• Защо се извършва автоматизация на процесите на управление на предприятието.
• Какви условия трябва да бъдат изпълнени за внедряване на автоматизация на управленските процеси.
• Кои фактори влияят върху скоростта и качеството на внедряване на автоматизацията.

Автоматизация на процеситеуправление на предприятието - набор от мерки, чието изпълнение повдига следните въпроси:

• кои измерени параметри са критични за оценка на представянето на компанията и трябва да бъдат взети предвид;
• какви йерархични модели трябва да се използват за описание на процесите на управление и планиране;
• за какви цели прилагането на икономически и математически методи ще бъде оправдано и ефективно;
• как да използваме технологиите за управление на проекти.

Американското дружество за производство и инвентаризация (APICS) разработи подход в средата на 60-те години, за да отговори на ключовите въпроси, които възникват по време на внедряването на автоматизацията. Формулирани са принципи, които са подходящи за изграждане на модели на предприятия като цяло и ключови за тях производствени процеси. Концепцията се основава на тези принципи. MRP (планиране на материални ресурси),който за първи път е бил използван за системи за управление на инвентара.

1. Производственият процес е поток от взаимосвързани поръчки.
2. Поръчките винаги се изпълняват при ограничени ресурси.
3. Предвижда се намаляване на технологичните цикли и запасите.
4. Нуждите от производство и доставка се определят от обемите и графиците на изпълнение.
5. Движението на поръчките корелира с икономическите показатели.
6. Времето необходимо за изпълнение на поръчката е строго определено.

Практическата стойност на MRP, MRPII, ERP се дължи на:

• използване на резултатите от анализа на дейността на действащите предприятия;
• прогресивно развитие, всяка следваща система разширява възможностите на предишната;
• доказана ефективност на приложението;
• способността да се обхванат всички управленски процеси на предприятието като цяло.

За характеризиране на обема и вида на управленските задачи, които трябва да бъдат решени, се появи съответната терминология: MRP класова система, ERP класова система или просто: ERP система, MRP система.

Широко разпространеното обаче не ни позволява да разгледаме препоръките за MRP, ERP относно организацията на производствени процесии тяхното управление. Те все още остават препоръки за APICS, за разлика от стандартите от серията ISO 9000 (9000-9004), които регулират създаването на програми за управление на качеството в индустрията и в сектора на услугите (изключение правят редица автоматизирани системи за управление от клас MRP-APS, използването на които позволява на компаниите да получат сертификат ISO).

Автоматизация на управлението на предприятиетовъз основа на икономически и математически модели, информационни технологиии компютърните технологии за почти всички компании са най-важният етап от развитието, извеждащ бизнеса на качествено ново ниво на управление.

Разпределените изчислителни системи и мрежи, подобряването на системите за управление на бази данни и инструментите за проектиране, въвеждането на функционални подсистеми допринасят за създаването на сложни интегрирани автоматизирани системи, които съчетават всички задачи на управлението на предприятието.

Сред подобни софтуерни продукти, представени на руски пазар, голяма част са разработките на най-големите чуждестранни фирми.

Внедряването на интегрирана автоматизирана система е дълъг, трудоемък и скъп процес.

Мениджърът в тази ситуация има две основни задачи: да определи целите, за които се планира да модернизира методите на управление, и да разработи правилната стратегия за развитие автоматизация на предприятиетопозволяващи постигането на тези цели.

Трябва да се вземе предвид:

• текущо ниво автоматизация на управлението;
• опит на потенциални разработчици;
• особености на организационната структура на конкретно предприятие;
• финансови и човешки ресурси;
• чуждестранен опит и актуални тенденции.

В хода на стратегическото планиране често се налага да се вземе информирано решение за избора на система за автоматизация. Бизнес лидерите трябва да са наясно с концепциите на съвременните информационни технологии, как да ги проектират и прилагат.

Автоматизация на управленските процеси - алгоритъм за мениджъра

Проектният подход към автоматизацията на управлението на предприятието започва с изготвянето на три задължителни документа: техническо задание, график и бюджет. Финансистът не може да напише компетентна техническа задача, а програмистът не може да изчисли бюджета. Документите трябва да се изготвят от специалисти, тясно взаимодействащи помежду си, само това ще позволи успешно организиране на работата.

Техническото задание (ТЗ) определя целите, задачите на проекта и начините за тяхното решаване. Той описва възможно най-подробно всички изисквания към системата за управление, защита на данните, архитектурата на софтуерния пакет и алгоритмите за взаимодействие на обекти, видовете формуляри, директории и отчети, етапите на работа по внедряването, както и процедурата за приемане крайния продукт. Колкото повече подробности се вземат предвид и записват, толкова по-бързо и по-добро ще бъде изпълнението на проекта.

По правило ръководителят на проекта отговаря за разработването на техническото задание и представя окончателната версия на ръководството. В нашата страна има определен стандарт - "GOST на TK за създаване на автоматизирани системи", въпреки че през последните години стриктното спазване на GOST не се счита за задължително.

Стандартни изисквания за автоматизирани системи днес:

• съвместимост с всички софтуерни продукти, които се използват в предприятието;
• надеждност - стабилна работа и безопасност на данните;
• адаптивност - възможността за бързо преконфигуриране на системата в случай на промени в компанията;
• мащабируемост - възможност за увеличаване на количеството данни и броя на потребителите;
• първоначално заложеният потенциал за развитие - възможност за разширяване на функционалността, актуализиране на версиите без прекъсвания в работата, актуализиране, като се вземат предвид промените в руското законодателство;
• способността за работа с разпределени структури (отдалечени подразделения и клонове);
• съответствие с изискванията информационна сигурност– разделяне на правата за достъп и ролите на потребителите в зависимост от длъжностите и отговорностите.

Графикът е стандартен документ за управление, който ръководи изпълнението на всеки проект. Той отразява етапите на работа със сроковете за тяхното изпълнение, отговорните лица, назначените изпълнители, броя на ангажираните служители. Например автоматизацията на управленските процеси ще изисква изготвяне на определена документация, обучение на персонала, многократно тестване на системата преди пускането й в експлоатация. Ръководителят на проекта консолидира информацията от различни отдели в единен график и го актуализира на редовни интервали.

Бюджетът отразява стойността на проекта. Основните разходни позиции при внедряването на нова система за управление са закупуването на софтуер, приспособяването му към нуждите на предприятието и техническа поддръжка.

От маркетингова гледна точка е по-изгодно за компаниите за развитие да представят „цената на работното място“. Например: ERP-система на цена от пет хиляди рубли за двама потребители или десет хиляди рубли за десет потребители. По правило посочените разходи не включват разходите за настройка и техническа поддръжка.

Когато избирате софтуер, трябва предварително да разберете такива подробности, за да формирате правилно бюджет. Добре написаното техническо задание ви позволява да изчислите разходите за следващите периоди въз основа на цената на един час работа на специалист от компанията, предоставящ допълнителна поддръжка за продукта. Спазването на бюджета е показател за качествената работа на ръководителя на проекта, което означава, че са взети предвид всички необходими ресурси.

Процесът на автоматизация на предприятието може да се счита за завършен, когато се пусне в експлоатация стабилна работеща информационна система, както и пълен набор от регулации и инструкции за потребители с различни нива на достъп и роли.

Икономическата осъществимост на даден проект обикновено се оценява въз основа на финансови показатели: период на изплащане, възвръщаемост на инвестицията, вътрешна рентабилност, нетна стойност. В случай на въвеждане на софтуер е проблематично да се правят точни изчисления по тази схема. Ако разходите са отразени в бюджета, тогава най-често е невъзможно да се съпостави каква част от печалбата е получена именно чрез използването на автоматизирана система за контрол.

Автоматизацията на предприятието на първо място засяга показателите за управление, например производителността на труда, броя на обслужваните клиенти, скоростта на обработка на поръчките. Положителната динамика на промяната им служи като критерий за успешното изпълнение на проекта и индикатор, че човешките ресурси на компанията са започнали да се използват по-ефективно поради:

• оптимизиране на документооборота;
• увеличаване на скоростта на достъп до информация;
• консолидиран преглед на всички данни и документи;
• стандартизиране на бизнес процеси;
• своевременно и бързо актуализиране на нормативните документи;
• ускоряване на процеса на обучение и адаптация на новите служители;
• интеграция с външни информационни системи и повишаване на скоростта на обмен на данни.

Принципи на автоматизация на управленските процеси

Съвременните предприятия са сложни структури, така че постепенно автоматизацията на производствените системи намери приложение не само в индустрията, но и в много други области на дейност. Банковият бизнес, застрахователните, търговските, транспортните компании са готови да инвестират сериозно в софтуер, който им позволява да повишат ефективността на работата си. Дори малките фирми се стремят да автоматизират основните процеси на управление.

Различни мащаби, нива и типове управленски процеси са автоматизирани въз основа на общи принципи:

• принципа на последователност. Изходната точка на едно действие в рамките на процес винаги е входна точка за друго. Несъответствието във веригата от действия води до неуспех или неправилно изпълнение на процеса;
• принципа на интеграция. Автоматизираният процес не трябва да съществува извън общата информационна среда на предприятието, а да взаимодейства с нея. Степента на интеграция може да бъде повече или по-малко в зависимост от нивото на автоматизация и решаваните с него задачи, но този принцип винаги се спазва;
• принципа на независимост на изпълнението. Същността на автоматизирания процес е, че той се изпълнява без човешка намеса или това участие е минимално. Процес, който протича правилно, в съответствие с установените изисквания, не изисква външна намеса.

Основните принципи, изброени по-горе, са разделени на по-специфични във връзка с определено ниво на автоматизация и процес на управление.

Кои фактори влияят върху скоростта и качеството на внедряване на автоматизацията

1. Добър продукт. Непълният софтуер води до нежелани последствия. Необходимостта от допълнителни настройки, промени в програмата, повторно тестване пречат на нормалната работа.
2. Квалифициран консултант.
3. Енергичен екип за изпълнение, работещ за резултати. Добрият консултант няма да реши задачата, ако компанията няма квалифицирани служители, които да говорят на един език с него и да притежават необходимите умения и компетенции.
4. Персонален контрол изпълнителен директорнад процеса. За да контролирате работата по проекта, не е нужно да се гмуркате дълбоко в областта на информационните технологии и да научите основите на програмирането. Основното е, че информацията за напредъка на процеса е винаги достъпна и надеждна. Редовните отчети, базирани на съставения график, ще дадат доста пълна картина на текущата ситуация и ще позволят навременни корекции.
5. Работата на служителите на предприятието с автоматизирана система. Инсталираният софтуер трябва да се използва от по-голямата част от служителите. И колкото по-скоро започнат да го правят сами в нормален режим, толкова по-бързо ще бъдат идентифицирани и елиминирани възможните системни грешки.

Нива на автоматизация на управленските процеси

Във всяка компания има определена йерархия на вземане на решения, тоест нива на управление. За още ефективна работанеобходима е автоматизация на всички нива на управление на предприятието.

Разпределете оперативни, тактически и стратегически нива на управление и в съответствие с тях и нива на автоматизация:

1. Оперативно – нивото на изпълнителите. Автоматизирани стереотипни, редовно изпълнявани процеси, които формират основата на дейността на компанията. Например производствен конвейер, търговски операции на дребно, поддържане на определени параметри на инженерна система.
2. Тактически - нивото на управление. Чрез създаване на взаимовръзки между различни процеси от предишното ниво се автоматизира управлението на производството. Например процесите на оперативно планиране, доставка, продажби на продукти, логистика, първичен работен процес.
3. Стратегическо – нивото на висшето ръководство. Процесите на управление на предприятието като цяло са автоматизирани. Системата ви позволява да решите аналитични задачи, изграждане на прогнози, насочени към финансово, икономическо и стратегическо планиране.

За автоматизиране на управлението на предприятието се използват няколко вида системи (CRM, ERP, OLAP и други), които са разделени на три основни типа:

1. неизменни системи. В тях първоначално се конфигурира определена твърда последователност от операции за съществуваща конфигурация или процес на оборудване.
2. Програмируеми системи. При тях последователността на действията се променя в зависимост от текущата конфигурация или дадена програма. Новите работни параметри се задават с помощта на инструкции, до които системата има достъп и които изпълнява при промяна на условията.
3. Самонастройващи се системи. Те извършват избора на необходимите операции в хода на работа въз основа на информация за текущото състояние на процеса.

И трите типа системи могат да се използват на всяко от нивата на автоматизация, както поотделно, така и в комбинация една с друга.

Какви задачи решава автоматизацията на процесите за управление на производството?

За да управлявате успешен бизнес, е необходимо да поддържате платежоспособността на компанията, да увеличавате рентабилността на производствените или други икономически дейности, правилно да планирате и преразпределяте финансовите ресурси.

Големите диверсифицирани предприятия със сложна организационна структура и развита клонова мрежа решават проблеми, които възпрепятстват постигането на желаните показатели, чрез автоматизиране на управленските процеси:

1. Трудност при координиране на оперативни, текущи и дългосрочни планове на различни звена.
2. Проблемът със задаване и наблюдение на изпълнението на задачите за всяко поделение и клон.
3. Различия в организацията на работата и липсата на общо разбиране за бизнес процесите между отделите.
4. Липса на обща справочна информация, унифицирани форми на документи, унифицирани методи.
5. Ниската скорост на актуализиране на данните за оперативната икономическа и финансова дейност на клоновете, поделенията и компанията като цяло.
6. Големи разходи за труд за събиране, анализиране и обобщаване на данни от клонове и предприятия, които са част от компанията. Това е особено важно за счетоводството, когато е необходимо да се съберат различни счетоводни баланси, идващи от различни източници, за да се получи пълна представа за финансовото състояние на компанията.
7. Проблемът с оперативния контрол върху взаимните разплащания с потребители, външни и вътрешни доставчици. Получаване на неверни данни за задълженията и вземанията.
8. Ниска надеждност и несъответствие на информацията, събрана във всички области на бизнеса, въз основа на което е невъзможно да се направи изчисление и да се получи вярна картина на материалните и финансови активи на предприятието.

Автоматизацията на управлението не е цел, а инструмент за намаляване на горните проблеми. В същото време системата не възстановява напълно работата на предприятието, а поддържа и подобрява ефективността на вече установените процеси, отговарящи на нуждите на компанията.

От голямо значение е създаването на обща информационна база на организацията като част от интегриран подход към автоматизацията. Отделни модули на системата ще функционират в едно информационно пространство и ще работят с общи данни.

Въвеждането на автоматизирана система и създаването на обща база данни е процес стъпка по стъпка, по време на който се предприемат стъпки в строго определена последователност. Първо се извършват критични и основни дейности за предприятието. Всяка стъпка се характеризира с постигане на конкретни резултати и служи като основа за следващата стъпка.

За компанията е изгодно да минимизира разходите за автоматизация, но спестяванията при избора на правилното решение не трябва да водят до избор на система, която поради ниска производителност няма да оправдае направената инвестиция.

Невъзможно е да се забавят сроковете за изпълнение, така че до края на процеса да не възникнат нови нужди и проблеми, които не са взети предвид в техническото задание.

Управлението на проекти на предприятието има свои собствени функции за автоматизация.

Автоматизацията в този случай обхваща две области: функции (процедурна част) и стандарти (документална част) на управлението на проекти.

Стандартът е набор от документи, които описват последователността от действия, препоръчаните модели и времето, което трябва да се изразходва за тяхното прилагане в процеса на управление на проекта. Тези документи не принадлежат към конкретен проект, а представляват методическа подкрепа за цялостната проектна дейност на фирмата.

Една от съвременните тенденции е организирането на документалната част под формата на база от знания, която разполага с всички необходими услуги за търсене и актуализиране на данни, където се въвеждат всички документи по завършени проекти, връзката между документите под формата на кръст -реализирани са препратки.

Автоматизирането на процедурната част от управлението на проекта се извършва, като се има предвид факта, че в проекта участват както постоянните подразделения на компанията, така и временната структура - екипът на проекта. Тоест има нови взаимодействия, които не са характерни за оперативната дейност на компанията.

Документалната част трябва да отразява изискванията за автоматизиране на управлението на проекти. В бъдеще може да се наложи използването на система за управление на редица процеси, включени в конкретни проекти.

Процесите, които трябва да бъдат автоматизирани, включват:

• бюджетиране на проекти;
• управление на бизнес взаимодействията, включително координиране на проектни документи;
• календарно ресурсно планиране на проекта;
• управление на проектна документация.

Нека още веднъж уточним, че в случая става дума за документите и процедурите на конкретен проект, но не и за документите и процедурите на стандарта.

Системите за автоматизация на управление на проекти са интегрирани с корпоративни информационни системи, което изисква създаването на допълнителни интерфейси за комуникация между основните корпоративни приложни софтуерни пакети.

Създаването на стандарт за управление на проекти е голяма крачка напред в развитието на информационната структура на компанията. От една страна, това изисква автоматизиране на методите за управление на проекти, а от друга страна, целият натрупан опит в този случай попада в документите на стандарта.

Автоматизиране на процесите за управление на персонала

Основният ресурс на всяко предприятие е неговият персонал. Желанието да се използва възможно най-ефективно този ресурс доведе до широкото използване на системи за автоматизация за управление на кадрови процеси. Повечето разработчици предлагат софтуерни продукти, предназначени за HR отдели.

Първоначално бяха автоматизирани само основните процеси: изчисляване заплати, данъци, кадрова офис работа. Днес нуждите на пазара диктуват различен подход, а функционалността на системите за управление на персонала непрекъснато се разширява. Той отчита ефективността и компетентността на специалистите, позволява ви да разработите сложни мотивационни схеми, ефективно да провеждате обучение при наемане или да подобрите уменията на съществуващите служители. Методи за набиране на персонал, процес на формиране личен резерви организационната структура на предприятието също стана по-продуктивна чрез използването на средства за автоматизация. Новите системи предлагат не само достъп до информация за човешките ресурси и възможност за генериране на отчети, но и възможност за провеждане на аналитична работа, която влияе върху решенията за човешки ресурси. Всъщност такъв обемен набор от задачи за решаване превръща дейността на отдела за персонал в реално управление на човешките ресурси на компанията.

Руският пазар представя местни и чуждестранни разработки в областта на автоматизацията на процесите за управление на персонала. Като се имат предвид различните нужди и финансови възможности на потребителските фирми, те са много променливи в цената и технически спецификации, но са сходни по своята функционалност.

Много системи могат да бъдат разработени до необходимото ниво. Големите ИТ компании могат да закупят специализирани модулни решения от други разработчици, което им позволява да разработват свои собствени продукти.

При избора и внедряването на софтуер за автоматизиране на HR процеси има няколко точки, които трябва да имате предвид.

Обикновено се разграничават системите за финансово управление и електронните системи за управление на документи (EDMS). Те могат да се използват поотделно, но като правило се допълват взаимно. Те се различават по начина на обработка на документи. В първия случай генерираният документ се „провежда“ и това завършва работата с него. В EDMS документът не се затваря, но се поддържа пълният му жизнен цикъл.

Както при повечето софтуерни продукти, за системите за управление на персонала се предлагат "локални" и "кутионирани" решения. Съществуват и ERP системи (Enterprise Resource Planning), които ви позволяват да планирате и управлявате много корпоративни ресурси, които се използват за автоматизиране на бизнес процесите на компанията като цяло.

Препоръчително е да се използват ERP системи в големи компании не само поради високата цена на разработка и внедряване, но и поради излишък на функционалност за нуждите на средния и малкия бизнес.

Малките компании обикновено имат достатъчно "опаковани" версии. Цената им е значително по-ниска от ERP системите, те се инсталират бързо, лесно се конфигурират и не изискват сериозни техническа поддръжка. Естествено, това се постига чрез ограничаване на възможността за извършване на по-нататъшни промени и подобрения. Ако компанията използва и други информационни системи, тогава може да е трудно да се интегрира "кутиен" продукт. Тоест може да бъде нарушен принципът на единно информационно пространство.

Междинно място между "кутиите" и ERP-системите заемат "интегрирани решения" - отделни модули, които ви позволяват да автоматизирате само определена област на дейност. Функционалността на модула за решаване на задачи в автоматизираната сфера е много висока, като няма проблеми с интегрирането в информационната система на компанията.

Защо е необходимо да автоматизираме процесите на документационна поддръжка за управление

Повечето от извършените операции във фирмата изискват документални доказателства. Сключват се договори с доставчици и клиенти, плащането се извършва с платежни нареждания, изпращане на стоки - с товарителници, изпълнение на работа или предоставяне на услуги - чрез актове и фактури. Списъкът с документи може да бъде продължен по-нататък, като всички те трябва да преминат през определен път в рамките на предприятието, да бъдат проверени, съгласувани и одобрени.

Влиянието на човешкия фактор води до грешки, загуба на документи, забавяне на одобрението и други фактори, които не допринасят за бързото преминаване на документа през всички инстанции и навременна доставка до адресата.

Тези проблеми възникват дори в малки компании с малък обем на дейност, а в големите фирми могат да бъдат катастрофални.

Колкото по-голяма е компанията, колкото повече отделни подразделения и клонове в нея, толкова по-осезаеми ще бъдат загубите от работа изключително с хартиени носители на всички етапи от жизнения цикъл на документите.

Често генераторът на проблеми с документооборота е директно първото лице на компанията. Има такъв тип директори, които се стремят да участват във всички процеси, протичащи в компанията, и без личната им виза нито един документ не се приема за работа. Такъв лидер просто е затрупан с голямо разнообразие от документи и не винаги наистина важни документи попадат първи под мишницата му. И топ мениджърите, и обикновените служители умело използват това. При липса на време за подробен преглед и анализ на документа, директорът може да се съгласи за съмнителните решения, взети от подчинените, и отговорността вече безопасно ще бъде прехвърлена върху него.

Автоматизирането на работния процес може да промени ситуацията. Когато всички документи са в една електронна база данни, става възможно да се проследи движението и текущото състояние на всяка хартия. В този случай вече не е нужно да ги подписвате със затворени очи. Директорът получава само документи, одобрени от всички заинтересовани служби (в зависимост от предназначението им), като понякога тези одобрения са достатъчни и изобщо няма нужда от подпис на ръководителя на предприятието.

Автоматизирането на процеса на работния процес е жизненоважно за компании, в които:

• документите често се губят или е невъзможно да се проследи тяхното местонахождение;
• сроковете постоянно не се спазват;
• има широка мрежа от клонове или отдалечени поделения, с които трябва да обменяте документация;
• въпросът за поверителността на информацията е основен.

Въвеждането на електронна система за управление на документи ще позволи:

• автоматизиране на процеса на съгласуване на документи;
• съхранявайте всички документи в електронен архив;
• контролира състоянието на изпълнение на документа.

В зависимост от мащаба, компанията може да използва прости решения (Excel или Access) или по-сложни и скъпи системи (1C, Microsoft Axapta, SAP и др.).

Професионалисти:

• всички подразделения на компанията използват единна база данни, съдържаща унифицирани форми на документи;
• нараства скоростта на циркулация на информация в рамките на организацията;
• има единни стандарти за работа с документи, подобрява се качеството на контрола върху тяхното изпълнение;
• повишава се степента на защита на информацията;
• повишена производителност, намалена зависимост от квалификации на служителите.

минуси:

• необходимостта от промяна на обичайната система на работния процес, трудността при адаптиране на служителите към иновациите;
• допълнителни разходи за внедряване на софтуер и възможно увеличение на единици компютърно оборудване;
• материални и времеви разходи за обучение на персонала;
• невъзможност за оценка на печалбата или загубата от използването на системата;
• проблеми със сигурността на данните, свързани със съхраняването на цялата информация в една база данни.

Етапи на автоматизация на процесите на документална поддръжка на управлението

Инициаторът на проекта за автоматизация трябва да бъде едно от първите лица на компанията: изпълнителен директор, финансов или Търговски директор. Ако висшето ръководство не придава голямо значение на тази задача, тогава може да има основателни съмнения относно нейното успешно изпълнение.

Автоматизацията на работния процес се състои от две части: процес и отчет (контрол). Ако въвеждането на електронно управление на документи е придружено от одит и оптимизиране на съществуващите бизнес процеси, тогава всички отговорни за тях мениджъри трябва да участват в написването на техническото задание. Без това е невъзможно да се създаде ефективно работеща версия на електронното управление на документи, а на етапа на работа със сигурност ще се появят „недоволни“ поделения, чиито интереси не бяха взети предвид.

Процесът протича на няколко етапа.

Етап 1. Какво да се автоматизира.

Необходимо е да се определи кои отдели се нуждаят най-много от автоматизация на работния процес. По правило най-"хартиено интензивните" са счетоводството и финансов отдел. Извършването на плащания, договарянето на договори е много бавно, особено в компании с браншова структура.

Същите проблеми възникват и с вътрешните корпоративни документи (заповеди, отчети, наредби), които пряко влияят върху работата на предприятието.

Етап 2. Описание на бизнес процесите.

За да не създава допълнителни затруднения автоматизацията, а да повиши ефективността на работата, първо трябва да одитирате текущите бизнес процеси на отдел, подразделение или цяла компания. Необходимо е да се опише стъпка по стъпка начина, по който документът преминава през компанията и всички процеси, които са свързани с него. Само след получаване на тези данни е възможно ясно да се формулират задачите, които внедряването на системата трябва да реши.

Етап 3. Планиране.

На този етап се изготвят график, разчети и списък на необходимите ресурси.

Етап 4. Избор на ИТ решение.

Фирмите с малък работен поток за решаване на проблема може да са достатъчни да използват проста електронна база данни (създадена в Excel или Access).

Собствен IT-отдел е в състояние да подготви такъв ресурс и да организира защитен достъп до него. Ако има затворен корпоративен сайт, тогава той е идеален за хостване на електронна база данни или можете да използвате локалната мрежа на предприятието за тези цели. Разграничаването на нивото на достъп до документи също не е трудно. Тоест в малките предприятия създаването на електронно управление на документи не изисква значителни материални и трудови разходи.

Големите компании и холдинги трябва да са готови за дълъг и скъп процес на автоматизация, дори ако е засегната само една от секциите на работния процес.

Етап 5. Изпълнение.

Мениджърът на проекта координира работата. Генералният директор определя следните точки:

• критични точки в жизнения цикъл на документите - точки, в които те претърпяват очевидни промени в процеса на преминаване през системата;
• общото време, необходимо за електронно одобрение във всички отдели на компанията.

Главният изпълнителен директор управлява процеса на автоматизация на принципа на откриване на отклонения от нормалното протичане на процеса, така че трябва да вижда статистиката на закъсненията на документи при преминаване през фиксирани (критични) точки, както и броя на действията в системата, причинени от конкретен документ.

Етап 6. Завършване.

Тестване преди въвеждане в експлоатация. На този етап все още има възможност да се идентифицират сериозни недостатъци в системата и да се направят корекции, така че активното участие в тестването от страна на главния изпълнителен директор е задължително.

Етап 7. Контрол на използването на системата.

Въведена е автоматизация на работния процес, така че служителите да го използват, а не като статичен набор от файлове в база данни. Необходимо е да се контролира работата на персонала в системата след въвеждането й в експлоатация и по този начин да се идентифицират и елиминират недостатъците, пропуснати по време на тестването.

Иля Воронцов

GK " Съвременни технологииуправление"

Към днешна дата има много дебати относно правилността на конкретен подход към автоматизацията на предприятието. В момента така нареченият „западен“ подход се счита за най-правилния, компетентен подход. Първоначално се развива и оформя в по-развити (в областта на управлението) страни, а сега се правят опити да се приложи в руските предприятия.

За основа на подхода може да се вземе следното твърдение: Автоматизацията на корпоративните процеси трябва да следва от стратегията за развитие на предприятието и да бъде ефективна. С други думи, трябва да се автоматизират само онези задачи, които допринасят за постигането на целта на предприятието. В същото време всяка задача за автоматизация трябва да бъде оценена от гледна точка на цена/ефективност.

Този подход наистина може да се нарече правилен, дори идеален. Същността му е следната:

1. Въз основа на целите и стратегията на предприятието се идентифицират бизнес процеси, които изискват качествено подобрение;
2. За всеки избран бизнес процес се поставя задача за автоматизация за подобряване на ефективността на процеса;
3. Очакваният ефект от задачата за автоматизация се оценява предварително и се сравнява с цената на нейното изпълнение;
4. Реорганизация и автоматизация на бизнес процесите на предприятието.

При този подход основните задачи, които изискват автоматизация в предприятията, ще бъдат тези, чийто ефект от изпълнението може да бъде оценен по най-очевидния начин:

• Задачите за планиране на ресурсите на предприятието (материални, трудови, финансови) - намаляване на разходите, свързани с използването на ресурсите;
• Управление на взаимоотношенията с клиенти – привличане на нови и задържане на съществуващи клиенти;
• Проектиране и технологични процеси - намаляване на разходите и подобряване на качеството на проектирането и технологичните разработки.

Ясно е, че при този подход задачите на счетоводството и контрола ще бъдат второстепенни, тъй като е много трудно да ги свържем с целите на компанията и да оценим ефекта им. Задачите на счетоводството и контрола в този случай са по-скоро неразделна част от задачите по планиране и анализ, нещо, което се подразбира.

Именно на тези предпоставки се основават комплексни информационни системи, поддържащи стандартите на ERP (планиране на ресурсите на предприятието), CRM (управление на взаимоотношенията с клиенти), CAD/CAM системи.

Всички предимства на този подход следват от неговото описание. Сега помислете за недостатъците на този подход, когато се прилага към руски предприятия:

• Много малко руски предприятия са формулирали цели и стратегии. Поради това е трудно да се говори за последователността на задачите за автоматизация и целите на предприятието. Това означава, че за да се приложи горният подход към автоматизацията в предприятието, е необходимо да се разработи стратегия, евентуално с участието на консултанти на трети страни, и да се преструктурира цялата система за стратегическо планиране. За съжаление, но ръководството и собствениците на много руски предприятиявсе още не са готови за такива трансформации;
• Изпълнението на задачите за автоматизиране на планирането на ресурсите, управлението на взаимоотношенията с клиентите в руски предприятия често изисква сериозно преструктуриране на бизнес процесите на предприятието (реинженеринг), което отново изисква сериозни материални, времеви разходи и, разбира се, готовност за персонала и предприятието. управленски трансформации;
• Цената на използването на сложни инструменти за автоматизация, насочени към автоматизиране на задачите за планиране и управление, все още е „непоносима“ за руските предприятия, особено като се има предвид, че внедряването на такива системи често изисква много работа от консултанти на трети страни за преструктуриране на бизнес процесите на предприятието .

Независимо от това, "западният" подход се използва в руските предприятия, но често се изразява във въвеждането на "скъпа" интегрирана система за управление, без да се свързва изпълнението с целите на предприятието и правилно да се оценява очакваната ефективност на такава система. .

В резултат на това доста малък брой проекти за автоматизация са успешно завършени в пълен размер. По-голямата част или „подхлъзва“, или не се реализира напълно, главно отново по отношение на счетоводството, защото „утре можем да изчислим вчера, но е невъзможно да планираме утре“.

Въвеждането на цялостна информационна система често не е смислена нужда, а просто почит към модата или желанието на ръководството да бъде в крак с други компании.

Как тогава трябва да се подходи към процеса на автоматизация на руските предприятия?

За да отговорим на този въпрос, ще опишем типичните "болести", съответстващи на много руски предприятия:

• Отсъствие стратегическо управление;
• Все още има ниска квалификация на мениджмънта в областта на управлението. Да, те могат да преговарят с доставчици, банки, клиенти, но компетентно да управляват с помощта на информационни технологии - все още не;
• Липса на политика за фокусиране на клиента;
• Неразвитост на ИТ инфраструктурата;
• Липса на ясни методологии за планиране на дейности и ресурси, в частност;
• Често плачевното състояние на конструкторската и технологичната документация, нейното несъответствие с реалните технологични процеси;
• Задачите за автоматизиране на управлението на производството (планиране и счетоводство) се решават от отделни локални задачи, които често няма кой да разработи или поддържа.

Всъщност въвеждането на интегрирана информационна система в такова предприятие най-вероятно е обречено на провал, поне е трудно да се говори за осезаемо повишаване на ефективността на процесите на предприятието.

Въз основа на руските реалности трябва да се вземат предвид и строгите изисквания на държавата по отношение на поддържането на счетоводни и данъчни записи в предприятието. Тези задачи отнемат много ресурси от предприятието и не винаги се поддържат адекватно от сложни системи за управление на предприятието.

Нашият екип, който работи на пазара за контрол и автоматизация повече от 10 години и е реализирал доста голям брой проекти, формулира подхода си към автоматизацията на руски предприятия в следните тези:

• Постепенна автоматизация на корпоративните процеси;
• Автоматизацията първоначално е насочена към процеси, които са по-разбираеми за персонала на предприятието – счетоводство и контрол;
• Включване на управлението на предприятието в процесите на автоматизация;
• Меко и постепенно преструктуриране на бизнес процесите;
• Еволюционно развитие на информационната система.

Въпреки че се смята, че трябва да вземем най-доброто от западните технологии за управление, трябва да вземем предвид, че сме много изостанали в този процес и преминаването през всички етапи по еволюционен начин ще бъде по-ефективно и по-евтино от революционния начин.

Какво дава този подход:

• Компанията не харчи огромни суми за сложна автоматизация;
• Автоматизирането на счетоводните и контролни процеси дава възможност за решаване на проблемите на счетоводното и данъчното счетоводство (които у нас вълнуват много мениджъри) и в резултат на това пренасочване към решаване на проблемите на планирането и управлението;
• Постепенното автоматизиране и включване на ръководството в процесите на автоматизация им позволява да усетят връзката между ИТ решенията и управленските процеси, подобрява уменията им като мениджъри;
• Повишава се квалификацията на персонала - по-лесно е да се овладеят отделни области на автоматизация, отколкото интегрирана система;
• Получаването на точни и навременни счетоводни данни ви позволява да идентифицирате проблеми, свързани с разходите за използване на ресурси, проблеми при работата с клиенти, което тласка ръководството към подобряване на процесите на управление и ви позволява да задавате нови задачи за автоматизация, насочени към решаването на тези проблеми.

Всъщност предприятието по този начин се подготвя за разработването на модерни технологии за управление и въвеждането на интегрирани системи за управление на предприятието. След известен период ръководството на предприятието започва ясно да разбира как са свързани информационните технологии и ефективността на бизнес процесите на предприятието, какви задачи за автоматизация могат да допринесат за постигането на бизнес целите, преструктурирането на някои бизнес процеси става очевиден факт. Предприятието става готово за въвеждане на интегрирана автоматизирана система, като реалистично оценява ефекта от нейното внедряване. Вероятността за успешно внедряване на интегрирана система в този случай ще бъде много по-висока, отколкото в неподготвено предприятие.

Например, за производствено предприятие този подход обикновено изглежда така:

1. Автоматизация на счетоводството, ТРЗ, кадрови досиета
   Позволява ви да решите доста ресурсоемка задача и да предоставите на ръководството на предприятието обобщена информация за управление. Ръководството на предприятието се привлича в процеса на овладяване на информационните технологии и започва да формулира изисквания за получаване на по-подробна и оперативна информация за дейността на предприятието.
2. Автоматизация на оперативното производство, управленско счетоводство
   В хода на решаването на този проблем се рационализира технологичната информация на предприятието, се установява оперативно производство и склад, както и управленско счетоводство. Ръководството започва да получава оперативна и подробна информация за дейността на своето предприятие и може да прегледа механизмите за планиране в предприятието. От своя страна подробната и оперативна управленска информация е основата за точно и детайлно планиране на предприятието.
3. Автоматизиране на планирането на природните ресурси (материали, труд)
   Решението на този проблем не трябва да е дълбоко и да отговаря на MRP/ERP стандартите. Автоматизацията на естественото планиране позволява на ръководството на предприятието да подобри качеството и скоростта на процесите на планиране, понякога позволява да се намалят разходите за поддържане на ресурси. Наличието на планирана и действителна информация за управление ви позволява да анализирате и контролирате дейностите на предприятието.
4. Автоматизация финансово планиране, бюджетиране
   Решението на този проблем ви позволява да планирате, оценявате и анализирате дейността на предприятието във финансово отношение.
5. Интегрирана автоматизация на предприятието (ERP стандартна система)
   Интегриране и развитие на решени и нови задачи, като се вземат предвид целите и стратегията на предприятието. Тоест, задълбочаването или овладяването на нови задачи за автоматизация директно зависи от стратегията на предприятието. Освен това всяка задача се оценява според съотношението цена/ефективност.

Както показва нашият опит, този подход се оправдава в повечето руски предприятия.

С помощта на които се автоматизират неща като финансово управление, доставки и др., както и различни аспекти на автоматизацията: създаване на корпоративни модели, описване на жизнения цикъл на системите, планиране и управление на процесите автоматизация на управлениетопредприятие, проблеми при избора на система. Представени са и съвременни подходи към изграждането на системи за управление на предприятието, получени в последните временашироко разпространени, а именно понятията MRP, MRPII, ERP и APS, както и основните икономически и математически концепции, които се прилагат в тези системи.

Автоматизация на процеситеуправлението на предприятието е изключително трудна задача и неговото решаване се сблъсква със следните проблеми:

• какви параметри, характеризиращи предприятията, трябва да бъдат измерени (взети под внимание);
• какъв набор от йерархични модели е най-подходящ за решаване на проблеми на планирането и управлението;
• за какви цели и как най-ефективно могат да се прилагат икономически и математически методи;
• как да използваме техники за управление на проекти.

Именно с цел оптимизиране на управлението на производството и възможно решение на горните проблеми в средата на 60-те години на миналия век Американското дружество за управление на производството и запасите (APICS) формулира редица принципи, според които беше предложено да се изградят и двата корпоративни модела. и основните производствени процеси върху тях. За първи път тези принципи бяха приложени за решаване на проблемите с управлението на инвентара на предприятие и бяха наречени концепцията за MRP (планиране на материалните изисквания - планиране на материалните ресурси), чиито основни разпоредби са изброени по-долу:

• Моделът на производствения процес се описва като поток от взаимосвързани поръчки.
• При изпълнение на поръчките се вземат предвид ресурсните ограничения.
• Осигурява се минимизиране на производствените цикли и запасите.
• Поръчките за доставка и производство се генерират от поръчки за продажба и производствени графици.
• Движението на поръчките е свързано с икономически показатели.
• Изпълнението на поръчката е завършено до времето, в което е необходимо.

По-късно, когато този подход се прилага към други процеси или дейности, се появяват понятията MRPII, ERP и т.н.

Методи или подходи MRP, MRPII и ERPе формализиран набор от процеси, които могат да се използват за описание на предприятия. Те са чисто конструктивни по своята същност, тоест могат да се възприемат като набор от инструкции (алгоритъм): направете го по този начин, прехвърлете там данни или материали в такъв и такъв вид, направете запис на извършените там операции. Те са интуитивни за всеки мениджър или мениджър. Основната им стойност се крие в следното:

• те се появяват в дейността на реално действащи предприятия;
• тяхното развитие е еволюционно, следващата концепция поглъща предишната;
• те са доказали своята ефективност;
• обхващат всички дейности на предприятието като цяло. Концепциите за MRP, MRPII и ERP се оказаха изключително ефективни и лесни за използване. Фокусът им върху решаването на практически проблеми, свързани с дейността на предприятията, и решаването на управленски проблеми доведе до факта, че всички водещи производители на системи за управление на предприятията започнаха активно да ги използват. Освен това за степента на покритие на дейността на предприятието практиката включваше: система от клас MRP или ERP или накратко MRP или ERP система. Въпреки широкото използване, MRP - ERP препоръки за организиране производствени процесии тяхното управление не са в никакъв смисъл в момента: международно, национално или каквато и да е асоциация. Те все още са препоръки за APICS, за разлика от серията ISO 9000: 9000-9004, която установява програми за управление на качеството в индустрията и в сектора на услугите (въпреки че въвеждането на някои класове MRP-APS позволява на предприятията да получат ISO сертификат).

Автоматизация на управлението на предприятиетобазирани на икономически и математически методи, компютърните технологии и информационните технологии са неразделна част от процеса на подобряване на дейността на почти всички предприятия. Напоследък се очертава една качествено нова, която се характеризира с желанието за създаване на интегрирани автоматизирани системи, които съчетават всички управленски задачи. Това се улеснява от разпределени изчислителни системи и мрежи, инструменти за управление на бази данни, инструменти за проектиране и внедряване на подсистеми. Много от новите информационни технологии, разработени от големи чуждестранни фирми, присъстват днес на руския пазар.

Въвеждането на интегрирана автоматизирана система за всяко предприятие е една от най-отнемащите време и скъпи програми за развитие.

В тях ролята на бизнес лидерите, които вземат решения от стратегически характер в областта на компютъризацията, е изключително голяма. Основното нещо е да се разработи стратегия за развитие автоматизация на предприятиетокоето би гарантирало постигането на целите на компанията. Тази стратегия трябва да се базира на постигнатото ниво автоматизация на управлението, опитът на разработчиците, особеностите на организацията на производството, финансовите и кадрови възможности на предприятието, глобалните тенденции. Най-важният компонент на тази стратегия в някои случаи е обосновката и вземането на решение относно избора на система за автоматизация, налична на руския пазар. Ето защо е необходимо бизнес лидерите да са запознати с концепциите за съвременните информационни технологии, как са проектирани и внедрени.

Институт по мениджмънт в строителството и управление на проекти

Катедра „Управление на строителството“.

Специалност "Мениджмънт" - 061100

Специализация управление на проекти

клон вечер

курсов проект

По дисциплина: Управление на информационните технологии

На тема: „Корпорация „ПАРУС“. Автоматизация на управлението на предприятието”

Изпълнител:

Москва 2000г

Автоматизация в управлението на предприятието.................................................. 3

Проблеми с управлението на предприятието ................................................. ...................... 3

PARUS Corporation ................................................ .............................................. 4

Основни принципи на изграждане на системата ................................................ ...... ..6

Архитектурни решения при работа с бази данни .............................. 6

Модулност, мащабируемост, интегрируемост, откритост...... 7

Документация ................................................ ............................................. единадесет

Защита на данни................................................ ................................................... ...... единадесет

Някои софтуерни продукти и решения.................................................. ....... 12

Софтуерен пакет за автоматизация на управлението на предприятието SAIL 8.1........................................ ........................................................ ........................ ........................ четиринадесет

Финансово управление................................................ ........................ шестнадесет

Мултивалута ................................................. ............................................. осемнадесет

Универсалност на счетоводството ................................................. .............. ................ осемнадесет

Счетоводство по подразделения по фирмени кодове.................................................. .. 19

Финансово планиране ................................................ ............................. деветнадесет

Оперативно планиране ................................................ ................................ 22

Счетоводство ................................................. .............................. 22

Счетоводни обекти и счетоводни регистри на модула........................................ ..... 26

Дневник на стопанските сделки ................................................ ................ 27

Обработка и обобщаване на информация.................................................. 29

Оборотни отчети ................................................ ................................................. 29

Разпределение на салда и обороти по други сметки 30

Доклади................................................ .................................................... 31

Консолидация................................................ ................................... 31

Логистиката................................................. .............................................. 34

Снабдяване, склад, продажби .................................. ................ 36

Функции на логистичните приложения.................................................. ........................ 38

Управление на персонала ................................................ ...................... 41

Системна администрация ................................................ ........................................ 44

Имате ли нужда от автоматизация? ........................ 45

Списък на използваната литература: ................................................. ........................ 48

Автоматизация в управлението на предприятието

Проблеми с управлението на предприятието

В условия пазарна икономикаосновата за успешното функциониране на всяко предприятие (организация, фирма и др.) е осигуряването на необходимото ниво на рентабилност на неговата икономическа дейност. Също толкова важно е да се поддържа платежоспособността на компанията, като се планира и контролира движението, свързано с този фактор. Пари.

Нека се спрем по-подробно на проблемите на големите компании (корпорации, холдинги), които се характеризират със сложна структура, свързана с диверсификацията на подразделенията, тяхното териториално разпределение и разликата в производствения потенциал. По правило това са проблеми като:

Липса на организационно единство между подразделенията на предприятието, по-специално едно и също разбиране за същността на бизнес процесите, единна счетоводна методология, унифициране на регулаторна и референтна информация.

Трудности при планиране на дейностите за всички хоризонти (дългосрочни, текущи, оперативни) на всички нива на управленския вертикал, поставяне на конкретни задачи към всеки от отделите, наблюдение на текущото изпълнение и анализиране на изпълнението на тези задачи.

Недостатъчна ефективност (уместност) на данните за финансово-стопанската дейност на подразделения, клонове и корпорацията като цяло.

Високата интензивност на труда на събиране и обобщаване (консолидиране) на данни от териториално разпределени области, по-специално счетоводни отдели, всеки от които поддържа свои собствени, "непълни" от гледна точка на корпорацията, баланси; голям брой грешки в такива данни, тяхната хетерогенност и непоследователност.

Липса на оперативна и надеждна информация за взаимни разплащания (взаимни компенсации) с външни доставчици и потребители, както и клонове на предприятието, и в резултат на това трудността при управлението на вземания - задължения. Решението на този проблем е много по-сложно, когато статусът на контрагента се промени (например, когато корпорация закупи фирма, която преди това е била външен контрагент).

В контекста на преходния период и икономическата криза всички горепосочени проблеми се изострят, както и се появяват нови, свързани с фактори като инфлация и неплащания; висок дял на паричните сурогати и комплексни компенсации в общия обем на финансовите потоци; широко разпространен естествен обмен (бартер); чести промени в законодателството, по-специално данъчното.

Това далеч не са всички проблеми на управлението на предприятието, но посочените тук са напълно достатъчни, за да се разбере уместността и сложността на тяхното решение.

Корпорация ПАРУС

Фирма PARUS е регистрирана през декември 1990 г. Оттогава PARUS се разраства от малка компания в разклонена структура с регионални клонове и представителства в цяла Русия и ОНД. SAIL Е КОРПОРАЦИЯ ДНЕС.

В допълнение към главния офис (Москва), PARUS Corporation включва Центъра за информационни технологии, който разработва софтуерни продукти, Центъра за обучение и 29 регионални офиса с общ брой служители от над 1200 души, които поддържат потребители в регионите на целият списък от услуги. В същото време повече от половината от служителите са ангажирани с директно обслужване на клиенти (обучение, внедряване на софтуерни продукти, доставка и ремонт на оборудване и др.).

Започвайки със софтуерни продукти за автоматизация на счетоводството, днес PARUS предлага пълна гама от софтуерни продукти за комплексна автоматизация на предприятия, включително специализирани решения за различни индустрии.

Софтуерните продукти на SAILS включват системи за автоматизиране на счетоводството и кадровата документация, консолидиране на отчетност и анализ на финансово-стопанските дейности, системи за автоматизация за големи предприятия.

Интегрираният подход към автоматизацията ви позволява да изпълнявате проекти както на етапи, така и да предлагате готови решения до ключ, осигурявайки ефективно управление, планиране и анализ на предприятията.

От самото начало стратегията на фирмата е да предоставя на клиентите пълен набор от услуги. Това ви позволява да гарантирате успеха на автоматизацията, да осигурите максимална ефективност от внедряването на технологии чрез предложените дизайнерски решения и в крайна сметка гарантира висока стабилност на бизнеса.

Сред услугите на компанията:

Разработване на проекти за автоматизация;

Инсталиране и конфигуриране на проекти за автоматизация;

Обучение на потребителя;

Доставка на компютри, офис техника и монтаж на мрежи;

Гаранционно и извънгаранционно обслужване;

Консултации и одит по управление, финанси и персонал;

Консултантска подкрепа;

Поддръжка за потребители в регионите в целия списък с услуги.

Основни принципи на изграждане на системата

Съвременните големи информационни системи са немислими без използването на локални мрежи (LAN). Информацията в такава система винаги се съхранява на сървъра и нейната обработка може да бъде разпределена между сървъра и работните станции по различни начини.

Архитектурни решения при работа с бази данни

Архитектурата "файл-сървър" осигурява концентрация на обработка на работни станции. Основното предимство на тази опция е простотата и относителната евтиност. Такова решение е приемливо, стига броят на потребителите, които едновременно работят с базата данни, не надвишава 5-10 души. С увеличаване на броя на потребителите системата може да се „задуши“ поради претоварване на LAN с големи потоци от необработена информация.

Най-важният параметър на голяма информационна система е скоростта със значителен брой потребители, както и надеждността, мащабируемостта и сигурността. Всичко това се осигурява от архитектурата "клиент-сървър". Тази архитектура ви позволява оптимално да разпределите работата между клиентската и сървърната част на системата: сега приложението, работещо на работната станция, не чете "директно" записите на базата данни, а изпраща заявки до сървъра, където те се получават и последователно се обработват от специални програми. В резултат на това към работната станция се изпращат само обработени данни, което драстично намалява информационните потоци в LAN.

Сървърът обикновено е най-мощният и най-надежден компютър. Той трябва да бъде свързан чрез непрекъсваемо захранване, осигурява системи с двойно или дори тройно резервиране. В особено критични случаи можете да свържете няколко сървъра заедно, така че ако един от тях не успее, "подуменникът" автоматично ще се включи. По този начин, с концентрацията на обработка на данни върху сървъра, надеждността на системата като цяло е ограничена само от материалните ресурси, които клиентите са готови да инвестират в техническо оборудване.

Решението за автоматизиране на счетоводството и управлението в корпоративни структури включва разпределена обработка на данни, организация на паралелни изчисления, дълбока диференциация на нивата на достъп, възможност за избор на различни операционни системи и сървърни платформи. Ето защо SAIL избра да управлява бази данни, ядрото на Системата, продукт на корпорацията Open. Принципите, заложени в технологията Oracle, са напълно съобразени със задачата за изграждане на комплексни корпоративни проекти.

За малкия и среден бизнес PARUS Corporation предлага решения, базирани на архитектурата "файл-сървър", използвайки СУБД на Microsoft FoxPro. Ако бизнесът не е голям, такова решение е оптимално. В бъдеще, при достигане на определено ниво на развитие на предприятието, е възможно да преминете към Oracle - в края на краищата решенията на SAIL на различни платформи образуват една линия от софтуерни продукти.

Модулност, мащабируемост, интегрируемост, откритост

Разбира се, системата SAIL е модулна. Много от неговите компоненти функционират успешно автономно. Разбира се, това е повече или по-малко ефективно само за средни фирми. За големите предприятия е по-целесъобразно да закупят пакет от модули наведнъж. Във всеки случай можете да започнете с минималната конфигурация, като добавяте отделни компоненти на Системата според нуждите и оптимално от гледна точка на финансовите възможности.

Поръчвайки дизайн или специално решение, можете да получите модифициран за Вашите нужди "кутиониран" модул или изцяло нов модул, който информационно и функционално пасва на останалите модули на системата. Ако е необходимо да се използват софтуерни продукти на други компании, тогава е възможно да се установи тяхното взаимодействие със системата SAIL. В много случаи такова взаимодействие вече е реализирано (например модул "Магазин" с програми за работа с касови апарати и пластмасови карти).

Системите за корпоративно управление не се създават за един ден и трябва да могат лесно да се променят и адаптират към всякакви структурни промени в компанията и икономически ситуации. Следователно те са надарени със способност за мащабиране, т.е. имат способността да увеличават броя на работните места, без да намаляват ефективността на Системата.

Мащабируемостта на решенията на SAIL се основава на:

Върху мултиплатформените технологии, което предполага оптимален подборсофтуерът, който се използва в зависимост от конкретната ситуация и позволява наред с постигането на целите за изграждане на система за корпоративно управление, използването на относително евтини и лесно поддържани решения на СУБД FoxPro или Btrieve, свързани с информационното ядро ​​на Системата, внедрени на СУБД Oracle, в отделни автоматизирани области;

На принципа на изграждане на продуктите на SAIL в една последователна линия. Така че, като се започне с относително проста и евтина система версия 7, използваща FoxPro DBMS, по-късно можете да надстроите до по-мощна версия 8, базирана на Oracle.

Майкрософт Уърд, Microsoft Excel... Тези програми са широко известни сред потребителите персонални компютри. Всъщност те се превърнаха в международен стандарт за текстообработка и електронни таблици. Разработчиците на SAIL решиха да интегрират системата по всякакъв възможен начин с Microsoft Office (която включва Word и Excel). Следователно, когато потребителят отпечатва документи, подготвени в Системата, изгражда графики въз основа на отчети, извършва масово въвеждане на информация чрез електронни таблици, той ще може да се възползва напълно от най-разнообразните функции на тези програми.

Системата разполага с инструменти за изготвяне на отчети от почти всякакъв вид. Разбира се, системата включва всички обикновено необходими отчети. Но можете да добавите каквото и да е към тях „по ваши собствени искания“. Генераторът на отчети Crystal Reports Professional от Seagate Software, лидер в своя клас, беше избран като инструмент за изготвяне на шаблони за такива отчети. Този софтуерен продукт разполага с:

Бързо разработване на шаблони за отчети поради широкото използване на експерти (изследователи) - специални инструменти, които улесняват създаването на шаблони за отчети в интерактивен режим. Опростена организация на средата за разработка, ясен потребителски интерфейс.

Мощни инструменти за обработка. Обширна библиотека от вградени функции за изчисление, включително специализирани функции за статистически и финансов анализ.

Уникални средства за разнообразно представяне на данни (например динамично форматиране на отчета в зависимост от информацията). Възможност за включване на диаграми от различен тип за визуално представяне на информацията. Възможност за получаване на отчети за качеството на презентацията.

Разнообразие от начини за разпространение на отчети: по електронна поща; експортиране в HTML за публикуване на уеб сървър; експортиране в популярни формати на данни: Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect, ODBC, ASCII.

За обмен на информация между географски отдалечени работни места може да се използва електронна поща A, който поддържа интерфейса MAPI (например Microsoft Exchange).

Системата е интегрируема с всякакви приложения на ниво информационна поддръжка на записа (минималната част от информация), регистриран в базата данни. Възможно е да се свърже всеки файл със системния запис и след това бързо да се извика за този запис приложението, което е свързано с общите настройки на Windows за свързания файл, като едновременно се зареждат данните от този файл за преглед или коригиране.

Отвореността на системата SAIL се осигурява от следните фактори:

Описанието на структурите на базата данни се доставя със системата. Това ви позволява да използвате тези данни, например, за изграждане на голямо разнообразие от отчети с помощта на генератора на отчети Seagate Crystal Reports, когато работите със Системата, както и в средата на самия генератор (тоест, без да използвате системното приложение ).

Ако е необходимо, доставката на системата може да включва IDEF информационни модели и дори изходни текстове на софтуерния продукт. Тези мерки са предназначени да улеснят самостоятелно разработването и адаптирането на Системата от специалистите на предприятието.

Съвременните технологии (възможността за използване на отворени API) днес правят възможно интегрирането на продуктите на PARUS Corporation с тези, създадени от специалистите на автоматизираната система за управление на компанията. По този начин, описания на API интерфейси могат да бъдат предоставени със системата.

Документооборот

Документопотокът в системата се основава на следните принципи:

По отношение на документа, регистриран в Системата, могат да се предприемат редица действия, които съставляват етапите на работния процес. Резултатът от изпълнението на един такъв етап може да бъде модификация на данните на самия документ, който го предоставя Допълнителна информация, регистрация на други документи и счетоводни обекти на Системата (например счетоводни бизнес транзакции).

След като етапът на работния процес е завършен, той може да бъде отменен, тоест всички следи от неговото изпълнение могат да бъдат изтрити от базата данни, по-специално маркировката за завършване на етапа може да бъде премахната от самия документ.

Възможността за изпълнение и отмяна на всеки етап може да бъде поставена в зависимост от състоянието на други етапи (завършени или не) за същия документ. Правото за изпълнение на сцена може да бъде предоставено на ограничен брой потребители.

За всеки документ системата поддържа "Дневник на работния процес", където автоматично записва цялата история: кой, кога и с какви функции е извършил етапите. За всеки документ можете бързо да прегледате списъка с "родителски" и "детски" документи.

Освен това, като се има предвид нарасналата нужда на клиентите от организация на единен корпоративен документооборот (както административен, така и финансов), специалистите на Корпорацията проучват възможността за сдвояване на системи за управление на документи като Novell GroupWise Work-Flow, Work-Route и системата PARUS.

Защита на данни

В такава отговорна област като финансови и икономическа дейност, съществува голяма опасност както от злоупотреба, така и от неумишлено повреждане на данните от неумелите действия на служител на компанията. И тази опасност е особено актуална, когато много хора работят едновременно в една и съща компютърна мрежа с една и съща база данни. Ето защо в системата SAIL много внимание се отделя на въпроса за разграничаването на правата на потребителите. На всеки служител могат да бъдат присвоени индивидуални права за достъп както до информационните секции, така и до системните функции.

Така оператор, участващ във въвеждането на първични документи, няма да може например да получи достъп до обобщена информация за дейността на компанията; служителите на един отдел ще работят само със собствените си документи, без да имат достъп до документи на други отдели и т.н. И само системният администратор може да направи всичко, включително да разпределя права между потребителите и да проследява извършените от тях действия.

Някои софтуерни продукти и решения

SAIL винаги е бил известен със своите солидни, висококачествени, устойчиви счетоводни програми, които все още се използват успешно от хиляди различни предприятия. Тази есен Корпорацията зарадва както настоящите, така и потенциалните клиенти с пускането на цяло семейство от нови софтуерни продукти, базирани на съвременни платформи (включително Oracle) и фокусирани върху счетоводството и управлението на финансите. Това семейство е пуснато в продажба в края на 1998 г. под общото име "Sail XXI век".

Новите софтуерни продукти се разработват в Windows среда и имат най-широк набор от настройки за различни индустрии, в които най-често се използва софтуерът на Parus (търговия, строителство, медии, услуги и др.).

Новите продукти на SAILS, създадени за пазара на счетоводни системи, освен простота и надеждност, имат още едно важно свойство - мащабируемост, което позволява използването на една и съща система за счетоводство както в малкия бизнес, така и в големите предприятия.

Най-съществената характеристика на новите продукти за големи предприятия е наличието на мощна система за финансово управление. За големите предприятия с голям брой операции важна характеристика е стабилността и надеждността на работата, които се осигуряват от използването на СУБД на Oracle. В допълнение, друга особеност е, че системата може да бъде оборудвана с модули за складово счетоводство, управление на доставките и продажбите, управление на договори, външноикономическа дейност, които са обединени в цикъл на оперативно управление.

Въпреки това, в допълнение към традиционната дейност на пазара на счетоводни продукти, SAIL продължава да работи в областта на интегрирани системи за управление, базирани на информационни технологии. Ново развитиенаречен "Триумф". Чрез създаване Нов продукт, разработчиците са използвали подход, базиран на подкрепата на съвременните принципи на управление, рационалната организация на бизнес процесите, които всъщност се използват в големи и успешни търговски фирмии в световната търговска практика. След като свърши такава страхотна работа, SAIL има всички основания да вярва, че компанията, която управлява дейността си с помощта на тази система, ще успее, ще просперира - с една дума, ще триумфира.

Подобряването на съществуващата система за управление може да помогне за намаляване на разходите, ускоряване на финансовия оборот, увеличаване на оборота и в резултат на това повишаване на рентабилността и рентабилността на бизнеса. Всичко това може да стане с помощта на нов софтуерен продукт. Повече от 2 години и около 3,6 милиона долара бяха изразходвани за разработването на тази система. И, съдейки по отзивите на първите клиенти, той функционира еднакво успешно както в най-големите търговски компании (големи оператори на едро, търговски къщи, вериги магазини, търговски холдинги), така и в магазинималък и среден размер. Авторите се стремят да поддържат в този софтуер целия цикъл на информационен поток - от неговото събиране, поръчване, планиране до продажба на стоки и анализ на изпълнението във всички основни области (финансово управление, доставки и продажби, персонал, инвестиции и др.) . Функционалността на системата покрива нуждите на всички структурни звена, традиционно включени в търговските компании: търговски отдели, отдели за закупуване, отдели за работа с търговия на дребно, купувачи на едро, финанси и инвестиции, счетоводни услуги, транспорт, маркетинг и много други.

По време на своята работа, Парус Корпорейшън е натрупала богат практически опит в автоматизирането на предприятия в различни индустрии. Сега този опит доведе до цяла гама от серийни софтуерни продукти, които могат да задоволят и най-взискателните потребители.

Най-подробно е да разгледаме Софтуерния пакет за автоматизация на управлението на предприятието SAIL 8.1.

Софтуерен пакет за автоматизация управление на предприятието SAIL 8.1

Повечето от факторите, които възпрепятстват просперитета на едно предприятие, са свързани по някакъв начин с проблеми в организацията на управление: това са грешни изчисления в планирането, грешки в управлението и счетоводството, управлението на вземания и задължения и редица други. Решаването на подобни проблеми винаги е актуално, но сега, по време на икономическата криза, задачата за оптимизиране на управлението става най-важна. Ето защо сътрудничеството с PARUS Corporation, компания с богат опит в областта на автоматизацията и оптимизирането на процесите на управление на предприятието, може да бъде особено ефективно за едно предприятие.

Корпорация PARUS отдавна придоби авторитет и признание като доставчик на висококачествен софтуер за автоматизиране на управленските процеси, предимно в областта на финансово-стопанските дейности. За повече от осем години на развитие, системата PARUS се превърна в мощен многофункционален софтуерен пакет - уникален инструмент в ръцете на професионалист.

Разработчиците се стремят да предоставят на Системата широка функционалност, която отговаря на нуждите на реалните технологични процеси и отчита спецификата на различните индустрии. Системата се основава на такива основни принципи като използването на средства ефективна обработкаи защита на данните; осигуряване на независимост от операционни среди и използвани компютърни платформи, интеграция с други приложения, както широко разпространени, така и де факто стандартни, и специални; модулен принцип на изграждане на софтуерен пакет за постигане на поетапно внедряване, оптимална конфигурация и последващото му развитие в съответствие с нарастващите нужди на предприятието.

Използването на обещаваща архитектура "клиент-сървър", базирана на Oracle, осигурява мащабируемост и безусловна надеждност на системата.

Широките възможности на Системата позволяват на PARUS Corporation успешно да си сътрудничи с големи компании, включително корпоративни структури (холдинги). Но SAIL помни и интересите на средните и малките фирми.

Системата SAIL има набор от решения за:

Индустриални предприятия и производствени компании;

на едро и на дребно; фирми, предоставящи различни услуги;

Организации и институции на държавна издръжка;

Застрахователни компании.

Това може да бъде не само типичен ("кутиониран продукт"), но и дизайнерско (създадено на базата на типично) или специално (разработено "по поръчка") решение.

Мощните, надеждни и удобни програми са необходимо, но не единствено условие за решаване на основния проблем: подобряване на ефективността на управлението. Ето защо, SAIL Corporation е насочена към дългосрочно сътрудничество, за да постигне крайния резултат. Корпорацията е готова да предостави разнообразна помощ за автоматизиране на управлението на компанията на всички етапи от жизнения цикъл на Системата.

Финансово управление

Широкото признание на финансовия мениджмънт в Русия е едно от основните съдържание на новия етап в развитието на националната наука и практиката на финансовото управление на предприятията. Тази дисциплина е предназначена да даде адекватни отговори на редица актуални въпроси:

Как пазарната среда определя логиката на функциониране финансов механизъмпредприятия?

Как да управляваме финансите на предприятие въз основа на тази логика? Какви са критериите за приемане на пазара финансови решения?

Как да реализираме и комбинираме стратегия и тактика, дългосрочни и краткосрочни аспекти от живота на предприятието?

Какви са характеристиките на финансовия мениджмънт в инфлационна среда?

Какви законови методи за финансово маневриране съществуват за неутрализиране на последиците от кризата? И т.н.

Финансовият мениджмънт е науката и практиката за управление на финансите на едно предприятие, насочена към постигане на неговите стратегически и тактически цели. Последните са индивидуални за всеки стопански субект. Сред тях си струва да се отбележи, като пример: поддържане на рентабилността на предприятието и необходимото ниво на рентабилност на дейността му въз основа на планирането на приходите и разходите, осигуряване на платежоспособност на предприятието въз основа на паричния поток планиране.

Функциите за финансово управление включват по-специално финансов контрол, базиран на счетоводни данни. В много предприятия финансовият мениджмънт участва пряко в работата по счетоводството, например при изготвянето на външна отчетност. Най-общо казано, връзката между финансист и счетоводство се установява по различни начини: едно е, ако в организационната структура на управлението на предприятието финансовото управление е подчинено на счетоводството или съществува самостоятелно, а друго е, ако включва счетоводство. Ръководителят на предприятието е свободен да приеме този или онзи модел, но във всеки случай думата на финансовия мениджър трябва внимателно да се вслуша при избора на счетоводна политика на организацията.

Изхождайки от гореизложеното, модул „Счетоводство” е структурно включен, заедно с модулите „Финансово планиране” и „Консолидация” в този компонент на системата SAIL, който автоматизира управлението на финансите на предприятието. В съответствие с принципа на модулността на системата и желанието на Корпорацията да предоставя голямо разнообразие от потребителски заявки, счетоводният модул може да функционира напълно автономно.

Няколко общи принципа за изграждане на модули за финансово управление са описани накратко по-долу.

Мултивалута

Регламенти Руска федерацияизискват водене на записи за имущество, пасиви и бизнес сделки в рубли. Но счетоводството в национална валута не винаги е удобно и не отразява напълно реалното състояние на нещата. Възможно ли е, без да се нарушава закона, да се води отчетност и планиране в няколко валути? С помощта на SAIL System - можете! Броят на чуждите валути, които се използват едновременно в сетълментите, не е ограничен и за всяка валута можете да посочите два обменни курса: официален, например, определен от Централната банка на Руската федерация, и специален (наричан още документален или "вътрешен") - тази ставка може да се различава от официалната. Системата съхранява не само текущи, но и всички предишни обменни курсове от началото на работа.

Счетоводна многовариантност

Законът си е закон - трябва да се спазва. В някои случаи обаче законът не отговаря напълно на целите на счетоводството. Например, за поддържане на запаси при промяна на цените е необходимо да се привлече допълнителен оборотен капитал. Следователно би било правилно стоките да бъдат отписани на възстановителната цена, въз основа на сумата, необходима за закупуване на следващата партида от подобен продукт. Въпреки това, според инструкциите, печалбата от продажбата на стоки трябва да се определи като разликата между размера на продажбите и размера на покупките на една и съща партида стоки. Друг пример: според закона лошите задължения могат да бъдат отписани като загуби само след определен период от време, дори ако дружеството длъжник вече е преустановило дейността си. И следователно, формално планирайки печалба, всъщност предприятието кредитор вече е обречено на загуби.

За да разрешите такива проблеми, системата SAIL ви позволява да поддържате управленско счетоводство успоредно с регулаторното счетоводство. За целта сумите, записани в приложението за финансово управление, имат две значения – „счетоводни“ и „управленски“ оценки. За изготвянето на строго регламентирани отчетни документи можете да използвате счетоводни данни, за вземане на управленски решения - управленско счетоводство. Многовариантността на финансовото управление се изразява и чрез способността да се използват произволни периоди от време за агрегиране на данни.

Счетоводство по фирмен код

За правилната организация на работата на предприятието може да е необходимо да се знаят резултатите от дейността на всяко от неговите подразделения, включително тези, които не образуват независим фирмен кодекс. Модулите на Министерството на финансите предоставят механизъм, при който можете да посочите код за разделяне на фирмени кодове (BCD) за всяка сума. При обработка и обобщаване на данни можете да получите пълна информация както за цялата компания като цяло, така и за групи или отделни PBE.

финансово планиране

Финансовият план е набор от планови документи, в които промените в обема и структурата на активите на предприятието и източниците на тяхното формиране, финансовите резултати от дейността му и движението на платежните средства са изразени в парично изражение. Финансовото планиране е процесът на определяне на показатели и генериране на документи за финансов план.

Условията на пазарна икономика, когато степента на неопределеност на характеристиките на външната среда е много висока, поставят най-трудните задачи пред предприятието при прогнозирането на определени промени и своевременното реагиране на тях, т.е. вземане на подходящи решения. Предприятието е изправено пред необходимостта от по-ефективно използване на ресурсите, осъществяване на ясен контрол върху показателите за финансовото му състояние. Добре установеното планиране, което позволява създаването на планови документи, близки по индикатори до реалните процеси, трябва да служи като основа за разкриване на несигурността на външната среда. Целта на финансовото планиране е да осигури мениджъри финансови услугии цялото предприятие на определен вид информация, необходима за ефективно управлениересурси на предприятието.

Въз основа на горното, модулът "Финансово планиране" е внедрен за автоматизиране на:

Текущо финансово планиране (обикновено за месец или тримесечие);

Дългосрочно (стратегическо) финансово планиране (за година или повече);

Оперативно планиране и управление на плащанията за осигуряване на текущата платежоспособност на предприятието;

Контрол върху възникването и погасяването на задълженията на предприятието;

Оперативно отчитане на изпълнението на плановете, по-специално плана за паричния поток (финансов бюджет);

Анализ на производителността финансови планове;

За голямо разнообразие от периоди, като се вземат предвид центрове на отговорност, платежни инструменти (разчетна сметка, менителница, нетиране), приоритети, източници на финансиране, с позоваване на отговорни ръководители, с идентифициране на причините и виновниците за отклонения и др.

В прозореца Планиране на ангажиментите можете да правите промени в записите за плащане и изпращане (например да коригирате техните суми и дати). Често, за да се осигури платежоспособност, е необходимо например да се „отложи“ датите на собствените плащания на компанията за по-късна дата, да се намалят сумите им (или да се раздели сумата на плащането на няколко и да се разпредели част от тях на по-късни дати ) и др. - всичко това е много удобно да се прави в прозореца "Планиране на ангажименти".

Следене на спазването на лимитите (ограниченията) на задълженията чрез сравняване на одобрените контролни числа (регистрирани под формата на финансови показатели) с обобщените суми на пратки и плащания.

Според раздел "Планиране на задълженията" т.нар финансови показатели, които са по същество обобщена информация за записите за възникване и погасяване в контекста на различни характеристики, като например:

Състояние (план/факт);

Елемент (направление) на приходите и разходите;

Отговорен мениджър;

Контрагенти; вид плащане (авансово или при изпращане);

Вид дълг (вземане/плащане);

Отделът, за който се отнася задължението;

Състояние на дълга (просрочено, настоящо или бъдещо) и др.

Консолидираните финансови показатели, по същия начин като „обикновените“ могат да се използват за формиране на таблици с планове – по този начин тези задължения попадат в генерираните планове.

оперативно планиране

Основният инструмент за оперативно планиране и управление на плащанията в модула е „Календар на плащанията“. Регистрираните в Системата плащания са представени тук под формата на календарен план на плащанията и постъпленията.

Маркираният ред съответства на текущата дата. Редовете "над текущата дата" се формират според действителните плащания, а редовете по-долу - според планираните плащания. Стойността на дефицита се показва, ако крайният баланс е отрицателен.

Тук можете да оптимизирате плана (например да намалите дефицита), като добавяте нови плащания и променяте стари (а именно техните суми, дати, платежни инструменти и т.н.) Тук можете също да детайлизирате плащанията и разписките, като извикате ежедневно плащане план.

В системата е реализирана и възможността за регистриране на договори, където се записват задълженията на предприятието. Планираните пратки и плащания могат да бъдат регистрирани съгласно тези договори. Допълнителна функцияе формиране на заявление за плащане по планирано плащане; за такова приложение е възможно впоследствие да се генерира реално плащане по автоматизиран начин.

Счетоводство

Днес е почти невъзможно да си представим счетоводството без огромните възможности, предоставени от съвременните информационни технологии. Следователно ролята на икономическите разработчици на софтуер в процеса на прилагане на програмата за реформа е доста висока, както по отношение на адаптирането на самия софтуер, така и при обучението и подкрепата на потребителите. В процеса на реформа руските счетоводители ще трябва да се сблъскат с редица проблеми: това е голямо количество методологични документи и обяснения, както и промени в обичайните модели на работа и необходимостта да се гледа на счетоводството от управленски, а не от счетоводна гледна точка. При такива условия е изключително важно руските предприятия да имат компания като партньор по автоматизация, чиито програми са методологически правилни, в пълно съответствие с нормативни документи, и способни да преквалифицират корпоративни специалисти в светлината на новите счетоводни нужди.

В съответствие с новите национални стандарти за финансова отчетност, счетоводните приложения на системата PARUS се модифицират своевременно. Така за хиляди клиенти, работещи с тези програми, процесът на преминаване към нови форми на отчитане ще се извършва в ускорен срок. А една от най-големите в Русия (сред софтуерните компании) регионална мрежа на PARUS Corporation ще позволи преквалификация на специалисти в цялата страна.

Преди да преминете към Кратко описаниеСтрува си да се отбележи, че приложението "Счетоводство" може да работи напълно автономно (въпреки това, както повечето други приложения на Системата).

„Счетоводство“ е приложение, изградено върху изпитаната във времето и хиляди клиенти концепция за автоматизирано счетоводство. Реализира всичко необходими функцииза ефективната и точна работа на счетоводния отдел, предоставяне на пълни финансови отчети, отчитане на нуждите на управлението на предприятието и предоставяне на данни на висши организации за консолидирано счетоводство.

Приложението "Счетоводство" ще помогне за водене на записи в национални и чуждестранни валути:

дълготрайни активи и нематериални активи;

Елементи с ниска стойност и носене;

Инвентарни активи;

Разплащания с длъжници и кредитори;

Парични средства по сметки;

Производствени разходи и други разходи;

И в което:

Подробно отчитане на сметки на разширено аналитично счетоводство до пети ред, както и на редица допълнителни функции, определени от самия потребител;

Подробна отчетност за материално отговорни лица и поделения на предприятието, които не са самостоятелни фирмени звена;

Използвайте методите „Сметни цени“, „Средни цени“, „Партидно счетоводство“, „Отчитане по дата на получаване“ за оценка на материалните ценности, както и водене на отчетност на складовете и свързаните с тях материално отговорни лица;

Изчисляване на амортизация и преоценка на ДМА;

Извършване на преоценка на валутни активи и пасиви;

периодично следете резултатите от счетоводството с помощта на оборотни ведомости;

Създаване на платежни документи;

Формиране на книги за покупки и продажби;

Подгответе нормативна отчетна документация, както и отчети от всякаква форма и съдържание.

Външен информационни връзкиприложенията "Счетоводство" са представени на фигура 1.

Ориз. 1. "Външни информационни връзки на приложението" Счетоводство "

Нареждането за плащане е основата за изготвяне на банков или касов документ, който от своя страна се изработва в дневника на стопанските операции. Има обаче и друга възможност за работа, тъй като системата не изисква задължителна електронна регистрация на всички документи. Така че според „електронното“ платежно нареждане може да се генерира само „хартиен“ документ. Тогава основата за регистрация в Системата за бизнес транзакции е самото платежно нареждане.

Стоковият отчет позволява да се избегне регистрацията в Системата на индивидуални документи за всяка бизнес сделка. Например, в търговските зали на магазин може да се работи без издаване на документи за всяка операция. В други случаи се издават документи (фактури, товарителници и др.), но не се регистрират веднага в Системата. След края на работния ден (смяна или друг период) се съставя стоков отчет, който се регистрира ръчно или автоматично, например в логистичното приложение, и след това се обработва в счетоводството с помощта на счетоводното приложение на Системата.

Входящата и изходящата съветна бележка предоставя автоматизиран процес на прехвърляне и обработка на данни за бизнес транзакции на външни подразделения (клонове) на вашата организация в счетоводството.

Финансовият отчет е подбор от дневника за бизнес транзакции за определен период от време, направен по определени правила и получен от други приложения на системата PARUS. По този начин потребителят на приложението (например логистика) получава възможността да проследи обработката на своите документи в счетоводството и да прехвърли информация от финансовия отчет към специализирани счетоводни регистри (например в дневника за плащане).

Счетоводни обекти и счетоводни регистри на модула

Обектите на счетоводство са имуществото на предприятието, неговите задължения и информация за тяхното движение.

Данни в парично изражение за салдото на имуществото и за задълженията на предприятието се съхраняват в Системата в регистъра „Салда по сметки“. Информацията в тази книга се съхранява отделно за всяка синтетична счетоводна сметка, аналитична сметка, подразделение на фирмен код, както и за всяка валута. Също така в Системата има регистри "Остатъци от материални ценности", "Вземания/платени сметки" и "Инвентарен файл". Тези регистри водят отчети за салда: инвентарни позиции, задължения към длъжници/кредитори, дълготрайни активи. Тези регистри обаче са второстепенни спрямо регистъра на салда по сметки и ви позволяват да детайлизирате информацията, съхранявана в него.

Салдата в началото на първия отчетен период от момента на въвеждане в експлоатация на Системата се въвеждат в Системата ръчно. Салдата в края на следващия период се изчисляват автоматично при приключването му според данните за салда в началото на периода и за оборота на средства, материални активи и пасиви. След това тези салда се пренасят в началото на следващия отчетен период.

Информацията за движението на средства, материални активи и задължения към длъжници/кредитори се натрупва в регистър, наречен „Дневник на стопанските сделки”.

Вестник за бизнес сделки

Всеки факт от икономическия живот е отразен в съответния документ. Следователно процесът на попълване на дневника за бизнес транзакции се свежда до прехвърляне на данни от този документ в дневника. Нека наречем този процес изработване на документа в счетоводния журнал. Тъй като обработката на документ в дневника на стопанските операции автоматично води до отразяване на неговите данни в сметките и във финансовите отчети, в рамките на Системата, концепциите за „обработка в дневника на бизнес транзакции“ и „ обработка в счетоводството“ всъщност съвпадат.

Ако даден документ е генериран или регистриран в който и да е раздел на Системата, неговата обработка е до голяма степен автоматизирана. Въз основа на такъв документ по предварително определено правило се оформя запис в дневника на стопанските сделки.

Ако документът не е регистриран в Системата и е достъпен само на хартиен носител, бизнес транзакцията се генерира ръчно. Системата предлага различни начини за улесняване на този процес. Например, можете да използвате специално подготвена извадка или да изберете за образец предварително регистрирана подобна бизнес транзакция. Можете да изработите документа в счетоводството, без да напускате съответния раздел; като алтернатива данните могат да бъдат буферирани за обработка и след това, като се работи директно с дневника за счетоводство на бизнес транзакции, може да се извърши обработката на данни в счетоводството от този буфер.

Бизнес транзакция, регистрирана в счетоводния дневник, се състои от заглавие, което я включва Основни характеристики, и спецификация, състояща се от неограничен брой счетоводни записи, всяко от които описва движението на средства от една сметка в друга.

Фигура 2 показва само основните параметри на заглавката и осчетоводяването на бизнес транзакция, регистрирана в Системата. Всъщност има много повече от тях, например за окабеляване - повече от четиридесет! Разбира се, в най-простите случаи е възможно да се формират само няколко необходими параметъра.

Дебитните и кредитните сметки могат да бъдат допълнени с аналитични сметки (характеристики) до пети ред и кода на фирменото поделение, към което принадлежи осчетоводяването.

Допълнителните характеристики са набор от дефинирани от потребителя характеристики, чрез които Системата може да избира транзакции за отчети и оборотни ведомости. Тези характеристики не са свързани със счетоводни сметки и следователно могат да се използват за получаване на всякакви части от информация.

Наименованието и количеството на материалните активи, движението на които е отразено в осчетоводяването, се уточняват само в осчетоводявания към сметките, определени в сметкоплана за материално счетоводство. Сумата за осчетоводяване се определя по "счетоводна" и по "мениджърска" оценка. Ако сумата е посочена в чуждестранна валута, допълнително се посочва равностойността в национална валута, също според „счетоводните“ и „управленските“ оценки.

Ориз. 2. “Основни параметри за заглавие и осчетоводяване на бизнес транзакция”

Обработка и обобщаване на информация

Събирането и регистрирането на информация е само един от аспектите на счетоводството. Другата му страна е обобщаването на информацията, представянето й във вид, подходящ за отчитане на данъчните органи, учредители, акционери или по-висшестояща организация, както и за анализ и вземане на управленски решения.

Счета за оборота

Отчетите за оборота се използват в приложението като средство за оперативен контрол на финансовото състояние на предприятието, както и като удобен инструмент за намиране и коригиране на грешки в счетоводството. Такова изявление се формира за произволен период от време между две произволни дати.

Без да напускате оборотния лист, можете да получите пълен списъкбизнес транзакции, въз основа на които е формиран този или онзи ред на отчета, коригирайте някоя от тези бизнес транзакции или създайте нова бизнес транзакция, за да коригирате грешка, открита в счетоводството.

Отчетът за паричния поток по сметките за всяка синтетична сметка (отделно за всяко подразделение на фирмения код и вид валута) отразява дебитните и кредитните обороти, входящите и изходящите салда, както според счетоводните, така и според оценките на ръководството.

В извлеченията за аналитични сметки, за компенсиращи сметки и за допълнителни функции тези обороти са детайлизирани. За баланса за компенсиращи сметки е възможно да се групират сметките по дебит или кредит, да се вземат предвид всички аналитични сметки или само определени поръчки, да се състави извлечение в контекста на определени сметки, валути, подразделения на фирмен код или специални характеристики, и т.н.

И накрая, отчетът за движението на материалните активи отразява салда и обороти по сметките на материалното счетоводство в контекста на материално отговорните лица и имената на инвентарните позиции.

Разпределение на салда по сметки и обороти към други сметки

На практика често е необходимо да се разпределят салда или обороти в една сметка към няколко други сметки. Или разпределете еднократните разходи, направени през различни месеци. Или и двете. Например разходите за комунални услуги или наем могат да бъдат разпределени между подразделенията на компанията, а големите разходи за участие в годишното изложение могат да бъдат разпределени по месеци и области на дейност.

За извършване на такава операция е достатъчно да зададете правила за разпределение (сметки за генерирани транзакции, коефициенти на разпределение и осчетоводяване по месеци), като по команда на потребителя системата автоматично ще генерира една или повече бизнес транзакции.

Доклади

Приложението "Счетоводство" ви позволява да генерирате голямо разнообразие от отчети. На първо място, говорим за стандартни документи, които счетоводният отдел на всяко предприятие е длъжен да подготви: баланс на предприятието, баланс, Главна книга, касова книга, извлечения от аналитично счетоводство (журнали-варанти) и др.

Ако такива отчети не са достатъчни, тогава можете да генерирате отчети от всякакъв вид и съдържание с помощта на Microsoft Excel или Seagate Cristal Reports, с които е интегрирана системата.

Консолидация

Приложението "Консолидация" се използва за натрупване и анализ на данни за финансово-стопанската дейност на структурните звена на предприятието, които могат да бъдат юридически лицаили влизат в предприятието като клонове. Източник на данни за приложението за консолидирано счетоводство са счетоводните данни на структурни звена, изготвени с помощта на приложението "Счетоводство" на системата PARUS.

Данните се предават под формата на поръчки. В счетоводното приложение се формира изходяща поръчка: това е избор от дневника на бизнес транзакциите за определен период от време. Приложението за консолидиране, инсталирано в организацията-майка, приема тази поръчка като входяща.

Нека изброим основните начини за обмен на поръчки между горните приложения на Системата.

Ако приложенията за консолидация и счетоводство са инсталирани на компютри, свързани с локална мрежа, и двете приложения използват обща база данни, тогава можете да използвате най-бързия и удобен метод за прехвърляне, като използвате специална команда в секцията Изходящи поръчки на счетоводното приложение. Ако след това влезете в секцията "Входящи поръчки" на приложението за консолидация, запис на получената поръчка веднага ще се появи там. Това е първият вариант за прехвърляне на поръчки, който е най-удобен в организацията майка, където се поддържа независимо счетоводство и консолидиране на счетоводството.

Ако приложенията за консолидация и счетоводство са инсталирани на компютри, които са напълно изолирани един от друг, тогава трябва да използвате стандартния системен инструмент: експортиране / импортиране на файлове. В същото време като междинно "съхранение" на информация трябва да се посочи сменяем магнитен носител, например дискета. Имайте предвид, че като използвате експортиране/импортиране на файлове, можете бързо да прехвърляте поръчки между приложения, инсталирани на компютри, които са свързани към LAN, но не използват обща база данни. В този случай, като междинно "съхранение" на информация, можете да посочите публичната директория на твърдия диск на LAN сървъра.

Всяка поръчка посочва от коя организация е дошла. Освен това при по-нататъшна обработка винаги се съхранява информация, която посочва организацията - източник на информацията. Следователно може да се получи консолидирана информация за всяка организация (бранш) поотделно, за произволни групи и обобщена за всички организации.

Приложението Consolidation (виж фигура 3) е организирано подобно на приложението за счетоводство, което улеснява бързото овладяване на потребител, запознат със счетоводно приложение, и предоставя подобни функции по отношение на финансовото счетоводство:

Поддържане на консолидирани дневници на бизнес транзакции, салда на средства по сметки и вземания и задължения.

Преоценка на валутни активи и пасиви. Изчисляване на салда по сметки и салда по взаимни разплащания с длъжници/кредитори, които се пренасят в началото на следващия отчетен период.

Формиране на консолидирани оборотни ведомости за сметки, аналитични сметки, кореспондентски сметки, допълнителни функции.

Формиране на консолидирана главна книга и отчети за аналитично счетоводство на предприятието.

Изготвяне на голямо разнообразие от консолидирани отчетни документи.

Приложението Consolidation също така предоставя:

Взаимно изключване на разплащания между клонове на дружеството;

Съгласуване на данни на базата на консолидираната главна книга и отчетност на счетоводните отдели.

Модерна системасчетоводната консолидация трябва да осигури гъвкави средства за съгласуване на сметкоплановете на отделни организации (клонове) със сметкоплана на консолидацията, които най-общо казано могат да се различават един от друг по двойки. Системата SAIL напълно отговаря на това изискване. Постига тази последователност, като използва механизма на кореспондентските сметки, който в най-простия случай установява за всяка консолидирана сметка номера на съответната сметка за всяка организация.

Ориз. 3. "Приложение" Консолидация "

Логистиката

През последните години настъпиха значителни промени в сферата на стоковото обръщение в редица страни, в икономическата практика започнаха да се използват нови методи и технологии за доставка на стоки, които се основават на концепцията за логистика. Идеите за интегриране на снабдително-производствено-разпределителни системи, в които да се обвържат функциите по доставка на материали и суровини, производство, съхранение и дистрибуция, се трансформират в самостоятелно направление на научните изследвания и форма на икономическа практика - логистика.

Основното направление в дефиницията на логистиката е свързано с функционален подход към движението на стоки, тоест управлението на всички физически операции, които трябва да се извършват, когато стоките се доставят от доставчика до потребителя.

Логистиката е планирането, управлението и контрола на това, което влиза в предприятието, обработва се там (ако е така производствено предприятие) и потока от материални продукти (материали, суровини и др.), напускащи това предприятие и съответния информационен поток с цел оптимално, например, по отношение на печалба, ускоряване на движението на материални ресурси и стоки вътре и извън предприятието. Най-важният аспект на логистиката е способността да се влияе върху стратегията и тактиката на предприятието и създаването на нови конкурентно предимствоза фирмата на пазара, тоест за нейните крайни цели.

Логистиката има няколко функционални зониили, с други думи, има няколко вида логистика: покупки, запаси и маркетинг. Съответно, в логистичната верига, тоест пътят, по който стоките и информацията протичат от доставчика към потребителя, се разграничават следните основни връзки: покупка на стоки, тяхното съхранение и продажба.

Факторите, предизвикващи бързото развитие на логистиката в момента са:

Усложняване (а за Русия - установяване и развитие в криза) на системата от пазарни отношения и повишени изисквания към качествените характеристики на процеса на разпространение.

Създаване на гъвкави (преконфигурируеми) системи за закупуване и маркетинг и производство.

Уеднаквяване на правилата и нормите за доставка на стоки в националните рамки и във външноикономическата дейност.

Технологичен напредък в комуникациите и автоматизацията. И в резултат на това използването на електронни компютри и икономически софтуерни продукти (системи) в управлението на икономическите практики на предприятията.

Снабдяване, склад, продажби

В процеса на управление на снабдяването и продажбата на стоки в Системата се формират два контраинформационни потока - за стоки и за финанси. Всеки от тези потоци има планиран и действителен компонент. Системата осигурява план-факт-контрол и анализ на логистичния поток.

За оперативен контрол и анализ на резултата от тези потоци за всеки контрагент те се обединяват в лична сметка. Важна функция на такава сметка е да контролира получаването / освобождаването на стоки, както и изпращането / получаването на средства в съответствие с установените графици за получаване / освобождаване на стоки и плащания. Този контрол се извършва в три групи суми, чиято съвкупност отразява пълната картина на състоянието на взаимните разплащания с контрагента:

Суми по график - формират се на базата на графици за получаване/отпускане на стоки и плащания по личната сметка. Тези суми отразяват предварително договорените и договорени с контрагента обеми и периоди на получаване/пускане на стоки и плащания.

Планираните суми - формират се въз основа на планирани стокови документи (поръчки за изпращане на стоки, планирани поръчки за получаване и др.) и планирани плащания, а действителните суми - въз основа на действителни стокови документи (товарни листи за освобождаване на стоки, действителни поръчки за получаване и др.) и реални плащания.

Планираните и действителните суми отразяват оперативна информация по личната сметка за очакваните и изпълнени постъпления/пратки на стоки, както и за очакваните и действителни постъпления/изпращания на средства. Въз основа на тези суми автоматично се формират изходящи планирани и действителни салда по личната сметка, отрицателните стойности на които показват планирания и действителния дълг на контрагента по отношение на вашата организация, а положителните стойности показват дълг на организацията към контрагента.

Личната сметка съдържа и сумата на кредитния лимит , която се предоставя на купувача за заплащане на покупката на стока. Ако купувачът е изчерпал сумата, внесена за плащане на покупките (в този случай изходящият баланс става отрицателен), тогава той може да закупи стоки срещу кредитния лимит. Допуска се превишаване на кредитния лимит, но Системата предупреждава за такава ситуация.

Първоначалните данни на личния акаунт се генерират ръчно или въз основа на етапа на договора. Счетоводството и контролът върху изпълнението на взаимните задължения на страните, възникващи след сключване на договори за покупко-продажба на стоки, се извършват с помощта на договори , всеки от които съдържа списък от етапи, които от своя страна се характеризират с графици за получаване (освобождаване) на стоки и плащания. При регистриране на етап на договор в Системата автоматично се генерира личната сметка на контрагента. Освен това, на базата на етапа на договора, можете да генерирате всеки от документите, свързани с неговото изпълнение: поръчка за получаване, фактура за плащане, поръчка за доставка до потребител, фактура за почивка до потребител , планирано плащане и реално плащане, фактура за получаване и др.

Споразумението автоматично генерира три групи суми (подобни на сумите по лична сметка), чиято съвкупност отразява пълна картина на състоянието на взаимните разплащания с контрагент по това споразумение.

По този начин функциите за регистрация, контрол и анализ на логистичния поток са концентрирани в личната сметка (за отделен контрагент) и / или в договора .

Функции на логистичните приложения

Всички логистични приложения осигуряват отчитане на стоките по партиди с точност на модификациите и опаковките.

Приложението "Покупки" осигурява счетоводство (формиране):

Заявления за закупуване на стоки от поделенията на предприятието.

Планове за закупуване на стоки и поръчка на работи въз основа на заявки от отдели.

Договори с изпълнители, оперативно наблюдение на изпълнението на договорите.

Входящи фактури, входящи фактури и актове за изпълнение на работата.

Заповеди за приемане на инвентарни артикули (стоки и материали), поръчки за получаване и актове за несъответствие.

Финансови и материални транзакции за разплащания с доставчици в контекста на лични сметки и договори.

Стокови отчети за покупката на стоки и изпълнението на работата.

Доклади за различни аспекти на работата, свързани с поръчки - обобщени или в раздели по продукт, група стоки, контрагент, договори, лични сметки, данъчни групи и др.: за покупки за периода, баланс на сетълменти с контрагенти, при получаване на стоки; както и по подадени заявления, тяхното одобрение и изпълнение (в контекста на отдели, стоки и др.), по планове за обществени поръчки, тяхното одобрение и изпълнение (в контекста на области на финансиране, отдели, стоки и др.).

Приложението "Склад" е:

Автоматизация на всички счетоводни операции по пристигане и освобождаване на стоки.

Поддържане на единни складови счетоводни карти.

Отчитане на приходни поръчки и липси.

Отчитане на разходите.

Отчитане на фактури за вътрешно движение на стоки (между складовете на предприятието и в склада между материално отговорни лица).

Поддръжка на комплекти от стоки и осчетоводяване на фактури за комплектоване/разглобяване на стоки.

Отчитане на отписвания.

Формиране на стокови отчети на база данни за движението на стоки.

Отчитане на инвентарните записи и генериране на актове за несъответствие.

Формиране на справки за стокови наличности (по складове, по стоки, групи стоки, партиди, модификации и др.).

Приложение "Внедряване" - инструмент за управление на търговски операции за:

Водене на отчетност на номенклатурата и цените за продажба на стоки и услуги. Продажната цена зависи от много фактори, например: склад, вид плащане (в брой, безкасово и т.н.), вид пратка (вземане, транспорт на продавача и др.).

Преизчисляване на цени в ценоразписи.

Издаване на фактури за плащане на стоки и услуги с отчитане на отстъпки, надценки и данъци и следене на тяхното плащане.

Контрол на количеството безплатни стоки при издаване на фактура, като се вземат предвид предварително издадени фактури и фактури.

Резервация и изваждане на стоки от резерва.

Оформяне на фактури за отпускане на стоки на база фактури.

Оформяне на изходящи фактури за купувачи.

Водене на отчети за разплащания с купувачи в контекста на лични сметки в дневниците за финансови и материални транзакции.

Оформяне на стокови отчети за продажба на услуги.

Формиране на отчети за дейности, свързани с продажбата – в контекста на контрагенти, потребители и др.: за продажба на стоки и услуги, на потребители или на отдели; при връщане на стоки - консолидирани, от потребители, от отдели; за печалба и рентабилност и други.

Логистичните приложения също така предоставят:

Прогнозиране на обема на покупките и продажбите;

Отчитане на режийни разходи при движението на стоки;

Извършване на взаимни разплащания между доставчици и потребители на стоки;

Анализ на търговския оборот.

Всички логистични приложения осигуряват мултивалутно счетоводство.

Като част от логистиката, Системата е внедрила персонален ситуационен център, който служи като инструмент за анализиране на стоковите потоци (по групи и партиди стоки с възможност за разбивка до всяко име на продукт) и е предназначен да оцени текущото състояние на компанията. За анализа се използват първични документи и агрегирани данни от различни счетоводни регистри.

Управление на персонала

Цялата работа, свързана с персонала, се осигурява от модулите (AWP) "Счетоводство на персонала", "Разчетно време" и "Заплати", които по свой начин, функционалностнапълно задоволяват нуждите на службата за персонал и планово-икономическия отдел (по отношение на управлението на персонала) на предприятието и неговите отдели за заплати.

Основното свойство на тези модули е да осигурят тясна връзка между процесите на счетоводството на персонала, счетоводството на труда и ТРЗ, които по правило са от компетентността на различни отдели на предприятието.

Модулът отчита спецификата на индустрията на самоиздържащите се предприятия и бюджетни институции(медицина, образование, наука, култура и др.) за управление на персонала.

По отношение на счетоводството на персонала е предвидено следното:

Счетоводство за щат - структурни звена и длъжности. Всяка позиция се таксува - съставя се фонд заплати за позицията, съдържащ работна заплата (според категорията на СТЕ, месечна, почасова) и надбавки.

Отчитане на информация за служителите - в размер, съответстващ на стандартния формуляр Т-2, както и допълнителни данни.

Отчитане на информация за изпълнението на длъжностите на служителите.
Служител може да изпълнява длъжност като основен, временен, извънреден служител, външен или вътрешен работник на непълно работно време. Формира се фонд за заплати (фондът за заплати на позиция се коригира в съответствие с индивидуални характеристикислужител). Системата следи за съответствието на ТРЗ с информацията за служителя и пълномощията на длъжността, която заема.

Изпълнение на действия по придвижване на персонала и промени в щатното разписание, отчитане. В процеса на ежедневното счетоводство се извършва: вписване в персоналнови поделения и длъжности, наемане, уволнение и кадрови премествания на служители: преместване на друга длъжност, работа на непълно работно време, замяна, комбиниране на професии, изпълнение на задължения и др.

Оформяне и отчитане на поръчки за служители и щат.

Отчитането на работен график за използване на работното време предполага: отделно поддържане на табели за вътрешен структурни подразделения; автоматично генериране на дневници в съответствие с индивидуалния работен календар на служителя и основанието за плащане (болнични листове, отпуски и др.).

Модулът "Заплата" предоставя изчисления:

Заплата за всяка длъжност, изпълнявана от служителя.

Изчислението може да се извърши индивидуално или насипно, да включва произволен набор от плащания и удръжки, дължими на служител на неговата длъжност. Изчисляването се извършва, като се вземат предвид нормите на работното време, посочени в работния график на заеманата длъжност, и графика. Данните от графика могат да бъдат филтрирани, като се избират според критериите за класификация (нощ, извънреден труд и др.).

Заплати (почасови и тарифни), надбавки (процент и под формата на увеличение в категориите на СТЕ към заплатата). При изчисляване се използват тарифни данни от ТРЗ на заеманата длъжност.

Аванси, допълнителни плащания, бонуси, детски надбавки и др. като се вземе предвид индексирането на сумата със стойността на района или друг коефициент, който определя особения характер на местните условия.

Плащания от средни доходи - отпуски, обезщетения за временна нетрудоспособност, грижи за деца и др.

Удръжки по изпълнителен лист и кредит, данък върху доходите, пенсионни, съюзни и други вноски. Изчислението се извършва, като се вземат предвид плащанията и удръжките, изчислени преди това за други изпълнения. Данъкът върху дохода може да бъде изчислен в няколко позиции, изпълнявани наведнъж (или няколко пъти, но с различна данъчна основа). Настройката ви позволява да зададете правилното взаимодействие на такива данъци. При изчисляване на данък върху дохода и пенсионна вноска можете отделно да вземете предвид сумите, подлежащи на преференциално данъчно облагане (северни надбавки, регионални коефициенти и др.). Изчисляването на издръжката се извършва, като се вземе предвид районният коефициент на получателя.

Както и "носене на копейки" и "дълг чрез закръгляване".

В хода на счетоводството на заплатите се отчитат банковите преводи и вложителите.

Същевременно се водят записи на карти на вложители и преводи, с възможност за отработване на съответните бизнес операции в счетоводството и генериране на платежни документи. Предоставен е инструмент за анализиране на състоянието на сетълментите на вложители и преводи - оборотна ведомост.

В резултат на изчислението на заплатите се формират и могат да бъдат отпечатани:

Сетълмент и платежни и обобщени извлечения, както и платежни документи, базирани на тези извлечения.

Системата показва разпределението на сумите, преминаващи през отчета, по набор от аналитични признаци "подразделение - категория персонал - вид изпълнение", по средства и позиции на целеви разходи.

Поръчки - произволно адаптивни комплекти от осчетоводявания за заплати. Такива заповеди могат да бъдат отработени в счетоводството.

Лични сметки (текущи и архивни) и фишове за плащане; ваканционни чаршафи, отпуск по болести надбавки; отчетни форми и регистри.

Системна администрация

Системата разполага с набор от специални инструменти за обща конфигурация и поддръжка. Подобни функции се изпълняват с помощта на модул "Администратор", който осигурява:

Логическо разделяне на базата данни на самостоятелни части;

Поддържане на списък с потребители на Системата, разграничаване на правата за достъп на тези потребители до нейните ресурси;

Оптимизация на системата;

Мониторинг в цялата система;

Както и да изпълнява други служебни функции.

Логическото разделяне на базата данни ви позволява да "симулирате" съществуването на няколко независими физически бази данни. Благодарение на тази функция ще можете да работите последователно с данните на няколко предприятия, намиращи се на една и съща работна станция, като просто рестартирате работни сесии, без да напускате модула на приложението, и за речници с регулаторна и справочна информация - без дори да напускате системата раздел! Информацията от определени речници може да се направи обща за няколко организации наведнъж, което е особено удобно при консолидиране на данни.

Модерна система, предназначена за едновременно използване от много потребители наведнъж, не може без мощни средства за диференциране на правата за достъп. Системата PARUS напълно отговаря на това изискване, осигурявайки многостепенно диференциране на правата за достъп до:

модули

логически части на базата данни,

Раздели на системата,

Функции, които могат да се изпълняват в секцията (например добавяне на нова информация, коригиране или изтриване),

Отделни записи на базата данни (например чрез условието „забранете разглеждането на документи, чието количество надвишава определената стойност, или документи със специални знаци“).

Общият набор от потребителски права се състои от възможности, свързани с определени роли, регистрирани в Системата, и отделно присвоени индивидуални права. Прилагането на концепцията за роли ви позволява да извършите групова промяна на правата на всички потребители, свързани с "коригиращи" роли наведнъж.

Инструментите за оптимизация ви позволяват да увеличите производителността на системата по време на нейната работа, като използвате специални действия със статистики, индекси и вторични ключове на таблици на базата данни - това е много по-лесно и по-надеждно да направите в модула "Администратор", отколкото с помощта на инструменти на ORACLE.

Мониторингът в цялата система (устройство за проследяване на събития) дава възможност да се установи кой е извършил тази или онази операция в системата, без да се намалява производителността на работата. Такова наблюдение е ефективен инструмент за идентифициране на потребител, който е извършил неправилно действие.

Необходима ли е автоматизация?

Използване информационни системиза управлението на предприятието прави всяка компания по-конкурентоспособна, като повишава нейната управляемост и адаптивност към промените в пазарните условия. Такава автоматизация позволява:

Да повиши ефективността на управлението на компанията, като предостави на мениджърите и специалистите най-пълната, бърза и надеждна информация, базирана на една банка данни.

Подобрете работата в офиса чрез оптимизиране и стандартизиране на работния процес, автоматизиране на най-трудоемките процедури.

Намалете разходите за правене на бизнес чрез автоматизиране на процесите за обработка на информация, регулиране и опростяване на достъпа на служителите на компанията до необходимата информация. Променете естеството на работата на служителите, като ги освободите от рутинна работа и им дадете възможност да се съсредоточат върху професионално важни задължения.

Осигуряване на надеждно отчитане и контрол на постъпленията и изразходванията на средства на всички нива на управление.

Мениджърите от средно и по-ниско ниво анализират дейността на своите отдели и своевременно изготвят обобщени и аналитични отчети за ръководството и свързаните с него отдели.

Да се ​​повиши ефективността на обмена на данни между отделните отдели, клонове и централния офис.

Гарантиране на пълна сигурност и целостта на данните на всички етапи на обработка на информацията. И още много.

Въз основа на опита, натрупан от корпорация PARUS, са разработени следните принципи:

Автоматизацията не е самоцел, а целенасочена постоянна дейност за рационализиране и оптимизиране на организационната структура на предприятието и неговите бизнес процеси, Информационна поддръжкасвързани дейности.

Системата за автоматизация не трябва да налага свои собствени правила за извършване на работа. Той е предназначен да осигури поддръжка на технологията, възприета от предприятието и отговаряща на неговите нужди.

Автоматизацията дава много по-голям ефект с интегриран подход. Частичната автоматизация на отделни работни места или функции може да реши само друг "горящ" проблем. В този случай обаче има и отрицателни ефекти: те не намаляват, а понякога дори увеличават интензивността на труда и разходите за поддържане на персонала; несъответствието в работата на отделите не се отстранява.

Списък на използваната литература:

1. http://www.parus.ru/main.htm

2. Финансов вестник No 35, 1999 г. - "Автоматика и статистика", С. Золотова

3. ComputerWorld No 40, 1999 - „На оръжие. Мощен инструмент в борбата за оцеляване”, М. Зирянов

4. PCWeek № 41, 1999 г. - "По-добре е да си богат...", Андрей Масалович

5. PCWeek No40, 1999 г. – „Сейл и ГОЛЕМИТЕ компании са въоръжаващи финансисти“, Татяна Богатова

ЛЕКЦИЯ 1

ОСНОВНИ КОНЦЕПЦИИ ЗА АВТОМАТИЗАЦИЯ НА УПРАВЛЕНИЕТО

Автоматизирана система за управление на предприятието

(ASUP)е система за управление, изградена на базата на използването на компютърни технологии, икономико-математически методи и информационни технологии. Автоматизацията на управлението е насочена предимно към интеграция, която е една от най-важните характеристики в съвременните производствени системи.

АСУ ТП се състои от своя страна от подсистеми. Целта на разделянето на автоматизираната система за управление на подсистеми е да се отделят големи разнородни елементи, за да се опростят процесите на проектиране, внедряване и експлоатация на автоматизираната система за управление. Всички подсистеми обикновено се разделят на две групи - функционалени осигуряване подсистеми.

Функционална подсистемите се разпределят в съответствие с управленските функции, изпълнявани в предприятието. Автоматизираната система за управление на индустриално предприятие включва следните подсистеми: управление на техническата подготовка за производство, основно производство, спомагателно производство, логистика, технико-икономическо планиране на производството, счетоводство, продажби, персонал, качество на продуктите и услугите, финанси.

Осигуряване подсистемите са предназначени да предоставят решение на комплекс от задачи от функционални подсистеми. Структурата на осигуряване включва подсистеми за техническа, информационна, математическа, софтуерна и организационна поддръжка.

Подсистема техническа поддръжка е комплекс технически средства, която включва компютърни съоръжения, оборудване за организиране на локални мрежи и свързване към глобални мрежи, устройства за регистриране, натрупване и показване на информация.

Подсистема информационна поддръжка включва външни Информационна поддръжкапод формата на входни и изходни документи (включително в електронен вид), използвани при решаване на функционални проблеми, и вътрешни, фокусирани върху организацията на базата данни на предприятието.

Подсистема софтуер включва математически методи, модели, алгоритми, използвани при решаване на задачи за управление.

Подсистема софтуер включва системен софтуер, приложни програми за решаване на проблеми с управлението, както и други програми, използвани в предприятието.

Организационна подкрепа се състои от набор от правила, инструкции, наредби и други документи, регулиращи функционирането на автоматизираната система за управление.

Проектирането, внедряването и експлоатацията на автоматизирани системи за управление в предприятието се извършват с помощта на софтуерни инструменти. Съвременните софтуерни инструменти са сложни многофункционални системи. Те съдържат приложни софтуерни пакети за решаване на проблеми с управлението, инструменти за интегриране на задачи в необходимите конфигурации, инструменти за взаимодействие на автоматизирани системи за управление с други системи, например с CAD, и много други. Такива системи могат да бъдат наречени основен. Трябва да се подчертае, че базовата система е средство за създаване на автоматизирана система за управление, но не е цялостна автоматизирана система за управление или неин фрагмент. Това в крайна сметка позволява създаването на гъвкава, модифицирана автоматизирана система за управление за предприятие, която съчетава стандартни подходи за решаване на управленски проблеми и специфичните характеристики на предприятието.

Основните системи обикновено са фокусирани върху определен клас предприятия. Структурите и съставите на основните системи се различават една от друга и от необходимата функционална структура на автоматизираната система за управление в предприятието. Тези различия оставят сериозен отпечатък върху избора на базова система и процеса на проектиране на системата за управление на процеса.

МЕТОДИ НА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИЯ

Основни понятия на теорията на управлението

Използвайки кибернетичен подход, в самото общ изгледпроцесът на управление на предприятието може да бъде илюстриран с помощта на диаграмата, показана на фиг. един.

Прилага се към промишлено предприятиеКибернетичният подход предполага, че в управлението на предприятието трябва да се използват следните принципи:

Управлението на предприятието се разглежда в рамките на система, която включва освен предприятието и външна среда;

Целта на управлението е формулирана в количествено отношение;

Механизмите за комуникация и управление, работещи в системата, се анализират, като се вземат предвид както детерминизма, така и стохастичните промени.

Управлението на предприятието винаги е подчинено на някаква цел, така че винаги можете да говорите за управление, което е оптимално в определен смисъл, например целта: максимизиране на печалбата за даден

Ориз. един

Тук t е времето, X meas (t) е векторът на измерените параметри, характеризиращи състоянието на контролирания обект (измерената част от вектора на фазовата координата), Z meas (t) е векторът на измерените параметри, характеризиращи състоянието на заобикаляща среда, У - контролно действие, V-влияние върху околната среда, У - информационни смущения. Общо взето У, В, Уможе да зависи от X и т.

всеки период от време, намаляване на производствените разходи и др.

Управлението има два компонента:

Софтуерни контролни действия, които зависят само от времето;

Коригиращи управляващи действия, формирани по принципа на обратната връзка, т.е. в зависимост от несъответствието между текущите стойности на контролираните параметри и прогнозираните софтуерни. Поведението на контролираните параметри на активност е показано на фиг. 2.

Методите за формиране на програмния компонент на контролните действия и прогнозиране на поведението на предприятието по време на прилагането на тези влияния в икономиката и в областта на управлението на предприятието доведоха до развитието на такава посока като методи за планиране. Добавянето на методи за планиране чрез методи за периодично формиране на коригиращи компоненти на контролните действия формира основата на направлението - управление на проекти.

След въвеждането на тези опростявания, процесът на управление на предприятието може да бъде представен, както е показано на фиг. 3.

Ориз. 2

Тук т- време; х мн.ч (т) - програма, планирана стойност на параметъра; X f (t) - действителната стойност на параметъра.

Ориз. 3

Планирането се състои в разработване на планирана "траектория" на процеса Х(т)за плановия период t0 ,т pl) . Счетоводството, тоест измерването, в производствените системи се състои в определяне в даден момент на истинското състояние на процеса X f (t).Контролът ви позволява да определите отклонението X f (т)от X pl (t), а регулирането се състои в определяне на коригирания план X p (t),т.е. по същество това е решение на проблема за планиране при нови изходни условия.

Управляващата верига, показана на фиг. 2 и фиг. 3, е универсален и приложим за всички производствени системи. Компоненти на векторна функция Х(т)може да има показатели, характеризиращи хода на производството, състоянието на приходите, разходите, капацитета, запасите, персонала и др.

Следните термини се използват за описание на процеса на управление. Управление на предприятието е съвкупност от въздействия, предназначени да осигурят ефективно протичане на производствения процес от гледна точка на поставените цели.

Реализирането на процеса на управление на предприятието се осъществява в рамките на системи за управление на предприятието - структури, които могат да бъдат идентифицирани контролен обекти контролна част. Обект на контрол е производственият процес. В ролята на управляваща част на предприятието са управленските услуги.

Управлението на предприятието се осъществява с течение на времето, така че трябва да се разглежда като процес на управление. Структурата на производствения процес определя от своя страна структурата на процеса на управление. Във всяко предприятие могат да се обособят няколко области на дейност (производство, маркетинг, доставка, финанси и др.), а в рамките на тези области - процеси на по-дълбоки нива, които също са обекти на управление.

Системата за управление на предприятието е система за управление на организационния тип. В такива системи ролята на организиране, координиране и координиране на поведението на групи от хора е важна.

Съответно, в процеса на управление се вземат три категории решения: стратегически, тактически и оперативни. В съответствие с тази класификация административният апарат обикновено има йерархия на три нива: висше, средно и оперативно ниво.

Най-високото ниво (висшето ръководство) определя целите на управлението, външната политика, материалните, финансовите и трудовите ресурси, разработва дългосрочни планове и стратегия за тяхното изпълнение. Неговата компетентност включва анализ на пазара, конкуренция, конюнктура и търсене на стратегия за развитие на предприятието.

На средно ниво фокусът е върху разработването на тактически планове, наблюдението на тяхното изпълнение, проследяването на ресурсите и разработването на директиви за управление.

На оперативно ниво се изпълняват планове и се изготвят отчети за напредъка. Ръководството тук се състои по правило от средни мениджъри, които осигуряват управление на цехове, секции, отдели, смени. Основната задача на оперативното управление е да координира всички елементи на производствения процес във времето и пространството.

На всяко ниво се извършва работа, която осигурява управление в комплекс. Тези дейности се наричат ​​функции.

Всички частни производствени процеси, до елементарни, са управлявани процеси. Всеки процес се управлява чрез внедряване управленски функции в отделни дискретни моменти. Функциите на управление включват: планиране, счетоводство, контрол, регулиране, анализ. Планиране - това е дефиниция на поведението на контролирания процес в бъдеще по детерминиран начин. Планиране- функция, чрез която целта на управлението се реализира в идеална форма. Планиране - състои се в разработването на краткосрочни и дългосрочни планове (прогнози) на производствените и икономически дейности на предприятието, базирани на социални, икономически и други модели и е свързано с обработката на големи обеми данни, изпълнението на сложни и отнемащи време изчисления. Планирането заема значително място в дейностите на висшето ръководство, по-малко - на средно и минимално - на оперативно ниво Счетоводство - определяне на действителното състояние на управлявания процес в дискретни моменти. Счетоводство- функция, насочена към получаване на информация за напредъка на предприятието.Счетоводството се извършва основно на оперативно и средно ниво на управление. Няма счетоводство на най-високо ниво на управление, но на негова основа анализът на производствените резултати и неговото регулиране се извършват напълно. Контролът - това е дефиницията на отклоненията между планираното и действителното състояние на контролирания процес в дискретни моменти от време. Регламент- осигуряване функционирането на контролираните процеси в рамките на посочените параметри. Анализ - това е обобщаване на резултатите от изпълнението на управлявания процес за периода на управление, идентифициране на факторите, повлияли върху степента на постигане на планираните резултати. Анализ и регулиране- съпоставяне на действителни показатели с нормативни, определяне на отклоненията, установяване на причините за отклоненията и намиране на начини за отстраняването им. Връзката между нивата на управление и функциите, които изпълняват по отношение на обема на извършената работа, е показана в таблицата.

Взаимовръзка на функции и нива на управление

Ниво на управление	Планиране и прогнозиране	Счетоводство и контролът	Анализ и регулиране
Топ мениджмънт	Значително	Отсъства	Значително
Средно ниво	умерено	Значително	умерено
оперативно управление	Незначителен	Значително	Отсъства

Има и друга функция на управлението - прогнозиране. Прогнозиране - това е дефиниция за бъдещето на вероятностните характеристики на контролирания процес. В зависимост от целите на изследването функцията за прогнозиране се разглежда като самостоятелна или комбинирана с планиране.

По-нататъшният напредък в областта на формализирането на методите за управление на предприятието е свързан с:

1) с Систематичен подход, което включва изграждането на система от модели. Обикновено тези модели имат йерархична структура, която отразява различни качествени характеристики на поведението на такъв сложен обект като предприятие, например модел на процес, представяне на предприятие като състав от системи за опашка, модели на данни, използвани в предприятие и др.;

2) със създаването на редовни методи за определяне на контролни действия, базирани на йерархичния принцип на декомпозиция и агрегиране на задачи. Съгласно този принцип резултатът от решаването на задачата за управление от горно ниво става изходно условие за решаване на задачата за конструиране на управляващото действие на задачата от по-ниско ниво. Освен това резултатът от решаването на проблема от по-ниското ниво не води до ревизия на резултата от решаването на проблема от горното ниво.

Прилагането на тези подходи доведе до следните резултати:

Да се ​​изолират редица опростени задачи, към които могат да се приложат някои методи на теория на оптималното управление, крайни автомати, планиране на операции и др.;

Създаване на ефективни процедури за вземане на управленски решения, използвайки емпиричните знания на лицата, вземащи решения (DM);

Използвайте евристични стратегии за управление;

Определете принципите на формиране на организационните структури на предприятията.

Методи на теория на управлението, използвани в автоматизирани системи за управление

При решаване на конкретни проблеми, свързани с управлението на предприятието, широко се използват редица формализирани методи, които понякога в литературата се наричат ​​икономико-математически. Някои от тях са намерили приложение в съвременните автоматизирани системи за управление. Под икономико-математическите методи е обичайно да се разбира набор от формализирани математически методи, които позволяват да се намерят оптимални или близки до тях решения на икономически проблеми. Формулировката на проблема трябва да отразява съществуващите ограничения икономически характер. За предприятията тези ограничения произтичат от ограничените ресурси или от външните условия, при които се извършват икономическите им дейности. Критерият за оптимизация е формализиран като целева функция. Това е израз, който въз основа на задачата трябва да бъде увеличен или сведен до минимум. - Ролята на критериите за оптимизация на различни нива на системата за управление на предприятието може да бъде например обеми на продажби, печалба, общо отклонение на производственото време от необходимото, ниво на използване на оборудването, период на планиране на работата (месец, година), общи разходи за производство и незавършено производство и др. Променливите в икономическите и математическите модели са контролирани параметри. При решаване на оптимизационни проблеми, променливите могат да бъдат броят на произведените продукти, началните/пусканите времена, размерите на партидите, нивата на запасите, началните и крайните времена на операциите. Друга важна характеристика на икономическите и математическите методи е, че те могат да бъдат мощен инструмент за анализ на икономическата ситуация. С тяхна помощ например може бързо да се определи, че при дадени ограничения няма осъществимо решение. Някои методи не се ограничават до получаване на оптимално решение. Когато се формира план, те позволяват да се оцени чувствителността на оптималния план към промените във външните условия или вътрешните характеристики на предприятието.

Разнообразието от икономически и математически методи е доста голямо. Този кратък анализ се основава на естеството на математическия апарат.

Линейно програмиране е да се намери оптималното решение за линейна целева функция при линейни ограничения и ограничения върху неотрицателността на променливите.

По отношение на линейното програмиране може да се формулира широк кръг от проблеми на производственото планиране, финансовата дейност, технико-икономическото планиране, планирането на НИРД.

Особеността на линейното програмиране е, че може да се използва не само за получаване на оптимално решение, но и за успешно изследване на чувствителността на полученото решение към промените в изходните данни. Резултатите от анализа на чувствителността имат ясна икономическа интерпретация.

Специален случай на линейно програмиране е транспортен модел. Получава се по естествен начин при формализиране на проблема с транспортното планиране, но може да се използва и за решаване на други задачи на автоматизираната система за управление (назначаване на персонал на работни места, компилиране графици на смении т.н.). Специфичната структура на ограниченията на проблема ни позволи да разработим ефективни методи за решаване.

Важно място в автоматизираната система за управление принадлежи на методите дискретно програмиране, които са насочени към решаване на оптимизационни задачи с цели (частично или напълно) променливи. Изискването за цели числа в много проблеми на управлението на производството излиза на преден план, ако говорим например за определяне на оптимална програма за производство на продукти, чийто брой трябва да бъде цяло число. Специален случай на проблеми с дискретно програмиране са проблемите с булеви променливи (0 или 1), т.е. проблеми за избор на едно от двете решения за всеки обект (броят на обектите може да бъде голям). Като пример можете да посочите задачите за поставяне на оборудване, формиране на портфолио от поръчки и др.

За решаване на проблеми с дискретно програмиране са разработени различни алгоритми, включително комбинаторно и произволно търсене.

модели стохастично програмиране описват ситуации, в които елементите на модела са случайни променливи с известни функции на разпределение. За проблемите на линейното програмиране подходът към решаването е да се сведе оригиналния проблем до детерминирана форма.

Мрежови модели и методи се използват там, където е възможно ясно да се структурира контролиран процес под формата на графика, която описва връзката между работа, ресурси, времеви разходи и т.н. Разработени са редица методи за решаване на проблеми на мрежови модели за определяне на критичния път и разпределете ресурси.

Динамично програмиране е многоетапен процес за получаване на решение на оптималния проблем. Формализирането на динамичните задачи изглежда най-естествено, но този метод може успешно да се приложи и към статични проблеми, ако е възможно да се раздели решението на първоначалния проблем на етапи. Сериозно ограничение на прилагането на метода за динамично програмиране е измерението на проблемите. Ако размерът е голям, тогава е необходимо да се запомни голямо количество междинна информация. На практика решаването на оптимизационни задачи е възможно за системи с размерност не повече от три.

Многокритериални модели отразяват един от видовете несигурност в проблемите за намиране на оптимални решения - неопределеността на целите. Тези модели и методи са изключително обещаващи, тъй като много задачи за планиране в АСУ ТП могат и трябва да се разглеждат като многокритериални. Този подход дава възможност за оптимизиране на получените решения според набор от критерии, които отразяват икономическите, технологичните, социалните, екологичните и други аспекти на дейността на предприятията.

Математическа статистика в автоматизираните системи за управление се използва за решаване на задачи за анализ и прогнозиране на икономическите и социални процеси в предприятията, създаване и коригиране на регулаторната рамка. Най-често използваните методи са: изчисляване на статичните характеристики, корелационен, регресионен и дисперсионен анализ.

Теория за управление на запасите ви позволява да определите нивата на запасите от материали, полуготови продукти, производствен капацитет и други ресурси, в зависимост от търсенето на тях.

Теория на графика е методологическа основа за решаване на проблеми за рационализиране на последователността на работа. Това отчита структурата и параметрите технологичен процес. За решаване на проблеми, формулирани от гледна точка на теорията на планирането, се използват методи за моделиране, базирани на приоритети.

Евристични методи са получили доста широко разпространение в автоматизираната система за управление и по-нататъшният напредък в тази посока е свързан с разработването и внедряването на експертни системи. Експертните системи дават възможност за натрупване на бази от знания за производствения процес, за ефективни управленски решения и на тази основа предлагат рационални решения на проблеми, които трудно се формализират.

Спектърът от икономико-математически модели и методи е изключително широк, приложението им е ограничено от трудността за адекватно описание на производствения процес, получаване на решения в условия на високоразмерни проблеми, както и от липсата на необходимата за този случай квалификация на управленския персонал. .

Моделите и методите за решаване на конкретни проблеми на управлението на предприятието, включени в основните системи от типа ERP, са изброени по-долу:

За решаване на проблемите на стратегическото планиране се използват модели на линейно програмиране;

Оперативното планиране се изгражда, като правило, на базата на мрежови модели. В този случай се използват методи за изчисляване на критичния път и PERT;

За решаване на проблемите на прогнозирането на търсенето и други икономически процеси се използват методи на регресионен анализ, анализ на времеви редове, процедури за обработка на експертни оценки;

При решаване на задачи за планиране на продажбите и производството се използват методи за линейно програмиране;

Задачата за генериране на производствен график може да се формулира като задача за минимизиране на общия производствен цикъл при ограничения на капацитета, където датите на стартиране (пускане) действат като променливи. В основни системи като ERP има процедури за решаване на този проблем чрез генериране, анализиране и скрининг на опции, като същевременно се намалява броят на променливите при всяка итерация;

Задачата за изчисляване на материалните изисквания за осигуряване на производствения график се решава на базата на модела на експлозия, по време на който се извършва изчисляването на мрежовата структура, описваща състава на продукта.

Оперативното управление на производството в ERP се основава на използването на приоритети и евристични методи за изграждане на работни графици.

Нормативна базаможе да се формира с помощта на статистически методи.