HR adminisztráció a semmiből — lépésről lépésre 2016 A cikkünkben megadott évek segítenek ennek a folyamatnak a megfelelő megszervezésében a vállalkozásban. Az alábbiakban átfogóan leírjuk az alkalmazottakkal végzett munka minden szakaszát: felvétel, áthelyezés másik osztályra, előléptetés, fizetésmódosítás, büntetés, bátorítás, fegyelem, elbocsátás.

Ki a felelős a személyzeti nyilvántartások vezetéséért?

A számviteli folyamat részeként a személyi dokumentumok áramlását a cégvezetőnek kell ellenőriznie. Általában az első személyt bízzák meg a kezelésével, akire vonatkozóan megfelelő utasítást adnak ki.

A személyzeti vagy számviteli szakemberek felvételekor ezeket a funkciókat átruházzák rájuk, egyértelműen jelezve, hogy ki miért felelős, és milyen dokumentum aláírási joga. Minden pozícióhoz megfelelő utasításokat dolgoznak ki, amelyek meghatározzák a munkaköri funkciókat, a jogokat és a felelősség mértékét. A munkavállaló elolvassa az adminisztratív dokumentumot és a munkaköri leírást, és aláírja:

• vagy magán az okmányon az erre előírt sorban;
• vagy egy speciálisan elkészített személyes ismerkedési lapon.

A munkaköri leíráson kívül lehetőség van belső szabályzatok, szabályzatok, kiegészítő utasítások kidolgozására. A személyi nyilvántartások kezelése terén azonban a törvénynek való megfelelés alapja az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve, valamint a kormány és a minisztériumok által kiadott egyéb rendeletek.

A törvényben vagy a társaság helyi szabályozásában foglaltak figyelmen kívül hagyása esetén a személyi okmányok áramlását fenntartó munkavállalóval szemben fegyelmi intézkedések alkalmazhatók. És ez teljesen ésszerű, mivel még a kisebb jogsértések is jelentős anyagi veszteségekhez vezethetnek.

Letöltésutasítások a személyzeti iratkezeléshez - 2016 vagy dolgozzon ki saját szabályozást?

Formálisan központilag jóváhagyva utasítások a személyzeti adminisztrációhoz Nem. Munkájuk során azonban a szakembereknek ajánlott a GOST R 7.0.8-2013 használata, amelyet a Rosstandart 2013. október 17-i, 1185-st számú rendelete hagyott jóvá.

Mindazonáltal az ilyen tevékenységek végzésének sokéves gyakorlatának köszönhetően kialakult egy bizonyos kimondatlan szabályrendszer és cselekvési sorrend, amely a lépésről lépésre szóló utasítások alapját képezte. személyzeti iratok kezelése. Biztonságosan használható gyakorlati tevékenységekben, elkerülve ezzel a pontatlanságokat és hibákat.

Ezenkívül a megadott információk segítségével megjósolhatja a kitöltendő dokumentumok teljes számát és az erre fordítandó időt, és ennek megfelelően meghatározhatja, hány alkalmazottnak kell lennie a személyzeti osztályon.

E szabályok és módszerek alapján a gyakorló ügyintéző egy kényelmes műveleti algoritmust készít, amelyet a jövőben követni fog a minőségi munkavégzés érdekében. HR iratkezelés 2016.

Milyen utasítások vonatkoznak a személyzeti iratkezelésre?

A következő egy univerzális terv a személyzeti dokumentumáramlás teljes mennyiségének fenntartására, amely a vállalat életciklusának bármely szakaszában felhasználható - a létrehozástól a felszámolás vagy átszervezés pillanatáig. Habár lépésről lépésre a HR-adminisztráció a semmiből elég gyakoriak, hasznos lenne egy kompakt és könnyen érthető lehetőség kéznél lenni.

Tehát itt vannak azok a lépések, amelyeket rendszeresen meg kell tennie az optimális eredmény eléréséhez, amikor HR-nyilvántartást vezetni a semmiből:

1. Törvények és rendeletek kiválasztása a munka utólagos szabályozásához. Feltétlenül oda kell figyelni a következőkre:
   • Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve. Teljes mértékben szükséges, mivel a helyzetek különbözőek, és időnként újra el kell olvasnia valamit. A legfontosabb részek a normál pozitív munkaidő fogalmával, annak elszámolásával és arányosításával (15–16., 22. fejezet), a javadalmazással, annak összetevőivel, formáival és rendszereivel (21. fejezet), a szabadságok időtartamával és feltételeivel foglalkoznak. a rájuk vonatkozó jogok megjelenése (19. fejezet). Feltétlenül meg kell ismerkedni a munkavállaló jogaival és kötelezettségeivel is, amelyeket a törvény rögzít.
   • Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2001. január 4-i 1. sz. határozata alapján készült elsődleges dokumentáció albuma. Az abban bemutatott minták szigorú betartása nem szükséges, mivel a vállalatok önállóan is kidolgozhatnak nyomtatványokat, de az azokban feltüntetett kötelező adatokkal. Ugyanakkor nem tűnik helyénvalónak túl sok saját űrlapot kidolgozni, mivel a legtöbb művelethez már léteznek szabványos űrlapok a szükséges részletekkel. Elegendő kiegészíteni őket a hiányzó mezőkkel.
   • Az Orosz Föderáció kormányának 2003. április 16-i 225. számú rendeletével jóváhagyott, a munkakönyvek vezetésére és nyilvántartására vonatkozó eljárás, amely feltárja a fő dokumentum használatának minden vonatkozását a munkavállaló szolgálati idejének tükrözésére.
   • Az Orosz Fegyveres Erők vezérkara által 2008. április 11-én jóváhagyott ajánlások, amelyek szabályozzák a katonai szolgálatra kötelezett állampolgárok nyilvántartásának bonyodalmait.
   • Az irodai munka és a személyzeti ügyek alapvető követelményei a Rosstandart 1185. számú, 2013. október 17-i rendelete, a 2003. március 3-i 65. számú Gosstandart határozat, a Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendelete alapján, RF 2009. június 15-én kelt 477. számú kormányhatározat.

A személyi okmánykezelésben részt vevő munkavállalónak mindig kéznél kell tartania ezt a dokumentumlistát, és szükség szerint frissítse ismereteit ezen a területen, illetve jelentős jogszabályi változások esetén. Ez történhet önállóan vagy speciális szabályozási jogi keretek beszállítóival való szerződés megkötésével.

1. A cég alapító okiratának és szükség esetén regisztrációs okmányainak tanulmányozása. Ez segít meghatározni a társaság vezetőjének vagy az igazgatóság tagjainak - a fő végrehajtó szervnek - fogadására vonatkozó szabályokat és feltételeket. Ezen túlmenően ezek a dokumentumok tájékoztatást tartalmaznak a megbízatásuk maximális időtartamáról, a javadalmazás mértékéről és a hivatali jogviszony megszűnésének eljárásáról.
2. Vezető kinevezéséről szóló ügyviteli dokumentum közzététele. Ennek alapja az alapító közgyűlés jegyzőkönyve lesz. Így ez lesz az új cég első személyi rendelése. Innentől kezdve ezek folyamatos számozását kell elvégezni, ami kiemelten fontos, mert az ellenőrző szolgálatok számára kiemelten fontos az ügyletek során az okmányok kiállításának sorrendjének betartása.
3. Dokumentáció kidolgozása a személyzettel végzett munkához szükséges műveletek regisztrálásához. Az univerzális listának tartalmaznia kell:

• belső munkaügyi szabályzat (ILR);
• a vállalat részlegeinek és pozícióinak felépítése;
• személyzeti táblázat (formálisan nem kötelező, de a gyakorlatban a legtöbb ellenőr kéri);
• szabadság ütemezése;
• a munkavállalói személyes adatok védelmét szabályozó dokumentumokat.

A munkavállalói adatok személyre szabott rögzítéséhez egy dokumentumcsomag szükséges:

• munkaszerződés;
• munkafüzetek mozgási naplója;
• munkanyilvántartási nyomtatványok naplója, és ezen felül maga a nyomtatvány (munkanyilvántartási könyvek kiadása azon alkalmazottak számára, akiknek ez az első munkahelye);
• a munkaidő rögzítésére szolgáló dokumentumok (T-12 vagy T-13 lapok);
• személyi kártyák (T-2);
• személyzeti utasítások és azok okai;
• bérszámfejtés és bérjegyzék;
• egyéni bérlapok;
• munkaköri leírások, szabályzatok.

Ha a vállalatnál van szakszervezet vagy a munkavállalók közgyűlésének képviselője, akkor kollektív szerződést lehet kidolgozni és aláírni. Nagyon fontos dokumentum lehet a javadalmazásra és prémiumokra vonatkozó szabályozás. Csökkenti a munkaszerződés hatályát, és egyértelműen meghatározza a munkadíj számítási eljárását.

Ha a vállalkozás bevezette a rendszeres személyzeti felmérést, akkor a tanúsításról rendelkezni kell. A belső információk védelme érdekében ki kell dolgozni egy dokumentumot az üzleti titok védelméről.

1. Nyomtatványok kidolgozása és egyeztetése a cégvezetéssel. Nem szükséges mindent a semmiből létrehozni, használhat szabványos űrlapokat, amelyekhez hozzáadhatja a hiányzó részleteket, amelyek megfelelnek a cég sajátosságainak. Előfordulhat, hogy az új űrlapot első próbálkozásra nem hagyják jóvá, akkor az igazgató kívánságának megfelelően kiegészíteni kell, és újra jóváhagyásra benyújtani.
2. Alkalmazott kiválasztása a munkafüzetek vezetésével és rögzítésével kapcsolatos felelősségek kijelölésére. Erre a célra megfelelő adminisztratív dokumentumot készítenek. Ez lehet egy egyéni alkalmazott, aki csak a meghatározott funkciót látja el, vagy kombinálja azt a személyzeti szolgáltatásban végzett egyéb munkákkal.
3. Új munkatársak felvételének megszervezése. A személyzeti iratkezelési ciklus utolsó szakaszaként ez az eljárás egy sor egymással összefüggő műveletet tartalmaz. Ez magában foglalja számos dokumentum (munkaszerződés, munkavégzési megbízás, személyi kártya) kitöltésének szükségességét, a munkavállaló megismertetését a munkaköri leírással, a vállalati szabályzattal, a munkakönyvbe való bejegyzésekkel stb.

Ezt követően dokumentumok készülnek a munkavállaló aktuális tevékenységéről: munkaidő rögzítése, bérszámfejtés, szabadságok, pihenőnapok adományozói igazolások szerint vagy fizetés nélkül, átutalások.

A személyzeti dokumentumok áramlásának fenntartása nem olyan nehéz, mint amilyennek első pillantásra tűnik. A témát szabályozó rengeteg eltérő és sokrétű szabályozás ellenére minden szükséges információ kiválasztható és rendszerezhető.

Emellett a fentiek egy rövid és áttekinthető csalólap, amely segíthet egy új HR-szakembernek, de akár egy tapasztalt munkatársnak is, így könnyebben megértheti az összes szükséges lépést.

Az ilyen ügyekben a legfontosabb a figyelmesség és a részletekre való odafigyelés, mivel a kisebb dokumentációs hibák komoly pénzügyi és hírnévi problémákat okozhatnak a cégnek.

A HR-nyilvántartások kezelése a semmiből: lépésről lépésre útmutató 2019

HR MUNKA NULLABÓL:

egy rövid, hozzávetőleges lépésről lépésre útmutató a HR-rekordok felállításához egy újonnan megnyílt vállalatnál

(ha egy már futó kampányban szeretnél rendet rakni, akkor egy másik, lépésről lépésre szóló útmutató megfelelőbb lesz számodra - személyi nyilvántartások helyreállítása >>)

Ha Ön egy újonnan nyílt céghez kapott kiszállítást HR adminisztráció a semmiből, és kevés tapasztalatod van ezen a téren (lehet, hogy egy új cég alapítója, vezetője és eddig egyetlen alkalmazottja, kezdő HR-es vagy akár könyvelő vagy irodavezető, akit HR-be bíztak, esetleg kezdő vállalkozó ), akkor útmutatónk biztosan segíteni fog Önnek. Egyszerűen és hozzáférhetően van összeállítva, különösen a személyzeti szakmában kezdők számára.

És természetesen Oldalunk gazdag tartalékai segítenek Önnek :

• ingyenes referencia adatbázis a személyzeti iratkezelésről: 25 fő lépésenkénti eljárás (felvétel, szabadság, elbocsátás stb.), 200 személyi okmányminta, „Munkakönyvek” blokk (minta a kitöltésről és konzultációról), 5 kézikönyv személyzeti nyilvántartások, konzultációk, cikkek a személyzetről) és még sok más;
• a "Practice Personnel" magazin előfizetői számára elérhető nagy referenciabázis (az ár mindenki számára elérhető >>): 140 lépésről lépésre szóló utasítás a személyzeti munkáról, több mint 1000 minta a személyzeti dokumentumokból, konzultációk és cikkek tárolói, a személyi iratkezelés alapjairól szóló tanfolyam, könyvespolc stb.;
• legjobb HR-adminisztrációról szóló könyveink.

Tehát kijelölték a személyzetet. Hol kezdjük?

1. Készüljünk fel a szükséges törvényekkel, szakirodalommal és programokkal. Minderre szükséged lesz a munkád során.

• Szükséges A munkaügyi törvények megsértése következhet nagy finomság. Ezért a munkajog ismeretét és betartását felelősségteljesen kell megközelíteni.
• A szakirodalomból örömmel kínálunk kézikönyveket (ingyenesen letöltheti) és legjobb HR-adminisztrációról szóló könyveink. Hasznosak lesznek az oldal referencia adatbázisok tárházai is.
• Döntse el a vezetéssel egy olyan program megvásárlásának kérdését, amelyben a személyzeti nyilvántartásokat vezeti. Sok ilyen program létezik, és sok speciális és nagyon-nagyon kényelmes. Vannak, akik bizonyos módon megkerülik az 1C funkcióit. De a legtöbb cég hagyományosan 1C-ben vezeti a személyzeti nyilvántartást. Az a tény, hogy minden városban rengeteg 1C támogatási szakember található, de nem mindenhol találsz más programokat támogató szakembereket.

2. Másolatot veszünk a vezetőségtől a szervezet alapító okiratairól, és alaposan áttanulmányozzuk azokat.

A személyi dokumentumoknak meg kell felelniük a társaság alapító okiratainak, és semmilyen módon nem lehet ellentmondani azoknak. Olvassa el az Alapító Okiratban az igazgató felvételi eljárását (Ön fogja felvenni) és a fizetésének megállapítására vonatkozó eljárást, azt az időtartamot, ameddig a munkaszerződés megköthető vele - egyes jellemzőket a Charta előírhat. Előfordul, hogy a Charta előírja a kulcsfontosságú vezetői alkalmazottak felvételének és javadalmazási rendszerének megállapítását (például az alapítók közgyűlésének előzetes jóváhagyásával), sőt a létszámtáblázat jóváhagyásának eljárását is.

3. Meghatározzuk azoknak a dokumentumoknak a listáját, amelyeknek a személyzeti munkaterületen kell lenniük, és amelyeket elkészítünk.

Nyilvánvaló, hogy a törvény által előírt dokumentumokat minden esetben elkészíti. Ellenőrizze a vezetőségnél, hogy a választható dokumentumok közül melyiket fogja elkészíteni a cég számára. Előzetesen az igazgatóval is tisztázhatja, hogy milyen speciális feltételeket szeretne látni a belső munkaügyi szabályzatban, egyéb helyi szabályozásban, illetve a munkaszerződés nyomtatványokban.

Ha cége mikrovállalkozás, akkor az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének 309.2. pontja szerint előfordulhat, hogy nem kell néhány dokumentumot elkészítenie:

"A munkáltató egy kisvállalkozás, amely mikrovállalkozásnak minősül, jogosult részben vagy egészben megtagadni a helyi szabályozás elfogadását , amely munkajogi normákat tartalmaz (belső munkaügyi szabályzat, javadalmazási szabályzat, jutalmakra vonatkozó előírások, műszakbeosztások stb.). Ugyanakkor a munkáltatónak - a mikrovállalkozásnak minősülő kisvállalkozásnak - a munkaügyi kapcsolatok és más, közvetlenül kapcsolódó jogviszonyok szabályozása érdekében a munkavállalókkal kötött munkaszerződésekbe olyan feltételeket kell tartalmaznia, amelyek a munkajoggal összhangban. a jogszabályokat és egyéb normákat tartalmazó szabályozó jogszabályokat a munkajogot helyi szabályozással kell szabályozni..."

4. Regisztráljuk az igazgatót

Ellenőrizze, hogy az igazgató (vezérigazgató) megfelelően regisztrálva van-e. Ha nem, akkor mindenekelőtt igazgatót regisztrálunk. Ő az első alkalmazott! A dokumentumokból ki kell mutatni, hogy az igazgató mikortól dolgozik. Egy nagy referencia adatbázisban és a „HR Csomagban” elérhető az igazgatói állásra lépésről lépésre történő jelentkezés, a szükséges mintadokumentumok és a tematikus konzultációk is.

5. Létszámtáblázatot, belső munkaügyi szabályzatot és egyéb helyi szabályzatot készítünk (lásd a 3. bekezdés táblázatát).

Bizonyára a cégnek még nincs létszámtáblázata, belső munkaügyi szabályzata vagy egyéb helyi szabályozása. Találjuk ki őket. Mindezeket a dokumentumokat egyeztetjük az igazgatóval. Figyelembe vesszük az igazgató észrevételeit, kívánságait, és ellenőrizzük, hogy azok nem ütköznek-e jogszabályba. Ezen dokumentumok kész változatai a törvényben meghatározott eljárás szerint egyeztetésre kerülnek (szükség esetén a munkavállalók képviselő-testületének véleményét is figyelembe véve), majd a cégvezető jóváhagyja azokat. Weboldalunkon számos ilyen dokumentum szabadon elérhető példája van. Még sok ilyen minta és tematikus megjegyzés található róluk, lépésről lépésre történő jóváhagyásuk egy nagy referencia adatbázisban és a „HR csomagban”. Weboldalunkon szabadon olvashat egy új hasznos cikket " Személyzet: forma és tartalom". Javasoljuk, hogy a HR Practitioner magazin előfizetői olvassák el a cikket: " Belső munkaügyi szabályzatot dolgozunk ki: törvényes, átgondolt és a munkáltató számára előnyös."és megtekintheti a helyi előírások sablonjait.

6. Kidolgozzuk a munkavállalókkal kötendő munkaszerződés szabványos formáját.

A HR Practitioner magazin előfizetői számára a következő kézikönyvet ajánljuk: "Alkalmazottat veszünk fel: személyi kérdések". Ebből többek között megtudhatja, milyen feltételeket előnyös a munkáltatónak belefoglalni a munkaszerződésbe, és éppen ellenkezőleg, milyen feltételek nemkívánatosak és veszélyesek.

7. Készítünk további dokumentumokat, amelyekre a jövőben szükségünk lesz a személyzeti munka elvégzéséhez:

Készítünk számviteli könyveket, regisztrációs naplókat, munkaidő-nyilvántartásokat, megrendelőlapokat, felelősségi szerződéseket stb.

8. A vezetőséggel közösen döntjük el, hogy kik vezetik a munkaügyi nyilvántartásokat .

Ha az alkalmazottakat még nem vették fel, akkor a szervezet vezetőjének (igazgatónak) először munkanyilvántartást kell vezetnie. Erről parancsot adnak ki. Honlapunkon mintarendelet található, amelyben a szervezet vezetője vállalja a munkafüzetek karbantartását, tárolását, rögzítését és kiadását. Az ilyen utasítás kötelező, az Orosz Föderáció kormányának rendelete előírja. Ha nem, a munkáltató pénzbírsággal sújtható. Ezt követően az igazgató ezeket a jogköröket az átvett személyzeti alkalmazottra is átruházhatja, ugyancsak végzéssel. Weboldalunkon található egy megrendelőlap a munkafüzetek karbantartásáért, tárolásáért, rögzítéséért és kiadásáért felelős személyek kijelölésére >>

9. Munkavégzésre regisztráljuk az alkalmazottakat.

Ezután az alkalmazottak elkezdenek dolgozni, és a személyzeti alkalmazott számára megkezdődik a mindennapi munka szakasza, szükséges lesz munkaidő-nyilvántartás, szabadságolási ütemezés, szabadságok megszervezése, ösztönzők és büntetések alkalmazása, üzleti utak, részmunkaidő munkahelyek, elbocsátások és még sok más... Erőforrásaink segítenek Önnek ezen az oldalon.

Az irodai munka ma a személyi nyilvántartások egyik fontos összetevője. Ha lehetséges, előzetesen meg kell ismerkednie ezzel.

Ennek a folyamatnak megvannak a maga finomságai és bizonyos sajátosságai. A személyi iratkezelés megszervezése a vállalkozásalapítás egyik fő szakasza.

A jogszabályi dokumentációban tükröződő különféle jellemzők és árnyalatok meglehetősen kiterjedt listáját kell elvégezni.

Sőt, megfelelő tapasztalat hiányában a dokumentumáramlás önálló megszervezése meglehetősen problémás lesz.

Ezért lehetőség szerint érdemes szakképzett személyzeti dolgozó szolgáltatásait igénybe venni. Ily módon számos probléma megoldható lesz, mielőtt azok felmerülnének.

Főbb szempontok

Gyakran előfordul olyan helyzet, amikor a személyzeti nyilvántartásokat és az irodai munkát közvetlenül a semmiből kell megszervezni.

Ebben az esetben előre el kell döntenie, hol kezdje el ezt a folyamatot. Fontos megjegyezni, hogy a személyzeti nyilvántartás nem korlátozódik a munkakönyvek nyilvántartására, valamint az elbocsátási és felvételi parancsokra.

Számos további tényező és probléma van, amelyeket előzetesen kezelni kell.

A HR folyamatot az alkalmazottak számától függetlenül kell végrehajtani.

Még akkor is, ha csak egy alkalmazottal rendelkező egyéni vállalkozó van, ezt a termelést el kell végezni.

Ugyanakkor a speciális kormányzati szervek gondos ellenőrzését általában csak a nagyvállalatok felett végzik. A személyzet létszáma több mint 250 fő.

Amit tudnod kell

A dokumentumáramlás a személyi tevékenységhez kapcsolódó dokumentumok végrehajtásának megszervezésének folyamatát jelenti.

Ez elsősorban a T2 számú nyomtatványok elkészítésére, valamint a munkafüzetek kitöltésére és a munkaszerződések elkészítésére vonatkozik.

Számos finomság és árnyalat kapcsolódik a releváns információknak a dokumentumokban való tükrözéséhez. Az összes szabványt jogszabályi dokumentumok határozzák meg.

Maga az irodai munkafolyamat 3 fő szakaszra oszlik, amelyek a következőket foglalják magukban:

Ezenkívül fontos megjegyezni, hogy a dokumentumok tárolásának folyamata szükségszerűen szabványos módon történik.

Vannak azonban bizonyos időszakok, amelyek során a dokumentumokat meg kell őrizni.

Gyakran több évtizedig tartanak. Ezt követően a tárolási idő lejárta után az ilyen dokumentumokat megfelelően meg kell semmisíteni.

Milyen célból végzik?

A személyzeti nyilvántartások vezetése lehetővé teszi, hogy egyidejűleg különféle feladatok széles skáláját oldja meg.

Ezek azonban némileg eltérhetnek a vállalkozás tevékenységének típusától függően. De ugyanakkor ismét meg lehet határozni számos szabványosat, amelyek kivétel nélkül szinte minden esetben előfordulnak.

Ezek elsősorban:

Napjainkban az ilyen típusú számvitel lehetővé teszi a különféle problémák széles körének egyidejű megoldását.

Fontos megjegyezni, hogy a papírmunkát a jogi normák keretein belül kell elvégezni.

Ellenkező esetben nagy a valószínűsége, hogy nehézségek merülnek fel a munkaügyi ellenőrzés során. A bírói gyakorlat ebben a kérdésben meglehetősen kiterjedt.

De ugyanakkor rendkívül kétértelmű. Ezért, ha lehetséges, ne hibázzon. Mivel a lehetséges bírságok összege meglehetősen nagy.

Jelenlegi szabványok

A hivatali munka megszervezése csak jogalkotási dokumentumok keretein belül történhet. Ugyanakkor meglehetősen kiterjedt lista található a nemzeti cselekvési tervekről, amelyek előírásait be kell tartani.

Ennek elmulasztása problémás helyzeteket okozhat. A kérdéses típusú dokumentáció elkészítésekor hibázni tilos.

A számviteli bérszámfejtésről itt olvashat.

Mert ez elég komoly bajokhoz vezethet. Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve a fő dokumentum, amelynek keretében nemcsak irodai munkát kell végezni, hanem általában a munkavállalókkal való interakciót is el kell végezni.

Egy ilyen dokumentum meghatározza a felvételi rendszert, valamint a munkavállaló és munkáltatója összes jogát és kötelezettségét.

Ezt az NAP-t a 2001. december 30-i 197. számú szövetségi törvény állapítja meg. Fontos megjegyezni azt is, hogy a jogszabályokat évente reformálják meg.

Ezért a konzultációhoz releváns információforrásokat kell használni. Fontos továbbá, hogy ne kerülje el, hogy megismerkedjen más szabályozó dokumentumokkal, amelyek szintén meghatározzák ezt a pontot.

Nem kevésbé jelentős az 1991. április 19-i 1032-1. törvény, amely az Orosz Föderáció állampolgárainak az országban történő foglalkoztatásának kérdésére vonatkozik.

A dokumentáció tárolásának és végrehajtásának rendjét külön törvény határozza meg. Ez a 2004. október 22-i 125-FZ szövetségi törvény „A levéltári ügyekről”.

Egy ilyen dokumentum meghatározza a dokumentumok tárolásának módját, végrehajtását, valamint sok más árnyalatot. Fontos, hogy megismerkedjen az irodai munka minden sajátosságával, mielőtt elkezdi.

Ezzel sok nehézséget és komplikációt elkerülhet. Sőt, nemcsak a nyilvántartást vezető vezetőnek fontos az összes NAP megismerése.

Az is fontos, hogy az állásra jelentkező munkavállaló alaposan mérlegeljen minden NAP-t.

Ez lehetővé teszi, hogy önállóan, külső segítség nélkül ellenőrizhesse jogainak betartását.

Ha nyilvánvaló jogsértést fedeznek fel, a helyzet megoldása érdekében közvetlenül a munkaügyi felügyelőséggel kell kapcsolatba lépnie.

Ha a jogsértés nem nyilvánvaló, és vizsgálatra van szükség, akkor bírósághoz kell fordulnia.

De ha lehetséges, meg kell próbálni békésen megoldani a helyzetet. Mivel a jogi eljárások meglehetősen sok időt igényelnek.

A személyi iratkezelés megszervezésének folyamata nem bonyolult, de szabványok és jogszabályok ismeretét igényli.

Ellenkező esetben a különféle hibák elkövetése egyszerűen elkerülhetetlen. Ilyen tapasztalat hiányában érdemes a nulláról HR adminisztrációs képzésen részt venni.

Hogyan állítsunk be HR-rekordokat a semmiből

Általánosságban elmondható, hogy a HR adminisztrációs folyamatot meglehetősen önállóan lehet elsajátítani. De egy ilyen eljárás végrehajtásához gondosan el kell olvasnia a jogszabályokat.

Ezen túlmenően vannak olyan finomságok, konkrét pontok, amelyeket nem jeleznek egyértelműen az NCST-ben. Emiatt szakemberhez kell fordulni.

De gyakran előfordul, hogy különböző okok miatt nem lehet alkalmazottat felvenni. Ilyen helyzetben magának kell megbirkóznia a személyzeti nyilvántartások kérdésével.

A főbb pontok, amelyeket előzetesen ki kell dolgozni, a következők:

• Lehetséges saját maga fejleszteni?
• kötelező dokumentumok;
• lépésről lépésre az LLC regisztrációjához;
• aki felelős a nyilvántartások vezetéséért.

Lehetséges saját maga fejleszteni?

A személyi iratkezelés önálló fejlesztése teljesen lehetséges folyamat, de megvannak a maga sajátosságai. Ha lehetséges, előzetesen meg kell ismerkednie ezzel.

Ugyanakkor a hibamentes fejlesztés csak akkor lehetséges, ha a vállalkozás vezetője vagy a vállalkozó előzetesen megismerkedett az NAP-val.

Ha valamilyen okból nem rendelkezik a szükséges tapasztalattal, egyszerűen elvégezhet speciális HR tanfolyamokat Moszkvában a semmiből.

Az ilyen előzetes felkészülés sok különböző nehézség megoldásában segít még azok felmerülése előtt.

Ugyanilyen jövedelmező és kényelmes megoldás az outsourcing alkalmazása. Ez azt jelenti, hogy ideiglenesen fel kell venni egy alkalmazottat a dokumentumáramlás megszervezésére.

A jövőben a könyvelés önállóan is elvégezhető. Az ilyen szolgáltatások ára általában alacsony.

Kötelező dokumentumok

A személyzeti nyilvántartások vezetésekor számos dokumentumot kell készíteni. Ezek közül néhány a következő kötelező:

A kötelező dokumentumok listája több mint egy tucat elemet tartalmaz. Mindegyikük jelenléte feltétlenül szükséges. A legjobb, ha ezt a kérdést előre kidolgozzuk.

Ezen túlmenően egyesek szigorú formátumkövetelményeket is tartalmaznak. Egyéb esetekben a nyilvántartásba vétel a vállalkozás vezetőjének belátása szerint is elvégezhető.

Helyi előírások kidolgozása

További fontos szempont a helyi szabályozás kötelező elkészítése. Ezek standard listája a következőket tartalmazza:

• alapvető belső munkaügyi szabályzatok;
• a vállalkozás javadalmazására vonatkozó rendelkezések;
• munkautasítások;
• a vállalkozás különböző részlegeinek munkaszabályzata;
• megállapodás, amely megerősíti a munkavállaló személyes adatainak kezeléséhez való hozzájárulását;
• A munkavállalók személyes adatainak védelméről szóló szabályzat.

Szabványos munkaszerződés-minta kidolgozása

Fontos megjegyezni, hogy ma a munkaszerződésnek nincs szigorúan meghatározott formája. Ugyanakkor bizonyos rendelkezéseknek jelen kell lenniük benne.

Fontos megjegyezni, hogy a megállapodásnak mindenekelőtt meg kell felelnie az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve követelményeinek. Ellenkező esetben teljesen vagy részben érvénytelennek minősül.

Lépésről lépésre az LLC regisztrációjához

A papírmunka kitöltésének menete a következő:

• céljai és célkitűzései meghatározottak;
• elkészítik a dokumentumok alapformáit;
• belső helyi törvények készülnek.

Ki a felelős a nyilvántartások vezetéséért?

Függetlenül attól, hogy pontosan ki vezeti a személyi nyilvántartást a vállalkozásnál, annak törvényi betartásáért a vezető felelős.

Itt olvashat a bérből származó tartásdíjról szóló bejegyzésekről.

A határozott idejű munkaszerződés megkötésének és felmondásának eljárási rendjét lásd itt.

Számos konkrét kérdés kapcsolódik közvetlenül a személyzeti nyilvántartások kialakításához. Az ilyen eljárások lefolytatása előtt meg kell ismerkednie velük.

HR iratkezelés a semmiből: lépésről lépésre 2017

HR menedzsment bábuk számára

Vannak kötelező dokumentumok (amelyeket a Munka Törvénykönyve ír elő) és ajánlottak. Ha a KDP-je teljesen nulla, akkor erőteljesen foglalkoznia kell a kötelező dokumentáció létrehozásával. Legáltalánosabb formájában két kategóriába sorolható:

1. Helyi előírások.
2. A munkaviszony nyilvántartásba vételekor keletkezett dokumentumok.

Ez a sajátosságok figyelembevételével a következőket is tartalmazza:

• személyi nyilvántartási dokumentumok (munkaügyi, polgári szerződések, személyi megbízások, munkavállalói személyi igazolványok);
• munkaidő-nyilvántartási és számítási dokumentumok (munkaidő-nyilvántartások, bérlapok);
• az alkalmazottak személyi okmányai (munkakönyvek, személyi nyilvántartások).

Megrendelések számozása a személyi iratkezelésben

Általában a kezdőknek van egy kérdése: hogyan kell számozni a rendeléseket? Jó hír: Nincsenek jogi követelmények, használja a józan eszét.

Számos tippkérdés van, amelyek megválaszolásával létrehozhatja saját rendelésszámozási logikáját.

• Hány főállású alkalmazottja van a szervezetnek: 10, 50, több mint ötven?
• Mekkora a személyzet fluktuációja?
• Milyen gyakran kell megváltoztatnia a munkakörülményeket (munkavállalókat áthelyezni pozícióból pozícióba, hétvégi munkára hívni stb.)?

Ha azt látja, hogy a rendelések mennyisége kicsi lesz, akkor folyamatos számozást végezhet a „K” betű hozzáadásával (évente a 01-K számtól kezdődően), hogy elkülönítse azokat a fő tevékenységre vonatkozó rendelésektől. Ha sok a megrendelés, a tapasztalt személyzeti tisztek azt tanácsolják, hogy a témától függően osszák fel és jelöljék meg a különböző típusú megrendeléseket.

A félreértések elkerülése és a dokumentáció rendben tartása érdekében a megrendelésekről napló vezetése is javasolt.

Személyi nyilvántartás vezetése

Ezt a nehéz munkát az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 2004. január 5-én kelt 1. számú határozata alapján végzik el, amely az összes dokumentum mintáinak könyvtárát tartalmazza - elviheti és felhasználhatja. Egyébként 2013 óta senkinek nincs joga csak abban a formában követelni a dokumentumokat, ahogy az állásfoglalásban szerepel: de miért vesztegeti az időt a kerék újrafeltalálásával?

Kezdetben ajánlatos utasításokat vagy előírásokat kiadni az irányítóközpontról, ahol előírják, hogyan dokumentálják az összes személyzeti eljárást, hogyan zajlanak a szervezeten belül stb. Az ilyen utasítások megbízható alapjai lesznek a teljes ellenőrzésnek. a vállalkozás központjában, és lehetővé teszi, hogy tökéletes rendben legyen.

A személyzeti iratkezelésre vonatkozó szabályzat minta

Személyi iratkezelés 2017

GOST R 7.0.97-2016

az Ön számára legfontosabb cikkeket

Gyakran több, egy tulajdonos tulajdonában lévő kisebb szervezetben a számviteli és a humánerőforrás osztály minden céget kiszolgál. Mivel a szabályozási dokumentumok nem írják elő, hogyan kell ezt megtenni, a személyzeti tiszteknek kétségei lehetnek cselekedeteik helyességét illetően.

Az ügyek jól megtervezett nómenklatúrája biztosítja az iratok gyors feldolgozását és visszakeresését, függetlenül az osztály nevétől és sajátosságaitól, valamint a cég teljes iratfolyamatának megbízhatóságát és biztonságát. Megmondjuk, hogyan kell helyesen létrehozni a nómenklatúrát.

Sajnos nem minden szervezet fordít kellő figyelmet a személyzeti iratkezelésre (a továbbiakban: HR). A vezetők néha másodlagos jelentőségűnek tartják ezt a feladatot, és ennek következtében az irányítóközpont elhanyagolt állapotba kerül. Az iratok visszaállítása, mindent a törvényi előírásoknak megfelelő összhangba hozni nem egyszerű feladat. Hol kezdjem, és hogyan ne maradjunk le semmiről?

2015 áprilisa óta az LLC-k és a JSC-k számára megengedett a pecsét nélkül. A lényeg az, hogy a használatának (vagy hiányának) feltétele szerepeljen a társaság alapszabályában. A gyakorlatban minden ilyen egyszerű?

Sok munkafolyamatot a józan észt meghaladó jogszabályi normák szerveznek, és jelentős munkaerőköltséget igényelnek, amely gyakran nem tűnik megfelelőnek az eseményhez. Mindig van értelme követni őket, vagy van lehetőség időt spórolni a fontosabb feladatokra?

Az anyagok teljes vagy részleges másolása tilos,

Személyzeti nyilvántartások kezelése a vállalatnál

Minden vállalkozásnak, még a legkisebbnek is, vannak alkalmazottai, ami azt jelenti, hogy különféle személyi dokumentációkat kell vezetni.

A régóta piacon lévő cégeknél a HR-nyilvántartás általában jól megalapozott, az újonnan létrejövő szervezetekben azonban mindent a nulláról kell létrehozni.

pontosan megoldja a problémáját

Általános szabály, hogy a HR osztály alkalmazottai részt vesznek a személyzeti nyilvántartások vezetésében és az összes dokumentum feldolgozásában, de ha a vállalkozás kicsi, akkor ezt a munkát részmunkaidőben az egyik alkalmazottra lehet bízni. Általában ez egy könyvelő vagy titkár.

Ha a vállalatnak sok alkalmazottja van, akkor létrejön egy személyzeti osztály, amelyben több szakember is lehet. A személyi szükségletet nemcsak az alkalmazottak száma (bár ez a fő tényező) határozza meg, hanem magának a vállalkozásnak a sajátosságai is. Tehát egy káros és veszélyes termelésű szervezetben a HR-eseknek több munkájuk lesz.

Minden néhány kattintással történik, sorok és stressz nélkül. Próbáld ki, és meg fogsz lepődni milyen könnyű lett!

A szükséges jogszabályi keretek és szabályozó dokumentumok összegyűjtése

Az első dolog, amit meg kell tennie a HR-dokumentumfolyam létrehozása során, hogy eldöntse, milyen dokumentumok legyenek ott. Vannak olyan dokumentumok, amelyekkel minden vállalkozásnak rendelkeznie kell, és vannak olyanok, amelyek csak egy bizonyos típusú munka vagy céges tevékenység elvégzéséhez szükségesek.

Nem árt egyébként magukat a személyi dokumentáció összetevőinek elérhetőségét szabályozó szabályozó dokumentumokat is külön mappában tárolni, hogy szükség esetén mindig kéznél legyenek.

Kötelező HR dokumentumok

Megrendelések személyi és személyi állomány tekintetében. A személyzeti utasítások a munkavállalók mozgásával kapcsolatos megrendeléseket tartalmazzák: felvétel, elbocsátás és áthelyezés. Ezek a megbízások munkatapasztalatra vonatkoznak, ezért 75 évig őrzik őket.

NAK NEK személyi rendelések az összes többi közé tartozik:

Szavatossági idő Ezek a megrendelések 3 és 5 év közöttiek.

Célszerűbb két külön mappát létrehozni ehhez a két típushoz.

A következő szükséges dokumentum a T-2 kártyák, amelyek tükrözik minden alapvető információ a munkavállalóról. Ezek a kártyák külön-külön vagy a munkavállaló személyes aktájának részeként tárolhatók.

A harmadik kötelező dokumentum a munkanyilvántartás. Jelenleg a törvény szerint a munkakönyvet egyéni vállalkozónak is el kell készítenie, nem beszélve az egyéb tulajdonformájú vállalkozásokról. A munkáltatónak a munkavállaló felvételétől számított három napon belül munkakönyvet kell kiállítania.

Mivel a munkafüzetek szigorúan számviteli formák, feltétlenül vezetni kell a könyvelési könyvet a munkafüzetek és a hozzájuk tartozó betétek mozgatásához. Ezt a könyvet is 75 évig őrzik.

A következő szükséges dokumentum a munkaszerződés. Minden alkalmazottal meg kell kötni, függetlenül a futamidőtől.

Az új munkahelyek létrehozása után mindegyikük munkakörülményeit külön értékelni kell. A SOUT-hoz kapcsolódó dokumentumokat addig tároljuk, amíg újakkal ki nem cserélik, általában 5 évente egyszer.

NAK NEK egyéb kötelező dokumentumokat vonatkozik:

• személyzeti ütemterv;
• munkabért szabályozó dokumentum;
• Megrendelés-nyilvántartási könyvek;
• üzleti úti napló;
• belső munkaügyi szabályzat;
• a HR osztály munkáját szabályozó egyéb helyi szabályozási dokumentumok.

Vannak olyan dokumentumok is, amelyeket a törvény nem kötelez megőrizni, de ennek ellenére szinte minden munkáltatónál megvan, ezek munkaköri leírások, kollektív szerződések, megbízások alapkönyve.

Alapító okiratok gyűjtése, tanulmányozása

Miután döntött az általános kötelező dokumentumokról, döntenie kell a fennmaradó dokumentumokról. Ehhez tanulmányoznia kell a vállalkozás tevékenységét és termelési folyamatát szabályozó összes jogszabályi dokumentumot.

Itt a dokumentumok nagyon eltérőek lehetnek. Például, ha a munkavállalók jogosultak speciális ruházatra és egyéni védőfelszerelésekre, akkor feltétlenül jóvá kell hagyni a rendelettel vagy más adminisztratív dokumentummal az alkalmazottak kategóriájának való ellátásának listáját és feltételeit.

Ha a vállalkozásnál vannak rendszertelen munkaidőben, éjszakai munkavégzésben, illetve káros és veszélyes körülmények között dolgozó személyek, akkor az őket megillető juttatásokat, kártérítéseket dokumentálni kell.

Dokumentumlista elkészítése

Ez a rendelkezés felsorolja az összes szükséges dokumentumot, azok karbantartási eljárását és tárolási idejét. Ez a rendelkezés nem kötelező, de nagyban megkönnyíti a HR osztály munkáját.

Jelentkezés igazgatói állásra

Ha egy vállalkozást a semmiből hoznak létre, akkor először a vállalkozás vezetője regisztrálja magát.

Ezt követően ő köt munkaszerződést a többi alkalmazottal. Ha az igazgatói munkakör választható, versenyeztetés útján, akkor vele a munkaszerződést a választott testület elnöke köti, ha a vállalkozásnak vannak alapítói, akkor aláírják a szerződést. Ha a vezető egyben az egyéni alapító vagy egyéni vállalkozó, akkor munkaszerződést ír alá mind a munkavállaló, mind a munkáltató számára.

Bárhogy is legyen, a munkaszerződés megkötése és a munkavégzési megbízás kiadása kötelező eljárás.

Helyi előírások kidolgozása

Annak meghatározásához, hogy milyen pozíciókra és hány beosztásra van szükség a vállalkozás működéséhez, a személyzeti asztal. Van hozzá egy egységes forma, és bár nem kötelező használni, nagyon kényelmes.

Ha szükséges, további oszlopokat is hozzáadhat hozzá. A létszámtáblázat tartalmazza a beosztás megnevezését, a szükséges létszámot, a fizetést vagy a javadalmazási formát és az igényelt pótlékokat. A személyzeti táblázatban szereplő összes pozíció fel van tüntetve, kezdve a legfontosabbakkal és a kisegítő személyzettel bezárólag.

BAN BEN munkaügyi előírásokat Először is fel kell tüntetni a vállalkozás munkarendjét, ha van műszakbeosztás, akkor azokat részletesen ismertetjük. Ez a dokumentum követelményeket is meghatározhat az alkalmazottak megjelenésére és viselkedésére, a vállalati etikára stb.

Szabványos munkaszerződés-minta kidolgozása

• a munkáltató neve, tényleges és jogi címe, képviselőjének teljes neve;
• a munkavállaló teljes neve;
• az a pozíció, amelyre a munkavállalót felvették;
• a munkaszerződés időtartama;
• a szerződés típusa (részmunkaidős vagy főállás);
• munkaköri feladatokat, azokat magában a szerződésben is rögzítheti, vagy linket tehet a munkaköri leíráshoz;
• díjazás, itt nem érdemes a helyi szabályozási dokumentumokra hivatkozni, de jobb, ha mindent részletesen leír magában a szerződésben;
• menetrend;
• az adott munkahely munkakörülményeinek speciális felmérésének eredményeit;
• részletek és aláírások.

E kitételeken kívül a munkáltató bármilyen más, jogszabályba nem ütköző kitételt is beilleszthet a munkaszerződésbe.

Számviteli bizonylatok elkészítése

Minden naplókönyv használat előtt fel kell készülni. Ugyanis minden folyóiratot meg kell számozni, befűzni és lepecsételni. A lapok sorszámozása az elsőtől az utolsóig történik. Ezután az összes lapot, a borító kivételével, cérnával összevarrjuk, és két farkot húzunk az utolsó végpapírra. Papírral vannak lepecsételve, amelyen feltüntetik a lapok számát, és rajta van a vezető vagy a naplóvezetésért felelős személy aláírása.

Minden napló feltünteti a kezdő dátumát, és a szervezet nevét is meg kell adni.

Munkanyilvántartás vezetéséért felelős személy kijelölése

Munkakönyvek az egyik legfontosabb személyügyi nyilvántartási dokumentum, és szigorú jelentési formák közé tartoznak, akkor óvatosan kell bánni velük. Ezeket kulccsal zárva, széfben kell tárolni.

A munkafüzetek vezetésére felelős személyt jelölnek ki, aki azokat kitölti és a tárolásért felelős. A felelősséget a szervezet utasítása alapján ruházzák a munkavállalóra.

Az alkalmazottak nyilvántartása

Minden alkalmazott felvételekor el kell végezni egy bizonyos munkasorozatot:

• a munkavállaló kérelmének elfogadása;
• a munkavállaló megismertetése az összes helyi szabályozási dokumentummal, javadalmazási szabályzattal, belső munkaügyi szabályzattal, kollektív szerződéssel stb.;
• munkaszerződés elkészítése és aláírása. Ügyeljen arra, hogy a munkaszerződésben jegyezze fel, hogy a munkavállaló megkapta a százmásodik példányt;
• foglalkoztatási megbízás kiadása;
• személyi T-2 kártya kitöltése és személyes irat készítése. A következő dokumentumokat tartalmazza: felvételi kérelem, személyi okmányok másolata, felvételi végzés másolata, személyi igazolvány, végzettséget és képesítést igazoló dokumentumok, munkaszerződés és egyéb szükséges dokumentumok.
• az alkalmazott bérszámfejtéséhez szükséges összes dokumentum átadása a számviteli osztálynak.

Az alábbi videó lejátszási lista útmutatást nyújt a HR-rekordok készítéséhez:

Van még kérdése? Tudja meg, hogyan oldhatja meg pontosan a problémáját – hívjon azonnal:

A HR-nyilvántartások kezelése a semmiből – lépésről lépésre 2017

Postán küldeni

Személyzeti számvitel és az irodai munka a semmiből - a 2017-es lépésről lépésre szóló utasítások már elérhetőek olvasóink számára. A személyi dokumentumok áramlásának megszervezését a vállalkozásnál 2014 márciusa óta az új GOST szabályozza, amelyet minden személyzeti tisztnek be kell tartania.

Személyi nyilvántartás: ki a felelős a személyi nyilvántartások vezetéséért?

A személyzeti iratkezelést minden olyan vállalkozásnál végzik, ahol bérelt munkaerőt alkalmaznak. Hol kell elkezdeni a személyi nyilvántartást egy most regisztrált vállalkozásnál? Egy újonnan létrehozott vállalkozásban a személyzeti nyilvántartások kezelése a semmiből általában a vezető vállára hárul. E funkciók biztosítása érdekében az igazgató a társaság résztvevőinek (részvényeseinek) jóváhagyásával megbízást ad a személyi nyilvántartások vezetésére.

Ezt követően, amikor olyan szakembert alkalmaznak, akit a szervezetben a személyzeti nyilvántartásokkal bíznak meg, beleértve a személyzettel való munkát is, a megfelelő mennyiségű munka megterhelésével róható fel. Ez megrendelés kibocsátásával történik, amely egy adott munkavállalóra ruházza a felelősséget ennek a munkaterületnek a végrehajtásáért. Ezeket a feladatokat a munkaköri leírás is rögzíti, amelyet a munkavállaló aláírásakor elolvas.

A személyi iratkezelést 2017-ben is az eddigiekhez hasonlóan a Munka Törvénykönyve, az iratkezelési utasítások és egyéb jogszabályi és helyi dokumentumok betartásával kell végezni. A személyi nyilvántartásért a törvény és/vagy a belső vezetési utasítások megsértése esetén fegyelmi szankciók formájában a vétkes személyt terheli a felelősség.

Útmutató a személyzeti iratkezeléshez 2017 - töltse le vagy fejlessze saját magát?

A személyzeti nyilvántartások kezelésére vonatkozó utasításokat nem hagyták jóvá normatívan, ezért a személyi nyilvántartások vezetéséhez és a dokumentumáramláshoz ajánlott a GOST R 7.0.8-2013 követése, amelyet a Rosstandart 2013. október 17-i, 1185-st számú rendelete hagyott jóvá. és 2014. március 1-jén lép életbe.

Nincs egységes sablon a személyzeti nyilvántartásokra és az irodai munkára vonatkozó utasításokhoz, de a nulláról lépésről lépésre rendelkezésre állnak a személyzeti nyilvántartások, amelyek ajánlott szakaszai vannak a személyzeti dokumentumáramlás és a könyvelés megszervezéséhez egy vállalaton belül. Ennek a lépésről lépésre elkészített tervnek köszönhetően könnyen azonosítható a műveletek sorrendje és eligazodhat a munka mennyiségében.

Javasoljuk, hogy olvassa el az alábbi lépésenkénti utasításokat, amelyek segítenek a HR-rekordok alapjaiban történő rendszerezésében. A jövőben a tanulmányozott anyag alapján kidolgozhatja saját cselekvési tervét és követheti azt.

Hogyan néz ki a HR adminisztrációról szóló lépésről lépésre szóló útmutató?

Tehát folytassuk a HR-adminisztráció lépésről-lépésre vonatkozó utasításait a semmiből. Részletes, lépésről lépésre szóló tervet adunk, amely lehetővé teszi saját személyzeti szolgáltatás létrehozását, kezdve az első alkalmazott - az igazgató - regisztrációjával a vállalkozásnál. Ezért fontos a vállalat tevékenységének kezdetétől a személyi nyilvántartás ésszerűsítése.

A személyi nyilvántartások rendszerezésének szakaszai egy vállalkozásnál:

1. Szabályozási és információs bázis létrehozása.

Először is érdemes eldönteni, hogy mely előírásokra lesz szükség a személyzeti tiszt munkájában. Persze hogy az:

• Munka Törvénykönyve - tartalmazza a főbb pontokat a munkaidő szabályozásáról (15-16., 22. fejezet), a szabadságok időtartamáról és gyakoriságáról (19. fejezet), a bérszámításról (21. fejezet), valamint körvonalazza az alapvető jogokat és kötelezettségeket. munkavállalók és munkaadók;
• Az Állami Statisztikai Bizottság 2001. január 4-i 1. sz. határozata - itt bemutatjuk a személyi nyilvántartásokhoz szükséges összes elsődleges dokumentumot; használatuk ma nem kötelező, de még mindig kívánatos, mivel minden szükséges oszlopot és részletet figyelembe vesznek; Kívánt esetben bármely felhasználó módosíthatja az űrlap adatait, csak a szükséges adatokat megtartva;
• 2003. április 16-án kelt 225. számú kormányrendelet, amely segíti a munkakönyvekkel való munkát; ez a dokumentum alapvető a munkavállaló számára, mivel megerősíti a munkatapasztalatát;
• az Orosz Fegyveres Erők vezérkara által 2008. április 11-én jóváhagyott kézikönyv a vállalatok katonai nyilvántartásainak vezetésére vonatkozóan - ezek az ajánlások segítenek a személyzet alkalmazottainak abban, hogy megnyugodjanak a vállalatok alkalmazottai katonai nyilvántartásának kötelező vezetésében;
• Rosstandart 2013.10.17.-i 1185-sz., Gosstandart 2003.03.03-i 65. sz. határozata (ez a határozat 2017.07.01-ig érvényes, 2017.07.01-től GOST R 7.0167., 2003.03.07. Rosstandart 2016.12.08-i, 2004-st sz., a Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558-as rendelete és a 2009. június 15-i 477-es kormányrendelet - ezek a dokumentumok segítenek megtudni, hogy milyen szabványok érvényesek. létezik az orosz irodai munkában és archiválásban.

Minden személyi nyilvántartásért felelős munkavállaló számára hozzáférést kell biztosítani nemcsak ezekhez a szabályzatokhoz, hanem a munkafolyamat során szükségessé váló egyéb jogszabályokhoz is. Ezenkívül a személyzeti tisztnek figyelemmel kell kísérnie a szabályozás legújabb változásait és frissítéseit. Ehhez vagy a jogszabályok független nyomon követését kell biztosítani, vagy különféle információs adatbázisokhoz hozzáférési csomagokat kell vásárolni.

A magas szintű személyzeti iratkezelés biztosítása érdekében a nagy létszámú vállalkozásoknál speciális HR szoftverre is szükség lehet a személyi menedzsment rendszer megszervezéséhez és a személyi nyilvántartások vezetéséhez.

1. A cég jogszabályi dokumentációjának megismerése.

Az alapító okiratnak részleteznie kell az igazgató (vezérigazgató, igazgatótanács) – a társaság végrehajtó szerve – alkalmazásának feltételeit. Ezen túlmenően ez az alapdokumentáció meghatározza a vezető munkavégzésének időtartamára vonatkozó alapvető feltételeket. Ezen túlmenően a személyzeti referensnek tisztában kell lennie az alapszabály legfrissebb változásaival abban az esetben, ha a társaság tulajdonosai személyi kérdésekben döntenek.

Az újonnan létrehozott vállalkozásnál az első alkalmazott természetesen a vezető. Így a cég tulajdonosai által jóváhagyott jegyzőkönyv alapján végzést adnak ki, amelyben megjelölik, hogy a vezető mikor veszi át a feladatait. Ez lesz az első személyi megbízás a vállalatnál.

A jövőben a személyzeti tisztnek kell gondoskodnia a kiadott parancsok időrendi sorrendjéről. A munkakörülmények és a személyi kérdések ellenőrzésekor a szabályozó hatóságok fokozottan ügyelnek a megbízások számozására, hogy ne legyen olyan eset, amikor a megbízásokat visszamenőlegesen adják ki.

1. Azon személyi dokumentumok listájának összeállítása, amelyek részt vesznek a személyi nyilvántartás kezelésében a vállalatnál.

Felsoroljuk a főbb dokumentumokat, amelyek részt vesznek a személyzeti nyilvántartásban minden olyan vállalkozásnál, ahol alkalmazott alkalmazottak vannak:

• a szervezeten belüli munkaügyi szabályokra vonatkozó szabályok;
• a szervezet személyzeti struktúrája;
• személyzeti ütemterv;
• szabadság ütemezése;
• a munkavállalók személyes adatainak védelmével kapcsolatos dokumentumok.

A kötelező bizonylatok közé tartoznak az egyes alkalmazottak számára készített elsődleges számviteli bizonylatok, valamint a nyilvántartások, például:

• munkaszerződések;
• könyv a munkáskönyvek mozgásának rögzítéséről;
• könyv a munkanyilvántartási könyvek nyomtatványainak és maguknak az okmányoknak a nyomtatványainak rögzítésére, amelyeket gyakran adnak ki a vállalkozásnál, amikor a munkavállaló belép az első munkahelyére;
• munkaidő lap;
• az alkalmazottak személyes kártyái;
• személyi megbízások, amelyeket általában a kibocsátásuk indoklásával együtt tárolnak (kérelmek, hivatalos (jelentések) feljegyzések, okiratok stb.);
• munkaköri leírások és egyéb dokumentumok;
• a szabályozó hatóságok által végzett ellenőrzések naplója.

A következő dokumentumokat is közzé lehet tenni:

• kollektív megállapodás;
• a bónuszok, bizonyítványok, üzleti titkok stb.

1. A személyi dokumentumok és nyomtatványok jóváhagyása a vállalkozás vezetője által.

Ha a dokumentációs lapon észrevétel van, azt a személyzeti referens köteles megszüntetni, és az okmánylapokat újra jóváhagyni. Azoknak a dokumentumoknak, amelyek nemcsak a személyi nyilvántartás vezetését, hanem a számvitelt is érintik, a vállalkozás számviteli politikájában is tükröződniük kell.

1. Munkakönyvek vezetésével és nyilvántartásával megbízott személy kijelölése.

Ez lehet egy személy, aki a személyi nyilvántartások vezetésével foglalkozik, vagy külön alkalmazott jelölhető ki, aki a kiadott és átvett munkakönyvek tárolásáért és rögzítéséért felelős. A felelős személy kijelöléséről megfelelő végzést adnak ki.

Ez az utolsó szakasza a személyzeti nyilvántartások vezetésének a semmiből. Most minden felvett alkalmazotthoz létrejön egy személyzeti dokumentációcsomag, amely általában munkaszerződést, felvételi megbízást és munkaköri leírást tartalmaz; munkakönyv elfogadása/kiállítása, személyi igazolvány kitöltése, személyes adatok és egyéb dokumentumok titoktartási megállapodásának aláírása.

Ezután más személyi dokumentumokat készítenek a munkanap egységesítéséről, a bérek kiszámításáról és kifizetéséről, a szabadságok elszámolásáról, a betegszabadság feldolgozásáról, az üzleti utakról stb.

Legyen Ön az első, aki értesül a fontos adóváltozásokról

Kérdései vannak? Gyors válaszokat kaphat fórumunkon!

HR iratkezelés a semmiből – lépésről lépésre

A HR osztály minden modern szervezet egyik legfontosabb láncszeme. Csak ennek a szolgáltatásnak a szakembereinek köszönhetően lehet hatékonyan irányítani egy vállalkozás tevékenységét.

HR adminisztráció a semmiből, lépésről lépésre

De működésének megfelelő megszervezéséhez szükséges:

Kedves olvasóink! A cikk a jogi problémák megoldásának tipikus módjairól szól, de minden eset egyedi. Ha tudni akarod, hogyan pontosan megoldja a problémáját- vegye fel a kapcsolatot tanácsadóval:

• világosan meghatározza a szükséges dokumentumok kidolgozásáért és előkészítéséért felelős alkalmazottak munkaköri feladatait, ismerje a végrehajtó testületek kialakítására és kinevezésére vonatkozó szabályokat
• vezetők;
• megfelelő új alkalmazottak felvétele, áthelyezése és elbocsátása;
• a hatályos jogszabályok alapján dolgozni a személyi iratkezelés területén;
• megalkotja a szükséges törvényeket és szabályozásokat vállalati szinten.

A HR osztály hatékony tevékenységének gyors és hozzáértő megszervezése érdekében javasolt egy speciális algoritmus kidolgozása és alkalmazása a szükséges műveletek elvégzésére.

Ki felelős az irodai munkáért a vállalkozásnál?

Mielőtt tervet készítene a hatékony dokumentumáramlás megszervezésére, el kell döntenie, hogy ki töltse be a HR-szakértői szerepet. Kisvállalkozásban is a szervezeten belüli iratáramláshoz általában a titkári vagy ügyintézői állás szerepel a létszámtáblázatban.

Ennek két fő oka van:

• nagy mennyiségű dokumentummunka, amelyet a felelős személy naponta kezel;
• a dokumentumokkal való munka szűk szakirányának szükségessége, kívánatos, hogy a kinevezett munkavállaló titkár-asszisztens, HR-vezető vagy irodai szakirányú végzettséggel rendelkezzen.

Természetesen a gyakorlatban elfogadható, hogy olyan személyre ruháznak további feladatokat, aki dokumentumokkal is foglalkozik, például ügyvédet vagy könyvelőt. Ez azonban súlyosan csökkentheti a munkavállaló fő tevékenységeinek hatékonyságát, mivel a papírmunka nagy odafigyelést igényel.

Lépések és végigjátszások

A személyzeti iratkezelési rendszer megszervezése a következő szakaszokból áll:

1. A felelős személy beosztását megállapító parancsok kiadása határozza meg fizetésének összegét. Ezután a leendő munkavállaló jogait és kötelezettségeit szabályozó speciális szabályzatok és munkaköri leírások és egyéb dokumentumok jóváhagyása;
2. Ha végrehajtó szerv kijelölése szükséges, akkor felkutatást végeznek, és megállapodást kötnek a vállalkozás vezetőjével. Ez a személy fogja irányítani a személyzeti szolgáltatást az alapító nevében. Ha nincs szükség ilyen személy kinevezésére, és a vállalkozás vezetőjét már felvették, akkor elég csak egy ügyintézőt felvenni;
3. Szabályozási aktusok adatbázisának elkészítése. Létre kell hozni egy listát azokról a jogszabályi keretekről, amelyeknek megfelelően a titkár dolgozik;
4. Számviteli bizonylatok beszerzése vagy nyomtatványok nyomtatása. A személyi nyilvántartások kezelése megköveteli az alkalmazottak nyilvántartásáról és mozgásáról szóló sokféle könyv, a szükséges naplók elkészítését;
5. Mielőtt a titkár megkezdi a személyzet toborzását, a munkalapoknak a rendelkezésére kell állniuk. A munkakönyv a munkavállaló fő dokumentuma, amely megerősíti a munkatapasztalatára vonatkozó információkat. Ha egy állampolgárt először vesznek fel, azt a munkáltatónak ingyenesen kell biztosítania;
6. Az utolsó szakasz a személyzeti munka közvetlen megszervezése, beleértve a toborzást, áthelyezést, előléptetést, szabadságot, az alkalmazottak elbocsátását és még sok mást.

Kötelező dokumentumok

Az irodai munkaszolgáltatás stabil működésének megteremtéséhez a következő dokumentumokat kell elkészítenie:

• Személyzeti beosztás. Információkat tartalmaz a szervezetben meglévő pozíciókról. A dokumentum elkészítéséhez hivatkozni kell a hatályos jogszabályokra, mivel annak formája teljesen egységes az Orosz Föderáció összes vállalkozása számára;
• Az idő értékes erőforrás. Annak érdekében, hogy ne pazarolja el minden alkalommal új szerződés vagy munkaköri leírás manuális elkészítésére, minden pozícióhoz sablonokat kell készítenie a személyzeti táblázatból;
• Esetlista készítése vagy módosítások végrehajtása. Az iratok nómenklatúráját általában a szervezetben létrehozott összes dokumentumtípus listájának, valamint azok helyének és tárolási idejének jelzésének nevezik. Általában sok szakaszt tartalmaz, amelyek közül az egyiket a személyzeti iratkezelésnek kell szentelni;
• Belső munkaügyi szabályzat, mely szerint a napi munkarend, pihenőidő és még sok minden más megszervezésre kerül.

Menedzser regisztráció

Ha a szervezet még nem jelölt ki vezetőt, akkor először ez történik. Ő lesz az, aki:

• adminisztratív személyzetet alkotnak;
• nyilvántartásba veszi az alapító okiratokat;
• szervezeti, adminisztratív és egyéb dokumentumokat ír alá.

Az igazgató megalakítására az alapító közösen vagy egyénileg hozott döntése alapján kerül sor. A vállalkozás első személyére kinevezett személyre vonatkozóan adnak ki végzést.

Szabályozó aktusok

A HR iroda munkájának megfelelő megszervezéséhez alkalmaznia kell a hatályos jogszabályok alapvető szabályait:

Az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyve a fő dokumentum, amellyel összhangban a munkavállaló munkatevékenységének megszervezése megtörténik, beleértve a felvételt, a fizetést és a munkaidőt, a garanciákat és juttatásokat és még sok mást;

Munkakönyvek vezetésének és tárolásának szabályai. Az ilyen könyvekre szükség van a munkavállaló szolgálati idejének, kitüntetéseinek, tiszteletbeli címeinek stb. helyes rögzítéséhez;

Minták a munkaügyi elszámoláshoz szükséges elsődleges számviteli bizonylatok egységes formáiból. Ezek olyan parancsformák, amelyek mindent szabályoznak, ami a munkavállaló munkavégzésével kapcsolatos;

A szabványos kezelési archív dokumentumok listája. A dokumentumok megfelelő tárolásához szükséges jogszabályok.

Számviteli dokumentumok

A számviteli bizonylatoknak több fő típusa létezik, amelyek karbantartása biztosítja a megfelelő bizonylatok áramlását:

• A vállalati személyzet számviteli lapja (vagy könyve). Rövid információkat tartalmaz az alkalmazottak számáról;
• Munkaszerződések nyilvántartási naplója. Lehetővé teszi az alkalmazottakkal kötött összes szerződés megkötésének nyomon követését. A napló vezetése biztosítja a dokumentumok megbízható tárolását. Semmi sem vész el nyomtalanul, felhasználható a munkaszerződések meglétének vagy hiányának nyomon követésére;
• A személyi változások azonnali nyomon követéséhez szükséges regisztrációs napló;
• A bejövő és kimenő küldemények naplói. Ezekben megtekintheti a különféle üzleti levelezés történetét, és tisztázza a különféle levelek küldését vagy fogadását;
• Személyes kártyakönyv, amely információkat tartalmaz az alkalmazottak személyes adatait tartalmazó űrlapokról. Erre akkor van szükség, ha egy alkalmazott személyes adatainak tanulmányozására van szükség.

Mi az a személyi nyilvántartás és hogyan kell azokat karbantartani? Olvassa el figyelmesebben anyagunkat.

Itt megtudhatja, hogyan kell megfelelően elvégezni a személyzeti auditot, és miért van rá szükség.

Lehet-e munkafüzetet venni és mennyibe kerül? Erről itt fogsz tudni.

Munkakönyvek és tárolásuk

A munkafüzetekkel való munkának két fő jellemzője van, amelyeket figyelembe kell venni.

A felvett munkavállalónak át kell adnia könyvét a munkáltatónak. A munkaszerződés megszűnéséig nála marad.

Ebben a dokumentumban a titkár feljegyzi, hogy a munkavállalót a szervezet felvette, feltüntetve annak szervezeti formáját és nevét. Ezt a rekordot a vállalkozás vezetője hitelesíti.

Az alkalmazottak nyilvántartása

Az alkalmazott helyes regisztrálásához elegendő egy egyszerű algoritmust követni:

• Vegyen egy jelentkezést a munkavállalótól, amelyben tájékoztatást ad arról, hogy milyen pozícióra pályázik, milyen fizetés érdekli, és mikor kezdi meg a munkát.
• Megkapja a munkavállalótól a szükséges dokumentumok másolatait, például útlevél, SNILS, INN, banki adatok a bérek átutalásához.
• Munkaszerződés megkötése és munkaköri leírás kiadása személyes aláírás ellenében. Ezek a dokumentumok jogi kapcsolatot létesítenek a munkavállaló és a munkáltató között.
• Hozzon létre egy személyes fájlt, amely tartalmazza a kérelmet és a dokumentumok másolatait. Töltse ki a kártyát a T2 űrlapon, amelybe írja be az összes szükséges információt.
• Adjon ki egy megbízást, amely szerint a munkavállalót felveszi.

Következtetés

Így a személyi nyilvántartási szolgáltatás létrehozásához elegendő a fenti munkaszervezési utasítások alkalmazása. Egy ilyen szolgáltatás létrehozásakor a legfontosabb, hogy a hatályos jogszabályok rendelkezéseire hagyatkozzon, és figyelembe vegye a vállalkozás igényeit, annak szervezeti jellemzőitől függően.

Van még kérdése? Tudja meg, hogyan oldhatja meg pontosan a problémáját – hívjon azonnal.

Beszéltünk arról, hogy mi az irodai munka egy szervezetünkben, és példát adtunk az irodai munkával kapcsolatos utasításokra. Ugyanakkor egy szervezetben az általános irodai munka részeként különálló szekciók különíthetők el, amelyek közül az egyik a személyzeti irodai munka.

A személyzeti iratkezelés olyan tevékenységként értelmezhető, amely biztosítja a személyi ügyekben a dokumentációt, a dokumentumáramlást, a dokumentumok gyors tárolását és felhasználását. A szervezet tevékenységének mértékétől és jellemzőitől függően mind a számviteli alkalmazottak (például főkönyvelő-helyettes), mind a kifejezetten erre a célra felvett alkalmazottak (például) kijelölhetők a személyi nyilvántartások kezeléséért.

Szüksége van utasításokra a HR adminisztrációhoz?

A személyzeti iratkezelésre vonatkozó utasítások nem kötelező dokumentum a szervezetben. Jelenléte ugyanakkor megfelelő ellenőrzést biztosít a személyi dokumentumok végrehajtásának és karbantartásának teljessége, időszerűsége és helyessége felett. A szervezet a személyi iratkezeléshez önállóan, annak sajátosságait, a személyi dokumentumok mennyiségét és az iratkezelés ezen részlegének karbantartásáért felelős alkalmazottak számát figyelembe véve, önállóan dolgozza ki a lépésről lépésre vonatkozó utasításokat.

A személyzeti iratkezelés általában a következő főbb szakaszok dokumentációjának karbantartását foglalja magában:

• munkaszerződés megkötése és felvétele;
• a munkaszerződés megváltoztatása és más munkakörbe való áthelyezés;
• a munkaszerződések megszüntetése és a munkavállalók elbocsátása;
• szabadság biztosítása az alkalmazottaknak;
• jutalmak és fegyelmi szankciók;
• a munkavállalók személyes adatainak védelme.

A személyi dokumentumokkal való munkavégzés menetét a munkaköri leírásban lehet előírni az irodai munka ezen részéért felelős alkalmazottal.

A szervezet a személyi iratkezelési szabályzatában is előírhatja a személyi nyilvántartáshoz használt iratformákat. Ezen túlmenően, ha egységes nyomtatványokat használnak a személyzet rögzítésére, elegendő ezt jelezni, és nem magukat az űrlapokat megadni. A személyi okmányok egységes nyomtatványainak használata, ahol lehetséges, nemcsak azért kényelmes, mert nem igényel hasonló okmányformák önálló kidolgozását, hanem azért is, mert az ilyen nyomtatványok általában adnak utasításokat a kitöltéshez, amelyek lényegében lépésről lépésre haladnak. utasítás. Így például a személyi nyilvántartásokhoz szükséges egyedi dokumentumok (például felvételi megbízás, alkalmazotti igazolvány vagy létszámtáblázat) elkészítéséhez hivatkozhat az Állami Statisztikai Bizottság 2004. január 5-i 1. számú határozatára.

Bizonyos esetekben pedig kötelező a jóváhagyott formanyomtatványok használata és azok egységes eljárási rendjének alkalmazása. Például a szervezeti munkanyilvántartások vezetésére vonatkozó, lépésről lépésre szóló utasítások, valamint maga a munkanyilvántartási űrlap az űrlapot jóváhagyó személynél található.

Személyzeti számvitelés az irodai munka a semmiből - a 2018-as lépésről lépésre szóló utasítások már elérhetőek olvasóink számára. A személyi dokumentumok áramlásának megszervezését a vállalkozásnál 2014 márciusa óta az új GOST szabályozza, amelyet minden személyzeti tisztnek be kell tartania.

Személyi nyilvántartás: ki a felelős a személyi nyilvántartások vezetéséért?

A személyzeti iratkezelést minden olyan vállalkozásnál végzik, ahol bérelt munkaerőt alkalmaznak. Hol kell elkezdeni a személyi nyilvántartást egy most regisztrált vállalkozásnál? Egy újonnan létrehozott vállalkozásban a személyzeti nyilvántartások kezelése a semmiből általában a vezető vállára hárul. E funkciók biztosítása érdekében az igazgató a társaság résztvevőinek (részvényeseinek) jóváhagyásával megbízást ad a személyi nyilvántartások vezetésére.

Ezt követően, amikor olyan szakembert alkalmaznak, akit a szervezetben a személyzeti nyilvántartásokkal bíznak meg, beleértve a személyzettel való munkát is, a megfelelő mennyiségű munka megterhelésével róható fel. Ez megrendelés kibocsátásával történik, amely egy adott munkavállalóra ruházza a felelősséget ennek a munkaterületnek a végrehajtásáért. Ezeket a feladatokat a munkaköri leírás is rögzíti, amelyet a munkavállaló aláírásakor elolvas.

A személyi iratkezelést 2018-ban is az eddigiekhez hasonlóan a Munka Törvénykönyve, az iratkezelési utasítások és egyéb jogszabályi és helyi dokumentumok betartásával kell végezni. A személyi nyilvántartásért a törvény és/vagy a belső vezetési utasítások megsértése esetén fegyelmi szankciók formájában a vétkes személyt terheli a felelősség.

Útmutató a személyzeti iratkezeléshez 2018 - töltse le vagy fejlessze saját magát?

A személyzeti nyilvántartások kezelésére vonatkozó utasításokat nem hagyták jóvá normatívan, ezért a személyi nyilvántartások vezetéséhez és a dokumentumáramláshoz ajánlott a GOST R 7.0.8-2013 követése, amelyet a Rosstandart 2013. október 17-i, 1185-st számú rendelete hagyott jóvá. és 2014. március 1-jén lép életbe.

Nincs egységes sablon a személyzeti nyilvántartásokra és az irodai munkára vonatkozó utasításokhoz, de a nulláról lépésről lépésre rendelkezésre állnak a személyzeti nyilvántartások, amelyek ajánlott szakaszai vannak a személyzeti dokumentumáramlás és a könyvelés megszervezéséhez egy vállalaton belül. Ennek a lépésről lépésre elkészített tervnek köszönhetően könnyen azonosítható a műveletek sorrendje és eligazodhat a munka mennyiségében.

Javasoljuk, hogy olvassa el az alábbi lépésenkénti utasításokat, amelyek segítenek a HR-rekordok alapjaiban történő rendszerezésében. A jövőben a tanulmányozott anyag alapján kidolgozhatja saját cselekvési tervét és követheti azt.

Hogyan néz ki a HR adminisztrációról szóló lépésről lépésre szóló útmutató?

Tehát folytassuk a HR-adminisztráció lépésről-lépésre vonatkozó utasításait a semmiből. Részletes, lépésről lépésre szóló tervet adunk, amely lehetővé teszi saját személyzeti szolgáltatás létrehozását, kezdve az első alkalmazott - az igazgató - regisztrációjával a vállalkozásnál. Ezért fontos a vállalat tevékenységének kezdetétől a személyi nyilvántartás ésszerűsítése.

A személyi nyilvántartások rendszerezésének szakaszai egy vállalkozásnál:

1. Szabályozási és információs bázis létrehozása.

Először is érdemes eldönteni, hogy mely előírásokra lesz szükség a személyzeti tiszt munkájában. Persze hogy az:

• Munka Törvénykönyve - tartalmazza a főbb pontokat a munkaidő szabályozásáról (15-16., 22. fejezet), a szabadságok időtartamáról és gyakoriságáról (19. fejezet), a bérszámításról (21. fejezet), valamint körvonalazza az alapvető jogokat és kötelezettségeket. munkavállalók és munkaadók;
• Az Állami Statisztikai Bizottság 2001. január 4-i 1. sz. határozata - itt bemutatjuk a személyi nyilvántartásokhoz szükséges összes elsődleges dokumentumot; használatuk ma nem kötelező, de még mindig kívánatos, mivel minden szükséges oszlopot és részletet figyelembe vesznek; Kívánt esetben bármely felhasználó módosíthatja az űrlap adatait, csak a szükséges adatokat megtartva;
• 2003. április 16-án kelt 225. számú kormányrendelet, amely segíti a munkakönyvekkel való munkát; ez a dokumentum alapvető a munkavállaló számára, mivel megerősíti a munkatapasztalatát;
• az Orosz Fegyveres Erők vezérkara által 2008. április 11-én jóváhagyott kézikönyv a vállalatok katonai nyilvántartásainak vezetésére vonatkozóan - ezek az ajánlások segítenek a személyzet alkalmazottainak abban, hogy megnyugodjanak a vállalatok alkalmazottai katonai nyilvántartásának kötelező vezetésében;
• Rosstandart 2013.10.17.-i 1185-sz., Gosstandart 2003.03.03-i 65. sz. határozata (ez a határozat 2017.07.01-ig érvényes, 2017.07.01-től GOST R 7.0167., 2003.03.07. Rosstandart 2016.12.08-i, 2004-st sz., a Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558-as rendelete és a 2009. június 15-i 477-es kormányrendelet - ezek a dokumentumok segítenek megtudni, hogy milyen szabványok érvényesek. létezik az orosz irodai munkában és archiválásban.

Minden személyi nyilvántartásért felelős munkavállaló számára hozzáférést kell biztosítani nemcsak ezekhez a szabályzatokhoz, hanem a munkafolyamat során szükségessé váló egyéb jogszabályokhoz is. Ezenkívül a személyzeti tisztnek figyelemmel kell kísérnie a szabályozás legújabb változásait és frissítéseit. Ehhez vagy a jogszabályok független nyomon követését kell biztosítani, vagy különféle információs adatbázisokhoz hozzáférési csomagokat kell vásárolni.

A magas szintű személyzeti iratkezelés biztosítása érdekében a nagy létszámú vállalkozásoknál speciális HR szoftverre is szükség lehet a személyi menedzsment rendszer megszervezéséhez és a személyi nyilvántartások vezetéséhez.

Cikkünkben egy ilyen programról olvashat "Honnan tölthetem le a személyre szabott könyvelési programot?" .

1. A cég jogszabályi dokumentációjának megismerése.

Az alapító okiratnak részleteznie kell az igazgató (vezérigazgató, igazgatótanács) – a társaság végrehajtó szerve – alkalmazásának feltételeit. Ezen túlmenően ez az alapdokumentáció meghatározza a vezető munkavégzésének időtartamára vonatkozó alapvető feltételeket. Ezen túlmenően a személyzeti referensnek tisztában kell lennie az alapszabály legfrissebb változásaival abban az esetben, ha a társaság tulajdonosai személyi kérdésekben döntenek.

1. Jelentkezés vezetői állásra.

Az újonnan létrehozott vállalkozásnál az első alkalmazott természetesen a vezető. Így a cég tulajdonosai által jóváhagyott jegyzőkönyv alapján végzést adnak ki, amelyben megjelölik, hogy a vezető mikor veszi át a feladatait. Ez lesz az első személyi megbízás a vállalatnál.

A jövőben a személyzeti tisztnek kell gondoskodnia a kiadott parancsok időrendi sorrendjéről. A munkakörülmények és a személyi kérdések ellenőrzésekor a szabályozó hatóságok fokozottan ügyelnek a megbízások számozására, hogy ne legyen olyan eset, amikor a megbízásokat visszamenőlegesen adják ki.

1. Azon személyi dokumentumok listájának összeállítása, amelyek részt vesznek a személyi nyilvántartás kezelésében a vállalatnál.

Felsoroljuk a főbb dokumentumokat, amelyek részt vesznek a személyzeti nyilvántartásban minden olyan vállalkozásnál, ahol alkalmazott alkalmazottak vannak:

• a szervezeten belüli munkaügyi szabályokra vonatkozó szabályok;
• a szervezet személyzeti struktúrája;
• személyzeti ütemterv;
• szabadság ütemezése;
• a munkavállalók személyes adatainak védelmével kapcsolatos dokumentumok.

A kötelező bizonylatok közé tartoznak az egyes alkalmazottak számára készített elsődleges számviteli bizonylatok, valamint a nyilvántartások, például:

• munkaszerződések;
• könyv a munkáskönyvek mozgásának rögzítéséről;
• könyv a munkanyilvántartási könyvek nyomtatványainak és maguknak az okmányoknak a nyomtatványainak rögzítésére, amelyeket gyakran adnak ki a vállalkozásnál, amikor a munkavállaló belép az első munkahelyére;
• munkaidő lap;
• az alkalmazottak személyes kártyái;
• személyi megbízások, amelyeket általában a kibocsátásuk indoklásával együtt tárolnak (kérelmek, hivatalos (jelentések) feljegyzések, okiratok stb.);
• munkaköri leírások és egyéb dokumentumok;
• a szabályozó hatóságok által végzett ellenőrzések naplója.

A munkaszerződés nyomtatvány elérhető honlapunkon - "TD-1 számú egységes formanyomtatvány - Munkaszerződés" .

A következő dokumentumokat is közzé lehet tenni:

• kollektív megállapodás;
• a bónuszok, bizonyítványok, üzleti titkok stb.

1. A személyi dokumentumok és nyomtatványok jóváhagyása a vállalkozás vezetője által.

Ha a dokumentációs lapon észrevétel van, azt a személyzeti referens köteles megszüntetni, és az okmánylapokat újra jóváhagyni. Azoknak a dokumentumoknak, amelyek nemcsak a személyi nyilvántartás vezetését, hanem a számvitelt is érintik, a vállalkozás számviteli politikájában is tükröződniük kell.

A személyi nyilvántartással kapcsolatos minden szükséges információ megtalálható honlapunkon a rovatban "Bérek és személyzet" .

1. Munkakönyvek vezetésével és nyilvántartásával megbízott személy kijelölése.

Ez lehet egy személy, aki a személyi nyilvántartások vezetésével foglalkozik, vagy külön alkalmazott jelölhető ki, aki a kiadott és átvett munkakönyvek tárolásáért és rögzítéséért felelős. A felelős személy kijelöléséről megfelelő végzést adnak ki.

1. Alkalmazottak felvétele.

Ez az utolsó szakasza a személyzeti nyilvántartások vezetésének a semmiből. Most minden felvett alkalmazotthoz létrejön egy személyzeti dokumentációcsomag, amely általában munkaszerződést, felvételi megbízást és munkaköri leírást tartalmaz; munkakönyv elfogadása/kiállítása, személyi igazolvány kitöltése, személyes adatok és egyéb dokumentumok titoktartási megállapodásának aláírása.

Ezután más személyi dokumentumokat készítenek a munkanap egységesítéséről, a bérek kiszámításáról és kifizetéséről, a szabadságok elszámolásáról, a betegszabadság feldolgozásáról, az üzleti utakról stb.

A személyi dokumentumok tárolási idejéről cikkünkből tájékozódhat