Wdrażanie i rozwój elektronicznych systemów zarządzania dokumentami: pozbywanie się nieporozumień i formułowanie prawdziwych celów. Skuteczność wdrożenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie Definiowanie celów i strategii

16.05.2022

Wraz z upowszechnieniem się komputerów, 100% dokumentów tworzonych jest elektronicznie. Niemniej jednak ponad połowa z nich jest nadal drukowana do przeglądu i zatwierdzenia.

Jeśli chodzi o wymianę dokumentów i podpisywanie umów między podmiotami gospodarczymi, tutaj prawie zawsze używa się nośników papierowych.

Istnieją trzy metody przesyłania:

Za pośrednictwem Systemu Gwarantowanego Dostarczania Wiadomości na koncie osobistym podatnika;
Na nośnikach magnetycznych z EDS
Za pośrednictwem programu „Terminal podatnika” w urzędach inspekcji skarbowej.

Zwiększenie wydajności i obniżenie kosztów to cel każdej firmy, która planuje utrzymać się na rynku przez wiele lat. Można to osiągnąć dzięki wprowadzeniu elektronicznego zarządzania dokumentami, zwłaszcza że jest to przewidziane w ustawodawstwie rosyjskim.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę na te dokumenty, które zgodnie z prawem muszą być wydrukowane w formie papierowej i upewnić się, że zarządzanie dokumentami papierowymi i elektronicznymi nie dubluje się, ponieważ w tym przypadku nic nie zostanie zapisane.

Jeśli wszystko jest dobrze zorganizowane, to elektroniczne zarządzanie dokumentami jest kluczem do efektywności nowoczesnego przedsiębiorstwa.

Zgodnie z rozwiniętymi światowymi i krajowymi praktykami wdrażania systemów informatycznych (IS), w tym artykule rozważymy proces wdrażania EDMS, który obejmuje kilka etapów pracy. Efektem wprowadzenia EDMS jest przemysłowe działanie Systemu w całym przedsiębiorstwie.

Opłacalność przepływu pracy nie zawsze wiąże się z jego redukcją. Zwiększenie efektywności obiegu dokumentów i wygody dla menedżerów należy rozpatrywać w połączeniu ze wzrostem jakości treści informacji. Celem optymalizacji (projektowania) przepływu pracy jest dostosowanie go do potrzeb zarządzania przy jednoczesnym obniżeniu kosztów jego utrzymania. Rozszerzona procedura optymalizacji (projektowania) przepływu pracy obejmuje pięć następujących kroków.

Optymalizacja przepływu pracy obejmuje dwa główne obszary:

1. Poprawa jakościowej zawartości informacji (powiązanie z ośrodkami odpowiedzialności; optymalny zestaw i zawartość wskaźników; wysoka jakość norm i standardów; dostępność informacji o odchyleniach).
2. Zwiększenie efektywności obiegu dokumentów i wygody dla menedżerów (eliminacja powielania informacji, optymalizacja tras ruchu; łączenie księgowości pierwotnej z księgowością i zarządzaniem operacyjnym itp.; dostosowanie nazw dokumentów do treści).

Zwiększenie efektywności przepływu pracy i wygody dla menedżerów należy rozpatrywać w połączeniu z pierwszym kierunkiem, tj. efektywność przepływu pracy nie zawsze wiąże się z jego redukcją. Utrata części informacji może mieć negatywny wpływ na całe przedsiębiorstwo.

Rozważ opcję zmniejszenia przepływu pracy przy zachowaniu jego pojemności informacyjnej. Tak więc celem optymalizacji (projektowania) przepływu pracy jest dostosowanie go do potrzeb zarządzania przy jednoczesnym obniżeniu kosztów jego utrzymania.

Rozszerzona procedura optymalizacji (projektowania) przepływu pracy obejmuje następujące kroki:

Krok 1. Ankieta przedprojektowa lub opis przedsięwzięcia.
Krok 2. Szczegółowy opis istniejącego przepływu pracy.
Krok 3. Analiza jakościowej zawartości informacji.
Krok 4. Optymalizacja przepływu dokumentów.
Krok 5. Tworzenie standardów (instrukcji).

Ankieta i analiza informacji

Zadania pierwszego kroku - opis przedsiębiorstwa - to określenie potrzeb kierownictwa oraz identyfikacja wpływu czynników. Potrzeby kierownictwa identyfikuje się na podstawie badania funkcji określonych w opisach stanowisk oraz opisie grup decyzji zarządczych podejmowanych na różnych poziomach zarządzania. Do analizy krytycznej można wykorzystać istniejące raporty wewnętrzne. Zalecamy prowadzenie prac równolegle z analizą zawartości jakościowej informacji.

Przy budowaniu przepływu pracy, a także przy tworzeniu struktur organizacyjnych dla rachunkowości zarządczej, praca rozpoczyna się od zbadania wpływu takich czynników jak: cechy technologii, skład produktu, organizacja produkcji i zarządzania przedsiębiorstwem oraz jego działami strukturalnymi, procesy biznesowe, materiał przepływy. Organizacja przepływu pracy w dużej mierze zależy od obecności centrów odpowiedzialności w strukturach organizacyjnych kierownictwa; rozwój mechanizmu przedsiębiorczości wewnątrzfirmowej; dostępność kontroli odchyleń; kompetencje kierownictwa i stosowanie postępowych metod podejmowania decyzji; dostępność komputerów osobistych, sieci informacyjnych itp.

W toku prac przedprojektowych w szczególności potrzebne jest uszczegółowienie w zakresie opisu ośrodków tworzenia (przekształcania, wykorzystywania) informacji oraz ich zindywidualizowanych relacji (punktów księgowych); opis dokumentów i istniejących obiegów dokumentów.

Rozwój systemów zarządzania dokumentami na potrzeby zarządzania i psychologii zarządzania, oczywiście z uwzględnieniem cech technologicznych i organizacyjnych przedsiębiorstwa, powinien rozpocząć się bez powiązania z konkretnym produktem programowym. Najpierw trzeba stworzyć ideologię, a dopiero potem poszukać dla niej oprogramowania.

Przed rozpoczęciem procesu wdrożenia EDMS w przedsiębiorstwie zalecamy przeprowadzenie ekspresowej ankiety (ankieta przedprojektowa) w celu:

uzyskanie ogólnych informacji o przedmiocie wdrożenia EDMS;
określenie celów realizacji;
zdefiniowanie ogólnych kluczowych wymagań dla EDMS i granic projektu;
ustalenie ogólnego stanu organizacji obiegu dokumentów i pracy biurowej;
ustalenie głównych uczestników projektu (utworzenie grupy roboczej);
określenie ogólnego poziomu złożoności potencjalnego projektu;
ocena potrzeb w zakresie migracji danych i integracji z innym oprogramowaniem;
zebranie informacji niezbędnych do przygotowania skutecznej i zwycięskiej Oferty Handlowej, jeśli ankieta i wdrożenie będą realizowane przez firmę zewnętrzną.

Na tym etapie dokonywany jest wybór platformy, na której będzie rozwijany EDMS.

Na tym etapie, na podstawie otrzymanych podstawowych informacji, wyznaczany jest Kierownik Projektu (PM), który sporządza podstawowy plan pracy, hierarchiczną strukturę pracy (WBS) oraz Kartę Projektu.

Podczas ankiety informacyjnej badane i opisywane są istniejące procesy biznesowe („tak jak jest” – „tak jak jest”). W wyniku analizy zebranych danych proponuje się zoptymalizowane procesy biznesowe („być” – „tak jak być powinno”), formułowane są wymagania funkcjonalne dla EDMS.

Celami ankiety informacyjnej są:

badanie i dokładny opis procesów biznesowych, które mają być zautomatyzowane;
opracowanie zaleceń dotyczących optymalizacji obiegu dokumentów oraz organizacji pracy i pracy biurowej;
definicja i opis modyfikacji systemu, interfejsów, m.in. interfejsy z systemami zewnętrznymi i środki przenoszenia danych z istniejących programów, które mają być opracowane i wdrożone w ramach projektu;
opracowanie specyfikacji technicznych (TOR).

W celu uzyskania niezbędnych informacji przeprowadzane są ankiety i wywiady z głównymi użytkownikami (szefami zainteresowanych działów oraz pracownikami, którzy będą musieli bezpośrednio pracować w nowym EDMS). W trakcie pracy zaleca się:

Zrób listę istniejących typów dokumentów w organizacji i przeprowadź ankietę każdego rodzaju dokumentu:

opisać technologię dokumentacji (zestaw szczegółów, w razie potrzeby ich lokalizację, kolejność i cechy konstrukcyjne); pokazać warunki przepływu dokumentów (obecność podpisów, wiz, czeków itp.), schemat przepływu dokumentów (trasa) lub listę głównych osób zatwierdzających, sygnatariuszy itp.; opisać sposób rejestracji (format numeru rejestracyjnego);

Zrób listę pracowników odpowiedzialnych za tworzenie dokumentów (kto / jaki dział i jakie rodzaje dokumentów tworzy).
Zrób listę pracowników, którzy zatwierdzają, podpisują, zatwierdzają dokumenty (kto zatwierdza / podpisuje jakie rodzaje dokumentów; warunki, pod którymi wymagana jest wiza / podpis).
Zrób listę rejestratorów dokumentów
Określ, jakie rodzaje dokumentów należy poddać kontroli (określ kontrolerów, warunki objęcia kontrolą, warunki cofnięcia kontroli i inne niezbędne informacje).
Zrób listę innych osób odpowiedzialnych za proces przetwarzania.
W oparciu o powyższe informacje sporządź algorytm przepływu dokumentów (operogram). Zobacz przykład 1.
Określ niezbędne dokumenty sprawozdawcze (warunki tworzenia raportów i ich formularze).
Na podstawie ankiety sporządź Instrukcję dla przedszkolnej placówki edukacyjnej (jeśli to konieczne).
Opracuj Nomenklaturę spraw wskazującą okresy przechowywania i zasady tworzenia spraw (w razie potrzeby).
Sporządź listę dokumentów wskazujących warunki przyznania do nich dostępu (np. w zależności od stanowiska).

W oparciu o powyższe informacje opracowywane są wymagania funkcjonalne dla EDMS lub warunki jego rozwoju (TOR). W szczególności Analityk musi opracować wymagania dotyczące formatu i składu kart ewidencyjno-kontrolnych (ustawienie i rozmieszczenie pól na karcie, sposoby wypełniania EDMS itp.), trasy przepływu dokumentów oraz inne niezbędne wymagania za tworzenie i rozwijanie EDMS.

W oparciu o praktykę projektowania systemów zarządzania dokumentami można zaproponować następującą kolejność prac:

1. Budowa schematów punktów rejestracji produkcji głównej, produkcji pomocniczych, usług funkcjonalnych.
2. Budowa schematów ich połączeń.
3. Gromadzenie wypełnionych formularzy dokumentów i raportów w kontekście punktów księgowych.
4. Organizowanie ich w albumy.
5. Opis terminów składania, kierunku przepływu dokumentów i formularzy sprawozdawczych (w jakich ramach czasowych, do kogo i od kogo przekazywany jest dokument).
6. Budowa tematycznych i skonsolidowanych schematów przepływu pracy.
7. Przeprowadzanie logicznej i rekwizytowej analizy dokumentów.
8. Analiza ścieżki dokumentów w procesie ich tworzenia, akceptacji i akceptacji.
9. Opracowanie propozycji dokonania zmian w istniejącym schemacie dokumentów i raportowania w związku z propozycjami zmiany innych parametrów rachunkowości zarządczej (rachunkowość odchyleń, centra odpowiedzialności itp.).
10. Opracowanie propozycji eliminacji powielania informacji.
11. Opracowanie propozycji ujednolicenia dokumentów.
12. Opracowanie propozycji usprawnienia przepływu dokumentów i sprawozdawczości.
13. Opracowanie projektu zoptymalizowanego zbiorczego schematu obiegu dokumentów i raportowania wewnętrznego.
14. Opracowanie i wdrożenie standardów przepływu pracy i raportowania wewnętrznego.

Podczas wykonywania powyższych operacji należy pamiętać o kilku wskazówkach.

punkty księgowe. Najpierw określasz tematy relacji podczas wymiany informacji. Można je nazwać ośrodkami pochodzenia, konsumpcji i przekazywania informacji lub punktami księgowymi. Tak więc punkty odniesienia są stałe, na poprzednim etapie opisano połączenia działów, teraz można, łącząc i uzupełniając ten materiał, zbudować schemat połączeń punktów odniesienia.

Schematy te pomogą Ci nie tylko odciąć nieistotne połączenia w pierwszych krokach projektu bez umieszczania ich w formie dokumentalnej, ale także zaoszczędzić czas i pieniądze. Są one niezbędne przy testowaniu propozycji optymalizacji pod kątem „wszystko jest brane pod uwagę”.

Albumy i opisy dokumentów. Ważnym krokiem jest stworzenie albumów dokumentów istniejących w czasie trwania projektu oraz ich opis; jest to najbardziej czasochłonna, nieciekawa i niewdzięczna praca.

Wykonując prace nad optymalizacją przepływu pracy, skorzystaj z porad uzyskanych w wyniku analizy praktyki błędów: ustalaj ograniczenia w odpowiednim czasie - „nie pojmuj ogromu”; dowiedzieć się, czy dokument jest skompilowany przez tego samego pracownika, który go podpisuje, czy też istnieją prawdziwi niewidzialni wykonawcy; w sytuacjach, gdy kierownik sklepu podpisuje fakturę za przeniesienie półproduktu do kolejnego sklepu, zdecyduj ile razy opisujesz ruch dokumentu: raz ze sklepu do sklepu, czy podążaj całą drogą. W takim przypadku powinna istnieć identyczna zasada ewidencji dla wszystkich działów organizacji.

Podczas wykonywania pracy należy przestrzegać obowiązkowego warunku: opis dokumentów należy przedstawić w jednolitej formie dla wszystkich działów organizacji.

Lokalne i ogólne schematy przepływu pracy. Po opisaniu dokumentów możesz przystąpić do budowy schematów. Przyczyniają się do odpowiedzi np. na pytanie – jak trudna jest droga zwykłego dokumentu w czterech egzemplarzach, w przeciwieństwie do samej operacji produkcyjnej. Analiza wzorca przemieszczania się dokumentów skłania do zastanowienia się nad stosownością ostatecznych tras. Na przykład, dlaczego potrzebujemy podstawowych dokumentów dotyczących wewnętrznej relokacji w dziale planowania?

Przykład 1. Proponujemy wydanie informacji uzyskanych w wyniku ankiety w formie operogramu (por. rys. 1) lub algorytmu (por. rys. 2). Jako przykład proponujemy rozważyć cykl życia zamówień dla głównej działalności. Technologia pracy z tego typu dokumentami jest najbardziej ujednolicona i może być stosowana w różnych przedsiębiorstwach.

Rysunek 1. Operogram cyklu życia zamówienia dla głównej działalności

Rysunek 2. Algorytm przetwarzania zamówień dla głównej działalności

Artykuł „Ankieta informacyjna w ramach wdrażania EDMS”, opublikowany w czasopiśmie „Zarządzanie biurem i dokumentacją w przedsiębiorstwie” nr 2, 2007, wymienia pytania, które można wykorzystać w ankietach lub podczas wywiadów z użytkownikami. Pytania mają charakter doradczy.

Nie ma jasnych wymagań dotyczących przeprowadzenia ankiety, dlatego w każdym konkretnym przypadku, korzystając z gotowych opracowań, trzeba wykazać się kreatywnością w zdobywaniu niezbędnych informacji, ich strukturyzacji i wyświetlaniu.

Ankieta informacyjna jest ważnym krokiem w optymalizacji przedszkolnej placówki edukacyjnej i wdrażaniu EDMS. W końcu jakość decyzji podejmowanych w celu optymalizacji procesów i opracowania wymagań dotyczących funkcjonalności EDMS bezpośrednio zależy od otrzymanych informacji i jakości ich prezentacji. W związku z tym konieczne jest przestrzeganie głównej zasady ankiety - uzyskania pełnych, wiarygodnych i aktualnych informacji o procesach, które mają zostać zautomatyzowane.

Analiza tematyczna i optymalizacja przepływu pracy

Bałagan przepływu pracy, jego nieracjonalność można zobaczyć analizując tematycznie. Przeanalizujmy np. wejścia i wyjścia przepływu materiałów w dziale (przemieszczenia półproduktów, wyrobów gotowych). Może się bowiem okazać, że uroczystemu faktowi przeniesienia kontenera z przetworzonymi surowcami ze sklepu do sklepu towarzyszyć będzie fajerwerk wpisów w dokumentach pierwotnych, dziennikach, zestawieniach i raportach. Znaczne powielanie występuje również przy przenoszeniu półproduktów w ramach tego samego warsztatu.

Aby podjąć decyzję o zmniejszeniu ewidencji, zaleca się przeprowadzenie niezbędnej analizy w formie tabelarycznej lub graficznej. Formalnie pokazuje powielanie wskaźników w dokumentach. Analiza lokalnych schematów, uzupełniona o wyjaśnienie konkretnego celu dokumentu, streszczenia lub wpisu do księgi rachunkowej (decyzji zarządczej itp.), pomoże w zidentyfikowaniu w istocie powielania dokumentów lub szczegółów. W efekcie podejmowana jest decyzja o zmniejszeniu lub przekształceniu dokumentów z uwzględnieniem wyposażenia technicznego warsztatów oraz możliwości zautomatyzowanego systemu sterowania. Można również podać zalecenia dotyczące łączenia dzienników:

Celowość i logika realizacji wszelkiego rodzaju prac są oceniane pod kątem tego, w jaki sposób przyczyniają się do optymalizacji wsparcia informacyjnego decyzji zarządczych, skuteczności i poprawności ich realizacji.

Rozwój i konfiguracja EDMS

Na tym etapie realizowana jest realizacja wymagań opisanych w TOR: ustawienie EDMS, jego dopracowanie lub opracowanie nowych funkcji Systemu na wybranej platformie.

Cele fizycznego wdrożenia EDMS to:

opracowanie struktury bazy danych EDMS;
opracowanie form ekranowych;
opracowanie mechanizmów: obserwacja, rejestracja, wykonanie itp.
opracowanie dokumentacji technicznej Systemu.

Obecność w systemie niezbędnych funkcji (procedury akceptacji, rejestracji, realizacji, kontroli realizacji, nadawania dostępu itp.);
Dostępność wymaganych dokumentów;
złożoność i koszt rozwoju systemu;
Maksymalna liczba jednocześnie pracujących użytkowników, przy której system działa stabilnie, a szybkość przetwarzania żądań jest zadowalająca;
Maksymalna liczba użytkowników podłączonych do Systemu;
Koszt licencji (na serwer, 1 stacja robocza);
Złożoność i koszt administracji Systemem, wsparcie techniczne;
Możliwość, złożoność i koszt aktualizacji wersji;
Możliwość pracy ze zdalnymi użytkownikami (w razie potrzeby);
Koszt i jakość usług doradczych;
Rzetelność Dostawcy (stopień sławy na rynku, liczba zakończonych sukcesem projektów itp.).

Na tym etapie bezpośrednio wdrażane są wymagania opisane na etapie badania informacji.

Większość prac rozwojowych jest wykonywana poza terytorium Klienta, dlatego stała i efektywna interakcja Programistów z Klientem jest kluczowym czynnikiem dla pomyślnego zakończenia rozwoju i akceptacji systemu przez Klienta.

Proces testowania ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia jakości rozwoju. Planowanie i przygotowanie testu powinno rozpocząć się jak najwcześniej. Użytkownicy końcowi powinni być zaangażowani w jak największym stopniu w przygotowanie kryteriów testowych. Bardzo ważne jest, aby testy zostały przeprowadzone przez Klienta.

Działanie pilota

Celem wdrożenia Systemu jest to, aby użytkownicy rozpoczynali pracę w EDMS (System musi spełniać potrzeby i żądania użytkowników) oraz System stabilny (bez awarii i błędów).

W trakcie realizacji wykonywane są następujące prace:

instalacja i konfiguracja oprogramowania;

szkolenie personelu i administratorów EDMS;
opracowanie dokumentacji EDMS dla użytkowników (Pomoc);
eliminacja błędów w systemie;
finalizacja EDMS zgodnie z uwagami i sugestiami użytkowników;
opracowanie dokumentacji regulacyjnej: instrukcje dla przedszkolnych placówek oświatowych, przepisy dotyczące pracy z różnymi rodzajami dokumentów;
organizacja wsparcia technicznego dla użytkowników (doradztwo użytkowników w zakresie pracy w systemie).

Ten etap jest najtrudniejszy dla wszystkich uczestników projektu (użytkowników, programistów, wdrożeniowców). Na tym etapie oprogramowanie jest dostosowywane, testowane, testowane w rzeczywistych warunkach pracy. Najtrudniejszą rzeczą jest pokonanie bariery psychologicznej dla użytkowników przy rozpoczynaniu dla nich pracy w nowym środowisku, bo. użytkownicy są zmuszeni do zmiany swoich zwyczajowych i ustalonych sposobów pracy. W związku z tym na tym etapie ważne jest prowadzenie szkoleń i konsultacji użytkowników. Pomoże im to dostosować się do nowych warunków pracy.

Operacja przemysłowa

Przemysłowe działanie EDMS to zastosowanie stabilnie działającego EDMS, który w pełni spełnia wymagania użytkowników w procesie wykonywania obowiązków służbowych pracowników organizacji.

Prace wykonywane podczas działania EDMS:

Doradztwo i szkolenie użytkowników w zakresie pracy w EDMS;
Administracja katalogami (struktura organizacyjna, użytkownicy, ścieżki akceptacji, listy mailingowe itp.);
Administracja serwerami i oprogramowaniem;
Wykonanie backupu (back-up)

Na tym etapie można zainicjować proces rozwoju EDMS: dodawanie nowych funkcji, poszerzanie granic projektu wdrożeniowego (dodawanie nowych kategorii/rodzajów dokumentów, zwiększanie liczby użytkowników/oddziałów/przedsiębiorstw holdingu, dodawanie nowych funkcji ).

W celu skrócenia czasu wdrożenia i wdrożenia EDMS, prace wymienionych etapów mogą być realizowane równolegle, w zależności od stopnia skomplikowania zadań automatyki, zastosowanego oprogramowania itp.

Przez cały cykl życia projektu wdrożeniowego EDMS należy prowadzić prace związane z zarządzaniem projektem. Na przykład zalecana jest norma amerykańska ANSI/PMI 99-001-2004 (przewodnik PMBOK).

Zarządzanie projektami

Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie unikalnych produktów lub usług. Zarządzanie projektami to osobny obszar zarządzania zaprojektowany specjalnie do zarządzania tymczasowymi działaniami z unikalnymi wynikami.

Najbardziej znane/powszechnie stosowane standardy zarządzania projektami to:

PMBOK (standard amerykański: www.pmi.ru);
Prince2 (standard angielski: www.ogc.gov.uk/prince2);
IPMA (standard europejski: www.ipma.org);
P2M (norma japońska: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Główni aktorzy:

Kierownik projektu (lider) – osoba odpowiedzialna za zarządzanie projektem.
Sponsor Projektu – osoba, która zapewnia środki finansowe na projekt oraz zapewnia obsługę administracyjno-organizacyjną projektu.
Klient (konsument) projektu to osoba, która będzie korzystać z wyników projektu.
Interesariusze w projekcie – osoby aktywnie zaangażowane w projekt i/lub na których interesy może wpłynąć realizacja projektu (które wpływają na wyniki projektu i na które mają na nie wpływ).

Przykład cyklu życia projektu:

Karta projektu to pierwszy oficjalny dokument projektu. Formalnie potwierdza istnienie projektu. Daje RP uprawnienia do przydzielania zasobów organizacji do operacji projektowych. RP jest ustalana i przypisywana tak wcześnie, jak to możliwe. PR należy zawsze przydzielać przed planowaniem, a najlepiej podczas opracowywania Karty Projektu.

Karta projektu jest szczegółowo opisana w fazie planowania projektu.

Karta projektu może zawierać:

Opis potrzeb biznesowych w zakresie inicjacji projektu;
Cel lub podstawa projektu;
Opis potrzeb i oczekiwań oraz stopień oddziaływania zainteresowanych stron;
Skrócony plan kluczowych kamieni milowych projektu (Kamienie milowe);
Opis organizacji funkcjonalnych;
Opis założeń i ograniczeń organizacyjnych;
Całkowity budżet projektu.

Opis zakresu projektu- jest to informacja o celach i założeniach projektu otrzymana od Klienta na etapie inicjacji (badanie informacyjne). Może zawierać wskaźniki ogólne i podlega dalszemu doprecyzowaniu i rozwinięciu przez kierownika projektu na etapie planowania i rozwoju. To jest sformułowanie projektu (co należy zrobić).

Proces opracowywania deklaracji zakresu projektu opisuje i dokumentuje charakterystykę i zakres projektu oraz powiązanych produktów i usług, a także metody akceptacji i zarządzania zakresem.

Główne elementy dokumentu:

cele projektu;
Opis produktu projektu
Wyniki projektu
Założenia i ograniczenia w projekcie, granice projektu;
Plan kamieni milowych projektu.

Plan zarządzania projektem jest formalnie zatwierdzonym dokumentem kierującym wykonaniem projektu. Jest to dokument, który zawiera i integruje wyniki planowania we wszystkich obszarach projektu (czas, koszty, zasoby, ryzyka, jakość itp.)

Plan zarządzania projektem może składać się z jednego lub więcej planów uzupełniających, takich jak:

Plan Zarządzania Zakresem Projektu;
Plan kalendarzowy;
Plan zarządzania kosztami;
plan zarządzania jakością;
Plan zarządzania personelem;
Plan zarządzania zaangażowaniem;
Ryzykowny plan zarządzania;
Plan zarządzania dostawami;
Plan doskonalenia procesu

Nie da się od razu stworzyć szczegółowego planu dla całego projektu.

Plan podstawowy jest formalnie zatwierdzonym dokumentem, na podstawie którego mierzone jest wykonanie projektu i który będzie wykorzystywany do zarządzania i kontroli realizacji projektu. Służy do kontrolowania odchylenia postępu projektu.

Plan pracy to dokument lub zestaw dokumentów, który zmienia się wraz z postępem projektu i udostępnianiem większej ilości informacji. Plan pracy z reguły zawsze różni się od podstawowego. Plan pracy jest modyfikowany przez WP.

Realizacja projektu- główny proces realizacji projektu (zaangażowana jest znaczna część zasobów).

Do głównych zadań RP należą:

Integracja i koordynacja działań w celu realizacji planu projektu;
Stałe porównywanie i analiza odchyleń dotychczasowej realizacji projektu w porównaniu z podstawowym planem projektu;
Jeśli to konieczne, zainicjuj prośby o zmianę;
Prognozy kosztów i warunków projektu.

Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Co leży na powierzchni?

Dmitrij Sadownikow

W dzisiejszych czasach wielu liderów biznesu podchodzi ostrożnie do swoich opcji wdrażania oprogramowania dla przedsiębiorstw. Wynika to przede wszystkim z sytuacji gospodarczej, a ważnym elementem jest tutaj obawa przed ugrzęźnięciem w procesie „wdrażania tego, co nie jest realizowane”. Wszyscy dostrzegają potrzebę wdrożenia, ale nikt nie chce zostać „dojną krową” ani dla siebie, ani zwłaszcza dla zewnętrznych wdrożeniowców. Wiesz, jak to się dzieje - albo „powstał niuans”, potem formularz okazał się błędny, potem serwer jest słaby, potem coś innego ... I pieniądze zostały wyciągnięte ...

Lotsia Soft ściśle współpracuje ze swoimi rosyjskimi użytkownikami od prawie dwóch dekad. Sympatyzujemy z tak powściągliwą pozycją menedżerów i stosujemy politykę absolutnej uczciwości w stosunku do potencjalnych użytkowników. W związku z tym chciałbym zauważyć, że pomimo tego, że Lotsia PDM PLUS traktowana jest przede wszystkim jako program do organizowania technicznego przepływu pracy, to jego bogate funkcje i użyteczność mogą się szybciej ujawnić, jeśli zostaną wykorzystane do automatyzacji zarządzania przepływem pracy. Leży to na pozór, bliżej zarządu, wydaje się jeszcze prostsze i nie wpływa bezpośrednio na działania produkcyjne, co może być punktem wyjścia do uznania rozpoczęcia wdrożenia za udane i rozszerzenia zastosowania Lotsia PDM PLUS do rozwiązywania innych problemy.

Niemniej jednak byliśmy zmuszeni wziąć pod uwagę taki moment, że większość menedżerów uważa przepływ dokumentów zarządczych za typowy. Sami tak nie uważamy, ale tutaj, opierając się na tym, że klient ma zawsze rację, postanowiliśmy pójść w jego ślady. W efekcie udostępniliśmy nową wersję standardowej konfiguracji do zarządzania korespondencją oraz dokumentacją organizacyjno-administracyjną (ORD), która zostanie dołączona do zestawu dystrybucyjnego Lotsia PDM PLUS całkowicie bezpłatnie. Co więcej, każda organizacja - użytkownik Lotsia PDM PLUS może zażądać i otrzymać to ustawienie za darmo do przestudiowania i wykorzystania. Dla użytkowników jest to więc bezpośrednia oszczędność czasu i pieniędzy. Czas - ze względu na typowość, pieniądze - ze względu na gotowość ustawień do wdrożenia we własnym zakresie i minimalnym kosztem.

Co dokładnie zawiera nowa wersja konfiguracji Lotsia PDM PLUS do zarządzania korespondencją oraz dokumentacją organizacyjno-administracyjną? Jeśli po prostu wymienisz, co jest zawarte w konfiguracji, nic specjalnego nie zostanie znalezione. Tak i nie. Pytanie dotyczy wdrożenia i uwaga (!) kosztów utrzymania. Dlatego bardziej poprawne byłoby skomentowanie niektórych funkcji.

Zacznijmy od samego początku - menu użytkownika. Menu użytkownika zaimplementowaliśmy w powiększeniu - w dwóch wersjach. Użytkownikowi może być wygodne, aby najpierw wybrać operację: otwórz, znajdź, zarejestruj, zobacz typ dokumentu (rys. 1). A może chce od razu uzyskać dostęp do typu dokumentu i wykonać operację na wybranym typie (rys. 2).

Menu jest powiązane z profilem użytkownika i możliwe jest, że jedni będą bardziej komfortowo korzystać z jednego menu, a inni z innym. Proszę korzystać z obu menu.

Ale nasz przykład dostosowywania menu może obejmować bardziej szczegółowe profilowanie użytkownika. Na przykład tylko jedna lub dwie osoby będą zaangażowane w rejestrację dokumentów. Wtedy odpowiednie pozycje „opuszczą” menu ogólne i pozostaną w menu rejestratorów.

Są też ciekawsze opcje. Jeśli przyjrzysz się uważnie kopiom ekranów menu pokazanych na rysunkach, zobaczysz elementy takie jak „Dziennik rejestracji...”. To są raporty. Raporty w Lotsia PDM PLUS generowane są na podstawie danych, które zostały już wprowadzone do systemu. Sposób budowania raportów pod względem treści i wyglądu może być różny – określa się to podczas tworzenia raportu we wbudowanym generatorze raportów (rys. 3).

Jednak dla użytkownika końcowego najważniejsza jest możliwość szybkiego poruszania się po wyświetlanych danych. W tym celu kiedyś opracowano unikalny mechanizm szybkiego filtrowania. Opiera się na autofiltrach znanych niemal każdemu. Ale poszliśmy dalej i wdrożyliśmy możliwość natychmiastowego filtrowania formularza według określonych wartości pól: wystarczy nacisnąć klawisz Alt i kliknąć wartość jednego lub więcej pól. Zapewnia to niespotykaną szybkość i wygodę wizualnego filtrowania danych. Na przykład użytkownik chce wyświetlić wszystkie listy przychodzące od Buttercup JSC. Naciska Alt i klika słowo Jaskier. Jeśli chce filtrować według jakiegoś innego pola, dodatkowo wciska Ctrl. Jeśli chcesz zresetować filtr, naciśnij klawisz Esc. Wracając do autofiltrów, zauważamy, że użytkownicy nie lubiący pracy z klawiaturą mogą skorzystać z tradycyjnego sposobu zaznaczania za pomocą myszy filtrowanych wartości na liście rozwijanej. Jest po prostu szybszy i wygodniejszy dzięki klawiaturze, możesz nawet dodać - bardziej profesjonalny.

Tak więc niektórzy użytkownicy, dowiedziawszy się o możliwości szybkiego filtrowania, mówią, że nie potrzebują niczego więcej: rano otworzyli raport, a cały dzień będzie musiał tylko filtrować, uzyskując niezbędne informacje.

Jest to naprawdę wygodne, biorąc pod uwagę możliwość budowania ogromnej różnorodności formularzy raportów. Jednocześnie wszystkie raporty pozwalają uzyskać bardziej szczegółowe informacje. Dwukrotne kliknięcie wiersza pokaże użytkownikowi pełną wersję karty dokumentu. Ponadto łatwo jest wdrażać i edytować dane bezpośrednio w raportach.

Jeśli chodzi o wprowadzanie danych, to w odniesieniu do rozważanego tematu ważne jest zapewnienie szybkości. Po pierwsze mówimy o rejestracji dokumentów: przychodzących i wychodzących listów, zamówień, zamówień, notatek, a po drugie o komentarzach wykonawców. Kluczowymi punktami są tutaj:

przycisk do wywołania okna rejestracji dokumentu powinien być zawsze „pod ręką”, w menu, na pasku narzędzi;
wprowadzone informacje muszą być przechowywane tak szybko, jak to możliwe. Dotyczy to zwłaszcza rejestracji np. wiadomości telefonicznych;
użytkownik powinien być w jak największym stopniu oszczędzony przed ręcznym wprowadzaniem danych.

Opracowując ustawienia zarządzania korespondencją i ORD w Lotsia PDM PLUS, zwrócono należytą uwagę na szybkość wprowadzania danych i wiarygodność. Co to znaczy? Wyjaśnijmy na przykładzie powyższych kluczowych punktów:

przycisk do wywołania okna rejestracji dokumentów jest zawsze dostępny, bez względu na to, w jakim oknie Lotsia PDM PLUS pracuje użytkownik. Ponadto możesz wywołać okno rejestracji dokumentu ze skrótem z pulpitu lub z innego folderu lub z paska zadań;
szybkość wprowadzania informacji zapewniają tylko dwa wymagane pola. Wystarczy wybrać nadawcę i wprowadzić temat. Nadawcę wybiera się z katalogu, ale katalog można uzupełniać w locie, podczas rejestracji przychodzącego dokumentu. Podczas opracowywania procedury uzupełniania katalogu zastosowano tę samą zasadę szybkości wprowadzania;
im mniej użytkownik popełni błędy wejściowe, tym pełniejsze będą informacje w raportach i wyższa prędkość wyszukiwania. Aby zminimalizować błędy wprowadzania, wykorzystuje się wszelkie możliwości unikania wprowadzania danych z klawiatury - pola wyboru, przyciski opcji, listy rozwijane, pola wyboru, katalogi.

Pliki listu przychodzącego (rys. 4) można odebrać w zwykły sposób, a także ze skanera lub z wiadomości e-mail. Lotsia PDM PLUS jest zintegrowana ze skanerami TWAIN, a klient poczty e-mail jest zawarty w podstawowym pakiecie.

Należy tutaj zaznaczyć, że pliki wszystkich dokumentów są przechowywane w bezpiecznych magazynach i dostęp do nich w celu edycji lub przeglądania jest możliwy tylko zgodnie z ustawieniami systemu bezpieczeństwa Lotsia PDM PLUS. Bez żadnych wyjątków. Prowadzona jest historia dostępu do każdego pliku dokumentu. A wszystkie operacje użytkownika w systemie, w tym logowanie do niego, są rejestrowane w najbardziej szczegółowy sposób.

Dokumenty wychodzące mogą być rejestrowane (rys. 5) jako inicjatywa lub odpowiedź na przychodzące. W ten sam sposób listy przychodzące mogą być rejestrowane jako odpowiedzi na wychodzące. W takich przypadkach automatycznie prowadzona jest historia korespondencji – cały łańcuch listów budowany jest w porządku chronologicznym. Co więcej, jeśli pismo zostało pierwotnie wysłane do kilku odbiorców, to odpowiedzi od każdego z nich są rejestrowane i automatycznie trafiają do historii korespondencji.

Bez wątpienia możliwość automatycznego generowania sformalizowanych dokumentów z „niebieskimi” podpisami oraz integracja z aplikacjami biurowymi, co pozwala na bezpośrednią pracę i wymianę informacji z Lotsia PDM PLUS, a także automatyczne generowanie i zapisywanie plików PDF w Lotsia PDM PLUS , będzie bardzo poszukiwane.

Na pisma przychodzące można nałożyć uchwały, wydać dyspozycje, powołać odpowiedzialnego wykonawcę i współwykonawców. Rozdzielczość i wszystkie instrukcje są wyświetlane w strukturze dokumentu (rys. 6).

Wbudowany generator raportów i formularzy wyjściowych zapewnia tworzenie dzienników rejestracji dokumentów przychodzących i wychodzących za wybrany okres, a raport „Postęp wykonania dokumentu” (rys. 7) pokazuje całą historię uchwał i instrukcji, terminów ich otrzymania, wykonania i komentarzy wykonawców. Ponownie, klikając dwukrotnie wiersz w raporcie, użytkownik jest w stanie przynajmniej zobaczyć szczegóły danych. Istnieje wiele innych opcji obsługi podwójnych i pojedynczych kliknięć na wierszu lub na określonym polu, więc nie ma sensu opisywać ich tutaj szczegółowo. Ograniczamy się do następującej tezy: wszystko jest w rękach administratora. Jego własny, nie zewnętrzny. Czy to nie jest wskaźnik?

Jeśli chodzi o pracę z dokumentacją organizacyjną i administracyjną: zamówienia, zamówienia, notatki, tutaj technologia pracy jest podobna, tylko formularze ekranowe są różne, odpowiadające rodzajowi dokumentu (ryc. 8-10).

W tym miejscu można zauważyć, że dla zamówień w bloku obiegu dokumentów przewidziana jest procedura zatwierdzania.

Ponadto wszystkie dokumenty ORD można powiązać z innymi dokumentami ORD i korespondencją, zarówno jako podstawę, jak i wynik (rys. 11).

W ramach zamówienia można wystawiać zamówienia, więc możliwość ta jest zapewniona bezpośrednio z formularza zamówienia, a zamówienie jest automatycznie kojarzone z zamówieniem jako kolejny dokument (rys. 12).

Wszystkie powiązane dokumenty są natychmiast wyświetlane w formularzu i umożliwiają dwukrotne kliknięcie, aby wyświetlić szczegółowe informacje.

Workflow w Lotsia PDM PLUS to cały system możliwości. Istnieje niesamowita elastyczność, możliwa do osiągnięcia bez programowania, i nieograniczone rozgałęzianie przez wykonawców oraz mechanizmy przypisywania praw dostępu, statusów i innych atrybutów obiektów informacyjnych, które są przezroczyste dla użytkowników.

W podstawowym ustawieniu do zarządzania korespondencją i ORD oferujemy uniwersalny schemat tras, który umożliwia koordynację dowolnych dokumentów (rys. 13).

Specyfiką tej ścieżki jest to, że dowolna lista osób zatwierdzających w wymaganej kolejności jest określana przed wysłaniem do zatwierdzenia, każda osoba zatwierdzająca może zatwierdzić dokument lub wystawić dowolną liczbę komentarzy. Jednocześnie system automatycznie kontroluje okres akceptacji przez każdego uczestnika i po określonej liczbie dni roboczych od otrzymania dokumentu do akceptacji przypomina o upływie tego okresu.

W tym przypadku system przypomnień korzysta z kalendarza produkcji firmy, który jest generowany corocznie w Lotsia PDM PLUS.

Tym samym nowe darmowe ustawienie Lotsia PDM PLUS do zarządzania korespondencją i ORD zostało stworzone na zasadach maksymalizacji szybkości wprowadzania danych, monitorowania realizacji i utrzymywania listy bieżących zadań dla użytkowników. Jednocześnie samo ustawienie jest otwarte na samodzielną poprawę, co znacznie obniża koszt wdrożenia i tak już niedrogiego systemu.

I proszę pamiętać, że zarządzanie korespondencją i ORD to dopiero początek długiej i ciekawej podróży, którą Lotsia Soft zawsze pomoże Ci obrać najkrótszą drogę, aby szybko przejść do efektywnego wdrożenia zarządzania dokumentacją techniczną i zarządzania danymi produktowymi zadania.

Wdrożenie EDMS: Doświadczenie Zarubieżniefti-Dobycha Kharyaga

Cele i zadania projektu

Sytuacja przed rozpoczęciem projektu

Architektura i skala rozwiązania

Wyniki projektu

Krótki opis projektu

Firma Zarubieżnieft - Mining Kharyaga” wdrożył elektroniczny system zarządzania dokumentami oparty na rozwiązaniu „1C: Document Management”. System pozwolił ujednolicić procesy przetwarzania dokumentów biurowych, zautomatyzować zatwierdzanie dokumentacji kontraktowej oraz tworzenie i kontrolę dyspozycji. Po wprowadzeniu EDMS czas na poszukiwanie potrzebnych informacji oraz łączny czas na zbiorcze przetwarzanie dokumentów skrócił się o połowę, a efektywność pozyskiwania informacji znacznie wzrosła.

Klient

Zarubezhneft-dobycha Kharyaga jest częścią grupy firm Zarubezhneft. Załoga firmy to 350 osób. Zarubieżnieft-Dobycza Chariaga jest operatorem projektu Chariaginskoje i na warunkach umowy o podziale produkcji zagospodarowuje 2. i 3. obiekt złoża Chariaginskoye.

Cele i zadania projektu

Celem biznesowym wdrożenia EDMS jest: Poprawa wydajności pracowników poprzez:

zwiększenie efektywności pozyskiwania niezbędnych informacji;
zwiększenie przejrzystości procesów biznesowych poprzez automatyzację procesów przetwarzania dokumentów zgodnie z określonymi trasami;
ujednolicenie procesów przygotowania, przetwarzania i przepływu dokumentów przychodzących, wychodzących, wewnętrznych oraz umownych w formie elektronicznej;
automatyzacja procesu negocjowania dokumentacji kontraktowej zgodnie z określonymi trasami;
automatyzacja procesu tworzenia i kontroli instrukcji;
usprawnienie pracy pracowników z dokumentami: wyeliminowanie możliwości zagubienia wersji dokumentów lub krzyżowania się fragmentów podczas jednoczesnej pracy, poprawa jakości gotowego materiału oraz usprawnienie pracy użytkowników;
skrócenie czasu wyszukiwania potrzebnych informacji oraz łącznego czasu zbiorczego przetwarzania dokumentów;
tworzenie zamkniętej pętli wymiany informacji poprzez integrację z istniejącymi systemami organizacji.

Zadania wdrożenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami:

Optymalizuj pracę pracowników.
Wdrożyć mechanizmy wymiany danych pomiędzy firmowym systemem zarządzania, systemami referencyjnymi i powiązanymi - system zarządzania dokumentami, ujednolicony system księgowy oparty na rozwiązaniu „1C: Holding Management”, „1C: Payroll and Personnel Management”, system do kontroli operacji skarbowych.

Sytuacja przed rozpoczęciem projektu

„Wcześniej obieg dokumentów w zakresie prac biurowych oraz negocjacje warunków umów odbywały się w formie papierowej. Nie było unifikacji systemów korporacyjnych. To bardzo utrudniło szybką wymianę danych” – powiedział Alexander Egorov, zastępca kierownika Departamentu Metrologii, Automatyki, Komunikacji i Informatyki w Zarubieżnieft-Produkcja Kharyaga.

Sytuację dodatkowo komplikował fakt, że projekt wprowadzenia elektronicznego systemu zarządzania dokumentami miał miejsce w kontekście powstawania nowej spółki. Przed rozpoczęciem projektu firma nie posiadała zunifikowanego systemu do obsługi elektronicznego zarządzania dokumentami. Procesy biznesowe i regulaminy pracy zostały zbudowane i uzgodnione w trakcie realizacji projektu.

Architektura rozwiązania i zakres projektu

Zautomatyzowany system elektronicznego zarządzania dokumentami jest zbudowany w oparciu o rozwiązanie 1C: Zarządzanie dokumentami. Integruje rozwiązanie z korporacyjnym systemem zarządzania informacją referencyjną. Ponadto, aby zapewnić jednolitość danych, informacje referencyjne korporacyjnego systemu zarządzania informacjami regulacyjnymi i referencyjnymi zostały zsynchronizowane z 1C: Zarządzanie holdingami, 1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i zasobami ludzkimi oraz systemem kontroli operacji skarbowych.

Poprzez elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) dostęp do katalogów informacji prawnych i referencyjnych jest zapewniony przez podsystem zdalnego sterowania informacjami regulacyjnymi i referencyjnymi. Możliwe jest utworzenie w systemie wniosku o dodanie nowego elementu do regulacyjnych informacji referencyjnych i powielenie go w systemie.

Zapewniona jest wymiana danych między systemami informatycznymi firmy w zakresie katalogów grup „Umowy”, „Kontrahenci”, „Analiza zarządzania”, „Struktura organizacyjna i kadrowa”.

Schemat integracji elektronicznego systemu zarządzania dokumentami z innymi produktami

W projekcie wzięły udział następujące dywizje wydzielone i strukturalne:

Zarubieżneft-dobycha Kharyaga LLC (Moskwa);
Oddzielny oddział Zarubieżniefti-dobycha Kharyaga LLC w Republice Komi (Usinsk);
zdalne stanowiska pracy zapewniające księgowość magazynową w terenie - w Republice Komi (placówki terenowe).

Cechy i wyjątkowość projektu

W trakcie realizacji projektu zautomatyzowano działania wydzielonego pododdziału Zarubieżnieft-Produkcja Charjaga, a także zdalne miejsca pracy - bez stałej obecności w miejscu pracy. Inną cechą projektu jest to, że elektroniczny system zarządzania dokumentami został zainstalowany na samym polu w wiosce Kharyaga.

Szkolenia, doradztwo i wsparcie dla pracowników firmy odbywały się całkowicie zdalnie za pośrednictwem komunikacji wideo, co pozwoliło obniżyć koszty projektu bez wpływu na jakość świadczonych usług.

Możliwości systemu pozwoliły rozwiązać kwestie automatyzacji pracochłonnych, powtarzalnych operacji, wydajności i przejrzystości otrzymywanych raportów oraz stworzenia jednej przestrzeni informacyjnej w firmie. System współpracuje z dokumentami przychodzącymi i wychodzącymi, dokumentacją organizacyjno-administracyjną, dokumentacją zakupową i kontraktową.

Dla menedżerów opracowano personalny interfejs, który pozwala zoptymalizować pracę z przychodzącymi zadaniami i dokumentami, a także szybko kontrolować pracę pracowników. W interfejsie poprawiono formularz „Zadania dla mnie”. Podczas tworzenia podzadania na podstawie własnego zadania, utworzone podzadanie jest wyświetlane na formularzu.

Jedną z cech projektu jest instalacja elektronicznego systemu zarządzania dokumentami na samym polu w miejscowości Charyaga

Zaimplementowano grupowanie zadań według typów (wykonanie, zatwierdzenie), dodano kolorowe wyświetlanie nowego nadchodzącego zadania oraz prefiks „Nowy!”. W formularzu zadania dodano aktywne linki do powiązanych dokumentów, do wiz według dokumentu. Poprawiono zakładkę „Raport z wykonania zadania” na formularzu zadania z możliwością zapisywania postępu zadania.

Ponadto podczas tworzenia systemu w rozwiązaniu 1C: Zarządzanie dokumentami wprowadzono następujące ulepszenia:

Udoskonalenie rejestru umów (raport uniwersalny).
Raport „Z kontroli ZNDKh” i „Raport o zrealizowanych zamówieniach” zostały opracowane na rozkazach kontrolnych Dyrektora Generalnego na podstawie dokumentów.
Usprawniony został mechanizm monitorowania wykonania dyspozycji. Jeżeli odpowiedzialny wykonawca wykona swoje zlecenie i zostanie usunięty spod kontroli, to zlecenie dla współwykonawców zostaje automatycznie zrealizowane.
Opracowano raport z wykonania poleceń kontrolnych Dyrektora Generalnego dla Zastępców Dyrektorów Generalnych.
Poprawiono polecenie „Problemy z działalnością”. Jeśli ustawienie jest ustawione, w sekcji Informacje prawne i referencyjne pojawi się polecenie „Pytania dotyczące czynności”, a w dokumentach pojawi się pole „Pytania dotyczące czynności”.
Ulepszona lista akceptacji dokumentów wewnętrznych i wychodzących.
Opracowano raport dotyczący średniego czasu trwania zatwierdzenia. Raport generowany jest za określony czas, pozwala dostosować hierarchię wyprowadzanych informacji oraz zmienić poziom grupowania od zastępcy dyrektora generalnego do pracowników departamentu.
W drukowanej formie protokołów posiedzeń została dodana możliwość wyświetlania wiersza „Zanotowano”.
W drukowanej formie protokołu dodano automatyczne wpisanie numeru rejestracyjnego i daty z powiązanego dokumentu wewnętrznego, a także automatyczne wpisanie danych „Numer protokołu” i „Data protokołu” na karcie zdarzenia.
Poprawiona została forma zadań nieprzyjętych do realizacji. Dodano wyświetlanie dla wykonawcy zadań o delegowaniu uprawnień. Formularz pozwala zobaczyć zadania przychodzące do roli lub do konkretnego wykonawcy.
Ulepszono formę „Sprawa (objętość)”. Zaimplementowano tworzenie linków do dokumentów wewnętrznych za pomocą zmiennej „Pliki trwałego przechowywania”. Sprawy są zamykane automatycznie po zatwierdzeniu powiązanego dokumentu.
Opracowane wyskakujące okienka informujące o nadejściu nowych zadań.
Opracowano arkusz zatwierdzenia zgodnie z szablonem zgłoszenia zapotrzebowania.
Opracowano kartę akceptacji zgodnie ze wzorem dodatkowej umowy i umowy.
Karta do głosowania została opracowana zgodnie ze wzorem „Decyzji Komisji Przetargowej”.
Dodano możliwość ustawienia uprawnień do zapisywania listy wyników zatwierdzania dla określonej grupy użytkowników w formacie edytowalnym.
W bloku „Zdarzenia” poprawiono funkcjonalność uruchamiania instrukcji według protokołów: Wyróżniono uruchamianie instrukcji kontrolnych i niekontrolnych w zależności od rodzaju zdarzenia (spotkanie wewnętrzne; spotkanie z Prezesem).
Wdrożono możliwość skonfigurowania zakazu usuwania określonego kroku w szablonie złożonego procesu przed rozpoczęciem.