Jak prowadzić ewidencję kadrową w przedsiębiorstwie. Zarządzanie zasobami ludzkimi od a do z. Sporządzenie listy dokumentów

Księgowość kadrowa jest ważną częścią biznesu każdego przedsiębiorstwa. Szczegóły organizacji tego procesu zostaną omówione w naszym artykule.

Jak rozpocząć ewidencję kadrową w przedsiębiorstwie w 2016 r. (ramy prawne)

Księgowość kadrowa w przedsiębiorstwie jest z jednej strony praca organizacji w celu udokumentowania wszystkich zmian w życiu zawodowym i działaniach zespołu jako całości i każdej jednostki pracowniczej firmy osobno, a z drugiej strony bezpośrednio dokument personalny pływ. Organizacje Dokumentację personelu przedsięwzięcie powinno być poprzedzone zapoznaniem się z ramami prawnymi w tym zakresie. Trzeba powiedzieć, że regulacji związanych z zarządzaniem aktami kadrowymi jest wiele, ponieważ obejmują one nie tylko ustawy, ale także dekrety resortowe, nakazy i różne normy państwowe.

Orientacyjna lista dokumentów regulacyjnych związanych z Dokumentację personelu, może zawierać następujące akty prawne:

1. Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.
2. Ustawa federalna „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ (art. 9 mówi o procedurze rejestracji dokumenty personalne).
3. Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji „W sprawie zatwierdzenia jednolitych formularzy ...” z dnia 05.01.2004 nr 1.
4. GOST R 6.30-2003 (zatwierdzony Rezolucją Państwowego Standardu Rosji z dnia 03.03.2003 nr 65-st), który określa procedurę przetwarzania dokumentów.
5. Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 nr 225, który ustanowił wymagania dotyczące utrzymania i przechowywania zeszyty pracy w przedsiębiorstwie.
6. Dekret Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10.10.2003 nr 9 w sprawie zasad wypełniania ksiąg pracy.
7. Ustawa federalna „O sprawach archiwalnych” z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-FZ oraz rozporządzenie Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558 określające listę typowych kierowniczych dokumentów archiwalnych i okresy ich przechowywania.
8. Rozporządzenie Ministerstwa Zdrowia i Rozwoju Społecznego Rosji z dnia 26 kwietnia 2011 r. Nr 347n w sprawie formy zwolnienia chorobowego i ustawy „O obowiązkowym ubezpieczeniu społecznym ...” z dnia 29 grudnia 2006 r. Nr 255-FZ, które określa procedura wypełniania zwolnienia chorobowego i wydawania urlopu macierzyńskiego.
9. Wytyczne dla kierownictwa rejestracja wojskowa w przedsiębiorstwach (zatwierdzony przez Sztab Generalny Sił Zbrojnych Federacji Rosyjskiej w dniu 11 kwietnia 2008 r.).

Rachunkowość personelu od podstaw krok po kroku w nowej organizacji (w LLC)

Organizacja Dokumentację personelu w nowej LLC, podobnie jak w każdej innej organizacji, może obejmować następujące kroki:

1. Zatwierdzenie dokumentacji lokalnej. Analiza prawa pracy pozwala nam określić szereg dokumentów wewnętrznych przedsiębiorstwa, bez których firma nie może się obejść. Obejmują one:
   

   Każda organizacja samodzielnie określa szczegółowy wykaz dokumentacji wewnętrznej.

2. Opracowanie i zatwierdzenie standardowych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej. Pomimo faktu, że wymagania Dekretu Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 05.01.2004 nr 1 w tej sprawie nie są obowiązkowe, zaleca się przestrzeganie norm tego dokumentu.
3. Zatwierdzanie standardowych formularzy innych dokumentów kadrowych, które nie są związane z podstawowymi dokumentami księgowymi.
4. Opracowywanie i zatwierdzanie czasopism i ksiąg rejestracyjnych. Oprócz dziennika badań lekarskich w 2016 r. w prowadzeniu dokumentacji kadrowej należy prowadzić następujące księgi:
   
5. Tworzenie personel.
6. Opracowanie i zatwierdzenie standardowej umowy o pracę oraz opisy stanowisk pracy dla personelu.
7. Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za utrzymanie Dokumentację personelu członek siły roboczej.

Przywrócenie zarządzania dokumentacją kadrową

Przywrócenie wymaganego porządku w dokumentach, w przeciwieństwie do organizowania od podstaw zarządzania aktami kadrowymi, jest z jednej strony procesem prostszym, ponieważ wiele dokumentów biznesowych i magazynów zostało już stworzonych, ale z drugiej strony może okazać się być trudniejsze, ponieważ konieczne będzie wykrycie niedociągnięć w istniejącym systemie.

Nie znasz swoich praw?

Przywracanie utraconej lub niesystematycznej dokumentacji kadrowej powinno odbywać się w kilku etapach:

1. Ogólna inwentaryzacja istniejących dokumentów kadrowych w firmie.
2. Sprawdzenie dostępności i kompletności nadesłanych dokumentów.
3. Analiza umowy o pracę zawarta z pracownikami.
4. Badanie tabeli personelu pod kątem kompletności odzwierciedlonych w niej danych.
5. Sprawdzanie dostępności i rejestracja ksiąg pracy pracowników.

Przywrócenie zarządzania dokumentacją kadrową wymaga wyeliminowania wszelkich luk i niedociągnięć zidentyfikowanych w wyniku inwentaryzacji dokumentów kadrowych.

Prowadzenie ewidencji kadrowej w wydzielonym pododdziale oraz dla przedsiębiorców indywidualnych z pracownikami. Czy ma to znaczenie dla małych firm?

Czasami forma organizacyjna firmy może rodzić kwestie związane z porządkiem postępowania. Dokumentację personelu. Rozważmy kilka opcji.

Organizację zarządzania dokumentacją kadrową w wydzielonym oddziale przedsiębiorstwa może komplikować fakt, że oddział ten z jednej strony nie ma samodzielności prawnej, a z drugiej często znajduje się w odległej od kierownika miejscowości organizacja. Ustawodawstwo nie przewiduje odrębnych norm i wymagań dotyczących prowadzenia dokumentacji kadrowej w odrębnych działach, dlatego każdy pracodawca sam określa sposób organizacji pracy w tym przypadku. Zazwyczaj używany jest jeden z następujących schematów:

1. Scentralizowany. Ta opcja wiąże się z przeniesieniem uprawnień do pracy z dokumentacją kadrową do jednego działu obsługującego zarówno firmę macierzystą, jak i oddział. Nadaje się dla organizacji z oddzielnymi oddziałami w tym samym regionie.
2. zdecentralizowany. W takim przypadku usługi personalne tworzone są zarówno w organizacji macierzystej, jak iw oddziałach. Jednocześnie wykonują praktycznie taką samą pracę w ramach zaufanego pionu, choć uprawnienia i obowiązki działu personalnego centrali mogą być nieco szersze niż kompetencje tych samych służb oddziałów.
3. Mieszany. Taki schemat zakłada tworzenie obsługi kadrowej zarówno w spółce macierzystej, jak iw oddziałach z podziałem delegowanych obowiązków. Tak więc tylko centrala może sporządzać umowy o pracę w całej organizacji, ale również działy personalne oddziałów są upoważnione do prowadzenia akt lub nakładania kar.

Duża liczba pytań o konieczność prowadzenia ewidencji kadrowej nasuwa się od indywidualnych przedsiębiorców. Stanowisko ustawodawcy w tej sprawie jest jednoznaczne: jeżeli indywidualny przedsiębiorca zatrudnia co najmniej jednego pracownika, księgowość personelu należy przeprowadzić w całości.

Małe firmy są ogólnie zaniepokojone tym, że zwykle nie ma wśród pracowników profesjonalnego specjalisty ds. zasobów ludzkich, ale taki stan rzeczy nie eliminuje potrzeby zarządzania aktami kadrowymi. Obowiązki oficera personalnego w tym przypadku nakłada się na księgowego, sekretarkę lub innego pracownika, który powinien najpierw na specjalnych kursach lub seminariach nauczyć się cech zarządzania dokumentacją kadrową.

Oprogramowanie HR - pobierz darmowe demo czy kup?

Obecnie wiele zasobów internetowych oferuje Darmowe pobieranie Oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi, co pozwala zautomatyzować całą pracę biurową lub jej część. Jednak w tym przypadku z reguły darmowa jest tylko wersja demo, przeznaczona na kilka dni (tygodni, miesięcy) pracy. Aby kontynuować pracę, musisz kupić licencję, klucz lub pełna wersja programy.

Taki ruch reklamowy, co dziwne, jest korzystny nie tylko dla sprzedawcy produktu, ale także dla konsumenta, ponieważ pozwala wybrać najbardziej odpowiedni program dla konkretnego przedsiębiorstwa lub zapoznać się z zasadami jego pracy i rozwijać Twój własny. W efekcie wybór pozostaje po stronie pracodawcy, który decyduje się na automatyzację zarządzania aktami kadrowymi. Pamiętaj jednocześnie, że nie będziesz w stanie zaoszczędzić, pracując stale w wersji demonstracyjnej programu personalnego, a jeśli wybierzesz jeden z produktów automatyki, to prędzej czy później będziesz miał kupić licencję lub pełną wersję.

W ten sposób organizując zarządzanie dokumentacją kadrową od podstaw, możesz nie spieszyć się przy wyborze programu do prowadzenia dokumentacji kadrowej i nie kupować pierwszego napotkanego produktu. W końcu wybór optymalnej opcji nie tylko pozwoli zautomatyzować zarządzanie aktami kadrowymi, ale także znacznie ułatwi przepływ pracy.

Czym jest dokumentacja kadrowa, jak ją właściwie zorganizować w przedsiębiorstwie i jak wygląda procedura prowadzenia niezbędnej dokumentacji? Komu lepiej powierzyć ten odpowiedzialny obszar pracy – działowi personalnemu czy firmie outsourcingowej?

Ewidencja kadrowa personelu i pracowników

W każdym przedsiębiorstwie, nawet przy minimalnej liczbie pracowników, istnieje potrzeba prowadzenia księgowość personalna i prace biurowe.

Księgowość kadrowa - co to jest? Jest to obszar pracy każdego przedsiębiorstwa, który zapewnia dokumentacyjną rejestrację przepływu personelu (od zatrudnienia do zwolnienia) oraz organizację pracy pracowników.

Ewidencja personelu pracowników jest obowiązkowa dla przedsiębiorstw i organizacji o dowolnej formie własności.

Czego wymaga dobre zarządzanie zasobami ludzkimi? Przede wszystkim będziesz musiał znać prawo pracy, monitorować zmiany w prawie pracy, umieć poprawnie sporządzać całą dokumentację, czyli posiadać umiejętności zarządzania aktami kadrowymi.

Kto odpowiada za HR?

W wielu przedsiębiorstwach ewidencję personalną prowadzi służba personalna lub pełnoetatowy oficer personalny, jeśli liczba pracowników jest niewielka. Dzięki tej opcji kierownik może zorganizować pracę zgodnie ze swoimi wymaganiami i sprawować kontrolę.

Ale są też wady – profesjonalizm oficera personalnego sprawdzany jest już bezpośrednio w pracy, istnieje ryzyko zatrudnienia pracownika, który nie poradzi sobie w pełni ze swoimi obowiązkami.

Będziesz potrzebować dodatkowego szkolenia lub kursów, być może będziesz musiał poszukać bardziej kompetentnego specjalisty.

I to jest druga opcja, jak zorganizować dokumentację personalną. Niektórzy menedżerowie wolą mieć do czynienia z doświadczonymi oficerami personalnymi, których polecają im koledzy, którzy przetestowali ich w praktyce.

Obecnie wiele przedsiębiorstw decyduje się na współpracę z firmami outsourcingowymi, które specjalizują się w usługach personalnych. W tym przypadku wszelkie sprawy – akta kadrowe i zarządzanie personelem – powierzane są profesjonalistom, którzy odpowiadają za swoje działania.

Jeśli zostanie wybrana taka organizacja dokumentacji personalnej, najważniejsze jest znalezienie poważnej firmy i zbudowanie systemu do pracy z nią.

Organizacja i prowadzenie dokumentacji kadrowej

Aby akta osobowe spełniały wszystkie wymogi prawa, powinny być prowadzone zgodnie z wszelkimi zasadami.

Istnieje lista dokumentów, które muszą być dostępne w przedsiębiorstwie – mówimy o:

1. wewnętrzne przepisy pracy;
2. stół kadrowy;
3. karta czasu pracy personelu;
4. harmonogram wakacji;
5. rozporządzenie o danych osobowych pracowników;
6. umowy o pracę i umowy z nimi.

Jeśli brakuje jakichkolwiek dokumentów, będziesz musiał je sporządzić. Na przykład pracownicy przedsiębiorstwa pracują bez opisów stanowisk - należy je opracować.

Wszelka niezbędna dokumentacja powinna być przygotowana terminowo, zgodnie z wymogami zarządzania dokumentacją kadrową.

Ten imponujący tom można podzielić na dwie części: różne akty związane z zarządzaniem personelem i organizacją proces pracy oraz na dokumentach personelu pracowników.

Z dokumentacji indywidualnej wyodrębniamy konieczność sporządzenia umowy o pracę, zlecenia na zatrudnienie, wypełnienia karty imiennej pracownika oraz jego książeczki pracy.

Rachunkowość kadrowa pracowników polega na prowadzeniu dzienników, w których ewidencjonowane są umowy o pracę. Pamiętaj, aby wypełnić dzienniki na czas, w których rejestrowane są różne zamówienia: przy przyjęciu, przeniesieniu, zwolnieniu pracowników.

Wymagane jest również posiadanie księgi rachunkowej ruchu ksiąg pracy pracowników. Zamówienia na wyjazdy służbowe, wakacje, zwolnienie lekarskie, przepisy lokalne – to wszystko jest również odnotowywane w czasopismach (książkach).

Właściwe terminowe ewidencjonowanie dokumentów da im moc prawną i pomoże w rozwiązywaniu ewentualnych sporów pracowniczych.

Rachunkowość personalna w przedsiębiorstwie obejmuje również monitorowanie kluczowych ryzyk. Wyjaśnijmy – w przypadku niewykonania lub naruszenia praw pracowniczych nastąpią sankcje w postaci grzywien, odpowiedzialności administracyjnej, a nawet karnej.

Dlatego konieczne jest zapewnienie przestrzegania terminów płatności. wynagrodzenie, standardy ochrony pracy, limity zatrudnienia dla osób niepełnosprawnych, samotnych matek, prawa innych uprzywilejowanych kategorii pracowników.

Automatyzacja HR

Prowadzenie dokumentacji personalnej- Wolumetryczny i niezwykle odpowiedzialny obszar pracy. Dziś istnieją możliwości zorganizowania tej działalności, ułatwienia pracy funkcjonariuszy kadrowych i zminimalizowania ryzyka błędów poprzez automatyzację.

Opracowano różne programy o różnych możliwościach, ale prawie wszystkie z nich pomagają rozwiązać problemy rachunkowości kadrowej:

1. kierownik może otrzymać pełną informację o stanie ewidencji kadrowej przedsiębiorstwa, analizować ją i podejmować decyzje zarządcze;
2. funkcjonariusze personelu wykonują pracę zgodnie z wymogami prawa pracy: uwzględniają przepływ personelu, prowadzą ewidencję danych osobowych personelu, analizują personel, śledzą godziny pracy;
3. koordynowana jest praca obsługi personalnej, działu księgowości i działu księgowości, co przyczynia się do prawidłowego i terminowego naliczania i wypłacania wynagrodzeń pracownikom.

Kompetentny lider nie zignoruje oczywistego faktu – akta personalne mają dla niego ogromne znaczenie efektywna praca przedsiębiorstwa, jego właściwa organizacja powinna być traktowana poważnie i odpowiedzialnie.

Główne kroki tworzenia rekordów personelu w nowo utworzonej firmie znajdują się w tym filmie:

Dziś kwestia prowadzenia dokumentacji kadrowej jest dość dotkliwym zagadnieniem. Na terytorium Federacji Rosyjskiej obowiązują specjalne przepisy, zgodnie z którymi konieczne będzie prowadzenie takiej ewidencji.

Drodzy Czytelnicy! Artykuł mówi o typowych sposobach rozwiązywania problemów prawnych, ale każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiąż dokładnie swój problem- skontaktuj się z konsultantem:

ZGŁOSZENIA I POŁĄCZENIA SĄ PRZYJMOWANE 24/7 i 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i JEST WOLNY!

Co więcej, naruszenie tego może prowadzić do dość poważnych problemów.

Istnieje kilka cech takiej księgowości, w zależności od wielu różnych czynników. Jednym z podstawowych jest właśnie status prawny danej organizacji.

Np. prowadzenie dokumentacji kadrowej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością musi być prowadzone zgodnie z szeregiem dokumenty normatywne.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem byłoby zatrudnienie specjalisty, który ma pewne doświadczenie w prowadzeniu takiej ewidencji. Umożliwi to uniknięcie kar ze strony inspekcji pracy.

Podstawowe momenty

W każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od liczby pracowników, bezwzględnie konieczne jest prowadzenie dokumentacji kadrowej. Istnieje szereg obowiązków pracodawcy do ich utrzymania.

Oddzielnie należy zauważyć, że taka rachunkowość ma wiele cech w zależności od rodzaju samej organizacji. i muszą być przeprowadzane z uwzględnieniem takiej rachunkowości.

Harmonogram pracy zakłada prowadzenie ksiąg pracy zgodnie z pewnymi subtelnościami, cechami procedury.

Istnieje wiele różnych zleceń, które muszą być właściwie wykonane podczas wykonywania określonych operacji w organizacji.

Znowu najlepiej byłoby zająć się nimi z wyprzedzeniem. Tylko w ten sposób można uniknąć wielu trudności i trudności.

Co to jest

Rachunkowość personalna to dokumentowanie różnych procedur związanych z przyjmowaniem i pracą pracowników służbowych.

Co więcej, taka księgowość musi być prowadzona nie tylko w przedsiębiorstwie, ale także u indywidualnego przedsiębiorcy.

Dziś w aktach osobowych należy odpowiednio odzwierciedlić następujące punkty:

• dokumentacyjna rejestracja przyjęcia;
• przemieszczanie się pracowników na stanowiska w organizacji;
• zwolnienie;
• inny.

Takie zapisy są koniecznie prowadzone na podstawie podstawowej dokumentacji personelu, a także specjalnych norm pracy.

Aby prowadzić ewidencję bez błędów, będziesz potrzebować dość obszernej wiedzy. Przede wszystkim dotyczy to znajomości prawa pracy, formatów różnych dokumentów kadrowych i nie tylko.

W przypadku braku tego rodzaju doświadczenia konieczne będzie bezwarunkowe zatrudnienie wykwalifikowanego specjalisty.

Ponieważ brak możliwości prowadzenia dokumentacji kadrowej może skutkować nałożeniem wysokich kar pieniężnych. Szczególnie dotyczy to .

Muszą one koniecznie odzwierciedlać różnego rodzaju momenty bezpośrednio związane ze zwolnieniem. Ustalono pewien algorytm kompilacji takich ksiąg i ich utrzymywania.

W jakim celu jest?

Akta osobowe jako takie są prowadzone w różnych celach. W ten sposób możliwe będzie rozwiązanie dość obszernej listy różnych zadań.

Główne zadania, które można rozwiązać przy pomocy wykwalifikowanego personelu, to:

Oprócz głównych zadań, które rozwiązuje obsługa personalna, istnieje również szereg różnych dodatkowych obszarów - w których również będą prowadzone prace.

Obszary te obejmują dziś:

Jednocześnie zadania dział kadr może się znacznie różnić w zależności od wielu różnych niuansów, specyfiki pracy samego przedsiębiorstwa.

Oprócz swoich głównych zadań związanych z prowadzeniem ewidencji personelu, jednostka ta może wykonywać inne polecenia od kierownictwa.

W każdym przypadku wszystko jest czysto indywidualne. Należy jednak pamiętać, że lista praw i obowiązków powinna zawierać zadania przydzielone przez kierownictwo.

Istnieje szereg ograniczeń nałożonych na prowadzenie takiej działalności. Wszystkie te muszą zostać sprawdzone z wyprzedzeniem. Zapobiegnie to wielu problematycznym sytuacjom w przyszłości.

Dokument ten zawiera obszerną listę artykułów, pod którymi należy prowadzić ewidencję.

Należy zauważyć, że taki proces oznacza nie tylko zgodność z normami Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, ale także szereg innych dokumentów regulacyjnych. Na przykład proces wydawania zeszytu ćwiczeń reguluje osobny NAP.

W większości przedsiębiorstw głównym zadaniem, które muszą rozwiązać oficerowie personalni, jest właśnie.

Zwykle jest to wymagane w przypadku zatrudnienia lub zwolnienia z takiego pracownika.

Główną NPA, w ramach której należy przeprowadzić wypełnianie pracy, jest Obejmuje wszystkie aspekty rachunkowości.

Oddzielnie należy zauważyć, że prawo pracy implikuje utworzenie szeregu dość konkretnych dokumentów.

Przede wszystkim dotyczy to, podobnie jak wielu innych artykułów.

Oddzielnie należy zauważyć, że oprócz prawidłowego wypełnienia takie dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas. Ten proces ma wiele różnych funkcji.

Ponadto konieczna jest znajomość przepisów prawa pracy nie tylko dla samego pracownika personelu, ale także dla zwykłego pracownika, który ubiega się o pracę.

Ponieważ w ten sposób będzie można samodzielnie sprawować kontrolę nad przestrzeganiem ich praw.

Jeżeli obywatel uważa, że ​​jego prawa zostały w jakikolwiek sposób naruszone, potrzebuje albo inspekcji pracy. Prawo pracy jest rozbudowane, w razie potrzeby warto zasięgnąć porady prawnej.

Jak samodzielnie prowadzić akta osobowe w LLC od podstaw?

Proces samodzielnego prowadzenia dokumentacji kadrowej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się z pewną specyfiką.

Istnieje dość duża liczba różnych subtelności, ważnych konkretnych punktów.

Co więcej, jeśli z jakiegoś powodu nie ma doświadczenia w prowadzeniu takich zapisów, lepiej skontaktować się ze specjalistami. Ponieważ na przykład popełnianie błędów przy wypełnianiu zeszytów ćwiczeń jest niedozwolone.

W związku z tym wypełnianie innych dokumentów związanych z kwestią personelu wiąże się również z pewnymi szczegółami.

Podobnie jest z . Takie dokumenty muszą być sporządzone w ramach Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Jeśli z jakiegoś powodu nie ma możliwości zatrudnienia wykwalifikowanego pracownika personelu, musisz najpierw przeanalizować następujące pytania:

• gdzie zacząć;
• instrukcja krok po kroku;
• Papierkowa robota;
• jakie czasopisma są wykorzystywane w pracy biurowej;
• niuanse dla IP.

Gdzie zacząć

Zarządzanie zasobami ludzkimi może odbywać się na wiele sposobów. Na ten moment Istnieje wiele różnych punktów bezpośrednio związanych z taką procedurą.

Istnieje kilka opcji tego typu:

• stworzenie obsługi personalnej, zatrudnienie wykwalifikowanego specjalisty;
• przekazać zarządzanie dokumentacją kadrową sekretarzowi lub księgowemu;
• współpraca z .

Samozarządzanie aktami kadrowymi jest często trudne. Jeśli planujesz samodzielnie prowadzić dokumentację personalną, zdecydowanie powinieneś zacząć od planowania.

W związku z tym konieczne będzie określenie szeregu ważnych punktów dla organizacji:

• ilu pracowników i jakie kwalifikacje należy zatrudnić;
• określone wymagania są ustalone dla różnych kategorii pracowników;
• Jak rekrutowani są nowi pracownicy?
• jakie koszty będą wymagane.

Po ustaleniu wszystkich wskazanych powyżej punktów konieczne będzie rozpoczęcie zapoznawania się z procedurą księgową, a także z listą wymaganych w tym przypadku dokumentów.

Temu ostatniemu trzeba będzie poświęcić szczególną uwagę. Ponieważ obecność błędów może powodować wiele wstydliwych momentów.

Instrukcja krok po kroku

Konieczne będzie rozpoczęcie od odpowiedniego zorganizowania obiegu dokumentów. Dotyczy to przede wszystkim:

lokalne reguły, zasady, prawo:

1. Zasady prowadzenia regulacji wewnętrznych w przedsiębiorstwie.
2. Podstawy pracy.
3. dla każdej kategorii pracowników.
4. Przepisy dotyczące ochrony pracy.
5. Inny.

• tabela kadrowa jest sporządzana dla każdego pracownika osobno;
• ustalany jest personel;
• opracowywane są standardowe formularze wniosków z pracownikami;
• wydawane są karty pracowników osobistych – w formie nr T2;
• standardowe zamówienia.

W rzeczywistości akta osobowe w każdym przedsiębiorstwie są oparte na wykazie dokumentów wskazanych powyżej. I to nie tylko w LLC, ale także w innych typach.

Dotyczy to również przedsiębiorców indywidualnych. Te wymagania nie są tak poważne, ale również są ustalone.

W miarę możliwości należy unikać typowych błędów w tym przypadku. Ponieważ może to prowadzić do poważnych kłopotów, pytania z inspekcji pracy.

Papierkowa robota

Wszystkie dokumenty, które należy sporządzić do ewidencji kadrowej, można podzielić na dwa rodzaje w zależności od rodzaju projektu:

Należy również zauważyć, że dokumenty drugiego typu mogą mieć wymagania dotyczące treści.

Wideo: jak zarejestrować pracownika

Ponownie konieczne jest dokonanie wstępnego przeglądu dokumentów legislacyjnych regulujących ten moment. Zapobiegnie to naruszeniom, uniknie problemów o innym charakterze.

Jakie dzienniki są wykorzystywane w pracy biurowej

W pracy biurowej należy bezwzględnie korzystać ze specjalnych dzienników.

Standardowa ich lista będzie zawierać następujące elementy:

• księgowanie dokumentów przychodzących i wychodzących;
• wysłane informacje;
• korespondencja przychodząca i wychodząca;
• inny.

Pełna lista wykorzystywanych czasopism może różnić się w zależności od dziedziny działalności przedsiębiorstwa, a także szeregu innych czynników.

Wszystkie te będą musiały zostać sprawdzone z wyprzedzeniem. Zapobiegnie to wielu trudnościom i trudnościom.

Niuanse dotyczące IP

Do dokumentacja Wszystkie operacje personalne w organizacji wymagają określonej wiedzy i umiejętności.

Praca biurowa w przedsiębiorstwie jest regulowana przez samodzielnie opracowaną i zatwierdzoną przez dyrektora instrukcję. Jest to wewnętrzny akt prawny i obowiązuje wszystkich pracowników podmiotu gospodarczego. Jest rozwijany i nadzorowany przez Dział Personalny.

Drodzy Czytelnicy! Artykuł mówi o typowych sposobach rozwiązywania problemów prawnych, ale każdy przypadek jest indywidualny. Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiąż dokładnie swój problem- skontaktuj się z konsultantem:

ZGŁOSZENIA I POŁĄCZENIA SĄ PRZYJMOWANE 24/7 i 7 dni w tygodniu.

Jest szybki i JEST WOLNY!

Ustawodawstwo wymaga przygotowania wielu dokumentów, które ustalają wszystkie strony stosunki pracy pracownik z pracodawcą.

Doświadczeni i początkujący oficerowie kadr powinni doskonalić swoje umiejętności. Aby im pomóc, powstały strony internetowe, na których prezentowane są kursy teoretyczne z zakresu zarządzania dokumentacją kadrową.

Dokumenty kadrowe odzwierciedlają działalność personelu, potwierdzają staż pracy pracowników, który odgrywa nadrzędną rolę przy obliczaniu emerytur. Zarząd odpowiada za fundusz dokumentowy przedsiębiorstwa.

Główne szczegóły pod kontrolą na papierze

Kompetentna organizacja ewidencji kadrowej wymaga znajomości ram regulacyjnych, śledzenia jego zmian, orientacji w stosowanych formach dokumentów.

W jakim celu jest?

Procedurę prowadzenia dokumentacji kadrowej reguluje prawo. W dużych przedsiębiorstwach z dużym personelem z reguły powstaje obsługa personalna. Jego pracownicy sporządzają odpowiednie dokumenty zgodnie z wymogami ram regulacyjnych Federacji Rosyjskiej.

Dokumenty mogą mieć ujednoliconą formę lub być opracowywane w przedsiębiorstwie i zatwierdzane w lokalnych aktach.

Zarządzanie ewidencją kadr to czynność mająca na celu opracowywanie i prowadzenie dokumentów związanych z księgowością personelu, godzinami pracy, naliczeniami płacowymi.

Kwestie kadrowe obejmują następujące elementy:

• rejestracja zatrudnienia;
• wewnętrzny przepływ pracowników;
• zwolnienie;
• regulacja relacji między menedżerem a pracownikami;
• organizacja procesu pracy;
• inni.

Właściwa organizacja ewidencji kadrowej przyczynia się do rozwiązania wielu problemów.

Jego główne cele przedstawiono w tabeli:

Kierunek pracy personelu	Zadania w toku
Księgowość i kontrola	rekrutacja, księgowość, zwalnianie pracowników.
Planowanie i regulacje	selekcja, transfer, adaptacja pracowników.
Raportowanie i analizy	badanie pracowników, ocena ich pracy; praca analityczna; sporządzanie raportu.
Koordynacja i informacja	szkolenie, edukacja, przekwalifikowanie personelu; przyjmowanie pracowników w sprawach urzędowych i osobistych; przetwarzanie pisemnych odwołań pracowników; działalność archiwalna i informacyjna.
Organizacyjno-metodologiczne	dokumentowanie pracy pracowników; pracować z personelem działów; planowanie i zarządzanie personelem.
film dokumentalny	prowadzenie akt osobowych, ksiąg pracy; sporządzanie zamówień, dokumentów do spersonalizowanej księgowości; rejestracja zwolnień chorobowych, świadectw emerytalnych itp.

W Moskwie i innych dużych regionach Federacji Rosyjskiej organizacje z oddzielnymi oddziałami mogą prowadzić akta osobowe online. W tym celu zostały opracowane odpowiednie programy, które umożliwiają wymianę dokumentów w formie elektronicznej.

Ramy prawne

Ramy prawne dotyczące zarządzania aktami kadrowymi zawarte są w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej.

Działalność tę reguluje szereg aktów prawnych:

• Instrukcje dotyczące wypełniania i stosowania podstawowych dokumentów do księgowości i wynagrodzeń (Uchwała Goskomstat nr 1 z dnia 05.01.04);
• ujednolicone dokumenty i wymagania dotyczące ich przygotowania (uchwała Gosstandart nr 65 z dnia 03.03.03);
• Standardowe instrukcje pracy biurowej dla federalnych władz wykonawczych (Rozporządzenie Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej nr 536 z dnia 08.11.05);
• Zasady pracy archiwów (decyzja Kolegium Archiwów Federalnych z dnia 06.02.02);
• Regulamin pracy urzędów federalnych władz wykonawczych (Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej nr 477 z 15.06.09);
• Ustawa o informacji, jej ochronie i technologia informacyjna nr 149-FZ z dnia 27 lipca 2006 r.;
• Ustawa o rozpatrywaniu wniosków obywateli rosyjskich nr 59-FZ z dnia 02.05.06;
• Ustawa o języku państwowym Federacji Rosyjskiej nr 53-FZ z dnia 01.06.05;
• Ustawa o sprawach archiwalnych nr 125-FZ z dnia 22 października 2004 r.;
• Prawo o tajemnica handlowa nr 98-FZ z dnia 29 lipca 2004 r.;
• Zamówienie na zeszyty ćwiczeń nr 117n z dnia 22.12.03;
• Dekret o przyjęciu instrukcji wypełniania pracy nr 69 z dnia 10.10.03;
• Uchwała w sprawie ksiąg pracy nr 225 z dnia 16 kwietnia 2003 r.;
• Instrukcje Sztabu Generalnego Sił Zbrojnych Federacji Rosyjskiej.

Wymagane dokumenty

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej zobowiązuje organizacje do posiadania własnych ramy prawne, który zawiera szereg obowiązkowych lokalnych dokumentów regulacyjnych.

Obejmują one:

Czarter	Główny dokument założycielski. Przeliterowane forma prawna przedsiębiorstwa, założyciele, dziedzina działalności, tryb zatrudniania i zwalniania kierownika, jego uprawnienia. Wiele regulacji wewnętrznych spółki tworzonych jest w oparciu o postanowienia Statutu.
Regulamin pracy (dalej – Regulamin)	Obecność dokumentu przewiduje art. 189, 190 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Ustanawia procedurę zatrudniania i zwalniania pracowników, prawa i obowiązki stron umowy, reżimy pracy i odpoczynku, system zachęt i kar oraz inne kwestie dotyczące stosunków pracy w przedsiębiorstwie. Dyrektor zatwierdza regulamin. Jeżeli w organizacji istnieje związek zawodowy, uwzględniane są jego opinie dotyczące przyjęcia dokumentu. W organizacjach, w których personel pracuje w nieregularnych godzinach, powinna istnieć Lista odpowiednich stanowisk i zawodów. Wydawany jest w formie załącznika do Regulaminu.
Instrukcje dotyczące ochrony danych osobowych	Zgodnie z art. 87 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej określa wymagania, które należy spełnić podczas przetwarzania informacje osobiste o pracownikach, zapewnienie ich ochrony, użytkowania, przechowywania. Za dane osobowe uważa się informacje o pojedynczym pracowniku, które są niezbędne pracodawcy do stosunków pracy. Pracownicy powinni zapoznać się z dokumentami, które określają tryb przetwarzania ich danych.
Rozporządzenie o ochronie pracy	Znajduje się w dziale personalnym. Każdy pracownik zapoznaje się z dokumentem. W przedsiębiorstwach zatrudniających powyżej 50 pracowników musi istnieć stanowisko specjalisty ds. ochrony pracy.
rozkład zmian	Stosowany w firmach rozkład zmian Praca. Dokument jest pilny i ważny przez określony czas według uznania pracodawcy.
Dokumenty dotyczące racjonowania siły roboczej	Odzwierciedlają one niezbędne koszty czasu na wytworzenie produktów (wykonywanie pracy) przez jednego pracownika lub grupę i ustanowienie na ich podstawie norm pracy.

Przepisy prawne

Po zaakceptowaniu kierownika ustalana jest liczba stanowisk potrzebnych do normalnego funkcjonowania organizacji. Biorąc pod uwagę uzyskane liczby, cykl produkcyjny i inne cechy działalności przedsiębiorstwa, jest przygotowywany.

Do sporządzenia dokumentu używa się zwykle standardowego formularza. Próbkę można pobrać bezpłatnie z Internetu. Pracodawca ma prawo do zmiany grafiku według własnego uznania.

W dokumencie stanowiska są uporządkowane hierarchicznie: od dyrektora do personelu pomocniczego. Dla każdego z nich wskazana jest liczba jednostek według stanu, wynagrodzenia i dodatków.

W kolejnym etapie ustalany jest harmonogram prac. Przedstawia harmonogramy pracy dla wszystkich pracowników. Jeśli są zmiany, tworzone są szczegółowe harmonogramy zmian. Dokument pokrótce opisuje wymagania dotyczące: wygląd pracownicy, zachowanie, codzienna rutyna itp.

Następnie opracowywana jest forma umowy o pracę. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę główne normy Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i wewnętrzne dokumenty regulacyjne firmy. Umowa o pracę jest zwykle sporządzana przez prawnika organizacji lub wykonawcę zewnętrznego.

Dokument musi zawierać następujące pozycje:

• informacje o osobie prawnej: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, imię i nazwisko oraz stanowisko kierownika;
• dane paszportowe pracownika;
• stanowisko pracownika, rodzaje umowy (na czas określony lub na czas określony) oraz miejsce pracy (główne lub dodatkowe);
• wykaz głównych obowiązków w odniesieniu do instrukcji dla tego stanowiska;
• informacje o wynagrodzeniach, dopłatach, świadczeniach, urlopach;
• harmonogram pracy, płatność za przetwarzanie;
• powody rozwiązania umowy i inne warunki;
• podpisy i dane stron, pieczęć firmowa.

Aby sprawdzić i zoptymalizować pracę oficerów personalnych, kierownictwo może przeprowadzić audyt wewnętrzny lub niezależny. Pomaga to zmniejszyć ryzyko kar administracyjnych, sporów i skarg ze strony pracowników.

Etapy organizacji zarządzania dokumentacją kadrową od podstaw

Do tworzenia dokumentacji personalnej wygodnie jest skorzystać z następujących instrukcji krok po kroku:

Przygotowanie niezbędnych	Aby zorganizować obsługę personelu, musisz najpierw kupić meble, sprzęt biurowy, artykuły papiernicze itp. Na pewno będziesz potrzebować programu personalnego, na przykład „1C: ZUP” i referencyjnego systemu prawnego. Dzięki temu pracownicy działu będą śledzić ostatnie zmiany prawo i będzie miał dostęp do niezbędnych dokumentów. Do przechowywania pracy i ważnych dokumentów potrzebny jest sejf.
Rejestracja głowy	Dyrektor jest dyrektorem wykonawczym każdej firmy. Podpisuje dokumenty. Aby dać mu wszystkie uprawnienia, zostaje zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Wydawane jest odpowiednie zarządzenie, którym sam się mianuje.
Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za prace kadrowe	W małej firmie funkcje te może pełnić szef. Jeżeli pracownik indywidualny wykonuje pracę biurową, zostaje z nim zawarta umowa o pracę. Na jego podstawie przygotowywane jest zamówienie. W przypadku przypisania obowiązków jednemu z zatrudnionych wcześniej pracowników sporządzana jest dodatkowa umowa i zlecenie.
Sporządzanie aktów wewnętrznych	Podpisywane są przez dyrektora i przechowywane w specjalnym folderze wraz z zamówieniami. Dokumenty lokalne obejmują dokumenty wymienione powyżej (sekcja „Akty prawne”).
Dokumentowanie przyjęcia personelu	Dla każdego pracownika powinieneś mieć folder do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z jego danymi i wykonywaną pracą (umowa o pracę, zlecenie przyjęcia, karta osobista).
Wypełnianie zeszytów ćwiczeń	Do tych dokumentów pracowników wprowadza się ewidencję przyjęć, przeniesień, zachęt itp. Pracodawca ma obowiązek rozpocząć nową książkę dla pracownika, który nigdy wcześniej nie pracował. Praca i dziennik ich rejestracji znajdują się w działach papierniczych. Dokumenty te należy przechowywać w sejfie.

Ta instrukcja jest odpowiednia również dla manekinów, którzy nie mają doświadczenia w tej kwestii.

Jak jest księgowość

Aby prowadzić ewidencję, musisz odpowiednio zorganizować obieg dokumentów.

Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

• rozwijać wewnętrzną Ramy prawne;
• przygotować tabelę kadrową dla każdej jednostki państwowej;
• dokonać regularnych ustaleń;
• przygotowujemy umowy o pracę;
• opracować formularze dla personelu;
• wydawać karty T-2;
• zatwierdzać formularze aplikacyjne dla pracowników;
• przygotowujemy zamówienia wewnętrzne.

Wszystkie działania personelu muszą być potwierdzone. Ich lista jest ustalona w regulaminie.

Dodatkowe punkty

Rozliczanie personelu od podstaw zaczyna się od przyjęcia personelu. Ważne jest, aby prawidłowo aplikować na kandydatów do pracy, przygotować niezbędną dokumentację.

Rekrutacja i święta

Jednym z obowiązkowych standardowych dokumentów, które muszą istnieć w przedsiębiorstwie, jest tabela personelu (formularz T-3).

• lista podziały strukturalne i stanowiska;
• liczba jednostek personelu dla każdego stanowiska;
• pensje, premie za stanowiska;
• lista płac organizacji.

Podpodziały są wskazane w dokumencie w kolejności ich znaczenia dla pracy organizacji. W ich ramach należy również podać stanowiska pracowników według ważności. Tytuły stanowisk w umowach o pracę i na listach pracowników muszą być zgodne.

Rekrutacja jest formą grafiku z pełnymi nazwiskami pracowników wpisanymi zgodnie z zajmowanym stanowiskiem.

Harmonogram urlopów (np. T-7) odzwierciedla informacje o czasie przyznania urlopów rocznych wszystkim pracownikom. Kompilowane przez rok. Zatwierdza ją dyrektor w porozumieniu z organem związkowym. Dokument musi być wystawiony co najmniej 2 tygodnie przed nowym rokiem. Wprowadzone w nim dane są wiążące zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Wyjątkiem są beneficjenci.

Harmonogram zawiera następujące szczegóły:

• Nazwa oddziału;
• Stanowisko;
• Imię i nazwisko oraz numer personalny pracownika;
• liczba dni urlopu;
• terminy wyjazdu na wakacje zgodnie z planem i stanem faktycznym;
• podstawy do odroczenia urlopu, przewidywany termin.

Na 2 tygodnie przed urlopem pracownik jest o tym informowany. Wydawane jest polecenie, z którym pracownik jest zapoznawany z podpisem. W listopadzie można przygotować zamówienie dla wszystkich kierowników działów, zobowiązujące ich do przedłożenia grafików urlopowych do działu księgowości przed 1 grudnia. Ułatwi to przygotowanie ogólnego harmonogramu.

Rejestracja pracowników

Pełnoprawna praca organizacji zaczyna się od rekrutacji pracowników. Obsadzaniu wakatów towarzyszy dokumentacja.

Obowiązki HR Officer przy zatrudnianiu pracowników są następujące:

• rejestracja w specjalnym dzienniku wniosku od wnioskodawcy;
• zapoznanie początkującego z aktualnymi instrukcjami i aktami lokalnymi;
• zawarcie umowy o pracę i kontrola jej podpisania przez strony;
• wydanie pracownikowi kopii umowy i umieszczenie notatki o niej na papierze firmowym organizacji;
• wykonanie i zarejestrowanie zamówienia w księdze;
• wypełnienie karty imiennej, złożenie dokumentów w sprawie (oświadczenia, kopie pism osobistych, zamówienia, umowy);
• przekazanie dokumentów płatnikowi do listy płac pracownikowi.

Budując system zarządzania dokumentacją kadrową należy wstępnie zdecydować, jakie dokumenty należy sporządzić, a które są potrzebne do konkretnego obszaru działalności.

Wymagane dokumenty obejmują:

• zamówienia dla personelu (do przyjęcia, przeniesienia itp.);
• zamówienia personalne (na wakacje, premie, wyjazdy służbowe itp.);
• karty T-2;
• Praca;
• umowy;

Inne wymagane dokumenty obejmują:

• personel;
• stanowisko na OT;
• dziennik podróży;
• zasady porządku wewnętrznego;
• inni.

Opisy stanowisk i CAO nie są wymagane, ale prawie każdy pracodawca ma te dokumenty.

Po ustaleniu wykazu obowiązkowej dokumentacji należy zapoznać się z dokumentami statutowymi. Na ich podstawie należy opracować inne dokumenty. Ich lista zależy od charakteru działalności osoby prawnej i charakterystyki warunków pracy. Na przykład, jeśli konieczne jest zapewnienie pracownikom mundurów i ŚOI, konieczne jest sporządzenie zarządzenia w sprawie trybu i warunków ich wydawania, którzy pracownicy ich potrzebują.

Odszkodowania i świadczenia za pracę w szczególnych warunkach muszą być udokumentowane: w branżach niebezpiecznych, pracy nieregularnej, nocnej itp. Ponadto sporządzają Regulamin prowadzenia ewidencji osobowej. Odzwierciedla listę dokumentów niezbędnych do pracy organizacji, procedurę ich wykonywania i przechowywania.

Ustawodawstwo nie zobowiązuje do opracowania takiego Rozporządzenia, jednak znacznie ułatwi pracę funkcjonariuszy kadrowych. Pracować w nowa organizacja najpierw przyjmuje się dyrektora, potem rekrutuje resztę personelu.

Skład i liczba wymaganych stanowisk odzwierciedla tabelę obsadową. Regulamin odzwierciedla wszystkie harmonogramy pracy, wymagania dotyczące pracowników itp. Standardowa umowa o pracę jest opracowywana na podstawie norm Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

Przed użyciem dzienników księgowych należy je przygotować: ponumerowane arkusze, zszyte, zapieczętowane. Kartka papieru jest przyklejona na ostatnim arkuszu oprogramowania układowego. Wskazana jest na nim liczba stron, podpisuje dyrektor lub odpowiedzialny wykonawca i umieszczana jest pieczęć. Na pierwszej stronie czasopisma wpisz nazwę organizacji i datę rozpoczęcia jej prowadzenia.

Jednym z najważniejszych dokumentów akt kadrowych jest książeczka pracy. Do ich utrzymania w zamówieniu wyznaczana jest osoba odpowiedzialna, która je wypełnia i odpowiada za ich bezpieczeństwo.

FAQ

Organizacja dokumentacji personalnej ma pewne subtelności i niuanse:

Nakaz odzyskania środków	Procedura nie znajduje odzwierciedlenia w przepisach. Zwykle składa się z następujących kroków: Studium aktualnych przepisów. Ustalenie listy wymaganych dokumentów. Opracowanie planu przyszłej pracy organizacji. Identyfikacja osób odpowiedzialnych za dokumenty. Formowanie personelu. Sprawdzenie poprawności przyjmowania pracowników, relokacji, zmian personalnych, zwolnień. Ustalenie legalności reżimu pracy w przedsiębiorstwie.
Cechy indywidualnych przedsiębiorców z pracownikami	Przedsiębiorca zatrudnia pracowników według standardowego scenariusza. Umowa zawierana jest w kilku etapach: Uzyskanie niezbędnych dokumentów. Złożenie wniosku. Sporządzenie i podpisanie umowy. Formowanie nakazu przyjęcia. Założenie karty T-2. Dokonywanie wpisu w pracy. Zatrudnienie obywateli mówiących po angielsku ma swoje własne cechy.
Zarządzanie małą firmą	W tych organizacjach sprawami personalnymi może zajmować się sam kierownik lub specjalny dział. Pracodawca może zlecić księgowość personalną. Wszystkie problemy zostaną rozwiązane przez wyspecjalizowaną organizację zewnętrzną. Trudności z obiegiem dokumentów pojawiają się, gdy organizacja jest duża, posiada jednostki strukturalne i dużą ilość dokumentacji. W takim przypadku odpowiedzialność za przekazanie dokumentów może zostać przypisana kurierowi. Jednocześnie przedstawiciele organizacji realizującej często nie odwiedzają biura klienta, tj. praca jest wykonywana całkowicie zdalnie.
Uproszczenie rachunkowości w mikrofirmach	Wszystkie warunki pracy ustalane są w porozumieniu z pracownikiem. W 2019 roku szefowie tych firm oraz indywidualni przedsiębiorcy mają prawo odmówić sporządzenia lokalnych przepisów. W ciągu 4 miesięcy od momentu utraty statusu mikroprzedsiębiorstwa kierownictwo jest zobowiązane do wystawienia „tradycyjnej” dokumentacji kadrowej.

Ewidencja personelu powinna być prowadzona w każdym przedsiębiorstwie, niezależnie od formy własności i liczby pracowników. Liczba pracowników nie wpływa na prowadzenie ewidencji kadrowej. Wszystkie organizacje podlegają tym samym wymogom, opartym przede wszystkim na: Kodeks pracy RF. Dlatego firmy, które właśnie się zarejestrowały, powinny być dobrze zorientowane w prawo pracy i kompetentnie prowadzić interesy.

Po co to jest

Żadne, nawet najbardziej zaawansowane technologicznie przedsiębiorstwo nie może obejść się bez pracowników. Dlatego ich ruch musi być kontrolowany.. Organizacja kontroli kwalifikowanej nad personelem przedsiębiorstwa jest jednym z głównych zadań kierownika.

Rachunkowość personalna to zbiór procedur, zagadnień organizacyjnych związanych z monitorowaniem wszelkich działań personelu przedsiębiorstwa. Ten rodzaj działalności pozwala jasno regulują wszelkie relacje między pracodawcą a pracownikami organizacji.

Każdy przepływ pracowników w organizacji musi być udokumentowany. Zarządzanie dokumentacją pracowniczą zapewnia prawną rejestrację stosunków pracy między organizacją a jej pracownikami.

Rosyjskie ustawodawstwo zobowiązuje do kontrolowania personelu w każdym przedsiębiorstwie. W zależności od liczby pełnoetatowych pracowników w organizacji może pracować jeden oficer personalny lub cały dział. Również liczba menedżerów HR zależy od specyfiki firmy. Przedsiębiorstwa ze szkodliwymi, niebezpiecznymi warunkami pracy wymagają bardziej kłopotliwej księgowości, dlatego w państwie będzie więcej oficerów kadrowych.

Jeśli nie wejdziesz w małe niuanse, ogólnie rachunkowość personalna rozwiązuje następujące zadania:

Każda organizacja ma prawo nadać pracownikom działu personalnego pewne uprawnienia. Obowiązki funkcjonalne mogą się różnić w zależności od składu ilościowego i charakterystyki firmy.

Instrukcje krok po kroku dotyczące organizacji księgowości od podstaw

Organizując przedsiębiorstwo, jego odpowiedzialni pracownicy stają przed trudnym zadaniem - Ustanowienie przepływu pracy wraz ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami.

Zależy to w dużej mierze od kwalifikacji personelu. Dlatego osoba, która dobrze zna rosyjskie prawo pracy i ma doświadczenie w takiej pracy, powinna zostać wyznaczona na stanowisko osoby odpowiedzialnej za dokumentację kadrową.

Na początkowym etapie wspólnie z szefem firmy trzeba ustalić listę opcjonalnej, ale niezbędnej do pracy dokumentacji.

Przed sporządzeniem planu działań w zakresie organizacji przepływu pracy kierownik HR lub inna osoba odpowiedzialna za współpracę z jednostkami pracowniczymi powinna zapoznać się z aktualnymi ramami prawnymi i dokumentami założycielskimi przedsiębiorstwa. Zgodnie z nimi sporządzana jest cała dokumentacja kadrowa.

Instrukcja krok po kroku dotycząca tworzenia akt osobowych od podstaw składa się z następujących kroków:

1. Zatrudnienie lidera. Ten punkt jest pierwszy, ponieważ wszystkie regulaminy pracy, umowy, personel i inne obowiązkowe dokumenty muszą być podpisane przez osobę odpowiedzialną, którą jest dyrektor lub upoważniony organ.
2. Następnie konieczne jest sformowanie regulaminu wewnętrznego.
3. W trzecim etapie stół kadrowy jest gotowy.
4. Zgodnie z rosyjskim ustawodawstwem sporządzana jest przykładowa umowa o pracę.
5. Przed zatrudnieniem personelu konieczne jest opracowanie zgody pracownika na udostępnienie danych osobowych, a także postanowienia o ich ochronie.
6. Oficjalna rejestracja pracowników poprzez zawieranie umów.
7. Opracowanie zamówień na odpowiedzialność, przepisy dotyczące ochrony pracy i inną dokumentację.

Po przyjęciu wszystkich pracowników do stanu dział personalny zaczyna pracować normalnie. Główną zasadą jest, że każde zdarzenie związane ze stosunkiem pracy jest dokumentowane w dokumentacji podstawowej.

Zasady przygotowania, wykonania, podpisywania dokumentów są regulowane wewnętrznymi instrukcjami przedsiębiorstwa. Za wszystkie prace biurowe związane z personelem odpowiada kierownik personalny lub inny pracownik, któremu powierzono funkcje prowadzenia dokumentacji kadrowej.

Wymagane dokumenty

Dla organizacji regularnej kontroli konieczne jest prowadzenie dokumentacji w aktach kadrowych. Jest to zestaw zamówień, notatek i innych rzeczy, które rejestrują wszystkie relacje robocze w firmie między administracją a pracownikami.

Prawna kontrola personelu zapewnia rejestracja prawna i wzmocnienie stosunków pracy między pracodawcą a personelem.

Nie jest prawnie zabronione sporządzanie dokumentów wewnętrznych w przedsiębiorstwie dla wygody pracy z personelem. Ich wielkość i konstrukcja zależy od specyfiki instytucji.

Na poziomie legislacyjnym wymagane są następujące regulacje:

• wewnętrzne przepisy pracy (PWTR). Regulują rejestrację wszystkich stosunków pracy w organizacji: zatrudnianie i zwalnianie, zawieranie umów o pracę oraz rozwiązywanie sporów. Na jej podstawie tworzą się obowiązki służbowe pracowników, ich harmonogram pracy z jasno określonymi czasami pracy i przerw. Obecność zasad jest obowiązkowa na mocy Kodeksu pracy;
• harmonogram zatrudnienia. Ustala liczbę pracowników, odzwierciedla strukturę przedsiębiorstwa. Zawiera listę wszystkich dostępnych stanowisk oraz odpowiadające im pensje i dodatki. Z listy pracowników możesz uzyskać informacje o dostępnych wakatach. Harmonogram wchodzi w życie po podpisaniu przez kierownika lub upoważniony przez niego organ;
• umowa o pracę. Dokument ten jasno określa wszelkie stosunki pracy pomiędzy pracodawcą a jednostkami pracowniczymi. Wyraźnie określa obowiązki zawodowe pracownika, prawa i obowiązki stron oraz Postanowienia ogólne. Treść umowy o pracę musi być w pełni zgodna z wymogami Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, art. 56;
• karty osobiste. Ten dokument zawiera wszystkie informacje o pracowniku. Można to również nazwać sprawą osobistą. Brak jest jasnych przepisów prawnych dotyczących zasad prowadzenia spraw osobistych. Najważniejsze jest, aby wszystkie informacje o ruchu, urlopach, zachętach dla pracowników itp. były wpisane do karty. Sprawa powstaje kosztem danych osobowych, zdjęć i kopii dokumentów towarzyszących;
• nakazy związane z zatrudnieniem, zwolnieniem lub przejściem do innej pracy, udzielenie urlopu;
• harmonogram wakacji. Sporządza się go z uwzględnieniem życzeń pracowników, opinii organizacji związkowej oraz praw przysługujących niektórym kategoriom pracowników;
• karta czasu pracy. Wydawany jest w celu kontroli faktycznego czasu przepracowanego przez każdego pracownika. Jest to szczególnie istotne w przypadku pracowników o elastycznych harmonogramach;
• książeczki pracy. Rejestrują całkowite doświadczenie zawodowe danej osoby. Zgodnie z art. 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej należy go przedstawić pracownikom w przypadku przestępstwa przy pracy. Księgi zatrudnienia są przechowywane i wypełniane zgodnie z Instrukcją zatwierdzoną przez Ministerstwo Pracy Federacji Rosyjskiej;
• nakazy ochrony pracy;
• rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Ten wymóg prawa jest bardzo często naruszany przez pracodawcę. Obowiązkowa obecność przepisu jest określona w ustawodawstwie federalnym i kodeksie pracy.

Prowadzenie, wypełnianie i przechowywanie wszelkiej dokumentacji personelu musi odbywać się w sposób odpowiedzialny.

W przypadku braku obowiązkowych dokumentów lub ich nieprawidłowego utrzymania przewidziana jest odpowiedzialność administracyjna. Wysokość grzywny za osoby prawne może osiągnąć 50 tysięcy rubli.

Przywracanie akt osobowych

Nie zawsze jest możliwe prawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowej. Powodów jest kilka:

• brak wykwalifikowanego oficera kontroli personelu;
• obsługa personalna nie została utworzona w organizacji, a pracownik, któremu powierzono „obciążenie” zarządzania dokumentacją kadrową, fizycznie nie poradził sobie z przydzielonymi obowiązkami;
• kierownictwo firmy nie zwróciło należytej uwagi na ten dział i podobne powody.

Jeśli akta osobowe są w złym stanie, można je przywrócić. Im dłużej nie wykonano normalnej pracy, tym trudniej będzie ją wykonać. Najpierw musisz znaleźć doświadczonego, odpowiedzialnego pracownika, który dobrze zna rosyjskie prawo pracy.

Odzyskiwanie przebiega w następujących krokach:

1. Staranne przestudiowanie dostępnych dokumentów i sortowanie ich według podziałów i chronologii. Analizę należy rozpocząć od dokumentacji statutowej od momentu otwarcia firmy, następnie należy bezpośrednio sprawdzić dokumentację kadrową.
2. Sprawdzane jest istnienie dokumentów niezbędnych do prowadzenia rachunku.
3. Sprawdzenie zawartości istniejącej dokumentacji. Powinieneś zacząć od zeszytów ćwiczeń. Muszą zawierać zapis o początku stosunku pracy.
4. Przeprowadzana jest analiza zgodności zawartości tabeli kadrowej, umów o pracę i kart płac. Czy obliczenia przeprowadzono na podstawie karty czasu pracy.
5. Dowiedz się, jak wypełnić prawidłowe formularze. Czy są wszystkie niezbędne notatki do pracy w dni wolne lub weekendy, czy uzyskano zgodę pracownika, czy te działania są skoordynowane z organizacją związkową.
6. Sprawdzenie harmonogramu wakacji i uwzględnienie go w grafiku.
7. Analiza kadrowa. Wszelkie zmiany zawodów, dodatków, wakatów powinny znaleźć odzwierciedlenie w nowej tabeli kadrowej.
8. Zaczynamy badać dostępność umów o pracę, zleceń i innych dokumentów.
9. Opracowujemy etapowy plan przywracania dokumentów. Zacznijmy odzyskiwanie.

Pracownik przydzielony do tak złożonego obszaru musi, po zapoznaniu się ze stanem dokumentacji, zaakceptować sprawy. Na tym etapie opisuje jakie konkretnie dokumenty iw jakim stanie przyjął. Dopiero wtedy zaczyna się powrót do zdrowia.

Powinien zaczynać się od przywrócenie umów o pracę. Może być trudno wytłumaczyć pracownikom konieczność podpisywania umów, zamówień „przestarzałych”, jeszcze trudniej zaprosić pracownika niepracującego do firmy do kompletowania dokumentów.

W aktach osobowych ważna jest chronologia wydarzeń. Możesz spróbować podsumować umowa o pracę od aktualnej daty i wskazać w nim faktyczną datę przyjęcia do pracy. Jednak Inspekcja Pracy, taki dokument nie zostanie uznany za prawidłowo wykonany.

Dlatego też, aby uniknąć nałożenia wysokich kar, należy terminowo załatwić wykonanie dokumentacji kadrowej.

Czy jest to konieczne dla małych organizacji?

W każdym przedsiębiorstwie, nawet jeśli ma tylko jednego pracownika najemnego, konieczna jest kontrola personalna. Bez względu na formę opodatkowania, rodzaj działalności czy specyfikę produkcji, musi być obecna osoba odpowiedzialna za kompletność i poprawność ewidencji dokumentacji księgowej. Ten wymóg rosyjskiego prawa pracy dotyczy przedsiębiorców indywidualnych (IP).

Oznacza to, że jeśli pracownik pojawia się w państwie, indywidualny przedsiębiorca musi prowadzić dokumentację kadrową. Jeżeli indywidualny przedsiębiorca prowadzi swoją działalność samodzielnie, akta personalne nie są potrzebne.

Zarządzający ma prawo do samodzielnego wyboru sposobu sprawowania kontroli:

• na własną rękę. W tym celu zatrudniany jest specjalista o odpowiednich kwalifikacjach;
• zaangażowanie organizacji zewnętrznych świadczących usługi outsourcingowe;
• korzystanie z płatnych usług internetowych.

Za niewłaściwą rejestrację personel Indywidualny przedsiębiorca może ponosić zarówno odpowiedzialność administracyjną, jak i karną..

Lista wymaganych dokumentów do prowadzenia jest taka sama zarówno dla indywidualnego przedsiębiorcy, jak i osoby prawnej.

Różnice pojawiają się, gdy indywidualny przedsiębiorca po raz pierwszy zostaje pracodawcą. Musi zarejestrować się w lokalnych władzach:

• w Funduszu Emerytalnym w terminie 30 dni od dnia stawienia się pierwszego pracownika;
• w Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu 10 dni.

Niespełnienie tego wymogu pociąga za sobą surowe kary ze strony organów kontrolnych.

Programy ułatwiające prowadzenie dokumentacji kadrowej

Jeśli w państwie jest tylko jeden pracownik, ewidencja kadrowa nie jest trudna. Ustawodawstwo nie ogranicza liczby pracowników indywidualnego przedsiębiorcy. Dlatego wraz z rozwojem biznesu wymagana będzie automatyzacja przepływu pracy.

Przedsiębiorca ma prawo samodzielnie wybrać specjalny program. W Ostatnio najczęściej używane oprogramowanie „1C: Wynagrodzenie i personel”. Pomaga zautomatyzować nie tylko zarządzanie ewidencją kadrową, ale także ułatwia prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Oprócz tego programu przedsiębiorca może wykorzystać następujące platformy do automatyzacji pracy z personelem:

• Kors-Kadry;
• Ramki Plus;
• Dział Personalny;
• Pracownicy firmy i inni.

Opracowano wiele programów. Niektóre są płatne, ale umożliwiają przeglądanie wersji do recenzji, inne są całkowicie bezpłatne, ale mają szereg ograniczeń. Istnieje kilka programów w „chmurze”, których korzystanie wymaga miesięcznej opłaty.

Należy zauważyć, że żaden program nie zdejmuje odpowiedzialności za prawidłowe wykonanie i wypełnienie dokumentów. Oprogramowanie upraszcza pracę i udostępnia szablony większości wymaganych dokumentów.

Rachunkowość personalna ma ogromne znaczenie dla funkcjonowania każdej organizacji. Pozwala jasno śledzić chronologię wszelkich wydarzeń w pracy, chronić prawa zarówno pracowników, jak i administracji firmy. Obsługa personalna jest twarzą przedsiębiorstwa poprzez pracę, która jest oceniana na podstawie działalności firmy jako całości.

W tym filmie wizualne i szczegółowe instrukcje o tym, jak krok po kroku uporządkować dokumentację kadrową w organizacji.