Irodai vezetőség. Irodavezető – ki ez? Irodavezető munkaköri feladatai. Irodavezetői munkavégzéshez szükséges szakmai tudás

31.07.2020

Minden nagy cégnek szüksége van olyan szakemberre, aki képes támogatni az irodai tevékenységeket. Az ilyen alkalmazott irodavezető. Az alábbiakban arról lesz szó, hogy ki ő, milyen feladatokkal bízták meg és milyen jogai vannak.

Aki irodavezető

Irodavezető (fő irodai adminisztrátor, vezető asszisztens, vezető asszisztens) az iroda zavartalan működését és működését biztosító cég alkalmazottja. Ezt a szakmát rendkívüli szervezettséget, koncentrációt és felelősséget igényel.

Az irodavezető közvetlenül a vállalkozás/cég/vállalat vezérigazgatójának számol be. Ennek alapján a felvétel és a felmondás csak a főigazgató utasítása szerint történik.

E pozícióra legalább teljes középfokú végzettséggel rendelkező szakembert neveznek ki. A felsőfokú végzettség és a munkatapasztalat azonban kívánatosabb lenne.

Az irodavezető a menedzsment és az irodában dolgozó munkatársak közötti interakció összekötő eleme. A vezetőség kérésére jelentést készít a hivatal helyzetéről és a szervezet/cég/társaság belső működéséről stb.

Különbség az „irodavezető” és a „titkárnő” szakterületek között

Egyesek az „irodavezető” és a „” szakmákat felcserélhetőnek tartják. Ez azonban nem igaz. Az irodavezetői munkakör átfogóbb és multifunkcionálisabb, mint a titkári munkakör, hiszen a szervezet működését biztosító feladatok szélesebb körét foglalja magában, miközben a munkáltató tevékenységi körétől függően a titkár munkaköri feladatai. az irodavezető jelentősen változhat, ellentétben a titkárnőkkel.

Lényegében az irodavezető egy magasabb fok a karrierlétrán. Ez szélesebb felelősségi körhöz, magasabb bérekhez és magasabb követelményekhez vezet a felvett munkavállaló jelöltségével szemben.

Különböző cégeknél, nagyvállalatoknál, nagyvállalatoknál az irodavezetőre bízzák a titkárok munkájának ellenőrzését és koordinálását.

Egyes szervezetekben, amelyek nem biztosítanak személyzeti szakértői állást, az irodavezető részt vesz a munkaerő toborzásában, az adott pozícióra kiírt pályázat indulásáról szóló információk közzétételében, a leendő alkalmazott önéletrajzának áttekintésében és tanulmányozásában, sőt új személyzet képzése.

Irodavezető munkahelye és átlagbére

Minél nagyobb a cég, annál szélesebb és változatosabb az irodai feladatok köre, amelyekkel a dolgozóknak nap mint nap foglalkozniuk kell. Ezért egyetlen cég, társaság, cég, vállalkozás, szervezet, holding sem nélkülözheti az irodavezetőt, aki minden irodai tevékenység koordinátora. Ebből a szempontból az irodavezető egy nagyon népszerű és fontos szakma az összes irodai folyamat sikeres működéséhez és optimalizálásához bármely üzleti létesítmény irodájában.

Nagyon nagy cégek nem egy, hanem több irodavezető is lehet, akik mindegyikét a megfelelő osztályhoz vagy részleghez osztják be.

A meglehetősen nagy kereslet ellenére az irodavezetői posztért is meglehetősen nagy a verseny. Oroszországban megközelítőleg 6 fő helyenként.

Bér egy kezdő irodavezető számára:

Moszkvában - 15-22 ezer rubel;
Szentpéterváron – 11-16 ezer rubel;
Jekatyerinburgban - 8-13 ezer rubel;
Novoszibirszkben – 7-12 ezer rubel.

Azok a középszintű szakemberek, akik már szereztek munkatapasztalatot és bizonyították szervezési képességeiket, Moszkvában akár 30 ezer rubel, a Néva-parti városban - akár 23 ezer rubel, Jekatyerinburgban - akár 20 ezer rubel fizetésre is jogosultak lehetnek. , Novoszibirszkben - 18 ezer rubelig.

A magasan kvalifikált szakemberek bére még magasabb. Tehát Moszkvában elérheti a 60 ezer rubelt, Szentpéterváron - 45 ezer rubelt, Jekatyerinburgban - 35 ezer rubelt, Novoszibirszkben - 30 ezer rubelt.

Az irodavezetőtől elvárt személyes tulajdonságok az elhelyezkedéshez

Minden vezetőnek megvannak a maga követelményei cége jövőbeli alkalmazottjával szemben. Van azonban egy általános lista azokról a tulajdonságokról, amelyek tulajdonosai vitathatatlanul elsőbbséget élveznek az irodavezetői posztra való felvételkor. Íme csak egy kis lista belőlük:

Irodavezetői munkavégzéshez szükséges szakmai tudás

Munkájának szakszerű ellátásához az irodavezetőnek rendelkeznie kell az alábbi ismeretekkel:

Ismerje a szerződéskötési és -felmondási eljárást;
Ismerje az irodai dokumentáció elkészítésének alapjait;
Ismerje a könyvelés alapjait, az irodai munkához szükséges összes alapvető számítógépes programot (MS Office szoftverek: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Databases), valamint az e-mail és fax használatának alapelveit;
Legyen magabiztos felhasználó személyi számítógépés az Internet;
Rendelkezik gyors gépelési készségekkel;
Helyénvaló az üzleti protokoll és etikett normáit alkalmazni;
Kövesse a munkavédelmi előírásokat, a tűzvédelmi szabályokat, az egészségügyi előírásokat;
Ismerje a személyzet kiválasztását és irányítását;
A személyzettel való munka során alkalmazza a pszichológia és a szakmai etika alapjait;
Ismerje az irodai berendezések használatának és üzemeltetésének szabályait;
Alkalmazzon motiváló technikákat az irodai alkalmazottakkal való interakció során;
Ismerje az irodai tevékenységek fejlesztésének tervezési módszereit;
Legyen képes gyors döntéseket hozni kritikus helyzetekben, és képes legyen teljes felelősséget vállalni a meghozott döntések eredményeiért

Irodavezető munkaköri feladatai

Az irodavezető közvetlen feladatai közé tartozik:

Vásároljon meg minden szükséges irodaszert, felszerelést és minden fogyóeszközt az iroda normál működéséhez;
Figyelje az összes irodai berendezés szervizelhetőségét és teljesítményét, beleértve a számítógépeket, nyomtatókat, faxokat és egyéb irodai berendezéseket. Ha meghibásodás történik, hívjon szakembert a problémák megoldásához;
A hivatalba beérkezett levelezést szisztematikusan nyilvántartja, a strukturális egységekhez továbbítja további feldolgozás és válaszkészítés céljából;
Naponta legalább kétszer ellenőrizze irodai e-mailjeit;
Kész munkahely vezető megkezdése előtt munkanap. Biztosítson számára minden szükséges irodaszert és működő irodai felszerelést;
A dokumentáció rendezése és szétosztása a megfelelő osztályoknak;
Kövesse nyomon és rögzítse a bejövő hívásokat;
Látogatók, ügyfelek, partnerek fogadásának megszervezése. betartani a társaság kialakított kommunikációs politikáját a látogatókkal, ügyfelekkel és partnerekkel;
Találkozók, összejövetelek és üzleti találkozók előkészítése. A tárgyalásokhoz, értekezletekhez, értekezletekhez, prezentációkhoz és egyéb céges rendezvényekhez minden szükséges segédanyagot és írószert biztosítson. Az eseményekről jegyzőkönyvet készít, figyelemmel kíséri a tárgyalások előrehaladásának dokumentálását, elemzi az értekezletek és konferenciák eredményeit;
Pontosan és időben végrehajtani a felső vezetéstől kapott megbízásokat;
A munkaköri leírásban foglaltak betartása;
Figyelemmel kíséri a cég beszámolási dokumentációját, előkészíti a dokumentációk irattárba továbbítását, figyelemmel kíséri az irodai dokumentumáramlást;
A problémák megoldásához és a vállalat aktuális problémáinak megoldásához szükséges anyagok kidolgozása;
Az iroda előkészítése a munkanap kezdete előtt;
Figyelje az egészségügyi szabványok főbb mutatóit (világítás, helyiség szellőzés, az irodában fenntartott hőmérséklet);
Felügyeli a közvetlen alárendeltségébe tartozó titkárok, sofőrök, takarítók, futárok és minden alkalmazott munkáját;
Írja le a becsléseket, és vezessen mindenről nyilvántartást szükséges költségeket az irodai dolgozók zavartalan működése érdekében irodaszerekkel és fogyóeszközök;
Nyilvántartást kell vezetni az irodai alkalmazottak ledolgozott óráiról, hogy ezeket az adatokat a számviteli osztálynak továbbítsák bérük kiszámításához;
, adatbázist vezetni a munkavállalói munkafegyelem és a megállapított öltözködési szabályok megsértéséről;
Üzleti levelezést folytat a cég ügyfeleivel és partnereivel, figyelembe véve az üzleti protokoll és etikett összes normáját;
Segítség az irodai alkalmazottak között felmerülő konfliktusok, ellenségeskedések, problémák és ellentétek megszüntetésében;
Koordinálja a munkanap végét az irodában, gondoskodjon arról, hogy minden irodai berendezés, világítási rendszer és klímaberendezés ki legyen kapcsolva;
Iratokat, kérelmeket és fellebbezéseket elfogadni utólagos elbírálás és a cég/vállalkozás/társaság/gazdaság/szervezet vezetője általi aláírásra;
Tájékoztassa a vezetőt minden kapott fontos információról;
Adjon ki parancsokat a felső vezetéstől, és haladéktalanul küldje el azokat a személyzetnek felülvizsgálatra.

Az irodavezető többek között köteles betartani cége belső munkaügyi szabályzatát, alapszabályát és szabályzatát. Az irodavezetőnek jogkörének gyakorlása során be kell tartania a jogszabályokat. Orosz Föderáció, valamint a hazai polgári és munkajog.

Az irodavezető távolléte alatt minden munkaköri feladatkörét más meghatalmazott személyre bízza, előzetesen egyeztetve és a főigazgató utasításában jóváhagyva.

Irodavezetői jogok

Az irodavezetőnek a feladatokon kívül jogai is vannak, többek között:

Irodavezető felelőssége

Az irodavezető az alábbi esetekben felelős:

Az Orosz Föderáció munkaügyi jogszabályai és a vállalat belső szabályzatai által előírt kötelezettségek nem megfelelő teljesítése;
Az Orosz Föderáció alkotmányának, valamint az Orosz Föderáció közigazgatási, polgári és büntetőjogi normáinak figyelmen kívül hagyása;
anyagi kár okozása a vállalatnak az Orosz Föderáció jelenlegi munkaügyi, polgári és közigazgatási jogszabályai szerint;
A társaság anyagi erőforrásainak és vagyonának jogosulatlan felhasználása, amely ellentétes a gazdálkodó szervezet és vezetése érdekeivel;
Visszaélés Személyes adat valamint a vállalat alkalmazottaival és felső vezetésével kapcsolatos bizalmas információk, a társaság érdekeinek és üzleti titkainak felfedése;
Az üzleti protokoll és etikett szabályainak durva megsértése;
A társaság belső munkaügyi szabályzatának és szabályzatának megsértése;
A tűzvédelmi szabályok megsértése;
A biztonsági előírások be nem tartása;
Hamis adatok megadása személyes haszonszerzés céljából.

Ha más lehetőségeket is fontolgat (az irodavezetői állás mellett), akkor ne korlátozza magát erre a hirdetésválasztékra, sok más pozíciót is kínálunk különböző pozíciókra. Itt használhatja a közvetlen munkaadók és ügynökségek ajánlatainak keresését is.