Kiszervezett könyvelési szolgáltatások. Számviteli outsourcing: mire kell figyelni Mi a könyvelési szolgáltatások kiszervezése és mikor lehet rá szüksége
Nem csak az egyszerű futár továbbításának gyakorlata ill logisztikai munka szakosodott cégek kegyére, de szuperprofesszionálisokat is vonzanak például a könyvelési szolgáltatásokhoz. Sok vállalat úgy dönt, hogy kiszervezi ezt a folyamatot, mert gyakran olcsóbb, mint házon belüli könyvelők alkalmazása. Nem kell törődni az alkalmazottak elhelyezésével, munkahelyük felszerelésével, ráadásul a béradón is spórolhatunk. A munka minősége ugyanakkor nem romlik, az ügynökségek még azt is állítják, hogy alkalmazottaik képzettsége meghaladja a kisvállalkozások által megengedhető szakemberképzés szintjét. Mindenesetre a könyvelő társaság vállalja, hogy teljes mértékben megtéríti az ügyfelet a szankciók (bírságok, kötbér) kormányzati hatóságok általi beszedésével kapcsolatos veszteségekért, amelyek felhalmozódását a megkötött szerződés szerinti kötelezettségek hűtlen teljesítése okozta. De az, hogy megbüntetik-e a cég saját könyvelőjét, aki elkövette a bűncselekményt, a felső vezetés döntésétől függ.
Számviteli szolgáltatások költsége
Az ügynökségek által nyújtott számviteli szolgáltatások standard készlete magában foglalja a számvitel felállítását vagy helyreállítását, a könyvelést, a személyre szabott könyvelést (a nyugdíjak biztosítási és finanszírozott részeire vonatkozó információk rögzítésére szolgáló rendszer), a személyi és fizetési elszámolást. Ebben az esetben a szolgáltatási díjakat a szükséges üzleti tranzakciók száma határozza meg. A szolgáltatások költsége az adózási konstrukciótól, a számviteli automatizálás mértékétől, a cég alkalmazottainak számától, a fióktelepek jelenlététől és a tevékenység típusától is függ. Például a nulla jelentéskészítés költsége negyedévente 1,5 ezer és 3 ezer között változik a különböző cégek között. Ezért a számviteli funkciók kiszervezésének valódi előnyeit gondosan ki kell számítani, mielőtt a számviteli szolgáltatásokra vonatkozó szerződést kötnénk. Ugyanis egy tucat főt foglalkoztató kisvállalkozás egy-egy tevékenységet folytató önálló könyveléssel is megboldogul, ami speciális programok segítségével egyszerűen megoldható.
Szolgáltató cég kiválasztása
A számviteli szolgáltatásokkal foglalkozó cég kiválasztásánál az egyik fő értékelési szempont a megbízhatóság legyen. Egy megbízhatatlan cég számos problémát hozhat, a bizonylati hibáktól vagy a számviteli szolgáltatási szerződésben meghatározott határidők elmulasztásától a bizalmas információk nyilvánosságra hozataláig. Ezért meg kell győződnie arról, hogy a cég megbízható-e, mielőtt kapcsolatba lép vele. Ez a paraméter az ügyfelek ajánlásaival, a cég szakmai társaságokban (például az Adótanácsadói Kamarában) való tagságával és a tanúsítványokkal értékelhető. Egy cég megbízhatósága a kora alapján is megítélhető: a magas színvonalú szolgáltatások hosszú élettartamot biztosítanak a cég számára. A terület a 2000-es évek elején kezdett kibontakozni, amikor számos olyan cég alakult, amelyek ma már tevékenységükben vezetőnek számítanak.
Szerződés könyvelési szolgáltatásra
Az árlisták is sokat elárulhatnak egy könyvelő cégről. Előfordul, hogy egy első ránézésre drágább ajánlat már olyan fontos szolgáltatásokat tartalmaz, amelyeket az alacsonyabb tarifákkal rendelkező cégek felár ellenében biztosítanak. Például egyes cégek külön fizetnek olyan „apróságokért”, mint a dokumentumok futárral történő bemutatása az ügyfélnek, vagy a könyvelő képviselete. Ezért, ha könyvelési szolgáltatásra vonatkozó szerződést köt egy olyan irodával, amely ismeri a cég minden pénzügyi csínját-bínját, érdemes alaposan áttanulmányozni a tranzakció összes feltételét, hogy a látható megtakarítások ne vezessenek tönkre.
Miért saját teherautó vásárlása, sofőr, szállítmányozó, programozó felvétele helyett, minden kétséget kizáróan és a legkisebb habozás nélkül kötünk szerződést fuvarozási, logisztikai és informatikai szakcégekkel? Ez cégünk egyes funkcióinak átadása az outsourcingba?!Svetlana MEZHAKOVA, ACCA, helyettes főigazgató
Ráadásul ez a típus az outsourcing a szocialista idők óta működik hazánkban. Csak maga az „outsourcing” név jutott hozzánk viszonylag nemrég a „progresszív nyugatról”.
Miért mondunk ugyanakkor kategorikusan nemet a számviteli kiszervezésre? Erre a kérdésre próbáltuk megtalálni a választ a hatalmas üzleti erőnkben lévő kis- és nagyvállalatok tulajdonosaival, vezetőivel folytatott kommunikáció során. Ennek eredményeként listát kaptunk azokról a félelmekről, amelyek kísértenek bennünket, a veszélyekről, amelyek leselkednek ránk, ha a legcsekélyebb említésre, vagy amikor eszébe jut egy ilyen szörnyű jelenség. modern üzlet, mint „számviteli outsourcing”.
Mint tudod, a félelem nem keletkezik ok nélkül, és ha felszámolod ezt az okot, talán elmúlik a félelem. Próbáljuk meg …
Kezdésként azt javasoljuk, hogy menjünk vissza 15-25 évre. Úgy gondoljuk, mindenki emlékszik az akkori városi lakás- és kommunális szolgáltatások rendszerére. A rendszer a REU-k kiterjedt hálózata volt (ha valaki elfelejtette, ez egy javítási és karbantartási részleg, más néven lakásiroda, más néven lakásügyi osztály stb.), amelyet a Fő lakás- és kommunális osztálya vezetett. a város. Minden REU-nak saját könyvelési szolgáltatása volt. A REU számviteli osztályainak egyes funkcióit azonban már kiszervezték. Igen, igen, pontosan kiszervezésre, csak más néven. Ez a számításról szól bérek. A lakás- és kommunális szolgáltatások rendszerében működött a Számítógép Központ, ahol a REU könyvelői átadták az elsődleges dokumentumokat (munkaidő-nyilvántartások, megbízások, keresőképtelenségi bizonyítványok stb.), általában mindent, ami ahhoz kellett, hogy a munkavállaló megkapja a „becsületesen megkeresett” pénz”), valamint a Számítógép Központ, mindezt sikeresen feldolgozva számítógépein, a kész fizetési szelvényeket, kimutatásokat, nyilvántartásokat visszaküldte a könyvelőknek. Ne feledje, hogy sok a fentihez hasonló példa. De téged és engem nem lehet becsapni…
Tudjuk, hogy akkoriban a legtöbb állampolgár fizetését egyetlen állami bértábla alapján számították ki (nem fogunk belemenni a regionális együtthatókba, északiba stb.). Ezért akarás nélkül is nagyon gyorsan „megszámolhattuk mások pénzét”, vagyis megtudhattuk, mennyit kapott kollégánk, ráadásul fizetéskor mindenki egy lapra írt alá. Akkoriban szó sem volt titoktartásról. Ezért kiszervezték a számítási funkciót.
Most teljesen más a helyzet... A bérünk a többiek előtt nagy titok!!!
Itt van Félelem #1"számviteli kiszervezés" - " Ők (könyvelő cégek) biztosanmindenkinek elmondja alkalmazottaink jövedelmét".
Ezt abszolút pontosan és jellemzően előre tudjuk. Ugyanakkor nem is gondoljuk, hogy az Adószolgálat (illetve a Nyugdíjpénztár) felügyelője, akinek évente jelentést nyújtunk be személyes jövedelmünkről és munkavállalóink jövedelméről, már a „titkos információk birtokosa” ” és bármilyen célra felhasználhatja. Nem aggódunk amiatt, hogy a cégünkben dolgozó könyvelő „barátságból”, „rosszból” vagy azért, mert „valamiről beszélnünk kell”, akár a cégen belül, akár azon kívül elmondhatja valakinek a kollégája munkáját. jövedelem. Hiszünk abban, hogy könyvelőnk csak azért megbízható, mert „MIÉNK”. És ez csak illúzió, mert a megbízhatóságot nem a „MI” szó határozza meg, hanem egy konkrét személy, az ő tisztessége és lelkiismerete.
Mekkora a valószínűsége annak, hogy a Könyvelő Vállalat könyvelője baráti (ellenséges) kapcsolatot ápol valamelyik munkatársunkkal, és kiadja neki egy másik munkatársunk „bértitkait”, vagy átadja másnak az adatokat? Nyilvánvalóan nagyon kicsi a valószínűsége, és nincs értelme az ilyen cselekvéseknek. Ezen túlmenően, ha a Könyvelő társasággal kötött megállapodás részletesen szabályozza a bizalmas információkkal való munkavégzés rendjét, és felelősséget ír elő azok nyilvánosságra hozataláért, valamint a Könyvelő cég alkalmazottai az információbiztonsági előírásokat megfelelően tájékoztatták és megismerték (egyébként, a Könyvelő társaság ilyen kötelezettsége a szerződésben is rögzíthető) , akkor kockázataink minimalizálódnak. És ha nincs kockázat, akkor nincs ok a Félelemre.
p.s. A fentiek egyébként nemcsak a „fizetés” fogalmára vonatkoznak, hanem minden olyan pénzügyi információra is, amely bármely cég üzleti titkát képezi.
Most, hogy elfogadjuk, hogy nem valószínű, hogy a Könyvelő Társaság szándékosan nyilvánosságra hozza az adatokat, itt az ideje egy újabb veszéllyel foglalkozni, ami szintén a titoktartáshoz kapcsolódik. Mint tudják, ma az adatátvitel leggyorsabb és legkényelmesebb módja az e-mail. És ahol van e-mail, ott van az internet, vannak hackerek, vírusok stb. Így, 2. félelem – "E-mailben történő adattovábbításkor az adatok szabadon elérhetők lehetnek az interneten, vagy hackerek támadhatják meg őket."
Mit tegyünk ez ügyben? Kezdjük kicsit messziről. Bizonyára mindegyikünk fizetett már legalább egyszer bankkártyával árukért vagy szolgáltatásokért az interneten keresztül. És ha még nem fizetett, akkor nagy valószínűséggel ismeri a Bank-kliens rendszereket, amelyek segítségével a könyvelő ismét az interneten keresztül küldi a kifizetéseket a banknak. Nem félünk, mert tudjuk, hogy ezek a műveletek teljesen biztonságosak, mert... információbiztonsági rendszer működik, pl. különleges elektronikus kulcsok, valamint biztonságos rendszerek elektronikus dokumentumkezelés, amely lehetővé teszi a bejövő és kimenő üzenetek titkosítását. Ezeket a rendszereket már nem csak a bankok, hanem sok más cég is használja, amikor velük dolgozik emailben, beleértve a könyvelést is. Miért nem csatlakozunk a soraikhoz?!
Most úgy tűnik, hogy megbirkóztunk a titoktartással kapcsolatos félelmekkel. Itt az ideje, hogy gondolkodjunk a könyvelő cégek által nyújtott szolgáltatások minőségén.
Minden anyának, minden apának a gyermeke a legokosabb, legtehetségesebb, legszebb. Általánosságban elmondható, hogy a legjobb... És senkinek sem tudja és nincs joga meggyőzni őket erről. Valamint minden vezető vagy tulajdonos, nem ok nélkül, egyedinek tekinti cégét és annak tevékenységét. És ennek megfelelően a szülőkhöz hasonlóan azt akarják, hogy mások megfelelően kezeljék ezt az egyediséget. Ezért a könyvelő kiválasztásakor az állásleírásnak tartalmaznia kell egy olyan kifejezést, amely egy adott tevékenységi területen szerzett tapasztalatra összpontosít, például nagykereskedelemben, ill. kiskereskedelem, az építőiparban, egy biztosító társaságban, az olaj- és gázszektorban stb. Valamiért úgy gondolják, hogy egy könyvelő, aki például a szolgáltató szektorban dolgozott, nem tud nyilvántartást vezetni a termelésben. Ez valóban?!
Bemutatjuk 3. félelem – „Cégemnek vannak meghatározott tevékenységei, de vannak olyan szakembereik, akik megfelelően figyelembe tudják venni ezeket a sajátosságokat?”
Először is szeretném elmondani, hogy ez a félelem bizonyos mértékig jogos. Itt azonban valószínűleg nem az adott területen szerzett tapasztalat hiánya a lényeg, hanem sokkal inkább a könyvelő hozzáállása az irányváltáshoz, valami új elsajátításához. Cégünk például úgy döntött, hogy a kereskedés mellett saját építésbe kezd bevásárlóközpont. Nem valószínű, hogy egyből az a gondolatunk támad, hogy a főkönyvelőt le kell váltani valakire, aki ismeri az építési könyvelést. Ha könyvelőnk nagy P betűvel rendelkező szakember, akkor valószínűleg önállóan tanulmányozza az építőipar számvitelének minden árnyalatát, vagy speciális számviteli tanfolyamokon vesz részt ezen a területen. Nos, ha úgy dönt, hogy távozik, akkor nem kell megtartani – nem erre a szakemberre van szükségünk az Ön vállalkozásának fejlesztéséhez.
A könyvelő cégek általában nagyon mobil szakembereket alkalmaznak valami új elsajátítása terén. Ez pedig elsősorban annak köszönhető, hogy a Számviteli cégek sok olyan céget szolgálnak ki, amelyek mindegyike egyedi tevékenysége, sajátosságaiban. Mindig felhalmozódnak a munkafolyamat során tananyagok a legtöbb típusú nyilvántartás vezetését szabályozza gazdasági aktivitás, mert a könyvelő cégek sajátosságukban is egyediek, mégpedig a könyvelésben. Emellett a szakemberek egy helyen összegyűlve mindig kicserélhetik véleményüket, tudásukat, felhalmozott tapasztalataikat. És a kollektív elme, mint tudjuk, mindig jobb, mint az egyéni elme.
Ezért amíg könyvelőnk önálló tanulással vagy a szükséges szeminárium felkutatásával és látogatásával tölt időt, mi pedig pénzt költünk ennek a szemináriumnak a kifizetésére, addig a Könyvelő cég szakemberei már megkezdik cégünk tevékenységének számviteli nyilvántartását. És mindez azért, mert a szükséges módszertani anyagokat már kiválasztották, problémás kérdések, amelyek már felmerültek a cégek számára hasonló sajátosságok, és a Számviteli Vállalat egyik szakembere már részt vett speciális szemináriumokon és megosztotta tudását kollégáival. Ez ijesztő? Éppen ellenkezőleg, csodálatos.
De miért mondjuk mindig Könyvelő cégek, könyvelő cégek szakemberei? Hiszen mindez némileg személytelen. Megszoktuk, hogy cégünk számviteli nyilvántartását egy általunk ismert személy vezeti, meghatározott névvel és vezetéknévvel. És itt csak a Könyvelő cég neve. Itt van, 4. félelem – „Nem ismert, hogy ki fogja vezetni a feljegyzéseket, de ismerem Marya Ivanovnát.”
Amikor vásárolunk egy terméket, például egy TV-t, milyen tényezők befolyásolják az adott termék megvásárlásával kapcsolatos döntésünket? Talán ez a termék márkája, a gyártó hírneve, a termék minősége, ára vagy garanciális szolgáltatása. Tényleg érdekel minket, hogy pontosan ki készítette ezt a tévét - Petya Ivanov vagy Vasya Smirnov? Természetesen nem. Nézzük a könyvelést, mint árut. Ha cégünk jelentéseit időben benyújtják az adóhivatalhoz, ha nincs számviteli hiba, ha a hatóságnak nincs kifogása ellenünk, ha partnereink nem panaszkodnak részünkről fizetési késedelemre, akkor mindegy, hogy pontosan ki mindez mögött: Marya Ivanovna vagy Könyvelő cég? Valószínűleg ez már nem is olyan fontos. A lényeg az, hogy nyugodtak vagyunk, mert már nem aggódunk az olyan problémák miatt, mint: mi lesz, ha Marya Ivanovna megbetegszik, és ha nyaralni megy, és hirtelen úgy dönt, hogy abbahagyja? A Könyvelő Vállalat szakembereinek megbetegedése, szabadságolása, elbocsátása nem érint bennünket, mert a cég szolgáltatásokat nyújt számunkra, és ezeknek a szolgáltatásoknak a minőségéért is a cég felelős, mert velük kötöttünk szerződést, nem pedig velük. egy konkrét Marya Ivanovna.
Nos, ha mégis meg akarunk ismerkedni egy adott szakemberrel, ezt mindig megtehetjük úgy, hogy egyszerűen felmenünk a Könyvelő cég irodájába. Ezen túlmenően a legtöbb könyvelő cég webhelyén van egy rész a vezetők és a számviteli szakemberek fényképeivel és önéletrajzaival. És még egy árnyalat: ha hirtelen veszekedünk Marya Ivanovnával, nem lesz olyan könnyű lecserélni egy új könyvelőre, és még jó minőségű ügyintézést sem kapni tőle. Egy könyvelő cégnek sokkal egyszerűbb a nálunk dolgozó szakember leváltása, hiszen minden jó hírnevét megőrizni kívánó, terméke minőségéért felelős vállalkozás törvénye az ügyfél igényeinek, kívánságainak kielégítése.
Oké, úgy tűnik, a személyiségeket rendeztük, de valahogy építeni kell a kommunikációnkat a Könyvelő céggel. De nem értjük, hogyan tegyük, hogyan győzzük le 5. félelem – „ÉnNem tudom elképzelni, hogyan kommunikálhatok velük. Itt behívott egy embert és adott neki egy feladatot, de ott nem világos, hogy ki mit fog csinálni.”
Bármilyen jó vállalkozást könnyen semmissé lehet tenni, ha kezdetben nem közelíti meg teljes komolysággal. Tegyük fel, hogy úgy döntünk, hogy előállítunk egy terméket. Először megtudjuk, milyen alapanyagokra van szükségünk, és a beszállítóval közösen kidolgozzuk ezeknek az alapanyagoknak a szállítási ütemezését. Aztán meghatározzuk termelési ciklus cégünkön belül például a félkész termékek 1. számú műhelyből a 2. számú műhelybe költöztetése során vevőket keresünk, és beállítjuk azt az időkeretet, amelyen belül a terméket a vevőhöz szállítják, valamint egy kényelmes szállítási helyet. a vevő számára.
Ugyanígy, amikor egy könyvelő céggel kapcsolatot építünk ki, át kell gondolnunk kommunikációnk minden árnyalatát annak érdekében, hogy végső soron a legjobb minőségű terméket, azaz egy könyvelési szolgáltatást kaphassunk. Ezt pedig a szerződéskötés szakaszában kell megtenni. Mindenekelőtt meg kell határoznunk, hogy milyen konkrét szolgáltatásokat szeretnénk igénybe venni, legyen az teljes körű könyvelés, bérszámfejtés vagy számlázás. Minél részletesebben rögzíti a szerződés, hogy milyen konkrét műveleteket (létrehozandó dokumentumokat) tartalmaz a nyújtott szolgáltatás, annál könnyebb lesz mind nekünk, mind a Könyvelő Társaságnak.
Ezután a Könyvelő céggel közösen kidolgozhatunk egy dokumentumfolyamat ütemezést, amely körülbelül a következőket rögzíti:
- azokat az információkat és dokumentumokat, amelyeket át kell adnunk a Könyvelő Társaságnak, valamint azok benyújtásának időpontját;
- információk és dokumentumok, amelyeket a Könyvelő Társaságtól kapunk, és ennek megfelelően azok beérkezésének időpontja;
- információk és dokumentumok, amelyeket a Számviteli Társaság átad a szabályozó hatóságoknak stb.
A fenti lépések elvégzése után a félelemre gyógyírt kapunk, mégpedig a Könyvelő céggel való kapcsolattartási szabályzatot, amelyből mindig megérthetjük, hogy kinek mit és mikor kell tennie.
A fenti szabályozások, amelyek magukban foglalják az iratkezelési ütemtervet és a felelősök listáját, felbecsülhetetlen segítséget nyújtanak számunkra a 6. félelem – „Hogyan fogom irányítani, hogy mi történik, és mi nem?” Végül is csak akkor értheti meg, hogy mit tett, ha pontosan tudja, mit kellett volna tennie.
Tehát már van egy vezérlőeszközünk. A második eszköz lehet a Könyvelő cég beszámolója az elvégzett munkáról. A szerződésben vállalt szolgáltatásokra az átvételi igazolással együtt biztosíthatjuk a szolgáltatási kötelezettséget. A jelentésnek tartalmaznia kell a Könyvelő Társaságnak a társaságunknak nyújtott szolgáltatása során végzett összes tevékenységéről, például az ügyfeleink részére kiállított számlák, a feldolgozott, beszállítóinktól kapott számlák, a mozgást tükröző készpénzes bizonylatok számáról. pénzforgalmunkból stb. Miután megkaptuk az ilyen jelentést, és összehasonlítottuk a dokumentumfolyamat ütemtervével, nemcsak nyomon tudjuk követni az összes szükséges intézkedés végrehajtását, hanem azt is megértjük, hogy miért fizetünk pénzt.
A kötelező könyvvizsgálat alá eső (vagy önkéntes könyvvizsgálatot végző) vállalatok egy másik ellenőrzési eszközt kapnak - egy könyvvizsgáló cég következtetését.
Egyetértünk azzal, hogy az irányítás kérdése nem bizonyult annyira ijesztőnek, mert anélkül is, hogy túlságosan elmélyültünk volna, a sok lehetséges válasz közül hármat találtunk rá.
Ugyanakkor az ellenőrzésnek csak az egyik oldalát elemeztük – mondhatni mennyiségileg – és azt, hogy mit kezdjünk a minőséggel. Igen, az ÁFA bevallásunkat időben benyújtottuk, de az adót helyesen számították ki? Ez 7-es félelem – „Sok hibát fognak elkövetni, de ki lesz a felelős, én?!”
Ahogy mondani szokás, senki sem mentes a hibáktól. Aki nem dolgozik, az nem téved. De ez nem könnyíti meg a dolgunkat. Aki cégünkben a könyvelést végzi, legyen az a miénk Főkönyvelő vagy könyvelő cég, a felelősség továbbra is a vezetőt terheli, és végső soron a cég tulajdonosát érinti, hiszen a hibák főként veszteséget okoznak. Ezért ha nem is teljesen meg kell szabadulnunk a számviteli hibák kockázataitól, de legalább megpróbálnunk minimalizálni az ezekkel kapcsolatos veszteségeket. Tegyük fel, hogy az adófelügyelőség ellenőrzést végzett, és további adóösszegeket, valamint büntetéseket és bírságokat rótt ki cégünkre, és mindezt azért, mert a könyvelőnk hibázott a számításokban. Kártérítést természetesen követelhetünk könyvelőnktől, de csak a Munka Törvénykönyve keretein belül, mert jogkövetőek vagyunk. Mi a teendő, ha az adók, büntetések és bírságok összege jóval meghaladja a megállapított határokat munkaügyi jogszabályok vagy a könyvelő hirtelen kilépett?! Így kiderül, hogy minden veszteség a vezetőt terheli. Tekintsük ugyanezt a helyzetet, csak egy feltételen változtatunk: hibákat követett el a Könyvelő cég. Ebben az esetben megtéríthetjük a kárt? Nem csak tudunk, de kompenzálni is fogunk. Ehhez azonban ismét teljes komolysággal kell megközelíteni a számviteli szolgáltatási szerződés megkötését, abban rögzíteni kell a Könyvelő cég felelősségét a nyújtott szolgáltatások nem megfelelő minőségéért, valamint kártérítési kötelezettségünket kár, amelyet e nem megfelelő minőség miatt szenvedünk el. És ha ezen felül a Könyvelő társaság felelősségét egy megbízható biztosító biztosítja, akkor a veszteségeink kockázata jelentősen csökken, ami azt jelenti, hogy elszáll az újabb félelem.
Uzsonnára hagytunk valamit, ami valószínűleg senkit sem hagy közömbösen, mégpedig 8. félelem – „Drága! Nemcsak a könyvelőt kell fizetnem, hanem az outsourcing cég „nyereségét” is.”
Természetesen minden kereskedelmi törekvés célja a profitszerzés. Ahhoz pedig, hogy ezt megszerezzük, mindenekelőtt minimálisra kell csökkentenünk a költségeket. Nézzük meg, mennyibe kerül nekünk egy könyvelő fenntartása. A fizetéseken kívül pénzt költünk:
- a könyvelői fizetést terhelő adók;
- szabadság és betegszabadság a könyvelők számára (azaz az az idő, amikor a munkát ténylegesen nem végzik el);
- személyzet kiválasztási szolgáltatások (könyvelő alkalmazásakor);
- egészségbiztosítás
- irodabérlet;
- számítógép, írószer, számviteli program, szemináriumok, szakirodalom stb.
Nem szabad megfeledkeznünk arról, hogy a könyvelő által végzett munka mennyisége teljes mértékben attól függ üzleti tevékenység cégek. De mi van akkor, ha a cég tevékenységét szezonalitás jellemzi? Bevételünk bizonyos hónapokban csökken, de a könyvelő fizetése és fenntartási költségei változatlanok maradnak. És könnyen veszíthetünk. Nem érdemes tehát szerződést kötni egy könyvelő céggel, azzal a feltétellel, hogy csak az elvégzett munka mennyiségét kell fizetni, például a feldolgozott tranzakciók, dokumentumok stb.
És az utolsó dolog, amit el szeretnék mondani.
A cikk írója semmiképpen sem kívánta megkérdőjelezni a kizárólag könyvviteli szolgáltatások nyújtására szakosodott gyártók, kereskedelmi, építőipari vagy más cégeknél dolgozó könyvelők professzionalizmusát, feddhetetlenségét és elhivatottságát.
Amikor ezt a cikket írtam, egyetlen dolgot szerettem volna: leküzdeni a számviteli kiszervezéssel kapcsolatos félelmeket. Hogy ez mennyire volt sikeres, azt Önök dönthetik el, kedves olvasók.
Mi határozza meg a könyvelési szolgáltatások kiszervezésének költségeit? Ki kínálja a számvitel és adóelszámolás magas színvonalú kiszervezését? Hogyan válasszunk számviteli vállalkozót?
Sziasztok, a HeatherBeaver weboldalának olvasói! Anna Medvedeva üdvözli Önt. Cikkünkben egy új koncepciót fogunk megvizsgálni sokak számára - a számviteli szolgáltatások kiszervezését.
A cikk hasznos lesz mind a tulajdonosok, mind a vezetők számára nagyvállalatok, valamint a kis- és középvállalkozások képviselői.
A könyvelés örök fejfájás vezetők esetében: folyamatos jogszabályváltozások, egy személyzeti könyvelő elrontott valamit a beszámolóban, vagy egyszerűen váratlanul felmondott. Mit kell tenni? Vállaljak, hogy magam rendezzem ezeket a papírhegyeket?
Valójában minden sokkal egyszerűbb. Kiszervezheti a könyvelést egy harmadik fél céghez, amely felelős az összes könyvelés helyességéért, pontosságáért és időszerűségéért, Önnek pedig csak alá kell írnia a jelentéseket, és nem kell aggódnia semmiért.
Kezdjük sorban!
1. Mit jelent a könyvelési szolgáltatások kiszervezése, és mikor lehet rá szükség?
Az outsourcing olyan külső szervezetek bevonását jelenti az együttműködésbe, amelyek átvállalják a felelősség egy részét a vállalkozás működésében. Ez azokra a területekre vonatkozik, amelyek nem tartoznak a szervezet tevékenységeihez.
– ez egy vállalkozás teljes könyvelési átadása az e területen kompetens outsourcing céghez, vagy egyetlen outsourcing szakemberhez.
A kiszervezésre való átállás főbb céljai és okai:
- kockázatcsökkentés (bírságok, szankciók vagy akár a szervezet kényszerbezárása);
- költségcsökkentés (ami különösen fontos válság idején vagy a vállalkozás alacsony pénzügyi aktivitása esetén);
- az üzleti rugalmasság növelése;
- a teljes munkaidőben foglalkoztatottak számának csökkentése;
- kisvállalati bevétel;
- képtelenség támogatni irodatér;
- ágak nyitása;
- külföldi cégek tevékenysége.
Mi az a számviteli outsourcing? Mik az előnyei és a hátrányai? Lehetséges az összes számviteli, adó- és személyi nyilvántartás átadása megbízónak? A könyvelés örök fejfájást okoz minden vállalkozónak. Egy részleg, amely semmit sem termel, de sokat fogyaszt. Még egy könyvelőnek is szüksége lesz: irodahelyiségre, irodai felszerelésekre, sok szükséges programra, bútorra és sok apróságra, amelyek jelentős összeget érnek. Nincs értelme a számviteli osztályt fejleszteni - az ebből származó bevétel nem fog növekedni. Azon spórolni viszont drágább magának. A számviteli hibák okozta problémák mindenki számára ismerősek. Drágák. Hogyan lehet tehát mindent optimálisan megszervezni?Példa
Egy német nagyvállalat képviseleti irodát nyit Moszkvában. Mivel nem rendelkeztek az Orosz Föderációban végzett munka során, és nem voltak tisztában az oroszországi pénzügyi jogszabályok minden bonyodalmával, a képviselők arra a következtetésre jutottak, hogy a számvitel önálló elvégzése nehéz és veszteséges lenne.
Az outsourcing szolgáltatások piacának elemzése után a cég vezetése rátelepedett egy megfelelő cégre, aláírta a szerződést, és a mai napig elégedett az együttműködéssel.
Egy innováció lehet 100%-ban indokolt, vagy kiderülhet, hogy teljesen veszteséges. Ezért alaposan tanulmányoznia kell a kérdést. És nem csak magát az ötletet, hanem annak elfogadhatóságát is az adott esetben.
A számviteli outsourcing előnyei és hátrányai:
№ Előnyök Hibák 1 Főállású számviteli részleg fenntartási költségeinek csökkentése (bérek, adók, helyiségek és eszközök karbantartása, speciális programok beszerzése, létszámfejlesztés). Nem túl kényelmes a számviteli nyilvántartások karbantartásának ellenőrzése, mivel a szakember távol lehet Öntől. 2 Az emberi tényező hiánya (szabadság, betegszabadság, szülési szabadság és egyéb helyzetek, amikor a könyvelő ideiglenesen távol van). Előfordulhat, hogy a külső szakértők nem értik teljesen a funkciókat termelési folyamatok a te céged. 3 Az outsourcing szakemberek magas szintű képzettsége, széleskörű tapasztalat és a jogszabályi újítások folyamatos ismerete. Magas színvonalú szolgáltatás csak megbízható outsourcing céggel együttműködve lehetséges, amit nem túl könnyű megtalálni. 4 Az a képesség, hogy a vállalat összes erőforrását az alaptevékenységekre összpontosítsák. Ki kell alakítania egy interakciós folyamatot az outsourcing céggel, és erre kell szánnia egy kis időt, vagy akár külön alkalmazottat is ki kell jelölnie erre. További részleteket a "" áttekintő cikkben talál.
2. Mit tartalmaz a számviteli outsourcing - a TOP 5 fő funkció áttekintése
Egy outsourcing cég szolgáltatásaihoz fordulva teljes körű számviteli szolgáltatást kap vállalkozása számára, amely nem korlátozódik csak a rutin jelentéskészítésre. Az outsourcer funkciói nagyon sokrétűek. Nézzük a főbbeket.
Funkció 1. Elsődleges dokumentáció feldolgozása, rendszerezése
Ez a munka a jelentéshez szükséges összes dokumentummal. Ez a lista tartalmazza a számlákat, számlákat, a munkavégzésről szóló igazolásokat, számlakivonatokat, értékesítési bizonylatokat, fizetési megbízásokat, nyugta- és kiadási utalványokat és egyéb papírokat.
Ezen túlmenően az elsődleges bizonylatok lebonyolításának és tárolásának helyessége minden esetben az adóhatóság tudomására jut a tervezett ill nem tervezett ellenőrzés. Ha ellentmondások vannak a hatályos jogszabályokkal, az outsourcing cég rendbe hozza az archívumot.
Funkció 2. Elsődleges számviteli nyilvántartás létrehozása
Ez egy olyan dokumentum, amelyben az elsődleges dokumentációs adatok bármilyen formában megjelennek. A nyilvántartások rendszerezik az információkat, összeállításuk a jelentéstétel előtti előkészítő szakasz.
Az elsődleges regiszter már nem az eredeti adatokat, hanem a működési adatokat jeleníti meg. Általában táblázat formájában állítják össze, amelybe az elsődleges dokumentumokból származó összes adatot megadják.
Funkció 3. A könyvelés automatizálása
Egy vállalkozás pénzügyi tevékenységét számos dokumentum tükrözi. Az összes dokumentáció megfelelő rendben tartása érdekében bevezették a kötelező automatizálást, és talán a könyvelés lett az első tárgya.
Folyamatosan új rendelkezések jelennek meg a pénzügyi jogszabályokban. A kizárólag könyvelési szolgáltatásokra szakosodott outsourcing cég általában mindig naprakész az iparág minden hírével, és gyorsan beszerzi a számviteli programok új verzióit.
Funkció 4. Elsődleges dokumentáció vezetése
A számviteli és adóbevallás helyes elkészítése érdekében képesnek kell lennie az elsődleges dokumentáció helyes kitöltésére. Hasonló készségekre van szükség a szervezet bevételeinek és kiadásainak teljes listájának összeállításához.
Az elsődleges dokumentáció vezetése megköveteli az adószámítási normák, szabályok és módszerek alapos ismeretét. Végül is a vállalkozásod teljes pénzügyi oldala ezen múlik.
Funkció 5. Adóbevallások készítése és benyújtása
Az adótörvény meglehetősen szigorú határidőn belül írja elő a bejelentést. Az adóbevallás kitöltésére külön nyomtatvány is van. Az elsőt és a másodikat is szigorúan be kell tartani.
Az outsourcing cég szakemberei minden finomság ismeretében mindent a szabványok szerint intéznek. Ha a bevallást elektronikusan küldik, akkor erre külön program van. Írásban - ajánlott levélben vagy személyesen az adóhatóságnál.
3. Hogyan váltsunk át a számviteli szolgáltatások kiszervezésére - lépésről lépésre kezdő üzletemberek számára
Most pedig nézzük meg, hogyan néz ki a gyakorlatban a könyvelés outsourcingra való áthelyezésének teljes folyamata. Elvileg semmi bonyolult. A lényeg a szisztematikus cselekvés.
1. lépés: Elemezze a vállalat belső ügyeinek állapotát
Az első lépés annak eldöntése, hogy célszerű-e egy outsourcing cég szolgáltatásait igénybe venni. A probléma gyakran nem a számviteli személyzet alacsony képzettségében rejlik, hanem a munka rossz megszervezésében.
Ez a felelősségek egyenlőtlen elosztása lehet az alkalmazottak között (egyesek túlterheltek, és egyszerűen fizikailag nincs idejük mindent megtenni, míg mások tétlenül ülnek). Vagy más osztályok nem nyújtják be időben a további feldolgozáshoz szükséges dokumentumokat a számviteli osztálynak.
2. lépés: Úgy döntünk, hogy a könyvelési osztályt áthelyezzük egy vállalkozó céghez
Most meg kell határozni a belső könyvelők és az outsourcing cég alkalmazottainak javadalmazásának különbségét. Az egyértelműség kedvéért javasoljuk, hogy írjon be mindent összehasonlító táblázat(lehetőleg pénzügyi szempontból).
Mennyibe kerül a kiszervezett könyvelési szolgáltatás? Ez vagy teljes körű könyvelés, vagy alapdíj, vagy egyes műveletek elvégzése. A szolgáltatások lehetnek egyszeriek vagy folyamatosak.
A részleges kiszervezés lehetőségét is érdemes szem előtt tartani. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a könyvelési munka teljes körének átruházása megbízóra akár 40-60%-os megtakarítást is lehetővé tesz.
3. lépés: Válasszon ki egy outsourcing céget
A választást alaposabban kell megközelíteni. Vállalkozásának sikere nagymértékben függ attól, hogy az outsourcing cég mennyire professzionálisan dolgozik.
Amire nagyon oda kell figyelni, amikor outsourcing céget választunk:
- a cég hírneve, fennállásának időszaka és hírneve;
- tesztidőszak rendelkezésre állása;
- jogilag illetékes szerződés;
- titoktartási garancia;
- ingyenes expressz audit elérhetősége;
- rugalmas árképzési rendszer;
- az Ön érdekeinek a társaság általi képviselete az adóhatóságnál;
- az adóoptimalizálás lehetősége az Ön számára;
- magas szint az outsourcing cég alkalmazottainak szakmai képzése;
- hozzáférés az online könyveléshez.
4. lépés: A szerződés feltételeinek kidolgozása
Az outsourcing szerződés alapvetően szolgáltatási szerződés.
- a nyújtandó szolgáltatások listája;
- a tájékoztatás és az eredmények megadásának határideje;
- a felelősség mértéke;
- a szerződés felbontásának feltételei.
Az összes pont világos megfogalmazásával, a kétféleképpen értelmezhető megfogalmazások elkerülésével megóvja magát az esetleges hibáktól, és ezáltal a legmagasabb szintű együttműködésben részesül.
5. lépés: Kössön megállapodást
Az outsourcing szolgáltatásra vonatkozó szerződés különböző időszakokra köthető. Ezt nem szabályozza a törvény, és teljes mértékben az Ön által meghatározott feladatoktól függ. A szerződés összeállításakor jegyezze fel annak későbbi meghosszabbításának (meghosszabbításának) lehetőségét is.
Javasoljuk, hogy biztosítsa annak lehetőségét, hogy az egyik fél a szerződést a megállapodás szerinti időszak lejárta előtt felmondja a veszteségek megtérítésével vagy a felmerült költségek kifizetésével. Itt érdemes kiemelt figyelmet fordítani az információtovábbítás feltételeire.
6. lépés Váltson új munkaformátumra
Az outsourcing cég szolgáltatásainak kifizetésének költségei kezelési költségnek minősülnek, és a szerződésben szerepelnek. Ebben az esetben az általános forgalmi adót nem veszik figyelembe.
Ha egy ideig nem vezették a számviteli nyilvántartásokat a főkönyvelő hiánya miatt, akkor a kiszervezett szervezet szakemberei megkezdhetik a könyvelés helyreállítását. Ezt csak a szerződésben kell előre rögzíteni.
7. lépés: Szervezzen meg egy mechanizmust az interakcióhoz és az ellenőrzéshez a megbízóval
A szerződés aláírása után az összes számviteli dokumentációt át kell adnia az outsourcing cégnek. Ezek adásvételi szerződések, szállítási és szolgáltatási szerződések, munkavégzési megbízások, tárgyi eszközbeszerzési dokumentumok és minden egyéb.
A negyedév és a beszámolási időszak végén a vonatkozó aláírt dokumentumokat be kell nyújtania az adóhatósághoz. Amikor outsourcing cégéves jelentést nyújt be, akkor létre kell hoznia egy általános nyilvántartást az összes dokumentumról, amelyet az elmúlt évben átadott neki. Mindezt a dokumentációt a leltárral együtt visszaküldjük Önnek.
4. Számviteli outsourcing kedvező feltételekkel - a TOP 5 szolgáltató cég áttekintése
Mint már említettük, különösen alapos elemzés után érdemes kihelyező céget választani. Számos céget választottunk ki, és felkérjük Önt, hogy ismerkedjen meg múltjukkal.
elsősorban arról nevezetes, hogy a legtöbbre alapozza a munkát modern technológiák. Teljes körű online könyvelés – az elsődleges dokumentáció feldolgozásától a jelentések benyújtásáig.
A „My Business” szolgáltatás munkája úgy épül fel, hogy ideális legyen az egyszerűsített adórendszer, UTII, OSNO és szabadalom számára.
4 tarifa közül választhat:
- "Jelentés a Szövetségi Adószolgálatnak"- alkalmazott nélküli egyéni vállalkozóknak. Az egyszerűsített adórendszer szerinti UTII vagy nulla jelentéseket generálnak és küldenek el.
- "Nincs alkalmazott"- egyéni vállalkozók és alkalmazottak nélküli LLC-k számára. Az adók és járulékok kiszámításra kerülnek. A jelentés készül és elküldésre kerül. Elsődleges bizonylatokat készítenek, számlákat állítanak ki. Raktári könyvelést végeznek. Szakértői konzultációkat tartanak.
- "Akár 5 alkalmazott"- egyéni vállalkozóknak és legfeljebb 5 fős LLC-knek. Az előző tarifa szolgáltatásai mellé a munkavállalói könyvelés is hozzáadódik.
- "Maximális"- egyéni vállalkozók és 100 főt foglalkoztató LLC-k számára. Minden szolgáltatás hasonló az előző tarifához, figyelembe véve az alkalmazottak számát.
Amellett, hogy a szolgálat maga végez minden könyvelési munkát, az időtényezőt is figyelembe veszik. Minden művelet azonnal megtörténik - fizetési megbízások feltöltése a bankba küldéshez, jelentések generálása, ellenőrzése és küldése, az adósságegyeztetés a Szövetségi Adószolgálattal, a járulékok, fizetések és egyéb kifizetések kiszámítása.
Online szolgáltatás teljesen átlátható – könyvelése mindig nyitva áll az Ön számára. Nyomon követheti a benyújtott jelentések és adófizetések állapotát, valamint nyomon követheti az adóhivatal értesítéseit. Ezenkívül önállóan állíthat ki számlákat az ügyfeleknek, és akár a jövőbeni partnerek megbízhatóságát is ellenőrizheti.
Mobil alkalmazás segít teljes mértékben nyomon követni mozgását Pénz minden folyószámlára. Vagyis bármikor ellenőrizheti ügyeinek állapotát.
Az erőforrás kiterjedt tanácsokat ad, többek között online is, ügyvédtől, humánerőforrás-szakértőtől és adótanácsadótól. A My Business webhelyre lépve minden szükséges információt megkaphat.
Annak ellenére, hogy a cég teljes felelősséggel tartozik tetteiért, azt is bejelenti, hogy minden felelőssége 100 000 000 rubelre biztosított. A számok egészen lenyűgözőek.
2) „Számvitel Plusz”
A cég 2009 óta működik és szakterülete a számviteli, adó- és személyi nyilvántartások. A Számviteli Plusz szakértőinek többsége az Adótanácsadói Kamara tagja, és kormányzati szerveknél szerzett tapasztalattal rendelkezik.
A nyújtott szolgáltatások köre előfizetői szolgáltatást, könyvelést, személyi nyilvántartás vezetést, áfa visszatérítést, adóellenőrzés támogatását foglalja magában.
A szolgáltatásokat bármely jogalanyokÉs egyéni vállalkozók.
Teljes körű számviteli és jogi szolgáltatások. A cég több mint 10 éve működik, és csak magasan kvalifikált szakembereket alkalmaz, akik folyamatosan fejlesztik szakmai színvonalukat.
Az egyes ügyfelekhez való egyéni hozzáállás, a rugalmas árpolitika és az ügyfelekkel való teljesen átlátható kapcsolatok képezik a cég ügyfeleivel való együttműködésének alapját.
Az 1C leányvállalataként és az Európai Vállalkozások Szövetségének tagjaként a cég mintegy 200 alkalmazottat foglalkoztat, és már több mint 5000 ügyfél szerepel a listán.
Számvitel, értékelés és szaktanácsadás teljes vagy részleges kiszervezése, valamint a szolgáltatások árának kalkulátora közvetlenül a weboldalon. Plusz néhány szép bónusz.
Teljes körű szolgáltatás a könyvelés szervezéséhez, vezetéséhez és helyreállításához. A cég használja Legújabb technológiákés távoli támogatást kínál.
A 2000 óta dolgozó Garant ARS csapata komoly tapasztalattal és magas szakmai színvonalával büszkélkedhet. A cég a maga területén az elsők között van, megbízható partnernek számít.
5. Hogyan válasszunk megbízható könyvelési megbízót – 4 hasznos tipp kezdőknek
Még akkor is, ha ajánlás alapján keres fel egy outsourcing céget, akkor is azt tanácsoljuk, hogy legyen óvatos. Hallgassa meg a következő tippeket.
Tipp 1. Ellenőrizze, hogy a megbízó garantálja-e a titoktartást
Ez az egyik legkomolyabb követelmény a számviteli szolgáltatásokkal szemben. Ez nagyon fontos, mivel a könyvelést végző cég ismeri vállalkozásának minden árnyalatát.
Ezért a szerződésnek szükségszerűen tartalmaznia kell egy záradékot az információk bizalmas kezelésének feltételeiről. Opcióként további megállapodást is köthet.
Garanciát kell kapnia a megbízótól, hogy minden adat (akár papír, akár elektronikus formában) változatlan marad, és csak megbízható személyek férhetnek hozzá.
Tipp 2. Tájékozódjon a könyvelési szolgáltatások nyújtására vonatkozó próbaidőszak elérhetőségéről
A jó hírű cég egyik jele, ha megengedheti magának, hogy minimális fizetés ellenében, vagy egyáltalán nem kínáljon próbaidőt a szolgáltatásnyújtáshoz, így értékelni tudja az elvégzett munka színvonalát.
Ez nemcsak a vállalat jó pénzügyi helyzetét jelzi, hanem az általa nyújtott szolgáltatások minőségébe vetett bizalmát is. Egy komoly cég tudja, hogy a tesztidőszak megtakarítása gyakran egy potenciális ügyfél elvesztéséhez vezet.
Tipp 3. Ügyeljen a cég hírnevére és hírnevére
A jól bejáratott cégek már legalább 10 éve léteznek, sok elégedett ügyfelük van, és nem kell keresni őket, hiszen a felhasználók maguk találják meg őket. Az ilyen cégek az adóhatóság előtt is jó hírnévvel rendelkeznek.
Mivel nagy a verseny, a vállalatnak nem csak más szervezetekkel együttműködve, hanem a szervezeten belül is magas színvonalat kell fenntartania. Ez a belső ellenőrzési folyamat során derül ki.
A független ügyfelek véleménye nagyban segít az outsourcing cég munkájának értékelésében. Az értékelések megtekinthetők a cég honlapján, fórumokon, közösségi oldalakon, szakmai értékelésekben, a médiában és más forrásokban.
Használjon személyes ajánlásokat – valószínűleg valamelyik ismerősének vagy üzleti partnerének van már tapasztalata ilyen együttműködésben. Különös figyelmet kell fordítani a negatív véleményekre - a pozitívak nem mindig tükrözik a valós képet, de a negatívak általában elfogadhatók (persze, ha egyáltalán léteznek).
Javasoljuk, hogy nézzen meg egy érdekes és hasznos videót arról, hogy mire kell figyelnie a megbízó kiválasztásakor.
6. 4 aranyszabály a vállalkozóval való hatékony együttműködéshez
A harmadik fél szervezettel való gyümölcsöző interakcióhoz nem elég csak egy jogilag illetékes megállapodást kötni, és betartani minden kikötését. Minden együttműködésben az emberi tényező fontos szerepet játszik.
1. szabály: A bizalom és az irányítás egyesítése
Mivel pénzügyi nyilvántartását külső szakemberekre bízza, természetes, hogy van bizalom. A bizalom azonban nem teljesen releváns tényező az üzleti életben. Azt is egyértelműen ki kell mondani.
A szerződés általában nem határozza meg a könyvelést végző alkalmazottak személyzetét. Ezenkívül a folyamat során változhatnak. Ha Önnek fontos, hogy csak meghatározott szakemberek dolgozzanak az Ön cégénél, akkor a listát a szerződésben jóvá kell hagyni.
Azt is meghatározza, hogy a megbízó cég hogyan számoljon be az ügyfélnek. Nem szükséges aktívan követelni ennek a pontnak a szigorú végrehajtását, de nem szabad figyelmen kívül hagyni az ellenőrzési tényezőt sem. Ön ügyfél, és joga van ahhoz, hogy tájékozódjon a dokumentumaival végzett összes műveletről.
2. szabály: Világosan körvonalazza az egyes felek felelősségét
Az outsourcing szolgáltatásokra vonatkozó szabványszerződés előírja, hogy az outsourcing cég teljes mértékben felelős az elvégzett munka minőségéért és időszerűségéért. A határidők elmulasztása, a beszámoló hibás elkészítése, a számítások hibás elvégzése esetén a bírságot, kötbért minden esetben a vállalkozó fizeti.
