Átállás az elektronikus dokumentumkezelésre: előnyei és hátrányai. Elektronikus dokumentumkezelés, működési elvek, használat előnyei és hátrányai. Amit tollal írnak, azt baltával nem lehet kivágni

Sok nagy és kis cég már felismerte a szervezetek közötti elektronikus dokumentumáramlásra való átállás előnyeit. Az EDI ma már magabiztosan lép be a mindennapokba, kiszorítva a megszokott papírbürokráciát, a sikeres üzlethez pedig fontos megtanulni ennek kezelését. Nézzük meg az EDI 2017-re való átállás főbb pozitív és negatív vonatkozásait.

Milyen előnyei vannak az elektronikus dokumentumkezelésnek?

• Az EDF első előnye a dokumentumok generálásához, ellenőrzéséhez és jóváhagyásához szükséges idő erőforrások jelentős megtakarítása. Ez vonatkozik a cég belső iratkezelésére és a vállalkozókkal és kormányzati szervekkel való adatcserére.

Bejelentések elektronikus benyújtása a Bukhsoft Online rendszerrel - kényelmes, elérhető és biztonságos elektronikus dokumentumkezelés a kormányhivatalokkal!

• Az elektronikus dokumentumkezelés biztosítja a létrehozott dokumentumok biztonságát. Minden információt egyetlen adatbázisban tárolunk, amelyről rendszeresen biztonsági másolatot készítünk. Ezzel a megközelítéssel fizikailag lehetetlen a fontos dokumentumok helyrehozhatatlan elvesztése.
• Az elektronikus archívum hatalmas mennyiségű adat kompetens rendszerezését és kompakt tárolását biztosítja. Az ügyintéző által iktatott és gondosan tárolt többkötetes mappák papírokkal könnyen elférnek több cserélhető adathordozón és számítógép merevlemezén.
• Lehetetlen nem is beszélni arról, hogy a menedzser teljes mértékben ellenőrzi a szervezete minden üzleti folyamatát. Az EDI lehetővé teszi bármely dokumentumfilm megvalósításának lépésről lépésre történő nyomon követését, ami jelentősen javítja az előadási fegyelmet.
• A megfelelően konfigurált elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi a jogok és jogosultságok szegmentálását. A felelős munkatársak csak azokhoz a dokumentumokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkaköri feladataik és kompetenciáik keretében szükségük van. Ez az adatvédelem többrétegű megközelítését biztosítja. Ezenkívül a rendszer eltárol minden információt a munkavállalók legutóbbi módosításairól, törléseiről és új dokumentumok létrehozásáról.
• A vállalat belső dokumentumfolyamatának részeként az EDO 2017 gondoskodik arról, hogy az új munkavégzési előírások, utasítások, vezetői utasítások és egyéb helyi jogszabályok gyorsan eljuttassák a munkavállalókat áttekintésre. Az elektronikus dokumentumkezelés egységes információs teret hoz létre, minden munkatársat bevon az üzleti folyamatokba, és vállalati kultúrát alakít ki a csapaton belül.
• Végül érdemes elmondani, hogy a modern világban azok, akiknek sikerült időben alkalmazkodniuk a nemzetközi szabványpiac gyors változásaihoz, versenyképesek és nyereségesek maradnak. Ehhez pedig nagyban hozzájárul az elektronikus dokumentumkezelő rendszer.

Az EDI előnyei jelentősek, de a rendszer nem nélkülöz néhány negatívumot. Nézzük meg őket.

A számvitel, az ellenőrzés és a statisztikák gyűjtése minden vállalkozás fontos eleme: az összegyűjtött adatok alapján fontos vezetői döntéseket hoznak, betartják a munkafegyelmet, tervezést végeznek. A modern technológiák szilárdan beépültek az életünkbe, ma már el sem tudjuk képzelni a munkát olyan táblázatok és adatbázisok nélkül, amelyek lehetővé teszik hatalmas mennyiségű információ feldolgozását és a rend fenntartását ügyeinkben. A számítógép használatának minden előnye mellett azonban nem hagyhatjuk figyelmen kívül a nagyszüleink által ismert hagyományos üres nyomtatványokat és papírkönyveket.

Próbáljuk meg kideríteni, miért van szükség papírkötegekre és egyszerű ceruzára a csúcstechnológia korában.

Elérhetőség és egyszerűség

Az elektronikus dokumentumkezelésnek minden kényelem ellenére van egy nagy hátránya - használatának feltétele, hogy a dolgozók legalább a legalapvetőbb számítástechnikai ismeretekkel rendelkezzenek. Sajnos hazánkban a számítógépes ismeretek nem 100%-os Ez különösen igaz a 40-45 év felettiekre. Ugyanakkor lehetnek szakterületük magasan kvalifikált szakemberei, vagy egyszerűen csak jó munkások.

Egyetértek, a feladatait felelősségteljesen, rossz szokások nélkül, de az irodai alkalmazásokat nem ismerő biztonsági őr sokkal értékesebb, mint egy „haladó” slampos. Ez a probléma különösen ott akut, ahol hagyományosan magas a fluktuáció: biztonsági, futárszolgálati, vendéglátói és kiskereskedelmi alkalmazottak– a hagyományos papíralapú elszámolási formák alkalmazása csökkenti a személyzet képzési költségeit, és ennek következtében a termelési költségeket.

Olcsóság

Az alkalmazottak programok használatára való betanításának költségeivel már számoltunk. De ne felejtse el, hogy az elektronikus dokumentumkezeléshez is szüksége van számítógépek, speciális licencprogramok vásárlása(pl. 1C), vírusirtó, rendelkezzen szakemberrel, aki ezt a teljes szoftverkomplexumot kiszolgálja (vagy forduljon outsourcing cégekhez), frissítse rendszeresen a berendezés- és szoftverparkját... Ha hatalmas raktárt, kiskereskedelmi egységet vagy terminált kezel , óhatatlanul rá kell szállnia az ilyen kiadásokra, de egy kisvállalkozás számára ez a teher elsöprő, és gyakran felesleges is lehet - a papírforma elég ahhoz, hogy pár kis tálcán elszámolja az árukat.

...esőben és jégesőben is!

A modern eszközök nagyon szűk hőmérséklet- és páratartalom-tartományban való munkára alkalmasak: esőben vagy nagy hóban nem lehet használni például táblagépet vagy laptopot, az akkumulátorok nagyon gyorsan lemerülnek a hidegben, a földre zuhanás végzetes lehet, és bármelyik pillanatban könyvelés nélkül találhatja magát a munkavállaló eszköz. És ez kétes öröm – hideg raktárban, vagy árut kirakni egy autóból zuhogó esőben zsibbadt ujjakkal, és megpróbálunk bevinni néhány információt az adatbázisba. És itt jönnek a segítségünkre a jó öreg papírformák és egy egyszerű ceruza. Biztosan nem hagynak cserben!

Amit tollal írnak, azt baltával nem lehet kivágni!

varrott és számozott naplóban rögzített adatok, visszamenőleg nem lehet semmit törölni, javítani vagy beírni. Egyetlen gonosz hacker sem tud „feltörni” iktatott, számozott bizonylatokat vagy bélyegzett számlákat. Figyelembe kell venni azt a tényt is, hogy az EDS (elektronikus digitális aláírás) még nem túl elterjedt Oroszországban, és a szervezet személyes aláírása és pecsétje továbbra is talán az egyetlen módja a dokumentumok hitelesítésének.

Jelenleg a legtöbb vállalkozásnál a dokumentumáramlás papír formában létezik. Természetesen ebben a formában a dokumentumáramlás ismerősebb és hagyományosabb, ugyanakkor számos hátránya van, amelyek jelentősen ellensúlyozzák az ismertség előnyeit.

A papíralapú dokumentumkezelés hátrányai

• Lassú dokumentumkeresés;
• Nehézségek egy dokumentum mozgásának nyomon követésében annak életciklusának minden szakaszában;
• A határozatok végrehajtásával kapcsolatos hatékony ellenőrzés és beszámolás megszervezésének nehézségei;
• A dokumentumok elkészítésének és jóváhagyásának időtartama;
• A dokumentumfolyam megszervezésének bonyolultsága, ha több felhasználó dolgozik egyidejűleg ugyanazokkal a dokumentumokkal;
• Összefoglaló jelentések és naplók beszerzésének lehetetlensége vagy nehézségei.

Így a hagyományos dokumentumáramlás hatástalannak bizonyul. Mindezen hátrányok megszűnnek az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek bevezetésével. Azon szervezetek számára, ahol nagy a dokumentumok száma és karbantartásuk bonyolultsága, a fent említett hiányosságok kiküszöbölése érdekében életbevágóan fontossá válik a dokumentumáramlás automatizálásának feladata.

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

• a dokumentumok keresése órák helyett másodperceket vagy perceket vesz igénybe; nem kell várni a dokumentumokra - a dokumentumok egyszerre elérhetők minden alkalmazott számára, aki hozzáfér;
• a dokumentumok egyeztetésének és jóváhagyásának folyamata átláthatóvá és valós időben történik;
• egyáltalán nem vesztegetik az időt a dokumentumok osztályok közötti átvitelére - a kártyák és dokumentumfájlok valós időben elérhetők minden alkalmazott számára, aki hozzáfér;
• a dokumentumok mozgásáról szóló szabványos jelentések elkészítése egy gombnyomással történik;
• a kulcsfontosságú alkalmazottak távolléte az irodában nem akadályozza meg a dokumentumokkal való munkát - egy új generációs elektronikus dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi a dokumentumok távoli kezelését webböngészőn és e-mailen keresztül;
• egységes vállalati információs tér megszervezése. Az információkat a vállalati dokumentumkezelő rendszerben tárolják, nem pedig az alkalmazottak számítógépein;
• a vállalat egésze irányíthatóságának növelése. Az információáramlás felgyorsítása és a vezetői döntések meghozatalakor előforduló hibák számának csökkentése a releváns és időszerű adatok felhasználásával a vállalat egészének jobb kezelhetőségéhez vezet.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése nemcsak gazdasági előnyökhöz vezet (például fogyóeszközök megtakarítása, dolgozói munkaidő megtakarítása), hanem a szervezeti irányítás minőségének javításához is (gyorsabban hozhat döntéseket, és jól látható a dokumentumokkal kapcsolatos munka előrehaladása). ).

2014. április 10-én a Unified Electronic Trading Platform (Roseltorg.ru) bejelentette a Rosinvoice elektronikus dokumentumkezelő rendszer integrációját az 1C-vel.

Integrációs megoldással a vevő és a beszállító közötti tranzakció lebonyolítási folyamata teljesen automatizálódik. A rendszerek közötti kétirányú kommunikáció lehetővé teszi a partnerek számára, hogy zökkenőmentesen töltsék fel a dokumentációt a Rosinvoice-ba, és töltsék fel 1C számviteli rendszerükbe.

Amikor az 1C információs platformmal dolgozik, a vállalatok gyakran többféle rendszerkonfigurációt használnak. Előfordul, hogy az egyik konfigurációt a központi irodában, a másodikat a fiókokban, a harmadikat pedig az egyes szerkezeti részlegekben használják. Ezenkívül minden szervezet saját egyedi megoldást hoz létre az 1C programmal való együttműködéshez. Ez speciális beállításokat és változtatásokat igényel a számviteli rendszer konfigurációjában. Ezzel kapcsolatban az EETP fejlesztőinek meg kellett oldaniuk azt a problémát, hogy kivétel nélkül minden konfigurációra egységes megközelítést hozzanak létre, hogy minden vállalat belső beállításaitól függetlenül használhassa a Rosinvoice-ot. Megoldást találtunk - az integrációt az alapvető szoftverbeállítások szintjén hajtották végre, amelyek minden konfigurációban azonosak. Ez lehetővé tette a tömeges letöltés, aláírás és dokumentumcsoport előre meghatározott kritériumok szerinti elküldésének támogatását. Kiválaszthat például egy adott időtartamot, amelyre a rendszer létrehozza a stream aláírását.

A cég „zökkenőmentes” adatátviteli technológia bevezetését tervezi a Rosinvoice és az 1C között. Meg kell oldani azt a problémát, hogy a letöltött fájl megjelenjen a rendszerekben - anélkül, hogy letöltené és kirakodná a számítógépre. Fontos, hogy a dokumentumautomatizálási folyamatból maximális hatékonyságot érjünk el, hogy még kényelmesebb és egyszerűbb legyen, és a dokumentumok egyik rendszerből a másikba szállítása a másodperc töredékére csökkenjen – vélik a fejlesztő cég szakemberei. .

Az ajánlattevők felé történő dokumentumtovábbítás kényszerdíja

Helló. Ez a bejegyzés azokra vonatkozik, akik részt vesznek a Roseltorg platformon történő kereskedésben.

Tegnap felhívtak a kereskedési platformról, és elkezdték magyarázni, hogy valamiféle tartozás van a számlámon. Meglepődtem. Úgy tűnt, minden rendben van.

Pénzt dobott az oldalra. A pályázatokat megnyertük, a pénzt 5900-ra írták le. minden rendben van...

És itt a 4750 a mínuszban...

A nyertes pályázatok szállítási bizonylatai, mint korábban, nem személyes számlán keresztül jelennek meg, minden valószínűség szerint ebben a fizetős dokumentumkezelő rendszerben jelennek meg...... Ez egy ilyen konyha...

Így korábban a szállítási dokumentumok letöltésére is lehetőség volt, de most itt nincs új dokumentum:

Ha jól tudom, ez a téma minden pályázót érint.

A fizikusok a fogyasztói jogok védelméről szóló törvénnyel még tiltakozhatnak valahogy ez ellen a lopás ellen (valamilyen engedély díja), de az ügyvédek hol? a FAS-hoz?

A fizetési bizonylat szerint eladták az elefántot, ó - egy évre szóló, nem kizárólagos használati engedélyt blablabla.

Van egy elképzelés, hogy a végfelhasználónak licencszerződést kell aláírnia egy nem kizárólagos licenchez. És ha nem írta alá, akkor nincs joga használni ezt a szolgáltatást a webhelyükön. Azok. VISSZA A PÉNZT!

Aki panaszt ír nekik, attól megtagadják a visszatérítést. A személyes fiókodon keresztül nem tudsz kijelentkezni, csak papírt kell írni nekik...

Aki még nincs benne a témában, az figyeljen. Erről a rendszerről 2014. szeptember-októberben volt néhány értesítés. (Csak most láttuk, lásd lent) Részt vettek az aukción, pénzt dobtak a részvételért. És milyen sikeresen megnyerték az aukciót, azonnal további mínusz 4750-et adtak nekünk. Azok. Lehet, hogy ezt a mínuszt még nem terjesztették ki Önnek, de lehet, hogy később bevezetik. Ha nem használja, előzetesen válassza le a dokumentumkezelő rendszert. Alapértelmezés szerint engedélyezve volt.

A kérdés most az: ki találkozott már ezzel? Hogyan oldottad meg ezt a problémát?

1.Ingyen a kezével, és adja oda a pénzt. Kis mennyiségnek tűnik.

2. Írjon panaszt. Már kész leiratkozásokat végeznek. az ügyvédeik írástudók...

3. Vegye fel a kapcsolatot a hatóságokkal...

4. Ha van tapasztalatod ez ügyben, szólj!

Elektronikus dokumentumkezelés

L. Misnikovich, „Glavbukh” magazin

A gyakorlat azt mutatja, hogy évről évre nő azoknak a cégeknek a száma, amelyek elektronikus dokumentumkezelő rendszert (EDMS) vezettek be. Általában olyan nagy- és középvállalkozásokról van szó, amelyek fejlett automatizálási technológiát alkalmaznak, és széles körrel rendelkeznek olyan partnerekkel és ügyfelekkel, akik már átálltak vagy terveznek áttérni az elektronikus dokumentumkezelésre.

Azonban nem minden szervezet siet az átállással. Ez annak köszönhető, hogy az elektronikus formában történő dokumentumok elkészítésének és cseréjének vannak pozitív és negatív oldalai - mind pénzügyi, mind adózási szempontból.

Az elektronikus aláírás típusának kiválasztása

Az elektronikus dokumentumkezelésre való áttéréskor a szervezeteket a 63-FZ törvény normái vezérlik, amely szabályozza az elektronikus aláírások felhasználásával kapcsolatos kapcsolatokat polgári ügyletek kötésekor, állami és önkormányzati szolgáltatások nyújtásakor, állami és önkormányzati feladatok ellátása során, valamint mint más jogilag jelentős tevékenységek végzésekor (a 63-FZ törvény 1. cikke).

Ugyanakkor az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat 2011. október 5-én kelt ED-4-3/16368@ levelében megjegyezte, hogy sem a jelenlegi jogszabályok, sem más szabályozás nem ír elő korlátozásokat az elsődleges számviteli elektronikus bizonylatok használatára vonatkozóan. gazdálkodó szervezetek közötti polgári ügyletek lebonyolításakor.

Általános szabályként az elektronikus aláírásnak három típusa van: egyszerű, továbbfejlesztett minősítetlen és fokozott minősített (a 63-FZ törvény 5. cikkének 1. cikkelye). A 2013. július 1. előtt elektronikus digitális aláírással aláírt elektronikus dokumentum minősített elektronikus aláírással aláírt dokumentumnak minősül (a 63-FZ törvény 19. cikkének 2. szakasza). Az ezen időpont után összeállított elektronikus dokumentumok tekintetében azonban a társaságnak joga van önállóan megválasztani az elektronikus aláírás típusát. A jogszabály ugyanis nem határozza meg azon elektronikus elsődleges dokumentumok listáját, amelyeket bizonyos típusú aláírással kell hitelesíteni.

Ezenkívül a 63-FZ törvény az elektronikus aláírások alkalmazási területeit határozza meg. A különböző típusú elektronikus aláírások kiadásának költségei is eltérőek. Emellett adózási kockázatok merülnek fel, ha az aláírás szerzője megtagadja a szervezet belső dokumentumainak aláírását, valamint az elektronikus dokumentumok egyszerű vagy minősítetlen elektronikus aláírással történő aláírását. Így ha egy szervezet az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás mellett dönt, biztonságosabb a különféle típusú elektronikus aláírások használatának számos jellemzőjét elemezni és figyelembe venni.

Asztal. A különféle típusú elektronikus aláírások használatának jellemzői

Kritériumok	Egyszerű elektronikus aláírás	Továbbfejlesztett elektronikus aláírás
		szakképzetlen	képzett
Jellegzetes	Megerősíti az elektronikus aláírás létrehozásának tényét egy bizonyos személy által. Erre a célra speciális kódokat, jelszavakat és más hasonló eszközöket használnak (a 63-FZ törvény 5. cikkének 2. cikkelye)	Az információ aláírási kulcs segítségével történő kriptográfiai átalakítása eredményeként jött létre. Lehetővé teszi, hogy meghatározza az elektronikus dokumentumot aláíró feladót, és észlelje az elektronikus dokumentum módosításának tényét az aláírás után (a 63-FZ törvény 5. cikkének 3. szakasza)	Csak egy akkreditált hitelesítési központ által létrehozott elektronikus aláírás-ellenőrző kulcs tanúsítvánnyal használható (a 63-FZ törvény 5. cikkének 4. cikkelye). Lehetővé teszi az elektronikus dokumentum módosításának tényét annak aláírása után
Annak valószínűsége, hogy az aláírás szerzője megtagadja a szervezet dokumentumainak aláírását	Nem célja a dokumentumok hamisítás elleni védelme. Fennáll annak a veszélye, hogy az aláírás szerzője tagadja, hogy aláírta a dokumentumot, vagy arra hivatkozik, hogy az aláírást követően a dokumentumot az ő tudta nélkül megváltoztatták. Ez a kockázat megnő, ha a tulajdonoson kívül a szervezet más alkalmazottai (például titkár, vezető helyettes vagy rendszergazdák) is hozzáférnek egy egyszerű elektronikus aláíráshoz.	A 63-FZ törvény nem tartalmaz olyan szabályokat, amelyek kizárják annak lehetőségét, hogy az aláírás szerzői megtagadják az elektronikus dokumentum aláírását.	A legmegbízhatóbb dokumentumvédelmet nyújtja a hamisítás ellen. Hiszen egy ilyen aláírás használata szigorúan szabályozott. Az aláírás létrehozásának és ellenőrzésének eljárása kizárja annak lehetőségét, hogy a minősített elektronikus aláírást létrehozó személy megtagadja az elektronikus dokumentum aláírását.
Alkalmazási terület	A szabályozási aktusok (beleértve a 63-FZ törvényt és a 2011. december 6-i 402-FZ „Számvitelről” szövetségi törvényt, a továbbiakban: a számviteli törvény) nem határozzák meg, hogy milyen típusú elektronikus aláírást kell használni írjon alá egy adott dokumentumot. A szerző szerint olyan belső dokumentumok aláírásakor, amelyek nem kapcsolódnak a munkavállalók anyagi felelősségéhez, valamint a munkavédelmi szabályok betartásához, és egyéb „kis jelentőségű” dokumentumok, célszerű egyszerű és minősítés nélküli elektronikus aláírást használni. Végül is az ilyen típusú aláírások kevésbé megbízhatóak		A harmadik felekkel (partnerekkel, kormányzati szervekkel) az elektronikus dokumentumkezelés során használt dokumentumok, valamint a pénzügyi felelősséggel vagy a munkavédelmi előírások betartásával kapcsolatos dokumentumok (a munkavállalók aláírásának elmulasztása adó-, polgári- és munkaügyi jogvita tárgyát képezheti) ajánlott aláírás minősített elektronikus aláírással. Vagy készítsen ilyen dokumentumokat, akár papíron is, és személyesen írja alá
Elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok számviteli felhasználásának lehetősége	Ezt a lehetőséget a számviteli törvény 9. cikkének (5) bekezdése közvetlenül rögzíti. Ugyanakkor nincs meghatározva az elsődleges számviteli bizonylat aláírásához használandó elektronikus aláírás típusa. A jogszabályban nincs közvetlen utalás arra, hogy az elektronikus formában összeállított dokumentumot a papíralapú dokumentummal egyenértékűnek ismernék el
Elektronikus aláírással aláírt elektronikus dokumentumok adóelszámolási célú felhasználásának lehetősége (jövedelemadó és ÁFA)	Az adótörvénykönyv nem tiltja az elsődleges dokumentumok elektronikus formáinak használatát egy szervezet kiadásainak megerősítésére a jövedelemadó kiszámítása céljából, ha ezek a kiadások megfelelnek az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 252. cikkének (1) bekezdésében meghatározott kritériumoknak.
	Az adókiadások elszámolásának jogszerűségére az egyszerű elektronikus aláírással aláírt dokumentumok alapján nem sikerült felvilágosítást találni. A szerző szerint ebben az esetben a nem minősített elektronikus aláírással aláírt dokumentumok rögzítésének menetét ismertető adó- és pénzügyi osztályok leveleiből kell a céget irányítani.	Az Oroszországi Szövetségi Adószolgálat 2011. november 24-i ED-4-3/19693@ levelében megjegyzi, hogy ha az elektronikus interakció résztvevői közötti megállapodás előírja a dokumentumok nem minősített elektronikus aláírással történő aláírását, akkor az ilyen papírok az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 252. cikke (1) bekezdésének alkalmazása céljából igazoló dokumentumokként fogadják el. Az orosz pénzügyminisztérium azonban másként gondolja. A Hivatal álláspontja szerint az elektronikusan elkészített és nem minősített elektronikus aláírással aláírt dokumentum nem egyenértékű a kézzel írt aláírással aláírt papíralapú dokumentummal. Ebből következően a társaságnak nincs joga az ilyen okirattal igazolt kiadásokat figyelembe venni a nyereség megadóztatása során (2012. december 25-i levél 03-03-06/2/139. szám, 2012. december 20. 03. sz. 03-06/1/710, július 31. 12 No. 03-03-06/2/85 és 05/28/12 No. 03-03-06/2/67)	Az Orosz Föderáció adótörvénye közvetlenül lehetővé teszi az elektronikus formában történő elkészítést továbbfejlesztett minősített elektronikus aláírással: - regisztrációs (törlési) kérelmek az adóhatóságnál (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 84. cikkének 5.1. pontja); - adóbevallás (az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 80. cikkének 1. szakasza); - az adóösszeg visszatérítésére vagy beszámítására irányuló kérelmek (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 78. cikkének 4. cikke és 176. cikkének 6. szakasza); - számlák (az Orosz Föderáció adótörvénykönyve 169. cikkének 6. szakasza). Ezenkívül Oroszország Pénzügyminisztériuma egyetért a költségek elektronikus formában kiállított és minősített elektronikus aláírással aláírt elsődleges dokumentummal történő megerősítésének jogszerűségével. Hiszen egy ilyen dokumentum egyenértékű egy papír alapon elkészített és saját kezű aláírással aláírt dokumentummal (2013.01.23. sz. 03-03-06/1/24 és 12.11.01. sz. 03-02-07 /1-1)

Számviteli politikákban és szerződésekben digitális aláírás használatát írjuk elő

Célszerű a szervezet számviteli politikájának mellékletében előírni az elektronikus dokumentumkezelés vállalati fenntartásának eljárását. Különösen:

• meghatározza az elektronikus dokumentumáramlásban részt vevő személyek listáját, és minősített elektronikus aláírási kulcs tanúsítványokat szerez be számukra;
• rendelkezik a szabályozó hatóságok és harmadik felek kérésére benyújtott elektronikus dokumentumok papíralapú másolatainak hitelesítésére vonatkozó eljárásról;
• jóváhagyja az egyszerű vagy minősítés nélküli elektronikus aláírási kulcs használatának titkosságának megőrzésére vonatkozó követelményeket, és megismertesse azokat a munkájuk során használó munkavállalókat.

Fennáll azonban annak a veszélye, hogy az aláírás tulajdonosa megtagadja az elektronikus dokumentum aláírását. Nem világos, hogy ebben az esetben milyen adózási következmények várnak a szervezetre. Valószínűleg az adóhatóság megtagadja a költségek elismerését egy ilyen dokumentum alapján. Hivatalos magyarázatot azonban nem sikerült találni. A bírói gyakorlat ebben a kérdésben még nem alakult ki.

Ezen túlmenően a szerződő felekkel kötött szerződésekben célszerű az „elsődleges dokumentum” elektronikus aláírással történő aláírásának jogszerűségére vonatkozó feltételt is rögzíteni. Fontos megjegyezni, hogy a tranzakcióban részt vevő mindkét félnek rendelkeznie kell az elektronikus dokumentumok cseréjéhez szükséges technikai lehetőségekkel (a megfelelő berendezések - internet-hozzáféréssel rendelkező személyi számítógépek).

Egyes dokumentumok papíron készülnek

Oroszország Pénzügyminisztériuma 2012. január 11-i 03-02-07/1-1 és 2012. január 11-i 03-02-07/1-2 számú levelében azt a véleményét fejezte ki, hogy ha egy dokumentum elektronikus formában, nem meghatározott formátumban állítják össze, az adózó azt papír alapon, hitelesített másolat formájában nyújtja be, amelyen meg van jelölve, hogy a dokumentumot minősített elektronikus aláírással írták alá. Ezenkívül célszerű a szállítási okmányokat papíron is sokszorosítani. Ez segít elkerülni a kárigényeket abban az esetben, ha a közlekedési rendőrök leállítják a hivatalos szállítást.

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei és hátrányai

Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése egy vállalatnál a következő előnyökkel jár:

• csökkenti a papíralapú dokumentumok előállításának és tárolásának pénzügyi és munkaerőköltségét;
• lehetővé teszi a dokumentumokkal való gyors munkavégzést (például gyorsan megkeresheti a kívánt dokumentumot egy elektronikus adatbázisban, és elküldheti egy kollégának vagy partnernek);
• felgyorsítja a dokumentumok megismerésének, jóváhagyásának és elemzésének folyamatát, munkaidőt takarít meg a vállalatok szinte minden részlegének alkalmazottai számára - a dokumentumokat áttekintő és jóváhagyó vezetés, a dokumentumok küldését, fogadását és nyilvántartását végző titkárság, rendes könyvelők és vezetők;
• csökkenti a szükséges dokumentumok kiküldésének idejét (az elektronikus dokumentum kézbesítési ideje jóval rövidebb, mint a postai levelezésé).

Az elektronikus dokumentumkezelés hátrányai közül különösen a következőket jegyezhetjük meg:

• elektronikus adatbázisok, elektronikus dokumentumkezelő rendszerek létrehozásának, valamint képzési és munkaerő-felvételi költségek;
• a rendszer esetleges lefagyása, ami meghibásodásokat és késéseket eredményez a vállalat munkájában;
• az alkalmazottak elektronikus dokumentumkezelési elveinek oktatására fordított idő;
• a papíralapú dokumentumok elektronikus formátumúvá alakításának szükségessége.

A cégek egyre gyakrabban döntenek az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése mellett. Mi ez és miért van rá szükség?

Az iratfolyamat a dokumentumok mozgatása egy szervezetben a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig; iratokkal végzett munka komplexuma: átvétel, nyilvántartás, terjesztés, végrehajtás ellenőrzése, iratok kialakítása, dokumentáció tárolása és újrafelhasználása, referenciamunka.

Az elektronikus dokumentumkezelés (EDF) egy egységes mechanizmus az elektronikus formában benyújtott dokumentumokkal való munkavégzéshez, a „papírmentes irodai munka” koncepciójának megvalósításával.

Az elektronikus dokumentum (ED) számítógépes információfeldolgozó eszközökkel létrehozott, elektronikus digitális aláírással (EDS) aláírt és számítógépes adathordozóra mentett dokumentum.

Az elektronikus digitális aláírás (EDS) a kézzel írott aláírás analógja, amely az információ védelmének eszköze, lehetővé téve az elektronikus dokumentumok integritásának ellenőrzését és hitelességének megerősítését.

Az EDI segítségével automatizálható az iroda, elektronikus irattár létrehozása, vállalati elektronikus dokumentumkezelés (munkafolyamat), a szerződéskötési folyamat menedzselhető, a QMS dokumentációval végzett munka (minőségirányítási rendszer) automatizálható, valamint az állampolgárok kérései automatizálhatók.

Az EDI mérettől és tulajdonosi formától függetlenül bármely cégben használható, a rendszer úgy konfigurálható, hogy egy kis struktúrában (részleg, részleg) és egy földrajzilag elosztott szervezeten belül is működjön, fejlett információáramlási sémával.

3. Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei és hátrányai

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei a következők:

Gyors hozzáférés a dokumentumokhoz, gyors papírjavítás,

Hatékony dokumentummozgás-kezelés,

Valamennyi vállalati struktúra egyetlen információs térben működhet – ez lehetővé teszi a dokumentumok jóváhagyásának és a döntéshozatalnak felgyorsítását,

Növekvő vezetői fegyelem (mivel az EDI lehetővé teszi, hogy minden egyes időpontban meghatározza, ki a felelős egy dokumentum végrehajtásáért), növeli az alkalmazottak termelékenységét,

A dokumentumok biztonsága - az adattitkosítás lehetővé teszi az információk jogosulatlan felhasználására irányuló kísérletek megállítását,

a többszörös dokumentáció kiküszöbölése,

Az archívum automatikusan létrejön,

Pénzügyi költségek csökkentése a dokumentumkezeléshez és az irodai munkához.

Az EDI hátrányai közé tartozik a szoftverek beszerzésének és bevezetésének magas költségei. Az alkalmazottaknak időre lesz szükségük a tanuláshoz és a rendszerhez való hozzászokáshoz. Ezek a hiányosságok azonban átmenetiek lesznek.

Ha a fiatal cégek már a kezdetektől áttérnek az EDI-re, kevesebb időt fordítanak a meglévő dokumentumok digitalizálására. Emellett a jelenlegi elektronikus dokumentumkezelő rendszerek figyelik a startupokat és kedvezményeket adnak nekik.

Elírási hibát talált? Jelölje ki a szöveget, és nyomja meg a Ctrl + Enter billentyűket

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei és hátrányai

Olyan nagyra nőtt a cég külső dokumentumárama, hogy az alkalmazottaknak nincs idejük feldolgozni? Azon gondolkodik, hogyan gyorsítson? Milyen időszerű. Sok dolog már elektronikus formátumra váltott. Nézzük meg az elektronikus dokumentumkezelés jellemzőit. Kinek előnyös ez elsősorban?

Először is nézzük meg, mi az az elektronikus dokumentumkezelés. Ez egy elektronikus dokumentumfeldolgozó rendszer. Az elektronikus dokumentumokat speciális elektronikus digitális aláírással írják alá. Jogi erejük van, ami azt jelenti, hogy nem szükséges papír formátum. Az elektronikus dokumentumkezelő rendszereket kis és nagy szervezetek egyaránt használják. Évről évre 11-13%-kal nő az EDI rendszerek piacának volumene (a TAdviser becslése szerint). Mik az elektronikus dokumentumkezelés előnyei és hátrányai?

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

1. Jogi jelentősége.

Minden elektronikus aláírással aláírt EDF dokumentum jogilag kötelező érvényű. Vagyis ugyanolyan jogi erejük van, mint a kék pecséttel és aláírással ellátott papíralapú dokumentumok.

2. A költségek csökkennek.

Az EDF felhasználói megjegyzik a megtakarítás pozitív pénzügyi hatását a papírvásárlás, a nyomtatás és a dokumentumok küldése terén. Például egy dokumentum orosz posta általi küldésének átlagos ára körülbelül 40 rubel. És egy kimenő dokumentum költsége az EDI „Transcript”-ben 3 rubel.

3. A leszállított áruk vagy nyújtott szolgáltatások fizetésének felgyorsítása; a munkavállaló személyes hatékonyságának növelése.

A számviteli bizonylatok (UPD, számlák, okiratok stb.) azonnali kézbesítésének köszönhetően a cég gyorsan megkapja a leszállított áruk vagy nyújtott szolgáltatások ellenértékét. Összehasonlításképpen, az orosz posta dokumentumok átlagos kézbesítési ideje 3-10 nap. Ugyanakkor a Postán az iratok gyakran elveszhetnek, vagy késéssel érkeznek meg, így a fizetési és a záró bizonylatok rendelkezésre bocsátásának határideje határozatlan ideig csúszik.

A dokumentumok keresése, elkészítése és elküldése az EDF-nek kevesebb erőfeszítést igényel, így idő szabadul fel más feladatok elvégzésére, ami azt jelenti, hogy az alkalmazottak termelékenysége nő.

4. Dokumentumok gyors keresése és tárolása.

A Clerk.Ru portál tanulmánya szerint egy könyvelő átlagosan napi 1 órát tölt papírdokumentumok keresésével. Emellett a dokumentumok archívumban való tárolása jelentős helyet foglal el. Az EDF-ben a kívánt dokumentum megkeresése másodpercekig tart.

5. Az egyes dokumentumok állapotát valós időben követi nyomon.

Fontos, hogy a felelős alkalmazott tudja, ki dolgozik éppen a dokumentumon. A rendszer megmutatja, hogy ki és mikor nyitotta meg és szerkesztette a dokumentumot, valamint azt, hogy ki késlelteti. Ez növeli a vezetés által az üzleti folyamatok feletti ellenőrzés hatékonyságát és javítja az alkalmazottak fegyelmét.

5. Az elektronikus dokumentum védett és biztonságos.

A fájlok továbbítása az FSB által engedélyezett titkosított kommunikációs csatornán keresztül történik. A dokumentumokat nem lehet lehallgatni.

6. Távmunka dokumentumokkal: szabadságon, üzleti úton, betegszabadságon.

Az EDF webszolgáltatás a nap 24 órájában elérhető, a mobilalkalmazás pedig még kényelmesebbé és gyorsabbá teszi a munkát.

A megvalósítás és az elektronikus dokumentumkezelésre való áttérés jellemzői.

Legtöbbjük azzal a vonakodással függ össze, hogy a cég partnereivel való dokumentumcsere szokásos módját nem kívánja megváltoztatni. Vagyis sok tekintetben ez a könyvelő vagy vezető gondolkodásának tehetetlensége. Miért változtatnunk valamit, ami évek óta működik? Emlékezzünk a közelmúlt időkre, amikor az embereknek nem volt mobiltelefonjuk, és mindenki jól érezte magát. Ma már mindenkinek van mobiltelefonja.

1. Átmeneti időszak.

Ha a cég nem rendelkezik elektronikus aláírással, akkor azt ki kell adni.

Nem foglalkozunk az alkalmazottak EDI-re való betanításával, mert a legtöbb modern EDI rendszer a hagyományos levelezőszolgáltatással megegyező felülettel rendelkezik. Fontos lesz az osztályok közötti interakció szabályozásának előírása. Vagyis az elektronikus dokumentumkezelésnek rögzítenie és helyettesítenie kell a papíralapú dokumentumok mozgását a „valós életben”.

2. Segítség az EDF-hez való csatlakozáshoz

Ha a cég partnerei nem rendelkeznek EDI-vel, akkor az EDI-re való átállásban segíteni kell a partnereket. És itt fontos, hogy válasszunk egy EDI üzemeltetőt, aki felvállalja a vállát és támogatást nyújt az EDI-re való átállásban. Létezik egy hatékony eszköztár, amellyel viszonylag gyorsan és fájdalommentesen áthelyezheti partnereit az elektronikus dokumentumkezelésre.

Felhívjuk figyelmét, hogy ezek a műveletek átmenetiek; és az EDI-re váltás ára néhány hónapon belül megtérül.

Kinek lesz haszna az elektronikus dokumentumkezelésből?

Az elektronikus dokumentumkezelés sajátosságait megvizsgálva megállapítható, hogy ez elsősorban a jelentős külső dokumentumáramlással rendelkező cégek számára szükséges. Az EDI rendszerben végzett munka felgyorsítja az üzleti folyamatokat és csökkenti a költségeket.

Az elektronikus dokumentumokkal való munka azoknak a cégeknek is hasznos lesz, amelyek az ügyfélszolgálatot új szintre szeretnék emelni a külső dokumentumáramlás folyamatának egyszerűsítésével.

Az elektronikus dokumentumkezelés előnyei

• a dokumentumok keresése órák helyett másodperceket vagy perceket vesz igénybe; nem kell várni a dokumentumokra - a dokumentumok egyszerre elérhetők minden alkalmazott számára, aki hozzáfér;
• a dokumentumok egyeztetésének és jóváhagyásának folyamata átláthatóvá és valós időben történik;
• egyáltalán nem vesztegetik az időt a dokumentumok osztályok közötti átvitelére - a kártyák és dokumentumfájlok valós időben elérhetők minden alkalmazott számára, aki hozzáfér;
• a dokumentumok mozgásáról szóló szabványos jelentések elkészítése egy gombnyomással történik;
• a kulcsfontosságú alkalmazottak távolléte az irodában nem akadályozza meg a dokumentumokkal való munkát - egy új generációs elektronikus dokumentumkezelő rendszer lehetővé teszi a dokumentumok távoli kezelését webböngészőn és e-mailen keresztül;
• egységes vállalati információs tér megszervezése. Az információkat a vállalati dokumentumkezelő rendszerben tárolják, nem pedig az alkalmazottak számítógépein;
• a vállalat egésze irányíthatóságának növelése. Az információáramlás felgyorsítása és a vezetői döntések meghozatalakor előforduló hibák számának csökkentése a releváns és időszerű adatok felhasználásával a vállalat egészének jobb kezelhetőségéhez vezet.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bevezetése nemcsak gazdasági előnyökhöz vezet (például fogyóeszközök megtakarítása, dolgozói munkaidő megtakarítása), hanem a szervezeti irányítás minőségének javításához is (gyorsabban hozhat döntéseket, és jól látható a dokumentumokkal kapcsolatos munka előrehaladása). ).

> Olvass a témában

• Hogyan valósul meg a dokumentumáramlás

• Az információs technológia olyan sebességgel hatol be az üzleti élet különböző területeibe, hogy néha nehéz felmérni relevanciáját. Kirívó példa az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (EDMS) megvalósítása. Ez a bosszantó papírdokumentumok kötegeinek eltűnéséhez vezet. Első pillantásra ez kiváló eredmény, és egy másik hasonló technika hamarosan lehetetlenné válik. így van?

  Érvek az EDS mellett

  Az USA-ban végzett vizsgálatok eredményeként kapott adatok az elektronikus dokumentumkezelés mellett szólnak:

  1. Becslések szerint körülbelül 4 billió papíralapú dokumentumot használnak fel ebben az országban, és számuk évente 22%-kal növekszik.
  2. Körülbelül 90%-uk nem hagyja el az irodát, hanem egyszerűen alkalmazottról alkalmazottra adják át őket.
  3. Átlagosan egy dokumentumot 19 alkalommal másolnak le.
  4. A munkaidő fele a szükséges információk felkutatásával, 10%-a pedig azok tanulmányozásával telik.
  5. A dokumentumok körülbelül 8%-a egyszerűen elveszik.

  Az Advanced Processing & Imaging cég kutatása során arra a következtetésre jutott, hogy egy 20 fős kisvállalkozás mintegy 180 000 dollárt költ különféle dokumentumok másolására vagy nyomtatására, ami az elektronikus dokumentumkezelést tekintve igen lenyűgöző adat.

  

  Szingapúrban különösen aktívan vezetik be az információs technológiákat. Például 2002-ben az összes távirati iroda bezárt, mivel ezekre a szolgáltatásokra már nem volt kereslet.

  Előnyök

  Az elektronikus dokumentumkezelésnek számos jelentős előnye van:

  • Biztosítja az átláthatóságot és a hatékony ellenőrzést a dokumentumok létrehozása, átvétele és lebonyolítása felett, a lehető legnagyobb mértékben felgyorsítja az üzleti folyamatokat;
  • A gyakorlatban az utasítások egy részét egyszerűen nem hajtják végre az alkalmazottak. Az EDMS nemcsak a munkafolyamatot, hanem annak eredményét is lehetővé teszi;
  • Csökkenti a postázásra, keresésre és dokumentumok létrehozására fordított időt. A rendszer képes önállóan nyilvántartásokat, jelentéseket, összesítéseket készíteni, ami pozitív hatással van a cég hatékonyságára;
  • Minden vállalkozás komoly figyelmet fordít a titoktartásra. Az értékes információk elvesztése milliós veszteségekhez vezethet. Elég egyszerű a papíralapú dokumentumok lefoglalása és harmadik félnek való átadása. Az EDMS nem zárhatja ki teljesen az ilyen helyzeteket, de egyértelműen szabályozza az információhoz való hozzáférést a munkavállaló jogosultságától függően. Ugyanakkor bármikor szabályozhatja, hogy ki használta fel vagy módosította az adott dokumentumokat;
  • Az EDMS felgyorsítja az alkalmazottak új dokumentumokkal való megismertetésének folyamatát, és egyetlen információs térben biztosítja a vállalat munkáját.

  Hibák

  Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer nem mentes bizonyos hátrányoktól:

  • Legfőbb hátránya a vírus behatolása a vállalat számítógépeibe és az ezt követő összes információ elvesztése. A biztonság érdekében szükség lesz egy tartalék rendszerre;
  • További hátránya a személyzet felkészültségének hiánya egy ilyen rendszer bevezetésére. Sok alkalmazott nem rendelkezik elegendő tudással ahhoz, hogy hozzáértően dolgozzon az EDMS-ben. Eközben ettől függ a működésének zavartalan működése;
  • Az elektronikus dokumentumkezelés bevezetése jelentős pénzügyi befektetést igényel;
  • Megjegyzendő, hogy Oroszországban vagy a FÁK-ban még nem alakult ki egységes információs tér. Ennek megfelelően nem minden vállalkozás tud elektronikus dokumentumokat cserélni;
  • Vannak bizonyos korlátozások az EDMS megvalósítására vonatkozóan. Például bármely HR osztálynak szüksége van az alkalmazott személyes aláírására számos dokumentumon. A munkakönyvek vezetésének rendje is szigorúan szabályozott.

  

  Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer elsősorban az elágazó divíziós felépítésű nagyvállalatok számára hasznos. Működésük hatékonyságát javíthatja, de a jelen szakaszban tapasztalható hiányosságok hátráltatják a megvalósítás folyamatát. Az EDMS komoly fejlesztést igényel, és bár fejlesztése folytatódik, továbbra is kereslet lesz a fekete-fehérre.