ED elektronikus dokumentumkezelő rendszer 1C vállalati. Munkavégzés szabályozási és referenciainformációkkal

Elsősorban dokumentumautomatizálásra tervezték.

A rendszer automatizálja a dokumentumokkal végzett munka teljes ciklusát, lehetővé teszi az alkalmazottak közötti interakció ésszerűsítését és a munkaidő felhasználásának nyomon követését. A bizonylatok könyvelése a hatályos szabályozási dokumentáció (GOST-ok, követelmények, utasítások stb.) és az irodai munka hagyományainak megfelelően történik. A program többfelhasználós működést biztosít mind helyi hálózaton, mind az interneten keresztül (beleértve a webböngészőket is). A rendszert nagy rugalmasság, a tárolt adatokkal kapcsolatos információk nagyfokú részletessége és a lehetőségek széles skálája jellemzi. Lehetővé teszi a munkaidő-gazdálkodás hatékonyságának növelését, a folyamatok szabványosítását, a dokumentáció és minden egyéb szükséges információ teljes körű ellenőrzését és biztonságát. A rendszer funkcionalitása folyamatosan bővül.

Főbb jellemzők

Könyvelés és dokumentumok tárolása

Dolgozzon dokumentumokkal

További jellemzők

Biztonság

A teljesítményfegyelem ellenőrzése

• a feladatok teljesítésének határidejének és mennyiségének ellenőrzése
• az alkalmazottak munkaidejének napi rögzítése az elvégzett munkával összefüggésben (beleértve az elvégzett feladatokon alapuló automatikus)
• egyes alkalmazottak, részlegek, projektek munkaidő költségeinek elemzése jelentések alapján

Mások

Sajátosságok

1C: A dokumentumfolyamat CORP és PROF változatban jelenik meg. A CORP változat inkább közép- és nagykereskedelmi vállalkozásoknak, költségvetési intézményeknek alkalmas komplex szerkezettel vagy dokumentumáramlással. A PROF verzió kis struktúrával és egyszerű dokumentumáramlással képes megfelelni a szervezetek igényeinek. A PROF és CORP verziók funkcionalitása számos eltérést mutat.

Integráció

Lehetőség van más alkalmazásokkal való interakció konfigurálására és adatcserére szövegfájlokon, XML dokumentumokon és DBF-fájlokon keresztül.

Végrehajtás

A rendszer megvalósítására vonatkozóan nincsenek ismert korlátozások (a megfelelő technikai támogatáson kívül). Használatának lehetősége nem függ a vállalkozás iparágától, felépítésétől, szervezeti formájától, tevékenységi típusától, létszámától stb. A rendszer testreszabható, adaptálható az ügyfél konkrét feladataihoz, igényeihez. Könnyen megtanulható a felhasználók számára. Vannak példák az 1C: Document Flow megvalósítására számos iparágban, beleértve a kereskedelmi, költségvetési és non-profit szervezeteket.

A versenyzők

Az orosz piacon a versenytársak között szerepel a DELO, a DIRECTUM, az EUFRATES, a DocsVision, az IBM Lotus Notes.

Kritika, hiányosságok

Egyelőre a kritika elsősorban a hozzáférési jogok beállításának nehézségeivel, az e-mail szolgáltatásokkal való korlátozott interakcióval és a teljes értékű levelezőkliens hiányával, valamint az angol nyelvű felület hiányával kapcsolatos.

Linkek

• Pénzügyi újság, 4. szám, 2010. január. I. Sidorov, „1C: Document Flow 8”: új megoldás az irodai automatizáláshoz és a dokumentumáramláshoz
• Pénzügyi újság, 4. szám, 2011. január. I. Sidorov, „1C: Document flow 8 KORP”: új megoldás az irodai automatizáláshoz és a dokumentumáramláshoz

Megjegyzések

Kategóriák:

• Szoftver ábécé szerint
• Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek
• Üzleti programok
• Automatizálás
• Projektmenedzsment szoftver

Wikimédia Alapítvány. 2010.

Nézze meg, mi az "1C: Document Flow" más szótárakban:

A dokumentumáramlás a dokumentumok mozgatása egy szervezetben azok létrehozásának vagy átvételének pillanatától a végrehajtás befejezéséig: elküldés és (vagy) továbbítás az ügyhöz. Tartalom 1. szakasz 2 Elektronikus dokumentumkezelés ... Wikipédia

Dokumentum áramlás- az iratok mozgása egy hatóságban, szervezetben, intézményben keletkezésüktől vagy átvételüktől a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig. Forrás … A normatív és műszaki dokumentáció kifejezéseinek szótár-referenciája

Az iratok mozgása azok készítői és végrehajtói között, illetve azok között, akiknek ismerniük kell az iratokat. Üzleti kifejezések szótára. Akademik.ru. 2001... Üzleti kifejezések szótára

Főnév, szinonimák száma: 1 fordulat (43) ASIS Dictionary of Synonyms. V.N. Trishin. 2013… Szinonima szótár

A dokumentumok információtechnológiai láncok mentén történő mozgatása azok készítői és végrehajtói között, lehetővé téve az összes érdekelt tájékoztatását, a meghozott döntések közlését, valamint a könyvelést és ellenőrzést. Raizberg B.A.,...... Közgazdasági szótár

Dokumentumfolyamat... Helyesírási szótár-kézikönyv

Dokumentum áramlás- dokumentumok mozgása a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás befejezéséig, az irattárba helyezés és (vagy) feladásig;... Forrás: Módszertani ajánlások a szövetségi végrehajtó hatóságoknál az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozásához... . .. Hivatalos terminológia

Dokumentum áramlás- (okmányfolyam) iratok mozgatása egy szervezetben (cégben, vállalkozásban) azok létrejöttétől vagy átvételétől a szervezeten belüli elküldésig vagy a velük végzett munka befejezéséig... Gazdasági-matematikai szótár

dokumentumfolyamat- Dokumentumok mozgása a szervezetben azok létrehozásának vagy átvételének pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig. [GOST R 51141 98] Témák: irodai munka és levéltári iratok közgazdaságtan Általános kifejezések: dokumentumokkal végzett munka megszervezése ...

dokumentumáramlás (adminisztratív és gazdasági tevékenység a sportban)- iratfolyamat Dokumentumok mozgatása egy szervezetben a keletkezésüktől vagy átvételüktől a kivitelezés vagy a feladás befejezéséig. [A Szocsi 2014. évi Szervezőbizottság Nyelvi Szolgálatainak Osztálya. Fogalmak szójegyzéke] HU dokumentumforgalom… … Műszaki fordítói útmutató

Elektronikus dokumentumkezelés- 1.3. Az elektronikus dokumentumáramlás (dokumentumfolyam) a dokumentumfolyamban résztvevők közötti dokumentumok cseréjére irányuló tranzakciók sorozata, amely szabályozott folyamatot biztosít a dokumentumok cseréjéhez (például... Hivatalos terminológia

Könyvek

• Dokumentumáramlás a számvitelben és adószámvitelben (+ CD-ROM), A könyv módszertani megközelítést vázol fel, gyakorlati ajánlásokat ad az üzleti tranzakciók dokumentálásához és a bizonylatáramlás megszervezéséhez. Minden ajánlást a követelmények figyelembevételével adunk... Kiadó:

A dokumentumokkal végzett munka automatizálásának céljai a különböző vállalatoknál radikálisan eltérhetnek méretükben és dinamikájukban. Például egy dokumentumkezelő rendszer kiépítése egy nagy holding számára, amely úgy döntött, hogy teljesen elhagyja a papíralapú dokumentumokat, egy olyan projekt elindítását jelenti, amely méretét és jellegét tekintve összehasonlíthatatlan az azonos rendszer bevezetésének projektjével, de egy kis egyéni vállalkozásnál. Sőt, mindkét esetben beszélhetünk az „1C: Document Flow 8” megvalósításáról.

Univerzális eszköz az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek (az 1C EDMS-t is gyakran használják) építésére bármilyen méretű vállalkozásnál - az 1C dokumentumkezelő programot az 1C fejlesztette ki. modern ECM rendszer(Enterprise Content Management), amely a dokumentumokon túl egy komplex folyamat elindítását, az üzleti folyamatok nyomon követését és kezelését, valamint a munkatársak együttműködésének megszervezését segíti. A megoldás bevált módszereket valósít meg, és olyan funkcionalitással rendelkezik, amely a vállalati dokumentumfeldolgozás teljes ciklusát biztosítja.

Az 1C: Document Flow 8 funkciói lehetővé teszik a következőket:

• Központilag és biztonságosan tárolja a dokumentumokat;
• Regisztrálja a bejövő és kimenő dokumentumokat;
• Szervezeti, adminisztratív, információs, referencia és egyéb belső dokumentumok, szerződések, feljegyzések létrehozása, tárolása és feldolgozása;
• Gyors hozzáférés a dokumentumokhoz, figyelembe véve a felhasználói jogokat;
• A munkavállalók kollektív munkájának kialakítása a dokumentumok végrehajtásának átlátható koordinációjával, jóváhagyásával és ellenőrzésével;
• A dokumentum-útválasztás, a teljesítményfegyelem ellenőrzése és elemzése rugalmas konfigurálása;
• Dokumentumok automatikus letöltése e-mailből és szkennerből;
• A dolgozók munkaidejének nyilvántartása és ellenőrzése.

Az 1C konfigurációhoz négy szállítási lehetőség van: 8. dokumentumfolyamat

• 1C: Dokumentumfolyam KORP minden összetett szervezeti felépítésű és fejlett, többszintű dokumentumáramlással rendelkező vállalkozás számára.
• 1C: Egy kormányzati szerv dokumentumfolyamata komplex felépítésű, fejlett dokumentumáramlású állami (önkormányzati) intézmények számára.
• 1C: Dokumentumfolyam PROF kiskereskedelmi vállalkozások és költségvetési intézmények számára egyszerű szervezeti felépítéssel és minimális papírmunkával.
• 1C: Dokumentumkezelés kétnyelvű felülettel: angol és orosz. Használható olyan orosz vállalkozásoknál, amelyek külföldi fióktelepei vagy leányvállalatai vannak, olyan orosz vállalkozásoknál, ahol jelentős a külföldi alkalmazottak aránya, valamint külföldi vállalatok oroszországi fióktelepein.

Az 1C Document Flow programnak nincs iparági kapcsolata. Sokoldalúságának köszönhetően az 1C dokumentumáramlás könnyen testreszabható, és az adott szervezet sajátosságaihoz igazítható. Nézzük meg közelebbről a megoldás funkcionalitását az 1C: Document Flow KORP (2.1.11.5 kiadás) példáján keresztül.

1C funkció: 8. dokumentumfolyamat

Levelezés, bejövő és kimenő elszámolás

A program beépített linkelt kijelzővel rendelkezik a bejövő és kimenő dokumentumokról. A válaszok integritását és a levelezési előzményeket felügyelik.

Belső dokumentumfolyamat

Irodai feljegyzések, ORD, megrendelések, projekt dokumentumok, műszaki dokumentumok. A belső dokumentumok tárolása naplóban történik. Lehetőség van az összes dokumentum megtekintésére folyamatos listában.

Az ábra a mappaszerkezetet mutatja - ez egy rubrikátor a belső dokumentumok csoportosítására (mappák, dokumentumtípusok, vállalkozók, kategóriák, projektek szerint).

Információkeresés, vonalkódolás

A program nagy mennyiségű információ tárolására képes. A felhasználók kényelme érdekében a következő adatkeresési módszereket alkalmaztuk:

• Keresés részletek szerint;
• Keresés a listákban (gyors kijelölések segítségével);
• Teljes szöveges keresés;
• Keresés papíralapú dokumentumok között vonalkóddal.

Az 1C:Document Flow támogatja a vonalkódok közvetlenül egy dokumentumfájlba történő nyomtatását és a külön lapra történő nyomtatást, valamint a ragasztó alapú vonalkódok nyomtatását a papír változatra történő alkalmazáshoz. Az ilyen technológiák alkalmazása nagymértékben leegyszerűsíti a dokumentumok keresését és az áttekinthető archívum létrehozását: elegendő egy vonalkód leolvasása szkennerrel, hogy automatikusan megnyíljon a dokumentumkártya, vagy a dokumentumokhoz jelenleg létező feladatokat.

A program képes elektronikus aláírás használatára, mellyel okmánykártyákat, csatolmányokat, jóváhagyó vízumot, határozatot, jóváhagyó határozatot stb.

Szerződéses dokumentumok és minden, ami azokkal kapcsolatos

• Szerződések tárgyalása;
• Összegek ellenőrzése, kísérőokmányok szerződés szerinti áthaladásának ellenőrzése;
• A szerződés életciklusának ellenőrzése;
• Eredeti szerződések szkennelt másolatainak átvétele aláírással és pecséttel.

A fájlokat az alkalmazottak naponta hozzák létre és szerkesztik. Együttműködő, többfelhasználós munka biztosított, mechanizmus biztosított az állományok életciklusának kezelésére és a dokumentumokhoz való hivatkozásra.

Úgynevezett "üzleti levél" Funkcionalitása hasonló a hagyományos levelezőprogramokéhoz, de hasznos eszközökkel (több mint 40) van kiegészítve, amelyek nagyban leegyszerűsítik a dolgozók munkáját. Például a „belső - külső e-mail” vezérlőfunkció lehetővé teszi, hogy megtekintse a figyelmeztetéseket, hogy a belső levelek külső szerverre mennek, és azonnal megerősítheti vagy megakadályozhatja ezt a műveletet. A mechanizmus a KORP és a DGU konfigurációkban valósul meg.

Üzleti folyamatok és feladatok

A folyamatszemlélet koncepciója az 1C: Document Flow 8 program keretein belül nem csak a dokumentumok útválasztási módszerét tartalmazza. Az üzleti folyamat egyben olyan számviteli egység is, amely köré épül minden, ami a munkavállalók hatékonyságának növelésével, a munkavégzés átláthatóságával és pontosságával, végső soron a vállalkozás egészének szervezett minőségének új szintre emelésével kapcsolatos.

A programban szereplő feladatok elemi folyamatok keretein belül vannak kialakítva, alapértelmezés szerint 6 típusra osztva:

• Megfontolás, melynek eredménye az állásfoglalás vezetője általi megfogalmazás és a hiteles dokumentum visszaküldése a szerzőnek.
• Végrehajtás: a fejlesztés alatt álló dokumentáció átadása minden felhasználónak, a lista szerint, valamint az ellenőrző személynek végrehajtási fegyelem lefolytatására. Az egyik felhasználó felelős végrehajtónak van kijelölve.
• Koordináció: Ennek az üzleti folyamatnak a részeként a kiválasztott válaszadók módosítják vagy hitelesítik a dokumentációt, majd visszaküldik azt a kezdeményezőnek az eredmények kidolgozása és a további intézkedések érdekében.
• Nyilatkozat: a dokumentumot jóváhagyásra benyújtják a kijelölt felelősnek. Ennek eredményeként visszatér a szerző, hogy módosítsa vagy felülvizsgálja a felbontást.
• Bejegyzés: a dokumentumot átadják a titkárnak. A titkár kiad egy regisztrációs számot, ráhelyezi a szervezet pecsétjét és elküldi a levelezőnek.
• Megismertetés lehetővé teszi az érdekelt felek listáján szereplő összes munkavállaló számára a dokumentum áttekintését.

Ezen folyamatok alapján lehetőség nyílik összetettebb, többszintű sémák és útvonalak létrehozására különféle átmenetekkel - komplex, többfunkciós folyamatok korlátlan beágyazási szintjével.

Projektmenedzsment

Ez az 1C blokk: A 8. dokumentumfolyamat szükséges a dokumentumok teljes körének és az alkalmazottak projektekkel kapcsolatos munkájának lebontásához, valamint a projekteken dolgozó csapatok segítéséhez adminisztratív, szervezési és ellenőrzési feladatokban, kezdve a projekt karbantartásától. terv, amely a projekt feladatainak végrehajtásával zárul . A „projektmenedzsment” mechanizmus a KORP és a DGU konfigurációkban valósul meg.

Időmérés

Egy egyszerű funkcionális blokk 1C: Document Flow 8, amely lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy kényelmes, intuitív formában rögzítsék azokat a problémákat, amelyekkel a nap folyamán foglalkoztak, valamint azt, hogy milyen típusú munkákkal töltötték az idejüket. Ugyanakkor az összes munkaadat kapcsolódik azokhoz a dokumentumokhoz, feladatokhoz, folyamatokhoz és projektekhez, amelyekkel az alkalmazott interakcióba került. A munkaidő-követő egység segít felmérni, hogy az alkalmazottak munkaideje valójában hogyan épül fel, hány százalékát fordították értekezletekre és hány százalékát dokumentumok elkészítésére és jóváhagyására.

Egy kicsi, de nagyon hasznos mechanizmus, amely jelzi az alkalmazott hiányát, és lehetővé teszi, hogy megtalálja a felelős személy leváltásának lehetőségeit a folyamat vagy a projekt minden szakaszában, ahol az interakciót feltételezi vele.

A teljesítményfegyelem ellenőrzése

A programba beépített fontos funkció a feladatok teljesítményfegyelemének figyelése:

• A határidők és a feladatok mennyiségének ellenőrzése;
• Az alkalmazottak munkaidejének napi rögzítése az elvégzett munkával összefüggésben (beleértve az elvégzett feladatokon alapuló automatikus rögzítést is);
• Az egyes alkalmazottak, részlegek és projektek munkaidő-költségeinek elemzése jelentések alapján.

Klasszikus irodai munka

Az 1C Document Flow programban már teljes egészében benne vannak a papíralapú dokumentumáramláshoz szükséges nyomtatványok, például egy tok borítójának nyomtatása, átviteli napló és még sok más.

1C: A 8-as dokumentumfolyam átfogó lehetőségeket biztosít az események rögzítésére, kezdve egy értekezlet vagy konferencia tervével, egészen az ezen az eseményen meghozott döntések végrehajtásának nyomon követéséig. Ha egy eseményen a protokoll minden pontja nincs teljesen kidolgozva, vagy nem minden ponton születtek döntések, akkor a következő esemény az előzőhöz kapcsolódóan jelenik meg a programban, ami növeli az átláthatóságot és a folyamat előrehaladását. a meghozott döntések jóváhagyása és növeli a végrehajtói fegyelmet. KORP és DGU verziókban implementálva.

egy adott szervezethez és eseményrendhez való kapcsolódás képességével segíti az alkalmazottakat gyorsan megtalálni a helyiségeket a közvetlen közelében. A helyiségek terv szerinti megtekintésére van lehetőség.

Az 1C: Document Flow 8-ba beépített eszköz az alkalmazottak munkaproblémáinak megoldására a szervezetben elfogadott formalizáltsági fokon: az informális kommunikációtól az üzleti levelezésig, amely a döntések és cselekvések támogatásaként szolgál. Sőt, a fórumon folyó összes vita dokumentumokhoz, feladatokhoz és folyamatokhoz kötődik. A fórum könnyen használható az első támogatási vonalhoz, ahol a tapasztalt alkalmazottak elmagyarázzák az újonnan érkezőknek bizonyos munkahelyi kérdéseket. A „Fórum” mechanizmus a KORP és a DGU konfigurációkban valósul meg.

A mechanizmust úgy alakították ki, hogy a felhasználói hozzáférési jogokat a dokumentumfolyam-adatbázishoz olyan paraméterek szerint különböztesse meg, mint a hozzáférési szabályzat, a mappák és a munkacsoportok.

Egyéb

• Közvetlenül az 1C Document Flow dobozában található egy integrációs mechanizmus 13 másik 1C konfigurációval. Különösen lehetséges az integráció ERP konfiguráció csereterv és zökkenőmentes integráció révén.
• Konfiguráció mobil eszközökön működik Android, IOS, Windows Phone platformon, valamint böngészőkön keresztül, az 1C:Enterprise 8 platform képességeinek köszönhetően.
• Személyes és általános naptárak, amelyben nemcsak az iratok nyilvántartását, mint az MS Outlook-ban, hanem dokumentumokat és felhasználói feladatokat is vezethetünk.
• Interfész beállítása– az 1C:Enterprise szabványos funkciója, de az 1C:Document Flow 8 programban szélesebb alkalmazási lehetőséggel rendelkezik, lehetővé téve a program összes felületének testreszabását „maga számára”, azaz megváltoztathatja a részletek összetételét, színezheti listák, rendezés konfigurálása, oszlopok összetételének hozzárendelése stb.

Nincsenek korlátozások (kivéve a megfelelő technikai támogatást) a dokumentumkezelő program 1C cégtől való megvalósítására: használatának lehetősége nem függ a vállalkozás iparágától, felépítésétől, szervezeti formájától, tevékenységi típusától, létszám stb. A rendszer személyre szabható és egyedi feladatokhoz és vevői igényekhez igazítható, a felhasználók könnyen elsajátíthatóak, és ma már több mint 1700 sikeres 1C Document Flow 8 megvalósítás létezik a kereskedelmi, szolgáltatói, ipari és költségvetési szervezetekben.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kiválasztásakor a modern vállalatokat az átfogó fejlesztési stratégia, a célok, a versenykörnyezet jelenléte, a kívánt struktúra és az ilyen megoldás megvalósításától várható gazdasági hatás vezérli. Az EDMS bevezetésének céljai között szerepel a teljesítményfegyelem ellenőrzésének javítása, az elveszett dokumentumok számának csökkentése; a jóváhagyási idő csökkentése; a hibák számának csökkentése a szabványos dokumentumokkal végzett munka során.

Az EDMS (ECM) funkciókhoz számos kulcsfontosságú követelmény tartozik. A vállalati dokumentumfolyamat optimalizálásának további sikere attól függ, hogy a rendszer megfelel-e ezeknek a követelményeknek. A dokumentumok jóváhagyási és feladatkiosztási folyamatai gyorsabban lezajlanak a „papírról” elektronikus formára való áttéréssel, a dokumentumok, utasítások feldolgozásának ideje is csökken, és nyomon követhetővé válik a dokumentummal végzett munka előrehaladása. A rendszerrel való munka során az előadók automatikusan értesítést kapnak az új dokumentumokról, feldolgozásuk időzítése pedig ellenőrzés alatt áll. A dokumentumokhoz való gyors hozzáférés, a könnyű keresés és a dokumentumok biztonsága érdekében az elektronikus tárolás rendszerezett.

Fontos, hogy a védett adatokhoz való hozzáférési jogok differenciáltak legyenek. A szabványos dokumentumok szakaszainak automatikus kitöltése a meglévő referenciaadatok felhasználásával szintén jelentősen csökkenti a munkaidőt. Fontos, hogy a vezető kényelmes eszközökkel rendelkezzen a feladatok határidőinek figyelemmel kísérésére és az összefoglaló jelentésekre. Az információtartalom megtartása érdekében a vállalati munkában az EDMS-nek könnyen integrálhatónak kell lennie a meglévő levelezőrendszerrel és a vállalat meglévő számviteli rendszereivel (személyzeti, pénzügyi, számviteli és termelésirányítási rendszerekkel).

Emellett egyre több szervezet figyel a rendszerben a távmunka lehetőségére. A rendszer értékelésének fontos kritériumai közé tartozik a bizonylatokról, végrehajtókról, dokumentumok állapotáról stb. szóló jelentések készítésének képessége; a rendszer gyors bevezetése; a telepítés és a rendszertámogatás költsége; a rendszerfejlesztés egyszerűsége; a rendszerszoftver használatának képessége további problémák megoldására.

És további követelmények:

• a rendszerbe történő streaming dokumentumbevitel elérhetősége, szkennerrel való munkavégzés lehetősége;
• előre konfigurált szerződéskezelési modul;
• tablet verzió;
• mobil kliensek.

Összehasonlítás

Nézzük meg, hogyan valósítják meg ezeket a funkciókat a Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow és 1C: Document Flow 8 rendszerekben. Mindezeket a rendszereket egy közös koncepció egyesíti, amelyek a klasszikus EDMS és az üzleti folyamatmenedzsment eszközök kombinációján alapulnak. Az elektronikus dokumentumkezelés és a BPM rendszerek előnyeinek ötvözésével a vállalatok folyamatokat fejlesztenek és növelik a működési hatékonyságot.

Funkcionalitás és integrációs lehetőségek

Directum

A Directum rendszer funkcionális előnyei nem csupán az üzleti megoldások kibővített katalógusát jelentik. A munkahelyen mindennap használt funkciók közül kiemelhetjük a kényelmes emlékeztetőket, a számozási számok konfigurálásának lehetőségét és a vonalkódos címkékkel való munkát. A csatolt fájlok előnézetének jelenléte, fájltárolók, az elkészült referenciakönyvek nagy választéka az alapkonfigurációban, interaktív varázslók dokumentumok létrehozásához.

Ennek az EDMS-nek a negatívumai: az objektumok oldalankénti megjelenítésének hiánya a dokumentumleltárban és a keresési eredményekben, a további stílusok alkalmazásának képtelensége a dokumentumleltárban.

Ezeket a funkciókat a Docsvision implementálja. A weboldalak és a testreszabott jelentések az alkalmazás főablakában jelennek meg. Az archivált dokumentumok külön adatbázistáblákba kerülnek. A rendszer felhasználói választhatnak egy hitelesítési lehetőséget. A regisztrációs kártya XML-leírására XSLT-transzformáció kerül alkalmazásra.

ELMA

Az ELMA rendszert az üzleti megoldások kibővített sora jellemzi. Ezek közé tartozik az ECM+ modul (egy BPM rendszer és egy klasszikus EDMS funkcióinak kombinációja), Projects+ – standard funkciók a projektmenedzsmenthez és a folyamatkezeléshez; ELMA CRM+ - ügyfélközpontú megközelítést valósít meg a végpontok közötti folyamatok megvalósításán keresztül. És egy olyan KPI megoldás, amivel a Directum rendszer nem rendelkezik.

Ami az integrációs képességeket illeti, az ELMA ECM+ és két másik megoldás is rendelkezik beépülő modullal az MS Outlook alkalmazáshoz. Ezenkívül az ELMA könnyen integrálható az 1C:Enterprise szolgáltatással (az összes jelenlegi verzióval).

Annak érdekében, hogy ne keveredjen össze nagyszámú fájlban a módosításokkal és változtatásokkal, az alkalmazás dokumentumainak korlátlan számú verziója lehet, de csak egy jelölhető meg aktuálisnak. A dokumentumváltozások teljes előzménye egy dokumentumkártyára kerül összegyűjtésre.

A dokumentumon való munkához és az ezekkel a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges összes eszköz a felhasználó keze ügyében van.

Ha a dokumentumot papír formában kapta meg a cég, akkor a szkennelés után automatikusan mentésre kerül.

A menedzser megtekinthet egy jelentést az aktuális teljesítményhelyzetről, és a felhasználók számos szűrőt kapnak, amelyek segítségével tetszés szerint fogalmazhatják meg az eredményeket.

Az ECM+ alkalmazás személyre szabható az egyes vállalkozás igényeinek és szervezeti felépítésének megfelelően.

A dokumentumkészítés felgyorsítása érdekében sablonokat hozhat létre. Ez minden felhasználó számára elérhető, még azok is, akik nem rendelkeznek programozási ismeretekkel.

Beállíthatja a vonalkód automatikus bevitelét a sablonba az azonnali felismeréshez a rendszerben.

A felülvizsgálatban vizsgált összes rendszernek saját mobilalkalmazása van a rendszerfunkciók táblagépen vagy mobileszközön keresztüli kezelésére. Ez lehetővé teszi a felsővezetők számára, hogy bárhonnan részt vegyenek a vállalat operatív tevékenységében, ahol van internet-hozzáférés. A mobileszközök kliensei minden mobil operációs rendszerrel kompatibilisek.

Optima WorkFlow

A rendszer előnyei közé tartozik a további stílusok használata a dokumentumleltárban, a képek megjelenítése a dokumentumleltárban és a megtekintési területen. Lehetőség van a betöltött dokumentumok listájának szűrésére. Az Optima WorkFlow támogatja a rubrikák beállítását a dokumentumnaplókban és a kiválasztott rekord megtekintési területének beállítását a dokumentumleltárban. A megrendelés regisztrációs kártya testreszabása működik. Harmadik féltől származó webalkalmazások beágyazhatók a főablakba. Integráció van az IBM WebSphere MQ-val. A levéltári osztályok tevékenységének automatizálására egy speciális Archívum modult fejlesztettek ki.

1C: 8. dokumentumfolyamat

Ennek a megoldásnak a fő munkaterületei az irodai munka, az általános dokumentumkezelés, a szerződéskezelés, az elektronikus archívum és a kérésekkel végzett munka. A funkcionalitás bővíthető pluginekkel. A dokumentumútvonalak feldolgozása során fájlokat csatolhat, majd módosíthatja azokat. Van egy Windows Explorer regisztráció.

Beállíthatja a különböző forrásokból (mappa, e-mail, web) származó dokumentumok automatikus létrehozását, regisztrációját és továbbítását.

Hibák: Nincs belső posta. Nem hozhat létre feladatokat csoportokhoz vagy hozzárendeléseket tartalmazó mappákhoz. Ráadásul ez a megoldás nem tartalmaz projektmenedzsment modult. Regisztráció MS Office-ból, Open Office nem lehetséges. A QMS dokumentációval való munkavégzés nem támogatott. A személyes felhasználói mappák karbantartására sincs mód.

Interfészek

Directum

A Directum rendszerben az összes üzemmód interfésze egységes, a dokumentumok és feladatok feldolgozására vonatkozó szabályok konfigurálhatók. Csere üzemmódban a rendszer megőrzi információtartalmát. A fájlokkal való munka online is lehetséges. Egy külön fájlhoz való hozzáférési jogokat osztanak ki, mindegyiket attributív módon írják le. Megfigyelheti a dokumentumfolyamatok átláthatóságát is. A feladatok hozzáadódnak az MS Outlook naptárához. A rendszer előnye a testre szabható keresősablonok és a listaoszlopok szerinti kényelmes szűrési mechanizmusok.

De van egy sor hátránya is: nincs lehetőség az elemek oldalankénti megjelenítésére (Win32-ben). Minimális vizuális effektus beállítások. A részletek neveit nem lehet különböző nyelveken lokalizálni. A kártya mérete nem módosítható. Az elektronikus dokumentumok közötti hivatkozások létrehozásakor nem fűzhet megjegyzéseket a hivatkozás leírásához. Az interfész túlterhelt.

Rizs. 1. Directum rendszer interfész

Docsvision

A Docsvision előre konfigurált témákat használ, és a parancsszalag testreszabható. A dokumentumok közötti végpontok közötti kapcsolatok faként jelennek meg. A linkekhez lehet kommentelni. Lehetőség van feladatkártyák tervezésére. Az eszköztár testreszabható. A teljes szöveges keresés egy sorból működik, vannak testre szabható keresősablonok, és a keresési űrlapok kialakítása is testreszabható.

Ugyanakkor a rendszer hátránya, hogy nem tud automatikusan dokumentumot csatolni egy feladathoz. A folyamatok nem átláthatóak, az emlékeztetők csak akkor működnek, ha az MS Outlook be van kapcsolva.

Rizs. 2. Docsvision rendszer interfész

ELMA

Külsőleg az ELMA ECM+ interfész egy szabványos fájltároló, az ilyen rendszerekkel nem rendelkező felhasználó könnyen navigálhat önállóan.

A dokumentumok regisztrációja egy speciális varázslóban valósul meg, több egymást követő lépésben. A rendszerbe való belépéskor csak a bizonylat szükséges adatait kell feltüntetni, és csatolni kell az elektronikus változatot, a rendszer automatikusan generál egy okmánykártyát, amelyen az összes adatot tartalmazza.

A szervezettel kapcsolatos minden információ megtalálható a belső portálon. A munkához szükséges összes eszköz egy helyen: dokumentumarchívum, feladatok, naptár, üzenet feed, jelentések, webes dokumentumok.

A műveletek a beállítás során egyszerűsíthetők vagy bővíthetők.

Rizs. 3. ELMA interfész

Optima WorkFlow

A rendszer intuitív kezelőfelülettel rendelkezik. A rendszer konfigurálja az alkalmazás tervezési stílusait, megjeleníti a dokumentumleltárt és a megtekintési területet a részletekhez és képekhez, valamint stílusokat alkalmaz a dokumentumok listájának megrajzolásához (betűtípus, kitöltés, ikon).

Érdemes megjegyezni a kényelmes kereséseket a regisztrációs kártyák listamezőiben, a kötelező mezők vizuális ellenőrzését, a fájlokkal, kapcsolatokkal és dokumentummozgással egyetlen ablakban történő munkavégzés lehetőségét.

Kényelmes a csatolt fájlokkal dolgozni - a munka online, egyetlen ablakban, be- és kijelentkezés módban történik. A dokumentumok közötti végpontok közötti kapcsolatok faként jelennek meg.

A megrendelés elkészítésekor feladatkártyát tervezhet.

Hibák: A felhasználók nem hozhatnak létre új naplókat, dokumentumgyűjteményeket, a beállítások nem kerülnek mentésre az adatbázisba. A regisztrációs kártyán nem szabhatja testre az eszköztárat, és nem lokalizálhatja a részletek nevét. A kártya mérete nem változtatható. A drag&drop mechanizmusok nincsenek megvalósítva. Nincsenek alapvető interfész funkciók a kommunikációhoz szükséges kártyák kiválasztásához. Egy másik hátránya a folyamat átlátszatlansága a feladat létrehozásakor; nem lehet emlékeztetőket beállítani az előadók számára.

Rizs. 4. Optima WorkFlow felület

1C: 8. dokumentumfolyamat

A felület a felhasználói típusokhoz szabható. Megtekintheti a rendszerben dolgozó felhasználók listáját. Vannak tervezési eszközök az RKK-hoz (designer), lehetőség van az RKK bővítésére és testreszabására, valamint összetett elemeket - táblázatokat, struktúrákat - használhat.

Hibák: nincsenek beépített eszközök a csatolt fájlok megtekintésére, nincs csoportfeladatok megtekintése, nincs végrehajtó kijelölése vezetőnek a csoportból.

Rizs. 5. 1C interfész: 8. dokumentumfolyamat

Keresési funkciók

Directum

A rendszer előnyei közé tartozik a dokumentumok és a regisztrációs kártyák (RC) adatainak teljes szövegű keresése. A keresősablonok a Kazah Köztársaság adatai szerint konfigurálhatók. Van egy dokumentumkészlet-szűrő oszlopértékeken alapuló. Kényelmes funkciók keresési sablonok beállításához. Létrehozhat keresési mappákat.

Negatív tulajdonságok: lehetetlen elosztani a hozzáférési jogokat a testreszabott keresésekhez; nincs konfigurált keresés a webes kliensben; nincs lehetőség összetett keresési lekérdezések létrehozására, nincs oldalankénti megjelenítése az objektumoknak a bizonylatleltárban és a keresési eredményekben, további stílusok nem kerülnek alkalmazásra a bizonylatleltárban.

Docsvision

A Docsvision támogatja az összetett keresési lekérdezések létrehozását XML használatával, valamint hozzáférési jogok hozzárendelését a keresésekhez.

Hiba– a nézőpanel lassú működése.

ELMA

Az ELMA ECM+-ban a dokumentumok egyetlen elektronikus archívumba gyűjthetők. A dokumentumok keresése nem csak a nevek, hanem az okmánykártya vagy RC adatai alapján is gyorsan és kényelmesen történik. A keresési eredmények csak akkor jelennek meg, ha rendelkezik hozzáférési jogokkal a dokumentumokhoz. A keresési paraméterek szűrőformátumban kerülnek mentésre, így a jövőben az elmentett paraméterek segítségével gyorsan kereshet dokumentumokat.

Hiba: a teljes szövegű keresés hiánya a dokumentumokban.

Optima WorkFlow

Közvetlen adatbázis-lekérdezést használ összetett keresési lekérdezések generálásához a dokumentumnaplókban. A teljes szöveges keresés a dokumentum tartalma alapján, valamint a regisztrációs kártya mintájával történő keresés történik (nincs szükség keresési sablonok konfigurálására). Keresési lekérdezéseket a regisztrációs kártya adataival adhat meg. A fedvényszűrők az összes elérhető dokumentumnaplóra vonatkoznak.

A rendszer hátránya, hogy nem lehet menteni a felhasználói keresési sablonokat. Nincs teljes szöveges keresés a dokumentum-nyilvántartási kártyák adatai alapján. A felhasználók nem hozhatnak létre keresési mappákat vagy összetett keresési lekérdezéseket. Nincs teljes szöveges keresés a regisztrációs kártya adataira.

1C: 8. dokumentumfolyamat

Az attribútumkeresés a dokumentum részleteivel történik. Keresősablonok készíthetők, tárolásuk hierarchikus, osztályozott. A keresési eredmények alapján jelentések készülnek.

Egy lekérdezésben nem hajthat végre különböző típusú kereséseket. Nincs olyan adatkészlet konfigurációja, amely a regisztráció során automatikusan megkeresi a dokumentummásolatokat.

Adminisztrációs beállítások

Directum

A rendszer lehetővé teszi több cég szervezeti felépítésének egyidejű karbantartását. A részlegekről és az alkalmazottakról részletes információ áll rendelkezésre, és bővíthető. Ha cserére van szükség (teljes vagy asszisztens), a „beérkezett/kimenő” mappák automatikusan létrejönnek. A részkarakterlánc-szűrő és a futó keresés működik.

Hibák: az ORS megjelenítése nem egyértelmű, nincs lehetőség az elemek meghatározott sorrendbe rendezésére, nehéz a könyvtárak létrehozása és kitöltése, nincs a címtárbejegyzések lokalizációja. Minimális beállítások a Kazah Köztársaság megjelenéséhez és viselkedéséhez.

Rizs. 6. Regisztrációs kártyák megjelenése a Directum rendszerben

Docsvision

A Docsvision egyszerre több cég OHS karbantartását támogatja. Vannak helyettesítési funkciók (állandó vagy ideiglenes helyettes). A szűrő részkarakterláncon keresztül működik. A hátrányok részben megduplázzák a Directum tulajdonságait: az OSH nem jelenik meg vizuálisan, nincs adott sorrendben az elemek rendezése, nem lehet a könyvtár történetét karbantartani, gépelt könyvtárakat, hierarchikus könyvtárakat létrehozni, nincs beépített „Az esetek nómenklatúrája” könyvtár. A tervező alacsony teljesítménye.

Rizs. 7. Alkalmazotti címtár a Docsvision rendszerben

ELMA

Kényelmes nyomon követni a helyzetet a nagyvállalatok fiókjaiban. Egy ablakban több rendszer egyesül, egységes osztályok információs rendszerét és magas színvonalú információcserét szervezve. A felhasználó az oldal elhagyása nélkül rendelkezik minden szükséges információval a külső rendszerről. Kényelmes váltani a vállalati részlegek oldalai között. Ezen kívül elérhetők a teljesítménytevékenységekkel kapcsolatos információk, az aktuális hírek, a dokumentumok megtekintése és az üzleti folyamatok elindítása.

Rizs. 8. Fiókoldalak beállítása az ELMA rendszerben

Az összes fiókkal és részleggel kapcsolatos általános információk a vezető rendelkezésére állnak. A részlegekre és az alkalmazottakra vonatkozó adatok bővíthetők.

A munkavállalók helyettesítése egy speciális szekcióban történik. A helyettesítések automatikusan törlődnek a futamidő letelte után. Csere telepítésekor a folyamatok feladatai automatikusan átkerülnek rá. Egyszeri feladatról és ennek a munkavállalónak a hiányáról a rendszer jelentést tesz, felajánlva másik végrehajtó kiválasztását.

Rizs. 9. A „Csere” szekció beállítása az ELMA rendszerben

A „Távolléti ütemterv” speciális rész megjeleníti azoknak a munkavállalóknak a listáját, akik egy bizonyos ideig távol vannak a munkahelyéről.

Optima WorkFlow

A rendszer több cég munkavédelmi karbantartását támogatja, a szerkezet jól látható. Helyettesítő funkciók valósulnak meg (állandó/ideiglenes helyettesítés), fut a keresés az első betűk alapján. A tételek adott sorrendben rendezhetők; meglehetősen egyszerű a könyvtár kitöltése, hierarchikus könyvtárak létrehozása, a címtárbejegyzés érvényességi idejének beállítása.

Létezik a regisztrációs kártya sablonok tervezője, a méretek, a háttér, a könyvjelzők, a mezők, a betűtípusok személyre szabottak, a szkriptek a regisztrációs kártya események alapján kerülnek felhasználásra.

Hibák: nincs lehetőség a címtár történetének karbantartására, nincs tükörinformáció a helyettesítésről. A részlegekkel és az alkalmazottakkal kapcsolatos információ minimális. Nem hozhat létre gépelt könyvtárakat, nem karbantarthatja a könyvtárak előzményeit, és nem lokalizálhatja a címtárbejegyzéseket. A script kód szintaktikai ellenőrzésére nincs funkció, nincsenek választógomb típusú mezők.

Rizs. 10.Új alkalmazott hozzáadása az Optima WorkFlow szervezeti diagramjához

1C: 8. dokumentumfolyamat

A felhasználó asztala a szerepének megfelelően van beállítva. Gyors hozzáférést biztosít az alkalmazottakkal kapcsolatos információkhoz, telefonszámok listájához, levelezés írására vonatkozó ajánlásokhoz stb. Az osztályvezető számára beállíthat egy teljes szövegű keresőpanelt bármilyen célú dokumentációhoz, a vezető pedig egy gyors hozzáférési panel a jelentésekhez. Az információkat a hozzáférési jogok szerint osztják szét. A szervezet szervezeti felépítése és a végrehajtók szerepei felhasználhatók az üzleti folyamatok végrehajtóinak kiválasztására.

Az „Alkalmazotti feladatok és folyamatok” alrendszer az üzleti folyamatok létrehozásához és menedzseléséhez, valamint a szerepkör alapú feladatcímzés beállításához és az alkalmazottak helyettesítésére/pótlására szolgáló mátrix felállítására szolgáló eszközöket tartalmaz.

Üzleti folyamatok modellezése

Directum

A rendszer kényelmes modellezési funkciókat valósít meg. Az útvonaldiagram hibakeresése lépésről lépésre történik. Az IS-Builder magas szintű programozási nyelv be van építve a platformba. Lehetőség van saját függvények és szkriptek létrehozására saját API használatával. A jelentésszerkesztő az IS-Builder nyelven van megvalósítva. Hátránya: az alapblokkok száma nem elegendő.

Rizs. tizenegy.Üzleti folyamatok modellezése a Directum rendszerben

Docsvision

A rendszer kényelmes funkciókkal rendelkezik az útvonal-diagram modellezéséhez és tervezéséhez szoftver használata nélkül. Fejlesztheti saját funkcióit. Létrehozhat szkripteket a saját API használatával, és webszolgáltatásokat hívhat. Eszközök – MS Reporting.

Hiba: az optimalizálás érdekében le kell cserélnie egy csoport egyszerű blokkot egyetlen szkriptblokkra.

Rizs. 12.Üzleti folyamatok modellezése a Docsvision rendszerben

ELMA

Az üzleti folyamatok modellezése egy speciális „ELMA Designer” grafikus szerkesztőben történik, egyszerű és intuitív grafikus felülettel. Az üzleti folyamatok leírására szolgáló jelölés a BPMN 2.0, amely kényelmes a munkaláncok leírására, és szinte minden szükséges primitívet tartalmaz. Az üzleti elemző programozó segítsége nélkül is megtervezheti az üzleti folyamatokat. A rendszer leállítása nélkül fejlesztheti a vállalat irányítási modelljét, és menet közben módosíthatja a folyamatokat.

A cégen belüli iratok mozgása bármilyen bonyolultságú útvonalon megszervezhető. A dokumentum útvonala tükrözi, hogy a dokumentum mely alkalmazottakon fog átmenni, valamint a rajta tervezett munka sorrendjét és jellegét. A folyamat grafikus modellje úgy jön létre, hogy a kívánt műveleti blokkokat a palettáról egérrel lehúzzuk, majd a műveleteket átmenetekkel kötjük össze. Megjegyzéseket fűzhet az átmenetekhez.

Rizs. 13. Az ELMA EDMS-ben üzleti folyamatként leírt dokumentumútvonal

Optima WorkFlow

A rendszernek van egy üzleti folyamatmodell-tervezője, és script forgatókönyveket használ.

Rizs. 14.Üzleti folyamatok modellezése az Optima WorkFlow-ban

A blokk tulajdonságainak beállítása egyszerű. A szkript szkriptek saját API-nkkal készülnek, saját függvényeink és blokkjaink jönnek létre, az objektumok pedig csereformátumba kerülnek feltöltésre. Eszközök – Crystal Reports 11.0.

Lehetőség van az alkalmazás megjelenésének testreszabására, a dokumentumleltár konfigurálására (az oszlopok láthatósága és sorrendje, rendezés), valamint az értesítések konfigurálása.

A modellezési mechanizmusok kényelmetlenek, az üzleti logika testreszabásának funkciói minimálisak, szükségessé válik szkriptes dokumentumfeldolgozó szkriptek írása, és nincs dokumentum életciklus-tervező sem.

1C: 8. dokumentumfolyamat

A rendszer szabványos dokumentumútvonalakat hoz létre, és támogatja az útvonalelágazásokat és a feltételes átmeneteket. Van egy jelentési űrlap-tervező is.

Rizs. 15. Egy üzleti folyamat folyamatábrája az 1C-ben: 8. dokumentumfolyamat

Az adatok és a műveletek biztonsága

Directum

A rendszerben az adatvédelem bejelentkezési jelszó és Windows fiókok használatával történik. Létrehozhat csoportokat és felhasználói szerepköröket. Létezik egy diszkrét és szerep alapú hozzáférés-vezérlési modell, és lehetőség van jogkörök és jogosultságok kiadására is. A hozzáférési jogok mappa, mappa, fájl és könyvtár szintjén különböznek egymástól. Beállíthatja a jogok átruházását. Titkosítás és digitális aláírás használatos.

A rendszer hátrányai: nincs hozzáférési jogosultság elosztása a testreszabott keresésekhez, nincsenek testreszabott keresések a webkliensben, nem lehet összetett keresési lekérdezéseket létrehozni.

A nézőpanelek teljesítménye meglehetősen alacsony.

Docsvision

A rendszer előnyei az adatbiztonság szempontjából a következőkben azonosíthatók: kötelező hozzáférés-ellenőrzés megléte, hozzáférési jogok differenciáltsága minden szinten; a jogok átruházásának beállítása. Titkosítás és digitális aláírás alkalmazása.

ELMA

Bármely felhasználó bárhonnan, ahol van internet hozzáférés, megadhatja felhasználónevét és jelszavát, és bejelentkezhet az ELMA rendszerébe. Ez a bejelentkezés alapértelmezés szerint minden felhasználó számára be van állítva, de három fő módja van a bejelentkezés biztonságának:

1. Csak megbízható eszközökön keresztül jelentkezzen be. Ha olyan számítógépről vagy mobileszközről jelentkezik be, amely nem szerepel a megbízható listában, a rendszer értesíti, hogy a bejelentkezés lehetetlen.
2. Jelentkezzen be Token használatával. A token olyan eszköz, amely egy felhasználói fiókhoz van kötve, és csak annak felel meg. Ráadásul minden felhasználónak saját PIN kódja van. Egy tokenre egyszerre több elektronikus kulcstartó is rögzíthető - különböző rendszerekbe való bejelentkezéshez, és nem csak az ELMA-ba, így a felhasználónak nem kell egy egész kulcscsomót cipelnie.
3. Bejelentkezés tanúsítvánnyal. A mechanizmus nagyjából ugyanaz. A felhasználó a tanúsítványt a fiókjához köti. A rendszerbe csak egy adott munkahelyről származó tanúsítvánnyal lehet bejelentkezni. Ez a funkció csak a Mozilla Firefox és az Internet Explorer böngészőkben érhető el.

Az elektronikus digitális aláírás a dokumentum vagy annak változatának jóváhagyására és aláírására szolgál. Ebben az esetben más felhasználó, még ha ismeri is a jelszót, nem tudja elfogadni vagy aláírni a dokumentumot.

Az ELMA lehetővé teszi a különböző rendszerobjektumok hozzáférési jogainak konfigurálását. A jogkezelés a szervezeti struktúra elemeinek és a rendszer egyes felhasználóinak szerepkörén alapul, a beállítási folyamat a beosztások, osztályok és részlegek grafikus megjelenítéséből, valamint a felelősségi körök megosztásából áll.

Optima WorkFlow

Az adatvédelem bejelentkezési/jelszó és Windows-fiók használatával történik. Felhasználói csoportok és szerepkörök, diszkrét és szerep alapú hozzáférés-vezérlési modellek jönnek létre. Lehetőség van jogosultságok kiadására, mappaszintű hozzáférési jogok megkülönböztetésére, a szervezet szervezeti felépítésének megfelelő relatív hozzáférési jogok konfigurálására, digitális aláírások használatára.

Egyedi fájlhoz nem rendelhet hozzáférési jogokat. Nincs fájl előnézete.

1C: 8. dokumentumfolyamat

Léteznek szoftvereszközök a dokumentumok integritásának figyelésére és a különféle hitelesítési módszerek támogatására. A felhasználó jogosultságot kap a megrendelés vagy dokumentum teljesítésének időtartamára. A digitális aláírással aláírt dokumentumokat a mentett aláírások információival együtt küldjük el. A hozzáférési jogok hozzárendelése a felhasználó pozíciójától, szerepkörétől, az üzleti folyamatokban való részvétel mértékétől, besorolásától vagy egyénileg történik. A jogok mappákra és dokumentumtípusokra vannak beállítva, és a csatolt fájlokra is vonatkoznak; olvasási vagy írási korlátozásokat tartalmazhatnak. A jelentésekhez való hozzáférés is korlátozott – az alkalmazott csak a saját jelentéseihez férhet hozzá, a vezető pedig az osztálya jelentéseihez.

A dokumentum egyes részeihez (regisztrációs űrlapmezők, csatolt fájlok) nincs különbség a hozzáférési jogok között. Nincs adatmentési és helyreállítási eszközök rendszere.

Következtetés

Az EDMS-t választó cégek ugyanezzel a problémával szembesülnek – hosszú folyamattal kell szembenézniük a megszerzett rendszer és a szervezet meglévő üzleti folyamatainak integrálása során. A teljes vállalat munkájának optimalizálása érdekében fontos, hogy a dokumentumfolyamatokat integráljuk a főbb végpontok közötti folyamatokba, és minél hamarabb megtörténik az integráció, annál jobb. Ez a munkaigényes vállalkozás azonban időt, tapasztalatot és folyamatos kommunikációt igényel minden olyan alkalmazotttól, akinek munkája dokumentumokkal kapcsolatos. Bizonyos fokig a rendszerek funkcióikat kihasználva felgyorsíthatják ezt a folyamatot. Ha összegezzük és értékeljük az eredményeket, akkor leginkább az ELMA ECM+, 1C: Document Management 8 és Directum felel meg a legfontosabb követelményeknek.

Az „1C: Document Flow 8” szoftvertermék az „1C: Archive 3” szoftvertermék utódja, amelyet több mint 10 éve több száz szervezetben, vállalkozásban és intézményben használnak, és a dokumentumáramlás automatizálására tervezték. egy vállalkozásé.

Az „1C: Document Flow 8” lehetővé teszi a következőket:

Szervezze meg az alkalmazottak munkáját dokumentumokkal, kiküszöbölje a verziók elvesztésének vagy a töredékek keresztezésének lehetőségét egyidejű munkavégzés során;

Csökkentse a szükséges információk kereséséhez szükséges időt és a dokumentumok kollektív feldolgozásának teljes idejét;

A kész anyagok (projektek, dokumentációk stb.) minőségének javítása nagyszámú vitatott kérdés megoldásával és a felhasználók munkájának egyszerűsítésével.

Ami a rendszer költségét illeti, számos paramétertől függően változik:

2.5. táblázat. Az "1C: Document Flow 8" EDMS szállításának árai

Munkahelyek száma	A program teljes költsége
30-50 (10 aktív felhasználó)
300-500 (100 aktív felhasználó)
1000-2000 (400 aktív felhasználó)
3000-5000 (1000 aktív felhasználó)

Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek összehasonlító táblázata

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek összehasonlítása során táblázat készült a korábban tárgyalt rendszerek funkcionalitásának előnyeiről:

2.6. táblázat. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek összehasonlító táblázata

Az EDMS neve				"E1 Eufrátesz"
Webes kliens elérhetősége		Külön vásárolva (1 b.)
Szerződések fenntartása		Külön vásárolható meg (1 b.)	Külön vásárolható meg (1 b.)
Munkairányítás	Csak a bővített változatban (1 b.)
Integráció más rendszerekkel		Külön vásárolható meg (1 b.)
Ügyfélbázis fenntartása	A funkció nincs deklarálva (0 b.)	A funkció nincs deklarálva (0 b.)	Külön vásárolható meg (1 b.)
Dokumentum felismerés	Külön vásárolható meg (1 b.)	Külön vásárolható meg (1 b.)	Külön vásárolható meg (1 b.)
Végeredmény

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer áttekintéseDirectum.

1. A rendszer általános leírása

A Directum rendszer egy vállalati elektronikus dokumentumkezelő rendszer, amely leegyszerűsíti a nagy mennyiségű dokumentummal való munkát. A Directum EDMS célja a szervezet összes alkalmazottja hatékonyságának növelése közös tevékenységük különböző területein.

A Directum elektronikus dokumentumkezelő rendszer működése elsősorban az ügyfél által választott konfigurációtól függ. A szállítás kilenc, az elektronikus dokumentumkezelés és interakciókezelés funkcióit megvalósító modult, illetve azok felhasználási lehetőségeit bővítő eszközöket tartalmazhat. Ezek az eszközök olyan modulok, mint például: elektronikus dokumentumkezelési modul, üzleti folyamatkezelési modul, irodai modul, állampolgárok és szervezetek fellebbezési modulja, ügyfél-interakciókezelési modul, szerződéskezelési modul, értekezlet- és munkamenet-kezelési modul, teljesítménymutató-kezelési modul, dokumentumintegrációs modul csererendszerek.

Az elektronikus dokumentumkezelési és üzleti folyamatkezelési modulok a rendszer alapmoduljai. A fennmaradó modulok további rendszermodulok, amelyek lehetővé teszik a rendszer funkcionalitásának bővítését.

Ezenkívül a Directum EDMS további funkciókkal is fel van szerelve, amelyek nagyobb lehetőségeket nyitnak meg, és megkönnyítik a vele való munkát. Például a gyors azonosítási technológia, amely lehetővé teszi, hogy vonalkódot ragasszon a dokumentumokhoz, hogy a jövőben gyorsan hozzáférhessen.

Ezen kívül a Directum EDMS integrálva van a Microsoft Office alkalmazásokkal, vagyis közvetlenül MS Office alkalmazásokból lehet interakciót folytatni a rendszerrel.

A Directum EDMS webes hozzáféréssel is rendelkezik. Ez azt jelenti, hogy a rendszerhasználóknak lehetőségük van webböngészőn keresztül elérni a Directum rendszeradatokat.

Egy másik hasznos kiegészítő eszköz a tartományspecifikus fejlesztőeszköz, az IS-Builder. Ez az eszköz lehetővé teszi a rendszerelemek létrehozását és módosítását az űrlapok vizuális testreszabásával és a számítások megadásával a beépített ISBL nyelven. A nyelv az adott vállalat programozói számára készült, hogy a rendszert egy adott vállalat igényeihez igazítsák.

Egy olyan eszköz, mint például a dokumentumbeviteli szolgáltatás, lehetővé teszi a különböző forrásokból érkező dokumentumok automatikus bevitelét a DIRECTUM rendszerbe (szkennerek, MFP-k, fájlrendszerek, faxok, e-mail).

A Directum rendszer dokumentumkonverziós szolgáltatást is megvalósít. Lehetővé teszi a dokumentumok konvertálását HTML, PDF és többoldalas TIFF formátumokká a dokumentumokkal végzett különféle felhasználói műveletek érdekében. Például amikor dokumentumokat exportál a rendszerből.

A Directum rendszer az 1C: Enterprise 8* és a Dynamics AX* integrálását is biztosítja.

A rendszermodulok áttekintése.

Szerkezetileg a rendszermodulok különböző típusú összetevők halmazai. Az összetevők jellemző interfésszel és céljuk szerint meghatározott adatkészletekkel rendelkeznek.

Az alapmodulok áttekintése

Ez a táblázat áttekintést nyújt a rendszer alapvető moduljairól:

2.7. táblázat. A Directum EDMS alapmoduljai

A további modulok áttekintése

Ez a táblázat áttekintést nyújt a további modulokról, amelyek bővítik a rendszer funkcionalitását:

2.8. táblázat. További Directum EDMS modulok

Név	Rövid leírás
1. Iroda	A modul titkárok és ügyintézők számára készült, megkönnyíti a rutinműveletek elvégzését a papíralapú dokumentumokkal való munkavégzésben, a dokumentumok keresésében és a munkautasítások küldésében.
2. Állampolgárok és szervezetek fellebbezései	Lehetővé teszi az állampolgárok és szervezetek fellebbezéseivel kapcsolatos munka megszervezését az 59. számú szövetségi törvénynek megfelelően „Az Orosz Föderáció polgáraitól érkező fellebbezések elbírálásának eljárásáról” kormányzati szervezeteknél és nagyvállalatoknál.
3. Ügyfél-interakció kezelése	Lehetővé teszi a vállalat ügyfeleinek egységes adatbázisának fenntartását, figyelembe véve az összes kapcsolatfelvételt és marketingtevékenységet.
4. Szerződéskezelés	A regisztrációs folyamat megszervezése, a szerződések és egyéb szerződéses dokumentumok jóváhagyása, az ezekkel végzett operatív munka (keresés, elemzés, szerkesztés stb.), valamint a szerződéskötési folyamat előrehaladásának figyelemmel kísérése.
5. Ülések és ülések vezetése	A modul támogatja az értekezlet teljes életciklusát, az előkészítéstől és megtartástól a jegyzőkönyv jóváhagyásáig és a döntések végrehajtásának nyomon követéséig.
6. Teljesítménymutatók kezelése	Lehetővé teszi a vállalati üzleti folyamatok működési nyomon követését és elemzését a fő teljesítménymutatók alapján.

A végső minősítő munka megírása során különös figyelmet fordítanak az egyetlen kiegészítő modulra - ez az „Iroda” modul. Ez annak köszönhető, hogy ez a modul lehetővé teszi a napló, az ügyek nómenklatúrájának vezetését, valamint az RKK (regisztrációs és ellenőrző kártyák) kitöltését, amelyek segítségével a későbbiekben jelentéseket készíthet az intézet munkájáról. vállalkozás, és ez a modul a megrendelésekkel végzett munkát is megvalósítja. Ezekre a funkciókra a vállalat belső iratfolyamatához volt szükség.

Nézzük meg részletesebben ennek a modulnak a funkcióit.

"Iroda" modul

Az Office modul munkája szorosan összefügg más Directum EDMS modulok munkájával.

Sok szervezetben a megrendelések végrehajtásának ellenőrzése vagy a papíralapú dokumentumok áramlásának biztosítása a fő terhet a vállalkozás irodai szolgáltatásaira hárítja. Az ilyen szolgáltatásokhoz fejlesztették ki az „Office” modult.

A dokumentumok cseréje a Dokumentumkezelők Céhe „Automatizálási rendszerek interakciója a dokumentumkezelés támogatásához” szabványának megfelelően automatizált.

Ez a modul a hivatalos papíralapú dokumentumokkal való munka automatizálására szolgál, például az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések, bejövő és kimenő levelek, kérések, utasítások stb.

Az ilyen dokumentumokkal való munkavégzés nem konvertálható teljesen elektronikus formába, mert A legtöbb jogi erővel rendelkező dokumentumot a törvény előírja, hogy papír formátumban állítsák ki.

Ugyanakkor sok szervezet a papíralapú dokumentumokkal egyenrangú „hivatalosnak” minősülő elektronikus üzeneteket, dokumentumokat vált ki, ezért regisztrációhoz, határozathozatalhoz stb.

A modul megkönnyíti a papíralapú dokumentumok feldolgozását, és lehetővé teszi az elektronikus dokumentumok automatikus cseréjét a szervezetek között.

A papíralapú dokumentumok feldolgozása az Állami Dokumentációs Támogatási Rendszer (GSDOU) követelményeinek megfelelően történik, amelyen a hagyományos orosz irodairányítási technológia alapul.

Az Office modul a következőket kínálja:

az összes bejövő, kimenő és belső dokumentum egységes nyilvántartása regisztrációs és ellenőrző kártyákkal (a továbbiakban: RCC);

a papíralapú dokumentum helyének regisztrálása a dokumentum életciklusának bármely szakaszában.

a vezetőségtől kapott utasítások, határozatok és utasítások időben történő végrehajtásának figyelemmel kísérése;

az aktában lévő dokumentumok leírása a szervezetben elfogadott akták nómenklatúrájának megfelelően;

gyors információkeresés a papíralapú dokumentumok rendszerben való jelenlétéről, állapotáról és mozgásáról;

szabványos nyomtatványok és naplók, valamint statisztikai jelentések beszerzése a szervezet dokumentumáramlásáról.

Adatelemzés és KPI-k
Az "1C: Document Flow KORP" és más programok képességeinek bővítése

Üzleti folyamatok, feladatok és dokumentumok elemzése az 1C: Document Flow adatbázisból és egyebekből. Összevont jelentés.

Különböző 1C:Enterprise 8 adatbázisokból származó információk alapján összetett KPI-mutatók felépítése és monitorozása

Egyéni beállítások

Felhasználói asztal

A program minden felhasználója számára egyéni asztalt állíthat be, amely gyors hozzáférést biztosít az összes szükséges dokumentumhoz, listához, jelentéshez stb. Az alábbiakban példákat mutatunk be a személyre szabott asztali számítógépekre, amelyeket egy adott szerepkörben dolgozó alkalmazottak számára terveztek. A munkavállalónak az adatokhoz való hozzáférését korlátozzák a feladatköréhez rendelt jogok.

Titkárnői asztal

A szervezet titkára feladatai listájával dolgozik, levelezést folytat, dokumentumokat szerkeszt. Az asztalon található egy kedvencek panel a gyakran használt adatok gyors eléréséhez - az alkalmazottakkal kapcsolatos információk, hasznos telefonszámok listája, ajánlások a kimenő levelek összeállításához stb.

Az osztályvezető íróasztala

A tervezőiroda vezetője feladatlistával dolgozik, projektdokumentációt készít. Az asztalon található egy kedvencek sáv a gyakran használt adatok gyors eléréséhez, valamint egy teljes szövegű keresősáv a szükséges információk megtalálásához.

Igazgatói asztal

A rendező a feladatai listájával dolgozik, és a kedvencek panelre lép, hogy gyorsan hozzáférjen az érdeklődésre számot tartó adatokhoz - munkaidő-beszámolók, előadási fegyelemre vonatkozó információk stb.

Hozzáférési jogok

Egy rendszergazda vagy egy megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó határozza meg a felhasználói hozzáférési jogokat. A fájl-hozzáférési jogok mappánként vannak konfigurálva a felhasználók és csoportok számára, figyelembe véve a jogok szülőmappától való öröklődését. Beállíthatja a jogok engedélyezését és megtagadását.

Belső dokumentumokhoz való hozzáférési jogok

A jogokat a mappák és a belső dokumentumok típusai konfigurálják. A dokumentummappák szerinti beállítás hasonló a fájlmappák szerinti beállításhoz: megadható a jogok engedélyezése és megtagadása, a felhasználók és csoportok jogosultságai adhatók meg, figyelembe véve a szülőmappa jogainak öröklődését.

A belső dokumentumok típusához a jogosultságok hozzáférési csoportokon keresztül vannak konfigurálva mind a felhasználók, mind a felhasználói csoportok számára. A belső dokumentumokhoz való hozzáférési jogok átkerülnek a csatolt fájlokba és azok verzióiba.

Hozzáférési jogok a bejövő és kimenő dokumentumokhoz

A jogok konfigurálása hozzáférési csoportokon keresztül történik, figyelembe véve a dokumentum következő részleteit:

• Dokumentum típus
• Hozzáférési bélyegző
• Levelező (levelező hozzáférési csoport)

Jogok megadhatók mind a felhasználók, mind a felhasználói csoportok számára. A bejövő és kimenő dokumentumok hozzáférési jogokat adnak át a hozzájuk csatolt fájlokhoz és azok verzióihoz.

Hozzáférési jogok az üzleti folyamatokhoz és feladatokhoz

A következők rendelkeznek hozzáférési jogokkal az üzleti folyamatokhoz és feladatokhoz:

az üzleti folyamat minden résztvevője (csak olvasható)

feladat végrehajtó (saját feladat változása)

az üzleti folyamat résztvevőinek közvetlen vezetői (csak olvasható)

Szerep Feladatok és üzleti folyamatok irányítása teljes joggal rendelkezik minden üzleti folyamathoz és feladathoz.

Jelentési engedélyek

A hétköznapi alkalmazottak csak saját jelentésükkel dolgozhatnak. Az osztályvezetőnek joga van megtekinteni az osztálya dolgozóinak minden napi jelentését.

Szerep Napi jelentések figyelése teljes jogot biztosít az összes alkalmazott napi jelentéséhez.

Hozzáférési jogok más adatokhoz

Az adatoktól és a felhasználói szerepköröktől függően az egyéb adatokhoz való hozzáférést a következők korlátozzák:

• levelező hozzáférési csoportok
• hozzáférési csoportok egyének számára
• dokumentumtípusok
• fájlok és dokumentumok mappái
• keselyűk