Aki dolgozhat dokumentumkezelési szakemberként. Elektronikus dokumentumkezelő szakember munkaköri leírása. A dokumentumokkal foglalkozó szakember munkaköri leírása

1. Általános rendelkezések

1.1. A VSPDO a középvezetők kategóriájába tartozik. A VSPDO munkakörébe felsőfokú szakirányú végzettséggel és legalább 3 éves nagyvállalati (100 fő feletti) munkakörben szerzett tapasztalattal, valamint legalább 2 éves vezetői gyakorlattal rendelkező személyt neveznek ki.

1.2. A VSPDO állásába való kinevezés és az onnan való elbocsátás a társaság ügyvezető igazgatójának utasítására, az adminisztratív igazgató és a személyzeti és szervezetfejlesztési igazgató bemutatásával történik.

1.3. A VSPDO közvetlenül az adminisztratív igazgatónak számol be. A VSPDO funkcionálisan alárendeltje az ügyintézőknek (nyilvántartással megbízott alkalmazottak) és a vállalat összes vegyes vállalatának titkárainak. A VSPOD lineárisan a jegyzőnek és a cég levéltári szolgálatának vezetőjének van alárendelve.

1.4. A VSPOD-nak tudnia kell:

1.4.1. Rendeletek, rendeletek, parancsok, egyéb irányelvek ill előírások a társaság tevékenységével és különösen a titkárság tevékenységével kapcsolatos felsőbb és egyéb szervek.

1.4.2. A hivatali munka egységes állami rendszere, az iratok tárolásának, irattárának, ellenőrzésének, megsemmisítésének, a társasági és állami levéltárba történő átadásának szabályai, valamint az egységes szervezeti és ügyviteli dokumentációs rendszer szabványai.

1.4.3. A társaság dokumentumkezelési és titkársági munkáját szabályozó szabályzatok, utasítások, egyéb szabályozó dokumentumok.

1.4.4. szervezeti struktúra, a cég vezetősége és annak szerkezeti felosztások(SP).

1.4.5. A cég tevékenységeinek specializációja, a cég iparágának dokumentumaival való munkavégzés sajátosságai.

1.4.6. A dokumentumok nyilvántartásának és feldolgozásának módjai.

1.4.7. Kellően jó parancs angol nyelv(szint nem alacsonyabb, mint előközép); ismeri a fordítási módszertant, a fordítások koordinálásának jelenlegi rendszerét, a szépirodalmi szerkesztés alapjait, és kiváló jegyzőkönyv-készítési ismeretekkel rendelkezik.

1.4.8. Személyi számítógép: programok - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Irodai berendezések és kaputelefonok használatának szabályai (mini-ATS - legalább 50 belső előfizető, modem, fax, szkenner, nyomtató, fénymásoló, iratmegsemmisítő, lamináló, varrógép, hangrögzítő).

1.4.10. Dokumentumfolyamat-sémák.

1.4.11. Az ügynómenklatúra összeállításának rendje, az állandó és átmeneti tárolás eseteinek leltározása, megállapított jelentéstétel.

1.4.12. Az ügyek irattárba történő benyújtásának határideje és eljárása.

1.4.13. A dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés megszervezésére szolgáló rendszerek.

1.4.14. Irodai berendezések és a vezetői munka egyéb gépesítésének eszközei.

1.4.15. A közgazdaságtan alapjai, a termelés, a munka és a gazdálkodás szervezése.

1.4.16. Munkajog (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve) és a munkavédelem Orosz Föderáció.

1.4.17. A számítástechnika működésének szabályai.

1.4.18. A cég belső munkarendjének szabályai.

1.4.19. Pénzügyi tervezés és beszámolás a hatáskörükön belül.

1.4.20. A beosztott személyi állomány képzésének tervezése.

1.4.21. Motivációs rendszerek.

1.5 A VSPDO tevékenységét a következők irányítják:

1.5.1. A VSPDO szabályzata, utasítások, a társaság titkárságára vonatkozó szabályzatok.

1.5.2. A társaság iratforgalmára vonatkozó előírások.

1.5.3. Ez a munkaköri leírás.

1.5.4. A társaság által kialakított belső szabályzat.

1.5.5. A bizalmas információkkal való munkavégzés szabályai.

1.5.6. Munkaszerződés.

1.5.7. Személyzeti szabályzat.

1.5.8. A VSPDO tevékenységéhez közvetlenül kapcsolódó egyéb dokumentumok.

1.6. A VSPOD közvetlenül a vállalat adminisztratív igazgatójának számol be.

1.7. A WSPDO felügyeli a titkárság munkatársait.

1.8. A VSPDO távollétében (üzleti út, nyaralás, betegség stb.) feladatait a helyettes látja el, aki megszerzi a megfelelő jogokat és felelős a rábízott feladatok megfelelő ellátásáért.

2. Munkaköri kötelezettségek

2.1. Megszervezi a cég dokumentumforgalmának, valamint a cég titkárságának és irattári szolgálatának munkáját, megosztja a terhelést a beosztott dolgozók között. Leads pénzügyi tervezés valamint beszámolás a titkárság munkájáról és a társaság dokumentumáramlásáról.

2.2. Biztosítja a cég (papír és elektronikus) iratfolyamatának ellenőrzését, a bejövő és kimenő levelezés időben történő feldolgozását, rendeltetési helyre történő eljuttatását.

2.3. Ellenőrzi a dokumentumok teljesítésének határidejét és azok helyes teljesítését. Biztosítja a céges pecsétek tárolását.

2.4. Megtervezi a titkárság munkáját, jóváhagyásra, jóváhagyásra benyújtja a titkárság munkaterveit. Megszervezi az aktuális irodai munka dokumentumainak nyilvántartásával, könyvelésével, tárolásával és a megfelelő strukturális osztályokhoz történő továbbításával kapcsolatos munkát, ideértve a megbízásokat és a vezetői utasításokat, az ügyek kialakítását és letétbe helyezését.

2.5. Kidolgozza a vállalati irodai munka végzésére vonatkozó utasításokat és megszervezi azok végrehajtását. Egységes dokumentumkezelő rendszert (USDO) hoz létre a cégben (elektronikus és papíralapú DO). Kidolgozza a cég tevékenységét szabályozó dokumentumokat a dokumentumkezelés területén.

2.6. Intézkedik a titkárság dolgozóinak a szükséges oktató- és referenciaanyagok, valamint leltár, írószer, felszerelés, irodai felszerelések biztosítása érdekében, technikai eszközökkel vezetői munka.

2.7. Ellátja a cég szerkezeti részlegeiben az irodai munka módszertani lebonyolítását, az ügyiratok helyes kialakításának, tárolásának és az irattárba való időben történő eljuttatásának ellenőrzését, a dokumentumok teljesítési határidőinek betartásáról szóló igazolások elkészítését.

2.8. Irodai dokumentumok nyomtatását és sokszorosítását biztosítja.

2.9. Részt vesz a vezetőség által összehívott értekezletek, az igazgatósági ülések és a részvényesek üléseinek előkészítésében és megszervezi azok lebonyolítását.

2.10. Megfelelő módot biztosít a dokumentumokhoz való hozzáféréshez és a bennük található információk felhasználásához.

2.11. Részt vesz az új fejlesztésében és megvalósításában technológiai folyamatok dokumentumokkal való munka, automatizálás fejlesztése információs rendszerekés technológiák (a számítástechnika használatának figyelembevételével).

2.12. Adatbázist vezet a titkárság tevékenységéhez szükséges belső és külső telefonszámokról.

2.13. Állami, kereskedelmi és szolgálati titkot képező információk védelmére irányuló munkát végez.

2.14. Végrehajtja a közvetlen felettesének - a társaság ügyvezető igazgatójának és ügyvezetőjének - utasításait.

2.15. Az ESDO fejlesztésére irányuló tevékenységeket fejleszt és szervez.

2.16. Hatáskörébe tartozó pénzügyi tervezést és beszámolást végez.

2.17. Tervezi és lebonyolítja a beosztottak képzését.

2.18. Motivációs rendszert alakít ki a beosztottak számára.

A VSPDO-nak joga van:

3.1. A társaság ügyvezető igazgatója, adminisztratív igazgatója és a szervezeti egység vezetői megfontolásra nyújtsanak be javaslatokat a dokumentumkezelés, a titkárság munkájának javítására - a dokumentumokkal való munkavégzés formáira és módszereire.

3.2. Követelje meg a vállalat szerkezeti részlegeinek vezetőit és más felelős alkalmazottait, hogy megfelelően tartsák be a vállalaton belüli dokumentumokkal való munkavégzésre vonatkozó szabályokat.

3.3. A dokumentumokat vissza kell juttatni az előadóknak, és a megállapított szabályok megsértése esetén kérni azok felülvizsgálatát.

3.4. Végezze el az irodai munka megszervezésének ellenőrzését a szerkezeti részlegekben.

3.5. A titkárság tevékenységével kapcsolatos dokumentumok aláírása és záradékolása.

3.6. Olyan utasításokat ad, amelyek a titkárság dolgozói számára kötelezőek; időszerű és minőségi végrehajtást igényel.

3.7. Javaslatot nyújt be a társaság adminisztratív igazgatójának és ügyvezetőjének megfontolásra a titkárság kiemelkedő munkatársainak ösztönzésére, a termelési és munkafegyelem megsértőinek szankcióira.

4. Felelősség

A VSPDO felelős a következőkért:

4.1. Iratok elvesztéséért, megrongálásáért, döntéshozatali alkalmatlanságért szakmai tevékenység, azok nem megfelelő teljesítése vagy nem teljesítése hivatalos feladatokat jelen munkaköri leírásban meghatározottak szerint - az áramerősség által meghatározott keretek között Munkatörvény Orosz Föderáció.

4.2. A tevékenységük végzése során elkövetett bűncselekményekért - az Orosz Föderáció jelenlegi közigazgatási, büntető és polgári jogszabályai által meghatározott határokon belül.

4.3. Anyagi kár okozása miatt - az Orosz Föderáció jelenlegi munkaügyi és polgári jogszabályai által meghatározott határokon belül.

5. Kölcsönhatás más szerkezeti elemekkel

vállalati részlegek

A VSPDO tevékenysége során kölcsönhatásban áll más szerkezeti egységekkel:

5.1. A társaság valamennyi szerkezeti részlegének vezetőjével - az iratvezetés, a titkársági utasítások végrehajtásának ellenőrzésének és ellenőrzésének megszervezése, a szükséges dokumentumok elkészítése és benyújtása kérdéseiben.

5.2. A jogi osztállyal - az iratok elkészítésével kapcsolatos jogi kérdésekben.

5.3. A cég gazdasági szolgáltatásával - irodatechnikai eszközök, okmánynyomtatványok, irodaszerek, stb.

5.4. A személyi és szervezetfejlesztési osztállyal - az osztály dolgozóinak kiválasztásáról, felvételéről, elbocsátásáról, áthelyezéséről, valamint képzésről, továbbképzésről, ösztönző- és büntetés-rendszer kialakításáról.

5.5. Informatikai részleggel a környéken információs technológiákés az elektronikus dokumentumkezelés fejlett módszerei, felhasználása legújabb módszerek a titkárság munkájában (irodai eszközök stb.).

A szakember kinevezése, áthelyezése és felmentése a mindenkor hatályos munkaügyi jogszabályokban megállapított eljárási rend szerint - az igazgatási osztály vezetőjének javaslatára a főigazgató végzése alapján történik. 1.5 Szakorvos ideiglenes távolléte esetén feladatait a főigazgató megbízásából megbízott személy látja el, jelen munkaköri leírás kötelező megismerése mellett. 1.6 A szakembert a hivatalos feladatok ellátása során a következők vezérlik: - az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai; - a főigazgató utasításai, utasításai, utasításai; - irodai munkára és levéltári munkára vonatkozó utasítások; - az Orosz Föderációban megállapított normák és szabályok. vállalkozás; - A vállalkozás minőségpolitikája, a vállalkozás minőségirányítási rendszerének dokumentálása;- jelen munkaköri leírás, ill. munkaszerződés- Szabályzat az igazgatási osztályról.

Milyen feladatai vannak egy dokumentumkezelő szakembernek?

Tekintse át a dokumentumokat és küldje el végrehajtásra a vállalkozás vezetőinek és szakembereinek. 4.4 Kövesse az előadóművészeket, hogy véglegesítsék az elkészítésre és végrehajtásukra vonatkozó megállapított szabályok (GOST 6.38-90) megsértésével készített dokumentumokat. 4.5 Fejlesztési javaslatok benyújtása a vezetőség felé dokumentációs támogatás a vállalkozás tevékenységének fejlesztése, az elektronikus technológia alkalmazásán alapuló vezetői munka formáinak és módszereinek fejlesztése. 4.6 Normális teljesítményfeltételek megteremtése hivatalos feladatokatés a vállalkozás tevékenysége során keletkezett összes dokumentum biztonsága. 4.7 Döntéseket hozzanak a hatáskörükön belül. 4.8 Használja ki az előnyöket, törvénnyel megállapított Az Orosz Föderáció és az alkalmazottak számára biztosított kollektív megállapodás vállalkozások.

Munka dokumentumkezelési szakembernek

Dokumentumkezelési szakember

Szakmai követelmények A szakembernek ismernie kell: — a vállalkozás felépítését; - irodai munka szervezése a vállalkozásnál; - dokumentum áramlási sémák; - az ügynómenklatúra összeállításának rendje, az állandó és átmeneti tárolás eseteinek leltározása, a megállapított jelentéstétel; - az ügyek irattárba történő benyújtásának ütemezése és eljárása; - számítástechnika és szervezéstechnika alkalmazása; - belső munkaügyi szabályzat; — munkavédelmi szabályok és normák, biztonsági intézkedések, ipari higiénia és tűzvédelem; — minőségirányítási dokumentumok. 4 Jogok A szakember jogosult: 4.1 Biztosítani a hivatali feladatok ellátásához szükséges munkakörülményeket. 4.2 Kérje be a funkcionális szolgálatoktól a szükséges anyagokat, valamint a feladatok késedelmének okainak magyarázatát és a vezetőség utasításait.

Munkafolyamat-specialista Moszkvában: 1309 üresedés

Dokumentumkezelő szakember munkaköri leírása:

1. Általános rendelkezések:

251.001 Real munkaköri leírás a fő szabályozási és szervezeti dokumentum, amely meghatározza az iratkezelési szakember feladatait, jogait és kötelezettségeit, felelősségét, szabályozza tevékenységének megszervezését, az XXX strukturális részlegeinek és más szervezetek tisztviselőivel való üzleti kapcsolattartás rendjét. 251.002 Jelen munkaköri leírás a közvetlen cselekvés okirata, a jóváhagyás napjától lép hatályba, és az aláírás ellenében történő megismerés pillanatától kötelező a munkavállaló számára. 251.003 Az iratkezelési szakember munkakörének átnevezése, megszüntetése, beosztásba történő kinevezés és felmentés rendelet alapján történik Vezérigazgató XXX.

Vezető dokumentumkezelési szakember munkaköri leírása

Álláskeresési tippek, kiadványok álláskeresőknek Dokumentumkezelő szakember Dokumentumkezelő szakemberre minden többé-kevésbé nagy vállalkozásban szükség van, hiszen a számlák, szerződések, jelentések áramlása meglehetősen nagy lehet. Néha külön szakembert kell felvenni ennek a feladatnak a teljesítéséhez.

Milyen feladatokat lát el ez a munkavállaló? Mi a munkája az iratkezelési szakembernek? Ez a szakember a levelezés fogadásáért felel, illetve a fuvarrendezőhöz hasonlóan megszervezi az egyéb iratok kívülről történő átvételét is. Ezenkívül nyilvántartásba veszik a dokumentumok szerződő felek részére történő átadását.

Így interakció van vele futárszolgálat. A levelezést nem feltétlenül más irodából származó ügyfeleknek vagy kollégáknak kell címezni.
Gyakran előfordul, hogy minden szerződést vagy jelentést át kell adni valakinek a vállalaton belül felülvizsgálat céljából.

A dokumentumokkal foglalkozó szakember munkaköri leírása

A XXX valamennyi szervezeti egysége és tisztségviselője a hatáskörükön belül; 255.2 javaslatokat nyújtanak be a felső vezetésnek a hatáskörükkel kapcsolatos kérdésekben; 255.3 Olyan kezdeményezéseket tesznek, amelyek munkájuk minőségének, a csoport munkájának, az osztály egészének javítását célozzák; 256 Felelősség Az iratkezelési szakember személyesen tartozik felelősséggel a XXX főigazgatója felé a feladatának meghiúsulásáért vagy nem megfelelő teljesítéséért. funkcionális feladatokat a kitűzött célok elérése, valamint a számára biztosított jogok nem megfelelő használata során: - az Orosz Föderáció hatályos munkaügyi jogszabályai, a belső szabályozási dokumentumok és a munkaszerződés értelmében a munkavállaló fegyelmi felelősséggel tartozik; – teljes egyéni megállapodás szerint felelősség a munkavállaló felel.

Iratkezelési szakember banki partnerekkel

Az iratkezelési szakember közvetlenül az Adminisztrációs Osztály dokumentumkezelési csoportvezetőjének számol be. 251.005 Az iratkezelési szakembernek nincsenek beosztottjai. 251.006 Az okmányszakértő helyettesítheti az igazgatási osztály vezető okmányszakértőjét távollétében. 251.007 Az Iratkezelési Szakértőt távollétében a Vezető Iratkezelési Szakértő helyettesíti. 252 Célok és feladatok: 252.1. Az Iratkezelési Szakértő tevékenysége az alábbi célok elérésére irányul: 252.1.1. Az XXX és a szerződő felek közötti információáramlás koordinálása. 252.1.2 Funkcionális feladatkörön belüli nyilvántartás.

Feladatok dokumentumkezelési szakember

A munkatapasztalat is fontos, csakúgy, mint a gyártástervezőként végzett munka, hiszen a munkavállalónak magabiztosan kell használnia a személyi számítógépet, képesnek kell lennie a dokumentumok teljes pontosságú és pedantikus összeállítására, rendszerezésére, az adatbázisban való navigálásra és a nagy adatmennyiséget, és folyékonyan bánjon az irodai berendezésekkel. Személyes adottságok közül a figyelmesség, a szervezettség, a pontosság üdvözlendő.
Ez a munka nem igényel fizikai vagy túlzott erkölcsi stresszt. A stresszes állapotok általában nem jellemzőek az ilyen esetekre.

Az egyetlen dolog, amit a munkavállalótól megkövetelnek, az összes dokumentumra való fokozott figyelem. Ha rendelkezik megfelelő tudással és tapasztalattal, jó szakmai előrelépésre számíthat.

Dokumentációs szakember munkaköri kötelezettségei

• Irodatechnikai ismeretek. A szakembernek tudnia kell a dokumentumokról másolatot készíteni, a szükséges formátumban kinyomtatni, faxot küldeni, dokumentumokat a megállapított szabályok szerint rendezni (fájlba, mappába hajtani, tűzni, bekötni stb.)
• Speciális személyes tulajdonságokkal rendelkezik, amelyek közé tartozik: a figyelem hosszan tartó koncentráló képessége, fejlett gondolkodás, kiváló memória, szervezettség, pontosság, nagy mennyiségű információval való munka (elemzés és rendszerezés), kitartás és teljesítmény monoton munkavégzés állandó magas minőséggel.

A dokumentumkezelő szakember feladatai banki partnereknél:

• Interakció a bank partnereivel és partnereivel, a bank intézményének hatáskörébe tartozó egyéb szervezetek és szervezeti egységek alkalmazottaival.

A dokumentációs szakember feladatai

Lehetővé teszi, hogy ne késleltesse a dokumentumokat az osztályokon, vagy ne veszítse el azokat elküldés után. A dokumentumkezelő szakember fontos láncszem a bank jól összehangolt mechanizmusában, ezért fokozott hatékonysággal, figyelmességgel, felelősségtudattal, pontossággal és gyors döntési képességgel kell rendelkeznie.
Dokumentumkezelő szakember munkájáért a bank partnereivel végzett munka díjazása. Az átlagos jövedelem szintje 20 000 és 40 000 rubel között változhat, a munkavégzés régiójától és a dokumentumok fontosságától függően, amelyekkel dolgoznia kell. A fizetés csak a fizetési részből áll, prémiumok lehetségesek és az egész osztály teljesítményétől függenek. Banki partnerekkel rendelkező dokumentumkezelő szakember követelményei:

• Felsőfokú/befejezett felsőfokú végzettség.

  
  Az állásra részmunkaidős vagy esti tagozatos hallgatók jelentkezhetnek.

Emelje a szakmai szintet, vegyen részt képzésen, képzésen és átképzésen a munkáltató kezdeményezésére. 2.17.Betartani az önkormányzati alkalmazott hivatali magatartásának általános elveit, az önkormányzati szolgálattal kapcsolatos tilalmakat és korlátozásokat. 3. Jogok Dokumentumkezelési és Aktuális Ellenőrzési Szakértő jogosult: 3.1. által előírt feladatkörökhöz kapcsolódó munka javítására javaslatokat tegyen ezt a kézikönyvet. 3.2. A strukturális osztályok vezetőitől, szakemberektől a feladataik ellátásához szükséges információkat, dokumentumokat kérni és átvenni. 3.3. Követelni az adminisztráció vezetését, hogy segítse feladataik és jogaik teljesítését. 4. Felelősség A dokumentumkezelési és aktuális ellenőrzési főszakértő felelős: 4.1.

Vezető dokumentumkezelési szakember munkaköri leírása

Az iratkezelési és áramellenőrzési főszakértőnek ismernie kell: - az állami és önkormányzati szolgálat jogi támogatását; - archiválás; — az MR „Khangalassky ulus” felépítése és vezetése; - a hivatali munka egységes állami rendszere, az iratok tárolásának, archiválásának, az iratok felülvizsgálatának, megsemmisítésének, tárolásra történő átadásának szabályai, valamint a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszerének szabványai; - az ügynómenklatúra összeállításának rendje, az állandó és átmeneti tárolás eseteinek leltározása, a megállapított jelentéstétel; szervezeti kultúra és munkamorál. 2. Munkaköri kötelezettségek A dokumentumkezelési és aktuális ellenőrzési főszakértő köteles: 2.1. Tartsa be az ulusvezetői rendelet- és határozattervezetek elkészítésének és benyújtásának eljárását. 2.2.

A dokumentumokkal foglalkozó szakember munkaköri leírása

JÓVÁHAGYOTT: P.P. gazdasági igazgató BezdenezhnykhJSC "Trest" P.P. Petrov » » 2018 A JSC "Trest" dokumentumaival foglalkozó szakember munkaköri leírása 1. Általános rendelkezések 1.1 Ez a munkaköri leírás meghatározza a "Trest" JSC adminisztratív osztályának dokumentumaival foglalkozó szakember jogait, kötelességeit és felelősségeit ( a továbbiakban: vállalkozás).

1.2 Átlagos személy szakmai oktatás munkatapasztalat vagy szakmai alapképzés követelménye nélkül, és legalább 3 éves szakmai gyakorlat a szakterületen. 1.3 Az Iratügyi Szakértő (továbbiakban Szakember) az Adminisztratív Osztály vezetőjének tesz jelentést.

Művész (akvarell, pasztell, olaj)

Biztosítja a cég (papír és elektronikus) iratfolyamatának ellenőrzését, a bejövő és kimenő levelezés időben történő feldolgozását, rendeltetési helyre történő eljuttatását. 2.3. Ellenőrzi a dokumentumok teljesítésének határidejét és azok helyes teljesítését. Biztosítja a céges pecsétek tárolását. 2.4. Megtervezi a titkárság munkáját, jóváhagyásra, jóváhagyásra benyújtja a titkárság munkaterveit.

Megszervezi az aktuális irodai munka dokumentumainak nyilvántartásával, könyvelésével, tárolásával és a megfelelő strukturális osztályokhoz történő továbbításával kapcsolatos munkát, ideértve a megbízásokat és a vezetői utasításokat, az ügyek kialakítását és letétbe helyezését. 2.5. Kidolgozza a vállalati irodai munka végzésére vonatkozó utasításokat és megszervezi azok végrehajtását. Egységes dokumentumkezelő rendszert (USDO) hoz létre a cégben (elektronikus és papíralapú DO).

Munkaköri leírások

Biztosítja a vállalati iratfolyamat (papír és elektronikus) irányítását, a bejövő és kimenő levelezés időben történő feldolgozását, rendeltetési helyre történő eljuttatását.2.3. Ellenőrzi a dokumentumok teljesítésének határidejét és azok helyes teljesítését. Biztosítja a cégzárak tárolását.2.4. Megtervezi a titkárság munkáját, jóváhagyásra, jóváhagyásra benyújtja a titkárság munkaterveit.

Megszervezi az aktuális irodai munka dokumentumainak nyilvántartási, könyvelési, tárolási és megfelelő strukturális osztályokhoz történő továbbítását, ideértve a megbízásokat és az ügyviteli utasításokat, az ügyek kialakítását és letétbe helyezését 2.5. Kidolgozza a vállalati irodai munka végzésére vonatkozó utasításokat és megszervezi azok végrehajtását. Egységes dokumentumkezelő rendszert (USDO) hoz létre a cégben (elektronikus és papíralapú DO).

Tehát a szükséges készségek között szerepel a szervezet teljes információs és dokumentumforrásaival végzett munka; adatbázisok magabiztos használata, beleértve a távoliakat is; jogi referenciarendszerek és automatizált számviteli, nyilvántartási és ellenőrzési rendszerek birtoklása; a modern információs és kommunikációs technológiák alkalmazásának képessége a dokumentumokkal való munka során. A szükséges többletismeretekkel szemben is nagy követelményeket támasztanak: ma már az ügyintézői munkakört betöltő szakembernek ismernie kell az elektronikus dokumentumkezelési rendszereket, ismernie kell a dokumentumokkal való munkavégzés modern információs technológiáit, a szervezetben a hivatalos iratok adatbázisainak létrehozásának és karbantartásának szabályait, a fájlok tárolásának szabályai, beleértve a korlátozott hozzáférésű dokumentumokat, a munkavédelmi követelményeket és még sok mást.

Elektronikus dokumentumkezelő szakember munkaköri leírása

Ellenőrzi a szabályozási aktusok végrehajtását az adminisztráció irodai munkára vonatkozó Utasításai szerint. 2.3. Fenntartja a beérkező dokumentumok nyilvántartását az elnöki adminisztrációtól, a Szahai Köztársaság (Jakutia) kormányától, minisztériumoktól és osztályoktól. 2.4. Az ulus vezetőjének rendeleteinek és parancsainak nyilvántartásba vétele a általános kérdések csak a felügyelő helyettesekkel és a jogi főszakértő jogi szakértelmével megegyező ív megléte esetén végezhető el.
2.5.

Info

A vezető eredeti végzéseit, határozatait a jóváhagyó lappal a nyilvántartásba rögzíteni és az ügyiratba iktatni. 2.6. Nyújtsa be a médiában való közzétételre tömegmédia társadalmi és politikai jelentőségű, a lakosság érdekeit érintő vezetői utasítások, határozatok. 2.7. Dokumentumok feldolgozása, tárolása, határidőben történő benyújtása archiválásra.

2.8.
A szakember kinevezése, áthelyezése és felmentése a mindenkor hatályos munkaügyi jogszabályokban megállapított eljárási rend szerint - az igazgatási osztály vezetőjének javaslatára a főigazgató végzése alapján történik. 1.5 Szakorvos ideiglenes távolléte esetén feladatait a főigazgató megbízásából megbízott személy látja el, jelen munkaköri leírás kötelező megismerése mellett. 1.6 A hivatalos feladatok ellátása során a szakembert a következők vezérlik: - az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai; - a főigazgató utasításai, utasításai, utasításai; - az irodai munkára és az irattári munkára vonatkozó utasítások; - az Orosz Föderációban megállapított normák és szabályok. a vállalkozás;- a vállalkozás minőségpolitikája, a vállalkozás minőségirányítási rendszerének dokumentálása;- jelen munkaköri leírás és munkaszerződés;- az adminisztratív osztályról szóló rendelet.

Elektronikus dokumentumkezelési szakember munkaköri feladatai

Munkavállalóval szemben támasztott követelmények az állásra jelentkezéskor Általános kötelező követelmények 7.1 Iskolai végzettség Középfokú, felsőfokú 7.2 Szakmai gyakorlat 0,5 évtől irodai munkában 7,3 Szakmai ismeretek Irodai munka és dokumentumkezelés ismerete. Speciális követelmények 7.4 Speciális szoftverek ismerete, műszaki rendszerek MS Office felhasználó. 7.5 Szabályozási dokumentáció ismerete - 7.6 Módszerekben való jártasság - 258 Speciális kifejezések és rövidítések szószedete Kifejezés, rövidítés Fogalommeghatározás, rövidítések hivatalos. 259 Ismertető lap A munkaköri leírást ismerem és kötelezettséget vállalok az abban rögzített tevékenységi normák teljesítésére. Megkapták a munkaköri leírás másolatát.

Elektronikus dokumentumkezeléssel foglalkozó szakember munkaköri leírása

Szakmai követelmények A szakembernek ismernie kell: — a vállalkozás felépítését; - irodai munka szervezése a vállalkozásnál; - dokumentum áramlási sémák; - az ügynómenklatúra összeállításának rendje, az állandó és átmeneti tárolás eseteinek leltározása, a megállapított jelentéstétel; - az ügyek irattárba történő benyújtásának ütemezése és eljárása; - számítástechnika és szervezéstechnika alkalmazása; - belső munkaügyi szabályzat; — munkavédelmi szabályok és normák, biztonsági intézkedések, ipari higiénia és tűzvédelem; — minőségirányítási dokumentumok. 4 Jogok A szakember jogosult: 4.1 Biztosítani a hivatali feladatok ellátásához szükséges munkakörülményeket. 4.2 Kérje be a funkcionális szolgálatoktól a szükséges anyagokat, valamint a feladatok késedelmének okainak magyarázatát és a vezetőség utasításait.
Javaslatot nyújt be a társaság adminisztratív igazgatójának és ügyvezetőjének megfontolásra a titkárság kiemelkedő munkatársainak ösztönzésére, a termelési és munkafegyelem megsértőinek szankcióira. 4. Felelősség A VSPDO felelőssége: 4.1. A dokumentumok elvesztése és megsérülése, a szakmai tevékenységgel kapcsolatos döntések alkalmatlansága, a jelen munkaköri leírásban meghatározott hivatalos feladataik nem megfelelő teljesítése vagy elmulasztása miatt - az Orosz Föderáció hatályos munkaügyi jogszabályai által meghatározott mértékben. 4.2. A tevékenységük végzése során elkövetett bűncselekményekért - az Orosz Föderáció jelenlegi közigazgatási, büntető és polgári jogszabályai által meghatározott határokon belül.
4.3.

Figyelem

Kellően jó angol nyelvtudással (szinte nem alacsonyabb, mint középfok); ismeri a fordítási módszertant, a fordítások koordinálásának jelenlegi rendszerét, a szépirodalmi szerkesztés alapjait, kiváló jegyzőkönyvírási képességekkel rendelkezik 1.4.8. Személyi számítógép: programok - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.1.4.9. Irodai berendezések és kaputelefonok használatának szabályai (mini-ATS - legalább 50 belső előfizető, modem, fax, szkenner, nyomtató, fénymásoló, iratmegsemmisítő, lamináló, varrógép, hangrögzítő) 1.4.10.

Dokumentumfolyamat-sémák.1.4.11. Az ügynómenklatúra összeállításának rendje, az állandó és átmeneti tárolás eseteinek leltározása, a megállapított jelentéstétel 1.4.12. Az ügyek irattárba történő benyújtásának határideje és eljárása 1.4.13. A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzését szervező rendszerek 1.4.14.

JÓVÁHAGY
Gazdasági igazgató P.P. Készpénz nélküli
JSC "Trest"
____________ P.P. Petrov

"___" ___________ 2013.

Munkaköri leírás
iratkezelési szakember
JSC "Trest"

1. Általános rendelkezések

1.1 Ez a munkaköri leírás meghatározza a JSC "Trest" (a továbbiakban: vállalkozás) adminisztratív osztályának dokumentumaival foglalkozó szakember jogait, kötelességeit és felelősségeit.

1.2 Az okmányokkal foglalkozó szakember munkakörbe azt a személyt nevezik ki, aki középfokú szakképzettséggel, munkatapasztalat követelménye nélkül vagy szakmai alapképzéssel és legalább 3 éves szakirányú szakmai gyakorlattal rendelkezik.

1.4 A szakember kinevezése, áthelyezése és felmentése a mindenkor hatályos munkaügyi jogszabályokban megállapított eljárási rend szerint - az igazgatási osztály vezetőjének javaslatára a főigazgató utasítására történik.

1.5 Szakorvos ideiglenes távolléte esetén feladatait a főigazgató megbízásából megbízott személy látja el, jelen munkaköri leírás kötelező megismerése mellett.

1.6 A szakembert a hivatalos feladatok ellátása során a következők irányítják:

az Orosz Föderáció jogalkotási aktusai;
- a főigazgató utasításai, utasításai, utasításai;
- irodai és irattári munkára vonatkozó utasítások;
- a vállalkozásnál kialakított normák és szabályok;
- A társaság minőségpolitikája, a vállalat minőségirányítási rendszerének dokumentálása;
- jelen munkaköri leírás és munkaszerződés;
- rendelet az igazgatási osztályról.

2 Munkaköri kötelezettségek

A szakembernek:

2.1 Készítse elő a szükséges dokumentumokat.

2.2 Bejövő és kimenő levelezés elszámolása, nyilvántartása.

2.3 Biztosítani kell a beérkezett dokumentumok átvételét, elszámolását, nyilvántartását, végrehajtásának ellenőrzését és biztonságát.

2.4 A másolási és sokszorosítási munkák időben történő és minőségi elvégzésének biztosítása a vezetőség nevében.

2.6 Az irattári tárolásra vagy megsemmisítésre szánt dokumentumok évenkénti kiválasztása.

2.7 A szervezeti és adminisztratív dokumentáció lebonyolítására, nyilvántartására és elszámolására vonatkozó követelmények betartásának ellenőrzése.

2.8 Levelek, csomagok, csomagok fogadása és küldése.

2.9 Állam-, kereskedelmi és szolgálati titkot képező információk védelmét szolgáló munkák elvégzése.

3 Szakmai követelmények

A szakembernek tudnia kell:

A vállalkozás felépítése;

Irodai munka szervezése a vállalkozásnál;

Dokumentumfolyamatok;

Az ügynómenklatúra összeállításának rendje, az állandó és átmeneti tárolás eseteinek leltározása, megállapított jelentéstétel;

Az ügyek irattárba történő benyújtásának határideje és eljárása;

Számítógépes és szervezési technológia alkalmazása;

Belső munkaügyi szabályzat;

Munkavédelmi szabályok és normák, biztonsági intézkedések, ipari higiénia és tűzvédelem;

Minőségirányítási dokumentumok.

4 Jogok

A szakembernek joga van:

4.1 A hivatali feladatok ellátásához szükséges munkakörülmények biztosítása.

4.2 Kérje be a funkcionális szolgálatoktól a szükséges anyagokat, valamint a feladatok késedelmének okainak magyarázatát és a vezetőség utasításait.

4.3 A dokumentumok áttekintése és végrehajtásra történő megküldése a vállalkozás vezetőinek és szakembereinek.

4.4 Kövesse az előadóművészeket, hogy véglegesítsék az elkészítésre és végrehajtásukra vonatkozó megállapított szabályok (GOST 6.38-90) megsértésével készített dokumentumokat.

4.5 Javaslatok benyújtása vezetői megfontolásra a vállalkozás okirati támogatottságának javítására, az elektronikus technológia alkalmazásán alapuló vezetői munka formáinak és módszereinek fejlesztésére.

4.6 A hatósági feladatok ellátásához szükséges normál feltételek megteremtése és a vállalkozás tevékenysége során keletkezett valamennyi dokumentum biztonsága.

4.7 Döntéseket hozzanak a hatáskörükön belül.

4.8 Használja az Orosz Föderáció jogszabályai által megállapított és a munkavállalók számára a vállalkozás kollektív szerződésében biztosított juttatásokat.

5 Szolgáltatási kapcsolatok

5.1 A szakember az iratkezelési és iratkezelési kérdésekben a vállalkozás valamennyi strukturális részlegének vezetőjével érintkezik.

6 Felelősség

6.1 A szakember az Orosz Föderáció törvényei által megállapított eljárásnak megfelelően felelős a jelen munkaköri leírásban előírt kötelezettségek elmulasztásáért.

Az adminisztratív osztály vezetője A.A. Rubljov

Egyetért:

A jogi osztály vezetője S.S. Szergejev

Személyzeti Osztály vezetője I.I. Ivanov

Vezető QMS mérnök V.V. Vasziljev

1. Általános rendelkezések

1.1. A VSPDO a szakemberek kategóriájába tartozik. A VSPDO állásába felsőfokú szakirányú végzettséggel és a munkakörben legalább 3 éves gyakorlattal rendelkező személy kerül kinevezésre.

1.2. A VSPDO állásába való kinevezés és az onnan való elbocsátás a társaság vezérigazgatójának rendeletével történik, az adminisztratív osztály vezetőjének javaslatára.

1.3. A VSPDO közvetlenül az adminisztratív osztály vezetőjének számol be. A VSPODO funkcionálisan alárendeltje az ügyintézőknek (nyilvántartási feladattal megbízott alkalmazottak) és a vállalat összes szervezeti részlegének titkárainak. A VSPOD lineárisan a jegyzőnek és a cég levéltári szolgálatának vezetőjének van alárendelve.

1.4. A VSPOD-nak tudnia kell:

1.4.1. A társaság tevékenységével, így különösen a titkárság tevékenységével kapcsolatos felsőbb és egyéb szervek rendeletei, rendeletei, rendelkezései, egyéb irányító és szabályozó dokumentumai.

1.4.2. A hivatali munka egységes állami rendszere, az iratok tárolásának, irattárának, ellenőrzésének, megsemmisítésének, a társasági és állami levéltárba történő átadásának szabályai, valamint az egységes szervezeti és ügyviteli dokumentációs rendszer szabványai.

1.4.3. A társaság dokumentumkezelési és titkársági munkáját szabályozó szabályzatok, utasítások, egyéb szabályozó dokumentumok.

1.4.4. Szervezeti felépítés, a társaság és strukturális részlegeinek (JV) vezetése.

1.4.5. A cég tevékenységeinek specializációja, a cég iparágának dokumentumaival való munkavégzés sajátosságai.

1.4.6. A dokumentumok nyilvántartásának és feldolgozásának módjai.

1.4.7. Kellően jó angol nyelvtudással (szinte nem alacsonyabb, mint középfok); ismeri a fordítási módszertant, a fordítások koordinálásának jelenlegi rendszerét, a szépirodalmi szerkesztés alapjait, és kiváló jegyzőkönyv-készítési ismeretekkel rendelkezik.

1.4.8. Személyi számítógép: programok - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Irodai berendezések és kaputelefonok használatának szabályai (mini-ATS - legalább 50 belső előfizető, modem, fax, szkenner, nyomtató, fénymásoló, iratmegsemmisítő, lamináló, varrógép, hangrögzítő).

1.4.10. Dokumentumfolyamat-sémák.

1.4.11. Az ügynómenklatúra összeállításának rendje, az állandó és átmeneti tárolás eseteinek leltározása, megállapított jelentéstétel.

1.4.12. Az ügyek irattárba történő benyújtásának határideje és eljárása.

1.4.13. A dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés megszervezésére szolgáló rendszerek.

1.4.14. Irodai berendezések és a vezetői munka egyéb gépesítésének eszközei.

1.4.15. A közgazdaságtan alapjai, a termelés, a munka és a gazdálkodás szervezése.

1.4.16. Munkaügyi jogszabályok (az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve) és az Orosz Föderáció munkavédelmi jogszabályai.

1.4.17. A számítástechnika működésének szabályai.

1.4.18. A cég belső munkarendjének szabályai.

1.4.19. Pénzügyi tervezés és beszámolás a hatáskörükön belül.

1.4.20. A beosztott személyi állomány képzésének tervezése.

1.4.21. Motivációs rendszerek.

1.5 A VSPDO tevékenységét a következők irányítják:

1.5.1. A VSPDO szabályzata, utasítások, a társaság titkárságára vonatkozó szabályzatok.

1.5.2. A társaság iratforgalmára vonatkozó előírások.

1.5.3. Ez a munkaköri leírás.

1.5.4. A társaság által kialakított belső szabályzat.

1.5.5. A bizalmas információkkal való munkavégzés szabályai.

1.5.6. Munkaszerződés.

1.5.7. Személyzeti szabályzat.

1.5.8. A VSPDO tevékenységéhez közvetlenül kapcsolódó egyéb dokumentumok.

1.6. A VSPDO közvetlenül az adminisztratív osztály vezetőjének számol be.

1.7. A WSPDO felügyeli a titkárság munkatársait.

1.8. A VSPDO távollétében (üzleti út, nyaralás, betegség stb.) feladatait a helyettes látja el, aki megszerzi a megfelelő jogokat és felelős a rábízott feladatok megfelelő ellátásáért.

2. Munkaköri kötelezettségek

2.1. Megszervezi a cég dokumentumforgalmának, valamint a cég titkárságának és irattári szolgálatának munkáját, megosztja a terhelést a beosztott dolgozók között. Pénzügyi tervezést és beszámolást végez a titkárság tevékenységében és a társasági dokumentumáramlásban.

2.2. Biztosítja a cég (papír és elektronikus) iratfolyamatának ellenőrzését, a bejövő és kimenő levelezés időben történő feldolgozását, rendeltetési helyre történő eljuttatását.

2.3. Ellenőrzi a dokumentumok teljesítésének határidejét és azok helyes teljesítését. Biztosítja a céges pecsétek tárolását.

2.4. Megtervezi a titkárság munkáját, jóváhagyásra, jóváhagyásra benyújtja a titkárság munkaterveit. Megszervezi az aktuális irodai munka dokumentumainak nyilvántartásával, könyvelésével, tárolásával és a megfelelő strukturális osztályokhoz történő továbbításával kapcsolatos munkát, ideértve a megbízásokat és a vezetői utasításokat, az ügyek kialakítását és letétbe helyezését.

2.5. Kidolgozza a vállalati irodai munka végzésére vonatkozó utasításokat és megszervezi azok végrehajtását. Egységes dokumentumkezelő rendszert (USDO) hoz létre a cégben (elektronikus és papíralapú DO). Kidolgozza a cég tevékenységét szabályozó dokumentumokat a dokumentumkezelés területén.

2.6. Intézkedik a titkárság dolgozóinak a szükséges oktató- és referenciaanyagok, valamint leltár, írószer, felszerelés, irodai felszerelés, vezetői munkavégzés technikai eszközeinek ellátása érdekében.

2.7. Ellátja a cég szerkezeti részlegeiben az irodai munka módszertani lebonyolítását, az ügyiratok helyes kialakításának, tárolásának és az irattárba való időben történő eljuttatásának ellenőrzését, a dokumentumok teljesítési határidőinek betartásáról szóló igazolások elkészítését.

2.8. Irodai dokumentumok nyomtatását és sokszorosítását biztosítja.

2.9. Részt vesz a vezetőség által összehívott értekezletek, az igazgatósági ülések és a részvényesek üléseinek előkészítésében és megszervezi azok lebonyolítását.

2.10. Megfelelő módot biztosít a dokumentumokhoz való hozzáféréshez és a bennük található információk felhasználásához.

2.11. Részt vesz a dokumentumokkal való munkavégzés új technológiai folyamatainak kidolgozásában és megvalósításában, az automatizált információs rendszerek és technológiák fejlesztésében (figyelembe véve a számítástechnika alkalmazását).

2.12. Adatbázist vezet a titkárság tevékenységéhez szükséges belső és külső telefonszámokról.

2.13. Állami, kereskedelmi és szolgálati titkot képező információk védelmére irányuló munkát végez.

2.14. Eleget tesz a közvetlen felettes - az adminisztratív osztályvezető és a társaság vezérigazgatója - utasításainak.

2.15. Az ESDO fejlesztésére irányuló tevékenységeket fejleszt és szervez.

2.16. Hatáskörébe tartozó pénzügyi tervezést és beszámolást végez.

2.17. Tervezi és lebonyolítja a beosztottak képzését.

2.18. Motivációs rendszert alakít ki a beosztottak számára.

3. Jogok

A VSPDO-nak joga van:

3.1. Az iratkezelés, a titkárság munkájának javítására - a dokumentumokkal való munkavégzés formáira és módszereire - javaslatokat nyújtson be megfontolásra a vezérigazgatónak, az adminisztratív osztályvezetőnek és a társaság szerkezeti részlegeinek vezetőinek.

3.2. Követelje meg a vállalat szerkezeti részlegeinek vezetőit és más felelős alkalmazottait, hogy megfelelően tartsák be a vállalaton belüli dokumentumokkal való munkavégzésre vonatkozó szabályokat.

3.3. A dokumentumokat vissza kell juttatni az előadóknak, és a megállapított szabályok megsértése esetén kérni azok felülvizsgálatát.

3.4. Végezze el az irodai munka megszervezésének ellenőrzését a szerkezeti részlegekben.

3.5. A titkárság tevékenységével kapcsolatos dokumentumok aláírása és záradékolása.

3.6. Olyan utasításokat ad, amelyek a titkárság dolgozói számára kötelezőek; időszerű és minőségi végrehajtást igényel.

3.7. Javaslatok benyújtása az adminisztratív osztály vezetőjének és a társaság vezérigazgatójának megfontolásra a titkárság kiváló munkatársainak ösztönzésére, a termelési és munkafegyelem megsértőinek szankcióira.

4. Felelősség

A VSPDO felelős a következőkért:

4.1. A dokumentumok elvesztése és megsérülése, a szakmai tevékenységgel kapcsolatos döntések alkalmatlansága, a jelen munkaköri leírásban meghatározott hivatalos feladataik nem megfelelő teljesítése vagy elmulasztása miatt - az Orosz Föderáció hatályos munkaügyi jogszabályai által meghatározott mértékben.

4.2. A tevékenységük végzése során elkövetett bűncselekményekért - az Orosz Föderáció jelenlegi közigazgatási, büntető és polgári jogszabályai által meghatározott határokon belül.

4.3. Anyagi kár okozása miatt - az Orosz Föderáció jelenlegi munkaügyi és polgári jogszabályai által meghatározott határokon belül.

5. Interakció a vállalat más strukturális részlegeivel

A VSPDO tevékenysége során kölcsönhatásban áll más szerkezeti egységekkel:

5.1. A társaság valamennyi szerkezeti részlegének vezetőjével - az iratvezetés, a titkársági utasítások végrehajtásának ellenőrzésének és ellenőrzésének megszervezése, a szükséges dokumentumok elkészítése és benyújtása kérdéseiben.

5.2. A jogi osztállyal - az iratok elkészítésével kapcsolatos jogi kérdésekben.

5.3. A cég gazdasági szolgáltatásával - irodatechnikai eszközök, okmánynyomtatványok, irodaszerek, stb.

5.4. A személyi és szervezetfejlesztési osztállyal - az osztály dolgozóinak kiválasztásáról, felvételéről, elbocsátásáról, áthelyezéséről, valamint képzésről, továbbképzésről, ösztönző- és büntetés-rendszer kialakításáról.

5.5. Az informatikai osztállyal az informatika és az elektronikus dokumentumkezelés fejlett módszerei területén, a legújabb módszerek alkalmazása a titkárság munkájában (irodatechnika stb.).

5.6. A biztonsági osztállyal - információs és gazdasági biztonság kérdéseiről.

"Ismerem a munkaköri leírást":

A cég adminisztratív osztályának dokumentumkezelési vezető szakértője

Dátum: "__" __________ 20__ ________________