságos elektronikus dokumentumkezelés rendszere "Stack-Trust". Fejlesztő: Stack Group of Companies.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Fejlesztő: Optima cégcsoport.
27. SED LandDocs. Fejlesztő: Lanit cégcsoport.
28. Szoftvercsomag "Dokumentumkezelés". Fejlesztő: Szövetségi Állami Egységes Vállalat "Main Research Computing Center" az Orosz Föderáció Elnöki Hivatala (FSUE "GlavNIVTs").
29. SEDO megoldás. Fejlesztő: ID - Management Technologies LLC.
30. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer kormányzati szervezetek és vállalkozások számára "Praktika" . Fejlesztő: Dokumentumkezelő rendszerekkel foglalkozó cég.
31. EDMS DoXLogic. Fejlesztő: BFT cég.
32. Alfa Doc rendszer. Fejlesztő: Alpha Doc.
33. Külső rendszer. Fejlesztő: SKB Kontur.
34. Biztonságos elektronikus dokumentumkezelő rendszer

29.05.18 71 255 13

A dokumentumokat papíron vagy elektronikusan lehet aláírni. Sokáig papíron, elektronikusan – nem világos, hogyan.

Pavel Ovchinnikov

12 év elektronikus dokumentumokkal foglalkozó munka

De itt már tizenkét éve foglalkozom elektronikus dokumentumokkal, és elárulom: ez hihetetlen izgalom. Hadd mondjam el, hogyan működik mindez, példákkal.

Röviden szólva

Az elektronikus dokumentumkezelés megkezdéséhez a következőkre lesz szüksége:

1. Győzze meg a szerződő feleket, hogy kezdjék meg az elektronikus dokumentumok cseréjét.
2. Vásároljon elektronikus aláírási tanúsítványt.
3. Döntse el a dokumentumok küldésének módját: speciális szolgáltatáson keresztül vagy anélkül.

Kinek van szüksége elektronikus dokumentumokra

A kényelem és a modernitás ellenére kevesen végeznek elektronikus dokumentumkezelést. Ha egy egyszerűsített adózású vállalkozó évente pár szerződést köt, akkor talán nem fél annyira, hogy párszor elküldi a nyomtatott dokumentumokat. De vannak esetek, amikor az elektronikus dokumentumkezelés rendkívül hasznos.

Nagy cégek Az elektronikus dokumentumok segítenek a költségek csökkentésében, ha a külső levelezés volumene meghaladja a havi több száz dokumentumot. Számukra az értékpapírok szállítása közvetlenül befolyásolja a tranzakciók sebességét. Az iratkezelési költségek évente több százezer rubelt is elérhetnek, a veszteségekkel, hibákkal és az adóhatósági bírságokkal kapcsolatos kockázatok pedig még tovább növelik a költségeket.

Még ha most félévente aláír egy törvényt, ez nem jelenti azt, hogy vállalkozása nem fog növekedni. Előfordulhat, hogy nagy partnerei vannak, akik elektronikus dokumentumokkal dolgoznak, és ők is ezt követelik meg Öntől.

Például

A webáruházban rendszeresen több tízmilliós kintlévőség halmozódott fel amiatt, hogy ismét elhibázták a számlát: kamionban van az áru, nem lehet raktárba vinni. Amíg arra várnak, hogy a futár megérkezzen a javított dokumentummal a szállítótól, telnek a napok. Bevezettük az elektronikus dokumentumokat, és mostanra a dokumentumok minden módosítása kevesebb mint egy órát vesz igénybe.

Egy nagy energia-kiskereskedelmi vállalatnál pedig a helyszíni adóellenőrzések során az ellenőrök évente találtak szabálysértéseket és dokumentumokban lévő hibákat. A bírságok összege elérte az évi 120 000 rubelt. Odáig jutott, hogy a pénzügyi osztály ezt a pénzt előre beírta a költségvetésbe rezsiköltségként. Bevezették az elektronikus dokumentumkezelést, és ma már nem emberek, hanem programok ellenőrzik a dokumentumok helyességét. Nincs több hiba.

Mi az az elektronikus dokumentum

Az elektronikus dokumentum egy normál doc vagy pdf fájl, amely bármilyen szerkesztőben elkészíthető és olvasható. Fontos, hogy azt speciális elektronikus aláírással írják alá, és speciális módon küldjék el.

Annak érdekében, hogy egy partnernek, ügyvédnek vagy bírónak ne legyen kétsége afelől, hogy Ön írta alá az elektronikus dokumentumot, és senki nem változtatta meg, a digitális biztonsági szakemberek az elektronikus aláírással álltak elő. Olyan ez, mint egy ujjlenyomat, amely a dokumentumban található egyedi bit- és bájtkészletre kerül. Nagyjából szólva, ha valamit elektronikus aláírással ír alá, azt mondja: "Megerősítem ennek a bitkészletnek a hitelességét."

Minden dokumentumhoz elektronikus aláírást csatolnak, amely után aláírtnak minősül. A dokumentum aláírás nélkül is olvasható. Csak azt garantálja, hogy ugyanaz a változatlan dokumentum van Ön előtt, abban a formában, ahogyan azt Önnek küldték. Ha megváltoztat valamit a dokumentumban, és elmenti, annak bitkészlete megváltozik - az aláírás érvénytelen lesz.

Például

A két cég elektronikus szerződés aláírása mellett döntött. Szerződést kötöttünk és megállapodtunk a feltételekben. Most az egyik cég az aláírásával aláírja a szerződést, és elküldi egy másiknak. Felbontja a szerződést, és úgy dönt, csendben kijavít valamit, például a bírságok összegét. Helyesbít. Menti. Először küldi. Úgy néz ki – hopp! - a szerződés eredeti aláírása sérült. Szóval valamit javítottak, gazemberek. Aztán elmennek verni az arcot, valószínűleg.

Hol lehet elektronikus aláírást szerezni

Az elektronikus aláírást egy speciális tanúsító központban vásárolják meg. Elég csak egy kényelmes központot találni a városban. A lényeg az, hogy felkerüljön az Orosz Föderáció Kommunikációs Minisztériumának akkreditált központjainak listájára.

Ugyanez megtehető közvetlenül a tanúsító központ irodájában: csak jöjjön az összes dokumentummal, és töltse ki a kérelmet. Ebben az esetben azonban várnia kell a készpénz nélküli fizetésre – ez több órát is igénybe vehet. Egy cégnek nem lehet készpénzben kifizetni az igazolást, ahogy távolról sem lehet átvenni.

Hogyan működik az elektronikus aláírás?

Az elektronikus aláírás jogi erejét az elektronikus aláírásról szóló szövetségi törvény írja le.

A törvény meghatározza az aláírások típusait: egyszerű, minősítés nélküli és minősített. Bármelyikkel aláírhat dokumentumokat, de fenntartásokkal: minősített - adózási, ajánlattételi és bizonyos esetekben bírósági; egyszerű és szakképzetlen – minden máshoz.

Egyszerű vagy minősítés nélküli aláírás

Megfizethető és olcsó lehetőség, de korlátozott alkalmazással. A minősítés nélküli aláírás kriptográfiai algoritmusokat tartalmaz, de azt egyetlen hitelesítés-szolgáltató sem ellenőrzi. Az egyszerű egy felhasználónév és jelszó kombinációja, egy fiók egy közszolgáltatási webhelyen vagy egy partner e-mail címe.

Az ilyen aláírások akkor megfelelőek, ha Ön nem vesz részt elektronikus árverésen, nem cserél elektronikus elsődleges iratot, és nem küld adóbevallást. Egyszerű aláírás használható szerződésekhez, számlákhoz és cselekményekhez, de külön megállapodást kell kötnie a szerződő féllel, és rögzítenie kell a felek beleegyezését, hogy megbízzanak egy ilyen aláírásban.

Ha több tucat partnerrel és különböző dokumentumokkal rendelkezik, a rendszer nem fog működni. Mindenkivel alá kell írnia egy ilyen dokumentumot, és idővel ez a folyamat lelassul, nem gyorsítja a munkát. Akkor jobb egy másik elektronikus aláírási tanúsítványon gondolkodni.

Az egyszerű elektronikus aláírás használatához ki kell nyomtatnia és alá kell írnia a megállapodás papíralapú változatát, vagy külön záradékot kell tartalmaznia a szerződő féllel kötött szerződésben - ez a törvény előírása.

Minősített aláírás

Ez az aláírás alkalmas számlákra és adókra. A törvény szerint az elektronikus számlákat csak ilyen aláírással lehet aláírni. A minősített tanúsítvány 1000 R-tól kezdődik, csak az FTS bizalmi zónájába tartozó tanúsító központban vásárolhatja meg.

Minden évben meg kell újítani a Minősített aláírás tanúsítványt, ami növeli az aggodalmakat: figyelemmel kell kísérni az érvényességi időt, és időben el kell rendelni az újrakiadást.

Ahhoz, hogy minősített aláírással dolgozhasson, telepítenie kell egy speciális programot - egy kriptográfiai információvédelmi eszközt. A program elektronikus aláírást csatol a dokumentumhoz, és ellenőrzi a csere többi résztvevőjének aláírását.

Választhat fizetős ("Cryptopro DSP") vagy ingyenes ("Vipnet DSP") programot. Funkcionálisan szinte azonosak, de előfordulhatnak kompatibilitási problémák az ingyenes verzióval. Mindkettő működik Windows és Mac rendszeren. A fizetett ára körülbelül 1000 R, az elektronikus aláírási tanúsítvány éves fizetése körülbelül 1000 R.

Egyesek felhő alapú elektronikus aláírást használnak, amelyhez nem szükséges titkosítási védelmi programot telepíteni. A felhőaláírást az Exchange szolgáltatás tárolja, és minden alkalommal, amikor aláír egy dokumentumot, kap egy SMS-t, amely megerősíti a műveletet a telefonján. Egy ilyen tanúsítvány olcsóbb és kényelmesebb a használata, de kevésbé biztonságos, mint egy kriptográfiai védelmi program.

Miért van szüksége dokumentumfeldolgozóra?

Az aláírt elektronikus dokumentum hagyományos e-mailben is elküldhető, de ez nem biztonságos. Ha a levelet feltörik, a dokumentumok a támadók kezébe kerülnek. Ezért például az adóhivatal csak speciális szolgáltatásokon keresztül fogad be nyilatkozatokat. Ugyanezen szolgáltatásokon keresztül elektronikus számlákat kell cserélnie, különben megsérti az orosz pénzügyminisztérium rendeletét. Az ilyen szolgáltatásokat dokumentumfolyam-operátoroknak nevezzük.

Egy egyszerű felhasználó számára ez egy feltöltött e-mail. Böngészőn keresztül működik, vannak bejövő és kimenő mappák, címtár, beépített kereső, dokumentumszerkesztő. Belül - egy nagy terhelésű szolgáltatás biztonságos kommunikációs csatornákkal és titkosítással, amely biztosítja a dokumentumtovábbítás biztonságát.

Nem is szükséges szerződést kötni egy elektronikus dokumentumkezelővel. Csak regisztráljon, töltsön fel egy elektronikus aláírási tanúsítványt, és fizesse ki a számlát. Az üzemeltető gondoskodik a többiről: értesíti a Szövetségi Adószolgálatot, hogy csatlakozott a tőzsdéhez, felügyeli a formátumokat és garantálja az Orosz Föderáció jogszabályainak való megfelelést.

Oroszországban több tucat ilyen szolgáltatás létezik. Árban, funkcionalitásban, megbízhatóságban és sebességben nagyjából megegyeznek. Az üzemeltetőket a szolgáltatás minősége alapján szokás kiválasztani: milyen gyorsan működik a technikai támogatás, kész-e az üzemeltető segíteni a partnerek összekapcsolásában, milyen lehetőségeket kínál, és vannak-e elemző tanácsadói, akik segítenek a szolgáltatás megvalósításában.

Az Ön partnerének is csatlakoznia kell az üzemeltetőhöz. Kiválaszthatja a tiédet vagy bármely mást – akkor a csere roamingon megy keresztül, mint a mobilkapcsolaton.

Mennyibe kerülnek az elektronikus dokumentumok

Operátoron keresztül dolgozva csak a mindkét fél által aláírt dokumentumért fizet. Átlagosan egy dokumentum elküldésének költsége körülbelül 6-8 R, és minden bejövő ingyenes.

Általában a kezdők legalább 300 dokumentumot vásárolnak, ami nagyon gyorsan véget ér. Ezután meg kell vásárolnia a következő csomagot. Kifizetődőbb egy korlátlan éves csomag vásárlása vagy egyedi feltételek egyeztetése.

Az elektronikus dokumentumokra való átállás akkor előnyös, ha havonta 100 vagy több, vagy évente legalább 1000 dokumentumot küld. Ekkor közel ötszörösére csökkenti a papírköltséget és a szállítási költséget.

Mennyibe kerül a papírmunka

1000 papíralapú dokumentum

Kedves olvasóink! Tekintettel arra, hogy a jelen tanulmány anyaggyűjtése során a felülvizsgálatban bemutatott MOTIV rendszer működőképességét tévesen értékelték, a szerkesztők saját belátásuk szerint javították a diagramokat, hogy azok pontosabban tükrözzék a megadott termék működőképességét. A javított ábrák a teszt résztvevőinek kiválasztásakor (2010. március) létező MOTIV rendszer 1.1-es verziójának működőképességét mutatják. Lehetséges, hogy más rendszerek egyes paraméterei is helytelenül vannak becsülve.

Emlékeztetünk arra is, hogy az anyag jelenleg nagyon elavult, és nem szolgálhat alapul e rendszerek modern verzióinak működőképességének, illetve a köztük lévő kapcsolatnak az értékeléséhez.

Egy modern szervezetben az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) az informatikai infrastruktúra nélkülözhetetlen elemeivé válnak. Segítségükkel a kereskedelmi társaságok, ipari vállalkozások tevékenységük hatékonyságát növelik, a kormányzati intézményekben pedig az elektronikus dokumentumkezelési technológiák alapján a belső irányítás, a tárcaközi interakció és a lakossággal való interakció feladatait oldják meg. Az általánosan elfogadott rövidítés az EDMS, bár mellette használatos a CAD (workflow automation system), az EDMS (elektronikus dokumentumkezelő rendszer) és a SADO (dokumentumkezelő rendszer) is.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) olyan szervezeti és technikai rendszer, amely biztosítja az elektronikus dokumentumok számítógépes hálózatokban történő létrehozásának, hozzáférésének kezelését és terjesztését, valamint a szervezeten belüli dokumentumok áramlásának ellenőrzését.

Az ebbe az osztályba tartozó rendszereket kezdetben csak a klasszikus irodai munka feladatainak automatizálására szolgáló eszköznek tekintették, de idővel egyre szélesebb körű feladatokat kezdtek lefedni. Manapság az EDMS fejlesztők termékeiket nemcsak levelezéssel és ORD-val (szervezeti és adminisztratív dokumentumok), hanem különféle belső dokumentumokkal (szerződések, szabályozási, referencia- és projektdokumentációk, személyzeti tevékenységekre vonatkozó dokumentumok stb.) is úgy orientálják, hogy azok működjenek. Az EDMS-t olyan alkalmazott problémák megoldására is használják, amelyekben az elektronikus dokumentumokkal való munka fontos összetevő: az ügyfelekkel való interakció kezelése, a polgárok fellebbezéseinek feldolgozása, a szolgáltató részleg munkájának automatizálása, a projekt munkafolyamatának megszervezése stb. Valójában egy elektronikus dokumentumkezelés. rendszernek nevezünk minden olyan információs rendszert, amely elektronikus dokumentumokkal való munkát biztosít.

Az elmúlt években az EDMS piac a hazai IT-ipar egyik legdinamikusabban fejlődő szegmense volt. Az IDC szerint 2009-ben az oroszországi teljes szoftverpiac közel 50%-os csökkenése mellett ez a szegmens nagy stabilitást mutatott. A 2009-es adatok szerint csökkenése nem haladta meg a 20-25%-ot. Számszerűen kifejezve az EDMS piac volumene ma a CNews Analytics szerint körülbelül 220-250 millió dollár.

Az elektronikus dokumentumkezelési technológiák fogyasztói különböző méretű és specifikus szervezetek. Hagyományosan a közszféra marad az EDMS fő fogyasztója. Szakértők szerint az elektronikus dokumentumkezelési technológiák bevezetésére irányuló projektek mintegy 30%-át a kormányzati szervek adják. Ugyanakkor fontos, hogy az EDMS-piac fenntarthatóságának alapja az állami érdek volt, amely a válság idején is jelentős fejlesztési lendületet kapott. Az elektronikus iratkezelést az „elektronikus kormányzat” koncepció kulcselemének nevezték, amelynek megvalósítása segíti az állam, a lakosság és a vállalkozások közötti interakció bürokratikus akadályainak felszámolását, valamint a korrupció csökkentését. A hatóságok és a nagy állami intézmények projektjei megvalósításának jellemzőjeként érdemes megemlíteni a fokozott információbiztonsági követelményeket. Biztonságos elektronikus dokumentumkezelő rendszerek replikált szoftvertermékek alapján történő felépítéséről (fejlesztéséről) beszélünk.

Az EDMS Developersről

Az EDMS osztályú megoldás kiválasztásakor az ügyfél többféle lehetőséget mérlegel: dobozos megoldás, platform alapú megoldás vagy egyedi fejlesztés. Az orosz fejlesztők elsősorban kész megoldásokat kínálnak, míg a nyugati fejlesztők platformszolgáltatóként működnek, amelyek alapján tervezési megoldások és egyedi fejlesztések valósulnak meg. A statisztikák szerint a piaci szerkezetben az orosz fejlesztők az EDMS megvalósítására irányuló projektek teljes számának körülbelül 95% -át teszik ki. Ennek egyik magyarázata, hogy Oroszországban még mindig erős a dokumentumokkal való munkavégzés sajátossága, amely a hazai menedzsment hagyományokra épül.

Érdemes megjegyezni, hogy számos szállító megkezdte az EDMS szolgáltatást az ügyfelek számára SaaS (Software as a Service) módban, de eddig ez a megközelítés számos ok miatt (a szolgáltatóba vetett bizalom, a kommunikációs csatornák minősége és megbízhatósága) ), inkább a rendszer képességeivel való megismerkedés formájának tekintik, nem pedig a munkafolyamat-automatizálás valódi megközelítésének.

Az egyik feltörekvő trend az ECM (Enterprise Content Management) osztályrendszerek használata a dokumentumokkal való munkavégzéshez.

A szabad enciklopédia (Wikipédia) szerint:
Vállalati tartalomkezelés (ECM) - vállalati információs erőforrások kezelése vagy vállalati információkezelés.

Az ECM koncepció keretében a dokumentumkezelés a vállalati információkkal való munka biztosításának egyik feladata. Ezt a megközelítést elsősorban a nyugati fejlesztők támogatják. És bár Oroszországban az ilyen technológiák iránti kereslet még csak kialakulóban van, sok hazai EDMS már bevezetett különféle ECM-komponenseket: dokumentumkezelés, dokumentumkép-kezelés, dokumentumok hosszú távú tárolása, munkafolyamat-kezelés (Workflow), kollektív munka a dokumentumokkal. . Az ECM-technológiák alapvetően abban különböznek az EDMS-től, hogy mélyebbre bontják a webes tartalom és a multimédiás tartalom kezelésének kérdéseit.

Állami kezdeményezések az "elektronikus dokumentum" körül

2009-2010-ben Oroszországban számos globális kormányzati kezdeményezést kezdtek végrehajtani az állam, a lakosság és az üzleti élet közötti hivatalos elektronikus interakció megszervezésével kapcsolatban, amelyek célja az információs technológiák penetrációjának növelése az állam és a közélet különböző területein. . Ide tartozik a lakosságnak az interneten keresztül nyújtott közszolgáltatások jegyzékének elfogadása, valamint a tárcaközi dokumentumkezelés rendszerére vonatkozó rendelkezések elfogadása, amelyek az „elektronikus kormányzás” koncepciójának megvalósítása felé tett első fontos lépések lettek.

Fontos megjegyezni, hogy az elektronikus dokumentum jogalapjának kérdése még nyitott. Ma az elektronikus dokumentumkezelésben résztvevők tevékenységét az elektronikus digitális aláírás (EDS) használatára vonatkozó törvények és rendeletek, a GOST, valamint az irodai munkára és archiválásra vonatkozó utasítások, valamint az információtechnológiára vonatkozó törvények és rendeletek szabályozzák. Kiderül, hogy a dokumentumokkal való munkavégzés szabályai és eljárásai állami szinten meghatározottak, az információs rendszerekkel szemben vannak biztonsági követelmények, de az elektronikus dokumentum jogállását még nem határozták meg a jogszabályokban.

EDMS szabványok

Ma az EDMS-fejlesztők tevékenysége gyakorlatilag nem szabályozott. A szoftvertermékek fejlesztése és a megvalósítási projektek megvalósítása során a fejlesztőket és a szállítókat valamilyen szinten a következő szabályozási és jogi dokumentumok vezérlik:

• GOST R 51141-98. Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások (az Orosz Föderáció állami szabványának 1998. február 27-i 28. számú rendeletével jóváhagyva);
• Az elektronikus digitális aláírásról szóló, 2002. január 10-i 1-FZ szövetségi törvény (a 2007. november 8-i módosítással);
• GOST R 6.30-2003. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A papírmunkára vonatkozó követelmények (az Orosz Föderáció állami szabványának 2003. március 3-i, N 65-st rendeletével jóváhagyva);
• Az Orosz Föderáció kormányának 2009. szeptember 22-i 754. számú rendelete „A tárcaközi elektronikus dokumentumkezelési rendszerről szóló szabályzat jóváhagyásáról”;
• 2006. július 27-i 149-FZ szövetségi törvény „Az információról, az információs technológiákról és az információvédelemről”.

Az EDMS megvalósítására irányuló projektek végrehajtásakor a személyes adatokkal való munkavégzés során a 2006. július 27-i N 152-FZ „A személyes adatokról” és a december 27-i szövetségi törvények előírásai szerint kell eljárni, 2009 N 363-FZ „A személyes adatokról szóló szövetségi törvény 19. és 25. cikkének módosításáról”.

Mivel a GOST-ok tanácsadó jellegűek, a fejlesztők maximális rugalmasságot biztosítanak megoldásaikban, így a rendszer alapján a megrendelőtől függően különféle sémák valósíthatók meg a dokumentumokkal való munkavégzéshez. A rendszer architektúrájának és logikájának gyakran eltérő és néha ellentétes megközelítéseket kell biztosítania a dokumentumfolyamat automatizálásához. Az általánosan elfogadott szabványok hiánya nemcsak a fejlesztők, hanem a vásárlók számára is gondot jelent, mivel az EDMS követelményeinek megválasztása túlságosan szubjektívvá válik. A vállalatok gyakran nem is tudnak az iparági gyakorlatra koncentrálni (ez a megközelítés jól bevált az ERP, CRM, HRM stb. osztályú IT-rendszerek beszállítójának kiválasztásakor). A dokumentumokkal való munkavégzés szabályai és előírásai vállalatonként eltérőek lehetnek, nem csak ugyanazon az ágazaton belül, hanem még ugyanazon a cégcsoporton belül is. Néhány egyszerű példa: a vállalkozás a GOST-ok szerint működik vagy sem? Mennyire felel meg a dokumentumokkal való munka a GOST-nak? A felső vezetés készen áll a rendszerben való munkára, vagy asszisztensek és titkárok dolgoznak majd a felső vezetésnél? Alkalmazza-e a vállalat a nyugati vezetési gyakorlatok valamelyikét? Milyen automatizálási eszközöket használnak az alkalmazottak a munkahelyükön? És bár általánosságban véve az elektronikus dokumentumkezelés feladategyüttese meglehetősen világos, végrehajtásuk módjai igen eltérőek. Ebből kiderül, hogy egy modern EDMS fejlesztőivel szemben az egyik fő követelmény, hogy a megrendelő munkavégzésének sajátosságaitól függetlenül (vagyis bármilyen sajátosságnak kielégítő) árban, minőségben és megvalósítási időben megfelelő megoldást kínáljanak.

A modern elektronikus dokumentumkezelő rendszerek műszaki lehetőségei

A felülvizsgálat a kilenc leggyakoribb EDMS-t veszi figyelembe Oroszországban: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Dokumentumkezelés (1C), Boss Referent (BOSS - Referens, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (Kognitív Technológiák), MOTIVE (Motívum). Szándékosan nem vettük bele az orosz fejlesztők Documentum platformon (EMC Documentum) alapuló megoldásait, mivel ebben az esetben nem lehet konkrét funkcionalitásról és replikálhatóságról beszélni. Az áttekintés elkészítéséhez nyílt forrásokból származó információkat használtak: tájékoztató anyagokat és szoftvertermékek demóverzióit. Az EDMS bemutatott nézete kísérlet arra, hogy felmérje a szoftvertermékek képességeit és felkészültségét a vállalati elektronikus dokumentumkezelés megszervezésének aktuális feladatainak megoldására.

Az áttekintésben kiemelt szempontok segítenek elemezni a vizsgált megoldások lehetőségeit egyes EDMS-feladatok technikai megvalósítása szempontjából. Minden lehetőség hét funkcionális áramkörre oszlik:

• dokumentumok nyilvántartása és bejegyzése;
• dokumentumokkal dolgozni;
• munkafolyamatok kezelése és ellenőrzése;
• információk keresése és elemzése;
• Információ biztonság;
• papíralapú munkafolyamat támogatása;
• szabványos beállításokat.

A rendszerek általános jellemzőit külön táblázatban helyeztük el.

Az áttekintés számos nyilvánvaló kritériumot tartalmaz, amelyek minden vizsgált rendszerben (és elvben az EDMS osztály összes rendszerében) megtalálhatók, és olyan kritériumokat tartalmaznak, amelyek lehetővé teszik a megoldások egymástól való megkülönböztetését. Általánosságban elmondható, hogy a rendszerek funkcionalitása megegyezik, és csak a munkafolyamat néhány fő feladatának és megvalósítási jellemzőinek részletes leírása teszi lehetővé a különböző megoldások összehasonlítását. Meg kell jegyezni, hogy az áttekintésben bemutatott összes rendszer esetében meglehetősen nagy a végrehajtási gyakorlat. Ezeket a rendszereket több száz szervezet használja a munkafolyamatok automatizálására. Ezeken a megoldásokon kívül több mint 50 olyan szoftvertermék van a piacon, amelyeket nem használnak széles körben.

Ha a piacon vezető pozíciót elfoglaló rendszerek új verzióit elemezzük, érdemes megjegyezni, hogy az elmúlt három évben ezek fejlesztése főként a szolgáltatási képességek fejlesztését célozta, hiszen az alapvető képességek ilyen vagy olyan formában már korábban megvalósultak. . Ha új technikai lehetőségekről beszélünk, akkor észrevehető az EDMS fejlesztési lehetősége a különféle típusú tartalmak (multimédia) kezelése, az automatikus feldolgozási technológiák alkalmazása és a dokumentum tartalmának elemzése irányába. De ez idáig az EDMS ilyen funkciója nem kötelező, és ami a legfontosabb, az oroszországi kereslet még nem alakult ki teljesen.

Az EDMS funkcióinak összehasonlításakor a következő megnevezéseket használjuk:

• "+" - a lehetőség megvalósul;
• «+/−» - a funkció korlátozott funkcionalitással érhető el, vagy további szoftvert kell vásárolni;
• "-" - a lehetőség nincs megvalósítva.

1. táblázat: A legnépszerűbb EDMS általános jellemzői

Rizs. 1. A legnépszerűbb EDMS általános jellemzői

2. táblázat Dokumentumok nyilvántartása és bevitele

Rizs. 2. Iratok nyilvántartása és bevitele

3. táblázat: Munka a dokumentumokkal

Rizs. 3. Dokumentumokkal való munka

4. táblázat: Munkafolyamatok kezelése és ellenőrzése

Rizs. 4. Munkafolyamatok kezelése és ellenőrzése

5. táblázat: Információ keresése és elemzése

Rizs. 5. Információ keresése és elemzése

6. táblázat Információbiztonság

Rizs. 6. Információbiztonság

7. táblázat: A papíralapú munkafolyamat támogatása

Rizs. 7. Papír munkafolyamat támogatása

8. táblázat: Szabványos beállítási eszközök

Rizs. 8. Szabványos beállítási eszközök

9. táblázat: EIKR működési összefoglaló

Rizs. 9. Az EIKR működésének végső értékelése

Az átfogó értékelés elvégzéséhez a bemutatott EDMS-t a mindenki számára érthető „ár / funkcionalitás” arány szerint vesszük figyelembe. Nem tekintjük a harmadik fontos kritériumot - a "megvalósítási időt" -, mivel ez nem csak a rendszer által biztosított konfigurációs eszközöktől függ, hanem a projektcsapat képzettségétől és motivációjától is. Az alábbiakban bemutatjuk a rendszerek helyzetét az "optimális ár / funkcionalitás" szempontjából kis projekteknél (20 felhasználónál) és meglehetősen nagy projekteknél (100 felhasználónál).

1. diagram: "Optimális ár / funkcionalitás" EDMS (20 felhasználó)

Rizs. 10. „Optimális ár/funkcionalitás” EDMS (20 felhasználó)

2. diagram: "Optimális ár / funkcionalitás" EDMS (100 felhasználó)

Rizs. 11. „Optimális ár/funkcionalitás” EDMS (100 felhasználó)

Ezek a diagramok a Gartner Magic Quadrant elve szerint épülnek fel, melyben az I. kvadránsban található rendszerek az „optimális ár/funkcionalitás” kritérium szerint az optimális arányt képviselik. A diagram II. és IV. negyedében vannak olyan rendszerek, amelyek nem rendelkeznek kiegyensúlyozott ár- és funkcionalitásmutatókkal.

A tanulmányhoz választott kritérium lehetővé teszi a különböző EDMS-ek értékelését abból a szempontból, hogy mennyire alkalmasak az elektronikus dokumentumkezelés valós problémáinak megoldására egy modern vállalkozásban. A vezetők körébe mind a kis projektek (1. ábra), mind a nagy projektek (2. ábra) esetében a Directum, a DocsVision, a MOTIV és az EUFRATS rendszerek tartoztak. A többi rendszer a II. és IV. kvadránsban található. Az egyetlen kivétel a DELO rendszer volt, amely szintén a diagram első kvadránsába került egy 20 felhasználós EDMS esetében. Az EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO eredményei azt mutatják, hogy ezek a rendszerek nem kínálnak integrált megközelítést a dokumentumokkal végzett munka automatizálására, hanem olyan niche ajánlatok, amelyek csak az elektronikus dokumentumok egy bizonyos osztályának megoldására összpontosítanak. vezetői feladatokat. A rendszerek hiánya a III. kvadránsban azzal magyarázható, hogy a felülvizsgálat az oroszországi legelterjedtebb EDMS-t vette figyelembe, és nem minden rendszert kínálnak az ügyfeleknek.

Reméljük, hogy a bemutatott áttekintés hasznos lesz az Ön számára a rendszer kiválasztásakor. Szeretném megjegyezni, hogy az EDMS mai bevezetésével a szervezet nemcsak tevékenységének hatékonyságát növeli, hanem ami nagyon fontos, új körülmények között - az elektronikus dokumentumkezelés körülményei között - értékes tapasztalatokra és gyakorlatokra tesz szert.

Ui.: Az áttekintés elkészítéséhez csak az EDMS-gyártók hivatalos weboldalainak nyilvánosan elérhető anyagait használtuk fel. A cikk megjelenése után kiderült, hogy az Ipari Információs Rendszerek cég termékeinek hiányos leírása miatt a megoldásukkal kapcsolatos információk pontatlanok. Ezt a kérdést részletesen tanulmányozzuk, és a következő cikkben ismertetjük az eredményeket.

• A szervezet tevékenységeinek hatékony irányításának és átláthatóságának biztosítása minden szinten.
• Minőségellenőrzési rendszer támogatása.
• Információgyűjtés, adatkezelés és hozzáférés szabályozása.
• Az egyes alkalmazottak tevékenységének formalizálása.
• Üzleti folyamatok optimalizálása.
• Takarítson meg erőforrásokat a papíralapú iratok kezelési költségeinek csökkentésével.

Az ECM piac fejlődésének egyik legfontosabb modern irányzata az elektronikus dokumentumkezelő és adattároló rendszerek interfészeinek adaptálása a bárhonnan történő távoli eléréshez („mobil office”) és a különféle mobil eszközökhöz. Egyre nagyobb az ügyfelek érdeklődése az ECM-rendszerekhez való hozzáférés iránt netbookokon, okostelefonokon, kommunikátorokon, táblagépeken stb. Az ilyen eszközökhöz speciálisan kialakított interfészek növelik a rendszerek használhatóságát és a felhasználói mobilitást, lehetővé téve a vállalkozások számára az összes üzleti folyamat sebességének és rugalmasságának növelését.

Ugyanakkor a kifejezetten mobil eszközökre tervezett interfészek nem rendelkeznek a hagyományos webböngészőn keresztüli hozzáféréssel járó hátrányokkal: az új technológiák lehetővé teszik a komponensek gazdagabb készletének biztosítását, az interfészek interaktivitását, a kényelmesebb munkavégzést. nagy mennyiségű adat, és a kommunikációs csatornákkal szemben támasztott követelmények csökkennek. A menedzsernek szánt mobil munkaállomás tovább bővíti a lehetőségek tárházát, és a rendszert a felsővezetői elvárásokhoz igazítja: minimális műveletek elvégzése, a jóváhagyási, aláírási és áttekintési módokra koncentráló felület, különféle mobilok támogatása. eszközök és platformok, az offline módban való munkavégzés lehetősége stb.

Az interfészek szervezésének modern technológiái lehetővé teszik a vezető számára, hogy grafikus és hangos felbontásokat írjon elő az elektronikus dokumentumokra - vagyis az elektronikus dokumentumkezelés hatékonyságával együtt a rendszer lehetővé teszi a felső vezető számára, hogy bármilyen kényelmes módszert használjon a dokumentumokkal való munkavégzéshez.

Az EDMS létrehozásának tényezői

Az EDMS megszervezése és kiválasztása során leginkább a következő tényezőket veszik figyelembe:

• A szervezet adminisztratív irányításának automatizálásának szükségessége, a struktúra összetettsége.
• Területileg távoli felosztások jelenléte.
• Nagy papír archívum.
• A munkafolyamat-kezelés szükségessége.
• Az iratmegőrzési követelmények.
• Képes integrálni a meglévő rendszerekkel.
• A dokumentumok képeinek tárolásának igénye, speciális feladatok támogatásának igénye.
• Az információkeresés szükségessége
• Adatbiztonság biztosítása.
• A nemzetközi, ipari és kormányzati szabványoknak való megfelelés szükségessége.

EDMS besorolás

• Fejlett információtárolási és visszakeresési eszközökkel rendelkező rendszerek (elektronikus archívumok).
• A fejlett munkafolyamat-eszközökkel rendelkező rendszereket úgy tervezték, hogy biztosítsák bizonyos objektumok előre meghatározott útvonalak mentén történő mozgását. Ezen rendszerek segítségével lehetőség nyílik olyan munka megszervezésére, amelyre az előrehaladás és a munkavégzés minden szakasza előre be van jelentkezve.
• A szervezet irányításának és a tudás felhalmozásának támogatására összpontosító rendszerek. Kombinálja az előző kettő elemeit.
• Együttműködés orientált rendszerek. Feladatuk, hogy a szervezetben – még ha földrajzilag távol is helyezkedjenek el – együtt dolgozzanak, és megőrizzék e munka eredményeit.
• Fejlett kiegészítő szolgáltatásokkal rendelkező rendszerek. Például ügyfélkapcsolat-kezelés, projektmenedzsment, számlázás, email. Az ilyen rendszerek lehetnek önállóak és a felsorolt ​​rendszerosztályok bármelyikének struktúrájában működhetnek.

Bármely szervezet, amely modern, csúcstechnológiás dokumentumkezelési struktúrát szeretne a rendelkezésére bocsátani, gazdag szoftverválasztékkal rendelkezik. Ugyanakkor támaszkodhat külön privát elvekre és megoldásokra, amelyek olcsóbbak lesznek, vagy használhat egy kész integrált kulcsrakész rendszert, amely kényelmesebb és hatékonyabb lesz. Ugyanakkor az utóbbi lehetőség általában a dokumentumokkal való munkavégzés megállapított elveit használja, és megfelel a legtöbb vállalkozás szabályozási keretének.

Az elektronikus dokumentumkezelés alapelvei

• Egy dokumentum egyszeri regisztrációja, amely lehetővé teszi a dokumentum egyedi azonosítását a rendszer bármely telepítésében.
• A műveletek párhuzamos végrehajtásának lehetősége, amely lehetővé teszi a dokumentumok mozgási idejének csökkentését és végrehajtásuk hatékonyságának növelését
• Az iratmozgás folytonossága, amely lehetővé teszi az irat (feladat) végrehajtásáért felelős személy azonosítását az irat (folyamat) életének minden pillanatában.
• Egységes (vagy összehangolt elosztott) dokumentuminformációs adatbázis, amely lehetővé teszi a dokumentumok sokszorosításának lehetőségét.
• Hatékonyan szervezett dokumentumkereső rendszer, amely lehetővé teszi egy olyan dokumentum megtalálását, amely minimális információval rendelkezik róla.
• Fejlett jelentési rendszer a dokumentumok különféle állapotaihoz és attribútumaihoz, amely lehetővé teszi a dokumentumok mozgásának irányítását a dokumentumkezelési folyamatokon keresztül, és a jelentésekből származó adatok alapján vezetői döntések meghozatalát.

Az elektronikus dokumentumkezelés alapfogalmai

Dokumentumáramlás - a dokumentumok mozgása egy szervezetben a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig (GOST R 51141-98); dokumentumokkal ellátott munkák komplexuma: átvétel, nyilvántartás, postázás, a végrehajtás ellenőrzése, ügyek kialakítása, dokumentáció tárolása és újrafelhasználása, referenciamunka.

Az elektronikus dokumentumkezelés (EDM) egyetlen mechanizmus az elektronikus formában benyújtott dokumentumokkal való munkavégzéshez, a „papírmentes irodai munka” koncepciójának megvalósításával.

A géppel olvasható dokumentum a benne foglalt, mágneses, optikai és egyéb információhordozón rögzített információk automatikus olvasására alkalmas dokumentum.

Az elektronikus dokumentum (ED) számítógépes információfeldolgozó eszközökkel létrehozott, elektronikus digitális aláírással (EDS) aláírt, gépi adathordozón, megfelelő formátumú fájl formájában tárolt dokumentum.

EDMS szoftvertechnológiák

EDMS automatizálás

Sztori

Minél gyorsabban nőtt a vállalaton belüli információ mennyisége, annál nyilvánvalóbbá vált a hagyományos papíralapú dokumentumok cseréjének eredménytelensége, azonban az EDMS gyors növekedése csak a múlt század végétől a század elejéig volt tapasztalható. Csak ezután kezdték meg a szervezetek számos fejlett országban – mind a kormányhivatalok, mind a különböző méretű magáncégek – aktív átállást a papírmentes munkafolyamat felé. 2000-ben a globális EDMS-piac növekedése elérte a hihetetlen mértéket, évi 89%-ot. Ekkor kezdett valósággá válni az EDMS megvalósítása során felmerülő fő nehézségek megoldása – a gondolkodás tehetetlensége, a mélyreható változtatásokra való hajlandóság – az egész világon az internetes technológiák fejlődésének valódi fellendülésének körülményei között. a vállalat infrastruktúráját mind a felső vezetés, mind a hétköznapi alkalmazottak szintjén. Folyamatosan nőtt a szervezetekbe telepített számítógépek száma és az alkalmazottak számítógépes ismeretei, ami lehetővé tette az alapvetően új gazdálkodási módszerekre való átállást kézzelfogható veszteségek nélkül. Az orosz vállalkozók, akik hozzászoktak ahhoz, hogy a gazdálkodási kérdések megoldása során a nyugati országok tapasztalataihoz forduljanak, kissé lemaradtak, átvették a külföldi kollégák eredményeit. De már akkor, amikor az Egyesült Államokban olyan törvényeket fogadtak el, amelyek többek között szigorú követelményeket határoztak meg az amerikai tőzsdén az összes nyilvános társasággal szembeni dokumentumáramlásra és pénzügyi beszámolásra vonatkozóan, Oroszországban kormányszinten egyértelmű volt az egyetértés. az EDS és hasonló rendszerek nyújtotta előnyökből.

Jelenleg a gazdálkodó szervezetek és magánszemélyek közötti dokumentumcsere fokozatosan áttér a papíralapúról az elektronikusra. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek számos előnye van a sima papírral szemben - időt takarít meg és növeli a döntések hatékonyságát. Az EDMS egy vállalaton belül és az interneten keresztül különböző cégek között is felépíthető.

Elektronikus dokumentumkezelés egy folyamatrendszer a dokumentumok elektronikus formában történő feldolgozására. A legtöbb modern számviteli és személyzeti program képes elektronikus dokumentumokat előállítani a jogszabályi szinten meghatározott szabványos formátumban. De ahhoz, hogy egy ilyen dokumentum jogi súlyú legyen, mindkét félnek alá kell írnia elektronikus aláírással.

Az elektronikus dokumentumkezelés két nagy típusra osztható - a vállalaton belüli vagy a különböző cégek közötti iratcsere kommunikációs csatornákon keresztül. E két rendszer egy globális rendszerbe való kombinálása megengedett.

Az elektronikus dokumentumkezelés vállalaton belüli használatához szükséges a szükséges szoftvercsomag (EDI platform), valamint a működéséhez szükséges eszközök (hálózati berendezések, szerver stb.) beszerzése.

A két cég közötti iratcseréhez elektronikus dokumentumkezelő operátor szükséges. Garantálja az üzenetek kézbesítését, ellenőrzi a kiküldött dokumentumok formátumát, megköveteli az adatokkal végzett munka elektronikus aláírással történő hitelesítését, és archívumot tárol a dokumentumokból.

Figyelem! Az egyik ilyen szolgáltatás a . Az ezen keresztül beérkezett dokumentumok jogilag akkor minősülnek jelentőségteljesnek, ha mindkét dokumentumfolyamatban részt vevő fél EPC-jének jelzését tartalmazzák.

Az EDI előnyei és hátrányai

Fő előnyei

Az elektronikus dokumentumkezelésnek tagadhatatlan előnyei vannak a papírral szemben:

• A papírmunka szervezése - a rendszer nem teszi lehetővé, hogy ugyanazt a számot rendelje hozzá a különböző dokumentumokhoz, mivel ez sorrendben és automatikusan történik;
• Az egyes dokumentumok helyzetének nyomon követése - bármikor megtudhatja, hogy pontosan ki dolgozik a dokumentummal. A munkavállaló nem tudja elrontani vagy elveszíteni. A véletlenül vagy szándékosan törölt dokumentum továbbra is visszaállítható;
• Dokumentumfeldolgozás felgyorsítása - ha a cég részlegei több épületben szétszórtan helyezkednek el, akkor jóváhagyásra személyesen kell odavinni egy papíralapú dokumentumot. Az EDI-vel a szükséges dokumentum a másodperc töredéke alatt eljut a munkavállalóhoz;
• Kényelmes munka a verziókkal – szerkesztéskor a rendszer minden verziót elment. Szükség esetén nyomon követheti, hogy ki és mikor módosította a dokumentumot;
• Éjjel-nappali távoli elérés - szükség esetén az EDI rendszerhez való hozzáférés az interneten keresztül megszervezhető a világ bármely számítógépéről. A munkavállaló üzleti úton, szabadságon vagy betegszabadságon dolgozhat dokumentumokkal;
• Munkaütemezés - a létrehozás dátumának és esedékességi dátumának megadásával megtervezheti a beérkező bizonylatok sor szerinti végrehajtását;
• Dokumentumok keresése - kulcsszavak és kifejezések alapján kereshet a dokumentumok általános adatbázisában;
• Papírtakarékosság – nem kell minden dokumentumot a kívánt mennyiségben kinyomtatni.

Fő hátrányai

A nyilvánvaló előnyök ellenére az EDI-rendszereknek vannak olyan hátrányai is, amelyek megakadályozhatják a vállalatot ennek megvalósításában.

Ezek tartalmazzák:

• Pénzt kell költeni a rendszer megvásárlására, amely a felhasználók számától függően akár 100 ezer rubel is lehet;
• A vásárlás után hosszú időt vesz igénybe a telepítés, a megvalósítás és a hibakeresés;
• Szükséges képzést tartani minden felhasználó számára, aki részt vesz benne;
• A rendszer biztonságának biztosítása - felhasználók közötti beléptetés ellenőrzése, a szükséges elektronikus aláírások kiadása, kívülről történő behatolás elleni védelem;
• A vállalat személyzetének rendelkeznie kell egy adminisztrátorral, aki felügyeli a rendszer működését, elvégzi a szolgáltatási műveleteket és megoldja a felhasználói problémákat;
• Az információk megőrzése érdekében szükséges az adatbázis biztonsági mentése dokumentumokkal;
• Ha a partnercégek nem rendelkeznek EDI-vel, akkor elektronikus és papíralapú rendszert is biztosítani kell.

Az elektronikus dokumentumkezelés funkcionalitása

Minden munkafolyamat-rendszernek biztosítania kell a műveletek sorozatát:

• Bármilyen dokumentummal dolgozni - létrehozni, elkészíteni, feldolgozni, regisztrálni, ellenőrizni végrehajtásukat, koordinálni stb.;
• Munkafolyamatok szervezése - útvonalak meghatározása a vállalaton belül, hozzáférés korlátozása az egyes felhasználók között, lehetőség biztosítása egy dokumentummal egyszerre több ember számára;
• Iratok archívumának szervezése keresésük, tárolásuk lehetőségével.

Figyelem! Az elektronikus dokumentumkezelésnek ugyanolyan képességet kell biztosítania a dokumentumok kezeléséhez, mint a hagyományos papír.

A nagy fejlett rendszerek lehetőséget nyújtanak:

• Az összes átadott dokumentum regisztrálása - bejövő, kimenő, belső, további átirányítással a fejhez;
• Biztosítani kell a dokumentumokkal való munka egységes eljárását a vállalat minden részlegében;
• Dolgozzon a dokumentummal egyénileg és csoportosan is;
• Dokumentumok cseréje az osztályok és az egyes alkalmazottak között;
• Korlátozza a dokumentumokhoz való hozzáférést;
• Használjon szabványos űrlapokat minden dokumentumhoz;
• Ellenőrizni kell, hogy a jóváhagyás, a végrehajtás és a dokumentummal kapcsolatos egyéb munkák időben befejeződjenek;
• Jelentéskészítés – analitikai, statisztikai stb.;
• Szervezze meg az archív tárolást, rögzítse a felhasználók hozzáférésének dátumát és időpontját.

Össze lehet kötni a papíralapú dokumentumkezelést az elektronikussal?

Az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás után a szervezetben eleinte még mindig nem lehet teljesen elhagyni a papíralapú dokumentumokat.

Ennek több oka is lehet:

• Nem minden vállalkozó használ EDI-t;
• A cég archívumában már rengeteg papíralapú dokumentum van.

Az elektronikus és papíralapú dokumentumokkal való munkavégzésben azonban alapvető különbségek vannak. Például egy papíralapú dokumentumot ki kell nyomtatni, és a vezetőhöz kell vinni aláírásra, míg az elektronikusat magában a rendszerben kell aláírni. A másik félnek küldött papíralapú könyvelési bizonylatok a postai küldeményben elveszhetnek a szállítás során, míg az elektronikusak eljutnak a címzetthez.

A kétféle dokumentummal való munkavégzés közötti fő különbség a tárolásuk. Az elektronikus dokumentumok azonnal belépnek a rendszerbe, ahol minden felhasználó dolgozhat velük. A papíralapú dokumentumokhoz továbbra is archívumot kell szervezni, ahol azokat rendezetten tárolják. Ezzel egyidejűleg a cégbe lépést követően a papíralapú dokumentumot be kell szkennelni, és ezt a beszkennelt példányt fel kell tölteni a rendszerbe a további munkához.

Figyelem!Így a cégen belüli munkavégzés továbbra is csak elektronikus formában történjen. Ha papíralapú dokumentum érkezik, akkor azt csak az látja, aki megkapja vagy aláírja. Ugyanakkor az elektronikus másolattal való munka lehetővé teszi, hogy megvédje az eredetit szinte bármilyen veszteségtől, és lehetővé teszi több felhasználó számára, hogy egyszerre dolgozzon vele.

Mik azok az ED programok?

Számos dokumentumkezelő rendszer létezik a piacon, mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai. A leggyakoribb rendszerek:

Rendszer	Sajátosságok	Ár
Egy üzlet	Az egyik legnagyobb EDI program. Nagyszerű funkcionalitás, egyszerűség és könnyű használat.	11-13,5 ezer rubel. egy munkára
Logikák	Bármilyen méretű cégnél használható, könnyen megtanulható, rugalmas testreszabás	4900-tól 5900-ig ülésenként.
Eufrátesz	A rendszerek közül a legfejlettebbnek tartott csomag saját adatbázisrendszert, könnyű és kellemes dizájnt tartalmaz	Munkahelyenként 5000 rubeltől, ha egy szervezet szerverén telepítik, 10000 rubeltől. amikor a fejlesztő berendezésére helyezik.
1C: Archívum	Teljes integráció bármely 1C termékkel, bármilyen fájl - szöveg, grafika, videó és hang - tárolásának képessége.	12-57 ezer rubel. a teljes programra.
DIRECTUM	Az optimális rendszer kis- és középvállalkozások számára, kombinálhatja az elektronikus dokumentumokat a papíralapú dokumentumokkal.	7 ezer rubeltől. legfeljebb 2 millió rubel engedélyért
OPTIMA-WorkFlow	Egy új rendszer, amely most kezd aktívan fejlődni. Számos egyedi funkciója van ennek a rendszernek.	55-75 ezer rubel. engedélyért.

Elektronikus dokumentum interakciója más programokkal

Az EDI rendszer a szervezet elektronikus környezetében elfoglalva szabadon támogassa működése során a benne már működő üzleti alkalmazásokat. Például szabadon kell feldolgozni a számviteli bizonylatokat - számlákat, okiratokat, számlákat, meghatalmazásokat stb.

Ezen túlmenően az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek mindenkivel következetesen kell működnie, és ugyanazokkal az adatokkal kell működnie. Ezért szükséges, hogy a rendszer támogassa az elektronikus környezetben használt címtárakat és frissíteni tudja az azokban lévő adatokat.

Ezenkívül figyelembe kell venni a külső adatokkal végzett munkát - e-mail, kereskedési platformok stb.

Az EDI kiválasztásakor ügyelni kell arra, hogy a vállalkozásban elérhető egyéb eszközökkel és adatforrásokkal kölcsönhatásba léphessen. Általában a népszerű és ezért aktívan fejlődő rendszerek sok modult tartalmaznak a legnépszerűbb programokhoz - 1C, Parus, Oracle és még sokan mások.

Például az 1C program elektronikus dokumentumkezelése lehetővé teszi az elektronikus számviteli dokumentumok generálását, fogadását és küldését közvetlenül onnan, miközben azokat minősített aláírással erősíti meg.