Management de birou. Director de birou - cine este? Responsabilitățile postului unui manager de birou. Cunoștințe profesionale necesare pentru a lucra ca manager de birou

Orice companie mare are nevoie de un specialist care sa fie capabil sa asigure functionarea biroului. Acest angajat este un manager de birou. Cine este, ce îndatoriri îi sunt încredințate și ce drepturi are, sunt discutate mai jos.

Cine este manager de birou

Manager de birou (administrator șef al biroului, referent, asistent manager) este un angajat al companiei care asigură buna funcționare și funcționare a biroului. Această profesie necesită organizare extremă, concentrare și responsabilitate.

Directorul de birou raportează direct directorului general al întreprinderii/firmei/firmei. În baza acesteia, angajarea și eliberarea din acesta se efectuează numai conform ordinului directorului general.

În această funcție este numit un specialist care a primit cel puțin studii medii complete. Cu toate acestea, studii superioare și experiență de muncă ar fi mai de dorit.

Managerul de birou este o componentă de legătură în interacțiunea autorităților cu personalul care lucrează în birou. La solicitarea conducerii, acesta întocmește un raport privind starea de fapt în birou și funcționarea internă a organizației/societății/corporației, și nu numai.

Diferențierea specialităților „Office Manager” și „Secretar”

Unii percep profesiile „Office Manager” și „” ca fiind interschimbabile. Cu toate acestea, acest lucru nu este adevărat. Postul de manager de birou este mai cuprinzător și mai multifuncțional decât postul de secretar, deoarece prevede o gamă mai largă de sarcini îndeplinite pentru a asigura eficiența organizației, în timp ce în funcție de domeniul de activitate al angajatorului, responsabilitățile postului unui manager de birou pot varia semnificativ, spre deosebire de o secretară.

De fapt, un manager de birou este o treaptă superioară pe scara carierei. Acest lucru duce la o gamă mai mare de responsabilități, salarii mai mari și cerințe sporite pentru candidatura angajatului angajat.

În diverse companii, corporații, holdinguri mari, directorul de birou este responsabil cu monitorizarea activității secretarilor și coordonarea acesteia.

În unele organizații care nu prevăd postul de specialist în personal, managerul de birou este, de asemenea, angajat în recrutarea personalului, publicarea de informații despre începerea unui concurs pentru o anumită poziție, revizuirea și studierea CV-ului unui viitor angajat și chiar instruirea personalului nou.

Locul de muncă și salariul mediu al unui manager de birou

Cu cât compania este mai mare, cu atât este mai largă și mai diversă gama de sarcini de birou cu care angajații trebuie să le facă față zilnic. Prin urmare, nicio companie, corporație, firme, întreprinderi, organizații, holding nu se poate lipsi de un director de birou, care este coordonatorul tuturor activităților de birou. În acest sens, un manager de birou este o profesie foarte populară și semnificativă pentru funcționarea și optimizarea cu succes a tuturor proceselor de birou dintr-un birou al oricărei unități de afaceri.

Companiile foarte mari pot avea nu unul, ci mai mulți directori de birou în personalul lor, fiecare dintre care va fi repartizat departamentului sau diviziei corespunzătoare.

În ciuda cererii destul de mari, concurența pentru postul de director de birou este, de asemenea, destul de mare. În Rusia, este de aproximativ 6 persoane pe loc.

Salariu directorul de birou începător este:

• la Moscova - 15-22 mii de ruble;
• în Sankt Petersburg - 11-16 mii de ruble;
• în Ekaterinburg - 8-13 mii de ruble;
• în Novosibirsk - 7-12 mii de ruble.

Specialiștii de nivel mediu care au dobândit deja experiență de lucru și și-au demonstrat abilitățile organizatorice pot aplica pentru salarii la Moscova până la 30 de mii de ruble, în orașul de pe Neva - până la 23 de mii de ruble, în Ekaterinburg - până la 20 de mii de ruble, în Novosibirsk - până la 18 mii de ruble.

Salariile profesioniștilor cu înaltă calificare sunt și mai mari. Deci, la Moscova poate ajunge la 60 de mii de ruble, la Sankt Petersburg - 45 de mii de ruble, la Ekaterinburg - 35 de mii de ruble, la Novosibirsk - 30 de mii de ruble.

Calități personale cerute de un manager de birou pentru angajare

Fiecare manager are propriile cerințe pentru viitorul angajat al companiei sale. Există însă o listă generalizată de calități, proprietarilor cărora li se va acorda prioritate incontestabilă la angajarea pentru postul de manager de birou. Iată doar o mică listă a acestora:

Cunoștințe profesionale necesare pentru a lucra ca manager de birou

Pentru a-și îndeplini meseria în mod profesional, un manager de birou trebuie să aibă următoarele cunoștințe necesare:

• Cunoașteți procedura de încheiere și reziliere a contractelor;
• Cunoaște elementele de bază ale documentației de birou;
• Cunoaște elementele de bază ale contabilității, toate principalele programe de calculator necesare lucrului în birou (software MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Baze de date), precum și principiile de lucru cu e-mail și fax;
• Fii un utilizator încrezător calculator personalși internetul;
• Posedă abilități de tastare rapidă;
• Este adecvat să se utilizeze normele de protocol de afaceri și de etichetă;
• Respectați standardele de protecție a muncii, normele de securitate la incendiu, standardele sanitare;
• Să posede cunoștințe de recrutare și management de personal;
• Folosiți elementele de bază ale psihologiei și eticii profesionale atunci când lucrați cu personalul;
• Cunoaște regulile de utilizare și funcționare a echipamentelor de birou;
• Aplica tehnici motivante atunci cand interactioneaza cu personalul biroului;
• Să aveți o idee despre metodele de planificare în desfășurarea activităților de birou;
• Să fie capabil să ia decizii rapide în situații critice și să poată asuma întreaga responsabilitate pentru rezultatele deciziilor luate

Responsabilitățile postului unui manager de birou

Principalele responsabilități ale managerului de birou includ:

• Achiziționați toate articolele de papetărie, echipamentele și toate consumabilele necesare pentru funcționarea normală a biroului;
• Monitorizați funcționalitatea și performanța tuturor echipamentelor de birou, inclusiv computere, imprimante, faxuri și alte echipamente de birou. În cazul avariilor, sunați comandantul pentru a elimina defecțiunile apărute;
• Înregistrați sistematic corespondența primită la birou, transferați-o către diviziile structurale pentru prelucrarea ulterioară și pregătirea răspunsurilor;
• Verificați e-mailul de la birou cel puțin de două ori pe zi;
• Gata la locul de muncă manager înainte de a începe ziua Muncii. Furnizați-i toate articolele de papetărie necesare și echipamentele de birou utile;
• Sortează și distribuie documentația către departamentele relevante;
• Urmăriți și înregistrați apelurile primite;
• Organizați primirea vizitatorilor, clienților și partenerilor. Respectați politica companiei de comunicare cu vizitatorii, clienții și partenerii;
• Pregătiți întâlniri, întâlniri și întâlniri de afaceri. Furnizați toate documentele și articolele de papetărie necesare pentru negocieri, întâlniri, întâlniri, prezentări și alte evenimente ale companiei. Păstrează o evidență a evenimentelor, monitorizează înregistrarea documentară a progresului negocierilor, analizează rezultatele întâlnirilor și întâlnirilor;
• În mod clar și în timp util să execute ordinele de la conducerea superioară;
• Respecta prevederile fisei postului;
• Monitorizează documentația de raportare a companiei, pregătește transferul documentației către arhivă, monitorizează fluxul de lucru în birou;
• Dezvoltarea materialelor necesare pentru eliminarea problemelor si rezolvarea problemelor curente ale companiei;
• Pregătiți biroul înainte de începerea zilei de lucru;
• Controlați principalii indicatori ai standardelor sanitare (iluminat, ventilație a încăperii, temperatura menținută în birou);
• Monitorizează activitatea secretarelor, șoferilor, curățătorilor, curierilor și a tuturor membrilor personalului care îi sunt direct subordonați;
• Prescrie estimări și ține evidența tuturor costurile necesare pentru buna funcționare a lucrătorilor de birou, asigurați-le cu birou și consumabile;
• Tine evidenta orelor lucrate de angajatii de birou pentru a transfera aceste date catre departamentul de contabilitate pentru calcularea salariilor acestora;
• , menține o bază de date privind încălcările disciplinei muncii și codul vestimentar stabilit de către angajați;
• Realizarea corespondenței de afaceri cu clienții și partenerii companiei, ținând cont de toate normele de protocol și etichetă de afaceri;
• Ajută la eliminarea oricărui fel de conflicte, ostilități, probleme și contradicții care apar în rândul angajaților de birou;
• Coordoneaza sfarsitul zilei de lucru in birou, monitorizeaza oprirea tuturor echipamentelor de birou, sistemelor de iluminat, aparatelor de aer conditionat;
• Se acceptă documentele, cererile și contestațiile pentru examinarea și semnarea ulterioară a acestora de către conducătorul companiei/întreprinderii/corporației/holding/organizației;
• Comunicați managerului toate informațiile importante primite;
• Emite ordine de la conducerea superioară și distribuie-le imediat personalului pentru revizuire.

Printre altele, managerul de birou este obligat să respecte reglementările interne de muncă ale companiei sale, Carta și regulamentele acesteia. În exercitarea atribuțiilor sale, conducătorul biroului trebuie să respecte legea Federația Rusă, precum și dreptul intern civil și al muncii.

În lipsa directorului de birou, toate atribuțiile sale oficiale sunt atribuite unei alte persoane împuternicite, convenite în prealabil și aprobate în ordinul directorului general.

Drepturile unui manager de birou

Pe lângă atribuții, directorul de birou are și drepturi, printre care se numără:

Responsabilitatea directorului biroului

Directorul biroului este responsabil în următoarele circumstanțe:

• Îndeplinirea necorespunzătoare a obligațiilor lor consacrate în legislația muncii a Federației Ruse și actele juridice de reglementare interne ale companiei;
• Ignorarea prevederilor Constituției Federației Ruse, precum și a normelor legislației administrative, civile și penale a Federației Ruse;
• Cauzarea unui prejudiciu material companiei în conformitate cu legislația în vigoare a muncii, civilă și administrativă a Federației Ruse;
• Utilizarea neautorizată a resurselor materiale și a proprietății companiei, contrar intereselor entității economice și conducerii acesteia;
• Utilizarea greșită a informațiilor personale și a informațiilor confidențiale despre angajați și conducerea superioară a companiei, dezvăluirea intereselor și secretelor comerciale ale corporației;
• Încălcare gravă a regulilor de protocol și etichetă de afaceri;
• Încălcarea normelor Cartei interne a muncii și regulamentelor companiei;
• Încălcarea regulilor de securitate la incendiu;
• Nerespectarea normelor de siguranță;
• Furnizarea de informații false în scop personal.

Dacă aveți în vedere alte opțiuni (pe lângă angajarea ca manager de birou), atunci nu vă limitați la această selecție de anunțuri, în multele noastre posturi pentru diferite posturi. Acolo poți folosi și căutarea de oferte ale angajatorilor și agențiilor direcți.

Cerințe solicitantului:

Experienta de munca este de dorit.

Cerințe solicitantului:

Utilizator încrezător al MS Office (Excel este un utilizator avansat!); Internet și e-mail - Sociabilitate, atenție, acuratețe - Capacitate de a lucra cu o cantitate mare de informații - Calități personale: atenție și acuratețe în lucrul cu documentele, diligență, sociabilitate, inițiativă, nivel inalt responsabilitate, comunicare bună scrisă și orală

Salariu: de la 15.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Utilizator de PC sigur; - punctualitate; - antrenabilitatea; - activitate; - atentie; - performanta.

Salariu: de la 38.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Așteptările noastre de la candidat: 1. Vorbire scrisă și orală competentă (abilități comunicare de afaceri) 2. Utilizator PC cu experiență 3. Experiență cu echipamente de birou 4. Studii absolvite (studii medii - de specialitate sau superioare) 5. Responsabilitate, rezistență la stres, punctualitate

Cerințe solicitantului:

Studii incomplete superioare/superioare - Experienta intr-o pozitie similara de la 1 an - Cunostinte în limba engleză nu mai mic decât nivelul intermediar superior - Vorbire rusă competentă - Utilizator încrezător al PC-ului și pachetului Ms Office - Cunoașterea elementelor de bază Corespondență de afaceriși etichetă - Atenție ridicată, sociabilitate, rezistență la stres

Salariu: de la 35.000 la 45.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Studii superioare (de preferință), experiență în acest post (similar) de cel puțin 1 an, utilizator PC cu experiență, MS Office (bună cunoaștere a Excel, 1 C), fluență în echipamente de birou, atenție, responsabilitate, sociabilitate, prietenie, înaltă abilități de comunicare - capacitatea de a formula gânduri și de a construi în mod competent un discurs, abilitatea de a construi relații pe termen lung cu colegii și partenerii, o poziție de viață activă, disponibilitatea și capacitatea de a învăța.

Cerințe solicitantului:

Sunt necesare cunoștințe de echipamente de birou (scanere, imprimante). Utilizator încrezător al unui computer personal. Bunătate Abilități de comunicare. Discurs corect din punct de vedere gramatical. Cunoştinţe eticheta de afaceri. performanţă. Atenție. Responsabilitate. Experiența cu 1C 8.2 este de dorit. De preferată experiență cu documentele contabile primare. Nivel ridicat de responsabilitate și auto-organizare. Dorinta de a invata si de a se dezvolta atat profesional cat si personal. Adresa

Cerințe solicitantului:

Studii superioare - experiență ca secretar, director de birou - cunoștințe de gestionare a evidenței personalului - managementul documentelor - alfabetizare - rezistență la stres - competență - eficiență - bunăvoință - strict lipsă obiceiuri proaste

Salariu: de la 45.000 la 50.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

UN CV FĂRĂ FOTO NU VA FI LUAT ÎN VEDERE! Experienta intr-o pozitie similara de la 1-3 ani; Utilizator PC: Microsoft Office, Excel, Internet; Limbajul corect oral și scris; Calități personale: activitate, punctualitate, responsabilitate, atenție, prezentabil aspect(Sunteți fața companiei), îndeplinirea cu precizie a sarcinilor atribuite, să nu vă fie frică să puneți întrebări dacă ceva nu este clar.

Cerințe solicitantului:

Studii superioare sau medii de specialitate; Vorbire competentă, autoorganizare ridicată, atenție, responsabilitate, eficiență; Utilizator de PC sigur; Cunostinte de echipamente de birou (mini-ATS, fax, copiator, scanner).

Cerințe solicitantului:

Experiență de 2 ani într-o poziție similară Utilizator încrezător de PC (MS Office) și echipamente de birou Abilități de comunicare în afaceri Atenție, diligență, responsabilitate Abilități de comunicare, răspuns prompt la sarcinile atribuite

Salariu: până la 61.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Studii superioare finalizate. Cunoașterea limbii engleze (intermediar superior și mai sus). De la 3 ani in functii administrative. Se preferă experiență ca asistent personal, manager de birou.

Salariu: până la 35.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Experienta ca secretar de la 0,5 ani - Alfabetizare - Diligenta - Non-conflict

Cerințe solicitantului:

Experiență de cel puțin un an ca manager de birou într-un mod de lucru intensiv; - Abilitatea de a face mai multe sarcini și de a lucra rapid; - nivel ridicat de comutare și viteză în lucru; - perseverență, atenție la detalii; - experienta in 1s; - Ținuta business - top lejer.

Cerințe solicitantului:

Cerințe solicitantului:

Cunostinte PC si echipamente de birou Responsabilitate, atentie, abilitati de comunicare Capacitate de a lucra in echipa

Salariu: de la 50.000 la 55.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Experiență cu echipamente de birou - Experiență ca manager de birou/asistent personal de la 2 ani - Abilitatea de a stabili prioritățile corect - Cunoașterea etichetei în afaceri - Vorbire și scriere competente, aspect prezentabil

Salariu: de la 45.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

În ce condiții vom interacționa: aveți studii superioare și ați lucrat ca secretar/șef de birou minim 1 an; sunteți un utilizator avansat al programelor MS Office; ai un aspect prezentabil și cunoști elementele de bază ale etichetei în afaceri; esti o persoana atenta si disciplinata; un salariu stabil, a cărui cifră finală va fi discutată cu un candidat de succes la un interviu personal; imersiune totală în specificul activităților companiei încă din prima zi de muncă; disponibilitatea unei biblioteci de birou; fructe proaspete la birou, ceai, cafea și prăjituri; organizarea de evenimente corporative; un birou de mansardă modern și cool într-un parc de afaceri la 5 minute de mers pe jos de metrou, pe teritoriul căruia se află un club de fitness, parcare gratuită cu supraveghere video, peste 100 de magazine și 20 de restaurante; salariul se plateste de 2 ori pe luna; zi liberă suplimentară pentru cei mai buni angajați; reduceri la produsele Apple; înregistrare conform Codului Muncii al Federației Ruse; concediu plătit și concediu medical.

Salariu: de la 40.000 la 80.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

1. Cunoașterea unui calculator la nivelul unui utilizator experimentat, capacitatea de a lucra cu motoarele de căutare pe Internet. 2. Cunoaștere în lucrul cu pachetul software Microsoft Office. 3. Abilitatea de a lucra cu o cantitate mare de informații, dorința de a se dezvolta 4. Cunoașterea programului 1C Comerț (8.2). 5. Discurs competent (capacitate de negociere și corespondență de afaceri). 6. Punctualitate, acuratețe. 7. Cunoașterea limbii engleze este binevenită și garantează creșterea carierei

Salariu: de la 50.000 la 55.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Experiență cu echipamente de birou - Experiență ca manager de birou/asistent personal de la 2 ani - Abilitatea de a stabili prioritățile corect - Cunoașterea etichetei în afaceri - Vorbire și scriere competente, aspect prezentabil

Salariu: de la 45.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Experiență de lucru în specialitatea specificată; - Se preferă experiență în rețea. - Cunoașterea 1C este obligatorie! MS office - utilizator avansat; - Punctualitate, diligență, rezistență în producție, capacitate de lucru în modul multitasking; - Capacitate de a lucra in echipa, viata activa si pozitie de productie! - Dorinta de dezvoltare in cadrul companiei si impreuna cu compania.

Salariu: de la 30.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Activitate, sociabilitate, diligență, inițiativă, punctualitate, capacitate de lucru în modul multitasking. Utilizator de PC sigur. Avem nevoie de un angajat activ, care să fie gata să se cufunde în specificul muncii și să devină sufletul echipei!

Salariu: până la 35.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Utilizator de PC sigur; - Cunostinte de programe de birou (MS Office) - Cunostinte de programe ABBYY FineReader (traducerea fisierelor pdf in formate word si excel), Adobe Acrobat, Paint; - Capacitate de a lucra cu e-mail; - Cunoașterea elementelor de bază ale muncii de birou; - Cunoașterea etichetei în afaceri, punctualitate și diligență; - Vorbire orală și scrisă competentă, bine rostită; - Abilitati de scriere de afaceri; - Gândire non-standard; - abilități de comunicare; - Punctualitate; - Atentie; - Responsabilitate; - non-conflict; - Rezistență la stres, lucrați în modul multitasking.

Salariu: de la 30.000 la 35.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Avem nevoie de o fată atentă, neconflictuală, punctuală, UTILIZATOR EXPERIENTĂ a programelor: Microsoft Excel, Microsoft Word, Mail.Ru Mail

Salariu: de la 50.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Salariu: până la 45.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

MS Office, 1C Enterprise 8.3.

Cerințe solicitantului:

Cunoașterea echipamentelor de birou. - Comandă puternică a pachetului MS: Office, Outlook, Word, Excel. - Abilitati dezvoltate de scriere de afaceri. - Vorbire scrisă și orală competentă (proprietatea eticii comunicării în afaceri) - Atenție, sociabilitate, responsabilitate. - Execuţie.

Salariu: de la 45.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Cunoaștere excelentă a programelor de calculator (1C, Word, Excel, experiență în administrarea site-ului constituie un avantaj) Rigurozitate în îndeplinirea sarcinilor Bune abilități de comunicare, activitate, responsabilitate și concentrare pe rezultate Discurs competent, capacitate de a conduce corespondență de afaceri și negocieri

Salariu: prin acord.

Cerințe solicitantului:

Salariu: de la 30.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Cunostinte PC, echipamente de birou; vorbire corectă din punct de vedere gramatical; sociabilitate; capacitatea de a lucra în modul multitasking; experienta intr-o pozitie similara.

Salariu: de la 35.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Experienta de la 1 an, Cunoasterea pachetului Microsoft Office Experienta intr-un call center este de dorit

Salariu: de la 45.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Utilizator de PC sigur: MS Office; experienta intr-un domeniu similar este de dorit; organizare, claritate, punctualitate, memorie de lucru bună, vorbire competentă, capacitate de concentrare și distribuire a atenției, rezistență la stres.

Salariu: de la 30.000 la 50.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Utilizator de PC sigur: MS Office; - este de dorit experienta intr-un domeniu similar; - organizare, claritate, punctualitate, memorie de lucru buna, vorbire competenta, capacitate de concentrare si distribuire a atentiei; - toleranta la stres.

Salariu: de la 45.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Abilitatea de a sistematiza și structura munca dvs.; independenţă; 2 ani experienta intr-o pozitie similara; abilități de lucru cu documente contabile primare; cunoștințe de etichetă în afaceri, reguli de comunicare în afaceri, conduită convorbiri telefonice; cunoștințe PC (MS Office - Excel, bună comandă, 1C ca avantaj) și echipamente de birou; Limbajul corect oral și scris; abilități de scriere de afaceri; experiență de a efectua mai multe sarcini și cazuri în același timp; atenție, rezistență la stres, bunăvoință.

Salariu: de la 55.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Studii superioare, Se cere experienta in organizatii de constructii de la 3 ani! Experienta in managementul documentelor este obligatorie.

Salariu: până la 50.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Experienta de lucru ca manager de birou - de la 1 an Cunostinte de limba engleza - nu mai mici decat nivelul pre-intermediar Amabilitate, vorbire competenta, punctualitate

Salariu: prin acord.

Cerințe solicitantului:

Educatie inalta; Experienta ca secretar-referent, asistent manager de peste 3 ani; Alfabetizare scrisă și orală; Gândire sistemică, capacitatea de a lucra cu o cantitate mare de informații; Nivel ridicat de organizare și responsabilitate personală; Atentie la detalii; Abilitatea de a te scufunda rapid în situație, de a răspunde flexibil la schimbări; Toleranta la stres; Abilitatea de a construi relații cu o gamă largă de oameni. Optimism, bunăvoință, decență.

Cerințe solicitantului:

Utilizator încrezător al Excel (poate folosi formule, filtre, remediere zone), - Cunoașterea programelor de contabilitate hotelieră (Bnovo PMS) - Experiență cu site-uri de rezervări (Booking, Ostrovok, 101 hoteluri) - Cunoștințe încrezătoare despre Coral Draw și/sau Photoshop editori grafici, - Capacitate de a pregăti oferte comerciale, - Capacitate de a pregăti prezentări, - Alfabetizare, - Capacitate de a conduce corespondența de afaceri - Abilități de comunicare dezvoltate - Fără obiceiuri proaste - Cetățenie a Federației Ruse - Învățământ superior de specialitate în domeniul ospitalității - Prezentabil aspect

Salariu: prin acord.

Cerințe solicitantului:

Experienta cu platforme de rezervare, - Cunostinte sigure de editori grafici, - Capacitate de a face oferte comerciale, - Capacitate de a pregati prezentari, - Cunostinte excelente de programe de birou, - Alfabetizare, - Capacitate de a conduce corespondenta de afaceri, - Absența obiceiurilor proaste. - Cunoștințe încrezătoare despre excel - Cetățenie a Federației Ruse - Educație de profil superior în domeniul ospitalității - Aspect prezentabil

Salariu: de la 40.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Educatie inalta; Experienta intr-o pozitie similara; Atenție, alfabetizare, inițiativă, sociabilitate, responsabilitate.

Salariu: de la 45.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Utilizator PC cu experienta, cunostinte de programe 1C, Word / Excel - Abilitati analitice, nivel ridicat de capacitate de lucru, rezistenta la stres, capacitate de lucru in modul multitasking.

Salariu: până la 35.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Word, Excel, capacitatea de a lucra cu echipamente de birou.

Salariu: de la 40.000 la 50.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Experienţă muncă administrativă Comunicare orală și scrisă competentă Lucru cu PBX Utilizator de PC cu experiență Experiență în vânzări

Salariu: până la 30.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

sociabilitate; Activitate; Toleranta la stres; Abilitatea de a lucra în modul multitasking.

Salariu: de la 35.000 la 40.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Utilizator sigur de PC și echipamente de birou, Outlook, motoare de căutare. Vorbire scrisă și orală competentă. Grija, responsabilitate. Abilități de comunicare, politețe, atitudine pozitivă, bunăvoință. Inteligent, dorinta de a face mai multe sarcini. Cunoașterea unei limbi străine este binevenită.

Salariu: de la 30.000 la 35.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Toleranta la stres; Inteligența; Abilitatea de a lucra în modul multitasking; Abilitati de comunicare dezvoltate.

Salariu: de la 40.000 la 45.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Experienta cu documente Utilizator PC cu experiență; Disponibilitate de a lucra intens cu un volum mare de documente; Responsabilitate, învățare, abilități de comunicare, creativitate.

Salariu: de la 35.000 de ruble. pe luna

Cerințe solicitantului:

Educație - nu mai mică decât secundar special; Vorbire orală și scrisă competentă, cunoaștere a programelor de birou; Învățare, punctualitate, atenție, energie.

Vă aducem în atenție un exemplu tipic de fișă a postului de manager de birou, un eșantion 2019/2020. În această funcție poate fi numită o persoană care are studii profesionale superioare, pregătire specială în direcția de „Office Manager”, experiență în muncă administrativă și vechime în muncă în specialitate de cel puțin un an. Nu uitați, fiecare instrucțiune a managerului de birou este eliberată la îndemână contra chitanței.

Oferă informații tipice despre cunoștințele pe care ar trebui să le aibă un manager de birou. Despre îndatoriri, drepturi și responsabilități.

Acest material este inclus în imensa bibliotecă a site-ului nostru, care este actualizată zilnic.

1. Dispoziții generale

1. Seful de birou apartine categoriei specialistilor.

2. Cerințe pentru calificări: o persoană cu un nivel superior educatie profesionala, pregătire specială în direcția „Office Manager” experiență în muncă administrativă și experiență de lucru în specialitate de cel puțin un an.

3. Directorul de birou este numit în funcție și eliberat din acesta de către directorul organizației.

4. Managerul biroului trebuie să știe:

rezoluții, ordine, ordine, alte linii directoare și reguli organisme superioare și alte organe care se referă la probleme de management al personalului;

- bazele organizării, selecției și plasării personalului în birou;

— principii de construcție structura organizationala birou

- bazele psihologiei și etica relațiilor în cadrul unui grup de angajați;

- procedura de mentinere a documentatiei de afaceri;

- procedura de încheiere a contractelor;

- Reguli de utilizare a echipamentelor de birou;

— fundamente ale economiei, organizării muncii și managementului;

— elemente de bază pentru lucrul cu e-mail, program de fax, MS WORD, MS EXEL, elemente de bază pentru lucrul cu sistemul 1C:Enterprise;

- prețurile de cumpărare și vânzare pentru bunurile angajatorului, lista, scopul și caracteristicile bunurilor angajatorului, lista, caracteristicile și prețurile pentru serviciile prestate de angajator;

- toate procesele de afaceri care au loc în organizație.

legislația privind munca și protecția muncii a Federației Ruse;

- regulamentul intern al muncii;

— reguli și norme de protecție a muncii, măsuri de siguranță, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor.

5. În activitatea sa, managerul de birou este ghidat de:

- legislatia in vigoare;

- regulamentul intern al angajatorului;

- contractul de munca si aceasta fisa postului.

6. Managerul biroului raportează direct directorului organizației.

7. În absența șefului de birou (vacanță, călătorie de afaceri etc.), atribuțiile acestuia sunt îndeplinite de o persoană desemnată în modul prescris. Această persoană dobândește drepturile și obligațiile corespunzătoare pentru care este responsabilă.

2. Responsabilitățile postului unui manager de birou

Manager birou:

1. Pregătește și organizează activitatea biroului:

– organizează inspecția echipamentelor de birou (calculatoare, faxuri, telefoane, imprimante etc.) pentru a determina starea de pregătire pentru funcționare, verifică condițiile sanitare de lucru în incinta biroului, urmărește respectarea standardelor de securitate la incendiu, sanitară și epidemiologică pe perioada activitatea organizației;

— asigură biroului articole de papetărie, consumabile și alte obiecte de inventar necesare funcționării biroului, asigură depozitarea, distribuirea între angajați și utilizare rațională valorile enumerate;

- Asigură curățenia și ordinea în biroul organizației.

2. Desfășoară lucrări privind suportul organizatoric și tehnic al activităților administrative și administrative şeful organizaţiei:

- acceptă corespondența primită spre examinare de către șef, o transferă în conformitate cu decizia luată direcțiilor structurale sau executanților specifici pentru a fi utilizate în procesul de lucru sau de pregătire a răspunsurilor;

- acceptă documente și declarații personale pentru semnătura șefului organizației,

- întocmește documentele și materialele necesare muncii șefului,

- asigură locului de muncă managerului mijloacele necesare de tehnologie organizatorică, de papetărie, creează condiţii propice acestuia munca eficienta,

- urmărește luarea în considerare și transmiterea la timp de către direcțiile structurale și executorii specifici a documentelor primite spre executare, verifică corectitudinea executării proiectelor de documente întocmite transmise șefului spre semnare, asigură editarea lor de înaltă calitate;

- organizează desfășurarea convorbirilor telefonice ale șefului, înregistrează informațiile primite în lipsa acestuia și îi aduce la cunoștință conținutul, transmite și primește informații prin intermediul dispozitivelor de recepție și interfon (telefax, telex etc.), precum și a mesajelor telefonice; aduce în timp util informațiile primite prin canalele de comunicare,

- în numele șefului, întocmește scrisori, cereri, alte documente, întocmește răspunsuri către autorii scrisorilor,

- intocmeste ordine ale directorului si le aduce la cunostinta angajatilor,

— efectuează lucrări de pregătire a ședințelor și ședințelor ținute de șef (strângerea materialelor necesare, anunțarea participanților cu privire la ora și locul ședinței, ordinea de zi, înregistrarea acestora), ține și întocmește procesele-verbale ale ședințelor și ședințelor;

- exercită controlul asupra executării de către angajații organizației a ordinelor și instrucțiunilor emise, precum și a respectării termenelor de implementare a instrucțiunilor și instrucțiunilor conducătorului organizației, luate sub control;

- se asigură că angajații respectă instrucțiunile conducerii organizației;

- tipărește, la indicația șefului, materiale de birou necesare activității sale sau introduce informații curente în banca de date.

3. Efectuează munca de birou.

4. Menține înregistrarea și evidența documentației de intrare și de ieșire.

5. Efectuează de cel puțin 2 ori pe zi primirea și trimiterea poștale E-mail. Controlează livrarea corespondenței pentru organizație de la oficiul poștal și livrarea corespondenței organizației către oficiile poștale.

6. Organizează primirea vizitatorilor, contribuie la luarea în considerare promptă a cererilor și propunerilor angajaților.

7. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța documentației organizației, inclusiv a rapoartelor angajaților, și depune documentația la arhivă în termenele stabilite.

8. Oferă control asupra siguranței bunurilor materiale.

9. Consiliază vizitatorii cu privire la problemele legate de serviciile oferite. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale.

10. Informează conducerea despre neajunsurile existente în serviciul vizitatorilor, măsurile luate pentru înlăturarea acestora.

11. Întocmește comenzi, contracte de aprovizionare, alte documentații relevante cu furnizorii de bunuri achiziționate de organizație, se asigură că comenzile sunt trimise prin e-mail.

12. Ține evidența bunurilor primite și vândute, a serviciilor prestate.

13. Tine evidenta stocurilor de marfa din depozit si controlul asupra soldului minim al acestora in depozit.

14. Coordonează finalizarea biroului și pregătirea pentru o nouă zi de lucru: punerea în ordine a locurilor de muncă, stingerea echipamentelor de birou, iluminatul etc.

15. Îndeplinește sarcini oficiale separate ale directorului și directorului adjunct al organizației.

3. Drepturile unui manager de birou

Directorul biroului are dreptul:

1. Faceți cunoștință cu noile prevederi adoptate de conducere cu privire la activitatea sa.

2. Faceți sugestii cu privire la îmbunătățirea procesului de producție.

3. Solicitare de la diviziuni structurale organizatii si indivizi informatie necesara necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale.

4. Solicitați conducerii organizației condiții adecvate de muncă și respectarea prevederilor prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse.

4. Responsabilitatea directorului biroului

Managerul biroului este responsabil pentru următoarele:

1. Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neîndeplinirea atribuțiilor oficiale prevăzute de prezenta fișă a postului, în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.

2. Pentru infracțiunile săvârșite în cursul activității lor, în limitele stabilite de legislația administrativă, penală și civilă în vigoare a Federației Ruse.

3. Pentru cauzarea unor prejudicii materiale organizației în limitele stabilite de legislația civilă și a muncii în vigoare a Federației Ruse.

4. Pentru folosirea bunurilor și a fondurilor întreprinderii în interese opuse intereselor fondatorilor.

Descrierea postului unui manager de birou - proba 2019/2020. Responsabilitatile locului de munca director de birou, drepturile unui director de birou, responsabilitatea unui director de birou.

„Plancton”, „manageri” - toate aceste definiții imparțiale se referă la muncă muncitori la birou. Dar este o astfel de muncă atât de inutilă? Director de birou - cine este? Care este sfera atribuțiilor sale?

Director de birou - cine este?

Adesea confundat cu profesia de secretar. Dar există încă o diferență între aceste specialități. Deci, director de birou - cine este acesta?

Administrator această direcție este manager sau administrator de birou. Reglementează munca de birou, fiind o legătură informativă importantă între angajați și superiori, clienți și angajați etc.

Cu cât activitatea unei organizații este mai activă, cu atât are mai multe probleme cu micile probleme organizaționale și cu documentația zilnică. Implementarea lor este asigurată de managerul biroului.

El se asigură că toate documentele curente, precum și ordinele de la superiori, sunt executate corespunzător. Totodata, ordinele echipei de conducere trebuie comunicate angajatilor companiei din timp, trebuie luate in considerare toate reclamatiile vizitatorilor, iar propunerile angajatilor trebuie aduse la cunostinta autoritatilor.

Astfel, munca de birou, precum și comunicarea în companie, cad parțial pe umerii managerilor de birou.

Locul de munca si salariul

Un office manager este nevoie în orice companie care are un birou, un manager și cel puțin câțiva angajați. În organizațiile mici, lista îndatoririlor unui astfel de specialist este mult mai mică decât, de exemplu, într-o corporație uriașă. LA companie mare Pot exista mai mulți manageri de birou, iar fiecare dintre ei este repartizat departamentului său.

Se pare că cererea pentru astfel de specialiști este destul de mare și, poate, va continua să crească. Dar abia acum practic nu există perspective de avansare în carieră. Mai ales dacă, în afară de managementul biroului, o persoană nu mai deține nicio profesie.

Datorită faptului că sarcinile nu sunt prea dificile, competiția pentru un loc de muncă, cel puțin în Rusia, este destul de mare - 6 persoane pe post vacant. În același timp, salariul este scăzut conform standardelor metropolitane - 27 mii de ruble.

În capitala culturală - Sankt Petersburg - salariul unor astfel de muncitori este mai mic cu aproximativ 5-7 mii, iar concurența este de multe ori mai mare. Cu cât este mai departe la periferia țării, cu atât salariul este mai mic și cu atât mai mulți solicitanți pentru post.

Calități personale necesare

Ordinele pe care le primește directorul de birou, de regulă, au nevoie de executare urgentă și promptă. Prin urmare, candidatului pentru post i se cere, în primul rând, diligență, eficiență și punctualitate. O memorie bună și capacitatea de concentrare sunt, de asemenea, importante.

Persoana care ocupa aceasta functie trebuie sa fie prietenoasa si sociabila, deoarece in anumite situatii actioneaza ca reprezentant al companiei in fata clientilor.

Un manager de birou trebuie să aibă un discurs competent și structurat logic, precum și etică de afaceri, deoarece este adesea atras de organizație negocieri de afaceriși întâlniri corporative.

De asemenea, cunoștințele utile, cum ar fi numărul de telefon al unui electrician bun sau un serviciu de livrare a prânzului, nu strica. Într-adevăr, în multe companii, ordinea în birou, precum și sațietatea angajaților, este controlată și de manager.

Abilități de manager de birou necesare

1. Prima cerință pentru un astfel de angajat este o bună cunoaștere a unui computer și a internetului. Dacă, pe lângă Word și Excel, solicitantul va deține Photoshop sau „Office Picture Manager” - acesta este un alt motiv pentru a-l angaja, și nu pe altcineva.
2. Viteză mare de imprimare. Abilitatea de a tasta rapid texte este unul dintre principalele lucruri pentru un manager de birou.
3. Abilitățile de management administrativ obținute în posturile anterioare sunt necesare dacă o persoană obține un loc de muncă într-o companie mare.
4. Abilitățile de documentare sunt una dintre principalele responsabilități ale acestui tip de specialist, așa că cunoștințele de bază sunt indispensabile.
5. Utilizarea cu încredere a echipamentelor de birou. Faxuri, imprimante, scanere - toate acestea ar trebui să fie de competența managerului de birou.
6. Abilități bune și diplomatice de comunicare. Un manager de birou nu trebuie doar să comunice competent, ci trebuie să fie capabil să rezolve dacă este necesar.
7. Cunoașterea unei limbi străine. În marile companii internaționale, managerul de birou trebuie să vorbească cel puțin limba engleză.

Prevederi generale ale fisei postului

Fișa postului a directorului de birou se aprobă de directorul general al companiei. În diferite companii, poate diferi în unele puncte, dar, în general, principalele sale prevederi nu se modifică. Cu instrucție de lucru este necesar să te familiarizezi chiar înainte de a semna contractul de muncă, pentru ca ulterior să nu te plângi că nu a făcut parte din planurile tale să îndeplinești anumite atribuții.

LA Dispoziții generale poate fi specificat:

• care este responsabil pentru angajarea unui manager de birou;
• care are dreptul de a-l demite din funcție;
• căruia îi este subordonat salariatul;
• care se raportează la directorul biroului;
• care îndeplinește atribuțiile de director de birou în lipsa acestuia etc.

De regulă, managerii de birou raportează la către CEO. Administratorii birourilor sunt subordonați curierilor, șoferilor, curățeniei etc.

De asemenea, în prevederile generale se poate preciza cu ce nivel de calificare poate fi angajat un salariat pentru postul descris.

Responsabilități directe

Următorul punct din instrucțiuni prescrie îndatoririle unui manager de birou.

Pentru un CV pentru un post vacant, solicitanții scriu adesea într-o coloană separată ce sarcini au îndeplinit munca anterioarăîn birou. Astfel, angajatorul primește mai multe informații despre abilitățile solicitantului.

Ce elemente pot fi incluse în responsabilitățile imediate ale unui manager de birou?

1. Gestionarea apelurilor telefonice. Angajatul trebuie să răspundă la apelurile primite, să răspundă la întrebările adversarilor cât mai bine și să informeze superiorii despre informațiile care au fost solicitate să fie transferate.
2. Curatoria documentatiei. Pastrarea si contabilizarea documentelor, controlul corespondenței, executarea comenzilor etc. Acestea sunt responsabilitățile directe ale unui manager de birou.
3. Reproducerea documentelor. La ordin special al șefului, salariatul efectuează lucrări de copiere și duplicare.
4. Înregistrarea scrisorilor, cererilor - i.e. corespondența cu partenerii, clienții sau furnizorii la solicitarea supervizorului imediat.

Atribuțiile unui manager de birou pot include cel puțin încă șase tipuri de muncă. Dar, în fiecare companie, sarcina pe specialiști din această categorie este determinată individual.

Drepturile unui manager de birou

Orice instrucțiune a unui manager de birou include nu numai îndatoriri, ci și drepturi.

1. Pentru a oferi informații complete. Pentru a îndeplini anumite sarcini, managerul biroului are dreptul de a solicita furnizarea cantității de informații, inclusiv informații confidențiale, de care are nevoie.
2. Vorbește dacă pentru organizare munca de birou sunt necesare inovații sau comenzi suplimentare ale CEO-ului, atunci managerul are dreptul să propună introducerea acestora.
3. Necesită condiții adecvate de lucru. În cazul în care un responsabilitatile locului de munca imposibil de indeplinit din lipsa conditiilor necesare, directorul biroului poate solicita crearea acestora.
4. Acționează în limitele competenței tale. După ce a studiat fișa postului, angajatul are dreptul de a lua singur decizii și de a da ordine, dar numai în cadrul competențelor sale.

Acesta este un set aproximativ de drepturi pe care le are un manager de birou. Acestea pot fi suplimentate sau reduse in functie de specificul institutiei.

Responsabilitate

Manager de birou este o profesie care implică și o anumită responsabilitate. Volumul acestuia și pedeapsa pentru încălcarea regulilor este determinată de fiecare angajator în mod individual. Cele mai frecvente elemente pentru care este răspunderea descrierea postului arata cam asa.

1. Pentru atitudine neglijentă față de îndatoririle lor. Executarea cu întârziere a comenzilor și orice altă neglijență este vina salariatului, pentru care este necesar să răspundă.
2. Pentru B contracte de muncași fișele postului, trebuie să citiți cu atenție clauzele privind confidențialitatea informațiilor. Pentru dezvăluirea acesteia, cel mai adesea vă puteți pierde locul de muncă.
3. Pentru încălcarea sferei de competență. Acțiunile care depășesc sfera de competență a angajatului sunt inacceptabile.
4. Pentru încălcarea reglementărilor muncii etc. Încălcarea reglementărilor de muncă, de securitate la incendiu sau de siguranță este de asemenea responsabilitatea angajatului.

Avantaje și dezavantaje ale profesiei

Această profesie, ca multe altele, are o serie de avantaje și dezavantaje. Deci, care sunt beneficiile lucrului ca manager de birou?

Managerul biroului este fața biroului. Pe lângă atribuțiile de secretar, el îmbină funcțiile de manager de personal și. Aceasta este o poziție serioasă, deci prezența educatie inaltași experiență în muncă sunt necesare la admitere.

Care sunt responsabilitățile unui manager de birou?

Pregătirea biroului. Verificarea echipamentelor informatice, a telefoanelor si a echipamentelor de birou. Apelați un tehnician dacă sunt necesare reparații.
- Controlul unor standarde sanitare precum iluminatul și temperatura camerei.
- Intocmirea documentelor, rapoartelor si materialelor necesare inceperii lucrarilor si rezolvarii problemelor curente.
- Controlul muncii secretarelor, curierilor și șoferilor. Repartizarea sarcinilor, stabilirea sarcinilor, gradele de responsabilitate și analiza eficienței muncii lor.
- Elaborarea estimărilor și controlul cheltuielilor necesare pentru nevoile biroului. Furnizarea angajaților cu articole de papetărie, consumabile și insigne.
- Calculul numarului de ore lucrate de angajatii de birou si transferul informatiilor catre departamentul de contabilitate pentru salarizare.
- Monitorizarea respectarii disciplinei muncii. Păstrarea înregistrărilor privind încălcările rutinei zilnice și codului vestimentar.
- Organizarea întâlnirilor, înregistrarea și deservirea vizitatorilor.
- Asigurarea negocierilor, intalnirilor, prezentarilor si a altor evenimente cu materialele si documentele necesare, intocmirea proceselor verbale.
- Supravegherea fluxului de lucru la birou.
- Realizarea corespondenței de afaceri cu clienții și partenerii, distribuirea materialelor necesare.
- Asistenta angajatilor in rezolvarea problemelor si conflictelor aparute.
- Coordonarea finalizarii biroului, controlul opririi echipamentelor, iluminatului, aerului conditionat.
- În multe organizații, managerul de birou este responsabil pentru angajarea personalului. Postează informații despre posturile vacante, revizuiește CV-urile și chiar formează noi angajați.

Aptitudini necesare

Managerul de birou este legătura dintre conducere și personalul de birou. Dacă este necesar, el raportează despre starea de lucruri și eficacitatea muncii în organizație.

Pentru a vă îndeplini în mod eficient sarcinile, trebuie să cunoașteți principiile recrutării și managementului personalului, metodele de planificare și motivare, etica relațiilor, bazele muncii de birou, dreptul muncii si contabilitate. În plus, un manager de birou trebuie să fie rezistent la stres, capabil să ia rapid decizii și să își asume responsabilitatea pentru ele.