Hogyan írjunk hivatalos üzleti levelet. Üzleti levél angol nyelven. A feladó neve és címe

A GOST R 7.0.82013 „Információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Irodai munka és archiválás. Kifejezések és meghatározások” a címzett az irat attribútuma, amely az irat címzettjére vonatkozó információkat tartalmaz (67. pont).

A szükséges „Címzett” kifejezést üzleti levelekben és belső információkban és referenciadokumentumokban (jelentésekben és feljegyzésekben, kimutatásokban stb.) használják.

A szükséges "Cím" a következőket tartalmazza:

• a címzett neve (a levél címzettje);
• levelezési cím vagy telefon-fax szám, e-mail cím.

A levél címzettje lehet:

• hivatalos / több tisztviselő;
• szervezet;
• a szervezet strukturális felosztása;
• szervezetek csoportja;
• Egyedi.

CÍMEZŐ - HIVATALOS

A GOST R 6.30-2003 szerint a kezdőbetűket minden tisztviselő vezetékneve elé írják. Ha a levelet elküldik kormányhivatal vezetője, akkor a szervezet neve szerepel a pozícióban, teljes név. datívussal vannak feltüntetve, a kezdőbetűket a vezetéknév elé írják:

Ha a levél címzett vezető kereskedelmi szervezet , akkor a beosztás tartalmazza a jogi formát megjelölő szervezet nevét (teljes vagy rövidített formában), a kezdőbetűket a vezetéknév elé írjuk:

Ha a levél címzett helyettes vezetője, a munkakör megnevezése tartalmazza a szervezet nevét. A vezetéknév datívussal van feltüntetve:

Ha a dokumentum címzettje az a szerkezeti egység vezetője, akkor először a szervezet nevét jelöljük névelőben, majd a datívuszban a szerkezeti egységet jelző személy beosztását, pl.

Az új GOST 5.15. bekezdése szerint:

• levél megcímzésekor hivatalos a kezdőbetűket a vezetéknév után kell elhelyezni;
• a vezetéknév előtt megengedett a "Mr" (Mr.) rövidítés használata, ha a címzett férfi, vagy a "Ms." (Hölgyem), ha a címzett nő:

CÍMEZŐ - SZERVEZET

Ha a levél egy szervezetnek szól, akkor a nevét (teljes vagy rövidítve) névlegesen kell feltüntetni:

Amikor levelet intéznek egy szervezethez, fel kell tüntetni annak teljes vagy rövidített nevét, például:

A szervezetnek címzést olyan esetekben használják, amikor a feladó nem tudja, ki a szervezet vezetője, vezetéknevét, kezdőbetűit.

CÍMEZŐ - SZERKEZETI EGYSÉG

A dokumentum a szervezet szerkezeti egységéhez címezhető. Ez a megszólítási mód általában akkor lehetséges, ha a levél tárgyát képező kérdés megvitatása a szervezeti egység hatáskörébe tartozik.

Ha egy dokumentumot egy szervezet strukturális alosztályának címeznek, a „Címzett” attribútum a szervezet nevét jelöli névelőben, lent - a szerkezeti alosztály nevét névelőben, például:

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi.

CÍMEZŐ - EGYÉNI

A szükséges "Cím" regisztrációja a levelezés során magánszemélyek megvannak a maga sajátosságai. Először a datív betűs vezetéknév kerül feltüntetésre, majd a kezdőbetűk, majd a postacím:

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi.

CÍMEZVE - TÖBB SZERVEZET
VAGY SZERKEZETI EGYSÉGEK

Egy üzleti levélnek több címzettje is lehet. A GOST R 6.30-2003 módszert hoz létre a címzettek általános kialakítására, amikor leveleket küldenek több homogén szervezetnek vagy egy szervezet több strukturális részlegének. Két lehetőség van a kellékek díszítésére.

1. lehetőség: adjon meg több címzettet magában az „Address” attribútumban. Ezt a tervezési lehetőséget akkor használják, ha egy levelet egy szervezetnek vagy tisztviselőnek címeznek (ez a fő címzett), és tájékoztatás céljából - számos más szervezetnek vagy tisztviselőnek.

A címzés a szokásos módon a jobb felső sarokban történik, a "Cím" adatainak felsorolásaként a szervezet egyes szervei/szervezetei vagy szerkezeti egységei számára.

Ebben az esetben a címzettek teljes száma nem lehet több négynél.

Valamennyi címzett magán az iraton szerepel, a 2., 3. és 4. címzett előtt nincs feltüntetve a „Példány” szó.

Ebben az esetben a levél minden nyomtatott példánya eredetiként van aláírva. Minden példányt külön borítékba kell zárni, amelyen az adott szervezet vagy szervezeti egység postacímét adják ki.

2. lehetőség: általánosságban adja meg a címzettet, ha dokumentumot küldünk egy azonos típusú szervezetcsoportnak (szervezetvezetőnek) vagy be szerkezeti egységek(fióktelepei, képviseleti irodái stb.) egy szervezetnél:

Ha ebben az esetben a címzettek száma meghaladja a négyet, akkor a levél feladásához egy további lista (levelezőlista) készül, amely tartalmazza a konkrét címzetteket és azok címét. Ez meg van jegyezve a "Cím" kellékekben:

Nincs jóváhagyott levelezőlista űrlap. A lap formája a szervezet irodai munkájára vonatkozó utasításokban rögzíthető. Valójában a levelezőlista egy külön lapra átvitt „Cím” attribútum, ami azt jelenti, hogy a tartalmának meg kell felelnie ennek az attribútumnak. A „Cím” attribútumban három információs blokk található: a szervezet neve, beosztása, kezdőbetűi és vezetéknév. A levél levelezési listáján ugyanazokat az információs blokkokat reprodukáljuk, de ezeket egy sorban helyezzük el, és nem a lap jobb oldalán. Az adatokat táblázatba is rendezheti. A címzettek sorrendje tetszőleges lehet, de jobb, ha betűrendben rendezzük.

A kimenő levél számát, dátumát a regisztráció után kell megadni (1. példa).

A címzettek egy csoportjának küldött levélnek egy kimenő regisztrációs száma van, a bejövő szám minden levélnél eltérő lesz.

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi.

AZ ŰRLAPON A "CÍMEZVE" RÉSZLETEK ELHELYEZÉSE

A „Címzett” attribútum az irat jobb felső részén (szögletes elrendezésű űrlapon) vagy jobb oldalon a nyomtatvány adatai alatt (hosszirányú részletelrendezésű nyomtatványon) található. A szükséges "Cím" helyét a GOST R 6.30-2003 B. függeléke mutatja:

• részletek sarokelrendezésű űrlapon - 2. példa;
• a részletek hosszanti elrendezésű űrlapon - 3. példa.

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi. A szükséges "Címzett" ugyanazon a helyen marad.

TECHNIKAI KÉRDÉSEK

• Elválasztható-e az „Address” attribútum elemei intervallumokkal?

A "Cím" attribútum általában több sort foglal el.

A 6.1 módszertani ajánlások a GOST R 6.30-2003 (a Szövetségi Levéltár által jóváhagyott) végrehajtásáról azt mondják, hogy egy dokumentum részleteit több sorból egy sorközzel nyomtatják. A „Címzett”, „Dokumentum-jóváhagyási jel”, „Függelék”, „Dokumentum-jóváhagyási jel” részletek összetevőit 1,5-2 sornyi távolság választja el egymástól.

Hasonló szabályt tartalmaz az új GOST R 7.0.97-2016 3. szakasza, amely megállapítja Általános követelmények dokumentumok elkészítéséhez: „Többsoros részletek egy sorközzel nyomtatva, a részletek alkotórészei további térközzel vannak elválasztva”:

• Hogyan lehet igazítani a „Cél” attribútumot?

A "Címzett" többsoros attribútum az attribútum által elfoglalt zóna bal széle mentén vagy a leghosszabb vonalhoz képest középre igazítva van kialakítva, például:

A British Direct Marketing Association szerint 2015-ben minden e-mail marketingbe fektetett font 38 font hozamot eredményezett. Szeretné elérni ugyanazt az eredményt, de nem tudom hogyan kell levelet írni az ügyfélnek?Akkor használd a legjobbatmintalevél az ügyfeleknekamelyeket ebben az áttekintésben összegyűjtöttünk Önnek.

Hogyan írjunk levelet az ügyfélnek

Mindig az ügyfelekre gondolsz, de ez nem kölcsönös. Ahhoz, hogy megragadja figyelmüket és megelőzze versenytársait, rendszeresen emlékeztetnie kell magát önmagára. Az e-mailek erre kiválóak. A Pipedrive blog szerzői szerint van néhány trükk, ami az Ön javára válhat:

1. Türelem és még több türelem. Fokozatosan vonja be a potenciális vevőt az üzletbe úgy, hogy rendszeresen elküldi neki.
2. Egyezzen meg egy stratégiában az ügyfeleknek szóló levelek küldésében a marketing részleggel, hogy ne legyen túl tolakodó, és ne tömítse el az ügyfél postafiókját az ismétlődő információkkal.
3. Használjon CRM rendszert. Leegyszerűsíti az ügyfelekkel való kommunikáció technikai oldalát, és felgyorsítja a levelezéssel kapcsolatos munkát.

A CRM rendszer egy praktikus program, amely segít az ügyfelek és tranzakciók nyilvántartásában, rögzíti az összes hívást, valamint segít kényelmesen megszervezni az ügyféllel folytatott levelezést. Például a program integrálódik a levelezőszolgáltatással (korlátlan számú postafiókot csatlakoztathat), és lehetővé teszi a levelezési előzmények közvetlen mentését a partnerkártyára. Ha új ügyfél írt Önnek, akkor közvetlenül a beérkező levélből hozhat létre kártyát.

És most a legérdekesebb: ahhoz, hogy levelet küldjön egy ügyfélnek a CRM-ből, még szöveget sem kell begépelnie. A dokumentumtervező segítségével minden alkalomra összeállíthat egy betűkészletet, amelyet két kattintással elküldhet az ügyfeleknek. A SalesapCRM maga helyettesíti az ügyfél nevét és egyéb adatait a levélben. Szeretné tudni a részleteket? Ezután nyomja meg a gombot.

Levelek az ügyfeleknek: példák és kész minták

Összeállítottunk egy válogatástüzleti levelek az ügyfeleknekamit mintának vehetsz. Nincs más dolgod, mint kitölteni a részleteket.

1. Először írsz egy potenciális ügyfélnek? Küldd el ezt a rövid üzenetet:

Levél tárgya: Talán Ön az új ügyfelünk

Szia, [Név].

Mi [rövid információ a cégről].

Ha felkeltettem érdeklődését, készen állok az együttműködés lehetőségének megbeszélésére. Tudassa velünk, mikor lenne kényelmesebb telefonálnia.

[Aláírás]

2. Mondja el a potenciális ügyfélnek a versenytársaival folytatott együttműködés sikeres tapasztalatait:

Levél tárgya: Tartsa lépést a versenytársakkal

Szia, [Név].

Sikeresen dolgoztunk együtt [X és Y versenytárs] ban ben [tevékenységi köre] már [olyan sok idő]és együtt jó eredményeket értek el. Itt találsz róluk részletes információkat [link az esethez/véleményhez].

Örülünk, ha csatlakozol hozzánk.

[Aláírás]

3. Ha üzleti eseményen kapott kapcsolatokat potenciális ügyfelek, Küldd el őketajánlólevélilyenminta:

Levél tárgya: Bővebben cégünkről

Szia, [Név].

Remélem nektek is tetszett [esemény]és szeretném megköszönni érdeklődését [Cégnév].

Cégünkről részletesebb információkat mellékelek. Minden kérdését szívesen megbeszélem telefonon.

[Aláírás]

Emlékeztető levelek

4. Valamivel a küldés után levelek a szolgáltatásokat kínáló ügyfélnek vagy további információ emlékeztesd magad:

Levél tárgya: Akarsz valamit megbeszélni?

Szia, [Név].

Remélem, volt alkalma elolvasni előző levelemet, és többet megtudni róla [további információ].

Van-e kérdése vagy ötlete az ajánlatommal kapcsolatban? Szívesen megbeszélem őket telefonon vagy személyesen. Mikor lesz erre időd?

[Aláírás]

5. Ha számokkal tudja kimutatni javaslata hatékonyságát, akkor ossza meg őket levelek céges ügyfeleknek. A tények jobban meggyőznek.

Levél tárgya: Néhány tény, amiről talán nem tud [Cégnév]

Szia, [Név].

Nemrég küldtem neked e-mailt erről [Cégnév]és szerintem hasznosak lehetnénk [a te céged].

Ügyfeleink növekedést tapasztalnak [adja meg a mutatókat] amikor használják [a termék és szolgáltatás neve]. mi is kínálunk [meséljen az akciókról]és [említsen más nagyszerű ajánlatokat].

Ha szeretné tudni a részleteket, kérjük, jelezze, és telefonon vagy megbeszélésen egyeztetünk a tárgyalásokról.

Várom a választ.

[Aláírás]

6. Kínáljon az ügyfeleknek próbaidőszakot vagy ingyenes mintákat. A vásárlók szívesebben kötnek üzletet, ha először tesztelik a terméket.

Levél tárgya: Ajándék cége számára

Szia, [Név].

Néhány napja küldtem neked információkat [a termék neve]és most azt javaslom, hogy próbálja ki gyakorlatban is.

Létrehoztam/csatoltam néhány vendég bejelentkezést/ingyenes mintát/utalványt, amivel hozzáférhet/kaphat [termék vagy szolgáltatás]. Ossza meg őket kollégáival. Érdekes lenne hallani a véleményüket.

Mindent szívesen megbeszélek részletesebben telefonon vagy személyesen. Biztos vagyok benne, hogy valóban a szolgálatára lehetünk [tevékenységi köre].

[Aláírás]

7. Ha nem biztos abban, hogy egy tárgyalásra jogosult alkalmazottal levelez, kérje meg, hogy segítsen elérni a döntéshozót:

Levél tárgya: Remélem, a megfelelő személyhez tud irányítani

Szia, [Név].

Néhány napja küldtem neked egy e-mailt erről [cég vagy termék]és most kétlem, hogy a címre fordultam.

Ön dönt az engem érdeklő kérdésben? Ha nem, tudnál segíteni abban, hogy felvegyem a kapcsolatot a megfelelő személlyel a cégedben?

Várom a választ.

8. Használja az ügyfélnek írt levél ezt a szövegét, ha a vele való találkozást követően szeretné kérdezni a jövőbeni terveiről:

Levél tárgya: a terveidet

Szia, [Név].

Köszönöm az idődet. Most szeretném tudni, hogyan látja kérdésünk további megbeszélését.

Ha továbbra is felkeltettük érdeklődését, kérjük, ossza meg velünk terveit.

Várom a választ.

[Aláírás]

9. Az ügyféllel való találkozás után emlékeztesse őt a következő tárgyalási lépésekre:

Levél tárgya: Cselekvési terv a közeljövőre

Szia, [Név].

Köszönjük, hogy időt szakított – a mai találkozó nagyon eredményes volt. Hadd emlékeztessem röviden, hogyan fogunk továbblépni:

[Dátum]: Elküldöm neked [szerződés/dokumentumok teljes készlete].

[Dátum]: Megjegyzéseket és kívánságokat fog adni nekem.

[Dátum]: Minden végső változtatást végrehajtunk és aláírjuk a megállapodást.

Ha bármit meg kell beszélnie a dátum előtt, jelezze.

10. Sminkilyenlevelet az ügyfélnekha az ülésen további információkat szeretne kapni:

Levél tárgya: Információ kérésére

Szia, [Név].

Örömmel találkoztunk személyesen szervezete képviselőivel. Megígértem, hogy küldök további információkat [kérdés]- a csatolt fájlban vannak.

Bármilyen kérdés megválaszolására kész. Hívjon bizalommal a [szám] számon bármikor, vagy írjon erre a címre.

[Aláírás]

Ha az ügyfél nem veszi fel a kapcsolatot

11. Ha az ügyfél nem vette fel a telefont , használja a következőketlevélírási minta:

Levél tárgya: Nem sikerült kapcsolatba lépni Önnel

Szia, [Név].

Beszélni akartam veled [kérdés] de valószínűleg elfoglalt vagy. Kérem hívjon a számon [szám] Vagy tudassa velem, mikor kényelmesebb, ha felhív.

[Aláírás]

12. Nem jutott el az ügyfélhez, és hangüzenetet hagyott neki? Egészítse ki a következő betűvel:

Levél tárgya: Nem hívtalak

Szia, [Név].

Nemrég hívtalak, hogy megbeszéljük [kérdés].

[Aláírás]

13. Ha egy ügyfél továbbra is nem válaszol minden csatornán keresztül, akkor sok dolga lehet. Használja ezt a sablont – még egy nagyon elfoglalt ember is talál néhány másodpercet a válaszra:

Levél tárgya: Rövid válasz szükséges

Szia, [Név].

Sajnos nem tudom felvenni veled a kapcsolatot. Úgy gondolom, hogy Ön nagyon elfoglalt, vagy már nem érdekli szolgáltatásaink.

Kérjük, válaszában tüntesse fel a megfelelő választ:

1. Kérlek hagyj magamra!
2. Túl elfoglalt, kérlek, egy hónap múlva írj újra.
3. magam is felveszem veled a kapcsolatot.

[Aláírás]

14. Ha észrevétlenül emlékeztetni szeretné magát önmagára, ossza meg az ügyféllel a számára hasznos információkat:

Levél tárgya: Hasznos információ vállalkozása számára

15. Ha az ügyfél késik a fizetéssel, emlékeztesse őt erre:

Levél tárgya: Fizetési késedelem

Szia, [Név].

[Dátum] Küldtem egy számlát email. A fizetés még nem érkezett meg, ezért kérjük, érdeklődjön, ha Ön Pénzügyi Osztály a számlánkat? Ha kell, küldöm újra. Fizetést egy héten belül várok Öntől.

Köszönöm a segítséget.

[Aláírás]

Ezek a sablonok időt takarítanak meg az ügyfelekkel való valódi kommunikációhoz. A nagyobb hatás elérése érdekében automatizálja a sablonok létrehozását és terjesztését a segítségével. most – ingyenes, és csak néhány percet vesz igénybe.

16Április

Szia! Ebben a cikkben az üzleti levelekről lesz szó.

Ma megtanulod:

1. Miért nem veszítette el relevanciáját az üzleti levelezés;
2. Mik azok az üzleti levelek és hogyan készülnek;
3. Hogyan írjunk üzleti levelet.

Most ablakainkon kívül a csúcstechnológiák és az internet ideje van. De az üzleti levelezés nem veszített fontosságából és relevanciájából, egyszerűen átkerült más médiákba. Hogy miért fontos az üzleti levelek összeállítása és formázása, ma beszéljünk róla.

Miért van szüksége üzleti levelezésre?

Mindenekelőtt lehetőség nyílik vélemény-, javaslat- és gondolatcserére alkalmazottakkal vagy üzleti partnerekkel. Levelezés segítségével állítanak elő igényeket, kéréseket, tisztázzák a cégek közötti félreértéseket.

Az üzleti levelezés a hivatalosság egyik fajtája.

Az üzleti levelek és mások közötti különbségek

A fő különbségek a következők:

• az előadás stílusa;
• Szókincs, amely nem teszi lehetővé az érzelmek élénk kifejezését;
• A cég hivatalos fejléces papírján adják ki;
• A betűtípus nem túl kicsi, de nem nagy, ugyanakkor az egész szövegben ugyanaz;
• Ritkán foglal 1 oldalnál többet;
• Szigorú hatósági alárendeltség jelenléte.

Az üzleti levelek típusai

Minden üzleti levél feltételesen több csoportra osztható. Mindegyikkel részletesebben foglalkozunk, és rövid leírást adunk.

Levelek, amelyekre nem kell válaszolni.

• Garancia levél;
• Kísérő;
• Információs;
• Figyelmeztető levelet;
• Emlékeztető levél.

Levelek, amelyekre választ kell adni.

• Fellebbezés;
• Mondat;
• Kérés;
• Követelmény;
• Petíció.

nem kereskedelmi levelek.

• Meghívó;
• Részvétnyilvánító levelek;
• köszönő levelek;
• Valamiről tájékoztató levelek;
• Ajánlásokat tartalmazó levelek;
• garancialevelek;
• Levelek, amelyek megerősítik, hogy az árut megkapták, a szolgáltatást nyújtották és így tovább;
• Gratuláló levelek különböző alkalmakkor;
• felkérő levél;
• Utasító levelek;
• Kísérőlevelek.

Kereskedelmi levelek.

Általában a megállapodás megkötése előtt, valamint a szerződés érvényessége alatt használatosak.

Ezek tartalmazzák:

• Levelek megkeresésekre adott válaszokkal;
• közvetlen kérés;
• - levél, amelyben üzletkötést vagy megállapodás megkötését javasolják;
• Követelés;
• Emlékeztető;
• A megállapodások felbontására vagy kötelezettségek teljesítésének szükségességére vonatkozó figyelmeztetést tartalmazó levél stb.

Ha szerkezet szerinti besorolásról beszélünk, akkor az üzleti levelek két típusa létezik:

• A szerző szövegét tartalmazó és szabad formában megírt;
• Szigorú minta szerint összeállítva.

Címzettek szerint.

• Körlevél - több címzettnek küldött levél;
• Normál - egy címzettnek küldik egy személy nevében;
• Kollektív - egy címzettnek küldik, de több személytől.

A levelek felosztása aszerint is történik, hogy milyen formában küldték őket:

• Fax üzenetként elküldve;
• e-mailben elküldve;
• A szokásos borítékban küldöttek.

Vannak olyan típusú levelek, amelyeket etikai okokból kézzel kell írni, nem pedig gépelni. Ez vonatkozik a részvétnyilvánításra és a gratulációra.

A helyes tervezés titkai

A levél szövege bevezető, fő és záró részre tagolódik. Logikailag összefüggenek egymással. A bevezető rész tartalmazza azokat a körülményeket, amelyek a levél létrejöttéhez vezettek, a fő rész pedig maga a tartalom. Az utolsó részben összegzik az eredményeket, amelyek kifejezik a kérést, az elutasítást stb.

Általánosságban elmondható, hogy a teljes felelősséggel járó üzleti levelezést művészetnek nevezhetjük, mert meg kell tanulni, hogyan kell helyesen, minden követelménynek megfelelően vezetni. Valójában leggyakrabban csak arra gondolunk, hogy az információk világosan jelenjenek meg, de elfelejtjük, hogy a levél a cég arcának tekinthető.

stilisztika.

Mindegyik levelet szigorú üzleti stílusban őrzik, a hivatalos dokumentumokra jellemző beszédeszközöket használják.

Az információk bemutatásának követelményei.

A levélben található összes információ a következő módon:

• Megcímzett, meghatározott személynek szánt;
• Az írás időpontjában minden információnak naprakésznek kell lennie;
• Megbízhatóan;
• Elfogulatlanul;
• Érveltek;
• Amennyire lehetett, hogy ez alapján lehessen dönteni.

Forma.

Mindenekelőtt a levelet a cég védjegyével ellátott fejléces papírra írják fel.

• Üzleti levél írásához A4-es lapokat használnak;
• Az űrlap bal margójának legalább 3 cm-nek kell lennie, mivel egy idő után az iratgyűjtőhöz kerülnek;
• Fel kell tüntetni a cég nevét, jogi és tényleges címét, e-mail címét;
• Jobb a szabványos Times New Roman, 12-es méretű betűtípus használata. Ez a legoptimálisabb, és olvasás közben jól érzékelhető;
• Az üzleti levelek kibocsátása fejléces papír használata nélkül megengedett, akkor végül is az űrlapról kell információt megadni.

Ha a levél jelentősebb pénzügyekkel kapcsolatos ügyletekre, vagy ettől eltérő jellegű bizalmas információkra vonatkozik, nem javasolt az ilyen levelek faxon vagy elektronikus formában történő elküldése. Jobban a régi módon, egy közönséges papírborítékban.

Számozás.

Ha a levél több oldalból áll, akkor azokat a másodiktól kezdve számozzák. A számok tetejére, középre vannak írva arab számokkal. Ne tegyen pontot a szám mellé.

Részekre bontás.

Ez azt jelenti, hogy a levelet bekezdésekre kell osztani. A szövegnek nem szabad folyamatos folyamban mennie, így egyszerűen nem észlelhető. A bekezdésekre bontással láthatja, hol ér véget az egyik gondolat, és hol kezdődik a másik.

Javítások elérhetősége.

A javítások és elírások, valamint a törlések nem kívánatosak. A levelet helyesen kell összeállítani, és a szöveget 1,5-2 intervallumonként kell kinyomtatni.

Felhasznált részletek.

Csak a főbbeket jelöljük meg, mivel kicsit korábban már beszéltünk róluk:

• Ha a vállalkozás állami tulajdonban van, akkor az Orosz Föderáció címerét használják. A hivatalos űrlap közepén található;
• A cég teljes neve;
• Fax- és telefonszámok;
• Bankszámlaszám;
• Címzett - ezen túlmenően a címzett cég nevét névelőben használjuk, a datívummal a címzett beosztását és vezetéknevét jelöljük;
• Ha a címzett tudományos fokozattal vagy címmel rendelkezik, azt a személy vezetékneve előtt tüntesse fel;
• Az esetleges kellékeket új sorba írják nagybetűvel.

Üzleti levél a találkozó után

Ön üzleti találkozót tartott, volt rá kilátás. Hogy ezt hogyan tükrözzük a levélben, arról a továbbiakban beszélünk.

1. Mindenekelőtt a levél elején hivatkozzon a potenciális partnerrel való kommunikációjának dátumára és időpontjára, még akkor is, ha a találkozó óta eltelt néhány nap.
2. Kerülje a hibákat vagy a túl bonyolult kifejezéseket: legyen a levél rövid és világos, de úgy, hogy a címzettben vágy legyen elolvasni.
3. Említse meg, miről szólt a beszélgetés. Például: " Megbeszéltük, mennyibe kerülne egy velencei stílusú váza.”
4. Ügyeljen arra, hogy a levél címzettje kifejezze hozzáállását a találkozó témájához.
5. Adja meg azt az időpontot, amikor telefonon kommunikálhat vagy személyesen találkozhat.
6. Mondja el a címzettnek, hogy együttműködésre vár vele: " Remény a továbbiakban üzleti kapcsolat veled«.
7. A levelet a következő vagy ehhez hasonló kifejezéssel fejezze be: TÓL TŐL Legjobbakat kívánom neked...».

E-mail üzleti levelek

Lehetetlen figyelmen kívül hagyni a kialakításukra vonatkozó követelményeket, mivel ma már egyre több levelet adnak ki elektronikus formában, mint papíron. Végül is itt a 21. század.

Az üzleti e-mail elkészítése nem nehéz, a regisztráció feltételei megegyeznek a hagyományos levelekkel. Az egyetlen dolog, hogy egy ilyen levélnek mindig legyen címe (vagy tárgysora), hogy egyszerűen ne vesszen el a dokumentációs folyamatban.

Ráadásul, ha egy ilyen levélre válaszolnak, jobb, ha nem változtatja meg a levél tárgyát, így hamar megérti, miről van szó, ha sok e-mailt kap.

Ezenkívül ne használjon élvonalbeli szoftvereket az ilyen levelek mellékleteinek elkészítésekor, távolról sem tény, hogy a címzettnek is ugyanaz van. Ha nincs ott, a levél egyszerűen nem nyílik meg.

Ne használjon hangulatjeleket üzleti e-mail írásakor. A technológia nagyszerű, de írjon üzleti nyelvet.

Mi a válaszadás határideje egy levélre?

Ha a levél a választ igénylő kategóriába tartozik, akkor a válaszadás időpontja a levélben található információktól függ:

• Ha kérést kap, a kézhezvételtől számított három napon belül erősítse meg, hogy megérkezett. A végső választ pedig egy hónapon belül meg lehet adni;
• Ha részvétről beszélünk, azt a szomorú esemény megtörténte után tíz napon belül el lehet küldeni;
• Megengedett gratulációt küldeni 8 napon belül attól a pillanattól számítva, hogy megtudta az ünnepélyes dátumot;
• Ha a jó modor általános szabályairól beszélünk, akkor jobb, ha hét napon belül válaszol a levelekre.

Hogyan írjunk üzleti levelet: egyszerű nyelv az összetettről

Tegyen különbséget az üzleti levél és a személyes levelezés között. Ma már nem egyszer beszéltünk arról, hogy mik ezek a különbségek, nem szabad megfeledkeznünk róluk. Most nézzük meg a levél írását szakaszosan.

1. szakasz. Adja meg a címzettet.

Az űrlap jobb felső sarkába írjuk annak a személynek a vezetéknevét, kezdőbetűit és beosztását, akinek a levelet címezzük. Ha a címzett szervezet, adja meg a jogi címét.

2. szakasz. Fellebbezés.

A forma közepére helyezzük. Ezt tiszteletteljes módon, rövidítések és foltok nélkül hajtják végre.

Példa: Kedves (név, családnév)! A címzettnek címzett megszólítás is történhet a pozíciójának feltüntetésével. De ha név szerint szólítasz meg valakit, az csökkenti a pszichés stresszt, jelzi, hogy az üzleti kapcsolat stabil és kialakult.

3. szakasz. Kijelentés.

Ismertesse a levél célját, lényegét és fő gondolatait! Ez a rész a fő. Írja meg, mit szeretne mondani, mi a fellebbezés oka. De ne feledkezzünk meg a hivatalos és semleges stílusról.

4. szakasz. Javaslatok, ajánlások megfogalmazása.

Szinte minden üzleti levél azt jelenti, hogy a címzett válaszolni fog rá. Ezt nem csak tájékoztató jellegű levelek követelik meg. Ezért ne csak írja le a problémát, hanem javasolja annak megoldását is.

Ha panaszt tesz, kérjen bizonyos intézkedések megtételét, de ha felajánlja az együttműködést, mondja el, milyen lehetőségek állnak rendelkezésre.

Egyszerűen fogalmazva: aki megkapja a levelet, annak látnia kell, hogy nem csak akar tőle valamit, hanem azt is meg kell értenie, hogyan lehet ezt megtenni.

Hogyan fejezzünk be egy üzleti levelet

Az üzleti levelet tökéletesen kell megírni. A helyesírási szabályok be nem tartása negatívan befolyásolhatja a vállalat egészének hírnevét. Ezért azt javasoljuk, hogy most részletesebben foglalkozzunk az üzleti levél utolsó részének kialakításával.

A levél végén foglaljon össze mindent, ami korábban elhangzott. De nem érdemes 10 mondatra kinyújtani a következtetéseket, elvégre a rövidség és a tömörség értékes az üzleti levelekben. Jobb, ha az egyszerű kifejezésekre korlátozódik.

A befejezés alapjául 2 jelzőt fogunk tenni: a lehető legudvariasabb és korrektebb legyen. Különböző lehetőségek vannak az építkezésre.

Íme néhány példa:

• Köszönöm a figyelmet vagy a segítséget: Köszönöm! (Hadd köszönjem meg…);
• Fejezd ki reményeidet a jövővel kapcsolatban: Bízunk a kölcsönösen előnyös együttműködésben (Reméljük, hogy a közeljövőben választ kapunk...);
• Felépíthet egy kifejezést a címzett bizonyosságával valamiről: Örülünk, ha együttműködünk Önnel;
• Kérelmezni: Kérjük, jelentse az eredményeket;
• Elnézést az okozott kellemetlenségért: Elnézést kérek az anyag fizetésének váratlan késedelméért.

Hogyan köszönjünk el a címzetttől.

Annak ellenére, hogy a levelezés hivatalos, többféleképpen is elköszönhet.

Íme néhány lehetőség:

• Tisztelettel önnek…;
• Sok sikert kívánok...;
• Legjobbakat kívánom…

Helyesen írtuk be az aláírást.

A levél aláírásakor tüntesse fel beosztását, kereszt- és vezetéknevét. Ha kételkedsz egy olyan kifejezés helyénvalóságában, mint: " Üdvözlettel" - csak ne használd.

Az aláírásban megadhatja elérhetőségeit, további telefonszámát vagy e-mail címét, így jelzi a címzettnek, hogy készen áll a kommunikációra és az együttműködésre.

Cikkünk következő részében az üzleti levelekről szeretnék beszélni angol nyelv.

Üzleti levelek angolul

Az ilyen levelek összeállítására nincs szabályozott forma. Minden attól függ, hogy mi a levél célja és ki a címzett. Íme néhány rövid útmutató az összeállításhoz.

Írás dátuma.

Ha az USA-ban írunk, akkor a dátum jelzésénél először a hónapot, majd a napot, és csak utána az évet tesszük. Ha az Egyesült Királyságba, a dátumot az Orosz Föderációhoz hasonlóan kell elhelyezni. Ugyanakkor írja be a hónapot betűkkel, kerülje a félreértéseket.

Címzett adatai.

• Ha férfinak írsz, keress: Mr (írja be a vezetéknevet);
• Ha egy nő, aki házas: Mrs (írja be a vezetéknevet);
• Egy hajadon hölgynek: Kisasszony (írja be a vezetéknevet);
• Ha nem ismeri a hölgy állapotát: Ms (írja be a vezetéknevet).

Cím jelzés.

A sorrend ellentétes az Orosz Föderációban elfogadottakkal: iroda, házszám, utcanév, irányítószám, államnév (ha az USA-ban írunk), megye neve és ország neve (ha az Egyesült Királyságban írunk).

Hogyan lehet kapcsolatba lépni a címzettel.

Normál hívások:

• Kedves asszonyom;
• Kedves uram;
• Kedves uram vagy hölgyem;
• Kedves asszonyom;
• Kedves.

A fellebbezés után vesszőt (ha az Egyesült Királyságba írunk) vagy kettőspontot (ha az USA-ba írunk) teszünk. Felkiáltójel nem fogadható el.

Tantárgy.

Feltétlenül adja meg a levél tárgyát, valamint az Orosz Föderációban.

Fő szöveg.

Oszd fel bekezdésekre. Vagy írjon minden mondatot egy új sorba.

Hogyan kell búcsúzni

Például így: Köszönjük a segítséget, őszintén a tiéd maradunk"- Köszönöm, odaadó önnek... bár lehet, hogy kevésbé formális.

Aláírás formázása.

A búcsúzó bekezdés alá tesszük az aláírást, feltüntetjük vezeték- és keresztnevünket, cégnevünket és beosztásunkat.

Alkalmazások tervezése.

Ha bármilyen dokumentumot csatol, jelezze a levél végén: " Enc."és listázza ki az alkalmazásokat.

Mit kell nagybetűvel írni.

• Vezetéknevek és kezdőbetűk;
• Cégnevek;
• Városok, államok és így tovább;
• Bármely szó, amely a betöltött pozíciót jelzi;
• Az első szavak búcsúzóul;
• Bevezető megjegyzések.

Mielőtt befejeznénk a beszélgetést, mintákat adunk orosz és angol nyelvű üzleti levelekből.

Minta üzleti levél orosz és angol nyelven

Következtetés

Összefoglalva azt szeretném elmondani, hogy az üzleti levél a kommunikáció eszköze bármely tevékenységi területen. Ha helyesen van megírva, minden bizonnyal pozitívan fogja bemutatni cégét.

Ellenben a hanyagul, hibákkal megírt levél képes a legtöbbet rombolni ígéretes üzlet. Írja le helyesen a betűket, és megpróbáltuk elmondani, hogyan kell ezt csinálni.

Az üzleti leveleket szinte minden alkalommal összeállítják a partnerekkel folytatott kommunikáció során. A cikkben kész példák és szabályok találhatók az ilyen dokumentumok összeállítására.

Az üzleti levél olyan dokumentumként definiálható, amelyet az egész cég nevében küldenek egy másik cégnek, egyéni vállalkozónak vagy magánszemélynek (például befektetőnek). Valójában a cég bármilyen levelezése üzleti levél. Céljuk nagyon eltérő:

1. az együttműködésről.
2. együttműködés, tárgyalás.
3. Emlékeztető a szerződésben vállalt kötelezettségek teljesítésének szükségességére.
4. Helyzet tisztázása, válasz egy korábban elküldött levélre, és még sok más.

A dokumentumot általában a cég fejléces papírjára készítik, hagyományos postai úton vagy e-mailben is meg lehet küldeni. Ha azonban a partner különösen fontos, célszerű jó minőségű, vastag papírra nyomtatni és személyesen vagy futárral átadni. A levél felépítése egy tipikus üzleti dokumentumra hasonlít – így sematikusan ábrázolható.

Mire kell figyelni az összeállításnál

Az ilyen levelekre nincsenek konkrét szabályok és minták, ezért szerkezetük, mennyiségük és kialakításuk nagymértékben az adott esettől függ. Például egy értesítő levél elég tömör lesz (3-4 bekezdés), míg egy munkavállalói ajánlás vagy egy üzleti javaslat több oldalt is igénybe vehet.

Van azonban néhány általános szabály, amelyekre figyelnie kell a papír összeállítása során:

1. Maga a dokumentum nem rendelkezik jogi erővel, azonban az iktatás minden szabálya szerint készül. Felépítésének, előadásmódjának meg kell felelnie a korszerű dokumentumkezelés általánosan elfogadott elveinek.
2. Az ajánlatok logikusan, világos sorrendben épülnek fel. Nincsenek díszes, összetett, érzelmes és még inkább köznyelvi fordulatok. A hang semleges.
3. A prezentációt mindig csak 1 személytől vezetik - vagy egyes számban, ha a szöveget közvetlenül a fejből írják, vagy többes számban, ha az egész cég nevében állították össze.
4. Elhangzik az összeállítás konkrét célja és a címzett várható intézkedései (válasz küldése, munkavállalói jelöltség mérlegelése, tárgyalások elfogadása, dokumentum küldése stb.).
5. A lap nem a vezető vagy más alkalmazottak egyéni érdekeit tükrözi, hanem a vállalat, mint csapat céljait. Ha személyes kapcsolatfelvételre van szükség, azt célszerű másként tenni, és nem a cég képviselőjeként pozicionálni magát.

A TOP 5 helyesírási hiba

A hibák 2 nagy csoportra oszthatók - egyesek az íráshoz, mint a szöveghez kapcsolódnak (a logika, a szókincs és más nyelvi normák megsértése), mások a megfelelő üzleti etikett megsértéséhez:

1. Helyesírási, központozási hibák nem megengedettek - a levél szövegét minden esetben legalább 1-2 alkalommal ellenőrizni kell elküldés előtt.
2. A prezentáció üzleti stílusának megsértése, érzelmi kifejezések jelenléte, túlzott udvariasság vagy éppen ellenkezőleg, szigorúság.
3. Negatív hangnem – még a fenyegetéseket is felesleges szavak nélkül kell írni – például: "Fenntartjuk a jogot, hogy a levél kézhezvételétől számított 30 napon belül bírósághoz forduljunk."
4. Túl nagy vagy éppen ellenkezőleg, túl kicsi térfogat. Általában a teljes szöveg 1-2 oldalba belefér. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ne kelljen minden fontos információt elhoznia partnerének. Térfogatadatok, diagramok, dokumentumok nyomtatványai átvihetők az alkalmazásokba.
5. A beszélgetőpartner megfosztása a választás jogától. Például nem szabad ezt írni: „Kérjük, fontolja meg és hagyja jóvá a szerződés végleges változatát.”

Tipikus mintamondatok

Az üzleti beszédre jellemző standard kifejezések használata a szövegben teljesen normális, sőt kívánatos jelenség. Az alábbiakban felsoroljuk a különféle helyzetekben leggyakrabban használt kliséket.

helyzet	kifejezés
értesítés	Tájékoztat/Hívja fel a figyelmét/Inform/Értesítse
az ész magyarázata	alapján / Összhangban / Kapcsolódóan / A célból / Az okból / Támogatása / Végezetül.
kérés	Kérem intézkedjen / Kérem tájékoztasson, irányítson, tegyen, erősítsen meg...
a visszaigazolás	Erősítse meg / biztosítsa / fogadja el feltételeit / Ne tiltakozzon ...
mondat	Ajánlom / Ajánlat / Meghívás / Kérdezzen
	Garanciát vállalunk
elutasítás	Kénytelenek vagyunk okkal visszautasítani / Ajánlatát elutasítjuk, mert ...
következtetés	Őszintén kérünk / Együttműködést, megértést, segítséget remélünk / Elnézést, irányítást, megtételt kérünk...

Minták 2019

Íme néhány kész példa a betűkre, amelyekre összpontosíthat a verzió összeállításakor.

Adatkérés

Kérés

Üzleti ajánlat

Garancia levél

Követelés

Hála

Bocsánat

Az üzleti levél az Ön hivatalos képviselője. A tartalom mellett nagyon fontos az üzleti levél megfelelő formázása, mint tudod, "ruhával találkozzunk". Fontolja meg az üzleti levél írásának eljárását.

Forma

Az üzleti levélnek a szervezet hivatalos fejlécén kell lennie. Az űrlap fejléceinek a következő információkat kell tartalmazniuk:

• a szervezet neve;
• a szervezet fizikai címe;
• telefon és fax;
• weboldal és e-mail.

Az űrlapon a szervezet adatai és logója is tükröződhet.

Mindezen információk jelenléte lehetővé teszi a címzett számára, hogy gyorsan megtudja a feladót, és válaszlevelet küldjön a megfelelő címre.

mezőket

Az üzleti levélnek margónak kell lennie: bal oldalon - körülbelül három centiméter, jobb oldalon - körülbelül másfél. Javasoljuk, hogy a Microsoft Word szabványos formáit használja. A mezők szükségesek a címzett esetleges feljegyzéseihez, valamint a levél archív mappába történő iktatásához.

Regisztrációs szám

A levél regisztrációs száma, amely tartalmazza a levél vezető általi aláírásának dátumát, az Ön kényelme érdekében szükséges. Például úgy döntött, hogy levelet küld egy másik szervezetnek, és nem adott hozzá dátumot és számot. És ha ez a cég több ezer levelet kap naponta, hogyan fogja nyomon követni az üzenete sorsát? Általában dátum és szám alapján keres. Ez különösen igaz a közintézmények. A válaszlevélnek a saját kimenő száma mellett információt kell tartalmaznia a bejövő levél számáról is, amelyre válaszol. A regisztrációs szám a levél bal felső sarkában található. Természetesen minden szervezetben pontosan rögzíteni kell a bejövő és kimenő leveleket.

Példa:

Ref. 2008.07.28-án kelt 546. sz. 321. sz., 2008.07.25

Levélfejléc

A címzetthez intézett fellebbezést tartalmazó levél fejléce közvetlenül az iktatószám alatt kerül elhelyezésre, és általában a következőképpen készül: a levél jobb felső sarkába írják a címzett beosztását és teljes nevét. A közvetlen fellebbezés a levél közepén található, és felkiáltójellel végződik. A fejléc lehet félkövér.

Példa:

vezérigazgatónak
Dawn LLC
Miloslavsky P.N.

Kedves Pavel Nikolaevich!

Betűtípus

A levél betűtípusa alapvetően befolyásolja a levél címzett általi észlelését. A betűtípus nem lehet túl kicsi vagy túl nagy. Ugyanakkor az egész levélben ugyanaznak kell lennie. A szokásos gyakorlat a 12 pontos Times New Roman használata egyetlen sorközzel. De ha tudja, hogy a címzett rosszul lát, vigyázzon - növelje a levél betűtípusát.

A személyes levelek betűtípusának megválasztásához üzleti levelezés(meghívók, gratulációk, részvétnyilvánítás stb.) kreatívabb lehet.

Lapszámozás

A lapszámozás különösen fontos a 2 oldalnál nagyobb leveleknél, és különösen a mellékleteket tartalmazó leveleknél. A lapok számozása során a Microsoft Word szövegszerkesztőben javasoljuk, hogy használja a "Fejlécek és láblécek" - "Automatikus szöveg beszúrása" - "Pg. mindenből nem." Ez lehetővé teszi a címzett számára, hogy helyesen becsülje meg a levél teljes terjedelmét, és ne keverje össze az oldalak sorrendjét.

A számozás a lap jobb alsó sarkában található.

Művész információk

A vállalkozóra vonatkozó információkat minden üzleti levélnek tartalmaznia kell, amelyet a vállalat felső vezetői és osztályvezetői írnak alá. Ez lehetővé teszi, hogy a címzett gyorsan megtalálja a küldő cégnél a probléma megoldásáért felelős szakembert.

Az előadóra vonatkozó információknak tartalmazniuk kell a teljes nevét (lehetőleg teljes egészében, különben az Ön partnere nehezen tud telefonbeszélgetést kezdeményezni, amelyre további információk megszerzéséhez is szükség lehet) és egy elérhetőségi telefonszámot - munkahelyi vagy mobil. E-mail cím megadása is kívánatos.

Az előadóra vonatkozó információk a levél legvégére, az aláírás után találhatók. Betűmérete egy vagy két egységgel kisebb legyen, mint a levél törzsszövegének betűtípusa.

Alkalmazások

Ha a levél mellékleteket tartalmaz, akkor azokat külön lapra kell elkészíteni. Ebben az esetben a lapok számozása lehet közös a teljes dokumentumra, vagy külön a főlevélre és az egyes alkalmazásokra. A mellékletekre vonatkozó információkat a fő levél törzsében kell feltüntetni az aláírás előtt.

Példa:

A levélhez 2 dokumentumot mellékelünk 3 lapon:
1. az elvégzett munka átvételéről szóló igazolás két példányban;
2. számlák.

Tisztelettel, Főkönyvelő"Bolsevicska" bútorgyár Vasziljeva N.K.