Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetése, fejlesztése: a tévhitek megszabadulása, valódi célok megfogalmazása. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésének eredményessége a vállalkozásban Célok és stratégiák meghatározása

A számítógépek elterjedésével a dokumentumok 100%-a elektronikus úton készül. Ennek ellenére ezek több mint felét még mindig kinyomtatják ellenőrzés és jóváhagyás céljából.

Ami a dokumentumok cseréjét és az üzleti vállalkozások közötti szerződések aláírását illeti, itt szinte mindig papírhordozókat használnak.

Három benyújtási mód létezik:

• A garantált üzenetkézbesítési rendszeren keresztül személyes fiók adófizető;
• Mágneses adathordozón EDS-sel
• Az "Adófizető Terminál" programon keresztül az adófelügyelőség hivatalaiban.

A hatékonyság növelése és a költségek csökkentése minden olyan vállalkozás célja, amely az elkövetkező években folytatni kívánja az üzletet. És ez az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésével érhető el, különösen, mivel ezt az orosz jogszabályok előírják.

Ugyanakkor fontos odafigyelni azokra a dokumentumokra, amelyeket a jogszabály szerint papír formában kell nyomtatni, és ügyelni arra, hogy a papír és az elektronikus dokumentumkezelés ne duplikálja egymást, mert ebben az esetben nem lehet menteni semmit.

Ha minden megfelelően van megszervezve, akkor az elektronikus dokumentumkezelés a kulcsa egy modern vállalkozás hatékonyságának.

A fejlett világ és a hazai információs rendszerek (IS) megvalósítási gyakorlatának megfelelően ebben a cikkben az EDMS bevezetésének folyamatát fogjuk megvizsgálni, amely több munkafázisból áll. Az EDMS bevezetésének eredménye a Rendszer ipari üzemeltetése a vállalat egészében.

A munkafolyamat költséghatékonysága nem mindig jár együtt annak csökkentésével. A dokumentumáramlás hatékonyságának és a vezetők kényelmének növelését az információtartalom minőségének javításával együtt kell mérlegelni. A munkafolyamat optimalizálásának (tervezésének) célja, hogy összhangba hozza a menedzsment igényeivel, miközben csökkenti a fenntartási költségeket. A munkafolyamat optimalizálásának (tervezésének) kibővített eljárása a következő öt lépést tartalmazza.

A munkafolyamat-optimalizálás két fő területet foglal magában:

• 1. Az információ minőségi tartalmának javítása (felelősségi központokhoz való kapcsolódás; az indikátorok optimális készlete és tartalma; a normák és szabványok magas színvonala; az eltérésekre vonatkozó információk elérhetősége).
• 2. A munkafolyamat hatékonyságának és a vezetők kényelmének növelése (információkettőzésének kiküszöbölése, forgalmi útvonalak optimalizálása; számviteli és operatív irányítás elsődleges elszámolásának összekapcsolása stb.; bizonylatok elnevezésének tartalommal való összhangba hozása).

A munkafolyamat hatékonyságának és a vezetők kényelmének növelését az első irányvonallal együtt kell mérlegelni, i.e. a munkafolyamat hatékonysága nem mindig jár együtt annak csökkentésével. Az információ egy részének elvesztése negatív hatással lehet az egész vállalkozásra.

Fontolja meg a munkafolyamat csökkentésének lehetőségét az információs kapacitás megőrzése mellett. Tehát a munkafolyamat optimalizálásának (tervezésének) célja, hogy összhangba hozza a menedzsment igényeivel, miközben csökkenti a fenntartási költségeket.

A munkafolyamat optimalizálásának (tervezésének) kibővített eljárása a következő lépéseket tartalmazza:

• 1. lépés: Projekt előtti felmérés vagy a vállalkozás leírása.
• 2. lépés Részletes leírás meglévő papírmunkát.
• 3. lépés: Az információ minőségi tartalmának elemzése.
• 4. lépés: Dokumentumfolyam optimalizálása.
• 5. lépés: Szabványok (utasítások) létrehozása.

Információk felmérése és elemzése

Az első lépés - a vállalkozás leírása - feladatai a vezetési igények meghatározása és a tényezők hatásának azonosítása. A vezetési igények azonosítása a benne rejlő funkciók tanulmányozása alapján történik munkaköri leírások, valamint a meghozott vezetői döntések csoportjainak leírása különböző szinteken menedzsment. Kritikus elemzéshez a meglévő házon belüli jelentéskészítés használható. Javasoljuk, hogy a munka az információk minőségi tartalmának elemzésével párhuzamosan történjen.

A munkafolyamat felépítésénél, valamint a szervezeti struktúrák kialakításánál vezetői számvitel, a munka olyan tényezők hatásának vizsgálatával kezdődik, mint: technológiai jellemzők, termékösszetétel, termelésszervezés és vállalatirányítás és annak szerkezeti felosztások, üzleti folyamatok, anyagáramlások. A munkafolyamat megszervezése nagymértékben függ a felelősségi központok jelenlététől a vezetés szervezeti struktúráiban; a vállalaton belüli vállalkozási mechanizmus fejlesztése; az eltérés-szabályozás elérhetősége; a menedzsment kompetenciája és a progresszív döntéshozatali módszerek alkalmazása; elérhetőség személyi számítógépek, információs hálózatok stb.

Az előtervezési munka során különösen az információ keletkezési (átalakítási, felhasználási) központjainak és ezek személyre szabott kapcsolatainak (számviteli pontjainak) részletesebb leírására van szükség; a dokumentumok és a meglévő dokumentumfolyamatok leírása.

A vezetési célú dokumentumkezelő rendszerek és a vezetéspszichológia fejlesztését természetesen a vállalkozás technológiai és szervezeti adottságait figyelembe véve el kell kezdeni anélkül, hogy konkrét szoftvertermékhez kötődnénk. Először meg kell alkotnia egy ideológiát, és csak azután kell szoftverterméket keresnie hozzá.

Mielőtt elkezdené az EDMS bevezetésének folyamatát egy vállalatnál, javasoljuk, hogy végezzen expressz felmérést (projekt előtti felmérést), hogy:

• fogadása Általános információ az EDMS megvalósításának tárgyáról;
• a megvalósítás céljainak meghatározása;
• az EDMS-re és a projekthatárokra vonatkozó általános kulcskövetelmények meghatározása;
• az okmányforgalom és az irodai munka szervezettségének általános állapotának meghatározása;
• a projekt főbb résztvevőinek meghatározása (munkacsoport felállítása);
• egy potenciális projekt átfogó összetettségi szintjének meghatározása;
• igényfelmérés adatmigrációhoz és más szoftverekkel való integrációhoz;
• a hatékony és nyerő felkészüléshez szükséges információk gyűjtése üzleti ajánlat ha a felmérést és a megvalósítást harmadik fél cég végzi.

Ebben a szakaszban meg kell választani azt a platformot, amelyen az EDMS-t fejlesztik.

Ebben a szakaszban a beérkezett elsődleges információk alapján projektmenedzsert (PM) neveznek ki, aki elkészíti az alapvető munkatervet, a hierarchikus munkastruktúrát (WBS), valamint a Projekt Chartát.

Az információs felmérés során a meglévő üzleti folyamatokat vizsgálják és írják le ("as is" - "as is"). Az összegyűjtött adatok elemzése eredményeként optimalizált üzleti folyamatokat javasolnak ("legyen" - "ahogy legyen"), megfogalmazzák az EDMS funkcionális követelményeit.

Az információs felmérés céljai a következők:

• tanulni és pontos leírás automatizálandó üzleti folyamatok;
• ajánlások kidolgozása a dokumentumfolyamatok optimalizálására, valamint a munkafolyamatok és az irodai munka megszervezésére;
• rendszermódosítások meghatározása és leírása, interfészek, beleértve interfészek külső rendszerekkel és a projekt során fejlesztendő és megvalósítandó meglévő programokból származó adatok átvitelére szolgáló eszközök;
• műszaki specifikációk (TOR) kidolgozása.

Megszerzése céljából szükséges információ felméréseket és interjúkat készítenek a fő felhasználókkal (az érdekelt részlegek vezetőivel és az új EDMS-ben közvetlenül dolgozó alkalmazottakkal). A munka során ajánlott:

• Készítsen listát a szervezetben meglévő dokumentumtípusokról, és készítsen felmérést minden dokumentumtípusról:

ismertesse a dokumentációs technológiát (részletek sorát, szükség esetén azok elhelyezkedését, sorrendjét és tervezési jellemzőit); mutassák be az iratok mozgásának feltételeit (aláírások, vízumok, csekkek stb. megléte), a dokumentumok mozgásának sémáját (útvonal) vagy a fő jóváhagyók, aláírók stb. listáját; írja le a regisztráció módját (nyilvántartási szám formátuma);

• Készítsen listát a dokumentumok létrehozásáért felelős alkalmazottakról (ki/milyen osztály és milyen típusú dokumentumokat készít).
• Készítsen listát azokról az alkalmazottakról, akik jóváhagyják, aláírják, jóváhagyják a dokumentumokat (ki milyen típusú dokumentumokat hagy jóvá / ír alá; feltételek, amelyek mellett vízum / aláírás szükséges).
• Készítsen listát az iratnyilvántartókról
• Határozza meg, hogy milyen típusú dokumentumokat kell ellenőrzés alá vonni (ellenőrzőket, az ellenőrzés alá vonásának feltételeit, az ellenőrzés megszüntetésének feltételeit és egyéb szükséges információkat).
• Készítsen listát a feldolgozási folyamatért felelős többi személyről.
• A fent felsorolt ​​információk alapján készítsen algoritmust a dokumentumok mozgatására (operogram). Lásd az 1. példát.
• Határozza meg a szükséges beszámolási dokumentumokat (a jelentések készítésének feltételeit és azok nyomtatványait).
• A felmérés alapján az óvodai nevelési-oktatási intézmény számára Utasítást készíteni (szükség esetén).
• Készítse el az ügyek nómenklatúráját, megjelölve a tárolási időszakokat és az ügyek kialakításának elveit (ha szükséges).
• Állítson össze egy listát azokról a dokumentumokról, amelyek megjelölik a hozzáférés engedélyezésének feltételeit (például beosztástól függően).

A fent felsorolt ​​információk alapján kidolgozásra kerülnek az EDMS funkcionális követelményei vagy fejlesztési feladatkörei (TOR). Az elemzőnek különösen a regisztrációs és ellenőrző kártyák formátumára és összetételére (a kártya mezőinek beállítása és elrendezése, az EDMS kitöltésének módja stb.), a dokumentumok mozgásának útvonalaira és egyéb szükséges követelményekre vonatkozó követelményeket kell megállapítania. az EDMS felállításához és fejlesztéséhez.

A dokumentumkezelő rendszerek tervezésének gyakorlata alapján a következő munkasor javasolható:

• 1. A fő termelés regisztrációs pontjainak sémáinak kidolgozása, a segédtermelés, a funkcionális szolgáltatások.
• 2. Összeköttetéseik sémáinak kidolgozása.
• 3. Nyilvántartási pontokkal összefüggésben kitöltött dokumentum- és jelentésnyomtatványok gyűjtése.
• 4. Albumokba rendezés.
• 5. A benyújtási határidők leírása, a dokumentumok mozgási iránya és a bejelentőlapok (milyen időkeretben, kinek és kitől adják át a dokumentumot).
• 6. Tematikus és összevont munkafolyamat-sémák készítése.
• 7. Dokumentumok logikai és szükséges elemzésének lefolytatása.
• 8. A dokumentumok útjának elemzése létrehozásuk, jóváhagyásuk és jóváhagyásuk folyamatában.
• 9. Javaslatok kidolgozása a meglévő bizonylati és beszámolási séma módosítására a vezetői számvitel egyéb paramétereinek (eltérések elszámolása, felelősségi központok stb.) módosítására vonatkozó javaslatokkal kapcsolatban.
• 10. Javaslatok kidolgozása a megkettőzött információk kiküszöbölésére.
• 11. Irategyesítési javaslatok kidolgozása.
• 12. Javaslatok kidolgozása a dokumentumok mozgásának és a jelentéstételnek a racionalizálására.
• 13. Projekt kidolgozása a dokumentumáramlás és a belső jelentéskészítés optimalizált összefoglaló sémájára.
• 14. Munkafolyamat-szabványok és belső jelentéskészítés kidolgozása és bevezetése.

A fenti műveletek végrehajtásakor néhány tippet érdemes szem előtt tartani.

számviteli pontok. Először az információcsere során határozza meg a kapcsolat alanyait. Nevezhetjük őket az információ származási, fogyasztási és továbbítási központjainak vagy elszámolási pontoknak. Tehát a referenciapontok rögzítve vannak, az előző szakaszban az osztályok összekapcsolásait ismertetjük, most ennek az anyagnak az összekapcsolásával és kiegészítésével elkészítheti a referenciapontok összekapcsolásának diagramját.

Ezekkel a sémákkal nemcsak a projekt első lépéseiben szakíthatja meg az irreleváns kapcsolatokat anélkül, hogy azokat dokumentált formába helyezné, hanem időt és pénzt is megtakaríthat. Nélkülözhetetlenek a „mindent figyelembe vesznek” témájú optimalizálási javaslatok tesztelésekor.

Albumok és dokumentumok leírásai. Fontos lépés a projekt idején létező dokumentumok albumainak elkészítése és leírása; ez a legidőigényesebb, legérdektelenebb és hálátlan munka.

A munkafolyamat optimalizálására irányuló munka során használja a hibagyakorlat elemzése során kapott tanácsokat: állítson be időben korlátozásokat - „ne fogja fel a mérhetetlenséget”; megtudja, hogy a dokumentumot ugyanaz az alkalmazott állította-e össze, aki aláírja, vagy vannak-e valódi láthatatlan előadók; azokban a helyzetekben, amikor az üzletvezető aláír egy számlát a félkész terméknek a következő üzletbe történő átszállításáról, döntse el, hányszor írja le az irat mozgását: egyszer üzletről üzletre, vagy kövesse végig az utat. Ebben az esetben a szervezet minden részlegére azonos nyilvántartási elvnek kell érvényesülnie.

A munkavégzés során be kell tartani szükséges feltétel: a dokumentumok leírását egységes formában kell bemutatni a szervezet minden részlegére vonatkozóan.

Helyi és általános munkafolyamat-sémák. A dokumentumok leírása után folytathatja a sémák felépítését. Hozzájárulnak ahhoz, hogy megválaszoljuk például azt a kérdést, hogy mennyire nehéz egy közönséges dokumentum útja négy példányban, szemben magával a gyártási művelettel. A dokumentumok mozgási mintájának elemzése elgondolkodtat a végső útvonalak megfelelőségén. Például miért van szükségünk elsődleges dokumentumokra a belső költözésről a tervezési osztályon?

1. példa Javasoljuk, hogy a felmérés eredményeként kapott információkat operogram (lásd 1. ábra) vagy algoritmus (lásd 2. ábra) formájában adjuk ki. Példaként javasoljuk, hogy vegyük figyelembe a fő tevékenységre vonatkozó megrendelések életciklusát. Az ilyen típusú dokumentumokkal való munka technológiája a legegységesebb, és különféle vállalkozásokban használható.

1. ábra. A főtevékenységre vonatkozó megrendelés életciklusának operogramja

2. ábra: A fő tevékenység megrendelésének feldolgozásának algoritmusa

Az „Irodai munka és dokumentumkezelés a vállalatnál” folyóirat 2007. évi 2. számában megjelent „Információs felmérés az EDMS bevezetésének részeként” című cikk olyan kérdéseket sorol fel, amelyek felhasználhatók a kérdőívekben vagy a felhasználók megkérdezésekor. A kérdések tájékoztató jellegűek.

Nincsenek egyértelmű követelmények a felmérés lebonyolítására, ezért minden esetben kész fejlesztések felhasználásával meg kell mutatni kreativitás a szükséges információk megszerzéséhez, azok strukturálásához és megjelenítéséhez.

Az információs felmérés fontos lépés az óvodai nevelési intézmény optimalizálása és az EDMS bevezetése terén. Végül is a folyamatok optimalizálására és az EDMS funkcionalitására vonatkozó követelmények kialakítására vonatkozó döntések minősége közvetlenül függ a kapott információktól és azok bemutatásának minőségétől. Ebben a tekintetben be kell tartani a felmérés fő elvét - teljes, megbízható és naprakész információkat szerezni az automatizálni tervezett folyamatokról.

Tematikus elemzés és munkafolyamat-optimalizálás

A munkafolyamat zűrzavara, irracionalitása témánkénti elemzéssel látható. Elemezzük például az osztályon belüli anyagáramlás be- és kimeneteit (félkész termékek mozgása, elkészült termékek). Kiderülhet, hogy a feldolgozott nyersanyagot tartalmazó konténer üzletről üzletre történő átszállításának ünnepélyes tényét az elsődleges dokumentumokba, naplókba, összefoglalókba és jelentésekbe történő bejegyzések tűzijátéka kíséri. A félkész termékek ugyanazon a műhelyen belüli átadásánál is jelentős párhuzamosságok lépnek fel.

A bejegyzések számának csökkentésére vonatkozó döntés meghozatalához ajánlatos táblázatos vagy grafikus formában elvégezni a szükséges elemzést. Formálisan megmutatja a mutatók megkettőzését a dokumentumokban. A helyi konstrukciók elemzése, kiegészítve a bizonylatok, összesítések vagy a számviteli nyilvántartásba történő bejegyzések (vezetői döntések stb.) konkrét céljának tisztázásával, lényegében segít azonosítani a bizonylatok vagy részletek megkettőzését. Ennek eredményeként döntés születik a dokumentumok csökkentéséről vagy átalakításáról, figyelembe véve a műhelyek műszaki felszereltségét és az automatizált vezérlőrendszer lehetőségeit. A naplók összevonására is adható javaslat:

Minden típusú munka megvalósításának megvalósíthatóságát és logikáját aszerint értékelik, hogy hogyan járulnak hozzá az optimalizáláshoz információs támogatás vezetői döntések, végrehajtásuk hatékonysága és pontossága.

Az EDMS fejlesztése és konfigurálása

Ebben a szakaszban a TOR-ban leírt követelmények megvalósítása történik: az EDMS beállítása, finomítása vagy a Rendszer új funkcióinak fejlesztése a kiválasztott platformon.

Az EDMS fizikai megvalósításának céljai a következők:

• az EDMS adatbázis-struktúra fejlesztése;
• képernyőformák fejlesztése;
• mechanizmusok fejlesztése: megfigyelés, nyilvántartás, végrehajtás stb.
• a Rendszer műszaki dokumentációjának kidolgozása.

• Elérhetőség szükséges funkciókat a rendszerben (jóváhagyási, nyilvántartási, végrehajtási, végrehajtási ellenőrzési, hozzáférési eljárások stb.);
• a szükséges dokumentumok rendelkezésre állása;
• A rendszerfejlesztés összetettsége és költsége;
• Az egyidejűleg dolgozó felhasználók maximális száma, amelynél a rendszer stabilan működik és a kérések feldolgozásának sebessége kielégítő;
• A rendszerhez csatlakozó felhasználók maximális száma;
• Licencek költsége (kiszolgálónként, 1 munkaállomásonként);
• Rendszeradminisztráció, technikai támogatás összetettsége és költsége;
• A verziók frissítésének lehetősége, összetettsége és költsége;
• Képes dolgozni távoli felhasználókkal (ha szükséges);
• Tanácsadási szolgáltatások költsége és minősége;
• A Szállító megbízhatósága (a piaci hírnév foka, a sikeresen befejezett projektek száma stb.).

Ebben a szakaszban az információfelmérés szakaszában leírt követelmények közvetlenül valósulnak meg.

A fejlesztési munkák nagy része a Megrendelő területén kívül történik, ezért a Fejlesztők és a Megrendelő közötti folyamatos és hatékony interakció kulcsfontosságú a rendszer fejlesztésének sikeres befejezéséhez és a Megrendelő általi elfogadáshoz.

A tesztelési folyamat döntő fontosságú a fejlesztés minőségének biztosításában. A teszt tervezését és előkészítését a lehető legkorábban el kell kezdeni. A végfelhasználókat a lehető legnagyobb mértékben be kell vonni a tesztkritériumok előkészítésébe. Rendkívül fontos, hogy a vizsgálatot az Ügyfél végezze el.

Pilot működés

A Rendszer megvalósításának célja, hogy a felhasználók az EDMS-ben kezdjenek dolgozni (a Rendszernek meg kell felelnie a felhasználók igényeinek, kéréseinek) és egy stabil Rendszerben (hibák és hibák nélkül).

A megvalósítás során a következő munkákat végezzük:

szoftverek telepítése és konfigurálása;

• a személyzet és az EDMS-adminisztrátorok képzése;
• EDMS dokumentáció fejlesztése felhasználók számára (Súgó);
• a rendszer hibáinak kiküszöbölése;
• az EDMS véglegesítése a felhasználók észrevételei és javaslatai alapján;
• szabályozási dokumentáció kidolgozása: utasítások az óvodai nevelési-oktatási intézmények számára, a velük való munkavégzés szabályzata különféle típusok dokumentumok;
• technikai támogatás megszervezése a felhasználók számára (konzultáció a felhasználókkal a rendszerben való munkavégzésről).

Ez a szakasz a legnehezebb a projekt minden résztvevője számára (felhasználók, fejlesztők, megvalósítók). Ebben a szakaszban az alkalmazkodás szoftver termék, annak jóváhagyása, tesztelése valós munkakörülmények között. A legnehezebb a pszichológiai akadály leküzdése a felhasználók számára, amikor új környezetben kezdenek dolgozni, mert. a felhasználók kénytelenek megváltoztatni megszokott és bevált munkamódszereiket. Ebben a tekintetben ebben a szakaszban fontos a felhasználók képzése és konzultációja. Ez segít nekik alkalmazkodni az új munkakörülményekhez.

Ipari működés

Az EDMS ipari működtetése egy stabilan működő EDMS használata, amely teljes mértékben kielégíti a felhasználók igényeit a folyamat során. hivatalos feladatokat szervezet alkalmazottai.

Az EDMS működése során végzett munkák:

• Tanácsadás és felhasználók képzése az EDMS-sel kapcsolatos munkával kapcsolatban;
• Címtáradminisztráció ( szervezeti struktúra, felhasználók, jóváhagyási útvonalak, levelezőlisták stb.);
• Szerver- és szoftveradminisztráció;
• Biztonsági mentés végrehajtása (mentés)

Ebben a szakaszban elindíthatja az EDMS fejlesztési folyamatát: új funkciók hozzáadása, a megvalósítási projekt határainak bővítése (új kategóriák / dokumentumtípusok hozzáadása, a holding felhasználói / részlegeinek / vállalkozásainak számának bővítése, új funkciók hozzáadása ).

Az EDMS bevezetési és megvalósítási idejének csökkentése érdekében a felsorolt ​​szakaszok munkája párhuzamosan is megvalósítható, az automatizálási feladatok bonyolultsági fokától, a használt szoftverektől stb.

Az EDMS bevezetési projekt teljes életciklusa során projektmenedzsment munkát kell végezni. Például az Egyesült Államok ANSI/PMI 99-001-2004 szabványa (PMBOK Guide) ajánlott.

Projektmenedzsment

A projekt egy ideiglenes vállalkozás egyedi termékek vagy szolgáltatások létrehozására. A projektmenedzsment egy különálló menedzsment terület, amelyet kifejezetten az egyedi eredményekkel járó ideiglenes tevékenységek menedzselésére terveztek.

A leghíresebb/széles körben használt projektmenedzsment szabványok a következők:

• PMBOK (amerikai szabvány: www.pmi.ru);
• Prince2 (angol szabvány: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (európai szabvány: www.ipma.org);
• P2M (japán szabvány: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Főszereplők:

• Projektmenedzser (vezető) - a projekt irányításáért felelős személy.
• A projekt támogatója az a személy, aki biztosítja pénzügyi források adminisztratív és szervezési támogatást nyújt a projekthez.
• A projekt megrendelője (fogyasztója) az a személy, aki a projekt eredményeit felhasználja.
• A projektben érdekelt felek - a projektben aktívan részt vevő és/vagy érdekeiket a projekt megvalósítása érintheti (akik befolyásolják és érintik a projekt eredményeit).

Példa a projekt életciklusára:

Projekt charta a projekt első hivatalos dokumentuma. Formálisan megerősíti a projekt létezését. Felhatalmazást ad az RP-nek, hogy a szervezet erőforrásait projektműveletekre fordítsa. Az RP a lehető legkorábban kerül meghatározásra és kiosztásra. A PR-t mindig a tervezés előtt, lehetőleg a Projekt Charta kidolgozása során kell kijelölni.

A projekt chartát a projekt tervezési szakaszában részletezik.

A projekt chartája a következőket tartalmazhatja:

• A projekt indításához szükséges üzleti igények leírása;
• A projekt célja vagy alapja;
• Az igények és elvárások leírása, valamint az érdekelt felek befolyásának mértéke;
• A fő projekt mérföldkövek összefoglaló terve (Milestones);
• A funkcionális szervezetek leírása;
• Szervezeti feltételezések és korlátozások leírása;
• A projekt teljes költségvetése.

A projekt terjedelmének leírása- ez a projekt céljaira és célkitűzéseire vonatkozó információ, amelyet a Megrendelő a kezdeményezés (információs felmérés) szakaszában kapott. Tartalmazhat általános mutatókat, és a tervezési és fejlesztési szakaszban a projektmenedzser tovább finomítja és fejleszti. Ez a projekt megfogalmazása (mit kell tenni).

A projekt hatóköri nyilatkozat kidolgozási folyamata leírja és dokumentálja a projekt és a kapcsolódó termékek és szolgáltatások jellemzőit és hatókörét, valamint az elfogadási módszereket és a hatókör kezelését.

A dokumentum fő összetevői:

• Projekt céljai;
• Projekt termékleírás
• Projekt eredményei
• Feltételezések és korlátozások a projektben, projekthatárok;
• Projekt mérföldkő terve.

Projektmenedzsment terv egy formálisan jóváhagyott dokumentum, amely egy projekt végrehajtását irányítja. Ez egy olyan dokumentum, amely tartalmazza és integrálja a tervezés eredményeit a projekt minden területén (idő, költségek, erőforrások, kockázatok, minőség stb.)

A projektmenedzsment terv egy vagy több kiegészítő tervből állhat, mint például:

• Projekt hatókör kezelési terv;
• naptári terv;
• Költségkezelési terv;
• Minőségirányítási terv;
• Személyzetgazdálkodási terv;
• Elkötelezettségkezelési terv;
• Kockázatkezelési terv;
• Ellátásirányítási terv;
• Folyamatfejlesztési terv

Lehetetlen egyszerre részletes tervet készíteni az egész projektre.

Alapterv egy hivatalosan jóváhagyott dokumentum, amelyhez képest a projekt teljesítményét mérik, és amelyet a projekt végrehajtásának irányítására és ellenőrzésére használnak fel. A projekt előrehaladásának eltérésének szabályozására szolgál.

Munkaterv egy dokumentum vagy dokumentumok halmaza, amely a projekt előrehaladtával változik és elérhetővé válik további információ. A munkaterv általában mindig eltér az alaptól. A munkatervet a WP módosítja.

Munkamenet végrehajtás- a projekt megvalósításának fő folyamata (a források jelentős részét bevonják).

Az RP fő feladatai közé tartozik:

• A projektterv végrehajtásához szükséges intézkedések integrálása és koordinálása;
• Az aktuális projektvégrehajtás eltéréseinek folyamatos összehasonlítása és elemzése az alapprojekttervhez képest;
• Ha szükséges, kezdeményezzen változtatási kérelmeket;
• A projekt költségének és feltételeinek előrejelzése.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiépítése. Mi van a felszínen?

Dmitrij Szadovnyikov

Napjainkban sok vállalatvezető óvatosabbá vált a vállalati szoftverek bevezetésének lehetőségeit illetően. Ez elsősorban a gazdasági helyzetnek köszönhető, és itt fontos összetevő a félelem attól, hogy beleragadunk a „meg nem valósított megvalósítása” folyamatába. Mindenki felismeri a megvalósítás szükségességét, de senki sem akar „pénztehénré” válni sem a saját, sem főleg a külső megvalósítók számára. Tudod, hogyan történik - vagy „egy árnyalat alakult ki”, aztán az űrlap rossznak bizonyult, aztán gyenge a szerver, aztán valami más ... És a pénzt kihúzták ...

A Lotsia Soft közel két évtizede szorosan együttműködik orosz felhasználóival. Szimpatikusak vagyunk a menedzserek ilyen visszafogott pozíciójával, és a lehetséges felhasználókkal szemben az abszolút őszinteség politikáját alkalmazzuk. Ezzel kapcsolatban szeretném megjegyezni, hogy annak ellenére, hogy a Lotsia PDM PLUS-t elsősorban technikai munkafolyamat-szervezési programnak tekintik, gazdag szolgáltatásai és hasznossága gyorsabban megnyilvánulhat, ha a felügyeleti munkafolyamat automatizálására használják. Ez a felszínen fekszik, közelebb van a vezetéshez, még egyszerűbbnek tűnik, és nem érinti közvetlenül termelési tevékenységek, amely kiindulópont lehet a megvalósítás megkezdésének sikeres elismeréséhez és a Lotsia PDM PLUS alkalmazásának kiterjesztéséhez más problémák megoldására.

Ennek ellenére kénytelenek voltunk figyelembe venni egy olyan momentumot, hogy a vezetők többsége jellemzőnek tartja a vezetői dokumentumáramlást. Mi magunk nem így gondoljuk, de itt az alapján, hogy az ügyfélnek mindig igaza van, úgy döntöttünk, hogy követjük az ő példáját. Ennek eredményeként megjelentettük a levelezés, valamint a szervezeti és adminisztratív dokumentáció (ORD) kezelésére szolgáló standard konfiguráció új verzióját, amely teljesen ingyenesen bekerül a Lotsia PDM PLUS disztribúciós készletébe. Sőt, bármely szervezet - a Lotsia PDM PLUS felhasználója - ingyenesen kérheti és megkaphatja ezt a beállítást tanulmányozásra és felhasználásra. Tehát a felhasználók számára ez közvetlen időt és pénzt takarít meg. Idő - tipikusságból, pénzből - a beállítások önmagukban és minimális költséggel való megvalósításra való felkészültsége miatt.

Pontosan mit is tartalmaz egy új verzió Lotsia PDM PLUS beállítások a levelezés, valamint a szervezeti és adminisztratív dokumentáció kezeléséhez? Ha egyszerűen felsorolja, hogy mit tartalmaz a beállítás, semmi különöset nem fog találni. Igen és nem. A kérdés a megvalósításban és figyelem (!) a karbantartás költségeiben van. Ezért helyesebb lenne néhány funkcióhoz megjegyzést fűzni.

Kezdjük a legelejétől – a felhasználói menütől. A felhasználói menüt kibővítettük - két változatban - valósítottuk meg. A felhasználó számára kényelmes lehet, ha először kiválaszt egy műveletet: megnyit, megkeres, regisztrál, megtekinti a dokumentum típusát (1. ábra). Vagy lehet, hogy azonnal hozzá akar férni a dokumentumtípushoz, és egy műveletet szeretne végrehajtani a kiválasztott típussal (2. ábra).

A menü a felhasználói profilhoz van kötve, és elképzelhető, hogy a felhasználók egy része jobban érzi magát egy, másoknak pedig egy másik menüvel. Kérjük, használja mindkét menüt.

A menü testreszabási példája azonban részletesebb felhasználói profilalkotást is tartalmazhat. Például csak egy-két személy vesz részt a dokumentumok nyilvántartásában. Ezután a megfelelő elemek „elhagyják” az általános menüt, és az anyakönyvvezetők menüjében maradnak.

Vannak érdekesebb lehetőségek is. Ha alaposan megnézi az ábrákon látható menüképernyők másolatait, olyan elemeket láthat, mint például a "Regisztrációs napló...". Ezek jelentések. A Lotsia PDM PLUS jelentések a rendszerbe már bevitt adatok alapján készülnek. A jelentések felépítésének módja tartalmi és kialakítási szempontból eltérő lehet - ezt a beépített jelentéskészítőben történő jelentés beállításakor határozzuk meg (3. ábra).

De a végfelhasználó számára a legfontosabb az, hogy gyorsan navigáljon a megjelenített adatok között. Ehhez egy időben egyedülálló gyorsszűrő mechanizmust fejlesztettek ki. Szinte mindenki által ismert automatikus szűrőkön alapul. De tovább mentünk, és bevezettük az űrlap azonnali szűrésének lehetőségét a megadott mezőértékek alapján: csak nyomja meg az Alt billentyűt, és kattintson egy vagy több mező értékére. Ez példátlan sebességet és kényelmet biztosít a vizuális adatszűréshez. Például egy felhasználó meg akarja tekinteni a Buttercup JSC összes bejövő levelét. Megnyomja az Alt gombot, és rákattint a Boglárka szóra. Ha más mező alapján szeretne szűrni, akkor a Ctrl billentyűt is lenyomja. Ha vissza szeretné állítani a szűrőt, nyomja meg az Esc billentyűt. Visszatérve az automatikus szűrőkre, megjegyezzük, hogy azok a felhasználók, akik nem szeretnek a billentyűzettel dolgozni, használhatják a szűrt értékek hagyományos megjelölését a legördülő listában az egérrel. Egyszerűen gyorsabb és kényelmesebb a billentyűzettel, akár még hozzá is - professzionálisabb.

Tehát egyes felhasználók, miután megismerték a gyors szűrés lehetőségét, azt mondják, hogy nincs szükségük másra: reggel megnyitották a jelentést, és az egész nap csak szűrni kell, megszerezve a szükséges információkat.

Ez nagyon kényelmes, tekintettel a jelentési űrlapok széles választékának elkészítésére. Ugyanakkor minden jelentés lehetővé teszi, hogy részletesebb információkat kapjon. Ha duplán kattint egy sorra, megjelenik a felhasználó teljes verzió okmánykártyák. Ezenkívül könnyen implementálható és szerkeszthető az adatok közvetlenül a jelentésekben.

Ami az adatbevitelt illeti, akkor a vizsgált témával kapcsolatban fontos a gyorsaság biztosítása. Mindenekelőtt az iratok nyilvántartásáról van szó: bejövő és kimenő levelek, megrendelések, megrendelések, emlékeztetők, másodsorban az előadók észrevételeiről. A legfontosabb pontok itt a következők:

• a dokumentum-nyilvántartási ablak hívógombja mindig „kéznél legyen”, a menüben, az eszköztárban;
• a bevitt információkat a lehető leggyorsabban el kell tárolni. Ez különösen igaz például telefonüzenetek regisztrálásakor;
• a felhasználót lehetőleg kímélni kell a kézi beviteltől.

A Lotsia PDM PLUS levelezés- és ORD-kezelési beállításainak kialakításakor kellő figyelmet fordítottak az adatbevitel gyorsaságára és a megbízhatóságra. Mit jelent? Magyarázzuk meg a fenti kulcsfontosságú pontok példájával:

• a dokumentum regisztrációs ablak hívógombja mindig elérhető, függetlenül attól, hogy a felhasználó milyen Lotsia PDM PLUS ablakban dolgozik. Ezenkívül a dokumentum regisztrációs ablakot egy parancsikon segítségével az asztalról vagy egy másik mappából, illetve a tálcáról hívhatja;
• az információbevitel gyorsaságát mindössze két kötelező mező biztosítja. Egyszerűen válassza ki a feladót, és adja meg a tárgyat. A feladó a címtárból kerül kiválasztásra, de a telefonkönyv menet közben, a beérkező dokumentum regisztrációja során is feltölthető. A könyvtár feltöltési eljárásának kidolgozásakor ugyanazt a beviteli sebesség elvét alkalmaztuk;
• minél kevesebbet hibázik a felhasználó, annál teljesebbek lesznek a jelentésekben szereplő információk, és annál nagyobb a keresési sebesség. A beviteli hibák minimalizálása érdekében minden lehetőséget kihasználunk a billentyűzet bevitelének elkerülésére – jelölőnégyzetek, választógombok, legördülő listák, jelölőnégyzetek, könyvtárak.

A bejövő levél fájljait (4. ábra) a szokásos módon, valamint szkennerről vagy e-mail üzenetből is fogadhatjuk. A Lotsia PDM PLUS integrálva van a TWAIN szkennerekkel, és az alapcsomag része egy e-mail kliens is.

Itt fontos megjegyezni, hogy minden dokumentum fájlja biztonságos tárolókban van tárolva, és csak a Lotsia PDM PLUS biztonsági rendszer beállításai szerint lehet hozzájuk szerkeszteni vagy megtekinteni. Minden kivétel nélkül. Az egyes dokumentumfájlokhoz való hozzáférés előzményei megőrződnek. És minden felhasználói művelet a rendszerben, beleértve a bejelentkezést is, a legrészletesebben kerül naplózásra.

A kimenő iratok regisztrálhatók (5. ábra) akár kezdeményezésként, akár válaszként a beérkezőkre. Ugyanígy a bejövő levelek is regisztrálhatók válaszként a kimenő levelekre. Ilyen esetekben a levelezés története automatikusan megőrződik - a teljes levéllánc időrendi sorrendben épül fel. Sőt, ha a levelet eredetileg több címzettnek küldték el, akkor mindegyikük válaszait regisztrálják, és automatikusan bekerülnek a levelezési előzményekbe.

Kétségtelenül lehetőség nyílik a formalizált dokumentumok automatikus generálására "kék" aláírásokkal és az irodai alkalmazásokkal való integrációval, amely lehetővé teszi a közvetlen munkát és információcserét a Lotsia PDM PLUS-szal, valamint a PDF-fájlok automatikus létrehozását és mentését a Lotsia PDM PLUS-ban. , nagy lesz a kereslet.

A beérkező levelekre határozatok szabhatók ki, utasítások adhatók ki, felelős végrehajtó és társvégrehajtó jelölhető ki. A felbontás és az összes utasítás megjelenik a dokumentumstruktúrában (6. ábra).

A beépített jelentések és kimeneti űrlapok generátora biztosítja a bejövő és kimenő dokumentumok nyilvántartási naplóinak kialakítását a kiválasztott időszakra vonatkozóan, a „Dokumentum végrehajtásának előrehaladása” jelentés (7. ábra) pedig a határozatok teljes történetét, ill. utasításokat, azok átvételének időpontját, végrehajtását és az előadók megjegyzéseit. Ismét a jelentés egy sorára duplán kattintva a felhasználó legalább az adatok részleteit láthatja. Egy soron vagy egy adott mezőn történő dupla és egyszeri kattintások kezelésére számos egyéb lehetőség is kínálkozik, így ezeket itt nincs értelme részletesen ismertetni. A következő tézisre szorítkozunk: minden az adminisztrátor kezében van. A sajátja, nem külső. Ez nem mutató?

Ami a szervezeti és adminisztratív dokumentációval való munkát illeti: megrendelések, megrendelések, feljegyzések, itt a munkatechnológia hasonló, csak a képernyőformák eltérőek, a dokumentum típusának megfelelően (8-10. ábra).

Itt megjegyzendő, hogy a bizonylatfolyamat blokkban lévő rendeléseknél jóváhagyási eljárás biztosított.

Ezen túlmenően minden ORD-dokumentum összekapcsolható más ORD-dokumentumokkal és levelezéssel, mind alapként, mind eredményeként (11. ábra).

Megbízás alapján megbízások adhatók ki, így ez a lehetőség közvetlenül a megrendelőlapról biztosított, míg a megrendelés utólagos dokumentumként automatikusan társításra kerül a megrendeléssel (12. ábra).

Az összes kapcsolódó dokumentum azonnal megjelenik az űrlapon, és lehetővé teszi a dupla kattintással a részletes információk megtekintéséhez.

A Lotsia PDM PLUS munkafolyamata a lehetőségek teljes rendszere. Hihetetlen rugalmasság érhető el programozás nélkül, és korlátlan számú előadói elágazás, valamint hozzáférési jogok, állapotok és egyéb attribútumok hozzárendelése az információs objektumokhoz, amelyek átláthatóak a felhasználók számára.

A levelezés és az ORD kezelésének alapbeállításában egy univerzális útvonalsémát kínálunk, amely lehetővé teszi bármilyen dokumentum összehangolását (13. ábra).

Ennek az útvonalnak az a sajátossága, hogy a jóváhagyók listáját a kívánt sorrendben meghatározzák, mielőtt jóváhagyásra elküldik, minden jóváhagyó jóváhagyhatja a dokumentumot, vagy tetszőleges számú megjegyzést tehet. Ugyanakkor a rendszer automatikusan ellenőrzi az egyes résztvevők jóváhagyási időszakát, és a dokumentum jóváhagyásra történő beérkezését követő meghatározott számú munkanap elteltével emlékeztet a határidő lejártára.

Az emlékeztető rendszer ebben az esetben magában foglalja gyártási naptár vállalkozás, amely évente alakul a Lotsia PDM PLUS-ban.

Így az új Lotsia PDM PLUS ingyenes beállítás a levelezés és az ORD kezeléséhez az adatbevitel sebességének maximalizálása, a végrehajtás ellenőrzése és a felhasználók számára aktuális feladatok listájának karbantartása elve alapján jött létre. Ugyanakkor maga a beállítás önmagában is nyitva áll a fejlesztésre, ami jelentősen csökkenti az amúgy is olcsó rendszer megvalósításának költségeit.

És kérem, ne feledje, hogy a levelezéskezelés és az ORD csak a kezdete egy hosszú és érdekes útnak, amelyen a Lotsia Soft mindig segít a legrövidebb úton haladni, hogy gyorsan továbbléphessen a műszaki dokumentumkezelés és termékadatok hatékony megvalósítására. vezetői feladatokat.

Az EDMS megvalósítása: Zarubezhneft-Dobycha Kharyaga tapasztalata

A projekt céljai és célkitűzései

A projekt kezdete előtti helyzet

A megoldás architektúrája és léptéke

Projekt eredményei

Rövid leírás projekt

Zarubezhneft cég - A Mining Kharyaga" egy elektronikus dokumentumkezelő rendszert vezetett be, amely az "1C: Dokumentumkezelés" megoldáson alapul. A rendszer lehetővé tette a hivatali iratok feldolgozásának egységesítését, a szerződéses dokumentáció jóváhagyásának, valamint az utasítások kialakításának és ellenőrzésének automatizálását. Az EDMS bevezetése után felére csökkent a szükséges információk felkutatásának és a dokumentumok kollektív feldolgozásának teljes ideje, jelentősen nőtt az információszerzés hatékonysága.

Vevő

A Zarubezhneft-dobycha Kharyaga a Zarubezhneft cégcsoport része. A cég létszáma 350 fő. A Zarubezhneft-Dobycha Kharyaga a Kharyaginskoye projekt üzemeltetője, és a Kharyaginskoye mező 2. és 3. objektumát fejleszti egy termelésmegosztási megállapodás értelmében.

A projekt céljai és célkitűzései

Az EDMS bevezetésének üzleti célja az Az alkalmazottak teljesítményének javítása az alábbiakkal:

• a szükséges információk megszerzésének hatékonyságának növelése;
• az üzleti folyamatok átláthatóságának növelése a dokumentumfeldolgozási folyamatok meghatározott útvonalak szerinti automatizálásával;
• a bejövő, kimenő, belső, valamint szerződéses dokumentumok elkészítésének, feldolgozásának és mozgatásának folyamatainak egységesítése elektronikus formában;
• a szerződéses dokumentáció tárgyalási folyamatának automatizálása a meghatározott útvonalaknak megfelelően;
• az utasítások kialakításának és ellenőrzésének folyamatának automatizálása;
• az alkalmazottak munkájának egyszerűsítése dokumentumokkal: a dokumentumok verzióinak elvesztésének vagy a töredékek keresztezésének lehetőségének kiküszöbölése az egyidejű munka során, a kész anyag minőségének javítása és a felhasználók munkájának egyszerűsítése;
• a szükséges információk felkutatásának idejének és a dokumentumok kollektív feldolgozásának teljes idejének csökkentése;
• az információcsere zárt körének megteremtése a szervezet meglévő rendszereivel való integráció révén.

Elektronikus dokumentumkezelő rendszer megvalósításának feladatai:

1. Optimalizálja az alkalmazottak munkáját.
2. Adatcsere mechanizmusok megvalósítása a vállalatirányítási rendszer, a referencia és a kapcsolódó rendszerek között - dokumentumkezelő rendszer, az „1C: Holding Management” megoldáson alapuló egységes számviteli rendszer, az „1C: Bér- és Személyügyi Menedzsment”, a pénztári műveletek ellenőrzésére szolgáló rendszer.

A projekt kezdete előtti helyzet

„Korábban az irodai munkával és a szerződési feltételek megtárgyalásával kapcsolatos iratkezelés papírformában zajlott. Nem történt meg a vállalati rendszerek egységesítése. Ez nagyon megnehezítette a gyors adatcserét” – mondta Alekszandr Jegorov, a Zarubezhneft-Production Kharyaga Metrológiai, Automatizálási, Kommunikációs és Informatikai Osztályának helyettes vezetője.

A helyzetet tovább bonyolította, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetésére irányuló projekt egy új cégalapítás keretében valósult meg. A projekt megkezdése előtt a társaság nem rendelkezett egységes elektronikus dokumentumkezelési rendszerrel. Az üzleti folyamatokat és a munkaszabályzatot a projekt megvalósításakor építettük ki és egyeztettük.

A megoldás architektúrája és a projekt hatóköre

Az automatizált elektronikus dokumentumkezelő rendszer az 1C: Document Management megoldásra épül. A megoldást integrálja a vállalati referenciainformáció-kezelő rendszerrel. Szintén az adatok egységessége érdekében a vállalati szabályozási és referenciainformáció-kezelési rendszer referenciainformációit szinkronizáltuk az 1C: Holding Management, az 1C: bér- és humánerőforrás menedzsment és a treasury műveletek kontrolling rendszerével.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszeren (EDMS) keresztül a szabályozási és referenciainformációk jegyzékeihez való hozzáférés a szabályozási és referenciainformációk távvezérlésének alrendszerén keresztül történik. Lehetőség van arra, hogy a rendszerben kérést hozzon létre egy új elem hozzáadására a szabályozási referenciainformációhoz, és replikálja azt a rendszerben.

Az adatcsere a vállalat információs rendszerei között a „Megállapodások”, „Ügyfelek”, „Vezetési elemzések”, „Szervezeti és személyzeti struktúra” csoportok címtárai tekintetében biztosított.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer más termékekkel való integrálásának sémája

A projektben a következő különálló és strukturális divíziók vettek részt:

• Zarubezhneft-dobycha Kharyaga LLC (Moszkva);
• A Zarubezhneft-dobycha Kharyaga LLC külön alosztálya a Komi Köztársaságban (Usinszk);
• terepen raktári könyvelést biztosító távoli munkahelyek - a Komi Köztársaságban (telephelyek).

A projekt jellemzői és egyedisége

A projekt megvalósítása során a Zarubezhneft-Production Kharyaga külön alosztály tevékenységeit automatizálták, valamint a távoli munkahelyeket - teljes munkaidős munkahelyi jelenlét nélkül. A projekt másik jellemzője, hogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszert magán a területen telepítették Kharyaga faluban.

A cég dolgozóinak képzése, tanácsadása és támogatása teljesen távolról, videokommunikáción keresztül valósult meg, ami lehetővé tette a projekt költségeinek csökkentését anélkül, hogy a nyújtott szolgáltatások minőségét befolyásolta volna.

A rendszer adottságai lehetővé tették a munkaigényes ismétlődő műveletek automatizálásának, a beérkezett jelentések hatékonyságának és átláthatóságának, valamint a vállalaton belüli egységes információs tér kialakításának kérdéseinek megoldását. A rendszer működik bejövő és kimenő dokumentumokkal, szervezési és adminisztrációs dokumentációval, beszerzési és szerződéses dokumentációval.

A vezetők számára egy személyes felületet fejlesztettek ki, amely lehetővé teszi a beérkező feladatokkal és dokumentumokkal való munka optimalizálását, valamint az alkalmazottak munkájának gyors irányítását. A „Feladatok nekem” űrlapot továbbfejlesztettük a felületen. A saját feladat alapján történő részfeladat létrehozásakor a létrehozott részfeladat megjelenik az űrlapon.

A projekt egyik jellemzője, hogy egy elektronikus dokumentumkezelő rendszert telepítettek a terepen, Kharyaga faluban.

Megvalósult a feladatok típusonkénti csoportosítása (végrehajtás, jóváhagyás), új bejövő feladat színes megjelenítése, valamint az „Új!” előtag. A feladatlapon a kapcsolódó dokumentumokhoz, a vízumokhoz dokumentumonkénti aktív hivatkozások kerültek hozzáadásra. Javítottuk a „Jelentés a feladat végrehajtásáról” lapot a feladat űrlapján, és lehetőség van a feladat előrehaladásának mentésére.

Ezenkívül a rendszer létrehozásakor a következő fejlesztések történtek az 1C: Dokumentumkezelő megoldáson:

1. A szerződések nyilvántartásának pontosítása (egyetemes jelentés).
2. Kidolgozásra került a „ZNDKh ellenőrzéséről” és a „Jelentés a teljesített rendelésekről” című jelentés az ellenőrzési megbízásokról. vezérigazgató dokumentumok alapján.
3. Javult az utasítások végrehajtásának felügyeleti mechanizmusa. Ha a felelős végrehajtó teljesíti a megbízását és az kikerül az ellenőrzés alól, akkor a társvégrehajtó megbízása automatikusan teljesül.
4. Kidolgozásra került a vezérigazgatói ellenőrzési utasítások végrehajtásáról szóló jelentés az általános igazgató-helyettesek számára.
5. Javítottuk a „Tevékenységgel kapcsolatos problémák” parancsot. Ha a beállítás be van állítva, akkor a Szabályozási és referencia információk részben a „Tevékenység kérdései” parancs, a dokumentumokban pedig a „Tevékenység kérdése” mező jelenik meg.
6. Továbbfejlesztett jóváhagyási lista a belső és kimenő dokumentumokhoz.
7. Jelentés készült a jóváhagyás átlagos időtartamáról. A jelentés egy meghatározott időszakra készül, lehetővé teszi az információkimenet hierarchiájának testreszabását és a csoportosítás szintjének megváltoztatását az vezérigazgató-helyettestől a részleg alkalmazottaiig.
8. Az ülések jegyzőkönyvei nyomtatott formában a „Megjegyzés” sor megjelenítési lehetőséggel egészültek ki.
9. A jegyzőkönyv nyomtatott formájában bekerült a regisztrációs szám és dátum automatikus kitöltése a kapcsolódó belső bizonylatból, valamint a rendezvénykártyán a „Jegyzőkönyv száma” és a „Jegyzőkönyv dátuma” adatok automatikus kitöltése.
10. Javult a végrehajtásra át nem vett feladatok formája. Kijelző hozzáadva a hatáskör-átruházási feladatok végrehajtójának. Az űrlapon megtekintheti a szerephez vagy egy adott előadóhoz érkező feladatokat.
11. A „Tok (kötet)” formája javítva lett. Megvalósította a belső dokumentumokkal való hivatkozások létrehozását az „Állandó tárolási fájlok” változó használatával. Az ügyek a kapcsolódó dokumentum jóváhagyása után automatikusan lezárulnak.
12. Kifejlesztett felugró ablakok az új feladatok érkezéséről.
13. A jóváhagyási lap a beszerzési igényléshez készült sablonnak megfelelően készült.
14. A kiegészítő megállapodáshoz és szerződéshez a sablonnak megfelelően jóváhagyási ívet dolgoztak ki.
15. A „Pályázati Bizottság határozata” sablonnak megfelelően szavazólap készült.
16. Lehetőséget adtunk a jóváhagyási eredmények listájának szerkeszthető formátumban történő mentésére egy bizonyos felhasználói csoporthoz.
17. Az „Események” blokkban a protokollok szerinti utasítások indításának funkcionalitása továbbfejlesztésre került: Megkülönböztetés történt az esemény típusától (belső értekezlet; megbeszélés a vezérigazgatóval) függően indító és nem kontroll utasításokat.
18. Megvalósította azt a képességet, hogy konfigurálja a tiltást egy összetett folyamat sablonjában egy bizonyos lépés törlésére az indítás előtt.