Elektronikus irodai program. Elektronikus iroda. Az Office modul más rendszermodulokkal való integrálásának előnyei
Jellemzően a „papíros” dokumentumáramlás biztosítása, a megbízások végrehajtásának nyomon követése a szervezet irodai munkában részt vevő részlegeire: az irodára, az üzletvezetésre, valamint a strukturális részlegek irodai munkáiért felelősökre hárul. Nekik szól a DIRECTUM elektronikus dokumentumkezelő és interakciókezelő rendszer „Office” modulja. Ez a modul megkönnyíti a papíralapú dokumentumok feldolgozásának rutinműveleteinek végrehajtását az állami költségvetési oktatási intézmény követelményeivel összhangban, amelyen a hagyományos orosz irodairányítási technológia alapul:
- az összes bejövő és kimenő levelezés, valamint belső dokumentumok egységes nyilvántartása regisztrációs és ellenőrző kártyák (RCC) segítségével;
- papíralapú dokumentum helyének nyilvántartásba vétele annak életciklusának bármely szakaszában: vezetőség általi felülvizsgálat, a dokumentumtervezet jóváhagyása, végrehajtás stb.;
- ellenőrzés gyakorlása a vezetőségtől kapott utasítások, határozatok és utasítások időben történő végrehajtása felett;
- az aktában lévő dokumentumok leírása a szervezetben elfogadott akták nómenklatúrájának megfelelően;
- gyors keresés szükséges információ a papíralapú dokumentumok állapota, elérhetősége, mozgása szerint;
- a szükséges szabványos nyomtatványok és naplók, valamint statisztikai jelentések beszerzése a szervezet dokumentumáramlásáról.
Ezenkívül az "Office" modul lehetővé teszi a különböző szervezetek közötti csereprogramok megszervezését. Ilyen cserével használható Elektronikus aláírás(EP), és a speciális rendszermechanizmusok lehetővé teszik a dokumentumok kézbesítésének ellenőrzését. A csere alapelvei az elektronikus dokumentumok cseréjére vonatkozó iparági szabványon alapulnak, „Az automatizálási rendszerek interakciója dokumentációs támogatás kezelése", amelyet a Dokumentumkezelők Céhe hagyott jóvá.
Az esetek és naplók listájának vezetése
A rugalmas számozási rendszer lehetővé teszi, hogy szakaszonként számot rendeljen egy dokumentumhoz elektronikus folyóirat bejegyzés. Minden naplóhoz meg van adva egy egyéni módszer a bizonylatok naplón belüli automatikus számozására. A szám tartalmazhat osztálykódot, naplókódot, valamint minden egyéb szükséges adatot.
Az egyes nómenklatúra-iratok irattárba történő továbbításának előkészítésekor kinyomtathatja az ügy borítóját, valamint az ügyiratok leltárát, ami jelentősen csökkenti az iratok levéltári tárolásra való előkészítésének idejét.
Dokumentumok nyilvántartása
A dokumentumok „Iroda” modulban történő regisztrálásához regisztrációs és ellenőrző kártyákat (RCC) használnak, amelyek tartalmazzák az összes elsődleges adatot (levelező, szervezeti egység, szervezet képviselője, regisztráció dátuma, regisztrációs szám, téma, ill. összefoglaló dokumentum, kézbesítési mód stb.), valamint a szervezet bármely papíralapú dokumentumának állapotával kapcsolatos szükséges információk (helyszín, végrehajtás állapota stb.). A kimenő dokumentumokhoz szervezetenkénti terjesztési listát adhat meg.
A rendszer lehetővé teszi a szervezetek és állampolgárok dokumentumainak regisztrálását.
A decentralizált dokumentum-nyilvántartást alkalmazó szervezetek esetében a rendszer a regisztrációs helyeket - a titkárok és az irodai alkalmazottak munkahelyeit - használja. Minden regisztrációs hely egy vagy több osztályt szolgálhat ki. A regisztráció helyétől függően lehetőség van az adatokhoz való hozzáférési jogok megkülönböztetésére.
Egy dokumentum osztályok közötti mozgatásakor minden regisztrációs hely saját RCC-vel rendelkezhet. Így megjelenik egy RKK lánc, amely mentén nem csak egy-egy részlegen belüli dolgozók, hanem osztályok között is nyomon követhető egy papíralapú dokumentum mozgása. Ezen túlmenően az RKK-n keresztül a rendszer nyilvántartott dokumentumai közötti kapcsolattartás is megvalósul, mint például: „Válaszra”, „Végre” stb.
A regisztrációs eljárás egyszerű, az RKK kötelező mezőinek kitöltésével, valamint a regisztrációs szám automatikus hozzárendelésével történik.
Közvetlenül az RKK-ból történő regisztrációkor lehetőség van egy szkennelt (elektronikus) dokumentum bevitelére az „Elektronikus dokumentumkezelés” modulba, és automatikusan csatolni az RKK-hoz. A nagy mennyiségű dokumentum gyors beviteléhez a rendszerbeviteli szolgáltatások biztosítják a dokumentumok modulba történő folyamatos bevitelét. A jövőben az RKK a bevitt elektronikus dokumentumhoz hasonlóan a rendszerbe épített gyorsazonosítási technológiának köszönhetően vonalkód alapján könnyen megtalálható az irat papír megfelelőjén.
Az RKK szerint a bejövő és kimenő dokumentumok naplóit nyomtatják. A kimenő dokumentumokhoz automatikusan létrehozhat és nyomtathat borítékcímkét.
Iratok mozgatása, kivitelezése
A regisztrációt követően a beérkező irat átmegy a dokumentum mérlegelési, megoldási, ellenőrzési és végrehajtási szakaszain. Ugyanakkor az előadók további munkája a dokumentummal teljes egészében elektronikus formában is elvégezhető. Ez jelentősen csökkenti az előadóművészekre fordított időt, és megakadályozza az eredeti véletlen elvesztését.
A vezető munkastílusától függően a dokumentumot papíron vagy elektronikus formában tekinti át.
Vezetői állásfoglalás alapján végrehajtók, utasítások és határidők kijelölésével a dokumentum ellenőrzés alá vonható. Olyan előadóknak, akik a „Menedzsment” modullal dolgoznak üzleti folyamatok", a titkár vagy maga a vezető gyorsan létrehozhat egy feladatot közvetlenül a Munka- és Fejlesztési Bizottságtól. A feladatokkal végzett munka lehetővé teszi, hogy teljes mértékben kihasználja a rendszer képességeit a megrendelések végrehajtásának nyomon követésére, mint például: teljes körű levelezés rögzítése a megbízások végrehajtásáról; felülvizsgálatra küldés lehetősége; rugalmas útválasztási konfiguráció stb.
Ezt követően az RKK-val kapcsolatos feladatok alapján gyorsan újra elkészítheti a dokumentumon végzett munka előzményeit, a jóváhagyási eljárást és a meghozott döntés indoklását.
Az „Iroda” modul önálló használata esetén a végrehajtóknak kiadott összes megbízást a titkár beviszi a dokumentum RKK-jába, amely után ellenőrzi azok időben történő végrehajtását. Ugyanakkor a kézi felhasználók számára utasítások nyomtathatók.
Az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés során minden dokumentummozgást feladatokon keresztül hajtanak végre, miközben a papíralapú dokumentum helye bármikor rögzítésre kerül egy speciális RKK fülön. Ezzel az RKK-n keresztül gyorsan megtalálhatja az eredeti papíralapú dokumentumot. A kimenő és belső dokumentumokkal végzett munka ugyanazokon az elveken alapul.
Elektronikus dokumentumok cseréje rendszerek között
A rendszer segítségével megszervezheti a hivatalos, jogilag jelentős elektronikus dokumentumok szervezetek közötti cseréjét. A dokumentumcsere a Dokumentációs Menedzserek Céhe által jóváhagyott „Automatizálási rendszerek interakciója a dokumentumkezelés támogatására” elektronikus dokumentumok cseréjére vonatkozó iparági szabványán alapul.
között lehet dokumentumokat cserélni szerkezeti felosztások egy vállalat (holding) és független partnerszervezetek között. Ebben az esetben a csere felek eltérő elektronikus dokumentumkezelő rendszereket használhatnak, vagy egyáltalán nem dolgoznak ilyen rendszerekkel.
Ha a csere egy vállalat (holding) részlegei között történik, akkor a dokumentumokkal való munka az „Elektronikus dokumentumkezelés”, „Üzleti folyamatkezelés” és „Iroda” modulokban történik. Ha a csere külső szervezetek között történik, akkor az elektronikus dokumentumot a rendszerből egy ESD fájlba exportálják. A második fél vagy importálhatja az ESD dokumentumot az általa használt elektronikus dokumentumkezelő rendszerbe (feltéve, hogy ezt a formátumot ez a rendszer támogatja; az ESD formátum nyitott), vagy használhatja a szabadon terjesztett DIRECTUM OverDoc programot az ESD dokumentummal való munkavégzéshez. A DIRECTUM OverDoc lehetővé teszi egy dokumentum, annak attribútumainak és minden olyan elektronikus aláírásának megtekintését, amellyel a dokumentumot aláírták, beleértve a hitelességjelzőt is.
Információ keresése és elemzése
Attól kezdve, hogy bármely dokumentumot regisztrálnak a rendszerben, megtalálja a regisztrációs kártyáját, a dokumentum helyére és végrehajtási folyamatára vonatkozó információkat, valamint magát az elektronikus dokumentumot.
A rendszer a regisztrációs számok, a levelező, a határozat szerzője, valamint az összes RKK adat és ezek kombinációja alapján keres.
Ezen kívül a rendszer speciális jelentéseket is biztosít, amelyek jelentősen növelik a felhasználók hatékonyságát: Vizsgálat alatt lévő dokumentumok, Lejárt rendelések, Visszaküldendő dokumentumok stb.
Web modul "Office"
Az „Office” webmodul a hivatalos papíralapú dokumentumokkal való munka automatizálására szolgál, például adminisztratív dokumentumokkal, bejövő és kimenő levelekkel, utasításokkal, jelentésekkel és emlékeztetőkkel. Megkönnyíti a papíralapú dokumentumok feldolgozását.
A papíralapú dokumentumok feldolgozása az állami költségvetési oktatási intézmény követelményeinek megfelelően történik, amelyen a hagyományos orosz irodairányítási technológia alapul.
Az „Office” webmodul célja a következő problémák megoldása:
- minden bejövő és kimenő levelezés, valamint belső dokumentumok egységes nyilvántartása regisztrációs és ellenőrző kártyákkal;
- a vezetéstől kapott utasítások, határozatok és utasítások időben történő végrehajtásának ellenőrzése;
- gyors keresés szükséges információk a papíralapú dokumentumok állapotáról, elérhetőségéről, mozgásáról;
- a szükséges szabványos nyomtatványok és naplók, valamint statisztikai jelentések beszerzése a szervezet dokumentumáramlásáról.
Az „Office” webmodul a „Regisztrációs és ellenőrző kártyák”, „Útmutató az RKK-hoz”, „Az ügyek nómenklatúrája” című kézikönyvekre épül.
Az Office modul más rendszermodulokkal való integrálásának előnyei
Így az „Elektronikus dokumentumkezelés”, az „Üzleti folyamatmenedzsment” és az „Iroda” modulok egyetlen rendszeren belüli interakciójának köszönhetően a szervezet munkavégzési hatékonysága a hazai hagyományoknak és az irodai munkavégzési normáknak maradéktalanul megfelelve nő. Az egyes modulok által biztosított összes mechanizmus a dokumentumfeldolgozás „papír” és „elektronikus” szakaszainak különféle kombinációiban használható. Ugyanakkor a hagyományos „papír” irodai munka harmonikusan illeszkedik elektronikus dokumentumkezelés fejlett horizontális kapcsolatokkal rendelkező szervezetek.
BAN BEN nagy cégekÉvente több tízezer partnerrel folytatnak levelezést, és belső dokumentumokat készítenek több ezer alkalmazott. Egyes levelek fogadása és feldolgozása papíron is történhet. Az elektronikus irodairányítási rendszerek segítenek a vállalatoknak többszörösen növelni munkavégzésük hatékonyságát, és az összes dokumentumot egyetlen tárházba hozni.
Az „iroda” a papíralapú dokumentumokkal való munka teljes ciklusát lefedi: a belépéstől és a regisztrációtól az archívumba való iktatásig. A funkcionalitás teljesen konzisztens Orosz szabványok irodai munka, lehetővé téve a legtöbb „kézi” művelet automatizálását.
Az esetek és naplók listájának vezetése
Az esetek nómenklatúrájának jóváhagyott összetételét a rendszer egy speciális könyvtárában tartják fenn. Decentralizált iratrögzítés esetén a nyilvántartási helyek szerkezeti egységeken belül biztosítottak.
Az esetek nómenklatúrája
Az egyes nómenklatúra-fájlok archívumba történő átvitelének előkészítésekor automatikusan kinyomtathatja az irat borítóját, valamint a dokumentumok listáját. Az irattári tárolásra és az archívumban való keresésre való felkészülés ideje többszörösére csökken.
Dokumentumok nyilvántartása
Dokumentum DIRECTUM-ba való beírásához töltse ki a regisztrációs és ellenőrző kártya (RCC) szükséges mezőit, és a rendszer automatikusan hozzárendeli a regisztrációs számot. A rugalmas számozási rendszer lehetővé teszi, hogy az egyes regisztrációs naplókon belül tetszőlegesen és automatikusan számot rendeljen egy dokumentumhoz. A szám tartalmazhat osztálykódot, naplókódot és minden szükséges adatot. A megoldás megvalósításával 35-50%-kal csökken az iratbejegyzés átlagos ideje.
RKK példa
Az RKK elsődleges adatokat (felosztás, regisztráció dátuma, regisztrációs szám stb.), valamint információkat tartalmaz bármely papíralapú dokumentum állapotáról, például a helyéről. Egy dokumentum osztályok közötti mozgatásakor minden regisztrációs hely saját RCC-vel rendelkezik. A létrehozott RCC-k láncán keresztül nyomon követheti egy papíralapú dokumentum vállalaton belüli mozgását.
Az RKK-hoz csatolhat egy dokumentumot vagy annak szkennelt képet is. Nagy mennyiségű dokumentum gyors rögzítéséhez a DIRECTUM Capture Service adatfolyam-beviteli szolgáltatást használják. Támogatja a dokumentumok bevitelének különféle módjait: rögzítés innen Email vagy a fájlrendszerből (például szkennerből).
Az RKK létrehozásának és az adatok kitöltésének funkciója átvihető az Ario intelligens mechanizmusaira. A dokumentum kézhezvétele után önállóan osztályozzák, felismerik a szöveget és kitöltik az RCC-t a kivont lényeges információkkal. Az ügyintéző csak a kitöltés helyességét tudja ellenőrizni. Ez lehetővé teszi a regisztrációs idő további csökkentését és a rutinműveletek számának csökkentését.
A beérkező dokumentumok áttekintése, lebonyolítása
A beérkező dokumentum regisztrálása után az ügyintéző pár kattintással elküldi azt a vezetőnek áttekintésre. A dokumentum áttekintésének eredménye alapján a titkár vagy a vezető maga alkot utasításokat a dokumentumon.
Ha a vezetőnek van asszisztense, a dokumentum előzetes áttekintését határozattervezet elkészítésével az asszisztense végzi el. A vezető csak jóváhagyhatja a határozattervezetet, és végrehajtási utasítást küldhet.
A megbízások végrehajtása során a következőket biztosítják:
- a végrehajtással kapcsolatos levelezés rögzítése;
- a delegálás és a felülvizsgálatra küldés képessége;
- határidők ellenőrzése, új határidő igénylése.
A vezérlők vizuálisan figyelik a végrehajtást. A kapcsolódó megrendelések helyzetét tükröző rövid összefoglaló a munka minden résztvevője számára elérhető.
Rendelési fa
Levelek küldése a levelezőknek
A megoldás szorosan integrálva van a „Csere a partnerekkel” modullal. A kimenő levél jóváhagyása után könnyen elküldhető a címzetteknek dokumentumcsere-rendszereken keresztül – így nem kell többszörösen kinyomtatni a dokumentumot, és csökkennek a kézbesítési költségek.
Ezenkívül a kimenő dokumentumokhoz megadhat egy levelezési listát a szervezetek számára, és automatikusan küldhet e-maileket a címzetteknek, vagy nyomtathat borítékokat, amelyek megfelelnek az orosz posta szabványainak.
Borítéknyomtatás
Regisztráció, a szervezeti és adminisztratív dokumentumok megismerése
Az adminisztratív dokumentumok jóváhagyásra történő elkészítése és elküldése teljesen automatizált. Elég kitölteni a szükséges adatokat a műveletvarázslóban, majd a rendszer létrehoz egy dokumentumot, és elküldi a szükséges alkalmazottaknak jóváhagyásra és aláírásra:
Az aláírást követően a szervezeti és adminisztratív dokumentum megküldhető áttekintésre az érdeklődő munkatársaknak. Ehhez ki kell töltenie az RKK levelezőlistáját. Ez a lista a jövőben egy másik dokumentum terjesztésére is felhasználható.
A levelezőlistán szereplő alkalmazottak megbízást kapnak a dokumentum áttekintésére. A DIRECTUM rendszerben az ismerkedés megerősítéséhez elegendő a feladat elvégzése. És ha egy feladatot küldenek egy olyan dokumentum megismerésére, amely nem került be a rendszerbe, akkor ezt a feladat szövege jelzi, és az előadók papíron ismerkednek meg a dokumentummal.
Keresés és elemzés
Az ismert adatok felhasználásával mind maga az elektronikus dokumentum, mind annak RKK-ja megtalálható, a dokumentum helyére és végrehajtási szakaszára vonatkozó információkkal együtt.
Keresés RKK szerint
Gyorsan megtalálhatja a kívánt dokumentumot az RKK-val együtt a dokumentum papír megfelelőjén található vonalkód segítségével. A gyors azonosítási technológiának köszönhetően a vonalkódot egy speciális szkenner olvassa be, amely után a rendszer automatikusan megtalálja a dokumentumot és a kapcsolódó feladatokat.
Ablak a talált dokumentumon végzett műveletekhez
A felhasználók hatékonyságának elemzésére a rendszer speciális jelentéseket biztosít: „Ismerkedési lista”, „Megbízások teljesítésének határidejének ellenőrzése”, „Megbízások teljesítésének statisztikái”, „Visszaküldendő dokumentumok” stb.
Jelentésminta
A webes kliens használható egy földrajzilag elosztott szervezet távoli irodáiban vagy fő kliensként, többplatformos funkcionalitást és egyszerű adminisztrációt biztosítva. A munkához csak internet-hozzáférés szükséges.
Bejövő RKK a webirodában
A megvalósítás hatása
A megoldás használatával az alkalmazottak időben megkapják a parancsokat és a végrehajtásra vonatkozó utasításokat. A vezetői döntések végrehajtása feletti ellenőrzés teljesen átláthatóvá válik.
- A minimumra csökkenti a dokumentumok elvesztésének kockázatát
- 2 alkalommal a kimenő levél elkészítésének és jóváhagyásának ideje lerövidül
- 12 alkalommal felgyorsítja a papíralapú dokumentumok helyének keresését
- 2 alkalommal felgyorsul a vezetés számára az utasítások végrehajtására vonatkozó információk előkészítése
- 20%-kal A vezetői utasítások végrehajtása növekedni fog
Megkülönböztető tulajdonság Az Olympus elektronikus iroda gazdag funkcionalitása, amely a klasszikus irodai munkából ered.
Nagy mértékben ipari vállalkozás A titkár (jegyző) feladata nem csak az iratok nyilvántartása, hanem egy sor egyéb feladat is:
- a vezető meghatározása, hogy kinek nyújtsa be a beérkező dokumentumot megoldásra
- előzetes határozatok elkészítése
- a dokumentum átadása a végrehajtónak
- eredeti visszatérési vezérlés
- feladatvégrehajtás összefoglaló elemzése
- a megbízások végrehajtásának ellenőrzése
- zárójelentések generálása az elvégzetlen feladatokról
- kimenő dokumentumok küldése
- kérésre keresse meg a szükséges dokumentumot
- nyomtatás, szkennelés
- és még hatalmas számú dokumentum tárolására is. Egy jó ügyintéző felelős mindezért.
Az elektronikus irodai Olympus képes megkönnyíteni és hatékonyabbá tenni a jó emberek munkáját!
Automatikus regisztráció:
|
Bejövő e-mailek |
A beépített levelezőkliens segítségével a rendszer beolvassa az e-mailből az adatokat, és kitölti velük a regisztrációs kártyát
|
| A kimenő és belső dokumentumok elkészítésének technológiája az Olympusban hasonló, ezért összehangolt és jóváhagyott dokumentumokat automatikusan jön a regisztráció a már ismert adatokkal |
Kimenő levelek és belső dokumentumok
|
Az újrafogadott dokumentumok automatikus vezérlése
Maga a rendszer elkapja a szervezetbe újra bekerülő dokumentumokat, és figyelmeztet rá.
Automatikus értesítések az eredeti visszaküldéséről
A rendszer diagramot ad az eredeti mozgásáról, és ha nem érkezik meg időben, értesíti az anyakönyvvezetőt.
Kényelmes csatlakozási rendszer
Az Olympusban található dokumentumok hivatkozásai azt sugallják, hogy az összes kapcsolódó dokumentumról részletes előzményt kaphat, beleértve az archív dokumentumokat is, amelyeket kiegészítésképpen, törölve vagy megváltoztatva hoztak létre.
Jelentéstervező
Az Olympus rendszer riporttervezőjének segítségével a dolgozó adminisztrátor vagy programozó segítsége nélkül készítheti el a számára szükséges jelentéseket. Gyakran így készülnek jelentések a nem végrehajtott vagy ellenőrzési dokumentumokról.
Rugalmas szűrőrendszer
Az Olympus rendszer lehetőséget biztosít dokumentumok keresésére irányuló kérések végrehajtására egy szűrősor segítségével. A szűrősor lehetővé teszi számos változó keresési feltétel megfogalmazását a kívánt dokumentumhoz.
Elektronikus iroda az Olympus rendszerben a digitális irodai munka szervezésének eszköze. Ez a szegmens a vállalati dokumentumokkal kapcsolatos összes információt felhalmozza. Felhasználói előzményeket tartalmaz; tárolja az összes dokumentumhivatkozást; tájékoztat a határidőről; tartalmazza a dokumentummal létrehozott összes fájlt; választ ad az előadók és a felelősök dokumentummal kapcsolatos kérdéseire, valamint munkájuk eredményére.
Végrehajtás ellenőrzése
Végrehajtás ellenőrzése az Olympus rendszerben- ez egy mély funkció, amely információt nyújt a megbízások végrehajtásának időzítéséről, szakaszairól és eredményeiről. Ez a funkció az egész rendszerben jelen van, az elektronikus irodától a strukturált tárolóig. A funkcionalitás a dokumentumok és utasítások teljesítésének határidején és a határidők elmulasztásáról szóló értesítéseken alapul.
A végrehajtás ellenőrzésének megjelenítése
- Színjelzés és üzenetek az Olympus rendszertől a határidők elmulasztásáról.
- Speciális mód a beérkezett, vállalt, határidőre elvégzett, időszakonkénti késéssel teljesített és időben nem teljesített feladatok teljes számával.
- Az utasítások végrehajtásáról szóló jelentések teljes rendszere a dokumentummal összefüggésben, végrehajtók és felügyelők.
Speciális vezérlés
A feladatok időben történő és minőségi végrehajtása érdekében az Olympus speciális vezérlőrendszerrel rendelkezik. Lényege, hogy az ellenőrzéshez rendelt összes legfontosabb feladatnak át kell mennie az irányítás alóli kivonási eljáráson, i. záró. Egyes esetekben a feladat ellenőrzés alóli kivonásához hozzáértő szakember által végzett munka minőségének értékelése szükséges. Ezután a rendszer egy megerősítési eljárást is alkalmazhat.
Ellenőrzési rend kialakítása
- Az ellenőrzési megbízások kiadásához egy alkalmazottat kell kijelölni, aki ellenőrzi, és szükség esetén megerősíti a végrehajtás minőségét.
- Az ellenőrzési utasítások alapján a rendszer automatikusan kiszámítja a teljesítményfegyelem együtthatóját.
- Az „Ellenőrzési feladatok végrehajtásának elemzése” speciális mód információkat mutat a vezérlési feladatok végrehajtásának időszerűségéről.
- Az asztali elemzési irányítópultok átalakulnak ez az információ grafikus formában.
Dokumentum kezelés
A megfelelő dokumentumkezelés kulcsfontosságú hatékony munkavégzés osztály, részleg, szolgáltatás és a szervezet egésze. „Dokumentumkezelés” az Olympus rendszerben egy modern, nagyszabású vállalatirányítási eszköz, amely kifejezetten a magas szintű üzleti folyamatokra összpontosít.
A „Dokumentumkezelés” a Document Flow - Olympus modul egy szegmense, amely a tervező elvén épül fel, azaz. a munkavállalóhoz beérkezett összes feladat és dokumentum egy listában van elrendezve.
A listán látható a megbízás típusa, témája, tartalma, kézhezvételének dátuma, esedékessége és kitől származott. Ez a lista könnyen kiegészíthető a kívánt oszloppal.
A piros háttér egy késedelmes feladatot jelez, ami segít, hogy ne felejtse el elvégezni azt. A rendszer fejlett vezérléssel rendelkezik, amikor egy színes jelzés jelzi a dokumentum végrehajtásának közeledő határidejét.
A könyvjelzők listája alatt az összes látható további információ amelyre szükség lesz a döntés meghozatalához. Ez a dokumentum szövege, a részletes feladat, a mozgalom története és a kapcsolódó dokumentumok.
A program megkönnyíti a szükséges dokumentum megtalálását, valamint a vele végzett munka előzményeinek megtekintését. Sőt, a történelem megmutatja, hány körben keringett már a dokumentum, ki vitte munkába és ki még nem.
Az információk azonnali átvétele:
- ki kezdeményezte a dokumentumot;
- aki beleegyezett;
- aki jelenleg rendelkezik vele;
- milyen megjegyzéseket tettek és kik tettek a dokumentumhoz;
- ez a dokumentum kapcsolódik-e más dokumentumokhoz és hogyan, a kapcsolódó dokumentumok megnyitásának lehetőségével;
- Egy alkalmazottra, szolgálatra, részlegre vagy az egész vállalkozásra vonatkozóan lásd a teljesített és nem teljesített megrendelések képét.
Könnyű munkavégzés számos dokumentummal:
- a rendszer maga generál egy listát a megfontolandó dokumentumokról;
- a rendszer rákérdez, hogy mely dokumentumokkal kapcsolatban kell sürgős döntést hozni;
- a rendszer tájékoztat a lejárt határidőről;
- a rendszer lehetővé teszi a munka delegálását és az időben történő végrehajtás egyszerű ellenőrzését;
- a rendszer lehetővé teszi bármely dokumentum munkatörténetének megszerzését;
- a rendszer lehetővé teszi, hogy távollétében helyetteseket jelöljön ki, és megnézze, hogyan dolgozott a helyettes.
Könnyű dokumentumkezelés:
- az információcsere sebességének növelése;
- az alkalmazottak teljesítményfegyelem szintjének növelése;
- a szerződéses határidők betartása;
- a szükséges információk gyors megszerzésének képessége anélkül, hogy elhagyná a munkahelyét.
Tároló szerkezet
Az Olympus rendszer strukturált dokumentumtára nem csupán egy könyvtár, amelyhez korlátozott hozzáféréssel rendelkeznek a mappák, hanem minden dolgozó egyéni „tudásbázisa”. Az Olympus tároló felépítésének elve a felhasználó szekciókhoz, mappákhoz, dokumentumokhoz és fájlokhoz való hozzáférési jogán alapul. A rendszer automatikusan egyéni archív struktúrát készít minden alkalmazott számára. A felhasználó csak azokat a részeket és dokumentumokat látja, amelyekhez jogosultsága van.
Ezenkívül a munkavállalónak lehetősége van az archívum egy részét, mappáit, dokumentumokat személyes tárolójába másolni. Ez a funkció lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy még gyorsabban hozzájusson a szükséges információkhoz vagy dokumentumokhoz.
A tároló feltöltése
Az Olympus rendszerben a tárhely automatikusan feltöltődik dokumentumokkal a dokumentummal végzett munka ciklusának eredménye alapján. Ez a technológia lehetővé teszi a felhalmozódást szükséges dokumentumokat a vonatkozó részekben, anélkül, hogy erre a munkára külön időt szánnának.
Amikor új dokumentum jelenik meg az adattárban, a rendszer értesíti a munkavállalót, ha feliratkozott ilyen értesítésekre.
Könnyű munka a dokumentumokkal
Az Olympus tárolást funkcionális szolgáltatások jellemzik, amelyek meghatározzák a dokumentumokkal való munka kényelmét:
- Verziószámítás;
- Dokumentumok linkjei (törölt, lejárt, ráadásul);
- Kivonat az archívumból;
- Az eredeti kiadása;
- Tárolási jellemzők (leltári szám, tároló, állvány, polc, példányszám).
Különféle alkatrészek vásárlásával mobil és a fogyasztói elektronika a Sotovik-M üzletben, egyúttal javasoljuk az irodaszerek készletezését - bármely vállalkozás munkafolyamatait ill. nonprofit intézmény. Ha ömlesztve szeretne irodaszereket vásárolni, böngésszen kínálatunkban.
Az irodaszerek ömlesztett vásárlása a gyártótól (irodaszerek nagykereskedelme, irodaszerek nagykereskedelme Moszkva) hatékony módja annak, hogy jelentős megtakarítást érjünk el a vállalati iroda folyamatos tömeges irodaszerrel való ellátása során. Olcsó nagykereskedelmi írószert szeretne? Ha negyedévente vagy félévente egyszer nagy tételben rendel tollat, ceruzát, gemkapcsot, jegyzettömböt és egyéb apró árut, nem kell időt vesztegetnie újabb havi szállításra. Az irodaszerek tömeges nagykereskedelmi vásárlása szintén hasznos kormányzati szervezetek– sok közigazgatás oktatási intézményekírószer vásárlás ömlesztve az iskolának, óvoda vagy egyetemet. Az irodaszer-nagykereskedelmi cégek megfelelő árpolitikával rendelkeznek, ezért a Sotovik-M versenyképes áron értékesíti az írószereket – az irodaszer-nagykereskedelem olcsó. Irodaszerek nagykereskedelme Moszkvában (írószer nagykereskedelem Moszkva, írószer nagykereskedelem Moszkva) online áruházunkban.
Az irodaszerek nagykereskedelme nagyon olcsó. Irodaszerek nagykereskedelme Moszkvában
Írószer nagykereskedés üzletünkben az egyik legjobb áron. Ha azt tervezi, hogy ömlesztve vásárol iskolai írószert, ömlesztve alacsony áron, vagy szokatlan írószereket szeretne nagy mennyiségben rendelni egy ajándékboltba, a Sotovik-M az, amire szüksége van! Vásároljon ömlesztve irodaszereket, a hagyományos notebookoktól a bélyegzett termékekig és névjegykártyákig vonzó áron, azonnali kiszállítással Oroszország egész területén. Irodaszer nagykereskedésünk nagyon olcsó!