Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэх, хөгжүүлэх: буруу ойлголтоос ангижрах, жинхэнэ зорилгоо бүрдүүлэх. Байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийн системийг хэрэгжүүлэх үр нөлөө Зорилго, стратегийн тодорхойлолт

16.05.2022

Компьютер өргөн тархсанаар бичиг баримтыг 100% цахим хэлбэрээр бүрдүүлж байна. Гэсэн хэдий ч тэдний талаас илүү хувийг хянаж, батлахаар хэвлэсэн хэвээр байна.

Аж ахуйн нэгж хоорондын бичиг баримт солилцох, гэрээ байгуулах тухайд энд бараг л цаасан зөөгчийг ашигладаг.

Илгээх гурван арга байдаг:

Татвар төлөгчийн нэрийн дансанд баталгаат мессеж хүргэх системээр;
EDS бүхий соронзон зөөгч дээр
"Татвар төлөгчийн терминал" хөтөлбөрөөр дамжуулан татварын албаны албан газруудад .

Үр ашгийг нэмэгдүүлэх, зардлыг бууруулах нь олон жилийн турш бизнесээ үргэлжлүүлэхээр төлөвлөж буй аливаа бизнесийн зорилго юм. Цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлснээр үүнийг хийх боломжтой, ялангуяа Оросын хууль тогтоомжид заасан байдаг.

Үүний зэрэгцээ хуулийн дагуу цаасан хэлбэрээр хэвлэх ёстой баримт бичгүүдэд анхаарлаа хандуулж, цаасан болон цахим баримт бичгийн менежмент нь бие биенээ давтахгүй байх ёстой, учир нь энэ тохиолдолд юу ч хэмнэгдэхгүй.

Хэрэв бүх зүйл зөв зохион байгуулагдсан бол цахим баримт бичгийн менежмент нь орчин үеийн аж ахуйн нэгжийн үр ашгийн түлхүүр юм.

Мэдээллийн системийг (IS) хэрэгжүүлэх дэлхийн болон дотоодын өндөр хөгжилтэй туршлагын дагуу энэ нийтлэлд бид ажлын хэд хэдэн үе шатыг багтаасан EDMS-ийг хэрэгжүүлэх үйл явцыг авч үзэх болно. EDMS-ийг хэрэгжүүлсний үр дүн нь системийн бүх аж ахуйн нэгжийн үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагаа юм.

Ажлын урсгалын зардлын үр ашиг нь түүний бууралттай үргэлж холбоотой байдаггүй. Баримт бичгийн урсгалын үр ашгийг нэмэгдүүлэх, менежерүүдийн тав тухыг мэдээллийн агуулгын чанарыг нэмэгдүүлэхтэй уялдуулан авч үзэх хэрэгтэй. Ажлын урсгалыг оновчтой болгох (зохион бүтээх) зорилго нь менежментийн хэрэгцээнд нийцүүлэн засвар үйлчилгээ хийх зардлыг бууруулахад оршино. Ажлын урсгалыг оновчтой болгох (дизайн боловсруулах) томруулсан журам нь дараах таван алхмыг агуулна.

Ажлын урсгалыг оновчтой болгох нь хоёр үндсэн чиглэлийг агуулдаг:

1. Мэдээллийн чанарын агуулгыг сайжруулах (хариуцлагын төвүүдэд заавал байх; үзүүлэлтүүдийн оновчтой багц, агуулга; норм, стандартын өндөр чанар; хазайлтын талаарх мэдээллийн хүртээмж).
2. Баримт бичгийн эргэлтийн үр ашгийг нэмэгдүүлэх, менежерүүдэд тав тухтай байдлыг хангах (мэдээллийн давхардлыг арилгах, замын хөдөлгөөний маршрутыг оновчтой болгох; нягтлан бодох бүртгэл, үйл ажиллагааны удирдлагын анхан шатны нягтлан бодох бүртгэлийг нэгтгэх гэх мэт; баримт бичгийн нэрийг агуулгад нийцүүлэх).

Баримт бичгийн урсгалын үр ашгийг нэмэгдүүлэх, менежерүүдийн тав тухыг эхний чиглэлтэй уялдуулан авч үзэх хэрэгтэй, i.e. Ажлын урсгалын үр ашиг нь түүний бууралттай үргэлж холбоотой байдаггүй. Мэдээллийн нэг хэсгийг алдах нь бүхэл бүтэн аж ахуйн нэгжид сөрөг нөлөө үзүүлэх болно.

Мэдээллийн чадавхийг хадгалахын зэрэгцээ ажлын урсгалыг багасгах хувилбарыг авч үзье. Тиймээс ажлын урсгалыг оновчтой болгох (зохион бүтээх) зорилго нь менежментийн хэрэгцээнд нийцүүлэн засвар үйлчилгээ хийх зардлыг бууруулах явдал юм.

Ажлын урсгалыг оновчтой болгох (дизайн боловсруулах) томруулсан журам нь дараах алхмуудыг агуулна.

Алхам 1. Төслийн өмнөх судалгаа эсвэл аж ахуйн нэгжийн тодорхойлолт.
Алхам 2. Одоо байгаа ажлын урсгалын нарийвчилсан тайлбар.
Алхам 3. Мэдээллийн чанарын агуулгын шинжилгээ.
Алхам 4. Баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох.
Алхам 5. Стандарт (заавар) бий болгох.

Мэдээллийн судалгаа, дүн шинжилгээ

Эхний алхам болох аж ахуйн нэгжийн тодорхойлолт нь удирдлагын хэрэгцээг тодорхойлох, хүчин зүйлийн нөлөөллийг тодорхойлох явдал юм. Удирдлагын хэрэгцээг ажлын байрны тодорхойлолтод тусгагдсан чиг үүргийг судалж, удирдлагын янз бүрийн түвшинд гаргасан удирдлагын шийдвэрийн бүлгүүдийн тайлбар дээр үндэслэн тодорхойлдог. Шүүмжлэлд дүн шинжилгээ хийхийн тулд одоо байгаа дотоод тайланг ашиглаж болно. Бид уг ажлыг мэдээллийн чанарын агуулгын дүн шинжилгээтэй зэрэгцүүлэн хийхийг зөвлөж байна.

Ажлын урсгалыг бий болгох, түүнчлэн удирдлагын нягтлан бодох бүртгэлийн зохион байгуулалтын бүтцийг бий болгохдоо технологийн онцлог, бүтээгдэхүүний найрлага, аж ахуйн нэгжийн үйлдвэрлэл, менежментийн зохион байгуулалт, түүний бүтцийн хэлтэс, бизнесийн үйл явц, материал зэрэг хүчин зүйлсийн нөлөөллийг судлахаас эхэлдэг. урсдаг. Ажлын урсгалын зохион байгуулалт нь удирдлагын зохион байгуулалтын бүтцэд хариуцлагын төвүүд байгаа эсэхээс ихээхэн хамаардаг; компанийн дотоод бизнес эрхлэх механизмыг хөгжүүлэх; хазайлтыг хянах боломж; удирдлагын ур чадвар, шийдвэр гаргах дэвшилтэт аргыг ашиглах; хувийн компьютер, мэдээллийн сүлжээ гэх мэт бэлэн байдал.

Зураг төслийн өмнөх ажлын явцад, тухайлбал, мэдээллийг бий болгох (өөрчлөх, ашиглах) төвүүд болон тэдгээрийн хувийн харилцааг (нягтлан бодох бүртгэлийн цэгүүдийг) тайлбарлах талаар илүү дэлгэрэнгүй мэдээлэл шаардлагатай; баримт бичгийн тодорхойлолт, одоо байгаа баримт бичгийн урсгал.

Мэдээжийн хэрэг аж ахуйн нэгжийн технологи, зохион байгуулалтын онцлогийг харгалзан менежментийн зорилго, удирдлагын сэтгэл зүйд зориулсан баримт бичгийн менежментийн системийг хөгжүүлэх нь тодорхой програм хангамжийн бүтээгдэхүүнтэй холбоогүй байх ёстой. Эхлээд та үзэл суртлыг бий болгож, дараа нь түүнд зориулсан програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг хайж олох хэрэгтэй.

Аж ахуйн нэгжид EDMS-ийг хэрэгжүүлэх үйл явцыг эхлүүлэхийн өмнө бид танд дараахь зорилгоор экспресс судалгаа (төслийн өмнөх судалгаа) хийхийг зөвлөж байна.

EDMS-ийг хэрэгжүүлэх объектын талаархи ерөнхий мэдээлэл авах;
хэрэгжүүлэх зорилгыг тодорхойлох;
EDMS болон төслийн хил хязгаарт тавигдах ерөнхий үндсэн шаардлагуудын тодорхойлолт;
баримт бичгийн эргэлт, албан тасалгааны ажлын зохион байгуулалтын ерөнхий байдлыг тодорхойлох;
төслийн гол оролцогчдыг тодорхойлох (ажлын хэсэг байгуулах);
боломжит төслийн нарийн төвөгтэй байдлын ерөнхий түвшинг тодорхойлох;
өгөгдөл шилжүүлэх, бусад програм хангамжтай нэгтгэх хэрэгцээний үнэлгээ;
Судалгаа, хэрэгжилтийг гуравдагч этгээдийн компани хийх тохиолдолд үр дүнтэй, ялалт байгуулсан арилжааны саналыг бэлтгэхэд шаардлагатай мэдээллийн цуглуулга.

Энэ үе шатанд EDMS боловсруулах платформыг сонгох ажил хийгдэж байна.

Энэ үе шатанд хүлээн авсан анхан шатны мэдээлэлд үндэслэн ажлын үндсэн төлөвлөгөө, шаталсан ажлын бүтэц (ТББ), түүнчлэн Төслийн дүрмийг боловсруулдаг Төслийн менежерийг (ТМ) томилдог.

Мэдээллийн судалгааны явцад одоо байгаа бизнесийн үйл явцыг судалж, тайлбарладаг ("байгаагаар" - "байгаагаар"). Цуглуулсан өгөгдөлд дүн шинжилгээ хийсний үр дүнд бизнесийн оновчтой үйл явцыг санал болгож байна ("байх" - "байх ёстой"), EDMS-ийн функциональ шаардлагыг томъёолсон болно.

Мэдээллийн судалгааны зорилго нь:

автоматжуулах бизнесийн үйл явцыг судалж, үнэн зөв тайлбарлах;
баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох, ажлын урсгал, оффисын ажлыг зохион байгуулах зөвлөмж боловсруулах;
системийн өөрчлөлт, интерфэйсийн тодорхойлолт, тайлбар. төслийн явцад боловсруулж хэрэгжүүлэх одоо байгаа програмуудаас өгөгдөл дамжуулах хэрэгсэл, гадаад системтэй харилцах интерфейс;
техникийн тодорхойлолт боловсруулах (TOR).

Шаардлагатай мэдээллийг олж авахын тулд үндсэн хэрэглэгчдийн (сонирхсон хэлтсийн дарга нар, шинэ EDMS-д шууд ажиллах ёстой ажилтнууд) санал асуулга, ярилцлага хийдэг. Ажлын явцад дараахь зүйлийг хийхийг зөвлөж байна.

Байгууллагад одоо байгаа төрлийн баримт бичгийн жагсаалтыг гаргаж, баримт бичгийн төрөл бүрийн судалгааг гаргана.

баримт бичгийн технологийг тайлбарлах (шаардлагатай бол тэдгээрийн байршил, дараалал, дизайны онцлог шинж чанаруудын багц); баримт бичгийг шилжүүлэх нөхцөл (гарын үсэг, виз, чек гэх мэт), баримт бичгийг шилжүүлэх схем (маршрут) эсвэл үндсэн батламжлагч, гарын үсэг зурсан хүмүүсийн жагсаалт гэх мэтийг харуулах; бүртгэлийн аргыг тодорхойлох (бүртгэлийн дугаарын формат);

Баримт бичгийг бүрдүүлэх үүрэгтэй ажилчдын жагсаалтыг гаргах (хэн / ямар хэлтэс, ямар төрлийн баримт бичгийг бий болгодог).
Баримт бичгийг батлах, гарын үсэг зурах, батлах ажилчдын жагсаалтыг гарга (ямар төрлийн баримт бичгийг хэн баталдаг / гарын үсэг зурдаг; виз / гарын үсэг шаардлагатай нөхцөл).
Баримт бичиг бүртгэгчдийн жагсаалтыг гарга
Ямар төрлийн баримт бичгийг хяналтанд оруулах шаардлагатайг тодорхойлох (хянагчдыг тодорхойлох, хяналт тавих нөхцөл, хяналтыг арилгах нөхцөл болон бусад шаардлагатай мэдээллийг тодорхойлох).
Боловсруулах процессыг хариуцах бусад хүмүүсийн жагсаалтыг гарга.
Дээр дурдсан мэдээлэлд үндэслэн баримт бичгийн хөдөлгөөний алгоритмыг (оперограмм) гарга. 1-р жишээг үзнэ үү.
Шаардлагатай тайлангийн баримт бичгийг тодорхойлох (тайлан үүсгэх нөхцөл, тэдгээрийн хэлбэр).
Судалгааны үндсэн дээр сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын зааварчилгааг (шаардлагатай бол) боловсруулна.
Хадгалах хугацаа, хэргүүдийг бүрдүүлэх зарчмуудыг (шаардлагатай бол) заасан хэргийн нэршил гаргах.
Тэдгээрт хандах эрх олгох нөхцөлийг харуулсан баримт бичгийн жагсаалтыг (жишээлбэл, албан тушаалаас хамааран) бүрдүүлэх.

Дээр дурдсан мэдээлэлд үндэслэн EDMS-д тавигдах функциональ шаардлага эсвэл түүнийг боловсруулах техникийн даалгаврыг (TOR) боловсруулсан болно. Ялангуяа шинжээч нь бүртгэлийн болон хяналтын картын хэлбэр, найрлагад тавигдах шаардлагыг (карт дахь талбаруудын багц, зохион байгуулалт, EDMS бөглөх арга гэх мэт), баримт бичгийг шилжүүлэх маршрут, шаардлагатай бусад шаардлагыг гаргах ёстой. EDMS-ийг бий болгох, хөгжүүлэхэд зориулагдсан.

Баримт бичгийн удирдлагын системийг зохион бүтээх практик дээр үндэслэн дараахь ажлын дарааллыг санал болгож болно.

1. Үндсэн үйлдвэрлэл, туслах үйлдвэрлэл, функциональ үйлчилгээний бүртгэлийн цэгийн схемийг барих.
2. Тэдний харилцан холболтын схемийг барих.
3. Бүртгэлийн цэгүүдийн хүрээнд бөглөсөн баримт бичиг, тайлангийн маягтыг цуглуулах.
4. Тэдгээрийг цомог болгон зохион байгуулах.
5. Баримт бичгийг хүлээн авах эцсийн хугацаа, баримт бичгийн хөдөлгөөний чиглэл, тайлагнах маягтын тодорхойлолт (ямар хугацаанд, хэнд, хэнээс баримт бичгийг шилжүүлсэн).
6. Ажлын урсгалын сэдэвчилсэн болон нэгдсэн схемийг барих.
7. Баримт бичгийн логик, шаардлагатай шинжилгээ хийх.
8. Баримт бичгийг үүсгэх, батлах, батлах үйл явцын замд дүн шинжилгээ хийх.
9. Удирдлагын нягтлан бодох бүртгэлийн бусад параметрүүдийг өөрчлөх саналтай холбогдуулан баримт бичгийн одоо байгаа схемд өөрчлөлт оруулах саналыг боловсруулах (газайлт, хариуцлагын төв гэх мэт).
10. Мэдээллийн давхардлыг арилгах талаар санал боловсруулах.
11. Баримт бичгийг нэгтгэх талаар санал боловсруулах.
12. Баримт бичгийн шилжилт хөдөлгөөн, тайлагнах ажлыг оновчтой болгох санал боловсруулах.
13. Баримт бичгийн урсгал, дотоод тайлагналын оновчтой хураангуй схемийн төслийг боловсруулах.
14. Ажлын урсгалын стандарт, дотоод тайланг боловсруулж хэрэгжүүлэх.

Дээрх үйлдлүүдийг хийхдээ зарим зөвлөмжийг анхаарч үзэх хэрэгтэй.

нягтлан бодох бүртгэлийн цэгүүд. Эхлээд та мэдээлэл солилцох явцад харилцааны субъектуудыг тодорхойлно. Тэднийг мэдээллийн гарал үүсэл, хэрэглээ, дамжуулах төвүүд эсвэл нягтлан бодох бүртгэлийн цэгүүд гэж нэрлэж болно. Тиймээс, лавлах цэгүүдийг зассан, өмнөх үе шатанд хэлтэсүүдийн харилцан холболтыг тодорхойлсон бол одоо та энэ материалыг холбож, нэмэлтээр лавлах цэгүүдийн харилцан холболтын диаграммыг барьж болно.

Эдгээр схемүүд нь төслийн эхний үе шатанд үл хамаарах холболтыг баримтат хэлбэрт оруулахгүйгээр таслахаас гадна цаг хугацаа, мөнгөө хэмнэхэд тусална. "Бүх зүйлийг анхаарч үздэг" сэдвээр оновчлолын саналыг туршихад эдгээр нь зайлшгүй шаардлагатай.

Цомог, баримт бичгийн тайлбар. Чухал алхам бол төсөл хэрэгжих үед байсан баримт бичгийн цомог үүсгэх, тэдгээрийн тайлбар; Энэ бол хамгийн их цаг хугацаа шаардсан, сонирхолгүй, талархалгүй ажил юм.

Ажлын урсгалыг оновчтой болгох ажлыг гүйцэтгэхдээ алдааны практикт дүн шинжилгээ хийсний үр дүнд олж авсан зөвлөмжийг ашиглана уу: хязгаарлалтыг цаг тухайд нь тогтоох - "асар их зүйлийг бүү мэд"; баримт бичгийг гарын үсэг зурсан ажилтан эмхэтгэсэн эсэх, эсвэл жинхэнэ үл үзэгдэх жүжигчид байгаа эсэхийг олж мэдэх; Дэлгүүрийн менежер хагас боловсруулсан бүтээгдэхүүнийг дараагийн дэлгүүрт шилжүүлэх нэхэмжлэх дээр гарын үсэг зурсан тохиолдолд баримт бичгийн хөдөлгөөнийг хэдэн удаа дүрслэхээ шийдээрэй: нэг дэлгүүрээс дэлгүүр рүү эсвэл бүх замыг дагана уу. Энэ тохиолдолд байгууллагын бүх хэлтэс бүрт ижил төстэй баримт бичиг баримтлах зарчим байх ёстой.

Ажлыг гүйцэтгэхдээ заавал дагаж мөрдөх нөхцлийг дагаж мөрдөх ёстой: баримт бичгийн тодорхойлолтыг байгууллагын бүх хэлтэст нэгдсэн хэлбэрээр танилцуулах ёстой.

Орон нутгийн болон ерөнхий ажлын урсгалын схемүүд. Баримт бичгийг тайлбарласны дараа та схемийн барилгын ажлыг үргэлжлүүлж болно. Тэд үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагаанаас ялгаатай нь дөрвөн хувь энгийн баримт бичгийн зам хэр хэцүү вэ гэсэн асуултын хариултад хувь нэмэр оруулдаг. Баримт бичгийн хөдөлгөөний хэв маягт дүн шинжилгээ хийх нь эцсийн замуудын зохистой байдлын талаар бодоход хүргэдэг. Жишээлбэл, төлөвлөлтийн хэлтэст дотоод нүүлгэн шилжүүлэлтийн анхан шатны баримт бичиг яагаад хэрэгтэй вэ?

Жишээ 1. Бид судалгааны үр дүнд олж авсан мэдээллийг оперограмм (1-р зургийг үз) эсвэл алгоритм хэлбэрээр (2-р зургийг үз) гаргахыг санал болгож байна. Жишээлбэл, бид үндсэн үйл ажиллагааны захиалгын амьдралын мөчлөгийг авч үзэхийг санал болгож байна. Энэ төрлийн баримт бичигтэй ажиллах технологи нь хамгийн нэгдсэн бөгөөд янз бүрийн аж ахуйн нэгжүүдэд ашиглаж болно.

Зураг 1. Үндсэн үйл ажиллагааны захиалгын амьдралын мөчлөгийн оперограмм

Зураг 2. Үндсэн үйл ажиллагааны захиалга боловсруулах алгоритм

"Аж ахуйн нэгжийн оффисын удирдлага ба баримт бичгийн менежмент" сэтгүүлийн 2007 оны 2-р дугаарт нийтлэгдсэн "EDMS-ийн хэрэгжилтийн нэг хэсэг болох мэдээллийн судалгаа" нийтлэлд асуулгад эсвэл хэрэглэгчидтэй ярилцлага хийх үед ашиглаж болох асуултуудыг жагсаав. Асуултууд нь зөвлөгөө юм.

Санал асуулга явуулахад тодорхой шаардлага байхгүй тул тодорхой тохиолдол бүрт бэлэн боловсруулалтыг ашиглан шаардлагатай мэдээллийг олж авах, бүтэцжүүлэх, харуулахад бүтээлч байх хэрэгтэй.

Мэдээллийн судалгаа нь сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагыг оновчтой болгох, EDMS-ийг хэрэгжүүлэх чухал алхам юм. Эцсийн эцэст, үйл явцыг оновчтой болгох, EDMS-ийн үйл ажиллагаанд тавигдах шаардлагыг боловсруулах шийдвэрийн чанар нь хүлээн авсан мэдээлэл, түүний танилцуулгын чанараас шууд хамаардаг. Үүнтэй холбогдуулан судалгааны үндсэн зарчмыг баримтлах шаардлагатай - автоматжуулахаар төлөвлөж буй үйл явцын талаар бүрэн, найдвартай, хамгийн сүүлийн үеийн мэдээлэл авах.

Сэдэвчилсэн дүн шинжилгээ ба ажлын урсгалыг оновчтой болгох

Ажлын урсгалын эмх замбараагүй байдал, түүний үндэслэлгүй байдлыг сэдвийн дагуу дүн шинжилгээ хийх замаар харж болно. Жишээлбэл, хэлтэс дэх материалын урсгалын оролт, гаралтыг (хагас боловсруулсан бүтээгдэхүүн, эцсийн бүтээгдэхүүний хөдөлгөөн) дүн шинжилгээ хийцгээе. Боловсруулсан түүхий эд бүхий савыг дэлгүүрээс дэлгүүрт шилжүүлэх ёслолын баримтыг анхан шатны баримт бичиг, журнал, хураангуй, тайланд оруулсан тэмдэглэлийн салют дагалдаж магадгүй юм. Хагас боловсруулсан бүтээгдэхүүнийг нэг цех дотор шилжүүлэхэд ихээхэн давхардал гардаг.

Бүртгэлийг багасгах шийдвэр гаргахын тулд шаардлагатай дүн шинжилгээг хүснэгт эсвэл график хэлбэрээр хийхийг зөвлөж байна. Энэ нь баримт бичигт үзүүлэлтүүдийн давхардлыг албан ёсоор харуулж байна. Баримт бичгийн тусгай зориулалт, хураангуй эсвэл нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэлд оруулсан бичилт (удирдлагын шийдвэр гэх мэт) -ийг тодруулах замаар орон нутгийн схемд дүн шинжилгээ хийх нь баримт бичгийн давхардал, нарийн ширийн зүйлийг мөн чанартаа тодорхойлоход тусална. Үүний үр дүнд цехүүдийн техникийн тоног төхөөрөмж, автомат удирдлагын системийн чадавхийг харгалзан баримт бичгийг багасгах, өөрчлөх шийдвэр гаргадаг. Бүртгэлүүдийг нэгтгэх зөвлөмжийг мөн өгч болно:

Бүх төрлийн ажлыг хэрэгжүүлэх оновчтой байдал, логикийг удирдлагын шийдвэрийн мэдээллийн дэмжлэгийг оновчтой болгох, хэрэгжүүлэх үр ашиг, үнэн зөв байдалд хэрхэн хувь нэмэр оруулж байгаагаар нь үнэлдэг.

EDMS-ийг боловсруулах, тохируулах

Энэ үе шатанд TOR-д тодорхойлсон шаардлагуудыг хэрэгжүүлэх ажлыг гүйцэтгэдэг: EDMS-ийг тохируулах, түүнийг боловсронгуй болгох эсвэл сонгосон платформ дээр системийн шинэ функцуудыг боловсруулах.

EDMS-ийн биет хэрэгжилтийн зорилго нь:

EDMS мэдээллийн сангийн бүтцийг хөгжүүлэх;
дэлгэцийн хэлбэрийг хөгжүүлэх;
механизмыг хөгжүүлэх: харах, бүртгэх, гүйцэтгэх гэх мэт.
Системийн техникийн баримт бичгийг боловсруулах.

Системд шаардлагатай функцүүд байгаа эсэх (батлах, бүртгэх, гүйцэтгэх журам, гүйцэтгэлд хяналт тавих, нэвтрэх эрх олгох гэх мэт);
Шаардлагатай бичиг баримтын бэлэн байдал;
Системийг хөгжүүлэх нарийн төвөгтэй байдал, зардал;
Систем нь тогтвортой ажиллаж, хүсэлтийг боловсруулах хурд хангалттай байх нэгэн зэрэг ажилладаг хэрэглэгчдийн хамгийн их тоо;
Системд холбогдсон хэрэглэгчдийн хамгийн их тоо;
Лицензийн зардал (нэг сервер, 1 ажлын станц);
Системийн удирдлагын нарийн төвөгтэй байдал, зардал, техникийн дэмжлэг;
Хувилбаруудыг шинэчлэх боломж, нарийн төвөгтэй байдал, зардал;
Алсын хэрэглэгчидтэй ажиллах чадвар (шаардлагатай бол);
Зөвлөх үйлчилгээний өртөг, чанар;
Нийлүүлэгчийн найдвартай байдал (зах зээл дэх алдар нэр, амжилттай дууссан төслийн тоо гэх мэт).

Энэ үе шатанд мэдээллийн судалгааны үе шатанд тодорхойлсон шаардлагыг шууд хэрэгжүүлдэг.

Ихэнх бүтээн байгуулалтын ажил нь захиалагчийн нутаг дэвсгэрээс гадуур явагддаг тул хөгжүүлэгчдийн үйлчлүүлэгчтэй тогтмол, үр дүнтэй харилцах нь системийг амжилттай боловсруулж дуусгах, үйлчлүүлэгч хүлээн зөвшөөрөх гол хүчин зүйл юм.

Туршилтын үйл явц нь хөгжүүлэлтийн чанарыг хангахад маш чухал юм. Туршилтын төлөвлөлт, бэлтгэлийг аль болох эрт эхлүүлэх хэрэгтэй. Туршилтын шалгуурыг бэлтгэхэд эцсийн хэрэглэгчид аль болох оролцох ёстой. Туршилтыг үйлчлүүлэгч өөрөө хийх нь чухал юм.

Нисгэгчийн ажиллагаа

Системийг хэрэгжүүлэх зорилго нь хэрэглэгчид EDMS (систем нь хэрэглэгчдийн хэрэгцээ, хүсэлтийг хангах ёстой) болон тогтвортой систем (алдаа, алдаагүй) дээр ажиллаж эхлэх явдал юм.

Хэрэгжүүлэх явцад дараахь ажлуудыг гүйцэтгэдэг.

програм хангамжийг суурилуулах, тохируулах;

боловсон хүчин болон EDMS-ийн администраторуудыг сургах;
хэрэглэгчдэд зориулсан EDMS-ийн баримт бичгийг боловсруулах (Тусламж);
систем дэх алдааг арилгах;
хэрэглэгчдийн санал, хүсэлтийн дагуу EDMS-ийг эцэслэн боловсруулах;
зохицуулалтын баримт бичгийг боловсруулах: сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагуудын заавар, янз бүрийн төрлийн баримт бичигтэй ажиллах журам;
хэрэглэгчдэд техникийн дэмжлэг үзүүлэх зохион байгуулалт (системд хэрхэн ажиллах талаар хэрэглэгчдэд зөвлөгөө өгөх).

Энэ үе шат нь төслийн бүх оролцогчдод (хэрэглэгч, хөгжүүлэгчид, хэрэгжүүлэгчид) хамгийн хэцүү байдаг. Энэ үе шатанд програм хангамжийн бүтээгдэхүүнийг бодит ажлын нөхцөлд тохируулж, туршиж, туршиж үздэг. Хамгийн хэцүү зүйл бол хэрэглэгчдийн хувьд шинэ орчинд ажиллаж эхлэхэд сэтгэл зүйн саад бэрхшээлийг даван туулах явдал юм, учир нь. хэрэглэгчид ердийн болон тогтсон ажлын арга барилаа өөрчлөхөөс өөр аргагүй болдог. Үүнтэй холбогдуулан энэ үе шатанд хэрэглэгчдэд сургалт, зөвлөгөө өгөх нь чухал юм. Энэ нь тэдэнд шинэ хөдөлмөрийн нөхцөлд дасан зохицоход тусална.

Аж үйлдвэрийн үйл ажиллагаа

EDMS-ийн үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагаа нь байгууллагын ажилчдын албан үүргээ гүйцэтгэх явцад тогтвортой, хэрэглэгчдийн шаардлагыг бүрэн хангасан EDMS ашиглах явдал юм.

EDMS-ийн үйл ажиллагааны явцад гүйцэтгэсэн ажлууд:

EDMS-д ажиллах талаар хэрэглэгчдэд зөвлөгөө өгөх, сургах;
Лавлах удирдлага (байгууллагын бүтэц, хэрэглэгчид, зөвшөөрлийн маршрут, шуудангийн жагсаалт гэх мэт);
Сервер болон програм хангамжийн удирдлага;
Нөөцлөлтийн хэрэгжилт (нөөц)

Энэ үе шатанд та EDMS-ийг хөгжүүлэх үйл явцыг эхлүүлж болно: шинэ чиг үүрэг нэмэх, хэрэгжүүлэх төслийн хил хязгаарыг өргөжүүлэх (шинэ категори / баримт бичгийн төрлийг нэмэх, холдингийн хэрэглэгчдийн / хэлтэс / аж ахуйн нэгжийн тоог нэмэгдүүлэх, шинэ функц нэмэх) ).

EDMS-ийг хэрэгжүүлэх, хэрэгжүүлэх хугацааг багасгахын тулд жагсаасан үе шатуудын ажлыг автоматжуулалтын даалгаврын нарийн төвөгтэй байдлын түвшин, ашигласан програм хангамж гэх мэт зэргээс хамааран зэрэгцээ хийж болно.

EDMS хэрэгжүүлэх төслийн амьдралын мөчлөгийн туршид төслийн менежментийн ажлыг хийх ёстой. Жишээлбэл, АНУ-ын ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide) стандартыг ашиглахыг зөвлөж байна.

Төслийн удирдлага

Төсөл бол өвөрмөц бүтээгдэхүүн, үйлчилгээг бий болгох түр зуурын ажил юм. Төслийн менежмент нь өвөрмөц үр дүнтэй түр зуурын үйл ажиллагааг удирдахад зориулагдсан тусдаа менежментийн салбар юм.

Төслийн удирдлагын хамгийн алдартай/өргөн хэрэглэгддэг стандартууд нь:

PMBOK (Америкийн стандарт: www.pmi.ru);
Prince2 (Англи стандарт: www.ogc.gov.uk/prince2);
IPMA (Европын стандарт: www.ipma.org);
P2M (Японы стандарт: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Гол жүжигчид:

Төслийн менежер (удирдагч) - төслийг удирдах үүрэгтэй хүн.
Төслийн ивээн тэтгэгч - төслийн санхүүгийн эх үүсвэрээр хангаж, төсөлд захиргааны болон зохион байгуулалтын дэмжлэг үзүүлдэг хүн.
Төслийн захиалагч (хэрэглэгч) нь төслийн үр дүнг ашиглах хүн юм.
Төсөлд оролцогч талууд - төсөлд идэвхтэй оролцож байгаа болон/эсвэл төслийн хэрэгжилтэд ашиг сонирхол нь нөлөөлж болзошгүй (төслийн үр дүнд нөлөөлж, нөлөөлсөн) хүмүүс.

Төслийн амьдралын мөчлөгийн жишээ:

Төслийн дүрэмтөслийн анхны албан ёсны баримт бичиг юм. Төсөл байгаа эсэхийг албан ёсоор баталж байна. Төслийн үйл ажиллагаанд байгууллагын нөөцийг зарцуулах эрхийг RP-д олгоно. RP-г аль болох эрт тодорхойлж, томилно. Төлөвлөлтөөс өмнө, мөн Төслийн дүрмийг боловсруулах явцад PR-ийг үргэлж томилсон байх ёстой.

Төслийн дүрмийг төслийн төлөвлөлтийн үе шатанд нарийвчлан тусгасан болно.

Төслийн дүрэмд дараахь зүйлийг агуулж болно.

Төсөл эхлүүлэх бизнесийн хэрэгцээний тодорхойлолт;
Төслийн зорилго эсвэл үндэслэл;
хэрэгцээ, хүлээлт, түүнчлэн сонирхогч талуудын нөлөөллийн зэрэг;
Төслийн гол үе шатуудын хураангуй төлөвлөгөө (Үйл ажиллагааны үе);
Үйл ажиллагааны байгууллагуудын тодорхойлолт;
Байгууллагын төсөөлөл, хязгаарлалтын тодорхойлолт;
Төслийн нийт төсөв.

Төслийн хамрах хүрээний тодорхойлолт- энэ нь эхлүүлэх үе шатанд (мэдээллийн судалгаа) Хэрэглэгчээс хүлээн авсан төслийн зорилго, зорилтын талаархи мэдээлэл юм. Энэ нь ерөнхий үзүүлэлтүүдийг агуулж болох бөгөөд төлөвлөлт, хөгжлийн үе шатанд төслийн менежер цаашид сайжруулж, хөгжүүлнэ. Энэ бол төслийн томъёолол юм (юу хийх ёстой).

Төслийн хамрах хүрээний мэдэгдлийг боловсруулах үйл явц нь төсөл болон холбогдох бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний шинж чанар, хамрах хүрээ, хүлээн авах арга, хамрах хүрээний удирдлагыг тодорхойлж, баримтжуулдаг.

Баримт бичгийн үндсэн бүрэлдэхүүн хэсгүүд:

Төслийн зорилго;
Төслийн бүтээгдэхүүний тодорхойлолт
Төслийн үр дүн
Төсөл дэх таамаглал, хязгаарлалт, төслийн хил хязгаар;
Төслийн үйл ажиллагааны төлөвлөгөө.

Төслийн менежментийн төлөвлөгөөтөслийг хэрэгжүүлэхэд чиглүүлэх албан ёсоор батлагдсан баримт бичиг юм. Энэ нь төслийн бүх чиглэлээр (цаг хугацаа, зардал, нөөц, эрсдэл, чанар гэх мэт) төлөвлөлтийн үр дүнг агуулсан, нэгтгэсэн баримт бичиг юм.

Төслийн менежментийн төлөвлөгөө нь нэг буюу хэд хэдэн нэмэлт төлөвлөгөөнөөс бүрдэж болно, тухайлбал:

Төслийн хамрах хүрээний удирдлагын төлөвлөгөө;
Хуанлийн төлөвлөгөө;
Зардлын менежментийн төлөвлөгөө;
Чанарын удирдлагын төлөвлөгөө;
боловсон хүчний менежментийн төлөвлөгөө;
оролцооны менежментийн төлөвлөгөө;
Эрсдэлийн удирдлагын төлөвлөгөө;
Нийлүүлэлтийн менежментийн төлөвлөгөө;
Үйл явцыг сайжруулах төлөвлөгөө

Бүхэл бүтэн төслийн нарийвчилсан төлөвлөгөөг нэг дор гаргах боломжгүй юм.

Үндсэн төлөвлөгөөнь төслийн гүйцэтгэлийг хэмжих, төслийн гүйцэтгэлийг удирдах, хянахад ашиглах албан ёсоор батлагдсан баримт бичиг юм. Төслийн явцын хазайлтыг хянахад ашигладаг.

Ажлын төлөвлөгөөнь төсөл хэрэгжиж, илүү их мэдээлэл гарах үед өөрчлөгддөг баримт бичиг эсвэл баримт бичгийн багц юм. Ажлын төлөвлөгөө нь дүрмээр бол үндсэн төлөвлөгөөнөөс үргэлж ялгаатай байдаг. Ажлын төлөвлөгөөг WP өөрчилсөн.

Төслийн гүйцэтгэл- төслийн хэрэгжилтийн үндсэн үйл явц (нөөцийн нэлээд хэсэг нь оролцдог).

RP-ийн үндсэн үүрэг хариуцлагад дараахь зүйлс орно.

Төслийн төлөвлөгөөг хэрэгжүүлэх арга хэмжээг нэгтгэх, зохицуулах;
Төслийн үндсэн төлөвлөгөөтэй харьцуулахад одоогийн төслийн гүйцэтгэлийн хазайлтыг тогтмол харьцуулах, дүн шинжилгээ хийх;
Шаардлагатай бол өөрчлөлтийн хүсэлтийг эхлүүлэх;
Төслийн өртөг, хугацааны урьдчилсан мэдээ.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог нэвтрүүлэх. Гадаргуу дээр юу байдаг вэ?

Дмитрий Садовников

Өнөө үед олон бизнесийн удирдагчид байгууллагын программ хангамжийг хэрэгжүүлэх сонголтдоо илүү болгоомжтой хандах болсон. Энэ нь юуны түрүүнд эдийн засгийн нөхцөл байдалтай холбоотой бөгөөд энд нэг чухал бүрэлдэхүүн хэсэг нь “хэрэгжихгүй байгаа зүйлээ хэрэгжүүлэх” үйл явцад гацах вий гэсэн айдас юм. Хэрэгжүүлэх шаардлагатай гэдгийг хүн бүр хүлээн зөвшөөрдөг ч хэн ч өөрийнхөө төлөө ч, ялангуяа гадны хэрэгжүүлэгчдийн хувьд ч "мөнгөний үнээ" болохыг хүсдэггүй. Энэ нь яаж болдгийг та мэднэ - "нюанс үүссэн", дараа нь маягт буруу болсон, дараа нь сервер сул, дараа нь өөр зүйл ... Мөнгө татагдсан ...

Lotsia Soft бараг хорин жилийн турш Оросын хэрэглэгчидтэйгээ нягт хамтран ажиллаж байна. Бид менежерүүдийн ийм хаалттай байр суурийг өрөвдөж, боломжит хэрэглэгчдэд туйлын үнэнч байх бодлогыг баримталдаг. Үүнтэй холбогдуулан Lotsia PDM PLUS нь үндсэндээ техникийн ажлын урсгалыг зохион байгуулах програм гэж тооцогддог боловч удирдлагын ажлын урсгалыг автоматжуулахад ашиглавал түүний баялаг шинж чанар, ашиг тус нь илүү хурдан илэрч болохыг тэмдэглэхийг хүсч байна. Энэ нь өнгөн талдаа, удирдлагад ойр, бүр ч энгийн, үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагаанд шууд нөлөөлдөггүй юм шиг санагдаж байгаа нь хэрэгжилтийн эхлэлийг амжилттай гэж хүлээн зөвшөөрч, бусад асуудлыг шийдвэрлэхэд Lotsia PDM PLUS-ийн хэрэглээг өргөжүүлэх эхлэл болж чадна. асуудлууд.

Гэсэн хэдий ч ихэнх менежерүүд удирдлагын баримт бичгийн урсгалыг ердийн зүйл гэж үздэг ийм мөчийг бид анхааралдаа авахаас өөр аргагүй болсон. Бид өөрсдөө тэгж боддоггүй, гэхдээ энд үйлчлүүлэгч үргэлж зөв байдаг гэдгийг үндэслэн бид түүний удирдамжийг дагахаар шийдсэн. Үүний үр дүнд бид захидал харилцаа, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг (ORD) удирдах стандарт тохиргооны шинэ хувилбарыг гаргасан бөгөөд үүнийг Lotsia PDM PLUS хүргэлтийн багцад үнэ төлбөргүй оруулах болно. Түүнчлэн Lotsia PDM PLUS-ийн хэрэглэгч ямар ч байгууллага энэхүү тохиргоог үнэгүй хүссэнээр авах, суралцах, ашиглах боломжтой. Тиймээс хэрэглэгчдийн хувьд энэ нь цаг хугацаа, мөнгөө шууд хэмнэж байгаа хэрэг юм. Цаг хугацаа - ердийн байдал, мөнгө зэргээс шалтгаалан - тохиргоог бие даан, хамгийн бага зардлаар хэрэгжүүлэхэд бэлэн байгаатай холбоотой.

Захидал, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийг удирдах Lotsia PDM PLUS тохиргооны шинэ хувилбарт яг юу багтсан бэ? Хэрэв та зүгээр л тохиргоонд багтсан зүйлсийг жагсаавал онцгой зүйл олдохгүй. Тийм, үгүй. Асуулт нь хэрэгжилт, анхаарал (!), засвар үйлчилгээний зардал юм. Тиймээс зарим функцийн талаар тайлбар хийх нь илүү зөв байх болно.

Хамгийн эхнээс нь эхэлцгээе - хэрэглэгчийн цэс. Бид хэрэглэгчийн цэсийг томруулсан хэлбэрээр - хоёр хувилбараар хэрэгжүүлсэн. Хэрэглэгч эхлээд үйлдлийг сонгоход тохиромжтой байж болох юм: нээх, олох, бүртгүүлэх, баримт бичгийн төрлийг харах (Зураг 1). Эсвэл тэр даруй баримт бичгийн төрөлд нэвтэрч, сонгосон төрлөөр үйл ажиллагаа явуулахыг хүсч магадгүй юм (Зураг 2).

Цэс нь хэрэглэгчийн профайлтай холбоотой бөгөөд зарим хэрэглэгчид нэг цэсээр, зарим нь өөр цэсээр илүү тухтай байх боломжтой. Хоёр цэсийг ашиглана уу.

Гэхдээ манай цэсийг өөрчлөх жишээ нь хэрэглэгчийн илүү нарийвчилсан профайлыг агуулж болно. Баримт бичгийн бүртгэлд ганц хоёр хүн л оролцох жишээтэй. Дараа нь харгалзах зүйлс ерөнхий цэснээс "гарсан" бөгөөд бүртгэгчдийн цэсэнд үлдэх болно.

Илүү сонирхолтой сонголтууд бас бий. Хэрэв та зурагт үзүүлсэн цэсийн дэлгэцийн хуулбарыг анхааралтай ажиглавал "Бүртгэлийн бүртгэл ..." гэх мэт зүйлсийг харж болно. Эдгээр нь тайлан юм. Lotsia PDM PLUS дахь тайлангуудыг системд аль хэдийн оруулсан өгөгдөл дээр үндэслэн гаргадаг. Агуулга, дизайны хувьд тайланг бүтээх арга нь өөр байж болно - энэ нь тайланг суурилуулсан үүсгэгчийн тайланг тохируулах үед тодорхойлогддог (Зураг 3).

Гэхдээ эцсийн хэрэглэгчийн хувьд хамгийн чухал зүйл бол харуулсан өгөгдлийг хурдан удирдах чадвар юм. Үүний тулд нэгэн зэрэг хурдан шүүлтүүрийн өвөрмөц механизмыг боловсруулсан. Энэ нь бараг бүх хүмүүст мэддэг автомат шүүлтүүр дээр суурилдаг. Гэхдээ бид цаашаа явж, маягтыг заасан талбарын утгуудаар шууд шүүх боломжийг хэрэгжүүлсэн: зүгээр л Alt товчийг дараад нэг буюу хэд хэдэн талбарын утга дээр дарна уу. Энэ нь харааны өгөгдлийг шүүх урьд өмнө байгаагүй хурд, тав тухтай байдлыг хангадаг. Жишээлбэл, хэрэглэгч "Buttercup" ХК-аас ирсэн бүх захидлыг харахыг хүсч байна. Тэр Alt товчийг дараад Buttercup гэсэн үг дээр дарна. Хэрэв тэр өөр талбараар шүүхийг хүсвэл Ctrl товчийг дарна. Хэрэв та шүүлтүүрийг дахин тохируулахыг хүсвэл Esc товчийг дарна уу. Автомат шүүлтүүр рүү буцахдаа гартай ажиллах дургүй хэрэглэгчид хулганы тусламжтайгаар унадаг жагсаалтад шүүсэн утгуудыг тэмдэглэх уламжлалт аргыг ашиглаж болохыг анхаарна уу. Энэ нь зүгээр л гарны тусламжтайгаар илүү хурдан бөгөөд илүү тохиромжтой, та нэмж болно - илүү мэргэжлийн.

Тиймээс, зарим хэрэглэгчид хурдан шүүлтүүр хийх боломжийн талаар мэдсэнийхээ дараа өөр юу ч хэрэггүй гэж хэлдэг: тэд өглөө тайлангаа нээсэн бөгөөд шаардлагатай мэдээллийг авахын тулд өдөржингөө шүүж л байх болно.

Маш олон төрлийн тайлангийн маягтуудыг бий болгох боломжтой тул энэ нь үнэхээр тохиромжтой. Үүний зэрэгцээ бүх тайлан нь илүү дэлгэрэнгүй мэдээлэл авах боломжийг танд олгоно. Мөр дээр давхар товших нь хэрэглэгчдэд баримт бичгийн картын бүрэн хувилбарыг харуулах болно. Нэмж дурдахад өгөгдлийг тайланд шууд хэрэгжүүлэх, засварлахад хялбар байдаг.

Мэдээлэл оруулах тухайд авч үзэж буй сэдэвтэй холбоотойгоор хурдыг хангах нь чухал юм. Юуны өмнө бид бичиг баримтыг бүртгэх тухай ярьж байна: ирж буй болон гарч буй захидал, тушаал, тушаал, санамж бичиг, хоёрдугаарт, жүжигчдийн санал хүсэлтийн тухай. Энд байгаа гол цэгүүд нь:

баримт бичгийн бүртгэлийн цонх руу залгах товчлуур нь цэс, хэрэгслийн мөрөнд үргэлж "гарт" байх ёстой;
оруулсан мэдээллийг аль болох хурдан хадгалах ёстой. Энэ нь ялангуяа, жишээлбэл, утасны мессежийг бүртгэх үед үнэн юм;
хэрэглэгчийг гар аргаар оруулахаас аль болох зайлсхийх хэрэгтэй.

Lotsia PDM PLUS дахь захидал харилцаа, ORD-ийг удирдах тохиргоог боловсруулахдаа өгөгдөл оруулах хурд, найдвартай байдалд зохих ёсоор анхаарал хандуулсан. Энэ нь юу гэсэн үг вэ? Дээрх гол санаануудын жишээгээр тайлбарлая.

Хэрэглэгч ямар Lotsia PDM PLUS цонхонд ажиллаж байгаагаас үл хамааран баримт бичгийн бүртгэлийн цонхыг дуудах товчлуур үргэлж бэлэн байна. Нэмж дурдахад, та ширээний компьютер эсвэл өөр хавтас эсвэл taskbar дээрээс товчлол ашиглан баримт бичгийн бүртгэлийн цонх руу залгаж болно;
Мэдээлэл оруулах хурдыг зөвхөн хоёр шаардлагатай талбараар хангадаг. Зүгээр л илгээгчийг сонгоод сэдвийг оруулна уу. Илгээгчийг лавлахаас сонгосон боловч ирж буй баримт бичгийг бүртгэх явцад лавлахыг шууд нөхөж болно. Лавлах хуудсыг дүүргэх журмыг боловсруулахдаа оролтын хурдны ижил зарчмыг ашигласан;
Хэрэглэгч оролтын алдаа бага гаргах тусам тайлан дахь мэдээлэл бүрэн дүүрэн байх ба хайлтын хурд өндөр байх болно. Оролтын алдааг багасгахын тулд гараас оруулахаас зайлсхийхийн тулд ямар ч боломжуудыг ашигладаг - шалгах хайрцаг, радио товчлуур, унадаг жагсаалт, сонгох хайрцаг, лавлах.

Ирж буй захидлын файлуудыг (Зураг 4) ердийн аргаар, мөн сканнер эсвэл цахим шуудангаар хүлээн авч болно. Lotsia PDM PLUS нь TWAIN сканнертай нэгдсэн бөгөөд үндсэн багцад имэйл клиентийг багтаасан болно.

Бүх баримт бичгийн файлууд нь аюулгүй хадгалах санд хадгалагддаг бөгөөд тэдгээрийг засварлах эсвэл үзэхийн тулд зөвхөн Lotsia PDM PLUS хамгаалалтын системийн тохиргооны дагуу хандах боломжтой гэдгийг энд тэмдэглэх нь зүйтэй. Ямар ч үл хамаарах зүйлгүйгээр. Баримт бичгийн файл бүрийн хандалтын түүхийг хадгалдаг. Систем дэх хэрэглэгчийн бүх үйлдлүүд, үүнд нэвтрэх зэрэг нь хамгийн нарийвчилсан байдлаар нэвтэрдэг.

Гарч буй баримт бичгийг (Зураг 5) санаачилга эсвэл ирж буй баримтын хариу болгон бүртгэж болно. Үүнтэй адилаар ирж буй захидлыг гадагш илгээсэн захидалд хариу болгон бүртгэж болно. Ийм тохиолдолд захидал харилцааны түүхийг автоматаар хадгалдаг - бүх үсгийн хэлхээг он цагийн дарааллаар барьдаг. Түүнээс гадна, хэрэв захидал анх удаа хэд хэдэн хүлээн авагчид илгээсэн бол тэдгээрийн хариултыг бүртгэж, захидал харилцааны түүхэнд автоматаар орно.

Lotsia PDM PLUS программтай шууд ажиллах, мэдээлэл солилцох, мөн Lotsia PDM PLUS дээр автоматаар PDF файл үүсгэх, хадгалах боломжийг олгодог "цэнхэр" гарын үсэг бүхий албан ёсны баримт бичгийг автоматаар үүсгэх, оффисын програмуудтай нэгтгэх боломж нь эргэлзээгүй. , маш их эрэлт хэрэгцээтэй байх болно.

Ирж буй албан бичигт тогтоол ногдуулах, үүрэг даалгавар өгөх, хариуцлагатай гүйцэтгэгч, хамтран гүйцэтгэгчийг томилж болно. Тогтоол болон бүх зааврыг баримт бичгийн бүтцэд харуулав (Зураг 6).

Тайлан ба гаралтын маягтуудын суурилуулсан генератор нь сонгосон хугацаанд ирж буй болон гарч буй баримт бичгийн бүртгэлийн бүртгэлийг бүрдүүлэх боломжийг олгодог бөгөөд "Баримт бичгийн гүйцэтгэлийн явц" тайлан (Зураг 7) нь шийдвэрийн түүхийг бүхэлд нь харуулдаг. заавар, тэдгээрийг хүлээн авах хугацаа, гүйцэтгэл, жүжигчдийн тайлбар. Дахин хэлэхэд, тайлангийн мөр дээр давхар товшсоноор хэрэглэгч дор хаяж өгөгдлийн дэлгэрэнгүйг харах боломжтой болно. Мөр эсвэл тодорхой талбар дээр давхар болон нэг товшилтыг зохицуулах өөр олон сонголтууд байдаг тул тэдгээрийг энд дэлгэрэнгүй тайлбарлах нь утгагүй юм. Бид дараах дипломын ажилд хязгаарлагдаж байна: бүх зүйл администраторын гарт байна. Гадных биш өөрийнх нь. Энэ үзүүлэлт биш гэж үү?

Зохион байгуулалтын болон захиргааны баримт бичигтэй ажиллах тухайд: тушаал, заавар, санамж бичиг, энд ажлын технологи нь ижил төстэй, зөвхөн дэлгэцийн хэлбэрүүд нь баримт бичгийн төрөлд тохирсон өөр өөр байдаг (Зураг 8-10).

Баримт бичгийн урсгалын блок дахь захиалгын хувьд батлах процедурыг өгсөн гэдгийг энд тэмдэглэж болно.

Түүнчлэн, ORD-ийн бүх баримт бичгүүдийг үндсэн болон үр дүнд нь бусад ORD баримт бичиг, захидал харилцаатай холбож болно (Зураг 11).

Захиалгын дагуу захиалга өгөх боломжтой тул энэ боломжийг захиалгын маягтаас шууд олгодог бол захиалга нь дараагийн баримт бичиг болгон захиалгатай автоматаар холбогддог (Зураг 12).

Холбогдох бүх баримт бичгүүд нэн даруй маягт дээр гарч ирэх бөгөөд хоёр товшилтоор дэлгэрэнгүй мэдээллийг үзэх боломжтой болно.

Lotsia PDM PLUS дахь ажлын урсгал нь боломжуудын бүхэл бүтэн систем юм. Энд бид гайхалтай уян хатан, програмчлалгүйгээр хүрч болох, гүйцэтгэгчээр хязгааргүй салбарлах, хэрэглэгчдэд ил тод байх мэдээллийн объектын хандалтын эрх, статус болон бусад шинж чанаруудыг хуваарилах механизмуудтай.

Захидал, ORD-ийг удирдах үндсэн тохиргоонд бид аливаа баримт бичгийг зохицуулах боломжийг олгодог бүх нийтийн маршрутын схемийг санал болгож байна (Зураг 13).

Энэхүү маршрутын онцлог нь батлуулахаар илгээхээс өмнө шаардлагатай дарааллаар батламжлагчдын аль нэг жагсаалтыг тогтоодог бөгөөд батлагч бүр баримт бичгийг батлах эсвэл хэдэн ч санал өгөх боломжтой юм. Үүний зэрэгцээ систем нь оролцогч бүрийн зөвшөөрлийн хугацааг автоматаар хянадаг бөгөөд баримт бичгийг батлуулахаар хүлээн авснаас хойш тодорхой ажлын өдрийн дараа энэ хугацаа дуусахыг сануулдаг.

Энэ тохиолдолд сануулах систем нь Lotsia PDM PLUS-д жил бүр үүсгэгддэг компанийн үйлдвэрлэлийн хуанли ашигладаг.

Ийнхүү захидал харилцаа, ORD-ийг удирдах шинэ үнэгүй Lotsia PDM PLUS тохиргоо нь өгөгдөл оруулах хурдыг нэмэгдүүлэх, гүйцэтгэлийг хянах, хэрэглэгчдэд зориулсан одоо байгаа ажлуудын жагсаалтыг хадгалах зарчмууд дээр бүтээгдсэн. Үүний зэрэгцээ тохиргоо нь өөрөө өөрийгөө сайжруулахад нээлттэй бөгөөд энэ нь аль хэдийн хямдхан системийг хэрэгжүүлэх зардлыг эрс бууруулдаг.

Захидлын менежмент ба ORD нь урт бөгөөд сонирхолтой аялалын зөвхөн эхлэл гэдгийг санаарай, Lotsia Soft нь техникийн баримт бичгийн менежмент, бүтээгдэхүүний мэдээллийн менежментийг үр дүнтэй хэрэгжүүлэхэд хурдан шилжихийн тулд хамгийн дөт замаар явахад тань туслах болно. даалгавар.

EDMS-ийн хэрэгжилт: Зарубежнефть-Добыча Харьяагийн туршлага

Төслийн зорилго, зорилтууд

Төсөл эхлэхээс өмнөх нөхцөл байдал

Шийдлийн архитектур ба цар хүрээ

Төслийн үр дүн

Төслийн товч тайлбар

Зарубежнефть компани - Уул уурхайн Харьяга” компани “1С: Баримт бичгийн менежмент” шийдэлд суурилсан цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг нэвтрүүлсэн. Энэхүү систем нь оффисын баримт бичгийн боловсруулалтыг нэгтгэх, гэрээний баримт бичгийг батлах, зааварчилгааг бүрдүүлэх, хянах ажлыг автоматжуулах боломжтой болсон. EDMS-ийг нэвтрүүлсний дараа шаардлагатай мэдээллийг хайх хугацаа, баримт бичгийг хамтад нь боловсруулах нийт хугацаа хоёр дахин буурч, мэдээлэл олж авах үр ашиг мэдэгдэхүйц нэмэгдсэн.

Хэрэглэгч

Зарубежнефть-добыча Харьяа бол Зарубежнефть группын нэг хэсэг юм. Тус компанийн нийт 350 хүн ажилладаг. "Зарубежнефть-добыча Харьяга" нь Харягинское төслийн оператор бөгөөд бүтээгдэхүүн хуваах гэрээний нөхцлийн дагуу Харягинское талбайн 2, 3-р объектуудыг хөгжүүлж байна.

Төслийн зорилго, зорилтууд

EDMS-ийг хэрэгжүүлэх бизнесийн зорилго ньАжилчдын гүйцэтгэлийг сайжруулах нь:

шаардлагатай мэдээллийг олж авах үр ашгийг нэмэгдүүлэх;
заасан маршрутын дагуу баримт бичиг боловсруулах үйл явцыг автоматжуулах замаар бизнесийн үйл явцын ил тод байдлыг нэмэгдүүлэх;
Ирж буй, гарах, дотоод, түүнчлэн гэрээний баримт бичгийг цахим хэлбэрээр бэлтгэх, боловсруулах, шилжүүлэх үйл явцыг нэгтгэх;
заасан маршрутын дагуу гэрээний баримт бичгийг тохиролцох үйл явцыг автоматжуулах;
захиалга үүсгэх, хянах үйл явцыг автоматжуулах;
ажилчдын баримт бичигтэй ажиллах ажлыг оновчтой болгох: нэгэн зэрэг ажлын явцад баримт бичгийн хувилбарыг алдах, хэлтэрхий гатлах боломжийг арилгах, бэлэн материалын чанарыг сайжруулах, хэрэглэгчдийн ажлыг оновчтой болгох;
шаардлагатай мэдээллийг хайх хугацаа, баримт бичгийг хамтран боловсруулах нийт хугацааг багасгах;
Байгууллагын одоо байгаа системтэй нэгтгэх замаар мэдээллийн солилцооны хаалттай гогцоо бий болгох.

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэх зорилтууд:

Ажилчдын ажлыг оновчтой болгох.
Байгууллагын удирдлагын систем, лавлагаа болон холбогдох системүүдийн хооронд өгөгдөл солилцох механизмыг хэрэгжүүлэх - баримт бичгийн удирдлагын систем, "1С: Холдинг менежмент", "1С: Цалин ба боловсон хүчний менежмент" шийдэлд суурилсан нягтлан бодох бүртгэлийн нэгдсэн систем, төрийн сангийн үйл ажиллагааг хянах систем.

Төсөл эхлэхээс өмнөх нөхцөл байдал

“Өмнө нь оффисын ажил, гэрээний нөхцлийн талаар баримт бичгийн эргэлтийг цаасан хэлбэрээр явуулдаг байсан. Корпорацийн системийг нэгтгэсэн зүйл байхгүй. Энэ нь мэдээлэл хурдан солилцоход ихээхэн хүндрэл учруулсан” гэж “Зарубежнефть-продакшн Харьяа” компанийн Хэмжил зүй, автоматжуулалт, харилцаа холбоо, мэдээллийн технологийн газрын орлогч дарга Александр Егоров хэлэв.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог нэвтрүүлэх төсөл шинэ компани байгуулах хүрээнд хэрэгжсэн нь нөхцөл байдлыг улам хүндрүүлсэн. Төсөл эхлэхээс өмнө тус компани цахим баримт бичгийн менежментийг хөтлөх нэгдсэн системгүй байсан. Бизнесийн үйл явц, ажлын дүрэм журмыг төсөл хэрэгжүүлэх үед барьж, тохиролцсон.

Шийдлийн архитектур ба төслийн хамрах хүрээ

Цахим баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан системийг 1С: Баримт бичгийн менежментийн шийдэл дээр үндэслэн бүтээсэн. Энэ нь уг шийдлийг корпорацийн лавлагааны мэдээллийн удирдлагын системтэй нэгтгэдэг. Мөн мэдээллийн нэгдмэл байдлыг хангахын тулд зохицуулалтын болон лавлагааны мэдээллийн менежментийн корпорацийн системийн лавлагаа мэдээллийг 1С: Холдинг менежмент, 1С: Цалин, хүний нөөцийн менежмент, төрийн сангийн үйл ажиллагааны хяналтын системтэй синхрончлогдсон.

Цахим баримт бичгийн менежментийн систем (EDMS) -ээр дамжуулан зохицуулалтын болон лавлагааны мэдээллийн лавлах лавлах хандалтыг зохицуулалтын болон лавлагааны мэдээллийн алсын удирдлагын дэд системээр хангадаг. Зохицуулалтын лавлагааны мэдээлэлд шинэ элемент оруулах хүсэлтийг системд үүсгэж, системд хуулбарлах боломжтой.

Компанийн мэдээллийн системүүдийн хооронд "Гэрээ", "Гүйцэтгэгчид", "Удирдлагын аналитик", "Зохион байгуулалт, боловсон хүчний бүтэц" гэсэн бүлгүүдийн лавлах мэдээллийн солилцоог хангадаг.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг бусад бүтээгдэхүүнтэй нэгтгэх схем

Төсөлд дараах бие даасан болон бүтцийн хэлтэсүүд оролцов.

Зарубежнефть-добыча Харьяга ХХК (Москва);
Коми (Усинск) дахь "Зарубежнефть-добыча Харьяга" ХХК-ийн тусдаа салбар;
талбай дээр агуулахын нягтлан бодох бүртгэлийг хангадаг алслагдсан ажлын байрууд - Коми Бүгд Найрамдах Улсад (талбайн сайтууд).

Төслийн онцлог, өвөрмөц байдал

Төслийг хэрэгжүүлэх явцад "Зарубежнефть-Үйлдвэрлэлийн Харьяа" тусдаа хэлтсийн үйл ажиллагааг автоматжуулсан, түүнчлэн алслагдсан ажлын байрыг ажлын байранд бүрэн цагаар ажиллуулахгүйгээр автоматжуулсан. Төслийн бас нэг онцлог нь цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг Харьяга тосгоны талбайд өөрөө суурилуулсан явдал юм.

Аж ахуйн нэгжийн ажилчдыг сургах, зөвлөгөө өгөх, дэмжлэг үзүүлэх ажлыг видео холбоо ашиглан бүрэн алсаас явуулсан нь үзүүлж буй үйлчилгээний чанарт нөлөөлөхгүйгээр төслийн зардлыг бууруулах боломжтой болсон.

Системийн боломжууд нь хөдөлмөр их шаарддаг давтагдах үйл ажиллагааг автоматжуулах, хүлээн авсан тайлангийн үр ашиг, ил тод байдал, компанид мэдээллийн нэгдсэн орон зайг бий болгох асуудлыг шийдвэрлэх боломжтой болсон. Уг систем нь ирж буй болон гарах баримт бичиг, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг, худалдан авалт, гэрээний баримт бичигтэй ажилладаг.

Менежерүүдийн хувьд ирж буй даалгавар, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг оновчтой болгох, ажилчдын ажлыг хурдан хянах боломжийг олгодог хувийн интерфейсийг боловсруулсан. "Надад зориулсан даалгавар" маягтыг интерфейс дээр сайжруулсан. Өөрийнхөө даалгавар дээр тулгуурлан дэд ажил үүсгэх үед үүсгэсэн дэд ажлыг маягт дээр харуулна.

Төслийн нэг онцлог нь Харьяга тосгон дахь талбайн өөрөө цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг суурилуулсан

Даалгавруудыг төрлөөр нь бүлэглэх (гүйцэтгэх, батлах) хэрэгжиж, шинээр ирж буй даалгаврын өнгөт дэлгэц, мөн "Шинэ!" угтвар нэмэгдсэн. Даалгаврын маягт дээр холбогдох баримт бичиг, визийг баримт бичгээр авах идэвхтэй холбоосууд нэмэгдсэн. Даалгаврын маягт дээрх "Даалгаврын гүйцэтгэлийн талаар мэдээлэх" табыг ажлын явцыг хадгалах чадвартай болгосон.

Нэмж дурдахад, системийг бий болгохдоо 1С: Баримт бичгийн менежментийн шийдэлд дараахь сайжруулалтыг хийсэн.

Гэрээний бүртгэлийг боловсронгуй болгох (бүх нийтийн тайлан).
Ерөнхий захирлын хяналтын тушаалаар “ЗНДХ-ийн хяналтын тухай” тайлан, “Гүйцэтгэсэн захиалгын тайлан”-г баримтын үндсэн дээр боловсруулсан.
Зааврын биелэлтэд хяналт тавих механизмыг боловсронгуй болгосон. Хариуцагч үүрэг гүйцэтгэгч даалгавраа биелүүлж, хяналтаас хасагдсан тохиолдолд хамтран гүйцэтгэгчийн захиалга автоматаар дуусна.
Ерөнхий захирлын орлогч нарын хяналтын тушаалын хэрэгжилтийн тайланг боловсрууллаа.
"Үйл ажиллагааны асуудал" командыг сайжруулсан. Хэрэв тохиргоог хийсэн бол "Үйл ажиллагааны асуултууд" команд Зохицуулалт ба лавлагааны мэдээллийн хэсэгт гарч ирэх бөгөөд "Үйл ажиллагааны асуулт" талбар баримт бичигт гарч ирнэ.
Дотоод болон гарах баримт бичгийн зөвшөөрлийн жагсаалтыг сайжруулсан.
Баталгаажуулах дундаж хугацааны тайланг боловсруулсан. Тайлан нь тухайн хугацаанд хийгдсэн бөгөөд мэдээллийн гаралтын шатлалыг тогтоож, ерөнхий захирлын орлогчоос хэлтсийн ажилтнууд хүртэл бүлэглэх түвшинг өөрчлөх боломжийг олгодог.
Хурлын тэмдэглэлийн хэвлэмэл хэлбэрээр "Тэмдэглэсэн" гэсэн мөрийг харуулах боломжийг нэмсэн.
Протоколын хэвлэсэн хэлбэрт холбогдох дотоод баримтаас бүртгэлийн дугаар, огноог автоматаар бөглөхөөс гадна үйл явдлын картанд "Протоколын дугаар", "Протоколын огноо" гэсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг автоматаар бөглөх боломжийг нэмж оруулсан.
Гүйцэтгэхийг хүлээж аваагүй даалгаврын хэлбэрийг сайжруулсан. Эрх мэдлийг шилжүүлэх даалгаврыг гүйцэтгэгчдэд зориулсан дэлгэц нэмсэн. Маягт нь дүрд эсвэл тодорхой жүжигчинд ирж буй даалгавруудыг харах боломжийг танд олгоно.
"Case (эзлэхүүн)" хэлбэрийг сайжруулсан. "Байнгын хадгалах файл" хувьсагчийг ашиглан дотоод баримт бичигтэй холбоос үүсгэх ажлыг хэрэгжүүлсэн. Холбогдох баримт бичиг батлагдсаны дараа хэргийг автоматаар хаадаг.
Шинэ даалгаврууд ирэх тухай попап цонхнуудыг боловсруулсан.
Худалдан авах хүсэлтийн загварын дагуу зөвшөөрлийн хуудсыг боловсруулсан.
Нэмэлт гэрээ, гэрээний загварын дагуу зөвшөөрлийн хуудсыг боловсруулсан.
"Тендерийн комиссын шийдвэр"-ийн загварт нийцүүлэн саналын хуудсыг боловсрууллаа.
Тодорхой бүлгийн хэрэглэгчдийн зөвшөөрлийн үр дүнгийн жагсаалтыг засварлах боломжтой хэлбэрээр хадгалах эрхийг тохируулах боломжийг нэмсэн.
"Үйл явдал" хэсэгт протоколын дагуу зааврыг эхлүүлэх функцийг сайжруулсан: Үйл явдлын төрлөөс хамааран хяналтын болон хяналтын бус зааварчилгааг ялгаж салгасан (дотоод уулзалт; Гүйцэтгэх захиралтай уулзах).
Эхлэхээсээ өмнө нарийн төвөгтэй процессын загварт тодорхой алхамыг устгахыг хориглох тохиргоог хийх боломжийг хэрэгжүүлсэн.