Hogyan írjunk hivatalos üzleti levelet. Üzleti levél angol nyelven. A feladó neve és címe

A GOST R 7.0.82013 „Információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Nyilvántartás és archiválás. Kifejezések és meghatározások A „címzett” egy dokumentumrészlet, amely információkat tartalmaz a dokumentum címzettjéről (67. szakasz).

A „Címzett” rekvizit üzleti levelekben és belső információkban és referenciadokumentumokban (jelentések és feljegyzések, nyilatkozatok stb.) használják.

A „Címzett” adatai a következők:

• a címzett (a levél címzettje) neve;
• levelezési cím vagy telefon-fax szám, email cím.

A levél címzettje lehet:

• tisztviselő/több tisztviselő;
• szervezet;
• a szervezet szerkezeti egysége;
• szervezetek csoportja;
• Egyedi.

CÍMZETT – HIVATALOS

A GOST R 6.30-2003 szerint a kezdőbetűket bármely tisztviselő vezetékneve elé írják. Ha a levelet elküldik kormányhivatal vezetőjének, akkor a szervezet neve szerepel a pozícióban, teljes név. datívussal vannak feltüntetve, a kezdőbetűket a vezetéknév elé írják:

Ha a levél címzett a menedzsernek kereskedelmi szervezet , akkor a beosztás tartalmazza a szervezet nevét a szervezeti és jogi formát megjelölve (teljes vagy rövidített formában), a kezdőbetűket a vezetéknév elé írjuk:

Ha a levél címzett helyettes vezetője, a szervezet neve szerepel a munkakörben. A vezetéknév datív betűvel van feltüntetve:

Ha az irat címzettje az szerkezeti egység vezetője, akkor először a szervezet nevét jelöljük névelőben, majd a datívuszban a személy szerkezeti egységet jelző beosztását, pl.

Az új GOST 5.15. pontja szerint:

• levél megcímzésekor hivatalos a kezdőbetűket a vezetéknév után kell elhelyezni;
• a vezetéknév előtt megengedett a „Mr.” (Mr.) rövidítés, ha a címzett férfi, vagy az „Ms.” (Mrs.), ha a címzett nő:

CÍMZETT – SZERVEZET

Ha a levél egy szervezetnek szól, akkor a nevét (teljes vagy rövidített) névlegesen kell feltüntetni:

Ha levelet intéz egy szervezethez, adja meg annak teljes vagy rövidített nevét, például:

A szervezetnek való címzést olyan esetekben használják, amikor a küldő nem tudja, ki a szervezet vezetője, vezetéknevét, kezdőbetűit.

CÍMES - SZERKEZETI OSZTÁLY

A dokumentum címezhető a szervezet valamely szerkezeti egységéhez. Ez a megszólítási mód általában akkor lehetséges, ha a levél tárgyát képező kérdés megvitatása a szervezeti egység hatáskörébe tartozik.

Ha egy dokumentumot a szervezet szerkezeti egységéhez címeznek, a szervezet nevét a „Címzett” rekvizióban névelőben kell feltüntetni, alább - a szervezeti egység neve névelőben, például:

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi.

CÍMZETT – EGYÉNI

A „Címzett” adatainak regisztrációja a levelezővel folytatott levelezés során magánszemélyek megvannak a maga sajátosságai. Először adja meg a vezetéknevet datív betűvel, majd a kezdőbetűket, majd a postacímet:

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi.

CÍMZETT - TÖBB SZERVEZET
VAGY SZERKEZETI OSZTÁSOK

Üzleti levél több címzettje is lehet. A GOST R 6.30-2003 módszert hoz létre a címzettek általános formázására, amikor leveleket küldenek több homogén szervezetnek vagy egy szervezet több strukturális részlegének. Itt két lehetőség van a kellékek tervezésére.

1. lehetőség: több címzettet adjon meg magában a „Címzett” attribútumban. Ez a tervezési lehetőség akkor használatos, ha a levél egy szervezetnek vagy tisztviselőnek (ez a fő címzett) és tájékoztatásul számos más szervezetnek vagy tisztviselőnek szól.

A címzés a szokásos módon a jobb felső sarokban a szervezet egyes szervei/szervezetei vagy szerkezeti egységei „Címzett” adatainak felsorolásaként jelenik meg.

Ebben az esetben a címzettek száma nem lehet több négynél.

Valamennyi címzett magán az iraton szerepel, a 2., 3. és 4. címzett előtt nem szerepel a „Példány” szó.

Ebben az esetben a levél minden nyomtatott példányát eredetiként írják alá. Minden példányt külön borítékba kell zárni, amelyre rá van írva egy adott szervezet vagy szerkezeti alosztály postacíme.

2. lehetőség: általánosságban tüntesse fel a címzettet, ha egy dokumentumot azonos típusú szervezetcsoportnak (szervezet-vezetőnek) küldünk vagy annak szerkezeti egységek(fióktelepei, képviseleti irodái stb.) egy szervezetnél:

Ha a címzettek száma meghaladja a négyet, akkor a levél feladásáról egy kiegészítő lista (levelezőlista) készül, amely tartalmazza a konkrét címzetteket és azok címét. Erre vonatkozó megjegyzés a „Címzett” attribútumban található:

A levelezőlistához nincs jóváhagyott űrlap. A lap formája a szervezet irodavezetési utasításában rögzíthető. Valójában a feladási lap egy külön lapra átvitt „Címzett” attribútum, ami azt jelenti, hogy a tartalmának meg kell felelnie ennek az attribútumnak. A „Címzett” részlet három információs blokkot tartalmaz: a szervezet nevét, beosztását, kezdőbetűit és vezetéknevét. A levél levelezési listáján ugyanazokat az információs blokkokat reprodukáljuk, de azokat inkább egy sorba helyezzük, mint a lap jobb oldalára. Az adatokat táblázatos formában is rendezheti. A címzettek sorrendje tetszőleges lehet, de jobb, ha betűrendbe rendezzük őket.

A kimenő levél számát és dátumát a regisztráció után kell megadni (1. példa).

A címzettek egy csoportjának küldött összes levél egy kimenő regisztrációs számmal rendelkezik, a bejövő számok mindegyike eltérő lesz.

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi.

A „CÍMZETT” ADATOK ELHELYEZÉSE AZ ŰRLAPON

A „Címzett” részlet az irat jobb felső részén (szögletes részletezésű űrlapon) vagy jobb oldalon a nyomtatvány adatai alatt (hosszirányú részletezésű űrlapon) található. A „Címzett” rekvizíció helyét a GOST R 6.30-2003 B. függeléke mutatja:

• sarokrészletekkel ellátott űrlapon - 2. példa;
• hosszirányban elhelyezett részleteket tartalmazó űrlapon - 3. példa.

Mit változtat a GOST R 7.0.97-2016? Semmi. A „Címzett” attribútum ugyanazon a helyen marad.

TECHNIKAI PROBLÉMÁK

• A „Címzett” kellékek elemeit intervallumokkal kell elválasztani?

A „Címzett” részlet általában több sort foglal el.

A 6.1 Módszertani ajánlások a GOST R 6.30-2003 (a Rosarkhiv által jóváhagyott) végrehajtásáról azt mondják, hogy egy több sorból álló dokumentum részleteit egy sorközzel nyomtatják. A „Címzett”, „Ikmány jóváhagyási bélyegző”, „Kérelem meglétének jelzése”, „Ikmány jóváhagyási bélyegző” adatok összetevői 1,5-2 sortávolsággal vannak elválasztva egymástól.

Hasonló normát tartalmaz az új GOST R 7.0.97-2016 3. szakasza, amely megállapítja Általános követelmények dokumentumok elkészítéséhez: „Többsoros részleteket egy sorközzel nyomtatunk, a részletek összetevőit további térköz választja el”:

• Hogyan kell igazítani a „Címzett” attribútumot?

A „Címzett” többsoros attribútumot az attribútum által elfoglalt zóna bal széléhez igazítva, vagy a leghosszabb vonalhoz viszonyítva középre terveztük, például:

Az Egyesült Királyság Közvetlen Marketing Szövetsége szerint 2015-ben minden e-mail marketingre költött 1 font 38 fontot generált cserébe. Szeretné elérni ugyanazt az eredményt, de nem tudja hogyan kell levelet írni az ügyfélnek?Akkor használd a legjobbatmintalevél az ügyfeleknek,amelyeket ebben az áttekintésben összegyűjtöttünk Önnek.

Hogyan írjunk helyesen levelet az ügyfélnek

Mindig az ügyfeleire gondol, de ez nem kölcsönös. Ahhoz, hogy megragadja figyelmüket és megelőzze versenytársait, rendszeresen emlékeztetnie kell magát. Az e-mailek ezt nagyon jól teszik. A Pipedrive blog szerzői szerint több trükk is az Ön javára válhat:

1. Türelem és még több türelem. Fokozatosan hozza közelebb potenciális vásárlóját az üzlethez úgy, hogy rendszeresen elküldi neki.
2. Egyezzen meg a stratégiában levelek küldésében az ügyfeleknek a marketing részleggel, hogy ne legyen túl tolakodó, és ne tömítse el az ügyfél postafiókját az ismételt információkkal.
3. Használjon CRM rendszert. Egyszerűsíteni fog technikai oldala az ügyfelekkel való kommunikáció felgyorsítja a levelezéssel való munkát.

A CRM rendszer egy kényelmes program, amely segít az ügyfelek és a tranzakciók nyilvántartásában, rögzíti az összes hívást, és segít az ügyféllel folytatott levelezés kényelmes megszervezésében. Például a program integrálódik a levelezési szolgáltatással (korlátlan számú postafiókot csatlakoztathat), és lehetővé teszi a levelezési előzmények közvetlen mentését a partner kártyájára. Ha új ügyfél írt Önnek, közvetlenül a beérkező levélből hozhat létre kártyát.

És most a legérdekesebb dolog: ahhoz, hogy levelet küldjön egy ügyfélnek a CRM-ből, még szöveget sem kell begépelnie. A dokumentumtervezővel minden alkalomra létrehozhat egy betűkészletet, amelyet két kattintással elküldhet az ügyfeleknek. A SalesapCRM beszúrja az ügyfél nevét és egyéb adatait az e-mailbe. Többet szeretne tudni? Ezután nyomja meg a gombot.

Levelek az ügyfeleknek: példák és kész minták

Összeállítottunk egy válogatástüzleti levelek az ügyfeleknek,amit mintának vehetsz. Mindössze annyit kell tennie, hogy részleteket ad hozzájuk.

1. Először írsz egy potenciális ügyfélnek? Küldd el ezt a rövid üzenetet:

Levél tárgya: Talán Ön az új ügyfelünk

Helló, [Név].

Mi [rövid információ a cégről].

Ha ez érdekli Önt, kész vagyok megvitatni az együttműködés lehetőségét. Tudassa velünk, hogy melyik időpontban lenne kényelmesebb a telefonálás.

[Aláírás]

2. Mondja el potenciális ügyfelének a versenytársaival való együttműködés során szerzett sikeres tapasztalatait:

Levél tárgya: Tartsa lépést versenytársaival

Helló, [Név].

Sikeresen dolgozunk együtt [X és Y versenyzője] V [tevékenységi köre] már [olyan sok idő]és együtt jó eredményeket értünk el. Itt találsz róluk részletes információkat [link az esethez/véleményhez].

Örülünk, ha csatlakozol hozzánk.

[Aláírás]

3. Ha üzleti eseményen kapott kapcsolatokat potenciális ügyfelek, Küldd el őketajánlólevélilyenminta:

Levél tárgya: Bővebben cégünkről

Helló, [Név].

Remélem nektek is tetszett [esemény], és szeretném megköszönni érdeklődését [Cégnév].

Cégünkről részletesebb információkat mellékelek. Minden kérdését szívesen megbeszélem telefonon.

[Aláírás]

Emlékeztető levelek

4. Valamivel a küldés után szolgáltatásokat kínáló ügyfeleknek szóló levelek vagy további információ emlékeztesd magad:

Levél tárgya: Van valami, amit meg akarsz beszélni?

Helló, [Név].

Remélem, volt alkalma elolvasni korábbi levelemet és jobban megismerni [további információ].

Kérdése vagy gondolata van az ajánlatommal kapcsolatban? Szívesen megbeszélem őket telefonon vagy személyesen. Mikor lesz erre időd?

[Aláírás]

5. Ha számokkal tudja kimutatni javaslata hatékonyságát, akkor ossza meg őket levelek céges ügyfeleknek. A tények jobban meggyőznek.

Levél tárgya: Néhány tény, amiről talán nem tud [Cégnév]

Helló, [Név].

Nemrég küldtem neked levelet erről [Cégnév], és azt hiszem, hasznosak lehetnénk [a te céged].

Ügyfeleink növekedést tapasztalnak [adja meg a mutatókat] amikor használják [a termék és szolgáltatás neve]. mi is kínálunk [meséljen nekünk az akciókról]És [említsen más nagyszerű ajánlatokat].

Ha további részleteket szeretne megtudni, kérjük, jelezze, és telefonon vagy személyesen egyeztetünk.

Várom válaszát.

[Aláírás]

6. Kínáljon az ügyfeleknek próbaidőszakot vagy ingyenes mintákat. A vásárlók szívesebben kötnek üzletet, ha először tesztelik a terméket.

Levél tárgya: Ajándék cége számára

Helló, [Név].

Néhány napja küldtem neked információkat [a termék neve]és most azt javaslom, hogy próbálja ki gyakorlatban is.

Létrehoztam/csatoltam néhány vendég bejelentkezést/ingyenes mintát/utalványt, amivel hozzáférhet/kaphat [termék vagy szolgáltatás]. Ossza meg őket kollégáival. Érdekes lenne hallani a véleményüket.

Mindent szívesen megbeszélek részletesebben telefonon vagy személyesen. Biztos vagyok benne, hogy valóban hasznodra lehetünk [tevékenységi köre].

[Aláírás]

7. Ha nem biztos abban, hogy egy tárgyalásra jogosult alkalmazottal levelez, kérje meg, hogy segítsen elérni a döntéshozót:

Levél tárgya: Remélem, a megfelelő személyhez tud irányítani

Helló, [Név].

Néhány napja küldtem neked egy levelet arról [cég vagy termék]és most kétlem, hogy jó címre jöttem-e.

Ön dönt az engem érdeklő kérdésben? Ha nem, tudnál segíteni abban, hogy kapcsolatba léphessek a megfelelő személlyel az Ön cégénél?

Válaszodra várakozva.

8. Használja az ügyfélnek írt levél ezen szövegét, ha a vele való találkozást követően szeretne érdeklődni a jövőbeni terveiről:

Levél tárgya: A terveid

Helló, [Név].

Köszönöm az idődet. Most szeretném tudni, hogyan látja a kérdésünk további megbeszélését.

Ha továbbra is felkeltettük érdeklődését, kérjük jelezze felénk terveit.

Válaszodra várakozva.

[Aláírás]

9. Az ügyféllel való találkozás után emlékeztesse őt a tárgyalások következő szakaszaira:

Levél tárgya: Cselekvési terv a közeljövőre

Helló, [Név].

Köszönjük, hogy időt szakított – a mai találkozó nagyon eredményes volt. Hadd emlékeztessem röviden, hogy mit fogunk tenni a továbbiakban:

[Időpontja]: Elküldöm neked [szerződés/dokumentumok teljes készlete].

[Időpontja]: Észrevételeit és kívánságait továbbítja nekem.

[Időpontja]: Minden végső változtatást végrehajtunk, és aláírjuk a megállapodást.

Ha bármit meg kell beszélnie ezen időpont előtt, kérem, jelezze.

10. Összeállítilyenlevél az ügyfélnek, ha a megbeszélés során további információkat szeretne kapni:

Levél tárgya: Információ kérésére

Helló, [Név].

Örömmel találkoztunk személyesen szervezete képviselőivel. Megígértem, hogy küldök további információkat [kérdés]- a csatolt fájlban vannak.

Bármilyen kérdés megválaszolására kész. Hívjon bizalommal a [szám] számon bármikor, vagy írjon erre a címre.

[Aláírás]

Ha az ügyfél nem veszi fel a kapcsolatot

11. Ha az ügyfél nem veszi fel a telefonhívást , használja a következőketlevélírási minta:

Levél tárgya: Nem sikerült kapcsolatba lépni Önnel

Helló, [Név].

Beszélni akartam veled [kérdés], de valószínűleg elfoglalt vagy. Kérem hívjon vissza a számon [szám] vagy tudassa velem, hogy mikor kényelmesebb, hogy felhívhassam.

[Aláírás]

12. Nem jutott el az ügyfélhez, és hangüzenetet hagyott neki? Egészítse ki a következő betűvel:

Levél tárgya: Nem jutott el hozzád

Helló, [Név].

Nemrég hívtalak megbeszélni [kérdés].

[Aláírás]

13. Ha egy ügyfél továbbra sem válaszol minden csatornán, akkor sok minden van a tányérján. Használja ezt a sablont – még egy nagyon elfoglalt ember is talál néhány másodpercet a válaszadásra:

Levél tárgya: Rövid válasz szükséges

Helló, [Név].

Sajnos semmilyen módon nem tudom felvenni veled a kapcsolatot. Feltételezem, hogy nagyon elfoglalt vagy már nem érdeklik szolgáltatásaink.

Kérjük, válaszában tüntesse fel a megfelelő választ:

1. Kérlek hagyj magamra!
2. Túl elfoglalt, kérlek egy hónap múlva írj újra.
3. magam is felveszem veled a kapcsolatot.

[Aláírás]

14. Ha észrevétlenül emlékeztetni szeretne magáról, ossza meg az ügyféllel a számára hasznos információkat:

Levél tárgya: Hasznos információk vállalkozása számára

15. Ha az ügyfél késik a fizetéssel, emlékeztesse őt erre:

Levél tárgya: Fizetési késedelem

Helló, [Név].

[Időpontja] Küldtem neked egy számlát email. A fizetés még nem érkezett meg, ezért kérjük, ellenőrizze, hogy Pénzügyi Osztály a számlánkat? Ha kell, újraküldöm. Fizetést egy héten belül várok Öntől.

Köszönöm a segítségedet.

[Aláírás]

Ezek a sablonok időt takarítanak meg az ügyfelekkel való tényleges kommunikációhoz. A nagyobb hatás elérése érdekében automatizálja a sablonok létrehozását és terjesztését a segítségével. most – ingyenes, és csak néhány percet vesz igénybe.

16Április

Helló! Ebben a cikkben az üzleti levelekről fogunk beszélni.

Ma megtanulod:

1. Miért nem veszítette el relevanciáját az üzleti levelezés;
2. Milyen típusú üzleti levelek léteznek, és hogyan vannak formázva;
3. Hogyan írjunk helyesen üzleti levelet.

Most ablakainkon kívül a csúcstechnológia és az internet ideje van. De az üzleti levelezés nem veszített fontosságából és relevanciájából, egyszerűen átkerült más médiákba. Beszéljünk ma arról, hogy miért fontos az üzleti levelek összeállítása és formázása.

Miért van szüksége üzleti levelezésre?

Mindenekelőtt ez a lehetőség arra, hogy véleményeket, javaslatokat, gondolatokat cseréljünk az alkalmazottakkal vagy üzleti partnerekkel. Levelezés segítségével megfogalmazzák a panaszokat, kéréseket, tisztázzák a cégek közötti félreértéseket.

Az üzleti levelezés a hivatalos levelezés egyik fajtája.

Az üzleti levelek és mások közötti különbségek

A fő különbségek a következők:

• Az előadás stilisztikája;
• Szókincs, amely nem teszi lehetővé az érzelmek egyértelmű kifejezését;
• Készült a cég hivatalos fejléces papírján;
• A betűtípus nem túl kicsi, de nem is nagy, és az egész szövegben ugyanaz;
• Ritkán foglal 1 oldalnál többet;
• Szigorú hivatalos parancsnoki lánc megléte.

Az üzleti levelek típusai

Minden üzleti levél több csoportra osztható. Mindegyikkel részletesebben foglalkozunk, és rövid leírást adunk.

Levelek, amelyekre nem kell válaszolni.

• Garancia levél;
• Kísérő;
• Információs;
• Figyelmeztető levelet;
• Emlékeztető levél.

Választ igénylő levelek.

• Fellebbezés;
• Ajánlat;
• Kérés;
• Követelmény;
• Petíció.

Nem kereskedelmi levelek.

• Meghívó;
• Részvétet kifejező levelek;
• Hálát kifejező levelek;
• Valamiről tájékoztató levelek;
• Ajánlásokat tartalmazó levelek;
• garancialevelek;
• Levelek, amelyek megerősítik, hogy az árut megkapták, a szolgáltatást nyújtották és így tovább;
• Gratuláló levelek különböző alkalmakkor;
• felkérő levél;
• utasító levelek;
• Borító levelek.

Kereskedelmi levelek.

Általában a megállapodás megkötése előtt, valamint a szerződés érvényessége alatt használják őket.

Ezek tartalmazzák:

• Megkeresésekre válaszoló levelek;
• Közvetlen kérés;
• – levél, amelyben ügylet vagy megállapodás megkötését javasolják;
• Követelés;
• Emlékeztető;
• A megállapodások felbontására vagy kötelezettségek teljesítésének szükségességére vonatkozó figyelmeztetést tartalmazó levél stb.

Ha szerkezet szerinti osztályozásról beszélünk, az üzleti leveleknek 2 típusa van:

• A szerző szövegét tartalmazó és szabad formában megírt;
• Szigorú minta szerint összeállítva.

Címzett szerint.

• Körlevél – több címzettnek küldött levél;
• Rendszeres – egy címzettnek küldik el egy személy nevében;
• Kollektív – egy címzettnek küldik, de több személytől.

A levelek felosztása aszerint is történik, hogy milyen formában küldték őket:

• Fax üzenetként elküldve;
• E-mailben elküldve;
• A szokásos borítékban küldöttek.

Vannak olyan típusú levelek, amelyeket etikai okokból kézzel kell írni, nem pedig gépelni. Ez vonatkozik a részvétnyilvánításra és a gratulációra.

A megfelelő tervezés titkai

A levél szövege bevezető, fő és záró részre tagolódik. Logikusan kapcsolódnak egymáshoz. A bevezető rész azokat a körülményeket tartalmazza, amelyek a levél létrejöttéhez vezettek, a fő rész pedig magát a tartalmat mutatja be. Az utolsó rész összefoglalja az eredményeket, amelyek kifejezik a kérést, az elutasítást stb.

Általánosságban elmondható, hogy a teljes felelősséggel járó üzleti levelezést művészetnek nevezhetjük, mert meg kell tanulni, hogyan kell helyesen, minden követelménynek megfelelően vezetni. Hiszen leggyakrabban csak a világosan közölt információkra gondolunk, és megfeledkezünk arról, hogy a levél a cég arcának tekinthető.

stilisztika.

Minden levelet szigorú üzleti stílusban tárolnak, a hivatalos dokumentumokra jellemző beszédeszközökkel.

Az információk bemutatásának követelményei.

A levélben szereplő összes információ megtalálható a következő módon:

• Megcímzett, meghatározott személynek szánt;
• Minden információnak aktuálisnak kell lennie az írás időpontjában;
• Megbízható;
• Elfogulatlanul;
• Indokolt;
• A lehető legteljesebben, hogy ez alapján lehessen döntést hozni.

Forma.

Mindenekelőtt a levél a cég tulajdonát képező fejléces papírra készül.

• Üzleti levél írásához A4-es méretű lapokat használnak;
• Az űrlap bal margójának legalább 3 cm-nek kell lennie, mivel egy idő után elküldik a fájlba;
• Fel kell tüntetni a cég nevét, jogi és tényleges címét, valamint e-mail címét;
• Jobb a szabványos Times New Roman 12-es méretű betűtípus használata. Ez a legoptimálisabb és könnyen olvasható;
• Az üzleti levelek levélpapír használata nélkül is elkészíthetők, de akkor is meg kell adni az űrlapon szereplő információkat.

Ha a levél nagy összegű, pénzügyi vagy más jellegű bizalmas információkkal kapcsolatos ügyletekről szól, nem ajánlott ilyen leveleket faxon vagy elektronikus úton küldeni. Jobb a régi módon, normál papírborítékban.

Számozás.

Ha a levél több oldalból áll, akkor azokat a másodiktól kezdve számozzák. A számok felül, középen arab számokkal vannak jelölve. A szám mellett nincsenek pontok.

Részekre bontás.

Ez azt jelenti, hogy a levelet bekezdésekre kell osztani. A szövegnek nem szabad folyamatos folyamban folynia, különben egyszerűen nem érzékelhető. A bekezdésekre bontásnak köszönhetően láthatja, hol ér véget az egyik gondolat, és hol kezdődik a másik.

Javítások elérhetősége.

Nem tanácsos engedélyezni a javításokat, az elírásokat vagy a törléseket. A levelet helyesen kell megírni, és a szöveget 1,5 - 2 intervallumonként kell kinyomtatni.

Felhasznált részletek.

Csak a főbbeket jelöljük meg, mivel kicsit korábban már beszéltünk róluk:

• Ha a vállalkozás állami tulajdonban van, akkor az Orosz Föderáció címerét használják. A hivatalos űrlap közepén található;
• A cég teljes neve;
• Fax- és telefonszámok;
• Bankszámlaszám;
• Címzett - és a címzett cég nevét névelőben használjuk, a címzett beosztásának és vezetéknevének jelzésére a datív esetet használjuk;
• Ha a címzett tudományos fokozattal vagy címmel rendelkezik, azt a személy vezetékneve előtt tüntesse fel;
• Minden részletet új sorba írunk nagybetűvel.

Üzleti levél megbeszélés után

Üzleti találkozót tartottál, volt rá kilátás. A továbbiakban megbeszéljük, hogyan tükrözzük ezt egy levélben.

1. Mindenekelőtt a levél elején hivatkozzon a potenciális partnerével való kommunikáció dátumára és időpontjára, még akkor is, ha a találkozás óta eltelt néhány nap.
2. Kerülje a hibákat vagy a túl bonyolult kifejezéseket: legyen a levél rövid és világos, de úgy, hogy a címzett el akarja olvasni.
3. Említse meg, miről szólt a beszélgetés. Például: " Megbeszéltük, mennyibe kerül egy velencei stílusú váza.”
4. Ügyeljen arra, hogy a levél címzettje kifejtse véleményét a találkozó témájával kapcsolatban.
5. Jelölje meg azt az időpontot, amikor telefonon kommunikálhat vagy személyesen találkozhat.
6. Tájékoztassa a címzettet, hogy alig várja, hogy együtt dolgozhasson vele: " remélem a továbbiakat üzleti kapcsolat veled«.
7. Levelét a következő vagy ehhez hasonló kifejezéssel fejezze be: „ VAL VEL Legjobbakat kívánom neked...».

Elektronikus üzleti levelek

Lehetetlen figyelmen kívül hagyni a tervezési követelményeket, hiszen ma már egyre több levelet adnak ki elektronikus formában, nem pedig papír formában. Végül is ez a 21. század.

Az elektronikus üzleti levél elkészítése nem nehéz, a formázási követelmények megegyeznek a hagyományos levelekkel. Az egyetlen dolog, hogy egy ilyen levélnek mindig legyen címe (vagy tárgysora), hogy egyszerűen ne vesszen el a dokumentáció áramlásában.

Ezen túlmenően, ha egy ilyen levélre válaszolnak, jobb, ha nem változtatja meg a levél tárgyát, így gyorsan megérti, mit mondanak, ha sok e-mailt kap.

Ezenkívül ne használjon legkorszerűbb szoftvereket az ilyen levelek mellékleteinek létrehozásakor; távolról sem tény, hogy a címzett is rendelkezik ezzel. Ha nincs ott, a levél egyszerűen nem nyílik meg.

Ne használjon hangulatjeleket üzleti levél elektronikus írásakor. A technológia nagyszerű, de írás közben maradjon üzletszerű.

Mi a levél megválaszolásának határideje?

Ha a levél válaszigényesnek minősül, akkor a válaszadás időpontja a levélben található információktól függ:

• Ha kérést kap, kérjük, erősítse meg a kézhezvételét követő három napon belül. A végső választ pedig egy hónapon belül meg lehet adni;
• Ha részvétről beszélünk, azt a szomorú esemény megtörténte után tíz napon belül el lehet küldeni;
• Gratulációt küldhet 8 napon belül attól a pillanattól számítva, amikor tudomást szerzett a különleges dátumról;
• Ha a jó modor általános szabályairól beszélünk, akkor jobb, ha hét napon belül válaszol a levelekre.

Hogyan írjunk üzleti levelet: egyszerű nyelven bonyolult dolgokról

Tegyen különbséget az üzleti levél és a személyes levelezés között. Ma már nem egyszer beszéltünk arról, hogy mik ezek a különbségek, nem szabad megfeledkeznünk róluk. Most nézzük meg a levél írását lépésről lépésre.

1. szakasz. Megjelöljük a címzettet.

Az űrlap jobb felső sarkába írjuk annak a személynek a vezetéknevét, kezdőbetűit és beosztását, akinek a levelet címezzük. Ha a címzett szervezet, adja meg a jogi címét.

2. szakasz. Fellebbezés.

A forma közepére helyezzük. Ezt tiszteletteljes módon, rövidítések és törlések nélkül hajtják végre.

Példa: Kedves (név, családnév)! A címzett megszólítható a pozíciójának feltüntetésével is. De ha név szerint szólít meg egy személyt, az csökkenti a pszichés stresszt, és azt jelzi, hogy az üzleti kapcsolat stabil és kialakult.

3. szakasz. Nyilatkozat célja.

Ismertesse a levél célját, lényegét és fő gondolatait! Ez a rész a fő. Írja meg, mit szeretne mondani, mi a fellebbezés oka. De ne feledkezzünk meg a hivatalos és semleges stílusról.

4. szakasz. Javaslatok, ajánlások megfogalmazása.

Szinte minden üzleti levél azt jelenti, hogy a címzett válaszolni fog rá. Ezt általában nem csak tájékoztató jellegű levelek írják elő. Ezért ne csak írja le a problémát, hanem javasolja annak megoldását is.

Ha panaszt tesz, kérje bizonyos intézkedések megtételét; ha felajánlja az együttműködést, mondja el, milyen lehetőségek állnak rendelkezésre.

Egyszerűen fogalmazva: annak, aki megkapja a levelet, látnia kell, hogy nem csak akar tőle valamit, hanem azt is meg kell értenie, hogyan lehet ezt megvalósítani.

Hogyan fejezzünk be egy üzleti levelet

Az üzleti levelet tökéletesen kell megírni. Ha az írási szabályokat nem tartják be, az negatívan befolyásolhatja a vállalat egészének hírnevét. Ezért most azt javasoljuk, hogy részletesebben foglalkozzunk az üzleti levél utolsó részének kialakításával.

A levél végén foglaljon össze mindent, amiről korábban szó volt. De nem szabad 10 mondatba húzni a következtetéseket, hiszen az üzleti levelekben a rövidség és a tömörség értékes. Jobb, ha az egyszerű kifejezésekre korlátozódik.

A befejezést 2 mutatóra fogjuk alapozni: a lehető legudvariasabbnak és korrektebbnek kell lennie. Különböző lehetőségek vannak az építkezésre.

Íme néhány példa:

• Köszönöm a figyelmet vagy a segítséget: Köszönöm! (Hadd köszönjem meg...);
• Fejezd ki reményeidet a jövővel kapcsolatban: Bízunk a kölcsönösen előnyös együttműködésben (Reméljük, hogy a közeljövőben választ kapunk...);
• Létrehozhat egy kifejezést, hogy biztosítsa a címzettet valamiről: Örülünk, ha együttműködünk Önnel;
• Kérelmezni: Kérünk benneteket, hogy számoljatok be az eredményekről;
• Elnézést kérünk az esetleges kellemetlenségekért: Elnézést kérek az anyag fizetésének váratlan késéséért.

Hogyan köszönjünk el a címzetttől.

Annak ellenére, hogy a levelezés hivatalos, többféleképpen is elköszönhet.

Íme néhány lehetőség:

• Tisztelettel önnek...;
• Sok sikert kívánva...;
• Legjobbakat kívánom…

Helyesen írjuk alá.

A levél aláírásakor tüntesse fel beosztását, kereszt- és vezetéknevét. Ha kételkedsz egy olyan kifejezés helyénvalóságában, mint: „ Üdvözlettel" - csak ne használd.

Az aláírásban megadhatja elérhetőségeit, további telefonszámát vagy e-mail címét, így bizonyítja a címzett felé, hogy készen áll a kommunikációra és az együttműködésre.

Cikkünk következő részében a címzett üzleti levelekről szeretnék beszélni angol nyelv.

Üzleti levelek angolul

Az ilyen levelek írásához nincs szabályozott forma. Minden a levél céljától és a címzettjétől függ. Íme néhány rövid javaslat a megfogalmazáshoz.

Írás dátuma.

Ha az USA-ban írunk, akkor a dátum megadásakor a hónapot tegyük először, majd a napot és csak azután az évet. Ha az Egyesült Királyságba, a dátumot úgy kell megadni, mint az Orosz Föderációban. Ebben az esetben írja be a hónapot betűkkel, hogy elkerülje a félreértést.

Címzett adatai.

• Ha írsz egy férfinak, lépj kapcsolatba vele: Mr (írja be a vezetéknevet);
• Ha egy nő, aki házas: Mrs (írja be a vezetéknevet);
• Egy hajadon hölgynek: Kisasszony (adja meg a vezetéknevet);
• Ha nem ismeri a hölgy állapotát: Ms (írja be a vezetéknevet).

A cím megadása.

A sorrend az Orosz Föderációban elfogadottnak az ellenkezője: iroda, házszám, utcanév, irányítószám, állam neve (ha az USA-ban ír), megye neve és ország neve (ha az Egyesült Királyságban írnak).

Hogyan lehet kapcsolatba lépni a címzettel.

Normál hívások:

• Kedves asszonyom;
• Kedves uram;
• Kedves uram vagy hölgyem;
• Kedves asszonyom;
• Kedves.

A cím után vesszőt (ha az Egyesült Királyságba ír) vagy kettőspontot (ha az USA-ba ír) teszünk. Nem szokás felkiáltójelet tenni.

Tantárgy.

Feltétlenül adja meg a levél tárgyát, akárcsak az Orosz Föderációban.

Fő szöveg.

Oszd fel bekezdésekre. Vagy írjon minden mondatot egy új sorba.

Hogyan kell búcsúzni.

Például így: " Köszönjük a segítséget, őszintén a tiéd maradunk"– Köszönöm, odaadóm... bár lehetne kevésbé formális.

Aláírás regisztráció.

A búcsúzó bekezdés alá tesszük aláírásunkat, feltüntetjük vezeték- és keresztnevünket, cégnevünket és beosztásunkat.

Alkalmazások tervezése.

Ha bármilyen dokumentumot mellékel, kérjük a levél végén feltüntetni: „ Enc.”és listázza ki az alkalmazásokat.

Mit kell írni nagybetűvel.

• Vezetéknevek és kezdőbetűk;
• Cégnevek;
• Városok, államok stb. nevei;
• Bármely szó, amely a betöltött pozíciót jelzi;
• Az első szavak búcsúzóul;
• Nyitási címek.

Mielőtt befejeznénk a beszélgetést, íme néhány példa orosz és angol nyelvű üzleti levelekre.

Minták üzleti levelekből orosz és angol nyelven

Következtetés

Összefoglalva azt szeretném elmondani, hogy az üzleti levél a kommunikáció eszköze bármely tevékenységi területen. Ha jól van megírva, mindenképpen pozitív színben tünteti fel cégét.

Viszont egy hanyagul és hibákkal írt levél teljesen tönkreteheti a nagyon ígéretes üzlet. Írja le helyesen a betűket, és megpróbáltuk elmondani, hogyan kell ezt csinálni.

Üzleti leveleket írnak a partnerekkel való kommunikáció során szinte minden alkalommal. Az ilyen dokumentumok elkészítésére vonatkozó kész példák és szabályok megtalálhatók a cikkben.

Az üzleti levél olyan dokumentumként definiálható, amelyet az egész vállalat nevében küldenek egy másik cégnek, egyéni vállalkozónak vagy magánszemélynek (például befektetőnek). Lényegében minden céges levelezés üzleti levél. Céljuk nagyon eltérő:

1. az együttműködésről.
2. együttműködés, tárgyalások.
3. Emlékeztető a szerződésben vállalt kötelezettségek teljesítésének szükségességére.
4. Az álláspontod magyarázata, válasz egy korábban elküldött levélre és még sok más.

A dokumentumot általában vállalati fejléces papírra készítik, és postai úton vagy e-mailben is elküldhető. Ha azonban a partner kiemelt jelentőségű, célszerű jó minőségű, vastag papírra nyomtatni és személyesen vagy futárral átadni. A levél szerkezete egy tipikusra emlékeztet üzleti dokumentum– sematikusan így ábrázolhatja.

Mire kell figyelni összeállításkor

Az ilyen levelekre nincsenek konkrét szabályok vagy minták, így szerkezetük, terjedelmük és kialakításuk nagyban függ az adott esettől. Például egy értesítő levél elég tömör lesz (3-4 bekezdés), de egy alkalmazotti ajánlás vagy üzleti javaslat több oldalt is igénybe vehet.

Van azonban néhány általános szabály, amelyekre figyelnie kell a papír elkészítésekor:

1. Maga a dokumentum nem rendelkezik jogi erővel, de a végrehajtási szabályok szerint készült. Felépítésének és előadásmódjának meg kell felelnie a modern dokumentumáramlás általánosan elfogadott elveinek.
2. A mondatok logikusan, világos sorrendben épülnek fel. Hiányoznak a díszes, összetett, érzelmes és különösen a köznyelvi kifejezések. A tonalitás semleges.
3. A prezentációt mindig csak 1 személytől hajtják végre - vagy egyes számban, ha a szöveget közvetlenül a vezető írja, vagy többes számban, ha az egész vállalat nevében írják.
4. A megfogalmazás konkrét célja és a címzett várható intézkedései pontosan megfogalmazásra kerülnek (válasz küldése, munkavállalói jelöltség mérlegelése, tárgyalások elfogadása, dokumentum küldése stb.).
5. A lap nem a vezető vagy más munkatársak egyéni érdekeit tükrözi, hanem a vállalat, mint csapat céljait. Ha személyes kapcsolatfelvételre van szükség, azt célszerű másként tenni, és nem a cég képviselőjeként pozicionálni magát.

TOP 5 hiba írás közben

A hibák 2 részre oszthatók nagy csoportok- egyesek az írással, mint szöveggel kapcsolatosak (a logika, szókincs, egyéb nyelvi normák megsértése), mások - magának az üzleti etikettnek a megsértésével:

1. Helyesírási és központozási hibák nem megengedettek - a levél szövegét minden esetben legalább 1-2 alkalommal ellenőrizni kell elküldés előtt.
2. A prezentáció üzleti stílusának megsértése, érzelmi kifejezések jelenléte, túlzott udvariasság vagy éppen ellenkezőleg, súlyosság.
3. Negatív hangnem – még a fenyegetéseket is felesleges szavak nélkül kell írni – például: „Fenntartjuk a jogot, hogy a levél kézhezvételétől számított 30 napon belül bírósághoz forduljunk.”
4. Túl nagy vagy éppen ellenkezőleg, túl kicsi térfogat. Általában a teljes szöveg 1-2 oldalra fér bele. Ez azonban nem jelenti azt, hogy ne kellene minden fontos információt átadni a partnernek. A pályázatokban térfogati adatok, diagramok, dokumentum nyomtatványok szerepelhetnek.
5. A beszélgetőpartner megfosztása a választás jogától. Például ne írja be: „Kérjük, tekintse át és hagyja jóvá a szerződés végleges változatát.”

Tipikus sablonkifejezések

Az üzleti beszédre jellemző standard kifejezések használata a szövegben teljesen normális, sőt kívánatos. Az alábbiakban felsoroljuk a különféle helyzetekben használt leggyakoribb kliséket.

helyzet	kifejezés
értesítés	Tájékoztatjuk/Tudomásul hozzuk/Tájékozzuk/Értesítünk
az ok, indíték magyarázata	alapján/Összhangban/Kapcsolatban/Célokból/Indok/Támogatása/Alatt
kérés	Kérem intézkedjen/Kérjük, tájékoztasson, továbbítsa, tegye, erősítse meg...
megerősítés	Megerősítjük/biztosítjuk/elfogadjuk feltételeit/Nem tiltakozunk a...
ajánlat	Javasoljuk/ajánljuk/meghívjuk/kérjük
	Garanciát vállalunk
elutasítás	Kénytelenek vagyunk okkal visszautasítani/Ajánlatát elutasítjuk, mert...
következtetés	Tisztelettel kérünk/Együttműködést, megértést, segítséget remélünk/Kérünk elnézést, iránymutatást,...

2019-es minták

Íme néhány kész példák betűket, amelyeket útmutatóként használhat a saját verzió elkészítésekor.

Kérjen adatokat

Kérés

Üzleti ajánlat

Garancia levél

Követelés

Hála

Bocsánat

Az üzleti levél az Ön hivatalos képviselője. A tartalom mellett nagyon fontos az üzleti levél helyes formázása is, hiszen köztudott, hogy „a ruhád üdvözöl”. Nézzük meg az üzleti levél írásának menetét.

Forma

Az üzleti levelet a szervezet hivatalos fejléces papírján kell kiállítani. Az űrlap fejlécének és láblécének a következő információkat kell tartalmaznia:

• a szervezet neve;
• a szervezet fizikai címe;
• telefon és fax;
• weboldal és e-mail.

Az űrlap tartalmazhatja a szervezet adatait és logóját is.

Mindezen információk birtokában a címzett gyorsan felismeri a feladót, és válaszlevelet küld a megfelelő címre.

Mezők

Az üzleti levélnek margónak kell lennie: bal oldalon - körülbelül három centiméter, jobb oldalon - körülbelül másfél. Javasoljuk, hogy szabványos űrlapokat használjon Microsoft Word. A mezők szükségesek a címzett esetleges feljegyzéseihez, valamint a levél archív mappába történő iktatásához.

Regisztrációs szám

A levél regisztrációs száma, amely tartalmazza a levél vezető általi aláírásának dátumát, az Ön kényelme érdekében szükséges. Például úgy döntött, hogy levelet küld egy másik szervezetnek, és nem adott hozzá dátumot és számot. És ha ez a cég több ezer levelet kap naponta, hogyan fogja nyomon követni az üzenete sorsát? Általában dátum és szám alapján keresik. Ez különösen igaz a kormányzati szervek. A válaszlevélnek a saját kimenő számán kívül tartalmaznia kell annak a bejövő levélnek a számát is, amelyre válaszol. A regisztrációs szám a levél bal felső sarkában található. Természetesen minden szervezetben gondosan rögzíteni kell a bejövő és kimenő leveleket.

Példa:

Ref. A bejáratnál 2008. július 28-án kelt 546. sz. 2008. július 25-i 321. sz

Levélfejléc

A címzetthez intézett fellebbezést tartalmazó levél fejléce közvetlenül az iktatószám alatt található, és általában a következőképpen formázza: a levél jobb felső sarkában a címzett beosztása és teljes neve szerepel. Maga a fellebbezés a levél közepére van írva, és felkiáltójellel végződik. A fejléc lehet félkövér.

Példa:

vezérigazgatónak
LLC "Rassvet"
Miloslavsky P.N.

Kedves Pavel Nikolaevich!

Betűtípus

A levél betűtípusa alapvetően befolyásolja a levél címzett általi észlelését. A betűtípus nem lehet túl kicsi vagy túl nagy. Ugyanakkor az egész levélben azonosnak kell lennie. A szokásos gyakorlat a Times New Roman 12-es betűméret használata, egyetlen sorközzel. De ha tudja, hogy a címzett rosszul lát, mutasson aggodalmát - növelje a levél betűtípusát.

A betűtípus kiválasztásához személyes levelekhez üzleti levelezés(meghívók, gratulációk, részvétnyilvánítás stb.) kreatívabb lehetsz.

Lapszámozás

A lapszámozás különösen fontos a 2 oldalnál hosszabb leveleknél, és különösen a mellékleteket tartalmazó leveleknél. A lapok számozása során a Microsoft Word szövegszerkesztőben javasoljuk, hogy használja a „Fejléc/lábléc” – „Automatikus szöveg beszúrása” – „Oldal” funkciót. Nem mindenből.” Ez lehetővé teszi a címzett számára, hogy helyesen értékelje a levél teljes terjedelmét, és ne keverje össze az oldalak sorrendjét.

A számozás a lap jobb alsó sarkában található.

Művész információk

A vállalkozóra vonatkozó információkat minden üzleti levélnek tartalmaznia kell, amelyet a cég felső vezetői és osztályvezetői írnak alá. Ez lehetővé teszi, hogy a címzett gyorsan megtalálja a küldő cégnél a probléma megoldásáért felelős szakembert.

A vállalkozóra vonatkozó információknak tartalmazniuk kell a teljes nevét (lehetőleg teljes egészében, különben az Ön partnere nehezen tud telefonbeszélgetést kezdeményezni, amelyre további információk megszerzéséhez is szükség lehet) és egy elérhetőségi telefonszámot - munkahelyi vagy mobil. E-mail címet is célszerű megadni.

A művészre vonatkozó információk a levél legvégére, az aláírás után találhatók. Betűmérete egy vagy két egységgel kisebb legyen, mint a levél fő szövegének betűtípusa.

Alkalmazások

Ha a levél mellékleteket tartalmaz, azokat külön lapra kell elkészíteni. Ebben az esetben a lapok számozása lehet közös a teljes dokumentumra, vagy külön a főlevélre és az egyes mellékletekre. A mellékletekre vonatkozó információkat a főlevél törzsében, az aláírás előtt kell tartalmaznia.

Példa:

A levélhez 2 dokumentumot mellékelünk 3 lapon:
1. az elvégzett munka átvételi igazolása két példányban;
2. számlák.

Tisztelettel, Főkönyvelő"Bolsevicska" bútorgyár Vasziljeva N.K.