Jak napisać formalny list biznesowy. List biznesowy w języku angielskim. Nazwa i adres nadawcy

Zgodnie z GOST R 7.0.82013 „System standardów informacji, bibliotekarstwa i publikacji. Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje” adresatem jest atrybut dokumentu zawierającego informacje o odbiorcy dokumentu (klauzula 67).

Wymagany „Odbiorca” jest używany w pismach handlowych oraz wewnętrznych informacjach i dokumentach referencyjnych (raporty i notatki, oświadczenia itp.).

Wymagany „Adres” obejmuje:

• imię i nazwisko adresata (odbiorcy pisma);
• adres pocztowy lub numer telefonu-faksu, adres e-mail.

Odbiorcą listu może być:

• urzędnik / kilku urzędników;
• organizacja;
• podział strukturalny organizacji;
• grupa organizacji;
• indywidualny.

ADRESOR - OFICJALNY

Według GOST R 6.30-2003 inicjały są pisane przed nazwiskiem dowolnego urzędnika. Jeśli list zostanie wysłany szef agencji rządowej, wówczas na stanowisku znajduje się nazwa organizacji, pełna nazwa. są wskazane w celowniku, inicjały umieszcza się przed nazwiskiem:

Jeśli list jest zaadresowany lider organizacja komercyjna , wówczas pozycja zawiera nazwę organizacji wskazującą formę prawną (w pełnej lub skróconej formie), inicjały są pisane przed nazwiskiem:

Jeśli list jest zaadresowany zastępca szefa, tytuł stanowiska zawiera nazwę organizacji. Nazwisko wskazane jest w celowniku:

Jeśli odbiorcą dokumentu jest kierownik jednostki strukturalnej, to najpierw w mianowniku wskazuje się nazwę organizacji, następnie w celowniku nazwę stanowiska osoby wskazującej jednostkę strukturalną, na przykład:

Zgodnie z paragrafem 5.15 nowego GOST:

• przy adresowaniu listu urzędnik inicjały umieszcza się po nazwisku;
• przed nazwiskiem dopuszczalne jest użycie skrótu „Pan” (Pan), jeśli adresatem jest mężczyzna, lub „Pani” (Pani), jeśli adresatem jest kobieta:

ADRESOR - ORGANIZACJA

Jeżeli pismo jest adresowane do organizacji, w mianowniku podana jest jego nazwa (pełna lub skrócona):

Adresując pismo do organizacji, podaje się jego pełną lub skróconą nazwę, na przykład:

Adresowanie do organizacji stosuje się w przypadkach, gdy nadawca nie wie, kto jest szefem organizacji, jego nazwiska, inicjałów.

ADRESOR - JEDNOSTKA KONSTRUKCYJNA

Dokument można zaadresować do jednostki strukturalnej organizacji. Co do zasady ten sposób adresowania jest możliwy, jeżeli rozpatrzenie zagadnienia, któremu pismo jest poświęcone, należy do kompetencji jednostki strukturalnej.

Adresując dokument do podziału strukturalnego organizacji, atrybut „Adresate” wskazuje nazwę organizacji w mianowniku, poniżej - nazwę podziału strukturalnego w mianowniku, na przykład:

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic.

ADRESOR - INDYWIDUALNY

Rejestracja wymaganego „Adresu” przy prowadzeniu korespondencji z osoby fizyczne ma swoje własne cechy. W pierwszej kolejności podaje się nazwisko w celowniku, następnie inicjały, a następnie adres pocztowy:

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic.

ADRESOWANE - WIELE ORGANIZACJI
LUB JEDNOSTKI STRUKTURALNE

List biznesowy może mieć wielu adresatów. GOST R 6.30-2003 ustanawia metodę uogólnionego projektowania adresatów podczas wysyłania listów do kilku jednorodnych organizacji lub do kilku działów strukturalnych jednej organizacji. Istnieją dwie opcje dekorowania rekwizytów.

Opcja 1: określ kilku odbiorców w samym atrybucie „Adres”. Ta opcja projektowania jest używana, gdy pismo jest adresowane do organizacji lub urzędnika (jest to główny adresat) oraz w celach informacyjnych - do wielu innych organizacji lub urzędników.

Adresowanie odbywa się jak zwykle w prawym górnym rogu jako lista szczegółów „Adresu” dla każdego organu / organizacji lub jednostki strukturalnej organizacji.

W takim przypadku łączna liczba odbiorców nie powinna przekraczać czterech.

Wszyscy adresaci są sporządzani na samym dokumencie, słowo „Kopia” przed drugim, trzecim i czwartym adresatem nie jest wskazane.

Wszystkie drukowane kopie pisma w tym przypadku są podpisane jako oryginały. Każdy egzemplarz jest zapieczętowany w osobnej kopercie, na której wydawany jest adres pocztowy danej organizacji lub jednostki organizacyjnej.

Opcja 2: ogólne określenie adresata, jeśli wysyłamy dokument do grupy organizacji (szefów organizacji) tego samego typu lub w jednostki strukturalne(oddziały, przedstawicielstwa itp.) jednej organizacji:

Jeśli liczba adresatów w tym przypadku jest większa niż cztery, do wysłania listu tworzona jest dodatkowa lista (lista dyskusyjna), która wskazuje konkretnych adresatów i ich adresy. Jest to odnotowane w rekwizytach „Adres”:

Nie ma zatwierdzonego formularza listy mailingowej. Formę arkusza można ustalić w instrukcjach pracy biurowej organizacji. W rzeczywistości lista mailingowa to atrybut „Adres” przeniesiony do osobnego arkusza, co oznacza, że ​​jej zawartość musi odpowiadać temu atrybutowi. W atrybucie „Adres” znajdują się trzy bloki informacyjne: nazwa organizacji, stanowisko, inicjały i nazwisko. Na liście mailingowej listu odtwarzamy te same bloki informacyjne, ale umieszczamy je w linii, a nie po prawej stronie arkusza. Możesz także ułożyć dane w formie tabeli. Kolejność odbiorców może być dowolna, ale lepiej ułożyć alfabetycznie.

Informacja o numerze listu wychodzącego, data wpisuje się po jej rejestracji (przykład 1).

Wszystkie listy wysyłane do grupy odbiorców mają jeden numer rejestracji wychodzącej, numer przychodzący dla wszystkich listów będzie inny.

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic.

UMIESZCZENIE SZCZEGÓŁÓW „ADRESOWANYCH” NA FORMULARZU

Atrybut „Odbiorca” znajduje się w prawej górnej części dokumentu (na formularzu z kątowym ułożeniem detali) lub po prawej stronie pod szczegółami formularza (na formularzu z podłużnym układem detali). Lokalizacja wymaganego „Adresu” jest pokazana w Załączniku B do GOST R 6.30-2003:

• na formularzu z narożnym układem detali - Przykład 2;
• na formularzu z podłużnym układem detali - Przykład 3.

Co zmienia GOST R 7.0.97-2016? Nic. Wymagany „Odbiorca” pozostaje w tym samym miejscu.

PYTANIA TECHNICZNE

• Czy możliwe jest rozdzielenie elementów atrybutu „Adres” interwałami?

Atrybut „Adres” z reguły zajmuje kilka wierszy.

W punkcie 6.1 zalecenia metodologiczne w sprawie wdrożenia GOST R 6.30-2003 (zatwierdzonego przez Archiwa Federalne) mówi się, że szczegóły dokumentu z kilku wierszy są drukowane z jednym odstępem między wierszami. Elementy szczegółów „Odbiorca”, „Znak zatwierdzenia dokumentu”, „Załącznik”, „Znak zatwierdzenia dokumentu” są oddzielone od siebie odstępami 1,5-2 wierszy.

Podobna zasada jest zawarta w nowym GOST R 7.0.97-2016 w sekcji 3, który ustanawia Ogólne wymagania do produkcji dokumentów: „Szczegóły wielowierszowe drukowane są z odstępem jednej linii, części składowe detali są oddzielone dodatkowym odstępem”:

• Jak wyrównać atrybut „Destination”?

Atrybut wielowierszowy „Odbiorca” został zaprojektowany z wyrównaniem wzdłuż lewej granicy strefy zajmowanej przez atrybut lub wyśrodkowanym względem najdłuższej linii, na przykład:

Według Brytyjskiego Stowarzyszenia Marketingu Bezpośredniego każdy funt zainwestowany w e-mail marketing w 2015 roku wygenerował zwrot w wysokości 38 funtów. Chcesz osiągnąć te same rezultaty, ale nie wiem jak napisać list do klienta?Następnie użyj najlepszychpróbki listów do klientówktóre zebraliśmy dla Ciebie w tej recenzji.

Jak napisać list do klienta

Cały czas myślisz o klientach, ale to nie jest wzajemne. Aby przyciągnąć ich uwagę i wyprzedzić konkurencję, musisz regularnie o sobie przypominać. E-maile są do tego świetne. Według autorów bloga Pipedrive istnieje kilka sztuczek, które mogą działać na Twoją korzyść:

1. Cierpliwość i więcej cierpliwości. Stopniowo doprowadzaj potencjalnego nabywcę do transakcji, regularnie go wysyłając.
2. Uzgodnij strategię w wysyłaniu listów do klientów z działem marketingu, aby nie być zbyt nachalnym i nie zapychać skrzynki pocztowej klienta powtarzającymi się informacjami.
3. Korzystaj z systemu CRM. Uprości techniczną stronę komunikacji z klientami i przyspieszy pracę z pocztą.

System CRM to podręczny program, który pomaga prowadzić ewidencję klientów i transakcji, rejestruje wszystkie rozmowy, a także pomaga wygodnie organizować korespondencję z klientem. Przykładowo program integruje się z serwisem pocztowym (można podłączyć nieograniczoną liczbę skrzynek pocztowych) i umożliwia zapisywanie historii korespondencji bezpośrednio na karcie kontrahenta. Jeśli nowy klient napisał do Ciebie, możesz utworzyć kartę rozdania bezpośrednio z przychodzącego listu.

A teraz najciekawsza rzecz: aby wysłać list do klienta z CRM, nie trzeba nawet wpisywać tekstu. Z pomocą projektanta dokumentów możesz stworzyć zestaw listów na każdą okazję i wysłać je do klientów dwoma kliknięciami. SalesapCRM sam podmieni w liście imię i nazwisko oraz inne dane klienta. Chcesz poznać szczegóły? Następnie naciśnij .

Listy do klientów: przykłady i gotowe próbki

Przygotowaliśmy wybórlisty biznesowe do klientówktóre możesz pobrać jako próbkę. Wystarczy, że uzupełnisz dane.

1. Czy piszesz do potencjalnego klienta po raz pierwszy? Wyślij tę krótką wiadomość:

Temat listu: Być może jesteś naszym nowym klientem

Witam, [Nazwać].

My [krótka informacja o firmie].

Jeśli jesteś zainteresowany, jestem gotowy do omówienia możliwości współpracy. Daj nam znać, o której godzinie możesz zadzwonić.

[Podpis]

2. Opowiedz potencjalnemu klientowi o udanych doświadczeniach współpracy z konkurencją:

Temat listu: Bądź na bieżąco z konkurencją

Witam, [Nazwać].

Z powodzeniem współpracujemy [konkurencja X i Y] w [pole aktywności] już [Tak dużo czasu] i razem osiągnęli dobre wyniki. Szczegółowe informacje na ich temat znajdziesz tutaj [link do sprawy/przeglądu].

Będziemy szczęśliwi, jeśli do nas dołączysz.

[Podpis]

3. Jeśli otrzymałeś kontakty na imprezie biznesowej potencjalni klienci, Wyślij jelist z ofertątakipróbka:

Temat listu: Więcej o naszej firmie

Witam, [Nazwać].

Mam nadzieję, że Ci się też podobało [wydarzenie] i dziękujemy za zainteresowanie [Nazwa firmy].

Załączam bardziej szczegółowe informacje o naszej firmie. Chętnie omówię wszystkie Twoje pytania telefonicznie.

[Podpis]

Listy przypominające

4. Jakiś czas po wysłaniu pisma do klienta oferującego usługi lub Dodatkowe informacje przypomij sobie:

Temat listu: Chcesz coś przedyskutować?

Witam, [Nazwać].

Mam nadzieję, że miałeś okazję przeczytać mój poprzedni list i dowiedzieć się więcej [Dodatkowe informacje].

Masz pytania lub przemyślenia dotyczące mojej propozycji? Chętnie omówię je telefonicznie lub osobiście. Kiedy będziesz miał na to czas?

[Podpis]

5. Jeśli możesz pokazać skuteczność swojej propozycji w liczbach, podziel się nimi w listy do klientów firmy. Fakty lepiej przekonują.

Temat listu: Kilka faktów, o których możesz nie wiedzieć [Nazwa firmy]

Witam, [Nazwać].

Niedawno wysłałem Ci e-maila na temat [Nazwa firmy] i myślę, że moglibyśmy się przydać [Twoja firma].

Nasi klienci widzą wzrost [określ wskaźniki] kiedy używany [nazwa produktu i usługi]. Oferujemy również [opowiedz o promocjach] oraz [wymień inne świetne okazje].

Jeśli chcesz poznać szczegóły, daj nam znać, a negocjacje ustalimy telefonicznie lub na spotkaniu.

Czekam na odpowiedź.

[Podpis]

6. Zaoferuj klientom okres próbny lub bezpłatne próbki. Kupujący są bardziej skłonni do zawarcia transakcji, jeśli najpierw przetestują produkt.

Temat listu: Prezent dla Twojej firmy

Witam, [Nazwać].

Kilka dni temu wysłałem Ci informację o [nazwa produktu] a teraz proponuję spróbować w akcji.

Utworzyłem/dołączyłem kilka loginów gości/darmowych próbek/voucherów, które można wykorzystać do uzyskania dostępu/otrzymania [produkt lub usługa]. Podziel się nimi z kolegami. Ciekawe byłoby usłyszeć ich opinię.

Chętnie omówię wszystko bardziej szczegółowo telefonicznie lub osobiście. Jestem pewien, że naprawdę możemy ci służyć w [pole aktywności].

[Podpis]

7. Jeśli nie jesteś pewien, czy korespondujesz z pracownikiem upoważnionym do negocjacji, poproś go o pomoc w dotarciu do osoby podejmującej decyzję:

Temat listu: Mam nadzieję, że możesz skierować mnie do właściwej osoby

Witam, [Nazwać].

Kilka dni temu wysłałem Ci e-maila na temat [firma lub produkt] a teraz wątpię, że zwróciłem się pod adres.

Czy to Ty decydujesz w sprawie, która mnie interesuje? Jeśli nie, czy mógłbyś mi pomóc skontaktować się z odpowiednią osobą w Twojej firmie?

Czekam na Twoją odpowiedź.

8. Skorzystaj z tego tekstu listu do klienta, jeśli po spotkaniu z nim chcesz zapytać go o jego plany na przyszłość:

Temat listu: Twoje plany

Witam, [Nazwać].

Dziękuję za Twój czas. Teraz chciałbym wiedzieć, jak widzisz dalszą dyskusję na temat naszego problemu.

Jeśli nadal jesteś zainteresowany, poinformuj nas o swoich planach.

Czekam na Twoją odpowiedź.

[Podpis]

9. Po spotkaniu z klientem przypomnij mu o następujących krokach negocjacyjnych:

Temat listu: Plan działania na najbliższą przyszłość

Witam, [Nazwać].

Dziękuję za poświęcenie czasu - dzisiejsze spotkanie było bardzo owocne. Pokrótce przypomnę, jak będziemy postępować:

[Data]: Wyślę Ci [umowa/komplet dokumentów].

[Data]: Przekażesz mi uwagi i życzenia.

[Data]: Wprowadzimy wszystkie ostateczne zmiany i podpiszemy umowę.

Jeśli chcesz coś przedyskutować przed tą datą, daj mi znać.

10. Makijażtakilist do klientagdyby na spotkaniu chciał uzyskać dodatkowe informacje:

Temat listu: Informacje na temat Twojej prośby

Witam, [Nazwać].

Miło nam było spotkać się osobiście z przedstawicielami Państwa organizacji. Obiecałem wysłać Ci dodatkowe informacje na temat [pytanie]- znajdują się w załączonym pliku.

Gotowy odpowiedzieć na wszelkie pytania. Zadzwoń do mnie pod numer [numer] w dowolnym momencie lub napisz na ten adres.

[Podpis]

Jeśli klient się nie skontaktuje

11. Jeśli klient nie odebrał telefonu , użyj następującychpróbka pisania listu:

Temat listu: Nie można się z tobą skontaktować

Witam, [Nazwać].

Chciałem z tobą porozmawiać [pytanie] ale prawdopodobnie jesteś zajęty. Zadzwoń do mnie pod numer [numer] Lub daj mi znać, kiedy możesz do mnie zadzwonić.

[Podpis]

12. Nie dodzwoniłeś się do klienta i zostawiłeś mu wiadomość głosową? Uzupełnij go następującym listem:

Temat listu: Nie dzwoniłem

Witam, [Nazwać].

Zadzwoniłem do Ciebie niedawno, aby porozmawiać [pytanie].

[Podpis]

13. Jeśli klient nadal nie odpowiada na wszystkie kanały, może mieć wiele do zrobienia. Skorzystaj z tego szablonu — nawet bardzo zajęta osoba może znaleźć kilka sekund na odpowiedź:

Temat listu: Wymagana krótka odpowiedź

Witam, [Nazwać].

Niestety nie mogę się z tobą skontaktować. Uważam, że jesteś bardzo zajęty lub nie jesteś już zainteresowany naszymi usługami.

Proszę podać odpowiednią odpowiedź w swojej odpowiedzi:

1. Proszę, zostaw mnie w spokoju!
2. Jestem zbyt zajęty, napisz do mnie ponownie za miesiąc.
3. Sam się z Tobą skontaktuję.

[Podpis]

14. Jeśli chcesz dyskretnie o sobie przypomnieć, podziel się z klientem informacjami, które będą dla niego przydatne:

Temat listu: Pomocna informacja dla Twojego biznesu

15. Jeśli klient spóźnia się z płatnością, przypomnij mu o tym:

Temat listu: Opóźnienie płatności

Witam, [Nazwać].

[Data] wysłałem Ci fakturę e-mail. Płatność nie została jeszcze otrzymana, więc zapytaj, czy Twój Dział finansowy nasze konto? W razie potrzeby wyślę go ponownie. Oczekuję zapłaty od Ciebie w ciągu tygodnia.

Dzięki za pomoc.

[Podpis]

Te szablony pozwolą Ci zaoszczędzić czas na rzeczywistą komunikację z klientami. Aby osiągnąć większy efekt, zautomatyzuj tworzenie i dystrybucję szablonów poprzez . teraz - to nic nie kosztuje i zajmuje tylko kilka minut.

16kwiecień

Witam! W tym artykule porozmawiamy o listach biznesowych.

Dziś dowiesz się:

1. Dlaczego korespondencja biznesowa nie straciła na aktualności;
2. Czym są pisma biznesowe i jak są sporządzane;
3. Jak napisać list biznesowy.

Teraz za naszymi oknami nastał czas wysokich technologii i Internetu. Ale korespondencja biznesowa nie straciła na znaczeniu i aktualności, po prostu przeniosła się do innych mediów. Dlaczego ważne jest, aby móc komponować i formatować listy biznesowe, porozmawiajmy już dziś.

Dlaczego potrzebujesz korespondencji biznesowej

Przede wszystkim to okazja do wymiany opinii, sugestii i przemyśleń z pracownikami lub partnerami biznesowymi. Za pomocą korespondencji zgłaszają roszczenia, prośby, wyjaśniają nieporozumienia między firmami.

Korespondencja handlowa jest jedną z odmian urzędowych.

Różnice między listami biznesowymi a innymi

Główne różnice są następujące:

• Styl prezentacji;
• Słownictwo, które nie pozwala na żywe wyrażanie emocji;
• Wydawany jest na oficjalnym papierze firmowym firmy;
• Czcionka nie jest za mała, ale nie za duża, a jednocześnie taka sama w całym tekście;
• Rzadko zajmują więcej niż 1 stronę;
• Obecność ścisłego oficjalnego podporządkowania.

Rodzaje listów biznesowych

Wszystkie pisma biznesowe można warunkowo podzielić na kilka grup. Przyjrzymy się każdemu bardziej szczegółowo i podamy krótki opis.

Listy, na które nie trzeba odpowiadać.

• Poręczenie;
• Towarzyszący;
• informacyjne;
• List ostrzegawczy;
• List upominający.

Listy wymagające odpowiedzi.

• Odwołanie;
• Oferta;
• Wniosek;
• Wymóg;
• Petycja.

listy niekomercyjne.

• List zaproszeniowy;
• Listy kondolencyjne;
• Listy z podziękowaniami;
• Listy informujące o czymś;
• Listy zawierające rekomendacje;
• listy gwarancyjne;
• Pisma potwierdzające odbiór towaru, wykonanie usługi itp.;
• Listy gratulacyjne z różnych okazji;
• Pismo z prośbą;
• Listy instruktażowe;
• Listy motywacyjne.

Listy handlowe.

Zwykle stosuje się je przed zawarciem umowy, a także w trakcie obowiązywania umowy.

Obejmują one:

• Listy z odpowiedziami na zapytania;
• bezpośredni wniosek;
• - pismo, w którym proponuje się zawarcie umowy lub zawarcie umowy;
• Prawo;
• Przypomnienie;
• Pismo zawierające ostrzeżenie o rozwiązaniu umowy lub konieczności wypełnienia zobowiązań itp.

Jeśli mówimy o klasyfikacji według struktury, istnieją 2 rodzaje listów biznesowych:

• Zawierające tekst autora i napisane w dowolnej formie;
• Opracowane według ścisłego wzoru.

Przez adresatów.

• Okólnik - list wysyłany do kilku odbiorców;
• Normalny - wysyłany do jednego adresata w imieniu jednej osoby;
• Zbiorowe - wysyłane do jednego adresata, ale od kilku osób.

Listy są również podzielone ze względu na formę, w jakiej zostały wysłane:

• Wysłane jako wiadomość faksowa;
• wysłane e-mailem;
• Te wysłane w zwykłych kopertach.

Istnieją rodzaje listów, które ze względów etycznych powinny być pisane odręcznie, a nie na maszynie. Dotyczy to kondolencji i gratulacji.

Tajemnice prawidłowego projektowania

Tekst listu podzielony jest na część wstępną, główną i końcową. Są ze sobą logicznie powiązane. Część wprowadzająca zawiera okoliczności, które doprowadziły do ​​powstania listu, a część główna to sama treść. W końcowej części podsumowuje się wyniki, które wyrażają prośbę, odmowę i tak dalej.

Ogólnie rzecz biorąc, korespondencję biznesową z całą odpowiedzialnością można nazwać sztuką, ponieważ trzeba nauczyć się ją prawidłowo prowadzić, zgodnie z wszelkimi wymogami. Przecież najczęściej myślimy tylko o tym, że informacje są przedstawione klarownie, ale zapominamy, że list można uznać za twarz firmy.

Stylistyka.

Każdy list utrzymany jest w ściśle biznesowej stylistyce, używane są środki mowy typowe dla dokumentów urzędowych.

Wymagania dotyczące prezentacji informacji.

Wszystkie informacje zawarte w liście są w następujący sposób:

• adresowane, przeznaczone dla konkretnej osoby;
• Na dzień pisania, wszystkie informacje muszą być aktualne;
• Niezawodnie;
• Bezstronnie;
• Argumentował;
• Na ile to możliwe, żeby na tej podstawie można było podjąć decyzję.

Formularz.

Przede wszystkim list jest sporządzany na papierze firmowym, który jest firmowany dla firmy.

• Do pisania listu biznesowego używane są arkusze A4;
• Lewy margines formularza musi mieć co najmniej 3 cm, ponieważ po pewnym czasie zostaną przesłane do segregatora;
• Wskazana jest nazwa firmy, jej adres prawny i faktyczny, adres e-mail;
• Lepiej użyć standardowej czcionki Times New Roman, rozmiar 12. Jest najbardziej optymalna i jest dobrze odbierana podczas czytania;
• Dozwolone jest wydawanie listów biznesowych bez użycia papieru firmowego, wtedy w końcu trzeba podać informacje z formularza.

Jeżeli pismo dotyczy większych transakcji związanych z finansami lub informacji poufnych o innym charakterze, nie zaleca się przesyłania takich pism faksem lub w formie elektronicznej. Lepiej w staromodny sposób, w zwykłej papierowej kopercie.

Numeracja.

Jeśli list składa się z kilku stron, są one ponumerowane, zaczynając od drugiej. Liczby umieszczane są na górze pośrodku cyframi arabskimi. Nie umieszczaj żadnych kropek obok numeru.

Podział na części.

Oznacza to podzielenie listu na akapity. Tekst nie powinien płynąć ciągłym strumieniem, więc po prostu nie zostanie odebrany. Dzieląc się na akapity, możesz zobaczyć, gdzie kończy się jedna myśl, a zaczyna kolejna.

Dostępność poprawek.

Poprawki i literówki, a także skreślenia są niepożądane. List musi być poprawnie skomponowany, a tekst drukowany w odstępach 1,5 - 2.

Wykorzystane szczegóły.

Wskażemy tylko te główne, ponieważ już krótko o nich mówiliśmy nieco wcześniej:

• Jeśli przedsiębiorstwo jest państwowe, używany jest herb Federacji Rosyjskiej. Znajduje się w środku oficjalnego formularza;
• Pełna nazwa firmy;
• Numery faksów i telefonów;
• Numer konta bankowego;
• Adresat – ponadto w mianowniku używa się nazwy firmy adresata, celownikiem należy wskazać stanowisko i nazwisko odbiorcy;
• Jeżeli adresat posiada stopień naukowy lub tytuł naukowy, należy to zaznaczyć przed nazwiskiem osoby;
• Wszelkie rekwizyty pisane są w nowej linii iz dużą literą.

List biznesowy po spotkaniu

Odbyłeś spotkanie biznesowe, na które była pewna perspektywa. Jak odzwierciedlić to w liście, omówimy dalej.

1. Przede wszystkim na początku listu podaj datę i godzinę Twojej komunikacji z potencjalnym partnerem, nawet jeśli od spotkania minęło kilka dni.
2. Unikaj błędów lub zbyt skomplikowanych fraz: postaraj się, aby list był krótki i zrozumiały, ale w taki sposób, aby odbiorca miał ochotę go przeczytać.
3. Wspomnij, o czym była rozmowa. Na przykład: " Rozmawialiśmy, ile kosztowałby wazon w stylu weneckim”.
4. Upewnij się, że odbiorca listu wyraża swój stosunek do tematu spotkania.
5. Określ godzinę, w której możesz komunikować się telefonicznie lub spotkać osobiście.
6. Powiedz odbiorcy, że czekasz na współpracę z nim:” Mam nadzieję na dalsze relacje biznesowe z Tobą«.
7. Zakończ list następującą lub podobną frazą: Z Wszystkiego najlepszego Tobie...».

E-mailowe listy biznesowe

Nie można zignorować wymagań dotyczących ich projektowania, ponieważ obecnie coraz więcej pism wydawanych jest w formie elektronicznej niż papierowej. W końcu to XXI wiek.

Przygotowanie e-maila biznesowego nie jest trudne, wymagania dotyczące rejestracji są identyczne jak w przypadku tradycyjnych listów. Jedyną rzeczą jest to, że taki list zawsze powinien mieć tytuł (lub wiersz tematu), aby po prostu nie zagubił się w przepływie dokumentacji.

Ponadto po otrzymaniu odpowiedzi na taki list lepiej nie zmieniać tematu listu, dzięki czemu szybko zrozumiesz, o co chodzi, jeśli otrzymujesz dużo e-maili.

Nie powinieneś też używać najnowocześniejszego oprogramowania podczas tworzenia załączników do takich listów, dalekie jest od faktu, że twój adresat ma takie samo. Jeśli go tam nie ma, list po prostu się nie otworzy.

Nie używaj emotikonów podczas pisania biznesowej wiadomości e-mail. Technologia jest świetna, ale podczas pisania używaj języka biznesowego.

Jaki jest termin odpowiedzi na pismo?

Jeżeli pismo należy do kategorii wymagającej odpowiedzi, to kiedy odpowiedzieć, zależy od informacji zawartych w piśmie:

• Jeśli otrzymasz żądanie, w ciągu najbliższych trzech dni od daty otrzymania, potwierdź, że zostało ono otrzymane. A ostateczną odpowiedź można udzielić w ciągu miesiąca;
• Jeśli mówimy o kondolencjach, można je przesłać w ciągu dziesięciu dni od smutnego wydarzenia;
• Dopuszczalne jest przesłanie gratulacji w ciągu 8 dni od momentu, w którym dowiedziałeś się o uroczystym terminie;
• Jeśli mówimy o ogólnych zasadach dobrych obyczajów, to lepiej odpowiedzieć na listy w ciągu siedmiu dni.

Jak napisać list biznesowy: prostym językiem o złożonym

Rozróżnij list biznesowy i korespondencję osobistą. O tym, czym są te różnice, rozmawialiśmy już dziś nie raz, nie powinniśmy o nich zapominać. Przyjrzyjmy się teraz pisaniu listu etapami.

Scena 1. Określ adresata.

W prawym górnym rogu formularza wpisujemy nazwisko, inicjały i stanowisko osoby, do której adresujemy list. Jeżeli adresatem jest organizacja, należy podać jej adres prawny.

Etap 2. Odwołanie.

Umieszczamy go na środku formularza. Przeprowadza się ją z szacunkiem, bez skrótów i plam.

Przykład: Drogi (imię, patronimik)! Również adres do adresata może być wykonany ze wskazaniem jego stanowiska. Ale kiedy zwracasz się do osoby po imieniu, zmniejsza to stres psychiczny, wskazuje, że relacja biznesowa jest stabilna i ugruntowana.

Etap 3. Oświadczenie o celu.

Wyjaśnij cel listu, jego istotę i główne idee. Ta część jest najważniejsza. Napisz, co chcesz powiedzieć, jaki jest powód odwołania. Ale nie zapomnij o oficjalnym i neutralnym stylu.

Etap 4. Przedstawianie sugestii, rekomendacji.

Prawie każdy list biznesowy sugeruje, że adresat na nie odpowie. Nie wymagają tego głównie pisma o charakterze informacyjnym. Dlatego nie tylko opisz problem, ale także zasugeruj, jak można go rozwiązać.

Jeśli złożysz skargę, poproś o podjęcie pewnych środków, ale jeśli proponujesz współpracę, powiedz nam, jakie są dostępne opcje.

Mówiąc najprościej, ten, kto otrzymuje list, musi zobaczyć, że nie tylko czegoś od niego chce, ale także zrozumieć, jak można to zrobić.

Jak zakończyć list biznesowy

List biznesowy musi być napisany perfekcyjnie. Nieprzestrzeganie zasad pisowni może negatywnie wpłynąć na reputację firmy jako całości. Dlatego proponujemy teraz bardziej szczegółowo zastanowić się nad projektem ostatniej części listu biznesowego.

Na końcu listu podsumuj wszystko, co zostało powiedziane wcześniej. Ale nie warto rozciągać wniosków na 10 zdań, wszak w listach biznesowych ceniona jest zwięzłość i zwięzłość. Lepiej ograniczyć się do prostych fraz.

Jako podstawę zakończenia postawimy 2 wskaźniki: powinno być tak grzeczne i poprawne, jak to tylko możliwe. Istnieją różne opcje jego budowy.

Oto kilka przykładów:

• Dziękuję za uwagę lub pomoc: Dziękuję Ci! (Pozwólcie, że dziękuję…);
• Wyraź swoje nadzieje na przyszłość: Mamy nadzieję na obopólnie korzystną współpracę (Mamy nadzieję otrzymać odpowiedź w niedalekiej przyszłości...);
• Możesz zbudować frazę z zapewnieniem adresata czegoś: Chętnie nawiążemy z Państwem współpracę;
• Złóż wniosek: Proszę zgłosić wyniki;
• Przepraszamy za niedogodności: Przepraszamy za niespodziewane opóźnienie w opłaceniu materiału.

Jak pożegnać się z adresatem.

Pomimo tego, że korespondencja jest oficjalna, można się pożegnać na różne sposoby.

Oto kilka opcji:

• Z szacunkiem dla Ciebie…;
• Życzę powodzenia...;
• Wszystkiego najlepszego…

Złożyliśmy podpis poprawnie.

Podpisując list, podaj swoje stanowisko, imię i nazwisko. Jeśli wątpisz w trafność wyrażenia takiego jak: „ Z poważaniem" - po prostu go nie używaj.

W podpisie możesz wskazać swoje kontakty, dodatkowy numer telefonu lub adres e-mail, dzięki czemu pokażesz odbiorcy, że jesteś gotowy do komunikacji i współpracy z nim.

W dalszej części naszego artykułu chciałbym porozmawiać o listach biznesowych na język angielski.

Listy biznesowe w języku angielskim

Nie ma uregulowanej formy sporządzania takich pism. Wszystko będzie zależało od tego, jaki jest cel listu i kim jest odbiorca. Oto kilka krótkich wskazówek dotyczących kompilacji.

Data pisania.

Jeśli piszemy w USA, to we wskazaniu daty wstawiamy najpierw miesiąc, potem dzień, a dopiero potem rok. Jeśli do Wielkiej Brytanii - data jest podawana jak w Federacji Rosyjskiej. Jednocześnie napisz miesiąc literami, unikaj zamieszania.

Dane odbiorcy.

• Jeśli piszesz do mężczyzny, skontaktuj się z: Pan (wstawić nazwisko);
• Jeśli kobieta, która jest mężatką: Pani (wstawić nazwisko);
• Dla pani niezamężnej: Pani (wstawić nazwisko);
• Jeśli nie znasz statusu pani: Pani (wstawić nazwisko).

Wskazanie adresu.

Kolejność jest odwrotna do przyjętej w Federacji Rosyjskiej: biuro, numer domu, nazwa ulicy, kod pocztowy, nazwa stanu (jeśli piszemy w USA), nazwa powiatu i nazwa kraju (jeśli piszemy w UK).

Jak skontaktować się z odbiorcą.

Połączenia standardowe:

• Szanowna Pani;
• Szanowny Panie;
• Szanowny Panie, Szanowna Pani;
• Droga Pani;
• Drogi.

Po odwołaniu wstawiamy przecinek (jeśli piszemy do Wielkiej Brytanii) lub dwukropek (jeśli piszemy w USA). Wykrzyknik nie jest akceptowany.

Podmiot.

Pamiętaj, aby wskazać temat listu, a także w Federacji Rosyjskiej.

Tekst główny.

Podziel go na akapity. Lub napisz każde zdanie w nowej linii.

Jak się pożegnać

Na przykład tak: Dziękując Ci za pomoc, pozostajemy z Tobą szczerze"- Dziękuję, oddany Tobie... chociaż może to być mniej formalne.

Formatowanie podpisu.

Pod akapitem z pożegnaniem składamy podpis, wskazujemy nasze nazwisko i imię, nazwę firmy i stanowisko.

Projektowanie aplikacji.

Jeśli załączasz jakiekolwiek dokumenty, zaznacz to na końcu listu: " Zał." i wyświetlaj aplikacje.

Co wykorzystać.

• Nazwiska i inicjały;
• Nazwy firm;
• Nazwy miast, stanów itd.;
• Wszelkie słowa wskazujące na zajmowane stanowisko;
• Pierwsze słowa pożegnania;
• Uwagi wstępne.

Zanim zakończymy rozmowę, przekażemy próbki listów biznesowych w języku rosyjskim i angielskim.

Przykładowe listy biznesowe w języku rosyjskim i angielskim

Wniosek

Podsumowując, chciałbym powiedzieć, że list biznesowy to narzędzie komunikacji w każdej dziedzinie działalności. Poprawnie napisana z pewnością pozytywnie zaprezentuje Twoją firmę.

Z drugiej strony list napisany niechlujnie, z błędami, jest w stanie najbardziej zniszczyć obiecujący biznes. Pisz litery poprawnie, a my staraliśmy się podpowiedzieć Ci, jak to zrobić.

Listy biznesowe są kompilowane podczas komunikacji z partnerami przy niemal każdej okazji. Gotowe przykłady i zasady sporządzania takich dokumentów można znaleźć w artykule.

List biznesowy można zdefiniować jako dokument wysyłany w imieniu całej firmy do innej firmy, indywidualnego przedsiębiorcy lub osoby fizycznej (np. inwestora). W rzeczywistości wszelka korespondencja firmy to listy biznesowe. Ich przeznaczenie jest bardzo różne:

1. o współpracy.
2. współpraca, negocjacje.
3. Przypomnienie o konieczności wypełnienia zobowiązań wynikających z umowy.
4. Wyjaśnienie swojego stanowiska, odpowiedź na przesłany list i wiele innych.

Dokument jest zwykle sporządzany na papierze firmowym firmy, dopuszcza się przesłanie go pocztą tradycyjną lub e-mailem. Jeśli jednak partner jest szczególnie ważny, najlepiej wydrukować go na wysokiej jakości, grubym papierze i przekazać osobiście lub kurierem. Pismo w swojej strukturze przypomina typowy dokument biznesowy - w ten sposób możesz go schematycznie przedstawić.

Na co zwracać uwagę podczas kompilacji

Nie ma konkretnych reguł i wzorów takich liter, dlatego ich struktura, objętość i projekt w dużej mierze zależą od konkretnego przypadku. Na przykład powiadomienie będzie dość zwięzłe (3-4 akapity), a rekomendacja pracownika lub propozycja biznesowa może zająć więcej niż jedną stronę.

Istnieje jednak kilka ogólnych zasad, na które należy zwrócić uwagę podczas kompilacji papieru:

1. Sam dokument nie ma mocy prawnej, jest jednak sporządzony zgodnie ze wszystkimi zasadami rejestracji. Jego struktura, styl prezentacji musi być zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami nowoczesnego zarządzania dokumentami.
2. Propozycje są budowane logicznie, w jasnej kolejności. Nie ma tu ozdobnych, skomplikowanych, emocjonalnych, a tym bardziej potocznych zwrotów. Ton jest neutralny.
3. Prezentacja prowadzona jest zawsze tylko od 1 osoby - albo w liczbie pojedynczej, jeśli tekst pisany jest bezpośrednio z głowy, albo w liczbie mnogiej, jeśli jest kompilowana w imieniu całej firmy.
4. Mówi się o konkretnym celu kompilacji i oczekiwanych działaniach adresata (wyślij odpowiedź, rozważ kandydaturę pracownika, zgódź się na negocjacje, wyślij dokument itp.).
5. Artykuł odzwierciedla nie indywidualne interesy szefa lub innych pracowników, ale cele firmy jako zespołu. Jeśli potrzebujesz nawiązać osobisty kontakt, warto zrobić to inaczej i nie pozycjonować się jako przedstawiciel firmy.

TOP 5 błędów ortograficznych

Błędy można podzielić na 2 duże grupy – jedne związane są z pisaniem jak z tekstem (naruszenie logiki, słownictwa i innych norm językowych), inne – z naruszeniem właściwej etykiety biznesowej:

1. Błędy ortograficzne, interpunkcyjne są niedopuszczalne - treść listu należy zawsze sprawdzić co najmniej 1-2 razy przed wysłaniem.
2. Naruszenie biznesowego stylu prezentacji, obecność zwrotów emocjonalnych, nadmierna grzeczność lub odwrotnie, surowość.
3. Ton negatywny – nawet groźby muszą być pisane bez zbędnych słów – na przykład: „Zastrzegamy sobie prawo do wystąpienia do sądu w ciągu 30 dni od daty otrzymania tego pisma”.
4. Zbyt duża lub odwrotnie zbyt mała objętość. Zazwyczaj cały tekst mieści się na 1-2 stronach. Nie oznacza to jednak, że nie musisz przynosić partnerowi wszystkich ważnych informacji. Dane wolumetryczne, wykresy, formularze dokumentów można przenieść do aplikacji.
5. Pozbawienie rozmówcy prawa wyboru. Na przykład nie należy pisać: „Proszę o rozważenie i zatwierdzenie ostatecznej wersji umowy”.

Typowe frazy wzorcowe

Używanie w tekście standardowych zwrotów charakterystycznych dla mowy biznesowej jest zjawiskiem całkowicie normalnym, a nawet pożądanym. Poniżej znajduje się lista najpopularniejszych frazesów używanych w różnych sytuacjach.

sytuacja	wyrażenie
ogłoszenie	Poinformuj/Zwróć uwagę/Poinformuj/Powiadom
wyjaśnienie powodu	Na podstawie /Zgodnie z /W związku z/W celach /Z powodu /Na poparcie /W wykonaniu
wniosek	Proszę podejmij działanie / Proszę poinformuj, skieruj, zrób, potwierdź...
potwierdzenie	Potwierdź / Zapewnij / Zaakceptuj swoje warunki / Nie sprzeciwiaj się ...
oferta	Poleć / Oferta / Zaproś / Zapytaj
	Gwarantujemy
odmowa	Jesteśmy zmuszeni do odmowy z jakiegoś powodu / Odrzucamy Twoją ofertę z powodu ...
wniosek	Serdecznie prosimy / Liczymy na współpracę, zrozumienie, pomoc / Prosimy o wybaczenie, skierowanie, zrobienie...

Próbki 2019

Oto kilka gotowych przykładów listów, na których możesz się skupić podczas kompilowania swojej wersji.

Żądanie danych

Wniosek

Oferta handlowa

Poręczenie

Prawo

Wdzięczność

Przeprosiny

List biznesowy jest Twoim oficjalnym przedstawicielem. Oprócz treści bardzo ważne jest odpowiednie sformatowanie listu biznesowego, jak wiadomo „spotkaj się w ubraniach”. Rozważ procedurę pisania listu biznesowego.

Formularz

List biznesowy musi znajdować się na oficjalnym papierze firmowym organizacji. Nagłówki formularza powinny zawierać następujące informacje:

• nazwa organizacji;
• adres fizyczny organizacji;
• telefon i faks;
• strona internetowa i e-mail.

W formularzu można również odzwierciedlić szczegóły organizacji i jej logo.

Obecność wszystkich tych informacji pozwala adresatowi na szybkie odnalezienie nadawcy i wysłanie listu zwrotnego na właściwy adres.

pola

List biznesowy musi mieć marginesy: po lewej - około trzech centymetrów, po prawej - około półtora. Radzimy korzystać ze standardowych form programu Microsoft Word. Pola te są niezbędne dla ewentualnych notatek, które zrobi adresat, a także dla złożenia pisma w teczce archiwum.

Numer rejestracyjny

Numer rejestracyjny listu, który zawiera datę podpisania listu przez kierownika, jest niezbędny dla Twojej wygody. Na przykład zdecydowałeś się wysłać list do innej organizacji i nie przypisałeś mu daty ani numeru. A jeśli ta firma otrzymuje kilka tysięcy listów dziennie, jak prześledzisz losy swojej wiadomości? Zwykle szukaj według daty i numeru. Dotyczy to szczególnie instytucje publiczne. List z odpowiedzią, oprócz własnego numeru wychodzącego, musi również zawierać informację o numerze listu przychodzącego, na który jest odpowiedzią. Numer rejestracyjny znajduje się w lewym górnym rogu listu. Oczywiście w każdej organizacji listy przychodzące i wychodzące muszą być dokładnie rejestrowane.

Przykład:

Nr ref. nr 546 z dnia 28.07.2008 na wejściu. nr 321 z dnia 25.07.2008 r.

Nagłówek listu

Nagłówek pisma, w którym znajduje się odwołanie do adresata, umieszczony jest tuż pod numerem rejestracyjnym i zwykle jest sporządzony w następujący sposób: stanowisko i imię i nazwisko adresata wpisuje się w prawym górnym rogu pisma. Odwołanie bezpośrednie jest napisane w środku pisma i kończy się wykrzyknikiem. Nagłówek może być pogrubiony.

Przykład:

do CEO
Świt LLC
Miłosławski P.N.

Drogi Pawle Nikołajewiczu!

Czcionka

Czcionka listu w zasadniczy sposób wpływa na jego percepcję przez adresata. Czcionka nie powinna być za mała ani za duża. Jednocześnie powinno być takie samo w całym liście. Standardową praktyką jest używanie 12-punktowej czcionki Times New Roman z pojedynczym odstępem między wierszami. Ale jeśli wiesz, że odbiorca ma słaby wzrok, uważaj - zwiększ czcionkę litery.

Do wyboru czcionki listów osobistych korespondencja biznesowa(zaproszenia, gratulacje, kondolencje itp.) mogą być bardziej kreatywne.

Numeracja arkuszy

Numeracja arkuszy jest szczególnie ważna w przypadku listów większych niż 2 strony, a zwłaszcza tych zawierających załączniki. Podczas numerowania arkuszy w edytorze tekstu Microsoft Word zalecamy korzystanie z opcji „Nagłówki i stopki” – „Wstaw autotekst” – „Str. Nie wszystko." Pozwoli to adresatowi poprawnie oszacować całkowitą objętość listu i nie pomylić kolejności jego stron.

Numeracja znajduje się w prawym dolnym rogu arkusza.

Informacje o artyście

Informacje o kontrahencie muszą być zawarte we wszystkich pismach biznesowych podpisanych przez kierowników najwyższego szczebla firmy i kierowników działów. Pozwoli to adresatowi na szybkie znalezienie konkretnego specjalisty odpowiedzialnego za rozwiązanie problemu w firmie wysyłającej.

Informacja o wykonawcy powinna zawierać jego pełne imię i nazwisko (najlepiej w całości, w przeciwnym razie kontrahentowi trudno będzie rozpocząć rozmowę telefoniczną, która może być wymagana do uzyskania dodatkowych informacji) oraz numer telefonu kontaktowego – służbowy lub komórkowy. Pożądane jest również podanie adresu e-mail.

Informacja o wykonawcy znajduje się na samym końcu listu po podpisie. Wielkość jego czcionki powinna być o jedną lub dwie jednostki mniejsza niż czcionka tekstu podstawowego listu.

Aplikacje

Jeśli pismo zawiera załączniki, są one sporządzane na osobnych arkuszach. W takim przypadku numeracja arkuszy może być wspólna dla całego dokumentu lub odrębna dla pisma głównego i każdego wniosku. Informacje o załącznikach powinny być zawarte w treści pisma głównego przed podpisem.

Przykład:

Do niniejszego pisma dołączone są 2 dokumenty na 3 arkuszach:
1. zaświadczenie o odbiorze pracy wykonanej w dwóch egzemplarzach;
2. faktury.

Z poważaniem, Główny księgowy fabryka mebli „Bolszewiczka” Wasiljewa N.K.