Belső személyzeti audit. HR audit – mi ez? Rendeljen személyi auditot

A személyzeti audit viszonylag új irány a személyzeti menedzsment területén. Fiatal kora ellenére ez az irány általánossá vált azoknál a komoly cégeknél, amelyek kiemelt figyelmet fordítanak a személyi iratkezelésre. A HR-ellenőrzés koncepciója a HR szolgáltatásokhoz a számviteli osztálytól érkezett, és egy független audit személyi dokumentumok. Csak az ezen a területen nagy tapasztalattal rendelkező szakembereket szabad engedélyezni ehhez az eljáráshoz, mivel a munka fontos és felelősségteljes. Ez felveti azt a kérdést, hogy hogyan válasszunk könyvvizsgálati szolgáltatásokat, weboldalunk miben tud ebben segíteni. Tudja meg a válaszokat alább.

Mit kell tartalmaznia a KDP audit szolgáltatásnak?

A KDP audit szolgáltatásai nem egy konkrét művelet, hanem tevékenységek egész sora, amelyek célja az üzleti személyzet dokumentációjának alapos független ellenőrzése. Ennek a komplexumnak a következőket kell tartalmaznia:

• dokumentumok ellenőrzése a munkaügyi és levéltári jogszabályoknak való megfelelés érdekében;
• a szervezet belső helyi szabályzatainak ellenőrzése a követelmények betartására;
• linkek biztosítása minden szokásos cselekményhez, amelyek szerint a súlyos jogsértéseket rögzítik;
• részletes ajánlások adása a megállapított jogsértések kijavítására vonatkozóan;
• az aktuális helyzet független értékelésének lefolytatása a vállalati személyi dokumentumáramlással.

Ezenkívül a vállalat HR-nyilvántartásainak auditálása során prioritásként kell kezelni a következő műveleteket a HR-nyilvántartásokkal kapcsolatos problémák megoldása érdekében. Ez egy integrált megközelítés, amely lehetővé teszi az összes jogsértés gyors azonosítását és ajánlások fogadását azok megszüntetésére, és mindezt egy fizetésért.

A HR audit típusai

A helyzet súlyosságától függően a jelenleg létező kétféle ellenőrzés egyikét kell választani:

standard audit. Ez egy olyan intézkedéscsomag, amelynek célja a személyzeti dokumentáció és szabályzat ellenőrzése, majd szakértői értékelés és ajánlások megfogalmazása a feltárt jogsértések kijavítására. A standard audit magában foglalja a dokumentumok jogi követelményeknek való megfelelésének ellenőrzését, a személyzeti dokumentumok ellenőrzését, valamint egy egyeztető táblázat kialakítását, amelyben rögzítik a javítandó dokumentumokat és aktusokat.

Haladó audit. Ez egy kiterjedtebb intézkedéscsomag, amely a fent említett intézkedéseken kívül magában foglalja az ellentmondások okainak elemzését, valamint a lehetséges következmények listájának összeállítását, amelyek akkor fordulnak elő, ha figyelmen kívül hagyják a jogsértések kijavításának szükségességét. .

Természetesen a haladó auditálás előnyben részesített szolgáltatás, és lehetőség szerint ezt kell választani.

Hogyan válasszunk képzett könyvvizsgálót?

Ebben a rovatban a HR audit szakértők javaslatainak széles skáláját találja. Csinálni jó választás előadó, ügyeljen a következő tényezőkre:

Portfólió - segítségével meghatározható a professzionalizmus szintje és a nyújtott szolgáltatások minősége.

Az audit egy szervezet, rendszer, folyamat, projekt vagy termék tevékenységének független értékelésére szolgáló eljárás a kockázatok és konfliktushelyzetek azonosítása érdekében. Az audit lehet belső, amikor azt maga a szervezet végzi, és külső, amikor külső szakértőket vonnak be szerződéses alapon a vállalat egy adott területén végzett tevékenységek értékelésére. Leggyakrabban az "audit" kifejezést a vállalatok pénzügyi kimutatásainak ellenőrzésével kapcsolatban használják, de vannak más típusok is, például a személyzeti audit. Sokan hallották ezt a kifejezést, de nem tudják, mi ennek az eljárásnak a lényege. Ma kifejezetten a személyi dokumentáció ellenőrzéséről lesz szó, elmondjuk, miért van rá szükség, mikor és ki végzi el.

Miért van szükség HR auditra?

Azonnal el kell mondanunk, hogy a személyzeti audit nem kötelező esemény, és nem túl gyakran hajtják végre. Úgy gondoljuk azonban, hogy ezt az eljárást a következők esetében kell végrehajtani:

— előkészítés a munkaügyi, levéltári, nyugdíj-, migrációs stb. előírásoknak való megfelelés ellenőrzésére;

- egy adott helyzettel kapcsolatos kockázatok felmérése (olyan kockázatok, amelyek felmerülhetnek a szabályozó hatóságok ellenőrzése során, munkaügyi vita bírósági tárgyalása során, szakszervezeti ellenőrzés során stb.);

– a HR-szakértők professzionalizmusának javítása (képzés az elkövetett jogsértésekről);

- a HR osztály dolgozóinak szakmai felkészültségének felmérése;

- intézkedési terv kidolgozása az elkövetett jogsértések kijavítására;

— a személyzeti szolgálat munkájának optimalizálása (költségek minimalizálása, elszámoltatási rendszer kiépítése, jutalmazás stb.).

Ezenkívül az ellenőrzés segít a személyi dokumentumok állapotának értékelésében és elemzésében a dokumentumok átszervezése, a vezetés megváltoztatása (beleértve a személyzeti osztály vezetését), a személyzeti osztály (HR) alkalmazottainak elbocsátása (felvétele) során.

Önállóan csinálja vagy kiszervezi?

Ismételjük, hogy személyi auditot végezhet önállóan, vagy igénybe veheti külső cégek szolgáltatásait is, hiszen van belőlük kellő szám és van miből válogatni. A személyi audit ugyanakkor nagyon felelősségteljes ügy, mert közvetlenül kapcsolódik a cég bizalmas dokumentumaihoz.

Ha külső auditor kiválasztását tervezi, fontos, hogy a szolgáltatást képzett szakemberek biztosítsák, akik több mint egy éve dolgoznak ezen a területen. Kérdezze meg, hogy a könyvvizsgáló cég milyen gyakran nyújt szolgáltatásokat a személyi nyilvántartások kezelésének ellenőrzésére, vannak-e ügyfelei között olyan szervezetek, amelyek tevékenységüket tekintve hasonlóak az Önéhez. Ne feledje, hogy egy jó hírű, HR-auditokat kínáló és szakembereket foglalkoztató tanácsadó cég szolgáltatásai nem lehetnek olcsók.

A külső szervezet által végzett HR-audit sikere attól is függ, hogy a vállalat milyen módon készül az auditorokkal való együttműködésre. Ezért leggyakrabban az audit megkezdése előtt munkacsoportot hoznak létre, amely az audit elvégzésére meghívott cég képviselőiből és az ügyfél cég képviselőiből áll. A meghívott könyvvizsgálók összetételét és létszámát nagymértékben meghatározza a soron következő munka időzítése és terjedelme, de mindenképpen szükséges az ügyvédek és a dokumentációtámogatással foglalkozó szakemberek közreműködése.

Ha nem kíván külső szakértőket bevonni, és ehhez nincs finanszírozás, lehetőség van saját személyi audit elvégzésére. Az intézmény személyzeti szolgálatának dolgozóinak megfelelő feladatot kijelölve azonban nem szabad elfelejteni, hogy nem mindig készek objektív értékelést adni az aktuális helyzetről, hiszen ténylegesen ellenőrizni fogják a munkájukat. Sőt, a személyzet tagjai „hunyhatnak szemet” egyes hibák előtt, mivel ki kell javítaniuk azokat.

Úgy gondoljuk, hogy ha ennek ellenére a belső ellenőrzés mellett döntenek, akkor a legjobb egy kis ellenőrzést létrehozni szerkezeti felosztás ehhez, vagy egy bizottsághoz, amelyben kell lennie egy olyan szakembernek, aki érti a munkajogot és a személyi nyilvántartás kezelését, de nem függ azoktól a személyektől, akiknek a munkáját ellenőrizni fogja, például egy ügyvéd.

A személyzeti dokumentáció ellenőrzésének szabályozási kerete

Először is megnevezzük azokat a főbb előírásokat, amelyeket be kell tartani a személyzeti dokumentáció ellenőrzésekor. A főbbek a következők:

- Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i N 225 „A munkafüzetekről” szóló rendelete (a munkakönyvek karbantartására és tárolására vonatkozó szabályokkal együtt);

- Az Orosz Föderáció Munkaügyi Minisztériumának 2003. október 10-i N 69 rendelete "A munkafüzetek kitöltésére vonatkozó utasítások jóváhagyásáról" (a továbbiakban - a munkafüzetek kitöltési útmutatója);

- Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004.05.01-i N 1 rendelete "A munkaerő elszámolására és annak kifizetésére vonatkozó elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáinak jóváhagyásáról" (a továbbiakban - N 1 rendelet);

- Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-i N 558 rendelete „Az állami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenysége során keletkezett szabványos közigazgatási levéltári dokumentumok jegyzékének jóváhagyásáról, feltüntetve a tárolási időszakokat ";

– A személyes adatokról szóló, 2006. július 27-i N 152-FZ szövetségi törvény;

— GOST R 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszerek. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények”;

- Munka törvénykönyve.

Ezen túlmenően kellő számú tanszéki szabályzat szabályozza az irodai munkát, a személyi akták vezetésének rendjét vagy egyéb szempontokat. munkaügyi kapcsolatok. Ezeket a cselekményeket a személyzeti dokumentációk vizsgálatakor is tanulmányozni és alkalmazni kell.

Mit ellenőrizünk?

Nem foglalkozunk azzal, hogy egy tanácsadó szervezet hogyan végez ellenőrzést polgári jogi szerződés alapján, hanem a belső ellenőrzésre helyezzük a hangsúlyt. A végrehajtás sorrendje a céloktól függ. Ellenőrizheti a személyzeti dokumentumok összes referencia- és kivitelezési területét, vagy csak egy területet, például a munkaszerződéseket. Mindenesetre az első lépés az ellenőrzés megkezdése felé az ellenőrzés lefolytatására vonatkozó utasítás kiadása lesz, amellyel felügyelőt neveznek ki, vagy ellenőrző bizottságot hoznak létre. A megrendelésben megadhatja a csekk tárgyát.

hozzuk példaértékű minta rendelés.

Önkormányzati költségvetési oktatási intézmény

"N 72-es középiskola"

Rendelés: N 42

személyi audit lefolytatásáról

A HR osztály munkájának javítása és a személyi nyilvántartások nem megfelelő vezetésével járó kockázatok minimalizálása érdekében,

Rendelek:

1. Munkaviszony nyilvántartásba vétele és éves fizetett szabadság biztosítása témakörben belső személyi ellenőrzés elvégzése 2012. május 28-tól június 5-ig.

2. Az Ellenőrző Bizottság elnökévé A. G. Volkovát, az oktatási munkáért felelős igazgatóhelyettest nevezi ki.

3. Tartalmazza a jutalékba:

- O. L. Zolotov adminisztratív és gazdasági munkáért felelős igazgatóhelyettes;

- az orosz nyelv és irodalom tanára Paramonov V.S.;

- Lopukhov I.R. jogi tanácsadó.

4. A 2012.08.06. előtt elvégzett ellenőrzésről jegyzőkönyvet nyújt be.

5. Jelen megbízás végrehajtásának ellenőrzésével Volkova A. G. oktatási munkáért felelős igazgatóhelyettest kell megbízni.

Komova igazgató /L. V. Komova /

Ismerkedtek a rendeléssel:

Volkova A. G. 2012.05.16., Volkova

Zolotova O. L. 2012.05.16., Zolotova

Paramonova V. S. 2012.05.16., Paramonova

Lopukhov I. R. 2012.05.16., Lopukhov

Az ellenőrzés tárgyának meghatározása esetén a személyzeti osztály vezetője csak a szükséges dokumentumokat tudja elkészíteni. Ha az ellenőrzést a személyzeti szolgálat vezetőségének cseréjekor, vagy az ügyek egyik szakembertől a másikhoz való átadásakor végzik, akkor meg kell határozni az ellenőrizendő dokumentumok listáját.

Ne feledje, hogy van egy lista a kötelező dokumentumokról, amelyeknek minden szervezetben meg kell lenniük, függetlenül annak jogi formájától és tulajdoni formájától. Ezek a dokumentumok a következőket tartalmazzák:

1. Személyzet. Mondjuk mindjárt, hogy a Munka Törvénykönyvében csak említés van erről az iratról, de nincs utalás az elkészítési kötelezettségre. Az N 1 rendelet egységesítette e dokumentum formáját - T-3. Vegyük figyelembe, hogy a szabályozó hatóságok, legyen szó az állami munkaügyi felügyelőségről, ügyészségről vagy adóhatóságról, szinte mindig kérik: az intézmény felépítése, a béralap, a pótlékok és a munkavállalók pótlékai jól láthatóak a menetrendből.

2. Vakáció ütemezése. Jelen dokumentum kötelezettsége nem kétséges, mivel a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 123. cikke kifejezetten kimondja, hogy a munkavállalók éves fizetett szabadságát a munkáltató által jóváhagyott szabadságolási ütemtervnek megfelelően, figyelembe véve a munkavállalók képviselő-testületének véleményét, legalább két héttel a munkaszüneti nap kezdete előtt biztosítják. az új év. A T-7 menetrend formáját az 1. számú határozat is egységesíti.

3. Személyes kártyák - T-2 és T-2GS (MS) nyomtatványok. Ezeket minden munkavállalónál meg kell őrizni, mivel a munkáltató minden egyes munkakönyvi bejegyzésnél köteles a munkavállalót aláírás ellenében megismertetni a személyi kártyáján - abban a Munkakönyvek vezetésére és tárolására vonatkozó szabályok 23. pontja értelmében. , a munkafüzetbe tett bejegyzés megismétlődik.

4. Személyes ügyek. Fenntartási kötelezettséget bizonyos munkavállalói kategóriákra állapítanak meg, amelyek közé tartoznak az állami közalkalmazottak, önkormányzati alkalmazottak, vámosok stb.

Az állami köztisztviselők személyes aktáinak kezelési eljárását az Orosz Föderáció elnökének 2005. május 30-i N 609 „Az állami köztisztviselők személyes adataira vonatkozó szabályzat jóváhagyásáról szóló rendelete” határozza meg. Orosz Föderációés személyes aktájának kezelése. Az Orosz Föderációt alkotó jogalany köztisztviselői számára a személyi akta vezetésének eljárását ezen konstituáló szervezet jogszabályai határozzák meg. Például Moszkva városának alkalmazottai számára Moszkva polgármesterének 2011. június 15-i N 44-UM rendelete, a szentpétervári köztisztviselők esetében pedig a szentpétervári kormány rendelete határozza meg. 2008.06.30-i N 773.

5. A munkaidő-nyilvántartás (T-12, T-13 nyomtatványok) is legyen minden intézményben, mivel a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 91. cikke kötelezi a munkáltatót, hogy nyilvántartást vezessen az egyes munkavállalók által ténylegesen ledolgozott munkaidőről.

Jegyzet! Korábban állami hatóságok, államháztartáson kívüli alapok osztályai, területi állami költségvetésen kívüli alapok osztályai, önkormányzat, költségvetési intézmények, az oroszországi költségvetési rendszer költségvetésének végrehajtására készpénzes szolgáltatásokat nyújtó szervek az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériuma 2008. december 30-i N 148n számú rendeletével jóváhagyott 0504421 formátumú munkaidő-nyilvántartást használták a munkaidő rögzítésére. . Mivel azonban 2011. január 1-jén érvénytelenné vált (az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2010. december 1-jei N 157n rendelete), az Orosz Föderáció Pénzügyminisztériumának 2010. december 15. N 173n - 0301008 használatban van, és ez a T-13 nyomtatvány pontos másolata.

6. A megállapított formájú foglalkoztatási könyvek a fő dokumentum a munkavállaló munkavégzéséről és szolgálati idejéről. Minden munkáltató (a nem egyéni vállalkozó munkáltatók kivételével) köteles megőrizni azokat minden olyan munkavállaló után, aki több mint öt napot dolgozott nála, abban az esetben, ha az ennél a munkáltatónál végzett munka a fő munkaviszony. a munkavállaló (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 66. cikke).

A munkakönyv információkat tartalmaz a munkavállalóról, az általa végzett munkáról, a másiknak történő átadásról állandó munkaés a felmondást, valamint a munkaszerződés megszűnésének indokait és a munkavégzés eredményességének elismerésére vonatkozó információkat. A könyvben szereplő büntetésekre vonatkozó információk nem kerülnek beírásra, kivéve azokat az eseteket, amikor fegyelmi eljárás az elbocsátás.

Jegyzet! Ellenőrizze, hogy a munkafüzetek vezetéséért felelős személyt kijelölték-e, hogy mindegyik be van-e jegyezve a munkakönyvek és a hozzájuk tartozó mellékletek mozgatásának elszámolási könyvébe. Ezen kívül nézd meg a munkakönyvek bejegyzéseit - megrendelés alapján kell azokat megtenni.

7. Munkaszerződések vagy szolgáltatási szerződések. A munkaszerződés a munkáltató és a munkavállaló közötti megállapodás, amelynek értelmében a munkáltató kötelezettséget vállal arra, hogy a munkavállalót a munkavégzési funkciónak megfelelő munkával látja el, a munkakörülményeket biztosítja, a munkabért határidőben és hiánytalanul megfizeti, a munkavállaló pedig vállalja, hogy a jelen megállapodásban meghatározott munkaügyi feladatot személyesen ellátni, a munkáltató belső munkaügyi szabályzatának szabályait betartani.

8. Megrendelések a személyzet számára:

- a foglalkoztatásról (T-1, T-1a nyomtatványok);

- más munkakörbe való áthelyezéskor (T-5, T-5a nyomtatványok);

- szabadság kiadásáról (T-6, T-6a nyomtatványok);

- üzleti útra küldésről (T-9, T-9a nyomtatványok);

- az előléptetésről (T-11, T-11a nyomtatványok);

- a munkaszerződés megszűnéséről (felmondásáról) (T-8, T-8a nyomtatványok).

Ezeket az egységes nyomtatványokat minden, az Orosz Föderáció területén működő szervezetnek alkalmaznia kell, függetlenül a tulajdoni formától (1. számú határozat 2. pontja).

Ezeknek a megrendeléseknek az ellenőrzésekor meg kell győződni arról, hogy vannak-e dokumentumok - közzétételük indokai. Gyakran hiányoznak - a megrendelésben van egy hivatkozás egy megállapodásra, nyilatkozatra vagy más dokumentumra, de maga nem. Ez szabálysértés.

9. Megrendelések az alaptevékenységekhez. Szükséges ellenőrizni a fej aláírásainak, jóváhagyási vízumok jelenlétét. Emlékeztetni kell arra, hogy az ilyen utasításokat a személyzetre vonatkozó utasításoktól elkülönítve kell tárolni.

Ne feledje, hogy nemcsak ezeknek a dokumentumoknak a rendelkezésre állását kell ellenőrizni, hanem oda kell figyelni azok elkészítésének módjára is. Például az Art. követelményei szerint. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 67. cikke értelmében a munkaszerződést írásban kötik, két példányban, amelyeket a felek aláírnak. Az egyik példányt a munkavállaló kapja meg, a másikat a munkáltató őrzi meg. A munkaszerződés másolatának munkavállaló általi kézhezvételét a munkáltató által őrzött példányon aláírásával kell igazolnia. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 57. cikke meghatározza azokat a feltételeket, amelyeket a munkaszerződés szövegében szerepeltetni kell.

De a szolgáltatási szerződéssel minden más. Amellett, hogy tartalmát a szövetségi törvény határozza meg, az Orosz Föderáció elnökének 2005. február 16-i N 159 rendelete jóváhagyta. hozzávetőleges forma szerződést az állami közalkalmazotti jogviszony átlépéséről és az állami közalkalmazotti beosztás pótlásáról. Ezért ellenőrizze, hogy a szerződések nem csak tartalmilag, hanem formailag is megfelelnek-e a törvényi előírásoknak. Tartalmi szempontból pedig megjegyezzük, hogy például az elbocsátási végzések ellenőrzésének legfontosabb tárgya a felmondás okának és okának feltüntetése lesz bennük. Art. alapján Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 84.1. pontja értelmében azokat szigorúan az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve vagy más szövetségi törvény szövegével összhangban és a vonatkozó cikkre, a cikk részére, a cikk bekezdésére hivatkozva kell feltüntetni. Tartalom ellenőrzése munkaszerződések, olyan feltételek fennállására összpontosítanak, amelyek az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. cikkének szövege kötelező.

Helyi előírások, könyvek, anyakönyvek

Kezdjük azzal, hogy az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 8. cikke értelmében a munkaadók – a munkáltatók kivételével – a nem egyéni vállalkozók – normákat tartalmazó helyi előírásokat fogadnak el. Munkatörvény, hatáskörében a munkajog és a munkajogi normákat tartalmazó egyéb szabályozó jogszabályok, kollektív szerződések, megállapodások szerint. Az ilyen törvények rendelkezései nem ronthatják a munkavállaló helyzetét a munkajog által megállapítottakhoz képest.

A következő dokumentumokat is ellenőrizni kell.

1. Belső munkaügyi szabályzat. Az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 189. cikke értelmében ez a dokumentum szabályozza a munkavállalók felvételének és elbocsátásának eljárását, a munkaszerződésben részes felek alapvető jogait, kötelezettségeit és felelősségét, a munkaidőt, a pihenőidőt, a munkavállalókra alkalmazott ösztönzőket és szankciókat, valamint a munkaviszony szabályozásának egyéb kérdéseit ezzel a munkáltatóval.

2. Munkavédelmi utasítások. Általában munkavédelmi követelményeket tartalmaznak a munka megkezdése előtt, közben és végén, valamint tartalmazzák a vészhelyzetek kezelésére vonatkozó eljárásokat is. Jelen utasítás a munkavállaló beosztása, foglalkozása, illetve az általa végzett munka jellege alapján, ágazatközi vagy ágazati szabványos munkavédelmi utasítás, ágazatközi vagy ágazati munkavédelmi szabályok, munkavédelmi előírások, munkavédelmi előírások alapján kerül kidolgozásra. berendezésgyártók üzemi és javítási dokumentációja, a szervezet technológiai dokumentációja, a sajátos gyártási feltételek figyelembe vételével Módszertani ajánlások alapján.

3. A munkavállalók személyes adatainak tárolásáról és védelméről szóló szabályzat (vagy azok tárolásának és felhasználásának rendjét megállapító egyéb dokumentum). A jelen helyi törvény elkészítése az Art. előírásai miatt kötelező. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 87. cikke.

4. A javadalmazásról szóló rendelet vagy egyéb, az intézményi javadalmazási rendszert és a munkavállalók jutalmazását szabályozó helyi jogszabály. Ez a rendelkezés kötelező az Art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 135. cikke - bérrendszerek, beleértve a méreteket tarifák, fizetések ( hivatalos fizetések), a kompenzációs jellegű pótlékokat és juttatásokat, ideértve a szokásostól eltérő körülmények között végzett munkáért, a többletfizetések és ösztönző jellegű juttatások rendszerét és a bónuszrendszereket, kollektív szerződések, megállapodások, helyi szabályozások állapítják meg a munkaügyi jogszabályokkal, ill. munkajogot tartalmazó egyéb szabályozó jogszabályok.

Az említetteken kívül vannak más szükséges dokumentumok, amelyek bizonyos szervezetek számára a tevékenységük sajátosságai miatt kötelezőek, például műszakbeosztás, szabálytalan munkaidővel rendelkező beosztások listája, teljes egyéni szerződések. felelősség, a kereskedelmi vagy egyéb jogilag védett titokról szóló rendelkezés.

Ha az intézmény a munkaügyi kapcsolatok valamely területére más helyi szabályozást dolgozott ki, javasoljuk, hogy ellenőrizze azokat a munkavállaló helyzetét a kialakult munkaügyi jogszabályokhoz képest rontó feltételeket, valamint a jogerőt (akár a munkavállalók képviselő-testületének véleménye). figyelembe veszi, jóváhagyja, hogy a dokumentum az intézmény vezetője, a dolgozók ismerik-e az aktust stb.). Lehet:

- kollektív megállapodás;

— kollektív felelősségről szóló megállapodás;

– a munkavállalók alkalmazkodásának szabályozása;

- a próbaidő letelésének rendjéről szóló rendelet;

- a munkavállalók minősítéséről szóló rendelet.

Javasoljuk, hogy fordítson kiemelt figyelmet a munkaköri leírások ellenőrzésére. Egyrészt nem kötelezőek, másrészt a Kbt. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 57. §-a szerint a munkaszerződés előfeltétele a munkavégzés, és ezt vagy munkaszerződés írja elő, vagy, hogy ne terhelje, munkaköri leírás. Ezért néha egyszerűen szükség van az utasításokra.

Térjünk át a folyóiratokra, amelyek között és a helyi szabályozások között is vannak kötelezőek.

Folyóirat neve	Normatív aktus
Számviteli könyv a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek mozgatásához	Munkakönyvek vezetésére és tárolására vonatkozó szabályok 40., 41. pontja alapján a formanyomtatványt a Munkakönyvek kitöltési útmutatójának 3. számú melléklete állapítja meg.
Bevételi és kiadási könyv a munkakönyv elszámolási nyomtatványaihoz és egy betétlaphoz	Ugyanaz
Ellenőrzési napló	A jogok védelméről szóló, 2008. december 26-i N 294-FZ szövetségi törvény 16. cikke jogalanyok egyéni vállalkozók pedig az állami ellenőrzés (felügyelet) és az önkormányzati ellenőrzés gyakorlásában”. A folyóirat formáját az Orosz Föderáció Gazdaságfejlesztési Minisztériumának 2009. április 30-i N 141-es rendelete hagyta jóvá.

Az intézmény a fent említett kötelező naplókon kívül egyéb naplókat is vezethet a személyi nyilvántartásokra vonatkozó információk rendszerezésére, mint pl.

- munkaszerződés-nyilvántartás, személyi állományról szóló végzés, személyi akta, rokkantsági lap;

— a helyi szabályok megismerésének naplója;

- kibocsátási napló utazási igazolványok, hivatkozás.

A folyóiratok és számviteli könyvek ellenőrzésekor ügyeljen azok kialakítására. A folyóiratok minden ívét számmal kell ellátni, magukat a folyóiratokat be kell fűzni, viaszpecséttel le kell zárni vagy le kell pecsételni és a szervezet vezetőjével hitelesíteni kell. A naplókban javítások nem megengedettek. Gondoskodni kell arról is, hogy a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétlapok mozgatására vonatkozó számviteli könyvben minden oszlop ki legyen töltve, nincs benne javítás, ez a könyv be van fűzve és lepecsételt.

Jegyzet. Az iratok nyilvántartási és rendszerezési rendszerének elemzése nagyon fontos, mert információt ad arról, hogy az intézményben az irattárolás rendszere hogyan épül fel.

Szoftver audit

Jelenleg a legtöbb intézmény speciális szoftvertermékekkel vezeti a személyi nyilvántartást, ami azt jelenti, hogy azokat is ellenőrizni kell.

Ellenőrzéskor mindenképpen ellenőrizze, hogy a program a hatályos jogszabályok előírásainak megfelelő személyi nyilvántartások vezetésére van-e lehetőség (lehet, hogy a szoftvertermék fejlesztői „elveszítettek” bizonyos szükséges részleteket), hogy minden egyesített űrlap a program tartalmazza, milyen gyakran frissítik, relevánsak-e a dokumentumok minden formája.

A következő fontos szempont, amelyet ellenőrizni kell, a szoftverhez és (vagy) a létrehozott személyi dokumentációhoz való hozzáférés sorrendje. Ugyanakkor ki kell deríteni, hogy a cég alkalmazottai közül kik kapcsolódnak a személyi adatok feldolgozásához, és meg kell győződni arról, hogy a rendszer kizárja azon alkalmazottak elektronikus formáihoz való hozzáférését, munkaköri kötelezettségek az ilyen adatokkal végzett munka nem szerepel.

A személyzeti osztály munkájához szükséges szoftver auditálása meghatározza a személyi információk jogosulatlan hozzáférésének vagy elvesztésének lehetséges csatornáit, valamint felméri egy adott szoftvertermék használatának megfelelőségét.

Tehát a személyi dokumentáció ellenőrzése során ellenőrzik a kötelező dokumentumok meglétét, a végrehajtás helyességét, valamint a dokumentumok tartalmának a jogszabályi követelményeknek való megfelelését.

Érdemes magát az ellenőrzési folyamatot dokumentálni, hogy később, a zárójelentés összeállításakor ne felejtsen el semmi fontosat.

A HR dokumentumok ellenőrzésének eredményei

Az okmányellenőrzés utolsó szakasza egy jelentés készítése lesz, amely leírja a jelenlegi helyzetet, megjelöli a problémás területeket és lehetséges kockázatokat. A jelentés általában ajánlásokat is tartalmaz az azonosított jogsértések kiküszöbölésére vonatkozóan. Munkatörvényés a hiányosságok, valamint az esetleges büntetés, ha a szabálysértést nem javítják ki (lásd a 45. oldalon).

A személyügyi szolgálat vezetésének vagy a személyi iratkezeléssel foglalkozó szakember cseréjekor végzett személyügyi dokumentáció ellenőrzése esetén ezenkívül szükséges az ügyek átvételi és átadási okiratának elkészítése, amelynek melléklete lesz az ügyek jegyzéke. munkafüzetek (a tulajdonos teljes nevének, a munkafüzet és a betétlapok (ha vannak) sorozatának és számának feltüntetésével).

Összegzésképpen megjegyezzük, hogy a személyzeti dokumentáció időszakos ellenőrzése során a munkáltatónak lehetősége van elkerülni a szabályozó hatóságok szankcióit - pénzbírságot, a szervezet felfüggesztését, büntetőjogi felelősséget. Ezen túlmenően, ha az auditot önállóan végzik el, a személyzeti dolgozóknak lehetőségük van szakmai színvonaluk javítására saját hibáik feltárásával és kijavításával.

És ne feledje, a személyzeti nyilvántartások megfelelő karbantartása a kulcsa az alkalmazottakkal és a szabályozó hatóságokkal fennálló konfliktusok sikeres megoldásának.

Azonosított jogsértések	Megsértett szabályozás	Lehetséges büntetés	Javítási ajánlások
1. Személyzeti és bérszámfejtési dokumentumok
Fizetési villa meg a létszámtáblázatban	Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 3., 20., 22. és 132. cikke. elv sérül ugyanaz a fizetés egyenlő munkáért		Differenciált javadalmazási rendszer kidolgozása, például kiegészítő fizetések bevezetése a további tulajdonságokkal rendelkező alkalmazottak számára
2. Munkakönyvek
Az „Ösztönző részletei” részhez egy állás bejegyzés került	3.1. pont Munkafüzetek kitöltési útmutatója	Adminisztratív bírság 1000 és 50 000 rubel között. vagy a szervezet tevékenységének adminisztratív felfüggesztése legfeljebb 90 napra (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 5.27. cikke)	Készítsen egy betétet a munkafüzetbe, és helyezze át abba a "Tájékoztatás a promócióról" részben hibásan beírt bejegyzéseket.
3. A munkavállaló elbocsátására vonatkozó végzések
A felmondás alapja nem a Munka Törvénykönyve cikkének egy részét jelzi	T-8, T-8a nyomtatványok, art. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 84.1	Adminisztratív bírság 1000 és 50 000 rubel között. vagy a szervezet tevékenységének adminisztratív felfüggesztése legfeljebb 90 napra (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési kódexének 5.27. cikke)	Adja meg később
4. Személyi dokumentumok nyilvántartási és könyvelési naplói
Az ellenőrzési intézkedésekről nincs nyilvántartás	Az N 294-FZ szövetségi törvény 16. cikke	—	Pénztár
5. Egyéb jogsértések
Az alkalmazottak vezetői beosztásra történő felvételekor nem ellenőrizhető a kizárás	Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 32.11. cikke	Adminisztratív bírság 100 000 rubelig. (Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 14.23. cikke)	Mielőtt munkaszerződést kötne a vezetői pozícióra jelentkező alkalmazottakkal, küldjön egy személy esetleges eltiltásáról szóló kérelmet a Szövetségi Adószolgálatnak, amely nyilvántartást vezet a kizárt személyekről.

Az egyes vállalatok vezetőinek néha vágyakoznia kell a HR-nyilvántartások ellenőrzésére, hogy ellenőrizze a magatartás minőségét. személyi nyilvántartásokés dokumentációt, a feladatellátás helyességét. A szervezetek személyi auditja egy olyan intézkedéssorozat, amely a személyzeti szolgálat munkájában előforduló hibákat és hiányosságokat azonosítja. Az időben történő megvalósítás lehetővé teszi a különféle problémák elkerülését, és optimalizálja ennek a szolgáltatásnak a munkáját a vállalatnál.

Mi az a HR audit

A személyzeti iratkezelés ellenőrzése alatt a vállalat szervezeti felépítésének és a személyzeti irányítási rendszernek az értékelését értjük. Az ilyen ellenőrzést átfogóan végzik, és óriási pozitív hatást gyakorol a vállalatra. Megvalósítása nemcsak az összes személyzeti dokumentáció ellenőrzéséhez és elemzéséhez kapcsolódik. Ellenőrzik, hogy a számvitel megfelel-e az ellenőrzés napján érvényes hatályos jogszabályok normáinak. A személyzeti szolgálat munkáját a vállalat gazdasági teljesítményének elemzésével értékelik.

Mikor van szükség ellenőrzésre?

Az ellenőrzést el kell végezni:

• személyi nyilvántartások kezeléséért és dokumentációk vezetéséért felelős alkalmazott elbocsátásakor. Az irányítás lehetővé teszi, hogy megtalálja és kiküszöbölje az elkövetett hibákat, és az új alkalmazott nyugodtan hivatalba léphessen;
• jogalkotási aktusok módosításai. Lehetővé teszi, hogy a dokumentumokat összhangba hozza az új szabványokkal. A változtatásokat és kiegészítéseket hatálybalépésük után haladéktalanul meg kell tenni;
• változás a cég vezetésében. Lehetővé teszi az új vezetés számára, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a vállalatnál nincsenek jogsértések, és a személyzeti osztály munkája úgy végezhető, mint hivatalba lépése előtt;
• felkészülés a közelgő auditokra. Lehetővé teszi a vállalat vezetése számára, hogy a munkavállalókkal kapcsolatban magabiztosan betartja a munkaügyi jogszabályokat;
• a szervezet vezetőjének kérésére ellenőrizze és módosítsa a személyzeti szolgálat munkáját. Lehetővé teszi a gyengeségek azonosítását és a fejlesztés irányának meghatározását.

Az ilyen ellenőrzésnek állandóvá kell válnia a vállalat számára. Ha évente kétszer vagy negyedévente egyszer hajtják végre, akkor kevesebb erőfeszítést és időt igényel, és csökkenti a költségeket. Az ilyen ellenőrzés előnyei nagyobbak lesznek, mint a szervezet egyszeri személyi ellenőrzése.

Az ellenőrzés elvégezhető:

• a cég személyzeti osztálya. Ehhez egy speciális bizottságot hoznak létre, amely képzett munkavállalókat foglal magában, akik tapasztalattal és ismeretekkel rendelkeznek a munkajog és a jog területén, az irodai munka, a dokumentációval való munka. Az ellenőrzés költsége minimális;
• HR könyvvizsgálati szolgáltatást professzionális szinten nyújtó külső szervezet könyvvizsgálói. Munkájuk költsége a vállalat árpolitikájától függ.

1-20 alkalmazott	200 dörzsölje. minden alkalmazott számára
21-50 alkalmazott	175 dörzsölje. minden alkalmazott számára
51-100 alkalmazott	150 dörzsölje. minden alkalmazott számára
Több mint 100 alkalmazott	125 dörzsölje. minden alkalmazott számára

Megrendelés számítása

Vendég könyvvizsgálók

Abban az esetben, ha a társaság vezetésének kétségei vannak a személyzeti osztály dolgozóinak hozzáértését illetően, vagy tevékenységükről szakértői értékelést szeretne kérni, külső könyvvizsgálót hívnak meg. Egy ilyen lépés lehetővé teszi, hogy független értékelést kapjon, és érdektelenül tekintse meg a személyzeti szolgálat munkáját. Tehát elősegíti tevékenységének javítását.

A kívülről érkező könyvvizsgálók a személyzeti nyilvántartás vezetésének a legkisebb hibáit is látják. A cég napi rutinmunkát végző alkalmazottai esetleg nem veszik észre saját hibáikat. A meghívott auditorok azonnal észlelik a hiányosságokat, és rámutatnak.

A meghívott könyvvizsgálók jelentős tapasztalattal rendelkeznek az ellenőrzések lebonyolításában, a dokumentumok kitöltésében, a jogszabályoknak megfelelő szerződések megkötésében. Ezért az ilyen vezérlés sokkal kevesebb időt vesz igénybe, és a továbbiakban is végrehajtható magas szint. És igen, kevesebbe fog kerülni.

Mint kiderül, bár a könyvvizsgálók munkájának költsége magasabb, egy ilyen ellenőrzés sokkal hatékonyabb.

Ellenőrzési módszerek

Számos módszer létezik a személyzeti audit elvégzésére:

• szervezeti és analitikai - a jelentéseket, a dokumentációt és a munkaügyi mutatókat ellenőrzik. Az azonosított hibák és azok időben történő kijavítása elkerüli a felelősséget (a szankciótól a büntetőjogiig);
• szociálpszichológiai - különféle felméréseket és beszélgetéseket használnak a szervezet alkalmazottaival. Ennek eredményeként világossá válik, hogy mekkora a munkatársak vágya a cégnél dolgozni. Váljon érthető kapcsolatok a csapatban. Ez a módszer segít azonosítani a motiváció valódi módjait, hatékony és egyszerű módszereket találni a munkacsoport teljesítményének javítására;
• gazdasági - számos mutatót összehasonlítanak az ágazaton belüli és az általánosan elfogadott szabványokkal. Lehetővé teszi, hogy megtudja a személyzet munkájának hatékonyságát.

Ezek a módszerek hatékonyak és nagy előnyökkel járnak a szervezet számára, ha kombinálva vagy önmagukban alkalmazzák. Segítenek azonosítani a problémás területeket, meghatározni azok megszüntetésének módját. Összességében minden olyan területet érintenek, amely befolyásolja a munkaerő hatékonyságát és termelékenységét, a szervezet jövedelmezőségét.

Segítségnyújtás személyi audit lefolytatásában

Az Azbuka Accounting cég HR könyvvizsgálati szolgáltatásokat nyújt Moszkvában és a moszkvai régióban.

Előnyeink:

• magasan kvalifikált szakemberek, akik nagy tapasztalattal rendelkeznek a személyzeti auditok lefolytatásában, ismerik a munkajog és a jog, a személyi iratkezelés területét;
• 15 év sikeres munkatapasztalat;
• rugalmas árpolitika, amely lehetővé teszi, hogy a legjobb értéket kínálja;
• Egyéni megközelítés minden ügyfélhez.

A személyi audit árai tisztán egyediek, hiszen számos tényezőtől függenek: a szervezet méretétől, a választott ellenőrzési módszerektől, a személyi nyilvántartások állapotától stb. egy ABC számviteli szakember egy ügyféllel.

Vegye igénybe nagy tapasztalattal rendelkező szakemberek szolgáltatásait, és ellenőrizze HR-osztálya hatékonyságát.

A személyzeti dokumentáció ellenőrzésének egyik típusa a szervezetben a személyzeti audit. A hatályos jogszabályok szabályozzák a munkakönyvek kitöltésének menetét, milyen dokumentációt kell vezetni a számviteli osztályon, a személyzeti osztályon. A belső vagy külső személyzeti audit szolgáltatás megóvja Önt a munkaszerződések és egyéb dokumentumok elkészítésének tipikus hibáitól. A jogsértések az állami ellenőrző szervek szankcióival fenyegetnek. A személyzeti audit elvégzéséhez független szolgálatokhoz fordulnak.

Mi az a HR audit

Eljárás, végrehajtása céljából a társaságban végzett a személyzetre vonatkozó dokumentumok egyeztetése az állami szabályokkal, a kitöltési normákkal - ez egy személyi ellenőrzés. A követelmények megszegése pénzbírsággal jár. Ez vonatkozik a munkakönyvek kitöltésére, a szabadságot igazoló dokumentumokra, valamint a bérbevallásra vonatkozó szabályokra. A cég személyzete számára több mint ötféle dokumentációt töltenek ki. Az átvilágítást egy harmadik fél szervezet végzi, amely az ilyen jellegű független szolgáltatások nyújtására szakosodott.

Mire kell

Az ellenőrzési jelentések elkészítéséhez a HR audit szolgáltatásra van szükség.. Már a helyi szabályozási szabályoktól való csekély eltérés is felelősséget von maga után a nyugdíj-, migrációs-, munkaügyi, levéltári jogszabályok megsértéséért. Az értékelések a HR szolgálat munkájának átfogó értékelésére szolgálnak. Ez biztosítja a képzettségi szint ellenőrzését, az egyes szakemberek átképzésre, képzésre és továbbképzésre való küldését.

Célok, célkitűzések a

Az elemzés során az egyes szakemberek személyi potenciálját a képzettségükhöz viszonyítva határozzák meg. A HR szolgálat munkájának ellenőrzése segít optimalizálni a vállalkozás további költségeit. A megfelelő megközelítés lehetővé teszi az alacsony teljesítménytényezővel rendelkező alkalmazottak azonosítását. A HR audit a következők érdekében történik:

• győződjön meg arról, hogy a személyi iratkezelésre vonatkozó dokumentumok megfelelnek a hatályos jogszabályok előírásainak;
• megszünteti a migrációs jogszabályok megsértése miatti szankciók kiszabásának kockázatát;
• határozza meg, hogy a vállalkozás fejlesztésének melyik stratégiája lesz az optimális (az alkalmazottak összetételének elemzése után).

Szabályozási és jogi keret

A személyi ellenőrzés lefolytatásához nemcsak a hivatali munka alapos ismerete szükséges, hanem a törvények és a kormányrendeletek elméleti ismerete is. Fő normatív dokumentumok vannak:

• 2003. április 16-i kormányrendelet a munkafüzetek kitöltésének szabályairól, normáiról.
• Az Állami Statisztikai Főosztály 2004. január 5-i rendelete a bérek dokumentációjának elszámolásáról.
• Szövetségi törvény az alkalmazottak személyes adatainak védelméről.
• Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve.
• Normák, szabályok, amelyek megjelölik a számviteli bizonylatok, munkakönyvek, nyaralási dokumentáció kitöltésének határidejét.

A HR audit típusai

A személyzet munkájának elemzésére szolgáló módszereket különféle tényezők szerint osztályozzák. Az ellenőrzés lebonyolításának módja szerint független szakértő bevonása esetén megkülönböztetünk belső és külső elemzést. A vizsgált információ mennyiségétől függően különböző típusú elemzések léteznek. Eltérnek az ellenőrzött papírok vagy rendes személyek számában. Az ilyen munka gyakorisága is több típusra oszlik, amelyeket az alábbiakban tárgyalunk.

Az ellenőrzés módja szerint

A HR audit lehet belső vagy külső. Az első lehetőséget maga a cég szervezi. Ehhez a vezetőségnek külön szakembert kell kijelölnie, aki elemzi a dokumentációt, foglalkozik a pénzügyi és egyéb jogsértések megszüntetésével. A második lehetőség külső könyvvizsgálók bevonását jelenti, akik a vállalat valamennyi részlegében dolgoznak. Gondoskodnak a dokumentáció helyes vezetéséről, a személyzet hivatalos nyilvántartásáról (az ellenőrzés segít a papírmunkát a Munkaügyi és Migrációs Törvénykönyv normáira csökkenteni).

A vizsgált információ mennyisége szerint

A szervezet dokumentumainak vagy a vállalaton belüli alkalmazottak munkájának elemzésével megtakaríthatja a költségvetést. A személyi ellenőrzés a vizsgált információk mennyisége szerint három csoportra osztható:

• Folyamatos - egy terjedelmes belső vagy külső ellenőrzés, amely magában foglalja az összes papírcsoport elemzését (munkakönyvek, regisztráció, bejegyzés, fizetési jelentések).
• Helyi – egy adott részlegre vagy papírcsoportra utal (például egy HR-menedzser teljesítményének elemzése).
• Cél - az ellenőrzés optimális típusa, amelyben kiválasztják a 10-20 fős alkalmazottak listáját, hogy elemezzék munkájukat, hogyan készülnek a dokumentációk.

Szint szerint

A papírmunka nem attól függ, hogy ez vagy az a szakember milyen pozícióban vesz részt. Az elemzés szintje szerint a személyi ellenőrzésnek három típusa különböztethető meg:

• Taktikai - az elemzést csak az eljáró menedzserek, a gyártósor mesterei szintjén végzik.
• Vezetői - a szervezet ellenőrzi a vezetői vonal személyzetének (középvezetők, osztályvezetők) iratkezelését.
• Stratégiai – nem csak a szakterület vezetői vagy elöljárói, hanem a közvetlen igazgatók, felsővezetők is elemzés tárgyát képezik.

Gyakoriság szerint

A különféle típusú kutatások tárgya nemcsak a vállalat alkalmazottai, hanem a dokumentáció is. Kezdetben megtekintik az egyes szakemberek munkakönyvét, ellenőrzik a bérek kijelölésére, a szabadságokra vonatkozó dokumentumokat és az Orosz Föderáció jogszabályainak megfelelő jelentési dokumentációt. Az elemzés gyakorisága szerint a következő típusú ellenőrzéseket végezhetnek a cégek:

• Állandó felügyelet - a munkát bizonyos gyakorisággal (például negyedévente vagy havonta) végzik.
• Folyamatos megfigyelés – egyetlen, jelenleg folyamatban lévő ellenőrzéshez megrendelt elemzés.
• Operatív – expressz audit, amely egy adott területen felmerülő problémák észleléséhez szükséges.
• Panel monitoring – időszakos felmérések, amelyek során ugyanazokat az alkalmazottakat elemezzük ugyanazokkal az eszközökkel.

Ellenőrzési módszerek

Az ellenőrzések szabványosított szabályai és normái képezik a személyzeti audit megszervezésének alapját. A legegyszerűbb módszer az alkalmazottakkal és felettesekkel folytatott interjúk elkészítése. Ezt követően az ügyfél számára világossá válik, hogy ez vagy az a szakember milyen hatékonyan dolgozik. A módszertan a következő lépéseket tartalmazza:

• interjúk készítése;
• terv kialakítása, cselekvési ütemterv;
• a szükséges dokumentumok kiválasztása;
• a szükséges dokumentáció elemzése;
• az alkalmazottak részleges vagy teljes ellenőrzése;
• ajánlások elkészítése a kapott információk alapján.

Véletlenszerű ellenőrzéseket is végeznek a vezetőség számára. A vizsga megkezdése előtt a megrendelő elkészíti az előadói csapat feladatmeghatározását. Ezt követően megtörténik az értékelési szempontok meghatározása és a kiválasztott értékpapírok megtekintése. A hibák kijavításához független munkatársak és olyan személyek is bevonhatók, akiknek a szervezetben beosztásuk van. Ezenkívül ellenőrzik az elsődleges dokumentáció formáit.

Ellenőrizze az objektumokat

A cég minden részlegét átfogó auditnak vetik alá. A személyzeti auditon való átesés után a szervezet a közigazgatási bírság kizárásával számolhat állami ellenőrzés az adóhatóságtól. Számos dokumentum ellenőrzése szükséges:

• munkakönyvek (ellenőrzik, hogy megfelelnek-e a kormány fent említett normáinak és utasításainak);
• nyaralási dokumentumok (ellenőrzik a szabadságok elszámolásának helyességét);
• bérszámfejtések, adólevonások;
• az alkalmazottak személyi aktái (bizonyos személyzet kompetenciáját ellenőrzik).

A munkafolyamat ellenőrzése a személyzeti nyilvántartásokhoz

Szabványként a személyzeti számvitel munkafolyamatát ellenőrzik a jelentéskészítés és a követelmények összehasonlítása érdekében Munka Törvénykönyve. Nemcsak tárolási szabályokat tartalmaz a dokumentumok kitöltésére vonatkozó ajánlásokkal, hanem egyéb információkat is. Például, hogyan kell kitölteni a nyaralási papírokat, a bérek hány százalékát utalják át a költségvetési szolgálatnak a nyugdíjpénztár terhére. A kockázati zónák az archív dokumentáció, az általános jelentéstétel. Még ha a munkafüzetet nem megfelelő körülmények között tárolják is, ezért pénzbírságot szabhatnak ki.

A személyzeti dokumentáció ellenőrzése

Gyakran a személyi dokumentumok ellenőrzése több kategóriát foglal magában. Ezek közül a legfontosabbak:

• személyi állomány;
• szabadság ütemezése;
• az alkalmazottak személyes kártyái.

A személyzeti jegyzéket a vállalkozás vezetőségének kell elkészítenie és aláírnia. Ezt a dokumentumot mindig ellenőrizzük - így nemcsak a dolgozók listáját láthatja, hanem azt is bérek, munkarend, pótlékok. Az irodai munkában a létszámot a T-3 formában szabályozzák. A sablon megtalálható az interneten, vagy ingyenesen beszerezheti a környék adóügyi szolgálatától.

A vakáció ütemezését az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve 123. cikkében meghatározott követelmények alapján alakítják ki.. Az alkalmazottak szigorúan a terv szerint mehetnek nyaralni, amelyet a személyzeti osztály és a cég vezetője hagy jóvá. Leírása a kialakított és szabványosított T-7 forma szerint történik, amely ingyenesen letölthető az interneten. Az ütemtervet legkésőbb újév előtt két héttel kell elkészíteni (a határidő minden év december 17-e).

A személyi kártyákat együtt tartjuk munkakönyvek személyzet. Ezekbe minden dolgozó beleírja az aláírását állásra jelentkezésekor, ezen kívül egy személyre vonatkozó alapvető információkat is tartalmaznak, beleértve a lakóhelyet, a regisztrációs címet. A személyi kártyák önkitöltése nem megengedett, ezt a személyzeti osztály munkatársa végzi. Felhívjuk figyelmét, hogy a munkafüzeteket nem lehet kitölteni magánszemélyek akik nem rendelkeznek megfelelő egyéni vállalkozói beosztással vagy státusszal.

Dokumentumok ellenőrzése belső használatra

A belső dokumentáció áttekintési eljárása nemcsak az állam munkájának optimalizálására, hanem annak eredményességének ellenőrzésére is lehetőséget ad. Fontos, hogy az elemzők megbizonyosodjanak arról, hogy semmilyen személyes információ nem kerül felhasználásra a szervezeten kívül, és nem hozzáférhető harmadik felek számára. Az egy vállalkozás szerkezetében használt értékpapírok elemzése a következőket tartalmazza:

• munkarenddel dolgozni;
• munkavédelmi célellenőrzés;
• HR naplóelemzés.

A létszámtáblázat és a belső munkarend azonos paraméterek, amelyekről részletes jelentés készül a dokumentumok elemzésekor. Fontos szerepet játszik a munkavédelmi dokumentáció célzott ellenőrzése (ez nemcsak a termelő vállalkozásokra vonatkozik, hanem az irodákban dolgozó cégekre is). Előírja a munkanapi magatartási normákat, a tűzvédelmi szabályokat, a cég telephelyén felszerelt berendezések üzemeltetését. Az irodai munkavégzés a személyes adatok biztonságának feltételeit tartalmazza. Nem elemzik őket.

A szakértői vélemény figyelembe vesziés a személyzeti osztály által vezetett naplók: munkaszerződések naplója, dolgozói megbízások, személyi akták, kiadott igazolások naplója, szabadságpénztárak. Minden dokumentum nyilvántartásba vételéhez csatolni kell a felelős személy aláírását. A naplóbejegyzések vezetésének szabályai kötelezik az egyes oldalak számozását. Javítások vagy áthúzások nem megengedettek - ehhez ellenőrzési aláírásra és a nyilvántartás hatósági vagy felelős személy általi hitelesítésére van szükség. A folyóiratot minden évben frissítik és azonosítják.

Az audit szakaszai

Az ellenőrzés szakaszai nem csak magát az eljárást foglalják magukban, hanem a következtetések kezdeti előkészítését, elemzését és leírását, valamint a következtetések megalkotását is. A személyzeti auditnak összesen 5 fő szakasza van:

1. Kiképzés. Jellemzője az előzetes adatok gyűjtése, a szerződés aláírása és a vezetői csapat szolgáltatásainak kifizetése.
2. Tervezés. Ebben a szakaszban egyeztetik az elkészített tervet, további intézkedések parancsokat.
3. Elemzés. Ide tartozik a személyi dokumentáció feldolgozása: olvasás, tanulás.
4. Adatok összesítése. A következtetés ismertetése, beszámolása és a következtetés írásban történő kiadása (benyújtva a vezetőségnek).
5. Ajánlások. Szakértői magyarázatot adunk szóban, elemzést készítünk az elemzés során észlelt főbb hibákról.

Az összes szakasz után hivatalos igazolást adnak ki az audit sikerességéről a személyzeti nyilvántartás kezelésével és a szervezet humánerőforrás elszámolásával kapcsolatos alkalmazottak és papírok. Az eljárás kezdeményezője lehet a cég tulajdonosa személyesen, a közvetlen ügyvezető és helyettese. Ritkábban a megrendelő a személyzeti osztály vezetője: mindig az előadók elemzése alá esik. A fenti eljárások elvégzése után írásos jelentés készül, amely tartalmazza:

• az ellenőrzés indokainak leírása;
• az eljárásba bevont társaság osztályainak listája, létszáma;
• információk az ügyfelekről és az előadókról;
• értékelési módszerek (tényezők, amelyek alapján az ellenőrzést elvégezték);
• időzítés;
• annak a munkának a leírása, amelynek eredménye alapján a szolgáltatás kifizetése történik;
• a kapott információk rövid leírása és az ügyfélnek továbbított teljes írásos jelentés.

Dátumok

A személyzeti dokumentáció elemzési eljárásának pontos időzítése attól függ, hogy az ügyfél milyen típusú ellenőrzést választ. rövid időszak legfeljebb 10 munkanapos időszakot kell figyelembe venni, ha csak a munkahelyi papíralapú és elektronikus dokumentációt vizsgálják. A jelentés elkészítéséhez és a végső elemzéshez több napra lesz szükség. A szúrópróbaszerű ellenőrzés 20 munkanapot vesz igénybe - ez idő alatt a dokumentumokat, valamint az osztály szakembereinek képzettségét ellenőrzik.

Ha a megrendelőnek átfogó elemzést kell készítenie a 25 fős munkatársak tevékenységéről, akkor a munka önálló elvégzése akár egy naptári hónapot is igénybe vehet. Az alkalmazottak hatékonyságának támogatása és javítása érdekében, évente egyszer, két-három évben ajánlatos egy céget felvenni audit elvégzésére(a munka típusától és a megrendelő vállalkozásának méretétől függően).

Eredmények

A személyi audit végeredményét több papír formájában is benyújtjuk. Nem csak jelentés, hanem külön is jogsértések listája, javaslatok a hibák kijavítására. A jelentés információkat tartalmaz arról, hogy mely értékpapírokat elemezték és tanulmányozták részletesen. Tartalmazza azon alkalmazottak adatait is, akiknek a teljesítményét bérelt szakemberek ellenőrizték.

Külön benyújtásra kerül a szakvélemény, amely az állami ellenőrzés során megismétlődő hibák, jogsértések lehetséges következményeit írja elő. Például a büntetések nagysága, a jogszabályi normákra való hivatkozás. Ide illeszkednek a személyi iratkezelés feltételeinek (javadalmazási rendszerek stb.) javítására vonatkozó általános ajánlások is. A szabálysértések általános listája külön kerül benyújtásra - dokumentálva van, és peres eljárás esetén figyelembe veszik.

Mennyibe kerül egy HR audit?

A külső vállalkozó kiválasztásakor gyakran figyelnek a szolgáltatás árára. A HR audit elvégzésének teljes költsége a következőktől függ:

• csekk típusa (átfogó, szelektív, helyi);
• az államban elemzett emberek száma (például 10, 20 vagy 30 fő);
• munkakörülmények és további követelmények.

Nézze meg az ilyen jellegű szolgáltatások átlagos költségét Moszkvában és a régióban:

Videó