Vidinis personalo auditas. Personalo auditas – kas tai? Užsakyti personalo auditą

Personalo auditas yra gana nauja kryptis personalo valdymo srityje. Nepaisant jauno amžiaus, ši kryptis tapo įprasta rimtose įmonėse, kurios ypatingą dėmesį skiria personalo dokumentų tvarkymui. Personalo audito sąvoka žmogiškųjų išteklių tarnyboms atėjo iš apskaitos skyriaus ir yra nepriklausomas auditas personalo dokumentus. Į šią procedūrą turėtų leisti tik didelę patirtį šioje srityje turintys specialistai, nes darbas yra svarbus ir atsakingas. Dėl to kyla klausimas, kaip pasirinkti audito paslaugas, kaip mūsų svetainė gali tai padėti. Sužinokite atsakymus žemiau.

Kas turėtų būti įtraukta į KDP audito paslaugą?

KDP audito paslaugos – tai ne konkretus veiksmas, o visa eilė veiklų, kurių tikslas – kruopštus nepriklausomas verslo personalo dokumentacijos patikrinimas. Šis kompleksas turėtų apimti:

• dokumentų atitikties darbo ir archyvų teisės aktams patikrinimas;
• organizacijos vidaus vietinių taisyklių atitikties reikalavimams patikrinimas;
• nuorodų į visus įprastus aktus, pagal kuriuos fiksuojami šiurkštūs pažeidimai, pateikimas;
• išsamių rekomendacijų dėl nustatytų pažeidimų ištaisymo teikimas;
• nepriklausomo esamos situacijos įvertinimo su personalo dokumentų srautu įmonėje atlikimas.

Be to, įmonės personalo įrašų auditas turėtų apimti prioritetų nustatymą toliau nurodytiems veiksmams, siekiant ištaisyti problemas, susijusias su HR įrašais. Tai integruotas požiūris, leidžiantis greitai nustatyti visus pažeidimus ir gauti rekomendacijas dėl jų pašalinimo, ir visa tai už vieną mokėjimą.

Personalo audito rūšys

Atsižvelgiant į situacijos sunkumą, reikėtų pasirinkti vieną iš dviejų šiandien egzistuojančių audito tipų:

standartinis auditas. Tai priemonių visuma, skirta atlikti personalo dokumentacijos ir reglamentų auditą, po kurio atliekamas ekspertinis vertinimas ir rekomendacijų dėl nustatytų pažeidimų ištaisymo teikimas. Standartinis auditas apima dokumentų atitikties teisės aktams patikrinimą, personalo dokumentų auditą ir sutikrinimo lentelės, kurioje pažymimi taisytini dokumentai ir aktai, sudarymą.

Išplėstinis auditas. Tai platesnis priemonių rinkinys, kuris, be jau minėtų veiksmų, apima neatitikimų priežasčių analizę, taip pat galimų pasekmių, kurios gali kilti ignoruojant būtinybę ištaisyti pažeidimus, sąrašo sudarymą. .

Žinoma, pažangus auditas yra pageidaujama paslauga ir, jei įmanoma, ją reikėtų rinktis.

Kaip išsirinkti kvalifikuotą audito specialistą?

Šioje skiltyje galite rasti daugybę personalo audito specialistų pasiūlymų. Daryti teisingas pasirinkimas atlikėjas, atkreipkite dėmesį į šiuos veiksnius:

Portfelis – pagal jį galima nustatyti profesionalumo lygį ir teikiamų paslaugų kokybę.

Auditas – tai nepriklausomo organizacijos, sistemos, proceso, projekto ar produkto veiklos vertinimo procedūra, siekiant nustatyti rizikas ir konfliktines situacijas. Auditas gali būti vidinis, kai jį atlieka pati organizacija, ir išorinis, kai pagal sutartį pasitelkiami trečiųjų šalių specialistai, vertinantys veiklą konkrečioje įmonės srityje. Dažniausiai terminas „auditas“ vartojamas kalbant apie įmonių finansinių ataskaitų patikrinimą, tačiau yra ir kitų rūšių, pavyzdžiui, personalo auditas. Daugelis yra girdėję šią frazę, bet nežino, kokia yra šios procedūros esmė. Šiandien kalbėsime konkrečiai apie personalo dokumentacijos auditą, pasakysime, kam jis reikalingas, kada ir kas jį atlieka.

Kodėl jums reikia personalo audito?

Turime iš karto pasakyti, kad personalo auditas yra neprivalomas įvykis ir nėra atliekamas labai dažnai. Tačiau manome, kad tokia procedūra turėtų būti atliekama:

— pasirengimas darbo, archyvų, pensijų, migracijos ir kt. teisės aktų reikalavimų laikymosi patikrinimui;

- rizikos, susijusios su konkrečia situacija, įvertinimas (rizika, kuri gali kilti atliekant reguliavimo institucijų patikrinimą, nagrinėjant darbo ginčą teisme, atliekant profesinių sąjungų kontrolę ir kt.);

– personalo specialistų profesionalumo tobulinimas (mokymai apie padarytus pažeidimus);

- Personalo skyriaus darbuotojų profesionalumo įvertinimas;

- veiksmų plano, kaip ištaisyti padarytus pažeidimus, parengimas;

— personalo tarnybos darbo optimizavimas (kaštų mažinimas, atskaitomybės sistemos sukūrimas, apdovanojimai ir kt.).

Be to, auditas padės įvertinti ir analizuoti personalo dokumentų būklę perduodant dokumentus per reorganizaciją, keičiantis vadovybei (įskaitant vadovavimą personalo skyriui), atleidžiant (įdarbinant) personalo skyriaus (HR) darbuotojus.

Daryti tai savarankiškai ar iš išorės?

Kartojame, kad personalo auditą galite atlikti ir patys, arba pasinaudoti trečiųjų šalių įmonių paslaugomis, nes jų yra pakankamai daug ir yra iš ko rinktis. Kartu personalo auditas yra labai atsakingas dalykas, nes jis tiesiogiai susijęs su įmonės konfidencialiais dokumentais.

Jei planuojate pasirinkti išorės auditorių, svarbu, kad paslaugą teiktų kvalifikuoti specialistai, šioje srityje dirbantys daugiau nei metus. Paklauskite, kaip dažnai audito įmonė teikia personalo dokumentų tvarkymo tikrinimo paslaugas, ar tarp jūsų klientų yra organizacijų, kurios savo veikla panašios į jūsų. Atminkite, kad patikimos konsultacinės įmonės, siūlančios personalo auditą ir įdarbinančios specialistus, paslaugos negali būti pigios.

Trečiosios šalies organizacijos personalo audito sėkmė taip pat priklauso nuo to, kaip įmonė yra pasirengusi bendrauti su auditoriais. Todėl dažniausiai prieš pradedant auditą sudaroma darbo grupė, susidedanti iš auditui atlikti pakviestų įmonės atstovų ir užsakovės įmonės atstovų. Kviečiamų auditorių sudėtį ir skaičių daugiausia lemia būsimų darbų laikas ir apimtis, tačiau teisininkų ir dokumentų tvarkymo srities specialistų dalyvavimas tikrai reikalingas.

Jei nėra noro įtraukti trečiųjų šalių specialistų, o tam nėra numatytas finansavimas, galima atlikti personalo auditą ir savarankiškai. Tačiau iškėlus atitinkamą užduotį įstaigos personalo tarnybos darbuotojams, reikia atminti, kad jie ne visada yra pasirengę objektyviai įvertinti esamą situaciją, nes tikrai patikrins savo darbą. Be to, darbuotojai gali „užmerkti akis“ į kai kurias klaidas, nes turės jas ištaisyti.

Manome, kad jei vis dėlto pasirenkamas vidaus auditas, geriausia sukurti nedidelį struktūrinis padalinys už tai, arba komisija, kurioje turi būti specialistas, kuris išmano darbo teisės aktus ir personalo apskaitos tvarkymą, bet nepriklauso nuo tų asmenų, kurių darbą tikrins, pavyzdžiui, teisininko.

Personalo dokumentų tikrinimo reguliavimo sistema

Pirmiausia įvardinsime pagrindines taisykles, kurių reikia laikytis tikrinant personalo dokumentaciją. Pagrindiniai iš jų yra:

- 2003 m. balandžio 16 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas N 225 „Dėl darbo knygų“ (kartu su Darbo knygų tvarkymo ir saugojimo taisyklėmis);

- 2003 m. spalio 10 d. Rusijos Federacijos darbo ministerijos potvarkis N 69 „Dėl Darbo knygelių pildymo instrukcijos patvirtinimo“ (toliau – Darbo knygelių pildymo instrukcijos);

- Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2004-01-05 dekretas N 1 „Dėl darbo ir jo apmokėjimo pirminės apskaitos dokumentų vieningų formų patvirtinimo“ (toliau – Dekretas N 1);

- Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymas N 558 „Dėl standartinių administracinių archyvinių dokumentų, sudarytų vykdant valstybės institucijų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašo patvirtinimo, nurodant saugojimo terminus ";

— 2006 m. liepos 27 d. federalinis įstatymas N 152-FZ „Dėl asmens duomenų“;

— GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai“;

- Darbo kodeksas.

Be to, yra pakankamai daug žinybinių nuostatų, reglamentuojančių raštvedybą, asmens bylų vedimo tvarką ar reglamentuojančius kitus aspektus. darbo santykiai. Šiuos aktus taip pat reikia išstudijuoti ir taikyti tikrinant personalo dokumentaciją.

Ką mes tikriname?

Mes nesvarstysime, kaip konsultacinė organizacija atlieka auditą civilinės teisės sutarties pagrindu, o orientuosimės į vidaus auditą. Jo vykdymo tvarka priklauso nuo tikslų. Galite patikrinti visas atskaitos ir personalo dokumentų įforminimo sritis arba galite patikrinti tik vieną sritį, pavyzdžiui, darbo sutartis. Bet kuriuo atveju pirmas žingsnis link audito pradžios bus įsakymo atlikti auditą išdavimas, kuriuo paskiriamas inspektorius arba sudaroma revizijos komisija. Užsakyme galite nurodyti čekio temą.

Atnešam pavyzdinis pavyzdysįsakymas.

Savivaldybės biudžetinė švietimo įstaiga

"Vidurinė mokykla N 72"

Užsakymas N 42

dėl personalo audito atlikimo

Siekiant pagerinti personalo skyriaus darbą ir sumažinti riziką, susijusią su netinkamu personalo apskaitos tvarkymu,

Aš užsisakau:

1. Atlikti vidinį personalo auditą tema „Įdarbinimo įregistravimas ir kasmetinių mokamų atostogų suteikimas“ 2012-05-28 – birželio 5 d.

2. Revizijos komisijos pirmininku paskirti direktoriaus pavaduotoją edukaciniam darbui A. G. Volkovą.

3. Į komisiją įtraukite:

- direktoriaus pavaduotojas administraciniam ir ūkiniam darbui O. L. Zolotovas;

- rusų kalbos ir literatūros mokytojas Paramonovas V.S.;

- teisės patarėjas Lopukhovas I.R.

4. Pateikti aktą apie atliktą patikrinimą iki 2012-08-06.

5. Šio įsakymo vykdymo kontrolę pavesti direktoriaus pavaduotojai ugdymo darbui Volkovai A. G..

Režisierius Komova /L. V. Komova /

Susipažino su užsakymu:

Volkova A. G. 2012-05-16, Volkova

Zolotova O. L. 2012-05-16, Zolotova

Paramonova V. S. 2012-05-16, Paramonova

Lopukhovas I. R. 2012-05-16, Lopukhovas

Jeigu yra nustatytas audito dalykas, tai personalo skyriaus vedėjas gali tik parengti reikiamus dokumentus. Jeigu auditas atliekamas keičiantis personalo tarnybos vadovybei ar perduodant bylas iš vieno specialisto kitam, būtina nustatyti tikrintinų dokumentų sąrašą.

Atminkite, kad yra sąrašas privalomų dokumentų, kurie turėtų būti bet kurioje organizacijoje, neatsižvelgiant į jos teisinę formą ir nuosavybės formą. Šie dokumentai apima:

1. Personalas. Iš karto pasakykime, kad Darbo kodekse yra tik paminėjimas apie šį dokumentą, bet nėra nuorodos į pareigą jį surašyti. Dekretas N 1 suvienodino šio dokumento formą - T-3. Atkreipkite dėmesį, kad reguliavimo institucijos, nesvarbu, ar tai būtų Valstybinė darbo inspekcija, prokuratūra ar mokesčių inspekcija, beveik visada to prašo: įstaigos struktūra, darbo užmokesčio fondas, pašalpos ir papildomos išmokos darbuotojams yra aiškūs iš tvarkaraščio.

2. Atostogų grafikas. Šio dokumento įpareigojimas nekelia abejonių, kadangi 2009 m. Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnyje aiškiai nurodyta, kad kasmetinės apmokamos atostogos darbuotojams suteikiamos pagal darbdavio patvirtintą atostogų grafiką, atsižvelgiant į darbuotojams atstovaujančio organo nuomonę, ne vėliau kaip prieš dvi savaites iki atostogų pradžios. Naujieji metai. T-7 tvarkaraščio formą suvienodina ir nutarimas Nr.

3. Asmeninės kortelės – formos T-2 ir T-2GS (MS). Jie turi būti saugomi kiekvienam darbuotojui, nes su kiekvienu įrašu darbo knygelėje darbdavys privalo pasirašytinai supažindinti darbuotoją jo asmeninėje kortelėje - joje, remiantis Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklių 23 punktu. , darbo knygelėje padarytas įrašas kartojamas.

4. Asmeniniai reikalai. Prievolė juos išlaikyti nustatyta tam tikroms darbuotojų kategorijoms, kurioms priklauso valstybės tarnautojai, savivaldybės darbuotojai, muitinės pareigūnai ir kt.

Valstybės tarnautojų asmens bylų tvarkymo tvarka nustatyta 2005 m. gegužės 30 d. Rusijos Federacijos prezidento dekretu N 609 „Dėl valstybės tarnautojo asmens duomenų nuostatų patvirtinimo“. Rusijos Federacija ir tvarkyti jo asmens bylą. Rusijos Federaciją steigiančio subjekto valstybės tarnautojams asmens bylos tvarkymo tvarką nustato šio steigiamojo subjekto norminiai aktai. Pavyzdžiui, Maskvos miesto darbuotojams tai nustatyta 2011-06-15 Maskvos mero dekretu N 44-UM, o Sankt Peterburgo valstybės tarnautojams - Sankt Peterburgo vyriausybės dekretu. 2008-06-30 N 773.

5. Darbo laiko apskaitos žiniaraštis (formos T-12, T-13) taip pat turėtų būti kiekvienoje institucijoje, nes 2 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 91 straipsnis įpareigoja darbdavį vesti kiekvieno darbuotojo faktiškai dirbtų darbo valandų apskaitą.

Pastaba! Anksčiau valstybės institucijos, valstybės nebiudžetinių fondų skyriai, teritorinių valstybės nebiudžetinių fondų skyriai, vietos savivalda, biudžetinės įstaigos, įstaigos, teikiančios grynųjų pinigų paslaugas Rusijos biudžeto sistemos biudžetams vykdyti, darbo laikui registruoti naudojo 0504421 formos darbo laiko apskaitos žiniaraštį, patvirtintą Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2008 m. gruodžio 30 d. įsakymu N 148n. . Tačiau dėl to, kad jis neteko galios 2011 m. sausio 1 d. (Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2010 m. gruodžio 1 d. įsakymas N 157n), forma iš Rusijos Federacijos finansų ministerijos 2011 m. 2010 m. gruodžio 15 d. naudojamas N 173n - 0301008, ir tai yra tiksli T-13 formos kopija.

6. Nustatytos formos darbo knygelės yra pagrindinis darbuotojo darbo veiklos ir stažo dokumentas. Kiekvienas darbdavys (išskyrus darbdavius, kurie nėra individualūs verslininkai) privalo juos saugoti kiekvienam darbuotojui, išdirbusiam pas jį ilgiau nei penkias dienas, tuo atveju, kai darbas pas šį darbdavį yra pagrindinis. darbuotojas (Rusijos Federacijos darbo kodekso 66 straipsnis).

Darbo knygelėje yra informacija apie darbuotoją, jo atliekamus darbus, perdavimus kitam Nuolatinis darbas ir atleidimas iš darbo, taip pat darbo sutarties nutraukimo pagrindas ir informacija apie apdovanojimus už sėkmingą darbą. Informacija apie nuobaudas knygelėje neįrašoma, išskyrus atvejus, kai drausminė nuobauda yra atleidimas iš darbo.

Pastaba! Patikrinkite, ar yra paskirtas asmuo, atsakingas už darbo knygelių tvarkymą, ar jie visi yra įregistruoti darbo knygelių ir įdėklų judėjimo apskaitos knygoje. Be to, pažiūrėkite į įrašus darbo knygelėse – jie turi būti daromi pagal užsakymus.

7. Darbo sutartys arba paslaugų sutartys. Darbo sutartis – tai darbdavio ir darbuotojo susitarimas, pagal kurį darbdavys įsipareigoja aprūpinti darbuotoją darbu pagal numatytą darbo funkciją, užtikrinti darbo sąlygas, laiku ir visa apimtimi mokėti darbo užmokestį, o darbuotojas įsipareigoja. asmeniškai atlikti šioje sutartyje nustatytą darbo funkciją, laikytis darbdavio vidaus darbo taisyklių taisyklių.

8. Užsakymai personalui:

- dėl įdarbinimo (formos T-1, T-1a);

- perkėlus į kitą darbą (formos T-5, T-5a);

- dėl atostogų suteikimo (formos T-6, T-6a);

- apie siuntimą į komandiruotę (formos T-9, T-9a);

- apie paaukštinimą (formos T-11, T-11a);

- dėl darbo sutarties nutraukimo (nutraukimo) (formos T-8, T-8a).

Šias unifikuotas formas turi taikyti visos Rusijos Federacijos teritorijoje veikiančios organizacijos, nepriklausomai nuo nuosavybės formos (Nutarimo Nr. 1 2 punktas).

Tikrinant šiuos įsakymus, būtina įsitikinti, ar yra dokumentai – jų paskelbimo pagrindas. Gana dažnai jų nėra – įsakyme yra nuoroda į susitarimą, pareiškimą ar kitą dokumentą, bet jo paties nėra. Tai yra pažeidimas.

9. Užsakymai pagrindinei veiklai. Būtina patikrinti, ar nėra vadovo parašų, patvirtinimo vizų. Prisiminkite, kad tokie įsakymai turėtų būti laikomi atskirai nuo įsakymų personalui.

Atkreipkite dėmesį, kad būtina ne tik patikrinti šių dokumentų prieinamumą, bet ir atkreipti dėmesį į tai, kaip jie surašyti. Pavyzdžiui, pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 67 straipsniu, darbo sutartis sudaroma raštu, sudaryta dviem egzemplioriais, kurių kiekvienas yra pasirašytas šalių. Vienas egzempliorius atiduodamas darbuotojui, kitas pasilieka pas darbdavį. Tai, kad darbuotojas gavo darbo sutarties kopiją, turi patvirtinti savo parašu ant darbdavio saugomos kopijos. Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsnis apibrėžia sąlygas, kurios turi būti įtrauktos į darbo sutarties tekstą.

Tačiau su paslaugų sutartimi viskas yra kitaip. Be to, kad jo turinį nustato federalinis įstatymas, patvirtintas 2005 m. vasario 16 d. Rusijos Federacijos prezidento dekretas N 159. apytikslė forma sutartis dėl valstybės valstybės tarnybos perėjimo ir valstybės valstybės tarnybos pareigybės pakeitimo. Todėl patikrinkite, ar sutartys atitinka įstatymo reikalavimus ne tik turiniu, bet ir forma. O dėl turinio atkreipiame dėmesį, kad, pavyzdžiui, svarbiausias įsakymų dėl atleidimo iš darbo tikrinimo objektas bus juose nurodytos atleidimo priežasties ir pagrindo nurodymas. Remiantis str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 84.1 punktu, jie turi būti nurodyti griežtai laikantis Rusijos Federacijos darbo kodekso ar kito federalinio įstatymo redakcijos ir nurodant atitinkamą straipsnį, straipsnio dalį, straipsnio dalį. Tikrinamas turinys darbo sutartys, sutelkti dėmesį į sąlygų buvimą, kurios pagal str. Į jų tekstą privaloma įtraukti Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 str.

Vietos taisyklės, knygos, registrai

Pradėkime nuo to, kad remiantis str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 8 straipsniu, darbdaviai, išskyrus darbdavius ​​- asmenis, kurie nėra individualūs verslininkai, priima vietinius teisės aktus, kuriuose yra normų. darbo teisė, pagal savo kompetenciją pagal darbo teisės aktus ir kitus norminius teisės aktus, kuriuose yra darbo teisės normų, kolektyvines sutartis, sutartis. Tokių aktų nuostatos neturėtų pabloginti darbuotojo padėties, palyginti su tuo, kas nustatyta darbo teisės aktuose.

Taip pat reikia patikrinti šiuos dokumentus.

1. Vidaus darbo taisyklės. Pagal str. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 189 straipsniu, šis dokumentas reglamentuoja darbuotojų priėmimo į darbą ir atleidimo iš darbo tvarką, pagrindines darbo sutarties šalių teises, pareigas ir atsakomybę, darbo laiką, poilsio laiką, darbuotojams taikomas paskatas ir nuobaudas, taip pat kiti darbo santykių su šiuo darbdaviu reguliavimo klausimai.

2. Darbo apsaugos instrukcijos. Paprastai juos sudaro darbo apsaugos reikalavimai prieš pradedant darbą, jo metu ir baigus, taip pat yra skubios pagalbos procedūra. Šios instrukcijos rengiamos atsižvelgiant į darbuotojo pareigas, profesiją ar jo atliekamo darbo pobūdį, remiantis tarpsektorine ar sektorine standartine darbo apsaugos instrukcija, tarpsektorine ar sektorine darbo apsaugos taisyklėmis, saugos reikalavimais, nustatytais Darbo kodekse. įrenginių gamintojų eksploatacinė ir remonto dokumentacija, organizacijos technologinė dokumentacija, atsižvelgiant į konkrečias gamybos sąlygas, remiantis Metodinėmis rekomendacijomis.

3. Darbuotojų asmens duomenų saugojimo ir apsaugos nuostatai (ar kitas jų saugojimo ir naudojimo tvarką nustatantis dokumentas). Šio lokalinio akto parengimas yra privalomas dėl 19 str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 87 straipsnis.

4. Darbo apmokėjimo reglamentas ar kitas lokalinis norminis aktas, reglamentuojantis darbo apmokėjimo įstaigoje ir priemokų darbuotojams sistemą. Ši nuostata yra privaloma pagal str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 135 straipsnis - darbo užmokesčio sistemos, įskaitant dydžius tarifų tarifus, atlyginimai ( oficialių atlyginimų), papildomos priemokos ir kompensacinio pobūdžio pašalpos, įskaitant už darbą nukrypstančiomis nuo įprastomis sąlygomis, papildomų priemokų ir skatinamojo pobūdžio pašalpų sistemas bei premijų sistemas, nustatomos kolektyvinėmis sutartimis, sutartimis, vietiniais teisės aktais pagal darbo teisės aktus ir kiti norminiai teisės aktai, kuriuose yra darbo teisė.

Be paminėtų, yra ir kitų būtinų dokumentų, kurie yra privalomi kai kurioms organizacijoms dėl veiklos specifikos, pavyzdžiui, pamainų grafikas, pareigybių, kurių darbo laikas nereguliarus, sąrašas, sutartys pilnai individualiai. atsakomybė, nuostata dėl komercinių ar kitų įstatymų saugomų paslapčių.

Jei įstaiga yra parengusi kitus vietinius reglamentus, reglamentuojančius kurią nors darbo santykių sritį, rekomenduojame juos patikrinti, ar nėra sąlygų, kurios pablogina darbuotojo padėtį, palyginti su nustatytais darbo teisės aktais, ir teisinę galią (ar darbuotojų atstovaujamojo organo nuomonė atsižvelgiama, patvirtinama, ar dokumentas yra įstaigos vadovas, ar darbuotojai yra susipažinę su aktu ir pan.). Gali būti:

- kolektyvinė sutartis;

— susitarimas dėl kolektyvinės atsakomybės;

— reglamentas dėl darbuotojų prisitaikymo;

- bandomojo laikotarpio išlaikymo tvarkos reglamentas;

- darbuotojų atestavimo reglamentas.

Ypatingą dėmesį rekomenduojame skirti pareigybių aprašymų patikrai. Viena vertus, jie nėra privalomi, kita vertus, remiantis 1999 m. Remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 57 straipsniu, būtina darbo sutarties sąlyga yra darbo funkcija ir ji nustatyta arba darbo sutartyje, arba, norint jos neapkrauti, darbo aprašymas. Todėl kartais instrukcijos tiesiog būtinos.

Pereikime prie žurnalų, tarp kurių, taip pat tarp vietinių taisyklių, yra ir privalomų.

Žurnalo pavadinimas	Norminis aktas
Darbo knygų ir įdėklų judėjimo apskaitos knyga	Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklių 40, 41 punktus, formą nustato Darbo knygelių pildymo instrukcijos 3 priedas.
Pajamų ir išlaidų knygelė darbo knygelės apskaitos formoms ir įdėklas joje	Tas pats
Patikrinimo žurnalas	2008 m. gruodžio 26 d. federalinio įstatymo N 294-FZ „Dėl teisių apsaugos“ 16 straipsnis juridiniai asmenys ir individualūs verslininkai vykdant valstybės kontrolę (priežiūrą) ir savivaldybių kontrolę“. Žurnalo forma patvirtinta Rusijos Federacijos ekonominės plėtros ministerijos 2009 m. balandžio 30 d. įsakymu N 141

Be minėtų privalomų žurnalų, įstaiga gali vesti ir kitus žurnalus, skirtus informacijai apie personalo apskaitą sisteminti, pavyzdžiui:

- darbo sutarčių registrai, įsakymai dėl personalo, asmens bylos, invalidumo lapai;

— susipažinimo su vietos taisyklėmis žurnalas;

- išdavimo žurnalas kelionės pažymėjimai, nuoroda.

Tikrindami žurnalus ir apskaitos knygas atkreipkite dėmesį į jų dizainą. Visi žurnalų lapai turi būti sunumeruoti, patys žurnalai suvarstyti, užantspauduoti vaško antspaudu arba užantspauduoti ir sertifikuoti organizacijos vadovo. Jokie taisymai žurnaluose neleidžiami. Taip pat būtina pasirūpinti, kad darbo knygelių ir įdėklų į jas judėjimo apskaitos knygelėje būtų užpildyti visi stulpeliai, joje nėra pataisymų, ši knyga suvarstoma ir užantspauduota.

Pastaba. Dokumentų registravimo ir sisteminimo sistemos analizė yra labai svarbi, nes suteikiama informacija, kaip įstaigoje sutvarkyta dokumentų saugojimo sistema.

Programinės įrangos auditas

Šiuo metu dauguma įstaigų personalo apskaitą tvarko naudodamos specializuotus programinės įrangos produktus, todėl juos taip pat teks tikrinti.

Tikrindami būtinai patikrinkite, ar programa suteikia galimybę tvarkyti personalo apskaitą pagal galiojančių teisės aktų reikalavimus (gali būti, kad programinio produkto kūrėjai „pametė“ tam tikras reikalingas detales), ar yra visos suvienodintos formos. yra programoje, kaip dažnai ji atnaujinama, ar aktualūs visų formų dokumentai.

Kitas svarbus aspektas, kurį reikia patikrinti, yra prieigos prie programinės įrangos ir (ar) sukurtos personalo dokumentacijos tvarka. Kartu būtina išsiaiškinti, kuris iš įmonės darbuotojų yra susijęs su personalo duomenų tvarkymu, ir įsitikinti, kad sistema neįtraukia galimybės prieiti prie elektroninių dokumentų formų tiems darbuotojams, kurių darbo pareigas darbas su tokiais duomenimis neįtraukiamas.

Personalo skyriaus darbui skirtos programinės įrangos auditas nustatys galimus neteisėtos prieigos ar personalo informacijos praradimo kanalus, taip pat įvertins konkretaus programinės įrangos produkto naudojimo tinkamumą.

Taigi personalo dokumentacijos audito metu tikrinamas privalomų dokumentų buvimas, įforminimo teisingumas, taip pat dokumentų turinio atitiktis įstatymo reikalavimams.

Geriau dokumentuoti patį audito procesą, kad vėliau, sudarant galutinę ataskaitą, nieko svarbaus nepamirštumėte.

Personalo dokumentų audito rezultatai

Paskutinis dokumentų tikrinimo etapas bus ataskaitos parengimas, kuriame bus aprašyta esama padėtis, nurodytos probleminės sritys ir galima rizika. Taip pat ataskaitoje dažniausiai pateikiamos rekomendacijos, kaip pašalinti nustatytus pažeidimus. darbo teisė ir trūkumai, taip pat galimos nuobaudos, jei pažeidimai nebus ištaisyti (žr. 45 psl.).

Atliekant personalo dokumentacijos auditą keičiantis personalo tarnybos vadovybei ar personalo apskaitos specialistui, papildomai būtina surašyti bylų priėmimo ir perdavimo aktą, kurio priede bus pateiktas sąrašas. darbo knygelės (nurodant pilną savininko vardą, pavardę, darbo knygelės seriją ir numerį bei intarpus (jei yra)).

Apibendrinant pažymime, kad periodinio personalo dokumentacijos audito metu darbdavys turi galimybę išvengti reguliavimo institucijų sankcijų – baudų, organizacijos veiklos sustabdymo, baudžiamosios atsakomybės. Be to, jei auditas atliekamas savarankiškai, personalo darbuotojai turi galimybę tobulinti savo profesinį lygį, aptikdami ir taisydami savo klaidas.

Ir atminkite, kad teisingas personalo įrašų tvarkymas yra raktas į sėkmingą konfliktų su darbuotojais ir reguliavimo institucijomis sprendimą.

Nustatyti pažeidimai	Pažeistas reglamentas	Galima bausmė	Koregavimo rekomendacijos
1. Personalo ir darbo užmokesčio dokumentai
Atlyginimų šakutė įdėta į personalo lentelę	Rusijos Federacijos darbo kodekso 3, 20, 22, 132 straipsniai. principas buvo pažeistas tas pats atlyginimas už vienodą darbą		Sukurti diferencijuotą atlygio sistemą, pavyzdžiui, įvesti papildomus atlyginimus darbuotojams, turintiems papildomų savybių.
2. Darbo knygelės
Darbo įrašas buvo įtrauktas į skiltį „Išsami paskatų informacija“.	3.1 punktas Darbo knygelių pildymo instrukcijos	Administracinė bauda nuo 1 000 iki 50 000 rublių. arba administracinis organizacijos veiklos sustabdymas iki 90 dienų (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.27 straipsnis)	Darbo knygelėje sudarykite intarpą ir perkelkite į jį skiltyje „Informacija apie akciją“ klaidingai įvestus įrašus
3. Įsakymai dėl darbuotojo atleidimo
Nutraukimo pagrindas nenurodomas dalis Darbo kodekso straipsnio	Formos T-8, T-8a, str. Rusijos Federacijos darbo kodekso 84.1 str	Administracinė bauda nuo 1 000 iki 50 000 rublių. arba administracinis organizacijos veiklos sustabdymas iki 90 dienų (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 5.27 straipsnis)	Nurodykite vėliau
4. Personalo dokumentų registravimo ir apskaitos žurnalai
Kontrolės priemonių registro nėra	Federalinio įstatymo N 294-FZ 16 straipsnis	—	Patikra
5. Kiti pažeidimai
Priimant darbuotojus į vadovaujamas pareigas, nėra patikrinimo dėl nušalinimo	Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 32.11 straipsnis	Administracinė bauda iki 100 000 rublių. (Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 14.23 straipsnis)	Prieš sudarydami darbo sutartį su darbuotojais, pretenduojančiais į vadovaujamas pareigas, nusiųskite prašymą dėl galimo asmens nušalinimo Federalinei mokesčių tarnybai, kuri tvarko diskvalifikuotų asmenų registrą.

Kiekvienos įmonės vadovas kartais turėtų norėti patikrinti personalo įrašus, kad patikrintų elgesio kokybę. personalo įrašai ir dokumentaciją, pareigų atlikimo teisingumą. Organizacijų personalo auditas – tai eilė priemonių personalo tarnybos darbo klaidoms ir trūkumams nustatyti. Savalaikis įdiegimas leidžia išvengti įvairių problemų, optimizuoti šios paslaugos darbą įmonėje.

Kas yra personalo auditas

Personalo apskaitos valdymo auditu suprantamas įmonės organizacinės struktūros ir personalo valdymo sistemos vertinimas. Tokia kontrolė atliekama kompleksiškai ir duoda didžiulį teigiamą efektą įmonei. Jo įgyvendinimas yra susijęs ne tik su visos personalo dokumentacijos tikrinimu ir analize. Tikrinama apskaitos atitiktis galiojančių teisės aktų normoms, aktualioms audito atlikimo dieną. Personalo tarnybos darbas vertinamas analizuojant įmonės ekonominius rezultatus.

Kada reikalingas patikrinimas?

Patikrinimas turėtų būti atliktas:

• atleidus darbuotoją, atsakingą už personalo apskaitos tvarkymo ir dokumentacijos tvarkymą. Kontrolė leis surasti ir pašalinti padarytas klaidas, o naujam darbuotojui ramiai pradėti eiti pareigas;
• teisės aktų pakeitimai. Leidžia suderinti dokumentus su naujais standartais. Pakeitimai ir papildymai turi būti padaryti nedelsiant jiems įsigaliojus;
• įmonės vadovybės pasikeitimas. Leis naujajai vadovybei įsitikinti, kad įmonėje nėra pažeidimų, o personalo skyriaus darbas gali vykti taip, kaip buvo iki jam pradedant eiti pareigas;
• ruošiasi būsimiems auditams. Leidžia įmonės vadovybei pasitikėti darbo įstatymų laikymusi darbuotojų atžvilgiu;
• organizacijos vadovo prašymu patikrinti ir koreguoti personalo tarnybos darbą. Leidžia nustatyti jo trūkumus ir nustatyti jo tobulinimo kryptį.

Toks patikrinimas įmonei turėtų tapti nuolatinis. Jei tai atliekama du kartus per metus arba kartą per ketvirtį, tai pareikalaus mažiau pastangų ir laiko bei sumažins išlaidas. Tokio audito nauda bus didesnė nei iš vienkartinio organizacijos personalo audito.

Patikrinti galima:

• įmonės personalo skyrius. Tam sudaroma speciali komisija, kurioje dirba kvalifikuoti darbuotojai, turintys patirties ir žinių apie darbo teisės aktus ir teisę, darbą biure, darbą su dokumentacija. Patikrinimo kaina yra minimali;
• trečiosios šalies, profesionalaus lygio personalo audito paslaugų teikimu užsiimančios organizacijos auditoriai. Jų darbo kaina priklauso nuo įmonės kainų politikos.

1-20 darbuotojų	200 rub. kiekvienam darbuotojui
21-50 darbuotojų	175 rubliai. kiekvienam darbuotojui
51-100 darbuotojų	150 rub. kiekvienam darbuotojui
Virš 100 darbuotojų	125 rub. kiekvienam darbuotojui

Užsakymo apskaičiavimas

Kviestiniai auditoriai

Tais atvejais, kai įmonės vadovybei kyla abejonių dėl personalo skyriaus darbuotojų kompetencijos arba norima gauti ekspertinį jų veiklos įvertinimą, kviečiami išorės auditoriai. Toks žingsnis leis gauti nepriklausomą įvertinimą ir neįdomiai pažvelgti į personalo tarnybos darbą. Taigi, tai padės tobulinti jos veiklą.

Auditoriai iš išorės mato net menkiausius personalo apskaitos tvarkymo trūkumus. Įmonės darbuotojai, kasdien užsiimantys įprastu darbu, gali nepastebėti savo klaidų. Pakviesti auditoriai iš karto aptiks trūkumus ir nurodys juos.

Kviestiniai auditoriai turi didelę patirtį atliekant auditą, pildant dokumentus, sudarant sutartis pagal įstatymus. Todėl tokia kontrolė užtruks daug mažiau laiko ir bus atliekama toliau aukštas lygis. Ir taip, tai kainuos mažiau.

Kaip paaiškėja, nors auditorių darbo kaina yra didesnė, tačiau toks auditas yra daug efektyvesnis.

Audito metodai

Yra keli personalo audito atlikimo būdai:

• organizacinis ir analitinis – tikrinamos ataskaitos, dokumentacija ir darbo rodikliai. Nustatytos klaidos ir jų savalaikis ištaisymas leis išvengti atsakomybės (nuo bausmių iki baudžiamųjų);
• socialiniai-psichologiniai – naudojamos įvairios apklausos ir pokalbiai su organizacijos darbuotojais. Dėl to tampa aišku, koks didelis darbuotojų noras dirbti įmonėje. Tapkite suprantamais santykiais komandoje. Šis metodas padės nustatyti realius motyvavimo būdus, rasti efektyvius ir paprastus būdus, kaip pagerinti darbo kolektyvo veiklą;
• ekonominis - įvairūs rodikliai lyginami su pramonės vidaus ir visuotinai pripažintais standartais. Leidžia sužinoti personalo darbo efektyvumą.

Šie metodai yra veiksmingi ir labai naudingi organizacijai, kai naudojami kartu arba atskirai. Jie padeda nustatyti problemines vietas ir nustatyti jų pašalinimo būdą. Visapusiškai jie veikia visas sritis, turinčias įtakos darbo efektyvumui ir produktyvumui, organizacijos pelningumui.

Pagalba atliekant personalo auditą

„Azbuka Accounting“ įmonė teikia personalo audito paslaugas Maskvoje ir Maskvos regione.

Mūsų privalumai:

• aukštos kvalifikacijos specialistai, turintys didelę personalo audito atlikimo patirtį, žinių darbo teisės aktų ir teisės, personalo dokumentų tvarkymo srityse;
• 15 metų sėkmingo darbo patirtis;
• lanksti kainų politika, leidžianti pasiūlyti geriausią vertę;
• Individualus požiūris į kiekvieną klientą.

Personalo audito kainos yra grynai individualios, nes priklauso nuo daugelio faktorių: organizacijos dydžio, pasirinktų tikrinimo metodų, personalo apskaitos būklės ir kt. Personalo audito kaina nustatoma asmeninio susirinkimo metu. ABC apskaitos specialistas su klientu.

Pasinaudokite didelę patirtį turinčių profesionalų paslaugomis ir patikrinkite savo personalo skyriaus efektyvumą.

Vienas iš personalo dokumentacijos tikrinimo būdų organizacijoje yra personalo auditas. Galiojantys teisės aktai reglamentuoja, kaip turi būti pildomos darbo knygos, kokia dokumentacija turi būti saugoma buhalterijoje, personalo skyriuje. Vidinio ar išorinio personalo audito paslauga išgelbės Jus nuo tipinių klaidų rengiant darbo sutartis ir kitus dokumentus. Pažeidimai gresia valstybinių tikrinančių institucijų nuobaudomis. Norėdami atlikti personalo auditą, jie kreipiasi į nepriklausomas tarnybas.

Kas yra personalo auditas

Procedūra, atliekami įmonėje su tikslu atlikti personalo dokumentų derinimas su valstybinėmis taisyklėmis, jų pildymo normos - tai personalo auditas. Reikalavimų pažeidimas užtraukia baudą. Tai taikoma darbo knygelių, atostogų dokumentų pildymo, darbo užmokesčio ataskaitų teikimo taisyklėms. Įmonės personalui pildoma daugiau nei penkių rūšių dokumentacija. Deramą patikrinimą atlieka trečiosios šalies organizacija, kuri specializuojasi teikiant nepriklausomas tokio pobūdžio paslaugas.

Kam to reikia

Personalo audito tarnyba reikalinga ataskaitoms rengti patikrinimams.. Netgi nedidelis nukrypimas nuo vietinių norminių taisyklių užtraukia atsakomybę už pensijų, migracijos, darbo, archyvų įstatymų pažeidimus. Atsiliepimai naudojami visapusiškam personalo tarnybos darbo įvertinimui. Tai suteikia galimybę kontroliuoti savo kvalifikacijos lygį, galimybę siųsti atskirus specialistus persikvalifikuoti, apmokyti ir tobulinti.

Tikslai, tikslai

Analizės metu nustatomas atskirų specialistų personalo potencialas, atsižvelgiant į jų kvalifikacines galimybes. Personalo tarnybos darbo patikrinimas padeda optimizuoti tolimesnes įmonės išlaidas. Tinkamas požiūris leidžia nustatyti darbuotojus, kurių veiklos koeficientas yra žemas. HR auditas atliekamas siekiant:

• įsitikinti, kad personalo apskaitos tvarkymo dokumentai atitinka galiojančių teisės aktų reikalavimus;
• panaikinti nuobaudų skyrimo už migracijos teisės aktų pažeidimus riziką;
• nustatyti, kuri įmonės plėtros strategija bus optimali (išanalizavus darbuotojų sudėtį).

Reguliavimo ir teisinė bazė

Norint atlikti personalo auditą, būtina ne tik gerai išmanyti biuro darbą, bet ir turėti teorinių įstatymų bei vyriausybės teisės aktų žinių. Pagrindinis norminiai dokumentai yra:

• Vyriausybės 2003-04-16 nutarimas dėl darbo knygelių pildymo taisyklių, normatyvų.
• Valstybinio statistikos departamento potvarkis dėl darbo užmokesčio dokumentų apskaitos 2004 m. sausio 5 d.
• Federalinis įstatymas, apsaugantis darbuotojų asmens duomenis.
• Rusijos Federacijos darbo kodeksas.
• Normos, taisyklės, nurodančios apskaitos dokumentų, darbo knygelių, atostogų dokumentacijos pildymo terminus.

Personalo audito rūšys

Personalo darbo analizės metodai klasifikuojami pagal įvairius veiksnius. Pagal audito atlikimo metodą išskiriama vidinė ir išorinė analizė, kai dalyvauja nepriklausomi ekspertai. Atsižvelgiant į tiriamos informacijos kiekį, yra įvairių analizės tipų. Jie skiriasi tikrinamų popierių ar įprastų žmonių skaičiumi. Tokio darbo dažnumas taip pat skirstomas į keletą tipų, kurie bus aptarti toliau.

Pagal patikrinimo būdą

HR auditas gali būti vidinis arba išorinis. Pirmąjį variantą organizuoja pati įmonė. Tam vadovybei reikia skirti atskirą specialistą, kuris analizuotų dokumentaciją, užsiimtų finansinių ir kitų pažeidimų šalinimu. Antrasis variantas apima išorės auditorių, dirbančių visuose įmonės padaliniuose, įtraukimą. Jie pasirūpina, kad dokumentacija būtų tinkamai saugoma, darbuotojai formaliai registruoti (patikrinimas padės sutrumpinti popierizmą iki Darbo ir migracijos kodekso normų).

Pagal ištirtos informacijos kiekį

Analizuodami organizacijos dokumentus ar darbuotojų darbą įmonėje, galite sutaupyti biudžeto. Personalo auditas pagal tiriamos informacijos apimtį skirstomas į tris grupes:

• Nuolatinis – didelės apimties vidinis arba išorinis auditas, apimantis visų popierių grupių (darbo knygelių, registravimo, įrašų, atlyginimų ataskaitų) analizę.
• Vietinis – nurodo konkretų skyrių ar straipsnių grupę (pavyzdžiui, personalo vadovo veiklos analizę).
• Tikslas - optimalus patikrinimo tipas, kuriame parenkamas 10-20 darbuotojų sąrašas, kuris analizuoja jų darbą, kaip sudaroma dokumentacija.

Pagal lygį

Dokumentų tvarkymo tvarka nepriklauso nuo pareigų, kurias užima tas ar kitas specialistas. Pagal analizės lygį galima išskirti tris personalo patikros tipus:

• Taktinė – analizė atliekama tik einančių vadovų, gamybos linijos meistrų lygiu.
• Vadovaujantis – organizacija tikrina valdymo linijos personalo (vidurinių vadovų, padalinių vadovų) dokumentų tvarkymą.
• Strateginiai – analizuojami ne tik srities vadovai ar meistrai, bet ir tiesioginiai direktoriai, aukščiausio lygio vadovai.

Pagal dažnumą

Įvairių tyrimų objektas yra ne tik įmonės darbuotojai, bet ir dokumentacija. Iš pradžių peržiūrima kiekvieno specialisto darbo knyga, patikrinami dokumentai apie darbo užmokesčio skyrimą, atostogas ir visi ataskaitiniai dokumentai pagal Rusijos Federacijos įstatymus. Pagal analizės dažnumą įmonės gali atlikti šių tipų patikrinimus:

• Nuolatinis stebėjimas – darbai atliekami tam tikru dažnumu (pavyzdžiui, kas ketvirtį ar mėnesį).
• Nuolatinis stebėjimas – užsakyta analizė vienam šiuo metu atliekamam patikrinimui.
• Operatyvinis – greitasis auditas, būtinas norint aptikti problemas konkrečioje srityje.
• Panel monitoringas – periodinės apklausos, kurių metu, naudojant tuos pačius įrankius, analizuojami tie patys darbuotojai.

Audito metodai

Standartizuotos audito taisyklės ir normos yra pagrindas, kuriuo remiantis organizuojamas personalo auditas. Paprasčiausias būdas yra pokalbiai su darbuotojais ir viršininkais. Po to klientui tampa aišku, kaip efektyviai dirba tas ar kitas specialistas. Metodika apima šiuos veiksmus:

• interviu vedimas;
• plano, veiksmų grafiko sudarymas;
• reikalingų dokumentų parinkimas;
• reikalingos dokumentacijos analizė;
• dalinis arba visiškas darbuotojų patikrinimas;
• rekomendacijų rengimas pagal gautą informaciją.

Vadovų komandai taip pat atliekami atsitiktiniai patikrinimai. Prieš pradedant egzaminą, užsakovas surašo atlikėjų komandos užduotį. Po to nustatomi vertinimo kriterijai ir peržiūrimi atrinkti vertybiniai popieriai. Klaidoms ištaisyti gali būti įtraukti ir nepriklausomi darbuotojai, ir tie, kurie turi pareigas pačioje organizacijoje. Be to, tikrinamos pirminės dokumentacijos formos.

Patikrinkite objektus

Visiems įmonės padaliniams taikomas išsamus auditas. Išlaikiusi personalo auditą, organizacija gali tikėtis net ir po to, kai bus netaikytina administracinė nuobauda valstybinis patikrinimas iš mokesčių inspekcijos. Kai kurie dokumentai turi būti patikrinti:

• darbo knygos (tikrinamos, ar jos atitinka aukščiau nurodytas normas ir vyriausybės įsakymus);
• atostogų dokumentai (tikrinamas atostogų apskaitos teisingumas);
• darbo užmokesčio ataskaitos, mokesčių atskaitymai;
• darbuotojų asmens bylos (tikrinama tam tikro personalo kompetencija).

Darbo eigos tikrinimas personalo įrašams

Standartiškai tikrinama personalo apskaitos darbo eiga, kad būtų galima palyginti atskaitomybę ir reikalavimus Darbo kodeksas. Jame pateikiamos ne tik saugojimo taisyklės su rekomendacijomis pildyti dokumentus, bet ir kita informacija. Pavyzdžiui, kaip turi būti pildomi atostogų popieriai, kiek procentų darbo užmokesčio pervedama į fiskalinę tarnybą pensijų fondo lėšomis. Rizikos zonos – archyvinė dokumentacija, bendrosios ataskaitos. Net jei darbo knyga saugoma netinkamomis sąlygomis, už tai gali būti skirta finansinė bauda.

Personalo dokumentacijos auditas

Dažnai personalo dokumentų auditas apima kelias kategorijas. Svarbiausi iš jų yra:

• personalas;
• atostogų grafikas;
• asmeninės darbuotojų kortelės.

Darbuotojų sąrašą turi sudaryti ir pasirašyti įmonės vadovybė. Šis dokumentas visada yra tikrinamas – todėl matosi ne tik dirbančio personalo sąrašas, bet ir darbo užmokesčio, darbo grafikas, priedai. Biuro darbe personalas reglamentuojamas T-3 forma. Šabloną galite rasti internete arba galite jį nemokamai gauti iš savo vietovės mokesčių tarnybos.

Atostogų grafikas sudaromas remiantis Rusijos Federacijos darbo kodekso 123 straipsnyje nustatytais reikalavimais.. Atostogauti darbuotojai gali griežtai pagal planą, kurį tvirtina personalo skyrius ir įmonės vadovas. Jis aprašytas pagal nustatytą ir standartizuotą T-7 formą, kurią galima nemokamai atsisiųsti internete. Grafikas turi būti sudarytas ne vėliau kaip prieš dvi savaites iki Naujųjų metų (terminas – kiekvienų metų gruodžio 17 d.).

Asmeninės kortelės laikomos kartu su darbo knygos personalas. Kiekvienas darbuotojas, kreipdamasis į darbą, juose deda savo parašą, taip pat yra pagrindinė informacija apie asmenį, įskaitant gyvenamąją vietą, registracijos adresą. Savarankiškai pildyti asmenines korteles neleidžiama, tai atlieka personalo skyriaus darbuotojas. Atkreipkite dėmesį, kad darbo knygų pildyti negalima asmenys kurie neturi atitinkamų individualaus verslininko pareigų ar statuso.

Vidiniam naudojimui skirtų dokumentų tikrinimas

Vidaus dokumentacijos peržiūros tvarka suteikia galimybę ne tik optimizuoti valstybės darbą, bet ir patikrinti jo efektyvumą. Analitikams svarbu įsitikinti, kad visa asmeninė informacija nebūtų naudojama už organizacijos ribų ir neprieinama trečiosioms šalims. Vertybinių popierių, naudojamų vienos įmonės struktūroje, analizė apima:

• dirbti pagal darbo grafiką;
• tikslinis darbo apsaugos auditas;
• HR žurnalo analizė.

Personalo lentelė ir vidinis darbo grafikas yra identiški parametrai, dėl kurių analizuojant dokumentus sudaroma išsami ataskaita. Svarbų vaidmenį atlieka tikslinis darbo apsaugos dokumentacijos auditas (tai taikoma ne tik gamybos įmonėms, bet ir įmonėms, dirbančioms biuruose). Jame nustatytos elgesio normos darbo dieną, priešgaisrinės saugos taisyklės, įmonės patalpose sumontuotos įrangos eksploatavimas. Biuro darbas apima asmens duomenų saugos sąlygas. Jie nėra analizuojami.

Eksperto išvadoje atsižvelgiama ir personalo skyriaus tvarkomi žurnalai: darbo sutarčių, įsakymų darbuotojams žurnalas, asmens bylos, išduotų pažymų, atostogų lėšų žurnalas. Registruojant kiekvieną dokumentą turi būti pasirašytas atsakingas asmuo. Žurnalo įrašų vedimo taisyklės įpareigoja kiekvieną puslapį numeruoti. Taisyti ar perbraukti neleidžiama – tam reikalingas administracijos ar atsakingo asmens kontrolinis parašas ir įrašo patvirtinimas. Kiekvienais metais žurnalas atnaujinamas ir identifikuojamas.

Audito etapai

Audito etapai apima ne tik pačią procedūrą, bet ir pirminį išvadų parengimą, analizę ir aprašą bei išvados sudarymą. Iš viso yra 5 pagrindiniai personalo audito etapai:

1. Treniruotės. Jai būdingas išankstinių duomenų rinkimas, sutarties pasirašymas ir apmokėjimas už vadovų komandos paslaugas.
2. Planavimas. Šiame etape susitariama dėl sukurto plano, tolesni veiksmai komandas.
3. Analizė. Tai apima personalo dokumentacijos tvarkymą: skaitymą, mokymąsi.
4. Duomenų apibendrinimas. Išvados aprašymas, pranešimas ir išvados išdavimas raštu (pateikiamas vadovybei).
5. Rekomendacijos. Žodžiu pateikiamas ekspertinis paaiškinimas, analizuojamos pagrindinės analizės metu pastebėtos klaidos.

Po visų etapų išduodamas oficialus audito išlaikymo pažymėjimas darbuotojai ir dokumentai, susiję su personalo įrašų tvarkymu ir žmogiškųjų išteklių apskaita organizacijoje. Procedūros iniciatoriumi gali būti įmonės savininkas asmeniškai, tiesioginis vadovas ir jo pavaduotojas. Rečiau užsakovas yra personalo skyriaus vadovas: jis visada patenka į atlikėjų analitiką. Atlikus visas aukščiau nurodytas procedūras, parengiama rašytinė ataskaita, kurioje:

• patikrinimo pagrindo aprašymas;
• procedūroje dalyvaujančios įmonės padalinių sąrašas, darbuotojų skaičius;
• informacija apie klientus ir atlikėjus;
• vertinimo metodai (veiksniai, kuriais remiantis buvo atlikta patikra);
• laiko nustatymas;
• darbų, kurių rezultatais remiantis mokama už paslaugą, aprašymas;
• trumpas gautos informacijos aprašymas ir pilnas rašytinis pranešimas, perduotas klientui.

Datos

Tikslus personalo dokumentacijos analizės procedūros laikas priklauso nuo to, kokio tipo patikrinimą klientas pasirenka. trumpalaikis laikomas terminas iki 10 darbo dienų, kai tiriama tik popierinė ir elektroninė dokumentacija darbo vietoje. Ataskaitai ir galutinei analizei parengti prireiks kelių dienų. Atsitiktinis patikrinimas trunka 20 darbo dienų – per šį laikotarpį tikrinami dokumentai kartu su skyriaus specialistų kvalifikacija.

Jeigu užsakovui reikia atlikti visapusišką 25 žmonių darbuotojų veiklos analizę, tai savarankiškai atlikti darbus gali užtrukti iki vieno kalendorinio mėnesio. Siekiant palaikyti ir gerinti darbuotojų efektyvumą, rekomenduojama samdyti įmonę auditui atlikti kartą per metus, dvejus ar trejus metus(priklausomai nuo darbo pobūdžio ir užsakovo verslo masto).

Rezultatai

Galutiniai personalo audito rezultatai pateikiami kelių dokumentų forma. Tai ne tik ataskaita, bet ir atskiras pažeidimų sąrašas, rekomendacijos dėl klaidų taisymo. Ataskaitoje pateikiama informacija apie tai, kurie vertybiniai popieriai buvo išsamiai išanalizuoti ir ištirti. Taip pat yra duomenys apie darbuotojus, kurių veiklą tikrino samdyti specialistai.

Atskirai teikiama ekspertizė, kurioje nurodomos galimos pasekmės pasikartojant valstybinės kontrolės metu padarytoms klaidoms ir pažeidimams. Pavyzdžiui, nuobaudų dydis, nuorodos į teisės aktų normas. Ten telpa ir bendros rekomendacijos, kaip gerinti personalo apskaitos tvarkymo sąlygas (atlyginimo sistemas ir kt.). Bendras pažeidimų sąrašas pateikiamas atskirai – jis dokumentuojamas ir į jį atsižvelgiama bylinėjimosi atveju.

Kiek kainuoja personalo auditas?

Renkantis trečiosios šalies rangovą, jie dažnai atkreipia dėmesį į paslaugos kainą. Bendra personalo audito kaina priklauso nuo:

• čekio tipas (išsamus, atrankinis, vietinis);
• analizuojamų žmonių skaičius valstybėje (pavyzdžiui, 10, 20 ar 30 žmonių);
• darbo sąlygas ir papildomus reikalavimus.

Peržiūrėkite vidutines tokio pobūdžio paslaugų kainas Maskvoje ir regione:

Vaizdo įrašas