A vezetői tevékenység alapelvei. Az irányítási folyamat megszervezésének lényege és elvei A vezetői dolgozók számára a vezetési folyamat

Absztrakt a menedzsment témában a témában:

Menedzsment folyamatok a szervezetben

Bevezetés 3

Menedzsment folyamat 4

Menedzsment ciklus és szakaszai 6

Gyártás és irányítás 9

Vállalati választékpolitika menedzsment 15

A vállalkozás logisztikája és műszaki támogatása 20

A vállalkozás értékesítési politikája 21

24. következtetés

Hivatkozások 25

Bevezetés

A menedzsment mint tevékenység irányítási folyamatok összességében valósul meg, azaz a vezetők által meghatározott sorrendben és kombinációban végrehajtott céltudatos döntésekben és cselekvésekben. Minden irányítási tevékenység a következő szakaszokból áll:

1) információszerzés és -elemzés;

2) fejlesztés és döntéshozatal;

3) végrehajtásuk megszervezése;

4) a kapott eredmények ellenőrzése, értékelése, a további munka menetének módosítása;

5) az előadóművészek jutalmazása vagy büntetése.

Ezek a folyamatok a szervezettel együtt fejlődnek és javulnak. Elsődlegesek és származékosak; egyfokozatú és többlépcsős; múló és tartós; teljes és hiányos; szabályos és szabálytalan; időszerű és késleltetett stb. A vezetési folyamatok kemény (formális) elemeket, például szabályokat, eljárásokat, hatósági jogköröket és puha elemeket is tartalmaznak, mint például vezetési stílus, szervezeti értékek stb.

Menedzsment folyamat és jellemzői

Bármi menedzsment folyamat bizonyos fázisokból (szakaszokból) áll.

A fázis (szakasz) a folyamat minőségileg meghatározott része. Az egyik fázisból a másikba való átmenet jelentős minőségi változásokkal jár mind magában a folyamatban, mind a végrehajtási rendszerben.

A folyamat szakaszainak teljes áthaladása és az eredetihez való visszatérés kört alkot. Általánosságban elmondható, hogy a ciklus egy holisztikus folyamat szekvenciálisan végrehajtott szakaszainak teljes halmaza.

A színpad szűkebb fogalom, mint a fázis. A szakaszok csak az eredmények elérésére összpontosító folyamatokban azonosíthatók. Az irányítási szakaszok az irányítási folyamatba beépített konkrét intézkedések a tervezett eredmény elérése érdekében. Sajátos jelleggel, különleges tartalommal rendelkeznek, és önállóan is végrehajthatók. Ugyanakkor elválaszthatatlanul összekapcsolódnak, sőt mintha áthatolnának egymáson. Más szóval mindent kezelési szakaszok integrált irányítási ciklust alkotnak.

Az irányítási ciklus ismétlődő aktív cselekvések teljes sorozata, amelyek célja a kitűzött célok elérése. A menedzsment ciklus egy feladat vagy probléma megértésével kezdődik, és egy bizonyos eredmény elérésével ér véget. Ezt követően a szabályozási ciklus megismétlődik. Ismétlődésének gyakoriságát a vezérelt rendszer sajátos típusa és jellege határozza meg. BAN BEN társadalmi rendszerek ez a ciklus folyamatosan ismétlődik. A rendszervezérlés végső célja egy vagy több vezérlési ciklussal elérhető.

A folyamatok ciklikus megvalósítása lehetővé teszi a jellemző sajátosságok, általános függőségek, folyamatok egységes mintázatainak megállapítását, rögzítését, és ez alapján azok racionális feldolgozását, előrelátását.

Általános szakaszrendszer:

1. információk gyűjtése és feldolgozása, a helyzet elemzése, megértése és értékelése - diagnózis;

2. a menedzsment objektum fejlődésének legvalószínűbb állapotának, tendenciáinak és jellemzőinek tudományosan megalapozott előrejelzése a várakozás időszakára a múlt, jelen és jövő közötti stabil kapcsolatok és függőségek azonosítása és helyes értékelése alapján - előrejelzés;

3. vezetői döntések kidolgozása és elfogadása;

4. a cél elérését célzó intézkedési rendszer kialakítása - tervezés;

5. a kiosztott feladatok időben történő közlése az előadókkal, az erők helyes kiválasztása és összehangolása, az előadók mozgósítása a meghozott döntés végrehajtására - szervezés;

6. az előadóművészek tevékenységének aktiválása – motiváció és ösztönzés;

7. a feladatok előrehaladásáról szóló információk fogadása, feldolgozása, elemzése, rendszerezése, annak ellenőrzése, hogy az ügy szervezése és a végrehajtás eredménye hogyan felel meg a meghozott döntéseknek - elszámolás és ellenőrzés;

8. az utolsó 4 szakaszra közös - a teljes irányítási rendszer arányos és folyamatos működésének biztosítása az egyes szereplők közötti aktuális optimális kapcsolatok kialakításával - szabályozás.

Ez az algoritmus lehetővé teszi, hogy meghatározza az egyes szakaszok helyét az irányítási folyamatban, elsajátítsa a technológiát és a módszertant, a készségeket és a csapat vezetésének képességét. A fokozatok szigorúan egymás utáni elrendezése megmutatja, hogy a vezérlőrendszer minősége az egyes elemektől és a megvalósított funkcióktól függ. A következő szakasz eleje nem jelenti az előző végét. Például az információkkal való munka a teljes irányítási ciklus alatt zajlik, a terv módosítása a végrehajtás során történik stb.

A ciklus a megjelenéssel kezdődik menedzsment probléma. A probléma lehet feladatok, a főnök utasításai és az ember saját feladatai is. Problémaként esetünkben az irányítás során objektíven felmerülő kérdést definiálhatjuk, amelynek megoldása gyakorlati érdekű és megfelel a kitűzött céloknak.

Menedzsment ciklus és szakaszai

1. Diagnózis

Diagnózis - információgyűjtés és -feldolgozás, a helyzet elemzése, megértése és értékelése.

A probléma megoldásához vezetői információkra van szükség. Ez a vezérlési folyamat végrehajtásához szükséges üzenetek halmaza.

Tájékoztatási követelmények: teljesség, objektivitás, megbízhatóság, hatékonyság, átvétel folyamatossága.

Az információ felsőbb vezetéstől származik, vagy önállóan is gyűjthető. Az első esetben az információt meg kell érteni, a második esetben tudományos gyűjtési módszereket kell alkalmazni.

2. Előrejelzés

Előrejelzés alatt tudományosan megalapozott ítéletet értünk egy objektum lehetséges jövőbeli állapotairól, fejlődésének alternatív útjairól és létezésének időtartamáról.

Az előrejelzés elkészítésének folyamatát előrejelzésnek nevezzük. Ezek speciális tanulmányok, főleg mennyiségi becslésekkel, és jelzik a trendeket, a menedzsment objektum változásainak jellegét és konkrét időzítését.

Az előrejelzésnek két aspektusa van: prediktív, amely magában foglalja a lehetséges vagy kívánatos kilátások, állapotok leírását, a jövő problémáinak megoldásait, és a prediktív, amely e problémák tényleges megoldását foglalja magában. Következésképpen az előrejelzés nem öncél, hanem eszköz a vezetői döntések kidolgozásához és a tervezéshez.

3. Megoldás

A döntéshozatal a menedzsment egyik alapvető feladata, és a vezetési ciklusnak ezen a pontján gyakran kezdődnek a bajok. És nem csak akkor, ha a döntés rossznak bizonyul – sok baj történik a helyes, hozzáértő döntésekkel (S. Makarov).

A tudományos irodalomban a vezetési döntéseket két aspektusban mutatják be - tág és szűk.

Tágabb értelemben a vezetői döntést tekintjük a vezetői munka fő típusának, a vezetési feladatok végrehajtását biztosító, egymással összefüggő, céltudatos és logikusan következetes vezetői cselekvések összességének.

A szó szűk értelmében a vezetői döntésen az alternatíva választását, egy problémahelyzet megoldását célzó cselekedetet értünk.

Lásd: Meskon M.Kh., Albert M., Khedouri F. A menedzsment alapjai / Ford. angolról - M.: Delo, 1992.. A vezetési döntés az a folyamat, amelynek során egy vagy több, egymással összefüggő módszert előkészítünk és kiválasztunk egy bizonyos halmazból egy menedzsment objektum befolyásolására, annak megváltoztatása vagy stabilizálása érdekében.

4. Tervezés

Az előrejelzés eredményei és a vezető döntése alapján tervezést végeznek, tevékenységi tervet alakítanak ki.

A tervezés abból áll, hogy a csapatok meghatározott sorrendet és módszereket határoznak meg az egyes feladatok elvégzésére, a csapatok és az eszközök erőfeszítéseinek elosztását a feladatok és cselekvési területek között, az interakciós eljárást és mindenféle támogatást, amely lehetővé teszi a végrehajtást. a döntést és a cél elérését.

A terv egy hivatalos dokumentum, amely tükrözi:

· előrejelzések a szervezet jövőbeli fejlődésére vonatkozóan;

· az előtte álló köztes és záró feladatok, célok és az egyes részlegek;

· a jelenlegi tevékenységek összehangolásának és a források elosztásának mechanizmusai;

· Készenléti stratégiák.

A tervezés során figyelembe kell venni annak alapelveit:

· egység;

· folytonosság;

· rugalmasság;

· koordináció és integráció;

· érvényesség;

· titoktartás (harci helyzetben).

5. Szervezet

Állandó és ideiglenes kapcsolatok kialakításából, valamint a rendszer összes elemének, kapcsolatának rendjéből és működési feltételeiből áll.

A tervezés és a szervezés szakaszai szorosan összefüggenek. A tervezés és a szervezés bizonyos értelemben ötvöződik: a tervezés előkészíti a terepet az egység (divízió) céljainak megvalósításához, a szervezet mint irányítási funkció pedig olyan munkafolyamatot hoz létre, amelyben az ember a fő alkotóelem. Így a tervezés és a szervezés mintegy megvalósítja a menedzsmentet, és társadalmi valósággá teszi.

Ha szervezeti struktúra, mint forma a menedzsment statikáját tükrözi, majd a vezetési folyamat jellemzi a dinamikát, azaz. az irányítási rendszer működése, mindaz, ami a szervezet irányítási rendszerében idővel történik. A folyamat minden olyan tevékenységre utal, amelyet a vezetés a szervezet céljainak elérése érdekében tesz.

Menedzsment - komplex problémamegoldást célzó folyamat, ábrázolható trendek követéseként, célok kitűzéseként, problémák és lehetőségek megfogalmazásaként, alternatívák kidolgozása és kiválasztása, döntéshozatal, programok és költségvetések összeállítása, megvalósításuk irányainak és intézkedéseinek meghatározása.

Például amikor egy menedzser tervezést, szervezést és ellenőrzést végez, akkor döntéseket hoz. Elemzi a helyzetet, több alternatívát dolgoz ki, alternatívákat összehasonlít, döntést hoz és az eredményt értékeli. A döntéshozatal közvetlenül kapcsolódik minden irányítási funkcióhoz. A vezetési folyamat időben és térben külön szakaszokra oszlik a vezetési döntések meghozatalához kapcsolódó bizonyos munkák elvégzésére.

Menedzsment folyamat- a vezető és a vezetői személyzet által végrehajtott egymás utáni műveletek sorozata, hogy előkészítse és végrehajtsa a befolyást a vezérelt objektumra.

Az irányítási folyamat kötelező összetevői a következők:

• 1. Az irányítási folyamatban megoldott funkcionális feladatok tartalmát meghatározó vezérlőobjektum.
• 2. A menedzsment alanya a döntéshozó. A döntéshozó lehet egyéni vagy csoportos.
• 3. A folyamat tartalma.
• 4. A folyamat szervezése.
• 5. Folyamat technológia.

Akciócsoportosítás funkció szerint meghatározza az adott osztályon megoldandó feladatokat (ezek konkrét irányítási funkciók)

Akciócsoportosítás a természet lehetővé teszi az irányítási folyamat szakaszainak kiemelését. Akciócsoportosítás idő szerint- szakaszok, eljárások és műveletek.

Menedzsment folyamat szakasza - ez a cselekvések csoportja, amelyet minőségi bizonyosságuk, homogenitásuk és meghatározott köztes eredmény elérése különböztet meg.

Az irányítási folyamatnak 4 szakasza van:

1. Célkitűzés.

Cél- a kívánt, szükséges és lehetséges ideális ábrázolása (végső) a tevékenység olyan állapota vagy eredménye, amelyet elérhető vagy felfedezhető eszközökkel kell elérni.

Minden irányítási folyamat a célok kitűzésével és a kritériumok meghatározásával kezdődik, amelyek alapján a megvalósítás mértéke meghatározható. Különböző fajták kritériumok lehetővé teszik a célok és tevékenységek prioritásának mennyiségi értékelését és a leghatékonyabb megoldások kiválasztását. A célok lehetnek tervezettek vagy egyszeriek.

2. Helyzetértékelés

Helyzet- az irányított rendszer jelenlegi állapota, a kitűzött célhoz képest értékelve.

Általában a helyzet leírása információkkal, mutatórendszerrel stb. A helyzetek lehetnek tipikusak és eredetiek, kritikusak és normálisak, előreláthatóak és előre nem láthatók, átmenetiek és állandóak.

3. A probléma meghatározása.

Probléma- a fő ellentmondás az irányítási rendszer jelenlegi állapota és a kitűzött cél között.

A probléma megléte a szervezet céljai és célkitűzései, valamint azok tényleges megvalósításának lehetőségei közötti eltérést jelez. Például a tervezett és a tényleges eladások közötti 20%-os eltérés azt jelenti, hogy probléma van.

4. Vezetői döntés.

Döntéshozatal egy tudatos választást jelent a rendelkezésre álló alternatívák között egy kitűzött cél eléréséhez vezető cselekvési irányból.

A megoldások a szervezeti válaszok egy felmerülő problémára. A döntések a vezetői munka termékei, elfogadása pedig folyamat.

Minden döntés más-más munkaszervezési módot és eszközt, erőforrás-költséget és következményeket foglal magában. Ez a folyamat alapozza meg a szervezet tevékenységeinek tervezését, mivel a terv az erőforrások elosztására és a szervezeti célok eléréséhez való felhasználásuk irányára vonatkozó döntések összessége.

Cselekvési csoportosítás időben lehetővé teszi a szakaszok, eljárások és műveletek kiemelését.

Az irányítási folyamat szakaszai:

• v Cél beállítása
• v Információs munka
• v Elemző munka
• v Megoldás kiválasztása
• v Szervezési és gyakorlati munka.

Sematikusan az irányítási folyamat szakaszai és szakaszai közötti kapcsolat a következő formában mutatható be:

Szervezet Az irányítási folyamat tükrözi a különböző részlegek és dolgozók közötti interakciók sorrendjét az egymást követő műveletek és munkavégzés során. A vezetői munkamegosztás megköveteli a szervezeti, információs linkek közös munka végzésekor.

Technológia menedzsment folyamat jellemzi az eljárások és műveletek végrehajtásának eszközeit és módszereit, amelyek magukban foglalják technikai eszközökkel, használt információk és módszerek.

A szabályozási technológia változhat, és a probléma megoldásának választott módszerétől függ.

Az irányítási folyamat fogalma szorosan összefügg a tevékenység fogalmával. Ez a menedzsment munka, azaz az erőforrások költsége: anyag, információ, humán stb. Ezért fontos ezek felhasználásának felmérése, hatékonyságának növelése, és kiemelt figyelmet fordítanak az irányítási folyamat eredményességének kérdésére.

Az ellenőrzési folyamat tulajdonságai (jellemzői):

Az irányítási folyamat, mint egy konkrét tevékenységtípus jellemzőit a következő tulajdonságok tükrözik:

1. Folytonosság

Ez a tulajdonság a termelés és az irányítás kapcsolatát és egységét tükrözi.

Ritmikus és hatékony termelési tevékenység irányítás nélkül lehetetlen.

A szervezet céljainak elérését, ezáltal létének, növekedésének megőrzését célzó vezetői cselekvések fenntartható, állandó jellege.

SU és OU. A parancsnoki és információs csatornák nem szakadnak meg, amíg a szervezet létezik.

2. Diszkrétség

A vezetői potenciál felhalmozódik (információgyűjtés, elemzés, megoldások kidolgozása során), majd az oktatási intézményre gyakorolt ​​hatás formájában realizálódik.

A menedzsment egy komplex folyamat, amely a problémák megoldását célozza, trendek követése, célok kitűzése, problémák és lehetőségek megfogalmazása, diagnózis, alternatívák kidolgozása és kiválasztása, programok és költségvetések, végrehajtási irányok és egyes végrehajtási intézkedések összeállítása.

3. Ciklikusság

Egy bizonyos műveletsor időszakos ismétlése egy elemi vezérlési ciklus.

4. Fenntarthatóság

A vezetési folyamat stabilitását az biztosítja, hogy a vezetési folyamat struktúrája (a cselekvések és interakciók összetétele) szervezeti szabályzatokban, OSMS-ben van rögzítve, ami biztosítja a folyamat stabilitását. Végrehajtási kapcsolatok állandó munkavégzés meg vannak mentve.

5. Változékonyság (dinamizmus)

Az irányítási rendszer azon képességét jellemzi, hogy új célokra, problémákra, új irányítási módszerekre váltson.

Ezt a termelésben bekövetkező változások okozzák.

6. A szakaszok és fázisok természetes sorrendje.

A fő szakaszok rendszeres megismétlése minden kezelési ciklusban.

Az irányítási folyamat tulajdonságait figyelembe kell venni a vezetői munka tervezése és megszervezése során, a munkakör, annak időtartama, munkaintenzitása meghatározásakor.

Kevesebb adminisztratív szellem az üzleti életben,
több üzleti szellem a közigazgatási életben.

1.1 Vezérlőrendszer architektúra

Az irányítási folyamatban a vállalat és része - az irányítási rendszer - a célok vektorának alárendelt struktúrát alkot. A menedzsment minőségét két tényező biztosítja:

• szerkezeti architektúra, azaz elemeinek funkcionális terhelése (beleértve a kommunikációs csatornákat) és az elemek rendezettsége (szervezettsége, hierarchiája) a struktúrában;
• maguknak a szerkezetben szereplő elemeknek a funkcionális alkalmasságát a hozzájuk rendelt funkciók megvalósítására (az elemek egyfajta „minősítési” szintje).

A szerkezet építési hibái gyakorlatilag semmissé tehetik a szerkezeti elemek magas funkcionális alkalmasságát; ezért a szerkezetet alkotó funkcionálisan megfelelő (ebben az értelemben jó) elemekkel a szabályozási hiba ennek ellenére az elfogadható határokon kívül esik.

A vállalatirányítási rendszer architektúrájának kialakításakor figyelembe kell venni, hogy a vállalat termelési, gazdasági, társadalmi, ökológiai rendszer. A vezérlőobjektum ezen meghatározása azt jelenti, hogy:

1. a vállalat irányítási rendszere többcélú;
2. az irányítási célok eltérő jellegűek (termelési, gazdasági, társadalmi, környezeti és műszaki);
3. a vállalkozás tevékenységének eredménye különböző természetű hatások, amelyek a célok elérésének mértékét jellemzik;
4. az irányítási rendszerben folyamatosan figyelemmel kell kísérni a célok változásait, és módosítani kell a vezérlőobjektum céltudatosságát;
5. a célok kitűzésében elkövetett hibák elkerülhetetlenül a célok paritásának megsértéséhez és az erőforrások indokolatlan felhasználásához vezetnek;
6. a vállalat fejlesztése, akárcsak a termékek előállítása, állandó folyamat, és a célok teljes vektorának elérése érdekében valósul meg;
7. vállalati szabványok az irányítási rendszer szabályozása és vezetői kapcsolatok, aktívan hozzá kell járulnia az eléréséhez objektív célok cégek.

[ 1 ] társaságok, mind összetételükben, mind szerkezetükben az alapján jönnek létre gyártási folyamatrendszerek termék ( bár másnak tűnik). Ez a rendszer össze van kötve a termelési folyamatok rendszerével (funkcionális struktúra), és fenntartja azok stacionárius üzemmódját, azonnal reagálva az esetleges eltérésekre. Ezenkívül a vállalat kénytelen fenntartani a kölcsönhatásokat a külső környezettel, ösztönözni a kedvező feltételeket külső környezet a vállalat számára, és időben reagáljon a környezet különböző aspektusaira, eredmény, - további hivatkozások (beosztások, osztályok stb.) az irányítási rendszerben.

Meglehetősen nagy vállalkozások számára:

• Menedzsment szervezet- ez egy építkezés vezérlőrendszerek és működőképes állapotban tartása, különösen az irányítási szabványok és a szervezeti tervezés reprodukálása;
• egy folyamat, amely bennük megy végbe vezérlő rendszer , amit ő vitt.

Azok. menedzsment szervezet és irányítás - két különböző dolog, amiben nem mindig ugyanazok az emberek vesznek részt szakmailag.

Eszköz a cégvezetés számára, hogy befolyásolással elérje céljait vezérlő objektum, amikor a folyamatok és a legyártott termékek eltérnek a meghatározott értéktől (mennyiség, minőség és költség tekintetében), a vállalaton belüli változások hatására és külső hatások hatására.

Ez egy készlet, amelyet a kezelési folyamat megkezdése előtt hoztak létre:

Az irányítási folyamat stabilitását és minőségét az irányítási folyamat során szabványos (változatlan) irányítási rendszer architektúrája és a szükség szerint kialakított szabadúszó munkacsoportok jelenléte biztosítja az előre nem látható vis maior megoldására. körülmények vagy fejlesztési feladatok. A munkacsoportok feladata az esetleges vezetői döntések kidolgozása, amelyeket viszont az adminisztratív struktúrának kell végrehajtania.

A vezérlőrendszer lehetővé teszi, hogy előre meghatározott - standard - módon reagáljon a külső környezet és a belső változásokra belső szervezet ellenőrzési objektum, valamint maga a vezérlési folyamat által okozott változások.

1.2 Irányítási szabványok

A rendszeren kívül költségvetés elkészítése, az egyik funkciója, ami a vállalaton belüli különféle működési tevékenységek egységes termelési és pénzügyi rendszerbe kapcsolása, ennek a sokakat összefogó „ragasztónak” a szerepe. magánfunkciók egy épségben, teljesít vállalati kultúraáltalában, és különösen - a cég által támogatott szabványrendszer.

BAN BEN cégirányítási rendszer a működési folyamatban mindig nagyszámú, periodikusan ismétlődő funkció, folyamat és cselekvés van a vezetői döntések meghozatalához. Ugyanakkor általában nagyon sok különböző lehetőség létezik ugyanazon vezetői döntés, folyamat végrehajtására, és sok különböző elv és megközelítés létezik a hasonló vezetői döntések meghozatalára. Ilyen körülmények között kialakul bizonyos a vezérlőrendszer viselkedésének tipikus modelljei- ún de facto szabványok. A de facto szabványok ugyanakkor nem mindig rögzítik a vállalat tulajdonosai és adminisztrációja által kívánt irányítási rendszer tulajdonságait.

Az ilyen szabványok kialakításának periódusa nagyon hosszú lehet, amely alatt a vállalat irányítási rendszerének viselkedését standard modellek hiányában a működési paraméterek erős szóródása jellemzi. Más szóval, ugyanazon helyzetekben, egyenlő feltételek mellett az irányítási rendszer eltérő módon, gyakran kiszámíthatatlanul és távolról sem a leghatékonyabb megoldástól működhet.

A fentiekkel összhangban a vállalati vezetési standardok kialakításának folyamatára (az irányítási rendszer szabványosításának irányítására) célzott befolyást kell biztosítani bizonyos optimális szabványelvek, folyamatok, funkciók kidolgozásával, bevezetésével és alkalmazásával. és menedzsment eszközök.

Másrészt a cégfejlesztéssel járó folyamatok jelentősen aktualizálják a decentralizált, térben elosztott divíziók (leányvállalatok, fióktelepek, képviseleti irodák) irányíthatóságának növelésének kérdéseit. Már sok nagy cégek az üzleti magatartás, a tervezés és a jelentéstétel közös elveinek kialakítása és terjesztése; szabványos személyzeti követelmények és sablonkezelési technológiák, amelyeket gyakran a vállalati rendszerben rögzítenek információs rendszerek.

A de facto szabványok kézzelfogható előnye az alkalmazásuk és használatuk viszonylagos fájdalommentessége, mivel ez a folyamat fokozatosan (evolúciósan) valósul meg. A szabványok kidolgozásának folyamata azonban a vállalat adminisztrációja által de facto ellenőrizhetetlen, és gyakran rögzítheti a vállalat vezetés számára nemkívánatos viselkedési mintáit, ráadásul az ilyen szabványok kialakításának időszaka meglehetősen hosszú.

Ezért szükség van az irányítási szabványok reprodukálási folyamatainak közvetlen kidolgozásával történő befolyásolására.

A hétköznapi tudat gyakran egyenlőségjelet tesz a szabványosítás és az egységesítés, valamint a sokszínűségre való törekvés között, ami a szépség megnyilvánulása. való élet, számos iparágban különféle szabványos megoldásokat kifogásol. Lényegében azonban a legjobb szabványosító Isten: a periódusos rendszer mintegy száz eleme teremti meg az alapját mindazon sokféleségnek, amelyet az életben látunk. És ez a sokféleség a szabványos elemek és megoldások kombinatorikája különböző hierarchikus szinteken.

A cég életében felmerülő problémák nagy részének megoldása, a legtöbb termék gyártásának megszervezése a cég tevékenységi területén könnyen megoldható szabványos módszerek kombinációjával, ehhez nem kell sem többletforrás, sem többletforrás bevonása, sem kiegészítő képzés személyzet.

A szabványrendszer lehetővé teszi a különböző osztályok tevékenységének összehangolását, egységes követelményeket támaszt a végrehajtására mindenki számára, valamint megteremti a feltételeket e tevékenység adott eredménnyel történő folyamatos megismételhetőségéhez. Más szóval, a termékeket a STABLE cég gyártja.

Eközben alapértelmezett szintjétől függően pozitív és negatív hatással is lehet a vállalat irányítási rendszerére. A színvonal megválasztásának és megállapításának helyessége különféle hatásokat eredményezhet a vállalatban, és nem minden vezetési standardnak van pozitív hatása, sőt hibás standard beállítás Lehet veszélyes a cégre. A szabványok követelményeit nem lehet „alulbecsülni”.

1.3 Szabványos vezérlés

Az adminisztrációnak is megvan a maga standard technológiája, pl. szabványos folyamat a munkafolyamat során felmerülő különféle problémák megoldására.

Adminisztráció (menedzsment) egy olyan folyamat, amely megfontolja, hogyan kell megszervezni vagy létrehozni bármely termelési tevékenységek a következő feltételek (vagy ezekben a feltételekben a hibák kijavítása):

• termelési terület;
• berendezések, anyagok és szerszámok;
• az áramlások összehangolt mozgása (anyagi, információs, pénzügyi);
• a személyzet összehangolt tevékenysége;
• kommunikációs vonalak; stb,

létrehozása érdekében termék a szükséges mennyiségben, adott minőségben és költségben, valamint biztosítja ennek a tevékenységnek az optimális fenntarthatóságát.

Folyamat adminisztráció (menedzsment), a funkcionálisan orientált információk célzott terjesztését jelenti az irányítási struktúra elemei között, változatlan az irányítási folyamat során.

A SZABVÁNYOS KÖZIGAZGATÁS azt jelenti, hogy a szokásos működési eljárásokat követik, és összhangban vannak a vállalati szabványokkal.

Például . Van egy helyes út az autó indításához. Ellenőrzi, hogy van-e gáz a tankban, és hogy az autó üres fokozatban van-e. Az önindítót az indítókulcs elfordításával kapcsolja be. Benzint szállítanak és az autó elindul. Ha megváltoztatja ezt a sorrendet. Például, ha az autó első sebességfokozatban volt, megrándul és leáll. Az autó azonban nem indul, ezért szerelőt hívnak. És a szerelő rájön, hogy vagy nincs üzemanyag, vagy nem kapcsolták be a gyújtást.

Pontosan ugyanaz a helyzet minden szokásos helyzettel, amely a munka, a kommunikáció stb. Számára is van valami világosan meghatározott, szabványos cselekvési sorozat a felmerült probléma megoldására, egyfajta mérce.

Van mód arra, hogy valamit jól csináljunk. A helyes végrehajtási módokat TECHNOLÓGIA-nak (algoritmusnak) nevezik. És ami a legfontosabb, hogy ez a módszer világosan meghatározott, és ha mindenki követi, akkor a kívánt eredményhez vezet.

Ahhoz, hogy a vállalat különböző tevékenységi területei és részlegei normálisan létezhessenek és fejlődjenek, saját egyedi technológiával kell rendelkezniük. És ezen kívül mindenkinek ismernie kell ezt a technológiát és ALKALMAZNI. Példa erre a törvény. Ez is az állam által elfogadott technológia.

Ahhoz, hogy jó vezető vagy alkalmazott legyél, tudnia kell, hogyan kell helyesen csinálni a dolgokat, tudnia kell alkalmazni, amit tud, és meg kell valósítania, képesnek kell lennie kijavítani a szabálysértéseket, és vissza kell térnie a szabványok megfelelő teljesítményéhez.

Mivel bármely nagy tevékenységi terület mindig hatalmas számú egyéni tevékenységből áll, az adminisztráció bonyolultnak tűnik, hacsak meg nem tanulod figyelembe venni az egyiket alapértelmezett időegységenként, és hozza összhangba a többivel szabványoknak .

A menedzsment témája már csak azért is tűnik nehéznek, mert akiknek a munkája adminisztrációval jár, RITKÁN TANULJA MEG A HELYES SZABVÁNYT. Ehelyett valami más furcsa dolgot csinálnak (a legjobb szándékkal), ami összességében káoszhoz vezet.

Bármely szabványrendszer kritériuma a következő: ezeknek a szabványoknak való megfelelés eredménye egy jól működő vállalat lesz-e, amely értékes végtermék a szükséges mennyiségben, adott minőségben, és ezek megvalósítása biztosítja-e a vállalat fenntarthatóságát.

A szabványnak megfelelő cselekvés (eljárásaink ismerete és alkalmazása) a közös nevező egy osztály vagy vállalat fenntartható fejlődésének minden esetben. A szabvány be nem tartása (tudatlanság és eljárásaink elmulasztása) minden kudarc közös nevezője.

Tehát, ha a szabványt nem ismerő, vagy figyelmen kívül hagyó és nem alkalmazó céges alkalmazottak nap mint nap őrült helyzeteket teremtenek, akkor tudd, hogy a csomagtérfedél hegesztése vagy a gumik fényezése közben próbálják beindítani az autót!

A probléma megoldása mindig és változatlanul ez: találjon egy szabványt, alkalmazza azt, és megszabaduljon minden olyan tevékenységtől, amely nincs összhangban a szabványnak.

Az adminisztráció hatékonyságának általános kritériumának lehetővé kell tennie a szervezeti átalakulások minden típusának értékelését, nem csak a vállalat tevékenységének egyes szempontjait. Ez lehetővé teszi, hogy az összes üzleti folyamatot szigorúan célzott jelleggel ruházza fel, és a vállalatot egyetlen rendszerként kezelje.

8. téma

Menedzsment folyamat

Ez a témakör a következő témákat fedi le a menedzsment hallgatók számára:

Az irányítási folyamat fogalma;

Az ellenőrzési folyamat tulajdonságai;

Az irányítási folyamat szakaszai;

Az irányítási folyamat szakaszai;

A kontrollbefolyás szerepe a vezetési folyamatban;

Állandó hatások;

Időszakos expozíciók;

Fogalmak: „cselekvés”, „hatás”, „kölcsönhatás”;

A hatás irányai és típusai;

Befolyási források az irányítási folyamatban.

Az előző témakörben bemutattuk, hogy a vállalati rendszerek (mint irányítási rendszerek) mindegyike - irányított és kontrollált - saját szervezeti felépítéssel rendelkezik, amely a folyamatlét egy formájaként szolgál. Ebből adódóan mindegyik megnevezett rendszernek megvan a maga folyamata, korábban már tárgyaltuk egy irányított (termelési) rendszer, az úgynevezett termelés folyamatát, függetlenül attól, hogy hol zajlik-e az anyagi vagy szellemi (anyagtalan) termelés.

Az irányítási rendszerben lezajló irányítási folyamat hasonlóságokat mutat a termelési folyamattal és saját jellemzőivel, amit a vezetői munka jellege magyaráz. Gyártási folyamatáruk és szolgáltatások előállítására irányul, az irányítási folyamat eredménye pedig az ellenőrzési akciók és döntések előkészítése. Ez a fő különbség e folyamatok között.

8.1. Menedzsment folyamat fogalma

A folyamat (latin processus szóból - előrelépés) jelentése:

A jelenségek, állapotok következetes változása valaminek a fejlődésében;

Az eredmény elérése érdekében egymást követő cselekvések összessége (előállítás, döntések előkészítése).

Menedzsment folyamat - ez a vezető és a vezetői személyzet céltudatos cselekvéseinek összessége az emberek közös tevékenységeinek összehangolására a szervezet céljainak elérése érdekében.

8.1.1. táblázat.

Lehetőségek	Folyamatok
	Menedzsment folyamat	Gyártási folyamat
A munka tárgya	Információ	Anyag, nyersdarab, alkatrész stb.
Munkaeszközök	Eszközök, irodai berendezések, számítástechnikai eszközök stb.	Berendezések, tartozékok, készülékek stb.
Munka terméke	Információ átalakított formában (határozat, terv, jelentés)	Alkatrész, egység, egység, termék
A munkafolyamat végrehajtója	Menedzser, szakember, műszaki vezető	Termelési munkás
A folyamat szakaszai	Célkitűzés, információs munka, elemző munka, cselekvési lehetőség választás (döntésfejlesztés), szervezési és gyakorlati munka	Beszerzés, feldolgozás, összeszerelés, tesztelés
Folyamatelemek	Műveletek, eljárások	Tevékenységek
A munkafolyamat-végrehajtó munkahelye	Széles határokkal	Szűk határokkal

Szabályozási folyamat paraméterei. A vállalkozásban (a termelés és az irányítás területén) előforduló minden folyamat elsősorban munkafolyamat, mivel mind a termelés, mind az irányítás olyan emberek közös munkája, akik egy meghatározott program szerint célirányos cselekvéseket hajtanak végre. Az irányítási folyamat paraméterei (jellemzői) a következők:

a munka tárgya;

Munkaszerszámok;

Munka terméke;

A munkafolyamat végrehajtója (8.1.1. ábra).

Rizs. 8.1.1.

Az általános funkciókat kivétel nélkül minden anyagi és szellemi termelő szervezetben látják el. A konkrét funkciók kialakítása, mint ismeretes, a termelési rendszer sajátosságaitól és a vállalkozás tevékenységi területeitől függ. Ezért a konkrét funkciók listája a szervezet méretétől és a termelés mértékétől függően tetszőlegesen kicsi vagy nagy lehet.

Minden egyes vállalatnál az irányítási folyamat általános és specifikus funkciókat foglal magában a vezetési intézkedések előkészítésére, a döntések előkészítésére, meghozatalára és végrehajtására.

8.2. Az irányítási folyamat általános jellemzői

Menedzsment folyamat – Ez a menedzsment alany tevékenysége a dolgozók közös munkájának koordinálásában a szervezet céljainak elérése érdekében.

Tudományos fogalomként az irányítási folyamat három oldalának egységében jelenik meg:

2) szervezetek;

3) végrehajtási eljárás (ellenőrzési technológia).

1. Tartalmi oldalról az irányítási folyamat az irányítási rendszert alkotó elemek állapotára gyakorolt ​​célzott hatásként jellemezhető. Ez a folyamat a különböző részfolyamatok (műszaki, gazdasági, társadalmi stb.) egységét fejezi ki, amelyet az irányítási apparátus bizonyos térbeli és időbeli határok között hajt végre meghatározott objektumok és irányítási szintek vonatkozásában.

2. A vezetési folyamat szervezeti jellemzője a vezetési ciklus által meghatározott előfordulásának térbeli és időbeli sorrendjét fejezi ki. Ez utóbbi magában foglalja 1) a célok meghatározását és 2) a menedzsment funkciók megvalósítását. Ebben a vonatkozásban fontos szerepet játszik az irányítási folyamat felosztása az irányítási rendszer összetevői és szintjei szerint.

Vállalati szinten a vezérlési rendszer következő tipikus komponenseit különböztetjük meg az irányítási folyamatalkalmazás objektumaiként:

1) vonalirányítási alrendszer;

2) cél alrendszerek;

3) funkcionális alrendszerek;

4) vezérlés támogatási alrendszer.

A vonalvezetési alrendszer magában foglalja az összes vonalvezetőt - a művezetőtől a vállalat igazgatójáig. A cél alrendszerek a következőket foglalják magukban:

A termelési és ellátási terv végrehajtásának irányítása;

Termékminőség-menedzsment;

Erőforrás menedzsment;

Gyártásfejlesztési menedzsment;

A munkaerő társadalmi fejlődésének irányítása;

Környezetgazdálkodás.

Funkcionális alrendszerek a vezetési tevékenységek szakosodása jellemzi a megfelelő 1) specifikus és 2) speciális irányítási funkciók ellátására.

Vezérléstámogató alrendszer borítók:

1) jogi támogatás;

2) információs támogatás;

3) a szabályozási irányítás megszervezése és végrehajtása;

4) irodai munka;

5) a vállalkozás felszerelése az irányítási munka technikai eszközeivel.

3. Az eljárási (technológiai) oldalon a vezetési folyamat kapcsolat egyes szakaszai és fázisai között, amelyek kifejeződnek és megszilárdulnak további munkatípusokra, műveletekre és cselekvésekre, valamint eljárásokra, algoritmusokra stb. .

A vezetési folyamat fogalma szorosan összefügg a vezetési potenciál kategóriájával, amely alatt a vezetési rendszer rendelkezésére álló vezetési képességek és erőforrások összességét értjük: információ, anyag, munkaerő, pénzügyi, a személyzet tapasztalata és képzettsége, valamint a vezetési hagyományok. .

A kezelési folyamat tartalmi oldalról így nézhet ki (8.3.1. ábra):

Rizs. 8.3.1.

Módszertani tartalom,

Funkcionális tartalom,

Gazdasági tartalom,

Szervezeti tartalom,

Közösségi tartalom

Az irányítási folyamat módszertani tartalma magában foglalja bizonyos szakaszok azonosítását, amelyek mind az egyén munkatevékenységének általános jellemzőit, mind a vezetési tevékenységek sajátos jellemzőit tükrözik. A szakaszok a munka minőségi változásainak sorrendjét jellemzik a vezetési folyamatban, mivel a belső fejlődés szakaszai hatás végrehajtásának minden aktusában

Színpad – ez olyan műveletek (cselekvések) összessége, amelyeket minőségi bizonyosság és homogenitás jellemez, és amelyek tükrözik létezésük szükséges sorrendjét.

Az irányítási folyamat a következő szakaszok sorozataként ábrázolható:

Cél kitűzése (cél kitűzése),

Helyzetértékelések,

A probléma definíciói

Vezetési döntések fejlesztése.

Mutassuk meg vizuálisan a szabályozási folyamat lépésenkénti sorrendjét (8.3.2. ábra).

Rizs. 8.3.2.

Cél a menedzser elképzelése arról, hogy milyennek kell lennie az általa kezelt rendszernek. Tudományos meghatározásban a rendszer kívánt, lehetséges és szükséges állapotának ideális képeként fogalmazható meg. Az irányítási folyamat egy hatáscél kitűzésével kezdődik. Ha tudatosan végrehajtott, céltudatos és célszerű folyamatról van szó, akkor csak a befolyásolás megértésével, meghatározásával, kitűzésével kezdődhet.

Helyzet – ez az irányított rendszer állapota, a célhoz képest értékelve. Helytelen lenne csak a programtól való eltérést vagy a munka ellentétes eseteit érteni. Az irányítást attól függetlenül végzik, hogy van-e eltérés vagy sem, konfliktusos vagy nem konfliktusos a helyzet. A rendszer állapota soha nem lehet azonos a céllal, ezért mindig fennáll egy helyzet.

A helyzet és a cél közötti különbség általában sok ellentmondást rejt magában. A befolyásolási aktus szükséges ezeknek az ellentmondásoknak a feloldásához, a rendszer állapotának a célhoz való közelítéséhez. De ez csak akkor lehetséges, ha találunk egy vezető ellentmondást, amelynek feloldása az összes többi feloldásához vezet.

Probléma – ez a helyzet és a cél vezető ellentmondása, amelynek feloldására kell törekedni. A probléma meghatározása nélkül a vezetői döntés lehetetlen.

Vezetői döntés - problémamegoldási módok megtalálása és szervezési munka hogy a megoldást menedzselt rendszerben implementálja. Ez az irányítási folyamat utolsó szakasza, kapcsolata a termelési folyamattal, az irányítási rendszer hatásának impulzusa a vezéreltre.

Az irányítási folyamat funkcionális tartalma. Ez az alapvető irányítási funkciók végrehajtásának nagyarányú következetességében és preferenciájában nyilvánul meg. Itt a következő szakaszok különböztethetők meg.

Menedzsment folyamatok

A nagyon Általános nézet A projektmenedzsment módszertana eljárásokat, módszereket és eszközöket foglal magában a projekt kezdeményezési, tervezési, végrehajtási szervezési, végrehajtási és befejezési folyamatainak megvalósításához.
A projektkezdeményezés egy projektmenedzsment folyamat, melynek eredménye egy projekt elindításának vagy életciklusának következő szakaszának engedélyezése.

A projekt kezdeményezése a következő eljárásokat foglalhatja magában:

• A projekt koncepciójának kidolgozása:
  
  - A probléma és a projekt szükségességének elemzése;
  - Kiindulási adatok gyűjtése;
  - A projekt céljainak és célkitűzéseinek meghatározása;
  - Alternatív projektlehetőségek mérlegelése.

A koncepció felülvizsgálata és jóváhagyása.

A projekt elindításának döntése:

- Projektmenedzser meghatározása és kinevezése;
- Döntés a projekt első szakaszának megvalósításához szükséges források biztosításáról.

A projekttervezés egy folyamatos folyamat, amelynek célja az azonosítás és az egyeztetés a legjobb mód cselekvések a projekt céljainak elérése érdekében, figyelembe véve a megvalósítás összes tényezőjét.

A tervezési folyamatok a projekt teljes életciklusa alatt zajlanak, kezdve a projektkoncepció részét képező előzetes nagyszabású tervvel, és a projekt utolsó szakaszára vonatkozó részletes munkatervig. Ugyanakkor a terveket a projekt előrehaladtával pontosítják és részletezik.

Ennek a szakasznak a fő eredménye a projektterv.

A tervezési folyamat nem ér véget az eredeti projektterv kidolgozásával és jóváhagyásával. A projekt megvalósítása során mind a projekten belül, mind a külső környezetben olyan változások következhetnek be, amelyek a tervek pontosítását, gyakran jelentős újratervezést igényelnek. Ezért a tervezési folyamat a projekt során végig folytatódhat.

A projekttervezés a következő eljárásokat tartalmazhatja:

• A projekt céljainak és terjedelmének tervezése
• Projektmunka ütemezése
• Tervezési költségek és projektfinanszírozás
• Minőségi tervezés
• Szervezeti tervezés
• Kommunikációs tervezés
• Kockázatkezelési tervezés
• Szerződés tervezés
• Mesterprojekt terv kidolgozása.

A projektvégrehajtás szervezése a projektterv megvalósításának biztosításának folyamata az abban foglalt munka végrehajtásának megszervezésével és koordinálásával.

A projekt végrehajtásának megszervezése a következő eljárásokat foglalhatja magában:

• A funkcionális feladatok és felelősségek megosztása
• Beszámoló rendszer felállítása
• A projekt ütemtervének végrehajtása feletti ellenőrzés megszervezése
• A projekt költségellenőrzésének megszervezése
• Minőségellenőrző szervezet
• Kockázatcsökkentő intézkedések operatív irányítása
• Negatív kockázati eseményekre adott válasz
• Projekt csapat menedzsment
• Információk terjesztése a projektben
• Szerződések előkészítése, megkötése
• Projekt változás menedzsment

A projektvégrehajtás ellenőrzése a tényleges megvalósítás és a tervek összehasonlításának, az eltérések elemzésének, a lehetséges alternatívák értékelésének és szükség esetén korrekciós intézkedések megtételének a folyamata a nem kívánt eltérések kiküszöbölésére.

A projektellenőrzés a következő eljárásokat foglalhatja magában:

• Jelentések gyűjtése a projekttel kapcsolatos munka előrehaladásáról
• A projekt jelenlegi állapotának elemzése az alapmutatókhoz (eredmények, költség, idő) viszonyítva
• A projekt céljainak elérésének előrejelzése
• A javító intézkedések következményeinek előkészítése, elemzése
• Hatásokkal és változásokkal kapcsolatos döntések meghozatala

A projekt befejezése egy projekt munkájának formális befejezésének folyamata.

Egy projekt befejezése a következő eljárásokat foglalhatja magában:

• átadja a megrendelőnek a projekt termékeinek leírását, tesztelési jegyzőkönyveit, az elvégzett ellenőrzésekről szóló jelentéseket;
• a pénzügyi helyzet végső értékelése (projekt utáni jelentés);
• projekt zárójelentése és projektdokumentáció;
• lista nyitott kérdésekés végső munkák;
• minden vitás kérdés megoldása
• A projekt tapasztalatainak dokumentálása és elemzése.

Ezen folyamatok keretein belül kiemelésre kerülnek a célok és a munkakör menedzselése, a határidők, a költségek, a kockázatkezelés, a minőség, az interakció, az ellátás és a személyzet funkciói.

Projekt résztvevői

Projekt résztvevői– fizikai és/vagy jogalanyok akik közvetlenül részt vesznek a projekt megvalósításában, és akiknek érdekei a projekt megvalósítása során érintettek lehetnek.
A projektben való részvétel mértéke alapján a résztvevők három csoportját lehet megkülönböztetni:

• törzscsapat - szakemberekből és szervezetekből álló csoport, akik közvetlenül a projekt végrehajtásán dolgoznak egymással szoros kapcsolatban;
• kiterjesztett csapat - a főcsoportnál nagyobb, olyan szakembereket és szervezeteket egyesít, amelyek segítik a főcsoport tagjait, de közvetlenül nem vesznek részt a projekt megvalósításában és céljainak elérésében;
• Az érintettek olyan személyek és szervezetek, amelyek befolyásolják az alap- és kiterjesztett csapatok tagjait és a projekt előrehaladását, de közvetlenül nem működnek együtt velük.

A projekt fő résztvevői általában a következők:

Vevő- a projekt megvalósításában és céljainak elérésében érdekelt fél. A projekt eredményeinek leendő tulajdonosa. A megrendelő meghatározza a projekt eredményeivel szemben támasztott alapvető követelményeket, saját vagy kölcsönzött forrás terhére biztosítja a projekt finanszírozását, szerződést köthet a projekt fő megvalósítóival.
A projektet kezdeményező cégnek lehet a projekt kezdeményezője és/vagy szponzora (kurátora).

A projekt kezdeményezője az a munkavállaló, aki felismeri a projekt iránti igényt, és „javaslatot” tesz a projekt elindítására. Ez a személy a szervezeten belüli vagy kívüli bármely funkcionális egységhez vagy szinthez tartozhat.
A projekt szponzora (kurátora).- a projektet megvalósító szervezet alkalmazottja (általában felsővezetője), aki a szervezet (projektgazda) részéről felügyeli a projektet, ellátja a projekt általános ellenőrzését és támogatását (pénzügyi, tárgyi, humán és egyéb erőforrások).

A projekt szponzora (kurátora) felelős azért, hogy a projekt elérje végső céljait és hasznot hozzon a szervezet számára. A projekt szponzora felelős főigazgató/ elnök vagy az igazgatótanács előtt.

A projektszponzor kijelöl egy projektmenedzsert, és biztosítja számára a szükséges támogatást.

Projektmenedzser (projektmenedzser) a projektmenedzsmentért felelős személy. A projektmenedzser felelős a projekt céljainak költségvetésen belüli, határidőn belüli és meghatározott minőségi eléréséért.

A projektmenedzser biztosítja a projekt napi irányítását, a projektcsapatot, minden fő menedzsment funkcióval összefüggésben (határidők, költségek, kockázatok kezelése stb.). A projekt nagyságától függően a projektmenedzser támogatást kaphat a projektadminisztrátortól, vagy a támogató csoporttól (projektiroda).

A projekt lehetséges résztvevői típusától, típusától, összetettségétől és léptékétől függően a következők lehetnek:

Befektető- a projektbe beruházó fél, például kölcsönök révén. Ha a befektető és az ügyfél nem ugyanaz a személy, akkor általában bankok, befektetési alapok és egyéb szervezetek járnak el befektetőként.
Vállalkozó (fővállalkozó) az a fél vagy résztvevő a projektben, aki kapcsolatba lép a megrendelővel, és felelősséget vállal a szerződés szerinti munkák és szolgáltatások elvégzéséért - ez lehet a teljes projekt vagy annak egy része.

Alvállalkozó– szerződéses jogviszonyba lép egy vállalkozóval vagy alvállalkozóval több mint magas szint. Felelős a szerződés szerinti munkák és szolgáltatások elvégzéséért.

A beszállítók alvállalkozók végzik különböző típusok szerződéses beszerzés - anyagok, felszerelések, járművek satöbbi.

Hatóság– a projekt megvalósításához kapcsolódó környezetvédelmi, társadalmi és egyéb állami és kormányzati követelményeket előterjesztő és támogató felek.

A végtermékek fogyasztói – legális és magánszemélyek, akik a projekteredmény vásárlói és felhasználói, meghatározzák az előállított termékekkel és nyújtott szolgáltatásokkal szemben támasztott követelményeket, és keresletet teremtenek rájuk.

Projekt menedzser- Fő feladatai
A projektmenedzsment-koncepció fő erőssége a hatáskörök átruházása és a célok eléréséért való felelősség konkrét vezetőkre – a projektmenedzserre és a projektmenedzsment csapat kulcsfontosságú tagjaira – történő kiosztása.

A projektmenedzser felelősségét és jogkörét a Megrendelővel kötött szerződés és/vagy a projekt chartája (belső projekteknél) határozza meg.

A projektmenedzser általában a következő feladatokat látja el:

• Kialakítja a projekt szervezeti felépítését és a projektmenedzsment csapatot;
• Megoldja a projekt erőforrásainak bevonásával kapcsolatos kérdéseket;
• Részt vesz a személyzet kiválasztásában, képzésében és motiválásában;
• Meghatározza minden csapattag felelősségét, munkatartalmát és céljait;
• Kidolgozza és koordinálja a projekttervet, ideértve az ütemezést, a költségvetést, a kockázatkezelési tervet, a kommunikációs tervet és esetlegesen egyéb elemeket is;
• Gondoskodik a projektterv végrehajtásáról;
• Koordinálja és részt vesz a projektben a szerződéskötési munkában, figyelemmel kíséri azok időben történő végrehajtását és lezárását;
• Létrehoz minden szükséges kommunikációs kapcsolatot;
• Gondoskodik a hatékony információáramlás kialakításáról a projektben, jelentések elkészítésében és szolgáltatásában;
• Folyamatos kapcsolatot tart az ügyféllel, minden felmerülő kérdést megold, és gondoskodik arról, hogy mindent megkapjon szükséges információ tőle a projekten végzett munka magas színvonalú elvégzéséért;
• Figyelemmel kíséri és elemzi a projekt jelenlegi állását, előrejelzi a lehetséges problémákat és megteszi a korrekciós intézkedéseket;
• Koordinálja az összes résztvevő tevékenységét és ellenőrzi a változásokat;
• Biztosítja a projekt teljes és időben történő lezárását.

A projektmenedzsernek meg kell értenie és elemeznie kell a kulcsfontosságú résztvevők érdekeit és a projektkörnyezet jellemzőit.

Projektcsapat és projektmenedzsment csapat

A projekt céljainak elérése érdekében a menedzser speciális szervezeti struktúrákat hoz létre: egy projektcsapatot és egy projektmenedzsment csapatot. Az egész projekt sikere nagymértékben függ ezen szervezeti struktúrák működésének hatékonyságától.

Projekt csapat– ideiglenes szervezeti struktúra, amely egyesíti a projektmunka végrehajtásában részt vevő egyéni szakembereket, csoportokat és/vagy szervezeteket, és ezek végrehajtásáért felelős a projektmenedzser felé. Célzottan, a projekt időtartamára készül. Tartalmazhat belső és külső előadókat és tanácsadókat egyaránt. Létezik különböző megközelítések projektcsapat kialakítására (például mátrix struktúrák), amelyek különböznek az előadók vonzásában és a projektmenedzser hatalmának gyakorlásában.

A projektmenedzsment csapat olyan projektcsapat-tagokat tömörít, akik közvetlenül részt vesznek a projektmenedzsmentben és a vezetői döntéshozatalban. A projektkockázatok és a lehetséges problémák csökkentése attól függ, hogy a projektmenedzser képes-e azonosítani és bevonni a projekt irányításához szükséges szakembereket.

A menedzserek és a csapattagok (végrehajtók) a projektmenedzsernek számolnak be, és felelősek a tervezett munka és az eredmények megvalósításáért (a felelősség egy-egy kiválasztott eredménytől (dokumentum, határozat) a befejezett alprojektig változhat). Az esetleges projektproblémák megoldásához már a kezdet kezdetén fontos összegezni a csapat összes tagjának tapasztalatait. Nagy projekteknél a projektmenedzser összeállíthat egy kis csapatot kulcsfontosságú alkalmazottakból, akik mindegyike saját (munkacsomagokba vagy alprojektekbe strukturált) alcsapatért felel.

Szükséges, hogy minden, a projekten dolgozó alkalmazott egyértelműen meghatározza:

• a szerepkör és a beszámolási vonal a projektmenedzser felé a projekten végzett munka során (követheti a szokásos beszámolási vonalakat más típusú munkák esetén);
• munkakör és az elért eredményekre vonatkozó követelmények (vég- és köztes termékek);
• felelősségi szint (a feladatai körében jogosult döntések meghozatalára).

A projektcsapat és a projektmenedzsment csapat csak a projekt vagy annak szakasza idejére létezik.

Projektiroda

A nagy projekteknél külön projektadminisztrátor és iroda is lehet, aki támogatja a projektmenedzsert az információgyűjtésben és -feldolgozásban, valamint az irányítási feladatok ellátásában.

Projektiroda egy speciális (fizikai vagy virtuális) szervezeti struktúra, amelyet a projektek végrehajtásának támogatására terveztek különböző szinteken menedzsment a szervezetben.

„A projektiroda a feladatok széles skálájában működhet, kezdve a projektmenedzserek támogatásától képzések, szoftverek, sablonok formájában, egészen a projekt eredményeiért való felelősségig” (PMBoK).

A projektiroda típustól és céltól függően megfelelő pozíciót foglalhat el a szervezeti hierarchiában, mind a vállalat vezetéséhez közeli szinten, mind az egyes nagy részlegek irányítási szintjén.

A projekt- vagy programtámogató irodákat gyakran nagyszabású, összetett projektekhez és programokhoz hoznak létre a projekt- és alprojekt-menedzsment folyamatok központosítása és egyszerűsítése érdekében. Az ilyen projektirodák (projektközpontok) a konkrét projektek irányítási rendszerének részét képezik, és ezek szükségessége általában kétségtelen. Az irodai funkciók közé tartozhat a naptár és a pénzügyi terveket alprojektek, az alprojekt-menedzserek tevékenységének ellenőrzését és koordinálását biztosító, kommunikáció támogatása, dokumentumáramlás, változásmenedzsment és minőségellenőrzés.

Elég gyakoriak az egyes szervezeti egységek szintű projektirodák is. Az ilyen típusú projektirodák gyakoriak a nagyvállalatoknál és kormányzati szervezetek olyan osztályok szintjén, amelyek jelentős számú saját projektet vagy jelentős mennyiségű munkát végeznek vállalati projektek(például Osztály információs technológiák, Tőkeépítési Osztály) a többprojektes tervezés biztosítása érdekében, a különböző projektekben résztvevő saját források elosztásának és koordinációjának optimalizálása érdekében.

A tapasztalatok azt mutatják, hogy a legnehezebb a létrehozás és a megvalósítás szempontjából a vállalati projektiroda (CPO). Ugyanakkor a vállalati projektiroda létrehozása teszi lehetővé a projektmenedzsment megközelítések vállalati szintű alkalmazásának előnyeit teljes mértékben.

A vállalati projektiroda a vállalati projektmenedzsment rendszer támogatási és fejlesztési funkcióinak megvalósítását egyaránt tudja ellátni:

• Projektmenedzsment módszertan, szabványok és folyamatok támogatása és fejlesztése;
• Személyzeti fejlesztés biztosítása a PM területén;
• PM eszközök és infrastruktúra támogatása és fejlesztése;
• Projektmenedzsment folyamat audit,

és közvetlenül végrehajtani az irányítási funkciókat, beleértve:

• Adminisztratív támogatás projektmenedzserek számára és egyedi menedzsment folyamatok megvalósítása projekt szinten;
• Menedzsment folyamatok támogatása programok és projektportfóliók szintjén;
• Projektekkel kapcsolatos döntéshozatali folyamatok támogatása a felső vezetés részéről.