• De ce se realizează automatizarea proceselor de management al întreprinderii.
• Ce condiții trebuie îndeplinite pentru implementarea automatizării proceselor de management.
• Ce factori influențează viteza și calitatea implementării automatizării.

Automatizarea procesului managementul întreprinderii - un set de măsuri, a căror implementare ridică următoarele întrebări:

• ce parametri măsurați sunt critici pentru evaluarea performanței companiei și trebuie luați în considerare;
• ce modele ierarhice ar trebui folosite pentru a descrie procesele de management și planificare;
• în ce scopuri va fi justificată și eficientă aplicarea metodelor economice și matematice;
• modul de utilizare a tehnologiilor de management de proiect.

Societatea Americană de Manufacturing and Inventory Society (APICS) a dezvoltat o abordare la mijlocul anilor 1960 pentru a răspunde la întrebările cheie care apar în timpul implementării automatizării. Au fost formulate principii care sunt potrivite pentru construirea de modele de întreprinderi în general și procese cheie de producție pentru acestea. Conceptul se bazează pe aceste principii. MRP (planificarea resurselor materiale), care a fost folosit pentru prima dată pentru sistemele de management al stocurilor.

1. Procesul de producție este un flux de comenzi interdependente.
2. Comenzile sunt întotdeauna executate sub constrângeri de resurse.
3. Se are în vedere reducerea ciclurilor tehnologice și a stocurilor.
4. Nevoile de producție și aprovizionare sunt determinate de volumele și graficele de implementare.
5. Mișcarea comenzilor se corelează cu indicatorii economici.
6. Timpul necesar pentru executarea comenzii este strict definit.

Valoarea practică a MRP, MRPII, ERP se datorează:

• utilizarea rezultatelor analizei activităților întreprinderilor care operează;
• dezvoltare progresivă, fiecare sistem ulterior a extins capacitățile celui precedent;
• eficacitatea dovedită a aplicației;
• capacitatea de a acoperi toate procesele de management ale întreprinderii în ansamblu.

Pentru a caracteriza volumul și tipul sarcinilor de management de rezolvat a apărut terminologia corespunzătoare: sistem de clasă MRP, sistem de clasă ERP, sau pur și simplu: sistem ERP, sistem MRP.

Răspândită, însă, nu ne permite să luăm în considerare recomandările MRP, ERP privind organizarea Procese de producție si managementul acestora. Ele rămân în continuare recomandări APICS, spre deosebire de standardele din seria ISO 9000 (9000-9004) care reglementează crearea de programe de management al calității în industrie și în sectorul serviciilor (excepție fac un număr de sisteme de control automatizate din clasa MRP-APS, utilizarea cărora permite companiilor să obțină un certificat ISO).

Automatizarea managementului întreprinderii bazate pe modele economice și matematice, tehnologia Informatiei iar tehnologia informatică pentru aproape toate firmele este cea mai importantă etapă de dezvoltare, aducând afacerea la un nivel de management calitativ nou.

Sistemele și rețelele de calcul distribuite, îmbunătățirea sistemelor de management al bazelor de date și a instrumentelor de proiectare, introducerea subsistemelor funcționale contribuie la crearea unor sisteme automatizate integrate complexe care combină toate sarcinile managementului întreprinderii.

Printre produsele software similare prezentate pe piata ruseasca, o mare parte sunt evoluțiile celor mai mari firme străine.

Implementarea unui sistem automatizat integrat este un proces lung, laborios și costisitor.

Managerul în această situație are două sarcini principale: să determine obiectivele pentru care se preconizează modernizarea metodelor de management și să elaboreze strategia de dezvoltare corectă. automatizarea întreprinderii care să permită atingerea acestor obiective.

Trebuie luate în considerare:

• nivelul actual automatizarea managementului;
• experiența potențialilor dezvoltatori;
• caracteristicile structurii organizatorice a unei anumite întreprinderi;
• resurse financiare și umane;
• experiență străină și tendințe actuale.

În cursul planificării strategice, de multe ori devine necesar să se ia o decizie informată cu privire la alegerea unui sistem de automatizare. Liderii de afaceri ar trebui să înțeleagă conceptele tehnologiei informaționale moderne, cum să le proiecteze și să le implementeze.

Automatizarea proceselor de management - un algoritm pentru manager

Abordarea de proiect a automatizării managementului întreprinderii începe cu pregătirea a trei documente obligatorii: termeni de referință, program și buget. Un finanțator nu poate scrie o sarcină tehnică competentă, iar un programator nu poate calcula bugetul. Documentele ar trebui întocmite de specialiști, interacționând strâns între ei, doar acest lucru va permite organizarea cu succes a muncii.

Termenii de referință (TOR) definesc scopurile, obiectivele proiectului și modalitățile de rezolvare a acestora. Descrie cât mai detaliat posibil toate cerințele pentru sistemul de management, protecția datelor, arhitectura pachetului software și algoritmii pentru interacțiunea obiectelor, tipurile de formulare, directoare și rapoarte, etapele de lucru privind implementarea, precum si procedura de acceptare produs finit. Cu cât sunt luate în considerare și înregistrate mai multe detalii, cu atât implementarea proiectului va fi mai rapidă și mai bună.

De regulă, managerul de proiect este responsabil pentru elaborarea termenilor de referință și prezintă versiunea finală conducerii. În țara noastră, există un anumit standard - „GOST pe TK pentru crearea de sisteme automate”, deși în ultimii ani respectarea strictă la GOST nu este considerată obligatorie.

Cerințe standard pentru sistemele automate astăzi:

• compatibilitate cu toate produsele software care sunt utilizate în întreprindere;
• fiabilitate - funcționare stabilă și siguranță a datelor;
• adaptabilitate - capacitatea de a reconfigura rapid sistemul în cazul oricăror schimbări în companie;
• scalabilitate - capacitatea de a crește cantitatea de date și numărul de utilizatori;
• potențialul de dezvoltare prevăzut inițial - posibilitatea extinderii funcționalității, actualizarea versiunilor fără întreruperi în funcționare, actualizarea ținând cont de modificările din legislația rusă;
• capacitatea de a lucra cu structuri distribuite (diviziuni și ramuri la distanță);
• respectarea cerințelor securitatea informatiei– separarea drepturilor de acces și a rolurilor de utilizator în funcție de poziții și responsabilități.

Un program este un document standard de management care ghidează implementarea oricărui proiect. Acesta reflectă etapele de lucru cu termenele limită de implementare a acestora, persoane responsabile, interpreți numiți, numărul de angajați implicați. De exemplu, automatizarea proceselor de management va necesita pregătirea anumitor documentații, pregătirea personalului, testarea repetată a sistemului înainte de a-l pune în funcțiune. Managerul de proiect consolidează informațiile din diferite departamente într-un singur program și le actualizează la intervale regulate.

Bugetul reflectă costul proiectului. Principalele elemente de cheltuieli în implementarea unui nou sistem de management sunt achiziționarea de software, adaptarea acestuia la nevoile întreprinderii și suportul tehnic.

Din punct de vedere al marketingului, este mai profitabil pentru companiile de dezvoltare să prezinte „costul unui loc de muncă”. De exemplu: sistem ERP la un preț de cinci mii de ruble pentru doi utilizatori sau zece mii de ruble pentru zece utilizatori. De regulă, costul specificat nu include costul de instalare și suport tehnic.

Atunci când alegeți software, trebuie să aflați astfel de detalii în avans pentru a forma corect un buget. Un termen de referință bine scris vă permite să calculați costurile perioadelor ulterioare pe baza costului unei ore de muncă a unui specialist al companiei care oferă suport suplimentar pentru produs. Respectarea bugetului este un indicator al calității muncii managerului de proiect, adică au fost luate în considerare toate resursele necesare.

Procesul de automatizare a întreprinderii poate fi considerat complet atunci când este pus în funcțiune un sistem de informații de lucru stabil, precum și un set complet de reglementări și instrucțiuni pentru utilizatori cu diferite niveluri de acces și roluri.

Fezabilitatea economică a unui proiect este de obicei evaluată pe baza unor indicatori financiari: perioada de rambursare, rentabilitatea investiției, profitabilitatea internă, valoarea netă. În cazul introducerii software-ului, este problematic să se facă calcule precise conform acestei scheme. Dacă costurile sunt reflectate în buget, atunci de cele mai multe ori este imposibil să se coreleze ce parte din profit a fost obținută exact prin utilizarea unui sistem de control automat.

Automatizarea întreprinderii, în primul rând, afectează indicatorii de management, de exemplu, productivitatea muncii, numărul de clienți serviți, viteza de procesare a comenzilor. Dinamica pozitivă a schimbării acestora servește drept criteriu pentru implementarea cu succes a proiectului și un indicator că resursele umane ale companiei au început să fie utilizate mai eficient datorită:

• optimizarea fluxului de documente;
• creșterea vitezei de acces la informații;
• vizualizare consolidată a tuturor datelor și documentelor;
• standardizarea proceselor de afaceri;
• actualizarea la timp și rapidă a documentelor de reglementare;
• accelerarea procesului de pregătire și adaptare a noilor angajați;
• integrarea cu sistemele informaționale externe și creșterea vitezei schimbului de date.

Principii de automatizare a proceselor de management

Întreprinderile moderne sunt structuri complexe, așa că, treptat, automatizarea sistemelor de producție și-a găsit aplicație nu numai în industrie, ci și în multe alte domenii de activitate. Companiile bancare, asigurări, retail, transport sunt gata să investească masiv în software care le permite să-și sporească eficiența muncii. Chiar și firmele mici caută să automatizeze procesele de management de bază.

Diferite scări, niveluri și tipuri de procese de management sunt automatizate pe baza unor principii comune:

• principiul consistenței. Punctul de ieșire al unei acțiuni într-un proces este întotdeauna punctul de intrare pentru alta. O nepotrivire în lanțul de acțiuni duce la un eșec sau la executarea incorectă a procesului;
• principiul integrării. Un proces automatizat nu ar trebui să existe în afara mediului informațional general al întreprinderii, ci să interacționeze cu acesta. Gradul de integrare poate fi mai mult sau mai puțin în funcție de nivelul de automatizare și sarcinile rezolvate cu ajutorul acestuia, dar acest principiu este întotdeauna respectat;
• principiul independenţei executării. Esența procesului automatizat este că este executat fără intervenție umană sau această participare este minimă. Un proces care decurge corect, în conformitate cu cerințele stabilite, nu necesită intervenție externă.

Principiile fundamentale enumerate mai sus sunt defalcate în altele mai specifice în raport cu un anumit nivel de automatizare și proces de control.

Ce factori afectează viteza și calitatea implementării automatizării

1. Un produs bun. Software-ul incomplet duce la consecințe nedorite. Nevoia de setări suplimentare, modificări ale programului, re-testare interferează cu funcționarea normală.
2. Consultant calificat.
3. Echipa de implementare energica lucreaza pentru rezultate. Un consultant bun nu va rezolva sarcina dacă compania nu are angajați calificați care să vorbească aceeași limbă cu el și să aibă abilitățile și competențele necesare.
4. Control personal CEO peste proces. Pentru a controla munca la proiect, nu trebuie să vă scufundați adânc în domeniul tehnologiei informației și să învățați elementele de bază ale programării. Principalul lucru este că informațiile despre progresul procesului sunt întotdeauna disponibile și de încredere. Rapoartele periodice bazate pe graficul întocmit vor oferi o imagine destul de completă a situației actuale și vor permite ajustări în timp util.
5. Munca angajaților întreprinderii cu un sistem automatizat. Software-ul instalat ar trebui să fie utilizat de majoritatea angajaților. Și cu cât mai devreme încep să o facă singuri în modul normal, cu atât posibilele erori de sistem vor fi identificate și eliminate mai repede.

Niveluri de automatizare a proceselor de management

În fiecare companie există o anumită ierarhie de luare a deciziilor, adică niveluri de management. Pentru mai mult munca eficienta automatizarea tuturor nivelurilor de management al întreprinderii este necesară.

Alocați niveluri operaționale, tactice și strategice de management și, în conformitate cu acestea, și niveluri de automatizare:

1. Operațional - nivelul interpreților. Procese stereotipe automatizate, efectuate în mod regulat, care stau la baza operațiunilor companiei. De exemplu, un transportor de producție, operațiuni de comerț cu amănuntul, menținerea parametrilor specificați ai unui sistem de inginerie.
2. Tactic - nivelul de management. Prin crearea de interconexiuni între diferite procese ale nivelului anterior, managementul producției este automatizat. De exemplu, procesele de planificare operațională, aprovizionare, vânzări de produse, logistică, flux de lucru primar.
3. Strategic - nivelul managementului superior. Procesele de management al întreprinderii în ansamblu sunt automatizate. Sistemul vă permite să rezolvați probleme analitice, să faceți prognoze și are ca scop planificarea financiară, economică și strategică.

Pentru automatizarea managementului întreprinderii, sunt utilizate mai multe tipuri de sisteme (CRM, ERP, OLAP și altele), care sunt împărțite în trei tipuri principale:

1. sisteme imuabile. În ele, o anumită secvență rigidă de operații este configurată inițial pentru o configurație sau proces de echipament existent.
2. Sisteme programabile. În ele, succesiunea acțiunilor se modifică în funcție de configurația curentă sau de programul dat. Noii parametri de funcționare sunt setați folosind instrucțiuni pe care sistemul le accesează și le execută atunci când condițiile se schimbă.
3. Sisteme de autoajustare. Ei efectuează selecția operațiunilor necesare în cursul operațiunii pe baza informațiilor despre starea curentă a procesului.

Toate cele trei tipuri de sisteme pot fi utilizate la oricare dintre nivelurile de automatizare, atât separat, cât și în combinație între ele.

Ce sarcini rezolvă automatizarea proceselor de management al producției?

Pentru a conduce o afacere de succes, este necesar să se mențină solvabilitatea companiei, să crească profitabilitatea producției sau a altor activități economice, să se planifice și să se redistribuie corect resursele financiare.

Întreprinderile mari diversificate, cu o structură organizatorică complexă și o rețea de sucursale dezvoltată, prin automatizarea proceselor de management, rezolvă probleme care le împiedică să atingă indicatorii doriti:

1. Dificultate în coordonarea planurilor operaționale, curente și pe termen lung ale unităților disparate.
2. Problema stabilirii și monitorizării executării sarcinilor pentru fiecare divizie și ramură.
3. Diferențele în organizarea muncii și lipsa unei înțelegeri comune a proceselor de afaceri între departamente.
4. Lipsa informațiilor generale de referință, forme unificate de documente, metode unificate.
5. Viteza redusă de actualizare a datelor privind operațiunile economice și activitati financiare sucursale, divizii și compania în ansamblu.
6. Costuri mari de muncă pentru colectarea, analizarea și rezumarea datelor de la sucursale și întreprinderi care fac parte din companie. Acest lucru este deosebit de important pentru contabilitate, atunci când este necesară reunirea bilanțurilor disparate provenite din surse diferite pentru a obține o imagine completă a situației financiare a companiei.
7. Problema controlului operațional asupra decontărilor reciproce cu consumatorii, furnizorii externi și interni. Obținerea de date incorecte privind conturile de plătit și de încasat.
8. Fiabilitatea scăzută și inconsecvența informațiilor colectate în toate domeniile de afaceri, pe baza cărora este imposibil să se facă un calcul și să se obțină o imagine fidelă a activelor materiale și financiare ale întreprinderii.

Automatizarea managementului nu este un scop, ci un instrument de reducere a problemelor de mai sus. În același timp, sistemul nu reconstruiește complet munca întreprinderii, ci menține și îmbunătățește eficiența proceselor deja stabilite care răspund nevoilor companiei.

De mare importanță este crearea unei baze de informații comune a organizației, ca parte a unei abordări integrate a automatizării. Module separate ale sistemului vor funcționa într-un spațiu de informații și vor funcționa cu date comune.

Introducerea unui sistem automatizat și crearea unei baze de date comune este un proces pas cu pas, în timpul căruia pașii sunt parcurși într-o secvență strict definită. În primul rând, sunt efectuate activități critice și de bază pentru întreprindere. Fiecare pas este caracterizat de obținerea unor rezultate specifice și servește drept bază pentru următorul pas.

Este benefic pentru companie să minimizeze costul automatizării, dar economiile în alegerea soluției potrivite nu trebuie să conducă la alegerea unui sistem care, din cauza performanțelor scăzute, nu va justifica investiția făcută.

Este imposibil să amânăm termenele de implementare, astfel încât până la sfârșitul procesului să nu apară noi nevoi și probleme care nu sunt luate în considerare în termenii de referință.

Managementul de proiect al unei întreprinderi are propriile caracteristici de automatizare.

Automatizarea în acest caz acoperă două domenii: funcțiile (partea procedurală) și standardele (partea documentară) ale managementului de proiect.

Un standard este un set de documente care precizează succesiunea acțiunilor, modelele recomandate și timpul care trebuie alocat implementării acestora în procesul de management al proiectului. Aceste documente nu apartin niciunui proiect anume, ci sunt suport metodologic pentru intreaga activitati de proiect ale companiei.

Una dintre tendințele moderne este organizarea părții documentare sub forma unei baze de cunoștințe, care are toate serviciile necesare pentru căutarea și actualizarea datelor, unde sunt introduse toate documentele privind proiectele finalizate, relația dintre documente sub formă de cruce. -referințe este implementată.

Automatizarea părții procedurale a managementului de proiect se realizează ținând cont de faptul că în proiect sunt implicate atât diviziile permanente ale companiei, cât și structura temporară - echipa de proiect. Adică, există noi interacțiuni care nu sunt tipice pentru activitățile de operare ale companiei.

Partea documentară ar trebui să reflecte cerințele pentru automatizarea managementului de proiect. În viitor, poate fi necesară utilizarea unui sistem de management pentru o serie de procese implicate în proiecte specifice.

Procesele care trebuie automatizate includ:

• bugetarea proiectelor;
• managementul interacțiunilor de afaceri, inclusiv coordonarea documentelor de proiect;
• planificarea resurselor calendaristice a proiectului;
• managementul documentelor de proiect.

Să lămurim încă o dată că în acest caz vorbim despre documentele și procedurile unui anumit proiect, dar nu despre documentele și procedurile standardului.

Sistemele de automatizare pentru managementul proiectelor sunt integrate cu sistemele informaționale ale întreprinderii, ceea ce necesită crearea de interfețe suplimentare pentru comunicarea între principalele pachete software de aplicații ale întreprinderii.

Crearea unui standard de management de proiect este un mare pas înainte în dezvoltarea structurii informaționale a unei companii. Pe de o parte, necesită automatizarea metodelor de management al proiectelor, iar pe de altă parte, toată experiența acumulată în acest caz se încadrează în documentele standardului.

Automatizarea proceselor de management al personalului

Principala resursă a oricărei întreprinderi este personalul acesteia. Dorința de a folosi această resursă cât mai eficient posibil a dus la utilizarea pe scară largă a sistemelor de automatizare pentru gestionarea proceselor de personal. Majoritatea dezvoltatorilor oferă produse software concepute pentru departamentele de resurse umane.

Inițial au fost automatizate doar procesele principale: calculul salariile, taxe, munca de birou de personal. Astăzi, nevoile pieței impun o abordare diferită, iar funcționalitatea sistemelor de management al personalului este în continuă expansiune. Ea ține cont de eficacitatea și competența specialiștilor, vă permite să dezvoltați scheme motivaționale complexe, să desfășurați în mod eficient formarea la angajare sau să îmbunătățiți abilitățile angajaților existenți. Metode de recrutare, procesul de formare rezerva de personal iar structura organizatorică a întreprinderii a devenit, de asemenea, mai productivă prin utilizarea instrumentelor de automatizare. Noile sisteme oferă nu numai acces la informațiile HR și capacitatea de a genera rapoarte, ci și capacitatea de a efectua lucrări analitice care afectează deciziile HR. De altfel, un set atât de voluminos de sarcini de rezolvat transformă activitatea departamentului de personal în management real al resurselor umane ale companiei.

Piața rusă prezintă evoluții interne și externe în domeniul automatizării proceselor de management al personalului. Având în vedere nevoile și capacitățile financiare diferite ale firmelor de consum, acestea sunt foarte variabile ca cost și specificatii tehnice, dar sunt similare ca funcționalitate.

Multe sisteme pot fi dezvoltate la nivelul necesar. Marile companii IT sunt capabile să achiziționeze soluții modulare specializate de la alți dezvoltatori, ceea ce le permite să își dezvolte propriile produse.

Atunci când alegeți și implementați software pentru automatizarea proceselor de resurse umane, există câteva puncte de luat în considerare.

În mod convențional, se disting sistemele de management financiar și sistemele electronice de management al documentelor (EDMS). Ele pot fi folosite separat, dar, de regulă, se completează reciproc. Ele diferă prin metoda de prelucrare a documentelor. În primul caz, documentul generat este „realizat”, iar aceasta completează munca cu acesta. În EDMS, documentul nu este închis, dar ciclul său de viață complet este acceptat.

Ca și în cazul majorității produselor software, sunt oferite soluții „locale” și „în cutie” pentru sistemele de management al personalului. Există, de asemenea, sisteme ERP (Enterprise Resource Planning) care vă permit să planificați și să gestionați multe resurse ale întreprinderii care sunt folosite pentru a automatiza procesele de afaceri ale companiei în ansamblu.

Este recomandabil să folosiți sisteme ERP în companiile mari nu numai din cauza costului ridicat de dezvoltare și implementare, ci și din cauza redundanței funcționalității pentru nevoile întreprinderilor mijlocii și mici.

Companiile mici au de obicei destule versiuni „la cutie”. Costul lor este semnificativ mai mic decât sistemele ERP, sunt instalate rapid, ușor de configurat și nu necesită serioase suport tehnic. Desigur, acest lucru se realizează prin limitarea posibilității de a face modificări și îmbunătățiri ulterioare. Dacă compania folosește și alte sisteme informaționale, atunci poate fi dificil să se integreze un produs „la cutie”. Adică, principiul unui spațiu informațional unic poate fi încălcat.

Un loc intermediar între „cutii” și sistemele ERP este ocupat de „soluții integrate” - module separate care vă permit să automatizați doar o anumită zonă de activitate. Functionalitatea modulului de rezolvare a problemelor din domeniul automatizat este foarte mare, nefiind probleme de integrare in sistemul informatic al companiei.

De ce trebuie să automatizăm procesele de suport pentru documentație pentru management

Majoritatea operațiunilor efectuate în cadrul companiei necesită dovezi documentare. Contractele se încheie cu furnizorii și clienții, plata se face prin ordine de plată, expedierea mărfurilor - prin borderouri, prestarea de lucrări sau prestarea de servicii - prin acte și facturi. Lista documentelor poate fi continuată în continuare, în timp ce toate acestea trebuie să parcurgă o anumită cale în cadrul întreprinderii, să fie verificate, agreate și aprobate.

Influența factorului uman duce la erori, pierderi de lucrări, întârzieri în aprobare și alți factori care nu contribuie la trecerea rapidă a documentului prin toate instanțele și la livrarea la timp către destinatar.

Aceste probleme apar chiar si in companiile mici cu volume mici de activitate, iar in firmele mari poate fi catastrofal.

Cu cât compania este mai mare, cu atât sunt mai multe divizii și sucursale separate, cu atât mai tangibile vor fi pierderile din lucrul exclusiv cu suporturi de hârtie în toate etapele ciclului de viață al documentelor.

Adesea, generatorul de probleme cu fluxul de documente este direct prima persoană a companiei. Există un astfel de tip de directori care se străduiesc să participe la toate procesele care se desfășoară în companie și, fără viza lor personală, nu este acceptat un singur document pentru muncă. Un astfel de lider este pur și simplu copleșit de o mare varietate de lucrări și nu întotdeauna documentele cu adevărat importante îi cad mai întâi sub braț. Atât managerii de top, cât și angajații obișnuiți îl folosesc cu pricepere. În lipsa timpului pentru o revizuire și o analiză detaliată a documentului, directorul poate conveni asupra deciziilor dubioase luate de subordonați, iar responsabilitatea îi va fi deja transferată în siguranță.

Automatizarea fluxului de lucru poate schimba situația. Când toate documentele sunt într-o bază de date electronică, devine posibilă urmărirea mișcării și a stării curente a fiecărei lucrări. În acest caz, nu mai trebuie să le semnezi cu ochii închiși. Doar documentele avizate de toate serviciile interesate (în funcție de scopul lor) ajung la director, iar uneori aceste aprobări sunt suficiente și nu este deloc nevoie de semnătura șefului întreprinderii.

Automatizarea procesului de flux de lucru este vitală pentru companiile în care:

• documentele sunt adesea pierdute sau este imposibil de urmărit unde se află;
• termenele limită nu sunt respectate în mod constant;
• există o rețea extinsă de sucursale sau divizii la distanță cu care trebuie să faceți schimb de documentație;
• problema confidenţialităţii informaţiilor este fundamentală.

Introducerea unui sistem electronic de management al documentelor va permite:

• automatizarea procesului de coordonare a documentelor;
• păstrează toate documentele într-o arhivă electronică;
• controlează starea de execuție a documentului.

În funcție de amploare, o companie poate utiliza soluții simple (Excel sau Access) sau sisteme mai complexe și costisitoare (1C, Microsoft Axapta, SAP etc.).

Pro:

• toate diviziile companiei folosesc o singură bază de date care conține forme unificate de documente;
• viteza de circulatie a informatiilor in cadrul organizatiei creste;
• există standarde uniforme de lucru cu documentele, calitatea controlului asupra executării acestora se îmbunătățește;
• gradul de protecție a informațiilor crește;
• productivitate crescută, dependență redusă de calificările angajaților.

Minusuri:

• nevoia de schimbare a sistemului obișnuit de flux de lucru, dificultatea de a adapta angajații la inovații;
• costuri suplimentare pentru implementarea software-ului și o eventuală creștere a unităților de echipamente informatice;
• costuri materiale și de timp pentru pregătirea personalului;
• incapacitatea de a estima profitul sau pierderea din utilizarea sistemului;
• probleme de securitate a datelor asociate cu stocarea tuturor informațiilor într-o singură bază de date.

Etape de automatizare a proceselor de suport documentar al managementului

Inițiatorul proiectului de automatizare ar trebui să fie una dintre primele persoane ale companiei: directorul general, directorul financiar sau comercial. Dacă conducerea de vârf nu acordă o mare importanță acestei sarcini, atunci pot exista îndoieli rezonabile cu privire la implementarea cu succes a acesteia.

Automatizarea fluxului de lucru constă din două părți: proces și raport (control). Dacă introducerea managementului electronic al documentelor este însoțită de un audit și optimizare a proceselor de afaceri existente, atunci toți managerii responsabili pentru acestea ar trebui să ia parte la scrierea termenilor de referință. Fără aceasta, este imposibil să se creeze o versiune eficientă a gestionării documentelor electronice, iar în faza operațională vor apărea cu siguranță divizii „nemulțumite”, ale căror interese nu au fost luate în considerare.

Procesul are loc în mai multe etape.

Etapa 1. Ce să automatizezi.

Este necesar să se determine care departamente au cea mai mare nevoie de automatizare a fluxului de lucru. De regulă, cele mai „intensive de hârtie” sunt contabilitatea și departament financiar. Efectuarea plăților, negocierea contractelor este foarte lentă, mai ales în companiile cu structură de sucursală.

Aceleași probleme apar și cu documentele interne ale companiei (comenzi, rapoarte, reglementări) care afectează direct performanța întreprinderii.

Etapa 2. Descrierea proceselor de afaceri.

Pentru ca automatizarea să nu creeze dificultăți suplimentare, ci să crească eficiența muncii, trebuie mai întâi să auditați procesele de afaceri curente ale unui departament, divizie sau ale întregii companii. Este necesar să descriem pas cu pas modul în care documentul trece prin companie și toate procesele care îi sunt asociate. Numai după primirea acestor date, este posibil să se formuleze clar sarcinile pe care ar trebui să le rezolve implementarea sistemului.

Etapa 3. Planificare.

În această etapă se întocmesc un program, estimări și o listă de resurse necesare.

Etapa 4. Alegerea unei soluții IT.

Afacerile cu o cantitate mică de flux de lucru pentru a rezolva problema pot fi suficiente pentru a utiliza o bază de date electronică simplă (creată în Excel sau Access).

Departamentul IT propriu este capabil să pregătească o astfel de resursă și să organizeze accesul securizat la aceasta. Dacă există un site corporativ închis, atunci este perfect pentru găzduirea unei baze de date electronice sau puteți utiliza rețeaua locală a întreprinderii în aceste scopuri. De asemenea, diferențierea nivelului de acces la documente nu este dificilă. Adică, în întreprinderile mici, crearea unui management electronic al documentelor nu necesită costuri semnificative de materiale și forță de muncă.

Companiile și holdingurile mari trebuie să fie pregătite pentru un proces lung și costisitor de automatizare, chiar dacă doar una dintre secțiunile fluxului de lucru este afectată.

Etapa 5. Implementare.

Managerul de proiect coordonează munca. Directorul general stabilește următoarele puncte:

• puncte critice în ciclul de viață al documentelor - puncte în care acestea suferă modificări evidente în procesul de trecere prin sistem;
• timpul total necesar pentru aprobarea electronică în toate departamentele companiei.

CEO-ul gestionează procesul de automatizare pe baza principiului detectării abaterilor de la cursul normal al procesului, deci trebuie să vadă statisticile întârzierilor documentelor la trecerea prin puncte fixe (critice), precum și numărul de acțiuni din sistem cauzate. printr-un anumit document.

Etapa 6. Finalizare.

Testare înainte de punere în funcțiune. În această etapă, există încă o oportunitate de a identifica defecțiunile grave ale sistemului și de a face corecții, astfel încât participarea activă la testare de către CEO este obligatorie.

Etapa 7. Controlul utilizării sistemului.

Automatizarea procesului de flux de lucru a fost introdusă astfel încât angajații să-l folosească, și nu ca un set static de fișiere într-o bază de date. Este necesar să se controleze activitatea personalului din sistem după punerea sa în funcțiune și astfel să se identifice și să se elimine deficiențele ratate în timpul testării.

Ilya Vorontsov

GK " Tehnologii moderne management"

Până în prezent, există multe dezbateri cu privire la corectitudinea unei anumite abordări a automatizării întreprinderilor. În acest moment, așa-numita abordare „occidentală” este considerată cea mai corectă, competentă abordare. Inițial, s-a dezvoltat și s-a conturat în țări mai dezvoltate (în domeniul managementului), iar acum se încearcă aplicarea acesteia în întreprinderile rusești.

Următoarea afirmație poate fi luată ca bază a abordării: Automatizarea proceselor întreprinderii ar trebui să decurgă din strategia de dezvoltare a întreprinderii și să fie eficientă. Cu alte cuvinte, ar trebui automatizate doar acele sarcini care contribuie la atingerea scopului întreprinderii. În același timp, fiecare sarcină de automatizare trebuie evaluată din punct de vedere al Prețului/Eficienței.

Această abordare poate fi numită într-adevăr corectă, chiar ideală. Esența sa este următoarea:

1. Pe baza obiectivelor și strategiei întreprinderii se identifică procesele de afaceri care necesită îmbunătățiri calitative;
2. Pentru fiecare proces de afaceri selectat, este stabilită o sarcină de automatizare pentru a îmbunătăți eficiența procesului;
3. Efectul așteptat al sarcinii de automatizare este estimat în avans și comparat cu costul implementării acesteia;
4. Reorganizarea și automatizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii.

Cu această abordare, principalele sarcini care necesită automatizare în întreprinderi vor fi cele al căror efect de implementare poate fi evaluat în cel mai evident mod:

• Sarcinile de planificare a resurselor întreprinderii (materiale, forțe de muncă, financiare) - reducerea costurilor asociate utilizării resurselor;
• Managementul relatiilor cu clientii - atragerea de noi si mentinerea clientilor existenti;
• Design și procese tehnologice - reducerea costurilor și îmbunătățirea calității designului și dezvoltărilor tehnologice.

Este clar că, prin această abordare, sarcinile de contabilitate și control vor fi secundare, deoarece este foarte dificil să le conectezi cu obiectivele companiei și să le evaluezi efectul. Sarcinile de contabilitate și control în acest caz sunt mai degrabă parte integrantă a sarcinilor de planificare și analiză, lucru care este implicit implicit.

Pe aceste premise se bazează sistemele informaționale complexe care suportă standardele ERP (planificarea resurselor întreprinderii), CRM (managementul relațiilor cu clienții), sistemele CAD/CAM.

Toate avantajele acestei abordări rezultă din descrierea ei. Acum luați în considerare dezavantajele acestei abordări atunci când este aplicată întreprinderilor rusești:

• Foarte puține întreprinderi rusești au formulat obiective și strategii. Prin urmare, este dificil să vorbim despre consistența sarcinilor de automatizare și a obiectivelor întreprinderii. Aceasta înseamnă că pentru a aplica abordarea de mai sus a automatizării într-o întreprindere, este necesară elaborarea unei strategii, eventual cu implicarea consultanților terți, și restructurarea întregului sistem de planificare strategică. Din păcate, dar conducerea și proprietarii multora întreprinderi rusești nu sunt încă pregătiți pentru astfel de transformări;
• Implementarea sarcinilor de planificare automată a resurselor, managementul relațiilor cu clienții la întreprinderile rusești necesită adesea o restructurare serioasă a proceselor de afaceri ale întreprinderii (reinginerie), care, din nou, necesită materiale serioase, costuri de timp și, desigur, pregătire pentru personal și întreprindere. transformări de management;
• Costul utilizării instrumentelor complexe de automatizare care vizează automatizarea sarcinilor de planificare și management este încă „insuportabil” pentru întreprinderile rusești, mai ales având în vedere că implementarea unor astfel de sisteme necesită adesea multă muncă din partea consultanților terți pentru a restructura procesele de afaceri ale unei întreprinderi. .

Cu toate acestea, abordarea „occidentală” este utilizată la întreprinderile rusești, dar adesea se exprimă prin introducerea unui sistem de management integrat „costisitor”, fără a lega implementarea de obiectivele întreprinderii și evaluarea corectă a eficacității așteptate a unui astfel de sistem. .

Ca urmare, un număr destul de mic de proiecte de automatizare sunt finalizate cu succes în totalitate. Cea mai mare parte fie „alunecă”, fie nu este pe deplin implementată, mai ales din nou în ceea ce privește contabilitatea, pentru că „mâine putem calcula ieri, dar este imposibil să planificăm mâine”.

Implementarea unui sistem informatic integrat nu este adesea o nevoie semnificativă, ci doar un tribut adus modei sau dorinței managementului de a ține pasul cu alte companii.

Cum ar trebui să abordăm procesul de automatizare a întreprinderilor rusești?

Pentru a răspunde la această întrebare, vom descrie „bolile” tipice corespunzătoare multor întreprinderi rusești:

• Absența management strategic;
• Există încă o calificare scăzută a managementului în domeniul managementului. Da, pot negocia cu furnizorii, băncile, clienții, dar gestionează competent folosind tehnologia informației – nu încă;
• Lipsa politicii de orientare către client;
• Subdezvoltarea infrastructurii IT;
• Lipsa unor metodologii clare pentru planificarea activităților și a resurselor, în special;
• Adesea starea deplorabilă a proiectării și documentației tehnologice, discrepanța acesteia cu procesele tehnologice reale;
• Sarcinile de automatizare a managementului producției (planificare și contabilitate) sunt rezolvate prin sarcini locale separate, pe care adesea nu există cine să le dezvolte sau să le susțină.

Într-adevăr, introducerea unui sistem informatic integrat la o astfel de întreprindere este, cel mai probabil, sortită eșecului, cel puțin este greu să vorbim despre o creștere tangibilă a eficienței proceselor întreprinderii.

Pe baza realităților rusești, ar trebui să se țină seama și de cerințele stricte din partea statului în ceea ce privește menținerea evidenței contabile și fiscale la întreprindere. Aceste sarcini iau o mulțime de resurse de la întreprindere și nu sunt întotdeauna susținute în mod adecvat de sisteme complexe de management al întreprinderii.

Echipa noastră, care lucrează pe piața de control și automatizare de mai bine de 10 ani și a implementat un număr destul de mare de proiecte, și-a formulat abordarea cu privire la automatizarea întreprinderilor rusești în următoarele teze:

• Automatizarea treptată a proceselor întreprinderii;
• Automatizarea vizează inițial procese mai înțelese de personalul întreprinderii - contabilitate și control;
• Implicarea managementului întreprinderii în procesele de automatizare;
• Restructurarea usoara si graduala a proceselor de afaceri;
• Dezvoltarea evolutivă a sistemului informaţional.

Deși se crede că ar trebui să luăm cele mai bune tehnologii de management occidentale, trebuie să ținem cont că suntem foarte în urmă în acest proces și parcurgerea tuturor etapelor într-un mod evolutiv va fi mai eficient și mai ieftin decât o modalitate revoluționară.

Ce oferă această abordare:

• Compania nu cheltuiește sume uriașe de bani pe automatizări complexe;
• Automatizarea proceselor de contabilitate și control face posibilă rezolvarea problemelor de contabilitate și contabilitate fiscală (care la noi în țara noastră preocupă mulți manageri), și, ca urmare, reorientarea către rezolvarea problemelor de planificare și management;
• Automatizarea treptată și implicarea managementului în procesele de automatizare le permite să simtă legătura dintre soluțiile IT și procesele de management, le îmbunătățește abilitățile de manageri;
• Calificarea personalului este în creștere - este mai ușor să stăpânești domenii individuale de automatizare decât un sistem integrat;
• Obținerea unor date contabile exacte și la timp vă permite să identificați problemele asociate costului utilizării resurselor, problemele în lucrul cu clienții, ceea ce împinge managementul să îmbunătățească procesele de management și vă permite să stabiliți noi sarcini de automatizare care vizează rezolvarea acestor probleme.

De fapt, întreprinderea se pregătește astfel pentru dezvoltarea tehnologiilor avansate de management și introducerea sistemelor integrate de management al întreprinderii. După o anumită perioadă, conducerea întreprinderii începe să înțeleagă clar cum sunt legate tehnologiile informaționale și eficiența proceselor de afaceri ale întreprinderii, ce sarcini de automatizare pot contribui la atingerea obiectivelor de afaceri, restructurarea unor procese de afaceri devine un fapt evident. Întreprinderea devine pregătită pentru introducerea unui sistem automat integrat, evaluând realist efectul implementării acestuia. Probabilitatea implementării cu succes a unui sistem integrat în acest caz va fi mult mai mare decât într-o întreprindere nepregătită.

De exemplu, pentru o fabrică de producție, această abordare arată de obicei astfel:

1. Automatizare contabilitate, salarizare, evidența personalului
   Vă permite să rezolvați o sarcină destul de intensivă în resurse și să oferiți conducerii întreprinderii informații rezumate de management. Conducerea întreprinderii este atrasă în procesul de stăpânire a tehnologiilor informaționale și începe să formuleze cerințe pentru obținerea de informații mai detaliate și operaționale despre activitățile întreprinderii.
2. Automatizarea productiei operationale, contabilitate de gestiune
   În cursul soluționării acestei probleme, informațiile tehnologice ale întreprinderii sunt eficientizate, producția operațională și depozitul, iar contabilitatea de gestiune este în curs de stabilire. Conducerea începe să primească informații operaționale și detaliate despre activitățile întreprinderii lor și poate revizui mecanismele de planificare la nivelul întreprinderii. La rândul lor, informațiile detaliate și operaționale de management sunt baza pentru planificarea corectă și detaliată a întreprinderii.
3. Automatizarea planificarii resurselor naturale (material, manopera)
   Soluția la această problemă nu trebuie să fie profundă și să respecte standardele MRP / ERP. Automatizarea planificării naturale permite conducerii întreprinderii să îmbunătățească calitatea și viteza proceselor de planificare, uneori permite reducerea costurilor de întreținere a resurselor. Prezența informațiilor de management planificate și efective vă permite să analizați și să controlați activitățile întreprinderii.
4. Automatizare planificare financiara, bugetare
   Soluția acestei probleme vă permite să planificați, să evaluați și să analizați activitățile întreprinderii în termeni financiari.
5. Automatizare integrată a întreprinderii (sistem standard ERP)
   Integrarea și dezvoltarea sarcinilor rezolvate și noi, ținând cont de obiectivele și strategia întreprinderii. Adică, aprofundarea sau stăpânirea noilor sarcini de automatizare depinde direct de strategia întreprinderii. În plus, fiecare sarcină este evaluată în funcție de raportul preț/eficiență.

După cum arată experiența noastră, această abordare se justifică în majoritatea întreprinderilor rusești.

Cu ajutorul cărora automatizează, cum ar fi managementul financiar, achizițiile etc., precum și diverse aspecte ale automatizării: crearea modelelor de întreprindere, descrierea ciclului de viață al sistemelor, planificarea și managementul proceselor automatizarea managementuluiîntreprindere, probleme de alegere a unui sistem. De asemenea, sunt prezentate abordări moderne ale construcției sistemelor de management al întreprinderii, care au primit în În ultima vreme răspândite, și anume conceptele MRP, MRPII, ERP și APS, precum și conceptele economice și matematice de bază care se aplică în aceste sisteme.

Automatizarea procesului managementul întreprinderii este o sarcină extrem de dificilă, iar soluția sa întâmpină următoarele probleme:

• ce parametri care caracterizează întreprinderile ar trebui măsurați (luați în considerare);
• ce set de modele ierarhice este cel mai potrivit pentru rezolvarea problemelor de planificare și management;
• în ce scopuri și cât de eficient pot fi aplicate metodele economice și matematice;
• modul de utilizare a tehnicilor de management de proiect.

Tocmai în scopul optimizării managementului producției și al unei posibile soluții la problemele de mai sus, la mijlocul anilor ’60, Societatea Americană pentru Managementul Producției și Inventariilor (APICS) a formulat o serie de principii conform cărora s-a propus construirea ambelor modele de întreprindere. și principalele procese de producție pe acestea. Pentru prima dată, aceste principii au fost aplicate pentru a rezolva problemele de gestionare a inventarului unei întreprinderi și au fost denumite conceptul de MRP (Planificarea cerințelor materiale - planificarea resurselor materiale), ale căror principale prevederi sunt enumerate mai jos:

• Modelul procesului de producție este descris ca un flux de comenzi interdependente.
• La onorarea comenzilor se iau în considerare constrângerile de resurse.
• Se asigura minimizarea ciclurilor de productie si a stocurilor.
• Comenzile de aprovizionare și de producție sunt generate din comenzile de vânzare și programele de producție.
• Mișcarea comenzilor este legată de indicatorii economici.
• Executarea comenzii este finalizată în momentul în care este necesar.

Ulterior, pe măsură ce această abordare a fost aplicată altor procese sau activități, au apărut conceptele de MRPII, ERP etc.

Metode sau abordări MRP, MRPII și ERP este un set formalizat de procese care poate fi folosit pentru a descrie întreprinderi. Ele sunt de natură pur constructivă, adică pot fi percepute ca un set de instrucțiuni (algoritm): procedați astfel, transferați date sau materiale într-o formă sau alta acolo, faceți o înregistrare a operațiunilor efectuate acolo. Sunt intuitive pentru orice manager sau manager. Valoarea lor principală constă în următoarele:

• au apărut în activitățile întreprinderilor care funcționează cu adevărat;
• dezvoltarea lor a fost evolutivă, următorul concept l-a absorbit pe cel precedent;
• și-au dovedit eficiența;
• acopera toate activitatile intreprinderii in ansamblu. Conceptele MRP, MRPII și ERP s-au dovedit a fi extrem de eficiente și ușor de utilizat. Accentul lor pe rezolvarea problemelor practice asociate cu activitățile întreprinderilor și rezolvarea problemelor de management a dus la faptul că toți producătorii de top de sisteme de management al întreprinderilor au început să le folosească în mod activ. Mai mult, pentru gradul de acoperire a activităților întreprinderii, practica a inclus: un sistem din clasa MRP sau ERP, sau pe scurt un sistem MRP sau ERP. În ciuda utilizării pe scară largă, MRP - recomandări ERP pentru organizare Procese de producție iar managementul lor nu este în niciun sens în prezent: internațional, național sau orice asociație. Sunt încă recomandări APICS, spre deosebire de seria ISO 9000: 9000-9004, care stabilesc programe de management al calității în industrie și sectorul serviciilor (deși introducerea unor clase de MRP-APS permite întreprinderilor să primească certificarea ISO).

Automatizarea managementului întreprinderii bazată pe metode economice și matematice, tehnologia informatică și tehnologia informației este o parte integrantă a procesului de îmbunătățire a activităților aproape tuturor întreprinderilor. Recent, s-a conturat unul calitativ nou, care se caracterizează prin dorința de a crea sisteme automatizate integrate care să combine toate sarcinile de management. Acest lucru este facilitat de sistemele și rețelele de calcul distribuite, instrumentele de gestionare a bazelor de date, instrumentele de proiectare și implementarea subsistemelor. Multe dintre noile tehnologii informaționale dezvoltate de marile firme străine sunt prezente astăzi pe piața rusă.

Introducerea unui sistem automat integrat pentru orice întreprindere este unul dintre cele mai consumatoare de timp și mai costisitoare programe de dezvoltare.

În acestea, rolul liderilor de afaceri care iau decizii cu caracter strategic în domeniul informatizării este extrem de mare. Principalul lucru este de a dezvolta o strategie de dezvoltare automatizarea întreprinderii care ar garanta realizarea obiectivelor firmei. Această strategie ar trebui să se bazeze pe nivelul atins automatizarea managementului, experiența dezvoltatorilor, particularitățile organizării producției, capacitățile financiare și de personal ale întreprinderii, tendințele globale. Cea mai importantă componentă a acestei strategii este, în unele cazuri, justificarea și luarea deciziilor privind alegerea unui sistem de automatizare disponibil pe piața rusă. Prin urmare, este necesar ca liderii de afaceri să fie familiarizați cu conceptele tehnologiilor informaționale moderne, cum sunt proiectate și implementate.

Institutul de Management în Construcții și Management de Proiect

Departamentul Managementul Construcțiilor

Specialitate "Management" - 061100

Specializare management de proiect

ramură seară

proiect de curs

După disciplină: Managementul tehnologiei informației

Pe tema: „Corporația „PARUS”. Automatizarea managementului întreprinderii”

Executor testamentar:

Moscova 2000

Automatizarea în managementul întreprinderii .................................................. 3

Probleme de management al întreprinderii ................................................ ............... ... 3

PARUS Corporation ................................................. ............................................. 4

Principii de bază ale construirii sistemului ............................................. ...... ..6

Deciziile arhitecturale atunci când se lucrează cu baze de date ............................. 6

Modularitate, scalabilitate, integrabilitate, deschidere...... 7

Documentație ................................................. ............. ............................... unsprezece

Protejarea datelor................................................ ................................................... ...... unsprezece

Unele produse și soluții software............................................. ....... 12

Pachet software pentru automatizarea managementului întreprinderii SAIL 8.1........................................... ........................ ................................ ....................... ..................... paisprezece

Management financiar................................................ ........................ 16

Multimonedă ................................................. ............. ........................... optsprezece

Versatilitate contabilă ............................................................. .............. ................ optsprezece

Contabilitatea pe divizii de cod al companiei............................................. .. 19

Planificare financiara ................................................ ............................. 19

Planificare operationala ................................................ .............. .............. 22

Contabilitate................................................. . ............................. 22

Obiecte contabile și registre contabile ale modulului................................................ ..... 26

Jurnalul de tranzacții comerciale .................................................. ................ 27

Prelucrarea și rezumarea informațiilor.............................................. 29

Declarații privind cifra de afaceri ................................................. .............................................. 29

Repartizarea soldurilor conturilor și a cifrelor de afaceri către alte conturi....... 30

Rapoarte.................................................................. .. ................................................. 31

Consolidare................................................. ................................... 31

Logistică................................................. ............................................... 34

Achiziții, depozitare, vânzări ................................................ .............. 36

Funcțiile aplicațiilor logistice.............................................................. ................. ...... 38

Managementul personalului............................................................. ...................... 41

Administrarea sistemului ................................................ .............. ............. 44

Aveți nevoie de automatizare? ......................... 45

Lista literaturii utilizate: ................................................. ................. ...... 48

Automatizare în managementul întreprinderii

Probleme de management al întreprinderii

In conditii economie de piata baza pentru funcționarea cu succes a oricărei întreprinderi (organizație, firmă etc.) este asigurarea nivelului necesar de rentabilitate a activității sale economice. La fel de important este menținerea solvabilității companiei, planificând și controlând mișcarea asociată acestui factor. Bani.

Să ne oprim mai în detaliu asupra problemelor marilor companii (corporații, holdinguri), care se caracterizează printr-o structură complexă asociată cu diversificarea diviziilor, distribuția lor teritorială și diferența de potențial de producție. De regulă, acestea sunt probleme precum:

Lipsa unității organizaționale între diviziile întreprinderii, în special, aceeași înțelegere a esenței proceselor de afaceri, o metodologie contabilă unică, unificarea informațiilor de reglementare și de referință.

Dificultăți în planificarea activităților pentru toate orizonturile (pe termen lung, curent, operațional) la toate nivelurile verticalei de management, aducerea sarcinilor specifice fiecăruia dintre departamente, monitorizarea execuției curente și analizarea implementării acestor sarcini.

Eficiența (relevanța) insuficientă a datelor privind activitățile financiare și economice ale diviziilor, sucursalelor și corporației în ansamblu.

Intensitatea mare a muncii de culegere și sintetizare (consolidare) a datelor din zonele distribuite teritorial, în special, departamentele de contabilitate, fiecare dintre acestea menținând bilanțurile proprii, „incomplete” din punctul de vedere al corporației; un număr mare de erori în astfel de date, eterogenitatea și inconsecvența acestora.

Lipsa informațiilor operaționale și fiabile cu privire la decontările reciproce (compensații reciproce) cu furnizorii și consumatorii externi, precum și sucursalele întreprinderii și, ca urmare, dificultatea gestionării creanțelor - datorii. Soluția la această problemă este mult mai complicată atunci când statutul contrapărții se schimbă (de exemplu, atunci când o corporație achiziționează o firmă care anterior a fost o contraparte externă).

În contextul perioadei de tranziție și al crizei economice, toate problemele de mai sus sunt exacerbate, precum și apar altele noi, legate de factori precum inflația și neplățile; o proporție mare de surogate monetare și compensații complexe în volumul total al fluxurilor financiare; schimbul natural larg răspândit (troc); schimbări frecvente în legislație, în special, fiscală.

Acestea sunt departe de toate problemele managementului întreprinderii, dar cele indicate aici sunt destul de suficiente pentru a înțelege relevanța și complexitatea soluției lor.

Corporația PARUS

Compania PARUS a fost înregistrată în decembrie 1990. De atunci, PARUS a crescut de la o companie mică într-o structură ramificată cu filiale regionale și reprezentanțe în toată Rusia și CSI. SAIL ESTE O CORPORAȚIE DE AZI.

Pe lângă sediul central (Moscova), Corporația PARUS include Centrul pentru Tehnologia Informației, care dezvoltă produse software, Centrul de instruire și 29 de birouri regionale cu un număr total de angajați de peste 1200 de persoane care sprijină utilizatorii din regiunile de pe întreaga listă de servicii. În același timp, mai mult de jumătate dintre angajați sunt angajați în servicii directe pentru clienți (instruire, implementare de produse software, furnizare și reparare a echipamentelor etc.).

Începând cu produse software pentru automatizarea contabilă, astăzi PARUS oferă o gamă completă de produse software pentru automatizarea complexă a întreprinderilor, inclusiv soluții specializate pentru diverse industrii.

Produsele software ale SAILS includ sisteme de automatizare a contabilității și a evidenței personalului, consolidarea raportării și analizei activităților financiare și economice, sisteme de automatizare pentru întreprinderile mari.

O abordare integrată a automatizării vă permite să implementați proiecte atât în ​​etape, cât și să oferiți soluții la cheie, oferind management, planificare și analiză eficientă a întreprinderilor.

Încă de la început, strategia firmei a fost de a oferi clienților o gamă completă de servicii. Acest lucru vă permite să garantați succesul automatizării, să asigurați eficiența maximă din implementarea tehnologiilor prin soluțiile de proiectare propuse și, în ultimă instanță, garantează o stabilitate ridicată a afacerii.

Printre serviciile companiei:

Dezvoltare de proiecte de automatizare;

Instalare si configurare proiecte de automatizare;

Instruirea utilizatorilor;

Livrare de calculatoare, echipamente de birou și instalare de rețele;

Service în garanție și post-garanție;

Consultanta si audit in management, finante si personal;

Suport de consultanță;

Asistență pentru utilizatorii din regiuni pe întreaga listă de servicii.

Principiile de bază ale construirii sistemului

Sistemele moderne de informații mari sunt de neconceput fără utilizarea rețelelor locale (LAN). Informațiile dintr-un astfel de sistem sunt întotdeauna stocate pe server, iar procesarea acesteia poate fi distribuită între server și stațiile de lucru în moduri diferite.

Deciziile arhitecturale atunci când lucrați cu baze de date

Arhitectura „fișier-server” asigură concentrarea procesării la stațiile de lucru. Principalul avantaj al acestei opțiuni este simplitatea și relativ ieftinitatea. O astfel de soluție este acceptabilă atâta timp cât numărul de utilizatori care lucrează simultan cu baza de date nu depășește 5-10 persoane. Odată cu creșterea numărului de utilizatori, sistemul se poate „îneca” din cauza congestionării rețelei LAN cu fluxuri mari de informații brute.

Cel mai important parametru al unui sistem informatic mare este viteza cu un număr semnificativ de utilizatori, precum și fiabilitatea, scalabilitatea și securitatea. Toate acestea sunt asigurate de arhitectura „client-server”. Această arhitectură vă permite să distribuiți în mod optim munca între părțile client și server ale sistemului: acum aplicația care rulează pe stația de lucru nu citește „direct” înregistrările bazei de date, ci trimite cereri către server, unde sunt primite și procesate secvenţial de către programe speciale. Ca urmare, doar datele procesate sunt trimise către stația de lucru, ceea ce reduce drastic fluxurile de informații în LAN.

Serverul este de obicei cel mai puternic și mai fiabil computer. Trebuie conectat printr-o sursă de alimentare neîntreruptibilă, asigură sisteme de redundanță dublă sau chiar triplă. În cazuri deosebit de critice, puteți conecta mai multe servere împreună, astfel încât, dacă unul dintre ele eșuează, „studiul” se va porni automat. Astfel, odată cu concentrarea procesării datelor pe server, fiabilitatea sistemului în ansamblu este limitată doar de resursele materiale pe care clienții sunt dispuși să le investească în echipamente tehnice.

Soluția de automatizare a contabilității și managementului în structurile corporative presupune procesarea distribuită a datelor, organizarea calculului paralel, diferențierea profundă a nivelurilor de acces, posibilitatea de a alege diferite sisteme de operare și platforme de server. De aceea SAIL a ales să gestioneze bazele de date, nucleul Sistemului, un produs al corporației Open. Principiile stabilite în tehnologia Oracle sunt pe deplin în concordanță cu sarcina de a construi proiecte corporative complexe.

Pentru întreprinderile mici și mijlocii, PARUS Corporation oferă soluții bazate pe arhitectura „file-server” folosind Microsoft FoxPro DBMS. Dacă afacerea nu este mare, o astfel de soluție este optimă. În viitor, la atingerea unui anumit nivel de dezvoltare al întreprinderii, este posibilă trecerea la Oracle - la urma urmei, soluțiile SAIL pe diverse platforme formează o singură linie de produse software.

Modularitate, scalabilitate, integrabilitate, deschidere

Desigur, sistemul SAIL este modular. Multe dintre componentele sale funcționează cu succes autonom. Desigur, acest lucru este mai mult sau mai puțin eficient doar pentru firmele mijlocii. Pentru întreprinderile mari, este mai convenabil să achiziționați simultan un pachet de module. În orice caz, puteți începe cu configurația minimă, adăugând componente individuale ale Sistemului după cum este necesar și optim în ceea ce privește capacitățile financiare.

Comandând un design sau o soluție specială, puteți obține un modul „cutie” modificat pentru propriile nevoi sau un modul complet nou, care se potrivește informativ și funcțional cu restul modulelor Sistemului. Dacă este necesar să se utilizeze produse software ale altor companii, atunci este posibil să se stabilească interacțiunea acestora cu Sistemul SAIL. În multe cazuri, o astfel de interacțiune a fost deja implementată (de exemplu, modulul „Magazin” cu programe de lucru cu case de marcat și carduri de plastic).

Sistemele de management corporativ nu sunt create pentru o zi și trebuie să se poată schimba cu ușurință și să se adapteze la orice schimbări structurale din companie și situații economice. Prin urmare, ei sunt înzestrați cu capacitatea de a scala, adică. au capacitatea de a crește numărul de locuri de muncă fără a reduce eficiența Sistemului.

Scalabilitatea soluțiilor SAIL se bazează pe:

Pe tehnologii multiplatformă, ceea ce implică selecție optimă software-ul utilizat în funcție de situația specifică și permite, alături de atingerea obiectivelor de construire a unui sistem de management corporativ, utilizarea unor soluții relativ ieftine și ușor de întreținut pe SGBD FoxPro sau Btrieve, interfațate cu nucleul informațional al Sistemului, implementate pe SGBD-ul Oracle, în zone automate separate;

Pe principiul construirii produselor SAIL într-o singură linie succesivă. Așadar, începând cu o versiune 7 relativ simplă și ieftină a sistemului, care utilizează DBMS FoxPro, puteți face upgrade la o versiune 8 mai puternică, bazată pe Oracle.

Microsoft Word, Microsoft Excel... Aceste programe sunt cunoscute pe scară largă în rândul utilizatorilor calculatoare personale. De fapt, acestea au devenit standardul internațional pentru procesarea de text și foile de calcul. Dezvoltatorii SAIL au decis să integreze Sistemul în toate modurile posibile cu Microsoft Office (care include Word și Excel). Prin urmare, atunci când utilizatorul imprimă documente pregătite în sistem, construiește grafice pe baza rapoartelor, realizează introducerea în masă a informațiilor prin foi de calcul, el va putea profita din plin de cele mai diverse caracteristici ale acestor programe.

Sistemul are instrumente pentru pregătirea rapoartelor de aproape orice fel. Desigur, sistemul include toate rapoartele necesare în mod normal. Dar puteți adăuga oricare la ele, „la propriile cereri”. Generatorul de rapoarte Crystal Reports Professional de la Seagate Software, lider în clasa sa, a fost ales ca instrument pentru pregătirea șabloanelor pentru astfel de rapoarte. Acest produs software are:

Dezvoltarea rapidă a șabloanelor de rapoarte datorită utilizării pe scară largă a experților (exploratori) - instrumente speciale care facilitează crearea de șabloane de raport într-un mod interactiv. Organizare simplă a mediului de dezvoltare, interfață cu utilizatorul clară.

Instrumente puternice de procesare. Bibliotecă extinsă de funcții de calcul încorporate, inclusiv funcții specializate de analiză statistică și financiară.

Mijloace unice de prezentare a datelor versatile (de exemplu, formatarea dinamică a raportului în funcție de informații). Abilitatea de a include diagrame de diferite tipuri pentru prezentarea vizuală a informațiilor. Posibilitatea de a primi rapoarte de calitate prezentare.

Varietate de moduri de distribuire a rapoartelor: prin e-mail; export în HTML pentru publicare pe un server Web; exportați în formate de date populare: Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect, ODBC, ASCII.

Pentru schimbul de informații între locurile de muncă îndepărtate geografic pot fi utilizate E-mail A care acceptă interfața MAPI (de exemplu, Microsoft Exchange).

Sistemul este integrabil cu orice aplicatii la nivelul suportului informational al inregistrarii (portiunea minima de informatii) inregistrata in baza de date. Este posibil să se asocieze orice fișier cu intrarea Sistem și apoi să apeleze rapid pentru această intrare aplicația care este asociată cu setările generale Windows pentru fișierul asociat, în timp ce se încarcă simultan datele acestui fișier pentru vizualizare sau corectare.

Deschiderea Sistemului SAIL este asigurată de următorii factori:

Descrierea structurilor bazei de date este furnizată împreună cu Sistemul. Acest lucru vă permite să utilizați aceste date, de exemplu, pentru a crea o mare varietate de rapoarte utilizând generatorul de rapoarte Seagate Crystal Reports atunci când lucrați cu sistemul, precum și în mediul generatorului însuși (adică fără a utiliza aplicația System). ).

Dacă este necesar, livrarea sistemului poate include modele de informații IDEF și chiar texte sursă ale produsului software. Aceste măsuri sunt concepute pentru a facilita dezvoltarea și adaptarea Sistemului de către specialiștii întreprinderii pe cont propriu.

Tehnologiile moderne (capacitatea de a utiliza API-uri deschise) fac astăzi posibilă integrarea produselor PARUS Corporation cu cele create de specialiștii sistemului de control automat al companiei. Astfel, descrierile interfețelor API pot fi furnizate împreună cu Sistemul.

Fluxul documentelor

Fluxul de documente în sistem se bazează pe următoarele principii:

În raport cu documentul înregistrat în Sistem, pot fi întreprinse o serie de acțiuni, care constituie etapele fluxului de lucru. Rezultatul efectuării unei astfel de etape poate fi o modificare a datelor documentului în sine, furnizarea acestuia informatii suplimentare, înregistrarea altor documente și obiecte contabile ale Sistemului (de exemplu, contabilitate tranzacții comerciale).

Odată ce o etapă a fluxului de lucru a fost finalizată, aceasta poate fi anulată, adică toate urmele execuției sale pot fi șterse din baza de date, în special, marcajul de finalizare a etapei poate fi eliminat din documentul propriu-zis.

Capacitatea de a efectua și anula fiecare etapă poate fi făcută dependentă de starea altor etape (finalizate sau nu) pentru același document. Dreptul de a efectua o etapă poate fi acordat unui număr limitat de utilizatori.

Pentru fiecare document, Sistemul menține un „Journal of Workflow”, unde înregistrează automat întregul istoric: cine, când și cu ce caracteristici a efectuat etapele. Pentru fiecare document, puteți vizualiza rapid lista de documente „părinte” și „copil”.

În plus, ținând cont de nevoia crescută a clienților pentru organizarea unui singur flux de documente de întreprindere (atât administrativ, cât și financiar), specialiștii Corporației studiază posibilitatea împerecherii sistemelor de gestionare a documentelor precum Novell GroupWise Work-Flow, Work-Route. și sistemul PARUS.

Protejarea datelor

Într-un domeniu atât de responsabil ca financiar și activitate economică, există un mare pericol atât de abuz, cât și de corupție neintenționată a datelor prin acțiunile inepte ale unui angajat al companiei. Și acest pericol este deosebit de relevant atunci când mulți oameni lucrează simultan în aceeași rețea de calculatoare cu aceeași bază de date. Prin urmare, în Sistemul SAIL se acordă multă atenție problemei delimitării drepturilor utilizatorului. Fiecărui angajat i se pot atribui drepturi de acces individuale atât la secțiunile de informații, cât și la funcțiile sistemului.

Astfel, un operator implicat în introducerea documentelor primare nu va putea, de exemplu, să aibă acces la informații generalizate despre activitățile companiei; angajații unui departament vor lucra numai cu documentele proprii, neavând acces la documentele altor departamente etc. Și numai administratorul de sistem poate face totul, inclusiv alocarea de drepturi între utilizatori și urmărirea acțiunilor efectuate de aceștia.

Unele produse și soluții software

SAIL a fost întotdeauna renumit pentru programele sale de contabilitate solide, de înaltă calitate și durabile, care sunt încă utilizate cu succes de mii de întreprinderi diferite. În această toamnă, Corporația a mulțumit atât clienții actuali, cât și potențialii cu lansarea unei întregi familii de produse software noi bazate pe platforme moderne (inclusiv Oracle) și concentrate pe managementul contabil și financiar. Această familie a fost pusă în vânzare la sfârșitul anului 1998 sub denumirea generală „Sail XXI century”.

Noile produse software sunt dezvoltate în mediul Windows și au cea mai largă gamă de setări pentru diverse industrii în care software-ul Parus este cel mai des utilizat (comerț, construcții, media, servicii etc.).

Noile produse SAILS, create pentru piata sistemelor de contabilitate, pe langa simplitate si fiabilitate, au o alta proprietate importanta - scalabilitatea, care permite folosirea aceluiasi sistem pentru contabilitate atat in intreprinderile mici cat si in intreprinderile mari.

Cea mai semnificativă caracteristică a noilor produse pentru întreprinderile mari este prezența unui sistem puternic de management financiar. Pentru întreprinderile mari cu un număr mare de operațiuni, o caracteristică importantă este stabilitatea și fiabilitatea muncii, care sunt asigurate de utilizarea DBMS Oracle. În plus, o altă caracteristică este că sistemul poate fi echipat cu module de contabilitate de depozit, managementul achizițiilor și vânzărilor, managementul contractelor, activitatea economică externă, care sunt combinate într-o buclă de management operațional.

Totuși, pe lângă activitatea tradițională pe piața produselor contabile, SAIL continuă să lucreze în domeniul sistemelor integrate de management bazate pe tehnologia informației. Noua dezvoltare numită „Triumf”. Prin crearea Produs nou, dezvoltatorii au folosit o abordare bazată pe suportul principiilor moderne de management, organizarea rațională a proceselor de afaceri, care sunt de fapt utilizate în companiile comerciale mari și de succes și în practica comercială mondială. După ce a făcut o treabă atât de grozavă, SAIL are toate motivele să creadă că compania care își gestionează activitățile cu ajutorul acestui sistem va reuși, va prospera - într-un cuvânt, va triumfa.

Îmbunătățirea sistemului de management existent poate ajuta la reducerea costurilor, la accelerarea cifrei de afaceri financiare, la creșterea cifrei de afaceri și, prin urmare, la creșterea profitabilității și profitabilității afacerii. Toate acestea pot fi realizate cu ajutorul unui nou produs software. Pentru dezvoltarea acestui sistem s-au cheltuit peste 2 ani și aproximativ 3,6 milioane de dolari. Și, judecând după recenziile primilor clienți, funcționează la fel de bine atât în ​​cele mai mari companii comerciale (mari operatori angro, case comerciale, lanțuri de magazine, holdinguri comerciale), cât și în magazine cu amănuntul dimensiuni mici și medii. Autorii au căutat să susțină în acest software întregul ciclu al fluxului de informații - de la colectarea acestuia, comandarea, planificarea până la vânzarea mărfurilor și analiza performanței în toate domeniile majore (management financiar, achiziții și vânzări, personal, investiții etc.) . Funcționalitatea sistemului acoperă nevoile tuturor unităților structurale incluse în mod tradițional în companiile comerciale: departamente comerciale, departamente de achiziții, departamente pentru lucrul cu retail, cumpărători angro, finanțe și investiții, servicii de contabilitate, transport, marketing și multe altele.

În timpul activității sale, Parus Corporation a acumulat o vastă experiență practică în automatizarea întreprinderilor din diverse industrii. Acum, această experiență a rezultat într-o gamă întreagă de produse software în serie care pot satisface cei mai pretențioși utilizatori.

Cel mai detaliat este să luăm în considerare pachetul software pentru automatizarea managementului întreprinderii SAIL 8.1.

Pachet software pentru automatizare managementul întreprinderii SAIL 8.1

Majoritatea factorilor care împiedică prosperitatea unei întreprinderi sunt oarecum legați de problemele de organizare a managementului: acestea sunt greșeli de calcul în planificare, erori în gestiune și contabilitate, managementul creanțelor și datoriilor și o serie de altele. Rezolvarea unor astfel de probleme este întotdeauna relevantă, dar acum, în timpul crizei economice, sarcina de optimizare a managementului devine cea mai importantă. Și, prin urmare, cooperarea cu PARUS Corporation, o companie cu o bogată experiență în domeniul automatizării și optimizării proceselor de management al întreprinderii, poate fi deosebit de eficientă pentru o întreprindere.

PARUS Corporation a câștigat de multă vreme autoritate și recunoaștere ca furnizor de software de înaltă calitate pentru automatizarea proceselor de management, în primul rând în domeniul activităților financiare și economice. Pentru mai bine de opt ani de dezvoltare, sistemul PARUS s-a transformat într-un pachet software multifuncțional puternic - un instrument unic în mâinile unui profesionist.

Dezvoltatorii se străduiesc să ofere sistemului o funcționalitate largă care să răspundă nevoilor proceselor tehnologice reale și să țină cont de specificul diferitelor industrii. Sistemul se bazează pe principii fundamentale precum utilizarea fondurilor prelucrare eficientăși protecția datelor; asigurarea independenței față de mediile de operare și platformele informatice utilizate, integrarea cu alte aplicații, atât răspândite, cât și standard de facto, și speciale; principiul modular al construirii unui pachet software pentru a realiza o implementare etapizata, optimitatea in configuratie si dezvoltarea ulterioara a acestuia in concordanta cu nevoile tot mai mari ale intreprinderii.

Utilizarea unei arhitecturi promițătoare „client-server” bazată pe Oracle oferă scalabilitate și fiabilitate necondiționată a Sistemului.

Posibilitățile largi ale Sistemului permit PARUS Corporation să coopereze cu succes cu companii mari, inclusiv cu structuri corporative (holding). Dar SAIL își amintește și de interesele firmelor mijlocii și mici.

Sistemul SAIL are un set de soluții pentru:

Întreprinderi industriale și companii de producție;

en-gros și cu amănuntul; companii care furnizează diverse servicii;

Organizații și instituții susținute de la bugetul de stat;

Firme de asigurari.

Acesta poate fi nu numai o soluție tipică („produs în cutie”), ci și o soluție de design (creat pe baza unei soluții tipice) sau specială (dezvoltată „la comandă”).

Programele puternice, fiabile și convenabile sunt o condiție necesară, dar nu singura pentru rezolvarea problemei principale: îmbunătățirea eficienței managementului. Prin urmare, SAIL Corporation vizează cooperarea pe termen lung pentru a obține rezultatul final. Corporația este pregătită să ofere o varietate de asistență în automatizarea managementului companiei în toate etapele ciclului de viață al Sistemului.

Management financiar

Recunoașterea largă a managementului financiar în Rusia este unul dintre conținuturile principale ale noii etape în dezvoltarea științei interne și a practicii managementului financiar al întreprinderii. Această disciplină este concepută pentru a oferi răspunsuri adecvate la o serie de întrebări de actualitate:

Cum mediul pieței determină logica funcționării mecanism financiar intreprinderi?

Cum să gestionezi finanțele unei întreprinderi pe baza acestei logică? Care sunt criteriile de acceptare pe piață solutii financiare?

Cum se realizează și se combină strategia și tactica, aspectele pe termen lung și pe termen scurt ale vieții unei întreprinderi?

Care sunt caracteristicile managementului financiar într-un mediu inflaționist?

Ce metode legale de manevră financiară există pentru a neutraliza consecințele crizei? etc.

Managementul financiar este știința și practica de a gestiona finanțele unei întreprinderi, având ca scop atingerea obiectivelor sale strategice și tactice. Acestea din urmă sunt individuale pentru fiecare entitate comercială. Printre acestea, este de remarcat, ca exemplu: menținerea pragului de rentabilitate al întreprinderii și a nivelului necesar de rentabilitate al activităților sale pe baza planificării veniturilor și cheltuielilor, asigurând solvabilitatea întreprinderii pe baza fluxului de numerar. planificare.

Funcțiile de management financiar includ, în special, controlul financiar bazat pe date contabile. În multe întreprinderi, managementul financiar este direct implicat în activitatea de contabilitate, de exemplu, în pregătirea raportării externe. În general, relația dintre un finanțator și contabilitate se stabilește în moduri diferite: una este dacă în structura organizatorică a conducerii întreprinderii gestiunea financiară este subordonată contabilității sau există independent, iar alta este dacă include contabilitatea. Șeful întreprinderii este liber să accepte acest sau acel model, dar, în orice caz, cuvântul managerului financiar ar trebui să fie ascultat cu atenție atunci când alegeți politica contabilă a organizației.

Pornind de la cele de mai sus, modulul "Contabilitate" este inclus structural, alaturi de modulele "Planificare financiara" si "Consolidare", in acea componenta a Sistemului SAIL, care automatizeaza managementul finantelor intreprinderii. În conformitate cu principiul modularității Sistemului și dorința Corporației de a oferi o mare varietate de solicitări ale utilizatorilor, modulul de contabilitate poate funcționa complet autonom.

Mai jos sunt descrise pe scurt mai multe principii generale pentru construirea modulelor de management financiar.

Multivalută

Reguli Federația Rusă necesită păstrarea evidenței proprietății, pasivelor și tranzacțiilor comerciale în ruble. Dar contabilitatea în moneda națională nu este întotdeauna convenabilă și nu reflectă pe deplin starea reală a lucrurilor. Este posibil, fără a încălca legea, să țin evidența și planificarea în mai multe valute? Cu ajutorul sistemului SAIL - poți! Numărul de valute străine utilizate simultan în decontări nu este limitat, iar pentru fiecare monedă puteți specifica două rate de conversie: oficiale, de exemplu, stabilite de Banca Centrală a Federației Ruse și speciale (numite și documentare sau „interne”). - acest tarif poate diferi de cel oficial. Sistemul stochează nu numai cursurile curente, ci și toate cursurile de schimb anterioare de la începutul funcționării.

Multivarianta contabila

Legea este legea - trebuie respectată. Cu toate acestea, în unele cazuri, legea nu îndeplinește pe deplin obiectivele contabilității. De exemplu, pentru a menține inventarul atunci când prețurile se modifică, este necesar să se atragă capital de lucru suplimentar. Prin urmare, corect ar fi anularea mărfurilor la prețul de restaurare, pe baza sumei necesare pentru achiziționarea următorului lot al unui produs similar. Cu toate acestea, conform instrucțiunilor, profitul din vânzarea de bunuri se presupune a fi determinat ca diferență între valoarea vânzărilor și valoarea achizițiilor aceluiași lot de mărfuri. Un alt exemplu: conform legii, doar după o anumită perioadă, creanțele neperformante pot fi anulate drept pierderi, chiar dacă societatea debitoare și-a încetat deja activitatea. Și, prin urmare, planificarea formală a profitului, de fapt, întreprinderea creditoare este deja sortită pierderilor.

Pentru a rezolva astfel de probleme, Sistemul SAIL vă permite să mențineți contabilitatea de gestiune în paralel cu contabilitatea de reglementare. Pentru a face acest lucru, sumele înregistrate în aplicația de gestiune financiară au două semnificații - estimări „contabil” și „de gestiune”. Pentru intocmirea documentelor de raportare strict reglementate se pot folosi date contabile, pentru luarea deciziilor de gestiune - contabilitate de gestiune. Multivarianța managementului financiar este exprimată și prin capacitatea de a utiliza perioade de timp arbitrare pentru agregarea datelor.

Contabilitate pe divizie de cod al companiei

Pentru organizarea corectă a activității întreprinderii, poate fi necesară cunoașterea rezultatelor activităților fiecăreia dintre diviziile sale, inclusiv cele care nu formează un cod de societate independent. Modulele de trezorerie oferă un mecanism prin care puteți specifica un cod de divizie a codului companiei (BCD) pentru fiecare sumă. La procesarea și rezumarea datelor, puteți obține informații complete atât pentru întreaga companie în ansamblu, cât și pentru grupuri sau PBE-uri individuale.

planificare financiara

Planul financiar este un ansamblu de documente de planificare în care modificările volumului și structurii activelor întreprinderii și sursele formării acestora, rezultatele financiare ale activităților sale și mișcarea mijloacelor de plată sunt exprimate în termeni monetari. Planificarea financiară este procesul de determinare a indicatorilor și de generare a documentelor planului financiar.

Condițiile unei economii de piață, când gradul de incertitudine al caracteristicilor mediului extern este foarte mare, pun cele mai dificile sarcini întreprinderii în a anticipa anumite schimbări și a răspunde la acestea în timp util, i.e. luarea deciziilor adecvate. Întreprinderea se confruntă cu necesitatea unei utilizări mai eficiente a resurselor, a implementării unui control clar asupra indicatorilor stării sale financiare. Planificarea bine stabilită, care face posibilă crearea documentelor de planificare apropiate din punct de vedere al indicatorilor proceselor reale, ar trebui să servească drept bază pentru dezvăluirea incertitudinii mediului extern. Scopul planificării financiare este de a oferi managerilor servicii financiare si intreaga intreprindere a unui anumit tip de informatii necesare pentru management eficient resursele întreprinderii.

Pe baza celor de mai sus, modulul „Planificare financiară” este implementat pentru a automatiza:

Planificare financiară curentă (de obicei pentru o lună sau un trimestru);

Planificare financiară (strategică) pe termen lung (pentru un an sau mai mult);

Planificarea operațională și gestionarea plăților pentru a asigura solvabilitatea curentă a întreprinderii;

Controlul apariției și rambursării obligațiilor întreprinderii;

Contabilitatea operațională a execuției planurilor, în special, a planului de flux de numerar (bugetul financiar);

Analiza performanței planuri financiare;

Pentru o mare varietate de perioade, ținând cont de centre de responsabilitate, instrumente de plată (cont de decontare, cambie, compensare), priorități, surse de finanțare, cu referire la managerii responsabili, cu identificarea cauzelor și a autorilor abaterilor etc.

În fereastra de planificare a angajamentului, puteți face modificări în înregistrările de plată și expediere (de exemplu, corectați sumele și datele acestora). Adesea, pentru a asigura solvabilitatea, este necesar, de exemplu, să „amânăm” datele plăților proprii ale companiei la o dată ulterioară, să le reduceți sumele (sau să împărțiți suma plății în mai multe și să distribuiți o parte din ele la date ulterioare). ), etc. - toate acestea sunt foarte convenabile de făcut în fereastra „Angajamente de planificare”.

Monitorizarea respectării limitelor (restricțiilor) obligațiilor prin compararea numerelor de control aprobate (înregistrate sub formă de indicatori financiari) cu sumele generalizate de expedieri și plăți.

Conform secțiunii „Planificarea obligațiilor”, așa-numitul rezumat indicatori financiari, care sunt în esență informații generalizate cu privire la înregistrările de apariție și rambursare în contextul unei varietăți de caracteristici, cum ar fi:

Stare (plan/fapt);

Elementul (direcția) veniturilor și cheltuielilor;

Manager responsabil;

Contrapartide; tipul de plată (avans sau la expediere);

Tipul datoriei (de încasat/de plătit);

Departamentul la care se referă obligația;

Starea datoriei (întârziată, actuală sau viitoare) etc.

Indicatorii financiari consolidați, la fel ca și cei „obișnuiți”, pot fi folosiți pentru a forma tabele de planuri – astfel, aceste obligații se încadrează în planurile generate.

planificare operationala

Instrumentul principal pentru planificarea operațională și gestionarea plăților din modul este „Calendarul de plăți”. Plățile înregistrate în Sistem sunt prezentate aici sub forma unui plan calendaristic de plăți și încasări.

Linia evidențiată corespunde datei curente. Liniile „de deasupra datei curente” sunt formate în funcție de plățile efective, iar liniile de mai jos - conform plăților planificate. Valoarea deficitului este afișată dacă soldul final este negativ.

Aici puteți optimiza planul (de exemplu, reduceți deficitul) prin adăugarea de plăți noi și modificarea celor vechi (și anume, sumele acestora, datele, instrumentele de plată etc.) Aici puteți detalia și plățile și încasările apelând la plata zilnică plan.

Sistemul implementeaza si posibilitatea inregistrarii contractelor, unde se inregistreaza obligatiile intreprinderii. Livrările și plățile planificate pot fi înregistrate conform acestor contracte. O posibilitate suplimentară este formarea unei cereri de plată conform unei plăți planificate; pentru o astfel de aplicație, este posibil să se genereze ulterior o plată efectivă în mod automat.

Contabilitate

Astăzi, este aproape imposibil să ne imaginăm contabilitatea fără oportunitățile uriașe oferite de tehnologiile informaționale moderne. Prin urmare, rolul dezvoltatorilor economici de software în procesul de implementare a programului de reformă este destul de ridicat, atât în ​​ceea ce privește adaptarea software-ului în sine, cât și în formarea și sprijinirea utilizatorilor. În procesul de reformă, contabilii ruși vor trebui să se confrunte cu o serie de probleme: aceasta este o cantitate mare de documente și explicații metodologice și schimbări în modelele obișnuite de lucru și necesitatea de a privi contabilitatea dintr-un manager, mai degrabă decât dintr-un punct de vedere contabil. În astfel de condiții, este extrem de important ca întreprinderile rusești să aibă ca partener de automatizare o companie ale cărei programe sunt corecte metodologic, în deplină concordanță cu documente normative, și capabil să recalifice specialiștii întreprinderilor în lumina noilor nevoi contabile.

În conformitate cu noile standarde naționale de raportare financiară, aplicațiile contabile ale Sistemului PARUS sunt modificate cu promptitudine. Astfel, pentru mii de clienți care lucrează cu aceste programe, procesul de tranziție la noi forme de raportare se va desfășura într-un interval de timp accelerat. Și una dintre cele mai mari rețele regionale din Rusia (dintre companiile de software) a PARUS Corporation va permite recalificarea specialiștilor în toată țara.

Înainte de a trece la descriere scurta Este de remarcat faptul că aplicația „Contabilitate” poate funcționa complet autonom (totuși, la fel ca majoritatea celorlalte aplicații ale Sistemului).

„Contabilitatea” este o aplicație construită pe conceptul de contabilitate automatizată testat în timp și a mii de clienți. Implementează totul functii necesare pentru munca eficientă și exactă a departamentului de contabilitate, furnizarea de situații financiare complete, contabilizarea nevoilor managementului întreprinderii și furnizarea de date către organizațiile superioare pentru contabilitate consolidată.

Aplicația „Contabilitatea” va ajuta la ținerea evidențelor în valute naționale și străine:

imobilizari imobilizate si imobilizari necorporale;

Articole de valoare redusă și purtate;

Active de inventar;

Decontari cu debitorii si creditorii;

Încasări în conturi;

Costuri de producție și alte cheltuieli;

Si in care:

Contabilitatea detaliată pentru conturile de contabilitate analitică extinsă până la ordinul a cincea, precum și pentru o serie de caracteristici auxiliare determinate de utilizator însuși;

Contabilitatea detaliată pentru persoanele și diviziile responsabile din punct de vedere material ale întreprinderii care nu sunt unități independente ale companiei;

Să utilizeze metodele „Prețuri de cont”, „Prețuri medii”, „Contabilitatea loturilor”, „Contabilitatea după data primirii” pentru evaluarea valorilor materiale, precum și să țină evidența depozitelor și a persoanelor responsabile material asociate acestora;

Calculați amortizarea și reevaluați mijloacele fixe;

Efectuează reevaluarea activelor și pasivelor valutare;

monitorizeaza periodic rezultatele contabilitatii cu ajutorul fiselor de cifra de afaceri;

Creați documente de plată;

Intocmire registre de cumparari si vanzari;

Pregătiți documentația de raportare de reglementare, precum și rapoarte de orice formă și conținut.

Legăturile de informații externe ale aplicației „Contabilitate” sunt prezentate în Figura 1.

Orez. 1. „Legături de informații externe ale aplicației” Contabilitate „

Ordinul de plată este baza pentru pregătirea unui document bancar sau de numerar, care, la rândul său, este elaborat în jurnalul tranzacțiilor comerciale. Cu toate acestea, există o altă opțiune de lucru, deoarece sistemul nu necesită înregistrarea electronică obligatorie a tuturor documentelor. Deci, conform ordinului de plată „electronic” se poate genera doar un document „hârtie”. Apoi, baza pentru înregistrarea în Sistemul de tranzacții comerciale este ordinul de plată în sine.

Raportul de marfa permite evitarea inregistrarii in Sistem a documentelor individuale pentru fiecare tranzactie comerciala. De exemplu, în platformele de tranzacționare ale unui magazin se poate lucra fără eliberarea de documente pentru fiecare operațiune. În alte cazuri, documentele (facturi, borderouri etc.) sunt emise, dar nu sunt înregistrate imediat în Sistem. După încheierea zilei de lucru (schimb sau altă perioadă), se întocmește un raport de mărfuri, care este înregistrat manual sau automat, de exemplu, în aplicația de logistică, și apoi procesat în contabilitate folosind aplicația de contabilitate a Sistemului.

Nota de consiliere de intrare și de ieșire oferă un proces automat de transfer și prelucrare a datelor contabile privind tranzacțiile comerciale ale diviziilor (sucursalelor) externe ale organizației dumneavoastră.

O situație financiară este o selecție din jurnalul operațiunilor de afaceri pentru o anumită perioadă de timp, realizată conform anumitor reguli și primită de alte aplicații ale Sistemului PARUS. Astfel, utilizatorul aplicației (de exemplu, logistică) are posibilitatea de a urmări procesarea documentelor sale în contabilitate și de a transfera informații din situația financiară în registrele contabile specializate (de exemplu, în jurnalul de plăți).

Obiecte contabile și registre contabile ale modulului

Obiectele contabilității sunt proprietatea întreprinderii, obligațiile acesteia și informațiile despre mișcarea acestora.

Datele în termeni monetari privind soldul proprietății și obligațiile întreprinderii sunt stocate în Sistem în registrul „Solduri de cont”. Informațiile din acest registru sunt stocate separat pentru fiecare cont contabil sintetic, cont analitic, divizie de cod al companiei și, de asemenea, pentru fiecare monedă. Tot în Sistem există registre „Rămăsuri de valori materiale”, „Conturi de încasat/conturi de plătit” și „Fișier de inventar”. Aceste registre țin evidența soldurilor: obiecte de inventar, pasive față de debitori/creditori, mijloace fixe. Cu toate acestea, aceste registre sunt secundare registrului soldurilor conturilor și vă permit să detaliați informațiile stocate în acesta.

Soldurile de la începutul primei perioade contabile din momentul punerii în funcțiune a Sistemului sunt introduse manual în Sistem. Soldurile la sfarsitul perioadei urmatoare se calculeaza automat la inchiderea acesteia in functie de datele privind soldurile de la inceputul perioadei si despre cifra de afaceri a fondurilor, active materiale si pasive. Aceste solduri sunt apoi reportate la începutul perioadei contabile următoare.

Informațiile privind mișcarea fondurilor, activelor materiale și obligațiilor cu debitorii/creditorii sunt acumulate într-un registru numit „Jurnalul Tranzacțiilor de Afaceri”.

Jurnalul tranzacțiilor comerciale

Fiecare fapt al vieții economice este reflectat în documentul corespunzător. Prin urmare, procesul de completare a jurnalului de tranzacții comerciale se reduce la transferul datelor din acest document în jurnal. Să numim acest proces elaborarea documentului în jurnalul contabil. Întrucât procesarea unui document în jurnalul tranzacțiilor comerciale conduce automat la reflectarea datelor acestuia în conturi și în situațiile financiare, în cadrul Sistemului, conceptele de „prelucrare în jurnalul tranzacțiilor comerciale” și „ prelucrarea în contabilitate” coincid de fapt.

Dacă un document a fost generat sau înregistrat în orice secțiune a Sistemului, procesarea acestuia este în mare măsură automatizată. Pe baza unui astfel de document, conform unei reguli predeterminate, se formează o înregistrare în jurnalul tranzacțiilor comerciale.

Dacă documentul nu a fost înregistrat în Sistem și este disponibil doar pe hârtie, tranzacția comercială este generată manual. Sistemul oferă diverse modalități de a facilita acest proces. De exemplu, puteți utiliza o mostră special pregătită sau puteți alege o tranzacție comercială similară înregistrată anterior ca eșantion. Puteți elabora documentul în contabilitate fără a părăsi secțiunea corespunzătoare; ca alternativă, datele pot fi introduse într-un buffer pentru prelucrare, iar apoi, lucrând direct cu jurnalul de contabilitate pentru tranzacții comerciale, se poate efectua prelucrarea datelor în contabilitate din acest buffer.

O tranzacție comercială înregistrată în jurnalul contabil constă dintr-un antet care o include Caracteristici generale, și o specificație constând dintr-un număr nelimitat de înregistrări contabile, fiecare dintre acestea descriind mișcarea fondurilor de la un cont la altul.

Figura 2 prezintă doar parametrii principali ai antetului și postării unei tranzacții comerciale înregistrate în Sistem. De fapt, sunt mult mai multe, de exemplu, pentru cablare - mai mult de patruzeci! Desigur, în cele mai simple cazuri, este posibil să se formeze doar câțiva parametri necesari.

Conturile de debit si credit pot fi completate cu conturi analitice (caracteristici) pana la comanda a cincea si codul departamentului de cod firma din care apartine afisarea.

Caracteristicile suplimentare sunt un set de caracteristici definite de utilizator prin care Sistemul poate selecta tranzacții pentru rapoarte și fișe de cifra de afaceri. Aceste caracteristici nu sunt asociate cu conturile contabile și, prin urmare, pot fi folosite pentru a obține orice fel de informații.

Numele și cantitatea activelor materiale, a căror mișcare este reflectată în înregistrare, sunt stabilite numai în înregistrări în conturile alocate în planul de conturi pentru contabilitatea materialelor. Valoarea detașării se stabilește în funcție de „contabilitatea” și de evaluarea „managerială”. În cazul în care suma este indicată în valută, se dă suplimentar suma echivalentă în moneda națională, tot conform estimărilor „contabile” și „de gestiune”.

Orez. 2. „Parametri de bază pentru antetul și înregistrarea unei tranzacții comerciale”

Prelucrarea și rezumarea informațiilor

Colectarea și înregistrarea informațiilor este doar unul dintre aspectele contabilității. Cealaltă latură a acesteia este generalizarea informațiilor, prezentarea acesteia într-o formă adecvată pentru raportarea către autoritățile fiscale, fondatori, acționari sau o organizație superioară, precum și pentru analiză și decizii de management.

Declarații privind cifra de afaceri

Declarațiile cifrei de afaceri sunt utilizate în aplicație ca mijloc de control operațional al stării financiare a întreprinderii, precum și un instrument convenabil pentru găsirea și corectarea erorilor în contabilitate. O astfel de declarație se formează pentru orice perioadă de timp între două date arbitrare.

Fără a părăsi foaia de cifra de afaceri, poți obține lista plina tranzacții comerciale pe baza cărora s-a format această sau acea linie a declarației, corectează oricare dintre aceste tranzacții comerciale sau creează o nouă tranzacție comercială pentru a corecta o eroare constatată în contabilitate.

Situația fluxului de numerar în conturi pentru fiecare cont sintetic (separat pentru fiecare diviziune a codului companiei și tip de monedă) reflectă rulajele debitoare și creditoare, soldurile de intrare și de ieșire, atât conform estimărilor contabile, cât și ale conducerii.

În extrasele pentru conturile analitice, pentru conturile de compensare și pentru caracteristici suplimentare, aceste cifre de afaceri sunt detaliate. Pentru bilanțul pentru conturi de compensare, este posibilă gruparea conturilor pe debit sau credit, luarea în considerare a tuturor conturilor analitice sau numai a anumitor comenzi, întocmirea unui extras în contextul anumitor conturi, valute, diviziuni de cod al companiei sau caracteristici speciale, etc.

Și, în sfârșit, situația privind mișcarea activelor materiale reflectă soldurile și cifrele de afaceri din conturile contabilității materiale în contextul persoanelor responsabile material și denumirile articolelor de stoc.

Repartizarea soldurilor conturilor și a cifrelor de afaceri către alte conturi

În practică, este adesea necesar să se aloce soldurile sau cifrele de afaceri dintr-un cont către mai multe alte conturi. Sau repartizați costurile forfetare suportate pe diferite luni. Sau amândouă. De exemplu, costul plăților de utilități sau chirie poate fi distribuit între diviziile companiei, iar cheltuielile mari pentru participarea la expoziția anuală pot fi distribuite pe luni și zone de activitate.

Pentru a efectua o astfel de operațiune este suficient să stabiliți reguli de distribuție (conturi ale tranzacțiilor generate, coeficienți de distribuție și afișare pe luni), iar la comanda utilizatorului, Sistemul va genera automat una sau mai multe tranzacții de afaceri.

Rapoarte

Aplicația „Contabilitatea” vă permite să generați o mare varietate de rapoarte. În primul rând, vorbim despre documente standard pe care departamentul de contabilitate al oricărei întreprinderi este obligat să le întocmească: bilanţul întreprinderii, bilanţul, cartea principală, carnet de casă, extrase de contabilitate analitică (jurnal-warrant), etc.

Dacă astfel de rapoarte nu sunt suficiente, atunci puteți genera rapoarte de orice tip și conținut folosind Microsoft Excel sau Seagate Cristal Reports, cu care este integrat Sistemul.

Consolidare

Aplicația „Consolidare” este utilizată pentru acumularea și analiza datelor privind activitățile financiare și economice ale unităților structurale ale întreprinderii, care pot fi entitati legale sau intra in intreprindere ca sucursale. Sursa de date pentru aplicația de contabilitate consolidată este datele contabile ale unităților structurale întocmite cu ajutorul aplicației „Contabilitatea” a Sistemului PARUS.

Datele sunt transmise sub formă de comenzi. În aplicația de contabilitate se formează o comandă de ieșire: este o selecție din jurnalul de tranzacții comerciale pentru o anumită perioadă de timp. Aplicația de consolidare instalată în organizația părinte acceptă această comandă ca fiind primită.

Să enumerăm principalele modalități de schimb de comenzi între aplicațiile de mai sus ale Sistemului.

Dacă aplicațiile de consolidare și contabilitate sunt instalate pe computere conectate printr-o rețea locală, iar ambele aplicații folosesc o bază de date comună, atunci puteți utiliza cea mai rapidă și convenabilă metodă de transfer folosind o comandă specială din secțiunea Comenzi de ieșire a aplicației de contabilitate. Dacă apoi intrați în secțiunea „Comenzi primite” a aplicației de consolidare, o înregistrare a comenzii primite va apărea imediat acolo. Este prima opțiune de transfer de comenzi care este cea mai convenabilă în organizația-mamă, unde se menține contabilitatea independentă și consolidarea contabilității.

Dacă aplicațiile de consolidare și contabilitate sunt instalate pe computere care sunt complet izolate unele de altele, atunci trebuie să utilizați instrumentul standard de sistem: export / import fișier. În același timp, un mediu magnetic amovibil, de exemplu, o dischetă, trebuie specificat ca „stocare” intermediară a informațiilor. Rețineți că, utilizând exportul/importul de fișiere, puteți transfera rapid comenzi între aplicațiile instalate pe computere care sunt conectate la o rețea LAN, dar care nu utilizează o bază de date comună. În acest caz, ca „stocare” intermediară a informațiilor, puteți specifica directorul public al hard disk-ului serverului LAN.

Fiecare comandă indică din ce organizație provine. Mai mult, în timpul prelucrării ulterioare, sunt întotdeauna stocate informații care indică organizația - sursa informațiilor. Prin urmare, informații consolidate pot fi obținute pentru fiecare organizație (ramură) separat, pentru grupuri arbitrare și generalizate pentru toate organizațiile.

Aplicația Consolidare (vezi Figura 3) este organizată în mod similar cu aplicația Contabilitate, ceea ce facilitează pentru un utilizator familiarizat cu o aplicație de contabilitate să stăpânească rapid și oferă funcții similare în ceea ce privește contabilitatea financiară:

Mentinerea jurnalelor consolidate de tranzactii comerciale, solduri de fonduri pe conturi si creante si datorii.

Reevaluarea activelor și pasivelor valutare. Calculul soldurilor conturilor si soldurilor la decontari reciproce cu debitorii/creditorii care se reporteaza la inceputul perioadei contabile urmatoare.

Formarea fiselor de cifra de afaceri consolidate pentru conturi, conturi analitice, conturi corespunzatoare, caracteristici suplimentare.

Formarea unui registru general consolidat și a situațiilor de contabilitate analitică a întreprinderii.

Pregătirea unei game largi de documente de raportare consolidate.

Aplicația Consolidare oferă, de asemenea:

Excluderea reciprocă a decontărilor între sucursalele companiei;

Reconcilierea datelor pe baza registrului general consolidat și raportarea departamentelor de contabilitate.

Un sistem modern de consolidare contabilă ar trebui să ofere mijloace flexibile de reconciliere a planurilor de conturi ale organizațiilor individuale (sucursale) cu planul de conturi de consolidare, care, în general, pot diferi unul de celălalt în perechi. Sistemul SAIL îndeplinește pe deplin această cerință. Ea realizează această consistență prin utilizarea mecanismului conturilor de corespondență, care, în cel mai simplu caz, stabilește pentru fiecare cont consolidat numărul contului corespunzător pentru fiecare organizație.

Orez. 3. „Aplicație” Consolidare „

Logistică

În ultimii ani, în sfera circulației mărfurilor au avut loc schimbări semnificative în mai multe țări; noi metode și tehnologii de livrare a mărfurilor, care se bazează pe conceptul de logistică, au început să fie utilizate în practica economică. Ideile de integrare a sistemelor de aprovizionare-producție-distribuție, în care s-ar lega funcțiile de aprovizionare cu materiale și materii prime, producție, depozitare și distribuție, s-au transformat într-o direcție independentă a cercetării științifice și într-o formă de practică economică - logistica.

Direcția principală în definirea logisticii este asociată cu o abordare funcțională a mișcării mărfurilor, adică managementul tuturor operațiunilor fizice care trebuie efectuate atunci când mărfurile sunt livrate de la furnizor către consumator.

Logistica este planificarea, managementul și controlul a ceea ce intră în întreprindere, este procesat acolo (dacă este întreprindere producătoare) și fluxul de produse materiale (materiale, materii prime etc.) care părăsesc această întreprindere și fluxul de informații corespunzător pentru a optimiza, de exemplu, din punctul de vedere al obținerii de profit, a accelera circulația resurselor materiale și a mărfurilor. în interiorul și în afara întreprinderii. Cel mai important aspect al logisticii este capacitatea de a influența strategia și tactica întreprinderii și crearea de noi avantaj competitiv pentru firma de pe piață, adică pentru scopurile sale finale.

Logistica are mai multe arii funcționale sau, cu alte cuvinte, există mai multe tipuri de logistică: achiziții, stocuri și marketing. În consecință, în lanțul logistic, adică calea pe care mărfurile și informațiile circulă de la furnizor la consumator, se disting următoarele verigi principale: achiziția de bunuri, depozitarea și vânzarea acestora.

Factorii care determină dezvoltarea rapidă a logisticii în prezent sunt:

Complicarea (și pentru Rusia - stabilirea și dezvoltarea într-o criză) a sistemului de relații de piață și cerințe crescute pentru caracteristicile calitative ale procesului de distribuție.

Crearea de sisteme flexibile (reconfigurabile) de cumpărare și marketing și producție.

Unificarea regulilor și normelor de aprovizionare cu bunuri în cadrul național și în activitatea economică externă.

Progresul tehnologic în comunicații și automatizare. Și, ca urmare, utilizarea calculatoarelor electronice și a produselor (sisteme) software economice în managementul practicilor economice ale întreprinderilor.

Achizitii, depozitare, vanzari

În procesul de gestionare a achiziției și vânzării de bunuri în Sistem, se formează două fluxuri de contrainformații - despre bunuri și finanțe. Fiecare dintre aceste fluxuri are o componentă planificată și reală. Sistemul asigură controlul plan-fapt și analiza fluxului logistic.

Pentru controlul operațional și analiza rezultatului acestor fluxuri pentru fiecare contraparte, acestea sunt reunite într-un cont personal. O funcție importantă a unui astfel de cont este de a controla primirea / eliberarea mărfurilor, precum și trimiterea / primirea fondurilor în conformitate cu graficele stabilite pentru primirea / eliberarea mărfurilor și plăți. Acest control se efectuează în trei grupe de sume, a căror totalitate reflectă imaginea completă a stării decontărilor reciproce cu contrapartea:

Sumele conform graficului - se formează pe baza de grafice de primire/eliberare de mărfuri și plăți în contul personal. Aceste sume reflectă volumele și perioadele de primire/eliberare a mărfurilor și plăți convenite în prealabil și convenite cu contrapartea.

Sumele planificate - sunt formate pe baza documentelor de mărfuri planificate (comenzi de expediere a mărfurilor, comenzi de primire planificate etc.) și plăți planificate și sume reale - pe baza documentelor de mărfuri reale (bilete de transport pentru eliberarea mărfurilor, comenzi efective de primire etc.) și plăți efective.

Sumele planificate și efective reflectă informații operaționale din contul personal cu privire la încasările / expedierile de mărfuri așteptate și finalizate, precum și asupra încasărilor / expedierilor de fonduri așteptate și efective. Pe baza acestor sume, se formează automat soldurile planificate și efective de ieșire în contul personal, ale căror valori negative indică datoria planificată și reală a contrapărții în raport cu organizația dvs., iar valorile pozitive indică datoria organizației față de contrapartidă.

Contul personal conține și valoarea limitei de credit , care este pus la dispoziție cumpărătorului pentru a plăti achiziția de bunuri. Dacă cumpărătorul a epuizat suma contribuită la plata achizițiilor (în acest caz, soldul de ieșire devine negativ), atunci poate achiziționa bunuri în limita creditului. Depășirea limitei de credit este permisă, dar Sistemul avertizează asupra unei astfel de situații.

Datele inițiale ale contului personal sunt generate manual sau în funcție de stadiul contractului. Contabilitatea și controlul asupra îndeplinirii obligațiilor reciproce ale părților care decurg după încheierea contractelor de cumpărare și vânzare de bunuri se realizează prin intermediul contractelor , fiecare dintre acestea conține o listă de etape, care, la rândul lor, sunt caracterizate de grafice de primire (eliberare) de mărfuri și plăți. La înregistrarea unei etape de contract în Sistem, se generează automat contul personal al contrapartidei. În plus, pe baza stadiului contractului, puteți genera oricare dintre documentele legate de executarea acestuia: o comandă de primire, o factură de plată, o comandă de expediere către un consumator, o factură pentru o vacanță către un consumator. , o plată planificată și o plată efectivă, o factură de chitanță etc.

În contract se formează automat trei grupuri de sume (asemănătoare cu sumele unui cont personal), a căror totalitate reflectă imaginea completă a stării decontărilor reciproce cu contrapartea în temeiul prezentului acord.

Astfel, funcțiile de înregistrare, control și analiză a fluxului logistic sunt concentrate în contul personal (pentru o contraparte separată) și/sau în contract. .

Funcțiile aplicațiilor logistice

Toate aplicațiile de logistică asigură contabilizarea mărfurilor pe loturi cu o acuratețe a modificărilor și a pachetelor.

Aplicația „Achiziții” oferă contabilitate (formare):

Cereri pentru cumpărarea de bunuri de la diviziile întreprinderii.

Planuri de achiziție de mărfuri și comandă de lucrări pe baza aplicațiilor de la departamente.

Contracte cu contractori, monitorizare operațională a implementării contractelor.

Facturi primite, facturi primite și acte asupra executării muncii.

Comenzi pentru acceptarea articolelor de inventar (mărfuri și materiale), comenzi de primire și acte de nepotrivire.

Tranzactii financiare si materiale pentru decontari cu furnizorii in contextul conturilor si contractelor personale.

Rapoarte de mărfuri privind achiziția de bunuri și efectuarea muncii.

Rapoarte asupra diverselor aspecte ale lucrărilor legate de achiziții - rezumat sau pe secțiuni pe produs, grup de bunuri, contraparte, contracte, conturi personale, grupe fiscale etc.: privind achizițiile pe perioada, soldul decontărilor cu contrapartidele, cu privire la primirea bunuri; precum și despre cererile depuse, aprobarea și implementarea acestora (în contextul departamentelor, bunurilor etc.), asupra planurilor de achiziții, aprobarea și implementarea acestora (în contextul zonelor de finanțare, departamentelor, bunurilor etc.).

Aplicația „Depozit” este:

Automatizarea tuturor operațiunilor contabile pentru sosirea și eliberarea mărfurilor.

Mentinerea cardurilor contabile de depozit unificate.

Contabilitatea comenzilor de primire și a actelor de lipsă.

Contabilitatea cheltuielilor.

Contabilitatea facturilor pentru circulatia interna a marfurilor (intre depozitele intreprinderii si in interiorul depozitului intre persoane responsabile material).

Suport seturi de marfa si contabilizarea facturilor pentru ridicarea/dezasamblarea marfurilor.

Contabilitate pentru anulări.

Formarea rapoartelor de mărfuri pe baza datelor privind circulația mărfurilor.

Contabilitatea înregistrărilor de inventar și generarea actelor de nepotrivire.

Formarea de rapoarte privind stocurile de mărfuri (pe depozite, pe mărfuri, grupe de mărfuri, loturi, modificări etc.).

Aplicația „Implementare” - un instrument pentru gestionarea operațiunilor de tranzacționare pentru:

Tinerea evidenta a nomenclaturii si a preturilor de vanzare a bunurilor si serviciilor. Pretul de vanzare depinde de multi factori, de exemplu: depozit, tipul de plata (numerar, fara numerar, etc.), tipul de expediere (ridicare, transport al vanzatorului, etc.).

Recalcularea prețurilor în listele de prețuri.

Emiterea facturilor de plată pentru bunuri și servicii, luând în considerare reducerile, majorările și taxele și monitorizarea plății acestora.

Controlul cantității de mărfuri gratuite la emiterea unei facturi, ținând cont de facturile și facturile emise anterior.

Rezervarea și scoaterea mărfurilor din rezervă.

Formarea facturilor pentru eliberarea mărfurilor pe bază de facturi.

Formarea facturilor de ieșire pentru cumpărători.

Ținerea evidenței decontărilor cu cumpărătorii în contextul conturilor personale în jurnalele de tranzacții financiare și materiale.

Formarea rapoartelor de mărfuri privind vânzarea de servicii.

Întocmirea de rapoarte privind activitățile legate de vânzare - în contextul contrapărților, consumatorilor etc.: privind vânzarea de bunuri și servicii, către consumatori sau către departamente; pe retur de bunuri - consolidat, de la consumatori, de la departamente; despre profit și profitabilitate și altele.

Aplicațiile de logistică oferă, de asemenea:

Prognoza volumului de cumpărături și vânzări;

Contabilitatea costurilor generale la circulația mărfurilor;

Realizarea decontărilor reciproce între furnizorii și consumatorii de bunuri;

Analiza cifrei de afaceri comerciale.

Toate aplicațiile de logistică oferă contabilitate în mai multe valute.

Ca parte a logisticii, Sistemul a implementat un centru situațional personal, care servește ca instrument de analiză a fluxurilor de mărfuri (pe grupuri și o mulțime de mărfuri cu capacitatea de a detalia fiecare nume de produs) și este conceput pentru a evalua starea actuală a Compania. Pentru analiză se folosesc documente primare și date agregate din diverse registre contabile.

Managementul personalului

Toate lucrările legate de personal sunt asigurate de modulele (AWP) „Contabilitatea personalului”, „Foaia de pontaj” și „Statul de plată”, care, în felul lor, funcţionalitate satisface pe deplin nevoile serviciului de personal si ale departamentului de planificare si economic (in ceea ce priveste managementul personalului) al intreprinderii si departamentelor sale de salarizare.

Proprietatea fundamentală a acestor module este de a asigura o legătură strânsă între procesele de contabilitate a personalului, contabilitatea muncii și salarizare, care sunt, de regulă, de competența diferitelor departamente ale întreprinderii.

Modulul ia în considerare specificul industriei întreprinderilor care se autosusțin și instituţiile bugetare(medicina, educatie, stiinta, cultura etc.) pentru managementul personalului.

În ceea ce privește contabilitatea personalului, sunt prevăzute următoarele:

Contabilitatea personalului - unitati structurale si posturi. Fiecare post este taxat - se alcătuiește un fond de salarizare pentru post, care conține un salariu (conform categoriei ETS, lunar, orar) și indemnizații.

Contabilitatea informațiilor despre angajați - în cantitatea corespunzătoare formularului standard T-2, precum și date suplimentare.

Contabilizarea informațiilor despre performanța posturilor angajaților.
Un salariat poate îndeplini o funcție de angajat principal, temporar, supranumerar, extern sau intern cu fracțiune de normă. Se formează un fond de salarii (fondul de salarii al unei poziții este ajustat în conformitate cu caracteristici individuale angajat). Sistemul monitorizează conformitatea fondului de salarii cu informațiile despre angajat și acreditările funcției pe care o deține.

Implementarea acțiunilor privind mișcările de personal și modificările în tabloul de personal, raportare. În procesul de contabilitate zilnică se efectuează: intrarea în personal noi divizii și posturi, angajare, concediere și transferuri de personal ale angajaților: transfer pe o altă funcție, job part-time, înlocuire, combinare de profesii, îndeplinirea atribuțiilor etc.

Formarea si contabilizarea comenzilor pentru angajati si personal.

Contabilizarea pontajelor pentru utilizarea timpului de lucru presupune: menținerea separată a pontajelor pentru intern diviziuni structurale; generarea automată a pontajelor în conformitate cu calendarul individual de muncă al angajatului și cu motivele de plată (concedii medicale, concedii etc.).

Modulul „Salarizare” oferă calcule:

Salariu pentru fiecare post ocupat de angajat.

Calculul poate fi efectuat individual sau în vrac, include un set arbitrar de plăți și deduceri datorate unui angajat în funcția sa. Calculul se efectuează ținând cont de normele de timp de lucru specificate în programul de lucru al funcției ocupate, precum și de foaia de pontaj. Datele din foaia de pontaj pot fi filtrate selectand-le dupa criterii de clasificare (noapte, ore suplimentare etc.).

Salarii (orare și tarifare), indemnizații (procent și sub formă de majorare a categoriilor ETS la salariu). La calcul se folosesc datele tarifare din fondul de salarii al postului ocupat.

Avansuri, plăți suplimentare, bonusuri, alocații pentru copii etc. ţinând cont de indexarea sumei după valoarea raionului sau alt coeficient care determină caracterul special al condiţiilor locale.

Plăți din câștigul mediu - concedii, indemnizații de invaliditate temporară, îngrijire a copiilor etc.

Retineri la titlu executoriu si credit, impozit pe venit, pensie, unire si alte contributii. Calculul se efectuează ținând cont de plățile și deducerile calculate anterior pentru alte execuții. Impozitul pe venit poate fi calculat în mai multe poziții efectuate deodată (sau de mai multe ori, dar cu o bază de impozitare diferită). Setarea vă permite să setați interacțiunea corectă a unor astfel de taxe. La calcularea impozitului pe venit și a contribuției la pensie, puteți lua în considerare separat sumele supuse impozitării preferențiale (indemnizații de nord, coeficienți regionali etc.). Calculul pensiei alimentare se efectuează ținând cont de coeficientul raional al beneficiarului.

La fel și „a transporta copeici” și „datorie prin rotunjire”.

În procesul de contabilitate a salariilor, transferurile bancare și deponenții sunt contabilizați.

În același timp, se păstrează evidența cardurilor și transferurilor deponenților, cu posibilitatea de a efectua tranzacțiile comerciale relevante în contabilitate și formarea documentelor de plată. Este furnizat un instrument pentru analizarea stării decontărilor asupra deponenților și transferurilor - o fișă a cifrei de afaceri.

Ca urmare a calculului de salarizare, se formează și pot fi tipărite următoarele:

Extrase de decontare și de plată și sumare, precum și documente de plată bazate pe aceste extrase.

Sistemul arată repartizarea sumelor care trec prin decont după un set de caracteristici analitice „subdiviziune – categorie de personal – tip de execuție”, pe fonduri și articole de cheltuieli vizate.

Comenzi - seturi de postări personalizabile în mod arbitrar pentru salarii. Astfel de comenzi pot fi elaborate în contabilitate.

Conturi personale (curente și arhivate) și borderouri de plată; foi de vacanta, concediu medicalși indemnizații; formulare și registre de raportare.

Administrare sistem

Sistemul dispune de un set de instrumente speciale pentru configurare generală și întreținere. Funcții similare sunt efectuate folosind modulul „Administrator”, care oferă:

Împărțirea logică a bazei de date în părți independente;

Mentinerea unei liste de utilizatori ai Sistemului, delimitarea drepturilor de acces ale acestor utilizatori la resursele acestuia;

Optimizarea Sistemului;

Monitorizare la nivelul întregului sistem;

Precum și îndeplinirea altor funcții oficiale.

Partiționarea logică a bazei de date vă permite să „simuleze” existența mai multor baze de date fizice independente. Datorită acestei caracteristici, veți putea lucra alternativ cu datele mai multor întreprinderi, aflându-vă la aceeași stație de lucru, prin simpla repornire a sesiunilor de lucru fără a părăsi modulul aplicației, și pentru dicționare cu informații de reglementare și de referință - fără a părăsi măcar Sistemul secțiune! Informațiile anumitor dicționare pot fi făcute comune pentru mai multe organizații simultan, ceea ce este deosebit de convenabil la consolidarea datelor.

Un sistem modern, conceput pentru utilizarea simultană de către mai mulți utilizatori simultan, nu se poate lipsi de mijloace puternice de diferențiere a drepturilor de acces. Sistemul PARUS îndeplinește pe deplin această cerință, oferind o diferențiere pe mai multe niveluri a drepturilor de acces la:

Module

Părți logice ale bazei de date,

Secțiuni ale sistemului,

Funcții care pot fi efectuate în secțiune (de exemplu, adăugarea de informații noi, corectarea sau ștergerea lor),

Înregistrările separate ale bazei de date (de exemplu, prin condiția „interziceți vizualizarea documentelor a căror cantitate depășește valoarea specificată sau a documentelor cu semne speciale”).

Setul total de drepturi de utilizator constă din capabilitățile asociate cu anumite roluri înregistrate în Sistem și drepturi individuale atribuite separat. Utilizarea conceptului de roluri vă permite să efectuați o schimbare de grup a drepturilor tuturor utilizatorilor asociate cu roluri „corectabile” simultan.

Instrumentele de optimizare vă permit să creșteți performanța sistemului în timpul funcționării acestuia prin utilizarea acțiunilor speciale cu statistici, indici și chei secundare ale tabelelor bazei de date - acest lucru este mult mai ușor și mai fiabil de făcut în modulul „Administrator” decât utilizarea instrumentelor ORACLE.

Monitorizarea la nivelul întregului sistem (dispozitiv de urmărire a evenimentelor) face posibilă aflarea cine a efectuat această sau acea operațiune în sistem fără a reduce performanța muncii. O astfel de monitorizare este un instrument eficient pentru identificarea unui utilizator care a efectuat o acțiune incorectă.

Este nevoie de automatizare?

Utilizare sisteme de informare căci managementul întreprinderii face orice companie mai competitivă prin creșterea manevrabilitatii și adaptabilitatea acesteia la schimbările condițiilor de piață. O astfel de automatizare permite:

Pentru a crește eficiența managementului companiei, oferind managerilor și specialiștilor cele mai complete, prompte și de încredere informații bazate pe o singură bancă de date.

Îmbunătățiți munca de birou prin optimizarea și standardizarea fluxului de lucru, automatizarea procedurilor sale cele mai intense în muncă.

Reduceți costul de a face afaceri prin automatizarea proceselor de prelucrare a informațiilor, reglementând și simplificând accesul angajaților companiei la informațiile necesare. Schimbați natura muncii angajaților, scutindu-i de munca de rutină și oferindu-le oportunitatea de a se concentra asupra sarcinilor importante din punct de vedere profesional.

Asigurarea contabilității și controlului fiabil al încasărilor și cheltuielilor de fonduri la toate nivelurile de management.

Managerii de nivel mediu și inferior analizează activitățile departamentelor lor și pregătesc prompt rapoarte de sinteză și analitice pentru management și departamentele conexe.

Pentru a crește eficiența schimbului de date între departamentele individuale, sucursale și biroul central.

Garantați securitatea și integritatea completă a datelor în toate etapele procesării informațiilor. Și mult mai mult.

Pe baza experienței acumulate de Corporația PARUS, au fost dezvoltate următoarele principii:

Automatizarea nu este un scop în sine, ci o activitate permanentă intenționată de raționalizare și optimizare a structurii organizaționale a unei întreprinderi și a proceselor sale de afaceri, Suport informațional activitati conexe.

Sistemul de automatizare nu ar trebui să-și impună propriile reguli pentru efectuarea lucrărilor. Este conceput pentru a oferi suport pentru tehnologia adoptată de întreprindere și pentru a satisface nevoile acesteia.

Automatizarea oferă un efect mult mai mare cu o abordare integrată. Automatizarea parțială a sarcinilor sau funcțiilor individuale poate rezolva doar o altă problemă „arzătoare”. Totuși, în acest caz, există și efecte negative: acestea nu scad, iar uneori chiar cresc intensitatea muncii și costurile de întreținere a personalului; inconsecvența activității departamentelor nu este eliminată.

Lista literaturii folosite:

1. http://www.parus.ru/main.htm

2. Ziarul financiar nr. 35, 1999 - „Automatizare și statistică”, S. Zolotova

3. ComputerWorld Nr. 40, 1999 - „La arme. Un instrument puternic în lupta pentru supraviețuire”, M. Zyryanov

4. PCWeek nr. 41, 1999 - „Este mai bine să fii bogat...”, Andrey Masalovich

5. PCWeek nr. 40, 1999 - „Companiile de vele și marile înarmează finanțatori”, Tatyana Bogatova

PRELEZA 1

CONCEPTE DE BAZĂ ALE AUTOMATIZARII CONTROLULUI

Sistem automat de management al întreprinderii

(ASUP) este un sistem de control construit pe baza utilizării tehnologiei informatice, a metodelor economice și matematice și a tehnologiei informației. Automatizarea managementului vizează în primul rând integrarea, care este una dintre cele mai importante caracteristici ale sistemelor moderne de producție.

APCS constă, la rândul său, din subsisteme. Scopul împărțirii sistemului de control automatizat în subsisteme este de a evidenția elemente mari eterogene pentru a simplifica procesele de proiectare, implementare și operare a sistemului de control automatizat. Toate subsistemele sunt de obicei împărțite în două grupuri - funcţionalȘi furnizarea subsisteme.

Funcţional subsistemele sunt alocate în conformitate cu funcţiile de management desfăşurate la întreprindere. Sistemul de control automat pentru o întreprindere industrială include următoarele subsisteme: managementul pregătirii tehnice pentru producție, producția principală, producția auxiliară, logistica, planificarea tehnică și economică a producției, contabilitate, vânzări, personal, calitatea produselor și serviciilor, finanțe.

Furnizarea subsistemele sunt concepute pentru a oferi o soluție la un complex de sarcini ale subsistemelor funcționale. Structura furnizării include subsisteme de suport tehnic, informațional, matematic, software și organizațional.

Subsistemul suport tehnic este un complex mijloace tehnice, care include facilități informatice, echipamente pentru organizarea rețelelor locale și conectarea la rețele globale, dispozitive pentru înregistrarea, acumularea și afișarea informațiilor.

Subsistemul suport informativ include extern Suport informațional sub formă de documente de intrare și ieșire (inclusiv în formă electronică) utilizate în rezolvarea problemelor funcționale și interne, axate pe organizarea bazei de date a întreprinderii.

Subsistemul software include metode matematice, modele, algoritmi utilizați în rezolvarea problemelor de control.

Subsistemul software include software de sistem, programe de aplicație pentru rezolvarea problemelor de control, precum și alte programe utilizate în întreprindere.

Suport organizațional constă dintr-un set de reguli, instrucțiuni, regulamente și alte documente care reglementează funcționarea sistemului de control automatizat.

Proiectarea, implementarea și operarea sistemelor de control automatizate la întreprindere se realizează cu ajutorul instrumentelor software. Instrumentele software moderne sunt sisteme complexe multifuncționale. Acestea conțin pachete de aplicații software pentru rezolvarea problemelor de control, instrumente pentru integrarea sarcinilor în configurațiile necesare, instrumente pentru interfațarea sistemelor automate de control cu ​​alte sisteme, de exemplu, cu CAD și multe altele. Astfel de sisteme pot fi numite de bază. Trebuie subliniat faptul că sistemul de bază este un mijloc de creare a unui sistem de control automatizat, dar nu este un sistem automat de control complet sau fragmentul acestuia. În cele din urmă, permite crearea unui sistem de control automatizat flexibil, modificabil pentru o întreprindere, care combină abordări standard pentru rezolvarea problemelor de management și caracteristicile specifice ale unei întreprinderi.

Sistemele de bază sunt de obicei concentrate pe o anumită clasă de întreprinderi. Structurile și compozițiile sistemelor de bază diferă unele de altele și de structura funcțională necesară a sistemului de control automat din întreprindere. Aceste diferențe lasă o amprentă serioasă asupra alegerii sistemului de bază și asupra procesului de proiectare a sistemului de control al procesului.

METODE DE MANAGEMENT AL ÎNTREPRINDERILOR

Concepte de bază ale teoriei controlului

Folosind o abordare cibernetică, în chiar vedere generala procesul de management al întreprinderii poate fi ilustrat folosind diagrama prezentată în fig. unu.

Aplicat întreprindere industrială Abordarea cibernetică presupune că următoarele principii ar trebui utilizate în managementul întreprinderii:

Managementul întreprinderii este considerat în cadrul unui sistem care include, pe lângă întreprindere și Mediul extern;

Scopul managementului este formulat în termeni cantitativi;

Mecanismele de comunicare și control care funcționează în sistem sunt analizate ținând cont atât de determinism, cât și de modificări stocastice.

Managementul întreprinderii este întotdeauna subordonat unui anumit scop, așa că puteți vorbi întotdeauna despre un management optim într-un anumit sens, de exemplu, scopul: maximizarea profitului pentru un anumit

Orez. unu

Aici t este timpul, X meas (t) este vectorul parametrilor măsurați care caracterizează starea obiectului controlat (partea măsurată a vectorului de coordonate de fază), Z meas (t) este vectorul parametrilor măsurați care caracterizează starea mediu inconjurator, U - acțiune de control, V- impact asupra mediului, W - tulburări informaţionale. În general U, V, W poate depinde de X și t.

orice perioadă de timp, reducerea costurilor de producție etc.

Managementul are două componente:

Acțiuni de control software care depind doar de timp;

Acțiuni de control corective formate conform principiului feedback-ului, adică în funcție de nepotrivirea dintre valorile curente ale parametrilor controlați și cele prezise software. Comportamentul parametrilor controlați de activitate este prezentat în fig. 2.

Metodele de formare a componentei de program a acțiunilor de control și de prognoză a comportamentului unei întreprinderi în timpul implementării acestor influențe în economie și în domeniul managementului întreprinderii au dat naștere la dezvoltarea unei astfel de direcții precum metodele de planificare. Adăugarea metodelor de planificare prin metode de formare periodică a componentelor corective ale acțiunilor de control a stat la baza direcției - managementul proiectelor.

După introducerea acestor simplificări, procesul de management al întreprinderii poate fi reprezentat așa cum se arată în Fig. 3.

Orez. 2

Aici t- timp; X pl (t) - program, valoarea planificată a parametrului; X f (t) - valoarea reală a parametrului.

Orez. 3

Planificarea constă în elaborarea unei „traiectorii” planificate a procesului X(t) pentru perioada de planificare t0 ,t pl) . Contabilitatea, adică măsurarea, în sistemele de producție constă în determinarea la momente date a adevăratei stări a procesului. X f (t). Controlul vă permite să determinați abaterea X f (t) din X pl (t), iar reglementarea constă în determinarea planului ajustat X p (t), adică, în esență, este o soluție a problemei de planificare în condiții inițiale noi.

Circuitul de control prezentat în fig. 2 și fig. 3, este universal și aplicabil tuturor sistemelor de proces de fabricație. Componentele unei funcții vectoriale X(t) pot exista indicatori care caracterizeaza cursul productiei, starea veniturilor, cheltuielilor, capacitatilor, stocurilor, personalului etc.

Următorii termeni sunt utilizați pentru a descrie procesul de management. Managementul întreprinderii este un ansamblu de influenţe menite să asigure derularea eficientă a procesului de producţie din punctul de vedere al obiectivelor stabilite.

Implementarea procesului de management al întreprinderii are loc în cadrul sisteme de management al întreprinderii - structuri care pot fi identificate obiect de controlȘi parte de control. Obiectul controlului este procesul de producție. În rolul părții de conducere a întreprinderii sunt serviciile de management.

Managementul întreprinderii are loc în timp, așa că ar trebui considerat ca proces de management. Structura procesului de producție determină, la rândul său, structura procesului de management. La fiecare întreprindere se pot distinge mai multe domenii de activitate (producție, marketing, aprovizionare, finanțe etc.), iar în cadrul acestor domenii - procese de niveluri mai profunde, care sunt și obiecte ale managementului.

Sistemul de management al întreprinderii este sistem de management de tip organizatoric. În astfel de sisteme, rolul de organizare, coordonare și coordonare a comportamentului grupurilor de oameni este important.

În consecință, în procesul de management sunt luate trei categorii de decizii: strategic, tactic și operațional. În conformitate cu această clasificare, aparatul administrativ are de obicei o ierarhie pe trei niveluri: nivelurile superioare, mijlocii și operaționale.

Cel mai înalt nivel (top management) determină obiectivele managementului, politica externă, resursele materiale, financiare și de muncă, elaborează planuri pe termen lung și o strategie pentru implementarea acestora. Competența sa include analiza pieței, concurența, conjunctura și căutarea unei strategii de dezvoltare a întreprinderii.

La nivel intermediar, accentul este pus pe dezvoltarea planurilor tactice, monitorizarea implementării acestora, urmărirea resurselor și dezvoltarea directivelor de management.

La nivel operațional, se implementează planuri și se întocmesc rapoarte de progres. Conducerea aici este formată, de regulă, din manageri de mijloc care asigură managementul atelierelor, secțiilor, departamentelor, schimburilor. Sarcina principală a managementului operațional este de a coordona toate elementele procesului de producție în timp și spațiu.

La fiecare nivel se desfășoară lucrări care asigură management într-un complex. Aceste activități se numesc funcții.

Toate procesele de producție private, până la cele elementare, sunt procese gestionate. Fiecare proces este gestionat prin implementare functii de management la momente separate separate. Functiile de management includ: planificare, contabilitate, control, reglementare, analiza. Planificare - este o definire a comportamentului procesului controlat în viitor într-un mod determinist. Planificare- o functie prin care scopul managementului este realizat intr-o forma ideala. Planificarea - constă în elaborarea de planuri (prognoze) pe termen scurt și lung ale activităților de producție și economice ale întreprinderii, bazate pe modele sociale, economice și de altă natură și este asociată cu prelucrarea unor cantități mari de date, performanța de calcule complexe și consumatoare de timp. Planificarea ocupă un loc semnificativ în activitățile managementului de vârf, mai puțin - la nivel mediu și minim - la nivel operațional Contabilitate - determinarea stării reale a procesului controlat la momente discrete. Contabilitate- o functie care are ca scop obtinerea de informatii despre progresul intreprinderii.Contabilitatea se desfasoara in principal la nivelurile operationale si medii ale conducerii. Nu există contabilitate la cel mai înalt nivel de gestiune, însă, pe baza acesteia, analiza rezultatelor producției și reglementarea acesteia sunt realizate pe deplin. Control - aceasta este definiția abaterilor între starea planificată și cea reală a procesului controlat în momente discrete în timp. Regulament- asigurarea functionarii proceselor controlate in cadrul parametrilor specificati. Analiză - aceasta rezumă rezultatele implementării procesului gestionat pentru perioada de management, identificând factorii care au influențat gradul de realizare a rezultatelor planificate. Analiză și reglementare- compararea indicatorilor efectivi cu cei normativi, determinarea abaterilor, stabilirea cauzelor abaterilor si gasirea modalitatilor de eliminare a acestora. Relația dintre nivelurile de conducere și funcțiile pe care le îndeplinesc în ceea ce privește volumul de muncă prestată este prezentată în tabel.

Interrelaţionarea funcţiilor şi nivelurilor de management

Nivel managerial	Planificarea si prognoza	Contabilitate si Control	Analiza si regulament
Top management	Semnificativ	Dispărut	Semnificativ
Nivel mediu	Moderat	Semnificativ	Moderat
Managementul operational	Minor	Semnificativ	Dispărut

Există o altă funcție a managementului - prognoza. Prognoza - aceasta este o definiție pentru viitor a caracteristicilor probabilistice ale procesului controlat. În funcție de obiectivele studiului, funcția de prognoză este considerată independentă sau combinată cu planificarea.

Progresele ulterioare în domeniul formalizării metodelor de management al întreprinderii sunt legate de:

1) cu abordare sistematica, care presupune construirea unui sistem de modele. De obicei, aceste modele au o structură ierarhică care reflectă diverse caracteristici calitative ale comportamentului unui obiect atât de complex ca o întreprindere, de exemplu, un model de proces, o reprezentare a unei întreprinderi ca o compoziție a sistemelor de așteptare, modele de date utilizate într-o întreprindere. , etc.;

2) cu crearea unor metode regulate de determinare a acţiunilor de control bazate pe principiul ierarhic al descompunerii şi al agregarii sarcinilor. Conform acestui principiu, rezultatul rezolvării problemei de control de nivel superior devine condiția inițială pentru rezolvarea problemei de construire a acțiunii de control a problemei de nivel inferior. Mai mult, rezultatul rezolvării problemei nivelului inferior nu conduce la o revizuire a rezultatului rezolvării problemei nivelului superior.

Aplicarea acestor abordări a condus la următoarele rezultate:

Izolați o serie de probleme simplificate cărora le-ar putea fi aplicate unele metode de teoria controlului optim, automate finite, planificarea operațiunilor etc.;

Creați proceduri eficiente pentru luarea deciziilor manageriale folosind cunoștințele empirice ale factorilor de decizie (DM);

Utilizați strategii de management euristic;

Determinați principiile formării structurilor organizatorice ale întreprinderilor.

Metode ale teoriei controlului utilizate în sistemele automate de control

La rezolvarea unor probleme particulare legate de managementul întreprinderii sunt utilizate pe scară largă o serie de metode formalizate, care sunt uneori numite economico-matematice în literatură. Unele dintre ele și-au găsit aplicație în sistemele moderne de control automatizat. În cadrul metodelor economico-matematice, se obișnuiește să se înțeleagă un set de metode matematice formalizate care să permită găsirea unor soluții optime sau apropiate de ele la problemele economice. Declarația problemei ar trebui să reflecte constrângerile existente natura economica. Pentru întreprinderi, aceste restricții provin din resurse limitate sau din condițiile externe în care se desfășoară activitățile lor economice. Criteriul de optimizare este formalizat ca functie obiectiv. Aceasta este o expresie care, pe baza sarcinii în cauză, trebuie maximizată sau minimizată. - Rolul criteriilor de optimizare la diferite niveluri ale sistemului de management al întreprinderii poate fi, de exemplu, volumele vânzărilor, profitul, abaterea totală a timpului de producție de la cele necesare, nivelul de utilizare a echipamentelor, perioada de planificare a lucrărilor (lună, an), costurile totale pentru producție și lucrări în curs etc. Variabilele din modelele economice și matematice sunt parametri controlați. La rezolvarea problemelor de optimizare, variabilele pot fi numărul de produse fabricate, timpii de începere/eliberare, mărimea lotului, nivelurile de stoc, orele de începere și de sfârșit a operațiunilor. O altă caracteristică importantă a metodelor economice și matematice este că pot fi un instrument puternic de analiză a situației economice. Cu ajutorul lor, de exemplu, se poate determina rapid că, sub anumite constrângeri, nu există o soluție fezabilă. Unele metode nu se limitează la obținerea soluției optime. Atunci când se formează un plan, acestea permit evaluarea sensibilității planului optim la schimbările condițiilor externe sau caracteristicilor interne ale întreprinderii.

Varietatea metodelor economice și matematice este destul de mare. Această scurtă analiză se bazează pe natura aparatului matematic.

Programare liniară este de a găsi soluția optimă pentru o funcție obiectiv liniară sub constrângeri liniare și constrângeri asupra nenegativității variabilelor.

În ceea ce privește programarea liniară, se poate formula o gamă largă de probleme de planificare a producției, activitate financiară, planificare tehnică și economică, planificare R&D.

Particularitatea programării liniare este că poate fi folosită nu numai pentru a obține soluția optimă, ci și pentru a investiga cu succes sensibilitatea soluției rezultate la modificările datelor inițiale. Rezultatele analizei de sensibilitate au o interpretare economică clară.

Un caz special de programare liniară este model de transport. Se obține într-un mod natural la formalizarea problemei planificării transportului, dar poate fi folosit și pentru a rezolva alte sarcini ale sistemului de control automat (alocarea personalului la locuri de muncă, compilarea programele de schimb si etc.). Structura specifică a constrângerilor problemei ne-a permis să dezvoltăm metode eficiente de rezolvare.

Un loc important în sistemul de control automat îl revine metodelor programare discreta, care sunt axate pe rezolvarea problemelor de optimizare cu variabile întregi (parțial sau complet). Cerința numerelor întregi în multe probleme de management al producției iese în prim-plan, dacă vorbim, de exemplu, de determinarea programului optim pentru producția de produse, al căror număr trebuie să fie un întreg. Un caz special de probleme de programare discretă sunt problemele cu variabile booleene (0 sau 1), adică problemele de alegere a uneia dintre cele două soluții pentru fiecare obiect (numărul de obiecte poate fi mare). Ca exemplu, puteți specifica sarcinile de plasare a echipamentelor, formarea unui portofoliu de comenzi etc.

Pentru a rezolva probleme de programare discretă, au fost dezvoltați diverși algoritmi, inclusiv căutare combinatorie și aleatorie.

Modele programare stocastică descrieți situații în care elementele modelului sunt variabile aleatoare cu funcții de distribuție cunoscute. Pentru problemele de programare liniară, abordarea rezolvării constă în reducerea problemei inițiale la o formă deterministă.

Modele și metode de rețea sunt utilizate acolo unde este posibil să se structureze clar un proces controlat sub forma unui grafic care descrie relația dintre muncă, resurse, costuri de timp etc. Au fost dezvoltate o serie de metode pentru rezolvarea problemelor pe modelele de rețea pentru a determina calea critică și aloca resurse.

Programare dinamică este un proces în mai multe etape de obținere a unei soluții la problema optimă. Formalizarea problemelor dinamice pare cea mai naturală, dar această metodă poate fi aplicată cu succes și problemelor statice, dacă este posibilă împărțirea soluției problemei inițiale în etape. O limitare serioasă a aplicării metodei de programare dinamică este dimensiunea problemelor. Dacă dimensiunea este mare, atunci este necesar să memorați o cantitate mare de informații intermediare. În practică, rezolvarea problemelor de optimizare este posibilă pentru sisteme cu o dimensiune care nu depășește trei.

Modele multicriteriale reflectă unul dintre tipurile de incertitudine în problemele de găsire a soluţiilor optime - incertitudinea obiectivelor. Aceste modele și metode sunt extrem de promițătoare, deoarece multe sarcini de planificare în APCS pot și ar trebui să fie considerate multicriteriale. Această abordare face posibilă optimizarea soluțiilor rezultate după un set de criterii care reflectă aspectele economice, tehnologice, sociale, de mediu și de altă natură ale activităților întreprinderilor.

Statistică matematică în sistemele automate de control este utilizat pentru rezolvarea problemelor de analiză și prognoză a proceselor economice și sociale la întreprinderi, crearea și ajustarea cadrului de reglementare. Cele mai frecvent utilizate metode sunt: ​​calculul caracteristicilor statice, analiza de corelare, regresie si dispersie.

Teoria managementului stocurilor vă permite să determinați nivelurile stocurilor de materiale, semifabricate, capacitatea de producție și alte resurse, în funcție de cererea pentru acestea.

Teoria orarului reprezintă o bază metodologică pentru rezolvarea problemelor de eficientizare a succesiunii de lucru. Aceasta ia în considerare structura și parametrii proces tehnologic. Pentru rezolvarea problemelor formulate din punct de vedere al teoriei planificarii se folosesc metode de modelare bazate pe prioritati.

Metode euristice sunt utilizate pe scară largă în APCS, iar progresele ulterioare în această direcție sunt asociate cu dezvoltarea și implementarea sistem expert. Sistemele expert fac posibilă acumularea de baze de cunoștințe despre procesul de producție, despre deciziile de management eficiente și, pe această bază, oferă soluții raționale la probleme greu de formalizat.

Gama de modele și metode economico-matematice este extrem de largă, aplicarea acestora este constrânsă de dificultatea descrierii adecvate a procesului de producție, obținerea de soluții în condițiile unor probleme de mare dimensiune, dar și de lipsa calificărilor manageriale necesare acestui caz. .

Modelele și metodele de rezolvare a problemelor particulare ale managementului întreprinderii, incluse în sistemele de bază de tip ERP, sunt enumerate mai jos:

Pentru rezolvarea problemelor de planificare strategică se folosesc modele de programare liniară;

Planificarea operațională este construită, de regulă, pe baza modelelor de rețea. În acest caz, se folosesc metode de calcul a căii critice și PERT;

Pentru rezolvarea problemelor de prognoză a cererii și a altor procese economice se folosesc metode de analiză de regresie, analiză a seriilor temporale, proceduri de prelucrare a estimărilor experților;

La rezolvarea problemelor de planificare a vânzărilor și producției se folosesc metode de programare liniară;

Sarcina de a genera un program de producție poate fi formulată ca sarcina de a minimiza ciclul total de producție sub constrângeri de capacitate, unde datele de lansare (lansare) acționează ca variabile. În sistemele de bază, cum ar fi ERP, există proceduri pentru a rezolva această problemă prin generarea, analizarea și screeningul opțiunilor reducând în același timp numărul de variabile la fiecare iterație;

Sarcina de calculare a cerințelor de materiale pentru a asigura programul de producție este rezolvată pe baza modelului de explozie, în timpul căruia se efectuează calculul structurii rețelei care descrie compoziția produsului.

Managementul operațional al producției în ERP se bazează pe utilizarea priorităților și a metodelor euristice pentru construirea programelor de lucru.

Baza normativă poate fi format folosind metode statistice.