A középső és hátsó irodai funkciók kombinálása. Hátsó iroda. Mit csinál a középső iroda?

06Június

Mi az a Back Office

Hátsó iroda egy olyan kifejezés, amely az üzleti tevékenységnek azt a részét jelenti, amely a vállalat normál működéséhez szükséges problémák megoldására irányul. Ez a meghatározás abból a hagyományból ered, hogy a műszaki és egyéb nem állami részlegeket az üzleti létesítmények hátulján helyezik el.

Mi az a back office, egyszerű szavakkal.

Egyszerűen fogalmazva, a back office a vállalat alkalmazottai, akik nem lépnek kapcsolatba a nyilvánossággal. Ezek biztosítják a cég összes technikai tevékenységét, amelyek általában rejtve vannak a szem elől. Ilyenek például az olyan osztályok, mint a könyvelés, az informatikai részleg, a raktári dolgozók stb.

Az üzlet fő összetevői.

Hagyományosan szinte minden vállalkozás több területből áll, amelyek a vállalat holisztikus és működési struktúráját alkotják. Mindegyik terület szigorúan ellátja feladatait, hogy biztosítsa a többi osztály munkáját.

Vállalati architektúra:

• Front office;
• Középső iroda;
• Hátsó iroda.

Most nézzük meg részletesebben az egyes szektorokat.

Front office- Ez a vállalat azon területe, amely az ügyfelek és az eladók közötti közvetlen interakcióért felelős. Ide tartozhatnak: értékesítők, értékesítési vezetők, tanácsadók, befektetési brókerek, kereskedők stb. Általában ebbe a kategóriába tartoznak azok az alkalmazottak, akik közvetlenül hoznak bevételt a vállalatnak, és úgymond valódi pénzt keresnek. A speciális szakterületek mellett a front office-t általában egy kereskedelmi weboldal, különösen egy online áruház kirakatának nevezik.

Középső iroda- Ez az a tevékenységi terület, ahol az adminisztratív és vezetői személyzet dolgozik. Ez magában foglalhatja az elemző részlegeket, a pénzügyi menedzsment osztályokat, a marketingszakembereket és így tovább.

Hátsó iroda egy olyan terület, amely közvetlenül nem termel bevételt a vállalkozásnak, hanem létfontosságú támogatást és adminisztrációt biztosít. Ide tartozik: humánerőforrás osztály, számviteli, logisztikai, műszaki személyzet, postai és raktári osztály, informatikai osztály. A front office-hoz hasonlóan a webhely belső adminisztratív részét, amelyhez a hétköznapi felhasználók nem férnek hozzá, általában back office-nak nevezik. Néha van lehetőség a back office kifejezés használatára a személyes fiók definíciójaként egy adott internetes projektben.

Mi a különbség a front office és a back office között?

A fenti foglalkoztatási területek rövid definícióit elolvasva arra a következtetésre juthatunk, hogy a fő különbség az ügyfelekkel való nyilvános interakcióban rejlik. Meg kell jegyezni, hogy ezek között a rések között nincs jelentős különbség a fizetésekben. Ebben a kérdésben jelentős szerepe van egy konkrét szakmának és az egyénre háruló felelősségeknek.

Back-office angol back-office

bank vagy brókercég részlege, amely értékpapír-tranzakciók lebonyolításával, elszámolásával és nyilvántartásával, ügyfelekkel történő elszámolással kapcsolatos műveleteket végez; szemben a front office-szal, ahol a tranzakciókat közvetlenül kötik meg.

Üzleti kifejezések szótára. Akademik.ru. 2001.

Nézze meg, mi a „Back Office” más szótárakban:

Működési számviteli egység, amely a pénzügyi piacokon működő szervezet eszközeinek és forrásainak kezelésében részt vevő egységek munkáját biztosítja. A back office feladata a dokumentum- és elektronikus feldolgozás... Wikipédia

hátsó iroda- A társaság azon része, amely a lebonyolított ügyletekkel kapcsolatos tevékenységekért felelős. A vállalat szervezeti felépítésétől függően a háttériroda lehet egy részleg, vagy több strukturális részlegből állhat (például: kapcsolódó... ... Műszaki fordítói útmutató

hátsó iroda- back office, back office... Együtt. Egymástól. Kötőjeles.

"HÁTSÓ IRODA"- 1. banki divízió, a társaságnak a külgazdasági tevékenység vagy értékpapírokkal végzett műveletek kiszolgálására szolgáló műtőiben különböző okirati műveleteket végző részlege; 2. a cég részlegei, amelyek gyűjtik, feldolgozzák és... ... Nagy számviteli szótár

hátsó iroda- a cég életét segítő pénzügyi és elszámolási kiegészítő szolgáltatások (főleg bankban) ... Az üzleti szleng szótára

HÁTSÓ IRODA- banki részleg, egy cég olyan osztálya, amely a külgazdasági tevékenység vagy az értékpapírokkal végzett műveletek kiszolgálására szolgáló műtőben különböző okmányos műveleteket végez... Nagy gazdasági szótár

HÁTSÓ IRODA- (angolul back office) egy olyan kifejezés, amely a belső interfész (a banki számítógépes rendszer interakciójának eszközei és szabályai) leírására szolgál egy olyan bank vagy más pénzintézet részlegeiben, amelyek alkalmazottai nem vesznek részt... ... Pénzügyi és hitelügyi enciklopédikus szótár

Hátsó iroda- Egy brókercég részlege, amely olyan irodai tevékenységet végez, amely támogatja, de nem foglalja magában a részvények és egyéb értékpapírok kereskedelmét. Ezek az ügyletek magukban foglalják az ügyletekről és azok felszámolásáról szóló összes lehetséges írásos visszaigazolást,... ... Befektetési szótár

Hátsó iroda- - brókercég részlege, amely az ügyletek megkötését követően biztosítja az ügyletek lebonyolítását, valamint az értékpapír-ügyletek belső elszámolását és ellenőrzését... Részvény- és kötvénypiac. Alapfogalmak és fogalmak szószedete

Back office az üzleti architektúrában Üzleti folyamatok, eljárások, normatív dokumentumok (szabályzatok), referenciakönyvek, nyomtatott űrlapok, szervezetileg alkalmazott egységek, amelyek megvalósítják a végrehajtott tranzakciók napló- (nyilvántartási) könyvelését ... ... Wikipédia

Könyvek

• Értékpapírokkal kapcsolatos műveletek háttérirodája egy bankban és befektetési társaságban, Yu. Yufryakov. 155 pp. A könyv az értékpapír back office létrehozásának és munkájának megszervezésének kérdéseivel foglalkozik. A legnagyobb orosz befektetésben szerzett több mint tíz éves tapasztalatom alapján...

A Bázel II ajánlások tulajdonképpen a kockázatkezelési funkciók külön struktúrába történő szétválasztását és egységes kockázatkezelési megközelítések alkalmazását írják elő a bankban, ami egy középső iroda létrehozásának szükségességéhez vezet. Ellenőrzési és felügyeleti feladatokat lát el, valamint információs központként működik nemcsak a kockázatkezelés, hanem a bank más részlegei számára is. A cikk kitér a középiroda funkcióira, munkakörülményeire, valamint a működése során felmerülő problémákra.

			Középső iroda, mint a bank kockázatkezelési rendszerének fontos eleme;
			A középső iroda fogalma a bankokban. A középső iroda szervezeti felépítése;
			Középső irodai funkciók. Interakció a középső iroda és a banki részlegek között;
			Közép iroda és automatizálás. Front office rendszerek és limitszabályozás;
			A banki vállalatirányítási rendszer és a középső iroda hatékonysága közötti kapcsolat a kockázatkezelési rendszer részeként;

Hangerő be oldalakat: 10.

Menny jelek: körülbelül 27 815.

Bibliográfiai link

Alperin S.V. A középső iroda szerepe és funkciói egy kereskedelmi bank kockázatkezelési rendszerében // Pénzügyi kockázatkezelés. - 2008. - 2. sz. - P.104–113 Másolat

1. Bukhtin M. A kockázatkezelés szervezeti és funkcionális struktúráinak típusai az orosz bankokban. Evolúció és aktualizálás: a 3. éves szakmai konferencia „Kockázatkezelés Oroszországban” beszámolója (2006).

2. Az egységes állami monetáris politika fő irányai 2008-ra // Az Orosz Föderáció Központi Bankjának közleménye. - 47. szám (2007.08.22.).

4. Bázel II: A tőkemérési és tőkestandardok nemzetközi konvergenciája: felülvizsgált keretrendszer, Bázeli Bankfelügyeleti Bizottság, 2006/06.

5. Alapelvek módszertana, Bázeli Bankfelügyeleti Bizottság, 10/2006.

Egy új angol „back office” szó jelent meg az orosz mindennapi életben. Ami? Milyen funkciókat lát el? Mely cégeknél létezik? Próbáljuk meg részletesebben kitalálni.

Hátsó iroda. Ami?

Ezek az egységek sok szervezetben léteznek. A háttériroda egy vállalat olyan osztálya vagy részlege, amely bizonyos funkciókat lát el. Rutinról, adminisztrációról és szolgáltatásról beszélünk. Hagyományosan a funkciók közé tartozik még az informatika (adminisztráció és help desk), a humán erőforrás és a számvitel.

Egyes szervezetek külön meghatározzák a háttérirodának további munkaterületeket. Mi ez? Ennek az osztálynak az alkalmazottai gyakran részt vesznek az értékesítések, beszerzések, raktári egyenlegek és az archívum karbantartásának statisztikai és analitikai elszámolásában.

Ha ez a háttériroda a bank egy részlege, akkor a funkciók közé tartoznak az elszámolási műveletek, az aktuális elszámolási és készpénzszolgáltatások stb.

A back office története

Az üzletfejlesztés kezdeti szakaszában minden cég helyiségeinek elrendezése különleges volt. Az előteret az úgynevezett front office foglalta el. Ez azért történt, hogy az ügyfelek gyorsan és egyszerűen megtalálhassák a megfelelő alkalmazottat. Természetesen a vezetőség jelentős összegeket fektetett be ebbe a helyiségbe, költséges javításokat, takarítást és berendezést hajtott végre. A front office-nak kellett a legjobb benyomást kelteni, hiszen ez minden cég „arca”.

Alkalmazottainak öltözködési és viselkedési stílusban is meg kell felelniük. Ez minden cég nyilvános oldala.

A hátsó iroda hagyományosan a háttérben volt. Ez az a hely, ahol magát a termelést végezték, volt adminisztratív helyiségek rendszere, különféle részlegek, raktárak stb.

Ezért ezek a területek hagyományosan piszkosak, komorak és nem túl ápoltak voltak. Ezeknek a helyiségeknek a bemutathatóságát nem ellenőrizték szorosan, mivel ügyfelek soha nem jelentek meg bennük. Természetesen az alkalmazottak megjelenésére nincsenek különleges követelmények. Nagyobb figyelmet fordítottak a szakmai készségekre és képességekre.

Az iroda két nagy, különböző funkciókat ellátó részlegre való felosztása jól működött és a mai napig létezik.

A front office alkalmazottak gyönyörű „képet” alkotnak a cég számára. Ugyanakkor a back-office munkatársainak köszönhető a cég fejlődése és gyarapodása. Miért? Mérlegeljük.

A back office jelentősége és jelentősége a cég fejlődése szempontjából

A gyakorlat azt mutatja, hogy mennyire fontos ez az egység a szervezet számára.

Először is, a háttériroda segít megőrizni a vállalat hírnevét egy erős versenykörnyezetben. Természetesen, ha az alkalmazottak jól és pontosan végzik feladataikat. Végül is minden ügyfél számára a jó cég fő kritériuma a minőségi szolgáltatás. A back-office munkatársainak köszönhetően egy adott művelet teljes ciklusa lezárul.

Másodszor, a kockázatkezelést is a háttériroda végzi. Mit hoz ez a cégnek? Ennek az osztálynak a munkatársai készítik a jelentéseket, választják ki az adatokat, tényezőket és számításokat készítenek, amelyek alapján a vezetői döntések születnek. Ezért ezek helyessége és pontossága nagyon fontos a cég jövője szempontjából. Az alkalmazottak rendkívül felelősségteljes munkát végeznek, jelentősen csökkentve a kockázatokat.

Harmadrészt a back office szolgáltatás új megtakarítási módszerek és innovációs javaslatok kidolgozásával is foglalkozik. Természetesen az alkalmazottak közvetlenül nem keresnek pénzt a vállalatnak. De közvetve befolyásolhatják ezt a folyamatot.

Hátsó iroda egy bankban

Ez egy üzemeltetési és számviteli osztály. Munkájának köszönhetően a főosztályok tevékenysége biztosított.

A back office foglalkozik az értékpapír-ügyletek könyvelésével és nyilvántartásával, a kötelezettségek és eszközök kezelésével, valamint az ügyfelekkel való elszámolással. De ez csak a jéghegy csúcsa.

A back office hitelfeldolgozási műveleteket végez. Ezenkívül az alkalmazottak gyakran részt vesznek a számlanyitásban, a számviteli tranzakciók végrehajtásában és a kockázatkezelésben.

Hátsó iroda. Értékpapírpiaci tranzakciók okmányos lebonyolítása és támogatása

A bankokban a back office gyakran több részlegből áll. Különösen akkor, ha a szervezet nagyszámú tranzakciót bonyolít le az értékpapírpiacon. A dolgozók feladatai közé tartozik az elektronikus és okmányos regisztráció és ezek támogatása. Nézzük ezt részletesebben.

Először is, a back-office alkalmazott ügyleti naplót vezet, és adásvételi szerződést köt egy adott kibocsátó értékpapírjaira.

Ezután következik az értékpapírok újrabejegyzésének folyamata. Tulajdonjog átruházásáról beszélünk. Ennek a folyamatnak az „indításához” a back office alkalmazottnak átutalási megbízást kell kiadnia, és legitimálnia kell az aktuális tranzakciót.

Az újbóli regisztráció befejezése és a megerősítő dokumentum kézhezvétele után a munkavállaló ellenőrzi a végső fizetési folyamatot.

Egy háttérirodai alkalmazottnak nagy felelőssége van. Ha a dokumentumkészítés során a legkisebb pontatlanság is fellép, a tranzakció érvénytelennek minősül. Ennek eredményeként az ügyfél szenved, a vállalat pedig komoly veszteségeket szenved el.

Emellett a back office foglalkozik a szervezet részlegei közötti elemző (belső) tranzakciókkal a pénzügyi újraelosztási rendszerben.

Az elmúlt években a kereskedelmi szektor gyakran használt különféle back-office automatizálási programokat.

Back office a kiskereskedelemben

Vállalkozás megszervezése során a menedzser sok problémával szembesül. Szükséges az értékesítési szint árukkal való ellátása, a raktári könyvelés automatizálása a vállalatnál, az árak kezelése, valamint a beszállítókkal és fióktelepekkel való kapcsolattartás.

Ezen és sok más probléma megoldására, mint már említettük, speciális programok állnak rendelkezésre a back office számára.

A kiskereskedelmi rendszerben egy ilyen részleg alkalmazottai segítenek ellenőrizni az áruk érkezését és kiadását, a leírást és a költözést, az átértékelést, a visszaküldést, a készpénz- és banki műveleteket, valamint a kiskereskedelmi berendezésekkel való munkát.

A szoftvercsomag különböző konfigurációkkal rendelkezhet: nem élelmiszer-kiskereskedelem, kisbolt, kisbolt vagy szupermarket. Manapság van választási lehetőség.

Back office a hálózati kereskedelemben

A hálózati kereskedelem fő munkaterületei a következők:

• változtatások és kiegészítések a termékek széles skáláján;
• osztályok közötti adatcsere;
• központosított nyilvántartások vezetése;
• működési jelentések fogadása a fióktelepek működéséről stb.

A munka megkönnyítése és az iroda és a kiskereskedelmi üzletek hálózata közötti interakció biztosítása érdekében gyakran használnak automatizált háttér-irodát. Ezek a programok lehetővé teszik a szervezet hatékonyabb és gyorsabb munkáját.

Back office vendéglátó egységek

Egy vendéglátó cég háttérmunkásainak munkája elsősorban az aktuális működéshez kapcsolódik. Ezek hagyományosan a következőket tartalmazzák:

• rutin kötelező műveletek elvégzése;
• áru- és raktárnyilvántartások vezetése;
• élelmiszertermelés-ellenőrzési folyamat;
• adatgyűjtés és elemzés;
• jelentés készítése.

A szervezet volumenétől és forgalmától függően a kereskedelem háttérirodája általában három-tizenhárom-tizenöt főből áll.

Jelenleg, mint már említettük, léteznek automatizált rendszerek, amelyek megkönnyítik az alkalmazottaknak elvégzendő műveleteket. Ez természetesen pozitív pillanat egy szervezet vezetőjének. De nem mindig az alkalmazottaknak. A gyakorlat azt mutatja, hogy a legtöbb háttérmunkát végző automatizált rendszerek beszerzése létszámleépítéshez vezet.

Könnyű elképzelnünk, hogyan néz ki egy irodai munka, még akkor is, ha mi magunk soha nem végeztünk ilyen tevékenységet. A globalizáció növekedésével azonban nap mint nap érkeznek hozzánk új, addig ismeretlen angol nyelvű kifejezések, amelyek jelentése nem mindig egyértelmű. Ezért ma szeretnénk segíteni, hogy megértse az irodai munkavégzéshez kapcsolódó terminológiát, nevezetesen, hogy mi az a back office, front office és middle office.

Ami?

A front office a vállalat azon részlege, ahol az alkalmazottak az ügyfelekkel, ügyfelekkel vagy ügyfelekkel dolgoznak ahelyett, hogy szolgáltatási és belső üzleti feladatokat látnának el.

A cég fókuszától függően a front office más-más munkát végez. Tehát a pénzügyi vállalatoknál ez a szerkezeti egység az értékesítésért és a kereskedésért felelős, a bankokban - ügyfelek tanácsadása, betétek nyitása és zárása, hitelek felvétele, a biztosítótársaságoknál a front office a biztosítási szolgáltatásokra vonatkozó szerződések közvetlen megkötése.

A háttérirodában más a helyzet. Ez a részleg a belső szabályzatokkal, a vállalati ügyek intézésével és az adminisztrációval foglalkozik. Ide tartozik még az ügyfélszolgálat, az üresedési és foglalkoztatási osztály, a belső üzleti könyvelés, az informatika, az analitika, valamint a korábbi évek adatainak elszámolása.

A back office biztosítja a szervezet összes részlegének munkáját. Az itteni dolgozók nem állnak közvetlen kapcsolatban az ügyfelekkel és az ügyfelekkel, és nem ügyfélkörrel kapcsolatos munkát végeznek, hanem olyan tevékenységet folytatnak, amely lehetővé teszi a cég megfelelő működését.

A középső iroda a kapcsolat az elülső és a hátsó rész között. Ez a részleg általában nem közvetlenül kommunikál az ügyfelekkel, hanem közvetlenül áttekinti és feldolgozza a cég külső kapcsolataival kapcsolatos tranzakciókat. Például egy bankban a középső iroda ellenőrzi a hiteltörténetet, és információkat visz be az adatbázisba.

A középső iroda azért jött létre, hogy kitöltse az elülső és hátsó részlegek között meglévő információs hiányt.

Honnan jött a név?

Könnyű kitalálni, hogy a kifejezések angol eredetűek. Az elülsőt „elülső”-nek fordítják, a hátulsó a hátsó, a középső pedig a középső. A front office elnevezés annak köszönhető, hogy ez a részleg az első, amellyel az ügyfél kapcsolatba kerül, vagyis ez áll hozzá a legközelebb, megelőzve a vállalat összes többi struktúráját. A hátsó iroda koncepciója még azokban az időkben jelent meg, amikor az irodaház építési terve az emberekkel való közvetlen érintkezést biztosító helyiségek meglétét írta elő - az iroda eleje, valamint az adminisztráció, a raktárak és a termelési rész kapott helyet. hátul. Az úgynevezett irodahelyiség, ahová csak a cég alkalmazottai léphettek be. A középső iroda átlagos, középső, mert jelentőségében a hátsó és az elülső osztályok között helyezkedik el, de egyáltalán nem szükséges, hogy ez az osztály fizikailag a fent említett elülső és hátsó szerkezeti felosztások között legyen. Nagyon valószínű, hogy a középső irodai alkalmazottak megosztják a munkahelyüket a háttérirodával, de a saját dolgukkal foglalkoznak.

A hátsó, az első és a középső irodában végzett munka összehasonlítása

A hátsó és a front office egymás ellentéte. A front office képviseli a cég arcát, mivel közvetlenül kommunikál az ügyfelekkel. Folyamatosan láthatóak, kompetenciájukon és vállalkozói készségükön közvetlenül függ a cég jövőbeli sikere. A háttérirodában dolgozni árnyékban dolgozni. Ennek a részlegnek az alkalmazottait az ügyfelek nem látják, látásból nem ismerik. Márpedig ez az osztály foglalkozik a cég jólétével és a belső szabályzatokkal. A front office, a back office és a middle office különböző funkciókat lát el. Az emelt szintű iroda az ügyfelekkel, vendégekkel vagy ügyfelekkel való munka sebességének növelésével foglalkozik, villámgyorsan regisztrálja a teljesített adásvételi tranzakciókat, felelős a kapott információk biztonságáért, hitelességéért. A back office vagy back office elemzővel foglalkozik, beleértve a befejezett tranzakciók és a kapott nyereség elemzését, felelős az áruk árának elkészítéséért, ezeket az adatokat rögzíti az adatbázisban, dolgozik az árakkal, ellenőrzi az áruk mozgását a raktárakban, dönt arról, hogy mit belső beszerzéseket kell végrehajtani a cég számára. A back office feladatai közé tartozik a kereskedők vagy „front-line” menedzserek által végrehajtott tranzakciók dokumentációjának elkészítése.

A középső hivatalt a következő alapvető szerepkörök határozzák meg:

• Termékminőség-ellenőrzés;
• Jogi osztály;
• Pénzügyminisztérium;
• Kockázatok kezelése.

A részlegek szétválasztása általában szoftver vagy hardver szinten történik. Lehet, hogy nincs közöttük nyilvánvaló határvonal - a határ csak a fogalomrendszer szintjén halad át. Fontos azonban, hogy a back office és a front office munkáját vezetői szinten és pszichológiai szempontból is elkülönítsük. A vezetőségnek tisztában kell lennie azzal, hogy a cég belügyeiért felelős osztály szakemberek, nagy tapasztalattal rendelkező szakemberek munkáját igényli, mert nagyobb felelősséggel, összetettebb feladatokkal bízzák őket.

Sok menedzser közepesen kezeli a háttérirodát vagy a középső irodát, és a frontvonalbeli dolgozókra támaszkodik, akik felelősek a közvetlen kapcsolatokkal kötött tranzakciók sikeréért. A belső osztályok fontosságát azonban figyelembe kell venni a következő okok miatt:

• A hátsó és középső irodai alkalmazottak felelősek a vállalat hírnevének megőrzéséért. Így a magas színvonalú ügyfélszolgálat és a támogatási kérdésekről folytatott telefonbeszélgetések sokat elárulnak a cégről, és gyakran nagymértékben megváltoztatják a hozzá való hozzáállást.
• A kockázatkezelés a középső iroda feladata. A vezetőség az irodákból hozzájuk érkező adatok, számadatok, számítások, dokumentumok alapján hozza meg a döntéseket, ezért fontos ezek pontossága. A középső iroda kiszámítja a lehetséges kockázatokat, és megelőzi a vállalat esetleges veszteségeit.
• A Jogi Osztály nem engedélyezi egy szervezetnek, hogy véletlenül olyan lépéseket tegyen, amelyek ellentétesek a vonatkozó kormányzati jogszabályokkal.
• A könyvelésnek köszönhetően a cég belső ügyei mindig rendezett módon zajlanak, és egyetlen költség sem távozik az adatbázisból.

Természetesen érdemes megérteni, hogy minden felosztás egyformán fontos. Ebben a cikkben az elülső, hátsó és középső iroda jellemzőit elemezhettük. Az elemzés alapján rendkívül világossá vált, hogy a megfelelő üzletvitelhez egyértelmű felelősségmegosztásra van szükség, amikor minden dolgozó és minden részleg ellátja a feladatát, és összességében a szervezet egyetlen megszakítás nélküli működését jelenti. kapott.