Don Tapping — szczupłe biuro: eliminacja marnowania czasu i pieniędzy. Encyklopedia marketingu Przykłady Lean Manufacturing w biurze

Zespół „Lin Vector” w swojej pracy prowadzi stały dialog z menedżerami, specjalistami i pracownikami przedsiębiorstw. Chcemy zwrócić uwagę na to, jak pracownicy postrzegają wdrożenie Lean production.

W artykule przedstawiamy dosłowny wywiad z pracownikiem jednego z przedsiębiorstw przemysłowych:

„O Lean Production dowiedziałem się, gdy dostałem pracę w jednym z największych przedsiębiorstw w naszym mieście. Pracowałem na głównej linii montażowej. jak to się stało. Rozmawiali o wdrożonym Systemie 5S” i „propozycjach Kaizen”. Wszystko to było dla mnie bardzo interesujące.

Kiedy zaczynałem pracę, Lean Production była już wdrażana na pełnych obrotach, wszyscy o tym mówili, postawiono stoiska informacyjne, miejsca pracy były czyste, nie było zatorów w detalach. Jednym słowem - "Zamówienie". Podobało mi się, że starsi menedżerowie odbywają swoje spotkania, planując spotkania bezpośrednio w warsztacie, na produkcji. Do tych celów jest wyposażone specjalne miejsce.

Propozycje Kaizen, jak rozumiem, zostały wprowadzone w celu zebrania informacji od pracowników w celu usprawnienia procesu produkcyjnego. Od samego początku wdrożenia Enterprise Production System propozycje Kaizen były motywowane finansowo. Od przywódców domagali się propozycji Kaizen, a od robotników domagali się nawet pewnego „planu”. My, pracownicy, pisaliśmy propozycje Kaizen, otrzymywaliśmy nawet niewielką premię do naszej pensji. Efekt tych propozycji był widoczny, ale z biegiem czasu fundusze malały, a pracownicy po prostu przestali „zawracać sobie głowę”.

Stosunek pracowników do całej tej innowacji (wprowadzenia Systemu Produkcji) jest dwojaki. Niektórzy twierdzą, że stało się znacznie lepsze, czystsze, jaśniejsze, usunięto blokadę detali, a koszty pracy spadły. Inni mają negatywne nastawienie – uważają, że to kolejne pranie pieniędzy. Trzeciego w ogóle nie obchodzi. Niestety „zwolenników zmian” jest mniej. Generalnie są problemy, ale powiedziałbym, że wynikają one raczej z dyscypliny pracy, odpowiedzialności, zarówno kierowników, jak i pracowników.

Często pojawiała się opinia, że ​​robiono to „na pokaz”. Na przykład przyszli przeprowadzić pomiar czasu. Cóż, przyszli niektórzy ludzie, nawet się nie przedstawili, kim są. Nie pytano nas o problemy. Nie byli we wszystkich pozycjach. Dlaczego przybyli? Po nich nic się nie zmieniło.

Innym przykładem jest wprowadzenie procedury umożliwiającej zatrzymanie przenośnika w przypadku wystąpienia problemów. Zostaliśmy poinstruowani przez mistrza w tym systemie. Ale w rzeczywistości procedura nie była przestrzegana - nie mogłem zatrzymać przenośnika, był "niewypowiedziany zakaz" pomimo obecności przycisków stop...

Na dostawę komponentów - stały przestój. Jak z góry uprzedzam, że z góry podnoszę. Ale reakcja była często przedwczesna.

Ze strony niektórych mistrzów wyczuwano obojętność. Mistrz często „nie był zdolny do poprawy”.

Tutaj czytelnikowi może się wydawać, że wszystko było złe. Ale tak naprawdę było lepiej niż „przed”. Na przykład, gdy udałem się do sąsiednich zakładów, w których nie wdrożono jeszcze „odchudzonej produkcji”, różnica była wyraźnie zauważalna. Od razu zdajesz sobie sprawę, jak dużo czystszego i wygodniejszego masz.

Po roku pracy w tej samej firmie zmieniłem pracę. Chcę powiedzieć, że różnica między przedsiębiorstwami, w których wdrażana jest Lean Production, a gdzie nie, jest bardzo znacząca.

Słaba kultura produkcji jest natychmiast widoczna, wszędzie występuje blokada produkcji, dezorganizacja. Jako pracownik nie rozumiałem, dlaczego są tam potrzebni menedżerowie liniowi? Bardzo słabo pracują z podwładnymi, nie ma związku. Podczas pracy musisz wykonywać wiele niepotrzebnych czynności z powodu dezorganizacji. Odwieczny problem ze środkami czystości w miejscu pracy, przy braku jednego lub drugiego.

Nie ma szacunku dla sprzętu. Na przykład, jeśli pracownik widzi, że niedługo któryś z elementów się zepsuje, to dalej pracuje aż do awarii, a na tym sprzęcie zarabia pieniądze.

Kiedy przybyłem, młody, energiczny, z niewielkim doświadczeniem w „Lean Manufacturing”, z przyzwyczajenia porządkowałem i utrzymywałem porządek w miejscu pracy. Do których ludzi, którzy pracują od dłuższego czasu, powiedzieli mi: „Dlaczego to robisz? Nie płacą za to i generalnie przez ciebie wszyscy będziemy zmuszeni to zrobić. Oferując kierownictwu rozwiązania optymalizujące przepływ pracy, łatwość użytkowania, liderzy po prostu przepuszczają to wszystko. Czystość i porządek są wprowadzane tylko przed sprawdzeniem i nie są stale utrzymywane. Jak tylko ludzie mają wolny czas, robią wszystko poza produkcją. Z reguły zabierają telefony i siedzą w Internecie, całkowicie odcinając się od rzeczywistości. Generalnie zabroniłbym dostępu do Internetu pracownikom w miejscu pracy, jeśli ich działalność nie jest z tym związana.

W końcu pracownik, po zakończeniu swojej głównej operacji, natychmiast przełącza się na telefon, ale możesz przynajmniej posprzątać. Często spotykałem się z sabotażem ze strony pracowników, tj. celowe uszkodzenie sprzętu, zapasów i produktów. Wynikało to z niezadowolenia pracowników z warunków pracy i stosunku kierownictwa do siebie („obojętność”). Jest to bardzo wyraźne, gdy pracownik odchodzi z pracy i otrzymuje dwutygodniową przerwę w pracy. To tutaj naprawdę zaczyna „kosić”! Odnosiło się wrażenie, że menedżerowie wyższego szczebla w ogóle nie wiedzieli i nie rozumieli, co dzieje się w ich miejscu pracy. Ogólnie uczucie kompletnego „chaosu”!

Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że Lean Manufacturing przynosi przedsiębiorstwu wiele korzyści. Uważam, że WAŻNE jest przekazanie wszystkim pracownikom całej istoty „Lean Production”! WAŻNE jest, aby wszyscy pracownicy zdawali sobie sprawę, dlaczego tak się dzieje i dlaczego jest to potrzebne! Niezależnie od tego, czy jest to lider, czy zwykły pracownik.

Zwracamy uwagę na to, jak pracownicy postrzegają wdrożenie Lean production. Bardzo często słyszy się od kierowników różnych szczebli, że „pracownicy niczego nie potrzebują” i „interesują ich tylko zarobki”. Z naszego doświadczenia jest to dalekie od przypadku. U podstaw motywacji każdej osoby leży pragnienie komfortu, socjalizacji, uznania („Pyradima Maslow”, 2,3,4 kroki). W związku z tym warunki pracy, komunikacja w firmie są ważne dla wszystkich.

Podstawą Lean (Lean Manufacturing) jest system ciągłego doskonalenia (Kaizen), który pozwala na zaangażowanie całego personelu w procesy doskonalenia. Z tej perspektywy wskaźnikiem rozwoju Systemu Produkcji będzie stopień zaangażowania pracowników w proces identyfikacji problemów, w procesie opracowywania i zgłaszania propozycji usprawnień.

Dziś, gdy konkurencja na rynku jest duża, a rywale czują się czujni, wiele firm zaczyna szukać nowych sposobów i form oszczędności i optymalizacji procesów biznesowych. Celem jest wyprzedzenie i wyprzedzenie konkurencji.

Aktywnie zajmowałem się poszukiwaniem odpowiedzi na pytania dotyczące optymalizacji kosztów, a także wdrażaniem różnych metod rozwiązań, kierując Działem Zarządzania Personelem w przedsiębiorstwie produkującym żywność.

Powszechnie uważa się, że systemy „odchudzonej produkcji” lub, jak je nazywa się również „odchudzonego zarządzania”, mają z reguły zastosowanie tylko w samej produkcji.

Tutaj trzeba wyjaśnić, co to jest „odchudzone wytwarzanie”? Termin jest tłumaczony z angielskiego jako „nic więcej”, jego założycielem jest Taiichi Ohno, który stworzył system produkcyjny w Toyocie w latach 50. XX wieku. To koncepcja zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym oparta na ciągłym dążeniu do eliminacji wszelkiego rodzaju marnotrawstwa. Koncepcja zakłada zaangażowanie każdego pracownika w proces optymalizacji biznesu i maksymalne skupienie się na konsumencie.

Punktem wyjścia jest analiza wartości tworzonego produktu dla użytkownika końcowego na każdym etapie jego realizacji. Głównym zadaniem jest stworzenie procesu ciągłej eliminacji strat, wszelkich działań, które zużywają zasoby, ale nie tworzą wartości dla użytkownika końcowego.

Istnieje siedem rodzajów strat:

1. straty z powodu nadprodukcji;
2. strata czasu z powodu czekania;
3. straty spowodowane niepotrzebnym transportem;
4. dodatkowe etapy przetwarzania;
5. Nadmiar zapasów;
6. niepotrzebne ruchy;
7. wydanie wadliwych produktów.

Wiele narzędzi systemu „odchudzonej produkcji” zostało opracowanych w celu rozwiązania problemu optymalizacji kosztów. Stało się dla mnie jasne, że istnieją metody, które pomagają radzić sobie z rozwiązywaniem problemów nie tylko na produkcji, ale również w pracy biurowej.

Dlatego przeprowadziliśmy eksperyment z optymalizacją przepływów pracy w obsłudze personelu przy użyciu jednego z narzędzi „lean production” – 5S.

5S to metoda organizacji przestrzeni pracy, której celem jest stworzenie optymalnych warunków do wykonywania pracy, utrzymania porządku, oszczędności czasu i energii oraz ciągłego doskonalenia procesów biznesowych.

Technologia tworzenia efektywnego miejsca pracy składa się z pięciu elementów:

1. sortowanie (sortowanie);
2. Miejsce na wszystko (Setinoder);
3. Utrzymanie czystości (Zamiatanie);
4. Standaryzacja (Standardyzacja);
5. Poprawa (podtrzymanie).

W wyniku wdrożenia otrzymaliśmy nie tylko zrozumiały, ustandaryzowany system organizacji stanowisk pracy w obsłudze personalnej, ale także znaczną oszczędność czasu dzięki stworzeniu standardów pracy personelu, redukcji dwóch stanowisk pracowniczych ze względu na redukcję zbędnych działań i redystrybucja obowiązków, a także oszczędności w materiałach biurowych, a nawet meblach biurowych.

Przyjrzyjmy się bliżej każdemu elementowi metody 5S.

1. Sortowanie

W miejscu pracy wszystkie przedmioty są podzielone na niezbędne i niepotrzebne. Konieczne jest usunięcie niepotrzebnych przedmiotów. Działania te prowadzą również do poprawy kultury i bezpieczeństwa pracy. Wszyscy pracownicy biorą udział w sortowaniu i identyfikowaniu przedmiotów, które powinny być:

1. natychmiast usunięte i zutylizowane;
2. przeniesiony do miejsca przechowywania;
3. pozostawione w razie potrzeby, aby wykonać zadanie.

Przedmioty wymagające przechowania przenoszone są do strefy „kwarantanny”. Taką powierzchnię można wydzielić w każdej usłudze w biurze lub w specjalnie zorganizowanym magazynie. Wszystkie rzeczy przeniesione do strefy „kwarantanny” podlegają oznakowaniu, to znaczy są oznaczone czerwonymi nalepkami towarzyszącymi, które wskazują:

1. data;
2. przez kogo jest oznaczony;
3. Imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika (właściciela miejsca pracy);
4. informacje o przedmiocie (nazwa, numer inwentarzowy, ilość);
5. powód oznaczenia (obiekt obcy, nieużywany, zepsuty, przestarzały, cel nieznany, wymagający naprawy, nadwyżka itp.).

Realizując etap „sortowania” ważne jest poświęcenie osobnego czasu na oddzielenie dokumentów elektronicznych: konieczne jest usunięcie duplikatów oraz tych, które nie były używane dłużej niż sześć miesięcy. Szczególnie ważne, rzadko używane można przenieść do folderu o nazwie „Archiwum”.

2. Miejsce na wszystko (Setinoder)

Kluczowe pojęcia w tym przypadku to racjonalne uporządkowanie i uporządkowanie rzeczy niezbędnymi przedmiotami. Rzeczy należy umieścić w określonych miejscach, aby były łatwo dostępne dla każdego, kto z nich korzysta. Należy je również oznaczyć do szybkiego odzyskania. Głównym celem tego elementu jest zdefiniowanie „domu” dla każdego elementu w obszarze roboczym.

Do tej pracy w biurze polecam skorzystać z maty sportowej, tak popularnej podczas zajęć jogi czy podczas wypraw biwakowych, zwana jest też „pianką”. Taki dywanik należy pociąć na kawałki w zależności od powierzchni szuflady biurka, na każdą szufladę potrzebne są dwa dywaniki.

Następnie określasz przedmioty, które musisz przechowywać w szufladzie, na przykład: nożyczki, długopis, ołówek, gumkę, linijkę itp. W pudełku umieszcza się dwa dywaniki, aw górnym dywaniku należy wyciąć wgłębienia na każdy przedmiot, po uprzednim wykonaniu szablonu dla każdego przedmiotu, okrążając jego brzegi ołówkiem.

W każdym zagłębieniu dolnego dywanika należy napisać (na papierze o rozmiarze i zabezpieczyć przezroczystą taśmą) nazwę przedmiotu, który zostanie umieszczony we wnęce. Odbywa się to po to, aby każdy mógł dokładnie określić miejsce przechowywania przedmiotu i zawsze zwrócić go w określone miejsce.

Realizując etap racjonalnego uporządkowania, konieczne jest stworzenie elektronicznych folderów dokumentów, w których będą się one znajdować w wygodny sposób do szybkiego wyszukiwania.

Na przykład nazwy folderów mogą być następujące: dokumenty robocze - „Projekty”, „W toku”, „5S”, „Archiwum” itp.

Aby uniknąć ponownego bałaganu w miejscu pracy, tworzony jest harmonogram sprzątania z wyraźnym wskazaniem czasu jego realizacji oraz osób odpowiedzialnych.

Sprzątanie przez właściciela stanowiska pracy podlega np.:

• bieżące dokumenty na pulpicie - codziennie (zapobieganie gromadzeniu dokumentów, sortowanie, archiwizacja);
• zawartość szafek - co tydzień (sortowanie, umieszczanie zbędnych przedmiotów w strefie czerwonej etykiety);
• sprzęt biurowy – codziennie (odkurzanie) itp. zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Sprzątanie miejsca pracy, artykułów biurowych i sprzętów, utrzymanie racjonalnego rozmieszczenia obiektów zgodnie z wytworzoną mapą przestrzeni pracy to bezpośrednia odpowiedzialność właściciela stanowiska pracy. Środki do utrzymania czystości i porządku powinny zawsze znajdować się w bliskiej odległości.

Podczas fazy czyszczenia konieczne jest sortowanie i usuwanie dokumentów elektronicznych, lepiej robić to co tydzień.

4. Standaryzacja

Najskuteczniejsze rozwiązania znalezione podczas realizacji pierwszych trzech kroków należy utrwalić na piśmie, aby stały się wizualne i łatwe do zapamiętania. Konieczne jest opracowanie standardów dokumentów, pracy i bezpieczeństwa z wykorzystaniem kontroli wizualnej, opracowanie i wdrożenie standardów 5S. Niezbędne jest również wprowadzenie kontroli wizualnej (wizualnej) i informowania w miejscu pracy, stosowanie „list kontrolnych” zarówno dziennych (5S-pięć minut) dla samokontroli i rozwoju samodyscypliny, jak i tygodniowych do monitorowania przestrzegania standardów 5S przez zewnętrzne audytorzy.

Przy wdrażaniu etapu standaryzacji konieczne jest stworzenie jednolitego formatu elektronicznych folderów dokumentów dla wszystkich pracowników standardowej usługi z dostępem do każdego folderu dla kierownika. W „liście kontrolnej” należy osobno wyodrębnić pozycję dotyczącą sprawdzania zgodności ze standardem lokalizacji dokumentów elektronicznych.

5. Poprawa (podtrzymanie)

Cel: sprawić, by wdrażanie procedur metodyki stało się nawykiem i nieodłączną częścią codziennych czynności w miejscu pracy. Konieczna jest również wizualizacja działań doskonalących: opracowanie i naprawienie propozycji modyfikacji, wdrożenie nowych ulepszonych standardów.

Przykładowe techniki doskonalenia:

• szukaj głównego problemu;
• jego analiza i rozwiązanie;
• zmiana standardu pracy z uwzględnieniem tego, co zostało osiągnięte.

Udoskonalenie to szczyt systemu 5S. Każdy pracownik musi zrozumieć, że tworzenie i utrzymanie porządku jest okazją do skoncentrowania wysiłków na wysokiej jakości i efektywnej realizacji swojej bezpośredniej funkcjonalności pracy. Co więcej, dzieje się to bez zbędnej straty czasu i odwracania uwagi na sprawy, które nie przynoszą firmie zysku. Wszystko skupia się na poszukiwaniu i ciągłym doskonaleniu w pracy, a także wdrażaniu w życie znalezionych propozycji.

Wdrożenie systemu jest niemożliwe bez lidera, a liderem może być oczywiście tylko lider. Pracom nad wprowadzeniem systemu nieodzownie towarzyszy wstępne szkolenie i osobisty przykład lidera. W trakcie realizacji pracownicy często na samym początku mają ostre odrzucenie systemu zamówień.

Wszyscy wiemy, co dzieje się w szufladach biurek w zdecydowanej większości biur. Aby znaleźć temperówkę, musisz przekopać się przez kilka szuflad biurka, ponieważ zawierają one ogromną liczbę „niezbędnych rzeczy, które na pewno się przydadzą”. Pracownicy są oburzeni, nie rozumieją celu wdrożenia, czasami dochodzi nawet do zwolnienia osób, które nie chcą wspierać wdrożenia systemu.

Tylko cierpliwe wyjaśnienia i osobisty przykład mogą poruszyć mur odrzucenia i nieufności. Najtrudniejszą częścią jest faza „doskonalenia”, ponieważ to tutaj musisz nauczyć każdego pracownika, aby zrozumiał, że jego obowiązkiem jest składanie cotygodniowej propozycji poprawy jego procesu pracy lub procesu firmy. Wymaga również nauki opracowywania ulepszeń. Oczywiście jest to bardzo ważny i obszerny temat, dlatego wymaga osobnej konsekracji.

Na tym etapie konieczne jest nauczenie i utrwalenie zrozumienia pracowników, że każda poprawa powinna prowadzić do optymalizacji kosztów czasu, redukcji zbędnych ruchów, oszczędności zasobów w celu zwiększenia zysku firmy, a co za tym idzie poprawy kondycji finansowej pracownika samego siebie. Specjaliści stopniowo zaczynają rozumieć, że wdrożenie systemu prowadzi do stabilności firmy na rynku oraz zdolności do skutecznego konkurowania i osiągania wysokich wyników.

Dodam jeszcze ciekawostkę: wraz z wprowadzeniem tego systemu po pilotażowym eksperymencie w całej firmie, wielu pracowników miało ochotę wdrożyć to narzędzie w swoich domach.

Kobiety entuzjastycznie wyjmowały z szafek kuchennych to, co od dawna zbierały kurz na odległych półkach i nie były w żaden sposób używane. Zdecydowanie wyrzucali niepotrzebne, a tam, gdzie wątpili, czy tego potrzebują, czy nie, przeznaczali osobne tymczasowe miejsce „czerwony kwadrat” i przenosili „wątpliwe” przedmioty (zakrętki od szampana, przeterminowane baterie palcowe, złamane scyzoryki, dodatkowe otwieracze do butelek butelki przechowywane w nadmiarze w każdym przypadku). Wszystko, co pozostało po starannym posortowaniu, zostało oznaczone i umieszczone w pewnej dogodnej kolejności w szafkach na półkach kuchennych.

Pracownicy z przyjemnością dzielili się zdjęciami, jak było i jak się stało, opowiadali, o ile wygodniejsze i wygodniejsze stało się ich życie w kuchni, ile czasu spędzają teraz na dbaniu o siebie, a nie na kuchni.

Mężczyźni, patrząc na kobiety, zaczęli przywracać porządek w swoich warsztatach i garażach. Na wynik nie trzeba było długo czekać: teraz są już zadowoleni podczas przerw w palarni, pokazując swoje wyniki w porządkowaniu rzeczy w swoich domowych miejscach pracy.

Grigorij Panów Absolwent Moskiewskiego Instytutu Inżynierii Radiowej, Elektroniki i Automatyki. W 1995 roku założył firmę GrandGift. Studiował na ośmiu różnych kursach z zakresu lean manufacturing, które zaczął wdrażać w swojej firmie od 2006 roku.

Lean zasady, które poprawiają szybkość

Wymienię kilka zasad lean, którymi kierujemy się w firmie. Wszystkie zostały zaproponowane jako odpowiedź na problemy, które pojawiły się w przeszłości. Dzięki wprowadzeniu świeżych pomysłów udało nam się skrócić czas realizacji zamówień, wyszukiwania informacji oraz redukcji stanów magazynowych.

1. Plan pokoju. Na ścianie przy drzwiach do każdego biura znajduje się jego plan: rozmieszczenie stołów z ich numerami, a także nazwiska, stanowiska i zdjęcia siedzących przy nich pracowników. Każdy, kto przychodzi do działu, może łatwo znaleźć odpowiedniego współpracownika.

2. Poczta wewnętrzna. Wszystkie biura posiadają specjalne stojaki z kieszeniami na dokumenty. Każdy z nich jest sygnowany, na niektórych znajdują się zdjęcia pracowników, do których adresowane są dokumenty. Pomaga to przyspieszyć wewnętrzny przepływ pracy. Załóżmy, że pracownik musi zatwierdzić moje dokumenty, ale jestem zajęty. Następnie zostawia dokumenty na stojaku w swoim gabinecie. Chodzę po biurze wiele razy dziennie i jak widzę zaadresowane do mnie dokumenty, od razu je podpisuję i zostawiam na tym samym stoisku, ale do góry nogami (sygnał, że dokument jest podpisany).

3. Harmonogram załadunku zajęć. Posiadamy biuro, w którym odbywają się kursy pakowania prezentów – uczymy tej umiejętności wszystkich pracowników, w tym sprzątaczy i kierowców, a także klientów. W wolnym czasie wykorzystujemy klasę jako salę spotkań. Wcześniej pracownicy musieli sprawdzać w dziale szkoleń, czy sala jest dostępna. Teraz na korytarzu umieściliśmy kartkę z harmonogramem zajęć z dwu-, trzymiesięcznym wyprzedzeniem. Teraz każdy może zarezerwować czas, wpisując po prostu swoje nazwisko w wolnym polu. Oczywiście byłoby możliwe utrzymanie harmonogramu na portalu korporacyjnym, ale jest to trudniejsze: musisz iść na stronę itp. Wszyscy idziemy korytarzem kilka razy dziennie.

4. Szafy z otwartymi półkami. W zamkniętych szafkach wszystko jest zwykle spiętrzone i nikt nie wie dokładnie, co tam leży. Śmieci mogą zajmować cenną przestrzeń przez lata. Dlatego pozbyliśmy się wszystkich zamkniętych szafek, zastępując je otwartymi półkami. Dyscyplinuje personel.

5. Wizualna nawigacja na półkach. Teczki na półkach stoją tylko w pionie - dzięki czemu są łatwe do zdobycia. Aby teczki zawsze znajdowały się na swoim miejscu, wykonaliśmy oznaczenie: ukośnie wzdłuż grzbietów teczek biegnie ukośna linia o określonym kolorze. Jeśli folder nie znajduje się na swoim miejscu, od razu rzuca się w oczy.

6. Rejestracja każdego przedmiotu. Każda pozycja w gabinecie ma swój adres: numer szafki, numer stołu lub półki, numer komórki (patrz zdjęcie). Ryż. 2). Na przykład zawieszki z drutu ułatwiają pracownikom przemieszczanie się z biura do biura: nie musimy domyślać się, gdzie każdy przewód prowadzi z ogromnych zwojów pod stołami, można to odczytać na metce. Dodatkowo przewody elektryczne są zaznaczone na czerwono, a przewody łączące urządzenia ze sobą na zielono.

7. Karty sygnałowe na materiały eksploatacyjne. Wykonujemy karty sygnalizacyjne do wszystkich materiałów biurowych (papier do drukarki, kartridże, papier toaletowy, karton, środki czyszczące itp.), aby można było zauważyć ich niski poziom. Na dnie pojemnika na materiał umieszczamy jasną kartę z nazwą materiału eksploatacyjnego. Gdy osoba podnosi ostatni wkład lub ostatnią ryzę papieru do drukarki, ta karta jest otwierana. Pracownicy łańcucha dostaw codziennie chodzą po biurze i jeśli widzą kartę sygnalizacyjną, zamawiają materiały. Pomysł z kartami sygnałowymi został najpierw wykorzystany w firmowej apteczce pierwszej pomocy, aby kupić leki na czas, a następnie zaczęliśmy go stosować do materiałów eksploatacyjnych w biurze i magazynie.

8. Jego miejsce na każdy przedmiot. Jednym ze sposobów jest zaznaczenie konturu przedmiotu, na przykład w szufladach biurek: gdy narzędzie nie jest na swoim miejscu, jest to od razu widoczne. Ponadto zrealizowaliśmy następujące pomysły:

• Domowe tace stołowe. Zamiast standardowych plastikowych przegródek na stołach znajdują się kartonowe tacki do samodzielnego wykonania z wymaganą liczbą i rozmiarem komórek (każda przegroda jest sygnowana).
• Tematyczne zestawy narzędzi. Przykładowo mamy etui na prezentacje, w którym wraz z projektorem przechowywane są dodatkowe elementy: myszka, głośniki, przedłużacz, pilot itp. Każdy element ma swoje miejsce, oznaczone obrysem i podpis. W walizce znajdują się szczegółowe instrukcje obsługi projektora. Teraz nie ma już problemów: nic nie ginie, każdy pracownik może samodzielnie podłączyć projektor.

9. „Uszy” z numerami telefonów do monitorów. Mniej więcej raz w miesiącu aktualizujemy listę telefonów wewnętrznych - ktoś przychodzi do firmy, ktoś odchodzi, przenosi się do innego biura. Pracownicy wpadli na pomysł przymocowania do monitora przezroczystych kieszeni, do których wkładane są listy z numerami telefonów. . Za aktualizację odpowiadają kolejno wszystkie dywizje (konkretny wykonawca jest określany przez kierownika). Oficer dyżurny zbiera informacje o aktualizacjach, poprawia listę i przesyła ją wszystkim w gotowym formacie - pozostaje tylko wydrukować, wyciąć i schować do kieszeni. Ostatni wiersz na liście to osoba dyżurująca w przyszłym miesiącu.

Więcej na ten temat

• Artykuł „Jak zwiększyć wydajność pracy o jedną trzecią, gdy nie ma na to środków”. W warunkach kryzysowych, kiedy nie ma pieniędzy i czasu na całkowite przezbrojenie techniczne, potrzebne są tanie (lub lepiej, ogólnie darmowe) sposoby na poprawę sytuacji. Najbardziej efektywną metodą jest odchudzona produkcja.
• Artykuł „Lean Manufacturing, czyli jak ograniczyć marnotrawstwo”. Celem lean manufacturing jest identyfikacja, analiza i eliminacja wszystkich odpadów w procesie produkcyjnym.

Zapraszamy do lektury magazynu w aplikacji mobilnej na iPada i iPhone'a, ponieważ jest to wygodne.
Przekonaj się sam, instalując aplikację na swoim urządzeniu mobilnym.

Każdej firmie bardzo łatwo jest zobaczyć, jak zorganizowany jest przepływ materiałów: produkcja czy handel. O wiele mniej oczywisty jest przepływ informacji i dokumentów w biurze. Ale zwracając na to uwagę, znajdowanie i eliminowanie strat jest tak samo ważne, jak eliminowanie strat w produkcji. Dlaczego - mówi konsultant ds. Lean Manufacturing Sergey Gusakovsky.

Dziś praca biura z reguły powoduje niejednoznaczną postawę większości pracowników. Jest to zrozumiałe: zapytania od klientów przychodzą w bardzo różnym czasie, planowanie pracy wymaga koordynacji między działami, plany sprzedaży, na których opiera się praca zaopatrzeniowa, nie są realizowane, wpisy w bazie CRM są dokonywane z opóźnieniem, faktury trafiają do księgowości wcześniej przygotowanie raportu miesięcznego itp. Patrzysz na te wszystkie problemy i na pierwszy rzut oka, kto jest winien - nie jest jasne, jak rozwiązać - nie jest jasne.

Ale oczywiście szybkość rozwoju biznesu zależy bezpośrednio od szybkości podejmowania decyzji, ilości czasu na przygotowanie dokumentów, podpisanie (oczekiwanie).

Kompilując mapy tworzenia wartości w wielu przedsiębiorstwach okazuje się, że czas potrzebny na wytworzenie (stworzenie) produktu to często mniej niż 1/3 całkowitego cyklu realizacji zamówienia dla klienta. Resztę czasu spędza się na czekaniu, aż informacje przejdą przez przedsiębiorstwo.

Oto prosty przykład, który pokazuje, jak ważna jest dobra organizacja informacji.

Jeśli wyobrazimy sobie, że pracownik spędza 10 minut dziennie na szukaniu informacji, to przy stawce 8 godzin pracy (480 minut minus obiady po 60 minut i przerwy 20 minut, zostaje 400 minut), strata wynosi 2,5% czasu pracy .

Teraz policzmy, ile jest to warte dla firmy. Aby to zrobić, mnożymy liczbę pracowników biurowych przez liczbę dni roboczych i średnią pensję (za średnią dzienną pensję bierzemy 300 000 rubli). Dzięki temu dowiadujemy się, ile co roku kosztuje nas wyszukiwanie informacji.

Koszt wyszukiwania informacji na pracownika na dzień:

300 000 x 2,5% = 7500 rubli

Koszt wyszukiwania informacji to koszt całego biura. Powiedzmy, że biuro na 50 osób:

7500 x 50 = 375 000 rubli

A za rok? Załóżmy, że w roku jest 240 dni roboczych:

375 000 x 240 = 90 000 000 rubli

Okazuje się, że przy 50 pracownikach biurowych firma wydaje 90 milionów rubli rocznie na poszukiwanie potrzebnych informacji! A to tylko jeden rodzaj strat, a jest ich znacznie więcej.

Marnotrawstwo w przepływie pracy musi być zarządzane i redukowane, a nie określane jako ograniczenie systemu.

Wiele firm tworzy dla siebie normy jakości ISO i uspokaja się: jeśli istnieje norma, to nie ma problemów. Ale nie jest.

Wyobraź sobie sytuację, w której ludzie przychodzą do pracy w firmie, w której istnieje system wystandaryzowanych procesów biznesowych, a nawet została przeprowadzona certyfikacja według norm jakości ISO. Jest standard - dusza reżysera jest spokojna! Jednak nie wszystko jest takie cudowne – nie da się przestać. ISO 9004 mówi o potrzebie zmian i doskonalenia, a dziś w przedsiębiorstwach często tak się nie dzieje.

Proces musi być zoptymalizowany – trzeba w nim eliminować straty. W ten sposób powstaje system czynności życiowych: krew (dokumenty) w biurze stale się porusza i nie stoi ani nie porusza się szarpnięciami.

Czy ciało będzie zdrowe, jeśli krew porusza się gwałtownie?

Tutaj typowe wąskie gardła które można zidentyfikować w biurach za pomocą technologii lean manufacturing.

• Duże obciążenie pracą
• Okres obowiązywania umowy
• Termin sporządzenia dokumentu
• Termin podpisania dokumentu
• Termin nadsyłania dokumentu
• Termin doprowadzenia do wykonawcy
• Konieczność uzupełnienia i udoskonalenia dokumentu
• Utrata znaczenia rozwiązania
• Mała interakcja między działami
• Dodatkowe raportowanie
• Dodatkowe prośby
• Słaba informatyzacja urzędu
• Ograniczenia w dostępności sprzętu biurowego
• Brak opinii
• Powielanie informacji (niska odpowiedzialność)
• Archiwa złożone (kolejność przechowywania informacji)
• System podpisywania dokumentów
• Brak systemu delegowania

Listę wąskich gardeł można uzupełnić, ale najważniejsze jest rozpoczęcie prac nad ich łączeniem – tj. skrócenie czasu potrzebnego w siedzibie firmy na przejrzenie każdego dokumentu od momentu jego powstania do realizacji.

Pierwszym krokiem jest zebranie statystyk i przeanalizowanie, ile czasu „zjada” każde z wąskich gardeł.

Dla przykładu podam dane dotyczące analizy strat pracowników dużego przedsiębiorstwa produkcyjnego (2500 pracowników), którzy analizowali pracę w swoim dziale i ogólnie dla kierownictwa zakładu.

Straty, które istnieją i wpływają na procesy biurowe, uszeregowano według systemu 10-punktowego:

Dział, w którym pracuje respondent (najważniejsze wartości są wyróżnione kolorem):

Ogólnie dla zakładu:

Z danych uzyskanych w wyniku analizy widzimy, że zarówno w pracy działu, jak iw całym przedsiębiorstwie straty w „oczekiwaniu” określane są jako największe.

Konieczna jest zmiana procesu przepływu dokumentów, określenie ścisłych terminów wyszukiwania dokumentów w każdym dziale. Jednym z rozwiązań jest automatyzacja przepływu pracy, ale takie podejście może czasami nauczyć Cię ukrywania strat.

Często automatyzacja nie zwiększa wydajności, a jedynie automatyzuje „bałagan”, który istnieje w firmie. Dlatego pierwszym krokiem jest optymalizacja przepływu informacji, a dopiero potem jego automatyzacja.

Z analizy wynika również, że firma ma dużą lukę w wartości strat w transporcie – oznacza to, że nie ma reguł w przepływie dokumentów w przedsiębiorstwie. Zmniejszenie opcji przepływu dokumentów pomoże rozwiązać największy problem - czekanie.

Jak zoptymalizować proces biurowy?

Pracownicy muszą sami zdecydować, której metody lub narzędzia użyć. Oto kilka narzędzi:

1. Wykluczenie zbędnych linków

2. Konwersja zatwierdzania dokumentów z procesu szeregowego na równoległy

3. Tworzenie map informacyjnych przepływu informacji

4. Stworzenie mechanizmu (narzędzi) do określania lokalizacji dokumentu

5. Tworzenie bazowych „dokumentów rybnych” – szablony

6. Stworzenie i uruchomienie elektronicznej bazy danych do zarządzania dokumentami

7. Stała redukcja „rezerw” dokumentów na komputerach stacjonarnych

8. Minimalizacja dokumentów

9. Zmiana struktury organizacyjnej na płaską z delegowaniem uprawnień

10. Wprowadzenie kultury pracy biurowej jako dyscypliny wykonawczej

11. Wprowadzenie innowacji.

Listę narzędzi można rozszerzyć. Ale podkreślę najważniejsze - efektywna praca biura to coś, czym trzeba się poważnie zająć.

Jeśli nie podejmiesz aktywnych kroków, to istniejące procesy biurowe, zarządzanie personelem, obieg dokumentów mogą spowolnić i zatrzymać rozwój firmy nawet bardziej niż ograniczenia rynkowe czy konkurencja.

Na koniec schemat szczupłej produkcji, który ma znaczenie również przy budowaniu szczupłego biura.

Siergiej Gusakowski

Partner konsultingowy firmy Key Solutions, konsultant ds. Lean Manufacturing i Zarządzania Finansami.

Interim manager ds. zarządzania firmą.

Konsultant ds. zarządzania i rozwoju organizacyjnego.

Kierownik projektu wdrażania podejścia lean (lean production) w biznesie.

METODA 5 METODA
5S
27.12.2017
3

Jak usprawnić swoje miejsce pracy

5S
To jest twój instrument!
27.12.2017
4

Wdrożenie 5S na obszarach produkcyjnych
i miejsca pracy
SEIRI
SEITON
RACJONALNY
LOKALIZACJA
wyznacz miejsca
przechowywanie przedmiotów
więc kiedy
potrzebują, mogą
szybko się dostało
SORTOWANIE
usuń niepotrzebne
przedmioty i odejdź
tylko konieczne
SHITSUKE
POPRAWA
SEIKETSU
NORMALIZACJA
stale wspierać
czystość
27.12.2017
wyrobić nawyk
przestrzegać ustalonych
zasady i wdrożyć w tym celu
niezbędne środki
SEISO
CZYSZCZENIE
szczegółowa kontrola produkcji,
miejsca na zanieczyszczenia i nadmiar
przedmioty, a także ostrożne
sprzątanie aż do usunięcia wszystkich
brudne miejsca
5

Metoda 5S
numer etapu
W języku japońskim
Po angielsku
Po rosyjsku
1
seiri
(Seiri)
Sortowanie
Sortuj, eliminuj
wszystko niepotrzebne dla
Praca
2
Seiton
(Seyton)
Uporządkować
pilnować porządku
3
seiso
(Seiso)
Zamaszysty
Zachowaj czystosc
4
Seiketsu
(Seiketsu)
Standaryzacja
Standaryzuj dla
regularny
spełnienie pierwszego
trójki
5
Shitsuke
(Shitsuke)
Utrzymanie
dyscyplina
Poprawić
27.12.2017
6

Metoda 5S
27.12.2017
7

Możliwe przyczyny strat

Śmieci i brud
Bałagan
obce obiekty
Dodatkowe części i narzędzia
Nieprzestrzeganie zasad i
brak odpowiedzialności
27.12.2017
8

ŚMIECI I BRUD

prowadzić do następujących strat:
OCZEKIWANIE
Zanieczyszczenie sprzętu, zanieczyszczenia dostające się do obszaru roboczego mogą
prowadzić do awarii sprzętu i wymuszonych przestojów.
Koszty utrzymania rosną.
WADY
Zanieczyszczenie powierzchni roboczych mechanizmów i urządzeń, wnikanie
kurz w ich jamie prowadzi do pogorszenia ich funkcjonowania.

Nieporządne środowisko pracy prowadzi do zwiększonego napięcia w
relacje między pracownikami, pojawienie się poczucia obojętności,
niechęć do podnoszenia jakości swojej pracy.
27.12.2017
9

BAŁAGAN

prowadzić do następujących strat:
PRZETWARZANIE
Niemożność znalezienia odpowiedniego narzędzia w odpowiednim czasie
prowadzi do konieczności używania mniej odpowiedniego
sprzęt, co może skutkować dodatkowym przetwarzaniem.
DODATKOWE RUCHY
Trwa poszukiwanie niezbędnego narzędzia lub osprzętu
bezproduktywny czas i wysiłek fizyczny oraz z powodu pośpiechu
chaos tylko się pogłębia.
OCZEKIWANIE I MAGAZYN
Bałagan zwiększa czas zmiany sprzętu, czas
przygotowanie do obróbki, czas naprawy. Prowadzi to do wzrostu
przestój sprzętu, oczekiwanie na kolejne operacje i
zapotrzebowanie na zapas obrabianych części.
27.12.2017
10

OBCE OBIEKTY

prowadzić do następujących strat:
TRANSPORT
Nagromadzenie zbędnych części (produktów) ich wymaga
dodatkowy transport do miejsca przechowywania,
zbycie lub miejsce dalszego przetwarzania.
DODATKOWE RUCHY
Limit dodatkowych przedmiotów (części, narzędzi)
swoboda działania, odwracanie uwagi, żądanie
dodatkowe ruchy w toku
operacje związane z poszukiwaniem potrzebnych części
lub narzędzia.
27.12.2017
11

BRAK ZASAD

organizacja środowiska pracy niepewna
odpowiedzialność może prowadzić do wszelkiego rodzaju strat:
DODATKOWE RUCHY
Brak przepisów dotyczących organizacji i prowadzenia pracy
środowiska prowadzą do nieregularnych działań pracowników,
dodatkowa praca i ogólna dezorganizacja.
UTRATA POTENCJAŁU KREATYWNEGO
Zdezorganizowane działania mające na celu utrzymanie miejsca pracy
lub jej całkowity brak powoduje, że pracownicy
demoralizujące uczucia.
NIŻSZE WYMOGI BEZPIECZEŃSTWA
PRODUKCJA
Zła organizacja miejsca pracy prowadzi do bezpośredniego wzrostu
prawdopodobieństwa
wypadki i potrzeba
27.12.2017
dodatkowe środki zapewniające bezpieczeństwo pracy.
12

5S to system racjonalnej organizacji środowiska pracy

Korzystanie z systemu 5S pozwala
osiągnąć racjonalną organizację
środowisko pracy, a co za tym idzie:
Wyeliminuj straty;
Popraw jakość produktu;
Zapewnij bezpieczeństwo i ulepsz
produktywność pracy;
Popraw moralne i psychologiczne
środowisko
w kolektywie.
27.12.2017
13

 Działania 5S

Wydarzenia
5S
Na zajęciach
" ma własne
sukcesywnie
● Aktywność « »
ul.
znaczy, ale nie
bramka.
● Nie
zajęcia
" " nie ma końca.
27.12.2017
14

W pomieszczeniach przemysłowych, gdzie jest czysto i schludnie:

wyższa wydajność
Praca;
mniej wadliwych produktów;
precyzyjniej dotrzymywane są terminy;
lepsza technika
bezpieczeństwo.
27.12.2017
15

Zarzut 1. A co jest złego w sortowaniu i
racjonalna lokalizacja?
Zarzut 2: Po co czyścić
sprzęt, jeśli istnieje
ubrudzić się?
Zastrzeżenie 3: Sortowanie i
racjonalny układ nie ma wpływu
do wzrostu wydajności pracy.
27.12.2017
16

Zastrzeżenia do wdrożenia systemu 5S

Sprzeciw 4. Już wdrożyliśmy
System 5S pięć lat temu.
Zarzut 5: Jesteśmy zbyt zajęci
zastosować 5S.
Sprzeciw 6. Dlaczego potrzebujemy
ten system musi zostać wdrożony.
27.12.2017
17

Korzyści dla Ciebie osobiście wdrażającego system 5S

umożliwia pokazanie
inicjatywa i kreatywność w
organizacja miejsca pracy;
pozwala na pracę
miejsce jest przyjemniejsze;
poprawia morale;
pomaga zrozumieć co, kiedy i skąd
musisz wypełnić;
ułatwia komunikację z kolegami.
27.12.2017
18

Korzyści dla Twojego
firmy wdrożeniowe systemu
Wynik 5S
Zaleta 5S
1
Brak przezbrojenia
Dywersyfikacja produktów
2
Brak wad
Wzrost jakości produktów
3
Bez odpadów
Redukcja kosztów
4
Bez opóźnień
Niezawodność dostaw
5
Brak obrażeń na
produkcja
Brak wypadków
Poprawa warunków pracy
Bez zarzutów
Lojalność konsumentów
6
7
27.12.2017
Nieprzerwana praca
sprzęt
19

Pierwszy krok - sortowanie

Sortowanie oznacza ciebie
zwolnij swoje miejsce pracy
od wszystkiego, co nie jest potrzebne, kiedy
realizacja prądu
przemysłowy lub
operacje biurowe.
27.12.2017
20

Drugi etap to racjonalna aranżacja

oznacza lokalizację
przedmioty w taki sposób
żeby były łatwe
używać, łatwe do znalezienia
i włóż z powrotem.
27.12.2017
21

Trzeci etap - czyszczenie

oznacza: prać regularnie
podłogi, wycierać
sprzęt i stale
sprawdź czy wszystko jest w komplecie
czysty.
27.12.2017
22

Czwarty etap - standaryzacja

To jest metoda, dzięki której
może osiągnąć stabilność
wyniki podczas wykonywania
procedury dla pierwszych trzech etapów:
sortowanie,
racjonalna lokalizacja,
czyszczenie.
27.12.2017
23

Piąty etap - poprawa

oznacza, że ​​wykonanie
ustalone procedury
stało się nawykiem.
Bez wyników piątego etapu
poprzednie cztery etapy
można przechowywać przez długi czas.
27.12.2017
24

CAŁKOWITE ZAANGAŻOWANIE

Kluczem do udanego wdrożenia metodologii 5S jest:
powszechne zaangażowanie zarówno pracowników, jak i
i pracowników wykonawczych.
Nie wymagaj od pracowników tego, co sam
nie możesz spełnić. Zamówienie w sklepie zaczyna się od
porządek w miejscu pracy głowy! Wszystko
powinien zrozumieć, że zespół roboczy jest
zespół, którego sukces zależy od wysiłków wszystkich jego
członków.
System 5S nie wymaga znacznych kosztów, a jego
sukces zależy wyłącznie od zrozumienia
znaczenie dokonywanych zmian.
27.12.2017
25

Jaki przedmiot jest zbędny w twojej pracy
stół?
Do jakiego przedmiotu możesz się przenieść
inne miejsce, aby się cieszyć
je wydajniej?
Co i gdzie należy usunąć?
Jak możesz spędzić trochę czasu?
pozbyć się śmieci i tego, czego potrzebujesz
przeprowadzić tę czynność
stale.
27.12.2017
26

Zastanów się nad pytaniami i krótko zapisz odpowiedzi.

Jakie korzyści możesz
odbierz w swoim miejscu pracy
po wdrożeniu systemu 5S?
Jakie są zalety twojego
firma skorzystałaby na wprowadzeniu
5S?
27.12.2017
27

Zastanów się nad pytaniami i krótko zapisz odpowiedzi.

Jakie problemy (przeżycie,
konkurencji) są istotne dla
twoja fabryka?
Która z zasad sortowania?
racjonalna lokalizacja i
już jesteś doskonałość
używasz w swojej pracy?
27.12.2017
28

Dziękuję za uwagę!
27.12.2017
29

STRATY PRODUKCYJNE

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Nadprodukcja
Transport
Oczekiwanie
Dyby
Wady
Nadmierne przetwarzanie
Dodatkowe ruchy
Utrata kreatywności
27.12.2017