A kísérőlevél az üzleti etikett egy formája. Az átadott dokumentumok egyszerű nyilvántartása mellett kezelési javaslatokat is tartalmaz. Ezen kívül a regisztrációs adatok alapján meghatározható a végrehajtási idő és a küldés ténye. A dokumentumokhoz kísérőlevél megírására vonatkozó példa a cikkben található.

Hogyan írjunk kísérőlevelet dokumentumokhoz

Nincs egyetlen egységes írásforma. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció elkészítésére vonatkozó követelményeket a GOST R 6.30-2003 írja le. Ennek a szabványnak a követelményei ajánlottak.

Hogyan írjunk helyesen kísérőlevelet dokumentumokhoz? Kezdjük az alapvető szabályokkal:

• céges fejléces papíron;
• dátum és regisztrációs szám feltüntetésével.

Nézzünk meg közelebbről egy kísérőlevél mintát a dokumentumok küldéséről, milyen főbb részekre bontható a szöveg és milyen információk jelenjenek meg bennük.

Levélszakasz	Rövid leírás
Bevezetés		A keresetre adott válasz elküldéséről
Cím	Téma, amely meghatározza a célját	A benyújtott dokumentumok kísérőlevele
Fellebbezés	Konkrét felhívás a menedzserhez, lehetőleg címzett, a név és a családnév feltüntetésével	Kedves Ivan Ivanovics!
Az üzenet célja	Rövid megfogalmazás	Igényére válaszul igazolást mellékelek arról, hogy a megjelölt követelmények a Szállítási Szerződésben meghatározott határidőn belül teljesültek.
Fő rész	A lényeg megfogalmazása összegzéssel és a remény, hála stb.	Az Öntől kapott tájékoztatás szerint a Szerződés 2.3. és 3.6. pontjait megsértették. Értesítem viszont, hogy az alkatrészek határidőre átadásra kerültek, amit a Számla igazol, és a munka határidőre elkészült, amit a munkarendelésen szereplő munka átvételének dátuma igazol. A 2017. július 14-én részünkre megküldött 2. számú reklamációban foglaltakat maradéktalanul teljesítettnek tekintem. Kérem Önt, hogy döntését mérlegelje és a jogszabályban meghatározott határidőn belül tájékoztassa részünkre. Hálás köszönetemet fejezem ki, hogy cégünk szolgáltatásait igénybe vette, és remélem a további együttműködést.
Következtetés	Alkalmazások listája. Udvarias aláírás	Alkalmazások: Szállítási szerződés, lapok száma. Fuvarlevél, lapok száma. Munkarend, lapok száma. Fénykép a felhelyezett bannerről, lapok száma. Fej, Sidorova Maria Ivanovna. Az előadó teljes neve és elérhetőségei.

Példa kísérőlevélre dokumentumokhoz

A vállalati alkalmazottaknak nemcsak el kell küldeniük az ilyen kéréseket a partnereknek, hanem meg is kell kapniuk tőlük. Célszerű, ha az ügyintézők nyomtatványt dolgoznak ki a dokumentumokhoz beérkező kísérőlevélhez. Ez akkor szükséges, ha a szerződő fél magyarázat nélkül adja át a csomagot. Ez gyakran előfordul magánszemélyekkel való együttműködés során, de jogi személyek esetében ez az eset sem kivétel. A dokumentumáramlás optimalizálása érdekében az ügyfél kitöltheti a javasolt űrlapot, amelyen minden szükséges információ megtalálható.

Kísérőlevél minta a dokumentumok átadásához. A szerződő fél által kitöltendő űrlap:

Mit ne jelezz

A fellebbezés szövege üzleti stílusú. Annak ellenére, hogy az üzenet nem önálló forma, nem szabad megengedni az ismerősséget az összeállítás során. A dokumentumokhoz készült kísérőlevél nem értékelheti a történteket, nem lehet érzelmes, és nem tartalmazhat olyan kifejezéseket, amelyek így vagy úgy megsérthetik a címzettet. Példa a nem használható kifejezésekre és a helyettesítési lehetőségekre:

Aki aláírja a levelet

A fellebbezést az osztályvezető, a vezető, a főkönyvelő vagy a szervezet vezetője írhatja alá. Ebben az esetben be kell tartani a kommunikációs etikát. Ha a szöveg fellebbezést tartalmaz a cég vezetőjéhez, akkor azt egy egyenrangú vezetőnek alá kell írnia. Emlékeztetni kell arra is, hogy a menedzser az utasítások végrehajtását az előadókra ruházza. Ezért az aláíráskor az igazgatónak meg kell adnia a vállalkozó elérhetőségeit, hogy a címzettnek ne kelljen időt vesztegetnie a felelős személy keresésére. A nyomtatás ebben az esetben nem kötelező.

Az átvételkor a címzett a dokumentumhoz egy bejövő számot és dátumot rendel, amelyet az ügyintéző kézzel vagy bélyegzővel ír be. Ezen információk felhasználásával könnyen nyomon követhetővé válik az áthaladásának szakaszai, és tisztázható, hogy az alkalmazás mely mérlegelési szinten van egy-egy időpontban.

Általában a kísérőlevél egyfajta információs igazolás, amelyet akkor állítanak ki, amikor dokumentumokat, kereskedelmi ajánlatokat, tárgyi eszközöket, önéletrajzot stb. küldenek egy másik személynek.

A főbb feladatok, amelyeket ez a cikk meg akar oldani:

1. Szükség esetén bizonyítékul szolgálhat arra, hogy a dokumentumokat a megfelelő időben küldték el a címzettnek.

   A kísérőlevélnek tartalmaznia kell az elkészítés dátumát.

2. Ha valamelyik elküldött dokumentum elveszett, ez a levél ismét bizonyítja, hogy a papírokat eredetileg teljes csomagban küldték. Ehhez a levelet a „Megjegyzés a melléklet meglétéről” felirattal kell megjelölni, ahol az összes csatolt dokumentum sorban fel van sorolva.
3. Lehetővé teszi a feladónak a határidő szabályozását, és szükség esetén a feladás dátumára hivatkozva válasz kérését (ha az adott esetben szükséges).

A kísérőlevelet azon címzettnél kell iktatni, akinek küldték.

Ha azonban kétségei vannak azzal kapcsolatban, hogy ezt az eljárást mennyire lelkiismeretesen hajtják végre, elküldheti postai úton, és kérheti az átvételről szóló értesítést. Ebben az esetben már nem kell aggódnia a kísérőlevél címzettnél történő regisztrálása miatt.

Mikor szükséges csatolt szöveget írni a csomag feladásához?

Nagyon sokféle irat létezik, amelyek elküldéséhez kísérőlevél elkészítése szükséges. Ez az igény nagyobb mértékben az üzleti kapcsolatok területén jelentkezik (például szervezet és állam kapcsolattartása során, üzleti partnerek között, szállító és vevő között stb.). Emellett az utóbbi időben az a tendencia, hogy önéletrajzhoz kísérőlevelet írnak.

Így, Nézzünk meg néhány gyakori helyzetet, amelyekhez kísérőlevél megírása szükséges:

1. Dokumentumok küldése az adóhatóságnak (Például különféle adóbevallás, bizonyos típusú tevékenység végzésére vonatkozó engedély másolata stb.).
2. Iratok küldése minisztériumok, állami statisztikai szolgálat, stb. (Például pénzügyi kimutatások, „A szervezet számviteli politikájának jóváhagyásáról” utasítás stb.).
3. Üzleti partnerek közötti interakció (megállapodás küldése, egyes szolgáltatások nyújtására vonatkozó munkaszabályzat stb.).
4. Dokumentumok küldése a vevőnek a szállítótól (szerződés, szállítólevél, számla stb.).
5. Áruk és anyagok átadása (megállapodás, szerződés, specifikáció, termékminták stb.), valamint sok más típusú dokumentum.

Meg kell jegyezni, hogy a kísérőlevél nem tartalmaz különleges szolgáltatásokat, és Word vagy más kényelmes szerkesztő segítségével állították össze, az üzleti dokumentumokra vonatkozó általános követelményeknek megfelelően.

Szóval, soroljuk hogyan készítsünk papírt a megfontolásra benyújtott dokumentumok kíséréséhez és magyarázatához:

• Dokumentum fejléce (a dokumentumok címzettjének és feladójának adatai itt láthatók).
• Küldés dátuma és dokumentum száma.
• A levél címe.
• A dokumentum „törzs” (tartalmazza a címzettnek szóló üzenetet, valamint annak célját).
• Alkalmazások.
• Az utolsó rész (a feladó teljes neve, beosztása és aláírása).

Kitöltési eljárás

Jelenleg nincs olyan szabályozó jogi dokumentum, amely tartalmazná az eljárást, valamint a kísérőlevél elkészítésének alapvető követelményeit.

Az üzleti etikának azonban számos általánosan elfogadott szabálya van, amelyeket továbbra is be kell tartani. Mutassuk be listaként alapvető követelményeket, az írás módját és az ilyen típusú papírok összeállításának menetét:

1. Íráshoz használja a szervezet fejlécét (ha van);
2. kizárólag üzleti kommunikációs stílust kell használnia;
3. a levélben fel kell tüntetni a vállalkozó elérhetőségét arra az esetre, ha a dokumentumok címzettjének kérdése van;
4. A fellebbezést hozzáértően, világosan és tömören kell előadni.

Az alábbiakban letölthetők a jóváhagyásra és megfontolásra elküldött dokumentumok kísérőlevelének helyes formázására és összeállítására vonatkozó sablonok.

Hogyan írjunk helyesen: lépésről lépésre az íráshoz

Annak érdekében, hogy tisztábban lássuk az összeállítás sorrendjét és megmutassuk, hogyan kell elkészíteni egy ilyen papírt, képzeljük el lépésről lépésre algoritmus és példa kísérőlevél írására példák segítségével:

Kinek szól?

Az ilyen jellegű leveleket különféle hatóságoknak lehet küldeni, amelyekkel egy adott szervezet tevékenysége során kapcsolatba lép.

Így, soroljuk fel, hogy kinek szól:

1. Kormányzati szerveknek (adó, statisztikai szolgálat, minisztériumok, osztályok stb.).
2. Üzleti partnerek.
3. Szállítók.
4. Vevők;.
5. Kirendeltségeknek, szülői szervezetnek.
6. Befektetők stb.

Az átvitel módjai megfontolásra, jóváhagyásra küldéskor

A kísérőlevél és a dokumentumok kézbesítésének módjai nem különböznek különösebben a különböző szervezetek és hatóságok közötti interakció általánosan elfogadott módjaitól. Felsoroljuk a leggyakoribb lehetőségeket:

1. Dokumentum küldése e-mailben. Ez a módszer a legegyszerűbb, és olyan közönséges dokumentumokhoz használatos, amelyek nem sürgősek és nem tartalmaznak különösen értékes információkat.

   A küldéshez egyszerűen be kell dobnia a levelet az összes melléklettel együtt (előre csomagolva egy borítékban).

   Ez a módszer a legolcsóbb, ugyanakkor nem túl hatékony és megbízható, mivel a levelek gyakran túl sokáig tartanak, amíg eljutnak a címzetthez, vagy teljesen elvesznek.

2. Értesítést tartalmazó ajánlott levélben küldés. Megbízhatóbb szállítási mód. A levél címzetthez történő kézbesítését követően a feladó értesítést kap (a kiküldött levél leválasztható részét), amely tartalmazza az irat átvételének dátumát és a címzett aláírását.
3. A melléklet leírását tartalmazó értékes levél küldése. Általában akkor használják, ha fontos dokumentumokat kell valahova eljuttatni (például az igazságügyi hatóságokhoz).
4. Futárszolgálat igénybevétele– ez a kézbesítési mód a dokumentumok sürgős átadására szolgál. A fizetés mértékét a megrendelt szolgáltatás gyorsasága befolyásolja.

   A nagy szervezetek gyakran létrehozzák saját futárszolgálatukat, amelynek célja, hogy minden dokumentumot időben kézbesítsen a végső címzetthez.

5. E-mail használata. Ehhez a kísérőlevéllel küldött összes dokumentumot be kell szkennelni.

Így a dokumentumokhoz kísérőlevél készítése az üzleti levelezés szerves része. Ez a dokumentum lehetővé teszi a papírmunka rendszerezését és a félreértések elkerülését.

Kísérőlevél dokumentumokhoz

Minden vállalatnak – méretétől és tevékenységi körétől függetlenül – be kell tartania az üzleti etikát. Ez nem csak a jogi műveltségről árulkodik, hanem az üzleti környezetben minden szabályt betartó, komoly szerződő fél státuszát is megerősíti kísérőlevél.

A dokumentumok postai úton történő elküldésekor kísérőlevelet kell csatolni hozzájuk. Egyes cégek, amelyek nem akarnak extra időt vesztegetni, tiltakozhatnak, és azt mondják, hogy ez a fajta munka értelmetlen. Igazuk lesz? Természetesen nem.

Kísérőlevél dokumentumokhoz

1. A kísérőlevél szerepe dokumentumoknál
2. Dokumentumokhoz kísérőlevél készítése
3. Ki írja alá a kísérőlevelet?
4. Kísérőlevél minta dokumentumokhoz

A kísérőlevél szerepe dokumentumoknál

A kísérőlevelek szerepe a modern üzleti kultúrában nagy:

• Először is, az Ön partnere a kísérőlevél láttán nem hagyja figyelmen kívül a neki érkezett levelezést. Végül is benne lesz a kimenő szám. Ez azt jelenti, hogy a levelet átvevő személy köteles azt a beérkező dokumentumok naplójába bejegyezni. Ezért Ön, mint feladó, néhány nappal később tárcsázhatja a címzett számát, és megkérdezheti, hogy kapott-e egy csomag dokumentumot a megadott kimenő számmal.
• Másodszor, a kísérőlevélben egyértelműen be lehet írni, hogy mely dokumentumokat kell aláírással visszaküldeni. Higgye el, nem csak az életét könnyíti meg (a gyakorlat azt mutatja, hogy a partner mindig elfelejti a dokumentum másolatát), hanem segít a címzettnek gyorsan összegyűjteni a dokumentumokat a küldéshez.
• Harmadszor, az Ön partnere nem fogja elmondani Önnek, hogy nem kapott semmilyen dokumentumot. Mert A kísérőlevélben feltünteti az összes küldendő mellékletet (számmal és dátummal), a címzett nem hivatkozhat arra, hogy például nem kapta meg a szerződés nézeteltéréseinek jegyzőkönyvét.

Dokumentumokhoz kísérőlevél készítése

Kísérőlevél írása szabályozó dokumentumok nem szabályozzák, tehát nincs egyetlen modell sem. A kísérőlevelet a cikk végén található példa segítségével formázhatja meg.

Ezt a levelet bármilyen formában összeállítják, de figyelembe kell vennie néhány pontot:

• A levelet céges fejléces papírra kell nyomtatni.
• A jobb felső sarokban jelölje meg, hogy kinek szól a kísérőlevél.
• A kimenő számot a levél írásának dátumával a bal felső sarokba kell nyomtatni.
• Feltétlenül írja meg, hogy miért küldi el a dokumentumokat a partnernek. Például, ha szállítási szerződést küld a vevőnek, akkor jelezze, hogy felkéri a szerződő felet, hogy ismerkedjen meg annak tartalmával, majd küldje el postai úton a szerződést a vezető pecsétjével és aláírásával. Ezenkívül említse meg, hogy egyes pontokkal való egyet nem értés esetén a vevő nézeteltérési jegyzőkönyvet készíthet és azt két példányban elküldheti.
• Ne feledkezzünk meg az üzleti etikáról, beleértve a levélben olyan szavakat és kifejezéseket, mint „kedves”, „kérünk”, „tisztelettel”.

Kinek kell aláírnia a kísérőlevelet

Ha érdekel kinek kell aláírnia a kísérőlevelet, akkor több lehetőség is van. Ha egy igazgató levelet küld az együttműködésre vonatkozó kereskedelmi javaslattal együtt, akkor azt természetesen alá kell írnia. Hiszen a levelezés lényegében két menedzser között zajlik.

Ha a kísérőlevelet könyvelő állítja össze annak érdekében, hogy az elsődleges dokumentumokat elküldje a vállalkozóknak, akkor azt csak a főkönyvelő írja alá. Ebben az esetben a levélben jelezni kell, hogy a dokumentumokat a szerződő fél vállalkozás főkönyvelőjének szánják.

A kísérőlevél végén meg kell adnia elérhetőségét, hogy a levél címzettje fel tudja venni Önnel a kapcsolatot, ha kérdése van a beérkezett dokumentumokkal kapcsolatban.

Kísérőlevél minta dokumentumokhoz

*Kattintson a képre a teljes méretű kép megtekintéséhez

szakasz: Dokumentáció

Forrás: BePrime.ru

Üzleti ötletek

Motiváció

Dokumentáció

Adók

Üzleti

Miért kell kísérőlevelet írni?

Az üzleti etikett megköveteli a kísérőlevelek (vagy más néven kísérőlevelek) írását, amikor dokumentumokat küldenek partnereknek, kormányzati szerveknek és egyéb esetekben. Ez különösen kényelmes olyan helyzetekben, amikor meg kell erősítenie a csomag átadását a címzettnek, figyelnie kell az alapvető pontokra, kérést vagy cselekvési útmutatót kell közvetítenie, és rögzítenie kell a válaszlépések időzítését. Minden fontos információ megtalálható a kísérő dokumentumban.

Leggyakrabban támogatást nyújtanak:

• a megállapodáshoz aláírásra;
• fontos dokumentumok átadásakor (például aláírás utáni visszaküldéskor);
• az egyeztető jelentéshez;
• a kereskedelmi ajánlathoz;
• az adóhivatalhoz benyújtott dokumentációhoz;
• a szabályozó hatóságok jelentéseire, nyomtatványaira és kéréseire;
• a vezetői dokumentációhoz;
• a személyzeti dokumentációhoz.

Ezeket mind személyes átadáskor, mind futárral, postai úton vagy e-mailben történő küldéskor megírhatja.

Általában az elküldött dokumentumokért felelős alkalmazott vagy a szervezet titkára állítja össze.

A hitelesítéshez elegendő egy aláírás, de bélyegző is elhelyezhető. Ma a szervezeteknek nem kötelező kerek pecséttel rendelkezniük (82-FZ, 2015.06.04.). A bélyegzésről a vállalkozás dönt, kivéve, ha azt a címzett (például pénzintézetek) kéri.

Külön kiemeljük a kíséret másik fontos funkcióját - a címzettnek elküldött dokumentumok leltárát. Célszerű gondosan felsorolni az összes papírt, feltüntetve nemcsak a teljes nevét, hanem azt is, hogy hány lapon vannak, vannak-e mellékletek és milyen, hány példányban küldték el az egyes dokumentumokat. Ha a papír utólag elveszik, a mellékelt papír megerősíti, hogy Ön átadta azt a címzettnek.

Ezért fontos, hogy a kíséretet két példányban készítse el, és kérje meg a címzettet, hogy a másolaton tüntesse fel az átvétel dátumát és időpontját, valamint a leltárral való megegyezést.

A kísérőlevél szerkezete

A szervezetek levelezését a 2003.03.03-án kelt GOST R 6.30-2003 szabályozza. A szerkezet és a részletek a támaszték típusától függően eltérőek lehetnek, de általában így néznek ki:

1. Címzett (a szervezet neve és címe, annak az alkalmazottnak a neve és beosztása, akinek a dokumentumokat küldik).
2. A fellebbezés száma és dátuma.
3. Tartalom.
4. A csatolt dokumentumok listája.
5. Ellenőrző.
6. Kapcsolatok.

A kísérőokmányok a szervezet iratkezelési szabályzata szerint sorszámozásra kerülnek, a többi levelezéshez hasonlóan. Jelenleg az irodai munkavégzés szabályai a vállalkozás belső kérdéseire vonatkoznak, és helyi törvények határozzák meg. A Gosstandart szabályai megkövetelik a vállalatoktól, hogy megfogalmazzák és rögzítsék az irodai munka alapelveit (GOST R ISO 15489-1-2007 SIBID). A címzett címére válaszoló kísérő küldésekor a küldeményszám alatt jelezheti annak kimenő számát és dátumát. A szöveget a következő mondattal is kezdheti: „Fellebbezésedhez ref. Nem... innen...”

Azokban az esetekben, amikor a kommunikációt a közvetlen végrehajtóval kell megtörténni, meg kell adni az elérhetőségét. Ez az információ leggyakrabban az űrlap bal alsó sarkában található. Javasoljuk, hogy adja meg vezetéknevét, kezdőbetűit (teljesen vagy röviden), telefonszámát vagy e-mail címét.

Találjuk ki, mit írjunk a kísérőlevélbe. Javasoljuk, hogy a szöveget a következő mondatokkal kezdjük: „Küldjük...”, „Küldjük neked...”, majd a dolgozatok rövid általánosított megnevezésével, amelyekhez a kíséretet csatoljuk. Nem szükséges minden egyes elemet név szerint feltüntetni ebben a szövegrészben, mivel ehhez egy másik rész is rendelkezésre áll.

• kérjük, erősítse meg az átvételt;
• kérjük, írja alá és térjen vissza időben;
• kérjük, értsen egyet, és térjen vissza megjegyzésekkel, vagy küldje el a nézeteltérésekről szóló jegyzőkönyvet;
• kérjük, használja rendeltetésének megfelelően;
• Kérem Önt, hogy biztosítsa a bizalmas információk biztonságát;
• Kérem az előírt módon tájékoztassák.

A fontos helyek félkövér vagy dőlt betűvel való kiemelése a kiemelés érdekében nem tilos.

A csatolt dokumentumok listája

A címzettnek átadott papírok listája a szöveg után egy egyszerű listában található, az egyes tételek számozásával. A lista létrehozásakor fontos megjegyezni az egyes elemek egyediségét. Ebben az esetben célszerű a részleteket teljes egészében feltüntetni. A pályázat a kísérőlevél céljától függően az egyes dokumentumok példányszámának és lapszámának feltüntetésével, vagy általános számlálással is elkészíthető.

Például:

1. 2017. 01. 06-án kelt 4. számú megállapodás 2 példányban. 10 lapon.
2. Műszaki leírás, készpénzmentes 2017.01.06., 1 példány. 3 lapon.

Összesen 2 dokumentum 13 lapon.

A kísérőlevél formázása

Az általánosan elfogadott levelezési szabványok szerint minden kimenő levelezést a szervezet hivatalos fejléces papírjára készítenek, feltüntetve a nevet, adatokat, teljes postai címet (ez különösen fontos, ha hagyományos levélben várják a választ) és egyéb elérhetőségeket.

A szöveg kialakítására és tartalmára vonatkozóan nincsenek követelmények, a levél szabad formában készül. De be kell tartani az üzleti levelezés szabályait, és el kell kerülni a kétértelműséget a megfogalmazásban.

Kísérőlevél nyomtatvány

Példa a kísérőlevélre

Videófelvétel van

Tegyen fel egy kérdést

A gazdasági társaságok, jogi személyek és egyéni vállalkozók közötti üzleti levelezést a feladó adatait tartalmazó sarokbélyegzővel ellátott céges levélpapíron szokás folytatni.

A kísérőlevél aláírása a küldött dokumentumok típusától függ.

Például egy szerződés vagy kereskedelmi ajánlat másolatának küldésekor a levelet hagyományosan az első menedzser írja alá; számviteli bizonylatok megküldése esetén - a főkönyvelő vagy a pénzügyi osztály vezetője, stb. Ezen kívül a levélben fel kell tüntetni a tényleges végrehajtó nevét és elérhetőségét - a beérkezett bizonylatokkal kapcsolatos kérdések esetén az azonnali kommunikáció érdekében.

A kísérőlevél általában a címzett társaság vagy részlegének első vezetőjének nevére készül.

Hogyan írjunk kísérőlevelet

Ha a beadvány nem címzett, a fellebbezés átugorható. Ezt követi az iratok rendelkezésre bocsátásának céljának ismertetése, és szükség esetén az elbírálás kérése. Az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium végzése a keresőképtelenségi bizonyítványok másolataiból az átmeneti rokkantsági ellátások számításaival, ha azokat bemutatják a munkáltatónak.

Csoportos baleset, súlyos baleset, halálos baleset esetén:. Munkahelyi baleset bejelentése, N-1 nyomtatvány - eredeti.

Megtaláljuk a választ. Dokumentumok újbóli bekérése

A foglalkozási patológia központjának következtetése a foglalkozási megbetegedések diagnózisáról. törvény foglalkozási megbetegedésről Határozat melléklete A munkába lépést megelőző és időszakos orvosi vizsgálatok eredményéről szóló tájékoztató másolatából.

Beszédminták

A foglalkozási megbetegedések kivizsgálására bizottság létrehozásáról szóló végzés másolata. A megadott dokumentumok listája nem teljes körű, mivel a bekezdés szerint.

Cím 2 példányban. Kérem, mondja meg, hogyan kell helyesen írni a kísérőlevélbe: Jogi osztály vagy Városgondnokság.

Anyag kísérőlevél az FSS mintához.

A felettes szervezet levelet küld a melléklettel: Szóval hány ív? Cégünk nem nyújtott be dokumentumokat és indoklást a tarifákhoz az alapkezelő társaságtól, valamint figyelmen kívül hagyta a tetőről és a hóeltakarításról való áramlást. Kérem, tegyen javaslatot, hogyan lehetne a Munkaügyi Felügyelőségnek szóló kísérőlevélben a legjobban megfogalmazni a késedelmes fizetés okát.

Az ok megfogalmazásához tudnia kell, de nem ír róla semmit.

Kísérőlevél minták és példák

Milyen dokumentumokat küld a kísérő ellenőrzésre kísérőlevéllel? Kérem, mondja meg, hogy amikor az orosz postán keresztül küldi el az ügyfeleknek dokumentumok, UPD-k, okiratok, szerződések másolatait, leltárt kell kitölteni a mellékletekről, vagy elküldhetem azokat hagyományos postai úton?

Értékes levélben történő iratok küldésekor a mellékletről leltárt kell kitölteni, így a posta felelős a melléklet biztonságáért. A dokumentumokat ajánlott vagy egyszerű levélben küldheti el, a mellékletről leltárt nem készítenek.

Kísérőlevél dokumentumokhoz- ez egy levél, amely a küldendő dokumentumokat kíséri, és tartalmazza a küldendő dokumentum nevét és a címzett további intézkedéseit.

A kísérőlevél kényelmes, mert:

• Először is, bizonyos dokumentumok elküldésének bizonyítéka.

  Kísérőlevél

  A címzett nem mondhatja el, hogy nem kapott dokumentumot, mivel a levél tartalmazza a teljes küldendő dokumentumcsomag tartalmának leírását;

• másodsorban utasításokat tartalmaz a címzett számára, hogy mit tegyen a beérkezett dokumentumokkal: mely példányokat kell aláírni, lepecsételni, és melyeket kell visszaküldeni a feladónak.

Hogyan írjunk helyesen kísérőlevelet dokumentumokhoz

A dokumentumokhoz kísérőlevél az üzleti levél általános szerkezete szerint készül.

Legfelül, a dokumentum fejlécében fel van tüntetve a levél címzettjének beosztása, cégneve és teljes neve.

Ezután beírjuk a dátumot és az iratszámot, valamint a levél címét is.

Az alábbiakban egy üzenet a címzettnek.

A dokumentumok kísérőlevelének szövege általában a következő szavakkal kezdődik:

• küldünk neked…
• küldünk neked...
• Bemutatjuk Önnek…

Itt meg kell adni a küldendő dokumentumok nevét, dátumát, számát, és fel kell írni a címzettnek szóló utasításokat: mit kell tenni a beérkezett dokumentumokkal.

Az iratokat kísérő kísérőlevél fő része kérést is tartalmazhat. Ebben az esetben a következő sablonkifejezéseket használjuk:

• Kérjük, erősítse meg az átvételt...
• Kérem adja át...
• Kérem tájékoztasson...
• Kérem küldje vissza...
• Kérem, vezessen... stb.

A levél főszövege alatt a mellékletek meglétére vonatkozó megjegyzés is szerepelhet, hogy megkönnyítse a levélfeldolgozást és csökkentse az elküldött dokumentumok másolatainak elvesztésének valószínűségét (lásd a mintát).

A dokumentumok kísérőlevélének utolsó része a feladó aláírását, beosztását és teljes nevét tartalmazza.

Kísérőlevél minta dokumentumokhoz

A rendezőnek
LLC "Standard"
E.S. Kuzmin

27.07.2013 № 23

Kedves Jevgenyij Sztanyiszlavovics!

A 2013. július 25-i keltezésű, aláírt és lepecsételt 2013-25-07 számú szerződést nézeteltérési jegyzőkönyvvel együtt küldjük. A nézeteltérési jegyzőkönyvet kérjük aláírni, lepecsételni és egy példányát 10 napon belül címünkre eljuttatni.

Alkalmazások:
1) szerződés 2 példányban. (összesen 6 lapon);
2) a nézeteltérésekről szóló jegyzőkönyv 2 példányban. (csak 2 lapon).

Rendező

Dykov

CM. Dykov

A dokumentumokhoz kísérőlevél készül a szervezet fejlécén.

Az USA-ban és az európai országokban bevett szokás a motivációs leveleket önéletrajzzal együtt küldeni. Oroszországban ez a tendencia csak lendületet vesz.

A kísérőlevél célja, hogy olyan hasznos információkat közöljön a munkáltatóval, amelyeket nem lenne helyénvaló az önéletrajz részeként megírni.

Rossz forma, ha egyáltalán nem írok kísérőlevelet. Képzeld magad egy munkáltató vagy HR helyébe menedzser Örülne, ha üres, önéletrajzot tartalmazó leveleket kapna, vagy személyre szabott leveleket? Amelyben kereszt- és családneveddel szólítanak meg, jelezve, hogy céged érdekes... Úgy tűnik, bárki a második lehetőséget választaná.

Ezért azok nyernek, akik még ilyen leveleket írnak. De ahhoz, hogy határozottan nyerjen más jelöltekkel szemben, tudnia kell, hogyan kell helyesen írni egy kísérőlevelet.

Néha egy kísérőlevél nagyon pozitív változást hozhat. Például az álláshirdetésben szerepel, hogy legalább 1 év szakmai gyakorlat szükséges. És nincs ilyen tapasztalatod, de megfelelsz a többi követelménynek. Egy jól megírt kísérőlevél nagy valószínűséggel arra készteti, hogy közelebbről is megvizsgálja jelöltségét.

Ragaszkodjon egy adott kísérőlevél vázlatához.

1. A levél tárgyában tüntesse fel a konkrét pozíciót, amelyre jelentkezik. Például: „Önéletrajz az értékesítési vezető pozíciójához.”
2. Köszöntéssel kell kezdeni. Sőt, lehetőleg egy konkrét személynek kell címezni. Gondosan olvassa el a munkaköri leírást - általában ott van feltüntetve a HR-menedzser neve és apaneve. Példa: „Jó napot, Maria Gennadievna!” Ha úgy adódik, hogy nem tudja megtudni annak a nevét és családnevét, akinek az önéletrajzát küldi, akkor a levél tárgyába írja be: „A cég HR vezetőjének *** - önéletrajz a munkakör betöltésére értékesítési vezető.” Üdvözletébe pedig egyszerűen csak írja be, hogy „Helló!” vagy „Jó napot!”
3. Írd meg, hol hallottál az üresedésről. Ezt a következőképpen teheti meg: „A *** weboldalon értesültem arról, hogy az Ön cégénél megüresedett értékesítési vezetői állás. Úgy gondolom, hogy érdekelni fogja a jelöltségem, ezért elküldöm önéletrajzomat.”
4. Ezután röviden írja le a hasonló pozícióban szerzett tapasztalatait. Ha nincs, írd meg, miért gondolod, hogy alkalmas vagy a feladatra. Példa: „Nincs tapasztalatom értékesítési menedzserként, de megvan minden olyan tulajdonságom, ami lehetővé teszi, hogy gyorsan megtanuljam ezt a munkát: figyelmesség, kommunikációs készség...”
5. Tudassa velük, hogy érdekli ez a cég és az adott tevékenységi terület. Például: „Nagyon érdekel, hogy állást kapjak az értékesítésben. Cége kiváló pozícióban van a piacon, ezért szeretnék érte dolgozni.”
6. Kérjük, adja meg elérhetőségeit, különösen a telefonszámát. Azt is megadhatja, hogy mikor hívható.

Ne feledje a legfontosabb dolgot - a levélnek egyéninek kell lennie minden olyan cég esetében, amelyhez önéletrajzát elküldi. Ezért ügyeljen arra, hogy ne keverje össze a különböző cégek HR-szakértőinek nevét és családnevét, munkaköri megnevezéseit és egyéb információkat. És még inkább elfogadhatatlan, hogy egyszerre több e-mail címre küldjenek tömeges leveleket.

Kísérőlevél stílus

Természetesen a kísérőlevelet üzleti stílusban kell megírni, köznyelvi szavak és különösen trágár szavak nélkül. Mivel egy konkrét személyhez kell szólnia, a „Te” szót és származékait nagybetűvel kell írni. A nyelvtani, helyesírási és központozási hibák elfogadhatatlanok. Nézz át mindent még egyszer, mert keveseknek fog tetszeni egy analfabéta levél, és lehet, hogy az önéletrajzodat sem nyitják meg. Legjobb, ha hagyod, hogy valaki elolvassa a leveledet, hátha rámutat, mit lehet vagy kell javítani.

Ne rövidítse le a szavakat: ez egy e-mail, nem egy papírlevél. De a levél hossza ne legyen túl hosszú, fél A4-es oldal Word formátumban - abból lesz bőven.

Nem szabad „rendezett” stílusban írni, például: „Meg kell fontolnia az önéletrajzomat, kiváló szakember vagyok.”

A levél tartalma: mit írjunk és mit ne

Semmiképpen ne írjon az előző munkahelye elhagyásának okairól, vagy a feletteseivel, kollégáival való konfliktusokról. Egy példa arra, hogyan ne írj: „Nagyon érdekes számomra a céged. Legutóbbi munkahelyemen a főnököm nem értékelte az erőfeszítéseimet, remélem sikerül majd karriert építeni az Ön cégében...”

Ha felsorolod személyes tulajdonságaidat, ne képletesen csináld. Több ezer hozzád hasonló ember van – felelős, céltudatos fiatal szakemberek, aktív életmóddal, eredményre koncentrálnak. Jobb, ha valami eredetibbet talál ki (az ésszerűség határain belül), de igazat. Talán az erős oldala az emberekkel való közös nyelv megtalálásának képessége, a jó memória és az udvariasság.

Nem kell a hobbijairól írni, akárcsak magára az önéletrajzra. Ez túl sok.

Soha ne írd azt, hogy az álmod, hogy felfelé repülj a karrierlétrán. Szerényebbnek kell lennie: írja meg, hogy képességei hasznosak lesznek a cég számára.

Mielőtt megadná elérhetőségeit, írhat arról, hogy szeretne interjút készíteni, és többet is elmondhat magáról.

Példa a kísérőlevélre

Helló, Ksenia Sergeevna!

A *** weboldalról megtudtam, hogy bankjában van egy hitelszakértői állás betöltetlen. Úgy gondolom, hogy a jelöltségem érdekelheti Önt.

Hitelspecialistaként nincs tapasztalatom, de korábban a bankszektorban dolgoztam pénztárosként. Megértem a banki munka sajátosságait, és a gyors tanulási képességem lehetővé teszi, hogy megbirkózzak a hitelügyintézői munkával.

Kifejezetten a bankszektorban szeretnék fejlődni. Az Ön bankja az egyik legnagyobb és legsikeresebb bank, ezért érdekel az ottani munka.

Úgy gondolom, hogy képességeim hasznosak lehetnek az Ön bankja számára. A levélhez mellékelem az önéletrajzomat. Készen állok egy interjúra, hogy többet mondjak el magamról.

Az elérhetőségem ***, hívni 9-21 óráig lehet.

Videó

Nézze meg ezt a hasznos videót.