Programi i zyrës elektronike. Zyra elektronike. Përfitimet e integrimit të modulit "Office" me modulet e tjera të sistemit
Në mënyrë tipike, barra e sigurimit të rrjedhës së dokumenteve "letër" dhe monitorimit të ekzekutimit të udhëzimeve bie mbi divizionet e organizatës të përfshira në punën e zyrës: zyrën, menaxhimin e çështjeve, si dhe ata përgjegjës për punën në zyrë në divizionet strukturore. Është për ta që është menduar moduli "Zyra" i sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve DIRECTUM dhe menaxhimit të ndërveprimit. Ky modul e bën më të lehtë kryerjen e operacioneve rutinë për përpunimin e dokumenteve në letër në përputhje me kërkesat e GSDOU, në të cilën bazohet teknologjia tradicionale ruse e zyrës:
- regjistrim i unifikuar i të gjithë korrespondencës hyrëse dhe dalëse, si dhe dokumenteve të brendshme duke përdorur kartat e regjistrimit dhe kontrollit (RCC);
- regjistrimi i vendndodhjes së një dokumenti letre në çdo fazë të ciklit të tij jetësor: shqyrtimi nga menaxhmenti, miratimi i një draft dokumenti, ekzekutimi, etj.;
- kontroll mbi ekzekutimin në kohë të udhëzimeve, vendimeve dhe udhëzimeve të menaxhmentit;
- fshirja e dokumenteve në rast në përputhje me nomenklaturën e rasteve të miratuara në organizatë;
- kërkim i shpejtë informacionin e nevojshëm sipas gjendjes, disponueshmërisë, lëvizjes së dokumenteve në letër;
- marrjen e formularëve dhe revistat e nevojshme standarde, si dhe raporte statistikore mbi rrjedhën e punës së organizatës.
Përveç kësaj, moduli "Office" ju lejon të organizoni shkëmbimin midis organizatave të ndryshme. Me këtë shkëmbim, është e mundur të përdoret nënshkrim elektronik(ES), dhe mekanizmat specialë të sistemit ju lejojnë të kontrolloni dorëzimin e dokumenteve. Parimet e shkëmbimit bazohen në standardin e industrisë për shkëmbimin e dokumenteve elektronike "Ndërveprimi i sistemeve të automatizimit mbështetje dokumentacioni Menaxhimi”, miratuar nga Guildi of Record Managers.
Ruajtja e nomenklaturës së lëndëve dhe regjistrave të regjistrimit
Sistemi fleksibël i numërimit ju lejon të caktoni një numër në një dokument në një seksion ditar elektronik regjistrimin. Për çdo ditar, vendoset një metodë arbitrare e numërimit automatik të dokumenteve brenda ditarit. Numri mund të përfshijë një kod departamenti, një kod ditar dhe çdo detaj tjetër të nevojshëm.
Kur përgatitni dokumente për transferim në arkiv për çdo dosje nomenklature, mund të printoni kopertinën e lëndës, si dhe një inventar të dokumenteve të çështjes, gjë që redukton ndjeshëm kohën e përgatitjes së dokumenteve për ruajtje arkivore.
Regjistrimi i dokumenteve
Për regjistrimin e dokumenteve në modulin "Zyra", përdoren kartat e regjistrimit dhe kontrollit (RCC), të cilat përmbajnë të gjitha të dhënat parësore (korrespondent, njësi organizative, përfaqësues i organizatës, datën e regjistrimit, numrin e regjistrimit, lëndën dhe përmbledhjen e dokumentit, etj. mënyra e dorëzimit, etj. ), si dhe informacionin e nevojshëm në lidhje me statusin e çdo dokumenti letre të organizatës (vendndodhja, statusi i ekzekutimit, etj.). Për dokumentet dalëse, mund të specifikoni një listë shpërndarjeje për organizatat.
Sistemi implementon mundësinë e regjistrimit të dokumenteve si nga organizatat ashtu edhe nga qytetarët.
Për organizatat që përdorin regjistrimin e decentralizuar të dokumenteve, sistemi përdor vendet e regjistrimit - vendet e punës së sekretarëve dhe stafit të zyrës. Çdo vend regjistrimi mund të shërbejë një ose më shumë divizione. Sipas vendeve të regjistrimit, është e mundur të diferencohen të drejtat e aksesit në të dhëna.
Kur zhvendosni një dokument midis departamenteve, çdo vend regjistrimi mund të ketë RSC-në e tij. Kështu, shfaqet një zinxhir RKK, përgjatë të cilit është e mundur të gjurmohet lëvizja e një dokumenti letre jo vetëm midis punonjësve brenda një departamenti, por edhe midis departamenteve. Përveç kësaj, përmes RSC, ndërlidhja e dokumenteve të regjistruara të sistemit kryhet ndërmjet tyre, si: "Në përgjigje", "Në ekzekutim" etj.
Procedura e regjistrimit është e thjeshtë dhe konsiston në plotësimin e fushave të kërkuara të RKK-së, ndërsa numri i regjistrimit caktohet automatikisht.
Kur regjistroheni drejtpërdrejt nga RKK, është e mundur të futni një dokument të skanuar (elektronik) në modulin "Menaxhimi i Dokumenteve Elektronike" me bashkëngjitjen e tij automatike në RKK. Për futjen e menjëhershme të një vëllimi të madh dokumentesh, përdoren shërbimet e futjes së sistemit, të cilat sigurojnë hyrjen në linjë të dokumenteve në modul. Në të ardhmen, RKK, si dhe dokumenti elektronik i futur, mund të gjenden lehtësisht nga barkodi në analogun e letrës së dokumentit, falë teknologjisë së identifikimit të shpejtë të integruar në sistem.
Sipas RKK-së shtypen regjistrat e dokumenteve hyrëse dhe dalëse. Për dokumentet dalëse, mund të gjeneroni dhe printoni automatikisht një ngjitëse në zarf.
Lëvizja dhe ekzekutimi i dokumenteve
Pas regjistrimit, dokumenti i ardhur kalon në fazat e shqyrtimit, zgjidhjes, kontrollit dhe ekzekutimit të dokumentit. Në të njëjtën kohë, puna e mëtejshme e ekzekutuesve me dokumentin mund të kryhet plotësisht në formë elektronike. Kjo redukton shumë kohën e shpenzuar nga interpretuesit dhe parandalon humbjen aksidentale të origjinalit.
Në varësi të stilit të punës së menaxherit, dokumenti konsiderohet prej tij ose në letër ose në formë elektronike.
Në bazë të rezolutës së dhënë nga titullari, dokumenti mund të vihet nën kontroll me caktimin e ekzekutorëve, udhëzimeve dhe afateve. Për interpretuesit që punojnë me modulin "Menaxhimi proceset e biznesit”, sekretari ose vetë menaxheri mund të krijojnë shpejt një detyrë direkt nga RKK. Puna me detyra bën të mundur përdorimin në masën më të plotë të mundësive të sistemit për monitorimin e ekzekutimit të instruksioneve, si: fiksimin e korrespondencës së plotë në ekzekutimin e udhëzimeve; mundësia e dërgimit për rishikim; cilësimet fleksibël të rrugëtimit, etj.
Më pas, për detyrat që lidhen me RSC, mund të rikrijoni shpejt historinë e punës në dokument, procedurën e miratimit dhe arsyetimin për vendimin.
Nëse moduli "Kancelaria" përdoret në mënyrë të pavarur, të gjitha udhëzimet e dhëna për interpretuesit futen nga sekretari në RSC të dokumentit, pas së cilës monitorohet ekzekutimi i tyre në kohë. Në të njëjtën kohë, për përdoruesit jo të automatizuar, udhëzimet mund të printohen.
Gjatë punës me dokumente elektronike, të gjitha lëvizjet e dokumenteve kryhen përmes detyrave, ndërsa vendndodhja e një dokumenti letre në çdo kohë regjistrohet në një skedë të veçantë të RKK-së. Kjo ju lejon të gjeni shpejt origjinalin e letrës së dokumentit përmes RKK. Puna me dokumentet dalëse dhe të brendshme bazohet në të njëjtat parime.
Shkëmbimi i dokumenteve elektronike ndërmjet sistemeve
Me ndihmën e sistemit, është e mundur të organizohet shkëmbimi i dokumenteve elektronike zyrtare, ligjërisht të rëndësishme ndërmjet organizatave. Shkëmbimi i dokumenteve bazohet në përdorimin e standardit të industrisë për shkëmbimin e dokumenteve elektronike "Ndërveprimi i sistemeve të automatizimit për menaxhimin e dokumenteve", miratuar nga Guild of Document Managers.
Dokumentet mund të shkëmbehen ndërmjet ndarjet strukturore një kompani (holding), dhe ndërmjet organizatave të pavarura partnere. Në të njëjtën kohë, palët në shkëmbim mund të përdorin sisteme të ndryshme të menaxhimit të dokumenteve elektronike ose të mos punojnë fare me sisteme të tilla.
Nëse shkëmbimi bëhet midis divizioneve të një kompanie (zotërimi), atëherë puna me dokumente bëhet në modulet "Menaxhimi elektronik i dokumenteve", "Menaxhimi i procesit të biznesit" dhe "Zyra". Nëse shkëmbimi bëhet ndërmjet palëve të treta, atëherë dokumenti elektronik eksportohet nga sistemi në një skedar ESD. Pala e dytë ose mund të importojë një dokument ESD në sistemin e vet të menaxhimit elektronik të dokumenteve (me kusht që ky format të mbështetet nga ky sistem; formati ESD është i hapur), ose të përdorë programin e shpërndarë lirisht DIRECTUM OverDoc për të punuar me një dokument ESD. DIRECTUM OverDoc ju lejon të shikoni dokumentin, atributet e tij dhe të gjitha ES me të cilat është nënshkruar dokumenti, duke përfshirë shënuesin e autenticitetit.
Kërkimi dhe analiza e informacionit
Nga momenti i regjistrimit të çdo dokumenti në sistem, mund të gjeni si kartën e regjistrimit të tij, së bashku me informacionin për vendndodhjen dhe procesin e ekzekutimit të dokumentit, ashtu edhe vetë dokumentin elektronik.
Sistemi kërkon me numrat e regjistrimit, korrespondentin, autorin e rezolutës, si dhe me të gjitha detajet e RKK-së dhe kombinimin e tyre arbitrar.
Përveç kësaj, sistemi ofron raporte të specializuara që rrisin ndjeshëm efikasitetin e punës së përdoruesve: Dokumentet në shqyrtim, Urdhrat e vonuara, Dokumentet për t'u kthyer etj.
Moduli në internet "Zyra"
Moduli i ueb-it "Office" është krijuar për të automatizuar punën me dokumente zyrtare në letër, të tilla si dokumente administrative, letra hyrëse dhe dalëse, udhëzime, memorandume dhe memorandume. Lehtëson trajtimin e dokumenteve në letër.
Përpunimi i dokumenteve të letrës kryhet në përputhje me kërkesat e GSDOU, në të cilën bazohet teknologjia tradicionale ruse e zyrës.
Moduli në internet "Zyra" ka për qëllim zgjidhjen e detyrave të mëposhtme:
- regjistrim i unifikuar i të gjithë korrespondencës hyrëse dhe dalëse, si dhe dokumenteve të brendshme, duke përdorur kartat e regjistrimit dhe kontrollit;
- kontroll mbi ekzekutimin në kohë të udhëzimeve, vendimeve dhe udhëzimeve të menaxhmentit;
- kërkim i shpejtë informacionin e nevojshëm për gjendjen, disponueshmërinë, lëvizjen e dokumenteve në letër;
- marrjen e formularëve dhe revistat e nevojshme standarde, si dhe raporte statistikore mbi rrjedhën e punës së organizatës.
Baza e modulit web "Kancelaria" përbëhet nga librat referencë "Kartat e regjistrimit dhe kontrollit", "Detyrat për RRC", "Nomenklatura e lëndëve".
Përfitimet e integrimit të modulit "Office" me modulet e tjera të sistemit
Kështu, falë ndërveprimit të moduleve Menaxhimi i Dokumenteve Elektronike, Menaxhimi i Procesit të Biznesit dhe Office brenda një sistemi të vetëm, sigurohet një rritje e efikasitetit të punës së organizatës në përputhje të plotë me traditat vendase dhe standardet e punës në zyrë. Të gjithë mekanizmat e ofruar nga secili modul mund të përdoren në kombinime të ndryshme të fazave "letër" dhe "elektronike" të punës me dokumente. Në të njëjtën kohë, puna tradicionale e zyrës "letër" përshtatet në mënyrë harmonike menaxhimi elektronik i dokumenteve organizata me lidhje të zhvilluara horizontale.
Kompanitë e mëdha çdo vit kryejnë korrespondencë me dhjetëra mijëra palë, dhe mijëra punonjës krijojnë dokumente të brendshme. Një pjesë e korrespondencës mund të merret dhe përpunohet në formë letre. Sistemet e e-zyrës ndihmojnë kompanitë të rrisin efikasitetin e tyre me disa herë dhe të formojnë një depo të vetme të të gjitha dokumenteve.
"Office" mbulon të gjithë ciklin e punës me dokumentet në letër: nga futja dhe regjistrimi deri në dorëzimin në arkiv. Funksionaliteti është plotësisht i qëndrueshëm Standardet ruse punë në zyrë, duke ju lejuar të automatizoni shumicën e operacioneve "manuale".
Ruajtja e nomenklaturës së lëndëve dhe regjistrave të regjistrimit
Përbërja e miratuar e nomenklaturës së lëndëve ruhet në një drejtori të veçantë të sistemit. Në rastin e kontabilitetit të decentralizuar të dokumenteve, parashikohen vendet e regjistrimit brenda njësive strukturore.
Nomenklatura e rasteve
Kur përgatitni dokumente për transferim në arkiv për çdo rast nomenklature, mund të printoni automatikisht kopertinën e çantës, si dhe një inventar dokumentesh. Koha për t'u përgatitur për ruajtjen arkivore dhe kërkimin në arkiv zvogëlohet disa herë.
Regjistrimi i dokumenteve
Për të futur një dokument në DIRECTUM, plotësoni fushat e kërkuara të kartës së kontrollit të regjistrimit (RCC) dhe numri i regjistrimit do të caktohet automatikisht. Një sistem fleksibël numërimi ju lejon të caktoni një numër në një dokument në kontekstin e çdo regjistri regjistrimi në mënyrë arbitrare dhe automatike. Numri mund të përfshijë një kod departamenti, një kod ditar dhe çdo detaj të nevojshëm. Me zbatimin e zgjidhjes, koha mesatare për regjistrimin e dokumenteve zvogëlohet me 35-50%.
Shembull RKK
RKK përmban të dhëna parësore (nëndarja, data e regjistrimit, numri i regjistrimit, etj.), si dhe informacione për statusin e çdo dokumenti në letër, për shembull, vendndodhjen e tij. Kur zhvendosni një dokument midis departamenteve, çdo vend regjistrimi ka RSC-në e tij. Ju mund të gjurmoni lëvizjen e një dokumenti letre brenda kompanisë përgjatë zinxhirit të RCM-ve të krijuara.
Ju gjithashtu mund të bashkëngjitni një dokument ose imazhin e tij të skanuar në RKK. Për futjen e shpejtë të një vëllimi të madh dokumentesh, përdoret shërbimi i hyrjes në transmetim DIRECTUM Capture Service. Ai mbështet mënyra të ndryshme të futjes së dokumenteve: kapja nga Email ose nga sistemi i skedarëve (për shembull, nga një skaner).
Funksioni i krijimit të RCM dhe plotësimit të të dhënave mund të transferohet në mekanizmat inteligjentë të Ario. Pas marrjes së dokumentit, ata në mënyrë të pavarur e klasifikojnë atë, njohin tekstin dhe plotësojnë RKK-në me informacionin e nxjerrë kuptimplotë. Nëpunësi mund të kontrollojë vetëm korrektësinë e mbushjes. Kjo ju lejon të reduktoni më tej kohën për regjistrim dhe të zvogëloni numrin e operacioneve rutinë.
Shqyrtimi dhe ekzekutimi i dokumenteve në hyrje
Pas regjistrimit të dokumentit në hyrje, nëpunësi e dërgon atë tek kreu për shqyrtim me disa klikime. Bazuar në rezultatet e shqyrtimit të dokumentit, sekretari ose vetë drejtuesi formojnë udhëzime për dokumentin.
Nëse drejtuesi ka një asistent, shqyrtimi paraprak i dokumentit me përgatitjen e një projektrezolute kryhet nga ndihmësi i tij. Drejtuesi mund të miratojë vetëm projekt-rezolutën dhe të dërgojë udhëzime për ekzekutim.
Në procesin e ekzekutimit të urdhrave sigurohet:
- fiksimi i korrespondencës në ekzekutim;
- mundësia e delegimit dhe dërgimit për rishikim;
- kontrolli i afateve, kërkesa për një afat të ri.
Mbikëqyrësit ndjekin performancën në mënyrë vizuale. Të gjithë pjesëmarrësit në punë kanë qasje në një përmbledhje të shkurtër që pasqyron statusin e detyrave të ndërlidhura.
Pema e kërkimit
Dërgimi i letrave te korrespondentët
Zgjidhja është e integruar ngushtë me modulin "Shkëmbimi me palët". Pasi të jetë miratuar një letër dalëse, është e lehtë t'i dërgohet marrësve përmes sistemeve të shkëmbimit të dokumenteve - kjo eliminon nevojën për të printuar në mënyrë të përsëritur një dokument dhe redukton kostot e dorëzimit.
Për më tepër, për dokumentet dalëse, mund të specifikoni një listë postare për organizatat dhe të dërgoni automatikisht e-mail te marrësit ose të printoni zarfe që plotësojnë standardet e Postës Ruse.
Printimi i zarfeve
Përgatitja dhe njohja me dokumentet organizative dhe administrative
Regjistrimi dhe dërgimi për miratim i dokumenteve administrative është plotësisht i automatizuar. Mjafton të plotësoni të dhënat e nevojshme në magjistarin e veprimit, pas së cilës sistemi do të gjenerojë një dokument dhe do t'ua dërgojë punonjësve të nevojshëm për miratim dhe nënshkrim:
Pas nënshkrimit, dokumenti organizativ dhe administrativ mund t'u dërgohet punonjësve të interesuar për shqyrtim. Për ta bërë këtë, duhet të plotësoni një listë postimesh në RKK. Kjo listë mund të përdoret gjithashtu në të ardhmen për të shpërndarë një dokument tjetër.
Punonjësit nga lista e postimeve marrin detyra për t'u njohur me dokumentin. Në sistemin DIRECTUM, për të konfirmuar njohjen, mjafton të përfundoni detyrën. Dhe nëse një detyrë dërgohet për t'u njohur me një dokument që nuk është futur në sistem, atëherë kjo tregohet në tekstin e detyrës dhe ekzekutuesit njihen me dokumentin në formë letre.
Kërkim dhe analizë
Sipas detajeve të njohura, si vetë dokumenti elektronik ashtu edhe RSC i tij mund të gjenden së bashku me informacionin për vendndodhjen dhe fazën e ekzekutimit të dokumentit.
Kërko nga RKK
Ju gjithashtu mund të gjeni shpejt dokumentin e dëshiruar së bashku me RKK nga barkodi në analogun e letrës së dokumentit. Falë teknologjisë së identifikimit të shpejtë, barkodi lexohet nga një skaner i posaçëm, pas së cilës sistemi gjen automatikisht dokumentin dhe detyrat përkatëse.
Dritarja e veprimit për dokumentin e gjetur
Për të analizuar efikasitetin e punës së përdoruesve, sistemi ofron raporte të specializuara: "Lista e njohjes", "Kontrolli i kohës së ekzekutimit të porosive", "Statistikat e ekzekutimit të porosive", "Dokumentet për t'u kthyer" etj.
Shembull raportoni
Klienti në internet mund të përdoret në zyrat e largëta të një organizate të shpërndarë gjeografikisht ose si klienti kryesor, duke ofruar ndër-platformë dhe lehtësi administrimi. Gjithçka që ju nevojitet është aksesi në internet për të punuar.
RKK hyrëse në zyrën e internetit
Efekti i zbatimit
Duke përdorur zgjidhjen, punonjësit do të marrin urdhra dhe udhëzime për ekzekutim në kohën e duhur. Kontrolli mbi ekzekutimin e vendimeve menaxheriale do të bëhet plotësisht transparent.
- Në minimum zvogëlon rrezikun e humbjes së dokumenteve
- 2 herë koha për përgatitjen dhe miratimin e një letre dalëse do të reduktohet
- 12 herë përshpejtoni kërkimin e vendndodhjes së dokumenteve në letër
- 2 herë përgatitja e informacionit për menaxhmentin për ekzekutimin e udhëzimeve do të përshpejtohet
- me 20% rritja e ekzekutimit të udhëzimeve nga menaxhmenti
Tipar dallues Shkrimi elektronik Olymp është funksionaliteti i tij i pasur, i cili buron nga puna klasike e zyrës.
Në një të madhe ndërmarrje industriale Detyrat e sekretarit (nëpunësit) nuk janë vetëm regjistrimi i dokumenteve, por edhe një mori detyrash të tjera:
- përcaktimi i titullarit të cilit do t'i transferohet për zgjidhje dokumenti i ardhur
- përgatitjen e para-rezolutave
- dorëzimi i dokumentit te kontraktori
- kontrolli origjinal i kthimit
- analiza përmbledhëse e performancës së detyrës
- kontroll mbi ekzekutimin e urdhrave
- formimi i raportimit përfundimtar për detyrat e pazgjidhura
- dërgimi i dokumenteve dalëse
- kërkoni për dokumentin e dëshiruar sipas kërkesës
- printim, skanim
- dhe madje edhe ruajtjen e një numri të madh dokumentesh. Për gjithë këtë është përgjegjës një nëpunës i mirë.
Letër shkrimi elektronik Olymp, i aftë për t'ua bërë më të lehtë dhe më efikase punën njerëzve të mirë!
Regjistrimi automatik:
|
Email-et hyrëse |
Për shkak të klientit të integruar të postës, sistemi lexon detajet nga emaili dhe plotëson kartën e regjistrimit me to
|
| Teknologjia për përgatitjen e dokumenteve dalëse dhe të brendshme në Olympus është e ngjashme, prandaj, e koordinuar dhe dokumentet e miratuara vijnë automatikisht në regjistrim me detaje të njohura tashmë |
Letrat dalëse dhe dokumentet e brendshme
|
Kontroll automatik i dokumenteve të rihyrjes
Vetë sistemi kap dokumentet që rihyjnë në organizatë dhe paralajmëron për këtë.
Njoftimet automatike për kthimin e origjinalit
Sistemi ofron një skemë për lëvizjen e origjinalit dhe nëse nuk kthehet në kohë, do të njoftojë regjistruesin.
Sistemi i përshtatshëm i komunikimit
Lidhjet e dokumenteve në Olympus sugjerojnë mundësinë e marrjes së një historie të detajuar të të gjitha dokumenteve të lidhura, përfshirë ato arkivore, të krijuara shtesë, në anulim ose ndryshim.
Projektuesi i raportit
Duke përdorur projektuesin e raporteve të sistemit Olympus, një punonjës mund të krijojë raportet që i nevojiten pa përdorur ndihmën e një administratori ose një programuesi. Kështu gjenerohen shpesh raportet për dokumentet e paplotësuara ose të kontrollit.
Sistemi fleksibël i filtrimit
Sistemi Olympus ofron mundësinë për të ekzekutuar një kërkesë për të kërkuar dokumente duke përdorur një varg filtri. Linja e filtrit ju lejon të formuloni shumë kushte kërkimi të ndryshueshme për dokumentin e dëshiruar.
Zyra elektronike në sistemin Olympusështë një mjet për organizimin e punës dixhitale në zyrë. Ky segment grumbullon të gjithë informacionin në lidhje me dokumentet e ndërmarrjes. Ai përmban historinë e punës së përdoruesit; ruan të gjitha lidhjet e dokumenteve; informon për afatin; përfshin të gjithë skedarët e krijuar me dokumentin; u jep përgjigje pyetjeve të përmbaruesve dhe përgjegjësve për dokumentin, si dhe rezultateve të punës së tyre.
Kontrolli i ekzekutimit
Kontrolli i ekzekutimit në sistemin Olympus- ky është një funksionalitet i thellë që ofron informacion në lidhje me kohën, fazat dhe rezultatet e ekzekutimit të udhëzimeve. Ky funksionalitet është i pranishëm në të gjithë sistemin, nga zyra elektronike deri te ruajtja e strukturuar. Funksionaliteti është ndërtuar mbi afatet për ekzekutimin e dokumentit dhe udhëzimeve dhe informimin për dështimin e këtyre afateve.
Vizualizimi i kontrollit të ekzekutimit
- Tregues me ngjyra dhe mesazhe nga sistemi Olympus për dështimin e afatit.
- Modaliteti i specializuar me numrin total të detyrave të marra, të marra në punë, të përfunduara në kohë, të përfunduara me vonesë sipas periudhave, të pa përfunduara në kohë.
- Një sistem i tërë raportesh për ekzekutimin e udhëzimeve në kontekstin e dokumentit, ekzekutuesve, kontrollorëve.
Kontroll i veçantë
Për ekzekutimin në kohë dhe me cilësi të lartë të detyrave, Olympus ka një sistem të veçantë kontrolli. Thelbi i saj është se të gjitha detyrat më të rëndësishme të vënë nën kontroll duhet të kalojnë në procedurën e largimit nga kontrolli, d.m.th. mbyllja. Në disa raste, për të hequr detyrën nga kontrolli, kërkohet një vlerësim i cilësisë së punës së kryer nga një specialist kompetent. Pastaj sistemi mund të aplikojë gjithashtu procedurën e konfirmimit.
Formimi i një urdhri kontrolli
- Lëshimi i urdhrave të kontrollit shoqërohet me emërimin e një mbikëqyrësi dhe, nëse është e nevojshme, konfirmon performancën cilësore të një punonjësi.
- Për urdhrat e kontrollit llogaritet automatikisht koeficienti i kryerjes së disiplinës.
- Mënyra e veçantë "Analiza e ekzekutimit të detyrave të kontrollit" tregon informacion në lidhje me afatin kohor të ekzekutimit të detyrave të kontrollit.
- Pultet e desktopit konvertohen ky informacion në një pamje grafike.
Menaxhimi i dokumenteve
Menaxhimi i duhur i dokumenteve është çelësi punë efektive departamenti, nënndarja, shërbimi dhe organizata në tërësi. "Menaxhimi i dokumenteve" në sistemin Olympusështë një mjet modern për menaxhimin e një sipërmarrjeje në shkallë të gjerë, e fokusuar veçanërisht në proceset e biznesit të nivelit të lartë.
"Menaxhimi i Dokumenteve" është një Segment i modulit të Menaxhimit të Dokumenteve - Olympus, i ndërtuar mbi parimin e një planifikuesi, d.m.th. të gjitha detyrat dhe dokumentet e marra nga punonjësi renditen në një listë.
Lista tregon llojin e detyrës, temën, përmbajtjen, datën e marrjes, datën e duhur, nga kush erdhi. Kjo listë mund të plotësohet lehtësisht me kolonën e dëshiruar.
Një sfond i kuq tregon një detyrë të vonuar, e cila do t'ju ndihmojë të mbani mend ta përfundoni atë. Sistemi ka kontroll të avancuar, kur treguesi me ngjyra informon për afrimin e afatit të dokumentit.
Nën listën në skeda, mund të shihni të gjithë informacion shtese nevojshme për të marrë një vendim. Ky është teksti i dokumentit, detyra e detajuar, historia e lëvizjes dhe dokumentet përkatëse.
Programi e bën të lehtë gjetjen e dokumentit të dëshiruar, si dhe ngritjen e historisë së punës me të. Për më tepër, në histori mund të shihni se sa rrathë po ecën tashmë dokumenti, kush e ka marrë në punë dhe kush jo ende.
Marrja e menjëhershme e informacionit:
- kush e inicioi dokumentin;
- kush ra dakord;
- kush e ka për momentin;
- çfarë komentesh janë dhënë dhe nga kush për dokumentin;
- nëse ky dokument lidhet me dokumente të tjera dhe si, me mundësinë e hapjes duke përfshirë dokumentet përkatëse;
- për një punonjës, shërbim, divizion ose të gjithë ndërmarrjen në tërësi, shihni foton e porosive të ekzekutuara dhe të paplotësuara.
Lehtësia e punës me një grup të madh dokumentesh:
- vetë sistemi gjeneron një listë dokumentesh për shqyrtim;
- sistemi kërkon se cilat dokumente duhet të merret një vendim urgjent;
- sistemi informon për periudhën që po përfundon;
- sistemi bën të mundur delegimin e punës tuaj dhe kontrollin e lehtë të ekzekutimit në kohë;
- sistemi ju lejon të merrni historinë e punës në çdo dokument;
- sistemi do t'ju lejojë të emëroni deputetë gjatë mungesës tuaj dhe të shihni se si ka punuar deputeti.
Lehtësia e menaxhimit të dokumenteve:
- rritja e shpejtësisë së shkëmbimit të informacionit;
- rritja e nivelit të disiplinës ekzekutive të punonjësve;
- respektimin e afateve për ekzekutimin e kontratave;
- aftësia për të marrë informacionin e nevojshëm, shpejt pa u ngritur nga vendi i punës.
Struktura e ruajtjes
Ruajtja e strukturuar e dokumenteve të sistemit Olympus nuk është thjesht një bibliotekë me akses të kufizuar në dosje, por është një "bazë njohurish" individuale e çdo punonjësi. Parimi i ndërtimit të depove të Olympus bazohet në të drejtat e hyrjes së përdoruesit në seksione, dosje, dokumente, skedarë. Sistemi ndërton automatikisht një strukturë arkivore individuale për çdo punonjës. Përdoruesi sheh vetëm ato seksione dhe dokumente për të cilat ai ka të drejta.
Për më tepër, punonjësi ka mundësinë të kopjojë një pjesë të strukturës së arkivit, dosjet, dokumentet në një ruajtje personale. Kjo veçori do t'i lejojë përdoruesit të marrë informacionin që i nevojitet, dokumentin edhe më shpejt.
Mbushja e kasafortës
Magazinimi në sistemin Olympus mbushet automatikisht me dokumente si rezultat i përfundimit të ciklit të punës me dokumentin. Kjo teknologji bën të mundur akumulimin dokumentet e kërkuara në rubrikat përkatëse, pa caktuar kohë konkretisht për këtë punë.
Kur një dokument i ri shfaqet në depo, sistemi njofton punonjësin nëse ai është abonuar në njoftime të tilla.
Lehtësia e punës me dokumente
Ruajtja e Olympus dallohet nga shërbimet funksionale që përcaktojnë komoditetin e punës me dokumente:
- Versionimi;
- Lidhje dokumentesh (të anuluara, të pavlefshme, përveç kësaj);
- Ekstrakt nga arkivi;
- Lëshimi i origjinalit;
- Atributet e ruajtjes (numri i inventarit, ruajtja, rafti, rafti, numri i kopjeve).
Blerja e një shumëllojshmërie aksesorësh për celular dhe elektronikë të konsumit në dyqanin Sotovik-M, gjatë rrugës, ju rekomandojmë të rezervoni artikuj shkrimi - proceset e punës së çdo institucioni biznesi ose jofitimprurës nuk mund të bëjnë pa to. Nëse dëshironi të blini artikuj shkrimi me shumicë, atëherë shikoni gamën tonë.
Blerja e artikujve shkrimi me shumicë nga prodhuesi (shkrimi me shumicë, artikuj shkrimi me shumicë në Moskë) është një mënyrë efektive për të kursyer ndjeshëm sigurimin e vazhdueshëm të zyrës së kompanisë me artikuj shkrimi me shumicë. Dëshironi artikuj shkrimi me shumicë të lirë? Duke porositur një grumbull të madh stilolapsash, lapsash, kapëse letre, bllok shënimesh dhe sende të tjera të vogla një herë në çerek ose gjysmë viti, nuk keni pse të shpenzoni kohë për të bërë një dërgesë tjetër mujore. Blerjet me shumicë të artikujve shkrimi me shumicë janë gjithashtu të dobishme për organizatat qeveritare- shumë administrata institucionet arsimore blej artikuj shkrimi me shumicë për shkollën, kopshti i fëmijëve ose universitet. Kompanitë e shitjes me shumicë të shkrimit kanë një politikë çmimi adekuate, kështu që Sotovik-M shet aksesorë shkrimi me një çmim të volitshëm - artikujt e shkrimit me shumicë janë të lirë. Shkrimi me shumicë në Moskë (shitëse shkrimi në Moskë, artikuj shkrimi me shumicë në Moskë) në dyqanin tonë online.
Shkrimi me shumicë është shumë i lirë. Shkrimi me shumicë në Moskë
Letër shkrimi me shumicë në dyqanin tonë me një nga çmimet më të mira. Nëse planifikoni të shisni me shumicë artikuj shkrimi shkollor, artikuj shkrimi me shumicë me çmime të ulëta, ose të porosisni artikuj të pazakontë me shumicë për një dyqan dhuratash, Sotovik-M është ajo që ju nevojitet! Blini artikuj shkrimi me shumicë, nga fletoret e zakonshme deri te produktet e vulave dhe kartat e biznesit, me një çmim tërheqës me dërgesë të shpejtë në të gjithë Rusinë. Ne shkrimi me shumicë është shumë i lirë!