Вътрешен одит на персонала. HR одит - какво е това? Поръчайте одит на персонала

Одитът на персонала е сравнително ново направление в областта на управлението на персонала. Въпреки младата си възраст, тази насока се наложи в сериозните компании, които обръщат специално внимание на управлението на кадровата документация. Концепцията за HR одит дойде в HR услугите от счетоводния отдел и е независим одит кадрови документи. До тази процедура трябва да се допускат само специалисти с богат опит в тази област, тъй като работата е важна и отговорна. Това повдига въпроса как да изберем одиторски услуги, как нашият уебсайт може да помогне за това. Разберете отговорите по-долу.

Какво трябва да бъде включено в услугата за одит на KDP?

Одиторските услуги на KDP не са конкретно действие, а цял набор от дейности, насочени към задълбочена независима проверка на документацията на бизнес персонала. Този комплекс трябва да включва:

• проверка на документи за съответствие с трудовото и архивното законодателство;
• проверка на вътрешните местни разпоредби на организацията за съответствие с изискванията;
• предоставяне на връзки към всички нормални действия, според които се регистрират сериозни нарушения;
• предоставяне на подробни препоръки относно коригиране на констатирани нарушения;
• извършване на независима оценка на текущата ситуация с кадровия документооборот във фирмата.

Също така, одитът на HR записите на компанията трябва да включва приоритизиране на следните действия за коригиране на проблеми с HR записи. Това е интегриран подход, който ви позволява бързо да идентифицирате всички нарушения и да получавате препоръки за тяхното отстраняване и всичко това за едно плащане.

Видове HR одит

В зависимост от тежестта на ситуацията трябва да се избере един от двата вида одит, които съществуват днес:

стандартен одит.Това е комплекс от мерки, насочени към извършване на одит на кадровата документация и нормативна уредба, последван от експертна оценка и даване на препоръки за коригиране на констатирани нарушения. Стандартният одит включва проверка на документите за съответствие със законовите изисквания, одит на кадрови документи и формиране на таблица за съгласуване, в която се отбелязват документи и актове, които трябва да бъдат коригирани.

Разширен одит.Това е по-обширен набор от мерки, който в допълнение към вече споменатите по-горе действия включва анализ на причините за несъответствия, както и формиране на списък с възможни последици, които възникват, ако необходимостта от коригиране на нарушенията бъде пренебрегната .

Разбира се, разширеният одит е предпочитана услуга и трябва да бъде избран, ако е възможно.

Как да изберем квалифициран одитор?

В този раздел можете да намерите широка гама от предложения от специалисти по HR одит. Да направя правилен изборизпълнител, обърнете внимание на следните фактори:

Портфолио – може да се използва за определяне на нивото на професионализъм и качеството на предоставяните услуги.

Одитът е процедура за независима оценка на дейностите на организация, система, процес, проект или продукт с цел идентифициране на рискове и конфликтни ситуации. Одитът може да бъде вътрешен, когато се извършва от самата организация, и външен, когато на договорна основа се включват специалисти от трети страни за оценка на дейностите в определена област на компанията. Най-често терминът "одит" се използва във връзка с проверката на финансовите отчети на компаниите, но има и други видове, например одит на персонала. Мнозина са чували тази фраза, но не знаят каква е същността на тази процедура. Днес ще говорим конкретно за одита на кадровата документация, ще ви кажем защо е необходим, кога и от кого се извършва.

Защо ви е необходим HR одит?

Веднага трябва да кажем, че одитът на персонала е незадължително събитие и не се извършва много често. Въпреки това, ние вярваме, че подобна процедура трябва да се извърши за:

— подготовка за инспекционна проверка за спазване на изискванията на трудовото, архивното, пенсионното, миграционното законодателство и др.;

- оценка на рисковете, свързани с конкретна ситуация (рискове, които могат да възникнат при проверка от регулаторни органи, при разглеждане на трудов спор в съда, по време на синдикален контрол и др.);

– повишаване на професионализма на специалистите по човешки ресурси (обучение по извършените нарушения);

- оценка на професионализма на служителите на HR отдела;

- разработване на план за действие за отстраняване на допуснатите нарушения;

— оптимизиране на работата на службата за персонал (минимизиране на разходите, изграждане на система за поемане на отговорност, награди и др.).

Освен това одитът ще помогне да се оцени и анализира състоянието на кадровите документи при прехвърляне на документи по време на реорганизация, промяна на ръководството (включително ръководството на отдела по персонала), уволнение (наемане) на служители на отдела за персонал (HR).

Правете го сами или изнасяте?

Повтаряме, че можете сами да извършите одит на персонала или да използвате услугите на трети страни, тъй като има достатъчен брой от тях и има от какво да избирате. В същото време одитът на персонала е много отговорен въпрос, защото е пряко свързан с поверителни документи на компанията.

Ако планирате да изберете външен одитор, важно е услугата да се предоставя от квалифицирани специалисти, които работят в тази област повече от година. Попитайте колко често одиторската компания предоставя услуги за проверка на управлението на кадровата документация, дали сред клиентите ви има организации, които са подобни на вашите по отношение на дейност. Не забравяйте, че услугите на реномирана консултантска фирма, която предлага одит на човешки ресурси и наема професионалисти, не може да бъде евтина.

Успехът на одита на човешките ресурси от организация на трета страна зависи и от това как компанията е подготвена да взаимодейства с одиторите. Ето защо най-често преди началото на одита се създава работна група, състояща се от представители на компанията, поканена да извърши одита, и представители на компанията клиент. Съставът и броят на поканените одитори до голяма степен се определят от сроковете и обхвата на предстоящата работа, но участието на юристи и специалисти в областта на документационното осигуряване определено е необходимо.

Ако няма желание за привличане на специалисти от трети страни и не е осигурено финансиране за това, можете сами да извършите одит на персонала. Въпреки това, след като поставите подходящата задача за служителите на службата за персонал на институцията, трябва да се помни, че те не винаги са готови да дадат обективна оценка на текущата ситуация, тъй като всъщност ще проверяват работата си. Освен това членовете на персонала може да си „затворят очите“ за някои грешки, тъй като ще трябва да ги коригират.

Вярваме, че ако все пак изборът е направен в полза на вътрешния одит, най-добре е да се създаде малък структурно подразделениеза това или комисия, в която трябва да има специалист, който разбира трудовото законодателство и управлението на кадровите регистри, но не зависи от онези лица, чиято работа ще проверява, например, адвокат.

Нормативна рамка за проверка на кадровата документация

Като начало ще посочим основните разпоредби, които трябва да се спазват при проверка на документацията на персонала. Основните са:

- Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 "За трудовите книжки" (заедно с Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки);

- Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. N 69 "За одобряване на Инструкции за попълване на трудови книжки" (наричани по-долу - Инструкции за попълване на трудови книжки);

- Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. № 1 "За одобряване на единни форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане" (по-нататък - Указ № 1);

- Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. N 558 „За одобряване на Списъка на стандартните административни архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, посочващи периодите на съхранение ";

— Федерален закон от 27 юли 2006 г. N 152-FZ „За личните данни“;

— GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“;

- Кодекс на труда.

Освен това има достатъчен брой ведомствени разпоредби, които регулират деловодството, процедурата за водене на лични досиета или регулират други аспекти трудови отношения. Тези актове също трябва да бъдат проучени и приложени при проверка на документацията на персонала.

Какво проверяваме?

Няма да разглеждаме как една консултантска организация извършва одит въз основа на гражданскоправен договор, а ще се фокусираме върху вътрешния одит. Редът, в който се извършва, зависи от целите. Можете да проверите всички области на справка и изпълнение на документи за персонала или можете да проверите само една област, например трудови договори. Във всеки случай първата стъпка към началото на ревизията ще бъде издаването на заповед за извършване на ревизия, с която се назначава инспектор или се създава ревизионна комисия. В поръчката можете да посочите предмета на проверката.

Да донесем примерна извадкапоръчка.

Общинска бюджетна образователна институция

"Средно училище N 72"

Заповед N 42

за извършване на одит на персонала

За подобряване на работата на отдела за човешки ресурси и минимизиране на рисковете, свързани с неправилно поддържане на регистрите на персонала,

Заповядвам:

1. Извършете вътрешен одит на персонала на тема „Записване на работа и предоставяне на годишен платен отпуск” от 28 май до 5 юни 2012г.

2. Назначава за председател на Ревизионната комисия А. Г. Волкова, заместник-директор по учебно-възпитателната работа.

3. Включете в комисионната:

- заместник-директор по административна и икономическа работа О. Л. Золотов;

- учител по руски език и литература Парамонов В.С.;

- юрисконсулт Лопухов И.Р.

4. Представете доклад за извършената проверка преди 08.06.2012г.

5. Контролът по изпълнението на тази заповед се възлага на заместник-директора по учебно-възпитателната работа Волкова А.Г.

Директор Комова /Л. В. Комова /

Запознат с поръчката:

Волкова А. Г. 16.05.2012 г., Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012 г. Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012 г. Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012 г., Лопухов

Ако се определи предметът на одита, тогава ръководителят на отдела за персонал може да подготви само необходимите документи. Ако одитът се извършва при смяна на ръководството на службата за персонал или при прехвърляне на дела от един специалист на друг, е необходимо да се определи списъкът с документи, които трябва да бъдат проверени.

Не забравяйте, че има списък със задължителни документи, които трябва да бъдат във всяка организация, независимо от нейната правна форма и форма на собственост. Тези документи включват:

1. Персонал. Да кажем веднага, че в Кодекса на труда има само споменаване на този документ, но няма индикация за задължението за съставянето му. Постановление № 1 унифицира формата на този документ - Т-3. Имайте предвид, че регулаторните органи, независимо дали е държавната инспекция по труда, прокуратурата или данъчните органи, почти винаги го изискват: структурата на институцията, фондът за заплати, надбавките и допълнителните плащания на служителите са ясни от графика.

2. График на ваканцията. Задължението на този документ не подлежи на съмнение, тъй като чл. 123 от Кодекса на труда на Руската федерация изрично гласи, че годишните платени отпуски се предоставят на служителите в съответствие с графика за отпуски, одобрен от работодателя, като се вземе предвид становището на представителния орган на служителите, най-малко две седмици преди началото на новата година. Формата на графика на Т-7 също е унифицирана с Резолюция № 1.

3. Лични карти - формуляри Т-2 и Т-2ГС (МС). Те трябва да се съхраняват за всеки служител, тъй като при всяко вписване в трудовата книжка работодателят е длъжен да запознае служителя срещу подпис в личната му карта - в нея, по силата на клауза 23 от Правилата за водене и съхраняване на трудовите книжки , се повтаря направеното вписване в трудовата книжка.

4. Лични дела. Задължението за поддържането им е установено за определени категории служители, които включват държавни държавни служители, общински служители, митнически служители и др.

Процедурата за водене на лични досиета на държавни държавни служители е установена с Указ на президента на Руската федерация от 30 май 2005 г. N 609 „За одобряване на Правилника за личните данни на държавен държавен служител Руска федерацияи управление на личното му досие. За държавните служители на съставно образувание на Руската федерация процедурата за поддържане на лично досие е установена от регулаторните актове на този състав. Например, за служителите на град Москва се определя с Указ на кмета на Москва от 15.06.2011 N 44-UM, а за държавните служители на Санкт Петербург - с Постановление на правителството на Санкт Петербург от 30.06.2008 г. N 773.

5. Графикът (формуляри Т-12, Т-13) също трябва да бъде във всяка институция, тъй като чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация задължава работодателя да води отчет за действително отработеното работно време от всеки служител.

Забележка! Преди това публични органи, отдели на държавни извънбюджетни фондове, отдели на териториални държавни извънбюджетни фондове, местно самоуправление, бюджетни институции, органи, предоставящи касови услуги за изпълнение на бюджетите на бюджетната система на Русия, са използвали разписанието под формата 0504421, одобрено със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 декември 2008 г. N 148n, за записване на работното време . Въпреки това, поради факта, че той стана невалиден на 1 януари 2011 г. (Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 1 декември 2010 г. N 157n), формулярът от Заповедта на Министерството на финансите на Руската федерация от Използва се 15 декември 2010 г. N 173n - 0301008 и това е точно копие на формуляр Т-13.

6. Трудовите книжки по установената форма са основният документ за трудовата дейност и стажа на работника или служителя. Всеки работодател (с изключение на работодателите - физически лица, които не са индивидуални предприемачи) е длъжен да ги съхранява за всеки служител, който е работил при него повече от пет дни, в случай че работата за този работодател е основна за служител (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Трудовата книжка съдържа информация за служителя, извършената от него работа, прехвърляне на друг постоянна работаи уволнение, както и основанията за прекратяване на трудовия договор и информация за награди за успех в работата. Информация за наказанията в книгата не се вписва, освен в случаите, когато дисциплинарни меркие уволнение.

Забележка! Проверете дали е назначено лицето, отговорно за воденето на трудови книжки, дали всички са вписани в счетоводната книга за движението на трудовите книжки и приложките към тях. Освен това вижте записите в трудовите книжки – те трябва да бъдат направени въз основа на заповеди.

7. Трудови договори или договори за услуги. Трудовият договор е споразумение между работодател и служител, съгласно което работодателят се задължава да осигури на работника или служителя работа съгласно предвидената трудова функция, да осигури условия на труд, да изплаща своевременно и в пълен размер заплатите, а служителят се задължава да изпълнява лично трудовата функция, определена с това споразумение, да спазва правилата за вътрешния трудов ред на работодателя.

8. Заповеди за персонала:

- по трудово правоотношение (формуляри Т-1, Т-1а);

- при преместване на друга работа (формуляри Т-5, Т-5а);

- при предоставяне на отпуск (формуляри Т-6, Т-6а);

- за изпращане в командировка (формуляри Т-9, Т-9а);

- за повишение (формуляри Т-11, Т-11а);

- при прекратяване (прекратяване) на трудовия договор (формуляри Т-8, Т-8а).

Тези унифицирани формуляри трябва да се прилагат от всички организации, действащи на територията на Руската федерация, независимо от формата на собственост (клауза 2 от Резолюция № 1).

При проверка на тези заповеди е необходимо да се уверите, че има документи - основанието за тяхното публикуване. Доста често те липсват - в поръчката има връзка към споразумение, изявление или друг документ, но самата тя не е. Това е нарушение.

9. Заповеди за основни дейности. Необходимо е да се провери наличието на подписи на ръководителя, визи за одобрение. Припомняме, че такива заповеди трябва да се съхраняват отделно от заповедите за персонала.

Имайте предвид, че е необходимо не само да се провери наличието на тези документи, но и да се обърне внимание на начина, по който са съставени. Например, съгласно изискванията на чл. 67 от Кодекса на труда на Руската федерация трудовият договор се сключва в писмена форма, съставен в два екземпляра, всеки от които се подписва от страните. Единият екземпляр се дава на служителя, другият се пази от работодателя. Получаването на копие от трудовия договор от работника или служителя трябва да бъде потвърдено с неговия подпис върху копието, съхранявано от работодателя. Член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация определя условията, които трябва да бъдат включени в текста на трудовия договор.

Но с договор за услуга всичко е различно. В допълнение към факта, че съдържанието му се определя от федералния закон, Указ на президента на Руската федерация от 16 февруари 2005 г. N 159 одобри приблизителна формадоговор за преминаване на държавна държавна служба и замяна на длъжността на държавна държавна служба. Затова проверете дали договорите отговарят на изискванията на закона не само по съдържание, но и по форма. И по съдържание отбелязваме, че например най-важният обект на проверка на заповедите за уволнение ще бъде посочването в тях на причината и основанията за уволнение. На основание чл. 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация, те трябва да бъдат посочени в стриктно съответствие с текста на Кодекса на труда на Руската федерация или друг федерален закон и с позоваване на съответния член, част от член, параграф на члена. Проверка на съдържанието трудови договори, акцентира върху наличието на условия, които по силата на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация са задължителни за включване в техния текст.

Местни наредби, книги, регистри

Да започнем с това, че на основание чл. 8 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателите, с изключение на работодателите - физически лица, които не са индивидуални предприемачи, приемат местни разпоредби, съдържащи норми трудовото законодателство, в рамките на своята компетентност в съответствие с трудовото законодателство и други нормативни правни актове, съдържащи трудовоправни норми, колективни трудови договори, споразумения. Разпоредбите на тези актове не трябва да влошават положението на служителя в сравнение с установеното от трудовото законодателство.

Следните документи също трябва да бъдат проверени.

1. Вътрешен трудов правилник. Съгласно чл. 189 от Кодекса на труда на Руската федерация, този документ урежда процедурата за наемане и уволнение на служители, основните права, задължения и отговорности на страните по трудов договор, работното време, периодите на почивка, стимулите и санкциите, прилагани към служителите, както и други въпроси за уреждане на трудовите отношения с този работодател.

2. Инструкции по охрана на труда. Те обикновено се състоят от изисквания за защита на труда преди започване на работа, по време на нея и след приключване, а също така съдържат аварийна процедура. Тези инструкции се разработват въз основа на длъжността на служителя, неговата професия или вида работа, която изпълнява, въз основа на междуотраслова или отраслова стандартна инструкция по охрана на труда, междуотраслови или отраслови правила за охрана на труда, изисквания за безопасност, посочени в оперативна и ремонтна документация на производителите на оборудване, технологична документация на организацията, като се вземат предвид специфичните производствени условия въз основа на Методически препоръки.

3. Правилник за съхранение и защита на личните данни на служителите (или друг документ, установяващ реда за тяхното съхранение и използване). Изготвянето на този местен акт е задължително поради изискванията на чл. 87 от Кодекса на труда на Руската федерация.

4. Наредба за възнагражденията или друг местен нормативен акт, уреждащ системата на възнагражденията в институцията и бонусите на служителите. Тази разпоредба е задължителна по чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация - системи на заплатите, включително размери тарифни ставки, заплати ( официални заплати), допълнителни плащания и надбавки с компенсаторен характер, включително за работа при условия, отклоняващи се от нормалните, системи за допълнителни плащания и надбавки със стимулиращ характер и бонусни системи, се установяват с колективни трудови договори, споразумения, местни разпоредби в съответствие с трудовото законодателство и други нормативни правни актове, съдържащи трудовото право.

В допълнение към посочените има и други необходими документи, които са задължителни за някои организации поради спецификата на тяхната дейност, например график на смени, списък на длъжностите с нередовно работно време, договори за пълно индивидуално отговорност, разпоредбата за търговска или друга защитена от закона тайна.

Ако институцията е разработила други местни разпоредби, уреждащи някаква област на трудовите правоотношения, препоръчваме да ги проверите за условия, които влошават положението на служителя в сравнение с установеното трудово законодателство, и правна сила (независимо дали становището на представителния орган на служителите се взема предвид, одобрява се дали документът е ръководител на институцията, дали служителите са запознати с акта и др.). Не може да бъде:

- колективен трудов договор;

— споразумение за колективна отговорност;

— регламент относно адаптирането на работниците;

- наредба за реда за преминаване на изпитателния срок;

- наредба за атестирането на служителите.

Препоръчваме ви да обърнете специално внимание на проверката на длъжностните характеристики. От една страна, те не са задължителни, от друга страна, на основание чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, предпоставка за трудов договор е трудовата функция и тя е предвидена или в трудов договор, или, за да не се натоварва, в описание на работата. Ето защо понякога инструкциите са просто необходими.

Да преминем към списания, сред които, както и сред местните разпоредби, има задължителни.

Име на списанието	Нормативен акт
Книга за отчитане на движението на трудовите книжки и приложките към тях	Параграфи 40, 41 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, формулярът е установен от Приложение 3 към Инструкцията за попълване на трудови книжки
Приходна и разходна книга за счетоводни формуляри на трудовата книжка и лист в нея	Същото
Инспекционен дневник	Член 16 от Федералния закон от 26 декември 2008 г. N 294-FZ „За защита на правата юридически лицаи индивидуални предприемачи при упражняване на държавен контрол (надзор) и общински контрол”. Формата на списанието е одобрена със заповед на Министерството на икономическото развитие на Руската федерация от 30 април 2009 г. № 141

В допълнение към гореспоменатите задължителни дневници, институцията може да води и други дневници за систематизиране на информация за регистрите на персонала, като например:

- регистри на трудови договори, заповеди по персонала, лични досиета, листове за инвалидност;

— дневник за запознаване с местните разпоредби;

- дневник за издаване удостоверения за пътуване, справка.

Когато проверявате дневници и счетоводни книги, обърнете внимание на техния дизайн. Всички листове от списания трябва да бъдат номерирани, самите списания трябва да бъдат завързани, запечатани с восъчен печат или запечатани и заверени от ръководителя на организацията. Не се допускат никакви корекции в регистрационните файлове. Също така е необходимо да се уверите, че всички колони са попълнени в книгата за отчитане на движението на работните книжки и вложките към тях, в нея няма корекции, тази книга е завързана и запечатана.

Забележка. Анализът на системата за регистрация и систематизиране на документи е много важен, тъй като дава информация за това как е организирана системата за съхранение на документи в институцията.

Софтуерен одит

В момента повечето институции поддържат кадрови досиета с помощта на специализирани софтуерни продукти, което означава, че те също ще трябва да бъдат проверени.

При проверка не забравяйте да проверите дали програмата предоставя възможност за поддържане на регистри на персонала в съответствие с изискванията на действащото законодателство (възможно е разработчиците на софтуерния продукт да „загубят“ определени необходими подробности), дали всички унифицирани формуляри са съдържащи се в програмата, колко често се актуализира, дали всички форми на документи са подходящи.

Следващият важен аспект, който трябва да бъде проверен, е редът на достъп до софтуера и (или) създадената кадрова документация. В същото време е необходимо да разберете кой от служителите на компанията е свързан с обработката на данни за персонала и да се уверите, че системата изключва възможността за достъп до електронни форми на документи на тези служители, чиито служебни задълженияработата с такива данни не е включена.

Одит на софтуера за работата на отдела за персонал ще определи възможните канали за неоторизиран достъп или загуба на информация за персонала, както и ще оцени целесъобразността на използването на конкретен софтуерен продукт.

И така, по време на одита на документацията на персонала се проверява наличието на задължителни документи, правилността на изпълнение, както и съответствието на съдържанието на документите с изискванията на закона.

По-добре е да документирате самия процес на одит, така че по-късно, при съставянето на окончателния отчет, да не забравите нищо важно.

Резултати от одита на HR документи

Последният етап от проверката на документа ще бъде изготвянето на доклад, който ще опише текущото състояние на нещата, ще посочи проблемните области и възможни рискове. Освен това докладът обикновено дава препоръки как да се отстранят установените нарушения. трудовото законодателствои недостатъци, както и евентуално наказание, ако нарушенията не бъдат отстранени (виж на стр. 45).

В случай на одит на документация на персонала при смяна на ръководството на службата за персонал или специалист по управление на личните досиета, е необходимо допълнително да се състави акт за приемане и прехвърляне на дела, в приложението към който ще бъде списък на трудови книжки (посочващи пълното име на собственика, серия и номер на трудовата книжка и притурки (ако има такива)).

В заключение отбелязваме, че по време на периодичния одит на документацията за персонала работодателят има възможност да избегне санкции от регулаторните органи - глоби, спиране на организацията, наказателна отговорност. Освен това, ако одитът се извършва самостоятелно, служителите на персонала имат възможност да подобрят професионалното си ниво, като откриват и коригират собствените си грешки.

И не забравяйте, че правилното поддържане на регистрите на персонала е ключът към успешното разрешаване на конфликти със служителите и регулаторните органи.

Установени нарушения	Нарушена регулация	Възможно наказание	Препоръки за корекция
1. Документи за щат и заплати
Вилица за заплата, зададена в таблицата с персонала	Членове 3, 20, 22, 132 от Кодекса на труда на Руската федерация. нарушен принцип същото заплащанеза равен труд		Разработете диференцирана система за заплащане, например, въведете допълнителни плащания на служители с допълнителни качества
2. Трудови книжки
В секцията „Подробности за стимулите“ е добавен запис за работа	Клауза 3.1 Инструкции за попълване на трудови книжки	Административна глоба от 1000 до 50 000 рубли. или административно спиране на дейността на организацията за срок до 90 дни (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация)	Направете вложка в работната книга и прехвърлете в нея записите, погрешно въведени в секцията „Информация за промоцията“
3. Заповеди за уволнение на служител
В основанието за прекратяване не е посочена част от чл. КТ	Формуляри Т-8, Т-8а, чл. 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация	Административна глоба от 1000 до 50 000 рубли. или административно спиране на дейността на организацията за срок до 90 дни (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация)	Посочете по-късно
4. Дневници за регистрация и отчитане на кадрови документи
Няма регистър на мерките за контрол	Член 16 от Федерален закон N 294-FZ	—	Дизайн
5. Други нарушения
Няма проверка за дисквалификация при наемане на служители на ръководни позиции	Член 32.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация	Административна глоба до 100 000 рубли. (Член 14.23 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация)	Преди да сключите трудов договор със служители, кандидатстващи за ръководна позиция, изпратете искане за евентуална дисквалификация на физическо лице до Федералната данъчна служба, която поддържа регистър на дисквалифицираните лица

Ръководителят на всяка компания понякога трябва да има желание да одитира HR записи, за да провери качеството на поведението. кадрови досиетаи документация, коректността на изпълнение на задълженията. Одитът на персонала на организациите е поредица от мерки за идентифициране на грешки и недостатъци в работата на службата за персонал. Навременното внедряване ви позволява да избегнете различни проблеми, да оптимизирате работата на тази услуга в предприятието.

Какво е HR одит

Под одит на управлението на кадровата документация се разбира оценката на организационната структура на фирмата и системата за управление на персонала. Такъв контрол се извършва комплексно и дава огромен положителен ефект за компанията. Неговото изпълнение е свързано не само с проверка и анализ на цялата кадрова документация. Проверява се съответствието на счетоводството с нормите на действащото законодателство, приложими към деня на одита. Работата на службата за персонал се оценява чрез анализ на икономическите резултати на фирмата.

Кога е необходима проверка?

Проверката трябва да се направи:

• при уволнение на служител, отговорен за поддържане на управлението на кадровите досиета и документация. Контролът ще ви позволи да откриете и премахнете допуснатите грешки и новият служител спокойно да встъпи в длъжност;
• изменения на законодателни актове. Позволява ви да приведете документите в съответствие с новите стандарти. Промените и допълненията трябва да се правят веднага след влизането им в сила;
• промяна в ръководството на дружеството. Ще позволи на новото ръководство да се увери, че няма нарушения във фирмата и работата на отдела за персонал може да се извършва както беше преди да встъпи в длъжност;
• подготовка за предстоящи одити. Позволява на ръководството на компанията да бъде уверено в спазването на трудовото законодателство по отношение на служителите;
• по искане на ръководителя на организацията проверявайте и коригирайте работата на службата за персонал. Позволява ви да идентифицирате неговите слабости и да определите посоката на неговото подобряване.

Тази проверка трябва да стане постоянна за компанията. Ако се извършва два пъти годишно или веднъж на тримесечие, това ще изисква по-малко усилия и време и ще намали разходите. Ползите от такъв одит ще бъдат по-големи, отколкото от еднократен одит на персонала на организацията.

Проверката може да се извърши:

• отдела за персонал на фирмата. За това се създава специална комисия, която включва квалифицирани служители с опит и познания по трудово законодателство и право, деловодство, работа с документация. Цената за проверка е минимална;
• одитори на организация на трета страна, ангажирана с предоставянето на услуги за одит на човешки ресурси на професионално ниво. Цената на тяхната работа зависи от ценовата политика на компанията.

1-20 служители	200 рубли. за всеки служител
21-50 служители	175 рубли. за всеки служител
51-100 служители	150 rub. за всеки служител
Над 100 служители	125 търкайте. за всеки служител

Изчисляване на поръчката

Гост одитори

В случаите, когато ръководството на дружеството има съмнения относно компетентността на служителите в отдел „Персонал” или желае да получи експертна оценка на дейността им, се канят външни одитори. Такава стъпка ще ви позволи да получите независима оценка и незаинтересован поглед върху работата на службата за персонал. Така че ще помогне за подобряване на дейността му.

Одиторите отвън виждат дори и най-малките пропуски в воденето на кадровата документация. Служителите на компанията, ежедневно ангажирани с рутинна работа, може да не забележат собствените си грешки. Поканените одитори незабавно ще открият недостатъците и ще ги посочат.

Поканените одитори имат значителен опит в извършването на одити, попълване на документи, съставяне на договори в съответствие със закона. Следователно такъв контрол ще отнеме много по-малко време и ще се извършва високо ниво. И да, ще струва по-малко.

Както става ясно, въпреки че цената на работата на одиторите е по-висока, такъв одит е много по-ефективен.

Методи за одит

Има няколко метода за провеждане на одит на персонала:

• организационно и аналитично - проверяват се отчети, документация и показатели за труд. Установените грешки и навременното им коригиране ще избегнат отговорност (от наказания до наказателни);
• социално-психологически - използват се различни анкети и разговори със служители на организацията. В резултат на това става ясно колко голямо е желанието на персонала да работи във фирмата. Станете разбираеми отношенията в екипа. Този метод ще помогне да се идентифицират реални начини за мотивация, да се намерят ефективни и прости начини за подобряване на работата на работния екип;
• икономически - различни показатели се сравняват с вътрешноотраслови и общоприети стандарти. Позволява ви да разберете ефективността на работата на персонала.

Тези методи са ефективни и са от голяма полза за организацията, когато се използват в комбинация или самостоятелно. Те помагат да се идентифицират проблемните области и да се определи методът за тяхното отстраняване. Цялостно те засягат всички области, които влияят върху ефективността и производителността на труда, рентабилността на организацията.

Съдействие при провеждане на одит на персонала

Счетоводна компания Азбука предоставя услуги за одит на човешки ресурси в Москва и Московска област.

Нашите предимства:

• висококвалифицирани специалисти с богат опит в извършването на кадрови одити, познания в областта на трудовото законодателство и право, управление на кадровото дело;
• 15 години успешен трудов опит;
• гъвкава ценова политика, която ви позволява да предложите най-добрата стойност;
• Индивидуален подход към всеки клиент.

Цените на одита на персонала са чисто индивидуални, тъй като зависят от много фактори: големината на организацията, избраните методи за проверка, състоянието на кадровата документация и др. Цената на одита на персонала се определя по време на лична среща на Специалист по счетоводство ABC с клиент.

Използвайте услугите на професионалисти с богат опит и проверете ефективността на вашия HR отдел.

Един от видовете проверка на документацията на персонала в организацията е одитът на персонала. Действащото законодателство регламентира процеса на попълване на трудовите книжки, каква документация трябва да се съхранява от счетоводството, отдела за персонал. Услугата за вътрешен или външен одит на персонала ще Ви спаси от типични грешки при съставяне на трудови договори и други документи. Нарушенията заплашват с налагане на санкции от държавните проверяващи органи. За да извършат одит на персонала, те се обръщат към независими служби.

Какво е HR одит

процедура,извършвани във фирмата с цел извършване съгласуване на документи за персонала с държавните правила, нормите за попълването им - това е одит на персонала. Нарушенията на изискванията водят до глоба. Това се отнася за правилата за попълване на трудови книжки, документи за отпуск и отчитане на заплатите. За персонала на компанията се попълват повече от пет вида документация. Надлежната проверка се извършва от организация на трета страна, която е специализирана в предоставянето на независими услуги от този вид.

За какво е необходимо

Службата HR одит е необходима за изготвяне на доклади за проверки.. Дори и леко отклонение от местните регулаторни правила води до отговорност за нарушаване на пенсионното, миграционното, трудовото, архивното законодателство. Отзивите се използват за цялостна оценка на работата на HR службата. Това осигурява контрол върху нивото му на квалификация, възможността за изпращане на отделни специалисти за преквалификация, обучение и повишаване на квалификацията.

Цели, задачи на

При анализа се определя кадровият потенциал на отделните специалисти спрямо техните квалификационни възможности. Проверката на работата на HR услугата помага за оптимизиране на по-нататъшните разходи на предприятието. Правилният подход ви позволява да идентифицирате служители с нисък коефициент на производителност. HR одит се извършва с цел:

• да се увери, че документите за управление на кадровата документация отговарят на изискванията на действащото законодателство;
• премахване на рисковете от налагане на санкции поради нарушения на миграционното законодателство;
• определете коя стратегия за развитие на предприятието ще бъде оптимална (след анализ на състава на служителите).

Нормативна и правна рамка

За да извършите одит на персонала, е необходимо не само да имате задълбочени познания за работата в офиса, но и да имате теоретични познания за законите и правителствените разпоредби. Основен нормативни документиса:

• Постановление на правителството за правилата, нормите за попълване на трудови книжки от 16 април 2003 г.
• Постановление на Държавния отдел по статистика за отчитане на документацията за заплатите от 5 януари 2004 г.
• Федерален закон за защита на личните данни на служителите.
• Кодекс на труда на Руската федерация.
• Норми, правила, посочващи крайните срокове за попълване на счетоводни документи, трудови книжки, ваканционна документация.

Видове HR одит

Методите за анализ на работата на персонала се класифицират според различни фактори.Според метода на провеждане на одита се разграничават вътрешни и външни анализи, когато се включват независими експерти. Има различни видове анализи в зависимост от количеството информация, която се изучава. Те се различават по броя на проверяваните документи или обикновените хора. Честотата на такава работа също е разделена на няколко вида, които ще бъдат разгледани по-долу.

Според метода на проверка

HR одитът може да бъде вътрешен или външен.Първият вариант се организира от самата компания. За да направите това, ръководството трябва да назначи отделен специалист, който да анализира документацията, да се занимава с отстраняването на финансови и други нарушения. Вторият вариант включва включване на външни одитори, които работят във всички подразделения на компанията. Те се уверяват, че документацията се съхранява правилно, персоналът е официално регистриран (проверката ще помогне да се сведе документацията до нормите на Кодекса на труда и миграцията).

По количеството проучена информация

Анализирайки документите на организацията или работата на служителите в предприятието, можете да спестите бюджета. Одитът на персонала според обема на изследваната информация е разделен на три групи:

• Непрекъснато – обемна вътрешна или външна ревизия, която включва анализ на всички групи книжа (трудови книжки, регистрация, вписване, отчети за заплати).
• Локален – отнася се до конкретен отдел или група документи (например анализ на представянето на HR мениджър).
• Цел - оптималният вид проверка, при която се избира списък от служители от 10-20 души, за да се анализира тяхната работа, как се съставя документацията.

По ниво

Процедурата за документиране не зависи от позицията, в която участва този или онзи специалист. Според нивото на анализ могат да се разграничат три вида проверка на персонала:

• Тактически - анализът се извършва само на ниво действащи мениджъри, майстори на производствената линия.
• Мениджърски - организацията проверява управлението на записите на персонала на управленската линия (средни мениджъри, ръководители на отдели).
• Стратегически – на анализ подлежат не само мениджъри или бригадири в областта, но и преки директори, топ мениджъри.

По честота

Предмет на различни видове изследвания са не само служителите на компанията, но и документацията. Първоначално се преглежда трудовата книжка на всеки специалист, проверяват се документи за назначаване на заплати, отпуски и цялата отчетна документация в съответствие със законодателството на Руската федерация. Според честотата на анализа фирмите могат да извършват проверки от следните видове:

• Постоянен мониторинг - работата се извършва с определена честота (например на всяко тримесечие или месец).
• Текущ мониторинг - поръчан е анализ за една проверка, която се извършва в момента.
• Оперативен - експресен одит, който е необходим за откриване на проблеми в определена област.
• Панел мониторинг – периодични проучвания, по време на които едни и същи служители се анализират с помощта на едни и същи инструменти.

Методи за одит

Стандартизираните правила и норми за одити са основата, на която се организира одитът на персонала. Най-простата техника е провеждането на интервюта със служители и началници.След това на клиента става ясно колко ефективно работи този или онзи специалист. Методиката включва следните стъпки:

• провеждане на интервюта;
• формиране на план, график на действията;
• избор на необходимите документи;
• анализ на необходимата документация;
• частична или пълна проверка на служителите;
• изготвяне на препоръки въз основа на получената информация.

Извършват се и произволни проверки за управленския екип.Преди началото на изпита клиентът изготвя техническото задание на екипа от изпълнители. След това се определят критериите за оценка и се разглеждат избраните ценни книжа. За коригиране на грешки могат да бъдат включени както независими служители, така и тези, които имат позиция в самата организация. Допълнително се проверяват формуляри на първична документация.

Проверете обектите

Всички отдели на компанията са подложени на цялостен одит. След преминаване на одит на персонала, организацията може да разчита на изключване на административни глоби дори след това държавна инспекцияот данъчните власти. Редица документи подлежат на проверка:

• трудови книжки (те се проверяват за съответствие с нормите и заповедите на правителството, които бяха посочени по-горе);
• документи за ваканция (проверява се правилността на отчитане на отпуските);
• отчети за заплати, данъчни облекчения;
• лични досиета на служители (проверява се компетентността на определен персонал).

Проверка на работния процес за записи на персонала

Като стандарт работният процес за счетоводство на персонала се проверява, за да се сравнят отчетността и изискванията Кодекс на труда. Той съдържа не само правила за съхранение с препоръки за попълване на документи, но и друга информация. Например как трябва да се попълват ваканционните документи, колко процента от заплатите се прехвърлят към фискалната служба за сметка на пенсионния фонд. Рисковите зони са архивна документация, обща отчетност. Дори ако трудовата книжка се съхранява в неподходящи условия, за това може да бъде наложена финансова глоба.

Одит на кадровата документация

Често одитът на кадровите документи включва няколко категории. Най-важните от тях са:

• персонал;
• график на ваканциите;
• лични карти на служителите.

Списъкът на персонала трябва да бъде съставен и подписан от ръководството на предприятието. Този документ винаги се проверява - така че можете да видите не само списъка на работещия персонал, но и заплати, работен график, надбавки. В деловодството персоналът е регламентиран във формуляр Т-3. Шаблонът може да бъде намерен в Интернет или да го получите безплатно от фискалната служба във вашия район.

Графикът на ваканцията се формира въз основа на изискванията, посочени в член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация.. Служителите могат да излязат в отпуск стриктно според плана, който е одобрен от отдела за персонал и ръководителя на компанията. Описан е по установения и стандартизиран формуляр Т-7, който е достъпен в Интернет за безплатно изтегляне. Графикът трябва да бъде съставен не по-късно от две седмици преди Нова година (крайният срок е 17 декември всяка година).

Личните карти се съхраняват заедно с трудови книжкиперсонал. Всеки работник поставя подписа си в тях при кандидатстване за работа, съдържа и основна информация за дадено лице, включително местоживеене, адрес на регистрация. Не се допуска самостоятелно попълване на лични карти, това се прави от служител на отдела за персонал. Моля, имайте предвид, че трудовите книжки не могат да се попълват лицакоито нямат съответната длъжност или статут на индивидуален предприемач.

Проверка на документи за вътрешна употреба

Процедурата за преглед на вътрешната документация дава възможност не само да се оптимизира работата на държавата, но и да се провери нейната ефективност. Важно е анализаторите да се уверят, че цялата лична информация не се използва извън организацията и не е достъпна за трети страни. Анализът на ценните книжа, които се използват в структурата на едно предприятие, включва:

• работа с работен график;
• целеви одит на охраната на труда;
• Анализ на HR дневник.

Штатното разписание и вътрешният работен график са идентични параметри, за които се прави подробен отчет при анализ на документи. Важна роля играе целевият одит на документацията за защита на труда (това се отнася не само за производствени предприятия, но и за фирми, работещи в офиси). В него се предписват нормите на поведение през работния ден, правилата за пожарна безопасност, експлоатацията на оборудването, инсталирано в помещенията на компанията. Работата в офиса включва условия за безопасност на личните данни. Те не се анализират.

Експертното мнение взема предвиди дневници, водени от отдел „Личен състав“: регистър на трудовите договори, заповеди за служители, лични досиета, регистър на издадените удостоверения, средства за отпуск. Регистрацията на всеки документ трябва да бъде придружена от подпис на отговорното лице. Правилата за водене на записите в дневника задължават всяка страница да бъде номерирана. Не се допускат корекции или зачертавания – това изисква контролен подпис и заверка на записа от администрацията или отговорно лице. Всяка година списанието се актуализира и идентифицира.

Етапи на одит

Етапите на одита включват не само самата процедура, но и първоначална подготовка, анализ и описание на заключенията, както и създаване на заключение. Общо има 5 ключови етапа на одита на персонала:

1. Обучение. Характеризира се със събиране на предварителни данни, подписване на договора и заплащане на услугите на изпълнителния екип.
2. Планиране. На този етап се съгласува създаденият план, по-нататъшни действиякоманди.
3. Анализ. Това включва обработката на кадровата документация: четене, изучаване.
4. Обобщение на данните. Описание на заключението, отчитане и издаване на заключение в писмен вид (представя се на ръководството).
5. Препоръки. Устно се дава експертно обяснение и се анализират основните грешки, забелязани при анализа.

След всички етапи се издава официално удостоверение за преминаване на одитаслужители и документи, свързани с управлението на кадровата документация и счетоводството на човешките ресурси в организацията. Инициатор на процедурата може да бъде лично собственикът на дружеството, прекият управител и негов заместник. По-рядко клиентът е ръководителят на отдела за персонал: той винаги попада под анализа на изпълнителите. След приключване на всички горепосочени процедури се изготвя писмен доклад, съдържащ:

• описание на основанието за проверката;
• списък на отделите, брой служители на фирмата, участващи в процедурата;
• информация за клиенти и изпълнители;
• методи за оценка (фактори, чрез които е извършена проверката);
• времето;
• описание на работата, въз основа на резултатите от която се извършва плащане за услугата;
• кратко описание на получената информация и пълен писмен доклад, изпратен на клиента.

Дати

Точното време на процедурата за анализ на документацията на персонала зависи от това какъв вид проверка избира клиентът. краткосроченсчита се срок до 10 работни дни, когато се разглежда само хартиена и електронна документация на работното място. Ще са необходими няколко дни за изготвянето на доклада и окончателния анализ. Проверката на случаен принцип отнема 20 работни дни - през този период се проверяват документите заедно с квалификацията на специалистите от отдела.

Ако клиентът трябва да извърши цялостен анализ на дейността на персонала от 25 души, тогава може да отнеме до един календарен месец, за да завърши работата самостоятелно. За подпомагане и подобряване на ефективността на служителите, препоръчително е да се наеме фирма за извършване на одит веднъж годишно, две или три години(в зависимост от вида на работата и мащаба на бизнеса на клиента).

Резултати

Окончателните резултати от одита на персонала се представят под формата на няколко документа. Не е само доклад, но и отделно списък на нарушенията, препоръки за коригиране на грешки. Докладът съдържа информация кои ценни книжа са анализирани и проучени подробно. Съдържа и данни за служители, чието изпълнение е проверено от наети специалисти.

Отделно се представя експертно заключение, което предписва възможните последици от повтаряне на грешки и нарушения към момента на държавен контрол. Например размерът на наказанията, препратки към законодателни норми. Тук се вписват и общи препоръки за подобряване на условията за водене на управление на кадровата документация (системи за възнаграждения и др.). Общият списък на нарушенията се представя отделно - документира се и се взема предвид при съдебен спор.

Колко струва един HR одит?

При избора на външен изпълнител те често обръщат внимание на цената на услугата. Общите разходи за извършване на одит на човешките ресурси зависят от:

• вид проверка (всеобхватна, селективна, локална);
• броят на хората в държавата, които се анализират (например 10, 20 или 30 души);
• условия на труд и допълнителни изисквания.

Вижте средната цена на услугите от този вид в Москва и региона:

Видео