Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetése, fejlesztése: a tévhitek megszabadulása, valódi célok megfogalmazása. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésének eredményessége a vállalkozásban Célok és stratégiák meghatározása

16.05.2022

A számítógépek elterjedésével a dokumentumok 100%-a elektronikus úton jön létre. Ennek ellenére ezek több mint felét még mindig kinyomtatják ellenőrzés és jóváhagyás céljából.

Ami a dokumentumok cseréjét és az üzleti vállalkozások közötti szerződések aláírását illeti, itt szinte mindig papírhordozókat használnak.

Három benyújtási mód létezik:

A Garantált Üzenetkézbesítési Rendszeren keresztül az adózó személyes számláján;
Mágneses adathordozón EDS-sel
Az "Adófizető Terminál" programon keresztül az adófelügyelőség hivatalaiban.

A hatékonyság növelése és a költségek csökkentése minden olyan vállalkozás célja, amely az elkövetkező években folytatni kívánja az üzletet. És ez az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével érhető el, különösen, mivel ezt az orosz jogszabályok előírják.

Ugyanakkor fontos odafigyelni azokra a dokumentumokra, amelyeket a jogszabály szerint papír formában kell nyomtatni, és ügyelni arra, hogy a papír és az elektronikus dokumentumkezelés ne duplázza egymást, mert ebben az esetben semmi sem menthető el.

Ha minden megfelelően van megszervezve, akkor az elektronikus dokumentumkezelés a kulcsa egy modern vállalkozás hatékonyságának.

A fejlett világ és a hazai információs rendszerek (IS) megvalósítási gyakorlatának megfelelően ebben a cikkben az EDMS bevezetésének folyamatát fogjuk megvizsgálni, amely több munkafázisból áll. Az EDMS bevezetésének eredménye a Rendszer ipari üzemeltetése a vállalat egészében.

A munkafolyamat költséghatékonysága nem mindig jár együtt annak csökkentésével. A dokumentumáramlás hatékonyságának és a vezetők kényelmének növelését az információtartalom minőségének javításával együtt kell mérlegelni. A munkafolyamat optimalizálásának (tervezésének) célja, hogy összhangba hozza a menedzsment igényeivel, miközben csökkenti a fenntartási költségeket. A munkafolyamat optimalizálásának (tervezésének) kibővített eljárása a következő öt lépést tartalmazza.

A munkafolyamat-optimalizálás két fő területet foglal magában:

1. Az információ minőségi tartalmának javítása (felelősségi központokhoz kötés; az indikátorok optimális készlete és tartalma; a normák és szabványok magas színvonala; az eltérésekről szóló információk elérhetősége).
2. A dokumentumáramlás hatékonyságának és a vezetők kényelmének növelése (információkettőzésének megszüntetése, forgalmi útvonalak optimalizálása; számviteli és operatív irányítás elsődleges elszámolásának összekapcsolása stb.; bizonylatok elnevezésének tartalommal való összhangba hozása).

A munkafolyamat hatékonyságának és a vezetők kényelmének növelését az első irányvonallal együtt kell mérlegelni, i.e. a munkafolyamat hatékonysága nem mindig jár együtt annak csökkentésével. Az információ egy részének elvesztése negatív hatással lehet az egész vállalkozásra.

Fontolja meg a munkafolyamat csökkentésének lehetőségét az információs kapacitás megőrzése mellett. Tehát a munkafolyamat optimalizálásának (tervezésének) célja, hogy összhangba hozza a menedzsment igényeivel, miközben csökkenti a fenntartási költségeket.

A munkafolyamat optimalizálásának (tervezésének) kibővített eljárása a következő lépéseket tartalmazza:

1. lépés: Projekt előtti felmérés vagy a vállalkozás leírása.
2. lépés: A meglévő munkafolyamat részletes leírása.
3. lépés: Az információ minőségi tartalmának elemzése.
4. lépés: Dokumentumfolyam optimalizálása.
5. lépés: Szabványok (utasítások) létrehozása.

Információk felmérése és elemzése

Az első lépés – a vállalkozás leírása – feladatai a vezetési igények meghatározása és a tényezők hatásának azonosítása. A vezetési igények azonosítása a munkaköri leírásokban lefektetett funkciók tanulmányozása és a vezetés különböző szintjein hozott vezetői döntések csoportjainak leírása alapján történik. Kritikus elemzéshez a meglévő házon belüli jelentéskészítés használható. Javasoljuk, hogy a munka az információk minőségi tartalmának elemzésével párhuzamosan történjen.

A munkafolyamat felépítése, valamint a vezetői számvitel szervezeti struktúráinak létrehozásakor a munka olyan tényezők hatásának tanulmányozásával kezdődik, mint: technológiai jellemzők, termékösszetétel, a termelés megszervezése és a vállalat és strukturális részlegeinek irányítása, üzleti folyamatok, anyagok. folyik. A munkafolyamat megszervezése nagymértékben függ a felelősségi központok jelenlététől a vezetés szervezeti struktúráiban; a vállalaton belüli vállalkozási mechanizmus fejlesztése; az eltérés-szabályozás elérhetősége; a menedzsment kompetenciája és a progresszív döntéshozatali módszerek alkalmazása; személyi számítógépek elérhetősége, információs hálózatok stb.

Az előtervezési munka során különösen az információ keletkezési (átalakítási, felhasználási) központjainak és ezek személyre szabott kapcsolatainak (számviteli pontjainak) részletesebb leírására van szükség; a dokumentumok és a meglévő dokumentumfolyamatok leírása.

A vezetési célú és vezetéspszichológiai munkafolyamat-rendszerek fejlesztését természetesen a vállalkozás technológiai és szervezeti adottságait figyelembe véve el kell kezdeni anélkül, hogy konkrét szoftvertermékhez kötődnénk. Először meg kell alkotni egy ideológiát, és csak azután kell szoftverterméket keresni hozzá.

Mielőtt elkezdené az EDMS bevezetésének folyamatát egy vállalatnál, javasoljuk, hogy végezzen expressz felmérést (projekt előtti felmérést), hogy:

általános információk megszerzése az EDMS megvalósításának tárgyáról;
a megvalósítás céljainak meghatározása;
az EDMS-re és a projekthatárokra vonatkozó általános kulcskövetelmények meghatározása;
az okmányforgalom és az irodai munka szervezettségének általános állapotának meghatározása;
a projekt főbb résztvevőinek meghatározása (munkacsoport felállítása);
egy potenciális projekt átfogó összetettségi szintjének meghatározása;
igényfelmérés adatmigrációhoz és más szoftverekkel való integrációhoz;
eredményes és nyertes Kereskedelmi Pályázat elkészítéséhez szükséges információk összegyűjtése, ha a felmérést és a megvalósítást harmadik fél végzi.

Ebben a szakaszban meg kell választani azt a platformot, amelyen az EDMS-t fejlesztik.

Ebben a szakaszban a beérkezett elsődleges információk alapján projektmenedzsert (PM) neveznek ki, aki elkészíti az alapvető munkatervet, a hierarchikus munkastruktúrát (WBS), valamint a Projekt Chartát.

Az információs felmérés során a meglévő üzleti folyamatokat vizsgálják és írják le ("as is" - "as is"). Az összegyűjtött adatok elemzése eredményeként optimalizált üzleti folyamatokat javasolnak ("legyen" - "ahogy legyen"), megfogalmazzák az EDMS funkcionális követelményeit.

Az információs felmérés céljai a következők:

az automatizálandó üzleti folyamatok tanulmányozása és pontos leírása;
ajánlások kidolgozása a dokumentumfolyamatok optimalizálására, valamint a munkafolyamatok és az irodai munka megszervezésére;
rendszermódosítások meghatározása és leírása, interfészek, beleértve interfészek külső rendszerekkel és a projekt során fejlesztendő és megvalósítandó meglévő programok adatátvitelének eszközei;
műszaki specifikációk (TOR) kidolgozása.

A szükséges információk megszerzése érdekében felméréseket és interjúkat készítenek a fő felhasználókkal (az érdekelt osztályok vezetőivel és az új EDMS-ben közvetlenül dolgozó alkalmazottakkal). A munka során ajánlott:

Készítsen listát a szervezetben meglévő dokumentumtípusokról, és készítsen felmérést minden dokumentumtípusról:

ismertesse a dokumentációs technológiát (részletek sorát, szükség esetén azok elhelyezkedését, sorrendjét és tervezési jellemzőit); mutassa be az iratok mozgásának feltételeit (aláírások, vízumok, csekkek stb. megléte), az iratok mozgásának sémáját (útvonal) vagy a fő jóváhagyók, aláírók stb. listáját; írja le a regisztráció módját (nyilvántartási szám formátuma);

Készítsen listát a dokumentumok létrehozásáért felelős alkalmazottakról (ki/milyen osztály és milyen típusú dokumentumokat készít).
Készítsen listát azokról az alkalmazottakról, akik jóváhagyják, aláírják, jóváhagyják a dokumentumokat (ki milyen típusú dokumentumokat hagy jóvá / ír alá; feltételek, amelyek mellett vízum / aláírás szükséges).
Készítsen listát az iratnyilvántartókról
Határozza meg, hogy milyen típusú dokumentumokat kell ellenőrzés alá vonni (ellenőrzőket, az ellenőrzés alá vonásának feltételeit, az ellenőrzés megszüntetésének feltételeit és egyéb szükséges információkat).
Készítsen listát a feldolgozási folyamatért felelős többi személyről.
A fent felsorolt információk alapján készítsen algoritmust a dokumentumok mozgatására (operogram). Lásd az 1. példát.
Határozza meg a szükséges beszámolási dokumentumokat (a jelentések készítésének feltételeit és formáit).
A felmérés alapján az óvodai nevelési-oktatási intézmény számára Utasítást készíteni (szükség esetén).
Készítse el az ügyek nómenklatúráját, feltüntetve a tárolási időszakokat és az ügyek kialakításának elveit (ha szükséges).
Állítson össze egy listát azokról a dokumentumokról, amelyek megjelölik a hozzáférés engedélyezésének feltételeit (például beosztástól függően).

A fent felsorolt információk alapján kidolgozásra kerülnek az EDMS funkcionális követelményei vagy fejlesztési feladatköre (TOR). Az elemzőnek különösen a regisztrációs és ellenőrző kártyák formátumára és összetételére (a kártya mezőinek beállítása és elrendezése, az EDMS kitöltésének módja stb.), a dokumentumok mozgásának útvonalaira és egyéb szükséges követelményekre vonatkozó követelményeket kell megállapítania. az EDMS felállításához és fejlesztéséhez.

A dokumentumkezelő rendszerek tervezésének gyakorlata alapján a következő munkasor javasolható:

1. A fő termelés regisztrációs pontjainak sémáinak kidolgozása, a segédtermelés, a funkcionális szolgáltatások.
2. Összeköttetéseik sémáinak kidolgozása.
3. Számviteli pontok keretében kitöltött bizonylat- és beszámolólapok gyűjtése.
4. Albumokba rendezés.
5. A benyújtási határidők leírása, a dokumentumok mozgási iránya és a bejelentőlapok (milyen időkeretben, kinek és kitől adják át a dokumentumot).
6. Tematikus és összevont munkafolyamat-sémák készítése.
7. Dokumentumok logikai és szükséges elemzésének lefolytatása.
8. A dokumentumok útjának elemzése létrehozásuk, jóváhagyásuk és jóváhagyásuk folyamatában.
9. Javaslatok kidolgozása a meglévő bizonylati és beszámolási séma módosítására a vezetői számvitel egyéb paramétereinek (eltérések elszámolása, felelősségi központok stb.) módosítására vonatkozó javaslatokkal kapcsolatban.
10. Javaslatok kidolgozása a megkettőzött információk kiküszöbölésére.
11. Irategyesítési javaslatok kidolgozása.
12. Javaslatok kidolgozása a dokumentumok mozgásának és a jelentéstételnek a racionalizálására.
13. Projekt kidolgozása a dokumentumáramlás és a belső jelentés optimalizált összefoglaló sémájára.
14. Munkafolyamat-szabványok és belső jelentéskészítés kidolgozása és bevezetése.

A fenti műveletek végrehajtásakor néhány tippet érdemes szem előtt tartani.

számviteli pontok. Először az információcsere során határozza meg a kapcsolat alanyait. Nevezhetjük őket az információ származási, fogyasztási és továbbítási központjainak, vagy számviteli pontoknak. Tehát a regisztrációs pontok rögzítve vannak, az előző szakaszban az osztályok közötti kapcsolatokat írják le, most ennek az anyagnak a csatlakoztatásával és kiegészítésével elkészítheti a számviteli pontok kapcsolatának diagramját.

Ezek a sémák nemcsak abban segítenek, hogy a projekt első lépéseiben megszakítsák az irreleváns kapcsolatokat anélkül, hogy azokat dokumentált formába helyeznék, hanem időt és pénzt is megtakaríthat. Nélkülözhetetlenek a "mindent figyelembe vesznek" témájú optimalizálási javaslatok tesztelésekor.

Albumok és dokumentumok leírásai. Fontos lépés a projekt idején létező dokumentumok albumainak elkészítése és leírása; ez a legidőigényesebb, legérdektelenebb és hálátlan munka.

A munkafolyamat optimalizálására irányuló munka során használja a hibagyakorlat elemzése során kapott tanácsokat: állítson be időben korlátozásokat - „ne fogja fel a mérhetetlenséget”; megtudja, hogy a dokumentumot ugyanaz az alkalmazott állította-e össze, aki aláírja, vagy vannak-e valódi láthatatlan előadók; azokban a helyzetekben, amikor a boltvezető aláír egy számlát a félkész terméknek a következő üzletbe történő átszállításáról, döntse el, hányszor írja le a dokumentum mozgását: egyszer üzletről üzletre, vagy kövesse az utat a teljes úton. Ebben az esetben a szervezet minden részlegére azonos nyilvántartási elvnek kell érvényesülnie.

A munkavégzés során be kell tartani egy kötelező feltételt: a dokumentumok leírását egységes formában kell bemutatni a szervezet minden részlegére vonatkozóan.

Helyi és általános munkafolyamat-sémák. A dokumentumok leírása után folytathatja a sémák felépítését. Hozzájárulnak a válaszhoz például arra a kérdésre, hogy mennyire nehéz egy közönséges dokumentum útja négy példányban, szemben magával a gyártási művelettel. A dokumentumok mozgási mintájának elemzése elgondolkodtat a végső útvonalak megfelelőségén. Például miért van szükségünk elsődleges dokumentumokra a belső költöztetésről a tervezési osztályon?

1. példa Javasoljuk, hogy a felmérés eredményeként kapott információkat operogram (lásd 1. ábra) vagy algoritmus (lásd 2. ábra) formájában adjuk ki. Példaként javasoljuk, hogy vegyük figyelembe a fő tevékenységre vonatkozó megrendelések életciklusát. Az ilyen típusú dokumentumokkal való munkavégzés technológiája a legegységesebb, és különféle vállalkozásokban használható.

1. ábra. A főtevékenységre vonatkozó megrendelés életciklusának operogramja

2. ábra: A főtevékenységhez tartozó megrendelések feldolgozásának algoritmusa

Az „Irodakezelés és dokumentumkezelés a vállalatnál” 2007. évi 2. számában megjelent „Információs felmérés az EDMS megvalósításának részeként” című cikk olyan kérdéseket sorol fel, amelyek felhasználhatók a kérdőívekben vagy a felhasználók megkérdezésekor. A kérdések tájékoztató jellegűek.

A felmérés lebonyolításának nincsenek egyértelmű követelményei, ezért minden konkrét esetben, kész fejlesztések felhasználásával, kreatívnak kell lenni a szükséges információk megszerzésében, strukturálásában és megjelenítésében.

Az információs felmérés fontos lépés az óvodai nevelési intézmény optimalizálása és az EDMS bevezetése terén. Végtére is, a folyamatok optimalizálására és az EDMS-funkciók követelményeinek kialakítására vonatkozó döntések minősége közvetlenül függ a kapott információktól és azok bemutatásának minőségétől. Ebben a tekintetben be kell tartani a felmérés fő elvét - teljes, megbízható és naprakész információkat szerezni az automatizálni tervezett folyamatokról.

Tematikus elemzés és munkafolyamat-optimalizálás

A munkafolyamat zűrzavara, irracionalitása témánkénti elemzéssel látható. Elemezzük például az osztályon belüli anyagáramlás be- és kimeneteit (félkész termékek, késztermékek mozgása). Kiderülhet, hogy a feldolgozott nyersanyagot tartalmazó konténer üzletről üzletre történő átszállításának ünnepélyes tényét az elsődleges dokumentumok, naplók, összefoglalók és jelentések bejegyzéseinek tűzijátéka kíséri. A félkész termékek ugyanazon a műhelyen belüli átadásánál is jelentős párhuzamosságok lépnek fel.

A rekordok csökkentésére vonatkozó döntés meghozatalához javasolt táblázatos vagy grafikus formában elvégezni a szükséges elemzést. Formálisan megmutatja a mutatók megkettőzését a dokumentumokban. A helyi konstrukciók elemzése, kiegészítve a bizonylatok, összesítések vagy a számviteli nyilvántartásba történő bejegyzések (vezetői döntések stb.) konkrét céljának tisztázásával, segít a bizonylatok vagy adatok megkettőzésének lényegében azonosításában. Ennek eredményeként döntés születik a dokumentumok csökkentéséről vagy átalakításáról, figyelembe véve a műhelyek műszaki felszereltségét és az automatizált vezérlőrendszer lehetőségeit. A naplók összevonására is adható javaslat:

Valamennyi munkatípus megvalósításának célszerűségét és logikáját abból a szempontból értékelik, hogy azok hogyan járulnak hozzá a vezetői döntések információs támogatásának optimalizálásához, végrehajtásuk hatékonyságához és pontosságához.

Az EDMS fejlesztése és konfigurálása

Ebben a szakaszban a TOR-ban leírt követelmények megvalósítása történik: az EDMS beállítása, finomítása vagy a Rendszer új funkcióinak fejlesztése a kiválasztott platformon.

Az EDMS fizikai megvalósításának céljai a következők:

az EDMS adatbázis-struktúra fejlesztése;
képernyőformák fejlesztése;
mechanizmusok fejlesztése: megfigyelés, nyilvántartás, végrehajtás stb.
a Rendszer műszaki dokumentációjának kidolgozása.

A szükséges funkciók megléte a rendszerben (jóváhagyási, regisztrációs, végrehajtási eljárások, végrehajtás ellenőrzése, hozzáférés megadása stb.);
a szükséges dokumentumok rendelkezésre állása;
A rendszerfejlesztés összetettsége és költsége;
Az egyidejűleg dolgozó felhasználók maximális száma, amelynél a rendszer stabilan működik és a kérések feldolgozásának sebessége kielégítő;
A rendszerhez csatlakozó felhasználók maximális száma;
Licencek költsége (kiszolgálónként, 1 munkaállomásonként);
Rendszeradminisztráció, technikai támogatás összetettsége és költsége;
A verziók frissítésének lehetősége, összetettsége és költsége;
Képesség távoli felhasználókkal való együttműködésre (ha szükséges);
Tanácsadási szolgáltatások költsége és minősége;
A Szállító megbízhatósága (a piaci hírnév foka, a sikeresen befejezett projektek száma stb.).

Ebben a szakaszban az információfelmérés szakaszában leírt követelmények közvetlenül valósulnak meg.

A fejlesztési munkák nagy része a Megrendelő területén kívül történik, ezért a Fejlesztők és a Megrendelő közötti folyamatos és hatékony interakció kulcsfontosságú a rendszer fejlesztésének sikeres befejezéséhez és a Megrendelő általi elfogadáshoz.

A tesztelési folyamat döntő fontosságú a fejlesztés minőségének biztosításában. A teszt tervezését és előkészítését a lehető legkorábban el kell kezdeni. A végfelhasználókat a lehető legnagyobb mértékben be kell vonni a tesztkritériumok előkészítésébe. Rendkívül fontos, hogy a vizsgálatot az Ügyfél végezze el.

Pilot működés

A Rendszer megvalósításának célja, hogy a felhasználók az EDMS-ben kezdjenek dolgozni (a Rendszernek meg kell felelnie a felhasználók igényeinek, kéréseinek) és egy stabil Rendszerben (hibák és hibák nélkül).

A megvalósítás során a következő munkákat végezzük:

szoftverek telepítése és konfigurálása;

a személyzet és az EDMS-adminisztrátorok képzése;
EDMS dokumentáció fejlesztése felhasználók számára (Súgó);
a rendszer hibáinak kiküszöbölése;
az EDMS véglegesítése a felhasználók észrevételei és javaslatai alapján;
szabályozó dokumentáció kidolgozása: utasítások az óvodai nevelési intézmények számára, a különféle típusú dokumentumokkal való munkavégzésre vonatkozó előírások;
technikai támogatás megszervezése a felhasználók számára (konzultáció a felhasználókkal a rendszerben való munkavégzésről).

Ez a szakasz a legnehezebb a projekt minden résztvevője számára (felhasználók, fejlesztők, megvalósítók). Ebben a szakaszban a szoftvertermék adaptálása, tesztelése, tesztelése valós munkakörülmények között történik. A legnehezebb a pszichológiai akadály leküzdése a felhasználók számára, amikor új környezetben kezdenek dolgozni, mert. a felhasználók kénytelenek megváltoztatni megszokott és bevált munkamódszereiket. Ebben a tekintetben ebben a szakaszban fontos a felhasználók képzése és konzultációja. Ez segít nekik alkalmazkodni az új munkakörülményekhez.

Ipari működés

Az EDMS ipari működtetése egy olyan EDMS használata, amely stabil és teljes mértékben megfelel a felhasználók követelményeinek a szervezet alkalmazottainak hivatalos feladatai ellátása során.

Az EDMS működése során végzett munkák:

Tanácsadás és felhasználók képzése az EDMS-sel kapcsolatos munkával kapcsolatban;
Címtáradminisztráció (szervezeti felépítés, felhasználók, jóváhagyási útvonalak, levelezőlisták stb.);
Szerver- és szoftveradminisztráció;
Biztonsági mentés végrehajtása (mentés)

Ebben a szakaszban kezdeményezhető az EDMS fejlesztési folyamata: új funkciók hozzáadása, a megvalósítási projekt határainak bővítése (új kategóriák / dokumentumtípusok hozzáadása, a holding felhasználói / részlegeinek / vállalkozásainak számának bővítése, új funkciók hozzáadása ).

Az EDMS bevezetési és bevezetési idejének csökkentése érdekében a felsorolt szakaszok munkája párhuzamosan is megvalósítható, az automatizálási feladatok bonyolultsági fokától, a használt szoftverektől stb.

Az EDMS bevezetési projekt teljes életciklusa során projektmenedzsment munkát kell végezni. Például az Egyesült Államok ANSI/PMI 99-001-2004 szabványa (PMBOK útmutató) ajánlott.

Projektmenedzsment

A projekt egy ideiglenes vállalkozás egyedi termékek vagy szolgáltatások létrehozására. A projektmenedzsment egy különálló menedzsment terület, amelyet kifejezetten az egyedi eredményekkel járó ideiglenes tevékenységek menedzselésére terveztek.

A leghíresebb/széles körben használt projektmenedzsment szabványok:

PMBOK (amerikai szabvány: www.pmi.ru);
Prince2 (angol szabvány: www.ogc.gov.uk/prince2);
IPMA (európai szabvány: www.ipma.org);
P2M (japán szabvány: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Főszereplők:

Projektmenedzser (vezető) - a projekt irányításáért felelős személy.
Projektszponzor – olyan személy, aki pénzügyi forrásokat biztosít a projekthez, valamint adminisztratív és szervezési támogatást nyújt a projekthez.
A projekt megrendelője (fogyasztója) az a személy, aki a projekt eredményeit felhasználja.
A projektben érintettek - a projektben aktívan részt vevő és/vagy érdekeiket a projekt megvalósítása érintheti (akik befolyásolják és érintik a projekt eredményeit).

Példa a projekt életciklusára:

Projekt charta a projekt első hivatalos dokumentuma. Formálisan megerősíti a projekt létezését. Felhatalmazást ad az RP-nek, hogy a szervezet erőforrásait projektműveletekre fordítsa. Az RP meghatározása és hozzárendelése a lehető legkorábban történik. A PR-t mindig a tervezés előtt, lehetőleg a Projekt Charta kidolgozása során kell kijelölni.

A projekt chartát a projekt tervezési szakaszában részletezik.

A projekt chartája a következőket tartalmazhatja:

A projekt indításához szükséges üzleti igények leírása;
A projekt célja vagy alapja;
Az igények és elvárások leírása, valamint az érdekelt felek befolyásának mértéke;
A fő projekt mérföldkövek összefoglaló terve (Milestones);
A funkcionális szervezetek leírása;
Szervezeti feltételezések és korlátozások leírása;
A projekt teljes költségvetése.

A projekt terjedelmének leírása- ez a projekt céljaira és célkitűzéseire vonatkozó, a Megrendelőtől a kezdeményezés (információs felmérés) szakaszában kapott információ. Tartalmazhat általános mutatókat, és a tervezési és fejlesztési szakaszban a projektmenedzser tovább finomítja és fejleszti. Ez a projekt megfogalmazása (mit kell tenni).

A projekt hatóköri nyilatkozatának fejlesztési folyamata leírja és dokumentálja a projekt és a kapcsolódó termékek és szolgáltatások jellemzőit és hatókörét, valamint az elfogadási módszereket és a hatókör kezelését.

A dokumentum fő összetevői:

Projekt céljai;
Projekt termékleírás
Projekt eredményei
Feltételezések és korlátozások a projektben, projekthatárok;
Projekt mérföldkő terve.

Projektmenedzsment terv egy formálisan jóváhagyott dokumentum, amely egy projekt végrehajtását irányítja. Ez egy olyan dokumentum, amely tartalmazza és integrálja a tervezés eredményeit a projekt minden területén (idő, költségek, erőforrások, kockázatok, minőség stb.)

A projektmenedzsment terv egy vagy több kiegészítő tervből állhat, mint például:

Projekt hatókör kezelési terv;
naptári terv;
Költségkezelési terv;
Minőségirányítási terv;
Személyzetgazdálkodási terv;
Elkötelezettségkezelési terv;
Kockázatkezelési terv;
Ellátásirányítási terv;
Folyamatfejlesztési terv

Lehetetlen egyszerre részletes tervet készíteni az egész projektre.

Alapterv egy hivatalosan jóváhagyott dokumentum, amelyhez képest a projekt teljesítményét mérik, és amelyet a projekt végrehajtásának irányítására és ellenőrzésére használnak fel. A projekt előrehaladásának eltérésének szabályozására szolgál.

Munkaterv egy dokumentum vagy dokumentumok halmaza, amely a projekt előrehaladtával változik, és több információ válik elérhetővé. A munkaterv általában mindig eltér az alaptól. A munkatervet a WP módosítja.

Projekt végrehajtása- a projekt megvalósításának fő folyamata (a források jelentős részét bevonják).

Az RP fő feladatai közé tartozik:

A projektterv végrehajtását szolgáló intézkedések integrálása és koordinálása;
Az aktuális projektvégrehajtás eltéréseinek folyamatos összehasonlítása és elemzése az alapprojekttervhez képest;
Ha szükséges, kezdeményezzen változtatási kérelmeket;
A projekt költségének és feltételeinek előrejelzése.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiépítése. Mi van a felszínen?

Dmitrij Szadovnyikov

Napjainkban sok vállalatvezető óvatosabbá vált a vállalati szoftverek bevezetésének lehetőségeit illetően. Ez elsősorban a gazdasági helyzetnek köszönhető, és itt fontos összetevő a félelem attól, hogy beleragadunk a „meg nem valósítottak megvalósítása” folyamatába. Mindenki felismeri a megvalósítás szükségességét, de senki sem akar „pénztehénré” válni sem a saját, sem főleg a külső megvalósítók számára. Tudod, hogyan történik - vagy „egy árnyalat alakult ki”, aztán az űrlap rossznak bizonyult, aztán gyenge a szerver, aztán valami más ... És a pénzt kihúzták ...

A Lotsia Soft közel két évtizede szorosan együttműködik orosz felhasználóival. Együttérzünk a vezetők ilyen visszafogott helyzetével, és a potenciális felhasználókkal szemben a teljes őszinteség politikáját alkalmazzuk. Ezzel kapcsolatban szeretném megjegyezni, hogy annak ellenére, hogy a Lotsia PDM PLUS-t elsősorban technikai munkafolyamat-szervezési programnak tekintik, gazdag szolgáltatásai és hasznossága gyorsabban megnyilvánulhat, ha a menedzsment munkafolyamat automatizálására használják. Ez a felszínen rejlik, közelebb van a menedzsmenthez, még egyszerűbbnek és a termelési tevékenységet közvetlenül nem befolyásolónak tűnik, ami kiindulópontja lehet a megvalósítás megkezdésének sikeres elismerésének és a Lotsia PDM PLUS felhasználásának kiterjesztésének más megoldások megoldására. problémákat.

Ennek ellenére kénytelenek voltunk figyelembe venni egy olyan momentumot, hogy a vezetők többsége jellemzőnek tartja a vezetői dokumentumáramlást. Mi magunk nem így gondoljuk, de itt az alapján, hogy az ügyfélnek mindig igaza van, úgy döntöttünk, hogy követjük az ő példáját. Ennek eredményeként megjelentettük a levelezés, valamint a szervezeti és adminisztratív dokumentáció (ORD) kezelésére szolgáló standard konfiguráció új verzióját, amely teljesen ingyenesen bekerül a Lotsia PDM PLUS szállítási készletébe. Sőt, bármely szervezet - a Lotsia PDM PLUS felhasználója - ingyenesen kérheti és megkaphatja ezt a beállítást tanulmányozásra és felhasználásra. Tehát a felhasználók számára ez közvetlen időt és pénzt takarít meg. Idő - tipikusságból, pénzből - a beállítások önmagukban és minimális költséggel való megvalósításra való felkészültsége miatt.

Pontosan mit tartalmaz a Lotsia PDM PLUS levelezés, valamint szervezeti és adminisztratív dokumentáció kezeléséhez szükséges konfigurációjának új verziója? Ha egyszerűen felsorolja, hogy mit tartalmaz a beállítás, semmi különöset nem fog találni. Igen és nem. A kérdés a megvalósításban és figyelem (!) a karbantartás költségeiben van. Ezért helyesebb lenne néhány funkcióhoz megjegyzést fűzni.

Kezdjük a legelejétől – a felhasználói menütől. A felhasználói menüt kibővítettük - két változatban - valósítottuk meg. A felhasználó számára kényelmes lehet, ha először kiválaszt egy műveletet: megnyit, megkeres, regisztrál, megtekinti a dokumentum típusát (1. ábra). Vagy lehet, hogy azonnal hozzá akar férni a dokumentumtípushoz, és egy műveletet szeretne végrehajtani a kiválasztott típussal (2. ábra).

A menü a felhasználói profilhoz van kötve, és elképzelhető, hogy a felhasználók egy része jobban érzi magát egy, másoknak pedig egy másik menüvel. Kérjük, használja mindkét menüt.

A menü testreszabási példája azonban részletesebb felhasználói profilalkotást is tartalmazhat. Például csak egy-két személy vesz részt a dokumentumok nyilvántartásában. Ezután a megfelelő elemek „elhagyják” az általános menüt, és az anyakönyvvezetők menüjében maradnak.

Vannak érdekesebb lehetőségek is. Ha alaposan megnézi az ábrákon látható menüképernyők másolatait, olyan elemeket láthat, mint például a „Regisztrációs napló...”. Ezek jelentések. A Lotsia PDM PLUS jelentések a rendszerbe már bevitt adatok alapján készülnek. A jelentések felépítésének módja tartalmi és kialakítási szempontból eltérő lehet - ezt a beépített jelentéskészítőben történő jelentés beállításakor határozzuk meg (3. ábra).

De a végfelhasználó számára a legfontosabb az, hogy gyorsan navigáljon a megjelenített adatok között. Ehhez egy időben egyedülálló gyorsszűrő mechanizmust fejlesztettek ki. Szinte mindenki által ismert automatikus szűrőkön alapul. De tovább mentünk, és bevezettük az űrlap azonnali szűrésének lehetőségét a megadott mezőértékek alapján: csak nyomja meg az Alt billentyűt, és kattintson egy vagy több mező értékére. Ez példátlan sebességet és kényelmet biztosít a vizuális adatszűréshez. Például egy felhasználó meg akarja tekinteni a Buttercup JSC összes bejövő levelét. Lenyomja az Alt gombot, és rákattint a Boglárka szóra. Ha más mező alapján szeretne szűrni, akkor a Ctrl billentyűt is lenyomja. Ha vissza szeretné állítani a szűrőt, nyomja meg az Esc billentyűt. Visszatérve az automatikus szűrőkre, megjegyezzük, hogy azok a felhasználók, akik nem szeretnek a billentyűzettel dolgozni, használhatják a szűrt értékek hagyományos megjelölését a legördülő listában az egérrel. Egyszerűen gyorsabb és kényelmesebb a billentyűzettel, akár még hozzá is - professzionálisabb.

Tehát egyes felhasználók, miután megismerték a gyors szűrés lehetőségét, azt mondják, hogy nincs szükségük másra: reggel megnyitották a jelentést, és az egész nap csak szűrni kell, megszerezve a szükséges információkat.

Ez nagyon kényelmes, tekintettel arra, hogy rengeteg jelentési űrlapot készíthet. Ugyanakkor minden jelentés lehetővé teszi, hogy részletesebb információkat kapjon. Egy sorra duplán kattintva a felhasználónak megjelenik a dokumentumkártya teljes verziója. Ezen kívül könnyen implementálható és szerkeszthető az adatok közvetlenül a jelentésekben.

Ami az adatbevitelt illeti, akkor a vizsgált témával kapcsolatban fontos a gyorsaság biztosítása. Mindenekelőtt az iratok nyilvántartásáról van szó: bejövő és kimenő levelek, megrendelések, rendelések, emlékeztetők, másodsorban az előadók észrevételeiről. A legfontosabb pontok itt a következők:

a dokumentum-nyilvántartási ablak hívógombja mindig „kéznél legyen”, a menüben, az eszköztárban;
a bevitt információkat a lehető leggyorsabban el kell tárolni. Ez különösen igaz például telefonüzenetek regisztrálásakor;
a felhasználót lehetőleg kímélni kell a kézi beviteltől.

A Lotsia PDM PLUS levelezés- és ORD-kezelési beállításainak kialakításakor kellő figyelmet fordítottak az adatbevitel gyorsaságára és a megbízhatóságra. Mit jelent? Magyarázzuk meg a fenti kulcsfontosságú pontok példájával:

a dokumentum regisztrációs ablak hívógombja mindig elérhető, függetlenül attól, hogy a felhasználó milyen Lotsia PDM PLUS ablakban dolgozik. Ezenkívül a dokumentum regisztrációs ablakot egy parancsikon segítségével az asztalról vagy egy másik mappából vagy a tálcáról hívhatja;
az információbevitel gyorsaságát mindössze két kötelező mező biztosítja. Egyszerűen válassza ki a feladót, és adja meg a tárgyat. A feladó a címtárból kerül kiválasztásra, de a telefonkönyv menet közben is feltölthető, a beérkező dokumentum regisztrációja során. A címtár feltöltési eljárásának kidolgozásakor ugyanazt a beviteli sebesség elvét alkalmaztuk;
minél kevesebbet hibázik a felhasználó, annál teljesebbek lesznek a jelentésekben szereplő információk, és annál nagyobb a keresési sebesség. A beviteli hibák minimalizálása érdekében minden lehetőséget kihasználunk a billentyűzet bevitelének elkerülésére – jelölőnégyzetek, választógombok, legördülő listák, választódobozok, könyvtárak.

A bejövő levél fájljait (4. ábra) a szokásos módon, valamint szkennerről vagy e-mail üzenetből is fogadhatjuk. A Lotsia PDM PLUS integrálva van a TWAIN szkennerekkel, és az alapcsomag része egy e-mail kliens is.

Itt fontos megjegyezni, hogy minden dokumentum fájlja biztonságos tárolókban van tárolva, és csak a Lotsia PDM PLUS biztonsági rendszer beállításai szerint lehet hozzájuk szerkeszteni vagy megtekinteni. Minden kivétel nélkül. Az egyes dokumentumfájlokhoz való hozzáférés előzményei megmaradnak. És minden felhasználói művelet a rendszerben, beleértve a bejelentkezést is, a legrészletesebben kerül naplózásra.

A kimenő iratok regisztrálhatók (5. ábra) akár kezdeményezésként, akár válaszként a beérkezőkre. Ugyanígy a bejövő levelek is regisztrálhatók válaszként a kimenő levelekre. Ilyen esetekben a levelezés története automatikusan megőrződik - a teljes levéllánc időrendi sorrendben épül fel. Sőt, ha a levelet eredetileg több címzettnek küldték el, akkor mindegyikük válaszait regisztrálják, és automatikusan bekerülnek a levelezési előzményekbe.

Kétségtelenül lehetőség nyílik a formalizált dokumentumok automatikus generálására "kék" aláírásokkal és irodai alkalmazásokkal való integrációval, amely lehetővé teszi a közvetlen munkát és információcserét a Lotsia PDM PLUS-szal, valamint a PDF-fájlok automatikus létrehozását és mentését a Lotsia PDM PLUS-ban. , nagy lesz a kereslet.

A beérkező levelekre határozatok szabhatók ki, utasítások adhatók ki, felelős végrehajtó és társvégrehajtó jelölhető ki. A felbontás és az összes utasítás megjelenik a dokumentumstruktúrában (6. ábra).

A beépített jelentések és kimeneti űrlapok generátora biztosítja a bejövő és kimenő dokumentumok nyilvántartási naplóinak kialakítását a kiválasztott időszakra vonatkozóan, a „Dokumentum végrehajtásának előrehaladása” jelentés (7. ábra) pedig a határozatok teljes történetét, ill. utasításokat, azok átvételének időpontját, végrehajtását és az előadók megjegyzéseit. Ismét a jelentés egy sorára duplán kattintva a felhasználó legalább az adatok részleteit láthatja. Számos más lehetőség is létezik egy soron vagy egy adott mezőn történő dupla és egyszeri kattintások kezelésére, ezért nincs értelme ezeket itt részletesen ismertetni. A következő tézisre szorítkozunk: minden az adminisztrátor kezében van. A sajátja, nem külső. Ez nem mutató?

Ami a szervezeti és adminisztratív dokumentációval való munkát illeti: megrendelések, utasítások, feljegyzések, itt a munkatechnológia hasonló, csak a képernyőformák eltérőek, a dokumentum típusának megfelelően (8-10. ábra).

Itt megjegyzendő, hogy a bizonylatfolyamat blokkban lévő rendeléseknél jóváhagyási eljárás biztosított.

Ezen túlmenően minden ORD-dokumentum összekapcsolható más ORD-dokumentumokkal és levelezéssel, mind alapként, mind eredményeként (11. ábra).

Megbízás alapján megbízások adhatók ki, így ez a lehetőség közvetlenül a megrendelőlapról biztosított, míg a megrendelés utólagos dokumentumként automatikusan társításra kerül a megrendeléssel (12. ábra).

Az összes kapcsolódó dokumentum azonnal megjelenik az űrlapon, és lehetővé teszi a dupla kattintással a részletes információk megtekintéséhez.

A Lotsia PDM PLUS munkafolyamata a lehetőségek teljes rendszere. Itt hihetetlen rugalmasság áll rendelkezésünkre, amely programozás nélkül is elérhető, és korlátlan számú előadói elágazást, valamint hozzáférési jogokat, állapotokat és egyéb attribútumokat rendelhetünk hozzá az információs objektumokhoz, amelyek átláthatóak a felhasználók számára.

A levelezés és az ORD kezelésének alapbeállításában egy univerzális útvonalsémát kínálunk, amely lehetővé teszi bármilyen dokumentum összehangolását (13. ábra).

Ennek az útvonalnak az a sajátossága, hogy a jóváhagyók bármely listája a kívánt sorrendben kerül meghatározásra, mielőtt jóváhagyásra küldenék, minden jóváhagyó jóváhagyhatja a dokumentumot, vagy tetszőleges számú megjegyzést tehet. Ezzel egyidejűleg a rendszer minden résztvevőnél automatikusan ellenőrzi a jóváhagyási időszakot, és a dokumentum jóváhagyásra történő beérkezését követő meghatározott számú munkanap elteltével emlékeztet a határidő lejártára.

Ebben az esetben az emlékeztető rendszer a vállalat gyártási naptárát használja, amelyet évente generál a Lotsia PDM PLUS.

Így az új Lotsia PDM PLUS ingyenes beállítás a levelezés és az ORD kezeléséhez az adatbevitel sebességének maximalizálása, a végrehajtás figyelése és a felhasználók aktuális feladatok listájának karbantartása elve alapján jött létre. Ugyanakkor maga a beállítás önmagában is nyitva áll a fejlesztésre, ami jelentősen csökkenti az amúgy is olcsó rendszer megvalósításának költségeit.

És kérem, ne feledje, hogy a levelezéskezelés és az ORD csak a kezdete egy hosszú és érdekes útnak, amelyben a Lotsia Soft mindig segít a legrövidebb úton haladni, hogy gyorsan továbbléphessen a műszaki dokumentumkezelés és a termékadat-kezelés hatékony megvalósítására. feladatokat.

Az EDMS megvalósítása: Zarubezhneft-Dobycha Kharyaga tapasztalatai

A projekt céljai és célkitűzései

A projekt kezdete előtti helyzet

A megoldás architektúrája és léptéke

Projekt eredményei

A projekt rövid leírása

Zarubezhneft cég - A Mining Kharyaga" egy elektronikus dokumentumkezelő rendszert vezetett be, amely az "1C: Dokumentumkezelés" megoldáson alapul. A rendszer lehetővé tette a hivatali dokumentumok feldolgozásának egységesítését, a szerződéses dokumentáció jóváhagyásának automatizálását, az utasítások kialakítását és ellenőrzését. Az EDMS bevezetése után felére csökkent a szükséges információk felkutatásának és a dokumentumok kollektív feldolgozásának teljes ideje, jelentősen nőtt az információszerzés hatékonysága.

Vevő

A Zarubezhneft-dobycha Kharyaga a Zarubezhneft cégcsoport része. A cég létszáma 350 fő. A Zarubezhneft-Dobycha Kharyaga a Kharyaginskoye projekt üzemeltetője, és a Kharyaginskoye mező 2. és 3. objektumát fejleszti a termelés megosztási megállapodása alapján.

A projekt céljai és célkitűzései

Az EDMS bevezetésének üzleti célja az Az alkalmazottak teljesítményének javítása:

a szükséges információk megszerzésének hatékonyságának növelése;
az üzleti folyamatok átláthatóságának növelése a dokumentumfeldolgozási folyamatok meghatározott útvonalak szerinti automatizálásával;
a bejövő, kimenő, belső, valamint szerződéses dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának és mozgatásának folyamatainak egységesítése elektronikus formában;
a szerződéses dokumentáció tárgyalási folyamatának automatizálása a meghatározott útvonalaknak megfelelően;
az utasítások kialakításának és ellenőrzésének folyamatának automatizálása;
az alkalmazottak munkájának egyszerűsítése dokumentumokkal: a dokumentumok verzióinak elvesztésének vagy a töredékek keresztezésének lehetőségének kiküszöbölése az egyidejű munka során, az elkészült anyag minőségének javítása és a felhasználók munkájának egyszerűsítése;
a szükséges információk felkutatásának idejének és a dokumentumok kollektív feldolgozásának teljes idejének csökkentése;
az információcsere zárt körének megteremtése a szervezet meglévő rendszereivel való integráció révén.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósításának feladatai:

Optimalizálja az alkalmazottak munkáját.
Adatcsere-mechanizmusok megvalósítása a vállalatirányítási rendszer, a referencia és a kapcsolódó rendszerek között - dokumentumkezelő rendszer, egységes számviteli rendszer az „1C: Holding Management”, „1C: Payroll and Personal Management” megoldáson alapuló, pénztári műveletek ellenőrzésére szolgáló rendszer.

A projekt kezdete előtti helyzet

„Korábban az irodai munkával és a szerződési feltételek megtárgyalásával kapcsolatos iratkezelés papírformában zajlott. Nem történt meg a vállalati rendszerek egységesítése. Ez nagyon megnehezítette a gyors adatcserét” – mondta Alekszandr Jegorov, a Zarubezhneft-Production Kharyaga metrológiai, automatizálási, kommunikációs és informatikai osztályának helyettes vezetője.

A helyzetet tovább bonyolította, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésére irányuló projekt egy új cégalapítás keretében valósult meg. A projekt megkezdése előtt a társaság nem rendelkezett egységes elektronikus dokumentumkezelési rendszerrel. Az üzleti folyamatokat és a munkaszabályzatot a projekt megvalósításakor építettük ki és egyeztettük.

A megoldás architektúrája és a projekt hatóköre

Az automatizált elektronikus dokumentumkezelő rendszer az 1C: Document Management megoldásra épül. A megoldást integrálja a vállalati referenciainformáció-kezelő rendszerrel. Szintén az adatok egységessége érdekében a vállalati szabályozási és referenciainformáció-kezelési rendszer referenciainformációit szinkronizáltuk az 1C: Holding Management, az 1C: Bér- és Humánerőforrás menedzsment és a Treasury Operations Controlling rendszerrel.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszeren (EDMS) keresztül a szabályozási és referenciainformációk jegyzékeihez való hozzáférés a szabályozási és referenciainformációk távvezérlésének alrendszerén keresztül történik. Lehetőség van arra, hogy a rendszerben kérést hozzon létre egy új elem hozzáadására a szabályozási referenciainformációhoz, és replikálja azt a rendszerben.

A vállalat információs rendszerei közötti adatcsere a „Megállapodások”, „Vállalkozók”, „Vezetési elemzések”, „Szervezeti és személyzeti struktúra” csoportok címtárai tekintetében biztosított.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer más termékekkel való integrálásának sémája

A projektben a következő különálló és strukturális divíziók vettek részt:

Zarubezhneft-dobycha Kharyaga LLC (Moszkva);
A Zarubezhneft-dobycha Kharyaga LLC külön alosztálya a Komi Köztársaságban (Usinszk);
terepen raktári könyvelést biztosító távoli munkahelyek - a Komi Köztársaságban (telephelyek).

A projekt jellemzői és egyedisége

A projekt megvalósítása során automatizálták a Zarubezhneft-Production Kharyaga különálló alosztály tevékenységeit, valamint a távoli munkahelyeket - teljes munkaidős munkahelyi jelenlét nélkül. A projekt másik jellemzője, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszert magán a területen telepítették Kharyaga faluban.

A vállalkozás dolgozóinak képzése, tanácsadása és támogatása teljesen távolról, videokommunikáció segítségével valósult meg, ami lehetővé tette a projekt költségeinek csökkentését anélkül, hogy a nyújtott szolgáltatások minőségét befolyásolta volna.

A rendszer adottságai lehetővé tették a munkaigényes ismétlődő műveletek automatizálásának, a beérkezett jelentések hatékonyságának és átláthatóságának, valamint a vállalaton belüli egységes információs tér kialakításának a megoldását. A rendszer működik bejövő és kimenő dokumentumokkal, szervezési és adminisztrációs dokumentációval, beszerzési és szerződéses dokumentációval.

A vezetők számára egy személyes felületet fejlesztettek ki, amely lehetővé teszi a beérkező feladatokkal és dokumentumokkal való munka optimalizálását, valamint az alkalmazottak munkájának gyors irányítását. A „Feladatok nekem” űrlapot továbbfejlesztettük a felületen. A saját feladat alapján történő részfeladat létrehozásakor a létrehozott részfeladat megjelenik az űrlapon.

A projekt egyik jellemzője, hogy egy elektronikus dokumentumkezelő rendszert telepítettek a Kharyaga faluban található mezőre.

Megvalósult a feladatok típusonkénti csoportosítása (végrehajtás, jóváhagyás), új bejövő feladat színes megjelenítése, valamint az „Új!” előtag. A feladatlapon a kapcsolódó dokumentumokhoz, a vízumokhoz dokumentumonkénti aktív hivatkozások kerültek hozzáadásra. Javítottuk a „Jelentés a feladat végrehajtásáról” lapot a feladat űrlapján, és lehetőség van a feladat előrehaladásának mentésére.

Ezenkívül a rendszer létrehozásakor a következő fejlesztések történtek az 1C: Dokumentumkezelő megoldáson:

A szerződések nyilvántartásának pontosítása (egyetemes jelentés).
A főigazgató ellenőrzési utasításairól dokumentumok alapján készült a „ZNDKh ellenőrzéséről” és a „Jelentés a teljesített megrendelésekről” című jelentés.
Javult az utasítások végrehajtásának felügyeleti mechanizmusa. Ha a felelős végrehajtó teljesíti a megbízását és az kikerül az ellenőrzés alól, akkor a társvégrehajtó megbízása automatikusan teljesül.
Kidolgozásra került a főigazgatói ellenőrzési utasítások végrehajtásáról szóló jelentés az általános igazgató-helyettesek számára.
Javítottuk a „Tevékenységgel kapcsolatos problémák” parancsot. Ha a beállítás be van állítva, akkor a Szabályozási és referencia információk részben a „Tevékenység kérdései” parancs, a dokumentumokban pedig a „Tevékenység kérdése” mező jelenik meg.
Továbbfejlesztett jóváhagyási lista a belső és kimenő dokumentumokhoz.
Jelentés készült a jóváhagyás átlagos időtartamáról. A jelentés egy adott időszakra készül, lehetővé teszi az információs kimenet hierarchiájának felállítását és a csoportosítás szintjének megváltoztatását az vezérigazgató-helyettestől a részleg alkalmazottaiig.
Az ülések jegyzőkönyvei nyomtatott formában a „Megjegyzés” sor megjelenítési lehetőséggel egészültek ki.
A jegyzőkönyv nyomtatott formájában a regisztrációs szám és dátum automatikus kitöltése a kapcsolódó belső bizonylatból, valamint a rendezvénykártyán a „Jegyzőkönyv száma” és a „Jegyzőkönyv dátuma” adatok automatikus kitöltése került beépítésre.
Javult a végrehajtásra át nem vett feladatok formája. Kijelző hozzáadva a hatáskör-átruházási feladatok végrehajtójának. Az űrlapon megtekintheti a szerephez vagy egy adott előadóhoz érkező feladatokat.
A „Tok (kötet)” formája javult. Megvalósította a belső dokumentumokkal való hivatkozások létrehozását az „Állandó tárolási fájlok” változó használatával. Az ügyek a kapcsolódó dokumentum jóváhagyása után automatikusan lezárulnak.
Kifejlesztett felugró ablakok az új feladatok érkezéséről.
A jóváhagyási lap a beszerzési igényléshez készült sablonnak megfelelően készült.
A kiegészítő megállapodáshoz és szerződéshez a sablonnak megfelelően jóváhagyási lap került kidolgozásra.
A „Pályázati Bizottság határozata” mintájának megfelelően szavazólap készült.
Lehetőséget adtunk a jóváhagyási eredmények listájának szerkeszthető formátumban történő mentésére a felhasználók egy bizonyos csoportjára vonatkozóan.
Az „Események” blokkban a protokollok szerinti utasítások indításának funkcionalitása továbbfejlesztésre került: Megkülönböztetés történt az esemény típusától (belső értekezlet; vezérigazgatói értekezlet) vezérlő és nem ellenőrzési utasítások indításához.
Megvalósította azt a képességet, hogy konfigurálja a tiltást egy összetett folyamat sablonjában egy bizonyos lépés törlésére az indítás előtt.