Албан ёсны бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ. Англи хэл дээрх бизнесийн захидал. Илгээгчийн нэр, хаяг

ГОСТ R 7.0.82013 "Мэдээлэл, номын сан, хэвлэлийн стандартын систем. Оффисын ажил, архив. Нэр томьёо, тодорхойлолт" нь хүлээн авагч нь баримт бичгийг хүлээн авагчийн талаархи мэдээллийг агуулсан баримт бичгийн шинж чанар юм (67-р зүйл).

"Хүлээн авагч" гэсэн шаардлагыг бизнесийн захидал, дотоод мэдээлэл, лавлагааны баримт бичигт (тайлан, санамж, мэдэгдэл гэх мэт) ашигладаг.

Шаардлагатай "Хаяг" нь дараахь зүйлийг агуулна.

• хаяг хүлээн авагчийн нэр (захидал хүлээн авагч);
• шуудангийн хаягэсвэл утас-факсын дугаар, цахим шуудангийн хаяг.

Захидлын хүлээн авагч нь дараахь байж болно.

• албан тушаалтан / хэд хэдэн албан тушаалтан;
• байгууллага;
• байгууллагын бүтцийн хэлтэс;
• бүлэг байгууллагууд;
• хувь хүн.

ХАЯГ - АЛБАН ЁСНЫ

ГОСТ R 6.30-2003 стандартын дагуу аливаа албан тушаалтны овог нэрийн өмнө эхний үсгийг бичдэг. Хэрэв захидал илгээсэн бол төрийн байгууллагын дарга, дараа нь байгууллагын нэрийг албан тушаалд оруулсан, бүтэн нэр. огнооны тохиолдолд тэмдэглэсэн бол овог нэрийн өмнө эхний үсгийг бичнэ.

Хэрэв захидал хаягласан бол удирдагч арилжааны байгууллага , дараа нь албан тушаалд эрх зүйн хэлбэрийг харуулсан байгууллагын нэрийг (бүрэн буюу товчилсон хэлбэрээр), овог нэрийн өмнө эхний үсгийг бичнэ.

Хэрэв захидал хаягласан бол дэд дарга, албан тушаалын нэрэнд байгууллагын нэрийг тусгасан байна. Овог нэрийг огнооны тохиолдолд зааж өгсөн болно.

Хэрэв баримт бичгийг хүлээн авагч бол бүтцийн нэгжийн дарга, дараа нь нэрлэсэн тохиолдолд эхлээд байгууллагын нэрийг, дараа нь тухайн бүтцийн нэгжийг зааж буй хүний ​​албан тушаалын нэрийг зааж өгнө, жишээлбэл:

Шинэ ГОСТ-ийн 5.15-д заасны дагуу:

• захидал илгээх үед албан ёсныовог нэрийн дараа эхний үсгийг байрлуулсан;
• овгийн өмнө "Ноён" (ноён) гэсэн товчлолыг, хэрэв хаяг хүлээн авагч нь эрэгтэй бол "Хатагтай" (хатагтай), хэрэв хаяг хүлээн авагч нь эмэгтэй бол:

ХАЯГ - БАЙГУУЛЛАГА

Хэрэв захидал нь байгууллагад хаягласан бол нэрлэсэн тохиолдолд түүний нэрийг (бүтэн буюу товчилсон) зааж өгнө.

Байгууллагад захидал илгээхдээ түүний бүтэн буюу товчилсон нэрийг зааж өгнө, жишээлбэл:

Байгууллагад хаяглах нь илгээгч нь тухайн байгууллагын дарга, түүний овог, овог нэр, овог нэр, овог нэр хэн болохыг мэдэхгүй тохиолдолд хэрэглэгддэг.

ХАЯГ - БҮТЭЦИЙН НЭГЖ

Баримт бичгийг байгууллагын бүтцийн нэгжид хаяглаж болно. Дүрмээр бол, захидалд зориулагдсан асуудлыг авч үзэх нь бүтцийн нэгжийн бүрэн эрхэд хамаарах тохиолдолд шийдвэрлэх энэ аргыг ашиглах боломжтой.

Баримт бичгийг байгууллагын бүтцийн хэлтэст хаяглахдаа нэрлэсэн тохиолдолд тухайн байгууллагын нэрийг "Хаяг хүлээн авагч" гэсэн зүйлд, доор нь нэрлэсэн тохиолдолд бүтцийн нэгжийн нэрийг зааж өгнө, жишээлбэл:

ГОСТ R 7.0.97-2016-д ямар өөрчлөлт орсон бэ?Юу ч биш.

ХАЯГ - ХУВЬ ХҮН

-тай захидал харилцаа тогтоохдоо шаардлагатай "хаяг"-ыг бүртгэх хувь хүмүүсөөрийн гэсэн онцлогтой. Эхлээд овог нэр, дараа нь эхний үсэг, дараа нь шуудангийн хаягийг зааж өгнө.

ГОСТ R 7.0.97-2016-д ямар өөрчлөлт орсон бэ?Юу ч биш.

ХАЯЖ БАЙНА - ОЛОН БАЙГУУЛЛАГА
ЭСВЭЛ БҮТЭЦИЙН НЭГЖ

Бизнес захидал олон хүлээн авагчтай байж болно. ГОСТ R 6.30-2003 нь хэд хэдэн нэгэн төрлийн байгууллага эсвэл нэг байгууллагын хэд хэдэн бүтцийн хэлтэст захидал илгээхдээ хүлээн авагчдын ерөнхий загварчлалын аргыг тогтоодог. Таяг засах хоёр сонголт байдаг.

Сонголт 1: "Хаяг" шинж чанарт хэд хэдэн хүлээн авагчийг зааж өгнө үү.Энэхүү дизайны сонголтыг байгууллага эсвэл албан тушаалтанд захидал илгээсэн тохиолдолд (энэ нь үндсэн хүлээн авагч) болон бусад олон байгууллага, албан тушаалтанд мэдээлэл өгөхөд ашиглагддаг.

Хаягжуулалтыг ердийнх шиг баруун дээд буланд "Хаяг" -ын дэлгэрэнгүй мэдээллийг байгууллага / байгууллага эсвэл байгууллагын бүтцийн нэгжийн жагсаалт хэлбэрээр гүйцэтгэдэг.

Энэ тохиолдолд хүлээн авагчдын нийт тоо дөрөвөөс илүү байж болохгүй.

Бүх хаяг хүлээн авагчдыг баримт бичиг дээр өөрөө зурсан бөгөөд 2, 3, 4-р хаягийн өмнө "Хуулбарлах" гэсэн үгийг заагаагүй болно.

Энэ тохиолдолд захидлын бүх хэвлэсэн хуулбарыг эх хувь гэж гарын үсэг зурсан болно. Хуулбар бүрийг тусдаа дугтуйнд битүүмжилсэн бөгөөд түүн дээр тухайн байгууллага, бүтцийн нэгжийн шуудангийн хаягийг бичсэн болно.

Сонголт 2: хүлээн авагчийг ерөнхийд нь зааж өгөх,хэрэв бид ижил төрлийн байгууллага (байгууллагын дарга) бүлэгт баримт бичгийг илгээх юм уу бүтцийн нэгжүүд(салбар, төлөөлөгчийн газар гэх мэт) нэг байгууллагын:

Хэрэв энэ тохиолдолд хүлээн авагчдын тоо дөрвөөс дээш байвал тодорхой хүлээн авагчид болон тэдгээрийн хаягийг зааж өгсөн захидал (шуудангийн жагсаалт) шуудангаар илгээх нэмэлт жагсаалтыг гаргадаг. Үүнийг "Хаяг" дээр тэмдэглэсэн болно.

Зөвшөөрөгдсөн захидлын жагсаалтын маягт байхгүй байна. Хуудасны маягтыг байгууллагын оффисын ажлын зааварт зааж өгч болно. Үнэн хэрэгтээ захидлын жагсаалт нь тусдаа хуудсанд шилжсэн "Хаяг" шинж чанар бөгөөд энэ нь түүний агуулга нь энэ шинж чанартай тохирч байх ёстой гэсэн үг юм. "Хаяг" шинж чанарт гурван мэдээллийн блок байдаг: байгууллагын нэр, албан тушаал, эхний үсэг, овог нэр. Захидлын захидлын жагсаалтад бид ижил мэдээллийн блокуудыг хуулбарладаг боловч тэдгээрийг хуудасны баруун талд биш, харин нэг мөрөнд байрлуулдаг. Та мөн өгөгдлийг хүснэгт хэлбэрээр байрлуулж болно. Хүлээн авагчдын дараалал нь дур зоргоороо байж болох ч цагаан толгойн дарааллаар байрлуулах нь дээр.

Гарсан захидлын дугаар, огнооны талаарх мэдээллийг бүртгүүлсний дараа оруулна (Жишээ 1).

Бүлэг хүлээн авагчид илгээсэн бүх захидал нь нэг регистрийн дугаартай, бүх захидлын ирж буй дугаар өөр байна.

ГОСТ R 7.0.97-2016-д ямар өөрчлөлт орсон бэ?Юу ч биш.

МАЯГТ ДЭЭР "ХАЯГДСАН" ДЭЛГЭРЭНГҮЙ МЭДЭЭЛЭЛИЙГ БАЙРУУЛЖ БАЙНА

"Хүлээн авагч" шинж чанар нь баримт бичгийн баруун дээд хэсэгт (дэлгэрэнгүй өнцгөөр байрлуулсан маягт дээр) эсвэл маягтын дэлгэрэнгүй доор баруун талд (дэлгэрэнгүй мэдээллийг уртын дагуу байрлуулсан маягт дээр) байрладаг. Шаардлагатай "Хаяг" -ын байршлыг ГОСТ R 6.30-2003-ийн Б хавсралтад үзүүлэв.

• дэлгэрэнгүй мэдээллийг булангийн зохион байгуулалттай маягт дээр - Жишээ 2;
• дэлгэрэнгүй мэдээллийг уртааш зохион байгуулалттай маягт дээр - Жишээ 3.

ГОСТ R 7.0.97-2016-д ямар өөрчлөлт орсон бэ?Юу ч биш. Шаардлагатай "Хүлээн авагч" нь ижил газар хэвээр байна.

ТЕХНИКИЙН АСУУЛТ

• "Хаяг" шинж чанарын элементүүдийг интервалаар тусгаарлах боломжтой юу?

"Хаяг" шинж чанар нь дүрмээр бол хэд хэдэн мөрийг эзэлдэг.

6.1-д арга зүйн зөвлөмжГОСТ R 6.30-2003 стандартын хэрэгжилтийн талаар (Холбооны архиваас баталсан) хэд хэдэн мөрийн баримт бичгийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг нэг мөр хоорондын зайгаар хэвлэдэг гэж хэлдэг. "Хүлээн авагч", "Баримт бичгийг батлах тэмдэг", "Хавсралт", "Баримт бичгийг батлах тэмдэг" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг бие биенээсээ 1.5-2 мөрийн интервалаар тусгаарлана.

Үүнтэй төстэй дүрмийг шинэ ГОСТ R 7.0.97-2016-ийн 3-р хэсэгт тусгасан болно. Ерөнхий шаардлагаБаримт бичгийн үйлдвэрлэлд: "Олон мөрийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг нэг мөр хоорондын зайгаар хэвлэж, дэлгэрэнгүй мэдээллийн бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг нэмэлт зайгаар тусгаарлана":

• "Очих газар" шинж чанарыг хэрхэн тохируулах вэ?

"Хүлээн авагч" гэсэн олон мөрт атрибут нь атрибутын эзэлдэг бүсийн зүүн хилийн дагуу, эсвэл хамгийн урт шугамтай харьцуулахад төвлөрсөн байдлаар зохион бүтээгдсэн, жишээлбэл:

Британийн Шууд Маркетингийн Нийгэмлэгийн мэдээлснээр 2015 онд цахим шуудангийн маркетингд оруулсан фунт бүр 38 фунт стерлингийн өгөөж авчирсан байна. Ижил үр дүнд хүрэхийг хүсч байгаа ч мэдэхгүй байна үйлчлүүлэгчид хэрхэн захидал бичих вэ?Дараа нь хамгийн сайныг нь ашиглаүйлчлүүлэгчдэд зориулсан захидлын жишээЭнэ тоймд бид танд зориулж цуглуулсан.

Үйлчлүүлэгч рүү хэрхэн захидал бичих вэ

Та үйлчлүүлэгчдийн талаар байнга боддог, гэхдээ энэ нь харилцан адилгүй. Тэдний анхаарлыг татаж, өрсөлдөгчдөөсөө түрүүлэхийн тулд өөрийгөө байнга сануулж байх хэрэгтэй. Үүний тулд имэйлүүд маш сайн байдаг. Pipedrive блогын зохиогчдын үзэж байгаагаар танд ашигтай хэд хэдэн заль мэх бий.

1. Тэвчээр, илүү тэвчээр.Боломжит худалдан авагчийг тогтмол илгээх замаар аажмаар хэлэлцээрт оруулаарай.
2. Стратегийн талаар санал нэг байнаМаркетингийн хэлтэстэй үйлчлүүлэгчдэд захидал илгээхдээ хэт хөндлөнгөөс оролцохгүй байх, үйлчлүүлэгчийн шуудангийн хайрцгийг давтан мэдээллээр бөглөхгүй байх.
3. CRM системийг ашигла.Энэ нь үйлчлүүлэгчидтэй харилцах техникийн талыг хялбарчилж, шуудантай ажиллах ажлыг хурдасгах болно.

CRM систем нь үйлчлүүлэгчид болон гүйлгээний бүртгэл хөтлөх, бүх дуудлагыг бүртгэх, мөн үйлчлүүлэгчтэй харилцах харилцааг хялбархан зохион байгуулахад тусалдаг ашигтай програм юм. Жишээлбэл, програм нь шуудангийн үйлчилгээтэй (та хязгааргүй тооны шуудангийн хайрцгийг холбож болно) нэгтгэж, захидал харилцааны түүхийг шууд эсрэг талын картанд хадгалах боломжийг олгодог. Хэрэв шинэ үйлчлүүлэгч танд захидал бичсэн бол та ирж буй захидлаас шууд гэрээний карт үүсгэж болно.

Одоо хамгийн сонирхолтой зүйл бол CRM-ээс үйлчлүүлэгч рүү захидал илгээхийн тулд та текст бичих шаардлагагүй болно.Баримт бичиг зохион бүтээгчийн тусламжтайгаар та бүх тохиолдлуудад зориулж үсгийн багц үүсгэж, хоёр товшилтоор үйлчлүүлэгчдэд илгээх боломжтой. SalesapCRM өөрөө захидал дахь үйлчлүүлэгчийн нэр болон бусад мэдээллийг орлуулах болно. Нарийвчилсан мэдээллийг мэдмээр байна уу? Дараа нь дарна уу.

Үйлчлүүлэгчид илгээсэн захидал: жишээ, бэлэн дээж

Бид сонголтоо эмхэтгэсэнүйлчлүүлэгчдэд зориулсан бизнесийн захидалта үүнийг дээж болгон авч болно. Та дэлгэрэнгүй мэдээллийг бөглөхөд л хангалттай.

1. Та боломжит үйлчлүүлэгч рүү анх удаа захидал бичиж байна уу? Энэ богино мессежийг илгээнэ үү:

Захидлын сэдэв:Магадгүй та манай шинэ үйлчлүүлэгч байх

Сайн уу, [Нэр].

Бид [Компанийн тухай товч мэдээлэл].

Хэрэв та сонирхож байгаа бол хамтран ажиллах боломжийн талаар ярилцахад бэлэн байна. Та хэдэн цагт залгахад тохиромжтой болохыг бидэнд мэдэгдээрэй.

[Гарын үсэг]

2. Боломжит үйлчлүүлэгчид өрсөлдөгчидтэйгээ амжилттай хамтран ажилласан туршлагын талаар хэлээрэй.

Захидлын сэдэв:Өрсөлдөгчидтэй хамт байгаарай

Сайн уу, [Нэр].

Бид амжилттай хамтран ажиллаж байна [өрсөлдөгч X ба Y] in [үйл ажиллагааны талбар]аль хэдийн [маш их цаг]мөн тэд хамтдаа сайн үр дүнд хүрсэн. Та тэдгээрийн талаарх дэлгэрэнгүй мэдээллийг эндээс авах боломжтой [тохиолдол/тоймны холбоос].

Та бидэнтэй нэгдвэл бид баяртай байх болно.

[Гарын үсэг]

3. Хэрэв та бизнесийн арга хэмжээн дээр харилцагчдыг хүлээн авсан бол боломжит үйлчлүүлэгчид, тэднийг илгээсанал болгосон захидалиймдээж:

Захидлын сэдэв:Манай компанийн талаар дэлгэрэнгүй

Сайн уу, [Нэр].

Чамд ч бас таалагдсан гэж найдаж байна [үйл явдал]мөн сонирхож байгаад баярлалаа [Компанийн нэр].

Би манай компанийн талаарх дэлгэрэнгүй мэдээллийг хавсаргаж байна. Би таны бүх асуултыг утсаар ярихдаа баяртай байх болно.

[Гарын үсэг]

Сануулах захидал

4. Илгээснээс хойш хэсэг хугацааны дараа үйлчилгээ санал болгож буй үйлчлүүлэгчид захидалэсвэл нэмэлт мэдээлэлөөртөө сануул:

Захидлын сэдэв:Та ямар нэгэн зүйл хэлэлцэхийг хүсч байна уу?

Сайн уу, [Нэр].

Танд миний өмнөх захидлыг уншиж, илүү ихийг мэдэх боломж олдсон гэж найдаж байна [нэмэлт мэдээлэл].

Танд миний саналын талаар асуух зүйл байна уу? Би тэднийг утсаар эсвэл биечлэн ярилцахдаа баяртай байх болно. Та үүнд хэзээ зав гарах вэ?

[Гарын үсэг]

5. Хэрэв та саналынхаа үр нөлөөг тоогоор харуулж чадвал бусадтай хуваалцаарай компанийн үйлчлүүлэгчдэд захидал. Баримт нь илүү сайн итгүүлдэг.

Захидлын сэдэв:Таны мэдэхгүй байж болох хэдэн баримт [Компанийн нэр]

Сайн уу, [Нэр].

Би саяхан танд имэйл илгээсэн [Компанийн нэр]мөн бид ашигтай байж чадна гэж бодож байна [чиний компани].

Манай үйлчлүүлэгчид өсөлтийг харж байна [шалгуур үзүүлэлтүүдийг зааж өгөх]ашигласан үед [бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний нэр]. Бид бас санал болгож байна [сурталчилгааны талаар ярих]Тэгээд [бусад гайхалтай наймаануудыг дурд].

Хэрэв та нарийн ширийн зүйлийг мэдэхийг хүсвэл бидэнд мэдэгдээрэй, бид утсаар эсвэл уулзалтаар хэлэлцээр хийх талаар тохиролцоно.

Би хариултыг тэсэн ядан хүлээж байна.

[Гарын үсэг]

6. Хэрэглэгчдэд туршилтын хугацаа эсвэл үнэгүй дээж санал болго. Худалдан авагчид бүтээгдэхүүнээ эхлээд турших юм бол хэлцэл хийхэд илүү бэлэн байдаг.

Захидлын сэдэв:Танай компанид зориулсан бэлэг

Сайн уу, [Нэр].

Хэд хоногийн өмнө би танд мэдээлэл илгээсэн [бүтээгдэхүүний нэр]одоо би үүнийг үйлдэл дээр туршиж үзэхийг санал болгож байна.

Би нэвтрэх/хүлээн авахад ашиглаж болох зочны нэвтрэлт/үнэгүй дээж/ваучер үүсгэсэн/хавсгасан. [бүтээгдэхүүн эсвэл үйлчилгээ]. Тэдгээрийг хамт ажиллагсадтайгаа хуваалцаарай. Тэдний бодлыг сонсох нь сонирхолтой байх болно.

Би утсаар эсвэл биечлэн бүх зүйлийг илүү дэлгэрэнгүй ярихдаа баяртай байх болно. Бид танд үнэхээр тустай байж чадна гэдэгт итгэлтэй байна [үйл ажиллагааны талбар].

[Гарын үсэг]

7. Хэрэв та хэлэлцээр хийх эрх бүхий ажилтантай харилцаж байгаа гэдэгтээ итгэлгүй байгаа бол шийдвэр гаргагчтай холбогдоход туслахыг түүнээс хүс.

Захидлын сэдэв:Та намайг зөв хүн рүү чиглүүлж чадна гэж найдаж байна

Сайн уу, [Нэр].

Хэдхэн хоногийн өмнө би танд и-мэйл илгээсэн [компани эсвэл бүтээгдэхүүн]Тэгээд одоо би хаяг руу хандсан гэдэгт эргэлзэж байна.

Миний сонирхсон асуудлыг чи өөрөө шийддэг юм уу? Үгүй бол танай компаний зөв хүнтэй холбогдоход тусалж чадах уу?

Таны хариултыг хүлээж байна.

8. Хэрэв та түүнтэй уулзсаныхаа дараа түүнээс цаашдын төлөвлөгөөнийх нь талаар асуухыг хүсвэл үйлчлүүлэгчид илгээсэн захидлын энэ текстийг ашиглана уу.

Захидлын сэдэв:таны төлөвлөгөө

Сайн уу, [Нэр].

Цаг гаргасанд баярлалаа. Одоо би та бүхний бидний асуудлын цаашдын хэлэлцүүлгийг хэрхэн харж байгааг мэдэхийг хүсч байна.

Хэрэв та сонирхож байгаа бол төлөвлөгөөнийхөө талаар бидэнд мэдэгдээрэй.

Таны хариултыг хүлээж байна.

[Гарын үсэг]

9. Үйлчлүүлэгчтэй уулзсаны дараа түүнд дараах хэлэлцээрийн алхмуудыг сануул.

Захидлын сэдэв:Ойрын ирээдүйд хийх үйл ажиллагааны төлөвлөгөө

Сайн уу, [Нэр].

Цаг зав гаргасанд баярлалаа - өнөөдрийн уулзалт маш үр дүнтэй боллоо. Хэрхэн үргэлжлүүлэхээ товч сануулъя:

[Огноо]: Би чамайг явуулъя [гэрээ/баримт бичгийн бүрэн багц].

[Огноо]: Та надад санал хүсэлт, хүсэлтээ хэлэх болно.

[Огноо]: Бид эцсийн бүх өөрчлөлтийг хийж, гэрээнд гарын үсэг зурна.

Хэрэв та энэ өдрөөс өмнө ямар нэгэн зүйл хэлэлцэх шаардлагатай бол надад мэдэгдээрэй.

10. Зохиохиймүйлчлүүлэгчид илгээсэн захидалХэрэв уулзалт дээр тэрээр нэмэлт мэдээлэл авахыг хүсвэл:

Захидлын сэдэв:Таны хүсэлтийн талаархи мэдээлэл

Сайн уу, [Нэр].

Танай байгууллагын төлөөлөлтэй биечлэн уулзаж байгаадаа баяртай байлаа. Би танд нэмэлт мэдээлэл илгээнэ гэж амласан [асуулт]- тэд хавсаргасан файлд байна.

Ямар ч асуултад хариулахад бэлэн байна. Над руу хүссэн үедээ [тоо] руу залгаж эсвэл энэ хаяг руу бичээрэй.

[Гарын үсэг]

Хэрэв үйлчлүүлэгч холбоо барихгүй бол

11. Үйлчлүүлэгч утсаа аваагүй бол , дараахыг ашиглана уузахидал бичих загвар:

Захидлын сэдэв:Тантай холбогдож чадсангүй

Сайн уу, [Нэр].

Би чамтай ярилцахыг хүссэн [асуулт]гэхдээ чи завгүй байгаа байх. над руу залгана уу [тоо]Эсвэл над руу залгахад тохиромжтой үед надад мэдэгдээрэй.

[Гарын үсэг]

12. Үйлчлүүлэгчтэй холбоо бариагүй бөгөөд түүнд дуут мессеж үлдээсэн үү? Үүнийг дараах үсгээр бөглөнө үү.

Захидлын сэдэв:Чамайг дуудсангүй

Сайн уу, [Нэр].

Саяхан тан руу залгаж ярилцлаа [асуулт].

[Гарын үсэг]

13. Хэрэв үйлчлүүлэгч бүх сувгаар хариу өгөхгүй хэвээр байвал тэдэнд хийх зүйл их байж болно. Энэ загварыг ашигла - маш завгүй хүн ч гэсэн хариулт авахын тулд хэдэн секунд олох боломжтой:

Захидлын сэдэв:Богино хариулт шаардлагатай

Сайн уу, [Нэр].

Харамсалтай нь би тантай холбогдож чадахгүй байна. Та маш завгүй эсвэл манай үйлчилгээг сонирхохоо больсон гэдэгт би итгэж байна.

Хариултандаа тохирох хариултыг заана уу:

1. Намайг ганцааранг минь үлдээгээч!
2. Хэтэрхий завгүй байна, сарын дараа над руу дахин мессеж бичнэ үү.
3. Би өөрөө тантай холбоо барина.

[Гарын үсэг]

14. Хэрэв та өөрийгөө үл тоомсорлохыг хүсч байвал түүнд хэрэгтэй мэдээллийг үйлчлүүлэгчтэйгээ хуваалцаарай.

Захидлын сэдэв: Хэрэгтэй мэдээлэлтаны бизнесийн төлөө

15. Хэрэв үйлчлүүлэгч төлбөрөө хойшлуулсан бол түүнд дараахь зүйлийг сануул.

Захидлын сэдэв:Төлбөрийн саатал

Сайн уу, [Нэр].

[Огноо]Би танд нэхэмжлэх илгээсэн цахим шуудан. Төлбөрийг хараахан хүлээж аваагүй байгаа тул асууж лавлана уу санхүүгийн хэлтэсманай данс? Шаардлагатай бол би дахин илгээх болно. Би чамаас долоо хоногийн дотор төлбөрөө төлнө гэж найдаж байна.

Тусалсанд баярлалаа.

[Гарын үсэг]

Эдгээр загварууд нь үйлчлүүлэгчидтэй бодитой харилцах цагийг хэмнэх болно. Илүү их үр дүнд хүрэхийн тулд загвар үүсгэх, түгээх ажлыг автоматжуулах. яг одоо - энэ нь үнэ төлбөргүй бөгөөд хэдхэн минут л болно.

164-р сар

Сайн уу? Энэ нийтлэлд бид бизнесийн захидлын талаар ярих болно.

Өнөөдөр та сурах болно:

1. Бизнесийн захидал харилцаа яагаад ач холбогдлоо алдаагүй байна вэ?
2. Бизнесийн захидал гэж юу вэ, тэдгээрийг хэрхэн яаж хийдэг вэ;
3. Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ.

Одоо манай цонхны гадна өндөр технологи, интернетийн цаг үе ирж байна. Гэвч бизнесийн захидал харилцаа нь ач холбогдол, ач холбогдлоо алдаагүй, зүгээр л бусад хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд шилжсэн. Бизнес захидал бичих, форматлах чадвартай байх нь яагаад чухал вэ, өнөөдөр ярилцъя.

Та яагаад бизнесийн захидал харилцаа хэрэгтэй байна вэ?

Юуны өмнө ажилчид эсвэл бизнесийн түншүүдтэйгээ санал, санал, бодлоо солилцох боломж юм. Захидлын тусламжтайгаар тэд нэхэмжлэл, хүсэлтийг илэрхийлж, компаниудын хоорондын үл ойлголцлыг тодруулдаг.

Бизнесийн захидал харилцаа нь албан тушаалтнуудын нэг төрөл юм.

Бизнесийн захидал болон бусад хүмүүсийн ялгаа

Гол ялгаа нь дараах байдалтай байна.

• Илтгэлийн хэв маяг;
• Сэтгэл хөдлөлийг тод илэрхийлэхийг зөвшөөрдөггүй үгсийн сан;
• Энэ нь компанийн албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр гардаг;
• Үсгийн фонт нь хэтэрхий жижиг биш, гэхдээ том биш боловч текстийн бүх хэсэгт ижил байна;
• 1-ээс дээш хуудас эзлэх нь ховор;
• Албан ёсны хатуу захирагдах байдал.

Бизнесийн захидлын төрлүүд

Бүх бизнесийн захидлыг нөхцөлт байдлаар хэд хэдэн бүлэгт хувааж болно. Бид тус бүрийг илүү нарийвчлан авч үзэж, товч тайлбар өгөх болно.

Хариулах шаардлагагүй захидал.

• Батлан ​​даалтын захидал;
• Дагалдах;
• Мэдээллийн;
• Анхааруулах бичиг;
• Сануулах захидал.

Хариу өгөх шаардлагатай захидал.

• Давж заалдах;
• Өгүүлбэр;
• Лавлагаа;
• Шаардлага;
• Өргөдөл.

арилжааны бус захидал.

• Урилга бичиг;
• Эмгэнэлийн захидал;
• Баярлалаа захидал;
• Аливаа зүйлийн талаар мэдээлэх захидал;
• Зөвлөмж агуулсан захидал;
• баталгааны захидал;
• Барааг хүлээн авсан, үйлчилгээ үзүүлсэн гэх мэтийг баталгаажуулсан захидал;
• Төрөл бүрийн тохиолдлуудад баяр хүргэсэн захидал;
• Хүсэлтийн захидал;
• Зааварчилгааны захидал;
• Хавтасны захидал.

Арилжааны захидал.

Ихэвчлэн тэдгээрийг гэрээ байгуулахаас өмнө, мөн гэрээний хүчинтэй байх хугацаанд ашигладаг.

Үүнд:

• Асуултанд хариулсан захидал;
• шууд хүсэлт;
• - хэлцэл хийх, гэрээ байгуулахыг санал болгосон захидал;
• Нэхэмжлэл;
• Сануулга;
• Гэрээ цуцлах, үүргээ биелүүлэх шаардлагатай гэх мэт сануулга агуулсан захидал.

Хэрэв бид бүтцээр нь ангилах талаар ярих юм бол 2 төрлийн бизнесийн захидал байдаг.

• Зохиогчийн текстийг агуулсан, чөлөөт хэлбэрээр бичсэн;
• Хатуу хэв маягийн дагуу эмхэтгэсэн.

Хүлээн авагчид.

• Тойрог - хэд хэдэн хүлээн авагчид илгээсэн захидал;
• Хэвийн - нэг хүний ​​нэрийн өмнөөс нэг хаяг хүлээн авагч руу илгээсэн;
• Хамтын - нэг хаяг хүлээн авагч руу илгээсэн боловч хэд хэдэн хүнээс.

Захидлуудыг илгээсэн хэлбэрээр нь мөн хуваадаг.

• Факс мессеж хэлбэрээр илгээсэн;
• имэйлээр илгээсэн;
• Тэдгээрийг ердийн дугтуйнд илгээдэг.

Ёс суртахууны үүднээс шивэх биш гараар бичсэн байх ёстой захидлын төрлүүд байдаг. Энэ нь эмгэнэл илэрхийлэх, баяр хүргэхэд хамаарна.

Зөв дизайны нууцууд

Захидлын текстийг танилцуулга, үндсэн болон эцсийн хэсэгт хуваана. Тэд хоорондоо логик холбоотой байдаг. Оршил хэсэг нь захидлыг бий болгоход хүргэсэн нөхцөл байдлыг багтаасан бөгөөд гол хэсэг нь өөрөө агуулга юм. Эцсийн хэсэгт хүсэлт, татгалзах гэх мэт үр дүнг нэгтгэн дүгнэсэн болно.

Ерөнхийдөө бүх хариуцлагатай бизнесийн захидал харилцааг урлаг гэж нэрлэж болно, учир нь үүнийг хэрхэн зөв, бүх шаардлагыг дагаж мөрдөхийг сурах шаардлагатай байдаг. Эцсийн эцэст бид ихэнхдээ мэдээллийг тодорхой харуулсан тухай л боддог, гэхдээ захидлыг компанийн нүүр царай гэж үзэж болно гэдгийг мартдаг.

Стилистик.

Захидал бүрийг бизнесийн хатуу хэв маягаар хадгалдаг бөгөөд албан ёсны баримт бичигт зориулсан ярианы хэрэгслийг ашигладаг.

Мэдээллийг танилцуулахад тавигдах шаардлага.

Захидалд орсон бүх мэдээлэл байна дараах байдлаар:

• Хаягласан, тодорхой хүнд зориулагдсан;
• Бичсэн өдрийн байдлаар бүх мэдээлэл шинэчлэгдсэн байх ёстой;
• Найдвартай;
• Шударга бус;
• Маргасан;
• Аль болох үүн дээр үндэслэн шийдвэр гаргах боломжтой байсан.

Маягт.

Юуны өмнө захидлыг тухайн компанид зориулсан албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр зурдаг.

• Бизнесийн захидал бичихийн тулд А4 хуудсыг ашигладаг;
• Маягтын зүүн зах нь 3 см-ээс багагүй байх ёстой, учир нь хэсэг хугацааны дараа тэдгээрийг холбогч руу илгээнэ;
• Компанийн нэр, түүний хууль ёсны болон бодит хаяг, цахим шуудангийн хаягийг зааж өгсөн болно;
• Times New Roman 12 хэмжээтэй стандарт фонт ашиглах нь дээр. Энэ нь хамгийн оновчтой бөгөөд уншихад сайн ойлгогддог;
• Албан бичгийн хэвлэмэл хуудас ашиглахгүйгээр бизнесийн захидал гаргахыг зөвшөөрдөг тул та маягтаас мэдээлэл өгөх хэрэгтэй.

Хэрэв захидал нь санхүүтэй холбоотой томоохон гүйлгээ эсвэл өөр шинж чанартай нууц мэдээлэлтэй холбоотой бол ийм захидлыг факс эсвэл цахим хэлбэрээр илгээхийг зөвлөдөггүй. Хуучин хэв маягаар, энгийн цаасан дугтуйнд хийсэн нь дээр.

Дугаарлах.

Хэрэв үсэг нь хэд хэдэн хуудаснаас бүрдсэн бол тэдгээрийг хоёр дахь хуудаснаас эхлэн дугаарлана. Тоонуудыг араб тоогоор дээд талд нь дундад нь бичнэ. Тооны хажууд ямар ч цэг тавьж болохгүй.

Хэсэг болгон хуваах.

Энэ нь захидлыг догол мөрөнд хуваана гэсэн үг юм. Текст нь тасралтгүй урсгалаар явах ёсгүй тул үүнийг зүгээр л хүлээн авахгүй. Догол мөрүүдэд хувааснаар нэг бодлын төгсгөл, нөгөө нь хаанаас эхэлж байгааг харж болно.

Засвар хийх боломжтой.

Залруулга, үсгийн алдаа, мөн устгал нь хүсээгүй зүйл юм. Захидал нь зөв зохиогдсон байх ёстой бөгөөд текстийг 1.5 - 2 интервалтайгаар хэвлэнэ.

Ашигласан дэлгэрэнгүй мэдээлэл.

Бид зөвхөн гол зүйлийг л хэлэх болно, учир нь бид тэдгээрийн талаар бага зэрэг өмнө нь ярьсан.

• Хэрэв аж ахуйн нэгж нь төрийн өмчийнх бол ОХУ-ын төрийн сүлдийг ашигладаг. Энэ нь албан ёсны маягтын дунд байрладаг;
• Компанийн нэр бүрэн;
• Факс, утасны дугаар;
• Банкны дансны дугаар;
• Хаяг хүлээн авагч - үүнээс гадна хүлээн авагч компанийн нэрийг нэрлэсэн тохиолдолд ашигладаг бөгөөд хүлээн авагчийн албан тушаал, овог нэрийг зааж өгөхийн тулд огноог ашиглана;
• Хүлээн авагч нь эрдмийн зэрэг, цолтой бол тухайн хүний ​​овгийн өмнө зааж өгөх;
• Аливаа тулгуурыг шинэ мөрөнд том үсгээр бичнэ.

Хурлын дараа бизнесийн захидал

Та ажил хэргийн уулзалт хийсэн, тодорхой хэтийн төлөвтэй байсан. Үүнийг захидалдаа хэрхэн тусгах талаар бид цаашид хэлэлцэх болно.

1. Юуны өмнө, захидлын эхэнд, уулзалтаас хойш хоёр хоног өнгөрсөн ч боломжит хамтрагчтайгаа харилцах огноо, цагийг заана уу.
2. Алдаа эсвэл хэт төвөгтэй хэллэгээс зайлсхий: захидлыг богино бөгөөд ойлгомжтой, гэхдээ хүлээн авагчид унших хүсэлтэй байхаар бичээрэй.
3. Ярилцлага юуны тухай байсныг дурдъя. Жишээ нь: " Бид Венеци маягийн ваар ямар үнэтэй болохыг ярилцсан."
4. Захидал хүлээн авагч нь уулзалтын сэдэвтэй холбоотой байр сууриа илэрхийлж байгаа эсэхийг шалгаарай.
5. Та утсаар холбогдох эсвэл биечлэн уулзах цагийг зааж өгнө үү.
6. Хүлээн авагчид түүнтэй хамтран ажиллахыг хүлээж байгаагаа хэл: " Цаашид найдаж байна бизнесийн харилцаачамтай хамт«.
7. Захиаг дараах эсвэл ижил төстэй хэллэгээр төгсгө: FROM Сайн сайхныг хүсьечамд...».

Бизнес захидлуудыг имэйлээр илгээнэ үү

Тэдний загварт тавигдах шаардлагыг үл тоомсорлож болохгүй, учир нь одоо цаасан дээрээс илүү олон захидал цахим хэлбэрээр гарч байна. Эцсийн эцэст энэ бол 21-р зуун.

Цахим шуудангийн бизнесийн захидал бэлтгэх нь тийм ч хэцүү биш бөгөөд дизайны шаардлага нь уламжлалт захидалтай ижил байдаг. Цорын ганц зүйл бол ийм захидал үргэлж гарчигтай (эсвэл гарчигтай) байх ёстой бөгөөд энэ нь баримт бичгийн урсгалд зүгээр л алдагдахгүй байх явдал юм.

Нэмж хэлэхэд, ийм захидалд хариу өгөхдөө захидлын сэдвийг өөрчлөхгүй байх нь дээр, тиймээс та маш олон имэйл хүлээн авбал юуны тухай болохыг хурдан ойлгох болно.

Түүнчлэн, ийм захидалд хавсралт хийхдээ хамгийн сүүлийн үеийн програм хангамж ашиглах ёсгүй, энэ нь таны хаягийг хүлээн авагчид адилхан байх нь үнэн биш юм. Хэрэв тэнд байхгүй бол захидал зүгээр л нээгдэхгүй.

Бизнесийн имэйл бичихдээ эмотикон бүү ашигла. Технологи маш сайн, гэхдээ бичихдээ бизнесийн хэлийг ашигла.

Захидалд хариу өгөх эцсийн хугацаа хэд вэ?

Хэрэв захидал нь хариу өгөх шаардлагатай ангилалд хамаарах бол хэзээ хариу өгөх нь захидалд агуулагдах мэдээллээс хамаарна.

• Хэрэв та хүсэлтийг хүлээн авсан бол түүнийг хүлээн авсан өдрөөс хойш гурав хоногийн дотор хүсэлтийг хүлээн авсан гэдгээ баталгаажуулна уу. Мөн эцсийн хариултыг нэг сарын дотор өгөх боломжтой;
• Хэрэв бид эмгэнэлийн тухай ярьж байгаа бол гунигтай үйл явдал болсны дараа арав хоногийн дотор илгээж болно;
• Баярын өдрийг мэдсэнээс хойш 8 хоногийн дотор баяр хүргэхийг зөвшөөрнө;
• Хэрэв бид сайн зан үйлийн ерөнхий дүрмийн талаар ярих юм бол долоо хоногийн дотор захидалд хариу өгөх нь дээр.

Бизнесийн захидал хэрхэн бичих вэ: цогцолборын талаархи энгийн хэлээр

Бизнесийн захидал болон хувийн захидал харилцааг ялгах. Эдгээр ялгаанууд юу болох талаар бид өнөөдөр нэгээс олон удаа ярьсан, бид тэдний талаар мартаж болохгүй. Одоо үе шаттайгаар захидал бичихийг харцгаая.

1-р шат. Хүлээн авагчийг зааж өгнө үү.

Маягтын баруун дээд буланд бид захидал илгээсэн хүний ​​овог, овог нэр, албан тушаалыг бичнэ. Хэрэв хүлээн авагч нь байгууллага бол түүний хууль ёсны хаягийг заана уу.

2-р шат. Давж заалдах.

Бид үүнийг маягтын дунд байрлуулна. Энэ нь хүндэтгэлтэй, товчлол, толбогүйгээр хийгддэг.

Жишээ: Эрхэм хүндэт (нэр, овог нэр)!Түүнчлэн, хаяг хүлээн авагч руу хандах нь түүний албан тушаалыг зааж өгч болно. Харин тухайн хүнд нэрээр нь хандах нь сэтгэл зүйн дарамтыг бууруулж, ажил хэргийн харилцаа тогтвортой, тогтсон байгааг илтгэнэ.

3-р шат. Зорилгын мэдэгдэл.

Захидлын зорилго, мөн чанар, гол санааг тайлбарлана уу. Энэ хэсэг нь гол хэсэг юм. Юу хэлэхийг хүсч байгаагаа бичээрэй, ямар шалтгаанаар давж заалдсан бэ. Гэхдээ албан ёсны болон төвийг сахисан хэв маягийн талаар бүү мартаарай.

4-р шат. Санал, зөвлөмж гаргах.

Бараг ямар ч бизнесийн захидал хүлээн авагч түүнд хариу өгөх болно гэсэн үг юм. Үүнийг зөвхөн мэдээллийн шинж чанартай захидлаар шаарддаггүй. Тиймээс зөвхөн асуудлыг тайлбарлахаас гадна түүнийг хэрхэн шийдвэрлэх талаар санал болго.

Хэрэв та гомдол гаргавал тодорхой арга хэмжээ авахыг хүс, харин хамтран ажиллах санал ирвэл ямар боломж байгаа талаар хэлээрэй.

Энгийнээр хэлбэл, захидал хүлээн авсан хүн түүнээс ямар нэгэн зүйл хүсч байгаагаа харахаас гадна үүнийг хэрхэн хийж болохыг ойлгох ёстой.

Бизнес захидлыг хэрхэн дуусгах вэ

Бизнесийн захидал төгс бичигдсэн байх ёстой. Хэрэв зөв бичгийн дүрмийг дагаж мөрдөөгүй бол энэ нь компанийн нэр хүндэд сөргөөр нөлөөлж болзошгүй юм. Тиймээс бид одоо бизнесийн захидлын эцсийн хэсгийн дизайны талаар илүү дэлгэрэнгүй ярихыг санал болгож байна.

Захидлын төгсгөлд өмнө нь хэлсэн бүх зүйлийг нэгтгэн дүгнэ. Гэхдээ дүгнэлтийг 10 гаруй өгүүлбэрээр сунгах нь үнэ цэнэтэй зүйл биш бөгөөд эцсийн эцэст бизнесийн захидалд товч бөгөөд товчлолыг үнэлдэг. Энгийн хэллэгээр өөрийгөө хязгаарлах нь дээр.

Төгсгөлийн үндэс болгон бид 2 үзүүлэлтийг тавих болно: энэ нь аль болох эелдэг, зөв ​​байх ёстой. Үүнийг хэрхэн бүтээх талаар янз бүрийн сонголтууд байдаг.

Энд зарим жишээ байна:

• Анхаарал тавьсанд эсвэл тусалсанд баярлалаа: Баярлалаа! (Баярлалаа…);
• Ирээдүйд найдаж байгаагаа илэрхийл: Бид харилцан ашигтай хамтран ажиллана гэж найдаж байна (Бид ойрын ирээдүйд хариулт авна гэж найдаж байна ...);
• Та ямар нэг зүйлийн талаар хүлээн авагчийн баталгаагаар хэллэг үүсгэж болно. Бид тантай хамтран ажиллахдаа баяртай байх болно;
• Хүсэлт гаргах: Үр дүнг мэдээлэх;
• Төвөг учруулсанд уучлаарай: Материалын төлбөрийг гэнэт хойшлуулсанд хүлцэл өчье.

Хүлээн авагчтай хэрхэн баяртай гэж хэлэх вэ.

Захидал албан ёсных хэдий ч та янз бүрийн аргаар баяртай гэж хэлж болно.

Энд хэдэн сонголт байна:

• Таныг хүндэтгэж…;
• Танд амжилт хүсье...;
• Хүндэтгэсэн…

Бид гарын үсгээ зөв тавьсан.

Захидалд гарын үсэг зурахдаа албан тушаал, овог нэрээ бичнэ үү. Хэрэв та ийм хэллэг тохиромжтой гэдэгт эргэлзэж байвал: " Хүндэтгэсэн" -зүгээр л битгий ашигла.

Та өөрийн холбоо барих хаяг, нэмэлт утасны дугаар эсвэл и-мэйл хаягаа гарын үсэг зурахдаа зааж өгч болох бөгөөд ингэснээр та хүлээн авагчтай харилцах, хамтран ажиллахад бэлэн байгаагаа харуулах болно.

Манай нийтлэлийн дараагийн хэсэгт би бизнесийн захидлын талаар ярихыг хүсч байна Англи хэл.

Англи хэл дээрх бизнесийн захидал

Ийм захидал эмхэтгэх зохицуулалттай хэлбэр байдаггүй. Захидлын зорилго юу вэ, хүлээн авагч нь хэн бэ гэдгээс бүх зүйл шалтгаална. Эмхэтгэх зарим товч удирдамж энд байна.

Бичсэн огноо.

Хэрэв бид АНУ-д бичвэл огнооны зааврын дагуу бид эхлээд сар, дараа нь өдөр, зөвхөн дараа нь жилийг тавьдаг. Хэрэв Их Британид байгаа бол - огноог ОХУ-ын нэгэн адил тэмдэглэнэ. Үүний зэрэгцээ сарыг үсгээр бичиж, будлианаас зайлсхийх хэрэгтэй.

Хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл.

• Хэрэв та эрэгтэй хүнд захидал бичвэл: Ноён (овог нэрийг оруулна уу);
• Хэрэв гэрлэсэн эмэгтэй: Хатагтай (овог нэрийг оруулна уу);
• Гэрлээгүй эмэгтэйн хувьд: Мисс (овог нэрийг оруулна уу);
• Хэрэв та эмэгтэйн статусыг мэдэхгүй бол: Хатагтай (овог оруулна уу).

Хаягийн заалт.

Захиалга нь ОХУ-д батлагдсанаас эсрэг байна: оффис, байшингийн дугаар, гудамжны нэр, шуудангийн код, муж улсын нэр (хэрэв бид АНУ-д бичсэн бол), мужийн нэр, улсын нэр (хэрэв бид Их Британид бичсэн бол).

Хүлээн авагчтай хэрхэн холбогдох вэ.

Стандарт дуудлага:

• Хүндэт Хатагтай;
• Эрхэм ноёнтон;
• Эрхэм ноён эсвэл Хадагтай;
• Хүндэт хатагтай;
• Эрхэм ээ.

Давж заалдах хүсэлтийн дараа бид таслал (хэрэв бид Их Британи руу бичвэл) эсвэл хоёр цэг (АНУ-д бичвэл) тавьдаг. Анхаарлын тэмдэг хүлээн авахгүй.

Сэдэв.

Захидлын сэдвийг мөн ОХУ-д зааж өгөхөө мартуузай.

Үндсэн текст.

Үүнийг догол мөрөнд хуваа. Эсвэл өгүүлбэр бүрийг шинэ мөрөнд бичээрэй.

Хэрхэн баяртай гэж хэлэх вэ

Жишээлбэл, иймэрхүү: Тусламж үзүүлсэнд баярлалаа, бид чинийх хэвээр байна"- Баярлалаа, танд зориулав ... гэхдээ энэ нь албан ёсны биш байж болох юм.

Гарын үсэг форматлах.

Бид салах ёс гүйцэтгэх хэсгийн доор гарын үсэг зурж, овог нэр, компанийн нэр, албан тушаалыг зааж өгнө.

Хэрэглээний дизайн хийх.

Хэрэв та ямар нэгэн бичиг баримт хавсаргаж байгаа бол захидлын төгсгөлд үүнийг заана уу: " Enc."болон програмуудыг жагсаана.

Юуг томоор бичих вэ.

• Овог, овог нэр;
• Компанийн нэрс;
• Хот, муж гэх мэт нэрс;
• Ажиллаж буй албан тушаалыг харуулсан аливаа үг;
• салах ёс гүйцэтгэх эхний үгс;
• Оршил үг.

Бид яриагаа дуусгахын өмнө орос, англи хэл дээрх бизнесийн захидлын дээжийг өгөх болно.

Орос, англи хэл дээрх бизнесийн захидлын жишээ

Дүгнэлт

Дүгнэж хэлэхэд бизнесийн захидал бол аливаа үйл ажиллагааны чиглэлээр харилцах хэрэгсэл гэдгийг хэлмээр байна. Хэрэв зөв бичсэн бол энэ нь танай компанийг эерэгээр харуулах нь дамжиггүй.

Нөгөөтэйгүүр, хайнга, алдаатай бичсэн захидал хамгийн их устгах чадвартай ирээдүйтэй бизнес. Үсгийг зөв бичээрэй, бид үүнийг хэрхэн хийхийг танд хэлэхийг хичээсэн.

Бараг ямар ч тохиолдолд түншүүдтэйгээ харилцахдаа бизнесийн захидлуудыг эмхэтгэдэг. Ийм баримт бичгийг бүрдүүлэх бэлэн жишээ, дүрмийг нийтлэлээс олж болно.

Бизнес захидлыг бүхэл бүтэн компанийн нэрийн өмнөөс өөр компани, хувиараа бизнес эрхлэгч эсвэл хувь хүнд (жишээлбэл, хөрөнгө оруулагч) илгээсэн баримт бичиг гэж тодорхойлж болно. Үнэн хэрэгтээ компанийн аливаа захидал харилцаа нь бизнесийн захидал юм. Тэдний зорилго нь маш өөр:

1. хамтын ажиллагааны талаар.
2. хамтын ажиллагаа, хэлэлцээр.
3. Гэрээнд заасан үүргээ биелүүлэх шаардлагатайг сануулж байна.
4. Өөрийнхөө байр суурийг тодруулах, өмнө нь илгээсэн захидлын хариу болон бусад олон зүйл.

Баримт бичгийг ихэвчлэн компанийн хэвлэмэл хуудас дээр боловсруулдаг бөгөөд үүнийг ердийн шуудан эсвэл цахим шуудангаар илгээхийг зөвшөөрдөг. Гэсэн хэдий ч хэрэв түнш нь онцгой ач холбогдолтой бол өндөр чанартай, зузаан цаасан дээр хэвлэж, биечлэн эсвэл шуудангаар хүлээлгэн өгөх нь дээр. Захидлын бүтэц нь ердийн бизнесийн баримт бичгийг санагдуулдаг - та үүнийг ийм байдлаар схемээр дүрсэлж болно.

Эмхэтгэхдээ юуг анхаарах вэ

Ийм үсгийн тодорхой дүрэм, дээж байдаггүй тул тэдгээрийн бүтэц, хэмжээ, дизайн нь тухайн тохиолдлоос ихээхэн хамаардаг. Жишээлбэл, мэдэгдлийн захидал нь нэлээд товч (3-4 догол мөр) байх бөгөөд ажилтны зөвлөмж эсвэл бизнесийн санал нь нэг хуудаснаас илүү байж болно.

Гэсэн хэдий ч баримт бичгийг бүрдүүлэхдээ анхаарах ёстой хэд хэдэн ерөнхий дүрмүүд байдаг:

1. Баримт бичиг нь өөрөө ямар ч хууль ёсны хүчингүй боловч бүртгэлийн бүх дүрмийн дагуу боловсруулагдсан болно. Түүний бүтэц, танилцуулгын хэв маяг нь орчин үеийн баримт бичгийн менежментийн нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн зарчимд нийцсэн байх ёстой.
2. Саналуудыг логикоор, тодорхой дарааллаар бүтээдэг. Гоёмсог, ээдрээтэй, сэтгэл хөдлөм, түүнээс ч илүү ярианы эргэлтүүд байдаггүй. Өнгө нь төвийг сахисан.
3. Танилцуулга нь зөвхөн 1 хүнээс явагддаг - хэрэв текстийг толгойноос нь шууд бичсэн бол ганц тоогоор, эсвэл бүхэл бүтэн компанийн нэрийн өмнөөс эмхэтгэсэн бол олон тоогоор хийдэг.
4. Эмхэтгэлийн тодорхой зорилго, хүлээн авагчийн хүлээгдэж буй үйлдлүүдийг хэлсэн (хариу илгээх, ажилтны нэр дэвшүүлэх асуудлыг авч үзэх, хэлэлцээр хийхийг зөвшөөрөх, баримт бичиг илгээх гэх мэт).
5. Уг баримт бичиг нь дарга болон бусад ажилчдын хувийн ашиг сонирхлыг бус харин компанийн хамт олны зорилгыг тусгасан болно. Хэрэв та хувийн харилцаа холбоо тогтоох шаардлагатай бол үүнийг өөрөөр хийх нь зүйтэй бөгөөд өөрийгөө компанийн төлөөлөгчөөр байрлуулахгүй байхыг зөвлөж байна.

Үг үсгийн ТОП 5 алдаа

Алдааг 2 том бүлэгт хувааж болно - зарим нь тексттэй адил бичихтэй холбоотой (логик, үгсийн сан болон бусад хэлний хэм хэмжээг зөрчсөн), бусад нь бизнесийн зохистой ёс зүйг зөрчсөнтэй холбоотой:

1. Үг үсгийн болон цэг таслалын алдаа гаргахыг хориглоно - захидлын текстийг илгээхээсээ өмнө дор хаяж 1-2 удаа шалгаж байх ёстой.
2. Бизнесийн танилцуулгын хэв маягийг зөрчих, сэтгэл хөдлөлийн үг хэллэг, хэт эелдэг байдал, эсвэл эсрэгээрээ хатуу байдал.
3. Сөрөг аялгуу - тэр ч байтугай аюул заналхийллийг шаардлагагүй үггүйгээр бичих ёстой - жишээлбэл: "Бид энэ захидлыг хүлээн авснаас хойш 30 хоногийн дотор шүүхэд хандах эрхтэй."
4. Хэт том, эсвэл эсрэгээр, хэт бага хэмжээ. Ихэвчлэн текстийг бүхэлд нь 1-2 хуудсанд багтааж болно. Гэсэн хэдий ч энэ нь та бүх чухал мэдээллийг хамтрагчдаа авчрах шаардлагагүй гэсэн үг биш юм. Хэмжээний өгөгдөл, диаграмм, баримт бичгийн хэлбэрийг програм руу шилжүүлж болно.
5. Ярилцагчийг сонгох эрхийг хасах. Жишээлбэл, та "Гэрээний эцсийн хувилбарыг авч үзэж, батална уу" гэж бичиж болохгүй.

Ердийн хэв маягийн хэллэгүүд

Текстэд бизнесийн ярианы шинж чанартай стандарт хэллэгийг ашиглах нь туйлын хэвийн, бүр хүсүүштэй үзэгдэл юм. Янз бүрийн нөхцөл байдалд хэрэглэгддэг хамгийн түгээмэл клишегуудын жагсаалтыг доор харуулав.

нөхцөл байдал	хэллэг
мэдэгдэл	Мэдээлэх/Таны анхаарлыг татах/мэдээлэх/мэдэх
шалтгааны тайлбар	үндэслэлээр / дагуу / холбогдуулан / зорилгоор / Шалтгаанаар / Дэмждэг / дагуу.
хүсэлт	Арга хэмжээ авна уу / Мэдэх, чиглүүлэх, хийх, баталгаажуулах ...
баталгаажуулалт	Баталгаажуулах / Баталгаажуулах / Нөхцөлөө хүлээн зөвшөөрөх / Эсэргүүцэхгүй байх ...
өгүүлбэр	Санал болгох / Санал болгох / Урих / Асуух
	Бид баталгаа өгнө
татгалзах	Бид ямар нэг шалтгаанаар татгалзахаас өөр аргагүйд хүрсэн / Бид таны саналаас...
дүгнэлт	Бид чин сэтгэлээсээ гуйж байна / Хамтран ажиллах, ойлголцол, туслалцаа үзүүлнэ гэдэгт найдаж байна / Бид таныг уучлах, чиглүүлэх, хийхийг хүсч байна ...

Дээж 2019

Хувилбараа эмхэтгэхдээ анхаарлаа хандуулж болох захидлын зарим бэлэн жишээ энд байна.

Өгөгдлийн хүсэлт

Хүсэлт

Арилжааны санал

Батлан ​​даалтын бичиг

Нэхэмжлэл

Талархал

Уучлаарай

Бизнесийн захидал бол таны албан ёсны төлөөлөгч юм. Агуулгаас гадна бизнесийн захидлыг зөв форматлах нь маш чухал бөгөөд үүнийг та бүхний мэдэж байгаагаар "хувцасаараа уулзах". Бизнесийн захидал бичих журмыг авч үзье.

Маягт

Байгууллагын албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бизнесийн захидал байх ёстой. Маягтын гарчиг нь дараахь мэдээллийг агуулсан байх ёстой.

• Байгууллагын нэр;
• байгууллагын физик хаяг;
• утас, факс;
• вэбсайт болон имэйл.

Мөн маягт дээр байгууллагын дэлгэрэнгүй мэдээлэл, логог тусгах боломжтой.

Эдгээр бүх мэдээлэл байгаа нь хаяг хүлээн авагч нь илгээгчийг хурдан олж, зөв ​​хаяг руу хариу захидал илгээх боломжийг олгодог.

талбайнууд

Бизнесийн захидал захын зайтай байх ёстой: зүүн талд - гурван сантиметр, баруун талд - нэг хагас орчим. Бид танд Microsoft Word програмын стандарт хэлбэрийг ашиглахыг зөвлөж байна. Талбарууд нь хүлээн авагчийн авах боломжтой тэмдэглэл, архивын хавтсанд захидал бичихэд шаардлагатай.

Регистрийн дугаар

Захидлын бүртгэлийн дугаар, үүнд менежер гарын үсэг зурсан огноог агуулсан байх нь таны тав тухтай байдлыг хангахад зайлшгүй шаардлагатай. Жишээлбэл, та өөр байгууллагад захидал илгээхээр шийдсэн бөгөөд түүнд огноо, дугаар өгөөгүй. Хэрэв энэ компани өдөрт хэдэн мянган захидал хүлээн авдаг бол та мессежийнхээ хувь заяаг хэрхэн хянах вэ? Ихэвчлэн огноо, дугаараар хайдаг. Энэ нь ялангуяа үнэн юм төрийн байгууллагууд. Хариу захидалд өөрийн гарах дугаараас гадна хариу ирж буй захидлын дугаарын талаарх мэдээллийг агуулсан байх ёстой. Бүртгэлийн дугаарыг захидлын зүүн дээд буланд байрлуулна. Угаасаа аль ч байгууллагад орж ирж буй захидлыг үнэн зөв бүртгэх ёстой.

Жишээ:

Ref. 2008 оны 7-р сарын 28-ны өдрийн 546 тоот оролтонд. 2008-07-25-ны өдрийн 321 тоот

Үсгийн толгой

Хүлээн авагчид хандсан хүсэлтийг агуулсан захидлын гарчиг нь регистрийн дугаарын доор байрлах бөгөөд ихэвчлэн дараах байдлаар бичигдсэн байдаг: захидал хүлээн авагчийн албан тушаал, овог нэрийг захидлын баруун дээд буланд бичнэ. Шууд давж заалдах хүсэлтийг захидлын төвд зурж, анхаарлын тэмдэгээр төгсдөг. Гарчиг нь бүдүүн үсгээр бичигдсэн байж болно.

Жишээ:

гүйцэтгэх захирал руу
Dawn ХХК
Милославский П.Н.

Эрхэм хүндэт Павел Николаевич!

Фонт

Захидлын фонт нь түүнийг хүлээн авагчийн ойлголтод үндсэндээ нөлөөлдөг. Фонт нь хэтэрхий жижиг эсвэл хэт том байх ёсгүй. Үүний зэрэгцээ энэ нь захидлын туршид ижил байх ёстой. Стандарт практик нь нэг мөр хоорондын зайтай 12 цэгийн Times New Roman үсгийг ашиглах явдал юм. Гэхдээ хэрэв та хүлээн авагчийн хараа муу байгааг мэдэж байвал болгоомжтой байгаарай - үсгийн фонтыг нэмэгдүүлээрэй.

Хувийн үсгийн фонтыг сонгох бизнесийн захидал харилцаа(урилга, баяр хүргэх, эмгэнэл илэрхийлэх гэх мэт) илүү бүтээлч байж болно.

Хуудасны дугаарлалт

Хуудасны дугаарлалт нь 2 хуудаснаас дээш хэмжээтэй үсэг, ялангуяа хавсралт агуулсан үсгүүдэд онцгой чухал юм. Microsoft Word текст засварлагч дээр хуудсыг дугаарлахдаа "Толгой ба хөл" - "Автотекст оруулах" - "Хуудас. Бүх зүйл үгүй." Энэ нь хаяг хүлээн авагчид захидлын нийт хэмжээг зөв тооцоолох, хуудасны дарааллыг төөрөгдүүлэхгүй байх боломжийг олгоно.

Дугаарлах нь хуудасны баруун доод буланд байна.

Уран бүтээлчийн мэдээлэл

Гүйцэтгэгчийн талаарх мэдээллийг компанийн шилдэг менежерүүд болон хэлтсийн дарга нарын гарын үсэг бүхий бүх бизнесийн захидалд агуулсан байх ёстой. Энэ нь илгээгч компанид асуудлыг шийдвэрлэх үүрэгтэй тодорхой мэргэжилтэнг хурдан олох боломжийг олгоно.

Жүжигчний тухай мэдээлэл нь түүний бүтэн нэрийг (бүрэн эхээр нь өгвөл зохимжтой, эс тэгвээс нэмэлт мэдээлэл олж авахад таны эсрэг талын утсаар ярихад хэцүү байх болно) болон холбоо барих утасны дугаар - ажил эсвэл гар утас агуулсан байх ёстой. Мөн цахим шуудангийн хаяг өгөх нь зүйтэй.

Гүйцэтгэгчийн талаархи мэдээллийг гарын үсэг зурсны дараа захидлын төгсгөлд бичсэн болно. Түүний үсгийн хэмжээ нь захидлын үндсэн текстийн фонтоос нэг эсвэл хоёр нэгжээр бага байх ёстой.

Хэрэглээ

Хэрэв захидалд хавсралт байгаа бол тэдгээрийг тусдаа хуудсан дээр зурна. Энэ тохиолдолд хуудасны дугаарлалт нь бүх баримт бичгийн хувьд нийтлэг эсвэл үндсэн үсэг болон өргөдөл бүрийн хувьд тусдаа байж болно. Хавсралтын талаархи мэдээллийг гарын үсэг зурахаас өмнө үндсэн захидлын үндсэн хэсэгт агуулсан байх ёстой.

Жишээ:

Энэхүү захидалд 3 хуудсан дээр 2 баримт бичиг хавсаргав.
1. гүйцэтгэсэн ажлыг хүлээн авсан тухай гэрчилгээ хоёр хувь;
2. нэхэмжлэх.

Хүндэтгэсэн, Ахлах нягтлан бодогч"Большевичка" тавилгын үйлдвэр Васильева Н.К.