Kto może pracować jako specjalista ds. zarządzania dokumentami. Opis stanowiska specjalisty ds. elektronicznego zarządzania dokumentami. Opis stanowiska specjalisty od pracy z dokumentami

1. Postanowienia ogólne

1.1. VSPDO należy do kategorii menedżerów średniego szczebla. Na stanowisko VSPDO powoływana jest osoba, która posiada wykształcenie wyższe oraz co najmniej 3 letnie doświadczenie na stanowisku w dużych firmach (liczących powyżej 100 osób), a także posiada co najmniej 2 letnie doświadczenie menedżerskie.

1.2. Powołanie na stanowisko VSPDO i odwołanie z niego następuje na polecenie dyrektora zarządzającego spółki po przedstawieniu dyrektora administracyjnego oraz dyrektora ds. rozwoju personalnego i organizacyjnego.

1.3. VSPDO podlega bezpośrednio Dyrektorowi Administracyjnemu. VSPDO jest funkcjonalnie podporządkowane urzędnikom (pracownikom, którym powierzono obowiązki ewidencji) oraz sekretarzom wszystkich wspólnych przedsięwzięć firmy. VSPOD podporządkowane są liniowo urzędnikowi i szefowi służb archiwalnych firmy.

1.4. VSPOD musi wiedzieć:

1.4.1. Dekrety, rozkazy, rozkazy, inne wytyczne i przepisy prawne wyższe i inne organy związane z działalnością spółki, aw szczególności z działalnością sekretariatu.

1.4.2. Jednolity państwowy system pracy biurowej, zasady przechowywania, archiwizacji dokumentów, kontroli dokumentów, niszczenia, przekazywania do archiwum zakładowego i państwowego, a także standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej.

1.4.3. Regulaminy, instrukcje, inne dokumenty regulacyjne regulujące pracę firmy w zakresie zarządzania dokumentami i sekretariatu.

1.4.4. struktura organizacyjna, kadry zarządzającej firmy i jej podziały strukturalne(SP).

1.4.5. Specjalizacja działalności firmy, specyfika pracy z dokumentami branży firmy.

1.4.6. Metody rejestracji i przetwarzania dokumentów.

1.4.7. Wystarczająco dobra komenda język angielski(poziom nie niższy niż Pre-Intermediate); zna metodologię tłumaczenia, aktualny system koordynacji tłumaczeń, podstawy redakcji literackiej oraz posiada doskonałe umiejętności sporządzania protokołu.

1.4.8. Komputer osobisty: programy - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Zasady użytkowania sprzętu biurowego i domofonów (mini-ATS - co najmniej 50 abonentów wewnętrznych, modem, faks, skaner, drukarka, kopiarka, niszczarka, laminator, zszywarka, dyktafon).

1.4.10. Schematy obiegu dokumentów.

1.4.11. Procedura sporządzania nomenklatury spraw, inwentarze spraw stałego i czasowego przechowywania, ustalone sprawozdawcze.

1.4.12. Terminy i tryb składania spraw do archiwum.

1.4.13. Systemy organizowania kontroli nad wykonaniem dokumentów.

1.4.14. Wyposażenie biura i inne środki mechanizacji pracy kierowniczej.

1.4.15. Podstawy ekonomii, organizacja produkcji, pracy i zarządzania.

1.4.16. Prawo pracy (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej) i ochrona pracy Federacja Rosyjska.

1.4.17. Zasady działania techniki komputerowej.

1.4.18. Zasady wewnętrznego harmonogramu pracy firmy.

1.4.19. Planowanie i raportowanie finansowe w zakresie ich kompetencji.

1.4.20. Planowanie szkolenia podległego personelu.

1.4.21. Systemy motywacyjne.

1.5 VSPDO w swojej działalności kieruje się:

1.5.1. Regulamin VSPDO, instrukcje, regulamin sekretariatu firmy.

1.5.2. Regulamin obiegu dokumentów w firmie.

1.5.3. Ten opis stanowiska.

1.5.4. Regulacje wewnętrzne ustalone przez firmę.

1.5.5. Regulamin pracy z informacjami poufnymi.

1.5.6. Umowa o pracę.

1.5.7. Regulamin pracowniczy.

1.5.8. Inne dokumenty bezpośrednio związane z działalnością VSPDO.

1.6. VSPOD podlega bezpośrednio dyrektorowi administracyjnemu firmy.

1.7. WSPDO nadzoruje personel sekretariatu.

1.8. W czasie nieobecności VSPDO (podróż służbowa, urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje zastępca, który nabywa odpowiednie uprawnienia i jest odpowiedzialny za należyte wykonywanie powierzonych mu obowiązków.

2. Obowiązki zawodowe

2.1. Organizuje pracę obiegu dokumentów firmy oraz pracę sekretariatu firmy i służby archiwalnej, rozdziela pracę pomiędzy podległych pracowników. Wskazówki Planowanie finansowe oraz raportowanie w działaniach z pracy sekretariatu i obiegu dokumentów firmy.

2.2. Zapewnia kontrolę nad obiegiem dokumentów firmy (papierowej i elektronicznej), terminową obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, dostarczanie jej do miejsca przeznaczenia.

2.3. Kontroluje terminy wykonania dokumentów i ich prawidłowe wykonanie. Zapewnia przechowywanie plomb firmowych.

2.4. Planuje pracę sekretariatu, przedstawia plany pracy sekretariatu do zatwierdzenia i zatwierdzenia. Organizuje prace związane z rejestracją, księgowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem do odpowiednich jednostek strukturalnych dokumentów bieżącej pracy biurowej, w tym rozkazów i zarządzeń zarządu, tworzeniem spraw i ich deponowaniem.

2.5. Opracowuje instrukcje prowadzenia prac biurowych w firmie i organizuje ich realizację. Tworzy ujednolicony system zarządzania dokumentami (USDO) w firmie (elektroniczny i papierowy DO). Opracowuje dokumenty regulujące działalność firmy w zakresie zarządzania dokumentami.

2.6. Podejmuje działania w celu zapewnienia pracownikom sekretariatu niezbędnych materiałów instruktażowych i referencyjnych, a także inwentaryzacji, artykułów papierniczych, wyposażenia, wyposażenia biurowego, środki techniczne praca kierownicza.

2.7. Prowadzi metodyczne zarządzanie pracami biurowymi w strukturach pionów firmy, kontrolę prawidłowości tworzenia, przechowywania i terminowego dostarczania akt do archiwum, sporządzanie zaświadczeń o przestrzeganiu terminów realizacji dokumentów.

2.8. Zapewnia druk i reprodukcję dokumentów biurowych.

2.9. Uczestniczy w przygotowaniu posiedzeń zwoływanych przez zarząd, posiedzeń zarządu i zgromadzeń wspólników oraz organizuje ich utrzymanie.

2.10. Zapewnia odpowiedni tryb dostępu do dokumentów i wykorzystania zawartych w nich informacji.

2.11. Uczestniczy w opracowywaniu i wdrażaniu nowych procesy technologiczne praca z dokumentami, usprawnienie automatyzacji systemy informacyjne i technologii (z uwzględnieniem wykorzystania technologii komputerowej).

2.12. Prowadzi bazę danych katalogów wewnętrznych i zewnętrznych numerów telefonów dla działalności sekretariatu.

2.13. Prowadzi prace z zakresu ochrony informacji stanowiących tajemnicę państwową, handlową i urzędową.

2.14. Wykonuje polecenia bezpośredniego przełożonego – dyrektora administracyjnego i dyrektora zarządzającego firmy.

2.15. Rozwija i organizuje działania mające na celu doskonalenie ESDO.

2.16. W ramach swoich kompetencji prowadzi planowanie i raportowanie finansowe.

2.17. Planuje i prowadzi szkolenia dla podległego personelu.

2.18. Opracowuje system motywacji dla podwładnego personelu.

VSPDO ma prawo:

3.1. Zgłaszaj propozycje usprawnienia czynności zarządzania dokumentami, sekretariatu - formy i metody pracy z dokumentami do rozpatrzenia przez dyrektora zarządzającego, dyrektora administracyjnego i kierowników działów strukturalnych firmy.

3.2. Wymagaj od kierowników działów strukturalnych i innych odpowiedzialnych pracowników firmy prawidłowego przestrzegania ustalonych zasad pracy z dokumentami w firmie.

3.3. Zwróć dokumenty wykonawcom i zażądaj ich rewizji w przypadku naruszenia ustalonych zasad.

3.4. Przeprowadzać kontrole organizacji pracy biurowej w pionach strukturalnych.

3.5. Podpisz i potwierdź dokumenty związane z działalnością sekretariatu.

3.6. Wydawać instrukcje, które są obowiązkowe dla pracowników sekretariatu; żądaj terminowej i wysokiej jakości realizacji.

3.7. Zgłaszaj wnioski do rozpatrzenia dyrektora administracyjnego i dyrektora zarządzającego firmy w sprawie zachęcania wybitnych pracowników sekretariatu, nakładania kar na naruszających dyscyplinę produkcji i pracy.

4. Odpowiedzialność

VSPDO odpowiada za:

4.1. Za utratę i uszkodzenie dokumentów, niekompetencję w podejmowaniu decyzji w działalność zawodowa, nienależyte wykonanie lub niewykonanie ich obowiązki służbowe przewidziany w niniejszym opisie stanowiska - w granicach określonych przez aktualne prawo pracy Federacja Rosyjska.

4.2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące prawo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.

4.3. Za spowodowanie szkód materialnych - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.

5. Interakcja z innymi strukturami

oddziały firmy

VSPDO w swoich działaniach współdziała z innymi jednostkami strukturalnymi:

5.1. Z kierownikami wszystkich pionów strukturalnych firmy – w kwestiach prowadzenia ewidencji, organizacji kontroli i weryfikacji wykonania instrukcji sekretariatu, przygotowania i przedłożenia niezbędnych dokumentów.

5.2. Z działem prawnym - w kwestiach prawnych związanych z przygotowaniem dokumentów.

5.3. Z obsługą gospodarczą firmy - na dostarczanie sprzętu biurowego, formularzy dokumentów, artykułów papierniczych itp.

5.4. Z działem rozwoju personalnego i organizacyjnego - w sprawie selekcji, zatrudniania, zwalniania i relokacji pracowników działu, a także szkolenia, szkolenia zaawansowane, rozwój systemu zachęt i kar.

5.5. Z działem IT w okolicy Technologie informacyjne i zaawansowane metody zarządzania dokumentami elektronicznymi, wykorzystanie najnowsze metody w pracy sekretariatu (sprzęt biurowy itp.).

Powołanie, przeniesienie i zwolnienie specjalisty odbywa się zgodnie z procedurą ustanowioną w obowiązującym prawie pracy - na polecenie dyrektora generalnego na wniosek kierownika działu administracyjnego. 1.5 W przypadku czasowej nieobecności specjalisty jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona zarządzeniem Dyrektora Generalnego, z obowiązkowym zapoznaniem się z niniejszym zakresem pracy. 1.6 Specjalista w wykonywaniu obowiązków służbowych kieruje się: - aktami ustawodawczymi Federacji Rosyjskiej, - zarządzeniami, instrukcjami, zarządzeniami dyrektora generalnego, - instrukcjami dotyczącymi pracy biurowej i archiwalnej, - normami i zasadami ustalonymi na przedsiębiorstwa; - Polityka przedsiębiorstwa w zakresie jakości, dokumentacja systemu zarządzania jakością przedsiębiorstwa; - niniejszy opis stanowiska i umowa o pracę- Regulamin działu administracyjnego.

Jakie są obowiązki specjalisty ds. zarządzania dokumentami?

Przejrzyj dokumenty i wyślij je do realizacji menedżerom i specjalistom przedsiębiorstwa. 4.4 Wymagaj od wykonawców sfinalizowania dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad ich przygotowania i wykonania (GOST 6.38-90). 4.5 Przesyłaj sugestie dotyczące ulepszeń do kierownictwa obsługa dokumentacji działalności przedsiębiorstwa, doskonalenie form i metod pracy kierowniczej w oparciu o wykorzystanie technologii elektronicznej. 4.6 Tworzenie normalnych warunków dla wydajności obowiązki służbowe oraz bezpieczeństwo wszelkich dokumentów generowanych w działalności przedsiębiorstwa. 4.7 Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji. 4.8 Korzystaj z korzyści, ustanowiony przez prawo Federacji Rosyjskiej i przewidziane dla pracowników w układ zbiorowy przedsiębiorstw.

Praca dla specjalisty ds. zarządzania dokumentami

Specjalista ds. zarządzania dokumentami

Wymagania zawodowe Specjalista musi znać: — strukturę przedsiębiorstwa; - organizacja pracy biurowej w przedsiębiorstwie; - schematy obiegu dokumentów; - procedury sporządzania nomenklatury spraw, inwentarzy spraw stałego i czasowego przechowywania, ustalonej sprawozdawczości; - termin i tryb przekazywania spraw do archiwum; - wykorzystanie technologii komputerowej i organizacyjnej; - wewnętrzne przepisy pracy; — zasady i normy ochrony pracy, środków bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej; — dokumenty dotyczące zarządzania jakością. 4 Prawa Specjalista ma prawo: 4.1 Zapewnić warunki pracy niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych. 4.2 Zażądać od służb funkcjonalnych niezbędnych materiałów, a także wyjaśnień przyczyn opóźnienia w wykonaniu zadań i instrukcji od kierownictwa.

Specjalista ds. przepływu pracy w Moskwie: 1 309 wakatów

Opis stanowiska specjalisty ds. zarządzania dokumentami:

1. Postanowienia ogólne:

251.001 Prawdziwe Opis pracy jest głównym dokumentem regulacyjnym i organizacyjnym, który określa funkcje, prawa i obowiązki, obowiązki Specjalisty ds. Zarządzania Dokumentami, regulujący organizację jego działań, procedurę interakcji biznesowych z urzędnikami działów strukturalnych XXX i innych organizacji. 251.002 Niniejszy opis stanowiska jest dokumentem bezpośredniego działania, wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia i jest obowiązkowy dla pracownika od momentu zapoznania się z podpisem. 251.003 Zmiana nazwy, likwidacja stanowiska Specjalisty ds. Zarządzania Dokumentami, powołanie na stanowisko i zwolnienie ze stanowiska następuje na zlecenie Dyrektor generalny XXX.

Opis stanowiska wiodącego specjalisty ds. zarządzania dokumentami

Wskazówki dotyczące poszukiwania pracy, publikacje dla osób poszukujących pracy Specjalista ds. zarządzania dokumentami Specjalista ds. zarządzania dokumentami jest potrzebny w każdym mniej lub bardziej dużym przedsiębiorstwie, ponieważ przepływ faktur, umów, raportów może być dość duży. Czasami do wypełnienia tego obowiązku trzeba zatrudnić osobnego specjalistę.

Jakie funkcje pełni ten pracownik? Na czym polega praca specjalisty ds. zarządzania dokumentami Ten specjalista odpowiada za odbiór korespondencji, a także, podobnie jak dyspozytor frachtu, organizuje odbiór innego rodzaju dokumentacji z zewnątrz. Istnieje również rejestracja przekazania dokumentacji kontrahentom.

Tak więc istnieje interakcja z usługi kurierskie. Korespondencja niekoniecznie musi być kierowana do klientów lub współpracowników z innego biura.
Często wszelkie umowy lub raporty należy przekazać komuś w firmie do wglądu.

Opis stanowiska specjalisty od pracy z dokumentami

Wszystkie wydziały strukturalne i urzędnicy XXX w ramach ich kompetencji; 255.2 Składanie propozycji kierownictwu wyższego szczebla w kwestiach związanych z ich kompetencjami; 255.3 Podejmowanie inicjatyw, które mają na celu poprawę jakości ich pracy, pracy grupy, działu jako całości; 256 Odpowiedzialność Specjalista ds. Zarządzania Dokumentami jest osobiście odpowiedzialny przed Dyrektorem Generalnym XXX za niewykonanie lub nienależyte wykonanie jego obowiązki funkcjonalne w osiąganiu ustalonych celów, a także w niewłaściwym korzystaniu z przyznanych mu praw: - zgodnie z obowiązującym prawem pracy Federacji Rosyjskiej, wewnętrznymi dokumentami regulacyjnymi i umową o pracę, pracownik ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną; – zgodnie z umową o pełną indywidualność odpowiedzialność pracownik ponosi odpowiedzialność.

Specjalista ds. zarządzania dokumentami z partnerami bankowymi

Specjalista ds. Zarządzania Dokumentami podlega bezpośrednio Liderowi Zespołu Zarządzania Dokumentami Działu Administracji. 251.005 Specjalista ds. zarządzania dokumentami nie ma podwładnych. 251.006 Specjalista ds. Dokumentów może zastąpić Głównego Specjalistę ds. Dokumentów w Dziale Administracyjnym podczas jego nieobecności. 251.007 Pod nieobecność specjalisty ds. zarządzania dokumentami zostaje zastąpiony przez głównego specjalistę ds. zarządzania dokumentami. 252 Cele i obowiązki: 252.1 Działania Specjalisty ds. Zarządzania Dokumentami mają na celu osiągnięcie następujących celów: 252.1.1 Koordynacja przepływu informacji pomiędzy XXX a Kontrahentami. 252.1.2 Prowadzenie ewidencji w zakresie obowiązków funkcjonalnych.

Specjalista ds. zarządzania dokumentami obowiązków

Nie bez znaczenia jest również doświadczenie zawodowe, a także praca na stanowisku scenografa, gdyż pracownik musi być pewnym siebie użytkownikiem komputera osobistego, umieć sporządzać dokumenty z całą dokładnością i pedantyzmem, organizować je, poruszać się po bazie danych i mieć dużą ilość danych, a także biegle posługiwać się sprzętem biurowym. Od cech osobistych, uważność, organizacja, dokładność są mile widziane.
Ta praca nie wymaga fizycznego ani nadmiernego stresu moralnego. Z reguły stresujące warunki nie są w takim przypadku typowe.

Jedyne, czego wymaga się od pracownika, to większa dbałość o wszystkie dokumenty. Jeśli posiadasz odpowiednią wiedzę i doświadczenie, możesz liczyć na dobry awans zawodowy.

Obowiązki specjalisty ds. dokumentacji

• Praktyczna znajomość sprzętu biurowego. Specjalista musi umieć wykonywać kopie dokumentów, drukować je w wymaganym formacie, wysyłać faksy i układać dokumenty zgodnie z ustalonymi zasadami (składać w teczki, teczki, zszywać, oprawiać itp.)
• Mieć szczególne cechy osobiste, do których należą: zdolność koncentracji uwagi przez długi czas, rozwinięte myślenie, doskonała pamięć, organizacja, dokładność, umiejętność pracy z dużą ilością informacji (analiza i systematyzacja), wytrwałość i umiejętność wykonywania monotonna praca przy stałej wysokiej jakości.

Obowiązki specjalisty ds. zarządzania dokumentami z partnerami bankowymi:

• Współpraca z kontrahentami i partnerami banku, pracownikami innych organizacji oraz pionami strukturalnymi instytucji bankowej w zakresie jego kompetencji.

Obowiązki specjalisty ds. dokumentacji

Pozwala nie opóźniać dokumentów w działach lub nie zgubić ich po wysłaniu. Specjalista ds. zarządzania dokumentami jest ważnym ogniwem w dobrze skoordynowanym mechanizmie banku, musi więc mieć zwiększoną efektywność, uważność, odpowiedzialność, terminowość i umiejętność szybkiego podejmowania decyzji.
Wynagrodzenie za pracę specjalisty ds. zarządzania dokumentami z partnerami banku. Średni poziom dochodów może wahać się od 20 000 do 40 000 rubli, w zależności od regionu pracy i poziomu ważności dokumentów, z którymi musisz pracować. Wynagrodzenie składa się tylko z części płacowej, możliwe są premie i zależą od wyników całego działu. Wymagania dla specjalisty ds. zarządzania dokumentami z partnerami bankowymi:

• Wyższe/niepełne wykształcenie wyższe.

  
  O stanowisko mogą ubiegać się studenci studiów niestacjonarnych lub wieczorowych.

Podnieś poziom zawodowy, poddaj się szkoleniom, szkoleniom i przekwalifikowaniu z inicjatywy pracodawcy. 2.17 Przestrzegać ogólnych zasad urzędowego postępowania pracownika komunalnego, zakazów i ograniczeń związanych ze służbą komunalną. 3. Specjalista ds. Zarządzania Dokumentami i Kontroli Bieżącej Rights Chief ma prawo do: 3.1. Zgłaszaj propozycje usprawnienia pracy związanej z obowiązkami określonymi przez ten podręcznik. 3.2. Żądanie i otrzymywanie od kierowników działów strukturalnych i specjalistów informacji i dokumentów niezbędnych do wykonywania ich obowiązków. 3.3. Wymagają od kierownictwa administracji pomocy w wykonywaniu ich obowiązków i praw. 4. Odpowiedzialność Główny specjalista ds. zarządzania dokumentami i bieżącej kontroli jest odpowiedzialny za: 4.1.

Opis stanowiska wiodącego specjalisty ds. zarządzania dokumentami

Główny specjalista ds. zarządzania dokumentami i bieżącej kontroli powinien znać: - obsługę prawną służby państwowej i miejskiej; - archiwizacja; — struktura i kierownictwo MR „Khangalassky ulus”; - ujednolicony państwowy system pracy biurowej, zasady przechowywania, archiwizacji dokumentów, rewizji dokumentów, niszczenia, przekazania do przechowania do archiwum miejskiego spółki, a także standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej; - procedury sporządzania nomenklatury spraw, inwentarzy spraw stałego i czasowego przechowywania, ustalonej sprawozdawczości; kultura organizacyjna i etyka pracy. 2. Obowiązki zawodowe Główny specjalista ds. zarządzania dokumentami i bieżącej kontroli zobowiązany jest do: 2.1. Przestrzegać procedury sporządzania i składania projektów zarządzeń i uchwał kierownika ulusu. 2.2.

Opis stanowiska specjalisty od pracy z dokumentami

ZATWIERDZONY przez Dyrektora ds. Ekonomicznych P.P. BezdenezhnykhJSC „Trest” P.P. Petrov » » 2018 Opis stanowiska specjalisty w pracy z dokumentami UAB „Trest” 1. Postanowienia ogólne 1.1 Ten opis stanowiska określa prawa, obowiązki i obowiązki specjalisty w zakresie pracy z dokumentami działu administracyjnego UAB „Trest” ( zwana dalej przedsiębiorstwem).

1.2 Osoba ze średnią profesjonalna edukacja bez wymagań dotyczących stażu pracy lub wstępnego wykształcenia zawodowego i stażu pracy w specjalności przez co najmniej 3 lata. 1.3 Specjalista ds. Dokumentów (zwany dalej Specjalistą) podlega Szefowi Wydziału Administracyjnego.

Artysta (akwarela, pastel, olej)

Zapewnia kontrolę nad obiegiem dokumentów firmy (papierowej i elektronicznej), terminową obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, dostarczanie jej do miejsca przeznaczenia. 2.3. Kontroluje terminy wykonania dokumentów i ich prawidłowe wykonanie. Zapewnia przechowywanie plomb firmowych. 2.4. Planuje pracę sekretariatu, przedstawia plany pracy sekretariatu do zatwierdzenia i zatwierdzenia.

Organizuje prace związane z rejestracją, księgowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem do odpowiednich jednostek strukturalnych dokumentów bieżącej pracy biurowej, w tym rozkazów i zarządzeń zarządu, tworzeniem spraw i ich deponowaniem. 2.5. Opracowuje instrukcje prowadzenia prac biurowych w firmie i organizuje ich realizację. Tworzy ujednolicony system zarządzania dokumentami (USDO) w firmie (elektroniczny i papierowy DO).

Opisy stanowisk pracy

Zapewnia kontrolę obiegu dokumentów firmy (papierowej i elektronicznej), terminowe przetwarzanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, jej doręczenie do miejsca przeznaczenia.2.3. Kontroluje terminy wykonania dokumentów i ich prawidłowe wykonanie. Zapewnia przechowywanie plomb firmowych.2.4. Planuje pracę sekretariatu, przedstawia plany pracy sekretariatu do zatwierdzenia i zatwierdzenia.

Organizuje prace związane z rejestracją, księgowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem do odpowiednich działów strukturalnych dokumentów bieżącej pracy biurowej, w tym zarządzeń i zarządzeń zarządu, tworzeniem spraw i ich przechowywaniem 2.5. Opracowuje instrukcje prowadzenia prac biurowych w firmie i organizuje ich realizację. Tworzy ujednolicony system zarządzania dokumentami (USDO) w firmie (elektroniczny i papierowy DO).

Tak więc wśród niezbędnych umiejętności wskazana jest praca z całym zestawem zasobów informacyjnych i dokumentacyjnych organizacji; pewność korzystania z baz danych, w tym zdalnych; posiadanie prawnych systemów odniesienia oraz zautomatyzowanych systemów księgowych, rejestrowych i kontrolnych; umiejętność zastosowania nowoczesnych technologii informacyjno-komunikacyjnych do pracy z dokumentami. Duże wymagania stawiane są również niezbędnej wiedzy dodatkowej: teraz specjalista na stanowisku urzędnika musi rozumieć systemy elektronicznego zarządzania dokumentami, znać nowoczesne technologie informatyczne do pracy z dokumentami, zasady tworzenia i utrzymywania baz danych dokumentów urzędowych w organizacji, zasady przechowywania plików, w tym dokumenty o ograniczonym dostępie, wymogi ochrony pracy i wiele innych.

Opis stanowiska specjalisty ds. elektronicznego zarządzania dokumentami

Kontroluj wykonywanie regulacyjnych aktów prawnych zgodnie z Instrukcją administracji o pracy biurowej. 2.3. Prowadzić rejestrację przychodzących dokumentów Administracji Prezydenta, Rządu Republiki Sachy (Jakucji), ministerstw i departamentów. 2.4. Rejestracja dekretów i zarządzeń szefa ulus w dniu ogólne problemy być przeprowadzone tylko w przypadku posiadania karty umowy z zastępcami nadzoru oraz ekspertyzy prawnej głównego specjalisty ds. prawnych.
2.5.

Informacje

Aby wpisać do ewidencji i złożyć w aktach oryginały zarządzeń i uchwał kierownika wraz z kartą aprobaty. 2.6. Zgłoś się do publikacji w mediach środki masowego przekazu zarządzenia i uchwały naczelnika, mające znaczenie społeczne i polityczne, wpływające na interesy ludności. 2.7. Przetwarzaj i przechowuj dokumenty, przesyłaj je na czas do archiwizacji.

2.8.
Powołanie, przeniesienie i zwolnienie specjalisty odbywa się zgodnie z procedurą ustanowioną w obowiązującym prawie pracy - na polecenie dyrektora generalnego na wniosek kierownika działu administracyjnego. 1.5 W przypadku czasowej nieobecności specjalisty jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona zarządzeniem Dyrektora Generalnego, z obowiązkowym zapoznaniem się z niniejszym zakresem pracy. 1.6 Podczas wykonywania obowiązków służbowych specjalista kieruje się: - aktami ustawodawczymi Federacji Rosyjskiej, - zarządzeniami, instrukcjami, zarządzeniami dyrektora generalnego, - instrukcjami dotyczącymi pracy biurowej i archiwalnej, - normami i zasadami ustalonymi na przedsiębiorstwo, - polityka przedsiębiorstwa w zakresie jakości, dokumentacja systemu zarządzania jakością przedsiębiorstwa, - niniejszy opis stanowiska i umowa o pracę, - rozporządzenie w sprawie działu administracyjnego.

Obowiązki specjalisty ds. elektronicznego zarządzania dokumentami

Wymagania stawiane pracownikowi przy ubieganiu się o pracę Ogólne wymagania obowiązkowe 7.1 Wykształcenie Średnie specjalistyczne, wyższe 7.2 Doświadczenie zawodowe Od 0,5 roku w pracy biurowej 7.3 Umiejętności zawodowe Znajomość pracy biurowej i obiegu dokumentów. Specjalne wymagania 7.4 Znajomość specjalnego oprogramowania, systemy techniczne Użytkownik MS Office. 7.5 Znajomość dokumentacji regulacyjnej - 7.6 Biegłość w metodach - 258 Słownik terminów specjalnych i skrótów Pojęcie, skrót Definicja pojęcia, skróty urzędnik. 259 Arkusz zapoznawczy Znam opis stanowiska i zobowiązuję się do wypełniania ustalonych w nim standardów działalności. Otrzymałem kopię opisu stanowiska.

Opis stanowiska specjalisty ds. elektronicznego zarządzania dokumentami

Wymagania zawodowe Specjalista musi znać: — strukturę przedsiębiorstwa; - organizacja pracy biurowej w przedsiębiorstwie; - schematy obiegu dokumentów; - procedury sporządzania nomenklatury spraw, inwentarzy spraw stałego i czasowego przechowywania, ustalonej sprawozdawczości; - termin i tryb przekazywania spraw do archiwum; - wykorzystanie technologii komputerowej i organizacyjnej; - wewnętrzne przepisy pracy; — zasady i normy ochrony pracy, środków bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej; — dokumenty dotyczące zarządzania jakością. 4 Prawa Specjalista ma prawo: 4.1 Zapewnić warunki pracy niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych. 4.2 Zażądać od służb funkcjonalnych niezbędnych materiałów, a także wyjaśnień przyczyn opóźnienia w wykonaniu zadań i instrukcji od kierownictwa.
Zgłaszaj wnioski do rozpatrzenia dyrektora administracyjnego i dyrektora zarządzającego firmy w sprawie zachęcania wybitnych pracowników sekretariatu, nakładania kar na naruszających dyscyplinę produkcji i pracy. 4. Odpowiedzialność VSPDO odpowiada za: 4.1. Za utratę i uszkodzenie dokumentów, niekompetencję w podejmowaniu decyzji w działalności zawodowej, nienależyte wykonywanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w zakresie określonym przez obowiązujące prawo pracy Federacji Rosyjskiej. 4.2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące prawo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.
4.3.

Uwaga

Posiadać wystarczająco dobrą znajomość języka angielskiego (poziom nie niższy niż Pre-Intermediate); zna metodykę przekładu, aktualny system koordynacji tłumaczeń, podstawy redakcji literackiej oraz posiada doskonałe umiejętności pisania protokołu 1.4.8. Komputer osobisty: programy - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.1.4.9. Zasady użytkowania sprzętu biurowego i domofonów (mini-ATS - co najmniej 50 abonentów wewnętrznych, modem, faks, skaner, drukarka, kopiarka, niszczarka, laminator, zszywarka, dyktafon) 1.4.10.

Schematy obiegu dokumentów.1.4.11. Tryb sporządzania nomenklatury spraw, inwentarze spraw stałego i czasowego przechowywania, ustalone sprawozdawcze 1.4.12. Terminy i tryb przekazywania spraw do archiwum 1.4.13. Systemy organizowania kontroli nad wykonaniem dokumentów 1.4.14.

ZATWIERDZIĆ
Dyrektor ds. Ekonomicznych P.P. Bezgotówkowy
UAB "Trest"
____________ str. Pietrow

„___” ___________ 2013.

Opis pracy
specjalista ds. obsługi dokumentów
UAB "Trest"

1. Postanowienia ogólne

1.1 Niniejszy opis stanowiska określa prawa, obowiązki i obowiązki specjalisty w zakresie pracy z dokumentami działu administracyjnego JSC „Trest” (zwanego dalej przedsiębiorstwem).

1.2 Na stanowisko specjalisty ds. pracy z dokumentami powołuje się osobę, która posiada wykształcenie średnie zawodowe bez wymagań dotyczących stażu pracy lub wstępne wykształcenie zawodowe i staż pracy w specjalności co najmniej 3 lata.

1.4 Powołanie, przeniesienie i zwolnienie specjalisty odbywa się zgodnie z procedurą ustanowioną w obowiązującym prawie pracy - na polecenie dyrektora generalnego na wniosek kierownika działu administracyjnego.

1.5 W przypadku czasowej nieobecności specjalisty jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona zarządzeniem Dyrektora Generalnego, z obowiązkowym zapoznaniem się z niniejszym zakresem pracy.

1.6 Specjalista w wykonywaniu obowiązków służbowych kieruje się:

Akty ustawodawcze Federacji Rosyjskiej;
- rozkazy, instrukcje, zarządzenia Dyrektora Generalnego;
- instrukcje pracy biurowej i archiwalnej;
- normy i zasady ustalone w przedsiębiorstwie;
- Polityka firmy w zakresie jakości, dokumentacja systemu zarządzania jakością firmy;
- ten opis stanowiska i umowa o pracę;
- rozporządzenie dotyczące działu administracyjnego.

2 Obowiązki zawodowe

Specjalista musi:

2.1 Przygotuj niezbędne dokumenty.

2.2 Prowadzenie księgowości i ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

2.3 Zapewnienie akceptacji, księgowania, rejestracji, kontroli realizacji i bezpieczeństwa otrzymanych dokumentów.

2.4 Zapewnienie terminowego i wysokiej jakości wykonywania kopiowania i powielania prac w imieniu kierownictwa.

2.6 Przeprowadzaj coroczną selekcję dokumentów do archiwizacji lub zniszczenia.

2.7 Monitorowanie przestrzegania wymagań dotyczących wykonywania, ewidencji i rozliczania dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej.

2.8 Odbieraj i wysyłaj listy, paczki, paczki.

2.9 Prowadzić prace mające na celu ochronę informacji stanowiących tajemnicę państwową, handlową i urzędową.

3 wymagania zawodowe

Specjalista musi wiedzieć:

Struktura przedsiębiorstwa;

Organizacja pracy biurowej w przedsiębiorstwie;

Schematy obiegu dokumentów;

Procedura sporządzania nomenklatury spraw, inwentaryzacje przypadków stałego i czasowego przechowywania, ustalone sprawozdawcze;

Terminy i tryb składania spraw do archiwum;

Zastosowanie technologii komputerowej i organizacyjnej;

Wewnętrzne przepisy pracy;

Zasady i normy ochrony pracy, środków bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej;

Dokumenty zarządzania jakością.

4 Prawa

Specjalista ma prawo:

4.1 Zapewnienie warunków pracy niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.

4.2 Zażądać od służb funkcjonalnych niezbędnych materiałów, a także wyjaśnień przyczyn opóźnienia w wykonaniu zadań i instrukcji od kierownictwa.

4.3 Przejrzyj dokumenty i wyślij je do realizacji menedżerom i specjalistom przedsiębiorstwa.

4.4 Wymagaj od wykonawców sfinalizowania dokumentów przygotowanych z naruszeniem ustalonych zasad ich przygotowania i wykonania (GOST 6.38-90).

4.5 Zgłaszanie propozycji do rozpatrzenia przez kierownictwo w zakresie usprawnienia obsługi dokumentacyjnej przedsiębiorstwa, doskonalenia form i metod pracy kierowniczej w oparciu o wykorzystanie technologii elektronicznej.

4.6 Stworzenie normalnych warunków do wykonywania obowiązków służbowych i bezpieczeństwa wszystkich dokumentów generowanych w działalności przedsiębiorstwa.

4.7 Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.

4.8 Skorzystaj ze świadczeń ustanowionych przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej i przewidzianych dla pracowników w układzie zbiorowym przedsiębiorstwa.

5 Relacje serwisowe

5.1 Specjalista współdziała z kierownikami wszystkich działów strukturalnych przedsiębiorstwa w kwestiach zarządzania dokumentami i prowadzenia dokumentacji.

6 Odpowiedzialność

6.1 Specjalista ponosi odpowiedzialność zgodnie z procedurą ustanowioną przez prawo Federacji Rosyjskiej za niewypełnienie obowiązków określonych w niniejszym opisie stanowiska.

Kierownik działu administracyjnego A.A. Rublow

Zgoda:

Kierownik Działu Prawnego S.S. Siergiejew

Kierownik Działu Personalnego I.I. Iwanow

Główny inżynier QMS V.V. Wasiliew

1. Postanowienia ogólne

1.1. VSPDO należy do kategorii specjalistów. Na stanowisko VSPDO powoływana jest osoba z wyższym wykształceniem specjalistycznym i co najmniej 3-letnim stażem pracy na stanowisku.

1.2. Powołanie na stanowisko VSPDO i odwołanie z niego następuje zarządzeniem Dyrektora Generalnego spółki na wniosek kierownika działu administracyjnego.

1.3. VSPDO podlega bezpośrednio kierownikowi działu administracyjnego. VSPODO jest funkcjonalnie podporządkowane urzędnikom (pracownikom, którym powierzono obowiązki ewidencji) oraz sekretarzom wszystkich pionów strukturalnych firmy. VSPOD podporządkowane są liniowo urzędnikowi i szefowi służb archiwalnych firmy.

1.4. VSPOD musi wiedzieć:

1.4.1. Dekrety, rozkazy, rozkazy, inne dokumenty regulujące i regulacyjne wyższych i innych organów dotyczące działalności spółki, a w szczególności działalności sekretariatu.

1.4.2. Jednolity państwowy system pracy biurowej, zasady przechowywania, archiwizacji dokumentów, kontroli dokumentów, niszczenia, przekazywania do archiwum zakładowego i państwowego, a także standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej.

1.4.3. Regulaminy, instrukcje, inne dokumenty regulacyjne regulujące pracę firmy w zakresie zarządzania dokumentami i sekretariatu.

1.4.4. Struktura organizacyjna, zarządzanie firmą i jej działami strukturalnymi (JV).

1.4.5. Specjalizacja działalności firmy, specyfika pracy z dokumentami branży firmy.

1.4.6. Metody rejestracji i przetwarzania dokumentów.

1.4.7. Posiadać wystarczająco dobrą znajomość języka angielskiego (poziom nie niższy niż Pre-Intermediate); zna metodologię tłumaczenia, aktualny system koordynacji tłumaczeń, podstawy redakcji literackiej oraz posiada doskonałe umiejętności sporządzania protokołu.

1.4.8. Komputer osobisty: programy - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Zasady użytkowania sprzętu biurowego i domofonów (mini-ATS - co najmniej 50 abonentów wewnętrznych, modem, faks, skaner, drukarka, kopiarka, niszczarka, laminator, zszywarka, dyktafon).

1.4.10. Schematy obiegu dokumentów.

1.4.11. Procedura sporządzania nomenklatury spraw, inwentarze spraw stałego i czasowego przechowywania, ustalone sprawozdawcze.

1.4.12. Terminy i tryb składania spraw do archiwum.

1.4.13. Systemy organizowania kontroli nad wykonaniem dokumentów.

1.4.14. Wyposażenie biura i inne środki mechanizacji pracy kierowniczej.

1.4.15. Podstawy ekonomii, organizacja produkcji, pracy i zarządzania.

1.4.16. Ustawodawstwo dotyczące pracy (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej) i ochrony pracy Federacji Rosyjskiej.

1.4.17. Zasady działania techniki komputerowej.

1.4.18. Zasady wewnętrznego harmonogramu pracy firmy.

1.4.19. Planowanie i raportowanie finansowe w zakresie ich kompetencji.

1.4.20. Planowanie szkolenia podległego personelu.

1.4.21. Systemy motywacyjne.

1.5 VSPDO w swojej działalności kieruje się:

1.5.1. Regulamin VSPDO, instrukcje, regulamin sekretariatu firmy.

1.5.2. Regulamin obiegu dokumentów w firmie.

1.5.3. Ten opis stanowiska.

1.5.4. Regulacje wewnętrzne ustalone przez firmę.

1.5.5. Regulamin pracy z informacjami poufnymi.

1.5.6. Umowa o pracę.

1.5.7. Regulamin pracowniczy.

1.5.8. Inne dokumenty bezpośrednio związane z działalnością VSPDO.

1.6. VSPDO podlega bezpośrednio kierownikowi działu administracyjnego.

1.7. WSPDO nadzoruje personel sekretariatu.

1.8. W czasie nieobecności VSPDO (podróż służbowa, urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje zastępca, który nabywa odpowiednie uprawnienia i jest odpowiedzialny za należyte wykonywanie powierzonych mu obowiązków.

2. Obowiązki zawodowe

2.1. Organizuje pracę obiegu dokumentów firmy oraz pracę sekretariatu firmy i służby archiwalnej, rozdziela pracę pomiędzy podległych pracowników. Prowadzi planowanie finansowe i raportowanie w działalności sekretariatu i obiegu dokumentów firmy.

2.2. Zapewnia kontrolę nad obiegiem dokumentów firmy (papierowej i elektronicznej), terminową obsługę korespondencji przychodzącej i wychodzącej, dostarczanie jej do miejsca przeznaczenia.

2.3. Kontroluje terminy wykonania dokumentów i ich prawidłowe wykonanie. Zapewnia przechowywanie plomb firmowych.

2.4. Planuje pracę sekretariatu, przedstawia plany pracy sekretariatu do zatwierdzenia i zatwierdzenia. Organizuje prace związane z rejestracją, księgowaniem, przechowywaniem i przekazywaniem do odpowiednich jednostek strukturalnych dokumentów bieżącej pracy biurowej, w tym rozkazów i zarządzeń zarządu, tworzeniem spraw i ich deponowaniem.

2.5. Opracowuje instrukcje prowadzenia prac biurowych w firmie i organizuje ich realizację. Tworzy ujednolicony system zarządzania dokumentami (USDO) w firmie (elektroniczny i papierowy DO). Opracowuje dokumenty regulujące działalność firmy w zakresie zarządzania dokumentami.

2.6. Podejmuje działania w celu zapewnienia pracownikom sekretariatu niezbędnych materiałów instruktażowych i referencyjnych, a także inwentaryzacji, artykułów papierniczych, wyposażenia, wyposażenia biurowego, technicznych środków pracy kierowniczej.

2.7. Prowadzi metodyczne zarządzanie pracami biurowymi w strukturach pionów firmy, kontrolę prawidłowości tworzenia, przechowywania i terminowego dostarczania akt do archiwum, sporządzanie zaświadczeń o przestrzeganiu terminów realizacji dokumentów.

2.8. Zapewnia druk i reprodukcję dokumentów biurowych.

2.9. Uczestniczy w przygotowaniu posiedzeń zwoływanych przez zarząd, posiedzeń zarządu i zgromadzeń wspólników oraz organizuje ich utrzymanie.

2.10. Zapewnia odpowiedni tryb dostępu do dokumentów i wykorzystania zawartych w nich informacji.

2.11. Bierze udział w opracowywaniu i wdrażaniu nowych procesów technologicznych do pracy z dokumentami, doskonaleniu zautomatyzowanych systemów i technologii informatycznych (z uwzględnieniem wykorzystania technologii komputerowej).

2.12. Prowadzi bazę danych katalogów wewnętrznych i zewnętrznych numerów telefonów dla działalności sekretariatu.

2.13. Prowadzi prace z zakresu ochrony informacji stanowiących tajemnicę państwową, handlową i urzędową.

2.14. Wykonuje polecenia bezpośredniego przełożonego – kierownika działu administracyjnego i dyrektora generalnego firmy.

2.15. Rozwija i organizuje działania mające na celu doskonalenie ESDO.

2.16. W ramach swoich kompetencji prowadzi planowanie i raportowanie finansowe.

2.17. Planuje i prowadzi szkolenia dla podległego personelu.

2.18. Opracowuje system motywacji dla podwładnego personelu.

3. Prawa

VSPDO ma prawo:

3.1. Przedstaw do rozpatrzenia przez dyrektora generalnego, kierownika działu administracyjnego i kierowników działów strukturalnych firmy propozycje usprawnienia pracy zarządzania dokumentami, sekretariat - formularze i metody pracy z dokumentami.

3.2. Wymagaj od kierowników działów strukturalnych i innych odpowiedzialnych pracowników firmy prawidłowego przestrzegania ustalonych zasad pracy z dokumentami w firmie.

3.3. Zwróć dokumenty wykonawcom i zażądaj ich rewizji w przypadku naruszenia ustalonych zasad.

3.4. Przeprowadzać kontrole organizacji pracy biurowej w pionach strukturalnych.

3.5. Podpisz i potwierdź dokumenty związane z działalnością sekretariatu.

3.6. Wydawać instrukcje, które są obowiązkowe dla pracowników sekretariatu; żądaj terminowej i wysokiej jakości realizacji.

3.7. Prześlij wnioski do rozpatrzenia przez kierownika działu administracyjnego i dyrektora generalnego firmy w sprawie zachęcania wybitnych pracowników sekretariatu, nakładania kar na naruszających dyscyplinę produkcji i pracy.

4. Odpowiedzialność

VSPDO odpowiada za:

4.1. Za utratę i uszkodzenie dokumentów, niekompetencję w podejmowaniu decyzji w działalności zawodowej, nienależyte wykonywanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w zakresie określonym przez obowiązujące prawo pracy Federacji Rosyjskiej.

4.2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez obowiązujące prawo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.

4.3. Za spowodowanie szkód materialnych - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.

5. Interakcja z innymi działami strukturalnymi firmy

VSPDO w swoich działaniach współdziała z innymi jednostkami strukturalnymi:

5.1. Z kierownikami wszystkich pionów strukturalnych firmy – w kwestiach prowadzenia ewidencji, organizacji kontroli i weryfikacji wykonania instrukcji sekretariatu, przygotowania i przedłożenia niezbędnych dokumentów.

5.2. Z działem prawnym - w kwestiach prawnych związanych z przygotowaniem dokumentów.

5.3. Z obsługą gospodarczą firmy - na dostarczanie sprzętu biurowego, formularzy dokumentów, artykułów papierniczych itp.

5.4. Z działem rozwoju personalnego i organizacyjnego - w sprawie selekcji, zatrudniania, zwalniania i relokacji pracowników działu, a także szkolenia, szkolenia zaawansowane, rozwój systemu zachęt i kar.

5.5. Dzięki działowi IT w zakresie informatyki i zaawansowanych metod elektronicznego zarządzania dokumentami, wykorzystanie najnowszych metod w pracy sekretariatu (sprzęt biurowy itp.).

5.6. Z działem bezpieczeństwa - w kwestiach bezpieczeństwa informacyjnego i gospodarczego.

"Znam opis stanowiska":

Wiodący specjalista ds. zarządzania dokumentami działu administracyjnego firmy

Data: „__” __________ 20__ ________________