Wewnętrzny audyt personalny. Audyt HR - co to jest? Zamów audyt personalny

Audyt personalny to stosunkowo nowy kierunek w dziedzinie zarządzania personelem. Mimo młodego wieku kierunek ten stał się powszechny w poważnych firmach, które zwracają szczególną uwagę na zarządzanie dokumentacją kadrową. Koncepcja audytu HR przyszła do służb HR z działu księgowości i jest audytem niezależnym dokumenty personalne. Tylko specjaliści z dużym doświadczeniem w tej dziedzinie powinni być dopuszczeni do tej procedury, ponieważ praca jest ważna i odpowiedzialna. Rodzi to pytanie, jak wybrać usługi audytu, w jaki sposób nasza strona internetowa może w tym pomóc. Znajdź odpowiedzi poniżej.

Co powinno znaleźć się w usłudze audytu KDP?

Usługi audytu KDP to nie konkretne działanie, ale cały szereg działań mających na celu dokładną niezależną weryfikację dokumentacji kadrowej. Ten kompleks powinien zawierać:

• weryfikacja dokumentów pod kątem zgodności z prawem pracy i archiwalnym;
• weryfikacja wewnętrznych przepisów lokalnych organizacji pod kątem zgodności z wymaganiami;
• udostępnianie linków do wszystkich normalnych czynności, zgodnie z którymi rejestrowane są poważne naruszenia;
• dostarczanie szczegółowych zaleceń dotyczących naprawy stwierdzonych naruszeń;
• przeprowadzenie niezależnej oceny aktualnej sytuacji z obiegiem dokumentów kadrowych w firmie.

Ponadto audyt dokumentacji kadrowej firmy powinien obejmować ustalenie priorytetów dla następujących działań mających na celu rozwiązanie problemów z dokumentacją kadrową. Jest to zintegrowane podejście, które pozwala szybko zidentyfikować wszystkie naruszenia i otrzymać zalecenia dotyczące ich eliminacji, a wszystko to za jedną opłatą.

Rodzaje audytów HR

W zależności od powagi sytuacji należy wybrać jeden z dwóch istniejących obecnie rodzajów audytu:

standardowy audyt. Jest to zestaw działań, których celem jest przeprowadzenie audytu dokumentacji i regulaminów kadrowych, a następnie ocena ekspercka i przedstawienie zaleceń dotyczących naprawienia wykrytych naruszeń. Audyt standardowy obejmuje weryfikację dokumentów pod kątem zgodności z wymogami prawnymi, audyt dokumentów kadrowych oraz utworzenie tabeli rozliczeniowej, w której odnotowuje się dokumenty i czynności wymagające korekty.

Zaawansowany audyt. Jest to bardziej rozbudowany zestaw środków, który oprócz działań już wymienionych powyżej obejmuje analizę przyczyn niezgodności, a także stworzenie listy możliwych konsekwencji, które mogą wystąpić w przypadku zignorowania potrzeby naprawienia naruszeń .

Oczywiście preferowaną usługą jest zaawansowany audyt i należy go wybrać, jeśli to możliwe.

Jak wybrać wykwalifikowanego specjalistę ds. audytu?

W tej sekcji znajdziesz szeroką gamę propozycji specjalistów ds. audytu HR. Do zrobienia właściwy wybór wykonawcy, zwróć uwagę na następujące czynniki:

Portfolio - może służyć do określenia poziomu profesjonalizmu i jakości świadczonych usług.

Audyt to procedura niezależnej oceny działań organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu w celu identyfikacji zagrożeń i sytuacji konfliktowych. Audyt może mieć charakter wewnętrzny, gdy jest wykonywany przez samą organizację, oraz zewnętrzny, gdy specjaliści zewnętrzni są zaangażowani na podstawie umowy w ocenę działań w określonym obszarze firmy. Najczęściej termin „audyt” jest używany w odniesieniu do weryfikacji sprawozdań finansowych spółek, ale są też inne rodzaje, na przykład audyt personalny. Wielu słyszało to zdanie, ale nie wiedzą, jaka jest istota tej procedury. Dziś porozmawiamy konkretnie o audycie dokumentacji personalnej, powiemy dlaczego jest potrzebny, kiedy i przez kogo jest wykonywany.

Dlaczego potrzebujesz audytu HR?

Musimy od razu powiedzieć, że audyt personalny jest wydarzeniem opcjonalnym i nie jest przeprowadzany zbyt często. Uważamy jednak, że taką procedurę należy przeprowadzić w przypadku:

— przygotowanie do kontroli sprawdzającej zgodność z wymogami prawa pracy, archiwalnego, emerytalnego, migracyjnego itp.;

- ocena ryzyk związanych z konkretną sytuacją (ryzyka mogące powstać podczas kontroli organów regulacyjnych, rozpatrywania sporu pracowniczego przed sądem, kontroli związkowej itp.);

– podniesienie profesjonalizmu specjalistów HR (szkolenia z popełnionych naruszeń);

- ocena profesjonalizmu pracowników działu HR;

- opracowanie planu działania w celu naprawienia popełnionych naruszeń;

— optymalizacja pracy obsługi personalnej (minimalizacja kosztów, budowa systemu rozliczania, wynagradzania itp.).

Ponadto audyt pomoże ocenić i przeanalizować stan dokumentów kadrowych podczas przekazywania dokumentów podczas reorganizacji, zmiany kierownictwa (w tym kierownictwa działu personalnego), zwolnienia (zatrudnienia) pracowników działu personalnego (HR).

Zrób to sam lub zlecaj?

Powtarzamy, że audyt personalny można przeprowadzić samodzielnie lub skorzystać z usług firm zewnętrznych, których jest wystarczająco dużo i jest z czego wybierać. Jednocześnie audyt personalny jest sprawą bardzo odpowiedzialną, ponieważ bezpośrednio wiąże się z poufnymi dokumentami firmy.

Jeśli planujesz wybrać audytora zewnętrznego, ważne jest, aby usługa była świadczona przez wykwalifikowanych specjalistów, którzy pracują w tej dziedzinie od ponad roku. Zapytaj, jak często firma audytorska świadczy usługi sprawdzania zarządzania aktami kadrowymi, czy wśród Twoich klientów są organizacje podobne do Twojej pod względem działalności. Pamiętaj, że usługi renomowanej firmy konsultingowej, która oferuje audyty HR i zatrudnia profesjonalistów, nie mogą być tanie.

Sukces audytu HR przez zewnętrzną organizację zależy również od tego, jak firma jest przygotowana do interakcji z audytorami. Dlatego najczęściej przed rozpoczęciem audytu tworzona jest grupa robocza, składająca się z przedstawicieli firmy zaproszonej do przeprowadzenia audytu oraz przedstawicieli firmy klienta. Skład i liczba zaproszonych audytorów są w dużej mierze zdeterminowane terminem i zakresem nadchodzących prac, jednak udział prawników i specjalistów z zakresu obsługi dokumentacji jest zdecydowanie wymagany.

Jeśli nie ma chęci angażowania specjalistów zewnętrznych, a finansowanie na to nie jest zapewnione, istnieje możliwość samodzielnego przeprowadzenia audytu personalnego. Jednak ustalając odpowiednie zadanie dla pracowników obsługi personalnej instytucji, należy pamiętać, że nie zawsze są oni gotowi do obiektywnej oceny aktualnej sytuacji, ponieważ faktycznie sprawdzą swoją pracę. Co więcej, pracownicy mogą „przymknąć oko” na niektóre błędy, ponieważ będą musieli je poprawić.

Wierzymy, że jeśli mimo wszystko wybór zostanie dokonany na korzyść audytu wewnętrznego, to najlepiej stworzyć niewielki podział strukturalny do tego lub komisja, w której musi być specjalista, który rozumie prawo pracy i zarządzanie dokumentacją kadrową, ale nie zależy od tych osób, których pracę sprawdzi, na przykład prawnika.

Ramy prawne dotyczące sprawdzania dokumentacji personelu

Na początek wymienimy główne przepisy, których należy przestrzegać podczas sprawdzania dokumentacji kadrowej. Najważniejsze z nich to:

- Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. N 225 „O zeszytach pracy” (wraz z Zasadami prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy);

- Dekret Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. N 69 „O zatwierdzeniu Instrukcji wypełniania zeszytów roboczych” (dalej - Instrukcja wypełniania zeszytów roboczych);

- Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 05.01.2004 N 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności” (dalej - dekret N 1);

- Zarządzenie Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558 „W sprawie zatwierdzenia Wykazu standardowych administracyjnych dokumentów archiwalnych generowanych w toku działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, wskazujących okresy przechowywania ";

— Ustawa federalna z dnia 27 lipca 2006 r. N 152-FZ „O danych osobowych”;

— GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne";

- Kodeks pracy.

Ponadto istnieje wystarczająca ilość regulaminów resortowych regulujących pracę biura, tryb prowadzenia akt osobowych czy regulujących inne aspekty stosunki pracy. Akty te należy również przestudiować i zastosować podczas kontroli dokumentacji personalnej.

Co sprawdzamy?

Nie będziemy zastanawiać się, w jaki sposób organizacja doradcza przeprowadza audyt na podstawie umowy cywilnoprawnej, ale skupimy się na audycie wewnętrznym. Kolejność realizacji zależy od celów. Możesz sprawdzić wszystkie obszary referencji i realizacji dokumentów kadrowych, lub możesz sprawdzić tylko jeden obszar, na przykład umowy o pracę. W każdym razie pierwszym krokiem do rozpoczęcia audytu będzie wydanie polecenia przeprowadzenia audytu, na mocy którego zostaje powołany inspektor lub powołana komisja audytowa. W zamówieniu możesz określić przedmiot czeku.

Przynieśmy przykładowa próbka zamówienie.

Miejska Budżetowa Instytucja Oświatowa

„Szkoła średnia N 72”

Zamówienie N 42

o przeprowadzeniu audytu personalnego

Usprawnić pracę działu HR i zminimalizować ryzyko związane z niewłaściwym prowadzeniem ewidencji kadrowej,

Zamawiam:

1. Przeprowadzić wewnętrzny audyt personalny na temat „Rejestracja zatrudnienia i zapewnienie corocznego płatnego urlopu wypoczynkowego” od 28 maja do 5 czerwca 2012 r.

2. Powołać na Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej A.G. Volkova, Zastępcę Dyrektora ds. Pracy Oświatowej.

3. Uwzględnij w prowizji:

- Zastępca Dyrektora ds. Pracy Administracyjnej i Gospodarczej O. L. Zołotow;

- nauczyciel języka i literatury rosyjskiej Paramonov V.S.;

- radca prawny Lopukhov I.R.

4. Złóż raport z kontroli przeprowadzonej do 06.08.2012.

5. Kontrolę wykonania niniejszego nakazu powierza się Zastępcy Dyrektora ds. Pracy Edukacyjnej Volkova A.G.

Dyrektor Komova /L. W. Komowa /

Zapoznali się z zamówieniem:

Volkova A. G. 16.05.2012, Volkova

Zolotova O. L. 16.05.2012, Zolotova

Paramonova V. S. 16.05.2012, Paramonova

Lopukhov I. R. 16.05.2012, Lopukhov

W przypadku ustalenia przedmiotu audytu kierownik działu personalnego może przygotować tylko niezbędne dokumenty. Jeżeli audyt jest przeprowadzany przy zmianie kierownictwa służby personalnej lub przy przenoszeniu spraw od jednego specjalisty do drugiego, konieczne jest ustalenie listy dokumentów do kontroli.

Pamiętaj, że istnieje lista obowiązkowych dokumentów, które powinny znajdować się w każdej organizacji, niezależnie od jej formy prawnej i formy własności. Dokumenty te obejmują:

1. Rekrutacja. Powiedzmy od razu, że w Kodeksie pracy jest tylko wzmianka o tym dokumencie, ale nic nie wskazuje na obowiązek jego sporządzenia. Dekret N 1 ujednolicił formę tego dokumentu - T-3. Należy pamiętać, że organy regulacyjne, czy to państwowa inspekcja pracy, prokuratura czy organy podatkowe, prawie zawsze o to proszą: struktura instytucji, fundusz płac, dodatki i dopłaty dla pracowników są jasne z harmonogramu.

2. Harmonogram wakacji. Obowiązek tego dokumentu nie budzi wątpliwości, ponieważ art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wyraźnie stwierdza, że ​​coroczne płatne urlopy są przyznawane pracownikom zgodnie z harmonogramem urlopów zatwierdzonym przez pracodawcę, z uwzględnieniem opinii organu przedstawicielskiego pracowników, co najmniej dwa tygodnie przed rozpoczęciem nowy Rok. Formę harmonogramu T-7 ujednolica także uchwała nr 1.

3. Karty imienne – formularze T-2 i T-2GS (MS). Muszą one być przechowywane dla każdego pracownika, gdyż przy każdym wpisie do księgi pracy pracodawca jest zobowiązany zapoznać pracownika z podpisem w jego karcie osobistej – w niej na mocy pkt 23 Regulaminu prowadzenia i przechowywania ksiąg pracy , wpis dokonany w zeszycie ćwiczeń jest powtarzany.

4. Sprawy osobiste. Obowiązek ich utrzymywania dotyczy określonych kategorii pracowników, do których należą urzędnicy państwowi, pracownicy gmin, celnicy itp.

Tryb prowadzenia akt osobowych urzędników państwowych określa dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 30 maja 2005 r. N 609 „O zatwierdzeniu Regulaminu w sprawie danych osobowych urzędnika państwowego Federacja Rosyjska i zarządzanie jego aktami osobowymi. W przypadku urzędników służby cywilnej podmiotu Federacji Rosyjskiej procedurę prowadzenia akt osobowych określają akty prawne tego podmiotu. Na przykład dla pracowników miasta Moskwy jest to określone dekretem burmistrza Moskwy z 15.06.2011 N 44-UM, a dla urzędników służby cywilnej Sankt Petersburga - dekretem rządu Sankt Petersburga z dnia 30.06.2008 r. N 773.

5. Karta czasu pracy (formularze T-12, T-13) powinna również znajdować się w każdej instytucji, ponieważ art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika.

Notatka! Wcześniej organy państwowe, wydziały państwowych funduszy pozabudżetowych, wydziały terytorialnych państwowych funduszy pozabudżetowych, samorząd terytorialny, instytucje budżetowe, organy świadczące usługi kasowe w celu wykonania budżetów systemu budżetowego Rosji wykorzystały kartę czasu pracy w postaci 0504421, zatwierdzoną rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 2008 r. N 148n, do ewidencji czasu pracy . Jednak z uwagi na to, że utraciło ważność z dniem 1 stycznia 2011 r. (Rozporządzenie Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 1 grudnia 2010 r. N 157n), formularz z Rozporządzenia Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 1 stycznia 2011 r. 15 grudnia 2010 Użyto N 173n - 0301008 i jest to dokładna kopia formularza T-13.

6. Księgi pracy o ustalonej formie są głównym dokumentem dotyczącym aktywności zawodowej i stażu pracy pracownika. Każdy pracodawca (z wyjątkiem pracodawców będących osobami fizycznymi, które nie są indywidualnymi przedsiębiorcami) jest zobowiązany do ich przechowywania dla każdego pracownika, który przepracował dla niego więcej niż pięć dni, w przypadku gdy praca dla tego pracodawcy jest najważniejsza dla pracownik (art. 66 kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Książka pracy zawiera informacje o pracowniku, wykonywanej przez niego pracy, przenosi się na innego stała praca i zwolnienia, a także podstawy rozwiązania umowy o pracę oraz informację o nagrodach za sukces w pracy. Informacje o karach w księdze nie są wprowadzane, z wyjątkiem przypadków, gdy postępowanie dyscyplinarne jest zwolnieniem.

Notatka! Sprawdź, czy wyznaczono osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg pracy, czy wszystkie są zarejestrowane w księdze rachunkowej przemieszczania ksiąg pracy i wkładek do nich. Dodatkowo spójrz na wpisy w zeszytach pracy – muszą być wykonane na podstawie zleceń.

7. Umowy o pracę lub umowy o świadczenie usług. Umowa o pracę jest umową między pracodawcą a pracownikiem, zgodnie z którą pracodawca zobowiązuje się zapewnić pracownikowi pracę zgodnie z określoną funkcją pracy, zapewnić warunki pracy, terminowo i w całości wypłacić wynagrodzenie, a pracownik zobowiązuje się do osobistego wykonywania funkcji pracy określonej niniejszą umową, do przestrzegania zasad wewnętrznych przepisów pracy pracodawcy.

8. Zamówienia dla personelu:

- o zatrudnieniu (formularze T-1, T-1a);

- przy przejściu do innej pracy (formularze T-5, T-5a);

- o udzieleniu urlopu (formularze T-6, T-6a);

- o wysyłaniu w podróż służbową (formularze T-9, T-9a);

- o awansie (formularze T-11, T-11a);

- o wypowiedzeniu (wypowiedzeniu) umowy o pracę (formularze T-8, T-8a).

Te ujednolicone formularze muszą być stosowane przez wszystkie organizacje działające na terytorium Federacji Rosyjskiej, niezależnie od formy własności (klauzula 2 uchwały nr 1).

Sprawdzając te zamówienia, należy upewnić się, że istnieją dokumenty – podstawa ich publikacji. Dość często ich nie ma - w zamówieniu jest link do umowy, oświadczenia lub innego dokumentu, ale sam tak nie jest. To jest naruszenie.

9. Zamówienia na działalność podstawową. Konieczne jest sprawdzenie obecności podpisów głowy, zatwierdzenie wiz. Przypomnijmy, że takie rozkazy należy przechowywać oddzielnie od rozkazów dla personelu.

Należy pamiętać, że konieczne jest nie tylko sprawdzenie dostępności tych dokumentów, ale także zwrócenie uwagi na sposób ich sporządzania. Na przykład zgodnie z wymogami art. 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej umowa o pracę jest zawierana na piśmie, sporządzona w dwóch egzemplarzach, z których każdy jest podpisany przez strony. Jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, drugi przechowuje pracodawca. Otrzymanie przez pracownika kopii umowy o pracę musi być potwierdzone własnoręcznym podpisem na kopii przechowywanej przez pracodawcę. Artykuł 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej określa warunki, które muszą być zawarte w tekście umowy o pracę.

Ale z umową serwisową wszystko jest inne. Oprócz tego, że jego treść określa prawo federalne, zatwierdzono dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 16 lutego 2005 r. N 159 przybliżona forma umowa o przejściu państwowej służby cywilnej i zamianie stanowiska państwowej służby cywilnej. Dlatego sprawdź, czy umowy są zgodne z wymogami prawa, nie tylko pod względem treści, ale także formy. A pod względem merytorycznym zauważamy, że np. najważniejszym przedmiotem weryfikacji nakazów zwolnienia będzie wskazanie w nich przyczyny i podstaw zwolnienia. Na podstawie art. 84 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, należy je wskazać w ścisłej zgodności z brzmieniem Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej lub innej ustawy federalnej oraz w odniesieniu do odpowiedniego artykułu, części artykułu, ustępu artykułu. Sprawdzam zawartość umowy o pracę, koncentrują się na występowaniu warunków, które na mocy art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej są obowiązkowe do włączenia do ich tekstu.

Przepisy lokalne, księgi, rejestry

Zacznijmy od tego, że na podstawie art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawcy, z wyjątkiem pracodawców - osób niebędących indywidualnymi przedsiębiorcami, przyjmują przepisy lokalne zawierające normy prawo pracy, w ramach swoich kompetencji zgodnie z przepisami prawa pracy i innymi aktami prawnymi regulacyjnymi zawierającymi normy prawa pracy, układy zbiorowe, umowy. Przepisy takich ustaw nie powinny pogarszać sytuacji pracownika w porównaniu z tym, co stanowi prawo pracy.

Należy również sprawdzić następujące dokumenty.

1. Wewnętrzne przepisy pracy. Zgodnie z art. 189 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej dokument ten reguluje procedurę zatrudniania i zwalniania pracowników, podstawowe prawa, obowiązki i odpowiedzialność stron umowy o pracę, godziny pracy, okresy odpoczynku, zachęty i kary stosowane wobec pracowników, a także inne kwestie uregulowania stosunków pracy z tym pracodawcą.

2. Instrukcje dotyczące ochrony pracy. Składają się one zazwyczaj z wymogów ochrony pracy przed rozpoczęciem pracy, w jej trakcie i po jej zakończeniu, a także zawierają procedurę awaryjną. Instrukcje te są opracowywane w oparciu o stanowisko pracownika, jego zawód lub rodzaj wykonywanej pracy, na podstawie międzysektorowej lub branżowej standardowej instrukcji o ochronie pracy, międzysektorowych lub branżowych zasad ochrony pracy, wymagań bezpieczeństwa określonych w przepisach dokumentacja operacyjna i naprawcza producentów urządzeń, dokumentacja technologiczna organizacji z uwzględnieniem specyficznych warunków produkcji na podstawie Zaleceń metodycznych.

3. Regulamin przechowywania i ochrony danych osobowych pracowników (lub inny dokument ustalający tryb ich przechowywania i wykorzystywania). Sporządzenie niniejszego aktu miejscowego jest obowiązkowe ze względu na wymogi art. 87 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.

4. Rozporządzenie o wynagradzaniu lub inny miejscowy akt prawny regulujący system wynagradzania w instytucji i premiowania pracowników. Przepis ten jest obowiązkowy na podstawie art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej - systemy wynagrodzeń, w tym rozmiary stawki taryfowe, pensje ( oficjalne pensje), dopłaty i dodatki o charakterze wyrównawczym, w tym za pracę w warunkach odbiegających od normalnych, systemy dopłat i dodatków o charakterze stymulującym oraz systemy premiowe, określane są układami zbiorowymi, umowami, przepisami lokalnymi zgodnie z prawem pracy i inne regulacyjne akty prawne, zawierające prawo pracy.

Oprócz wymienionych istnieją inne niezbędne dokumenty, które są obowiązkowe dla niektórych organizacji ze względu na specyfikę ich działalności, np. grafik zmianowy, wykaz stanowisk z nieregularnymi godzinami pracy, umowy na pełne indywidualne odpowiedzialność, przepis o tajemnicy handlowej lub innej tajemnicy prawnie chronionej.

Jeżeli instytucja wypracowała inne przepisy lokalne regulujące jakiś obszar stosunków pracy, zalecamy sprawdzenie ich pod kątem warunków pogarszających pozycję pracownika w porównaniu z ustalonym prawem pracy i mocą prawną (czy to opinia organu przedstawicielskiego pracowników jest brany pod uwagę, zatwierdzany, czy dokument jest kierownikiem instytucji, czy pracownicy znają ustawę itp.). To może być:

- układ zbiorowy;

— umowa o odpowiedzialności zbiorowej;

— rozporządzenie w sprawie adaptacji pracowników;

- rozporządzenie w sprawie trybu przechodzenia okresu próbnego;

- rozporządzenie w sprawie certyfikacji pracowników.

Zalecamy zwrócenie szczególnej uwagi na sprawdzanie opisów stanowisk. Z jednej strony nie są one obowiązkowe, z drugiej strony na podstawie art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej warunkiem zawarcia umowy o pracę jest funkcja pracy i jest ona przewidziana albo w umowie o pracę, albo, aby jej nie obciążać, w Opis pracy. Dlatego czasami instrukcje są po prostu konieczne.

Przejdźmy do czasopism, wśród których, podobnie jak wśród lokalnych przepisów, znajdują się te obowiązkowe.

Nazwa czasopisma	Akt normatywny
Księga rachunkowa przemieszczania ksiąg pracy i wkładek do nich	Paragrafy 40, 41 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, formularz określa załącznik 3 do Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń
Książka przychodów i rozchodów dla formularzy księgowych książeczki pracy i wkładki do niej	To samo
Dziennik kontroli	Artykuł 16 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 2008 r. N 294-FZ „O ochronie praw” osoby prawne oraz przedsiębiorców indywidualnych w sprawowaniu kontroli państwowej (nadzoru) i kontroli komunalnej”. Forma czasopisma zatwierdzona Zarządzeniem Ministerstwa Rozwoju Gospodarczego Federacji Rosyjskiej z dnia 30 kwietnia 2009 r. N 141

Oprócz wyżej wymienionych dzienników obowiązkowych instytucja może prowadzić inne dzienniki w celu usystematyzowania informacji o aktach kadrowych, takie jak:

- ewidencje umów o pracę, rozkazy kadrowe, akta osobowe, karty inwalidztwa;

— dziennik zapoznania się z lokalnymi przepisami;

- dziennik wydania certyfikaty podróży, sprawdzenie.

Sprawdzając dzienniki i księgi rachunkowe, zwróć uwagę na ich wygląd. Wszystkie arkusze czasopism muszą być ponumerowane, same czasopisma muszą być sznurowane, opieczętowane pieczęcią lakową lub zapieczętowane i poświadczone przez kierownika organizacji. Żadne poprawki w logach nie są dozwolone. Konieczne jest również upewnienie się, że wszystkie kolumny są wypełnione w księdze rachunkowej dla ruchu ksiąg pracy i wkładek do nich, nie ma w niej żadnych poprawek, ta księga jest sznurowana i zapieczętowana.

Notatka. Analiza systemu rejestracji i systematyzacji dokumentów jest bardzo ważna, ponieważ dostarcza informacji o organizacji systemu przechowywania dokumentów w instytucji.

Audyt oprogramowania

Obecnie większość instytucji prowadzi ewidencję kadrową za pomocą specjalistycznego oprogramowania, co oznacza, że ​​również one będą musiały być sprawdzane.

Podczas kontroli należy sprawdzić, czy program zapewnia możliwość prowadzenia dokumentacji personelu zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów (możliwe, że twórcy oprogramowania „zagubili” pewne niezbędne szczegóły), czy wszystkie ujednolicone formularze są zawartych w programie, jak często jest aktualizowany, czy wszystkie formy dokumentów są istotne.

Kolejnym ważnym aspektem, który należy sprawdzić, jest kolejność dostępu do oprogramowania i (lub) tworzonej dokumentacji kadrowej. Jednocześnie należy dowiedzieć się, który z pracowników firmy jest powiązany z przetwarzaniem danych osobowych i upewnić się, że system wyklucza możliwość dostępu do elektronicznych formularzy dokumentów tych pracowników, których odpowiedzialność zawodowa praca z takimi danymi nie jest uwzględniona.

Audyt oprogramowania do pracy działu personalnego określi możliwe kanały nieuprawnionego dostępu lub utraty informacji o personelu, a także oceni stosowność wykorzystania danego produktu programowego.

Tak więc podczas kontroli dokumentacji personalnej sprawdzana jest obecność obowiązkowych dokumentów, poprawność wykonania, a także zgodność treści dokumentów z wymogami prawa.

Lepiej jest udokumentować sam proces audytu, aby później, przygotowując raport końcowy, nie zapomnieć o niczym ważnym.

Wyniki audytu dokumentów kadrowych

Ostatnim etapem weryfikacji dokumentów będzie przygotowanie raportu, który opisze aktualny stan rzeczy, wskaże obszary problemowe oraz możliwe ryzyko. Raport zazwyczaj zawiera również zalecenia dotyczące sposobu wyeliminowania zidentyfikowanych naruszeń. prawo pracy i niedociągnięć, a także ewentualnej kary, jeśli naruszenia nie zostaną naprawione (patrz na stronie 45).

W przypadku audytu dokumentacji personalnej przy zmianie kierownictwa służby personalnej lub specjalisty ds. zarządzania aktami kadrowymi, dodatkowo konieczne jest sporządzenie aktu przyjęcia i przekazania spraw, do którego załącznikiem będzie lista zeszyty ćwiczeń (z podaniem pełnej nazwy właściciela, serii i numeru zeszytu ćwiczeń oraz wkładek (jeśli występują)).

Podsumowując, zauważamy, że podczas okresowego audytu dokumentacji kadrowej pracodawca ma możliwość uniknięcia sankcji ze strony organów regulacyjnych – grzywien, zawieszenia organizacji, odpowiedzialności karnej. Dodatkowo, jeśli audyt jest wykonywany samodzielnie, pracownicy personelu mają możliwość podniesienia swojego poziomu zawodowego poprzez wykrywanie i korygowanie własnych błędów.

I pamiętaj, prawidłowe prowadzenie dokumentacji kadrowej jest kluczem do skutecznego rozwiązywania konfliktów z pracownikami i organami regulacyjnymi.

Zidentyfikowane naruszenia	Naruszona regulacja	Możliwa kara	Zalecenia korygujące
1. Dokumenty kadrowo-płacowe
Widełki płacowe ustawione w tabeli kadrowej	Artykuły 3, 20, 22, 132 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. zasada naruszona ta sama płaca za równą pracę		Opracować zróżnicowany system wynagradzania, na przykład wprowadzić dopłaty dla pracowników o dodatkowych cechach
2. Księgi zatrudnienia
W sekcji „Szczegóły zachęty” dodano wpis o pracę	Punkt 3.1 Instrukcja wypełniania zeszytów ćwiczeń	Kara administracyjna od 1000 do 50 000 rubli. lub administracyjne zawieszenie działalności organizacji na okres do 90 dni (art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej)	Sporządź wkładkę do zeszytu ćwiczeń i przenieś do niej wpisy błędnie wprowadzone w sekcji „Informacje o promocji”
3. Nakazy zwolnienia pracownika
Podstawa wypowiedzenia nie wskazuje części artykułu Kodeksu pracy	Formularze T-8, T-8a, art. 84 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej	Kara administracyjna od 1000 do 50 000 rubli. lub administracyjne zawieszenie działalności organizacji na okres do 90 dni (art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej)	Określ później
4. Dzienniki ewidencji i księgowania dokumentów personalnych
Nie ma rejestru środków kontrolnych	Artykuł 16 ustawy federalnej N 294-FZ	—	Sprawdzić
5. Inne naruszenia
Przy zatrudnianiu pracowników na stanowiska kierownicze nie ma kontroli na dyskwalifikację	Artykuł 32.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej	Kara administracyjna do 100 000 rubli. (Artykuł 14.23 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej)	Przed zawarciem umowy o pracę z pracownikami ubiegającymi się o stanowisko kierownicze wyślij wniosek o ewentualną dyskwalifikację osoby do Federalnej Służby Podatkowej, która prowadzi rejestr osób zdyskwalifikowanych

Szef każdej firmy powinien czasami mieć ochotę na przeprowadzenie audytu zarządzania aktami kadrowymi w celu sprawdzenia jakości postępowania. Dokumentację personelu i dokumentacji, prawidłowości wykonania obowiązków. Audyt personalny organizacji to szereg działań mających na celu identyfikację błędów i niedociągnięć w pracy służby personalnej. Terminowe wdrożenie pozwala uniknąć różnych problemów, zoptymalizować pracę tej usługi w przedsiębiorstwie.

Co to jest audyt HR

Pod pojęciem audytu zarządzania dokumentacją kadrową rozumie się ocenę struktury organizacyjnej firmy oraz systemu zarządzania personelem. Taka kontrola przeprowadzana jest kompleksowo i daje ogromny pozytywny efekt dla firmy. Jego wdrożenie wiąże się nie tylko z weryfikacją i analizą całej dokumentacji kadrowej. Sprawdzana jest zgodność rachunkowości z normami obowiązującymi w dniu kontroli. Praca służb personalnych oceniana jest poprzez analizę wyników ekonomicznych firmy.

Kiedy konieczna jest kontrola?

Sprawdzenie należy wykonać:

• po zwolnieniu pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie ewidencji i dokumentacji kadrowej. Kontrola pozwoli Ci znaleźć i wyeliminować popełnione błędy, a nowy pracownik spokojnie objąć urząd;
• zmiany aktów prawnych. Pozwala na dostosowanie dokumentów do nowych standardów. Zmian i uzupełnień należy dokonać niezwłocznie po ich wejściu w życie;
• zmiana w zarządzaniu firmą. Pozwoli nowemu kierownictwu upewnić się, że w firmie nie ma naruszeń, a praca działu personalnego będzie mogła przebiegać tak, jak przed objęciem urzędu;
• przygotowanie do nadchodzących audytów. Pozwala kierownictwu firmy mieć pewność co do przestrzegania przepisów prawa pracy w stosunku do pracowników;
• na żądanie kierownika organizacji sprawdź i dostosuj pracę obsługi personalnej. Pozwala zidentyfikować jego słabości i określić kierunek jego doskonalenia.

Taka weryfikacja powinna być dla firmy trwała. Jeśli przeprowadza się go dwa razy w roku lub raz na kwartał, będzie to wymagało mniej wysiłku i czasu oraz obniży koszty. Korzyści z takiego audytu będą większe niż z jednorazowego audytu personalnego organizacji.

Sprawdzenie można wykonać:

• dział personalny firmy. W tym celu powołana jest specjalna komisja, w skład której wchodzą wykwalifikowani pracownicy z doświadczeniem i znajomością prawa i prawa pracy, pracy biurowej, pracy z dokumentacją. Koszt weryfikacji jest minimalny;
• audytorzy organizacji zewnętrznej zajmującej się świadczeniem usług audytu HR na poziomie profesjonalnym. Koszt ich pracy uzależniony jest od polityki cenowej firmy.

1-20 pracowników	200 rubli. dla każdego pracownika
21-50 pracowników	175 rubli dla każdego pracownika
51-100 pracowników	150 rubli. dla każdego pracownika
Ponad 100 pracowników	125 rub. dla każdego pracownika

Kalkulacja zamówienia

Audytorzy gościnni

W przypadkach, gdy kierownictwo firmy ma wątpliwości co do kompetencji pracowników działu personalnego lub chce uzyskać ekspercką ocenę ich działań, zapraszani są audytorzy zewnętrzni. Taki krok pozwoli uzyskać niezależną ocenę i niezainteresowane spojrzenie na pracę służby personalnej. Pomoże więc poprawić jego działanie.

Audytorzy z zewnątrz dostrzegają nawet najmniejsze uchybienia w prowadzeniu dokumentacji kadrowej. Pracownicy firmy, na co dzień zaangażowani w rutynową pracę, mogą nie zauważyć własnych błędów. Zaproszeni audytorzy od razu wykryją braki i je zwrócą.

Zaproszeni audytorzy posiadają duże doświadczenie w przeprowadzaniu audytów, wypełnianiu dokumentów, sporządzaniu umów zgodnie z prawem. W związku z tym taka kontrola zajmie znacznie mniej czasu i będzie wykonywana w dniu wysoki poziom. I tak, będzie kosztować mniej.

Jak widać, choć koszt pracy audytorów jest wyższy, taki audyt jest znacznie bardziej efektywny.

Metody audytu

Istnieje kilka metod przeprowadzenia audytu personalnego:

• organizacyjne i analityczne – sprawdzane są raporty, dokumentacja i wskaźniki pracy. Zidentyfikowane błędy i ich terminowe poprawienie pozwoli uniknąć odpowiedzialności (od karnych po karne);
• socjopsychologiczne – wykorzystywane są różne ankiety i rozmowy z pracownikami organizacji. Dzięki temu staje się jasne, jak duże jest pragnienie pracowników do pracy w firmie. Stań się zrozumiałymi relacjami w zespole. Ta metoda pomoże zidentyfikować prawdziwe sposoby motywacji, znaleźć skuteczne i proste sposoby na poprawę wydajności zespołu roboczego;
• ekonomiczne - różne wskaźniki są porównywane z wewnątrzbranżowymi i ogólnie przyjętymi standardami. Pozwala poznać efektywność pracy personelu.

Metody te są skuteczne i przynoszą duże korzyści organizacji, gdy są stosowane w połączeniu lub samodzielnie. Pomagają zidentyfikować obszary problemowe i określić sposób ich eliminacji. Kompleksowo wpływają na wszystkie obszary, które wpływają na efektywność i produktywność pracy, rentowność organizacji.

Pomoc w przeprowadzeniu audytu personalnego

Firma Azbuka Accounting świadczy usługi audytu HR w Moskwie i regionie moskiewskim.

Nasze atuty:

• wysoko wykwalifikowani specjaliści z dużym doświadczeniem w przeprowadzaniu audytów personalnych, wiedzą z zakresu prawa pracy i prawa pracy, prowadzeniem dokumentacji kadrowej;
• 15 lat udanego doświadczenia zawodowego;
• elastyczna polityka cenowa, która pozwala oferować najlepszą wartość;
• Indywidualne podejście do każdego klienta.

Ceny audytu personalnego są czysto indywidualne, gdyż zależą od wielu czynników: wielkości organizacji, wybranych metod weryfikacji, stanu ewidencji kadrowej itp. Koszt audytu personalnego ustalany jest podczas osobistego spotkania Specjalista ABC Księgowości z klientem.

Skorzystaj z usług profesjonalistów z dużym doświadczeniem i sprawdź efektywność swojego działu HR.

Jednym z rodzajów weryfikacji dokumentacji personalnej w organizacji jest audyt personalny. Obowiązujące przepisy regulują proces wypełniania ksiąg pracy, jaką dokumentację powinien prowadzić dział księgowości, dział kadr. Usługa wewnętrznego lub zewnętrznego audytu personalnego uchroni Cię przed typowymi błędami przy sporządzaniu umów o pracę i innych dokumentów. Naruszenia grożą nałożeniem kar przez państwowe organy kontrolne. Aby przeprowadzić audyt personalny, zwracają się do niezależnych usług.

Co to jest audyt HR

Procedura, realizowane w firmie w celu realizacji uzgodnienie dokumentów dotyczących personelu z przepisami państwowymi, normami ich wypełniania - to jest audyt personalny. Naruszenie wymagań pociąga za sobą grzywnę. Dotyczy to zasad wypełniania książeczek pracy, dokumentów urlopowych i raportowania wynagrodzeń. Dla personelu firmy wypełnianych jest ponad pięć rodzajów dokumentacji. Badanie due diligence jest przeprowadzane przez zewnętrzną organizację specjalizującą się w świadczeniu niezależnych usług tego rodzaju.

Do czego to jest potrzebne

Usługa audytu HR jest potrzebna do przygotowania raportów do kontroli.. Nawet niewielkie odstępstwo od lokalnych przepisów prawnych pociąga za sobą odpowiedzialność za naruszenie przepisów emerytalnych, migracyjnych, pracowniczych, archiwalnych. Recenzje służą do kompleksowej oceny pracy służby HR. Zapewnia to kontrolę nad poziomem jego kwalifikacji, możliwość wysyłania poszczególnych specjalistów na przekwalifikowanie, szkolenia i zaawansowane szkolenia.

Cele, cele

W trakcie analizy określany jest potencjał kadrowy poszczególnych specjalistów w odniesieniu do ich możliwości kwalifikacyjnych. Sprawdzenie pracy służby HR pomaga zoptymalizować dalsze koszty przedsiębiorstwa. Właściwe podejście pozwala zidentyfikować pracowników o niskim współczynniku wydajności. Audyt kadrowy przeprowadzany jest w celu:

• upewnić się, że dokumenty dotyczące zarządzania aktami kadrowymi są zgodne z wymogami obowiązującego prawa;
• wyeliminować ryzyko nakładania kar z powodu naruszeń ustawodawstwa migracyjnego;
• określić, jaka strategia rozwoju przedsiębiorstwa będzie optymalna (po przeanalizowaniu składu pracowników).

Ramy regulacyjne i prawne

Do przeprowadzenia audytu personalnego niezbędna jest nie tylko dogłębna znajomość pracy biurowej, ale także teoretyczna znajomość prawa i regulacji rządowych. Główny dokumenty normatywne są:

• Dekret Rządowy w sprawie zasad, norm wypełniania ksiąg pracy z dnia 16 kwietnia 2003 r.
• Dekret Departamentu Stanu Statystycznego w sprawie rozliczania dokumentacji płacowej z dnia 5 stycznia 2004 r.
• Prawo federalne chroniące dane osobowe pracowników.
• Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.
• Normy, zasady określające terminy wypełniania dokumentów księgowych, ksiąg pracy, dokumentacji urlopowej.

Rodzaje audytów HR

Metody analizy pracy personelu są klasyfikowane według różnych czynników. Zgodnie ze sposobem przeprowadzania audytu, w przypadku zaangażowania niezależnych ekspertów rozróżnia się analizę wewnętrzną i zewnętrzną. Istnieją różne rodzaje analiz w zależności od ilości badanych informacji. Różnią się liczbą sprawdzanych dokumentów lub zwykłych osób. Częstotliwość takich prac jest również podzielona na kilka rodzajów, które zostaną omówione poniżej.

Zgodnie z metodą weryfikacji

Audyt HR może być wewnętrzny lub zewnętrzny. Pierwsza opcja jest organizowana przez samą firmę. W tym celu kierownictwo musi wyznaczyć osobnego specjalistę, który przeanalizuje dokumentację, zajmie się eliminacją naruszeń finansowych i innych. Druga opcja polega na zaangażowaniu audytorów zewnętrznych, którzy pracują we wszystkich oddziałach firmy. Dbają o prawidłowe prowadzenie dokumentacji, formalną rejestrację personelu (kontrola pozwoli zredukować papierkową robotę do norm Kodeksu Pracy i Migracji).

Według ilości zbadanych informacji

Analizując dokumenty organizacji lub pracę pracowników w przedsiębiorstwie, możesz zaoszczędzić budżet. Audyt personalny według ilości przebadanych informacji dzieli się na trzy grupy:

• Ciągły - obszerny audyt wewnętrzny lub zewnętrzny, który obejmuje analizę wszystkich grup dokumentów (księgi pracy, rejestracja, wpis, raporty płacowe).
• Lokalny – odnosi się do konkretnego działu lub grupy opracowań (np. analiza pracy kierownika HR).
• Cel - optymalny rodzaj weryfikacji, w którym wybierana jest lista pracowników 10-20 osób do analizy ich pracy, sposobu sporządzania dokumentacji.

Według poziomu

Procedura papierkowa nie zależy od stanowiska, na którym pracuje ten lub inny specjalista. W zależności od poziomu analizy można wyróżnić trzy rodzaje weryfikacji personalnej:

• Taktyczne - analiza prowadzona jest tylko na poziomie pełniących obowiązki kierowników, mistrzów linii produkcyjnej.
• Managerial - organizacja sprawdza zarządzanie rekordami personelu linii zarządzania (menedżerowie średniego szczebla, szefowie działów).
• Strategicznym - analizie poddawani są nie tylko kierownicy czy brygadziści w terenie, ale także bezpośredni dyrektorzy, top managerowie.

Według częstotliwości

Przedmiotem różnego rodzaju badań są nie tylko pracownicy firmy, ale także dokumentacja. Początkowo przeglądana jest książka pracy każdego specjalisty, weryfikowane są dokumenty dotyczące mianowania wynagrodzeń, urlopów i cała dokumentacja sprawozdawcza zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Zgodnie z częstotliwością analizy firmy mogą przeprowadzać inspekcje następujących typów:

• Stały monitoring - prace prowadzone są z określoną częstotliwością (na przykład co kwartał lub miesiąc).
• Bieżący monitoring - analiza zlecona dla pojedynczej kontroli, która jest w toku.
• Operacyjny - ekspresowy audyt, który jest niezbędny w celu wykrycia problemów w określonym obszarze.
• Monitoring panelowy - cykliczne ankiety, podczas których ci sami pracownicy są analizowani przy użyciu tych samych narzędzi.

Metody audytu

Wystandaryzowane zasady i normy audytów są podstawą organizacji audytu personalnego. Najprostszą techniką jest przeprowadzanie wywiadów z pracownikami i przełożonymi. Następnie dla klienta staje się jasne, jak skutecznie działa ten lub inny specjalista. Metodologia obejmuje następujące kroki:

• przeprowadzanie wywiadów;
• tworzenie planu, harmonogramu działań;
• wybór niezbędnych dokumentów;
• analiza wymaganej dokumentacji;
• częściowa lub pełna weryfikacja pracowników;
• przygotowanie rekomendacji na podstawie otrzymanych informacji.

Wyrywkowe kontrole przeprowadzane są również dla kadry zarządzającej. Klient przed rozpoczęciem egzaminu opracowuje SIWZ dla zespołu wykonawców. Następnie ustalane są kryteria oceny i przeglądane są wybrane papiery wartościowe. Do korygowania błędów mogą być zaangażowani zarówno pracownicy samodzielni, jak i ci, którzy zajmują stanowisko w samej organizacji. Dodatkowo sprawdzane są formy dokumentacji pierwotnej.

Sprawdź obiekty

Wszystkie działy firmy poddawane są kompleksowemu audytowi. Po przejściu audytu personalnego organizacja może liczyć na wyłączenie kar administracyjnych nawet po: inspekcja państwowa od organów podatkowych. Weryfikacji podlega szereg dokumentów:

• książeczki pracy (są sprawdzane pod kątem zgodności z normami i nakazami rządu, które wskazano powyżej);
• dokumenty urlopowe (sprawdzana jest poprawność rozliczania urlopów);
• raporty płacowe, odliczenia podatkowe;
• akta osobowe pracowników (sprawdzane są kompetencje niektórych pracowników).

Sprawdzenie przepływu pracy pod kątem dokumentacji kadrowej

Standardowo przepływ pracy dla księgowości personalnej jest sprawdzany w celu porównania raportowania i wymagań Kodeks pracy. Zawiera nie tylko reguły przechowywania z zaleceniami dotyczącymi wypełniania dokumentów, ale także inne informacje. Na przykład, w jaki sposób należy wypełnić dokumenty urlopowe, ile procent wynagrodzenia jest przekazywane do służby skarbowej na koszt funduszu emerytalnego. Strefy ryzyka to dokumentacja archiwalna, sprawozdawczość ogólna. Nawet jeśli zeszyt ćwiczeń jest przechowywany w niewłaściwych warunkach, może zostać za to nałożona kara pieniężna.

Audyt dokumentacji kadrowej

Często audyt dokumentów kadrowych obejmuje kilka kategorii. Najważniejsze z nich to:

• personel;
• harmonogram wakacji;
• karty osobiste pracowników.

Lista pracowników musi być sporządzona i podpisana przez kierownictwo przedsiębiorstwa. Ten dokument jest zawsze sprawdzany - dzięki czemu można zobaczyć nie tylko listę personelu pracującego, ale także wynagrodzenie, harmonogram pracy, dodatki. W pracy biurowej kadra regulowana jest w formie T-3. Szablon można znaleźć w Internecie lub pobrać bezpłatnie z urzędu skarbowego w Twojej okolicy.

Harmonogram urlopów ustalany jest na podstawie wymagań określonych w art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Pracownicy mogą wyjechać na urlop ściśle według planu, który zatwierdza dział personalny i szef firmy. Jest opisany zgodnie z ustalonym i ustandaryzowanym formularzem T-7, który jest dostępny w Internecie do bezpłatnego pobrania. Harmonogram należy sporządzić nie później niż dwa tygodnie przed Nowym Rokiem (termin upływa 17 grudnia każdego roku).

Karty osobiste są przechowywane razem z zeszyty pracy personel. Każdy pracownik składa w nich swój podpis przy ubieganiu się o pracę, zawiera również podstawowe informacje o osobie, w tym miejsce zamieszkania, adres zameldowania. Niedozwolone jest samodzielne wypełnianie kart osobistych, dokonuje tego pracownik działu personalnego. Należy pamiętać, że zeszytów ćwiczeń nie można wypełnić osoby fizyczne którzy nie mają odpowiedniego stanowiska lub statusu indywidualnego przedsiębiorcy.

Sprawdzanie dokumentów do użytku wewnętrznego

Procedura przeglądu dokumentacji wewnętrznej daje możliwość nie tylko optymalizacji pracy państwa, ale także weryfikacji jej efektywności. Ważne jest, aby analitycy upewnili się, że wszystkie dane osobowe nie są wykorzystywane poza organizacją i nie są dostępne dla osób trzecich. Analiza zabezpieczeń stosowanych w strukturze jednego przedsiębiorstwa obejmuje:

• praca z harmonogramem pracy;
• audyt docelowy ochrony pracy;
• Analiza dzienników HR.

Tabela kadrowa i wewnętrzny harmonogram prac to identyczne parametry, dla których podczas analizy dokumentów sporządzany jest szczegółowy raport. Ważną rolę odgrywa ukierunkowany audyt dokumentacji ochrony pracy (dotyczy to nie tylko przedsiębiorstw produkcyjnych, ale także firm pracujących w urzędach). Określa normy postępowania w ciągu dnia pracy, zasady bezpieczeństwa przeciwpożarowego, obsługę urządzeń zainstalowanych na terenie firmy. Praca biurowa zawiera warunki bezpieczeństwa danych osobowych. Nie są analizowane.

Ekspertyza uwzględnia oraz księgi prowadzone przez dział personalny: księga umów o pracę, zlecenia dla pracowników, akta osobowe, księga wydanych zaświadczeń, fundusze urlopowe. Do rejestracji każdego dokumentu należy dołączyć podpis osoby odpowiedzialnej. Zasady prowadzenia zapisów księgowych zobowiązują każdą stronę do numerowania. Niedozwolone są poprawki lub przekreślenia – wymaga to podpisu kontrolnego i poświadczenia zapisu przez administrację lub osobę odpowiedzialną. Co roku pismo jest aktualizowane i identyfikowane.

Etapy audytu

Etapy audytu obejmują nie tylko samą procedurę, ale także wstępne przygotowanie, analizę i opisanie wniosków oraz stworzenie wniosku. Łącznie istnieje 5 kluczowych etapów audytu personalnego:

1. Szkolenie. Charakteryzuje się zebraniem wstępnych danych, podpisaniem umowy oraz opłaceniem usług zespołu wykonawczego.
2. Planowanie. Na tym etapie uzgadniany jest stworzony plan, dalsze działania polecenia.
3. Analiza. Obejmuje to przetwarzanie dokumentacji kadrowej: czytanie, studiowanie.
4. Podsumowanie danych. Opis wniosku, raportowanie i wydanie wniosku na piśmie (przekazywane kierownictwu).
5. Zalecenia. Wyjaśnienie eksperckie jest udzielane ustnie i dokonywana jest analiza kluczowych błędów zauważonych podczas analizy.

Po wszystkich etapach wydawane jest oficjalne zaświadczenie o przejściu audytu pracowników i dokumentów związanych z prowadzeniem dokumentacji kadrowej i rozliczaniem zasobów ludzkich w organizacji. Inicjatorem postępowania może być osobiście właściciel firmy, bezpośredni kierownik oraz jego zastępca. Rzadziej klient jest szefem działu personalnego: zawsze podlega analityce wykonawców. Po zakończeniu wszystkich powyższych procedur sporządzany jest pisemny raport zawierający:

• opis podstaw kontroli;
• wykaz działów, liczba pracowników firmy biorących udział w procedurze;
• informacje o klientach i wykonawcach;
• metody oceny (czynniki, według których przeprowadzono kontrolę);
• wyczucie czasu;
• opis pracy, na podstawie której dokonywana jest opłata za usługę;
• krótki opis otrzymanych informacji oraz pełny raport pisemny przekazany klientowi.

Daktyle

Dokładny termin przeprowadzenia procedury analizy dokumentacji kadrowej zależy od tego, jaki rodzaj weryfikacji wybierze klient. krótkoterminowy okres do 10 dni roboczych jest brany pod uwagę, gdy badana jest tylko dokumentacja papierowa i elektroniczna w miejscu pracy. Przygotowanie raportu i ostateczna analiza zajmie kilka dni. Wyrywkowa kontrola trwa 20 dni roboczych – w tym okresie sprawdzane są dokumenty wraz z kwalifikacjami specjalistów działu.

Jeśli klient potrzebuje przeprowadzić kompleksową analizę działań 25-osobowego personelu, to samodzielne wykonanie prac może zająć nawet miesiąc kalendarzowy. Wspierać i poprawiać efektywność pracowników, zaleca się zlecić firmie przeprowadzenie audytu raz w roku, dwa lub trzy lata(w zależności od rodzaju pracy i skali działalności klienta).

Wyniki

Ostateczne wyniki audytu personalnego przedstawiane są w formie kilku opracowań. To nie tylko raport, ale też oddzielne lista naruszeń, zalecenia dotyczące poprawiania błędów. Raport zawiera informacje o tym, które papiery wartościowe zostały szczegółowo przeanalizowane i zbadane. Zawiera również dane o pracownikach, których wydajność została sprawdzona przez zatrudnionych specjalistów.

Oddzielnie przedkładana jest opinia biegłego, która określa możliwe konsekwencje powtarzania się błędów i naruszeń w czasie kontroli państwowej. Na przykład wysokość kar, odniesienia do norm prawnych. Znajdują się tam również ogólne zalecenia dotyczące poprawy warunków prowadzenia ewidencji kadrowej (systemy wynagradzania itp.). Ogólna lista naruszeń jest przekazywana osobno – jest dokumentowana i uwzględniana w przypadku postępowania sądowego.

Ile kosztuje audyt HR?

Wybierając wykonawcę zewnętrznego często zwracają uwagę na cenę usługi. Całkowity koszt wykonania audytu HR zależy od:

• rodzaj kontroli (kompleksowa, selektywna, lokalna);
• liczba osób w analizowanym stanie (na przykład 10, 20 lub 30 osób);
• warunki pracy i dodatkowe wymagania.

Sprawdź średni koszt tego rodzaju usług w Moskwie i regionie:

Wideo