Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS): co to jest, funkcje i zalecenia. Elektroniczny system zarządzania dokumentami - co to jest i dlaczego jest potrzebny? Popularne elektroniczne systemy zarządzania dokumentami

Każda firma prędzej czy później myśli o optymalizacji i zwiększeniu efektywności procesów biznesowych, które można koordynować za pomocą elektronicznych systemów zarządzania dokumentami (EDMS).

EDMS umożliwiają rozwiązywanie problemów automatyzacji pracy z dokumentami przedsiębiorstw o ​​różnej wielkości i polach działalności, w tym rozproszonych geograficznie. Systemy oprogramowania tej klasy zapewniają organizację istotnego prawnie obiegu dokumentów firmy, prowadzenie archiwum dokumentów, automatyzację pracy urzędu (rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej, skanowanie dokumentów i donoszenie ich do wykonawców w formie elektronicznej) , kontrola dyscypliny wykonawczej, harmonizacja umów i płatności, koordynacja i kontrola wykonania dokumentów organizacyjno – administracyjnych, przetwarzanie i przechowywanie pierwotnej dokumentacji księgowej, a także automatyzacja procesów wyspecjalizowanych dla różnych obszarów biznesowych. Ponadto cechą większości nowoczesnych systemów EDMS jest obsługa urządzeń mobilnych oraz możliwość integracji z istniejącymi platformami informacyjnymi przedsiębiorstwa.

Na rynku rosyjskim istnieje ogromna liczba elektronicznych systemów zarządzania dokumentami i aby ułatwić firmom wybór, przygotowaliśmy szereg takich rozwiązań. Wszystkie z nich pochodzą wyłącznie z produkcji krajowej, są zgodne z wymogami prawnymi i regulacyjnymi oraz metodologicznymi w zakresie zarządzania dokumentami zarówno rosyjskimi ramami regulacyjnymi, jak i normami międzynarodowymi, a także wymogami bezpieczeństwa IT. Osobno warto zauważyć, że prawie wszystkie wymienione poniżej produkty znajdują się w rejestrze oprogramowania krajowego i są zalecane do użytku w departamentach i organizacjach rządowych Federacji Rosyjskiej, a także w firmach realizujących projekty w ramach programu zastępowania importu oprogramowania .

1. „Dialog” . Deweloper: Państwowe Jednolite Przedsiębiorstwo Krymtekhnologii (przy wsparciu Ministerstwa Polityki Wewnętrznej, Informacji i Komunikacji Republiki Krymu).
2. Korporacyjny system elektronicznego zarządzania dokumentami KSED 3.0. Deweloper: „Region CROC”.
3. Elektroniczny system zarządzania dokumentami "SED-Sirius". Deweloper: Centrum Technologii Informatycznych i Systemów Władz Wykonawczych (CITiS).
4. System automatyzacji procesów dla organizacji budowy dróg „Epyura” (zbudowany w oparciu o platformę „1C: Enterprise”). Deweloper: Arakelyan Armen Rafikovich.
5. EDMS „Dokument omdlenia”. Deweloper: firma Kuban-Inform-Holding-South.
6. Kompleks programowy „Otwarty modułowy system elektronicznego zarządzania dokumentami i kontroli wykonania dyspozycji” (SEDKP). Deweloper: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Elektroniczny system zarządzania dokumentami Directum. Deweloper: firma Directum.
8. Oprogramowanie "STEK - Zarządzanie dokumentami". Deweloper: UAB "NTC STEK".
9. „Czerwona platforma przepływu pracy”. Deweloper: firma Red Soft.
10. System „biurokratyczny”. Deweloper: Biurokrata LLC
11. System informacyjny „Elektroniczna praca biurowa i obieg dokumentów”. Deweloper: firma Breeze Plus.
12. System Comita Courier JE. Deweloper: Spółka Akcyjna "Komita".
13. Moduł „Zarządzanie dokumentami” (dostarczany jako część systemu ERP „Kompas”). Deweloper: Firma Kompas.
14. EDMS WSS Docs (zbudowane na platformie Microsoft SharePoint). Deweloper: Firma konsultingowa WSS.
15. Zautomatyzowany system pracy tajnej kancelarii AS SDP. Deweloper: Centrum Nowych Technologii „Impuls” Sp.
16. System automatyzacji obiegu organizacyjnego i administracyjnego (pracy biurowej) przedsiębiorstw „Pilot: ORD”. Deweloper: ASCON-Design Systems LLC.
17. EOS for SharePoint (zbudowany na platformie Microsoft SharePoint). Deweloper: firma Electronic Office Systems (EOS).
18. System informacyjny EtaxReport. Deweloper: firma Electronic Business Systems.
19. EDMS „Aurora: Zarządzanie dokumentami”. Deweloper: Avrora Digital Group LLC.
20. Elektroniczny system zarządzania dokumentami Comsoft Docs. Deweloper: JSC "Comsoft".
21. System Comindware EDMS (zbudowany na platformie Comindware Business Application Platform). Deweloper: firma Comindware.
22. System „Dokument ekspresowy”. Deweloper: Electronic Express LLC.
23. Kompleks oprogramowania "Kod: Przepływ dokumentów". Deweloper: Konsorcjum Kodowania.
24. Zautomatyzowany system „Gosexpertiza”. Deweloper: Ecomash info LLC.
25. System bezpiecznego elektronicznego zarządzania dokumentami „Stack-Trust”. Deweloper: Stack Group of Companies.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Deweloper: Grupa spółek Optima.
27. SED LandDocs. Deweloper: Grupa firm Lanit.
28. Pakiet oprogramowania „Zarządzanie dokumentami”. Deweloper: Federalne Państwowe Przedsiębiorstwo Unitarne „Główne Centrum Informatyki Badawczej” Urzędu Prezydenta Federacji Rosyjskiej (FSUE „GlavNIVTs”).
29. Rozwiązanie SEDO. Deweloper: ID - Management Technologies LLC.
30. Elektroniczny System Zarządzania Dokumentacją dla Organizacji Rządowych i Biznesu „Practika” . Deweloper: Firma zajmująca się systemami zarządzania dokumentami.
31. EDMS DoXLogic. Deweloper: firma BFT.
32. System Alfa Doc. Deweloper: Alpha Doc.
33. System zewnętrzny. Deweloper: SKB Kontur.
34. Bezpieczny system elektronicznego zarządzania dokumentami

29.05.18 71 255 13

Dokumenty mogą być podpisywane w formie papierowej lub elektronicznej. Na papierze od dawna, elektronicznie – nie wiadomo jak.

Paweł Owczinnikow

12 lat pracy z dokumentami elektronicznymi

Ale tutaj od dwunastu lat zajmuję się dokumentami elektronicznymi i powiem Wam: to niesamowity dreszczyk emocji. Pozwól, że opowiem Ci, jak to wszystko działa, na przykładach.

Krótko mówiąc

Aby rozpocząć prowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentami, potrzebujesz:

1. Przekonaj kontrahentów do rozpoczęcia wymiany dokumentów elektronicznych.
2. Kup certyfikat podpisu elektronicznego.
3. Zdecyduj o sposobie przesłania dokumentów: za pośrednictwem specjalnej usługi lub bez niej.

Kto potrzebuje dokumentów elektronicznych?

Mimo wygody i nowoczesności niewielu prowadzi elektroniczne zarządzanie dokumentami. Jeśli przedsiębiorca na uproszczonym opodatkowaniu zawiera kilka umów w roku, może nie bać się kilkukrotnego przesyłania drukowanych dokumentów. Ale zdarzają się przypadki, w których elektroniczne zarządzanie dokumentami jest niezwykle przydatne.

Duże firmy dokumenty elektroniczne pomagają obniżyć koszty, jeśli wolumen korespondencji zewnętrznej przekracza kilkaset dokumentów miesięcznie. Dla nich dostawa papierów wartościowych bezpośrednio wpływa na szybkość transakcji. Koszty obiegu dokumentów mogą sięgać setek tysięcy rubli rocznie, a ryzyko związane ze stratami, błędami i karami ze strony organów podatkowych jeszcze bardziej zwiększa koszty.

Nawet jeśli teraz podpisujesz jedną ustawę co pół roku, nie oznacza to, że Twój biznes nie będzie się rozwijał. Możesz mieć dużych partnerów, którzy pracują z dokumentami elektronicznymi i będą wymagać tego samego od Ciebie.

na przykład

Sklep internetowy regularnie gromadził należności o wartości kilkudziesięciu milionów z powodu tego, że w fakturze po raz kolejny popełniono błąd: towar jest w ciężarówce, nie można go zabrać do magazynu. Czekając na przybycie kuriera z poprawionym dokumentem od dostawcy, mijają dni. Wprowadziliśmy dokumenty elektroniczne, a teraz wszelkie korekty w dokumentach trwają mniej niż godzinę.

A w dużym przedsiębiorstwie handlu detalicznego energią, podczas terenowych kontroli podatkowych, inspektorzy co roku stwierdzali naruszenia i błędy w dokumentach. Czek na grzywny sięgał 120 000 rubli rocznie. Doszło do tego, że dział finansowy z góry włożył te pieniądze do budżetu jako koszty ogólne. Wprowadzili elektroniczne zarządzanie dokumentami, a teraz poprawność dokumentów kontrolują programy, a nie ludzie. Nie ma więcej błędów.

Co to jest dokument elektroniczny

Dokument elektroniczny to zwykły plik doc lub pdf, który można tworzyć i czytać w dowolnym edytorze. Ważne, aby była podpisana specjalnym podpisem elektronicznym i przesłana w specjalny sposób.

Aby partner, prawnik czy sędzia nie miał wątpliwości, że to Ty podpisałeś dokument elektroniczny i nikt go nie zmienił, specjaliści ds. bezpieczeństwa cyfrowego wymyślili podpis elektroniczny. To jak odcisk palca nałożony na unikalny zestaw bitów i bajtów w Twoim dokumencie. Z grubsza mówiąc, podpisując coś podpisem elektronicznym, mówisz: „Potwierdzam autentyczność tego zestawu bitów”.

Do każdego dokumentu dołączany jest podpis elektroniczny, po czym uważa się go za podpisany. Dokument można odczytać bez podpisu. Gwarantuje jedynie, że masz przed sobą ten sam niezmieniony dokument, w takiej formie, w jakiej został do Ciebie wysłany. Jeśli zmienisz coś w dokumencie i zapiszesz, jego zestaw bitów ulegnie zmianie - podpis będzie nieważny.

na przykład

Obie firmy zdecydowały się na podpisanie umowy elektronicznej. Zawarliśmy umowę i ustaliliśmy warunki. Teraz jedna firma podpisuje umowę swoim podpisem i przesyła ją do innej. Otwiera umowę i postanawia po cichu coś naprawić, na przykład wysokość mandatów. Poprawia. Oszczędza. Wysyła jako pierwszy. Ona wygląda - ups! - oryginalny podpis na tej umowie jest zepsuty. Więc coś zostało naprawione, złoczyńcy. Potem pewnie idą pobić twarz.

Gdzie uzyskać podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny kupowany jest w specjalnym centrum certyfikacji. Wystarczy znaleźć dogodne centrum w swoim mieście. Najważniejsze, aby znalazł się na liście akredytowanych ośrodków Ministerstwa Komunikacji Federacji Rosyjskiej.

To samo można zrobić bezpośrednio w biurze centrum certyfikacji: po prostu przyjdź ze wszystkimi dokumentami i wypełnij wniosek. Ale w tym przypadku będziesz musiał poczekać na realizację płatności bezgotówkowej - może to potrwać kilka godzin. Za certyfikat dla firmy nie da się zapłacić gotówką, podobnie jak nie da się go otrzymać na odległość.

Jak działa podpis elektroniczny?

Moc prawna podpisu elektronicznego jest opisana w ustawie federalnej „O podpisie elektronicznym”.

Prawo określa rodzaje podpisów: proste, niekwalifikowane i kwalifikowane. Dokumenty można podpisywać każdym z nich, ale z zastrzeżeniami: kwalifikowane - podatkowe, licytacyjne oraz w niektórych przypadkach do sądu; prosty i niewykwalifikowany - do wszystkiego innego.

Podpis prosty lub niekwalifikowany

Niedroga i tania opcja, ale o ograniczonym zastosowaniu. Niekwalifikowany podpis zawiera algorytmy kryptograficzne, ale nie jest weryfikowany przez żaden urząd certyfikacji. Prosty to po prostu połączenie nazwy użytkownika i hasła, konta w serwisie usług publicznych lub adresu e-mail kontrahenta.

Takie podpisy są odpowiednie, jeśli nie uczestniczysz w aukcjach elektronicznych, nie wymieniasz elektronicznych dokumentów pierwotnych i nie wysyłasz deklaracji podatkowych. Zwykłym podpisem można używać do umów, faktur i aktów, ale będziesz musiał podpisać osobną umowę z kontrahentem i odnotować zgodę stron na zaufanie do takiego podpisu.

Jeśli masz kilkudziesięciu kontrahentów i różne dokumenty, schemat nie zadziała. Będziesz musiał podpisać taki dokument ze wszystkimi, a z czasem proces ten zwolni, a nie przyśpieszy pracę. Wtedy lepiej pomyśleć o innym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Aby skorzystać z prostego podpisu elektronicznego, należy wydrukować i podpisać papierową wersję umowy lub zawrzeć w umowie z kontrahentem specjalną klauzulę – jest to wymóg prawa.

Podpis kwalifikowany

Ten podpis jest odpowiedni dla faktur i podatku. Zgodnie z prawem, faktury elektroniczne mogą być podpisane tylko takim podpisem. Certyfikat kwalifikowany kosztuje od 1000 R, można go kupić tylko w centrum certyfikacji, które jest częścią strefy zaufania FTS.

Co roku certyfikat Kwalifikowanego Podpisu musi być odnawiany, co zwiększa obawy: trzeba monitorować okres ważności i na czas zlecić ponowne wystawienie.

Aby pracować z podpisem kwalifikowanym, musisz zainstalować specjalny program - środek kryptograficznej ochrony informacji. Program dołącza podpis elektroniczny do dokumentu oraz sprawdza podpisy innych uczestników wymiany.

Możesz wybrać program płatny („Cryptopro DSP”) lub darmowy („Vipnet DSP”). Funkcjonalnie są prawie takie same, ale mogą pojawić się problemy z kompatybilnością z darmowym. Oba działają na Windowsie i Macu. Płatny kosztuje około 1000 R, roczna opłata za certyfikat podpisu elektronicznego to około 1000 R.

Niektórzy używają podpisu elektronicznego opartego na chmurze, do którego nie trzeba instalować programu do ochrony kryptograficznej. Podpis w chmurze jest przechowywany w usłudze wymiany, a za każdym razem, gdy podpisujesz dokument, otrzymujesz SMS potwierdzający akcję na swój telefon. Taki certyfikat jest tańszy i wygodniejszy w użyciu, ale mniej bezpieczny niż program ochrony kryptograficznej.

Dlaczego potrzebujesz procesora dokumentów?

Podpisany dokument elektroniczny można wysłać zwykłą pocztą e-mail, ale nie jest to bezpieczne. Jeśli poczta zostanie zhakowana, dokumenty znajdą się w rękach atakujących. Dlatego np. urząd skarbowy przyjmuje deklaracje tylko za pośrednictwem służb specjalnych. Za pośrednictwem tych samych usług musisz wymieniać faktury elektroniczne, w przeciwnym razie naruszysz nakaz Ministerstwa Finansów Rosji. Takie usługi nazywane są operatorami obiegu dokumentów.

Dla prostego użytkownika jest to napompowana wiadomość e-mail. Działa przez przeglądarkę, są foldery z przychodzącymi i wychodzącymi, katalogiem adresowym, wbudowaną wyszukiwarką, edytorem dokumentów. Inside - wysoko obciążona usługa z bezpiecznymi kanałami komunikacji i szyfrowaniem, które zapewniają bezpieczeństwo przesyłania dokumentów.

Nie jest nawet konieczne zawarcie umowy z operatorem elektronicznego zarządzania dokumentami. Wystarczy się zarejestrować, przesłać certyfikat podpisu elektronicznego i zapłacić rachunek. Operator zajmuje się resztą: powiadamia Federalną Służbę Podatkową o dołączeniu do giełdy, monitoruje formaty i gwarantuje zgodność z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

Takich usług w Rosji jest kilkadziesiąt. Pod względem ceny, funkcjonalności, niezawodności i szybkości są mniej więcej takie same. Przyjęło się wybierać operatorów na podstawie jakości usługi: jak szybko działa wsparcie techniczne, czy operator jest gotowy do pomocy w łączeniu kontrahentów, jakie oferuje możliwości i czy ma konsultantów-analityków, którzy pomogą wdrożyć usługę do pracy.

Twój kontrahent również będzie musiał połączyć się z operatorem. Może wybrać Twój lub dowolny inny - wtedy centrala przejdzie przez roaming, jak w połączeniu komórkowym.

Ile kosztują dokumenty elektroniczne

Pracując za pośrednictwem operatora płacisz tylko za dokument podpisany przez obie strony. Średnio koszt wysłania dokumentu to około 6-8 R, a wszystkie przychodzące są bezpłatne.

Zazwyczaj początkujący kupują pakiet minimum 300 dokumentów, który kończy się bardzo szybko. Następnie musisz kupić następny pakiet. Bardziej opłaca się wykupić nielimitowany pakiet roczny lub uzgodnić indywidualne warunki.

Przejście na dokumenty elektroniczne jest korzystne, jeśli wysyłasz 100 lub więcej dokumentów miesięcznie lub co najmniej 1000 dokumentów rocznie. Wtedy prawie 5-krotnie obniżysz koszt papieru i dostawy.

Ile kosztuje papierkowa robota

1000 dokumentów papierowych

Drodzy Czytelnicy! W związku z tym, że przy gromadzeniu materiału do niniejszego opracowania błędnie oceniono funkcjonalność systemu MOTIV przedstawionego w recenzji, redakcja według własnego uznania poprawiła schematy, aby dokładniej odzwierciedlały funkcjonalność określonego produktu. Skorygowane diagramy wskazują na funkcjonalność systemu MOTIV w wersji 1.1, która istniała w momencie wyboru uczestników testów (marzec 2010). Możliwe, że niektóre parametry innych systemów są również błędnie oszacowane.

Przypominamy również, że w tej chwili materiał jest bardzo nieaktualny i nie może być podstawą do oceny funkcjonalności nowoczesnych wersji tych systemów ani relacji między nimi.

W nowoczesnej organizacji systemy elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS) stają się nieodzownym elementem infrastruktury IT. Z ich pomocą firmy handlowe i przedsiębiorstwa przemysłowe zwiększają efektywność swojej działalności, aw instytucjach rządowych, w oparciu o technologie zarządzania dokumentami elektronicznymi, rozwiązywane są zadania zarządzania wewnętrznego, interakcji międzywydziałowych i interakcji z ludnością. Powszechnie przyjętym skrótem jest EDMS, chociaż wraz z nim używane są również CAD (system automatyzacji przepływu pracy), EDMS (system zarządzania dokumentami elektronicznymi) i SADO (system zarządzania dokumentami).

System elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS) to system organizacyjno-techniczny zapewniający proces tworzenia, zarządzania dostępem i dystrybucją dokumentów elektronicznych w sieciach komputerowych, a także zapewniający kontrolę nad obiegiem dokumentów w organizacji.

Początkowo systemy tej klasy były traktowane jedynie jako narzędzie do automatyzacji zadań klasycznej pracy biurowej, z czasem zaczęły obejmować coraz szerszy zakres zadań. Obecnie programiści EDMS orientują swoje produkty do pracy nie tylko z korespondencją i ORD (dokumentami organizacyjnymi i administracyjnymi), ale także z różnymi dokumentami wewnętrznymi (umowy, dokumentacja regulacyjna, referencyjna i projektowa, dokumenty dotyczące działań personelu itp.). EDMS są również wykorzystywane do rozwiązywania problemów aplikacyjnych, w których praca z dokumentami elektronicznymi jest ważnym elementem: zarządzanie interakcją z klientami, rozpatrywanie odwołań obywateli, automatyzacja pracy działu obsługi, organizacja przepływu projektów itp. W rzeczywistości zarządzanie dokumentami elektronicznymi System nazywany jest dowolnym systemem informacyjnym zapewniającym pracę z dokumentami elektronicznymi.

Rynek EDMS w ostatnich latach jest jednym z najdynamiczniej rozwijających się segmentów krajowej branży IT. W 2009 roku, według IDC, przy prawie 50% spadku całego rynku oprogramowania w Rosji, segment ten wykazywał dużą stabilność. Według danych za 2009 r. jego spadek wyniósł nie więcej niż 20-25%. W kategoriach liczbowych wielkość rynku EDMS dzisiaj, według CNews Analytics, wynosi około 220-250 milionów dolarów.

Konsumenci technologii zarządzania dokumentami elektronicznymi to organizacje o różnej wielkości i specyfice. Tradycyjnie sektor publiczny pozostaje głównym konsumentem EDMS. Według ekspertów około 30% projektów wprowadzenia technologii elektronicznego zarządzania dokumentami jest rozliczanych przez agencje rządowe. Jednocześnie ważne jest, że to zainteresowanie państwa stało się podstawą stabilności rynku EDMS, który nawet w czasach kryzysu nabierał istotnego impulsu rozwojowego. Elektroniczne zarządzanie dokumentami zostało nazwane kluczowym elementem koncepcji „elektronicznego rządu”, którego realizacja powinna przyczynić się do eliminowania biurokratycznych przeszkód w interakcji między państwem, społeczeństwem i biznesem, a także ograniczać korupcję. Jako cechę realizacji projektów w organach publicznych i dużych instytucjach państwowych warto zwrócić uwagę na zwiększone wymagania dotyczące bezpieczeństwa informacji. Mówimy o budowie (opracowaniu) w oparciu o replikowane produkty programowe bezpiecznych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi.

O programistach EDMS

Wybierając rozwiązanie klasy EDMS, klient bierze pod uwagę różne opcje: rozwiązanie pudełkowe, rozwiązanie oparte na platformie lub rozwój niestandardowy. Rosyjscy deweloperzy oferują głównie gotowe rozwiązania, natomiast deweloperzy zachodni są dostawcami platform, na podstawie których wdrażane są rozwiązania projektowe i niestandardowe opracowania. Według statystyk, w strukturze rynku rosyjscy deweloperzy stanowią około 95% całkowitej liczby projektów dotyczących wdrożenia EDMS. Jednym z wyjaśnień jest to, że w Rosji specyfika pracy z dokumentami, oparta na krajowych tradycjach zarządzania, jest nadal silna.

Warto zauważyć, że wielu dostawców zaczęło dostarczać EDMS klientom w trybie SaaS (Software as a Service), ale dotychczas takie podejście wynikało z wielu powodów (zaufanie do dostawcy, jakość i niezawodność kanałów komunikacji ), jest raczej traktowana jako forma zapoznania się z możliwościami systemu, a nie jako realne podejście do automatyzacji przepływu pracy.

Jednym z pojawiających się trendów jest wykorzystanie systemów klasy ECM (Enterprise content management) do pracy z dokumentami.

Według bezpłatnej encyklopedii (Wikipedia):
Enterprise content management (ECM) - zarządzanie zasobami informacyjnymi przedsiębiorstwa lub zarządzanie informacją korporacyjną.

W ramach koncepcji ECM zarządzanie dokumentami jest traktowane jako jedno z zadań zapewnienia pracy z informacją korporacyjną. Takie podejście popierają głównie zachodni deweloperzy. I chociaż w Rosji zapotrzebowanie na takie technologie jest wciąż w fazie kształtowania, wiele krajowych EDMS wdrożyło już różne komponenty ECM: zarządzanie dokumentami, zarządzanie obrazem dokumentów, długoterminowe przechowywanie dokumentów, zarządzanie przepływem pracy (Workflow), zbiorowa praca z dokumentami . Zasadniczo technologie ECM różnią się od EDMS głębszym opracowaniem zagadnień zarządzania treściami internetowymi i treściami multimedialnymi.

Inicjatywy państwowe wokół „Dokumentu Elektronicznego”

W latach 2009-2010 w Rosji zaczęto wdrażać kilka globalnych inicjatyw rządowych związanych z organizacją oficjalnej elektronicznej interakcji między państwem, ludnością i biznesem, mających na celu zwiększenie poziomu penetracji technologii informatycznych w różne aspekty życia państwowego i publicznego . Należą do nich zatwierdzenie wykazu usług publicznych świadczonych na rzecz ludności przez Internet oraz zatwierdzenie zapisów o systemie międzyresortowego zarządzania dokumentami, które stały się pierwszymi ważnymi krokami w kierunku realizacji koncepcji „elektronicznej administracji”.

Należy zauważyć, że kwestia podstawy prawnej dokumentu elektronicznego jest nadal otwarta. Obecnie działalność uczestników elektronicznego zarządzania dokumentami regulują przepisy ustawowe i wykonawcze dotyczące stosowania elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS), GOST oraz instrukcje pracy biurowej i archiwizacji, przepisy ustawowe i wykonawcze dotyczące technologii informatycznych. Okazuje się, że zasady i procedury pracy z dokumentami są określone na poziomie państwa, istnieją wymagania bezpieczeństwa dla systemów informatycznych, ale status prawny dokumentu elektronicznego nie został jeszcze określony w przepisach.

standardy EDMS

Obecnie działalność twórców EDMS praktycznie nie jest regulowana. Opracowując oprogramowanie i realizując projekty wdrożeniowe, deweloperzy i dostawcy, w takim czy innym stopniu, kierują się następującymi dokumentami regulacyjnymi i prawnymi:

• GOST R 51141-98. Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje (zatwierdzone Uchwałą Państwowej Normy Federacji Rosyjskiej z dnia 27 lutego 1998 r. Nr 28);
• Ustawa federalna z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym” (zmieniona 8 listopada 2007 r.);
• GOST R 6.30-2003. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji (zatwierdzone dekretem Państwowej Normy Federacji Rosyjskiej z 3 marca 2003 r. N 65-st);
• Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 22 września 2009 r. Nr 754 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu systemu międzyresortowego elektronicznego zarządzania dokumentami”;
• Ustawa federalna z dnia 27 lipca 2006 r. Nr 149-FZ „O informacji, technologiach informacyjnych i ochronie informacji”.

Realizując projekty dotyczące wdrożenia EDMS, w przypadku pracy z danymi osobowymi, należy kierować się wymogami Ustawy Federalnej z dnia 27 lipca 2006 r. N 152-FZ „O danych osobowych” oraz z dnia 27 grudnia, 2009 N 363-FZ „O zmianach w art. 19 i 25 ustawy federalnej „O danych osobowych”.

Ponieważ GOST mają charakter doradczy, programiści uwzględniają maksymalną elastyczność w swoich rozwiązaniach, aby w zależności od klienta na podstawie systemu można było wdrożyć różne schematy pracy z dokumentami. Często architektura i logika systemu powinny zapewniać różne, a czasami przeciwstawne podejścia do automatyzacji przepływu pracy. Brak ogólnie przyjętych standardów jest problemem nie tylko dla programistów, ale także dla klientów, ponieważ wybór wymagań dla EDMS staje się zbyt subiektywny. Przedsiębiorstwa często nie mogą nawet skupić się na praktykach branżowych (takie podejście sprawdziło się przy wyborze dostawcy systemów informatycznych klasy ERP, CRM, HRM itp.). Zasady i przepisy dotyczące pracy z dokumentami mogą się różnić w zależności od firmy, nie tylko w ramach tej samej branży, ale nawet w ramach tej samej grupy firm. Kilka prostych przykładów: czy przedsiębiorstwo działa zgodnie z GOST, czy nie? Jak dobrze praca z dokumentami odpowiada GOST? Czy kierownictwo wyższego szczebla jest gotowe do pracy w systemie, czy asystenci i sekretarki będą pracować dla najwyższego kierownictwa? Czy przedsiębiorstwo stosuje którąś z zachodnich praktyk zarządzania? Z jakich narzędzi automatyzacji korzystają pracownicy w pracy? I choć generalnie kompleks zadań elektronicznego zarządzania dokumentami jest dość jasny, to sposoby ich realizacji są bardzo zróżnicowane. Okazuje się, że jednym z głównych wymagań stawianych twórcom nowoczesnego EDMS jest zaoferowanie adekwatnego rozwiązania pod względem ceny, jakości i czasu wdrożenia, niezależnie od specyfiki pracy klienta (innymi słowy, zaspokojenie każdej specyfiki).

Możliwości techniczne nowoczesnych systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi

Przegląd uwzględnia dziewięć najpopularniejszych EDMS w Rosji: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Zarządzanie dokumentami (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (Technologie Poznawcze), MOTIVE (Motyw). Celowo nie uwzględniliśmy w nim rozwiązań rosyjskich programistów opartych na platformie Documentum (EMC Documentum), ponieważ w tym przypadku nie można mówić o żadnej konkretnej funkcjonalności i replikowalności. Do przygotowania recenzji wykorzystano informacje z otwartych źródeł: materiały informacyjne oraz wersje demonstracyjne oprogramowania. Przedstawiony widok EDMS jest próbą oceny możliwości i gotowości oprogramowania do rozwiązywania rzeczywistych zadań organizacji zarządzania dokumentami elektronicznymi w przedsiębiorstwie.

Podkreślone w przeglądzie kryteria pomogą Państwu przeanalizować możliwości rozważanych rozwiązań z punktu widzenia technicznej realizacji niektórych zadań EDMS. Wszystkie możliwości podzielone są na siedem obwodów funkcjonalnych:

• rejestracja i wprowadzanie dokumentów;
• praca z dokumentami;
• zarządzanie i kontrola przepływu pracy;
• wyszukiwanie i analiza informacji;
• Bezpieczeństwo informacji;
• wsparcie obiegu dokumentów papierowych;
• ustawienia standardowe.

Ogólna charakterystyka systemów została umieszczona w osobnej tabeli.

Przegląd zawiera szereg oczywistych kryteriów, które są nieodłączne dla wszystkich rozważanych systemów (i w zasadzie wszystkich systemów klasy EDMS) oraz kryteriów, które umożliwiają odróżnienie rozwiązań od siebie. Generalnie możliwości funkcjonalne systemów są takie same, a dopiero szczegółowa specyfikacja niektórych podstawowych zadań przepływu pracy oraz cechy ich realizacji pozwalają na porównanie różnych rozwiązań. Należy zauważyć, że w przypadku wszystkich przedstawionych w przeglądzie systemów istnieje dość duża praktyka wdrożeniowa. Systemy te są używane przez setki organizacji do automatyzacji przepływu pracy. Oprócz tych rozwiązań na rynku dostępnych jest ponad 50 produktów oprogramowania, które nie są powszechnie stosowane.

Analizując nowe wersje systemów, które zajmują czołowe pozycje na rynku, warto zauważyć, że ich rozwój w ciągu ostatnich trzech lat nakierowany był głównie na poprawę możliwości obsługi, ponieważ podstawowe możliwości w takiej czy innej formie zostały już wdrożone wcześniej . Jeśli mówimy o nowych możliwościach technicznych, możemy zauważyć potencjał rozwoju EDMS w kierunku zarządzania różnego rodzaju treściami (multimediami), wykorzystania technologii autoprzetwarzania i parsowania treści dokumentu. Ale jak dotąd taka funkcjonalność dla EDMS nie jest obowiązkowa, a co najważniejsze, zapotrzebowanie na nią w Rosji nie zostało w pełni ukształtowane.

Porównując funkcjonalność EDMS stosuje się następujące oznaczenia:

• „+” - możliwość jest realizowana;
• «+/−» — funkcja jest dostępna z ograniczoną funkcjonalnością lub wymaga zakupu dodatkowego oprogramowania;
• "−" - możliwość nie jest zaimplementowana.

Tabela 1. Ogólna charakterystyka najpopularniejszego EDMS

Ryż. 1. Ogólna charakterystyka najpopularniejszych EDMS

Tabela 2. Rejestracja i wprowadzanie dokumentów

Ryż. 2. Rejestracja i wprowadzanie dokumentów

Tabela 3. Praca z dokumentami

Ryż. 3. Praca z dokumentami

Tabela 4. Zarządzanie i kontrola przepływu pracy

Ryż. 4. Zarządzanie i kontrola przepływu pracy

Tabela 5. Wyszukiwanie i analiza informacji

Ryż. 5. Wyszukiwanie i analiza informacji

Tabela 6. Bezpieczeństwo informacji

Ryż. 6. Bezpieczeństwo informacji

Tabela 7. Wsparcie obiegu dokumentów papierowych

Ryż. 7. Wsparcie dla obiegu papieru

Tabela 8. Standardowe narzędzia konfiguracyjne

Ryż. 8. Standardowe narzędzia konfiguracyjne

Tabela 9. Podsumowanie funkcjonalności ERMS

Ryż. 9. Końcowa ocena funkcjonalności ERMS

Aby przeprowadzić kompleksową ocenę, rozważymy przedstawiony EDMS według zrozumiałego dla każdego stosunku „cena/funkcjonalność”. Nie bierzemy pod uwagę trzeciego ważnego kryterium – „Czasu wdrożenia” – ponieważ silnie zależy on nie tylko od narzędzi konfiguracyjnych dostarczanych przez system, ale także od kwalifikacji i motywacji zespołu projektowego. Poniżej przedstawiamy pozycję systemów pod względem „optymalnej ceny/funkcjonalności” dla małych projektów (dla 20 użytkowników) oraz dla dość dużych projektów (dla 100 użytkowników).

Wykres 1. „Optymalna cena/funkcjonalność” EDMS (20 użytkowników)

Ryż. 10. EDMS „Optymalna cena/funkcjonalność” (20 użytkowników)

Diagram 2. „Optymalna cena / funkcjonalność” EDMS (100 użytkowników)

Ryż. 11. „Optymalna cena / funkcjonalność” EDMS (100 użytkowników)

Diagramy te budowane są zgodnie z zasadą Gartner Magic Quadrant, w której systemy zlokalizowane w Kwadrancie mają optymalny stosunek według kryterium „optymalna cena/funkcjonalność”. W kwadrantach II i IV diagramu znajdują się systemy, które nie mają zrównoważonych wskaźników ceny i funkcjonalności.

Wybrane do badania kryterium umożliwia ocenę różnych EDMS pod kątem ich gotowości do rozwiązywania rzeczywistych problemów elektronicznego zarządzania dokumentami we współczesnym przedsiębiorstwie. W gronie liderów zarówno w przypadku małych projektów (Diagram 1), jak i dużych (Diagram 2) znalazły się systemy Directum, DocsVision, MOTIV i EUFRATS. Pozostałe systemy zlokalizowane są w kwadrantach II i IV. Jedynym wyjątkiem był system DELO, który również znalazł się w pierwszej ćwiartce diagramu dla EDMS dla 20 użytkowników. Wyniki uzyskane przez EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO pokazują, że systemy te nie oferują zintegrowanego podejścia do automatyzacji pracy z dokumentami, ale są ofertami niszowymi nastawionymi na rozwiązywanie tylko pewnej klasy dokumentu elektronicznego zadania zarządzania. Brak systemów w kwadrancie III tłumaczy się tym, że w przeglądzie uwzględniono najpowszechniejszy EDMS w Rosji, a nie wszystkie systemy obecnie oferowane klientom.

Mamy nadzieję, że przedstawione zestawienie będzie dla Państwa przydatne przy wyborze systemu. Pragnę zauważyć, że wdrażając dziś EDMS, organizacja nie tylko zwiększa efektywność swoich działań, ale także, co bardzo ważne, zyskuje cenne doświadczenie i praktykę w nowych warunkach – w warunkach elektronicznego zarządzania dokumentami.

PS Do przygotowania recenzji wykorzystano wyłącznie publicznie dostępne materiały z oficjalnych stron internetowych producentów EDMS. Po publikacji artykułu okazało się, że ze względu na niepełny opis produktów przez firmę Industrial Information Systems informacje o ich rozwiązaniu są niedokładne. Szczegółowo przeanalizujemy tę kwestię i opiszemy wyniki w następnym artykule.

• Zapewnienie efektywnego zarządzania i przejrzystości działań organizacji na wszystkich poziomach.
• Wsparcie systemu kontroli jakości.
• Gromadzenie informacji, zarządzanie danymi i regulacja dostępu.
• Formalizacja działań każdego pracownika.
• Optymalizacja procesów biznesowych.
• Oszczędzaj zasoby, zmniejszając koszty zarządzania dokumentacją papierową.

Jednym z najważniejszych współczesnych trendów rozwoju rynku ECM jest dostosowywanie interfejsów do systemów elektronicznego zarządzania dokumentami i przechowywania danych do zdalnego dostępu z dowolnego miejsca („mobilne biuro”) i różnych urządzeń mobilnych. Rośnie zainteresowanie klientów dostępem do systemów ECM za pośrednictwem netbooków, smartfonów, komunikatorów, tabletów itp. Specjalnie zaprojektowane interfejsy dla takich urządzeń zwiększają użyteczność systemów i mobilność użytkowników, pozwalając firmom na zwiększenie szybkości i elastyczności wszystkich procesów biznesowych.

Jednocześnie interfejsy specjalnie zaprojektowane dla urządzeń mobilnych nie mają wad związanych z konwencjonalnym dostępem do systemów za pośrednictwem przeglądarki internetowej: nowe technologie umożliwiają zapewnienie bogatszego zestawu komponentów, interaktywność interfejsów, wygodniejszą pracę z duże ilości danych i mniejsze wymagania dotyczące kanałów komunikacji. Mobilna stacja robocza dla managera dodatkowo rozszerza wachlarz możliwości i dostosowuje system do wymagań top managera: minimum niezbędnych operacji, interfejs skoncentrowany na pracy w trybach akceptacji, podpisywania i przeglądania dokumentów, obsługa różnych mobilnych urządzenia i platformy, możliwość pracy w trybie offline itp.

Nowoczesne technologie organizowania interfejsów pozwalają kierownikowi na narzucanie rozdzielczości graficznej i głosowej dokumentom elektronicznym - czyli wraz z efektywnością zarządzania dokumentami elektronicznymi, system pozwala kierownikowi na korzystanie z dowolnych wygodnych sposobów pracy z dokumentami.

Czynniki tworzenia EDMS

Przy organizowaniu i wyborze EDMS najczęściej brane są pod uwagę następujące czynniki:

• Konieczność automatyzacji zarządzania administracyjnego organizacją, złożoność struktury.
• Obecność odległych terytorialnie pododdziałów.
• Duże archiwum papieru.
• Konieczność zarządzania przepływem pracy.
• Wymagania dotyczące przechowywania dokumentów.
• Możliwość integracji z istniejącymi systemami.
• Konieczność przechowywania obrazów dokumentów, konieczność obsługi zadań specjalnych.
• Konieczność poszukiwania informacji
• Zapewnienie bezpieczeństwa danych.
• Konieczność przestrzegania norm międzynarodowych, branżowych i rządowych.

Klasyfikacja EDMS

• Systemy z zaawansowanymi środkami przechowywania i wyszukiwania informacji (archiwa elektroniczne).
• Systemy z zaawansowanymi narzędziami przepływu pracy są zaprojektowane tak, aby zapewnić ruch określonych obiektów po z góry określonych trasach. Za pomocą tych systemów można zorganizować pracę, dla której wszystkie etapy postępu i pracy są wstępnie zarejestrowane.
• Systemy skoncentrowane na wspieraniu zarządzania organizacją i akumulacji wiedzy. Połącz elementy dwóch poprzednich.
• Systemy zorientowane na współpracę. Ich zadaniem jest dopilnowanie, aby ludzie w organizacji współpracowali, nawet jeśli są oddaleni geograficznie, oraz zachowanie wyników tej pracy.
• Systemy z zaawansowanymi usługami dodatkowymi. Na przykład zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie projektami, rozliczenia, e-mail. Takie systemy mogą być zarówno autonomiczne, jak i działać w strukturze dowolnej z wymienionych klas systemów.

Każda organizacja, która chce mieć do dyspozycji nowoczesną, zaawansowaną technologicznie strukturę do pracy z zarządzaniem dokumentami, ma bogaty wybór oprogramowania. Jednocześnie możesz polegać na osobnych prywatnych zasadach i rozwiązaniach, które będą tańsze, lub skorzystać z gotowego zintegrowanego systemu „pod klucz”, który będzie wygodniejszy i bardziej wydajny. Jednocześnie ta ostatnia opcja z reguły wykorzystuje ustalone zasady pracy z dokumentami i jest zgodna z ramami regulacyjnymi większości przedsiębiorstw.

Podstawowe zasady zarządzania dokumentami elektronicznymi

• Jednorazowa rejestracja dokumentu, która umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentu w dowolnej instalacji tego systemu.
• Możliwość równoległego wykonywania operacji, co pozwala skrócić czas przemieszczania się dokumentów i zwiększyć efektywność ich realizacji
• Ciągłość ruchu dokumentu, co pozwala na identyfikację osoby odpowiedzialnej za wykonanie dokumentu (zadania) w każdym momencie życia dokumentu (procesu).
• Pojedyncza (lub skoordynowana rozproszona) baza danych informacji dokumentacyjnych, co eliminuje możliwość powielania dokumentów.
• Sprawnie zorganizowany system wyszukiwania dokumentów, który pozwala znaleźć dokument z minimalnymi informacjami na jego temat.
• Zaawansowany system raportowania dla różnych statusów i atrybutów dokumentów, który pozwala kontrolować przepływ dokumentów poprzez procesy zarządzania dokumentami oraz podejmować decyzje zarządcze na podstawie danych z raportów.

Podstawowe pojęcia z zakresu elektronicznego zarządzania dokumentami

Przepływ dokumentów - przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania do zakończenia realizacji lub wysyłki (GOST R 51141-98); kompleks prac z dokumentami: odbiór, rejestracja, mailing, kontrola realizacji, tworzenie spraw, przechowywanie i ponowne wykorzystywanie dokumentacji, referencje.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami (EDM) to pojedynczy mechanizm pracy z dokumentami przesyłanymi w formie elektronicznej, z realizacją koncepcji „pracy biurowej bez papieru”.

Dokument do odczytu maszynowego to dokument nadający się do automatycznego odczytania zawartych w nim informacji, utrwalonych na nośnikach magnetycznych, optycznych i innych.

Dokument elektroniczny (ED) to dokument utworzony za pomocą komputerowych narzędzi przetwarzania informacji, podpisany elektronicznym podpisem cyfrowym (EDS) i przechowywany na nośniku maszynowym w postaci pliku o odpowiednim formacie.

Technologie oprogramowania EDMS

Automatyzacja EDMS

Fabuła

Im szybciej rosła ilość informacji wewnątrz korporacyjnych, tym bardziej oczywista stawała się nieefektywność wymiany tradycyjnych dokumentów papierowych, jednak szybki rozwój EDMS był odczuwalny dopiero od końca ubiegłego wieku do początku tego stulecia. Dopiero wtedy organizacje w wielu rozwiniętych krajach – zarówno agencje rządowe, jak i firmy prywatne różnej wielkości – rozpoczęły aktywne przejście na przepływ pracy bez dokumentów papierowych. W 2000 roku wzrost światowego rynku EDMS osiągnął niewiarygodne tempo 89% rocznie. To właśnie wtedy, w warunkach prawdziwego boomu rozwoju technologii internetowych na całym świecie, rozwiązanie głównej trudności we wdrażaniu EDMS zaczęło się urzeczywistniać - bezwładność myślenia, niechęć do głębokich zmian w infrastruktury firmy zarówno na poziomie najwyższego kierownictwa, jak i zwykłych pracowników. Systematycznie rosła liczba komputerów zainstalowanych w organizacjach oraz umiejętność obsługi komputera pracowników, co umożliwiło przejście na zupełnie nowe metody zarządzania przedsiębiorstwem bez wymiernych strat. Rosyjscy przedsiębiorcy, przyzwyczajeni do odwoływania się do doświadczeń krajów zachodnich przy rozwiązywaniu problemów zarządzania, trochę pozostawali w tyle, przejmując osiągnięcia kolegów z zagranicy. Ale już w czasie, gdy w Stanach Zjednoczonych uchwalano przepisy określające m.in. rygorystyczne wymagania dotyczące obiegu dokumentów i sprawozdawczości finansowej wszystkich spółek publicznych na amerykańskiej giełdzie, w Rosji na szczeblu rządowym panowało jasne zrozumienie korzyści zapewnianych przez EDS i podobne systemy.

Obecnie wymiana dokumentów pomiędzy podmiotami gospodarczymi a osobami fizycznymi stopniowo przechodzi z papierowej na elektroniczną. Elektroniczny system zarządzania dokumentami ma szereg zalet w stosunku do zwykłego papieru – oszczędza czas i zwiększa efektywność decyzji. EDMS można budować zarówno w ramach firmy, jak i między różnymi firmami za pośrednictwem Internetu.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami to system procesów przetwarzania dokumentów w formie elektronicznej. Większość nowoczesnych programów księgowych i kadrowych jest w stanie generować dokumenty elektroniczne w standardowym formacie ustalonym na poziomie legislacyjnym. Aby jednak taki dokument miał moc prawną, musi być podpisany przez obie strony podpisem elektronicznym.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami można podzielić na dwa duże typy - wymianę dokumentów wewnątrz firmy lub pomiędzy różnymi firmami za pośrednictwem kanałów komunikacji. Dozwolone jest łączenie tych dwóch systemów w jeden globalny.

Korzystanie z elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie wymaga zakupu niezbędnego pakietu oprogramowania (platforma EDI), a także sprzętu do jego obsługi (sprzęt sieciowy, serwer itp.).

Do wymiany dokumentów pomiędzy dwiema firmami potrzebny jest operator elektronicznego zarządzania dokumentami. Gwarantuje dostarczanie wiadomości, kontroluje format przesyłanych dokumentów, wymaga poświadczenia pracy z danymi podpisem elektronicznym, przechowuje archiwum dokumentów.

Uwaga! Jedną z tych usług jest . Otrzymane za jego pośrednictwem dokumenty mają znaczenie prawne, jeżeli posiadają znak EPC obu stron obiegu dokumentów.

Zalety i wady EDI

Główne zalety

Elektroniczne zarządzanie dokumentami ma niezaprzeczalną przewagę nad papierem:

• Porządkowanie formalności - system nie pozwoli na przypisanie tego samego numeru do różnych dokumentów, ponieważ będzie to odbywać się w kolejności i automatycznie;
• Śledzenie pozycji każdego dokumentu - w każdej chwili możesz dowiedzieć się dokładnie, kto pracuje z dokumentem. Pracownik nie będzie mógł go zepsuć ani zgubić. Dokument usunięty przypadkowo lub celowo można nadal przywrócić;
• Przyspieszenie przetwarzania dokumentów – jeśli działy firmy są rozsiane po kilku budynkach, to papierowy dokument trzeba tam osobiście zabrać do akceptacji. Dzięki EDI potrzebny dokument dociera do pracownika w ułamku sekundy;
• Wygodna praca z wersjami - podczas edycji system zapisuje każdą wersję. W razie potrzeby możesz śledzić, kto i kiedy wprowadził zmiany w dokumencie;
• Całodobowy dostęp zdalny - w razie potrzeby dostęp do systemu EDI można zorganizować przez Internet z dowolnego komputera na świecie. Pracownik może pracować z dokumentami w podróży służbowej, na wakacjach lub na zwolnieniu lekarskim;
• Harmonogramowanie pracy - określając datę utworzenia i termin wykonania, możesz zaplanować realizację przychodzących dokumentów według kolejki;
• Szukaj dokumentów - możesz wyszukiwać w ogólnej bazie dokumentów według słów kluczowych i wyrażeń;
• Oszczędność papieru - nie ma potrzeby drukowania wszystkich dokumentów w wymaganej ilości.

Główne wady

Pomimo oczywistych zalet systemy EDI mają również wady, które mogą powstrzymać firmę przed ich wdrożeniem.

Obejmują one:

• Konieczne jest wydanie pieniędzy na zakup systemu, który w zależności od liczby użytkowników może wynosić nawet 100 tysięcy rubli;
• Po zakupie instalacja, wdrożenie i debugowanie zajmuje dużo czasu;
• Niezbędne jest przeprowadzenie szkolenia dla wszystkich użytkowników, którzy będą w nim zaangażowani;
• Zapewnienie bezpieczeństwa systemu – kontrola dostępu pomiędzy użytkownikami, wystawianie niezbędnych podpisów elektronicznych, ochrona przed wtargnięciem z zewnątrz;
• Pracownicy firmy muszą mieć administratora, który będzie monitorował funkcjonowanie systemu, wykonywał czynności serwisowe i rozwiązywał problemy użytkowników;
• W celu zachowania informacji konieczne jest wykonanie kopii zapasowej bazy danych dokumentami;
• Jeżeli firmy partnerskie nie posiadają EDI, należy zapewnić zarówno system elektroniczny, jak i papierowy.

Funkcjonalność elektronicznego zarządzania dokumentami

Każdy system przepływu pracy powinien zapewniać zestaw działań:

• Pracuj z dowolnymi dokumentami - twórz je, sporządzaj, przetwarzaj, rejestruj, kontroluj ich wykonanie, koordynuj itp.;
• Organizuj przepływy pracy - definiuj trasy w firmie, ograniczaj dostęp pomiędzy poszczególnymi użytkownikami, daj możliwość pracy z jednym dokumentem kilku osobom jednocześnie;
• Organizuj archiwum dokumentów z możliwością ich wyszukiwania, przechowywania.

Uwaga! Elektroniczne zarządzanie dokumentami powinno zapewniać taką samą możliwość pracy z dokumentami jak tradycyjny papier.

Duże zaawansowane systemy dają możliwości:

• Rejestracja wszystkich przechodzących dokumentów - przychodzących, wychodzących, wewnętrznych, wraz z ich dalszym przekierowaniem do kierownika;
• Zapewnienie jednolitej procedury pracy z dokumentami w każdym oddziale firmy;
• Praca z dokumentem zarówno indywidualnie, jak i zbiorowo;
• Wymiana dokumentów między działami a konkretnymi pracownikami;
• Ogranicz dostęp do dokumentów;
• Używaj standardowych formularzy dla wszystkich dokumentów;
• Kontroluj, czy zatwierdzenie, wykonanie i inne prace z dokumentem zostaną zakończone na czas;
• Generowanie raportów - analitycznych, statystycznych itp.;
• Organizuj przechowywanie archiwalne z ustaleniem daty i godziny dostępu do nich przez użytkowników.

Czy można połączyć zarządzanie dokumentami papierowymi z elektronicznymi?

Po przejściu na elektroniczne zarządzanie dokumentami w organizacji, na początku nadal nie będzie można całkowicie zrezygnować z dokumentów papierowych.

Może się tak zdarzyć z kilku powodów:

• Nie wszyscy wykonawcy korzystają z EDI;
• Firma ma już w archiwum wiele dokumentów papierowych.

Istnieją jednak zasadnicze różnice w pracy z dokumentami elektronicznymi i papierowymi. Np. dokument papierowy trzeba wydrukować i przynieść do kierownika do podpisu, a elektroniczny podpisuje się w samym systemie. Dokumenty księgowe w formie papierowej przesłane do kontrahenta mogą zaginąć w przesyłce podczas wysyłki, natomiast elektroniczne dotrą do adresata.

Główną różnicą pomiędzy pracą z dwoma rodzajami dokumentów jest ich przechowywanie. Dokumenty elektroniczne natychmiast trafiają do systemu, gdzie wszyscy użytkownicy mogą z nimi pracować. W przypadku dokumentów papierowych należy nadal zorganizować archiwum, w którym będą one przechowywane w uporządkowany sposób. Jednocześnie po wejściu do firmy należy zeskanować papierowy dokument, a zeskanowaną kopię wgrać do systemu w celu dalszej pracy.

Uwaga! Tak więc praca wewnątrz firmy powinna nadal odbywać się wyłącznie w formie elektronicznej. Jeśli dotrze dokument papierowy, widzą go tylko ci, którzy go otrzymają lub podpiszą. Jednocześnie praca z kopią elektroniczną pozwala chronić oryginał przed niemal każdą utratą i umożliwia pracę z nim kilku użytkownikom jednocześnie.

Jakie są programy ED?

Na rynku istnieje wiele systemów zarządzania dokumentami, z których każdy ma swoje zalety i wady. Najpopularniejsze systemy:

System	Osobliwości	Cena £
Sprawa	Jeden z największych programów EDI. Świetna funkcjonalność, prostota i łatwość użytkowania.	Od 11 do 13,5 tysiąca rubli. na jedną pracę
Logika	Może być stosowany w firmach dowolnej wielkości, łatwy do nauczenia, elastyczna personalizacja	Od 4900 do 5900 na miejsce.
Eufrat	Uważany za najbardziej zaawansowany z systemów, pakiet zawiera własny system bazodanowy, lekki i przyjemny design	Od 5000 rubli za miejsce pracy po wdrożeniu na serwerze organizacji, od 10 000 rubli. po umieszczeniu na sprzęcie dewelopera.
1C:Archiwum	Pełna integracja z dowolnymi produktami 1C, możliwość przechowywania dowolnych plików - tekstowych, graficznych, wideo i audio.	Od 12 do 57 tysięcy rubli. dla całego programu.
KIERUNEK	Optymalny system dla małych i średnich przedsiębiorstw, pozwala łączyć dokumenty elektroniczne z papierowymi.	Od 7 tysięcy rubli. do 2 milionów rubli o licencję
OPTIMA-WorkFlow	Nowy system, który dopiero zaczyna się aktywnie rozwijać. Istnieje kilka unikalnych funkcji tego systemu.	Od 55 do 75 tysięcy rubli. o licencję.

Interakcja dokumentu elektronicznego z innymi programami

Zajmując swoje miejsce w elektronicznym środowisku organizacji, system EDI musi swobodnie wspierać inne aplikacje biznesowe, które już w nim działają podczas działania. Na przykład konieczne jest swobodne przetwarzanie dokumentów księgowych – faktur, ustaw, faktur, pełnomocnictw itp.

Ponadto elektroniczny system zarządzania dokumentami musi współpracować ze wszystkimi w sposób spójny i działać na tych samych danych. Dlatego konieczne jest, aby system mógł obsługiwać katalogi wykorzystywane w środowisku elektronicznym oraz mieć możliwość aktualizacji zawartych w nich danych.

Ponadto konieczne jest uwzględnienie pracy z danymi zewnętrznymi - e-mail, platformy handlowe itp.

Przy wyborze EDI należy zwrócić uwagę na możliwość jego interakcji z innymi środkami i źródłami danych dostępnymi w przedsiębiorstwie. Zazwyczaj popularne, a więc aktywnie rozwijające się systemy, zawierają wiele modułów dla najpopularniejszych programów - 1C, Parus, Oracle i wiele innych.

Na przykład elektroniczne zarządzanie dokumentami programu 1C może umożliwiać generowanie, odbieranie i wysyłanie elektronicznych dokumentów księgowych bezpośrednio z niego, jednocześnie potwierdzając je podpisem kwalifikowanym.