Zarządzanie biurem. Kierownik biura - kto to jest? Obowiązki kierownika biura. Wymagana wiedza zawodowa do pracy na stanowisku kierownika biura
Każda duża firma potrzebuje specjalisty, który jest w stanie zapewnić działanie biura. Ten pracownik jest kierownikiem biura. Kim jest, jakie są jej powierzone obowiązki i jakie ma uprawnienia, omówiono poniżej.
Kim jest kierownik biura
Kierownik biura (główny administrator biura, referent, zastępca kierownika) to pracownik firmy, który zapewnia sprawne funkcjonowanie i funkcjonowanie biura. Ten zawód wymaga ekstremalnej organizacji, koncentracji i odpowiedzialności.
Kierownik biura podlega bezpośrednio dyrektorowi generalnemu przedsiębiorstwa/firmy/firmy. Na tej podstawie zatrudnianie i zwalnianie z niego odbywa się wyłącznie na polecenie dyrektora generalnego.
Na to stanowisko mianowany jest specjalista, który uzyskał co najmniej pełne wykształcenie średnie. Jednak wyższe wykształcenie i doświadczenie zawodowe byłyby bardziej pożądane.
Kierownik biura jest elementem łączącym w interakcji władz z personelem pracującym w biurze. Na zlecenie kierownictwa przygotowuje raport o stanie rzeczy w urzędzie oraz wewnętrznym funkcjonowaniu organizacji/firmy/korporacji i nie tylko.
Zróżnicowanie specjalności „Kierownik biurowy” i „Sekretarka”
Niektórzy postrzegają zawody „Kierownik biurowy” i „” jako wymienne. To jednak nieprawda. Stanowisko kierownika biura jest bardziej kompleksowe i wielofunkcyjne niż stanowisko sekretarki, ponieważ przewiduje szerszy zakres zadań wykonywanych w celu zapewnienia efektywności organizacji, natomiast w zależności od dziedziny działalności pracodawcy zakres obowiązków kierownika biura może być różny znacząco, w przeciwieństwie do sekretarki.
W rzeczywistości kierownik biura to wyższy szczebel na drabinie kariery. Prowadzi to do szerszego zakresu obowiązków, wyższych wynagrodzeń i zwiększonych wymagań dotyczących kandydatury zatrudnionego pracownika.
W różnych firmach, korporacjach, dużych holdingach to kierownik biura jest odpowiedzialny za monitorowanie pracy sekretarek i jej koordynację.
W niektórych organizacjach, które nie przewidują stanowiska specjalisty ds. personalnych, kierownik biura zajmuje się również rekrutacją personelu, zamieszczaniem informacji o rozpoczęciu konkursu na dane stanowisko, przeglądaniem i analizowaniem CV przyszłego pracownika, a nawet szkolenie nowego personelu.
Miejsce pracy i średnie wynagrodzenie kierownika biura
Im większa firma, tym szerszy i bardziej zróżnicowany zakres zadań biurowych, z którymi pracownicy muszą się na co dzień mierzyć. Dlatego żadne firmy, korporacje, firmy, przedsiębiorstwa, organizacje, holdingi nie mogą się obejść bez kierownika biura, który jest koordynatorem wszystkich czynności biurowych. W związku z tym, office manager jest bardzo popularnym i znaczącym zawodem dla pomyślnego funkcjonowania i optymalizacji wszystkich procesów biurowych w biurze dowolnego obiektu biznesowego.
Wysoko duże firmy może mieć wśród swoich pracowników nie jednego, ale kilku kierowników biur, z których każdy zostanie przypisany do odpowiedniego działu lub działu.
Mimo dość dużego popytu, konkurencja na stanowisko kierownika biura jest również dość duża. W Rosji jest to około 6 osób na miejsce.
Płaca początkujący kierownik biura to:
- w Moskwie - 15-22 tysięcy rubli;
- w Petersburgu - 11-16 tysięcy rubli;
- w Jekaterynburgu - 8-13 tysięcy rubli;
- w Nowosybirsku - 7-12 tysięcy rubli.
Specjaliści średniego szczebla, którzy zdobyli już doświadczenie zawodowe i wykazali się umiejętnościami organizacyjnymi, mogą ubiegać się o wynagrodzenie w Moskwie do 30 tysięcy rubli, w mieście nad Newą - do 23 tysięcy rubli, w Jekaterynburgu - do 20 tysięcy rubli, w Nowosybirsku - do 18 tysięcy rubli.
Płace wysoko wykwalifikowanych specjalistów są jeszcze wyższe. Tak więc w Moskwie może osiągnąć 60 tysięcy rubli, w Petersburgu - 45 tysięcy rubli, w Jekaterynburgu - 35 tysięcy rubli, w Nowosybirsku - 30 tysięcy rubli.
Cechy osobiste wymagane przez kierownika biura do zatrudnienia
Każdy menedżer ma swoje wymagania wobec przyszłego pracownika swojej firmy. Istnieje jednak uogólniona lista cech, których właściciele będą mieli niezaprzeczalny priorytet przy zatrudnianiu na stanowisko kierownika biura. Oto tylko mała ich lista:
Wymagana wiedza zawodowa do pracy na stanowisku kierownika biura
Aby profesjonalnie wykonywać swoją pracę, kierownik biura musi posiadać następującą niezbędną wiedzę:
- znać procedurę zawierania i rozwiązywania umów;
- znać podstawy dokumentacji biurowej;
- Znajomość podstaw księgowości, wszystkich głównych programów komputerowych potrzebnych do pracy w biurze (oprogramowanie MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Bazy danych), a także zasad pracy z e-mailem i faksem;
- Bądź pewnym siebie użytkownikiem komputer osobisty i Internet;
- Posiadać umiejętności szybkiego pisania na klawiaturze;
- Właściwe jest stosowanie norm protokołu biznesowego i etykiety;
- Przestrzegaj norm ochrony pracy, zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego, norm sanitarnych;
- Posiada wiedzę z zakresu rekrutacji i zarządzania personelem;
- Korzystaj z podstaw psychologii i etyki zawodowej podczas pracy z personelem;
- Znajomość zasad użytkowania i eksploatacji sprzętu biurowego;
- Stosuj techniki motywujące podczas interakcji z personelem biurowym;
- Masz pomysł na metody planowania w rozwoju działalności biurowej;
- Umieć podejmować szybkie decyzje w sytuacjach krytycznych i być w stanie ponosić pełną odpowiedzialność za skutki podjętych decyzji
Obowiązki kierownika biura
Do głównych obowiązków kierownika biura należą:
- Zakup wszystkie niezbędne artykuły papiernicze, sprzęt i wszystkie materiały eksploatacyjne do normalnego funkcjonowania biura;
- Monitoruj sprawność serwisową i wydajność całego sprzętu biurowego, w tym komputerów, drukarek, faksów i innego sprzętu biurowego. W przypadku awarii wezwij kapitana, aby wyeliminował powstałe awarie;
- Systematycznie rejestrować korespondencję przychodzącą do urzędu, przekazywać do działów strukturalnych w celu dalszego przetwarzania i przygotowania odpowiedzi;
- Sprawdzaj pocztę biurową co najmniej dwa razy dziennie;
- Gotowy Miejsce pracy kierownik przed rozpoczęciem dzień pracy. Zapewnij mu wszystkie niezbędne artykuły papiernicze i sprawny sprzęt biurowy;
- Sortowanie i dystrybucja dokumentacji do odpowiednich działów;
- Śledź i nagrywaj połączenia przychodzące;
- Zorganizuj przyjęcie gości, klientów i partnerów. Przestrzegać polityki komunikacji firmy z odwiedzającymi, klientami i partnerami;
- Przygotuj spotkania, spotkania i spotkania biznesowe. Zapewnij wszystkie niezbędne materiały informacyjne i artykuły papiernicze na negocjacje, spotkania, spotkania, prezentacje i inne wydarzenia firmy. Prowadź ewidencję zdarzeń, monitoruj dokumentację przebiegu negocjacji, analizuj wyniki spotkań i spotkań;
- Jasne i terminowe wykonywanie poleceń kierownictwa wyższego szczebla;
- Przestrzegać postanowień opisu stanowiska;
- Monitoruj dokumentację sprawozdawczą firmy, przygotuj transfer dokumentacji do archiwum, monitoruj pracę biura;
- Opracowanie materiałów niezbędnych do eliminacji problemów i rozwiązywania bieżących problemów firmy;
- Przygotuj biuro przed rozpoczęciem dnia pracy;
- Kontroluj główne wskaźniki standardów sanitarnych (oświetlenie, wentylacja pomieszczenia, temperatura utrzymywana w biurze);
- Monitoruj pracę sekretarek, kierowców, sprzątaczy, kurierów oraz wszystkich członków personelu bezpośrednio mu podległych;
- Przepisuj szacunki i prowadź ewidencję wszystkich niezbędne koszty dla sprawnego funkcjonowania pracowników biurowych zapewnij im biuro i materiały eksploatacyjne;
- Prowadzić ewidencję przepracowanych godzin przez pracowników biurowych w celu przekazania tych danych do działu księgowości w celu naliczenia ich wynagrodzeń;
- prowadzić bazę danych o naruszeniach dyscypliny pracy i ustalonego ubioru przez pracowników;
- Prowadzić korespondencję biznesową z klientami i partnerami firmy, z uwzględnieniem wszelkich norm protokołu biznesowego i etykiety;
- Pomoc w eliminowaniu wszelkiego rodzaju konfliktów, wrogości, problemów i sprzeczności pojawiających się wśród pracowników biurowych;
- Koordynuj koniec dnia pracy w biurze, monitoruj wyłączanie wszystkich urządzeń biurowych, systemów oświetleniowych, klimatyzatorów;
- Przyjmowanie dokumentów, wniosków i odwołań do ich późniejszego rozpatrzenia i podpisania przez szefa firmy/przedsiębiorstwa/korporacji/holdingu/organizacji;
- Przekaż kierownikowi wszystkie otrzymane ważne informacje;
- Wydawaj zamówienia od kierownictwa wyższego szczebla i natychmiast przekazuj je pracownikom do przeglądu.
Między innymi kierownik biura jest zobowiązany do przestrzegania wewnętrznych przepisów pracy swojej firmy, jej statutu i regulaminów. W wykonywaniu swoich uprawnień kierownik biura musi przestrzegać prawa Federacja Rosyjska, a także krajowego prawa cywilnego i prawa pracy.
W czasie nieobecności kierownika biura wszystkie jego obowiązki służbowe przechodzą na inną upoważnioną osobę, wcześniej uzgodnioną i zatwierdzoną na polecenie dyrektora generalnego.
Prawa kierownika biura
Oprócz obowiązków kierownik biura ma również uprawnienia, do których należą:
Odpowiedzialność kierownika biura
Kierownik biura jest odpowiedzialny w następujących okolicznościach:
- Niewłaściwe wykonywanie obowiązków wynikających z prawa pracy Federacji Rosyjskiej oraz wewnętrznych aktów prawnych spółki;
- ignorowanie postanowień Konstytucji Federacji Rosyjskiej oraz norm ustawodawstwa administracyjnego, cywilnego i karnego Federacji Rosyjskiej;
- Wyrządzenie szkody materialnej spółce zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, cywilnymi i administracyjnymi Federacji Rosyjskiej;
- Nieuprawnione korzystanie z zasobów materialnych i majątku przedsiębiorstwa, sprzeczne z interesami podmiotu gospodarczego i jego kierownictwa;
- Nadużywanie danych osobowych i informacji poufnych dotyczących pracowników i wyższego kierownictwa firmy, ujawnianie interesów i tajemnic handlowych korporacji;
- Rażące naruszenie zasad protokołu biznesowego i etykiety;
- Naruszenie norm wewnętrznej Karty pracy i regulaminu firmy;
- Naruszenie zasad bezpieczeństwa przeciwpożarowego;
- Nieprzestrzeganie przepisów bezpieczeństwa;
- Podawanie fałszywych informacji dla osobistych korzyści.
Jeśli rozważasz inne opcje (oprócz zatrudnienia jako kierownik biura), to nie ograniczaj się do tego doboru ogłoszeń, na wielu innych naszych stanowiskach dla różnych stanowisk. Tam również możesz skorzystać z wyszukiwania ofert bezpośrednich pracodawców i agencji.
Wymagania wnioskodawcy:
Pożądane jest doświadczenie zawodowe.
Wymagania wnioskodawcy:
Pewny użytkownik pakietu MS Office (Excel to użytkownik zaawansowany!); Internet i poczta elektroniczna - Towarzyskość, uważność, dokładność - Umiejętność pracy z dużą ilością informacji - Cechy osobiste: uważność i dokładność w pracy z dokumentami, pracowitość, towarzyskość, inicjatywa, wysoki poziom odpowiedzialność, dobra komunikacja pisemna i ustna
Wynagrodzenie: od 15 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Pewny użytkownik komputera; - punktualność; - wyszkolenie; - działalność; - uważność; - wydajność.
Wynagrodzenie: od 38 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Nasze oczekiwania wobec kandydata: 1. Kompetentna mowa pisemna i ustna (umiejętności komunikacja biznesowa) 2. Doświadczony użytkownik komputera 3. Doświadczenie ze sprzętem biurowym 4. Ukończone wykształcenie (średnie - specjalistyczne lub wyższe) 5. Odpowiedzialność, odporność na stres, punktualność
Wymagania wnioskodawcy:
Wykształcenie niepełne wyższe/wyższe - Doświadczenie na podobnym stanowisku od 1 roku - Wiedza języka angielskiego nie niższy niż poziom średnio zaawansowany - Kompetentna znajomość języka rosyjskiego - Pewny użytkownik komputera i pakietu Ms Office - Znajomość podstaw korespondencja biznesowa i etykieta - Wysoka uważność, towarzyskość, odporność na stres
Wynagrodzenie: od 35 000 do 45 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Wykształcenie wyższe (najlepiej), staż pracy na tym (podobnym) stanowisku co najmniej 1 rok, doświadczony użytkownik komputera PC, MS Office (dobra znajomość Excela, 1 C), biegła obsługa sprzętu biurowego, uważność, odpowiedzialność, towarzyskość, życzliwość, wysoki umiejętności komunikacyjne – umiejętność formułowania myśli i kompetentnego budowania mowy, umiejętność budowania długotrwałych relacji z kolegami i partnerami, aktywna pozycja życiowa, gotowość i umiejętność uczenia się.
Wymagania wnioskodawcy:
Wymagana znajomość sprzętu biurowego (skanery, drukarki). Pewny użytkownik komputera osobistego. Umiejętności komunikacyjne życzliwość. Mowa poprawna gramatycznie. Znajomość etykiety biznesowej. wydajność. Uwaga. Odpowiedzialność. Pożądane jest doświadczenie z 1C 8.2. Preferowane doświadczenie z podstawowymi dokumentami księgowymi. Wysoki poziom odpowiedzialności i samoorganizacji. Chęć uczenia się i rozwoju zarówno zawodowego, jak i osobistego. Adres zamieszkania
Wymagania wnioskodawcy:
Wykształcenie wyższe - doświadczenie jako sekretarka, kierownik biura - znajomość zarządzania dokumentacją kadrową - zarządzanie dokumentami - umiejętność czytania i pisania - odporność na stres - kompetencje - efektywność - dobra wola - absolutny brak złe nawyki
Wynagrodzenie: od 45 000 do 50 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
CV BEZ ZDJĘCIA NIE BĘDZIE ROZWAŻANE! Doświadczenie na podobnym stanowisku od 1-3 lat; Użytkownik PC: Microsoft Office, Excel, Internet; Kompetentny ustny i język pisany; Cechy osobowe: aktywność, punktualność, odpowiedzialność, uważność, prezencja wygląd zewnętrzny(Jesteś twarzą firmy), precyzyjne wykonanie powierzonych zadań, nie bojąc się zadawać pytań, jeśli coś jest niejasne.
Wymagania wnioskodawcy:
Wykształcenie wyższe lub średnie specjalistyczne; Kompetentna mowa, wysoka samoorganizacja, uważność, odpowiedzialność, efektywność; Pewny użytkownik komputera; Znajomość sprzętu biurowego (mini-ATS, fax, kopiarka, skaner).
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczenie 2 lata na podobnym stanowisku Pewny użytkownik komputera (MS Office) i sprzętu biurowego Umiejętności komunikacji biznesowej Uważność, pracowitość, odpowiedzialność Umiejętności komunikacyjne, szybka reakcja na powierzone zadania
Wynagrodzenie: do 61 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Wykształcenie wyższe ukończone. Znajomość języka angielskiego (wyższy średniozaawansowany i wyższy). Od 3 lat na stanowiskach administracyjnych. Preferowane jest doświadczenie jako osobisty asystent, kierownik biura.
Wynagrodzenie: do 35 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczenie jako sekretarka od 0,5 roku - Umiejętność czytania i pisania - Pracowitość - Brak konfliktów
Wymagania wnioskodawcy:
Minimum rok doświadczenia jako kierownik biura w trybie intensywnej pracy; - Zdolność do wielozadaniowości i szybkiej pracy; - wysoki poziom przełączania i szybkości pracy; - wytrwałość, dbałość o szczegóły; - doświadczenie w 1s; - Strój biznesowy - góra jasna.
Wymagania wnioskodawcy:
Wymagania wnioskodawcy:
Znajomość sprzętu komputerowego i biurowego Odpowiedzialność, uważność, komunikatywność Umiejętność pracy w zespole
Wynagrodzenie: od 50 000 do 55 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczenie ze sprzętem biurowym - Doświadczenie jako kierownik biura/osobisty asystent od 2 lat - Umiejętność prawidłowego ustalania priorytetów - Znajomość etykiety biznesowej - Kompetentna mowa i pisanie, reprezentacyjny wygląd
Wynagrodzenie: od 45 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Na jakich warunkach będziemy współdziałać: masz wykształcenie wyższe i pracowałeś jako sekretarka/kierownik biura przez co najmniej 1 rok; jesteś zaawansowanym użytkownikiem programów MS Office; masz reprezentacyjny wygląd i znasz podstawy etykiety biznesowej; jesteś osobą uważną i zdyscyplinowaną; stabilne wynagrodzenie, którego ostateczna kwota zostanie omówiona z wybranym kandydatem podczas osobistej rozmowy kwalifikacyjnej; pełne zanurzenie w specyfice działalności firmy od pierwszego dnia pracy; dostępność biblioteki biurowej; świeże owoce w biurze, herbata, kawa i ciasteczka; organizowanie imprez firmowych; nowoczesne i fajne biuro na poddaszu w parku biznesowym 5 minut spacerem od metra, na terenie którego znajduje się klub fitness, bezpłatny parking z monitoringiem, ponad 100 sklepów i 20 restauracji; wynagrodzenie wypłacane jest 2 razy w miesiącu; dodatkowy dzień wolny dla najlepszych pracowników; zniżki na produkty Apple; rejestracja zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej; płatne urlopy i zwolnienia chorobowe.
Wynagrodzenie: od 40 000 do 80 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
1. Znajomość komputera na poziomie doświadczonego użytkownika, umiejętność pracy z wyszukiwarkami w Internecie. 2. Biegłość w pracy z pakietem oprogramowania Microsoft Office. 3. Umiejętność pracy z dużą ilością informacji, chęć rozwoju 4. Znajomość programu 1C Trade (8.2). 5. Wypowiedź kompetentna (umiejętność prowadzenia negocjacji i korespondencji biznesowej). 6. Punktualność, dokładność. 7. Znajomość języka angielskiego jest mile widziana i gwarantuje rozwój kariery
Wynagrodzenie: od 50 000 do 55 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczenie ze sprzętem biurowym - Doświadczenie jako kierownik biura/osobisty asystent od 2 lat - Umiejętność prawidłowego ustalania priorytetów - Znajomość etykiety biznesowej - Kompetentna mowa i pisanie, reprezentacyjny wygląd
Wynagrodzenie: od 45 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczenie zawodowe w określonej specjalności; - Preferowane doświadczenie sieciowe. - Znajomość 1C jest koniecznością! MS Office - użytkownik zaawansowany; - Terminowość, staranność, wytrzymałość produkcyjna, umiejętność pracy w trybie wielozadaniowym; - Umiejętność pracy w zespole, aktywne życie i stanowisko produkcyjne! - Chęć rozwoju wewnątrz firmy i razem z firmą.
Wynagrodzenie: od 30 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Aktywność, towarzyskość, pracowitość, inicjatywa, punktualność, umiejętność pracy w trybie wielozadaniowym. Pewny użytkownik komputera. Potrzebujemy aktywnego pracownika, który jest gotowy zanurzyć się w specyfice pracy i stać się duszą zespołu!
Wynagrodzenie: do 35 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Pewny użytkownik komputera; - Znajomość programów biurowych (MS Office) - Znajomość programów ABBYY FineReader (tłumaczenie plików pdf na formaty Word i Excel), Adobe Acrobat, Paint; - Umiejętność pracy z e-mailem; - Znajomość podstaw pracy biurowej; - Znajomość etykiety biznesowej, punktualności i staranności; - Kompetentna, dobrze wygłoszona mowa ustna i pisemna; - Umiejętności pisania biznesowego; - Niestandardowe myślenie; - zdolności do porozumiewania się; - Punktualność; - Uważność; - Odpowiedzialność; - Brak konfliktu; - Odporność na stres, praca w trybie wielozadaniowym.
Wynagrodzenie: od 30 000 do 35 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Potrzebujemy uważnej, bezkonfliktowej, punktualnej dziewczyny, DOŚWIADCZONEGO UŻYTKOWNIKA programów: Microsoft Excel, Microsoft Word, Mail.Ru Mail
Wynagrodzenie: od 50 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Wynagrodzenie: do 45 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
MS Office, 1C Enterprise 8.3.
Wymagania wnioskodawcy:
Znajomość sprzętu biurowego. - Silna znajomość pakietu MS: Office, Outlook, Word, Excel. - Rozwinięte umiejętności pisania biznesowego. - Kompetentna mowa pisemna i ustna (własność etyki komunikacji biznesowej) - Uważność, towarzyskość, odpowiedzialność. - Wykonanie.
Wynagrodzenie: od 45 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Doskonała znajomość programów komputerowych (1C, Word, Excel, doświadczenie w administrowaniu witryną jest zaletą) Staranność w wykonywaniu zadań Dobre umiejętności komunikacyjne, aktywność, odpowiedzialność i koncentracja na wynikach Kompetentna mowa, umiejętność prowadzenia korespondencji biznesowej i negocjacji
Wynagrodzenie: na podstawie umowy.
Wymagania wnioskodawcy:
Wynagrodzenie: od 30 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Znajomość komputera, sprzętu biurowego; gramatycznie poprawna mowa; towarzyskość; umiejętność pracy w trybie wielozadaniowym; doświadczenie na podobnym stanowisku.
Wynagrodzenie: od 35 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczenie od 1 roku Znajomość pakietu Microsoft Office Doświadczenie w call center jest pożądane
Wynagrodzenie: od 45 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Pewny użytkownik komputera PC: MS Office; pożądane jest doświadczenie w podobnej dziedzinie; organizacja, klarowność, punktualność, dobra pamięć robocza, kompetentna mowa, zdolność koncentracji i dystrybucji uwagi, odporność na stres.
Wynagrodzenie: od 30 000 do 50 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Pewny użytkownik komputera PC: MS Office; - pożądane jest doświadczenie w podobnej dziedzinie; - organizacja, klarowność, punktualność, dobra pamięć robocza, kompetentna mowa, zdolność koncentracji i rozpraszania uwagi; - tolerancja na stres.
Wynagrodzenie: od 45 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Umiejętność usystematyzowania i uporządkowania swojej pracy; niezależność; 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku; umiejętności pracy z podstawowymi dokumentami księgowymi; znajomość etykiety biznesowej, zasad komunikacji biznesowej, postępowania rozmowy telefoniczne; znajomość komputera PC (MS Office - Excel, dobra znajomość, 1C jako zaleta) i sprzętu biurowego; Poprawny język ustny i pisemny; umiejętności pisania biznesowego; doświadczenie w wykonywaniu kilku zadań i spraw jednocześnie; uważność, odporność na stres, dobra wola.
Wynagrodzenie: od 55 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Wykształcenie wyższe, Wymagane doświadczenie w organizacjach budowlanych od 3 lat! Niezbędne jest doświadczenie w zarządzaniu dokumentami.
Wynagrodzenie: do 50 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczenie w pracy na stanowisku kierownika biura - od 1 roku Znajomość języka angielskiego - nie niższa niż poziom średniozaawansowany Życzliwość, kompetentna mowa, punktualność
Wynagrodzenie: na podstawie umowy.
Wymagania wnioskodawcy:
Wyższa edukacja; Doświadczenie jako sekretarz referencji, zastępca kierownika od ponad 3 lat; alfabetyzacja pisemna i ustna; Myślenie systemowe, umiejętność pracy z dużą ilością informacji; Wysoki poziom organizacji osobistej i odpowiedzialności; Dbałość o szczegóły; Umiejętność szybkiego zanurzenia się w sytuacji, elastycznego reagowania na zmiany; Tolerancja na stres; Umiejętność budowania relacji z szerokim gronem ludzi. Optymizm, dobra wola, przyzwoitość.
Wymagania wnioskodawcy:
Pewny użytkownik Excela (umieć posługiwać się formułami, filtrami, naprawiać obszary), - Znajomość programów księgowych hoteli (Bnovo PMS) - Doświadczenie z portalami rezerwacyjnymi (Booking, Ostrovok, 101 hoteli) - Pewna znajomość Coral Draw i/lub Photoshopa redaktorów graficznych, - Umiejętność przygotowywania ofert handlowych, - Umiejętność przygotowywania prezentacji, - Umiejętność czytania i pisania, - Umiejętność prowadzenia korespondencji biznesowej - Rozwinięte umiejętności komunikacyjne - Brak złych nawyków - Obywatelstwo Federacji Rosyjskiej - Wyższe wykształcenie w zakresie hotelarstwa - Prezentacja wygląd zewnętrzny
Wynagrodzenie: na podstawie umowy.
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczenie z platformami rezerwacyjnymi, - Pewna znajomość edytorów graficznych, - Umiejętność składania ofert handlowych, - Umiejętność przygotowywania prezentacji, - Doskonała znajomość programów biurowych, - Piśmienność, - Umiejętność prowadzenia korespondencji biznesowej, - Brak złych nawyków. - Pewna znajomość programu Excel - Obywatelstwo Federacji Rosyjskiej - Wykształcenie wyższe w zakresie gościnności - Reprezentacyjny wygląd
Wynagrodzenie: od 40 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Wyższa edukacja; Doświadczenie na podobnym stanowisku; Uważność, umiejętność czytania i pisania, inicjatywa, towarzyskość, odpowiedzialność.
Wynagrodzenie: od 45 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczony użytkownik PC, znajomość programów 1C, Word / Excel - Zdolności analityczne, wysoki poziom wydajności pracy, odporność na stres, umiejętność pracy w trybie wielozadaniowym.
Wynagrodzenie: do 35 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Word, Excel, umiejętność pracy ze sprzętem biurowym.
Wynagrodzenie: od 40 000 do 50 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczenie Praca administracyjna Kompetentna komunikacja ustna i pisemna Praca z centralą PBX Doświadczony użytkownik komputera Doświadczenie w sprzedaży
Wynagrodzenie: do 30 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
towarzyskość; Działalność; Tolerancja na stres; Możliwość pracy w trybie wielozadaniowym.
Wynagrodzenie: od 35 000 do 40 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Pewny użytkownik sprzętu komputerowego i biurowego, Outlooka, wyszukiwarek. Kompetentna mowa pisemna i ustna. Opieka, odpowiedzialność. Umiejętności komunikacyjne, uprzejmość, pozytywne nastawienie, dobra wola. Inteligentna, chęć do wielozadaniowości. Mile widziana znajomość języka obcego.
Wynagrodzenie: od 30 000 do 35 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Tolerancja na stres; Rozum; Możliwość pracy w trybie wielozadaniowym; Rozwinięte umiejętności komunikacyjne.
Wynagrodzenie: od 40 000 do 45 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Doświadczenie z dokumentami Doświadczony użytkownik komputera; Chęć do intensywnej pracy z dużą ilością dokumentów; Odpowiedzialność, uczenie się, umiejętności komunikacyjne, kreatywność.
Wynagrodzenie: od 35 000 rubli. na miesiąc
Wymagania wnioskodawcy:
Wykształcenie - nie niższe niż średnie specjalne; Kompetentna mowa ustna i pisemna, znajomość programów biurowych; Nauka, punktualność, uważność, energia.
Zwracamy uwagę na typowy przykład opisu stanowiska kierownika biura, próbkę 2019/2020. Na to stanowisko może zostać powołana osoba z wyższym wykształceniem zawodowym, specjalnym przeszkoleniem na kierunek „Kierownik Biura”, stażem pracy w administracji oraz stażem pracy w specjalności od co najmniej roku. Nie zapomnij, że każda instrukcja kierownika biura jest wydawana odręcznie za pokwitowaniem.
Dostarcza typowych informacji o wiedzy, jaką powinien posiadać kierownik biura. O obowiązkach, prawach i odpowiedzialności.
Ten materiał znajduje się w ogromnej bibliotece naszej witryny, która jest codziennie aktualizowana.
1. Postanowienia ogólne
1. Kierownik biura należy do kategorii specjalistów.
2. Wymagania kwalifikacyjne: osoba z wyższym profesjonalna edukacja, specjalne szkolenie na kierunku „Office Manager” doświadczenie w pracy administracyjnej oraz staż pracy w specjalności od co najmniej roku.
3. Kierownika biura powołuje na stanowisko i odwołuje z niego dyrektor organizacji.
4. Kierownik biura musi wiedzieć:
uchwały, nakazy, nakazy, inne wytyczne i przepisy prawne wyższe i inne organy związane z kwestiami zarządzania personelem;
- podstawy organizacji, doboru i rozmieszczenia personelu w biurze;
— zasady budowy struktura organizacyjna gabinet
- podstawy psychologii i etyki relacji w grupie pracowników;
- procedura prowadzenia dokumentacji biznesowej;
- tryb zawierania umów;
- Zasady korzystania ze sprzętu biurowego;
— podstawy ekonomii, organizacji pracy i zarządzania;
— podstawy pracy z e-mailem, programem faksowym, MS WORD, MS EXEL, podstawy pracy z systemem 1C:Enterprise;
- ceny kupna i sprzedaży towarów pracodawcy, wykaz, cel i cechy towarów pracodawcy, wykaz, cechy i ceny usług świadczonych przez pracodawcę;
- wszystkie procesy biznesowe zachodzące w organizacji.
ustawodawstwo dotyczące pracy i ochrony pracy Federacji Rosyjskiej;
- wewnętrzne przepisy pracy;
— zasady i normy ochrony pracy, środków bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej.
5. W swojej pracy kierownik biura kieruje się:
- obowiązujące prawodawstwo;
- regulamin wewnętrzny pracodawcy;
- umowa o pracę i niniejszy opis stanowiska.
6. Kierownik biura podlega bezpośrednio dyrektorowi organizacji.
7. W czasie nieobecności kierownika biura (wakacje, podróż służbowa itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona w przepisowy sposób. Osoba ta nabywa odpowiednie prawa i obowiązki, za które jest odpowiedzialna.
2. Obowiązki kierownika biura
Kierownik biura:
1. Przygotowuje i organizuje pracę biura:
– organizuje przeglądy urządzeń biurowych (komputery, faksy, telefony, drukarki itp.) w celu określenia gotowości do pracy, sprawdza warunki sanitarne pracy w pomieszczeniach biurowych, kontroluje przestrzeganie norm p.poż., sanitarno-epidemiologicznych w czasie trwania praca organizacji;
— zaopatruje biuro w artykuły papiernicze, materiały eksploatacyjne i inne elementy inwentarza niezbędne do funkcjonowania biura, zapewnia przechowywanie, dystrybucję wśród pracowników oraz racjonalne wykorzystanie wymienione wartości;
- Dba o czystość i porządek w biurze organizacji.
2. Prowadzi prace związane z obsługą organizacyjno-techniczną czynności administracyjno-administracyjnych szef organizacji:
- przyjmuje otrzymaną korespondencję do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją do wydziałów strukturalnych lub konkretnych wykonawców do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowania odpowiedzi,
- przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu kierownika organizacji,
- przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne do pracy kierownika,
- wyposaża stanowisko pracy kierownika w niezbędne środki organizacyjne technologii, materiałów piśmiennych, stwarza warunki sprzyjające jego efektywna praca,
- monitoruje terminowe rozpatrzenie i składanie przez wydziały strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów otrzymanych do realizacji, sprawdza poprawność wykonania przygotowanych projektów dokumentów przedłożonych kierownikowi do podpisu, zapewnia ich wysoką jakość redakcyjną,
- organizuje prowadzenie rozmów telefonicznych kierownika, rejestruje otrzymane informacje pod jego nieobecność i zwraca mu uwagę na ich treść, przekazuje i odbiera informacje za pośrednictwem urządzeń odbiorczych i interkomowych (telefaks, teleks, itp.), a także wiadomości telefoniczne, terminowo zwraca jego uwagę na informacje otrzymane za pośrednictwem kanałów komunikacji,
- w imieniu kierownika sporządza pisma, wnioski, inne dokumenty, przygotowuje odpowiedzi dla autorów pism,
- opracowuje rozkazy dyrektora i zwraca na nie uwagę pracowników,
— wykonuje prace nad przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez kierownika (zbieranie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o czasie i miejscu posiedzeń, porządku obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły posiedzeń i posiedzeń,
- sprawuje kontrolę nad wykonywaniem przez pracowników organizacji wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganiem terminów wykonania poleceń i poleceń kierownika organizacji, objętych kontrolą,
- zapewnia, że pracownicy postępują zgodnie z instrukcjami kierownictwa organizacji,
- drukuje na zlecenie kierownika materiały biurowe niezbędne do jego pracy lub wprowadza aktualne informacje do banku danych.
3. Prowadzi prace biurowe.
4. Prowadzi ewidencję i księgowanie dokumentacji przychodzącej i wychodzącej.
5. Realizuje co najmniej 2 razy dziennie odbiór i wysyłkę E-mail. Kontroluje dostarczanie poczty dla organizacji z urzędu pocztowego i dostarczanie poczty organizacji do urzędów pocztowych.
6. Organizuje przyjmowanie gości, przyczynia się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników.
7. Formuje sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewnia bezpieczeństwo dokumentacji organizacji, w tym raportów pracowniczych oraz przekazuje dokumentację do archiwum w ustalonych terminach.
8. Zapewnia kontrolę nad bezpieczeństwem dóbr materialnych.
9. Doradzać odwiedzającym w kwestiach związanych ze świadczonymi usługami. Podejmuje działania w celu zapobiegania i eliminowania sytuacji konfliktowych.
10. Informuje kierownictwo o zaistniałych niedociągnięciach w obsłudze zwiedzających, działaniach podjętych w celu ich usunięcia.
11. Sporządza zamówienia, umowy dostaw, inną odpowiednią dokumentację z dostawcami towarów zakupionych przez organizację, zapewnia, że zamówienia są wysyłane pocztą elektroniczną.
12. Prowadzi ewidencję przychodzących i sprzedawanych towarów, świadczonych usług.
13. Prowadzi ewidencję stanów magazynowych towarów oraz kontroluje ich minimalne saldo w magazynie.
14. Koordynuje wykonanie biura i przygotowanie do nowego dnia pracy: uporządkowanie stanowisk pracy, wyłączenie sprzętu biurowego, oświetlenia itp.
15. Wykonuje odrębne oficjalne zadania dyrektora i zastępcy dyrektora organizacji.
3. Prawa kierownika biura
Kierownik biura ma prawo:
1. Zapoznać się z przyjętymi przez kierownictwo nowymi przepisami dotyczącymi jego pracy.
2. Przedstawiać sugestie dotyczące usprawnienia procesu produkcyjnego.
3. Prośba od podziały strukturalne organizacje i osoby fizyczne niezbędne informacje niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych.
4. Wymagać od kierownictwa organizacji odpowiednich warunków pracy i przestrzegania przepisów Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.
4. Odpowiedzialność kierownika biura
Kierownik biura odpowiada za:
1. Za nienależyte wykonywanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska, w granicach określonych przez prawo pracy Federacji Rosyjskiej.
2. Za przestępstwa popełnione w trakcie ich działalności, w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.
3. Za spowodowanie szkód materialnych w organizacji w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.
4. Do korzystania z majątku i funduszy przedsiębiorstwa w interesie przeciwstawnym do interesów założycieli.
Opis stanowiska kierownika biura – próbka 2019/2020. Odpowiedzialność zawodowa kierownik biura, uprawnienia kierownika biura, odpowiedzialność kierownika biura.
„Plankton”, „menedżerowie” – wszystkie te bezstronne definicje odnoszą się do pracy pracownicy biurowi. Ale czy taka praca jest tak bezużyteczna? Kierownik biura - kto to jest? Jaki jest zakres jego obowiązków?
Kierownik biura - kto to jest?
Często mylony z zawodem sekretarki. Ale nadal istnieje różnica między tymi specjalnościami. Więc kierownik biura - kto to jest?
Menedżer ten kierunek jest kierownikiem biura lub administratorem. Reguluje pracę biura, będąc ważnym ogniwem informacyjnym między pracownikami a przełożonymi, klientami a pracownikami itp.
Im bardziej aktywna jest działalność organizacji, tym więcej problemów ma ona z codziennymi drobnymi sprawami organizacyjnymi i dokumentacją. Ich realizację zapewnia kierownik biura.
Dba o to, aby wszystkie bieżące dokumenty, a także polecenia przełożonych były prawidłowo wykonywane. Jednocześnie polecenia zespołu zarządzającego muszą być przekazywane pracownikom firmy w odpowiednim czasie, wszystkie skargi odwiedzających muszą być uwzględniane, a propozycje pracowników muszą być zgłaszane władzom.
Tym samym praca biurowa, a także komunikacja w firmie częściowo spadają na barki kierowników biur.
Miejsce pracy i wynagrodzenie
Kierownik biura jest potrzebny w każdej firmie, która ma biuro, kierownika i co najmniej kilku pracowników. W małych organizacjach lista obowiązków takiego specjalisty jest znacznie mniejsza niż np. w wielkiej korporacji. W duża firma Kierowników biur może być kilku, a każdy z nich jest przypisany do swojego działu.
Okazuje się, że zapotrzebowanie na takich specjalistów jest dość duże i być może będzie nadal rosło. Ale dopiero teraz praktycznie nie ma perspektyw na awans zawodowy. Zwłaszcza jeśli poza zarządzaniem biurem dana osoba nie posiada już żadnego zawodu.
Ze względu na to, że obowiązki nie są zbyt trudne, konkurencja o jedną pracę, przynajmniej w Rosji, jest dość wysoka - 6 osób na wakat. Jednocześnie wynagrodzenie jest niskie jak na standardy metropolitalne - 27 tysięcy rubli.
W stolicy kultury - Sankt Petersburgu - wynagrodzenie takich pracowników jest niższe o około 5-7 tys., a konkurencja wielokrotnie wyższa. Im dalej na peryferie kraju, tym niższa pensja i więcej kandydatów na stanowisko.
Wymagane cechy osobiste
Zlecenia, które otrzymuje kierownik biura, z reguły wymagają pilnej i szybkiej realizacji. Dlatego od kandydata na stanowisko wymagana jest przede wszystkim staranność, sprawność i terminowość. Ważna jest również dobra pamięć i umiejętność koncentracji.
Osoba piastująca to stanowisko powinna być życzliwa i towarzyska, ponieważ w pewnych sytuacjach występuje jako reprezentant firmy wobec klientów.
Kierownik biura musi mieć kompetentną i logicznie ustrukturyzowaną przemowę, a także: etyka biznesu, bo często pociąga go organizacja negocjacje biznesowe i spotkania firmowe.
Przydatna wiedza, jak numer telefonu do dobrego elektryka czy dowozu obiadu, też nie zaszkodzi. Rzeczywiście, w wielu firmach porządek w biurze, a także sytość pracowników, jest również kontrolowany przez kierownika.
Wymagane umiejętności kierownika biura
- Pierwszym wymogiem dla takiego pracownika jest dobra znajomość komputera i Internetu. Jeśli oprócz Worda i Excela kandydat będzie posiadał Photoshopa lub „Office Picture Managera” – to kolejny powód, by go zatrudnić, a nie kogoś innego.
- Wysoka prędkość drukowania. Umiejętność szybkiego pisania tekstów to jedna z głównych rzeczy dla kierownika biura.
- umiejętności w administracja, uzyskane na poprzednich stanowiskach, są wymagane, jeśli dana osoba otrzymuje pracę w dużej firmie.
- Umiejętności dokumentacyjne są jednym z głównych obowiązków tego typu specjalisty, więc bez podstawowa wiedza niewystarczająco.
- Pewne korzystanie ze sprzętu biurowego. Faksy, drukarki, skanery – wszystko to powinno leżeć w kompetencjach kierownika biura.
- Dobre i dyplomatyczne umiejętności komunikacyjne. Kierownik biura musi nie tylko kompetentnie komunikować się, ale musi być w stanie rozwiązać, jeśli to konieczne.
- Biegłość w języku obcym. W dużych międzynarodowych firmach kierownik biura musi znać przynajmniej podstawowy angielski.
Ogólne postanowienia opisu stanowiska
Opis stanowiska kierownika biura zatwierdza dyrektor generalny firmy. W różnych firmach może się to różnić w niektórych punktach, ale generalnie jego główne postanowienia nie ulegają zmianie. Z Instrukcja pracy konieczne jest zapoznanie się jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę, aby później nie narzekać, że nie było to częścią Twoich planów wypełnienia pewnych obowiązków.
W Postanowienia ogólne można określić:
- kto odpowiada za zatrudnienie kierownika biura;
- kto ma prawo odwołać go z urzędu;
- komu podlega pracownik;
- który podlega kierownikowi biura;
- wykonujący obowiązki kierownika biura pod jego nieobecność itp.
Z reguły kierownicy biur zgłaszają się do do CEO. Administratorzy biura podlegają kurierom, kierowcom, sprzątaczkom itp.
Również w przepisach ogólnych można określić, z jakim poziomem kwalifikacji można zatrudnić pracownika na opisywane stanowisko.
Bezpośrednie obowiązki
Kolejny punkt instrukcji określa obowiązki kierownika biura.
W przypadku CV na wolne stanowisko kandydaci często wpisują w osobnej rubryce, jakie obowiązki wykonywali Poprzednia praca w biurze. Dzięki temu pracodawca otrzymuje więcej informacji o umiejętnościach kandydata.
Jakie elementy mogą należeć do bezpośrednich obowiązków kierownika biura?
- Obsługa połączeń telefonicznych. Pracownik musi odpowiadać na telefony przychodzące, odpowiadać na pytania przeciwników najlepiej jak potrafi, a także informować przełożonych o informacjach, które zostały poproszone o przekazanie.
- Kuratorstwo dokumentacji. Przechowywanie i księgowanie dokumentów, kontrola korespondencji, realizacja zamówień itp. To są bezpośrednie obowiązki kierownika biura.
- Reprodukcja dokumentów. Na specjalne polecenie szefa pracownik wykonuje kopiowanie i powielanie pracy.
- Rejestracja pism, wniosków – tj. korespondencja z partnerami, klientami lub dostawcami na prośbę bezpośredniego przełożonego.
Obowiązki kierownika biura mogą obejmować co najmniej sześć dodatkowych rodzajów pracy. Ale w każdej firmie obciążenie specjalistów w tej kategorii ustalane jest indywidualnie.
Prawa kierownika biura
Każda instrukcja kierownika biura obejmuje nie tylko obowiązki, ale także uprawnienia.
- Aby podać pełne informacje. W celu wykonania niektórych zadań kierownik biura ma prawo żądać podania takiej ilości informacji, w tym informacji poufnych, jakiej potrzebuje.
- Mów jeśli dla organizacji Praca w biurze potrzebne są innowacje lub dodatkowe polecenia prezesa, wtedy menedżer ma prawo zaproponować ich wprowadzenie.
- Wymagaj odpowiednich warunków pracy. Jeśli odpowiedzialność zawodowa niemożliwe do spełnienia ze względu na brak niezbędnych warunków, kierownik biura może zażądać ich stworzenia.
- Działaj w ramach swoich kompetencji. Po przestudiowaniu opisu stanowiska pracownik ma prawo do samodzielnego podejmowania decyzji i wydawania poleceń, ale tylko w ramach swoich kompetencji.
Jest to przybliżony zestaw uprawnień, jakie posiada kierownik biura. Mogą być uzupełniane lub zmniejszane w zależności od specyfiki instytucji.
Odpowiedzialność
Kierownik biura to zawód, który wiąże się również z pewną odpowiedzialnością. Jej wielkość i kara za naruszenie zasad ustalana jest indywidualnie przez każdego pracodawcę. Najczęstsze pozycje, za które odpowiedzialność jest opisy stanowisk pracy wyglądać mniej więcej tak.
- Za niedbały stosunek do swoich obowiązków. Spóźniona realizacja zleceń i wszelkie inne zaniedbania to wina pracownika, za co konieczna jest odpowiedź.
- Dla B umowy o pracę i opisów stanowisk, należy uważnie przeczytać klauzule dotyczące poufności informacji. Za jego ujawnienie najczęściej można stracić pracę.
- Za naruszenie sfery kompetencji. Niedopuszczalne są działania wykraczające poza zakres kompetencji pracownika.
- Za naruszenie przepisów pracy itp. Za naruszenie przepisów prawa pracy, przepisów przeciwpożarowych lub BHP odpowiada również pracownik.
Plusy i minusy zawodu
Zawód ten, podobnie jak wiele innych, ma szereg zalet i wad. Jakie są więc korzyści z pracy na stanowisku kierownika biura?
Kierownik biura jest twarzą biura. Oprócz obowiązków sekretarza łączy funkcje kierownika personalnego oraz. To poważna pozycja, więc obecność wyższa edukacja i doświadczenie zawodowe są wymagane przy przyjęciu.
Jakie są obowiązki kierownika biura?
Przygotowanie biura. Sprawdzenie sprzętu komputerowego, telefonów i sprzętu biurowego. Wezwać technika, jeśli potrzebne są naprawy.
- Kontrola takich standardów sanitarnych jak oświetlenie, temperatura pokojowa.
- Przygotowywanie dokumentów, raportów i materiałów niezbędnych do rozpoczęcia pracy i rozwiązywania bieżących problemów.
- Kontrola pracy sekretarek, kurierów i kierowców. Podział obowiązków, wyznaczanie zadań, stopni odpowiedzialności oraz analiza efektywności ich pracy.
- Opracowywanie kosztorysów i kontrola wydatków potrzebnych na potrzeby biura. Zaopatrzenie pracowników w artykuły papiernicze, materiały eksploatacyjne i odznaki.
- Obliczanie liczby godzin przepracowanych przez pracowników biura i przekazywanie informacji do działu księgowości w celu naliczenia płac.
- Monitorowanie przestrzegania dyscypliny pracy. Prowadzenie ewidencji naruszeń codzienności i ubioru.
- Organizacja spotkań, rejestracja i obsługa zwiedzających.
- Zapewnienie negocjacji, spotkań, prezentacji i innych wydarzeń wraz z niezbędnymi materiałami i dokumentami, prowadzenie protokołów.
- Nadzorowanie pracy biurowej.
- Prowadzenie korespondencji biznesowej z klientami i partnerami, dystrybucja niezbędnych materiałów.
- Pomoc pracownikom w rozwiązywaniu pojawiających się problemów i konfliktów.
- Koordynacja kompletacji biura, kontrola postojów urządzeń, oświetlenia, klimatyzacji.
- W wielu organizacjach za zatrudnianie pracowników odpowiada kierownik biura. Publikuje informacje o wolnych miejscach pracy, przegląda życiorysy, a nawet szkoli nowych pracowników.
Wymagane umiejętności
Kierownik biura jest łącznikiem pomiędzy kierownictwem a personelem biurowym. W razie potrzeby raportuje stan rzeczy i efektywność pracy w organizacji.Aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki, musisz znać zasady rekrutacji i zarządzania personelem, metody planowania i motywowania, etykę relacji, podstawy pracy biurowej, prawo pracy i księgowość. Ponadto kierownik biura musi być odporny na stres, potrafić szybko podejmować decyzje i brać za nie odpowiedzialność.