Auditimi i brendshëm i personelit. Auditimi i burimeve njerëzore - çfarë është? Urdhëroni një auditim të personelit

Auditimi i personelit është një drejtim relativisht i ri në fushën e menaxhimit të personelit. Pavarësisht moshës së re, ky drejtim është bërë i zakonshëm në kompanitë serioze që i kushtojnë vëmendje të veçantë menaxhimit të të dhënave të personelit. Koncepti i auditimit të burimeve njerëzore erdhi në shërbimet e burimeve njerëzore nga departamenti i kontabilitetit dhe është një auditim i pavarur dokumentet e personelit. Në këtë procedurë duhet të lejohen vetëm specialistë me përvojë të gjerë në këtë fushë, pasi puna është e rëndësishme dhe e përgjegjshme. Kjo ngre pyetjen se si të zgjedhim shërbimet e auditimit, si mund të ndihmojë faqja jonë e internetit për këtë. Zbuloni përgjigjet më poshtë.

Çfarë duhet të përfshihet në shërbimin e auditimit të KDP-së?

Shërbimet e auditimit të KDP-së nuk janë një veprim specifik, por një gamë e tërë aktivitetesh që synojnë një verifikim të plotë të pavarur të dokumentacionit të personelit të biznesit. Ky kompleks duhet të përfshijë:

• verifikimi i dokumenteve për pajtueshmërinë me legjislacionin e punës dhe arkivore;
• verifikimi i rregulloreve të brendshme lokale të organizatës për pajtueshmërinë me kërkesat;
• sigurimi i lidhjeve me të gjitha aktet normale, sipas të cilave evidentohen shkelje të rënda;
• dhënia e rekomandimeve të detajuara në lidhje me korrigjimin e shkeljeve të konstatuara;
• kryerja e një vlerësimi të pavarur të situatës aktuale me rrjedhën e dokumenteve të personelit në kompani.

Gjithashtu, një auditim i të dhënave të burimeve njerëzore të një kompanie duhet të përfshijë prioritizimin e veprimeve të mëposhtme për të korrigjuar problemet me të dhënat e burimeve njerëzore. Është një qasje e integruar që ju lejon të identifikoni shpejt të gjitha shkeljet dhe të merrni rekomandime për eliminimin e tyre, dhe e gjithë kjo për një pagesë.

Llojet e auditimit të burimeve njerëzore

Në varësi të ashpërsisë së situatës, duhet zgjedhur një nga dy llojet e auditimit që ekzistojnë sot:

auditimi standard. Ky është një grup masash që synojnë kryerjen e një auditimi të dokumentacionit dhe rregulloreve të personelit, i ndjekur nga një vlerësim ekspert dhe dhënia e rekomandimeve për korrigjimin e shkeljeve të zbuluara. Një auditim standard përfshin verifikimin e dokumenteve për pajtueshmërinë me kërkesat ligjore, auditimin e dokumenteve të personelit dhe formimin e një tabele rakordimi në të cilën shënohen dokumentet dhe aktet që duhet të korrigjohen.

Auditim i avancuar. Ky është një grup më i gjerë masash, i cili, përveç veprimeve të përmendura më lart, përfshin një analizë të shkaqeve të mospërputhjeve, si dhe formimin e një liste të pasojave të mundshme që ndodhin nëse shpërfillet nevoja për të korrigjuar shkeljet. .

Sigurisht, auditimi i avancuar është një shërbim i preferuar dhe duhet zgjedhur nëse është e mundur.

Si të zgjidhni një profesionist auditues të kualifikuar?

Në këtë seksion mund të gjeni një gamë të gjerë propozimesh nga specialistë të auditimit të BNJ. Për të bërë zgjedhja e duhur interpretues, kushtojini vëmendje faktorëve të mëposhtëm:

Portofoli - mund të përdoret për të përcaktuar nivelin e profesionalizmit dhe cilësinë e shërbimeve të ofruara.

Auditimi është një procedurë për një vlerësim të pavarur të aktiviteteve të një organizate, sistemi, procesi, projekti ose produkti me qëllim identifikimin e rreziqeve dhe situatave konfliktuale. Auditimi mund të jetë i brendshëm, kur kryhet nga vetë organizata, dhe i jashtëm, kur specialistë të palëve të treta janë të përfshirë në bazë kontraktuale për të vlerësuar aktivitetet në një fushë të caktuar të kompanisë. Më shpesh, termi "audit" përdoret në lidhje me verifikimin e pasqyrave financiare të kompanive, por ka lloje të tjera, për shembull, auditimi i personelit. Shumë e kanë dëgjuar këtë frazë, por nuk e dinë se cili është thelbi i kësaj procedure. Sot do të flasim konkretisht për auditimin e dokumentacionit të personelit, do t'ju tregojmë pse nevojitet, kur dhe nga kush kryhet.

Pse keni nevojë për një auditim të burimeve njerëzore?

Duhet të themi menjëherë se një auditim i personelit është një ngjarje fakultative dhe nuk kryhet shumë shpesh. Megjithatë, ne besojmë se një procedurë e tillë duhet të kryhet për:

— përgatitja për një kontroll inspektues të përputhshmërisë me kërkesat e legjislacionit të punës, arkivore, pensionale, migracionit, etj.;

- vlerësimi i rreziqeve që lidhen me një situatë të veçantë (rreziqet që mund të lindin gjatë një inspektimi nga autoritetet rregullatore, kur shqyrtohet një mosmarrëveshje pune në gjykatë, gjatë kontrollit të sindikatave, etj.);

– përmirësimi i profesionalizmit të specialistëve të burimeve njerëzore (trajnim për shkeljet e kryera);

- vlerësimi i profesionalizmit të punonjësve të departamentit të BNJ;

- zhvillimi i një plani veprimi për korrigjimin e shkeljeve të kryera;

— optimizimi i punës së shërbimit të personelit (minimizimi i kostove, ndërtimi i një sistemi për mbajtjen e përgjegjësisë, shpërblimet, etj.).

Për më tepër, auditimi do të ndihmojë në vlerësimin dhe analizimin e gjendjes së dokumenteve të personelit gjatë transferimit të dokumenteve gjatë riorganizimit, ndryshimit të menaxhimit (përfshirë udhëheqjen e departamentit të personelit), shkarkimin (punësimin) e punonjësve të departamentit të personelit (HR).

Bëjeni vetë apo të transferoni jashtë?

Ne përsërisim që ju mund të kryeni një auditim të personelit vetë, ose mund të përdorni shërbimet e kompanive të palëve të treta, pasi ka një numër të mjaftueshëm të tyre dhe ka shumë për të zgjedhur. Në të njëjtën kohë, auditimi i personelit është një çështje shumë e përgjegjshme, sepse lidhet drejtpërdrejt me dokumentet konfidenciale të kompanisë.

Nëse planifikoni të zgjidhni një auditor të jashtëm, është e rëndësishme që shërbimi të ofrohet nga specialistë të kualifikuar që punojnë në këtë fushë për më shumë se një vit. Pyesni se sa shpesh kompania e auditimit ofron shërbime për kontrollin e menaxhimit të të dhënave të personelit, nëse ka organizata midis klientëve tuaj që janë të ngjashme me tuajat për sa i përket aktivitetit. Mos harroni se shërbimet e një firme konsulente me reputacion që ofron auditime të burimeve njerëzore dhe punëson profesionistë nuk mund të jenë të lira.

Suksesi i një auditimi të burimeve njerëzore nga një organizatë e palës së tretë varet gjithashtu nga mënyra se si kompania është e përgatitur të ndërveprojë me auditorët. Prandaj, më shpesh, para fillimit të auditimit, krijohet një grup pune, i përbërë nga përfaqësues të kompanisë të ftuar për të kryer auditimin dhe përfaqësues të kompanisë kliente. Përbërja dhe numri i auditorëve të ftuar përcaktohen kryesisht nga koha dhe qëllimi i punës që do të kryhet, por kërkohet patjetër pjesëmarrja e juristëve dhe specialistëve në fushën e mbështetjes së dokumentacionit.

Nëse nuk ka dëshirë për të përfshirë specialistë të palëve të treta, dhe financimi për këtë nuk sigurohet, është e mundur të kryeni një auditim personeli vetë. Sidoqoftë, duke vendosur detyrën e duhur për punonjësit e shërbimit të personelit të institucionit, duhet të mbahet mend se ata nuk janë gjithmonë të gatshëm të japin një vlerësim objektiv të situatës aktuale, pasi ata në të vërtetë do të kontrollojnë punën e tyre. Për më tepër, anëtarët e stafit mund të "bëjnë një sy qorr" ndaj disa gabimeve, pasi duhet t'i korrigjojnë ato.

Ne besojmë se nëse, megjithatë, zgjedhja bëhet në favor të auditimit të brendshëm, është mirë të krijohet një i vogël nënndarje strukturore për këtë, ose një komision, në të cilin duhet të ketë një specialist që kupton legjislacionin e punës dhe menaxhimin e të dhënave të personelit, por nuk varet nga ata persona, punën e të cilëve do të kontrollojë, për shembull, një avokat.

Kuadri rregullator për kontrollin e dokumentacionit të personelit

Për të filluar, ne do të përmendim rregulloret kryesore që duhet të ndiqen kur kontrolloni dokumentacionin e personelit. Ato kryesore janë:

- Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse të 16 Prillit 2003 N 225 "Për librat e punës" (së bashku me rregullat për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës);

- Dekret i Ministrisë së Punës të Federatës Ruse të 10 tetorit 2003 N 69 "Për miratimin e udhëzimeve për plotësimin e librave të punës" (në tekstin e mëtejmë - Udhëzimet për plotësimin e librave të punës);

- Dekreti i Komitetit Shtetëror të Statistikave të Federatës Ruse të 01/05/2004 N 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për kontabilitetin e punës dhe pagesën e saj" (në tekstin e mëtejmë - Dekreti N 1);

- Urdhri i Ministrisë së Kulturës së Federatës Ruse të 25 gushtit 2010 N 558 "Për miratimin e listës së dokumenteve standarde arkivore administrative të krijuara gjatë veprimtarive të organeve shtetërore, qeverive lokale dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes. ";

- Ligji Federal i 27 korrikut 2006 N 152-FZ "Për të dhënat personale";

- GOST R 6.30-2003 "Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion";

- Kodi i Punës.

Përveç kësaj, ka një numër të mjaftueshëm rregulloresh të departamenteve që rregullojnë punën në zyrë, procedurën e mbajtjes së dosjeve personale ose rregullojnë aspekte të tjera marrëdhëniet e punës. Këto akte duhet të studiohen dhe zbatohen gjithashtu gjatë inspektimit të dokumentacionit të personelit.

Çfarë po kontrollojmë?

Ne nuk do të shqyrtojmë se si një organizatë konsulente kryen një auditim në bazë të një kontrate të së drejtës civile, por do të fokusohemi në auditimin e brendshëm. Rendi në të cilin kryhet varet nga qëllimet. Ju mund të kontrolloni të gjitha fushat e referencës dhe ekzekutimit të dokumenteve të personelit, ose mund të kontrolloni vetëm një fushë, për shembull, kontratat e punës. Në çdo rast, hapi i parë drejt fillimit të kontrollit do të jetë dhënia e urdhrit për kryerjen e një kontrolli, me anë të të cilit emërohet një inspektor ose krijohet një komision auditimi. Në rend, mund të specifikoni subjektin e kontrollit.

Le të sjellim mostër shembullore urdhëroj.

Institucion arsimor buxhetor komunal

"Shkolla e mesme N 72"

Urdhri N 42

për kryerjen e një auditimi të personelit

Për të përmirësuar punën e departamentit të burimeve njerëzore dhe për të minimizuar rreziqet që lidhen me mirëmbajtjen e pahijshme të të dhënave të personelit,

Unë porosis:

1. Kryerja e auditimit të brendshëm të personelit me temë “Regjistrimi i punësimit dhe sigurimi i pushimit vjetor me pagesë” nga data 28 maj deri më 5 qershor 2012.

2. Kryetar i Komisionit të Auditimit caktohet A. G. Volkova, zëvendësdrejtor për punë arsimore.

3. Përfshini në komision:

- Zëvendësdrejtor për Punë Administrative dhe Ekonomike O. L. Zolotov;

- mësues i gjuhës dhe letërsisë ruse Paramonov V.S.;

- këshilltari ligjor Lopukhov I.R.

4. Paraqisni raport për inspektimin e kryer para datës 08.06.2012.

5. Kontrolli i ekzekutimit të këtij urdhri do t'i besohet Zëvendësdrejtoreshës për Punë Arsimore Volkova A.G.

Drejtori Komova /L. V. Komova /

Njohur me porosinë:

Volkova A. G. 16.05.2012, Volkova

Zolotova O. L. 16.05.2012, Zolotova

Paramonova V. S. 16.05.2012, Paramonova

Lopukhov I. R. 05/16/2012, Lopukhov

Nëse përcaktohet lënda e kontrollit, atëherë drejtuesi i departamentit të personelit mund të përgatisë vetëm dokumentet e nevojshme. Nëse auditimi kryhet gjatë ndryshimit të drejtimit të shërbimit të personelit ose kur transferoni çështje nga një specialist në tjetrin, është e nevojshme të përcaktohet lista e dokumenteve që do të inspektohen.

Mos harroni se ekziston një listë e dokumenteve të detyrueshme që duhet të jenë në çdo organizatë, pavarësisht nga forma e saj ligjore dhe forma e pronësisë. Këto dokumente përfshijnë:

1. Stafi. Le të themi menjëherë se ky dokument përmendet vetëm në Kodin e Punës, por nuk ka asnjë tregues për detyrimin e hartimit të tij. Dekreti N 1 unifikoi formën e këtij dokumenti - T-3. Vini re se autoritetet rregullatore, qofshin inspektorati shtetëror i punës, prokuroria apo organet tatimore, e kërkojnë pothuajse gjithmonë: struktura e institucionit, fondi i pagave, shtesat dhe pagesat shtesë për punonjësit janë të qarta nga orari.

2. Orari i pushimeve. Detyrimi i këtij dokumenti nuk vihet në dyshim, pasi Art. 123 i Kodit të Punës të Federatës Ruse thotë shprehimisht se pushimet vjetore të paguara u ofrohen punonjësve në përputhje me orarin e pushimeve të miratuar nga punëdhënësi, duke marrë parasysh mendimin e organit përfaqësues të punonjësve, të paktën dy javë para fillimit të viti i Ri. Forma e orarit T-7 është unifikuar gjithashtu me Rezolutën nr. 1.

3. Kartat personale - formularët T-2 dhe T-2GS (MS). Ato duhet të mbahen për secilin punonjës, pasi me çdo hyrje të bërë në librin e punës, punëdhënësi është i detyruar të njohë punonjësin kundër nënshkrimit në kartën e tij personale - në të, në bazë të pikës 23 të Rregullave për mbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës. , përsëritet shënimi i bërë në librin e punës.

4. Çështjet personale. Detyrimi për mirëmbajtjen e tyre vendoset për disa kategori punonjësish, ku bëjnë pjesë nëpunësit shtetërorë, punonjësit e bashkisë, doganierët etj.

Procedura për mbajtjen e dosjeve personale të nëpunësve shtetërorë përcaktohet me Dekret të Presidentit të Federatës Ruse të 30 majit 2005 N 609 "Për miratimin e rregulloreve për të dhënat personale të nëpunësit civil shtetëror". Federata Ruse dhe menaxhimin e dosjes së tij personale. Për nëpunësit civilë të një entiteti përbërës të Federatës Ruse, procedura për mbajtjen e një dosjeje personale përcaktohet nga aktet rregullatore të këtij entiteti përbërës. Për shembull, për punonjësit e qytetit të Moskës, përcaktohet me Dekretin e Kryetarit të Bashkisë së Moskës të 15 qershorit 2011 N 44-UM, dhe për nëpunësit civilë të Shën Petersburg - me Dekretin e Qeverisë së Shën Petersburgut. Petersburg i 30 qershorit 2008 N 773.

5. Fleta kohore (formularët T-12, T-13) duhet të jetë gjithashtu në çdo institucion, pasi Art. 91 i Kodit të Punës të Federatës Ruse detyron punëdhënësin të mbajë shënime për orët e punës të punuara në të vërtetë nga secili punonjës.

Shënim! Më parë, autoritetet shtetërore, departamentet e fondeve ekstrabuxhetore shtetërore, departamentet e fondeve ekstrabuxhetore shtetërore territoriale, vetëqeverisja lokale, institucionet buxhetore, organet që ofrojnë shërbime në para për ekzekutimin e buxheteve të sistemit buxhetor të Rusisë, përdorën fletën kohore në formën 0504421, të miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Financave të Federatës Ruse të datës 30 dhjetor 2008 N 148n, për të regjistruar kohën e punës . Sidoqoftë, për shkak të faktit se ai u bë i pavlefshëm më 1 janar 2011 (Urdhri i Ministrisë së Financave të Federatës Ruse i datës 1 dhjetor 2010 N 157n), formulari nga Urdhri i Ministrisë së Financave të Federatës Ruse të 15 dhjetor 2010 është përdorur N 173n - 0301008, dhe kjo është një kopje e saktë e formularit T-13.

6. Librat e punës të formës së përcaktuar janë dokumenti kryesor për veprimtarinë e punës dhe vjetërsinë e punëmarrësit. Çdo punëdhënës (me përjashtim të punëdhënësve që janë individë që nuk janë sipërmarrës individualë) kërkohet t'i mbajë ato për çdo punonjës që ka punuar për të për më shumë se pesë ditë, në rastin kur puna për këtë punëdhënës është ajo kryesore për punonjësi (neni 66 i Kodit të Punës të Federatës Ruse).

Libri i punës përmban informacione për punonjësin, punën e kryer prej tij, transferimet te një tjetër punë të përhershme dhe pushimin nga puna, si dhe arsyet për zgjidhjen e kontratës së punës dhe informacionin për shpërblimet për sukses në punë. Informacioni për penalitetet në libër nuk shënohet, përveç rasteve kur masa disiplinoreështë shkarkimi.

Shënim! Kontrolloni nëse është caktuar personi përgjegjës për mbajtjen e librave të punës, nëse janë të regjistruar të gjithë në librin e kontabilitetit për lëvizjen e librave të punës dhe futjeve në to. Përveç kësaj, shikoni shënimet në librat e punës - ato duhet të bëhen në bazë të porosive.

7. Kontratat e punës ose kontratat e shërbimit. Kontrata e punës është një marrëveshje midis një punëdhënësi dhe një punëmarrësi, sipas së cilës punëdhënësi merr përsipër t'i sigurojë punëmarrësit punë sipas funksionit të përcaktuar të punës, të sigurojë kushtet e punës, të paguajë pagat në kohën e duhur dhe të plotë, dhe punëmarrësi merr përsipër të kryejë personalisht funksionin e punës të përcaktuar nga kjo marrëveshje, të respektojë rregullat e rregulloreve të brendshme të punës të punëdhënësit.

8. Urdhrat për personelin:

- në punësim (formularët T-1, T-1a);

- në transferim në një punë tjetër (formularët T-5, T-5a);

- për dhënien e lejes (formularët T-6, T-6a);

- në lidhje me dërgimin në një udhëtim pune (formularët T-9, T-9a);

- në lidhje me promovimin (formularët T-11, T-11a);

- për zgjidhjen (përfundimin) e kontratës së punës (formularët T-8, T-8a).

Këto forma të unifikuara duhet të zbatohen nga të gjitha organizatat që veprojnë në territorin e Federatës Ruse, pavarësisht nga forma e pronësisë (klauzola 2 e Rezolutës Nr. 1).

Kur kontrolloni këto urdhra, është e nevojshme të siguroheni që ka dokumente - arsyet për publikimin e tyre. Shumë shpesh ato mungojnë - ekziston një lidhje në urdhrin për një marrëveshje, deklaratë ose dokument tjetër, por në vetvete nuk është. Kjo është një shkelje.

9. Urdhra për aktivitetet kryesore. Është e nevojshme të kontrollohet prania e nënshkrimeve të kreut, vizave të miratimit. Kujtojmë se urdhra të tillë duhet të mbahen veçmas nga urdhrat për personelin.

Vini re se është e nevojshme jo vetëm të kontrolloni disponueshmërinë e këtyre dokumenteve, por edhe t'i kushtoni vëmendje mënyrës së hartimit të tyre. Për shembull, sipas kërkesave të Artit. 67 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, një kontratë pune lidhet me shkrim, e përpiluar në dy kopje, secila prej të cilave nënshkruhet nga palët. Një kopje i jepet punëmarrësit, tjetra mbahet nga punëdhënësi. Marrja e një kopje të kontratës së punës nga punëmarrësi duhet të konfirmohet me nënshkrimin e tij në kopjen e mbajtur nga punëdhënësi. Neni 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse përcakton kushtet që duhet të përfshihen në tekstin e kontratës së punës.

Por me një kontratë shërbimi, gjithçka është ndryshe. Përveç faktit se përmbajtja e tij përcaktohet me ligj federal, Dekreti i Presidentit të Federatës Ruse të 16 shkurtit 2005 N 159 miratoi formë e përafërt kontrata për kalimin e shërbimit civil shtetëror dhe zëvendësimin e pozicionit të shërbimit civil shtetëror. Prandaj, kontrolloni që kontratat të jenë në përputhje me kërkesat e ligjit, jo vetëm në përmbajtje, por edhe në formë. Dhe për sa i përket përmbajtjes, vërejmë se, për shembull, objekti më i rëndësishëm i verifikimit të urdhrave të pushimit nga puna do të jetë tregimi në to i arsyes dhe arsyeve të shkarkimit. Bazuar në Art. 84.1 të Kodit të Punës të Federatës Ruse, ato duhet të tregohen në përputhje të rreptë me formulimin e Kodit të Punës të Federatës Ruse ose ligjeve të tjera federale dhe duke iu referuar nenit përkatës, pjesës së nenit, paragrafit të nenit. Kontrollimi i përmbajtjes kontratat e punës, fokusohet në praninë e kushteve që, në bazë të Artit. 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse janë të detyrueshme për t'u përfshirë në tekstin e tyre.

Rregulloret lokale, librat, regjistrat

Le të fillojmë me faktin se në bazë të Artit. 8 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, punëdhënësit, me përjashtim të punëdhënësve - individë që nuk janë sipërmarrës individualë, miratojnë rregullore lokale që përmbajnë norma ligji i punës, brenda kompetencës së tij në përputhje me legjislacionin e punës dhe aktet e tjera rregullatore ligjore që përmbajnë norma të së drejtës së punës, kontrata kolektive, marrëveshje. Dispozitat e akteve të tilla nuk duhet të përkeqësojnë pozitën e punonjësit në krahasim me atë që përcaktohet nga legjislacioni i punës.

Dokumentet e mëposhtme gjithashtu duhet të kontrollohen.

1. Rregulloret e brendshme të punës. Sipas Art. 189 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, ky dokument rregullon procedurën e punësimit dhe shkarkimit të punonjësve, të drejtat themelore, detyrimet dhe përgjegjësitë e palëve në një kontratë pune, orarin e punës, periudhat e pushimit, stimujt dhe gjobat e aplikuara për punonjësit. si dhe çështje të tjera të rregullimit të marrëdhënieve të punës me këtë punëdhënës.

2. Udhëzime për mbrojtjen e punës. Ato zakonisht përbëhen nga kërkesat e mbrojtjes së punës para fillimit të punës, gjatë dhe pas përfundimit, dhe gjithashtu përmbajnë një procedurë emergjente. Këto udhëzime zhvillohen në bazë të pozicionit të punonjësit, profesionit të tij ose llojit të punës që ai kryen, në bazë të një udhëzimi standard ndërsektorial ose sektorial për mbrojtjen e punës, rregullat ndërsektorale ose sektoriale për mbrojtjen e punës, kërkesat e sigurisë të përcaktuara në dokumentacioni operacional dhe riparimi i prodhuesve të pajisjeve, dokumentacioni teknologjik i organizatës, duke marrë parasysh kushtet specifike të prodhimit në bazë të rekomandimeve metodologjike.

3. Rregullore për ruajtjen dhe mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve (ose dokument tjetër që përcakton procedurën e ruajtjes dhe përdorimit të tyre). Përgatitja e këtij akti vendor është e detyrueshme për shkak të kërkesave të nenit. 87 i Kodit të Punës të Federatës Ruse.

4. Rregullore për shpërblimin ose akt tjetër rregullues vendor që rregullon sistemin e shpërblimit në institucion dhe shpërblimet për punonjësit. Kjo dispozitë është e detyrueshme sipas Art. 135 i Kodit të Punës të Federatës Ruse - sistemet e pagave, duke përfshirë madhësitë tarifat e tarifave, pagat ( pagat zyrtare), pagesat shtesë dhe shtesat e natyrës kompensuese, përfshirë për punë në kushte që devijojnë nga normalja, sistemet e pagesave shtesë dhe shtesat e një natyre stimuluese dhe sistemet e bonusit, përcaktohen me marrëveshje kolektive, marrëveshje, rregullore lokale në përputhje me legjislacionin e punës dhe akte të tjera rregullatore ligjore, që përmbajnë ligjin e punës.

Përveç atyre të përmendura, ka dokumente të tjera të nevojshme që janë të detyrueshme për disa organizata për shkak të specifikave të aktiviteteve të tyre, për shembull, një orar ndërrimi, një listë pozicionesh me orar të parregullt të punës, kontrata për individ të plotë. përgjegjësi, dispozita për sekrete tregtare ose të tjera të mbrojtura me ligj.

Nëse institucioni ka zhvilluar rregullore të tjera vendore që rregullojnë disa fusha të marrëdhënieve të punës, ne rekomandojmë t'i kontrolloni ato për kushte që përkeqësojnë pozitën e punonjësit në krahasim me legjislacionin e vendosur të punës dhe fuqinë ligjore (qoftë mendimi i organit përfaqësues të punonjësve merret parasysh, miratohet nëse dokumenti është titullari i institucionit, nëse punonjësit janë njohur me aktin etj.). Ajo mund të jetë:

- kontrata kolektive;

— marrëveshje për përgjegjësinë kolektive;

— rregullore për përshtatjen e punëtorëve;

- Rregullorja për procedurën e kalimit të periudhës së provës;

- rregullore për certifikimin e punonjësve.

Ne ju rekomandojmë që t'i kushtoni vëmendje të veçantë kontrollit të përshkrimeve të punës. Nga njëra anë, ato nuk janë të detyrueshme, nga ana tjetër, në bazë të Artit. 57 i Kodit të Punës të Federatës Ruse, një parakusht për një kontratë pune është një funksion pune, dhe ai parashikohet ose në një kontratë pune, ose, për të mos e ngarkuar atë, në Përshkrimi i punës. Prandaj, ndonjëherë udhëzimet janë thjesht të nevojshme.

Le të kalojmë te revistat, ndër të cilat, si dhe ndër rregulloret lokale, ka edhe ato të detyrueshme.

Emri i revistës	Akti normativ
Libri i kontabilitetit për lëvizjen e librave të punës dhe futjet në to	Paragrafët 40, 41 të Rregullave për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e librave të punës, formulari përcaktohet nga Shtojca 3 e Udhëzimeve për plotësimin e librave të punës
Libri i të ardhurave dhe shpenzimeve për formularët kontabël të librit të punës dhe një insert në të	E njëjta
Ditari i inspektimit	Neni 16 i Ligjit Federal të 26 dhjetorit 2008 N 294-FZ "Për mbrojtjen e të drejtave personat juridikë dhe sipërmarrësit individualë në ushtrimin e kontrollit (mbikëqyrjes) shtetërore dhe kontrollit komunal”. Formulari i ditarit është miratuar me Urdhrin e Ministrisë së Zhvillimit Ekonomik të Federatës Ruse të datës 30 Prill 2009 N 141

Përveç revistave të detyrueshme të sipërpërmendura, institucioni mund të mbajë revista të tjera për të sistemuar informacionin mbi të dhënat e personelit, si p.sh.

- regjistrat e kontratave të punës, urdhrat për personelin, dosjet personale, fletët e aftësisë së kufizuar;

— ditar i njohjes me rregulloret lokale;

- regjistri i lëshimit certifikatat e udhëtimit, referencë.

Kur kontrolloni revistat dhe librat e kontabilitetit, kushtojini vëmendje dizajnit të tyre. Të gjitha fletët e revistave duhet të jenë të numëruara, vetë revistat duhet të jenë të lidhura, të vulosura me një vulë dylli ose të vulosura dhe të vërtetuara nga drejtuesi i organizatës. Nuk lejohen korrigjime në regjistra. Gjithashtu është e nevojshme të siguroheni që të gjitha kolonat të plotësohen në librin e kontabilitetit për lëvizjen e librave të punës dhe futjet në to, nuk ka korrigjim në të, ky libër është i lidhur dhe i vulosur.

Shënim. Analiza e sistemit të regjistrimit dhe sistemimit të dokumenteve është shumë e rëndësishme, sepse jep informacion se si është organizuar sistemi i ruajtjes së dokumenteve në institucion.

Auditimi i softuerit

Aktualisht, shumica e institucioneve mbajnë regjistra të personelit duke përdorur produkte të specializuara softuerike, që do të thotë se edhe ato do të duhet të kontrollohen.

Kur inspektoni, sigurohuni që të kontrolloni nëse programi ofron aftësinë për të mbajtur të dhënat e personelit në përputhje me kërkesat e legjislacionit aktual (është e mundur që zhvilluesit e produktit softuer të "humbin" disa detaje të nevojshme), nëse të gjitha format e unifikuara janë të përfshira në program, sa shpesh përditësohet, nëse të gjitha format e dokumenteve janë relevante.

Aspekti tjetër i rëndësishëm që duhet të kontrollohet është rendi i aksesit në softuer dhe (ose) dokumentacioni i krijuar i personelit. Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të zbulohet se cili nga punonjësit e kompanisë është i lidhur me përpunimin e të dhënave të personelit, dhe të sigurohet që sistemi përjashton mundësinë e aksesit në format elektronike të dokumenteve të atyre punonjësve të cilëve përgjegjësitë e punës puna me të dhëna të tilla nuk përfshihet.

Një auditim i softuerit për punën e departamentit të personelit do të përcaktojë kanalet e mundshme të aksesit të paautorizuar ose humbjes së informacionit të personelit, si dhe do të vlerësojë përshtatshmërinë e përdorimit të një produkti të caktuar softuerësh.

Pra, gjatë kontrollit të dokumentacionit të personelit, kontrollohet prania e dokumenteve të detyrueshme, korrektësia e ekzekutimit, si dhe përputhja e përmbajtjes së dokumenteve me kërkesat e ligjit.

Është më mirë të dokumentoni vetë procesin e auditimit, në mënyrë që më vonë, gjatë përpilimit të raportit përfundimtar, të mos harroni asgjë të rëndësishme.

Rezultatet e auditimit të dokumenteve të BNj

Faza e fundit e verifikimit të dokumentit do të jetë përgatitja e një raporti që do të përshkruajë gjendjen aktuale të punëve, do të tregojë zonat problematike dhe rreziqet e mundshme. Gjithashtu, raporti zakonisht ofron rekomandime se si të eliminohen shkeljet e identifikuara. ligji i punës dhe mangësitë, si dhe dënimin e mundshëm nëse shkeljet nuk korrigjohen (shih në faqen 45).

Në rastin e një auditimi të dokumentacionit të personelit kur ndryshoni udhëheqjen e shërbimit të personelit ose një specialist në menaxhimin e të dhënave të personelit, është gjithashtu e nevojshme të hartohet një akt pranimi dhe transferimi i çështjeve, aneksi i të cilit do të jetë një listë e librat e punës (duke treguar emrin e plotë të pronarit, serinë dhe numrin e librit të punës dhe inserteve (nëse ka)).

Si përfundim, vërejmë se gjatë auditimit periodik të dokumentacionit të personelit, punëdhënësi ka mundësinë të shmangë sanksionet nga autoritetet rregullatore - gjoba, pezullim të organizatës, përgjegjësi penale. Përveç kësaj, nëse auditimi kryhet vetë, punonjësit e personelit kanë mundësinë të përmirësojnë nivelin e tyre profesional duke zbuluar dhe korrigjuar gabimet e tyre.

Dhe mbani mend, mirëmbajtja e saktë e të dhënave të personelit është çelësi për zgjidhjen e suksesshme të konflikteve me punonjësit dhe autoritetet rregullatore.

Shkeljet e identifikuara	Rregullorja e shkelur	Ndëshkimi i mundshëm	Rekomandime korrigjimi
1. Dokumentet e personelit dhe listëpagesave
Pirun pagash i vendosur në tryezën e personelit	Nenet 3, 20, 22, 132 të Kodit të Punës të Federatës Ruse. parim i shkelur të njëjtën pagesë për punë të barabartë		Zhvilloni një sistem të diferencuar shpërblimi, për shembull, futni pagesa shtesë për punonjësit me cilësi shtesë
2. Librat e punës
Një hyrje për punë është shtuar në seksionin "Detajet e nxitjes".	Klauzola 3.1 Udhëzime për plotësimin e librave të punës	Gjoba administrative nga 1000 deri në 50000 rubla. ose pezullim administrativ i aktiviteteve të organizatës deri në 90 ditë (neni 5.27 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse)	Hartoni një insert në librin e punës dhe transferoni në të shënimet e futura gabimisht në seksionin "Informacion në lidhje me promovimin"
3. Urdhër për largimin nga puna të punonjësit
Baza e përfundimit nuk tregon një pjesë të nenit të Kodit të Punës	Format T-8, T-8a, Art. 84.1 i Kodit të Punës të Federatës Ruse	Gjoba administrative nga 1000 deri në 50000 rubla. ose pezullim administrativ i aktiviteteve të organizatës deri në 90 ditë (neni 5.27 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse)	Specifikoni më vonë
4. Ditarët e regjistrimit dhe kontabilitetit të dokumenteve të personelit
Nuk ka një regjistër të masave të kontrollit	Neni 16 i Ligjit Federal N 294-FZ	—	Dizajn
5. Shkelje të tjera
Nuk ka kontroll për skualifikim gjatë punësimit të punonjësve për poste drejtuese	Neni 32.11 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse	Gjoba administrative deri në 100,000 rubla. (Neni 14.23 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative të Federatës Ruse)	Para se të lidhni një kontratë pune me punonjësit që aplikojnë për një pozicion menaxherial, dërgoni një kërkesë për skualifikimin e mundshëm të një individi në Shërbimin Federal të Taksave, i cili mban një regjistër të personave të skualifikuar.

Drejtuesi i secilës kompani ndonjëherë duhet të ketë dëshirë të bëjë një auditim të menaxhimit të të dhënave të personelit për të kontrolluar cilësinë e sjelljes. të dhënat e personelit dhe dokumentacionin, korrektësinë e kryerjes së detyrave. Auditimi i personelit të organizatave është një seri masash për të identifikuar gabimet dhe mangësitë në punën e shërbimit të personelit. Zbatimi në kohë ju lejon të shmangni probleme të ndryshme, të optimizoni punën e këtij shërbimi në ndërmarrje.

Çfarë është auditimi i burimeve njerëzore

Nën auditimin e menaxhimit të të dhënave të personelit kuptohet vlerësimi i strukturës organizative të shoqërisë dhe sistemit të menaxhimit të personelit. Një kontroll i tillë kryhet në mënyrë gjithëpërfshirëse dhe jep një efekt të madh pozitiv për kompaninë. Zbatimi i tij lidhet jo vetëm me verifikimin dhe analizën e të gjithë dokumentacionit të personelit. Kontrollohet përputhshmëria e kontabilitetit me normat e legjislacionit aktual, përkatëse në ditën e kontrollit. Puna e shërbimit të personelit vlerësohet duke analizuar ecurinë ekonomike të kompanisë.

Kur është i nevojshëm një inspektim?

Kontrolli duhet të bëhet:

• pas shkarkimit të një punonjësi përgjegjës për mbajtjen e të dhënave të personelit menaxhimin dhe dokumentacionin. Kontrolli do t'ju lejojë të gjeni dhe eliminoni gabimet e bëra dhe punonjësi i ri të marrë me qetësi detyrën;
• ndryshimet në aktet legjislative. Ju lejon t'i sillni dokumentet në përputhje me standardet e reja. Ndryshimet dhe shtesat duhet të bëhen menjëherë pas hyrjes në fuqi të tyre;
• ndryshimi në menaxhimin e kompanisë. Do të lejojë menaxhmentin e ri të sigurohet që nuk ka shkelje në kompani, dhe puna e departamentit të personelit mund të kryhet siç ishte përpara se të merrte detyrën;
• përgatitja për auditimet e ardhshme. Lejon menaxhmentin e kompanisë të jetë i sigurt në përputhje me ligjet e punës në lidhje me punonjësit;
• me kërkesë të drejtuesit të organizatës, kontrolloni dhe rregulloni punën e shërbimit të personelit. Ju lejon të identifikoni dobësitë e tij dhe të përcaktoni drejtimin e përmirësimit të tij.

Një verifikim i tillë duhet të bëhet i përhershëm për kompaninë. Nëse kryhet dy herë në vit ose një herë në tremujor, atëherë do të kërkojë më pak përpjekje dhe kohë dhe do të zvogëlojë koston. Përfitimet e një auditimi të tillë do të jenë më të mëdha se sa nga një auditim i personelit një herë i organizatës.

Kontrolli mund të bëhet:

• departamenti i personelit të kompanisë. Për këtë krijohet një komision i posaçëm, i cili përfshin punonjës të kualifikuar me përvojë dhe njohuri të legjislacionit dhe ligjit të punës, punë në zyrë, punë me dokumentacion. Kostoja e verifikimit është minimale;
• auditorët e një organizate të palës së tretë të angazhuar në ofrimin e shërbimeve të auditimit të BNJ në nivel profesional. Kostoja e punës së tyre varet nga politika e çmimeve të kompanisë.

1-20 punonjës	200 rubla. për çdo punonjës
21-50 punonjës	175 fshij. për çdo punonjës
51-100 punonjës	150 fshij. për çdo punonjës
Mbi 100 punonjës	125 fshij. për çdo punonjës

Llogaritja e porosisë

Auditorët e ftuar

Në rastet kur menaxhmenti i kompanisë ka dyshime për kompetencën e punonjësve të departamentit të personelit ose dëshiron të marrë një vlerësim ekspert për aktivitetet e tyre, ftohen auditorët e jashtëm. Një hap i tillë do t'ju lejojë të merrni një vlerësim të pavarur dhe një vështrim të painteresuar në punën e shërbimit të personelit. Pra, do të ndihmojë në përmirësimin e aktivitetit të tij.

Auditorët nga jashtë shohin edhe të metat më të vogla në sjelljen e të dhënave të personelit. Punonjësit e kompanisë, të angazhuar çdo ditë në punë rutinë, mund të mos i vërejnë gabimet e tyre. Auditorët e ftuar do të zbulojnë menjëherë mangësitë dhe do t'i vënë në dukje ato.

Auditorët e ftuar kanë përvojë të konsiderueshme në kryerjen e auditimeve, plotësimin e dokumenteve, hartimin e kontratave në përputhje me ligjin. Prandaj, një kontroll i tillë do të marrë shumë më pak kohë dhe do të kryhet nivel të lartë. Dhe po, do të kushtojë më pak.

Siç bëhet e qartë, edhe pse kostoja e punës së auditorëve është më e lartë, një auditim i tillë është shumë më efikas.

Metodat e Auditimit

Ekzistojnë disa metoda për kryerjen e një auditimi të personelit:

• organizative dhe analitike - kontrollohen raportet, dokumentacioni dhe treguesit e punës. Gabimet e identifikuara dhe korrigjimi i tyre në kohë do të shmangë përgjegjësinë (nga dënimet në ato penale);
• socio-psikologjike - përdoren anketa dhe biseda të ndryshme me punonjësit e organizatës. Si rezultat, bëhet e qartë se sa e madhe është dëshira e stafit për të punuar në kompani. Bëhuni marrëdhënie të kuptueshme në ekip. Kjo metodë do të ndihmojë në identifikimin e mënyrave reale të motivimit, gjetjen e mënyrave efektive dhe të thjeshta për të përmirësuar performancën e ekipit të punës;
• ekonomike - një sërë treguesish krahasohen me standardet brenda industrisë dhe përgjithësisht të pranuara. Ju lejon të zbuloni efektivitetin e punës së stafit.

Këto metoda janë efektive dhe me përfitim të madh për organizatën kur përdoren të kombinuara ose më vete. Ato ndihmojnë për të identifikuar zonat problematike dhe për të përcaktuar metodën e eliminimit të tyre. Në përgjithësi, ato ndikojnë në të gjitha fushat që ndikojnë në efikasitetin dhe produktivitetin e punës, përfitimin e organizatës.

Ndihmë në kryerjen e një auditimi të personelit

Kompania e Kontabilitetit Azbuka ofron shërbime të auditimit të burimeve njerëzore në Moskë dhe rajonin e Moskës.

Përparësitë tona:

• specialistë të kualifikuar me përvojë të gjerë në kryerjen e auditimeve të personelit, njohuri në fushën e legjislacionit dhe ligjit të punës, menaxhimin e të dhënave të personelit;
• 15 vite përvojë pune të suksesshme;
• politikë çmimi fleksibël që ju lejon të ofroni vlerën më të mirë;
• Qasje individuale për çdo klient.

Çmimet e një auditimi të personelit janë thjesht individuale, pasi ato varen nga shumë faktorë: madhësia e organizatës, metodat e zgjedhura të verifikimit, gjendja e të dhënave të personelit, etj. Kostoja e një auditimi të personelit përcaktohet gjatë një takimi personal të një specialist i Kontabilitetit ABC me një klient.

Përdorni shërbimet e profesionistëve me përvojë të gjerë dhe kontrolloni efektivitetin e departamentit tuaj të burimeve njerëzore.

Një nga llojet e verifikimit të dokumentacionit të personelit në një organizatë është auditimi i personelit. Legjislacioni aktual rregullon procesin se si duhet të plotësohen librat e punës, çfarë dokumentacioni duhet të mbajë departamenti i kontabilitetit, ai i personelit. Shërbimi i auditimit të brendshëm ose të jashtëm të personelit do t'ju shpëtojë nga gabimet tipike në hartimin e kontratave të punës dhe dokumenteve të tjera. Shkeljet kërcënojnë vendosjen e gjobave nga organet shtetërore inspektuese. Për të kryer një auditim të personelit, ata i drejtohen shërbimeve të pavarura.

Çfarë është auditimi i burimeve njerëzore

Procedura, të kryera në shoqëri me qëllim të kryerjes pajtimi i dokumenteve për personelin me rregullat shtetërore, normat për plotësimin e tyre - ky është një auditim i personelit. Shkeljet e kërkesave sjellin gjobë. Kjo vlen për rregullat për plotësimin e librave të punës, dokumenteve të pushimeve dhe raportimit të pagave. Për personelin e kompanisë plotësohen më shumë se pesë lloje dokumentesh. Diligenca e duhur kryhet nga një organizatë e palës së tretë që është e specializuar në ofrimin e shërbimeve të pavarura të këtij lloji.

Për çfarë nevojitet

Shërbimi i auditimit të BNJ është i nevojshëm për të përgatitur raporte për inspektime.. Edhe një devijim i lehtë nga rregullat rregullatore lokale sjell përgjegjësi për shkelje të legjislacionit të pensioneve, migracionit, punës, arkivore. Rishikimet përdoren për një vlerësim gjithëpërfshirës të punës së shërbimit të BNJ. Kjo siguron kontroll mbi nivelin e tij të kualifikimit, aftësinë për të dërguar specialistë individualë për rikualifikim, trajnim dhe trajnim të avancuar.

Qëllimet, objektivat e

Gjatë analizës, përcaktohet potenciali i personelit të specialistëve individualë në lidhje me aftësitë e tyre kualifikuese. Kontrollimi i punës së shërbimit të burimeve njerëzore ndihmon në optimizimin e kostove të mëtejshme të ndërmarrjes. Qasja e duhur ju lejon të identifikoni punonjësit me një koeficient të ulët të performancës. Auditimi i BNj kryhet me qëllim që:

• sigurohuni që dokumentet për menaxhimin e të dhënave të personelit të jenë në përputhje me kërkesat e legjislacionit aktual;
• eliminimi i rreziqeve të vendosjes së gjobave për shkak të shkeljeve të legjislacionit të migracionit;
• përcaktoni se cila strategji për zhvillimin e ndërmarrjes do të jetë optimale (pas analizimit të përbërjes së punonjësve).

Kuadri rregullativ dhe ligjor

Për të kryer një auditim të personelit, është e nevojshme jo vetëm të keni një njohuri të plotë të punës së zyrës, por edhe të keni njohuri teorike të ligjeve dhe rregulloreve qeveritare. Kryesor dokumentet normative janë:

• Dekret i Qeverisë për rregullat, normat e plotësimit të librave të punës, datë 16.04.2003.
• Dekret i Departamentit Shtetëror të Statistikave për kontabilitetin e dokumentacionit mbi pagat, datë 5 janar 2004.
• Ligji federal për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve.
• Kodi i Punës i Federatës Ruse.
• Normat, rregullat që tregojnë afatet e plotësimit të dokumenteve të kontabilitetit, librave të punës, dokumentacionit të pushimeve.

Llojet e auditimit të burimeve njerëzore

Metodat për analizimin e punës së personelit klasifikohen sipas faktorëve të ndryshëm. Sipas mënyrës së kryerjes së auditimit, analizat e brendshme dhe të jashtme dallohen kur përfshihen ekspertë të pavarur. Ekzistojnë lloje të ndryshme analizash sipas sasisë së informacionit që studiohet. Ato ndryshojnë në numrin e letrave ose njerëzve të rregullt që kontrollohen. Frekuenca e një pune të tillë ndahet gjithashtu në disa lloje, të cilat do të diskutohen më poshtë.

Sipas mënyrës së verifikimit

Auditimi i burimeve njerëzore mund të jetë i brendshëm ose i jashtëm. Opsioni i parë organizohet nga vetë kompania. Për ta bërë këtë, menaxhmenti duhet të caktojë një specialist të veçantë i cili do të analizojë dokumentacionin, do të merret me eliminimin e shkeljeve financiare dhe të tjera. Opsioni i dytë përfshin përfshirjen e auditorëve të jashtëm të cilët punojnë në të gjitha divizionet e kompanisë. Ata sigurohen që dokumentacioni të mbahet në mënyrë korrekte, personeli të jetë i regjistruar zyrtarisht (kontrolli do të ndihmojë në uljen e dokumentacionit në normat e Kodit të Punës dhe Migracionit).

Nga sasia e informacionit të studiuar

Duke analizuar dokumentet e organizatës ose punën e punonjësve brenda ndërmarrjes, ju mund të kurseni buxhetin. Auditimi i personelit sipas vëllimit të informacionit të studiuar ndahet në tre grupe:

• Solid - një auditim i brendshëm ose i jashtëm voluminoz, i cili përfshin një analizë të të gjitha grupeve të letrave (librat e punës, regjistrimi, regjistrimi, raportet e pagave).
• Lokale - i referohet një departamenti ose grupi letrash specifike (për shembull, një analizë e performancës së një menaxheri të burimeve njerëzore).
• Objektivi - lloji optimal i verifikimit, në të cilin zgjidhet një listë punonjësish prej 10-20 personash për të analizuar punën e tyre, si është hartuar dokumentacioni.

Sipas nivelit

Procedura e dokumentacionit nuk varet nga pozicioni në të cilin është përfshirë ky apo ai specialist. Sipas nivelit të analizës, mund të dallohen tre lloje të verifikimit të personelit:

• Taktike - analiza kryhet vetëm në nivelin e menaxherëve në detyrë, mjeshtrave të linjës së prodhimit.
• Menaxheriale - organizata kontrollon menaxhimin e të dhënave të personelit të linjës së menaxhimit (menaxherët e mesëm, drejtuesit e departamenteve).
• Strategjike - jo vetëm menaxherët ose drejtuesit e fushës, por edhe drejtorët e drejtpërdrejtë, menaxherët e lartë janë subjekt i analizës.

Sipas frekuencës

Subjekti i llojeve të ndryshme të kërkimit nuk janë vetëm punonjësit e kompanisë, por edhe dokumentacioni. Fillimisht, shikohet libri i punës i secilit specialist, verifikohen dokumentet për caktimin e pagave, për pushimet dhe i gjithë dokumentacioni raportues në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse. Sipas shpeshtësisë së analizës, kompanitë mund të kryejnë inspektime të llojeve të mëposhtme:

• Monitorimi i vazhdueshëm - puna kryhet me një frekuencë të caktuar (për shembull, çdo tremujor ose muaj).
• Monitorim në vazhdim – u urdhërua analiza për një kontroll të vetëm që aktualisht është duke u zhvilluar.
• Operacional - auditim i shprehur, i cili është i nevojshëm për të zbuluar problemet në një fushë të caktuar.
• Monitorimi i panelit – anketa periodike gjatë të cilave të njëjtët punonjës analizohen duke përdorur të njëjtat mjete.

Metodat e Auditimit

Rregullat dhe normat e standardizuara të auditimeve janë baza mbi të cilën organizohet auditimi i personelit. Teknika më e thjeshtë është kryerja e intervistave me punonjësit dhe eprorët. Pas kësaj, klientit i bëhet e qartë se sa me efikasitet funksionon ky apo ai specialist. Metodologjia përfshin hapat e mëposhtëm:

• kryerja e intervistave;
• formimi i një plani, plani i veprimeve;
• përzgjedhja e dokumenteve të nevojshme;
• analiza e dokumentacionit të kërkuar;
• verifikimi i pjesshëm ose i plotë i punonjësve;
• përgatitja e rekomandimeve bazuar në informacionin e marrë.

Kontrolle të rastësishme kryhen edhe për ekipin drejtues. Para fillimit të ekzaminimit, klienti harton termat e referencës për ekipin e interpretuesve. Pas kësaj përcaktohen kriteret e vlerësimit dhe shikohen letrat me vlerë të përzgjedhura. Për të korrigjuar gabimet, mund të përfshihen punonjës të pavarur dhe ata që kanë një pozicion në vetë organizatën. Gjithashtu, kontrollohen format e dokumentacionit parësor.

Kontrolloni objektet

Të gjitha departamentet e kompanisë i nënshtrohen një auditimi gjithëpërfshirës. Pas kalimit të një auditimi të personelit, një organizatë mund të llogarisë në përjashtimin e gjobave administrative edhe më pas inspektimi shtetëror nga organet tatimore. Një numër dokumentesh i nënshtrohen verifikimit:

• librat e punës (ato kontrollohen për pajtueshmërinë me normat dhe urdhrat e qeverisë, të cilat u treguan më lart);
• dokumentet e pushimeve (kontrollohet korrektësia e kontabilitetit për pushimet);
• raportet e listës së pagave, zbritjet tatimore;
• dosjet personale të punonjësve (kontrollohet kompetenca e personelit të caktuar).

Kontrollimi i rrjedhës së punës për të dhënat e personelit

Si standard, fluksi i punës për kontabilitetin e personelit kontrollohet për të krahasuar raportimin dhe kërkesat Kodi i Punës. Ai përmban jo vetëm rregullat e ruajtjes me rekomandime për plotësimin e dokumenteve, por edhe informacione të tjera. Për shembull, si duhet të plotësohen letrat e pushimeve, sa për qind e pagave transferohen në shërbimin fiskal në kurriz të fondit të pensioneve. Zonat e rrezikut janë dokumentacioni arkivor, raportimi i përgjithshëm. Edhe nëse libri i punës ruhet në kushte të papërshtatshme, për këtë mund të paguhet një gjobë financiare.

Kontrolli i dokumentacionit të personelit

shpeshherë auditimi i dokumenteve të personelit përfshin disa kategori. Më të rëndësishmet prej tyre janë:

• personelin;
• orari i pushimeve;
• kartat personale të punonjësve.

Lista e personelit duhet të hartohet dhe të nënshkruhet nga menaxhmenti i ndërmarrjes. Ky dokument kontrollohet gjithmonë - kështu që ju mund të shihni jo vetëm listën e personelit të punës, por edhe pagat, orari i punës, shtesat. Në punën në zyrë, stafi rregullohet në formën T-3. Shabllonin mund ta gjeni në internet ose mund ta merrni falas nga shërbimi fiskal i zonës tuaj.

Orari i pushimeve formohet në bazë të kërkesave të përcaktuara në nenin 123 të Kodit të Punës të Federatës Ruse.. Punonjësit mund të shkojnë me pushime në mënyrë rigoroze sipas planit, i cili miratohet nga departamenti i personelit dhe drejtuesi i kompanisë. Ai përshkruhet sipas formularit të krijuar dhe të standardizuar T-7, i cili është i disponueshëm në internet për shkarkim falas. Orari duhet të hartohet jo më vonë se dy javë para Vitit të Ri (afati i fundit është 17 dhjetori i çdo viti).

Kartat personale mbahen së bashku me librat e punës personelit. Çdo punëtor vendos nënshkrimin e tij në to kur aplikon për një vend pune, ai gjithashtu përmban informacion bazë për një person, duke përfshirë vendbanimin, adresën e regjistrimit. Vetë-mbushja e kartave personale nuk lejohet; kjo bëhet nga një punonjës i departamentit të personelit. Ju lutemi vini re se librat e punës nuk mund të plotësohen individët të cilët nuk kanë pozicionin apo statusin e duhur të një sipërmarrësi individual.

Kontrollimi i dokumenteve për përdorim të brendshëm

Procedura për shqyrtimin e dokumentacionit të brendshëm ofron një mundësi jo vetëm për të optimizuar punën e shtetit, por edhe për të verifikuar efektivitetin e tij. Është e rëndësishme që analistët të sigurohen që të gjitha informacionet personale të mos përdoren jashtë organizatës dhe të mos jenë të disponueshme për palët e treta. Analiza e letrave me vlerë që përdoren brenda strukturës së një ndërmarrje përfshin:

• punë me orarin e punës;
• auditimi i synuar i mbrojtjes së punës;
• Analiza e regjistrave të burimeve njerëzore.

Tabela e personelit dhe orari i brendshëm i punës janë parametra identikë për të cilët bëhet një raport i detajuar kur analizohen dokumentet. Një rol të rëndësishëm luhet nga një auditim i synuar i dokumentacionit të mbrojtjes së punës (kjo vlen jo vetëm për ndërmarrjet prodhuese, por edhe për kompanitë që punojnë në zyra). Ai përcakton normat e sjelljes gjatë ditës së punës, rregullat e sigurisë nga zjarri, funksionimin e pajisjeve të instaluara në ambientet e kompanisë. Puna në zyrë përfshin kushte për sigurinë e të dhënave personale. Nuk analizohen.

Mendimi i ekspertit merr parasysh dhe regjistrat e mbajtur nga departamenti i personelit: një regjistër i kontratave të punës, urdhra për punonjësit, dosjet personale, një regjistër i certifikatave të lëshuara, fondet e pushimeve. Regjistrimi i çdo dokumenti duhet të shoqërohet me nënshkrimin e personit përgjegjës. Rregullat për mbajtjen e shënimeve në ditar detyrojnë çdo faqe të numërohet. Korrigjimet ose korrigjimet nuk lejohen - kjo kërkon një nënshkrim kontrolli dhe vërtetim të të dhënave nga administrata ose një person përgjegjës. Çdo vit revista përditësohet dhe identifikohet.

Fazat e një auditimi

Fazat e auditimit përfshijnë jo vetëm vetë procedurën, por edhe përgatitjen fillestare, analizën dhe përshkrimin e konkluzioneve, si dhe krijimin e një konkluzioni. Në total, ekzistojnë 5 faza kryesore të auditimit të personelit:

1. Trajnimi. Karakterizohet nga mbledhja e të dhënave paraprake, nënshkrimi i kontratës dhe pagesa e shërbimeve të ekipit ekzekutiv.
2. Planifikimi. Në këtë fazë, plani i krijuar është rënë dakord, veprime të mëtejshme komandat.
3. Analiza. Kjo përfshin përpunimin e dokumentacionit të personelit: lexim, studim.
4. Përmbledhja e të dhënave. Përshkrimi i konkluzionit, raportimi dhe nxjerrja e një konkluzioni me shkrim (i dorëzuar menaxhmentit).
5. Rekomandime. Një shpjegim eksperti jepet gojarisht dhe analizohet gabimet kryesore të vërejtura gjatë analizës.

Pas të gjitha fazave, lëshohet një certifikatë zyrtare e kalimit të auditimit punonjësit dhe dokumentet që lidhen me menaxhimin e të dhënave të personelit dhe kontabilitetin për burimet njerëzore në organizatë. Inicues i procedurës mund të jetë personalisht pronari i shoqërisë, drejtuesi i drejtpërdrejtë dhe zëvendësi i tij. Më rrallë, klienti është kreu i departamentit të personelit: ai gjithmonë bie nën analitikën e interpretuesve. Pas përfundimit të të gjitha procedurave të mësipërme, përgatitet një raport me shkrim që përmban:

• përshkrimin e arsyeve për inspektimin;
• lista e departamenteve, numri i punonjësve të kompanisë të përfshirë në procedurë;
• informacion për klientët dhe performuesit;
• metodat e vlerësimit (faktorët me të cilët është kryer kontrolli);
• koha;
• përshkrimi i punës në bazë të rezultateve të së cilës bëhet pagesa për shërbimin;
• një përshkrim të shkurtër të informacionit të marrë dhe një raport të plotë me shkrim që i transmetohet klientit.

Datat

Koha e saktë e procedurës për analizimin e dokumentacionit të personelit varet nga lloji i verifikimit që zgjedh klienti. afatshkurtër Periudha deri në 10 ditë pune konsiderohet kur shqyrtohet vetëm dokumentacioni në letër dhe elektronik në vendin e punës. Për përgatitjen e raportit dhe analizën përfundimtare do të nevojiten disa ditë. Një kontroll i rastësishëm zgjat 20 ditë pune - gjatë kësaj periudhe, dokumentet kontrollohen së bashku me kualifikimet e specialistëve të departamentit.

Nëse klienti duhet të kryejë një analizë gjithëpërfshirëse të aktiviteteve të stafit prej 25 personash, atëherë mund të duhet deri në një muaj kalendarik për të përfunduar punën vetë. Për të mbështetur dhe përmirësuar efikasitetin e punonjësve, rekomandohet që të punësohet një kompani për të kryer një auditim një herë në vit, dy ose tre vjet(në varësi të llojit të punës dhe shkallës së biznesit të klientit).

Rezultatet

Rezultatet përfundimtare të auditimit të personelit dorëzohen në formën e disa dokumenteve. Nuk është vetëm raporti, por edhe të ndara lista e shkeljeve, rekomandime për korrigjimin e gabimeve. Raporti përmban informacion se cilat letra me vlerë janë analizuar dhe studiuar në detaje. Ai gjithashtu përmban të dhëna për punonjësit, performanca e të cilëve është kontrolluar nga specialistë të punësuar.

Më vete, paraqitet një ekspertizë, e cila përshkruan pasojat e mundshme të përsëritjes së gabimeve dhe shkeljeve në kohën e kontrollit shtetëror. Për shembull, madhësia e gjobave, referenca ndaj normave legjislative. Rekomandimet e përgjithshme për përmirësimin e kushteve për menaxhimin e të dhënave të personelit (sistemet e shpërblimit, etj.) gjithashtu përshtaten aty. Lista e përgjithshme e shkeljeve paraqitet veçmas - dokumentohet dhe merret parasysh në rast të procesit gjyqësor.

Sa kushton një auditim i burimeve njerëzore?

Kur zgjedhin një kontraktues të palës së tretë, ata shpesh i kushtojnë vëmendje çmimit të shërbimit. Kostoja totale e kryerjes së një auditimi të burimeve njerëzore varet nga:

• lloji i kontrollit (gjithëpërfshirës, ​​selektiv, lokal);
• numri i njerëzve në shtet që analizohen (për shembull, 10, 20 ose 30 persona);
• kushtet e punës dhe kërkesat shtesë.

Shikoni koston mesatare të shërbimeve të këtij lloji në Moskë dhe rajon:

Video