Zlecone usługi księgowe. Przeniesienie księgowości na outsourcing: na co zwrócić uwagę Czym jest outsourcing usług księgowych i kiedy może być potrzebny
Coraz popularniejsze staje się nie tylko zlecanie prostych prac kurierskich czy logistycznych wyspecjalizowanym firmom, ale także przyciąganie superfachowców, np. do usług księgowych. Wiele firm decyduje się na outsourcing tego procesu, ponieważ jest on często tańszy niż prowadzenie własnych księgowych. Nie musisz martwić się o zakwaterowanie pracowników, wyposażenie ich miejsc pracy, możesz też zaoszczędzić na podatkach od wynagrodzeń. Jednocześnie nie cierpi na tym jakość pracy, agencje twierdzą wręcz, że kwalifikacje ich pracowników przewyższają poziom wyszkolenia specjalistów, na który mogą sobie pozwolić małe firmy. W każdym przypadku firma księgowa zobowiązuje się do pełnego zrekompensowania klientowi strat związanych z dochodzeniem sankcji (grzywien, kar) przez organy państwowe, których przyczyną było nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z zawartej umowy. Ale to, czy księgowy firmy, który nałożył grzywnę, zostanie ukarany, zależy od decyzji wyższego kierownictwa.
Koszt usług księgowych
Standardowy zestaw usług księgowych świadczonych przez agencje obejmuje ustanowienie księgowości lub jej przywrócenie, księgowość, księgowość spersonalizowaną (system ewidencjonowania informacji o ubezpieczeniach i kapitałowych częściach emerytur), księgowość kadrową i płacową. Jednocześnie stawki za usługi uzależnione są od liczby niezbędnych operacji biznesowych. Koszt usług zależy również od schematu podatkowego, stopnia automatyzacji księgowości, liczby pracowników firmy, obecności oddziałów oraz rodzaju działalności. Na przykład koszt zerowej sprawozdawczości dla różnych firm waha się od 1,5 tys. do 3 tys. na kwartał. Dlatego przed zawarciem umowy o świadczenie usług księgowych należy dokładnie obliczyć realną korzyść z przeniesienia funkcji księgowych na outsourcing. Ponieważ mała firma, która zatrudnia kilkanaście osób zajmujących się jednym rodzajem działalności, radzi sobie z samodzielną księgowością, którą łatwo prowadzić za pomocą specjalnych programów.
Wybór firmy usługowej
Przy wyborze firmy do usług księgowych jednym z głównych kryteriów oceny powinna być rzetelność. Nierzetelna firma może przynieść wiele problemów, od błędu w dokumentach czy niedotrzymania terminów określonych w umowie o świadczenie usług księgowych, aż po ujawnienie informacji poufnych. Dlatego przed skontaktowaniem się z nimi należy upewnić się, że firmie można zaufać. Parametr ten można ocenić na podstawie rekomendacji klientów, przynależności firmy do środowisk zawodowych (takich jak np. Izba Doradców Podatkowych) oraz dostępności certyfikatów. Rzetelność firmy można oceniać także po jej wieku: wysoka jakość usług zapewnia długowieczność firmy. Sfera zaczęła się rozwijać na początku XXI wieku, wtedy powstało wiele firm, które obecnie uważane są za liderów w swojej działalności.
Umowa na usługi księgowe
Cenniki mogą również wiele powiedzieć o firmie księgowej. Czasami pozornie droższa oferta zawiera już ważne usługi, które firmy z niższymi taryfami świadczą za dodatkową opłatą. Na przykład w niektórych firmach takie „drobiazgi” płaci się osobno, jak np. przedstawienie klientowi dokumentacji przez kuriera lub reprezentację księgowego. Dlatego zawierając umowę na usługi księgowe z biurem, które będzie znało wszystkie tajniki finansowe firmy, warto dokładnie przestudiować wszystkie warunki zawarcia transakcji, aby widoczne oszczędności nie doprowadziły do ruiny.
Dlaczego zamiast kupować własną ciężarówkę, zatrudniając kierowcę, spedytora, programistę, bez cienia wątpliwości i bez wahania zawieramy umowy z wyspecjalizowanymi firmami transportowymi, logistycznymi i IT? Czy to przeniesienie części funkcji naszej firmy na outsourcing?!Svetlana MEZHAKOVA, ACCA, zastępca CEO
I ten gatunek Outsourcing był praktykowany w naszym kraju od czasów socjalizmu. Dopiero sama nazwa „outsourcing” dotarła do nas stosunkowo niedawno z „postępowego Zachodu”.
Dlaczego jednocześnie kategorycznie mówimy „nie” outsourcingowi księgowości? Próbowaliśmy znaleźć odpowiedź na to pytanie w procesie komunikowania się z właścicielami i menedżerami małych i dużych firm w naszej ogromnej sile biznesowej. W rezultacie powstała lista Strachów, które nas nawiedzają, Niebezpieczeństw, które czyhają na nas przy najmniejszej wzmiance lub gdy pojawiają się myśli o tak strasznym zjawisku współczesnego biznesu, jak „outsourcing księgowy”.
Jak wiesz, strach nie powstaje bez powodu, a jeśli wyeliminujesz ten powód, może strach zniknie. Spróbujmy …
Na początek proponujemy cofnąć się 15-25 lat temu. Uważamy, że wszyscy pamiętają istniejący wówczas system mieszkalnictwa miejskiego i usług komunalnych (HCS). System był rozległą siecią REU (jeśli ktoś zapomniał, to jest to punkt napraw i konserwacji, vel ZhEK, vel ZhEU itp.) kierowany przez główny wydział mieszkalnictwa i usług komunalnych miasta. Każdy REU miał własną służbę księgową. Jednak już wtedy część funkcji działów księgowych PRUE została zlecona na zewnątrz. Tak, tak, to na outsourcing, tylko pod inną nazwą. Chodzi o obliczenia. wynagrodzenie. W systemie mieszkaniowym i usług komunalnych istniało Centrum Informatyczne, w którym księgowi REU przekazywali podstawowe dokumenty (arkusze sprawozdawcze, rozkazy, zwolnienia lekarskie itp., ogólnie wszystko, co jest niezbędne, aby pracownik otrzymał „swoje uczciwie zarobione pieniądze”), a centrum obliczeniowe, po pomyślnym przetworzeniu na swoich komputerach, zwrócił księgowym gotowe odcinki wypłat, wyciągi i kody. Zauważ, że istnieje wiele przykładów takich jak ten powyżej. Ale nie możesz nas oszukać...
Wiemy, że w tamtych czasach pensja większości obywateli była obliczana na podstawie jednolitej państwowej skali płac (nie będziemy zagłębiać się w współczynniki regionalne, północne itp.). Dlatego nawet nie chcąc tego, mogliśmy bardzo szybko „policzyć cudze pieniądze”, czyli dowiedzieć się, ile otrzymuje nasz kolega, poza tym przy otrzymywaniu pensji wszyscy podpisywali się na tym samym arkuszu. W tamtych czasach nie było mowy o jakiejkolwiek poufności. Dlatego oddali na bok funkcję osadniczą.
Teraz to zupełnie inna sprawa... Nasze zarobki to wielka tajemnica dla reszty!!!
Tutaj jest Strach #1"outsourcing księgowości" - " Oni (Firmy Rachunkowe) na pewno,opowie wszystkim o dochodach naszych pracowników”.
Wiemy o tym absolutnie dokładnie i charakterystycznie z góry. Jednocześnie nawet nie przychodzi nam do głowy, że inspektor Służby Podatkowej (lub Funduszu Emerytalnego), któremu corocznie składamy raporty o naszych dochodach osobistych oraz o dochodach naszych pracowników, jest już właścicielem „ informacji tajnych” i może je wykorzystać w dowolnym celu. Nie martwi nas to, że księgowa pracująca w naszej firmie, „z przyjaźni”, „na złość” czy „musimy o czymś porozmawiać”, może powiedzieć komuś zarówno w firmie, jak i za nią o dochodach kolegi. Wierzymy, że nasz księgowy jest wiarygodny tylko dlatego, że jest „NASZY”. A to tylko złudzenie, bo o rzetelności decyduje nie słowo „NASZE”, ale konkretna osoba, jego przyzwoitość i sumienie.
Jakie jest prawdopodobieństwo, że księgowy firmy rachunkowej pozostaje w przyjaznych (wrogich) stosunkach z jednym z naszych pracowników i wyjawi mu „tajemnice zarobków” innego z naszych pracowników lub przekaże dane komuś ze strony ? Oczywiście – prawdopodobieństwo jest bardzo małe i takie działania nie mają sensu. Dodatkowo, jeżeli umowa z Firmą Rachunkową szczegółowo reguluje tryb pracy z informacjami poufnymi i przewiduje odpowiedzialność za ich ujawnienie, a pracownicy Firmy Rachunkowej są odpowiednio przeszkoleni i zaznajomieni z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa informacji (przy okazji, taki obowiązek Firmy Rachunkowej może być również określony w umowie), wtedy nasze ryzyka są minimalizowane. I nie ma ryzyka - nie ma powodów do Strachu.
p.s. Nawiasem mówiąc, wszystko to dotyczy nie tylko pojęcia „wynagrodzenia”, ale także wszelkich innych informacji finansowych, które stanowią tajemnicę handlową każdej firmy.
Teraz, gdy Ty i ja przyznajemy, że jest mało prawdopodobne, aby dane zostały celowo ujawnione przez firmę rachunkową, czas zająć się kolejnym niebezpieczeństwem, które również wiąże się z poufnością. Jak wiadomo, najszybszym i najwygodniejszym sposobem przesyłania danych jest dziś poczta e-mail. A tam, gdzie jest poczta e-mail, jest Internet, są hakerzy, wirusy i tak dalej. Więc, Obawa nr 2 – „Podczas wysyłania danych pocztą elektroniczną dane mogą być swobodnie dostępne w Internecie lub mogą zostać zaatakowane przez hakerów”.
Co z tym zrobić? Zacznijmy trochę dalej. Z pewnością każdy z nas przynajmniej raz zapłacił za towary lub usługi kartą bankową przez Internet. A jeśli nie zapłacił, to najprawdopodobniej zna systemy Bank-Klient, za pomocą których księgowy przesyła płatności do banku, ponownie przez Internet. Nie boimy się, bo wiemy, że te operacje są całkiem bezpieczne, bo. istnieje system bezpieczeństwa informacji, tj. specjalne klucze elektroniczne, a także bezpieczne elektroniczne zarządzanie dokumentami, co pozwala na szyfrowanie wiadomości przychodzących i wychodzących. Systemy te są już wykorzystywane nie tylko przez banki, ale także przez wiele innych firm podczas współpracy z e-mail, w tym rachunkowości. Dlaczego nie dołączymy do ich szeregów?!
Wydaje się, że tutaj uporaliśmy się z obawami związanymi z poufnością. Teraz czas pomyśleć o jakości usług świadczonych przez firmy księgowe.
Dla każdej mamy, każdego ojca to ich dziecko – najmądrzejsze, najbardziej utalentowane, najpiękniejsze. Ogólnie najlepsze ... I nikt nie może i nie ma prawa ich o tym przekonać. Również każdy lider czy właściciel nie bez powodu uważa swoją firmę i jej działalność za wyjątkową. I w związku z tym, podobnie jak rodzice, chcą, aby inni właściwie traktowali tę wyjątkowość. Dlatego przy wyborze księgowego w opisie stanowiska musi znaleźć się fraza, która skupia się na stażu pracy w określonej dziedzinie działalności, na przykład hurtowej lub sprzedaż detaliczna, w budownictwie, w towarzystwie ubezpieczeniowym, w sektorze ropy i gazu itp. Z jakiegoś powodu uważa się, że księgowy, który pracował na przykład w sektorze usług, nie może prowadzić ewidencji w produkcji. Czy to naprawdę?!
Gdzie Prezent Strach nr 3 – „W mojej firmie jest konkretna działalność, ale czy mają specjalistów, którzy potrafią poprawnie tę specyfikę uwzględnić?”
Przede wszystkim chcę powiedzieć, że ten strach jest do pewnego stopnia uzasadniony. Nie chodzi tu jednak raczej o brak doświadczenia w danej dziedzinie, ale o nastawienie księgowego do zmiany kierunku, opanowania czegoś nowego. Na przykład nasza firma postanowiła, oprócz handlu, zacząć budować własną kompleks handlowy. Jest mało prawdopodobne, abyśmy od razu wpadli na pomysł, aby głównego księgowego zastąpić ktoś, kto zna się na rachunkowości w budownictwie. Jeśli nasz księgowy jest profesjonalistą z wielką literą, najprawdopodobniej albo samodzielnie przestudiuje wszystkie niuanse rachunkowości w budownictwie, albo weźmie udział w specjalistycznych kursach księgowych w tej dziedzinie. Cóż, jeśli zdecyduje się odejść, to nie ma potrzeby go zatrzymywać - to nie jest specjalista, którego potrzebujemy, aby rozwijać Twój biznes.
Firmy księgowe zazwyczaj zatrudniają bardzo mobilnych specjalistów w zakresie opanowania czegoś nowego. A to przede wszystkim dlatego, że firmy księgowe obsługują wiele firm, z których każda jest wyjątkowa w swojej działalności, w swojej specyfice. Zawsze są gromadzone w procesie pracy materiały dydaktyczne regulowanie rachunkowości większości typów działalność gospodarcza, ponieważ firmy księgowe są również wyjątkowe w swojej specyfice, a mianowicie w księgowości. Ponadto specjaliści zgromadzeni w jednym miejscu zawsze mogą wymieniać się opiniami, wiedzą i doświadczeniem. A umysł zbiorowy, jak wiecie, jest zawsze lepszy niż umysł indywidualny.
Dlatego, o ile nasz księgowy poświęci czas na samodzielną naukę lub znalezienie i uczestnictwo w odpowiednim seminarium, a my wydamy pieniądze na opłacenie tego seminarium, o tyle specjaliści Biura Rachunkowego zaczną już prowadzić ewidencję działalności naszej firmy. A wszystko dlatego, że zostały już dobrane niezbędne materiały metodyczne, problematyczne kwestie, które już pojawiły się w firmach z podobne specyfikacje, a niektórzy specjaliści z Biura Rachunkowego uczestniczyli już w specjalistycznych seminariach i dzielili się swoją wiedzą z kolegami. Czy to przerażające? Wręcz przeciwnie, jest cudownie.
Ale dlaczego zawsze mówimy Firmy księgowe, specjaliści firm księgowych? W końcu to wszystko jest trochę bezosobowe. W końcu przywykliśmy do tego, że księgowość naszej firmy prowadzi konkretna osoba, którą znamy o konkretnym imieniu i nazwisku. A oto tylko nazwa firmy rachunkowej. Tutaj jest, Strach nr 4 - „Nie wiadomo, kto będzie prowadził ewidencję, ale znam Maryę Iwanownę”.
Kiedy kupujemy produkt, taki jak telewizor, jakie czynniki wpływają na naszą decyzję o zakupie tego konkretnego produktu? Być może jest to marka produktu, renoma producenta, jakość produktu, jego cena lub serwis gwarancyjny. Czy naprawdę zastanawiamy się, kto konkretnie stworzył ten telewizor - Petya Ivanov czy Vasya Smirnov. Oczywiście nie. Spójrzmy na księgowość jako na towar. Jeśli raporty naszej firmy są terminowo składane do urzędu skarbowego, jeśli nie ma błędów w księgowości, jeśli organy regulacyjne nie mają wobec nas żadnych roszczeń, jeśli nasi kontrahenci nie narzekają na opóźnienia w płatnościach z naszej strony, to czy ma znaczenie kto dokładnie za tym wszystkim stoi: Marya Ivanovna czy firma księgowa? To chyba nie jest już takie ważne. Najważniejsze, że jesteśmy spokojni, ponieważ nie martwimy się już takimi problemami, jak: co się stanie, jeśli Marya Iwanowna zachoruje, a jeśli jedzie na wakacje i nagle zdecyduje się rzucić? Choroby, urlopy czy zwolnienia specjalistów firmy rachunkowej nie dotyczą nas, ponieważ usługi świadczy nam firma i firma odpowiada również za jakość tych usług, bo to z nimi zawarliśmy umowę , a nie z konkretną Maryą Iwanowną.
Cóż, jeśli nadal chcemy poznać konkretnego specjalistę, zawsze możemy to zrobić po prostu jadąc do biura firmy rachunkowej. Dodatkowo, teraz na stronach większości firm księgowych znajduje się sekcja ze zdjęciami i życiorysami, zarówno kadry zarządzającej, jak i księgowych. I jeszcze jeden niuans: jeśli nagle pokłócimy się z Maryą Iwanowną, nie będzie tak łatwo zastąpić ją nową księgową, a nawet osiągnąć od niej wysokiej jakości transfer spraw. Firmie rachunkowej dużo łatwiej jest zastąpić współpracującego z nami specjalisty, ponieważ satysfakcja klienta jest prawem każdej firmy, która chce zachować swoją reputację i odpowiada za jakość swojego produktu.
Cóż, wydaje się, że rozgryźliśmy osobowości, ale musimy jakoś zbudować naszą komunikację z Biurem Rachunkowym. A my nie rozumiemy, jak to zrobić, jak przezwyciężyć Strach #5 - „JaNie wiem, jak z nimi współdziałać. Tutaj - wezwał osobę do siebie, dał zadanie, ale tam nie jest jasne, kto i co zrobi.
Każde dobre przedsięwzięcie można łatwo unieważnić, jeśli początkowo nie podejdziesz do niego z całą powagą. Powiedzmy, że decydujemy się wyprodukować produkt. Najpierw dowiemy się jakich surowców potrzebujemy i wspólnie z dostawcą opracujemy harmonogram dostaw tych surowców. Następnie ustalimy cykl produkcyjny wewnątrz naszej firmy, np. przeniesienie półfabrykatów ze sklepu nr 1 do sklepu nr 2, znajdziemy odbiorców i ustalimy czas w jakim produkt zostanie dostarczony do kupującego, a także miejsce dostawy dogodne dla kupującego.
Tak samo budując relacje z firmą księgową musimy przemyśleć wszystkie niuanse naszej komunikacji, aby ostatecznie otrzymać produkt, czyli usługę księgową, najwyższej jakości. I trzeba to zrobić na etapie zawierania umowy. Przede wszystkim musimy określić, jakie konkretnie usługi chcemy otrzymać, czy jest to pełna księgowość, płace czy rozliczenia. Im dokładniej w umowie zostanie ustalone, jakie konkretnie czynności (utworzone dokumenty) obejmuje świadczona usługa, tym łatwiej będzie nam i Firmie Rachunkowej.
Następnie wspólnie z Firmą Rachunkową możemy opracować harmonogram przepływu pracy, który zarejestruje coś takiego jak:
- informacje i dokumenty, które musimy przekazać Firmie Księgowej, a także termin ich dostarczenia;
- informacje i dokumenty, które otrzymamy od firmy rachunkowej, a zatem termin ich otrzymania;
- informacje i dokumenty, które Firma Rachunkowa przekaże organom regulacyjnym itp.
Po wykonaniu powyższych czynności otrzymamy tym samym lekarstwo na strach, a mianowicie uregulowanie relacji z Firmą Rachunkową, z której zawsze można zrozumieć kto, co i kiedy powinien to zrobić.
Nawiasem mówiąc, powyższe regulacje, które zawierają harmonogram pracy oraz listę osób odpowiedzialnych, zapewnią nam nieocenioną pomoc w walce z Strach nr 6 – „Jak będę kontrolować, co się dzieje, a co nie?” W końcu możesz zrozumieć, co zostało zrobione, tylko wtedy, gdy dokładnie wiesz, co powinno zostać zrobione.
Tak więc mamy już jedno narzędzie kontrolne. Drugim narzędziem może być raport firmy księgowej z wykonanej pracy. Możemy przewidzieć obowiązek dostarczenia go wraz z protokołem odbioru za wykonane w umowie usługi. Raport musi zawierać informacje o wszystkich czynnościach Biura Rachunkowego wykonywanych w procesie świadczenia usług na rzecz naszej firmy, na przykład liczbę faktur wystawionych dla naszych klientów, przetworzonych faktur otrzymanych od naszych dostawców, utworzone dokumenty kasowe odzwierciedlające ruch nasze przepływy pieniężne itp. Po otrzymaniu takiego raportu i porównaniu go z harmonogramem workflow nie tylko będziemy mogli kontrolować realizację wszystkich niezbędnych działań, ale także zrozumieć, za co płacimy.
Firmy, które podlegają obowiązkowi audytu (lub przeprowadzają audyt dobrowolny) otrzymują kolejne narzędzie kontrolne – wniosek firmy audytorskiej.
Zgadzam się, że sprawa kontroli okazała się nie taka straszna, bo nawet nie zagłębiając się w nią szczególnie, znaleźliśmy na nią trzy z wielu możliwych odpowiedzi.
Jednocześnie analizowaliśmy tylko jedną stronę kontroli – że tak powiem, ilościową, ale co zrobić z jakością. Tak, nasza deklaracja VAT została złożona w terminie, ale czy podatek został obliczony prawidłowo? Ten Strach nr 7 - „Będą popełniać błędy, ale kto odpowie, ja?!”
Jak mówią, nikt nie jest odporny na błędy. Kto nie pracuje, nie myli się. Ale to nie ułatwia nam sprawy. Ktokolwiek zajmuje się księgowością w naszej firmie, czy to nasz Główny księgowy lub firma księgowa, odpowiedzialność nadal spoczywa na kierowniku, a ostatecznie odbija się na właścicielu firmy, ponieważ błędy prowadzą głównie do strat. Dlatego musimy, jeśli nie całkowicie wyeliminować ryzyko błędów księgowych, to przynajmniej starać się minimalizować straty z nimi związane. Załóżmy, że inspekcja skarbowa przeprowadziła audyt i przedstawiła naszej firmie dodatkowe podatki, a także kary i grzywny, a wszystko dlatego, że nasz księgowy popełnił błąd w obliczeniach. Oczywiście możemy domagać się odszkodowania od naszego księgowego, ale tylko w ramach Kodeksu Pracy, bo działamy zgodnie z prawem. Ale co, jeśli kwoty podatków, kar i grzywien znacznie przekraczają ustalone limity? prawo pracy A może księgowy nagle zrezygnował? Okazuje się więc, że wszystkie straty spadają na lidera. Rozważmy tę samą sytuację, ale zmieńmy jeden warunek: błędy popełniła firma księgowa. Czy w takim przypadku możemy wypłacić odszkodowanie? Nie tylko możemy, ale zwrócimy koszty. Jednak w tym celu ponownie musimy poważnie podejść do zawarcia umowy o usługi księgowe, przewidzieć odpowiedzialność Firmy Rachunkowej za nieodpowiednią jakość świadczonych usług, a także obowiązek naprawienia nam szkód, które ponieść z powodu tej nieodpowiedniej jakości. A jeśli dodatkowo odpowiedzialność Kancelarii Księgowej jest ubezpieczona przez rzetelną firmę ubezpieczeniową, to ryzyko naszych strat znacznie się zmniejszy, co oznacza, że zniknie jeszcze jedna obawa.
Na przekąskę zostawiliśmy coś, co raczej nie pozostawi nikogo obojętnym, a mianowicie Strach numer 8 - „To drogie! Będę musiał zapłacić nie tylko księgowemu, ale także „zysk” firmy outsourcingowej”.
Oczywiście celem każdego komercyjnego przedsięwzięcia jest osiągnięcie zysku. A żeby go otrzymać, musimy przede wszystkim zminimalizować koszty. Zobaczmy, ile kosztuje nas utrzymanie jednego księgowego. Oprócz wynagrodzeń wydajemy pieniądze na:
- podatki od wynagrodzenia księgowego;
- urlopy i zwolnienia lekarskie dla księgowych (tj. czas, w którym praca nie jest faktycznie wykonywana);
- usługi rekrutacyjne (przy zatrudnianiu księgowego);
- ubezpieczenie medyczne
- wynajem biura;
- komputer, artykuły papiernicze, program księgowy, seminaria, literatura specjalistyczna itp.
Nie zapominaj też, że nakład pracy księgowego całkowicie zależy od aktywność biznesowa firmy. Ale co, jeśli działalność firmy ma charakter sezonowy. Nasze przychody spadają w niektórych miesiącach, ale wynagrodzenie księgowego i koszty utrzymania pozostają na tym samym poziomie. A my możemy łatwo ponieść stratę. Czy nie byłoby więc lepiej zawrzeć umowę z firmą księgową, a pod warunkiem, że płatność zostanie dokonana tylko za ilość wykonanej pracy, np. za ilość przetworzonych transakcji, dokumentów itp.?!
I ostatnia rzecz, którą chciałbym powiedzieć.
Autorowi tego artykułu w żaden sposób nie chciało się kwestionować profesjonalizmu, przyzwoitości i zaangażowania księgowych pracujących w jakiejkolwiek firmie produkcyjnej, handlowej, budowlanej i wszelkich innych niż te, które specjalizują się wyłącznie w świadczeniu usług księgowych.
Pisząc artykuł chciałem tylko jedno – obalić obawy przed outsourcingiem księgowości. W jakim stopniu zostało to osiągnięte, zależy od Was, drodzy czytelnicy.
Od czego zależy koszt outsourcingu usług księgowych? Kto oferuje wysokiej jakości outsourcing księgowo-podatkowy? Jak wybrać kontrahenta księgowego?
Witajcie czytelnicy strony HeatherBober! Zapraszamy do Anny Miedwiediewy. W naszym artykule rozważymy dla wielu nową koncepcję - outsourcing usług księgowych.
Artykuł przyda się zarówno właścicielom i menedżerom dużych przedsiębiorstw, jak i przedstawicielom małych i średnich przedsiębiorstw.
Księgowość jest wieczna bół głowy dla menedżerów: ciągłe zmiany w przepisach, księgowy personelu coś pomylił w raportowaniu lub po prostu niespodziewanie zrezygnował. Co robić? Podjąć się zrozumienia tych gór papierów?
W rzeczywistości wszystko jest znacznie prostsze. Możesz przenieść księgowość na firmę zewnętrzną, która będzie odpowiedzialna za poprawność, dokładność i terminowość całej księgowości, a Ty wystarczy, że podpiszesz się na raportach i niczym się nie martwisz.
Zacznijmy w kolejności!
1. Czym jest outsourcing księgowy i kiedy może być potrzebny?
Outsourcing to zaangażowanie we współpracę organizacji zewnętrznych, które przejmują część obowiązków w pracy przedsiębiorstwa. Dotyczy to tych obszarów, które nie są głównymi obszarami działalności organizacji.
- to całkowite przeniesienie księgowości przedsiębiorstwa w ręce kompetentnej w tym zakresie firmy outsourcingowej lub jednego specjalisty outsourcingu.
Główne cele i powody przejścia na outsourcing:
- zmniejszenie ryzyka (grzywny, kary, a nawet przymusowe zamknięcie organizacji);
- redukcja kosztów (co jest szczególnie ważne w czasach kryzysu lub niskiej aktywności finansowej przedsiębiorstwa);
- zwiększenie elastyczności biznesowej;
- zmniejszenie liczby pracowników etatowych;
- małe dochody firmy;
- niemożność powstrzymania przestrzeń biurowa;
- otwieranie oddziałów;
- działalność firm zagranicznych.
Czym jest outsourcing księgowości? Jakie są jego zalety i wady? Czy można przenieść całą dokumentację księgową, podatkową i kadrową do outsourcera? Księgowość to wieczny ból głowy każdego przedsiębiorcy. Dział, który nic nie produkuje, ale bardzo dużo konsumuje. Nawet dla jednego księgowego w stanie będziesz potrzebował: powierzchni biurowej, sprzętu biurowego, wielu potrzebnych programów, mebli i wielu drobiazgów za zauważalną kwotę. Nie ma sensu rozwijać kierunku rachunkowości – dochód z tego nie wzrośnie. Jednak oszczędzanie na tym jest droższe. Problemy spowodowane błędami w księgowości są wszystkim znane. Są drogie. Jaki jest więc najlepszy sposób na zorganizowanie wszystkiego?Przykład
Duża niemiecka korporacja otwiera przedstawicielstwo w Moskwie. Nie mając doświadczenia w Federacji Rosyjskiej i nie zdając sobie sprawy ze wszystkich zawiłości ustawodawstwa finansowego w Rosji, przedstawiciele doszli do wniosku, że samodzielne prowadzenie księgowości byłoby trudne i nieopłacalne.
Po przeanalizowaniu rynku usług outsourcingowych kierownictwo firmy zdecydowało się na odpowiednią firmę, podpisało umowę i do dziś jest zadowolony ze współpracy.
Innowacja może uzasadnić się w 100% lub może okazać się całkowicie nieopłacalna. Dlatego musisz dobrze przestudiować ten problem. I nie tylko sam pomysł, ale także jego akceptowalność w Twoim konkretnym przypadku.
Zalety i wady outsourcingu księgowego:
№ Zalety niedogodności 1 Obniżenie kosztów prowadzenia regularnej księgowości (wynagrodzenie, podatki, utrzymanie lokalu i wyposażenia, zakup programów specjalnych, rozwój personelu). Kontrola prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest zbyt wygodna, ponieważ specjalista może znajdować się w pewnej odległości od Ciebie. 2 Brak czynnika ludzkiego (urlopy, zwolnienia lekarskie, urlopy macierzyńskie i inne sytuacje, w których księgowa jest chwilowo nieobecna). Zewnętrzni specjaliści mogą nie w pełni rozumieć funkcje procesy produkcji Twoja firma. 3 Wysoki poziom wyszkolenia specjalistów outsourcingu, duże doświadczenie i stała znajomość najnowszych przepisów. Wysoka jakość obsługi jest możliwa tylko we współpracy z rzetelną firmą outsourcingową, co nie jest łatwe do znalezienia. 4 Umiejętność skupienia wszystkich zasobów przedsiębiorstwa na działalności podstawowej. Będziesz musiał nawiązać proces interakcji z firmą outsourcingową i poświęcić na to trochę czasu, a nawet wyznaczyć do tego specjalnego pracownika. Dodatkowe szczegóły znajdziesz w artykule przeglądowym „”.
2. Co obejmuje outsourcing księgowy – przegląd TOP-5 głównych funkcji
Zwracając się do usług outsourcera otrzymasz pełną obsługę księgową Twojej firmy, która nie ograniczy się tylko do utrzymywania harmonogramu raportowania. Funkcje outsourcingu są bardzo zróżnicowane. Rozważmy główne.
Funkcja 1. Przetwarzanie i systematyzacja dokumentacji pierwotnej
Jest to praca ze wszystkimi dokumentami niezbędnymi do raportowania. Na tej liście znajdują się faktury, faktury, wykonane prace, wyciągi z rachunków, pokwitowania sprzedaży, przekazy pieniężne, polecenia zapłaty i obciążenia oraz inne dokumenty.
Ponadto prawidłowość wykonania i przechowywania dokumentów pierwotnych zawsze leży w polu widzenia organu podatkowego w trakcie planowanego lub niezaplanowana inspekcja. W przypadku niezgodności z obowiązującymi przepisami firma outsourcingowa uporządkuje Twoje archiwum.
Funkcja 2. Utworzenie głównego rejestru księgowego
Jest to dokument, w którym dane z pierwotnej dokumentacji są odzwierciedlone w dowolnej formie. Rejestry systematyzują informacje, a ich opracowanie jest etapem przygotowawczym przed zgłoszeniem.
W rejestrze głównym nie są już wyświetlane oryginalne, lecz dane operacyjne. Jest zwykle zestawiany w formie tabeli, w której wprowadzane są wszystkie dane dokumentów pierwotnych.
Funkcja 3. Automatyzacja rachunkowości
Działalność finansowa przedsiębiorstwa znajduje odzwierciedlenie w dużej liczbie dokumentów. Aby cała dokumentacja była utrzymywana w należytym porządku, wprowadzono obowiązkową automatyzację, a być może pierwszym jej przedmiotem stała się księgowość.
W prawodawstwie finansowym stale pojawiają się nowe przepisy. Firma outsourcingowa, która specjalizuje się wyłącznie w usługach księgowych, jest zazwyczaj zawsze na bieżąco ze wszystkimi nowościami w swojej branży i szybko pozyskuje nowe wersje programów księgowych.
Funkcja 4. Prowadzenie podstawowej dokumentacji
Do prawidłowego sporządzenia sprawozdawczości rachunkowo-podatkowej niezbędna jest umiejętność prawidłowego wypełnienia podstawowej dokumentacji. Podobne umiejętności są potrzebne do sporządzenia pełnej listy dochodów i wydatków organizacji.
Prowadzenie podstawowej dokumentacji wymaga gruntownej znajomości norm, zasad i metod obliczania podatków. W końcu od tego zależy cała finansowa strona Twojego biznesu.
Funkcja 5. Tworzenie i składanie sprawozdawczości podatkowej
Kodeks podatkowy nakazuje składanie raportów w dość ścisłych ramach czasowych. Istnieje również specjalny formularz do wypełniania zeznania podatkowego. Zarówno pierwszego, jak i drugiego należy ściśle przestrzegać.
Specjaliści firmy outsourcingowej, znając wszelkie niuanse, zaaranżują wszystko zgodnie ze standardami. Jeśli raport jest przesyłany drogą elektroniczną, jest do tego specjalny program. Pisemnie – listem poleconym pocztą lub osobiście w urzędzie skarbowym.
3. Jak przejść na outsourcing usług księgowych – instrukcje krok po kroku dla początkujących przedsiębiorców
Zobaczmy teraz, jak w praktyce wygląda cały proces przenoszenia księgowości na outsourcing. W zasadzie nic skomplikowanego. Najważniejsze jest system działań.
Krok 1. Analizujemy stan spraw wewnętrznych firmy
Pierwszym krokiem jest określenie, na ile celowe jest korzystanie z usług firmy outsourcingowej. Często problemem nie jest niski poziom kwalifikacji kadry księgowej, ale słaba organizacja pracy.
Może to być nierównomierny rozkład obowiązków między pracownikami (ktoś jest przeciążony i po prostu fizycznie nie ma czasu na wszystko, a ktoś siedzi bezczynnie). Lub inne działy nie przekazują w terminie dokumentów niezbędnych do dalszego przetwarzania do działu księgowości.
Krok 2. Podejmujemy decyzję o przeniesieniu działu księgowości do firmy zlecającej
Teraz konieczne jest ustalenie różnicy w wynagrodzeniach etatowych księgowych i pracowników firmy outsourcingowej. Dla jasności radzimy zarejestrować wszystko w tabela porównawcza(najlepiej pod względem finansowym).
Jaki jest koszt outsourcingu usług księgowych? Albo jest to pełna księgowość, albo podstawowa taryfa, albo wykonanie poszczególnych operacji. Usługi mogą być jednorazowe lub stałe.
Warto również pamiętać o możliwości częściowego przekazania spraw do outsourcingu. Praktyka pokazuje jednak, że przeniesienie pełnego zakresu prac księgowych na outsourcera pozwala zaoszczędzić nawet 40-60%.
Krok 3. Wybierz firmę outsourcingową
Do wyboru należy podejść bardziej niż dokładnie. Sukces Twojego przedsiębiorstwa będzie w dużej mierze zależał od tego, jak profesjonalnie wykonasz outsourcing.
Na co należy zwrócić szczególną uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej:
- sława, okres istnienia i reputacja firmy;
- obecność okresu próbnego;
- prawnie sporządzona umowa;
- gwarancja poufności;
- dostępność bezpłatnego ekspresowego audytu;
- elastyczny system cenowy;
- reprezentowanie przez Kancelarię Twoich interesów przed organami podatkowymi;
- możliwość optymalizacji podatkowej dla Ciebie;
- wysoki poziom profesjonalne szkolenie pracowników firmy outsourcingowej;
- dostęp do księgowości online.
Krok 4. Opracowujemy warunki umowy
Umowa outsourcingowa to w zasadzie umowa o świadczenie usług.
- wykaz usług do wykonania;
- termin dostarczenia informacji i wyników;
- stopień odpowiedzialności;
- warunki rozwiązania umowy.
Jasno precyzując wszystkie punkty, unikając sformułowań, które można zinterpretować na dwa sposoby, uchronisz się przed ewentualnymi błędami, a tym samym uzyskasz współpracę na najwyższym poziomie.
Krok 5. Zawieramy umowę
Umowa o świadczenie usług outsourcingowych może być zawarta na różne okresy. Nie jest to uregulowane prawem i zależy wyłącznie od zadań, które wyznaczysz. Sporządzając umowę, zapisz również możliwość jej późniejszego przedłużenia (przedłużenia).
Rekomendujemy również uwzględnienie możliwości wypowiedzenia umowy przez jedną ze stron przed upływem uzgodnionego okresu z rekompensatą za straty lub opłaceniem poniesionych wydatków. Tutaj należy szczególnie zadbać o warunki przekazywania informacji.
Krok 6. Przejście na nowy format pracy
Koszty opłacenia usług firmy outsourcingowej są powiązane z kosztami zarządzania i są podpisywane w umowie. W takim przypadku podatek VAT nie jest brany pod uwagę.
Jeśli w pewnym okresie dokumentacja księgowa nie była przechowywana z powodu nieobecności głównego księgowego, wówczas specjaliści z organizacji outsourcingowej mogą być zaangażowani w przywrócenie rachunkowości. Trzeba to tylko sprecyzować w umowie.
Krok 7. Organizujemy mechanizm interakcji i kontroli z outsourcerem
Po podpisaniu umowy całą dokumentację księgową należy przekazać firmie outsourcingowej. Są to umowy sprzedaży, umowy dostaw i usług, zlecenia pracy, dokumenty dotyczące nabycia środków trwałych i wszystko inne.
Po zakończeniu kwartału i okresu sprawozdawczego należy złożyć odpowiednie podpisane dokumenty do organu podatkowego. Kiedy firma zewnętrzna składa raport roczny, konieczne jest sporządzenie ogólnego rejestru wszystkich dokumentów, które złożyłeś jej w ciągu ostatniego roku. Cała ta dokumentacja jest zwracana wraz z inwentarzem.
4. Outsourcing księgowy na korzystnych warunkach – zestawienie TOP-5 firm świadczących usługi
Jak już wspomnieliśmy, wybór firmy outsourcingowej powinien nastąpić po szczególnie wnikliwej analizie. Wybraliśmy kilka firm i zapraszamy do zapoznania się z ich osiągnięciami.
wyróżnia się przede wszystkim tym, że opiera swoją pracę na najbardziej nowoczesne technologie. Pełna księgowość online — od przetwarzania podstawowej dokumentacji po raportowanie.
Praca usługi My Business jest zbudowana w taki sposób, że idealnie nadaje się do uproszczonego systemu podatkowego, UTII, OSNO i Patent.
Masz do wyboru 4 taryfy:
- „Raportowanie do Federalnej Służby Podatkowej”- dla przedsiębiorców indywidualnych bez pracowników. Raportowanie UTII lub zero zgodnie z uproszczonym systemem podatkowym jest generowane i wysyłane.
- „Bez pracowników”- dla przedsiębiorców indywidualnych i LLC bez pracowników. Naliczane są podatki i składki. Raportowanie jest generowane i wysyłane. Przygotowywane są dokumenty pierwotne i wystawiane są faktury. Prowadzona jest księgowość magazynowa. Prowadzone są konsultacje eksperckie.
- "Do 5 pracowników"- dla przedsiębiorców indywidualnych i Sp. z oo zatrudniających do 5 pracowników. Rozliczanie pracowników jest dodawane do usług poprzedniej taryfy.
- "Maksymalny"- dla przedsiębiorców indywidualnych i Sp. z oo zatrudniających do 100 pracowników. Wszystkie usługi, podobnie jak w poprzedniej taryfie, z uwzględnieniem liczby pracowników.
Oprócz tego, że sama usługa wykonuje wszystkie prace księgowe, brany jest pod uwagę czynnik czasu. Wszystkie operacje są przeprowadzane natychmiast - rozładowanie zleceń płatniczych w celu wysłania do banku, generowanie, sprawdzanie i wysyłanie raportów, uzgodnienie z Federalną Służbą Podatkową długów, obliczanie składek, wynagrodzeń i innych płatności.
Serwis internetowy absolutnie przejrzysta - Twoja księgowość jest dla Ciebie zawsze otwarta. Możesz kontrolować status składanych raportów i płatności podatkowych oraz śledzić powiadomienia z urzędu skarbowego. Ponadto możesz samodzielnie wystawiać faktury klientom, a nawet sprawdzać rzetelność przyszłych kontrahentów.
Mobilna aplikacja pomoże Ci śledzić ruch Pieniądze dla wszystkich kont czekowych. Oznacza to, że w każdej chwili możesz sprawdzić stan swoich spraw.
Zasób zapewnia m.in. szerokie konsultacje internetowe – prawnika, specjalisty ds. personalnych oraz doradcy podatkowego. Wszystkie potrzebne informacje uzyskasz wchodząc na stronę Moja Firma.
Pomimo tego, że firma ponosi pełną odpowiedzialność za swoje działania, zapowiada również, że cała jej odpowiedzialność jest ubezpieczona na 100 000 000 rubli. Liczby są imponujące.
2) „Księgowość Plus”
Firma działa od 2009 roku i specjalizuje się w księgowości, podatkach i Dokumentację personelu. Większość specjalistów „Księgowość Plus” jest członkami Izby Doradców Podatkowych i posiada doświadczenie w agencjach rządowych.
Zakres świadczonych usług obejmuje usługi abonamentowe, księgowość, prowadzenie dokumentacji kadrowej, zwrot podatku VAT, obsługę kontroli podatkowych.
Usługi są świadczone przez dowolne osoby prawne oraz indywidualni przedsiębiorcy.
Pełen zakres księgowości i usługi prawne. Firma istnieje od ponad 10 lat i zatrudnia wyłącznie wysoko wykwalifikowanych specjalistów, którzy stale podnoszą swój poziom zawodowy.
Indywidualne podejście do każdego klienta, elastyczna polityka cenowa oraz w pełni przejrzyste relacje z klientami stanowią podstawę współpracy firmy z jej klientami.
Będąc spółką zależną 1C i członkiem Association of European Businesses, firma zatrudnia około 200 pracowników i ma już na swojej liście ponad 5000 klientów.
Całkowity lub częściowy outsourcing księgowości, wyceny i kompetentnych konsultacji, a także kalkulator do kalkulacji ceny usług bezpośrednio na stronie. Plus kilka fajnych dodatków.
Pełen zakres usług związanych z organizacją, utrzymaniem i przywróceniem księgowości. Firma korzysta z najnowszych technologii i oferuje zdalne wsparcie.
Działający od 2000 roku zespół Garant ARS może poszczycić się solidnym doświadczeniem i wysokim poziomem merytorycznym. Firma jest jedną z pierwszych w swojej branży i uważana jest za rzetelnego partnera.
5. Jak wybrać rzetelnego outsourcera księgowości – 4 przydatne wskazówki dla początkującego
Nawet w przypadku, gdy zwracasz się do firmy outsourcingowej z polecenia, radzimy zachować ostrożność. Przestrzegaj poniższych wskazówek.
Wskazówka 1. Sprawdź, czy outsourcer gwarantuje poufność
To jedno z najpoważniejszych wymagań stawianych usługom księgowym. To bardzo ważne, ponieważ firma, która zajmie się Twoją księgowością, będzie znała wszystkie niuanse Twojego biznesu.
Dlatego umowa musi koniecznie zawierać klauzulę o warunkach poufności informacji. Alternatywnie możesz zawrzeć dodatkową umowę.
Musisz uzyskać od outsourcera gwarancję, że wszystkie dane (nawet w formie papierowej, nawet elektronicznej) pozostaną niezmienione, a dostęp do nich będą miały tylko uprawnione osoby.
Wskazówka 2. Dowiedz się o dostępności okresu testowego na świadczenie usług księgowych
Jedną z cech solidności firmy jest to, że może ona pozwolić sobie na zaoferowanie Ci okresu próbnego usług za niewielką lub żadną opłatą, abyś mógł ocenić poziom wydajności.
Będzie to świadczyło nie tylko o dobrej sytuacji finansowej firmy, ale także o jej zaufaniu do jakości świadczonych przez nią usług. W poważnej firmie wiedzą, że oszczędzanie na okresie próbnym często prowadzi do utraty potencjalnego klienta.
Wskazówka 3. Zwróć uwagę na sławę i reputację firmy
Firmy o ugruntowanej pozycji istnieją od co najmniej 10 lat, mają wielu zadowolonych klientów i nie muszą ich szukać, bo użytkownicy sami je odnajdują. Takie firmy mają dobrą opinię z organami podatkowymi.
Ponieważ konkurencja jest duża, firma musi utrzymywać wysoki poziom, nie tylko we współpracy z innymi organizacjami, ale także wewnątrz organizacji. Ujawnia się to w procesie audytu wewnętrznego.
Opinia niezależnych klientów w dużej mierze pomoże w ocenie poziomu pracy firmy outsourcingowej. Recenzje można przeglądać na stronie internetowej firmy, na forach, w sieciach społecznościowych, w profesjonalnych ocenach, w mediach i innych źródłach.
Skorzystaj z osobistych rekomendacji - z pewnością jeden z Twoich znajomych lub partnerów biznesowych ma już doświadczenie w takiej współpracy. Zwróć szczególną uwagę na negatywne recenzje - pozytywne mogą nie zawsze odzwierciedlać prawdziwy obraz, ale negatywne są zwykle wiarygodne (oczywiście, jeśli w ogóle istnieją).
Radzimy obejrzeć ciekawy i przydatny film o tym, na czym należy się skupić przy wyborze outsourcera.
6. 4 złote zasady efektywnej pracy z kontrahentem
Do owocnej interakcji z organizacją zewnętrzną nie wystarczy zawrzeć prawnie kompetentną umowę i przestrzegać wszystkich jej klauzul. W każdej współpracy ważną rolę odgrywa czynnik ludzki.
Zasada 1. Połącz zaufanie i kontrolę
Ponieważ przekazujesz swoje dokumenty finansowe osobom postronnym, naturalne jest, że musi być zaufanie. Jednak samo zaufanie nie jest istotnym czynnikiem dla biznesu. Musi być również jasno zdefiniowany.
Zazwyczaj umowa nie określa personelu, który zajmie się Twoją księgowością. Ponadto mogą ulec zmianie w trakcie procesu. Jeśli zależy Ci na tym, aby z Twoją firmą współpracowali tylko konkretni specjaliści, lista musi zostać zatwierdzona w umowie.
Jednocześnie określa się również, w jaki sposób przejdzie raport firmy outsourcingowej do klienta. Nie ma potrzeby, aby aktywnie domagać się ścisłego przestrzegania tego paragrafu, ale nie należy również ignorować czynnika weryfikacji. Jesteś klientem i masz prawo wiedzieć o wszystkich operacjach, które są wykonywane na Twoich dokumentach.
Zasada 2. Jasno określ odpowiedzialność każdej ze stron
Standardowa umowa o świadczenie usług outsourcingowych przewiduje, że firma outsourcingowa ponosi pełną odpowiedzialność za jakość i terminowość wykonywanych prac. W przypadku niedotrzymania terminów, błędnie sporządzonych raportów, błędnie wykonanych obliczeń - w każdym takim przypadku grzywny i kary zapłaci wykonawca.
