Elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS): mi az, jellemzők és ajánlások. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer – mi ez és miért van rá szükség? Népszerű elektronikus dokumentumkezelő rendszerek

Bármely cég előbb-utóbb elgondolkodik azon üzleti folyamatok optimalizálásán, hatékonyságának növelésén, amelyek zavartalan működése az elektronikus dokumentumkezelő rendszerekkel (EDMS) biztosítható.

Az EDMS lehetővé teszi a különböző méretű és tevékenységi területek, köztük a földrajzilag elosztott vállalkozások dokumentumaival való munka automatizálásának problémáinak megoldását. Az ebbe az osztályba tartozó szoftverrendszerek biztosítják a cég jogilag jelentős dokumentumforgalmának megszervezését, az irattár karbantartását, az irodai munka automatizálását (bejövő és kimenő levelezés nyilvántartása, dokumentumok szkennelése és az előadókkal történő kommunikáció elektronikus formában), a dokumentumok ellenőrzését. teljesítési fegyelem, szerződések és kifizetések koordinálása, szervezeti lebonyolítás koordinálása és ellenőrzése - adminisztratív dokumentumok, elsődleges számviteli dokumentáció feldolgozása és tárolása, valamint az üzletág különböző területeire specializálódott folyamatok automatizálása. Ezenkívül a legtöbb modern EDMS jellemzője a mobileszközök támogatása és a meglévő vállalati információs platformokkal való integráció képessége.

Tovább orosz piac Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek széles választéka létezik, és hogy a cégek könnyebben tudjanak választani, ezekből gyűjtöttünk össze egy válogatást. Mindegyik kizárólag hazai gyártású, megfelel a dokumentumkezelés területén a jogszabályi, szabályozási és módszertani követelményeknek, mind az orosz szabályozási keretnek, mind az nemzetközi szabványok, valamint az IT biztonsági követelményeket. Külön érdemes megjegyezni, hogy az alább felsorolt ​​termékek szinte mindegyike szerepel a hazai szoftverek nyilvántartásában, és ajánlott az Orosz Föderáció kormányzati szervei és szervezetei, valamint a szoftverimport részeként projekteket végrehajtó vállalatok számára. helyettesítő program.

1. "Párbeszéd". Fejlesztő: a "Crimeatechnologies" állami egységes vállalat (a Krími Köztársaság Belpolitikai, Információs és Kommunikációs Minisztériumának támogatásával).
2. Vállalati elektronikus dokumentumkezelő rendszer KSED 3.0. Fejlesztő: KROK Régió.
3. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer "SED-Sirius". Fejlesztő: Center for Information Technologies and Systems of Executive Authorities (CITS).
4. Folyamatautomatizálási rendszer útépítő szervezetek számára "Epyura" (az 1C:Enterprise platformra épülve). Fejlesztő: Arakelyan Armen Rafikovich.
5. EDMS "Syncopa-dokumentum". Fejlesztő: Kuban-Inform-Holding-Yug cég.
6. Szoftvercsomag „Elektronikus dokumentumkezelés és a megbízások végrehajtásának felügyeletének nyílt moduláris rendszere” (EDCS). Fejlesztő: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Directum elektronikus dokumentumkezelő rendszer. Fejlesztő: Directum cég.
8. Szoftver termék "STEK - Dokumentumkezelés". Fejlesztő: JSC "NTC STEK".
9. "Vörös dokumentumkezelő platform". Fejlesztő: Red Soft cég.
10. „Bürokrata” rendszer. Fejlesztő: Bureaucrat LLC
11. Információs rendszer „Elektronikus irodai munka és dokumentumáramlás”. Fejlesztő: Breeze Plus cég.
12. Comita Courier JE rendszer. Fejlesztő: Részvénytársaság"Comita".
13. Document Flow modul (a Compass ERP rendszer részeként szállítva). Fejlesztő: Compass cég.
14. EDMS WSS Docs (Microsoft SharePoint platformra épülve). Fejlesztő: WSS-Consulting cég.
15. A titkos irodai munka automatizált rendszere AS SDP. Fejlesztő: Center for New Technologies „Impulse” LLC.
16. Vállalkozások szervezeti és adminisztratív dokumentum-folyamatának (papírkezelésének) automatizálási rendszere „Lotsman:ORD”. Fejlesztő: ASCON-Design Systems LLC.
17. EOS for SharePoint rendszer (a Microsoft SharePoint platformra épült). Fejlesztő: Electronic Office Systems (EOS) cég.
18. Információs rendszer EtaxReport. Fejlesztő: Electronic Business Systems cég.
19. EDMS "Aurora: Document Flow". Fejlesztő: Aurora Digital Group LLC.
20. Comsoft Docs elektronikus dokumentumkezelő rendszer. Fejlesztő: Comsoft JSC.
21. Comindware EDMS rendszer (a Comindware Business Application Platformra épülve). Fejlesztő: Comindware.
22. Express Document rendszer. Fejlesztő: Electronic Express LLC.
23. Szoftvercsomag "Kód: Dokumentumkezelés". Fejlesztő: Codex konzorcium.
24. Automatizált rendszer "Gosexpertize". Fejlesztő: Ekomash Info LLC.
25. Biztonságos elektronikus dokumentumkezelő rendszer "Stack-Trust". Fejlesztő: Stack cégcsoport.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Fejlesztő: Optima cégcsoport.
27. EDMS LandDocs. Fejlesztő: Lanit cégcsoport.
28. Szoftvercsomag "Dokumentumfolyam". Fejlesztő: Szövetségi Állami Egységes Vállalat "Main Research Computing Center" az elnöki adminisztrációhoz Orosz Föderáció(FSUE "GlavNIVTS").
29. SEDO határozat. Fejlesztő: ID - Management Technologies LLC.
30. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer a kormányzati szervezetekés üzleti „Gyakorlat”. Fejlesztő: Dokumentumkezelő rendszerekkel foglalkozó cég.
31. EDMS DoXLogic. Fejlesztő: BFT cég.
32. Alpha Dock rendszer. Fejlesztő: Alpha Doc.
33. „Külső” rendszer. Fejlesztő: SKB Kontur.
34. Biztonságos elektronikus dokumentumkezelő rendszer

29.05.18 71 255 13

A dokumentumokat papíron vagy elektronikusan lehet aláírni. Hosszú ideig papíron, elektronikusan - nem világos, hogyan.

Pavel Ovchinnikov

12 év elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos munkatapasztalat

De tizenkét éve foglalkozom elektronikus dokumentumokkal, és elárulom: hihetetlen izgalom. Hadd mondjam el, hogyan működik mindez, példákkal.

Röviden szólva

Az elektronikus dokumentumkezelés kezelésének megkezdéséhez a következőkre lesz szüksége:

1. Győzze meg a szerződő feleket, hogy kezdjék meg az elektronikus dokumentumok cseréjét.
2. Vásároljon elektronikus aláírási tanúsítványt.
3. Döntse el a dokumentumok küldésének módját: speciális szolgáltatáson keresztül vagy anélkül.

Kinek van szüksége elektronikus dokumentumokra

A kényelem és a modernitás ellenére kevesen foglalkoznak elektronikus dokumentumkezeléssel. Ha egy egyszerűsített adózású vállalkozó évente pár szerződést köt, nem biztos, hogy olyan ijesztő, hogy párszor elküldi a nyomtatott dokumentumokat. De vannak esetek, amikor az elektronikus dokumentumkezelés rendkívül hasznos.

Nagy cégek Az elektronikus dokumentumok csökkentik a költségeket, ha a külső levelezés mennyisége meghaladja a havi több száz dokumentumot. Számukra a papírok kézbesítése közvetlenül befolyásolja a tranzakciók sebességét. A dokumentációs költségek évente több százezer rubelt is elérhetnek, és az adóhivatal veszteségeivel, hibáival és pénzbírságával kapcsolatos kockázatok tovább növelik a költségeket.

Még ha most félévente aláír egy törvényt, ez nem jelenti azt, hogy vállalkozása nem fog növekedni. Előfordulhat, hogy nagy partnerei vannak, akik elektronikus dokumentumokkal dolgoznak, és ugyanezt fogják követelni Öntől is.

Például

A webáruházban rendszeresen több tízmilliós kintlévőség halmozódott fel amiatt, hogy ismét hiba történt a számlán: teherautóban volt az áru, és nem tudták bevinni a raktárba. Napok telnek el, amíg megvárják a futárt a javított dokumentummal a szállítótól. Bevezettük az elektronikus dokumentumokat, és a dokumentumokon végzett összes módosítás kevesebb mint egy órát vesz igénybe.

Egy nagy energiaértékesítő cégnél pedig a helyszíni adóellenőrzések során az ellenőrök évente találtak jogsértéseket és dokumentumokban hibákat. A bírságok összege elérte az évi 120 000 rubelt. Eljutott odáig, hogy Pénzügyi Osztály Ezt a pénzt előzetesen rezsiköltségként tervezte. Bevezették az elektronikus dokumentumkezelést, ma már nem emberek, hanem programok ellenőrzik a dokumentumok pontosságát. Nincs több hiba.

Mi az az elektronikus dokumentum

Az elektronikus dokumentum egy normál dokumentum vagy PDF-fájl, amely bármilyen szerkesztőben elkészíthető és olvasható. Fontos, hogy azt speciális elektronikus aláírással írják alá, és speciális módon küldjék el.

Annak érdekében, hogy egy partnernek, ügyvédnek vagy bírónak ne legyen kétsége afelől, hogy Ön aláírta az elektronikus dokumentumot, és senki sem változtatta meg, a digitális biztonsági szakemberek elektronikus aláírást találtak ki. Olyan, mint egy ujjlenyomat, amelyet a dokumentum egyedi bit- és bájtkészletére helyeznek. Durván szólva, amikor aláír valamit elektronikusan, akkor azt mondja: "Ezt a bitkészletet hitelesítem."

Minden dokumentumhoz elektronikus aláírást csatolnak, amely után aláírtnak minősül. A dokumentum aláírás nélkül is olvasható. Csak azt garantálja, hogy ugyanaz a megváltoztathatatlan dokumentum van Ön előtt, abban a formában, ahogyan azt Önnek küldték. Ha megváltoztat valamit egy dokumentumban, és elmenti, annak bitkészlete megváltozik - az aláírás érvénytelen lesz.

Például

A két cég elektronikus szerződés aláírása mellett döntött. Szerződést kötöttünk és megállapodtunk a feltételekben. Most az egyik cég az aláírásával aláírja a szerződést, és elküldi a másiknak. Felbontja a szerződést, és úgy dönt, csendben kijavít valamit, például a bírságok összegét. Helyesbít. Ment. Először küldi. Úgy néz ki – hopp! - a megállapodás eredeti aláírása megtört. Ez azt jelenti, hogy javítottak valamit, a gazemberek. Aztán valószínűleg arcon ütik.

Hol lehet elektronikus aláírást szerezni

Az elektronikus aláírást egy speciális tanúsító központban vásárolják meg. Csak találnia kell egy kényelmes központot a városban. A lényeg az, hogy szerepel az Orosz Föderáció Kommunikációs Minisztériumának akkreditált központjainak listáján.

Ugyanezt megteheti közvetlenül a tanúsító központ irodájában is: csak jöjjön az összes dokumentummal, és töltse ki a kérelmet. De ebben az esetben meg kell várnia, amíg a készpénz nélküli fizetés megtörténik - ez több órát is igénybe vehet. Az igazolást nem lehet készpénzben kifizetni egy cégnél, ahogy távolról sem.

Hogyan működik az elektronikus aláírás?

Az elektronikus aláírás jogi erejét az elektronikus aláírásokról szóló szövetségi törvény írja le.

A törvény meghatározza az aláírások típusait: egyszerű, minősítés nélküli és minősített. Bármelyikről aláírhat dokumentumokat, de fenntartásokkal: minősített - adózási, kereskedési, esetenként bírósági; egyszerű és minősíthetetlen – minden másra.

Egyszerű vagy minősítés nélküli aláírás

Megfizethető és olcsó lehetőség, de korlátozott felhasználással. A minősítés nélküli aláírás kriptográfiai algoritmusokat tartalmaz, de azt egyetlen hitelesítés-szolgáltató sem ellenőrzi. Az egyszerű csak a bejelentkezési név és a jelszó kombinációja, egy fiók a kormányzati szolgáltatások webhelyén vagy egy partner e-mail címe.

Az ilyen aláírások akkor megfelelőek, ha Ön nem vesz részt elektronikus kereskedésben, nem cserél elektronikus elsődleges iratokat és nem küld adóbevallást. Egy egyszerű aláírás használható szerződésekhez, számlákhoz és cselekményekhez, de külön megállapodást kell kötnie a szerződő féllel, és rögzítenie kell a felek megállapodását, hogy megbízzanak egy ilyen aláírásban.

Ha több tucat partnerrel és különböző dokumentumokkal rendelkezik, a rendszer nem fog működni. Mindenkivel alá kell írnia egy ilyen dokumentumot, és idővel ez a folyamat lassítja, nem gyorsítja a munkát. Akkor jobb egy másik elektronikus aláírási tanúsítványon gondolkodni.

Az egyszerű elektronikus aláírás használatához ki kell nyomtatnia és alá kell írnia a szerződés papíralapú változatát, vagy külön záradékot kell tartalmaznia a szerződő féllel kötött megállapodásban - ez törvényi előírás.

Minősített aláírás

Ez az aláírás számlázásra és adózásra alkalmas. A törvény szerint az elektronikus számlákat csak ezzel az aláírással lehet aláírni. A minősített tanúsítvány ára 1000 RUR-tól kezdődik, csak olyan tanúsító központban vásárolható meg, amely a Szövetségi Adószolgálat bizalmi zónájába tartozik.

A minősített aláírási tanúsítványt minden évben meg kell újítani, ami további gondokat okoz: figyelemmel kell kísérni az érvényességi időt, és időben el kell rendelni az újrakiadást.

A minősített aláírással való munkavégzéshez telepítenie kell egy speciális programot - a kriptográfiai információk védelmének eszközét. A program elektronikus aláírást csatol a dokumentumhoz, és ellenőrzi a csere többi résztvevőjének aláírását.

Választhat fizetős programot („Cryptopro TsSP”) vagy ingyenes („Vipnet TsSP”). Funkcionálisan szinte azonosak, de kompatibilitási problémák adódhatnak az ingyenes verzióval. Mindkettő működik Windows és Mac rendszeren. A fizetett körülbelül 1000 RUR, az elektronikus aláírási tanúsítvány éves fizetése körülbelül 1000 RUR.

Egyesek felhőalapú elektronikus aláírást használnak; ehhez nincs szükség kriptográfiai védelmi program telepítésére. A felhőaláírást az Exchange szolgáltatás tárolja, és minden alkalommal, amikor aláír egy dokumentumot, egy SMS-t kap a telefonjára, amely megerősíti a műveletet. Ez a tanúsítvány olcsóbb és kényelmesebb a használata, de kevésbé biztonságos, mint egy kriptográfiai védelmi program.

Miért van szüksége dokumentumkezelő operátorra?

Az aláírt elektronikus dokumentum hagyományos e-mailben is elküldhető, de ez nem biztonságos. Ha e-mailjét feltörik, a dokumentumok a bűnözők kezébe kerülnek. Ezért pl. Adóhivatal nyilatkozatokat csak speciális szolgáltatásokon keresztül fogad el. Az elektronikus számlákat ugyanazon a szolgáltatásokon keresztül kell kicserélnie, különben megsérti az orosz pénzügyminisztérium rendeletét. Az ilyen szolgáltatásokat dokumentumfolyam-operátoroknak nevezzük.

Az átlagos felhasználó számára ez egy felfuvalkodott e-mail. Böngészőn keresztül működik, van bejövő és kimenő mappák, címkönyvtár, beépített keresés, dokumentumszerkesztő. Belül egy nagy terhelésű szolgáltatás található biztonságos kommunikációs csatornákkal és titkosítással, amely biztosítja a dokumentumátvitel biztonságát.

Még az elektronikus dokumentumkezelővel sem kell megállapodást kötnie. Egyszerűen regisztráljon, töltse le az elektronikus aláírási tanúsítványt és fizesse ki a számlát. Az üzemeltető gondoskodik a többiről: értesíti a Szövetségi Adószolgálatot, hogy csatlakozott a tőzsdéhez, felügyeli a formátumokat és garantálja az Orosz Föderáció jogszabályainak való megfelelést.

Több tucat ilyen szolgáltatás létezik Oroszországban. Árban, funkcionalitásban, megbízhatóságban és sebességben nagyjából megegyeznek. Az üzemeltetőket a szolgáltatás minősége alapján szokás választani: milyen gyorsan működik a technikai támogatás, kész-e az üzemeltető segíteni a partnerek összekapcsolásában, milyen lehetőségeket kínál, és vannak-e tanácsadó-elemzői, akik segítenek a szolgáltatás megvalósításában a munkában. .

Az Ön partnerének is csatlakoznia kell az üzemeltetőhöz. Kiválaszthatja a tiédet vagy bárki mást – akkor a csere barangoláson megy keresztül, mint a mobilkommunikációban.

Mennyibe kerülnek az elektronikus dokumentumok?

Operátoron keresztül végzett munka esetén csak a mindkét fél által aláírt dokumentumért fizet. Átlagosan egy dokumentum elküldésének költsége körülbelül 6-8 R, és minden bejövő üzenet ingyenes.

Általában a kezdők legalább 300 dokumentumból álló csomagot vásárolnak, ami nagyon gyorsan elfogy. Ezután meg kell vásárolnia a következő csomagot. Kifizetődőbb korlátlan éves csomag vásárlása vagy egyedi feltételek megbeszélése.

Az elektronikus dokumentumokra való átállás akkor előnyös, ha havonta 100 vagy több, vagy évente legalább 1000 dokumentumot küld. Ekkor közel ötszörösére csökkenti a papírköltséget és a szállítási költségeket.

Mennyibe kerül a dokumentumkezelés?

1000 papíralapú dokumentum

Kedves olvasóink! Tekintettel arra, hogy a tanulmány anyagának összegyűjtése során a felülvizsgálatban bemutatott MOTIV rendszer működőképességét tévesen értékelték, a szerkesztők saját belátásuk szerint módosították a diagramokat, hogy azok jobban tükrözzék a megadott termék funkcionalitását. A javított diagramok a MOTIV rendszer 1.1-es verziójának működőképességét mutatják, amely a teszt résztvevőinek kiválasztásakor (2010. március) létezett. Lehetséges, hogy más rendszerek egyes paraméterei is helytelenül vannak becsülve.

Arra is emlékeztetünk Ebben a pillanatban az anyag nagyon elavult, és nem szolgálhat alapul e rendszerek modern verzióinak funkcionalitásának vagy a köztük lévő kapcsolat értékelésének.

Egy modern szervezetben az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (EDMS) az informatikai infrastruktúra elengedhetetlen elemévé válnak. Segítségükkel a kereskedelmi társaságok növelik tevékenységük hatékonyságát és ipari vállalkozások, a kormányzati szerveknél pedig az elektronikus dokumentumkezelési technológiák alapján a belső irányítás, a tárcaközi interakció és a lakossággal való interakció feladatait oldják meg. Az általánosan elfogadott rövidítés az EDMS, bár SAD (irodaautomatizálási rendszer), EDMS (elektronikus dokumentumkezelő rendszer) és SADO (dokumentumautomatizálási rendszer) is használatos vele.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) egy olyan szervezeti és technikai rendszer, amely biztosítja az elektronikus dokumentumok számítógépes hálózatokban történő létrehozásának, hozzáférés-ellenőrzésének és terjesztésének folyamatát, valamint a szervezetben a dokumentumok áramlásának ellenőrzését.

Az ebbe az osztályba tartozó rendszereket kezdetben csak a klasszikus irodai munkafeladatok automatizálásának eszközeként tekintették, de idővel egyre szélesebb körű feladatokat kezdtek lefedni. Ma az EDMS fejlesztők termékeiket nem csak a levelezéssel és az ORD-el (szervezeti és adminisztratív dokumentumok), hanem a különféle belső dokumentumokkal (szerződések, szabályozási, referencia-, ill. projektdokumentáció, személyi tevékenységekre vonatkozó dokumentumok stb.). Az EDMS-t olyan alkalmazott problémák megoldására is használják, amelyek fontos eleme az elektronikus dokumentumokkal való munka: az ügyfelekkel való interakciók kezelése, az állampolgárok kérésének feldolgozása, a szolgáltató részleg munkájának automatizálása, a projektdokumentum áramlás megszervezése stb. Valójában egy elektronikus dokumentum. áramlási rendszer minden olyan információs rendszer, amely elektronikus dokumentumokkal való munkát biztosít.

Az elmúlt években az EDMS piac a hazai IT-ipar egyik legdinamikusabban fejlődő szegmense. Az IDC szerint 2009-ben az oroszországi teljes szoftverpiac csaknem 50%-os csökkenése mellett ez a szegmens nagy stabilitást mutatott. Csökkenése a 2009-es adatok szerint nem haladta meg a 20-25%-ot. Számszerűen kifejezve az EDMS piac volumene ma a CNews Analytics szerint körülbelül 220-250 millió dollár.

Az elektronikus dokumentumkezelési technológiák fogyasztói különböző méretű és specifikus tevékenységet folytató szervezetek. Hagyományosan az EDMS fő fogyasztója továbbra is a közszféra. A szakértők szerint az elektronikus dokumentumkezelési technológiák megvalósítására irányuló projektek mintegy 30%-a esik kormányzati szervek. Lényeges, hogy az EDMS-piac stabilitásának alapja az állami érdek volt, amely a válság idején is jelentős lendületet kapott a fejlődéshez. Az elektronikus iratkezelést az „elektronikus kormányzás” koncepció kulcselemének nevezték, amelynek megvalósítása az állam, a lakosság és a vállalkozások interakciójában a bürokratikus akadályok felszámolását, a korrupció visszaszorítását kell, hogy segítse. A kormányzati szervekben és a nagy kormányzati intézményekben megvalósuló projektek megvalósításának jellemzőjeként érdemes megemlíteni a megnövekedett követelményeket információ biztonság. Az építésről (fejlesztésről) sokszorosítás alapján beszélünk szoftver termékek biztonságos elektronikus dokumentumkezelő rendszerek.

Az EDMS fejlesztőiről

Az EDMS osztályú megoldások kiválasztásakor az ügyfél többféle lehetőséget mérlegel: dobozos megoldás, platform alapú megoldás vagy egyedi fejlesztés. Az orosz fejlesztők elsősorban kész megoldásokat kínálnak, míg a nyugatiak olyan platformok beszállítóiként működnek, amelyek alapján tervezési megoldásokat és egyedi fejlesztéseket valósítanak meg. A statisztikák szerint a piaci szerkezetben az orosz fejlesztők az EDMS megvalósítására irányuló projektek teljes számának körülbelül 95% -át teszik ki. Ennek egyik magyarázata, hogy Oroszországban még mindig erős a dokumentumokkal való munka sajátossága, amely a hazai menedzsment hagyományokra épül.

Érdemes megjegyezni, hogy számos beszállító megkezdte az EDMS szolgáltatást az ügyfelek számára SaaS (Software as a Service) módban, de jelenleg ez a megközelítés, több okból is (a szolgáltatóba vetett bizalom, a kommunikációs csatornák minősége és megbízhatósága) , inkább a rendszer képességeinek megismertetésének egy formája, nem pedig a dokumentumautomatizálás reális megközelítése.

Az egyik feltörekvő trend az ECM (Enterprise Content Management) osztályrendszerek használata a dokumentumokkal való munkavégzéshez.

A szabad enciklopédia (Wikipédia) anyagai alapján:
Vállalati tartalomkezelés (ECM) – vállalati információs erőforrás-kezelés vagy vállalati információkezelés.

Az ECM koncepció keretein belül a dokumentumáramlás a vállalati információkkal való munka biztosításának egyik feladata. Ennek a megközelítésnek a támogatói elsősorban a nyugati fejlesztők. És bár Oroszországban az ilyen technológiák iránti kereslet még csak kialakulóban van, sok hazai EDMS már megvalósított különféle ECM-komponenseket: dokumentumkezelés, dokumentumkép-kezelés, hosszú távú dokumentumtárolás, munkafolyamat-kezelés, kollektív munka a dokumentumokkal. Az ECM-technológiák alapvetően a webes és multimédiás tartalomkezelési kérdések mélyebb kidolgozásában különböznek az EDMS-től.

Állami kezdeményezések az „elektronikus dokumentum” körül

2009-2010-ben Oroszországban számos globális kormányzati kezdeményezést kezdtek végrehajtani az állam, a lakosság és az üzleti élet közötti hivatalos elektronikus interakció megszervezésével kapcsolatban, amelyek célja az információs technológiák penetrációjának növelése az állami és közélet különböző aspektusaiban. Ezek közé tartozik a lakosságnak az interneten keresztül nyújtott kormányzati szolgáltatások listájának jóváhagyása, valamint a tárcaközi iratáramlás rendszerére vonatkozó rendelkezések elfogadása, amelyek az „elektronikus kormányzás” koncepciójának megvalósítása felé tett első fontos lépések lettek.

Fontos megjegyezni, hogy az elektronikus dokumentum jogalapjának kérdése továbbra is nyitott. Ma az elektronikus dokumentumkezelésben részt vevők tevékenységét az elektronikus digitális aláírás (EDS) használatára vonatkozó törvények és rendeletek, a GOST, valamint az irodai munkára és archiválásra vonatkozó utasítások, valamint az elektronikus aláírás használatára vonatkozó törvények és rendeletek szabályozzák. információs technológia. Kiderül, hogy állami szinten meghatározták a dokumentumokkal való munkavégzés szabályait és eljárásait, vannak biztonsági követelmények az információs rendszerekkel szemben, de a jogszabály még nem határozta meg az elektronikus dokumentum jogállását.

Szabványok az EDMS területén

Ma az EDMS-fejlesztők tevékenysége gyakorlatilag nem szabályozott. A szoftvertermékek fejlesztése és a megvalósítási projektek végrehajtása során a fejlesztőket és a beszállítókat bizonyos fokig a következő szabályozási és jogi dokumentumok vezérlik:

• GOST R 51141-98. Nyilvántartás és archiválás. Kifejezések és meghatározások (az Orosz Föderáció állami szabványának 1998. február 27-i 28. sz. rendeletével jóváhagyva);
• 2002. január 10-i 1-FZ szövetségi törvény az elektronikus digitális aláírásról (a 2007. november 8-i módosítással);
• GOST R 6.30-2003. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. A dokumentumok elkészítésére vonatkozó követelmények (az Orosz Föderáció állami szabványának 2003. március 3-i N 65-st határozatával jóváhagyva);
• Az Orosz Föderáció kormányának 2009. szeptember 22-i 754. számú rendelete „A tárcaközi elektronikus dokumentumkezelési rendszerről szóló szabályzat jóváhagyásáról”;
• 2006. július 27-i 149-FZ szövetségi törvény az információról, az információs technológiákról és az információvédelemről.

Az EDMS megvalósítására irányuló projektek végrehajtásakor személyes adatokkal való munka esetén a 2006. július 27-i N 152-FZ „A személyes adatokról” és a 2009. december 27-én kelt szövetségi törvények előírásait kell követni. 363-FZ „A személyes adatokról szóló szövetségi törvény 19. és 25. cikkének módosításáról”.

Mivel a GOST-ok tanácsadó jellegűek, a fejlesztők maximális rugalmasságot biztosítanak megoldásaikban, így az ügyféltől függően különféle sémákat lehet megvalósítani a rendszer alapján a dokumentumokkal való munkavégzéshez. A rendszer architektúrájának és logikájának gyakran eltérő és időnként ellentétes megközelítéseket kell biztosítania a dokumentumautomatizáláshoz. Az általánosan elfogadott szabványok hiánya nem csak a fejlesztők, hanem az ügyfelek számára is gondot jelent, hiszen az EDMS követelményeinek megválasztása túlságosan szubjektív feladattá válik. A vállalatok gyakran nem is tudnak az iparági gyakorlatra összpontosítani (ez a megközelítés jól bevált az olyan informatikai rendszerek szállítójának kiválasztásakor, mint az ERP, CRM, HRM stb.). A dokumentumokkal való munkavégzés szabályai és előírásai vállalatonként eltérőek lehetnek, nemcsak ugyanazon az ágazaton belül, hanem még ugyanazon a vállalatcsoporton belül is. Néhány egyszerű példák: a vállalkozás a GOST szabványok szerint működik vagy sem? Mennyire egyértelműen megfelel a dokumentumokkal végzett munka a GOST szabványoknak? A felső vezetés készen áll a rendszerben való munkára, vagy asszisztensek és titkárok dolgoznak majd a felső vezetésnél? Alkalmaz-e a cég valamilyen nyugati vezetési gyakorlatot? Milyen automatizálási eszközöket használnak az alkalmazottak a munkahelyükön? És bár általánosságban véve az elektronikus dokumentumkezelés feladategyüttese meglehetősen világos, végrehajtásuk módjai igen eltérőek. Kiderült, hogy a modern EDMS fejlesztőivel szemben az egyik fő követelmény, hogy árban, minőségben és megvalósítási időben megfelelő megoldást kínáljanak, függetlenül a megrendelő munkájának sajátosságaitól (vagyis bármilyen sajátosságnak megfelelő).

A modern elektronikus dokumentumkezelő rendszerek műszaki lehetőségei

Az áttekintés a kilenc leggyakoribb EDMS-t vizsgálja Oroszországban: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Flow (1C), Boss-Referent (BOSS - Referens, IT Co.) Csoport), CASE (EOS), EUFRATES (Kognitív Technológiák), MOTIV (Motívum). Szándékosan nem vettünk bele orosz fejlesztők Documentum platformon (EMC Documentum) alapuló megoldásait, mivel ebben az esetben nem beszélhetünk konkrét funkcionalitásról és replikációról. Az áttekintés elkészítéséhez nyílt forrásokból származó információkat használtak: információs anyagokat és szoftvertermékek demó verzióit. Az EDMS bemutatott nézete egy kísérlet arra, hogy felmérje a szoftvertermékek képességeit és felkészültségét a vállalati elektronikus dokumentumkezelés megszervezésének aktuális problémáinak megoldására.

Az áttekintésben kiemelt szempontok segítenek a vizsgált megoldások képességeinek elemzésében egyes EDMS-feladatok technikai megvalósítása szempontjából. Minden képesség hét funkcionális áramkörre oszlik:

• dokumentumok nyilvántartása és bejegyzése;
• dokumentumokkal dolgozni;
• Munkafolyamat-kezelés és ellenőrzés;
• információk keresése és elemzése;
• Információ biztonság;
• papíralapú dokumentumok áramlásának támogatása;
• szabványos konfigurációs eszközök.

A rendszerek általános jellemzőit külön táblázatban soroltuk fel.

Az áttekintés számos nyilvánvaló kritériumot tartalmaz minden vizsgált rendszerben (és elvben az EDMS osztály összes rendszerében), és olyan kritériumokat, amelyek lehetővé teszik a megoldások egymástól való megkülönböztetését. Általánosságban elmondható, hogy a rendszerek funkcionalitása megegyezik, és csak a dokumentum-áramlás néhány alapvető feladatának részletes lebontása és megvalósítási jellemzői teszik lehetővé a különböző megoldások összehasonlítását. Érdemes megjegyezni, hogy az áttekintésben bemutatott összes rendszer esetében meglehetősen sok a megvalósítási gyakorlat. Ezeket a rendszereket több száz szervezet használja a dokumentumáramlás automatizálására. Ezeken a megoldásokon kívül több mint 50 olyan szoftvertermék található a piacon, amelyeket nem használnak széles körben.

Ha a piacon vezető pozíciókat elfoglaló rendszerek új verzióit elemezzük, érdemes megjegyezni, hogy az elmúlt három évben ezek fejlesztése főként a szolgáltatási képességek fejlesztését célozta, hiszen az alapvető képességek ilyen vagy olyan formában már korábban megvalósultak. . Ha új technikai lehetőségekről beszélünk, akkor észrevehetjük az EDMS-ben rejlő lehetőségeket a menedzsment felé különféle típusok tartalom (multimédia), automatikus feldolgozási technológiák alkalmazása és a dokumentumtartalom elemzése. De ez idáig nem kötelező az ilyen funkcionalitás az EDMS számára, és ami a legfontosabb, az oroszországi kereslet még nem alakult ki teljesen.

Ha összehasonlítjuk funkcionalitás Az EDMS a következő elnevezéseket fogadta el:

• „+” – a lehetőség megvalósult;
• „+/−” – a funkció korlátozott funkcionalitással érhető el, vagy további szoftver vásárlását igényli;
• „−” - a lehetőség nem került megvalósításra.

Asztal 1. Általános jellemzők legnépszerűbb EDMS

Rizs. 1. A legnépszerűbb EDMS általános jellemzői

2. táblázat Dokumentumok nyilvántartása és bevitele

Rizs. 2. Iratok nyilvántartása és bevitele

3. táblázat: Munka a dokumentumokkal

Rizs. 3. Dokumentumokkal való munka

4. táblázat: Munkafolyamatok kezelése és ellenőrzése

Rizs. 4. Munkafolyamatok kezelése és ellenőrzése

5. táblázat: Információ keresése és elemzése

Rizs. 5. Információ keresése és elemzése

6. táblázat Információbiztonság

Rizs. 6. Információbiztonság

7. táblázat: Papír dokumentum támogatás

Rizs. 7. Papír dokumentumkezelés támogatása

8. táblázat: Szabványos konfigurációs eszközök

Rizs. 8. Szabványos konfigurációs eszközök

9. táblázat. utolsó évfolyam EDMS funkció

Rizs. 9. Az EDMS működőképességének végső értékelése

Az átfogó értékeléshez a bemutatott EDMS-t a mindenki számára érthető „ár/funkcionalitás” arány szerint vesszük figyelembe. A harmadik fontos kritériumot - a „megvalósítási időt” - nem tartjuk szem előtt, mivel ez nem csak a rendszer által biztosított konfigurációs eszközöktől függ, hanem a projektcsapat képzettségétől és motivációjától is. Az alábbiakban bemutatjuk a rendszerek helyzetét az „optimális ár/funkcionalitás” arány szempontjából kis projekteknél (20 felhasználónál) és meglehetősen nagy projekteknél (100 felhasználónál).

1. ábra. Az EDMS „Optimális ára/funkcionalitása” (20 felhasználó)

Rizs. 10. „Optimális ár/funkcionalitás” EDMS (20 felhasználó)

2. ábra. Az EDMS „Optimális ára/funkcionalitása” (100 felhasználó)

Rizs. 11. „Optimális ár/funkcionalitás” EDMS (100 felhasználó)

Ezek a diagramok a „Gartner Magic Quadrant” elvén épülnek fel, amelyben az I. kvadránsban elhelyezkedő rendszerek az „optimális ár/funkcionalitás” kritérium szerint az optimális arányt képviselik. A diagram II. és IV. negyede olyan rendszereket tartalmaz, amelyek nem rendelkeznek kiegyensúlyozott ár- és funkcionalitásmutatókkal.

A tanulmányhoz választott kritérium lehetővé teszi, hogy értékeljük a különböző EDMS-eket abból a szempontból, hogy mennyire alkalmasak az elektronikus dokumentumkezelés valós problémáinak megoldására egy modern vállalkozásban. A vezetők körébe mind a kis projektek (1. ábra), mind a nagy projektek (2. ábra) esetében a Directum, DocsVision, MOTIV és EUFRAT rendszerek tartoztak. A többi rendszer a II. és IV. kvadránsban található. Az egyetlen kivétel a DELO rendszer volt, amely szintén a 20 felhasználós EDMS diagram első kvadránsába került. Az EDMS Globus Professional, PayDox, 1C:Document Flow, Boss Referent, DELO eredményei azt mutatják, hogy ezek a rendszerek nem kínálnak integrált megközelítést a dokumentumokkal végzett munka automatizálására, hanem olyan ajánlatok, amelyek csak egy bizonyos típusú elektronikus dokumentum megoldására összpontosítanak. áramlási problémák. A rendszerek hiánya a Quadrant III-ban azzal magyarázható, hogy a felülvizsgálat Oroszországban a legelterjedtebb EDMS-t tekintette, és nem minden rendszert, amelyet jelenleg kínálnak az ügyfeleknek.

Reméljük, hogy a bemutatott áttekintés hasznos lesz az Ön számára a rendszer kiválasztásakor. Szeretném megjegyezni, hogy az EDMS mai bevezetésével a szervezet nemcsak tevékenységének hatékonyságát növeli, hanem, ami nagyon fontos, értékes tapasztalatokra és gyakorlatra tesz szert az új körülmények között - az elektronikus dokumentumkezelés körülményei között - végzett munkában.

Ui.: A felülvizsgálat elkészítéséhez csak az EDMS-gyártók hivatalos webhelyeinek nyilvánosan elérhető anyagait használtuk fel. A cikk megjelenése után kiderült, hogy az Industrial hiányos termékleírásai miatt Információs rendszerek", a döntésükkel kapcsolatos információk pontatlanok. Ezt a kérdést részletesen tanulmányozzuk, és az eredményeket a következő anyagban ismertetjük.

• Biztonság hatékony irányításés a szervezet tevékenységének átláthatósága minden szinten.
• Minőségellenőrzési rendszer támogatása.
• Információgyűjtés, adatkezelés és hozzáférés szabályozás.
• Az egyes alkalmazottak tevékenységének formalizálása.
• Üzleti folyamatok optimalizálása.
• Takarítson meg erőforrásokat a papíralapú dokumentumkezelési költségek csökkentésével.

Az ECM piac fejlődésének egyik legfontosabb modern trendje az elektronikus dokumentumkezelő és adattároló rendszerek interfészeinek adaptálása a bárhonnan történő távoli eléréshez („mobil office”) és a különféle mobil eszközökhöz. Egyre nagyobb az ügyfelek érdeklődése az ECM-rendszerekhez való hozzáférés iránt netbookokon, okostelefonokon, kommunikátorokon, táblagépeken stb. Az ilyen eszközökhöz speciálisan kialakított interfészek megkönnyítik a rendszerek használatát és a felhasználók mobilitását, lehetővé téve a vállalkozások számára az összes üzleti folyamat sebességének és rugalmasságának növelését.

Ugyanakkor a kifejezetten mobil eszközökre tervezett interfészek nem rendelkeznek a hagyományos webböngészőn keresztüli hozzáféréssel járó hátrányokkal: az új technológiák lehetővé teszik a gazdagabb komponenskészlet biztosítását, az interfészek interaktivitását, a kényelmesebb munkavégzést. nagy mennyiségű adat, és a kommunikációs csatornákkal szemben támasztott követelmények csökkennek. Mobil munkahely a menedzser számára tovább bővíti a lehetőségek körét, és a rendszert a felsővezetői igényekhez igazítja: minimális szükséges műveletek, a jóváhagyás, aláírás és dokumentumok áttekintési módjaira koncentráló felület, különböző mobilok támogatása eszközök és platformok, off-line módban való munkavégzés lehetősége stb.

Az interfészek szervezésének modern technológiái lehetővé teszik a menedzser számára, hogy grafikus és hangos felbontásokat alkalmazzon az elektronikus dokumentumokra - vagyis az elektronikus dokumentumkezelés hatékonyságával együtt a rendszer lehetővé teszi a felső vezető számára, hogy bármilyen kényelmes módszert használjon a dokumentumokkal való munkavégzéshez.

Az EDMS létrehozásának tényezői

Az EDMS megszervezése és kiválasztása során leginkább a következő tényezőket veszik figyelembe:

• Az automatizálás szükségessége adminisztratív irányítás szervezettség, struktúra összetettsége.
• Földrajzilag távoli egységek elérhetősége.
• Nagyméretű papíralapú archívum elérhetősége.
• A munkafolyamat-menedzsment szükségessége.
• A dokumentumok tárolási idejére vonatkozó követelmények.
• Integrációs lehetőség meglévő rendszerekkel.
• Dokumentumképek tárolásának igénye, speciális feladatok támogatásának igénye.
• Az információkeresés szükségessége
• Adatbiztonság biztosítása.
• A nemzetközi, ipari és kormányzati szabványoknak való megfelelés szükségessége.

Az EDMS osztályozása

• Az információ tárolására és visszanyerésére kifejlesztett eszközökkel rendelkező rendszerek (elektronikus archívumok).
• A kifejlesztett munkafolyamat-eszközökkel rendelkező rendszereket úgy tervezték, hogy biztosítsák bizonyos objektumok előre meghatározott útvonalak mentén történő mozgását. Ezen rendszerek segítségével meg lehet szervezni azokat a munkákat, amelyekhez az utánkövetés és a munkavégzés minden szakasza előre elő van írva.
• A szervezeti menedzsment és a tudásfelhalmozás támogatására összpontosító rendszerek. Az előző kettő elemeit ötvözik.
• Az együttműködést támogató rendszerek. Feladatuk annak biztosítása, hogy a szervezetben az emberek földrajzilag távol is együtt dolgozzanak, és megőrizzék e munka eredményeit.
• Fejlett rendszerek további szolgáltatások. Például ügyfélkapcsolat-kezelés, projektmenedzsment, számlázás, e-mail szolgáltatások. Az ilyen rendszerek lehetnek önállóak, vagy a felsorolt ​​rendszerosztályok bármelyikének struktúrájában működhetnek.

Bármely szervezet, amely modern, csúcstechnológiás struktúrát szeretne kialakítani a dokumentumkezeléshez, szoftverek széles választékával rendelkezik. Ebben az esetben vagy egyedi magánelvekre és megoldásokra támaszkodhat, ami olcsóbb lesz, vagy használhat egy kész kulcsrakész integrált rendszert, amely kényelmesebb és hatékonyabb lesz. Ebben az esetben az utóbbi lehetőség általában a dokumentumokkal való munkavégzés megállapított elveit használja, és megfelel szabályozási keret a legtöbb vállalkozás.

Az elektronikus dokumentumkezelés alapelvei

• Egy dokumentum egyszeri regisztrációja, amely lehetővé teszi a dokumentum egyedi azonosítását a rendszer bármely telepítésében.
• A műveletek párhuzamos végrehajtásának lehetősége, amely lehetővé teszi a dokumentumok mozgási idejének csökkentését és végrehajtásuk hatékonyságának növelését
• Az iratmozgás folyamatossága, amely lehetővé teszi az irat (feladat) végrehajtásáért felelős személy azonosítását az irat (folyamat) életének minden pillanatában.
• A dokumentuminformációk egységes (vagy összehangolt elosztott) adatbázisa, amely kizárja a dokumentumok sokszorosításának lehetőségét.
• Hatékonyan szervezett dokumentumkereső rendszer, amely lehetővé teszi, hogy minimális információval rendelkező dokumentumot találjon.
• Kifejlesztett jelentési rendszer a dokumentumok különféle állapotaihoz és attribútumaihoz, amely lehetővé teszi a dokumentumok mozgásának szabályozását a dokumentumfolyamatok során, és a jelentésekből származó adatok alapján vezetői döntések meghozatalát.

Az elektronikus dokumentumkezelés alapfogalmai

A dokumentumáramlás a dokumentumok mozgatása egy szervezetben a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig (GOST R 51141-98); iratokkal végzett munka komplexuma: átvétel, nyilvántartás, terjesztés, végrehajtás ellenőrzése, iratok kialakítása, dokumentáció tárolása és újrafelhasználása, referenciamunka.

Az elektronikus dokumentumkezelés (EDF) egy egységes mechanizmus az elektronikus formában benyújtott dokumentumokkal való munkavégzéshez, a „papírmentes irodai munka” koncepciójának megvalósításával.

A géppel olvasható dokumentum a benne foglalt, mágneses, optikai és egyéb adathordozón rögzített információk automatikus olvasására alkalmas dokumentum.

Az elektronikus dokumentum (ED) számítógépes információfeldolgozó eszközökkel létrehozott, elektronikus digitális aláírással (EDS) aláírt, megfelelő formátumú fájl formájában számítógépes adathordozóra mentett dokumentum.

EDMS szoftvertechnológiák

Az EDMS automatizálása

Sztori

Minél gyorsabban nőtt a belső vállalati információk mennyisége, annál nyilvánvalóbbá vált a hagyományos papíralapú dokumentumok cseréjének eredménytelensége, azonban az EDMS gyors növekedése csak a múlt század végétől és a század elejétől volt tapasztalható. Csak ezután kezdték meg a szervezetek számos fejlett országban – mind a kormányzati szervek, mind a különböző méretű magáncégek – aktív átállást a papírmentes dokumentumáramlásra. 2000-ben a globális EDMS-piac növekedése elérte a hihetetlen évi 89%-ot. Ekkor kezdett valósággá válni az EDS bevezetésének fő nehézségére – a gondolkodás tehetetlenségére, a mélyreható változtatásoktól való vonakodásra – az egész világon az internetes technológiák fejlődésének valódi fellendülésének összefüggésében. a vállalat infrastruktúráját mind a felső vezetés, mind a rendes alkalmazottak szintjén. Folyamatosan nőtt a szervezetekbe telepített számítógépek száma és a dolgozók számítógépes műveltsége, ami lehetővé tette az alapvetően új gazdálkodási módszerekre való átállást jelentős veszteségek nélkül. Az orosz vállalkozók hozzászoktak ahhoz, hogy a tapasztalatokra támaszkodjanak nyugati országok a gazdálkodási kérdések megoldása során kissé lemaradtak, átvették külföldi kollégáik eredményeit. De már akkor, amikor az Egyesült Államokban törvényeket fogadtak el, amelyek többek között szigorú követelményeket határoztak meg az amerikai állami társaságok dokumentumforgalmára és pénzügyi jelentésére vonatkozóan. tőzsde, Oroszországban kormányzati szinten egyértelműen megértették az EDMS és a hasonló rendszerek által nyújtott előnyöket.

Jelenleg a gazdálkodó szervezetek és magánszemélyek közötti dokumentumcsere fokozatosan áttér a papíralapúról az elektronikusra. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek számos előnye van az egyszerű papírral szemben – időt takarít meg és növeli a meghozott döntések hatékonyságát. Az EDMS egy vállalaton belül és az interneten keresztül különböző cégek között is felépíthető.

Elektronikus dokumentumkezelés egy folyamatrendszer a dokumentumok elektronikus formában történő feldolgozására. A legtöbb modern számviteli és személyzeti program képes elektronikus dokumentumokat generálni a jogszabályi szinten meghatározott szabványos formátumban. De ahhoz, hogy egy ilyen dokumentum jogi súlyú legyen, mindkét félnek alá kell írnia elektronikus aláírással.

Az elektronikus dokumentumáramlás két nagy típusra osztható - a dokumentumok vállalaton belüli vagy különböző cégek közötti kommunikációs csatornákon keresztüli cseréjére. Lehetőség van arra, hogy ezt a két rendszert egyetlen globális rendszerbe egyesítsék.

Az elektronikus dokumentumkezelés vállalaton belüli használatához a szükséges szoftvercsomag (EDW platform), valamint a működéséhez szükséges eszközök (hálózati berendezések, szerver stb.) beszerzése szükséges.

A két cég közötti iratcseréhez elektronikus dokumentumkezelő operátor szükséges. Garantálja az üzenetek kézbesítését, ellenőrzi az elküldött dokumentumok formátumát, megköveteli az adatokkal végzett munka elektronikus aláírással történő hitelesítését, valamint archívumot tárol a dokumentumokból.

Figyelem! Az egyik ilyen szolgáltatás az. Az ezen keresztül beérkezett dokumentumok jogilag akkor minősülnek jelentőségteljesnek, ha az iratfolyamat mindkét oldalának elektronikus aláírásából származó jelet viselnek.

Az EDI előnyei és hátrányai

Fő előnyei

Az elektronikus dokumentumkezelésnek tagadhatatlan előnyei vannak a papírral szemben:

• Az irodai munka egyszerűsítése - a rendszer nem teszi lehetővé, hogy ugyanazt a számot rendelje hozzá a különböző dokumentumokhoz, mivel ez sorrendben és automatikusan történik;
• Az egyes dokumentumok helyzetének nyomon követése - bármikor megtudhatja, hogy pontosan ki dolgozik a dokumentummal. A munkavállaló nem tudja megrongálni vagy elveszíteni. A véletlenül vagy szándékosan törölt dokumentum továbbra is visszaállítható;
• Az iratfeldolgozás felgyorsítása - ha a vállalati részlegek több épületben szétszórtan helyezkednek el, akkor a papíralapú dokumentumot személyesen kell odavinni jóváhagyásra. EDI-vel szükséges dokumentumot a másodperc töredéke alatt eljut az alkalmazotthoz;
• Kényelmes munka a verziókkal – szerkesztéskor a rendszer minden verziót elment. Szükség esetén nyomon követheti, hogy ki és mikor módosította a dokumentumot;
• 24 órás távoli hozzáférés - szükség esetén az EDF rendszerhez való hozzáférés az interneten keresztül megszervezhető a világ bármely számítógépéről. A munkavállaló üzleti úton, szabadságon vagy betegszabadságon dolgozhat dokumentumokkal;
• Munkatervezés - a létrehozás és a végrehajtás dátumának megadásával megtervezheti a beérkező dokumentumok végrehajtását a sor szerint;
• Dokumentumok keresése – az általános dokumentumadatbázisban kereshet a szerint kulcsszavakatés kifejezések;
• Papírt takarít meg – nem kell minden dokumentumot a kívánt mennyiségben kinyomtatni.

Fő hátrányai

A nyilvánvaló előnyök ellenére az EDI-rendszereknek vannak olyan hátrányai is, amelyek megakadályozhatják a vállalatot azok bevezetésében.

Ezek tartalmazzák:

• Költeni kell készpénz rendszer vásárlására, amely a felhasználók számától függően akár 100 ezer rubelt is elérhet;
• A vásárlás után sok időt vesz igénybe a telepítés, a megvalósítás és a hibakeresés;
• Minden felhasználót ki kell képezni, aki részt vesz benne;
• Rendszerbiztonság biztosítása - a felhasználók közötti hozzáférés korlátozása, felszabadítása szükséges elektronikus aláírások, külső behatolás elleni védelem;
• A vállalatnak rendelkeznie kell egy adminisztrátorral, aki felügyeli a rendszer működését, szerviztevékenységet végez, és megoldja a felhasználói problémákat;
• Az információk védelme érdekében az adatbázisról dokumentumokkal kell biztonsági másolatot készíteni;
• Ha a partnercégeknél nem elérhető az EDI, akkor biztosítani kell mind az elektronikus, mind a papíralapú rendszer meglétét.

Elektronikus dokumentumkezelési funkcionalitás

Minden dokumentumkezelő rendszernek számos művelet végrehajtását kell biztosítania:

• Dolgozzon bármilyen típusú dokumentummal - készítse el, készítse el, dolgozza fel, regisztrálja, nyomon kövesse végrehajtásukat, koordinálja stb.;
• Dokumentumfolyamatok megszervezése - útvonalak meghatározása a vállalaton belül, korlátozza a hozzáférést az egyes felhasználók között, lehetőséget biztosítson egy dokumentummal egyszerre több ember számára;
• Szervezzen archívumot a dokumentumokból a keresés és tárolás lehetőségével.

Figyelem! Az elektronikus dokumentumkezelésnek ugyanolyan képességet kell biztosítania a dokumentumok kezeléséhez, mint a hagyományos papír.

A nagy fejlesztésű rendszerek lehetőséget kínálnak:

• Minden átadott dokumentum regisztrációja - bejövő, kimenő, belső, további átirányítással a vezetőhöz;
• Biztosítani kell a dokumentumokkal való munka egységes eljárását a vállalat minden részlegében;
• Dolgozzon a dokumentummal egyénileg és csoportosan is;
• Dokumentumok cseréje az osztályok és az egyes alkalmazottak között;
• A dokumentumokhoz való hozzáférés korlátozása;
• Használjon szabványos űrlapokat minden dokumentumhoz;
• Ellenőrizni, hogy a jóváhagyás, a végrehajtás és a dokumentummal kapcsolatos egyéb munkák időben befejeződjenek;
• Jelentéskészítés – analitikai, statisztikai stb.;
• Az archív tárolás megszervezése a felhasználói hozzáférés dátumának és időpontjának rögzítésével.

Lehetséges kombinálni a papíralapú iratkezelést az elektronikussal?

Egy szervezetben az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás után eleinte még mindig nem lehet teljesen elhagyni a papíralapú dokumentumokat.

Ez több okból történhet:

• Nem minden szerződő fél használ EDI-t;
• A vállalkozás már sok papíralapú dokumentumot tárol az archívumban.

Az elektronikus és papíralapú dokumentumokkal való munkavégzésben azonban alapvető különbségek vannak. Például egy papíralapú dokumentumot ki kell nyomtatni és a vezetőhöz kell vinni aláírásra, míg az elektronikus dokumentumot magában a rendszerben kell aláírni. Papír számviteli dokumentumok, amelyet a partnernek küldenek, a postai küldeményben a szállítás során elveszhetnek, míg az elektronikusak eljutnak a címzetthez.

A fő különbség a két típusú dokumentummal való munkavégzés között a tárolásukban rejlik. Az elektronikus dokumentumok azonnal belépnek a rendszerbe, ahol minden felhasználó dolgozhat velük. A papíralapú dokumentumokhoz továbbra is archívumot kell szervezni, ahol azokat rendezetten tárolják. Ezzel egyidejűleg a papíralapú dokumentumot a céghez érkezve be kell szkennelni, és ezt a beszkennelt példányt a rendszerbe be kell tölteni a további munkához.

Figyelem!Így a cégen belüli munkavégzés továbbra is csak elektronikus úton történjen. Ha papíralapú dokumentum érkezik, azt csak az látja, aki megkapja vagy aláírja. Ugyanakkor az elektronikus másolattal való munka lehetővé teszi, hogy megvédje az eredetit szinte bármilyen veszteségtől, és lehetővé teszi több felhasználó számára, hogy egyidejűleg dolgozzon vele.

Milyen EDI programok léteznek?

Számos dokumentumkezelő rendszer létezik a piacon, mindegyiknek megvannak a maga előnyei és hátrányai. A leggyakoribb rendszerek:

Rendszer	Sajátosságok	Ár
Ügy	Az egyik legnagyobb EDI program. Nagyszerű funkcionalitás, egyszerűség és könnyű használat.	11-13,5 ezer rubel. egy munkahelyre
Logikák	Bármilyen méretű cégnél használható, könnyen elsajátítható, rugalmasan alkalmazkodik a felhasználóhoz	4900-tól 5900-ig helyenként.
Eufrátesz	A rendszerek közül a legfejlettebbnek tartott szállítás saját adatbázisrendszert, könnyű és kellemes kialakítást tartalmaz	5000 rubeltől munkaállomásonként, ha egy szervezet szerverén telepítik, 10 000 rubeltől. amikor a fejlesztő berendezésére helyezik.
1C: Archívum	Teljes integráció bármely 1C termékkel, bármilyen fájl - szöveg, grafika, videó és hang - tárolásának képessége.	12-57 ezer rubel. a teljes programra.
DIRECTUM	Az optimális rendszer kis- és középvállalkozások számára, kombinálhatja az elektronikus dokumentumokat a papíralapú dokumentumokkal.	7 ezer rubeltől. legfeljebb 2 millió rubel engedélyért
OPTIMA-WorkFlow	Egy új rendszer, amely most kezd aktívan fejlődni. Számos egyedi funkciója van ennek a rendszernek.	55-75 ezer rubel. engedélyért.

Elektronikus dokumentum interakciója más programokkal

Az EDI rendszernek a szervezet elektronikus környezetében elfoglalva a működése során szabadon támogatnia kell a benne már működő egyéb üzleti alkalmazásokat. Például szabadon kell feldolgozni a számviteli bizonylatokat - számlákat, okiratokat, számlákat, meghatalmazásokat stb.

Emellett az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek mindenkivel konzekvensen kell működnie, és ugyanazokkal az adatokkal kell működnie. Ezért szükséges, hogy a rendszer támogassa az elektronikus környezetben használt címtárakat, és tudjon bennük adatokat frissíteni.

Ezenkívül figyelembe kell venni a külső adatokkal való munkát - emailben, kereskedési platformok stb.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor ügyelni kell a vállalkozásban elérhető egyéb eszközökkel, adatforrásokkal való interakció lehetőségeire. Általában a népszerű és ezért aktívan fejlődő rendszerek sok modult tartalmaznak a legnépszerűbb programokhoz - 1C, Parus, Oracle és még sokan mások.

Például az 1C elektronikus dokumentumkezelő program lehetővé teszi az elektronikus számviteli dokumentumok létrehozását, fogadását és küldését közvetlenül belőle, miközben minősített aláírással erősíti meg azokat.