Parimet themelore të veprimtarisë së menaxhmentit. Thelbi dhe parimet e organizimit të procesit të menaxhimit Për punonjësit menaxherialë, procesi i menaxhimit

Abstrakt për temën e menaxhimit:

Proceset e menaxhimit në organizatë

Hyrje 3

Procesi i menaxhimit 4

Cikli i menaxhimit dhe fazat e tij 6

Prodhimi dhe menaxhimi 9

Menaxhimi i politikës së asortimentit të ndërmarrjes 15

Mbështetja materiale dhe teknike e ndërmarrjes 20

Politika e shitjes e ndërmarrjes 21

Përfundimi 24

Referencat 25

Prezantimi

Menaxhimi si aktivitet zbatohet në një sërë procesesh menaxheriale, d.m.th., vendime dhe veprime të synuara të kryera nga menaxherët në një sekuencë dhe kombinim të caktuar. Çdo aktivitet menaxhimi përbëhet nga fazat e mëposhtme:

1) marrjen dhe analizimin e informacionit;

2) zhvillimi dhe vendimmarrja;

3) organizimi i zbatimit të tyre;

4) kontrolli, vlerësimi i rezultateve të marra, duke bërë rregullime në rrjedhën e punës së mëtejshme;

5) shpërblimi ose ndëshkimi i interpretuesve.

Këto procese evoluojnë dhe përmirësohen me organizatën. Ato janë parësore dhe derivatore; njëfazore dhe shumëfazore; i përkohshëm dhe i gjatë; e plotë dhe e paplotë; e rregullt dhe e parregullt; në kohë dhe me vonesë, etj. Proceset e menaxhimit përmbajnë elemente të vështira (formale), për shembull, rregullat, procedurat, kompetencat zyrtare dhe ato të buta, si stili i udhëheqjes, vlerat organizative, etj.

Procesi i menaxhimit dhe karakteristikat e tij

Çdo proces menaxhimi përbëhet nga faza (faza) të caktuara.

Faza (faza) - një pjesë e përcaktuar cilësisht e procesit. Kalimi nga një fazë në tjetrën nënkupton ndryshime të rëndësishme cilësore si në vetë procesin ashtu edhe në sistemin në të cilin ai kryhet.

Kalimi i plotë i fazave të procesit dhe kthimi në origjinal formon një cikël. Në përgjithësi, një cikël është një grup i plotë i fazave të zbatuara në mënyrë sekuenciale të një procesi holistik.

Një fazë është një koncept më i ngushtë se një fazë. Fazat dallohen vetëm në proceset e orientuara drejt rezultateve. Fazat e menaxhimit janë veprime specifike të përfshira në procesin e menaxhimit për të marrë rezultatin e planifikuar. Ato kanë një karakter specifik, përmbajtje të veçantë dhe mund të kryhen në mënyrë të pavarur. Në të njëjtën kohë, ato janë të lidhura pazgjidhshmërisht, për më tepër, ato duket se depërtojnë njëra-tjetrën. Me fjalë të tjera, të gjitha fazat e menaxhimit formojnë një cikël integral të menaxhimit.

Cikli i menaxhimit është një sekuencë e plotë e veprimeve aktive të përsëritura që synojnë arritjen e qëllimeve të përcaktuara. Cikli i menaxhimit fillon me sqarimin e një detyre ose problemi dhe përfundon me arritjen e një rezultati të caktuar. Pas kësaj, cikli i kontrollit përsëritet. Frekuenca e përsëritjes së saj përcaktohet nga lloji dhe natyra specifike e sistemit të kontrolluar. Në sistemet sociale, ky cikël përsëritet vazhdimisht. Qëllimi përfundimtar i kontrollit të sistemit mund të arrihet me një ose më shumë cikle kontrolli.

Zbatimi ciklik i proceseve ju lejon të vendosni dhe rregulloni tiparet karakteristike, varësitë e përbashkëta, modelet e përbashkëta të proceseve dhe, mbi këtë bazë, të siguroni përpunimin dhe largpamësinë e tyre racionale.

Sistemi i përgjithshëm i fazave:

1. grumbullimi dhe përpunimi i informacionit, analiza, kuptimi dhe vlerësimi i gjendjes - diagnostikimit;

2. parashikimi i bazuar shkencërisht i gjendjes, tendencave dhe veçorive më të mundshme të zhvillimit të objektit të kontrollit për periudhën e udhëheqjes bazuar në identifikimin dhe vlerësimin e saktë të marrëdhënieve dhe varësive të qëndrueshme ndërmjet parashikimit të së kaluarës, së tashmes dhe të ardhmes;

3. zhvillimi dhe miratimi i një vendimi menaxherial;

4. zhvillimi i një sistemi masash që synojnë arritjen e qëllimit të caktuar - planifikimin;

5. komunikimi në kohë me ekzekutuesit e detyrave të përcaktuara, përzgjedhja dhe rreshtimi korrekt i forcave, mobilizimi i ekzekutuesve për përmbushjen e vendimit të marrë - organizimit;

6. Aktivizimi i aktiviteteve të interpretuesve - motivimi dhe stimulimi;

7. marrjen, përpunimin, analizimin dhe sistemimin e informacionit për ecurinë e zbatimit të detyrave, duke kontrolluar se si organizimi i çështjes dhe rezultatet e ekzekutimit korrespondojnë me vendimet e marra - kontabiliteti dhe kontrolli;

8. e përbashkët për 4 fazat e fundit - sigurimi i funksionimit proporcional dhe të vazhdueshëm të të gjithë sistemit të menaxhimit duke vendosur lidhjet aktuale optimale ndërmjet performuesve individualë - rregullimi.

Ky algoritëm ju lejon të përcaktoni vendin e secilës fazë në procesin e menaxhimit, të zotëroni teknologjinë dhe metodologjinë, aftësitë dhe aftësinë për të udhëhequr një ekip. Rregullimi rreptësisht sekuencial i fazave tregon varësinë e cilësisë së sistemit të kontrollit nga secili element individual dhe funksionet e zbatuara. Fillimi i ekzekutimit të fazës tjetër nuk do të thotë fundi i fazës së mëparshme. Për shembull, puna me informacionin kryhet gjatë gjithë ciklit të menaxhimit, plani rregullohet gjatë zbatimit të tij, etj.

Cikli fillon me shfaqjen e një problemi menaxherial. Si problem, të dyja detyrat, udhëzimet nga shefi dhe detyrat e tyre mund të veprojnë. Në rastin tonë, problemi mund të përkufizohet si një pyetje që lind objektivisht në rrjedhën e menaxhimit, dhe zgjidhja e së cilës është me interes praktik, korrespondon me qëllimet e vendosura.

Cikli i menaxhimit dhe fazat e tij

1. Diagnoza

Diagnoza - mbledhja dhe përpunimi i informacionit, analiza, kuptimi dhe vlerësimi i situatës.

Zgjidhja e problemeve kërkon informacion menaxherial. Ky është një grup mesazhesh të nevojshme për zbatimin e procesit të kontrollit.

Kërkesat e informacionit: plotësia, objektiviteti, besueshmëria, efikasiteti, vazhdimësia e marrjes.

Informacioni vjen nga një nivel më i lartë i menaxhimit ose mund të mblidhet në mënyrë të pavarur. Në rastin e parë, informacioni duhet të sqarohet, në rastin e dytë, përdorimi i metodave shkencore të mbledhjes është i nevojshëm.

2. Parashikimi

Një parashikim kuptohet si një gjykim i bazuar shkencërisht për gjendjet e mundshme të një objekti në të ardhmen, për mënyrat alternative të zhvillimit të tij dhe kushtet e ekzistencës.

Procesi i zhvillimit të një parashikimi quhet parashikim. Këto janë studime të veçanta, kryesisht me vlerësime sasiore dhe që tregojnë tendencat, natyrën dhe kohën e caktuar të ndryshimeve në objektin e kontrollit.

Parashikimi ka dy aspekte: parashikues, që nënkupton një përshkrim të perspektivave të mundshme ose të dëshirueshme, gjendjeve, zgjidhjeve për problemet e ardhshme dhe parashikuese, duke siguruar zgjidhjen aktuale të këtyre problemeve. Rrjedhimisht, parashikimi nuk është një qëllim në vetvete, por një mjet për marrjen e vendimeve dhe planifikimit menaxherial.

3. Zgjidhje

Marrja e vendimeve është një nga detyrat themelore të veprimtarisë menaxheriale, dhe pikërisht në këtë pikë të ciklit menaxherial shpesh fillojnë telashet. Dhe jo vetëm kur vendimi rezulton i gabuar, ka shumë telashe me vendimet e drejta, kompetente (S. Makarov).

Në literaturën shkencore, vendimi i menaxhimit paraqitet në dy aspekte - i gjerë dhe i ngushtë.

Në një aspekt të gjerë, një vendim menaxherial konsiderohet si lloji kryesor i punës menaxheriale, një grup veprimesh menaxheriale të ndërlidhura, të qëllimshme dhe logjikisht të qëndrueshme që sigurojnë zbatimin e detyrave menaxheriale.

Në kuptimin e ngushtë të fjalës, një vendim menaxherial kuptohet si zgjedhja e një alternative, një akt që synon zgjidhjen e një situate problematike.

Shih: Meskon M.Kh., Albert M., Hedouri F. Bazat e menaxhimit / Per. nga anglishtja. - M.: Delo, 1992. Vendimi i menaxhimit është procesi i përgatitjes dhe zgjedhjes nga një grup i caktuar i një ose më shumë metodave të ndërlidhura për të ndikuar në objektin e kontrollit me qëllim ndryshimin ose stabilizimin e tij.

4. Planifikimi

Bazuar në rezultatet e parashikimit dhe vendimit të menaxherit, kryhet planifikimi dhe formohet një plan aktiviteti.

Planifikimi konsiston në vendosjen e një sekuence dhe metodash të caktuara për kryerjen e secilës prej detyrave nga trupat, shpërndarjen e përpjekjeve të trupave dhe materialeve sipas detyrave dhe fushave të veprimit, vendosjen e procedurës së ndërveprimit dhe të gjitha llojeve të mbështetjes që bëjnë të mundur. për të zbatuar vendimin dhe për të arritur qëllimin.

Një plan është një dokument zyrtar që pasqyron:

Parashikimet e zhvillimit të organizatës në të ardhmen;

detyrat dhe qëllimet e ndërmjetme dhe përfundimtare me të cilat përballet ai dhe njësitë e tij individuale;

· mekanizmat për koordinimin e aktiviteteve aktuale dhe shpërndarjen e burimeve;

· Strategjitë për emergjencat.

Kur planifikoni, është e nevojshme të merren parasysh parimet e tij:

unitet;

Vazhdimësia

Fleksibiliteti

koordinimi dhe integrimi;

· arsyeshmëria;

vjedhje (në një situatë luftarake).

5. Organizimi

Ai konsiston në vendosjen e marrëdhënieve të përhershme dhe të përkohshme, si dhe në procedurën dhe kushtet për punën e të gjithë elementëve dhe hallkave të sistemit.

Fazat e planifikimit dhe organizimit janë të lidhura ngushtë. Në një farë kuptimi, planifikimi dhe organizimi kombinohen: planifikimi përgatit terrenin për realizimin e qëllimeve të njësisë (njësisë), dhe organizata, si funksion menaxherial, krijon një proces pune, përbërësi kryesor i të cilit janë njerëzit. Kështu, planifikimi dhe organizimi, si të thuash, e materializojnë menaxhimin, e bëjnë atë një fakt të realitetit shoqëror.

Nëse struktura organizative, si formë, pasqyron statikën e menaxhimit, atëherë procesi i menaxhimit karakterizon dinamikën, d.m.th. funksionimin e sistemit të menaxhimit, gjithçka që ndodh në sistemin e menaxhimit të organizatës në kohë. Një proces është çdo veprim që menaxhmenti ndërmerr për të arritur qëllimet e një organizate.

Menaxhimi - një proces kompleks që synon zgjidhjen e problemeve, ai mund të përfaqësohet si ndjekja e tendencave, përcaktimi i qëllimeve, formulimi i problemeve dhe mundësive, zhvillimi dhe përzgjedhja e alternativave, marrja e vendimeve, hartimi i programeve dhe buxheteve, përcaktimi i drejtimeve dhe masave për zbatimin e tyre.

Për shembull, kur një menaxher kryen planifikimin, aktivitetet organizative dhe kontrollin, ai merr vendime. Ai analizon situatën, zhvillon disa alternativa, krahason alternativat, merr një vendim dhe vlerëson rezultatin. Vendimmarrja lidhet drejtpërdrejt me të gjitha funksionet e menaxhimit. Procesi i menaxhimit është i ndarë në kohë dhe hapësirë ​​në faza të veçanta për kryerjen e punëve të caktuara që lidhen me miratimin e vendimeve të menaxhimit.

Procesi i Menaxhimit- një grup veprimesh të njëpasnjëshme të kryera nga drejtuesi dhe aparati drejtues për të përgatitur dhe zbatuar ndikimin në objektin e kontrolluar.

Komponentët e detyrueshëm të procesit të menaxhimit janë:

• 1. Objekti kontrollues që përcakton përmbajtjen e detyrave funksionale të zgjidhura në procesin e kontrollit.
• 2. Subjekti i menaxhimit është vendimmarrësi. LPR mund të jetë individuale dhe grupore.
• 3. Përmbajtja e procesit.
• 4. Organizimi i procesit.
• 5. Teknologjia e procesit.

Veprimet e grupimit sipas funksionit përcakton detyrat që do të zgjidhen në një njësi të caktuar (këto janë funksione specifike të menaxhimit)

Veprimet e grupimit natyra ju lejon të nënvizoni fazat e procesit të menaxhimit. Veprimet e grupimit nga koha- fazat, procedurat dhe operacionet.

Faza e procesit të menaxhimit - ky është një grup veprimesh që dallohen nga siguria e tyre cilësore, homogjeniteti, duke marrë një rezultat specifik të ndërmjetëm.

Ekzistojnë 4 faza të procesit të menaxhimit:

1. Vendosja e qëllimit.

Synimi- një përfaqësim perfekt i dëshirës, ​​të nevojshme dhe të mundshme (përfundimtar) gjendjen ose rezultatin e një aktiviteti që duhet të arrihet me para në dorë ose me fonde të identifikueshme.

Çdo proces menaxhimi fillon me përcaktimin e qëllimeve dhe përcaktimin e kritereve me të cilat përcaktohet shkalla e arritjes së tij. Lloje të ndryshme kriteresh bëjnë të mundur përcaktimin sasior të prioritetit të qëllimeve dhe aktiviteteve, zgjedhjen e zgjidhjeve më efektive. Objektivat janë të planifikuar dhe një herë.

2. Vlerësimi i situatës

Situata- gjendja aktuale e sistemit të kontrolluar, e vlerësuar në raport me qëllimin.

Në mënyrë tipike, situata përshkruhet duke përdorur informacione, karta rezultatesh dhe të ngjashme. Situatat mund të jenë tipike dhe origjinale, kritike dhe normale, të parashikuara dhe të paparashikuara, të përkohshme dhe të përhershme.

3. Përkufizimi i problemit.

Problem- kontradikta kryesore midis gjendjes aktuale të sistemit të kontrollit dhe qëllimit.

Ekzistenca e një problemi tregon një mospërputhje midis qëllimeve dhe objektivave të organizatës dhe mundësive të zbatimit aktual të tyre. Për shembull, një mospërputhje prej 20% midis shitjeve të planifikuara dhe aktuale do të thotë se ka një problem.

4. Vendimi i menaxhmentit.

Marrja e vendimeve përfaqëson një zgjedhje të vetëdijshme midis alternativave të disponueshme të kursit të veprimit që çon në arritjen e qëllimit.

Vendimet janë një përgjigje organizative ndaj një problemi të shfaqur. Vendimet janë produkt i punës menaxheriale dhe miratimi i tyre është proces.

Çdo vendim përfshin mënyra dhe mjete të ndryshme të organizimit të punës, kostot e burimeve dhe pasojat. Ky proces qëndron në themel të planifikimit të aktiviteteve të organizatës, pasi plani është një grup vendimesh për shpërndarjen e burimeve dhe drejtimin e përdorimit të tyre për të arritur qëllimet organizative.

Veprimet e grupimit në kohë ju lejon të nënvizoni fazat, procedurat dhe operacionet.

Fazat e procesit të menaxhimit:

• v Vendosja e qëllimit
• v Përhapja
• v Punë analitike
• v Zgjedhja e një zgjidhjeje
• v Punë organizative dhe praktike.

Skematikisht, lidhja midis fazave dhe fazave të procesit të menaxhimit mund të përfaqësohet si më poshtë:

Organizimi procesi i menaxhimit pasqyron rendin e ndërveprimit midis departamenteve dhe punonjësve të ndryshëm në kryerjen e veprimeve dhe punës vijuese. Ndarja e punës menaxheriale kërkon krijimin e lidhjeve organizative, informative në kryerjen e punës së përbashkët.

Teknologjia Procesi i menaxhimit karakterizon mjetet dhe metodat e kryerjes së procedurave dhe operacioneve, të cilat përfshijnë mjetet teknike, informacionin dhe metodat e përdorura.

Teknologjia e kontrollit mund të ndryshojë dhe varet nga metoda e zgjedhur për zgjidhjen e problemit.

Koncepti i procesit të menaxhimit është i lidhur ngushtë me konceptin e veprimtarisë. Kjo është punë menaxheriale, pra kosto e burimeve: materiale, informative, njerëzore, etj. Prandaj, është e rëndësishme të vlerësohet dhe të përmirësohet efikasiteti i përdorimit të tyre, dhe vëmendje e veçantë i kushtohet çështjes së efektivitetit të procesit të menaxhimit.

Vetitë (karakteristikat) e procesit të kontrollit:

Karakteristikat e procesit të menaxhimit si një lloj specifik aktiviteti pasqyrohen në vetitë e mëposhtme:

1. Vazhdimësia

Kjo pronë pasqyron lidhjen dhe unitetin e prodhimit dhe menaxhimit.

Aktiviteti ritmik dhe efektiv i prodhimit jashtë menaxhimit është i pamundur.

Natyra e qëndrueshme, e vazhdueshme e veprimeve të menaxhimit që synojnë arritjen e qëllimeve të organizatës, dhe në këtë mënyrë ruajtjen e ekzistencës dhe rritjes së saj.

SU dhe OU. Kanalet e komandës dhe informacionit nuk ndërpriten për sa kohë ekziston organizata.

2. Diskretiteti

Potenciali i menaxhimit grumbullohet (kur grumbullohet, analizohet informacioni, zhvillohet një zgjidhje), dhe më pas zbatohet në formën e një ndikimi në institucionin arsimor.

Menaxhimi - një proces kompleks që synon zgjidhjen e problemeve, mund të përfaqësohet si ndjekja e tendencave, përcaktimi i qëllimeve, formulimi i problemeve dhe mundësive, diagnostikimi, zhvillimi dhe përzgjedhja e alternativave, programimi dhe buxhetimi, drejtimet për zbatimin dhe masat e caktuara për zbatim.

3. Cikliziteti

Përsëritja periodike e një grupi të caktuar veprimesh është një cikël elementar kontrolli.

4. Qëndrueshmëria

Stabiliteti i procesit të menaxhimit sigurohet nga fakti se struktura e procesit të menaxhimit (përbërja e veprimeve dhe ndërveprimeve) është e fiksuar në rregulloret organizative, OSU, e cila siguron qëndrueshmërinë e procesit. Marrëdhëniet në kryerjen e punës së përhershme ruhen.

5. Ndryshueshmëria (dinamike)

Karakterizon aftësinë e sistemit të menaxhimit për të kaluar në qëllime, probleme, metoda të reja të menaxhimit.

Kjo është për shkak të ndryshimeve që ndodhin në prodhim.

6. Sekuenca e rregullt e fazave dhe fazave.

Përsëritja e rregullt e fazave kryesore në çdo cikël menaxhimi.

Vetitë e procesit të menaxhimit duhet të merren parasysh gjatë planifikimit dhe organizimit të punës menaxheriale, përcaktimit të fushës së punës, kohëzgjatjes së tyre dhe intensitetit të punës.

Më pak frymë administrative në jetën e biznesit,
më shumë frymë biznesi në jetën administrative.

1.1 Arkitektura e sistemit të kontrollit

Në procesin e menaxhimit, kompania dhe pjesa e saj - sistemi i menaxhimit - formojnë një strukturë në varësi të vektorit të qëllimeve. Cilësia e menaxhimit sigurohet nga dy faktorë:

• arkitektura e strukturës, d.m.th. ngarkesa funksionale e elementeve të tij (përfshirë kanalet e komunikimit) dhe rregullsia (organizimi, hierarkia) e elementeve në strukturë;
• përshtatshmëria funksionale e vetë elementëve të përfshirë në strukturë për zbatimin e funksioneve që u janë caktuar (një lloj niveli “kualifikimi” i elementeve).

Gabimet në ndërtimin e strukturës praktikisht mund të mohojnë përshtatshmërinë e lartë funksionale të elementeve të strukturës; prandaj, me elementë funksionalisht të përshtatshëm (të mirë në këtë kuptim) që formojnë strukturën, gabimi i kontrollit, megjithatë, do të jetë jashtë kufijve të lejuar.

Gjatë zhvillimit të arkitekturës së sistemit të menaxhimit të një kompanie, duhet të merret parasysh që kompania është një sistem prodhues, ekonomik, social dhe mjedisor. Ky përkufizim i objektit të kontrollit do të thotë që:

1. sistemi i menaxhimit të kompanisë ka një karakter shumë-qëllimësh;
2. objektivat e menaxhimit janë të një natyre të ndryshme (industriale, ekonomike, sociale, mjedisore dhe teknike);
3. rezultati i veprimtarisë së ndërmarrjes janë efekte të natyrës së ndryshme, që karakterizojnë shkallën e arritjes së qëllimeve;
4. në sistemin e kontrollit, është e nevojshme të monitorohen vazhdimisht ndryshimet në qëllimet dhe të rregullohet qëllimi i objektit të kontrollit;
5. gabimet në përcaktimin e qëllimeve do të çojnë në mënyrë të pashmangshme në një shkelje të barazisë së qëllimeve dhe një shpenzim të pajustifikuar të burimeve;
6. zhvillimi i kompanisë, si dhe prodhimi i produkteve, është një proces i vazhdueshëm dhe kryhet në interes të arritjes së të gjithë vektorit të qëllimeve;
7. standardet e korporatës rregullimi i sistemit të menaxhimit dhe marrëdhënieve menaxheriale duhet të kontribuojë në mënyrë aktive në arritjen e qëllimet objektive kompanitë.

[ 1 ] shoqëritë, si për nga përbërja ashtu edhe për nga struktura, formohen në bazë të sistemet e procesit të prodhimit produkt ( edhe pse duket ndryshe). Ky sistem është i lidhur në një sistem të proceseve të prodhimit (struktura funksionale) dhe ruan mënyrën e tyre të palëvizshme, duke iu përgjigjur menjëherë devijimeve të mundshme. Për më tepër, kompania është e detyruar të ruajë ndërveprimin me mjedisin e jashtëm, të stimulojë kushte të favorshme në mjedisin e jashtëm për kompaninë dhe t'i përgjigjet në kohën e duhur aspekteve të ndryshme të mjedisit. rezultat, - lidhje shtesë (poste, nënndarje etj.) në sistemin e kontrollit.

Për ndërmarrjet e mëdha:

• Organizata e menaxhimitështë një ndërtim sistemet e kontrollit dhe mbajtja e tij në gjendje pune, në veçanti riprodhimi i standardeve të menaxhimit dhe dizajnit organizativ;
• është një proces që zhvillohet në sistemi I kontrollit bartur prej saj.

ato. organizimi i menaxhimit dhe menaxhimit - dy raste të ndryshme me të cilat profesionalisht jo gjithmonë mund të merren të njëjtët njerëz.

Një mjet për menaxhmentin e kompanisë për të arritur qëllimet e saj, duke ndikuar objekt kontrolli, me devijime të proceseve dhe produkteve të prodhuara nga një vlerë e caktuar (përsa i përket sasisë, cilësisë dhe kostos), nën ndikimin e ndryshimeve të brendshme në kompani dhe nën ndikimin e ndikimeve të jashtme.

Është një grup i krijuar përpara fillimit të procesit të menaxhimit:

Stabiliteti dhe cilësia e procesit të menaxhimit sigurohet nga arkitektura e sistemit të menaxhimit, e cila mbetet standarde (e pandryshuar) në procesin e menaxhimit dhe prania e grupeve të jashtme të punës që formohen sipas nevojës dhe mund të formohen për të zgjidhur rrethanat e paparashikuara të forcës madhore. ose detyrat e zhvillimit. Detyra e grupeve të punës është të zhvillojnë vendime të mundshme menaxheriale, të cilat, nga ana tjetër, duhet të zbatohen nga struktura administrative.

Sistemi i kontrollit ju lejon të përgjigjeni në një mënyrë të paracaktuar - standarde ndaj ndryshimeve në mjedisin e jashtëm dhe në organizimin e brendshëm të objektit të kontrollit, si dhe ndaj ndryshimeve të shkaktuara nga vetë procesi i kontrollit.

1.2 Standardet e menaxhimit

Përveç sistemit buxhetimi, një nga funksionet, që është lidhja e aktiviteteve të ndryshme operative në kompani në një sistem të vetëm prodhues dhe financiar, roli i këtij lloj "ngjitësi" që bashkon shumë funksionet private në një integritet, kultura e korporatës në tërësi funksionon, dhe në veçanti - e mbështetur në kompani sistemi i standardeve.

NË sistemi i menaxhimit të kompanisë në procesin e funksionimit ka gjithmonë një numër të madh funksionesh, procesesh dhe veprimesh periodike të përsëritura për marrjen e vendimeve menaxheriale. Në të njëjtën kohë, si rregull, ekzistojnë shumë opsione të ndryshme për zbatimin e të njëjtit vendim menaxhimi, procesi dhe shumë parime dhe qasje të ndryshme për marrjen e vendimeve të ngjashme menaxhimi. Në kushte të tilla, spontanisht dhe gradualisht fillon formimi i disa modelet tipike të sjelljes së sistemit të kontrollit- të ashtuquajturat standardet de facto. Në të njëjtën kohë, standardet "de fakto" jo gjithmonë rregullojnë vetitë e sistemit të menaxhimit që janë të dëshirueshme për pronarët dhe administratën e kompanisë.

Periudha e formimit të standardeve të tilla mund të jetë shumë e gjatë, gjatë së cilës sjellja e sistemit të menaxhimit të kompanisë në mungesë të modeleve standarde do të karakterizohet nga një ndryshim i gjerë në parametrat e funksionimit të tij. Me fjalë të tjera, në të njëjtat situata, në kushte të barabarta, sistemi i kontrollit mund të funksionojë ndryshe, shpesh në mënyrë të paparashikueshme dhe larg nga opsioni më efektiv.

Në përputhje me sa më sipër, lind nevoja për të ofruar ndikime të synuara në procesin e formimit të standardeve të menaxhimit në kompani (për të menaxhuar standardizimin e sistemit të menaxhimit) përmes zhvillimit, zbatimit dhe përdorimit të disa parimeve, proceseve, funksioneve standarde optimale. dhe mjetet e menaxhimit.

Nga ana tjetër, proceset që lidhen me zhvillimin e kompanisë përditësojnë ndjeshëm çështjet e përmirësimit të menaxhimit të divizioneve të decentralizuara, të shpërndara në hapësirë ​​(degë, degë, zyra përfaqësuese). Tashmë, shumë kompani të mëdha formojnë dhe shpërndajnë parime të përbashkëta të të bërit biznes, planifikim dhe raportim; kërkesat standarde për teknologjitë e menaxhimit të personelit dhe modeleve, shpesh të fiksuara në sistemet e informacionit të korporatës.

Një avantazh i prekshëm i standardeve de facto është padhimbja relative e zbatimit dhe përdorimit të tyre, pasi ky proces zbatohet gradualisht (evolucionar). Sidoqoftë, procesi i zhvillimit të standardeve është de fakto i pamenaxhueshëm nga administrata e kompanisë dhe shpesh mund të rregullojë modelet e sjelljes së kompanisë që janë të padëshirueshme për menaxhmentin, përveç kësaj, periudha e formimit të standardeve të tilla është mjaft e gjatë.

Prandaj, ekziston nevoja për të ndikuar në proceset e riprodhimit të standardeve të menaxhimit përmes zhvillimit të tyre të drejtpërdrejtë.

Vetëdija e zakonshme shpesh barazon standardizimin dhe unifikimin dhe, duke u përpjekur për diversitet, që është një manifestim i bukurisë së jetës reale, kundërshton zgjidhje standarde të llojeve të ndryshme në shumë fusha të veprimtarisë. Megjithatë, në thelb, standardizuesi më i mirë është Zoti: rreth njëqind elementë të Tabelës Periodike përbëjnë bazën për të gjithë diversitetin që shohim në jetë. Dhe gjithë ky diversitet është kombinimi i elementeve standarde dhe zgjidhjeve në nivele të ndryshme hierarkike.

Zgjidhja e shumicës së problemeve që lindin në jetën e një kompanie, organizimi i prodhimit të shumicës së produkteve në fushën e aktiviteteve të kompanisë, mund të zgjidhet fare mirë me një kombinim të metodave standarde, kjo nuk kërkon burime shtesë. ose trajnime shtesë të stafit.

Sistemi i standardeve lejon koordinimin e aktiviteteve të departamenteve të ndryshme, vendosjen e kërkesave uniforme për zbatimin e tij për të gjithë, si dhe formon kushtet për riprodhueshmërinë e vazhdueshme të këtij aktiviteti me një rezultat të caktuar. Me fjalë të tjera, produktet prodhohen nga kompania STABLE.

Ne te njejten kohe standarde në varësi të nivelit të tij mund të ketë ndikim pozitiv dhe negativ në sistemin e menaxhimit të kompanisë. Korrektësia e zgjedhjes dhe përcaktimit të nivelit të standardit mund të sjellë efekte të ndryshme në kompani dhe jo çdo standard menaxhimi ka një efekt pozitiv, për më tepër. vendosja e gabuar e standardeve ndoshta e rrezikshme për kompaninë. Ju nuk mund të "nënvlerësoni" kërkesat në standarde.

1.3 Kontrolli standard

Administrimi gjithashtu ka teknologjinë e vet tipike, d.m.th. një proces standard për zgjidhjen e çështjeve të ndryshme që lindin gjatë punës.

Administrimi (menaxhimi)është një proces në të cilin konsiderohet se si të organizohen ose krijohen kushtet e mëposhtme për çdo aktivitet prodhues (ose korrigjimin e defekteve në këto kushte):

• zona e prodhimit;
• pajisje, materiale dhe vegla;
• lëvizjen e koordinuar të flukseve (materiale, informative, financiare);
• aktivitetet e koordinuara të stafit;
• linjat e komunikimit; etj,

për të krijuar produkt në sasinë, cilësinë dhe koston e duhur, si dhe për të siguruar qëndrueshmëri optimale të këtij aktiviteti.

Procesi administrim (menaxhimi), përfaqëson shpërndarjen e synuar të informacionit të orientuar funksionalisht mbi elementët e strukturës së menaxhimit, të pandryshuara gjatë menaxhimit.

ADMINISTRIM STANDARD nënkupton që zbatohet kursi normal i veprimit, i cili është në përputhje me standardet e kompanisë.

Për shembull . Ekziston një mënyrë e saktë për të ndezur një makinë. Ju kontrolloni nëse ka gaz në rezervuar, nëse makina është në neutral. Ju ndizni motorin duke rrotulluar çelësin e ndezjes. Furnizohet me gaz dhe makina ndizet. Nëse e ndryshoni këtë sekuencë. Për shembull, nëse makina ishte në marshin e parë, ajo do të dridhet dhe do të ngecë. Sidoqoftë, makina nuk ndizet, dhe më pas thirret mekaniku. Dhe mekaniku zbulon se ose nuk ka karburant, ose ndezja nuk ishte ndezur.

E njëjta gjë vlen edhe për çdo situatë standarde që keni në procesin e punës, komunikimit, etj. Për të, gjithashtu, ka një sekuencë veprimesh të përcaktuara qartë, tipike për të zgjidhur problemin që ka lindur, një lloj standardi i caktuar.

Ekziston një mënyrë për t'i bërë gjërat siç duhet. Mënyra e duhur për të bërë diçka quhet TEKNOLOGJIA (algoritmi). Dhe më e rëndësishmja, kjo metodë është e përcaktuar qartë dhe, nëse ndiqet nga të gjithë, çon në rezultatin e dëshiruar.

Në mënyrë që fusha të ndryshme të veprimtarisë dhe divizionet e kompanisë të ekzistojnë dhe të zhvillohen normalisht, ato duhet të kenë llojin e tyre të teknologjisë. Dhe përveç kësaj, të gjithë duhet ta njohin këtë teknologji dhe të APLIKONI. Ligji është një shembull. Kjo është gjithashtu një teknologji e adoptuar nga shteti.

Për të qenë një drejtues ose punonjës i mirë, ju duhet të dini se si t'i bëni gjërat siç duhet, të jeni në gjendje të zbatoni atë që dini dhe t'i arrini ato, të jeni në gjendje të korrigjoni shkeljet dhe të ktheheni për të bërë gjënë e duhur në standarde.

Meqenëse çdo fushë e madhe e veprimtarisë përbëhet pa ndryshim nga një numër i madh aktivitetesh individuale, administrimi do të duket i ndërlikuar, nëse nuk mësoni të konsideroni një standarde për njësi kohore dhe për ta sjellë atë në përputhje me të tjerat standardet .

Lënda e menaxhimit duket e vështirë vetëm sepse ata punët e të cilëve përfshijnë administratën Rrallë MËSojnë STANDARDET E DREJTA. Në vend të kësaj, ata bëjnë disa gjëra të tjera, të çuditshme (gjëra me qëllim të mirë), të cilat, kur konsiderohen si një e tërë, bëhen rrëmujë.

Kriteri për çdo sistem standardesh është si më poshtë: a do të jetë rezultati i zbatimit të këtyre standardeve një kompani që funksionon mirë që prodhon produkt përfundimtar i vlefshëm në sasinë e duhur për një cilësi të caktuar, dhe nëse si rezultat i zbatimit të tyre do të sigurohet stabiliteti i kompanisë.

Veprimi në përputhje me standardin (njohuri dhe zbatimi i procedurave tona) është emëruesi i përbashkët në çdo rast të zhvillimit të qëndrueshëm të një njësie apo kompanie. Mosrespektimi i standardit (mosnjohja dhe moszbatimi i procedurave tona) është emëruesi i përbashkët i çdo përplasjeje.

Pra, nëse punonjësit e kompanisë që nuk e njohin ose injorojnë standardin dhe nuk e zbatojnë atë, krijojnë situata të çmendura çdo ditë, dijeni vetëm se po përpiqen të ndezin makinën duke salduar kapakun e bagazhit ose duke lustruar gomat!

Zgjidhja e një problemi është gjithmonë dhe pa ndryshim: gjeni një standard, zbatoni atë dhe hiqni qafe të gjitha veprimet që nuk janë në përputhje me standardin.

Një kriter i përgjithësuar për efektivitetin e administrimit duhet të bëjë të mundur vlerësimin e të gjitha llojeve të transformimeve organizative, dhe jo vetëm disa aspekte individuale të aktiviteteve të kompanisë. Kjo ju lejon t'u jepni të gjitha proceseve të biznesit një karakter rreptësisht të synuar dhe të menaxhoni kompaninë si një sistem të vetëm.

Tema 8

Procesi i Menaxhimit

Kjo temë do të mbulojë temat e mëposhtme për studentët e menaxhmentit:

Koncepti i procesit të menaxhimit;

Vetitë e procesit të kontrollit;

Fazat e procesit të menaxhimit;

Fazat e procesit të menaxhimit;

Roli i veprimit të kontrollit në procesin e menaxhimit;

Ndikimet e përhershme;

Ndikimet periodike;

Konceptet: “veprim”, “ndikim”, “ndërveprim”;

Drejtimet dhe llojet e ndikimit;

Burimet e ndikimit në procesin e menaxhimit.

Në temën e mëparshme treguam se secili prej sistemeve të ndërmarrjes (si sisteme kontrolli) - i menaxhuar dhe i menaxhuar - ka strukturën e vet organizative, e cila shërben si formë e ekzistencës së procesit. Rrjedhimisht, secili prej këtyre sistemeve ka edhe procesin e vet.Më parë kemi folur tashmë për procesin e një sistemi të kontrolluar (prodhues), që quhet prodhim, pavarësisht nëse është prodhim material apo shpirtëror (jomaterial), ku zhvillohet. .

Procesi i menaxhimit që zhvillohet në sistemin e menaxhimit është i ngjashëm me procesin e prodhimit dhe ka karakteristikat e veta, të shpjeguara nga natyra e punës menaxheriale. Procesi i prodhimit ka për qëllim prodhimin e mallrave dhe shërbimeve, dhe rezultati i procesit të menaxhimit është përgatitja e veprimeve dhe vendimeve të kontrollit. Ky është ndryshimi kryesor midis këtyre proceseve.

8.1. Koncepti i procesit të menaxhimit

Proces (nga latinishtja processus - promovim) do të thotë:

Ndryshimi vijues i dukurive, gjendje në zhvillimin e diçkaje;

Një grup veprimesh të njëpasnjëshme për të arritur një rezultat të caktuar (prodhimi, përgatitja e vendimeve).

Procesi i Menaxhimit është një grup veprimesh të qëllimshme të drejtuesit dhe aparatit të menaxhimit për të koordinuar aktivitetet e përbashkëta të njerëzve për të arritur qëllimet e organizatës.

Tabela 8.1.1.

Parametrat	Proceset
	Procesi i menaxhimit	Procesi i prodhimit
Lënda e punës	Informacion	Materiali, boshllëqet, pjesët etj.
Mjetet e punës	Mjete, pajisje zyre, kompjuterë etj.	Pajisjet, veglat, pajisjet, etj.
produkt i punës	Informacioni në formë të transformuar (vendim, plan, raport)	Detaj, njësi, njësi, produkt
Realizues i procesit të punës	Menaxher, specialist, interpretues teknik	punëtor prodhimi
Hapat e procesit	Vendosja e qëllimeve, puna informative, puna analitike, zgjedhja e rrugës së veprimit (vendimmarrja), punë organizative dhe praktike	Prokurim, përpunim, montim, testim
Komponentët e procesit	Operacionet, procedurat	Operacionet
Vendi i punës i kryerësit të procesit të punës	Me kufij të gjerë	Me kufij të ngushtë

Kontrolloni parametrat e procesit. Të gjitha proceset që ndodhin në ndërmarrje (në sferën e prodhimit dhe menaxhimit) janë kryesisht procese pune, pasi si prodhimi ashtu edhe menaxhimi janë punë e përbashkët e njerëzve që kryejnë veprime të qëllimshme sipas një programi specifik. Parametrat (karakteristikat) e procesit të menaxhimit përfshijnë:

Lënda e punës;

Mjetet e punës;

produkt i punës;

Kryerës i procesit të punës (Fig. 8.1.1.).

Oriz. 8.1.1.

Funksionet e përgjithshme kryhen në të gjitha, pa përjashtim, organizatat me prodhim material dhe shpirtëror. Formimi i funksioneve specifike varet, siç e dini, nga specifikat e sistemit të prodhimit, nga fushat e veprimtarisë së ndërmarrjes. Prandaj, lista e funksioneve specifike mund të jetë arbitrarisht e vogël dhe arbitrarisht e madhe, në varësi të madhësisë së organizatës dhe shkallës së prodhimit të saj.

Në çdo ndërmarrje specifike, funksionet e përgjithshme dhe specifike përfshihen në procesin e menaxhimit për të përgatitur veprimin e kontrollit, përgatitjen, marrjen dhe zbatimin e vendimeve.

8.2. Karakteristikat e përgjithshme të procesit të menaxhimit

Procesi i Menaxhimit – është veprimtari e subjektit të menaxhimit të bashkërendojë punën e përbashkët të punonjësve për arritjen e qëllimeve të organizatës.

Si koncept shkencor, procesi i menaxhimit shfaqet në unitetin e tre anëve të tij:

2) organizatat;

3) procedura e zbatimit (teknologjitë e menaxhimit).

1. Nga ana e përmbajtjes, procesi i menaxhimit mund të karakterizohet si një ndikim i qëllimshëm në gjendjen e elementeve që formojnë sistemin e menaxhimit. Ky proces shpreh unitetin e proceseve të ndryshme të pjesshme (teknike, ekonomike, sociale, etj.) të kryera nga aparati i kontrollit brenda kufijve të caktuar hapësinorë dhe kohorë në lidhje me objekte dhe nivele të veçanta të kontrollit.

2. Karakteristika organizative e procesit të menaxhimit shpreh sekuencën hapësinore dhe kohore të rrjedhës së tij, të përcaktuar nga cikli i menaxhimit. Kjo e fundit përfshin 1) përcaktimin e qëllimeve dhe 2) zbatimin e funksioneve të menaxhimit. Një rol të rëndësishëm në këtë aspekt i takon ndarjes së procesit të menaxhimit sipas përkatësisë së komponentëve të sistemit të menaxhimit dhe niveleve të tij.

Në nivelin e ndërmarrjes, komponentët e mëposhtëm tipikë të sistemit të kontrollit dallohen si objekte të aplikimit të procesit të kontrollit:

1) nënsistemi i menaxhimit linear;

2) nënsistemet e synuara;

3) nënsistemet funksionale;

4) një nënsistem për sigurimin e kontrollit.

Nënsistemi i menaxhimit të linjës përfshin të gjithë menaxherët e linjës - nga kryepunëtori deri te drejtori i ndërmarrjes. Nënsistemet e synuara mbulojnë:

Menaxhimi i zbatimit të planit për prodhimin dhe furnizimin e produkteve;

Menaxhimi i cilësisë së produktit;

Manaxhimi i burimeve;

Menaxhimi i zhvillimit të prodhimit;

Menaxhimi i zhvillimit social të kolektivit të punës;

Menaxhimi i mbrojtjes së mjedisit.

Nënsistemet funksionale karakterizohen nga specializimi i veprimtarive të menaxhimit në zbatimin e funksioneve përkatëse 1) specifike dhe 2) të menaxhimit.

Nënsistemi mbështetës i kontrollit mbulon:

1) mbështetje ligjore;

2) mbështetje informative;

3) organizimi dhe zbatimi i ekonomisë normative;

4) punë në zyrë;

5) pajisja e ndërmarrjes me mjete teknike të punës menaxheriale.

3. Me procedurën e anës (teknologjike), procesi i menaxhimit është një lidhje e fazave dhe fazave të caktuara të tij, të cilat shprehen dhe konsolidohen në ndarjen e tyre të mëtejshme në lloje të punës, operacioneve dhe veprimeve, si dhe procedurave, algoritmeve. etj.

Koncepti i procesit të menaxhimit është i lidhur ngushtë me kategorinë e potencialit të menaxhimit, i cili kuptohet si tërësia e informacionit, materialit, punës, aftësive të menaxhimit financiar dhe burimeve të disponueshme për sistemin e menaxhimit, përvojën dhe kualifikimet e personelit, traditat e menaxhimit.

Procesi i menaxhimit nga ana e përmbajtjes mund të duket kështu (Fig. 8.3.1.):

Oriz. 8.3.1.

përmbajtjen metodologjike,

përmbajtje funksionale,

përmbajtja ekonomike,

përmbajtje organizative,

përmbajtje sociale

Përmbajtja metodologjike e procesit të menaxhimit përfshin ndarjen e fazave të caktuara, duke pasqyruar si tiparet e përgjithshme të veprimtarisë së punës së një personi ashtu edhe tiparet specifike të veprimtarisë menaxheriale.Fazat karakterizojnë sekuencën e ndryshimeve cilësore në punë në procesin e menaxhimit, duke qenë faza të zhvillimit të brendshëm. ndikim në çdo akt të zbatimit të tij

Fazë – është një grup veprimesh (veprimesh) të karakterizuara nga siguria dhe homogjeniteti cilësor dhe që pasqyrojnë sekuencën e nevojshme të ekzistencës së tyre.

Procesi i menaxhimit mund të përfaqësohet si një sekuencë e hapave të mëposhtëm:

vendosja e qëllimit (caktimi i qëllimeve)

Vlerësimet e situatës

përkufizimet e problemit,

Zhvillimi i një vendimi drejtues.

Le të zbulojmë qartë sekuencën hap pas hapi të procesit të menaxhimit (Fig. 8.3.2).

Oriz. 8.3.2.

Synimi Kjo është ideja e menaxherit se si duhet të jetë sistemi që ai menaxhon. Në përkufizimin shkencor, ai mund të formulohet si një imazh ideal i gjendjes së dëshiruar, të mundshme dhe të nevojshme të sistemit. Procesi i menaxhimit fillon me përcaktimin e qëllimit të ndikimit. Nëse është një proces i zbatuar me vetëdije, i qëllimshëm dhe i përshtatshëm, ai mund të fillojë vetëm me kuptimin, përcaktimin dhe përcaktimin e qëllimit të ndikimit.

Situata është gjendja e sistemit të kontrolluar, e vlerësuar në raport me qëllimin. Në këtë situatë do të ishte e gabuar të kuptohej vetëm një devijim nga programi ose rastet e konfliktit të punës. Menaxhimi kryhet pavarësisht nëse ka një devijim apo jo, nëse situata është konfliktuale apo jo konfliktuale. Gjendja e sistemit nuk mund të jetë kurrë identike me qëllimin, prandaj gjithmonë ekziston një situatë.

Dallimi midis situatës dhe qëllimit, si rregull, përfshin shumë kontradikta. Akti i ndikimit është i nevojshëm për të zgjidhur këto kontradikta, për ta afruar gjendjen e sistemit me qëllimin. Por kjo është e mundur vetëm nëse gjejmë kontradiktën kryesore, zgjidhja e së cilës do të çojë në zgjidhjen e të gjitha të tjerave.

Problem - kjo është kontradikta kryesore e situatës dhe qëllimit, në zgjidhjen e të cilit duhet të drejtohet ndikimi. Pa përcaktimin e problemit, një zgjidhje menaxheriale është e pamundur.

Vendimi i menaxhmentit - kjo është gjetja e mënyrave për zgjidhjen e problemit dhe puna organizative për zbatimin e zgjidhjes në një sistem të menaxhuar. Është faza përfundimtare e procesit të menaxhimit, lidhja e tij me procesin e prodhimit, impulsi i ndikimit të sistemit të kontrollit në atë të kontrolluar.

Përmbajtja funksionale e procesit të menaxhimit. Ajo manifestohet në një sekuencë dhe preferencë në shkallë të gjerë për zbatimin e funksioneve kryesore të menaxhimit. Këtu mund të dallohen hapat e mëposhtëm.

Proceset e menaxhimit

Në formën e saj më të përgjithshme, metodologjia e menaxhimit të projektit përfshin procedurat, metodat dhe mjetet për zbatimin e proceseve të fillimit, planifikimit, organizimit të ekzekutimit, monitorimit të ekzekutimit dhe përfundimit të projektit.
Inicimi i projektit është procesi i menaxhimit të projektit, rezultati i të cilit është autorizimi i fillimit të projektit ose fazës tjetër të ciklit të tij jetësor.

Fillimi i projektit mund të përfshijë procedurat e mëposhtme:

• Zhvillimi i konceptit të projektit:
  
  - Analiza e problemit dhe nevojave në projekt;
  - Mbledhja e të dhënave fillestare;
  - Përcaktimi i qëllimeve dhe objektivave të projektit;
  - Shqyrtimi i opsioneve alternative të projektit.

Shqyrtimi dhe miratimi i konceptit.

Marrja e një vendimi për të filluar një projekt:

- Identifikimi dhe emërimi i menaxherit të projektit;
- Marrja e një vendimi për sigurimin e burimeve për zbatimin e fazës së parë të projektit.

Planifikimi i projektit është një proces i vazhdueshëm që synon të përcaktojë dhe bie dakord për kursin më të mirë të veprimit për të arritur qëllimet e përcaktuara të projektit, duke marrë parasysh të gjithë faktorët e zbatimit të tij.

Proceset e planifikimit kryhen gjatë gjithë ciklit jetësor të projektit, duke filluar nga plani i madh paraprak si pjesë e konceptit të projektit dhe duke përfunduar me një plan të detajuar të punës për fazën përfundimtare të projektit. Në të njëjtën kohë, planet rafinohen dhe detajohen ndërsa projekti përparon.

Rezultati kryesor i kësaj faze është Plani i Projektit.

Procesi i planifikimit nuk përfundon me zhvillimin dhe miratimin e planit fillestar të projektit. Gjatë rrjedhës së projektit, mund të ndodhin ndryshime si brenda projektit ashtu edhe në mjedisin e jashtëm, të cilat kërkojnë sqarime të planeve dhe shpeshherë riprogramim të rëndësishëm. Prandaj, procesi i planifikimit mund të vazhdojë gjatë gjithë projektit.

Planifikimi i zbatimit të projektit mund të përfshijë procedurat e mëposhtme:

• Qëllimet e planifikimit dhe qëllimi i projektit
• Planifikimi i projektit
• Planifikimi i kostos dhe financimi i projekteve
• Planifikimi cilësor
• Planifikimi organizativ
• Planifikimi i komunikimit
• Planifikimi i menaxhimit të rrezikut
• Planifikimi i kontratës
• Zhvillimi i një masterplani për projektin.

Organizimi i ekzekutimit të projektit - procesi i sigurimit të zbatimit të planit të projektit duke organizuar dhe koordinuar zbatimin e punës së përfshirë në të.

Organizimi i ekzekutimit të projektit mund të përfshijë procedurat e mëposhtme:

• Shpërndarja e detyrave dhe përgjegjësive funksionale
• Vendosja e një sistemi raportimi
• Organizimi i kontrollit mbi zbatimin e planit të projektit
• Organizimi i kontrollit të kostos së projektit
• Organizimi i kontrollit të cilësisë
• Menaxhimi operacional i masave për zbutjen e rrezikut
• Reagimi ndaj ngjarjeve të rrezikut negativ
• Menaxhimi i ekipit të projektit
• Shpërndarja e informacionit në projekt
• Përgatitja dhe lidhja e kontratave
• Menaxhimi i Ndryshimit të Projektit

Kontrolli i ekzekutimit të projektit - procesi i krahasimit të performancës aktuale dhe planeve, analizimit të devijimeve, vlerësimit të alternativave të mundshme dhe ndërmarrjes së veprimeve korrigjuese, nëse është e nevojshme, për të eliminuar devijimet e padëshirueshme.

Kontrolli i projektit mund të përfshijë procedurat e mëposhtme:

• Mbledhja e raporteve të progresit të projektit
• Analiza e gjendjes aktuale të projektit në lidhje me treguesit bazë (rezultatet, kostoja, koha)
• Parashikimi i arritjes së qëllimeve të projektit
• Përgatitja dhe analiza e pasojave të veprimeve korrigjuese
• Marrja e vendimeve për ndikimet dhe ndryshimet

Përfundimi i një projekti është procesi i përfundimit zyrtar të një projekti.

Përfundimi i projektit mund të përfshijë procedurat e mëposhtme:

• transferimi te klienti i një përshkrimi të produkteve të projektit, protokollet e testimit, raportet mbi kontrollet e kryera;
• vlerësimi përfundimtar i situatës financiare (raporti pas projektit);
• raportin përfundimtar të projektit dhe dokumentacionin e projektit;
• një listë me pyetje të hapura dhe punime përfundimtare;
• zgjidhjen e të gjitha mosmarrëveshjeve
• Dokumentimi dhe analiza e përvojës së këtij projekti.

Në kuadër të këtyre proceseve, dallohen funksionet e menaxhimit të qëllimeve dhe fushëveprimit të punës, menaxhimit të afateve, kostove, menaxhimit të rreziqeve, cilësisë, ndërveprimit, furnizimeve dhe personelit.

Pjesëmarrësit e projektit

Pjesëmarrësit e projektit– individë dhe/ose persona juridikë që janë të përfshirë drejtpërdrejt në zbatimin e projektit dhe interesat e të cilëve mund të preken gjatë zbatimit të projektit.
Sipas shkallës së përfshirjes në projekt, mund të dallohen tre grupe pjesëmarrësish:

• ekipi kryesor - një grup specialistësh dhe organizatash që punojnë drejtpërdrejt në zbatimin e projektit në kontakt të ngushtë me njëri-tjetrin;
• ekipi i zgjeruar - më i gjerë se grupi kryesor, bashkon specialistë dhe organizata që ofrojnë ndihmë për anëtarët e grupit kryesor, por nuk janë të përfshirë drejtpërdrejt në zbatimin e projektit dhe arritjen e qëllimeve të tij;
• Palët e interesuara janë njerëz dhe organizata që ndikojnë në anëtarët kryesorë dhe të zgjeruar të ekipit dhe progresin e projektit, por nuk ndërveprojnë drejtpërdrejt me ta.

Si rregull, pjesëmarrësit kryesorë të projektit janë:

Klienti- një palë e interesuar për zbatimin e projektit dhe arritjen e qëllimeve të tij. Pronari i ardhshëm i rezultateve të projektit. Konsumatori përcakton kërkesat kryesore për rezultatet e projektit, siguron financimin e projektit në kurriz të fondeve të veta ose të huazuara dhe mund të lidhë kontrata me ekzekutuesit kryesorë të projektit.
Në kompaninë që ka iniciuar projektin, mund të ndahen rolet e iniciatorit dhe/ose sponsorit (kuratorit) të projektit.

Iniciator i projektitështë personi që identifikon nevojën për projektin dhe bën një "propozim" për të inicuar projektin. Ky person mund të jetë nga çdo funksion ose nivel brenda ose jashtë organizatës.
Sponsor (kurator) i projektit- një punonjës (zakonisht një menaxher i lartë) i organizatës që zbaton projektin, i cili mbikëqyr projektin nga ana e organizatës (pronari i projektit), siguron kontrollin dhe mbështetjen e përgjithshme të projektit (financiare, materiale, njerëzore dhe burime të tjera).

Sponsori (kuratori) i projektit është përgjegjës për arritjen e qëllimeve përfundimtare të projektit dhe realizimin e përfitimeve për organizatën. Sponsori i projektit është përgjegjës para CEO/Presidentit ose Bordit Drejtues.

Sponsori i projektit emëron menaxherin e projektit dhe i ofron atij mbështetjen e nevojshme.

Menaxheri i projektit (menaxheri i projektit) - personi përgjegjës për menaxhimin e projektit. Menaxheri i projektit është përgjegjës për arritjen e objektivave të projektit brenda buxhetit, në kohë dhe me nivelin e caktuar të cilësisë.

Menaxheri i projektit siguron menaxhimin e përditshëm të projektit, ekipit të projektit, në kuadrin e të gjitha funksioneve kryesore të menaxhimit (menaxhimi sipas afateve, kostove, rreziqeve, etj.). Në varësi të madhësisë së projektit, menaxheri i projektit mund të marrë mbështetje nga administratori i projektit, ose nga ekipi mbështetës (zyra e projektit).

Pjesëmarrësit e mundshëm të projektit, në varësi të llojit, llojit, kompleksitetit dhe shkallës së tij, mund të jenë:

Investitor- pala që investon në projekt, për shembull, nëpërmjet kredive. Nëse investitori dhe klienti nuk janë i njëjti person, atëherë bankat, fondet e investimeve dhe organizatat e tjera zakonisht veprojnë si investitorë.
Kontraktori (kontraktori i përgjithshëm) - një palë ose pjesëmarrëse në projekt, duke hyrë në marrëdhënie me klientin dhe duke marrë përgjegjësinë për kryerjen e punës dhe shërbimeve sipas kontratës - ky mund të jetë i gjithë projekti ose një pjesë e tij.

nënkontraktor lidh një marrëdhënie kontraktuale me një kontraktor ose nënkontraktor të një niveli më të lartë. Përgjegjës për kryerjen e punëve dhe shërbimeve në përputhje me kontratën.

Furnizuesit - nënkontraktorët, që kryejnë lloje të ndryshme të furnizimeve me kontratë - materiale, pajisje, automjete, etj.

Autoritetet– palët që parashtrojnë dhe mbështesin kërkesa mjedisore, sociale dhe të tjera publike e shtetërore në lidhje me zbatimin e projektit.

Konsumatorët e produktit përfundimtar - persona juridikë dhe fizikë që janë blerës dhe përdorues të rezultatit të projektit, përcaktojnë kërkesat për produktet dhe shërbimet e ofruara dhe formojnë kërkesën për to.

Menaxher i Projektit- Përgjegjësitë kryesore
Fuqia kryesore e konceptit të menaxhimit të projektit qëndron në delegimin e pushtetit dhe caktimin e përgjegjësisë për arritjen e qëllimeve tek liderët e caktuar - menaxheri i projektit dhe anëtarët kryesorë të ekipit të menaxhimit të projektit.

Përgjegjësia dhe autoriteti i menaxherit të projektit përcaktohet nga kontrata me Klientin dhe/ose statuti i projektit (për projektet e brendshme).

Menaxheri i projektit zakonisht kryen funksionet e mëposhtme:

• Formon strukturën organizative të projektit dhe ekipin e menaxhimit të projektit;
• Zgjidh çështjet e tërheqjes së burimeve për projektin;
• Merr pjesë në përzgjedhjen, trajnimin dhe motivimin e stafit;
• Përcakton përgjegjësinë, fushën e punës dhe qëllimet për secilin anëtar të ekipit;
• Zhvillon dhe bie dakord për një plan projekti, duke përfshirë orarin, buxhetin, planin e menaxhimit të rrezikut, planin e komunikimit dhe ndoshta elementë të tjerë;
• Siguron ekzekutimin e planit të projektit;
• Koordinon dhe merr pjesë në punën për lidhjen e kontratave në projekt dhe kontrollon ekzekutimin dhe mbylljen në kohë të tyre;
• Krijon të gjitha lidhjet e nevojshme të komunikimit;
• Siguron formimin e flukseve efektive të informacionit në projekt, përpilim dhe raportim;
• Mban komunikim të vazhdueshëm me klientin, zgjidh të gjitha pyetjet e tij dhe siguron që ai të marrë të gjithë informacionin e nevojshëm prej tij për kryerjen cilësore të punës në projekt;
• Kontrollon dhe analizon statusin aktual të projektit, parashikon problemet e mundshme dhe ndërmerr veprime korrigjuese;
• Koordinon aktivitetet e të gjithë pjesëmarrësve dhe kontrollon ndryshimet;
• Siguron përfundimin e plotë dhe në kohë të projektit.

Menaxheri i projektit duhet të kuptojë dhe të jetë në gjendje të analizojë interesat e palëve kryesore të interesuara dhe karakteristikat e mjedisit të projektit.

Ekipi i projektit dhe ekipi i menaxhimit të projektit

Për të arritur qëllimet e projektit, menaxheri krijon struktura të veçanta organizative: ekipin e projektit dhe ekipin e menaxhimit të projektit. Suksesi i të gjithë projektit varet kryesisht nga efektiviteti i funksionimit të këtyre strukturave organizative.

Ekipi i projektit- një strukturë e përkohshme organizative që bashkon specialistë individualë, grupe dhe / ose organizata të përfshira në zbatimin e punës së projektit dhe përgjegjës ndaj menaxherit të projektit për zbatimin e tyre. Krijuar në mënyrë të synuar për periudhën e projektit. Mund të përfshijë ekzekutues dhe konsulentë të brendshëm dhe të jashtëm. Ekzistojnë qasje të ndryshme për formimin e një ekipi projekti (për shembull, strukturat e matricës), të cilat ndryshojnë në format e tërheqjes së interpretuesve dhe ushtrimit të fuqisë së menaxherit të projektit.

Ekipi i menaxhimit të projektit bashkon anëtarët e ekipit të projektit të cilët janë të përfshirë drejtpërdrejt në menaxhimin e projektit dhe vendimmarrjen e menaxhimit. Aftësia e menaxherit të projektit për të identifikuar dhe përfshirë njerëzit e duhur në menaxhimin e projektit varet nga reduktimi i rreziqeve të projektit dhe problemeve të mundshme.

Menaxherët dhe anëtarët e ekipit (ekzekutuesit) i raportojnë menaxherit të projektit dhe janë përgjegjës për zbatimin e punës dhe rezultateve të planifikuara (përgjegjësia mund të ndryshojë nga një rezultat i vetëm i theksuar (dokument, vendim) në një nënprojekt të përfunduar). Është e rëndësishme të përmblidhet përvoja e të gjithë anëtarëve të ekipit që në fillim për të zgjidhur problemet e mundshme të projektit. Në projektet e mëdha, menaxheri i projektit mund të mbledhë një ekip të vogël njerëzish kyç, secili përgjegjës për nën-ekipin e tij (të strukturuar nga paketat e punës ose nënprojektet).

Është thelbësore që çdo person që punon në një projekt të ketë përcaktuar qartë:

• roli dhe linja e përgjegjësisë ndaj menaxherit të projektit kur punon në projekt (ai/ajo mund të ndjekë linjat e zakonshme të llogaridhënies për llojet e tjera të punës);
• fushëveprimi i punës dhe kërkesat për rezultatet e ofruara (produktet përfundimtare dhe të ndërmjetme);
• niveli i përgjegjësisë (vendimet që ai/ajo ka të drejtë të marrë në kuadër të funksioneve të tij/saj).

Ekipi i projektit dhe ekipi i menaxhimit të projektit ekzistojnë vetëm për kohëzgjatjen e projektit ose fazën e tij.

Zyra e projektit

Në projektet e mëdha, një administrator projekti dhe një zyrë mund të ndahen për të mbështetur menaxherin e projektit në mbledhjen dhe përpunimin e informacionit dhe kryerjen e funksioneve menaxheriale.

Zyra e projektitështë një strukturë organizative e specializuar (fizike ose virtuale) e krijuar për të mbështetur zbatimin e projekteve në nivele të ndryshme të menaxhimit në një organizatë.

“Zyra e projektit mund të trajtojë një gamë të gjerë detyrash, nga mbështetja e menaxherëve të projektit në formën e trajnimit, softuerit, shablloneve, deri te marrja e përgjegjësisë për rezultatet e projektit” (PMBoK).

Në varësi të llojit dhe qëllimit, zyra e projektit mund të zërë një pozicion të përshtatshëm në hierarkinë organizative, si në një nivel afër menaxhmentit të kompanisë, ashtu edhe në nivelin e menaxhimit të divizioneve të mëdha individuale.

Zyrat mbështetëse për projekte ose programe individuale shpesh krijohen për projekte dhe programe të mëdha, komplekse në mënyrë që të centralizojnë dhe të thjeshtojnë proceset e menaxhimit të projekteve dhe nënprojekteve. Zyrat e tilla të projektit (selisë së projektit) janë pjesë e sistemeve të menaxhimit për projekte specifike dhe nevoja e tyre, si rregull, nuk vihet në dyshim. Funksionet e zyrës mund të përfshijnë integrimin e planeve kalendarike dhe financiare të nënprojekteve, sigurimin e kontrollit dhe koordinimit të aktiviteteve të menaxherëve të nënprojekteve, mbështetjen e komunikimit, rrjedhën e dokumenteve, menaxhimin e ndryshimeve dhe kontrollin e cilësisë.

Zyrat e projektit në nivelin e departamenteve individuale të organizatës janë gjithashtu mjaft të zakonshme. Zyrat e projekteve të këtij lloji janë të zakonshme në korporatat e mëdha dhe organizatat shtetërore në nivelin e departamenteve që kryejnë një numër të konsiderueshëm të projekteve të tyre ose sasi të konsiderueshme të punës në projektet e korporatave (për shembull, Departamenti i Teknologjisë së Informacionit, Departamenti i Kapitalit Ndërtimi) për të siguruar planifikimin me shumë projekte, optimizimin e shpërndarjes dhe koordinimit të burimeve të tyre të përfshira në projekte të ndryshme.

Përvoja tregon se më e vështira, për sa i përket krijimit dhe zbatimit, është zyra e projektit të korporatës (ZPK). Në të njëjtën kohë, është krijimi i një zyre projektesh korporative që bën të mundur realizimin e plotë të përfitimeve të aplikimit të qasjeve të menaxhimit të projektit në nivel korporate.

Zyra e projektit të korporatës mund të sigurojë zbatimin e funksioneve mbështetëse dhe zhvillimore të sistemit të menaxhimit të projektit të korporatës:

• Mbështetja dhe zhvillimi i metodologjisë, standardeve dhe proceseve të menaxhimit të projekteve;
• Sigurimi i zhvillimit të personelit në fushën e PM;
• Mbështetja dhe zhvillimi i mjeteve dhe infrastrukturës së PM;
• Auditimi i proceseve të menaxhimit të projektit,

dhe të zbatojë drejtpërdrejt funksionet menaxheriale, duke përfshirë:

• Mbështetje administrative për menaxherët e projekteve dhe zbatimi i proceseve individuale të menaxhimit në nivel projekti;
• Mbështetje për proceset e menaxhimit në nivel programesh dhe portofolesh projektesh;
• Mbështetje për proceset e vendimmarrjes për projekte nga menaxhmenti i lartë.