Elektronikus irodai program. Elektronikus iroda. Az "Office" modul más rendszermodulokkal való integrálásának előnyei
Jellemzően a „papíros” munkafolyamat biztosításának, a megbízások végrehajtásának nyomon követésének a terhe a szervezet irodai munkában részt vevő részlegeinek: az irodának, az ügyvitelnek, valamint a strukturális részlegekben az irodai munkavégzésért felelősöknek. Nekik szól a DIRECTUM elektronikus dokumentumkezelő és interakciókezelő rendszer „Office” modulja. Ez a modul megkönnyíti a papíralapú dokumentumok feldolgozásának rutinműveleteit a GSDOU követelményeinek megfelelően, amelyen a hagyományos orosz irodai technológia alapul:
- az összes bejövő és kimenő levelezés, valamint belső dokumentumok egységes nyilvántartása regisztrációs és ellenőrző kártyák (RCC) segítségével;
- papíralapú dokumentum helyének nyilvántartása életciklusának bármely szakaszában: vezetői mérlegelés, dokumentumtervezet jóváhagyása, végrehajtás stb.;
- a vezetőség utasításai, határozatai és utasításai időben történő végrehajtásának ellenőrzése;
- az ügyben lévő dokumentumok leírása a szervezetben elfogadott ügyek nómenklatúrájának megfelelően;
- gyors keresés szükséges információ papíralapú dokumentumok állapota, elérhetősége, mozgása szerint;
- a szükséges szabványos nyomtatványok és naplók, valamint a szervezet munkafolyamatairól szóló statisztikai jelentések beszerzése.
Ezenkívül az „Iroda” modul lehetővé teszi a különböző szervezetek közötti csere megszervezését. Ezzel a cserével használható Elektronikus aláírás(ES), és a rendszer speciális mechanizmusai lehetővé teszik a dokumentumok kézbesítésének vezérlését. A csere alapelvei az elektronikus dokumentumok cseréjére vonatkozó iparági szabványon alapulnak, „Az automatizálási rendszerek interakciója dokumentációs támogatás Menedzsment", amelyet az Iratkezelők Céhe hagyott jóvá.
Az ügyek és nyilvántartási naplók nómenklatúrájának vezetése
A rugalmas számozási rendszer lehetővé teszi, hogy egy szakaszban lévő dokumentumhoz számot rendeljen elektronikus folyóirat bejegyzés. Minden naplóhoz be van állítva egy tetszőleges módszer a naplón belüli dokumentumok automatikus számozására. A szám tartalmazhatja az alosztálykódot, a naplókódot és minden egyéb szükséges adatot.
Az egyes nómenklatúra-iratok irattárba történő továbbításának előkészítésekor kinyomtathatja az ügy borítóját, valamint az ügyiratok leltárát, ami jelentősen csökkenti az irattári tárolásra szánt dokumentumok előkészítésének idejét.
Dokumentumok nyilvántartása
A dokumentumok „Iroda” modulban történő regisztrálásához regisztrációs és ellenőrző kártyákat (RCC) használnak, amelyek tartalmazzák az összes elsődleges adatot (levelező, szervezeti egység, a szervezet képviselője, regisztráció dátuma, regisztrációs száma, tárgya és összefoglalója, szállítási mód, stb.), valamint a szervezet bármely papíralapú dokumentumának állapotáról (helyszín, végrehajtás állapota stb.) vonatkozó szükséges információkat. A kimenő dokumentumokhoz megadhat egy terjesztési listát a szervezetek számára.
A rendszer megvalósítja a szervezetek és az állampolgárok dokumentumainak nyilvántartásba vételének lehetőségét.
A decentralizált iratnyilvántartást alkalmazó szervezetek esetében a rendszer regisztrációs helyeket - titkárok és irodai alkalmazottak munkahelyeit - használja. Minden regisztrációs hely egy vagy több részleget szolgálhat ki. A regisztrációs helyek szerint lehetőség van az adatokhoz való hozzáférési jogok megkülönböztetésére.
Egy dokumentum osztályok közötti mozgatásakor minden regisztrációs hely saját RSC-vel rendelkezhet. Így megjelenik egy RKK-lánc, amely mentén nem csak egy osztályon belüli dolgozók között, hanem osztályok között is nyomon lehet követni egy papíralapú dokumentum mozgását. Ezenkívül az RSC-n keresztül megtörténik a rendszer regisztrált dokumentumainak egymás közötti összekapcsolása, például: „Válaszként”, „Végrehajtásban” stb.
A regisztrációs eljárás egyszerű, és az RKK kötelező mezőinek kitöltése, miközben a regisztrációs szám hozzárendelése automatikusan történik.
Közvetlenül az RKK-ból történő regisztrációkor lehetőség van az „Elektronikus dokumentumkezelés” modulba szkennelt (elektronikus) dokumentum bevitelére az RKK-hoz való automatikus csatolással. Nagy mennyiségű dokumentum azonnali beviteléhez a rendszerbeviteli szolgáltatásokat használják, amelyek biztosítják a dokumentumok modulba történő in-line bevitelét. A jövőben az RKK, valamint a bevitt elektronikus dokumentum könnyen megtalálható a dokumentum papíranalógján található vonalkód alapján, a rendszerbe épített gyorsazonosítás technológiájának köszönhetően.
Az RKK szerint a bejövő és kimenő dokumentumok naplóit nyomtatják. A kimenő dokumentumokhoz automatikusan létrehozhat és nyomtathat matricát a borítékra.
Iratok mozgatása, kivitelezése
A regisztrációt követően a beérkező dokumentum átmegy az irat mérlegelési, megoldási, ellenőrzési és végrehajtási szakaszain. Ugyanakkor a végrehajtók további munkája a dokumentummal teljes mértékben elektronikus formában is elvégezhető. Ez nagymértékben csökkenti az előadóművészek által eltöltött időt, és megakadályozza az eredeti példány véletlen elvesztését.
A vezető munkastílusától függően a dokumentumot papír vagy elektronikus formában veszi figyelembe.
A vezető határozata alapján végrehajtók, utasítások és határidők kijelölésével a dokumentum ellenőrzés alá vonható. Azoknak az előadóknak, akik a „Menedzsment üzleti folyamatok”, a titkár vagy maga a vezető gyorsan létrehozhat egy feladatot közvetlenül az RKK-ból. A feladatokkal végzett munka lehetővé teszi a rendszer olyan lehetőségeinek maximális kihasználását az utasítások végrehajtásának ellenőrzésére, mint például: az utasítások végrehajtásának teljes megfelelésének rögzítése; felülvizsgálatra küldés lehetősége; rugalmas útválasztási beállítások stb.
Ezt követően az RSC-vel kapcsolatos feladatokhoz gyorsan újra létrehozhatja a dokumentumon végzett munka előzményeit, a jóváhagyási eljárást és a döntés indoklását.
Ha a „Chancery” modult önállóan használják, az előadóknak kiadott összes utasítást a titkár beírja a dokumentum RSC-ébe, amely után figyelemmel kíséri azok időben történő végrehajtását. Ugyanakkor a nem automatizált felhasználók számára kinyomtathatók az utasítások.
Az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés során minden dokumentummozgást feladatokon keresztül hajtanak végre, miközben a papíralapú dokumentum helye bármikor rögzítésre kerül az RKK speciális lapján. Ezzel az RKK-n keresztül gyorsan megtalálhatja a dokumentum papír eredetijét. A kimenő és belső dokumentumokkal végzett munka ugyanazokon az elveken alapul.
Elektronikus dokumentumok cseréje rendszerek között
A rendszer segítségével lehetőség nyílik a hivatalos, jogilag jelentős elektronikus dokumentumok szervezetek közötti cseréjének megszervezésére. A dokumentumcsere a Dokumentumkezelők Céhe által jóváhagyott „Automatizálási rendszerek interakciója a dokumentumkezeléshez” elektronikus dokumentumok cseréjére vonatkozó iparági szabványán alapul.
között lehet dokumentumokat cserélni szerkezeti felosztások egy vállalat (holding), illetve független partnerszervezetek között. Ugyanakkor előfordulhat, hogy a cserében részt vevő felek eltérő elektronikus dokumentumkezelő rendszereket használnak, vagy egyáltalán nem dolgoznak ilyen rendszerekkel.
Ha a csere egy vállalat (holding) részlegei között történik, akkor a dokumentumokkal való munka az „Elektronikus dokumentumkezelés”, „Üzleti folyamatkezelés” és „Iroda” modulokban történik. Ha a csere harmadik felek között történik, akkor az elektronikus dokumentum a rendszerből ESD fájlba kerül exportálásra. A második fél vagy importálhat egy ESD dokumentumot a saját elektronikus dokumentumkezelő rendszerébe (feltéve, hogy ezt a formátumot ez a rendszer támogatja; az ESD formátum nyitott), vagy használhatja a szabadon terjesztett DIRECTUM OverDoc programot az ESD dokumentumok kezeléséhez. A DIRECTUM OverDoc segítségével megtekintheti a dokumentumot, annak attribútumait és az összes ES-t, amellyel a dokumentumot aláírták, beleértve a hitelességjelzőt is.
Információ keresése és elemzése
Attól kezdve, hogy bármely dokumentumot regisztrálnak a rendszerben, megtalálhatja mind a regisztrációs kártyáját, mind a dokumentum helyére és végrehajtási folyamatára vonatkozó információkat, mind magát az elektronikus dokumentumot.
A rendszer a regisztrációs számok, a levelező, a határozat szerzője, valamint az RKK összes adata és ezek tetszőleges kombinációja alapján keres.
Ezen kívül a rendszer speciális jelentéseket biztosít, amelyek jelentősen növelik a felhasználók munkájának hatékonyságát: Vizsgálat alatt lévő dokumentumok, Lejárt rendelések, Visszaküldendő dokumentumok stb.
Web modul "Office"
Az "Office" webmodul célja a hivatalos papíralapú dokumentumok, például adminisztratív dokumentumok, bejövő és kimenő levelek, utasítások, emlékeztetők és emlékeztetők kezelése. Megkönnyíti a papíralapú dokumentumok kezelését.
A papíralapú dokumentumok feldolgozása a GSDOU követelményeinek megfelelően történik, amelyre a hagyományos orosz irodai munkatechnológia épül.
Az "Office" webmodul a következő feladatok megoldására szolgál:
- minden bejövő és kimenő levelezés, valamint belső dokumentumok egységes nyilvántartása regisztrációs és ellenőrző kártyákkal;
- a vezetőség utasításai, határozatai és utasításai időben történő végrehajtásának ellenőrzése;
- gyors keresés szükséges információk a papíralapú dokumentumok állapotáról, elérhetőségéről, mozgásáról;
- a szükséges szabványos nyomtatványok és naplók, valamint a szervezet munkafolyamatairól szóló statisztikai jelentések beszerzése.
A "Chancery" webmodul alapja a "Regisztrációs és ellenőrző kártyák", "Az RRC-hez való hozzárendelések", "Az ügyek nómenklatúrája" kézikönyvekből áll.
Az "Office" modul és a rendszer más moduljaival való integrálásának előnyei
Így az Elektronikus Dokumentumkezelés, az Üzleti Folyamatkezelés és az Iroda modulok egy rendszeren belüli interakciójának köszönhetően a szervezeti munka hatékonyságának növelése a hazai hagyományoknak és irodai munkavégzési normáknak maradéktalanul megfelelve biztosított. Az egyes modulok által biztosított összes mechanizmus a dokumentumokkal való munkavégzés „papír” és „elektronikus” szakaszainak különféle kombinációiban használható. Ugyanakkor harmonikusan illeszkedik a hagyományos "papír" irodai munka elektronikus dokumentumkezelés fejlett horizontális kapcsolatokkal rendelkező szervezetek.
A nagyvállalatok évente több tízezer partnerrel folytatnak levelezést, és több ezer alkalmazott készít belső dokumentumokat. A levelezés egy része papíron is átvehető és feldolgozható. Az e-irodai rendszerek segítségével a cégek többszörösen növelhetik hatékonyságukat, és egyetlen dokumentumtárat alkotnak.
Az „iroda” lefedi a papíralapú dokumentumokkal való munka teljes ciklusát: a beviteltől és a regisztrációtól az archívumba való benyújtásig. A funkcionalitás teljesen konzisztens Orosz szabványok irodai munka, lehetővé téve a legtöbb "kézi" művelet automatizálását.
Az ügyek és nyilvántartási naplók nómenklatúrájának vezetése
Az esetek nómenklatúrájának jóváhagyott összetételét a rendszer egy speciális címtárában tartják fenn. A bizonylatok decentralizált könyvelése esetén a strukturális részlegeken belüli nyilvántartási helyek biztosítottak.
Esetnómenklatúra
Az egyes nómenklatúra-ügyekhez tartozó irattárba történő továbbításra szánt dokumentumok előkészítésekor automatikusan kinyomtathatja a tok borítóját, valamint a dokumentumok leltárát. Az irattári tárolásra és az archívumban való keresésre való felkészülés ideje többszörösére csökken.
Dokumentumok nyilvántartása
Dokumentum DIRECTUM-ba történő beírásához töltse ki a regisztrációs ellenőrző kártya (RCC) szükséges mezőit, és a regisztrációs szám automatikusan hozzárendelésre kerül. A rugalmas számozási rendszer lehetővé teszi, hogy az egyes regisztrációs naplókon belül tetszőlegesen és automatikusan számot rendeljen egy dokumentumhoz. A szám tartalmazhat osztálykódot, naplókódot és minden szükséges adatot. A megoldás megvalósításával a dokumentumok nyilvántartásának átlagos ideje 35-50%-kal csökken.
RKK példa
Az RKK elsődleges adatokat (alosztály, regisztráció dátuma, regisztrációs szám stb.), valamint információkat tartalmaz bármely papíralapú dokumentum állapotáról, például a helyéről. A dokumentumok osztályok közötti mozgatásakor minden regisztrációs hely saját RSC-vel rendelkezik. Nyomon követheti egy papíralapú dokumentum vállalaton belüli mozgását a létrehozott RCM-ek láncolata mentén.
Az RKK-hoz csatolhat egy dokumentumot vagy annak szkennelt képét is. Nagy mennyiségű dokumentum gyors beviteléhez a DIRECTUM Capture Service adatfolyam-beviteli szolgáltatást használják. Támogatja a dokumentumok bevitelének különféle módjait: rögzítés honnan Email vagy a fájlrendszerből (például szkennerből).
Az RCM létrehozásának és az adatok kitöltésének funkciója átvihető az Ario intelligens mechanizmusaira. A dokumentum kézhezvételét követően önállóan minősítik, felismerik a szöveget és kitöltik az RKK-t a kinyert értelmes információkkal. Az ügyintéző csak a kitöltés helyességét tudja ellenőrizni. Ez lehetővé teszi a regisztrációs idő további csökkentését és a rutinműveletek számának csökkentését.
Beérkező iratok mérlegelése, lebonyolítása
A beérkező irat nyilvántartásba vétele után a jegyző pár kattintással elküldi a vezetőnek mérlegelésre. A dokumentum mérlegelésének eredménye alapján a titkár vagy maga a vezető utasításokat ad a dokumentumhoz.
Ha a vezetőnek van asszisztense, a dokumentum előzetes áttekintését határozattervezet elkészítésével az asszisztense végzi. A vezető csak jóváhagyhatja a határozattervezetet, és végrehajtási utasítást küldhet.
A megbízások végrehajtása során a következőket biztosítják:
- a végrehajtással kapcsolatos levelezés rögzítése;
- a delegálás és a felülvizsgálatra küldés lehetősége;
- határidők ellenőrzése, új határidő igénylése.
A felügyelők vizuálisan követik nyomon a teljesítményt. A munka minden résztvevője hozzáfér egy rövid összefoglalóhoz, amely tükrözi a kapcsolódó feladatok állapotát.
Quest Tree
Levelek küldése a levelezőknek
A megoldás szorosan integrálva van a „Csere partnerekkel” modullal. A kimenő levél jóváhagyása után könnyen elküldhető a címzetteknek a dokumentumcsere-rendszereken keresztül – így nincs szükség a dokumentumok ismételt nyomtatására, és csökkennek a kézbesítési költségek.
Ezenkívül a kimenő dokumentumokhoz megadhat egy levelezési listát a szervezetek számára, és automatikusan e-maileket küldhet a címzetteknek, vagy nyomtathat olyan borítékokat, amelyek megfelelnek az Orosz Posta szabványainak.
Borítéknyomtatás
Szervezeti és ügyviteli dokumentumok elkészítése, megismertetése
Az adminisztratív dokumentumok regisztrációja és jóváhagyásra történő elküldése teljesen automatizált. Elég kitölteni a szükséges adatokat a műveletvarázslóban, majd a rendszer létrehoz egy dokumentumot, és elküldi a szükséges alkalmazottaknak jóváhagyásra és aláírásra:
Az aláírást követően a szervezeti és adminisztratív dokumentumot áttekintésre meg lehet küldeni az érdeklődő munkatársaknak. Ehhez ki kell töltenie egy levelezőlistát az RKK-ban. Ez a lista a jövőben egy másik dokumentum terjesztésére is felhasználható.
A levelezőlistán szereplő alkalmazottak feladatokat kapnak a dokumentum megismerésére. A DIRECTUM rendszerben az ismerkedés megerősítéséhez elegendő a feladat elvégzése. Ha pedig egy olyan dokumentum megismerésére küldenek feladatot, amely nincs beírva a rendszerbe, akkor ezt a feladat szövegében jelzik, és az előadók papír formában ismerkednek meg a dokumentummal.
Keresés és elemzés
Az ismert adatok szerint maga az elektronikus dokumentum és annak RKK-ja is megtalálható a dokumentum helyére és végrehajtási szakaszára vonatkozó információkkal együtt.
Keresés RKK szerint
A dokumentum papíranalógján található vonalkód segítségével gyorsan megtalálhatja a kívánt dokumentumot az RKK-val együtt. A gyors azonosítási technológiának köszönhetően a vonalkódot egy speciális szkenner olvassa be, amely után a rendszer automatikusan megtalálja a dokumentumot és a kapcsolódó feladatokat.
Műveleti ablak a talált dokumentumhoz
A felhasználók munkájának hatékonyságának elemzésére a rendszer speciális jelentéseket biztosít: „Ismerkedési lista”, „Megbízások teljesítésének időzítésének ellenőrzése”, „Megbízások teljesítésének statisztikái”, „Visszaküldendő dokumentumok” stb.
Jelentés példa
A webes kliens használható egy földrajzilag elosztott szervezet távoli irodáiban vagy fő kliensként, többplatformos és egyszerű adminisztrációt biztosítva. Csak internet-hozzáférésre van szüksége a munkához.
Bejövő RKK a webirodában
Megvalósítási hatás
A megoldás használatával az alkalmazottak időben megkapják a parancsokat és a végrehajtásra vonatkozó utasításokat. A vezetői döntések végrehajtásának ellenőrzése teljesen átláthatóvá válik.
- A minimumra csökkenti a dokumentumok elvesztésének kockázatát
- 2 alkalommal a kimenő levél elkészítésének és jóváhagyásának ideje lerövidül
- 12 alkalommal felgyorsítja a papíralapú dokumentumok helyének keresését
- 2 alkalommal felgyorsul a vezetésnek az utasítások végrehajtására vonatkozó információk előkészítése
- 20%-kal növelje a vezetőségtől kapott utasítások végrehajtását
Megkülönböztető tulajdonság Az Olymp elektronikus írószer gazdag funkcionalitása, amely a klasszikus irodai munkából ered.
Egy nagy ipari vállalkozás A titkár (jegyző) feladata nem csak az iratok nyilvántartása, hanem egy sor egyéb feladat is:
- annak a vezetőnek a meghatározása, akinek át kell adni a beérkező dokumentumot megoldásra
- előzetes határozatok elkészítése
- a dokumentum átadása a vállalkozónak
- eredeti visszatérési vezérlés
- feladatellátás összefoglaló elemzése
- a megbízások végrehajtásának ellenőrzése
- záróbeszámolók kialakítása a megoldatlan feladatokról
- kimenő dokumentumok küldése
- kérésre keresse meg a kívánt dokumentumot
- nyomtatás, szkennelés
- sőt hatalmas számú dokumentum tárolása. Egy jó ügyintéző felelős mindezért.
Elektronikus írószer Olymp, amely képes megkönnyíteni és hatékonyabbá tenni a jó emberek munkáját!
Automatikus regisztráció:
|
Bejövő e-mailek |
A beépített levelezőkliensnek köszönhetően a rendszer beolvassa az e-mailből az adatokat és kitölti velük a regisztrációs kártyát
|
| A kimenő és belső dokumentumok elkészítésének technológiája az Olympusban hasonló, ezért összehangolt és jóváhagyott dokumentumokat automatikusan jön a regisztráció a már ismert adatokkal |
Kimenő levelek és belső dokumentumok
|
Az újra beérkező dokumentumok automatikus vezérlése
A rendszer maga elkapja a szervezetbe újra bekerülő dokumentumokat, és figyelmeztet rá.
Automatikus értesítések az eredeti visszaküldéséről
A rendszer sémát ad az eredeti mozgatására, és ha nem érkezik vissza időben, értesíti az anyakönyvvezetőt.
Kényelmes kommunikációs rendszer
Az Olympusban található dokumentumok hivatkozásai arra utalnak, hogy minden kapcsolódó dokumentumról részletes előzményt kaphat, beleértve az archív dokumentumokat is, amelyeket kiegészítésképpen, törölve vagy módosítva hoztak létre.
Jelentéstervező
Az Olympus rendszer riporttervezőjének segítségével a dolgozó adminisztrátor vagy programozó segítsége nélkül készítheti el a számára szükséges jelentéseket. Gyakran így készülnek jelentések a nem teljesített vagy ellenőrzési dokumentumokról.
Rugalmas szűrőrendszer
Az Olympus rendszer lehetővé teszi a dokumentumok keresésére irányuló kérések végrehajtását egy szűrőkarakterlánc segítségével. A szűrősor lehetővé teszi számos változó keresési feltétel megfogalmazását a kívánt dokumentumhoz.
Elektronikus iroda az Olympus rendszerben a digitális irodai munka szervezésének eszköze. Ez a szegmens a vállalati dokumentumokkal kapcsolatos összes információt felhalmozza. Tartalmazza a felhasználó munkatörténetét; tárolja a dokumentumok összes hivatkozását; tájékoztat a határidőről; tartalmazza a dokumentummal létrehozott összes fájlt; választ ad a végrehajtók és a dokumentumért felelősök kérdéseire, valamint munkájuk eredményére.
Végrehajtás ellenőrzése
Végrehajtás ellenőrzése az Olympus rendszerben- ez egy mély funkció, amely információt nyújt az utasítások végrehajtásának időzítéséről, szakaszairól és eredményeiről. Ez a funkcionalitás a teljes rendszerben jelen van, az elektronikus irodától a strukturált tárolásig. A funkcionalitás a dokumentum és az utasítások végrehajtásának határidejére, valamint e határidők elmulasztásáról való tájékoztatásra épül.
A végrehajtás ellenőrzésének megjelenítése
- Színes jelzés és üzenetek az Olympus rendszertől a határidő elmulasztásáról.
- Speciális mód a beérkezett, munkába vett, határidőre elkészült, időszakonkénti késéssel teljesített, határidőre nem teljesített feladatok teljes számával.
- Az utasítások végrehajtásáról szóló jelentések egész rendszere a dokumentum kontextusában, végrehajtók, vezérlők.
Speciális vezérlés
A feladatok időben történő és minőségi végrehajtása érdekében az Olympus speciális ellenőrzési rendszerrel rendelkezik. Lényege, hogy minden ellenőrzés alá vont legfontosabb feladatnak át kell mennie az irányítás alóli kivonási eljáráson, azaz. záró. Egyes esetekben a feladat ellenőrzés alóli kivonásához szükség van az elvégzett munka minőségének illetékes szakember általi értékelésére. Ezután a rendszer a megerősítési eljárást is alkalmazhatja.
Ellenőrzési rend kialakítása
- Az ellenőrzési megbízások kiadását felügyelő kijelölése, szükség esetén a dolgozó magas színvonalú munkavégzését igazoló személy kijelölése kíséri.
- Ellenőrzési megbízások esetén a fegyelem teljesítési együtthatója automatikusan kiszámításra kerül.
- Az „Ellenőrzési feladatok végrehajtásának elemzése” speciális mód a vezérlési feladatok végrehajtásának időszerűségére vonatkozó információkat jelenít meg.
- Az asztali irányítópultok konvertálhatók ez az információ grafikus nézetbe.
Dokumentum kezelés
A megfelelő dokumentumkezelés kulcsfontosságú eredményes munka osztály, alosztály, szolgálat és a szervezet egésze. „Dokumentumkezelés” az Olympus rendszerben egy modern eszköz egy nagyvállalat irányítására, kifejezetten a magas szintű üzleti folyamatokra koncentrálva.
A „Dokumentumkezelés” a dokumentumkezelési modul – Olympus – egy szegmense, amely az ütemező elvén épül fel, azaz. a munkavállalóhoz beérkezett összes feladat és dokumentum egy listában szerepel.
A listán látható a feladat típusa, témaköre, tartalma, beérkezési dátuma, esedékessége, kitől származott. Ez a lista könnyen kiegészíthető a kívánt oszloppal.
A piros háttér egy késedelmes feladatot jelez, ami segít, hogy ne felejtse el elvégezni azt. A rendszer fejlett vezérléssel rendelkezik, amikor a színes jelzés tájékoztat a dokumentum közeledt határidejéről.
A lapokon található lista alatt láthatja a teljes további információ szükséges a döntés meghozatalához. Ez a dokumentum szövege, a részletes feladat, a mozgalom története és a kapcsolódó dokumentumok.
A program megkönnyíti a kívánt dokumentum megtalálását, valamint a vele való munka előzményeinek feltárását. Sőt, a történelemben látható, hogy a dokumentum hány kört jár már be, ki vette be a munkába, és ki még nem.
Azonnali információ átvétele:
- ki kezdeményezte a dokumentumot;
- aki beleegyezett;
- kinek van jelenleg;
- milyen megjegyzéseket tettek és kik tettek a dokumentumhoz;
- hogy ez a dokumentum kapcsolódik-e más dokumentumokhoz, és hogyan, megnyitási lehetőséggel, beleértve a kapcsolódó dokumentumokat is;
- egy alkalmazottra, szolgálatra, részlegre vagy az egész vállalkozásra vonatkozóan lásd a teljesített és nem teljesített megrendelések képét.
Könnyű munkavégzés számos dokumentummal:
- a rendszer maga generál egy listát a megfontolandó dokumentumokról;
- a rendszer rákérdez, hogy mely dokumentumokról kell sürgős döntést hozni;
- a rendszer tájékoztat a lejárt időszakról;
- a rendszer lehetővé teszi a munka delegálását és az időben történő végrehajtás egyszerű ellenőrzését;
- a rendszer lehetővé teszi bármely dokumentum munkatörténetének lekérését;
- a rendszer lehetővé teszi, hogy távollétében helyetteseket jelöljön ki, és megnézze, hogyan dolgozott a helyettes.
Könnyű dokumentumkezelés:
- az információcsere sebességének növelése;
- az alkalmazottak vezetői fegyelmének növelése;
- a szerződések teljesítésére vonatkozó határidők betartása;
- a szükséges információk gyors megszerzésének képessége anélkül, hogy felkelne a munkahelyéről.
Tárolási szerkezet
Az Olympus rendszer strukturált dokumentumtára nem csupán egy könyvtár, amelyhez korlátozott hozzáféréssel rendelkeznek a mappák, hanem minden dolgozó egyéni „tudásbázisa”. Az Olympus repository felépítésének elve a felhasználó hozzáférési jogán alapul a szakaszokhoz, mappákhoz, dokumentumokhoz, fájlokhoz. A rendszer minden alkalmazott számára automatikusan egyéni archív struktúrát készít. A felhasználó csak azokat a részeket és dokumentumokat látja, amelyekhez jogosultsága van.
Ezenkívül a munkavállalónak lehetősége van az archívum szerkezetének egy részét, mappákat, dokumentumokat személyes tárolóba másolni. Ezzel a funkcióval a felhasználó még gyorsabban hozzájuthat a szükséges információkhoz, a dokumentumhoz.
A trezor kitöltése
Az Olympus rendszerben a tárhely automatikusan feltöltődik dokumentumokkal a dokumentummal végzett munkaciklus eredményeként. Ez a technológia lehetővé teszi a felhalmozódást szükséges dokumentumokat a megfelelő szakaszokban anélkül, hogy erre a munkára külön időt különítettek volna el.
Amikor új dokumentum jelenik meg az adattárban, a rendszer értesíti a munkavállalót, ha feliratkozott ilyen értesítésekre.
Könnyű munka a dokumentumokkal
Az Olympus tárolást funkcionális szolgáltatások jellemzik, amelyek meghatározzák a dokumentumokkal való munka kényelmét:
- Verziószámítás;
- Dokumentumok hivatkozásai (törölt, érvénytelenített, kiegészítésképpen);
- Kivonat az archívumból;
- Az eredeti kiadása;
- Tárolási jellemzők (leltári szám, tároló, állvány, polc, példányszám).
Különféle kiegészítők beszerzése mobil és a fogyasztói elektronika a Sotovik-M üzletben útközben javasoljuk az írószer készletezését - ezek nélkül nem nélkülözheti egyetlen üzleti vagy nonprofit intézmény munkafolyamata sem. Ha ömlesztve szeretne írószert vásárolni, tekintse meg kínálatunkat.
A nagykereskedelmi írószerek vásárlása a gyártótól (írószerek nagykereskedelme, irodaszerek nagykereskedelme Moszkva) hatékony módja annak, hogy jelentősen megtakarítsuk a cég irodájának állandó nagykereskedelmi írószerrel való ellátását. Irodaszereket szeretne olcsón nagykereskedni? Ha negyedévente vagy félévente egyszer nagy tételben rendel tollat, ceruzát, gemkapcsot, jegyzettömböt és egyéb apróságokat, nem kell újabb havi szállításra szánni az időt. Az irodaszerek tömeges vásárlása szintén hasznos kormányzati szervezetek- sok közigazgatás oktatási intézményekírószer vásárlás ömlesztve az iskolának, óvoda vagy egyetemet. Az írószer-nagykereskedelmi cégek megfelelő árpolitikával rendelkeznek, ezért a Sotovik-M akciós áron értékesíti az írószer-kiegészítőket - az irodaszerek nagykereskedelme olcsó. Irodaszerek nagykereskedelme Moszkvában (írószer nagykereskedelem Moszkva, írószer nagykereskedelem Moszkva) online áruházunkban.
Az irodaszerek nagykereskedelme nagyon olcsó. Irodaszerek nagykereskedelme Moszkvában
Irodaszerek ömlesztve üzletünkben az egyik legjobb áron. Ha iskolai írószerek nagykereskedelmét, alacsony áron történő irodaszerek nagykereskedelmét tervezi, vagy szokatlan írószer-nagykereskedést szeretne rendelni egy ajándékboltba, a Sotovik-M az, amire szüksége van! Vásároljon ömlesztve irodaszereket, a közönséges notebookoktól a bélyegtermékekig és névjegykártyákig vonzó áron, azonnali kiszállítással Oroszország egész területén. Irodaszerek nagykereskedelme nagyon olcsó!