Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve (EDMS): çfarë është, veçoritë dhe rekomandimet. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve - çfarë është dhe pse është i nevojshëm? Sisteme të njohura të menaxhimit të dokumenteve elektronike

Çdo kompani herët a vonë mendon për optimizimin dhe rritjen e efikasitetit të proceseve të biznesit, të cilat mund të koordinohen duke përdorur sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve (EDMS).

EDMS lejon zgjidhjen e problemeve të automatizimit të punës me dokumente të ndërmarrjeve të madhësive dhe fushave të ndryshme të veprimtarisë, përfshirë ato të shpërndara gjeografikisht. Sistemet softuerike të kësaj klase sigurojnë organizimin e një rrjedhe dokumentesh të rëndësishme ligjore të kompanisë, mbajtjen e një arkiv dokumentesh, automatizimin e punës së zyrës (regjistrimi i korrespondencës hyrëse dhe dalëse, skanimi i dokumenteve dhe sjellja e tyre tek ekzekutuesit në formë elektronike) , kontrolli i disiplinës së performancës, harmonizimi i kontratave dhe pagesave, koordinimi dhe kontrolli i ekzekutimit të dokumenteve organizative - administrative, përpunimi dhe ruajtja e dokumentacionit parësor kontabël, si dhe automatizimi i proceseve të specializuara për fusha të ndryshme biznesi. Përveç kësaj, një veçori e shumicës së EDMS moderne është mbështetja për pajisjet celulare dhe aftësia për t'u integruar me platformat ekzistuese të informacionit të ndërmarrjeve.

Ekziston një numër i madh i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike në tregun rus, dhe për ta bërë më të lehtë për kompanitë të bëjnë një zgjedhje, ne kemi përpiluar një përzgjedhje të zgjidhjeve të tilla. Të gjithë ata janë ekskluzivisht të prodhimit vendas, përputhen me kërkesat legjislative dhe rregullatore dhe metodologjike në fushën e menaxhimit të dokumenteve si të kuadrit rregullator rus, ashtu edhe të standardeve ndërkombëtare, si dhe me kërkesat e sigurisë së IT. Më vete, vlen të përmendet se pothuajse të gjitha produktet e listuara më poshtë janë të përfshira në regjistrin e softuerit vendas dhe rekomandohen për përdorim në departamentet dhe organizatat qeveritare të Federatës Ruse, si dhe në kompanitë që zbatojnë projekte nën programin e zëvendësimit të importit të softuerit. .

1. "Dialog". Zhvilluesi: Ndërmarrja Unitare Shtetërore Krymtekhnologii (me mbështetjen e Ministrisë së Politikës së Brendshme, Informacionit dhe Komunikimit të Republikës së Krimesë).
2. Sistemi i menaxhimit elektronik të dokumenteve të korporatës KSED 3.0. Zhvilluesi: "Rajoni CROC".
3. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve "SED-Sirius". Zhvilluesi: Qendra për Teknologjitë e Informacionit dhe Sistemet e Autoriteteve Ekzekutive (CITIS).
4. Sistemi i automatizimit të procesit për organizatat e ndërtimit të rrugëve "Epyura" (i ndërtuar mbi bazën e platformës "1C: Ndërmarrja"). Zhvilluesi: Arakelyan Armen Rafikovich.
5. EDMS "Sinkop-dokument". Zhvilluesi: Kompania Kuban-Inform-Holding-South.
6. Kompleksi softuerik "Sistemi i hapur modular i menaxhimit të dokumenteve elektronike dhe kontrollit të ekzekutimit të udhëzimeve" (SEDKP). Zhvilluesi: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve Directum. Zhvilluesi: Kompania Directum.
8. Produkt softuerik "STEK - Menaxhimi i Dokumenteve". Zhvilluesi: SHA "NTC STEK".
9. "Platforma e Rrjedhës së Punës së Kuqe". Zhvilluesi: Red Soft Company.
10. Sistemi “burokrat”. Zhvilluesi: Bureaucrat LLC
11. Sistemi i informacionit "Punimi elektronik i zyrës dhe rrjedha e dokumenteve". Zhvilluesi: Kompania Breeze Plus.
12. Sistemi Comita Courier JE. Zhvilluesi: Shoqëria aksionare "Komita".
13. Moduli "Menaxhimi i Dokumenteve" (furnizuar si pjesë e sistemit ERP "Compass"). Zhvilluesi: Kompania Compass.
14. EDMS WSS Docs (të ndërtuara në platformën Microsoft SharePoint). Zhvilluesi: WSS-Company Consulting.
15. Sistemi i automatizuar i punës së zyrës sekrete AS SDP. Zhvilluesi: Qendra për Teknologjitë e Reja "Impulse" LLC.
16. Sistemi i automatizimit për rrjedhën e punës organizative dhe administrative (punë zyre) të ndërmarrjeve "Pilot: ORD". Zhvilluesi: ASCON-Design Systems LLC.
17. EOS për SharePoint (i ndërtuar në platformën Microsoft SharePoint). Zhvilluesi: Kompania Electronic Office Systems (EOS).
18. Sistemi i informacionit EtaxReport. Zhvilluesi: Kompania Electronic Business Systems.
19. EDMS "Aurora: Menaxhimi i Dokumenteve". Zhvilluesi: Avrora Digital Group LLC.
20. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve Comsoft Docs. Zhvilluesi: SHA "Comsoft".
21. Sistemi Comindware EDMS (i ndërtuar në Platformën e Aplikimit të Biznesit Comindware). Zhvilluesi: Kompania Comindware.
22. Sistemi "Dokumenti Express". Zhvilluesi: Electronic Express LLC.
23. Kompleksi softuerik "Kodi: Rrjedha e dokumentit". Zhvilluesi: Code Consorcium.
24. Sistemi i automatizuar "Gosexpertiza". Zhvilluesi: Ecomash info LLC.
25. Sistemi i menaxhimit të sigurt elektronik të dokumenteve "Stack-Trust". Zhvilluesi: Stack Group of Companies.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Zhvilluesi: Grupi i kompanive Optima.
27. SED LandDocs. Zhvilluesi: Grupi i kompanive Lanit.
28. Paketa softuerike "Menaxhimi i dokumenteve". Zhvilluesi: Ndërmarrja Federale Unitare Shtetërore "Qendra kryesore kompjuterike e kërkimit" e Zyrës së Presidentit të Federatës Ruse (FSUE "GlavNIVTs").
29. Zgjidhja SEDO. Zhvilluesi: ID - Management Technologies LLC.
30. Sistemi Elektronik i Menaxhimit të Dokumenteve për Organizatat Qeveritare dhe Biznesin "Praktika". Zhvilluesi: Kompania e Sistemeve të Menaxhimit të Dokumenteve.
31. EDMS DoXLogic. Zhvilluesi: Kompania BFT.
32. Sistemi Alfa Doc. Zhvilluesi: Alpha Doc.
33. Sistemi i jashtëm. Zhvilluesi: SKB Kontur.
34. Sistemi i sigurt i menaxhimit të dokumenteve elektronike

29.05.18 71 255 13

Dokumentet mund të nënshkruhen në letër ose në mënyrë elektronike. Në letër për një kohë të gjatë, në mënyrë elektronike - nuk është e qartë se si.

Pavel Ovchinnikov

12 vite pune me dokumente elektronike

Por këtu kam dymbëdhjetë vjet që merrem me dokumente elektronike dhe do t'ju them: ky është një emocion i jashtëzakonshëm. Më lejoni t'ju tregoj se si funksionon gjithçka, me shembuj.

Shkurtimisht

Për të filluar menaxhimin elektronik të dokumenteve, ju duhet:

1. Bindni palët që të fillojnë të shkëmbejnë dokumente elektronike.
2. Bleni një certifikatë nënshkrimi elektronik.
3. Vendosni për mënyrën e dërgimit të dokumenteve: përmes një shërbimi special ose pa të.

Kush ka nevojë për dokumente elektronike

Pavarësisht komoditetit dhe modernitetit, pak njerëz kryejnë menaxhimin elektronik të dokumenteve. Nëse një sipërmarrës në tatimin e thjeshtuar lidh disa kontrata në vit, ai mund të mos ketë aq frikë të dërgojë dokumente të printuara disa herë. Por ka raste kur menaxhimi elektronik i dokumenteve është jashtëzakonisht i dobishëm.

Kompanitë e mëdha dokumentet elektronike ndihmojnë në uljen e kostove nëse vëllimi i korrespondencës së jashtme tejkalon disa qindra dokumente në muaj. Për ta, dorëzimi i letrave me vlerë ndikon drejtpërdrejt në shpejtësinë e transaksioneve. Kostot e rrjedhës së dokumenteve mund të arrijnë në qindra mijëra rubla në vit, dhe rreziqet që lidhen me humbjet, gabimet dhe gjobat nga autoritetet tatimore rrisin kostot edhe më shumë.

Edhe nëse tani nënshkruani një akt çdo gjashtë muaj, kjo nuk do të thotë se biznesi juaj nuk do të rritet. Mund të keni partnerë të mëdhenj që punojnë me dokumente elektronike dhe ata do të kërkojnë të njëjtën gjë nga ju.

Për shembull

Dyqani online grumbullonte rregullisht të arkëtueshme me vlerë dhjetëra miliona për faktin se fatura ishte bërë edhe një herë gabim: mallrat janë në një kamion, ato nuk mund të dërgohen në depo. Ndërsa presin që të mbërrijë korrieri me dokumentin e korrigjuar nga furnitori, ditët kalojnë. Ne prezantuam dokumentet elektronike dhe tani të gjitha rregullimet në dokumente zgjasin më pak se një orë.

Dhe në një kompani të madhe të shitjes me pakicë të energjisë, gjatë kontrolleve tatimore në terren, inspektorët zbuluan çdo vit shkelje dhe gabime në dokumente. Kontrolli për gjoba arriti në 120,000 rubla në vit. Arriti deri aty sa departamenti i financave i futi paraprakisht këto para në buxhet si shpenzime të përgjithshme. Ata prezantuan menaxhimin elektronik të dokumenteve, dhe tani korrektësia e dokumenteve kontrollohet nga programet, jo nga njerëzit. Nuk ka më gabime.

Çfarë është një dokument elektronik

Një dokument elektronik është një skedar i rregullt doc ose pdf që mund të krijohet dhe lexohet në çdo redaktues. Është e rëndësishme që ai të nënshkruhet me një nënshkrim të veçantë elektronik dhe të dërgohet në mënyrë të veçantë.

Që partneri, avokati apo gjyqtari të mos ketë dyshim se keni qenë ju që keni firmosur dokumentin elektronik dhe askush nuk e ka ndryshuar, specialistët e sigurisë dixhitale dolën me një firmë elektronike. Është si një gjurmë gishti e mbivendosur mbi një grup unik bitesh dhe bajtesh në dokumentin tuaj. Në mënyrë të përafërt, duke nënshkruar diçka me një nënshkrim elektronik, ju po thoni: "Unë konfirmoj vërtetësinë e këtij grupi bitash".

Një nënshkrim elektronik i bashkëngjitet çdo dokumenti, pas së cilës ai konsiderohet i nënshkruar. Dokumenti mund të lexohet pa nënshkrim. Ajo vetëm garanton që ju keni të njëjtin dokument të pandryshuar përpara, në formën në të cilën ju është dërguar. Nëse ndryshoni diçka në dokument dhe e ruani atë, grupi i biteve të tij do të ndryshojë - nënshkrimi do të jetë i pavlefshëm.

Për shembull

Dy kompanitë vendosën të nënshkruajnë një kontratë elektronike. Ne bëmë një kontratë dhe ramë dakord për kushtet. Tani një kompani firmos kontratën me firmën e saj dhe ia dërgon një tjetre. Ajo hap kontratën dhe vendos të rregullojë në heshtje diçka, për shembull, shumën e gjobave. Korrigjon. kursen. Dërgon së pari. Ajo duket - oops! - nënshkrimi origjinal në këtë kontratë është i prishur. Pra, diçka është rregulluar, zuzar. Pastaj shkojnë të rrahin fytyrën, ndoshta.

Ku të merrni një nënshkrim elektronik

Një nënshkrim elektronik blihet në një qendër të veçantë certifikimi. Mjafton vetëm të gjeni një qendër të përshtatshme në qytetin tuaj. Gjëja kryesore është që ajo të përfshihet në listën e qendrave të akredituara të Ministrisë së Komunikimeve të Federatës Ruse.

E njëjta gjë mund të bëhet pikërisht në zyrën e qendrës së certifikimit: thjesht ejani me të gjitha dokumentet dhe plotësoni një aplikim. Por në këtë rast, do t'ju duhet të prisni që pagesa pa para të përfundojë - kjo mund të zgjasë disa orë. Është e pamundur të paguash për një certifikatë për një kompani me para në dorë, ashtu siç është e pamundur ta marrësh atë nga distanca.

Si funksionon një nënshkrim elektronik?

Forca juridike e një nënshkrimi elektronik përshkruhet në ligjin federal "Për nënshkrimin elektronik".

Ligji përcakton llojet e nënshkrimeve: të thjeshta, të pakualifikuara dhe të kualifikuara. Ju mund të nënshkruani dokumente me cilindo prej tyre, por me rezerva: të kualifikuara - për taksat, ofertat dhe, në disa raste, për gjykatën; e thjeshtë dhe e pakualifikuar - për gjithçka tjetër.

Nënshkrim i thjeshtë ose i pakualifikuar

Opsion i përballueshëm dhe i lirë, por me aplikim të kufizuar. Një nënshkrim i pakualifikuar përmban algoritme kriptografike, por nuk verifikohet nga asnjë autoritet certifikues. Një e thjeshtë është vetëm një kombinim i një emri përdoruesi dhe fjalëkalimi, një llogari në një faqe interneti të shërbimeve publike ose një adresë emaili të një pale tjetër.

Nënshkrime të tilla janë të përshtatshme nëse nuk merrni pjesë në ankande elektronike, nuk shkëmbeni dokumente primare elektronike dhe nuk dërgoni deklarata tatimore. Një nënshkrim i thjeshtë mund të përdoret për kontrata, fatura dhe akte, por ju do të duhet të nënshkruani një marrëveshje të veçantë me palën tjetër dhe të regjistroni pëlqimin e palëve për t'i besuar një nënshkrimi të tillë.

Nëse keni dhjetëra palë dhe dokumente të ndryshme, skema nuk do të funksionojë. Do të duhet të nënshkruani një dokument të tillë me të gjithë dhe me kalimin e kohës ky proces do të ngadalësojë, jo ta përshpejtojë punën. Atëherë është më mirë të mendoni për një tjetër certifikatë nënshkrimi elektronik.

Për të përdorur një nënshkrim të thjeshtë elektronik, duhet të printoni dhe nënshkruani një version letre të marrëveshjes ose të përfshini një klauzolë të veçantë në kontratën me palën tjetër - kjo është një kërkesë e ligjit.

Nënshkrimi i kualifikuar

Ky nënshkrim është i përshtatshëm për fatura dhe taksa. Sipas ligjit, faturat elektronike mund të nënshkruhen vetëm me një nënshkrim të tillë. Një certifikatë e kualifikuar kushton nga 1000 R, mund ta blini vetëm në një qendër certifikimi që është pjesë e zonës së besimit FTS.

Çdo vit, certifikata e nënshkrimit të kualifikuar duhet të rinovohet, gjë që shton shqetësimet: duhet të monitoroni periudhën e vlefshmërisë dhe të porosisni një ribotim në kohë.

Për të punuar me një nënshkrim të kualifikuar, duhet të instaloni një program të veçantë - një mjet për mbrojtjen e informacionit kriptografik. Programi i bashkëngjit një nënshkrim elektronik dokumentit dhe kontrollon nënshkrimet e pjesëmarrësve të tjerë në shkëmbim.

Ju mund të zgjidhni një program me pagesë ("Cryptopro DSP") ose falas ("Vipnet DSP"). Funksionalisht, ato janë pothuajse të njëjta, por mund të ketë probleme me pajtueshmërinë me atë falas. Të dy punojnë në Windows dhe Mac. E paguara kushton rreth 1000 R, pagesa vjetore për certifikatën e nënshkrimit elektronik është rreth 1000 R.

Disa përdorin një nënshkrim elektronik të bazuar në cloud, për të cilin nuk keni nevojë të instaloni një program kriptombrojtjeje. Nënshkrimi i cloud ruhet në shërbimin e shkëmbimit dhe sa herë që nënshkruani një dokument, merrni një SMS që konfirmon veprimin në telefonin tuaj. Një certifikatë e tillë është më e lirë dhe më e përshtatshme për t'u përdorur, por më pak e sigurt se një program mbrojtës kriptografik.

Pse keni nevojë për një përpunues dokumentesh?

Një dokument elektronik i nënshkruar mund të dërgohet me email të rregullt, por kjo nuk është e sigurt. Nëse posta hakerohet, dokumentet do të jenë në duart e sulmuesve. Prandaj, për shembull, zyra e taksave pranon deklarata vetëm përmes shërbimeve speciale. Nëpërmjet të njëjtave shërbime, ju duhet të shkëmbeni fatura elektronike, përndryshe do të shkelni urdhrin e Ministrisë së Financave të Rusisë. Shërbime të tilla quhen operatorë të rrjedhës së dokumenteve.

Për një përdorues të thjeshtë, ky është një email i pompuar. Punon përmes një shfletuesi, ka dosje me hyrje dhe dalje, drejtori adresash, kërkim të integruar, redaktues dokumentesh. Brenda - një shërbim shumë i ngarkuar me kanale të sigurta komunikimi dhe enkriptim, të cilat sigurojnë sigurinë e transmetimit të dokumenteve.

Nuk është as e nevojshme të lidhni një marrëveshje me një operator të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Thjesht regjistrohuni, ngarkoni një certifikatë nënshkrimi elektronik dhe paguani faturën. Operatori kujdeset për pjesën tjetër: njofton Shërbimin Federal të Taksave që jeni anëtarësuar në shkëmbim, monitoron formatet dhe garanton përputhjen me legjislacionin e Federatës Ruse.

Ka disa dhjetëra shërbime të tilla në Rusi. Për sa i përket çmimit, funksionalitetit, besueshmërisë dhe shpejtësisë, ato janë pothuajse të njëjta. Është e zakonshme të zgjidhni operatorë bazuar në cilësinë e shërbimit: sa shpejt funksionon mbështetja teknike, nëse operatori është i gatshëm të ndihmojë në lidhjen e palëve, çfarë mundësish ofron dhe nëse ai ka konsulentë analistë që do t'ju ndihmojnë të zbatoni shërbimin në punë.

Pala juaj do të duhet gjithashtu të lidhet me operatorin. Ai mund të zgjedhë tuajin ose ndonjë tjetër - atëherë shkëmbimi do të kalojë përmes roaming, si në një lidhje celulare.

Sa kushtojnë dokumentet elektronike

Duke punuar përmes një operatori, ju paguani vetëm për dokumentin e nënshkruar nga të dyja palët. Mesatarisht, kostoja e dërgimit të një dokumenti është rreth 6-8 R, dhe të gjitha ato që vijnë janë falas.

Zakonisht fillestarët blejnë një paketë minimale prej 300 dokumentesh, e cila përfundon shumë shpejt. Pastaj ju duhet të blini paketën tjetër. Është më fitimprurëse të blini një paketë vjetore të pakufizuar ose të bini dakord për kushte individuale.

Kalimi në dokumente elektronike është i dobishëm nëse dërgoni 100 ose më shumë dokumente në muaj ose të paktën 1000 dokumente në vit. Atëherë do të ulni koston e letrës dhe dorëzimit me pothuajse 5 herë.

Sa kushton dokumentacioni

1000 dokumente letre

Të nderuar lexues! Për shkak të faktit se gjatë mbledhjes së materialit për këtë studim, funksionaliteti i sistemit MOTIV i paraqitur në rishikim u vlerësua gabimisht, redaktorët, sipas gjykimit të tyre, korrigjuan diagramet për të pasqyruar më saktë funksionalitetin e produktit të specifikuar. Diagramet e korrigjuara tregojnë funksionalitetin e versionit 1.1 të sistemit MOTIV, i cili ekzistonte në kohën e përzgjedhjes së pjesëmarrësve në test (Mars 2010). Është e mundur që disa parametra të sistemeve të tjera gjithashtu të jenë vlerësuar gabimisht.

Ju kujtojmë gjithashtu se për momentin materiali është shumë i vjetëruar dhe nuk mund të jetë bazë për vlerësimin e funksionalitetit të versioneve moderne të këtyre sistemeve apo marrëdhëniet ndërmjet tyre.

Në një organizatë moderne, sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve (EDMS) po bëhen një element i domosdoshëm i infrastrukturës së IT. Me ndihmën e tyre, kompanitë tregtare dhe ndërmarrjet industriale rrisin efikasitetin e aktiviteteve të tyre, dhe në institucionet qeveritare, në bazë të teknologjive elektronike të menaxhimit të dokumenteve, zgjidhen detyrat e menaxhimit të brendshëm, ndërveprimit ndër-departamental dhe ndërveprimit me popullatën. Shkurtesa e pranuar përgjithësisht është EDMS, megjithëse CAD (sistemi i automatizimit të rrjedhës së punës), EDMS (sistemi i menaxhimit elektronik të dokumenteve) dhe SADO (sistemi i menaxhimit të dokumenteve) përdoren gjithashtu së bashku me të.

Një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve (EDMS) është një sistem organizativ dhe teknik që siguron procesin e krijimit, menaxhimit të aksesit dhe shpërndarjes së dokumenteve elektronike në rrjetet kompjuterike, si dhe siguron kontroll mbi rrjedhën e dokumenteve në një organizatë.

Fillimisht, sistemet e kësaj klase u konsideruan vetëm si një mjet për automatizimin e detyrave të punës klasike të zyrës, por me kalimin e kohës ata filluan të mbulojnë një gamë gjithnjë e më të gjerë detyrash. Sot, zhvilluesit e EDMS orientojnë produktet e tyre për të punuar jo vetëm me korrespondencë dhe ORD (dokumentet organizative dhe administrative), por edhe me dokumente të ndryshme të brendshme (kontrata, rregullator, referencë dhe dokumentacion projekti, dokumente mbi aktivitetet e personelit, etj.). EDMS përdoren gjithashtu për të zgjidhur problemet e aplikuara në të cilat puna me dokumentet elektronike është një komponent i rëndësishëm: menaxhimi i ndërveprimit me klientët, përpunimi i ankesave të qytetarëve, automatizimi i punës së një departamenti shërbimi, organizimi i fluksit të punës së projektit, etj. Në fakt, një menaxhim elektronik i dokumenteve sistem quhet çdo sistem informacioni që ofron punë me dokumente elektronike.

Tregu EDMS vitet e fundit ka qenë një nga segmentet më dinamike në zhvillim të industrisë vendase të IT. Në vitin 2009, sipas IDC, në sfondin e një uljeje prej gati 50% të vëllimit të tregut të përgjithshëm të softuerit në Rusi, ky segment tregoi stabilitet të lartë. Sipas të dhënave për vitin 2009, rënia e tij ishte jo më shumë se 20-25%. Në terma numerikë, vëllimi i tregut EDMS sot, sipas CNews Analytics, është rreth 220-250 milionë dollarë.

Konsumatorët e teknologjive të menaxhimit të dokumenteve elektronike janë organizata të madhësive dhe specifikave të ndryshme. Tradicionalisht, sektori publik mbetet konsumatori kryesor i EDMS. Sipas ekspertëve, rreth 30% e projekteve për futjen e teknologjive elektronike të menaxhimit të dokumenteve llogariten nga agjencitë qeveritare. Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme që ishte interesi i shtetit që u bë baza për stabilitetin e tregut EDMS, i cili edhe në kohë krize mori një shtysë të konsiderueshme zhvillimi. Menaxhimi elektronik i dokumenteve u quajt një element kyç i konceptit të "qeverisjes elektronike", zbatimi i të cilit duhet të ndihmojë në eliminimin e pengesave burokratike në ndërveprimin midis shtetit, popullsisë dhe biznesit, si dhe në uljen e korrupsionit. Si veçori e zbatimit të projekteve në autoritetet publike dhe institucionet e mëdha shtetërore, vlen të theksohet rritja e kërkesave për sigurinë e informacionit. Ne po flasim për ndërtimin (zhvillimin) mbi bazën e produkteve softuerike të përsëritura të sistemeve të sigurta të menaxhimit të dokumenteve elektronike.

Rreth Zhvilluesve EDMS

Kur zgjedh një zgjidhje të klasës EDMS, klienti merr parasysh opsione të ndryshme: një zgjidhje në kuti, një zgjidhje të bazuar në platformë ose zhvillim me porosi. Zhvilluesit rusë ofrojnë kryesisht zgjidhje të gatshme, ndërsa zhvilluesit perëndimorë veprojnë si ofrues të platformave, në bazë të të cilave zbatohen zgjidhjet e projektimit dhe zhvillimet me porosi. Sipas statistikave, në strukturën e tregut, zhvilluesit rusë përbëjnë rreth 95% të numrit të përgjithshëm të projekteve për zbatimin e EDMS. Një nga shpjegimet është se në Rusi specifika e punës me dokumente, bazuar në traditat e menaxhimit të brendshëm, është ende e fortë.

Vlen të theksohet se një numër shitësish kanë filluar të ofrojnë EDMS për klientët në modalitetin SaaS (Software as a Service), por deri më tani kjo qasje, për një sërë arsyesh (besimi në ofruesin, cilësia dhe besueshmëria e kanaleve të komunikimit ), konsiderohet më tepër si një formë e njohjes me aftësitë e sistemit, dhe jo si një qasje reale ndaj automatizimit të rrjedhës së punës.

Një nga tendencat në zhvillim është përdorimi i sistemeve të klasës ECM (Enterprise content management) për të punuar me dokumente.

Sipas enciklopedisë së lirë (Wikipedia):
Menaxhimi i përmbajtjes së ndërmarrjes (ECM) - menaxhimi i burimeve të informacionit të ndërmarrjes ose menaxhimi i informacionit të korporatës.

Në kuadrin e konceptit ECM, menaxhimi i dokumenteve konsiderohet si një nga detyrat e sigurimit të punës me informacionin e korporatës. Kjo qasje mbështetet kryesisht nga zhvilluesit perëndimorë. Dhe megjithëse në Rusi kërkesa për teknologji të tilla është ende në fazën formuese, shumë EDMS vendase kanë zbatuar tashmë komponentë të ndryshëm ECM: menaxhimi i dokumenteve, menaxhimi i imazhit të dokumenteve, ruajtja afatgjatë e dokumenteve, menaxhimi i rrjedhës së punës (Workflow), puna kolektive me dokumente . Në thelb, teknologjitë ECM ndryshojnë nga EDMS nga një përpunim më i thellë i çështjeve të menaxhimit të përmbajtjes së internetit dhe përmbajtjes multimediale.

Iniciativat shtetërore rreth “Dokumentit Elektronik”

Në 2009-2010, disa iniciativa të qeverisë globale filluan të zbatohen në Rusi në lidhje me organizimin e ndërveprimit elektronik zyrtar midis shtetit, popullsisë dhe biznesit, me qëllim rritjen e nivelit të depërtimit të teknologjive të informacionit në aspekte të ndryshme të jetës shtetërore dhe publike. . Këtu përfshihet miratimi i listës së shërbimeve publike që i ofrohen popullatës nëpërmjet internetit dhe miratimi i dispozitave për sistemin e menaxhimit të dokumenteve ndërinstitucionale, që u bënë hapat e parë të rëndësishëm drejt zbatimit të konceptit të "qeverisjes elektronike".

Është e rëndësishme të theksohet se çështja e bazës ligjore të dokumentit elektronik është ende e hapur. Sot, aktivitetet e pjesëmarrësve në menaxhimin e dokumenteve elektronike rregullohen me ligje dhe rregullore për përdorimin e nënshkrimit elektronik dixhital (EDS), GOST dhe udhëzime për punën në zyrë dhe arkivimin, ligjet dhe rregulloret për teknologjinë e informacionit. Rezulton se rregullat dhe procedurat për punën me dokumentet janë të përcaktuara në nivel shtetëror, ka kërkesa sigurie për sistemet e informacionit, por statusi ligjor i një dokumenti elektronik ende nuk është përcaktuar në legjislacion.

Standardet EDMS

Sot, aktivitetet e zhvilluesve EDMS praktikisht nuk janë të rregulluara. Gjatë zhvillimit të produkteve softuerike dhe zbatimit të projekteve të zbatimit, zhvilluesit dhe furnizuesit, në një shkallë ose në një tjetër, udhëhiqen nga dokumentet e mëposhtme rregullatore dhe ligjore:

• GOST R 51141-98. Punë në zyrë dhe arkivim. Termat dhe përkufizimet (miratuar me Dekretin e Standardit Shtetëror të Federatës Ruse të 27 shkurtit 1998 nr. 28);
• Ligji Federal i 10 janarit 2002 Nr. 1-FZ "Për Nënshkrimin Dixhital Elektronik" (i ndryshuar më 8 nëntor 2007);
• GOST R 6.30-2003. Sistemi i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumente (miratuar me Dekretin e Standardit Shtetëror të Federatës Ruse të 3 Marsit 2003 N 65-st);
• Dekret i Qeverisë së Federatës Ruse i datës 22 shtator 2009 Nr. 754 "Për miratimin e rregulloreve për sistemin e menaxhimit elektronik ndërinstitucional të dokumenteve";
• Ligji Federal i 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit".

Kur zbatoni projekte për zbatimin e EDMS, në rastin e punës me të dhëna personale, është e nevojshme të udhëhiqeni nga kërkesat e ligjeve federale të 27 korrikut 2006 N 152-FZ "Për të dhënat personale" dhe të 27 dhjetorit, 2009 N 363-FZ "Për Ndryshimet në nenet 19 dhe 25 të Ligjit Federal "Për të dhënat personale".

Meqenëse GOST-të janë në natyrë këshilluese, zhvilluesit përfshijnë fleksibilitet maksimal në zgjidhjet e tyre, në mënyrë që, në varësi të klientit, të mund të zbatohen skema të ndryshme për të punuar me dokumente në bazë të sistemit. Shpesh, arkitektura dhe logjika e sistemit duhet të ofrojnë qasje të ndryshme dhe ndonjëherë të kundërta për automatizimin e rrjedhës së dokumenteve. Mungesa e standardeve të pranuara përgjithësisht është një problem jo vetëm për zhvilluesit, por edhe për klientët, pasi zgjedhja e kërkesave për një EDMS bëhet shumë subjektive. Ndërmarrjet shpesh nuk mund të përqendrohen as në praktikat e industrisë (kjo qasje është dëshmuar mirë kur zgjedh një furnizues të sistemeve IT të klasës ERP, CRM, HRM, etj.). Rregullat dhe rregulloret për të punuar me dokumente mund të ndryshojnë nga ndërmarrje në ndërmarrje, jo vetëm brenda së njëjtës industri, por edhe brenda të njëjtit grup kompanish. Disa shembuj të thjeshtë: a punon ndërmarrja sipas GOST-ve apo jo? Sa mirë korrespondon puna me dokumente me GOST-të? A është menaxhmenti i lartë i gatshëm të punojë në sistem apo do të punojnë asistentët dhe sekretarët për menaxhmentin e lartë? A përdor ndërmarrja ndonjë nga praktikat e menaxhimit perëndimor? Cilat mjete automatizimi përdorin punonjësit në punë? Dhe megjithëse në përgjithësi kompleksi i detyrave të menaxhimit të dokumenteve elektronike është mjaft i qartë, metodat e zbatimit të tyre ndryshojnë shumë. Rezulton se një nga kërkesat kryesore për zhvilluesit e një EDMS moderne është të ofrojnë një zgjidhje adekuate për sa i përket çmimit, cilësisë dhe kohës së zbatimit, pavarësisht nga specifikat e punës së klientit (me fjalë të tjera, duke kënaqur çdo specifikë).

Aftësitë teknike të sistemeve moderne të menaxhimit të dokumenteve elektronike

Rishikimi merr në konsideratë nëntë EDMS më të zakonshme në Rusi: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Menaxhimi i Dokumenteve (1C), Referent Boss (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (Teknologjitë njohëse), MOTIVE (Motive). Ne nuk përfshimë qëllimisht në të zgjidhjet e zhvilluesve rusë bazuar në platformën Documentum (EMC Documentum), pasi në këtë rast është e pamundur të flitet për ndonjë funksionalitet dhe ripërsëritshmëri specifike. Për të përgatitur rishikimin, u përdorën informacione nga burime të hapura: materiale informacioni dhe versione demo të produkteve softuerike. Pamja e paraqitur e EDMS është një përpjekje për të vlerësuar aftësitë dhe gatishmërinë e produkteve softuerike për të zgjidhur detyrat aktuale të organizimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike në një ndërmarrje.

Kriteret e theksuara në rishikim do t'ju ndihmojnë të analizoni mundësitë e zgjidhjeve në shqyrtim nga pikëpamja e zbatimit teknik të detyrave të caktuara EDMS. Të gjitha mundësitë janë të ndara në shtatë qarqe funksionale:

• regjistrimi dhe futja e dokumenteve;
• punë me dokumente;
• menaxhimi dhe kontrolli i rrjedhës së punës;
• kërkimi dhe analiza e informacionit;
• Siguria e Informacionit;
• mbështetje për rrjedhën e punës së letrës;
• cilësimet standarde.

Karakteristikat e përgjithshme të sistemeve u vendosën në një tabelë të veçantë.

Rishikimi ofron një numër kriteresh të dukshme që janë të natyrshme në të gjitha sistemet në shqyrtim (dhe të gjitha sistemet e klasës EDMS, në parim), dhe kritere që bëjnë të mundur dallimin e zgjidhjeve nga njëra-tjetra. Në përgjithësi, funksionaliteti i sistemeve është i njëjtë, dhe vetëm një specifikim i detajuar i disa prej detyrave kryesore të rrjedhës së punës dhe veçorive të zbatimit të tyre na lejojnë të krahasojmë zgjidhje të ndryshme. Duhet të theksohet se për të gjitha sistemet e paraqitura në rishikim, ekziston një praktikë mjaft e madhe zbatimi. Këto sisteme përdoren nga qindra organizata për të automatizuar rrjedhën e punës. Përveç këtyre zgjidhjeve, në treg ka më shumë se 50 produkte softuerike që nuk përdoren gjerësisht.

Nëse analizojmë versionet e reja të sistemeve që zënë pozicione drejtuese në treg, vlen të përmendet se gjatë tre viteve të fundit zhvillimi i tyre ka qenë kryesisht i synuar në përmirësimin e aftësive të shërbimit, pasi aftësitë themelore në një formë ose në një tjetër tashmë janë zbatuar më herët. . Nëse flasim për aftësi të reja teknike, mund të vërejmë potencialin për zhvillimin e EDMS në drejtim të menaxhimit të llojeve të ndryshme të përmbajtjes (multimedia), përdorimin e teknologjive të përpunimit automatik dhe analizimin e përmbajtjes së dokumentit. Por deri më tani, një funksionalitet i tillë për EDMS nuk është i detyrueshëm, dhe më e rëndësishmja, kërkesa për të në Rusi nuk është formuar plotësisht.

Kur krahasoni funksionalitetin e EDMS, përdoren emërtimet e mëposhtme:

• "+" - mundësia është zbatuar;
• «+/−» - funksioni është i disponueshëm me funksionalitet të kufizuar ose duhet të blihet softuer shtesë;
• "−" - mundësia nuk zbatohet.

Tabela 1. Karakteristikat e përgjithshme të EDMS-ve më të njohura

Oriz. 1. Karakteristikat e përgjithshme të EDMS-ve më të njohura

Tabela 2. Regjistrimi dhe futja e dokumenteve

Oriz. 2. Regjistrimi dhe futja e dokumenteve

Tabela 3. Puna me dokumente

Oriz. 3. Puna me dokumente

Tabela 4. Menaxhimi dhe kontrolli i rrjedhës së punës

Oriz. 4. Menaxhimi dhe kontrolli i rrjedhës së punës

Tabela 5. Kërkimi dhe analiza e informacionit

Oriz. 5. Kërkimi dhe analiza e informacionit

Tabela 6. Siguria e informacionit

Oriz. 6. Siguria e informacionit

Tabela 7. Mbështetje për rrjedhën e punës së letrës

Oriz. 7. Mbështetje për rrjedhën e punës së letrës

Tabela 8. Mjetet standarde të konfigurimit

Oriz. 8. Mjetet standarde të konfigurimit

Tabela 9. Përmbledhja e funksionalitetit ERMS

Oriz. 9. Vlerësimi Përfundimtar i Funksionalitetit të ERMS

Për të kryer një vlerësim gjithëpërfshirës, ​​ne do të shqyrtojmë EDMS-në e paraqitur sipas raportit "çmim / funksionalitet" që është i kuptueshëm për të gjithë. Ne nuk e konsiderojmë kriterin e tretë të rëndësishëm - "Koha e zbatimit", pasi varet shumë jo vetëm nga mjetet e konfigurimit të ofruara nga sistemi, por edhe nga kualifikimet dhe motivimi i ekipit të projektit. Pozicioni i sistemeve për sa i përket "çmimit / funksionalitetit optimal" për projekte të vogla (për 20 përdorues) dhe për projekte mjaft të mëdha (për 100 përdorues) tregohet më poshtë.

Diagrami 1. "Çmimi / funksionaliteti optimal" EDMS (20 përdorues)

Oriz. 10. "Çmim / funksionalitet optimal" EDMS (20 përdorues)

Diagrami 2. "Çmimi / funksionaliteti optimal" EDMS (100 përdorues)

Oriz. 11. "Çmimi / funksionaliteti optimal" EDMS (100 përdorues)

Këto diagrame janë ndërtuar sipas parimit Gartner Magic Quadrant, në të cilin sistemet e vendosura në Kuadrantin I kanë raportin optimal sipas kriterit “çmim/funksionalitet optimal”. Në kuadratet II dhe IV të diagramit ka sisteme që nuk kanë tregues të balancuar të çmimit dhe funksionalitetit.

Kriteri i zgjedhur për studimin bën të mundur vlerësimin e EDMS të ndryshme nga pikëpamja e gatishmërisë së tyre për të zgjidhur problemet reale të menaxhimit të dokumenteve elektronike në një ndërmarrje moderne. Grupi i drejtuesve si në rastin e projekteve të vogla (Diagrami 1) ashtu edhe në projektet e mëdha (Diagrami 2) përfshinte sistemet Directum, DocsVision, MOTIV dhe EUFRATS. Sistemet e mbetura janë të vendosura në kuadratet II dhe IV. Përjashtimi i vetëm ishte sistemi DELO, i cili gjithashtu ra në kuadrantin e parë të diagramit për një EDMS për 20 përdorues. Rezultatet e marra nga EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO tregojnë se këto sisteme nuk ofrojnë një qasje të integruar për automatizimin e punës me dokumente, por janë oferta të veçanta të fokusuara në zgjidhjen e vetëm një klase të caktuar dokumenti elektronik. detyrat e menaxhimit. Mungesa e sistemeve në kuadratin III shpjegohet me faktin se rishikimi konsiderohet si EDMS më i zakonshëm në Rusi, dhe jo të gjitha sistemet që aktualisht ofrohen për klientët.

Shpresojmë që përmbledhja e paraqitur do të jetë e dobishme për ju kur zgjidhni një sistem. Dëshiroj të theksoj se duke zbatuar sot EDMS, organizata jo vetëm që rrit efikasitetin e aktiviteteve të saj, por, gjë që është shumë e rëndësishme, fiton përvojë dhe praktikë të vlefshme në kushte të reja - në kushtet e menaxhimit të dokumenteve elektronike.

P.S. Për përgatitjen e rishikimit, u përdorën vetëm materiale të disponueshme publikisht nga faqet zyrtare të internetit të prodhuesve EDMS. Pas publikimit të artikullit, rezultoi se për shkak të përshkrimit jo të plotë të produkteve nga kompania Industrial Information Systems, informacioni për zgjidhjen e tyre është i pasaktë. Ne do ta studiojmë këtë çështje në detaje dhe do t'i përshkruajmë rezultatet në artikullin vijues.

• Sigurimi i menaxhimit efektiv dhe transparencës së aktiviteteve të organizatës në të gjitha nivelet.
• Mbështetja e sistemit të kontrollit të cilësisë.
• Akumulimi i informacionit, menaxhimi i të dhënave dhe rregullimi i aksesit.
• Formalizimi i aktiviteteve të secilit punonjës.
• Optimizimi i proceseve të biznesit.
• Kurseni burime duke ulur koston e menaxhimit të të dhënave në letër.

Një nga tendencat moderne më të rëndësishme në zhvillimin e tregut ECM është përshtatja e ndërfaqeve për menaxhimin e dokumenteve elektronike dhe sistemet e ruajtjes së të dhënave për aksesin në distancë nga kudo ("zyra celulare") dhe pajisje të ndryshme celulare. Ka një interes në rritje të klientëve për të hyrë në sistemet ECM përmes netbook-ëve, telefonave inteligjentë, komunikatorëve, tabletëve, etj. Ndërfaqet e dizajnuara posaçërisht për pajisje të tilla rrisin përdorshmërinë e sistemeve dhe lëvizshmërinë e përdoruesve, duke i lejuar bizneset të rrisin shpejtësinë dhe fleksibilitetin e të gjitha proceseve të biznesit.

Në të njëjtën kohë, ndërfaqet e krijuara posaçërisht për pajisjet celulare nuk kanë disavantazhet që janë të natyrshme në aksesin konvencional në sisteme përmes një shfletuesi në internet: teknologjitë e reja bëjnë të mundur sigurimin e një grupi më të pasur komponentësh, ndërveprim të ndërfaqeve, punë më të përshtatshme me sasi të mëdha të dhënash dhe kërkesa të reduktuara për kanalet e komunikimit. Një stacion pune i lëvizshëm për një menaxher zgjeron më tej gamën e mundësive dhe përshtat sistemin me kërkesat e një menaxheri të lartë: një minimum operacionesh të nevojshme, një ndërfaqe e fokusuar në punën në mënyrat e miratimit, nënshkrimit dhe shqyrtimit të dokumenteve, mbështetje për celularë të ndryshëm. pajisjet dhe platformat, aftësia për të punuar në modalitetin offline, etj.

Teknologjitë moderne për organizimin e ndërfaqeve lejojnë menaxherin të imponojë rezolucione grafike dhe zanore në dokumentet elektronike - domethënë, së bashku me efikasitetin e menaxhimit të dokumenteve elektronike, sistemi i lejon menaxherit të lartë të përdorë çdo mënyrë të përshtatshme për të punuar me dokumente.

Faktorët për krijimin e një EDMS

Kur organizoni dhe zgjidhni një EDMS, më së shumti merren parasysh faktorët e mëposhtëm:

• Nevoja për të automatizuar menaxhimin administrativ të organizatës, kompleksitetin e strukturës.
• Prania e nënndarjeve të largëta territoriale.
• Arkivi i madh letre.
• Nevoja për menaxhimin e rrjedhës së punës.
• Kërkesat për ruajtjen e dokumenteve.
• Aftësia për t'u integruar me sistemet ekzistuese.
• Nevoja për të ruajtur imazhet e dokumenteve, nevoja për të mbështetur detyra të veçanta.
• Nevoja për të kërkuar informacion
• Sigurimi i sigurisë së të dhënave.
• Nevoja për të qenë në përputhje me standardet ndërkombëtare, të industrisë dhe të qeverisë.

Klasifikimi EDMS

• Sisteme me mjete të avancuara të ruajtjes dhe marrjes së informacionit (arkivat elektronike).
• Sistemet me mjete të avancuara të rrjedhës së punës janë krijuar për të siguruar lëvizjen e objekteve të caktuara përgjatë rrugëve të paracaktuara. Me ndihmën e këtyre sistemeve është e mundur të organizohen punë për të cilat të gjitha fazat e përparimit dhe të punës janë të regjistruara paraprakisht.
• Sistemet e fokusuara në mbështetjen e menaxhimit të organizatës dhe akumulimin e njohurive. Kombinoni elementet e dy të mëparshmeve.
• Sisteme të orientuara nga bashkëpunimi. Detyra e tyre është të sigurojnë që njerëzit në organizatë të punojnë së bashku, edhe nëse janë gjeografikisht të largët, dhe të ruajnë rezultatet e kësaj pune.
• Sisteme me shërbime shtesë të avancuara. Për shembull, menaxhimi i marrëdhënieve me klientët, menaxhimi i projektit, faturimi, emaili. Sisteme të tilla mund të jenë autonome dhe të funksionojnë në strukturën e cilësdo prej klasave të sistemeve të listuara.

Çdo organizatë që dëshiron të ketë në dispozicion një strukturë moderne të teknologjisë së lartë për të punuar me menaxhimin e dokumenteve, ka një përzgjedhje të pasur softuerësh. Në të njëjtën kohë, mund të mbështeteni në parime dhe zgjidhje të veçanta private, të cilat do të jenë më të lira, ose të përdorni një sistem të integruar të gatshëm, i cili do të jetë më i përshtatshëm dhe efikas. Në të njëjtën kohë, opsioni i fundit, si rregull, përdor parimet e vendosura të punës me dokumente dhe përputhet me kuadrin rregullator të shumicës së ndërmarrjeve.

Parimet themelore të menaxhimit të dokumenteve elektronike

• Regjistrimi një herë i një dokumenti, i cili bën të mundur identifikimin unik të një dokumenti në çdo instalim të këtij sistemi.
• Mundësia e ekzekutimit paralel të operacioneve, e cila lejon zvogëlimin e kohës së lëvizjes së dokumenteve dhe rritjen e efikasitetit të ekzekutimit të tyre
• Vazhdimësia e lëvizjes së dokumentit, e cila bën të mundur identifikimin e personit përgjegjës për ekzekutimin e dokumentit (detyrës) në çdo moment të jetës së dokumentit (procesit).
• Një bazë të dhënash e vetme (ose e shpërndarë e koordinuar) e informacionit dokumentar, e cila eliminon mundësinë e dublimit të dokumenteve.
• Sistemi i kërkimit të dokumenteve i organizuar në mënyrë efikase që ju lejon të gjeni një dokument me informacion minimal rreth tij.
• Një sistem i avancuar raportimi për statuse dhe atribute të ndryshme të dokumenteve, i cili ju lejon të kontrolloni lëvizjen e dokumenteve përmes proceseve të menaxhimit të dokumenteve dhe të merrni vendime menaxhimi bazuar në të dhënat nga raportet.

Konceptet themelore të menaxhimit të dokumenteve elektronike

Rrjedha e dokumentit - lëvizja e dokumenteve në një organizatë nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit ose dërgimit (GOST R 51141-98); Kompleksi i punimeve me dokumente: marrja, regjistrimi, postimi, kontrolli i ekzekutimit, formimi i lëndëve, ruajtja dhe ripërdorimi i dokumentacionit, punë referimi.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve (EDM) është një mekanizëm i vetëm për të punuar me dokumentet e paraqitura në formë elektronike, me zbatimin e konceptit të "punës në zyrë pa letra".

Një dokument i lexueshëm nga makineri është një dokument i përshtatshëm për leximin automatik të informacionit që përmban ai, i regjistruar në bartës të informacionit magnetik, optik dhe të tjerë.

Një dokument elektronik (ED) është një dokument i krijuar duke përdorur mjete të përpunimit të informacionit kompjuterik, i nënshkruar me një nënshkrim elektronik dixhital (EDS) dhe i ruajtur në një medium makine në formën e një skedari të formatit të duhur.

Teknologjitë e softuerit EDMS

Automatizimi EDMS

Histori

Sa më shpejt të rritej sasia e informacionit brenda korporatës, aq më e dukshme bëhej joefikasiteti i shkëmbimit të dokumenteve tradicionale në letër, megjithatë, rritja e shpejtë e EDMS u përjetua vetëm nga fundi i fundit deri në fillim të këtij shekulli. Vetëm atëherë organizatat në një numër vendesh të zhvilluara - si agjencitë qeveritare ashtu edhe kompanitë private të madhësive të ndryshme - filluan një tranzicion aktiv në rrjedhën e punës pa letra. Në vitin 2000, rritja e tregut global të EDMS arriti një normë të pabesueshme prej 89% në vit. Ishte atëherë, në kushtet e një bumi të vërtetë në zhvillimin e teknologjive të internetit në të gjithë botën, që zgjidhja e vështirësisë kryesore në zbatimin e EDMS filloi të bëhet realitet - inercia e të menduarit, mosgatishmëria për të bërë ndryshime të thella në infrastruktura e kompanisë në nivel të drejtuesve të lartë dhe punonjësve të zakonshëm. Numri i kompjuterëve të instaluar në organizata dhe njohuritë kompjuterike të punonjësve po rriteshin në mënyrë të qëndrueshme, gjë që bëri të mundur kalimin në metoda thelbësisht të reja të menaxhimit të biznesit pa humbje të prekshme. Sipërmarrësit rusë, të mësuar të kthehen në përvojën e vendeve perëndimore kur zgjidhin çështjet e menaxhimit, mbetën pak prapa, duke adoptuar arritjet e kolegëve të huaj. Por tashmë në kohën kur në Shtetet e Bashkuara po miratoheshin ligjet që përcaktonin, ndër të tjera, kërkesa strikte për rrjedhën e dokumenteve dhe raportimin financiar të të gjitha kompanive publike në tregun amerikan të aksioneve, në Rusi në nivel qeveritar kishte një mirëkuptim të qartë të përfitimeve të ofruara nga EDS dhe sisteme të ngjashme.

Aktualisht, shkëmbimi i dokumenteve ndërmjet subjekteve afariste dhe individëve po kalon gradualisht nga letra në atë elektronike. Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve ka një sërë avantazhesh ndaj letrës së thjeshtë - kursen kohë dhe rrit efikasitetin e vendimeve. EDMS mund të ndërtohet si brenda një kompanie ashtu edhe ndërmjet kompanive të ndryshme nëpërmjet internetit.

Menaxhimi elektronik i dokumenteveështë një sistem procesesh për përpunimin e dokumenteve në formë elektronike. Shumica e programeve moderne të kontabilitetit dhe personelit janë në gjendje të gjenerojnë dokumente elektronike në një format standard të vendosur në nivel legjislativ. Por që një dokument i tillë të ketë peshë ligjore, duhet të nënshkruhet nga të dyja palët me nënshkrim elektronik.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve mund të ndahet në dy lloje të mëdha - shkëmbimi i dokumenteve brenda kompanisë ose ndërmjet kompanive të ndryshme nëpërmjet kanaleve të komunikimit. Lejohet të kombinohen këto dy sisteme në një global.

Përdorimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve brenda kompanisë kërkon blerjen e paketës së nevojshme softuerike (platforma EDI), si dhe pajisje për funksionimin e saj (pajisje rrjeti, server, etj.).

Për të shkëmbyer dokumente ndërmjet dy kompanive nevojitet një operator elektronik i menaxhimit të dokumenteve. Garanton dërgimin e mesazheve, kontrollon formatin e dokumenteve të dërguara, kërkon vërtetimin e punës me të dhënat me një nënshkrim elektronik dhe ruan një arkiv dokumentesh.

Kujdes! Një nga këto shërbime është. Dokumentet e marra nëpërmjet tij janë ligjërisht të rëndësishme nëse kanë një shenjë nga EPC e të dy palëve në rrjedhën e dokumentit.

Avantazhet dhe disavantazhet e EDI

Përparësitë kryesore

Menaxhimi elektronik i dokumenteve ka përparësi të pamohueshme ndaj letrës:

• Organizimi i dokumenteve - sistemi nuk do t'ju lejojë të caktoni të njëjtin numër në dokumente të ndryshme, pasi kjo do të ndodhë në rregull dhe automatikisht;
• Ndjekja e pozicionit të secilit dokument - në çdo kohë mund të zbuloni saktësisht se kush po punon me dokumentin. Punonjësi nuk do të jetë në gjendje ta prishë ose ta humbasë atë. Një dokument i fshirë aksidentalisht ose me qëllim mund të rikthehet ende;
• Përshpejtimi i përpunimit të dokumenteve - nëse departamentet e kompanisë janë të shpërndara nëpër disa ndërtesa, atëherë një dokument letre duhet të bartet personalisht atje për miratim. Me EDI, dokumenti i nevojshëm arrin tek punonjësi në një pjesë të sekondës;
• Punë e përshtatshme me versione - kur redaktoni, sistemi ruan çdo version. Nëse është e nevojshme, mund të gjurmoni se kush dhe kur ka bërë ndryshime në dokument;
• Qasje në distancë gjatë gjithë orarit - nëse është e nevojshme, qasja në sistemin EDI mund të organizohet përmes internetit nga çdo kompjuter në botë. Një punonjës mund të punojë me dokumente gjatë një udhëtimi pune, me pushime ose në pushim mjekësor;
• Planifikimi i punës - duke specifikuar datën e krijimit dhe datën e duhur, mund të planifikoni ekzekutimin e dokumenteve hyrëse sipas radhës;
• Kërko për dokumente - mund të kërkoni në bazën e të dhënave të përgjithshme të dokumenteve me fjalë kyçe dhe shprehje;
• Kursimi i letrës - nuk ka nevojë të printoni të gjitha dokumentet në sasinë e kërkuar.

Disavantazhet kryesore

Pavarësisht avantazheve të dukshme, sistemet EDI kanë gjithashtu disavantazhe që mund të ndalojnë një kompani nga zbatimi i tij.

Kjo perfshin:

• Është e nevojshme të shpenzoni para për blerjen e sistemit, i cili, në varësi të numrit të përdoruesve, mund të jetë deri në 100 mijë rubla;
• Pas blerjes, duhet një kohë e gjatë për të instaluar, zbatuar dhe korrigjuar;
• Është e nevojshme të zhvillohen trajnime për të gjithë përdoruesit që do të përfshihen në të;
• Sigurimi i sigurisë së sistemit - kontrolli i aksesit ndërmjet përdoruesve, lëshimi i nënshkrimeve të nevojshme elektronike, mbrojtja nga ndërhyrjet nga jashtë;
• Stafi i kompanisë duhet të ketë një administrator i cili do të monitorojë funksionimin e sistemit, do të kryejë veprime shërbimi dhe do të zgjidhë çështjet e përdoruesit;
• Për të ruajtur informacionin, është e nevojshme të kopjoni bazën e të dhënave me dokumente;
• Nëse firmat partnere nuk kanë një EDI, duhet të sigurohet një sistem elektronik dhe ai në letër.

Funksionaliteti i menaxhimit të dokumenteve elektronike

Çdo sistem i rrjedhës së punës duhet të sigurojë një sërë veprimesh:

• Punoni me çdo lloj dokumenti - krijoni, hartoni, përpunoni, regjistroni, kontrolloni zbatimin e tyre, koordinoni, etj.;
• Organizoni flukset e rrjedhës së punës - përcaktoni rrugët brenda kompanisë, kufizoni aksesin midis përdoruesve individualë, siguroni mundësinë për të punuar me një dokument për disa njerëz në të njëjtën kohë;
• Organizoni një arkiv dokumentesh me mundësinë e kërkimit, ruajtjes së tyre.

Kujdes! Menaxhimi elektronik i dokumenteve duhet të ofrojë të njëjtën aftësi për të punuar me dokumente si letra tradicionale.

Sistemet e mëdha të avancuara ofrojnë mundësi për:

• Regjistrimi i të gjitha dokumenteve kaluese - hyrëse, dalëse, të brendshme, me ridrejtimin e tyre të mëtejshëm në krye;
• Sigurimi i një procedure uniforme për punën me dokumentet në çdo sektor të kompanisë;
• Punoni me dokumentin si individualisht ashtu edhe kolektivisht;
• Shkëmbejnë dokumente ndërmjet departamenteve dhe punonjësve të veçantë;
• Kufizoni aksesin në dokumente;
• Përdorni formularë standardë për të gjitha dokumentet;
• Kontrolloni që miratimi, ekzekutimi dhe punët e tjera me dokumentin të përfundojnë në kohë;
• Gjeneroni raportime - analitike, statistikore, etj.;
• Organizoni ruajtjen arkivore me fiksimin e datës dhe orës së aksesit në to nga përdoruesit.

A është e mundur të kombinohet menaxhimi i dokumenteve në letër me atë elektronik?

Pas kalimit në menaxhimin elektronik të dokumenteve në një organizatë, në fillim nuk do të jetë ende e mundur të braktisësh plotësisht dokumentet në letër.

Kjo mund të ndodhë për disa arsye:

• Jo të gjithë kontraktorët përdorin EDI;
• Kompania tashmë ka shumë dokumente letre në arkiv.

Sidoqoftë, ka dallime thelbësore në punën me dokumente elektronike dhe në letër. Për shembull, një dokument letre duhet të printohet dhe t'i sillet menaxherit për nënshkrim, ndërsa ai elektronik nënshkruhet në vetë sistem. Dokumentet e kontabilitetit në letër të dërguara një pale mund të humbasin me postë gjatë dërgesës, ndërsa ato elektronike arrijnë te adresuesi.

Dallimi kryesor midis punës me dy lloje dokumentesh është ruajtja e tyre. Dokumentet elektronike hyjnë menjëherë në sistem, ku të gjithë përdoruesit mund të punojnë me to. Për dokumentet në letër, duhet ende të organizohet një arkiv ku do të ruhen në mënyrë të rregullt. Në të njëjtën kohë, pas hyrjes në kompani, dokumenti në letër duhet të skanohet dhe kjo kopje e skanuar duhet të ngarkohet në sistem për punë të mëtejshme.

Kujdes! Kështu, puna brenda kompanisë duhet të kryhet vetëm në formë elektronike. Nëse vjen një dokument në letër, atëherë e shohin vetëm ata që e marrin ose e nënshkruajnë. Në të njëjtën kohë, puna me një kopje elektronike ju lejon të mbroni origjinalin nga pothuajse çdo humbje dhe lejon disa përdorues të punojnë me të menjëherë.

Cilat janë programet ED?

Ka shumë sisteme të menaxhimit të dokumenteve në treg, secili me avantazhet dhe disavantazhet e veta. Sistemet më të zakonshme:

Sistemi	Veçoritë	Çmimi
Nje biznes	Një nga programet më të mëdha EDI. Funksionalitet i madh, thjeshtësi dhe lehtësi në përdorim.	Nga 11 në 13,5 mijë rubla. për një punë
Logjika	Mund të përdoret në kompani të çdo madhësie, të lehtë për t'u mësuar, përshtatje fleksibël	Nga 4900 në 5900 për vend.
Eufrati	I konsideruar si më i avancuari nga sistemet, paketa përfshin sistemin e vet të bazës së të dhënave, dizajn të lehtë dhe të këndshëm	Nga 5,000 rubla për vend pune kur vendoset në serverin e një organizate, nga 10,000 rubla. kur vendoset në pajisjet e zhvilluesit.
1C: Arkivi	Integrim i plotë me çdo produkt 1C, aftësia për të ruajtur çdo skedar - tekst, grafikë, video dhe audio.	Nga 12 në 57 mijë rubla. për të gjithë programin.
DIRECTUM	Sistemi optimal për ndërmarrjet e vogla dhe të mesme, ju mund të kombinoni dokumentet elektronike me ato letre.	Nga 7 mijë rubla. deri në 2 milion rubla për një licencë
OPTIMA-Rrjedha e punës	Një sistem i ri që sapo ka filluar të zhvillohet në mënyrë aktive. Ka disa veçori unike për këtë sistem.	Nga 55 në 75 mijë rubla. për një licencë.

Ndërveprimi i një dokumenti elektronik me programe të tjera

Duke zënë vendin e tij në mjedisin elektronik të organizatës, sistemi EDI duhet të mbështesë lirisht aplikacionet e tjera të biznesit që tashmë funksionojnë në të gjatë funksionimit. Për shembull, është e nevojshme të përpunohen lirshëm dokumentet e kontabilitetit - fatura, akte, fatura, autorizime, etj.

Përveç kësaj, sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve duhet të punojë me të gjithë në mënyrë të qëndrueshme dhe të funksionojë me të njëjtat të dhëna. Prandaj, është e nevojshme që sistemi të jetë në gjendje të mbështesë drejtoritë e përdorura në mjedisin elektronik dhe të jetë në gjendje të përditësojë të dhënat në to.

Përveç kësaj, është e nevojshme të merret parasysh puna me të dhëna të jashtme - e-mail, platforma tregtare, etj.

Kur zgjidhni një EDI, është e nevojshme t'i kushtohet vëmendje mundësisë së ndërveprimit të tij me mjetet dhe burimet e tjera të të dhënave të disponueshme në ndërmarrje. Zakonisht, sistemet e njohura, dhe për këtë arsye në zhvillim aktiv, përfshijnë shumë module për programet më të njohura - 1C, Parus, Oracle dhe shumë të tjerë.

Për shembull, menaxhimi elektronik i dokumenteve të programit 1C mund t'ju lejojë të gjeneroni, merrni dhe dërgoni dokumente elektronike të kontabilitetit direkt prej tij, duke i konfirmuar ato me një nënshkrim të kualifikuar.