Alaprendelések és személyi rendelések nyilvántartási naplója. Napló az alaptevékenységekhez tartozó rendelések regisztrálásához: mely megrendeléseket kell regisztrálni és miért? A magazin további anyagokat tartalmaz

A személyzeti rendelések naplójának kialakítása általában akkor történik, ha a vállalkozásnak kellően nagy létszáma van. Ilyen esetekben minden személyi dokumentáció kötelező rögzítés és ellenőrzés alá esik, amelyhez külön összefoglaló bizonylatok készülnek napló formájában.

FÁJLOK

A „személyzet” fogalmának dekódolása

Bármely szervezet személyzete mindazok, akik munkaszerződés alapján dolgoznak benne. Nem mindegy, hogy egy személy állandó jelleggel dolgozik, vagy hogy munkája ideiglenes, sürgős vagy szezonális.

Így az ezekkel a személyekkel kapcsolatban kiadott összes megbízás személyzeti utasításnak minősül. Ezek megrendelések lehetnek

• foglalkoztatás,
• rövidítés,
• vakáció,
• anyagi ösztönzők,
• fegyelmi eljárás,
• szolgálatban,
• áthelyezés másik pozícióba stb.

Ma az ilyen megrendelések listája nyitva áll, ami azt jelenti, hogy az egyes szervezetek személyzeti osztályának joga van önállóan listát készíteni róluk. Ebben az esetben az összes ilyen rendelésre vonatkozó információkat be kell írni a megfelelő regisztrációs naplóba.

Az egyetlen kivétel a vállalat vezetői „teteje” - az igazgató és a főkönyvelő, valamint a chartában említett egyéb alkalmazottak kinevezésére vonatkozó utasítások a jogi személy fő tevékenységére vonatkozó utasításokra vonatkoznak. Ez azt jelenti, hogy ezeket nem kell bevinni a személyi rendelések naplójába.

Miért van szüksége magazinra?

A napló jelentését nem nehéz megérteni: lehetővé teszi a vállalatirányítási megbízások adatainak rendszerezését a beosztottak vonatkozásában, valamint optimalizálja a velük végzett munkát.

A tájékoztatás teljessége érdekében a vállalkozás személyi állományára vonatkozó kivétel nélkül minden megbízást időrendi sorrendben rögzíteni kell a naplóban.

A magazin szükség esetén segít a szükséges sorrend gyors megtalálásában, valamint a munkáltató és a munkavállaló közötti bonyolult viták és a munkaügyi felügyelőséghez vagy a bírósághoz kerülő ügyek esetén lehetővé teszi az ügy megerősítését vagy cáfolatát. a munkaviszonyban részt vevő egyes felek bizonyos cselekedeteinek jogszerűsége.

Mit kell rögzíteni a dokumentumban

Annak érdekében, hogy a dokumentum betöltse funkcióját, számos bizonyos információ kerül bele, beleértve az egyes megbízások kiadásának dátumát, röviden a lényeget, a munkavállaló teljes nevét stb. Ezenkívül a naplónak rendelkeznie kell kezdő és záró dátummal.

Ebben az esetben a szervezetnek jogában áll önállóan eldönteni, hogy szükséges-e külön naplót vezetni minden megbízástípushoz, vagy elég, ha az összes rendelés egy naplóba kerül.

A karbantartásért felelős

Jellemzően a rendelési napló vezetése a személyzeti osztály vezetőjére/szakemberére, jogtanácsosra vagy akár titkárra hárul, pl. az a munkavállaló, aki a vállalkozás személyzetére vonatkozó dokumentációval való munkavégzésért felelős.

Mindenesetre olyan alkalmazottnak kell lennie, aki felügyeli a személyi dokumentumok áramlását, és van elképzelése az ilyen dokumentumok megfelelő karbantartásáról.

A megfogalmazás alapszabályai

A naplónak nincs egységes, egységes formája, így a cég munkatársai bármilyen formában elkészíthetik, vagy ha a szervezet rendelkezik kidolgozott és jóváhagyott dokumentumsablonnal, annak mintája alapján. Ebben az esetben a dokumentumnak számos kötelező adatot kell tartalmaznia. Ezek tartalmazzák:

• Vállalkozás neve;
• a folyóirat megnyitásának dátuma, befejezésének dátuma;
• az irányításáért felelős alkalmazott beosztása, vezetékneve, keresztneve és apaneve;
• dokumentumok tárolási ideje.

A napló fő része legjobban táblázatként formázható, amelyet több oszlopra kell osztani. Ezekbe be kell írni:

• a megbízás sorszáma, kiállításának dátuma;
• bizonylatszám, típusa, tartalma;
• Az érintett munkavállaló teljes neve és személyi száma;
• a végzés kiadásának alapja.

Szükség esetén a táblázat kiegészíthető egyéb információkkal, vagy éppen ellenkezőleg, csökkenthető.

Mire kell figyelni regisztrációkor

A magazin tartalmához hasonlóan annak kialakítása is teljes mértékben a szerkesztőkre van bízva. A napló elkészíthető egyszerű kézírással vagy elektronikus formában. Sőt, ha a naplót számítógépen vezetik, akkor nem szükséges nyomtatott formában sokszorosítani. Nos, ha a vállalat vezetése szükségesnek tartja egy dokumentum „élő” formában történő karbantartását, akkor egyszerű üres papírlapokat és céges fejléces papírt is használhat a naplóhoz.

FONTOS! A megrendelésben fel kell tüntetni a rendelési nyilvántartás vezetéséért felelős személyt.

A naplót csak akkor kell lebélyegezni, ha az ilyen dokumentumok bélyegzővel történő záradékolására vonatkozó normát a vállalat helyi szabályzata rögzíti.

Általában ezek a magazinok meglehetősen lenyűgözőek a terjedelemben, és több tucat oldalasak. Ilyen esetekben a napló minden ívét számmal kell ellátni, erős cérnával össze kell rögzíteni, a külsejére rá kell írni a dokumentum keletkezésének dátumát és el kell látni a felelős személy aláírásával.

Hogyan és mennyi ideig kell tárolni a naplót

A személyzeti rendelések nyilvántartására szolgáló napló általában a vállalat személyzeti osztályán található egy külön helyen, ahová illetéktelen személyek nem férhetnek hozzá.

A dokumentumok tárolási idejét az Orosz Föderáció jogszabályai vagy a vállalkozás belső szabályozó dokumentumai határozzák meg. Miután a folyóirat elveszti relevanciáját, támaszkodnak rá.

Személyzeti rendelések naplója: gyakorlati cél

A személyi rendelési napló gyakorlati célja egy adott szervezetben kiadott megbízások rendszerezése, amely lehetővé teszi a velük végzett munka optimalizálását, beleértve:

• rögzítse az egyes megbízások kiállításának dátumát;
• az aktuális rendelési számok folyamatosságának biztosítása stb.

Ezen túlmenően, a rendelési naplóban a szervezet helyi szabályzatai által meghatározott eljárásnak megfelelően megtörtént megfelelő bejegyzés segít megerősíteni egy adott dokumentum jogszerűségét és jogi erejét vita esetén.

A szervezetnek jogában áll önállóan dönteni, hogy minden megrendeléstípusról külön regisztrációs naplót vezet, vagy az összes személyi rendelést 1 dokumentumban rögzíti.

FONTOS! Az ügyvezető, a főkönyvelő és a társaság jogszabályi dokumentumaiban meghatározott egyéb személyek kinevezésére vonatkozó utasítások a jogi személy fő tevékenységére vonatkozó utasítások kategóriájába tartoznak, nem pedig a személyi állományra vonatkozó utasítások (pl. a Korlátolt Felelősségű Társaságokról szóló 1998.02.08. 14-FZ szövetségi törvény).

Személyzeti rendelési napló vezetésének szabályai

A személyzeti szolgálat által vezetendő könyvek és számviteli folyóiratok kimerítő listája az Orosz Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendeletével jóváhagyott szabványos kezelési archív dokumentumok listája... 558. számú jegyzékként hivatkozunk). Tehát az Art. „b” bekezdése. Az 558. számú lista 258. cikke előírja, hogy a szervezeteknek naplót kell vezetniük a személyzet adminisztratív dokumentumairól. Nyilvántartásukra azonban nincs jogszabályi szinten jóváhagyott követelmény.

Általános szabályként az ilyen dokumentációt 75 évig meg kell őrizni. Egyes információkategóriák esetében 5 éves megőrzési időszakot írnak elő. Ide tartoznak a rendelési naplók:

• a fegyelmi szankciókról;
• éves fizetett szabadságok;
• tanulmányi levelek;
• szolgálatban;
• rövid távú üzleti utak Oroszországban és külföldön.

Ajánlott! A regisztrációs napló kitöltésének szabályait és karbantartásának formáját a szervezet helyi szabályozási aktusában (irodai munkára vonatkozó utasítások vagy előírások stb.) jóvá kell hagyni.

Ebben az esetben például a Szovjetunió Főlevéltárának keltezésű rendeletével jóváhagyott, az irányítást támogató állami dokumentációs rendszer 3.2.1. pontjában előírt, a dokumentumok nyilvántartására és indexelésére vonatkozó szabályokat vehetjük alapul. 1988. május 25. 33. sz.

Rendelési napló űrlap

Az adminisztratív dokumentumok nyilvántartása a szervezet számára megfelelő bármilyen formában vezethető:

• papíron;
• elektronikus.

Jegyzet! A rendelési nyilvántartás nem tartozik azon dokumentumok közé, amelyeket papíron kell elkészíteni. Ennek megfelelően, ha a személyzeti szolgálat a naplót elektronikus formában vezeti, például automatizált adatbázis vagy speciális számítógépes program segítségével, nincs szükség a napló papíron történő sokszorosítására.

Ha nincs gyártási igény, vagy ezt a szervezet belső szabályzata nem írja elő, akkor szintén nem szükséges ezeket az információkat letölteni (akár egyszeri, akár meghatározott gyakorisággal, a céltól függően) utólagos firmware-rel és a kapott hitelesítéssel. papír dokumentum, például tároláshoz.

Az elektronikus dokumentumok archívumban történő tárolása a bekezdések szabályai szerint történik. 2.30-2.33 Az Orosz Föderáció Levéltári Alap dokumentumai és egyéb archív dokumentumok... tárolásának, beszerzésének, rögzítésének és felhasználásának megszervezésének szabályai, az Orosz Kulturális Minisztérium 2015. március 31-i, 526. sz. .

Ha a naplót papíron vezetik, ügyelni kell arra, hogy megfelelő kötéssel és lezárással megóvják oldalait az illetéktelen eltávolítástól. A tanúsítványt tartalmazó matricán fel kell tüntetni:

• varrott lapok száma;
• az igazoló személy beosztása, vezetékneve, neve, apaneve (a szervezet vezetője vagy az irodai munkára vonatkozó utasítás vagy utasítás szerint kijelölt más felelős személy);
• az aláírását.

A napló kitöltésének szabályai és minta

A jogalkotó nem kínál egységes naplómintát a megrendelések nyilvántartására. Ebben a tekintetben a szervezet önállóan készíthet sablont egy ilyen belső dokumentumhoz, vagy használhatja az eladásra kínált kész megrendelési naplókat (beleértve az elektronikus formában is).

Általában egy ilyen magazin címoldalának a következő információkat kell tartalmaznia:

• a szervezet jogi formájáról és nevéről;
• nyilvántartott dokumentumok típusai (ebben az esetben személyzeti megbízásokról van szó);
• a fakitermelés kezdő és befejező dátuma;
• a napló vezetéséért felelős személy (beosztás neve, teljes név);
• szavatossági idő.

• az irat sorszáma;
• az adminisztratív dokumentum közzétételének dátuma;
• a közigazgatási okmány száma;
• a megrendelés típusa és annak rövid tartalma (például a munkakört, a felvétel időpontját, a szervezeti egységet stb. feltüntető foglalkoztatási megbízás);
• TELJES NÉV. az a munkavállaló, akire vonatkozóan a megbízást kiadták;
• a vonatkozó végzés kibocsátásának alapjául szolgáló irat neve és adatai.

A szervezet kiegészítheti vagy lerövidítheti ezt az információlistát.

A személyzeti rendelések nyilvántartására szolgáló napló kitöltési mintáját az alábbi linken találja:

Így a jogalkotó az adminisztratív okmányok, ezen belül a személyi nyilvántartások naplózásának kötelezettségét rója a szervezetre. A gyakorlat azt mutatja, hogy egy ilyen napló megfelelő megtervezése segít optimalizálni a személyzeti szolgálat munkáját, beleértve a szükséges dokumentumok megtalálását.

Jelenleg nincs egységes űrlap a személyi rendelések naplójához, így minden szervezet használhat egy önállóan kidolgozott, minden szükséges adatot tartalmazó mintát.

Az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések nyilvántartására szolgáló napló minden szervezetnél fontos regisztrációs dokumentum. Az egész szervezet egészének tevékenységére vonatkozó összes megrendelés belekerül. A személyi rendelési naplótól eltérően a nyilvántartásba bevitt dokumentáció nem személyre szabott.

FÁJLOK

Felelősségek

Minden olyan cégnek, amely az alaptevékenységére megrendeléseket ad ki (és ezek nélkül nincs mód), köteles naplót vezetni az alaptevékenységeihez kapcsolódó megrendelésekről. Ez szerepelt a Kulturális Minisztérium 2010. augusztus 25-i 558. számú rendeletével elfogadott levéltári dokumentumok jegyzékének legelején (a 258. cikk A részében).

Ez azonban csak közvetett jelzés. Erre vonatkozóan nincs közvetlen parancs vagy utasítás. De a szabályozó hatóságok által végzett ellenőrzések során jobb az ilyen típusú naplókat bemutatni. Ezen kívül jelenléte:

• Lehetővé teszi egy adott rend létezésének bizonyítását. Ez a funkció nagyban leegyszerűsíti az életet pereskedés esetén. Már maga az irat létezésének ténye jelzi az irat létezését.
• Lehetővé teszi, hogy navigáljon a fő tevékenységeihez kapcsolódó rendelések között, gyorsan megtalálja és hivatkozzon rá, amire szüksége van.
• Jelentősen leegyszerűsíti a szervezet egészének dokumentumforgalmát, és lehetővé teszi a rendelések osztályozását.

Funkcionális

Az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések a következőkre vonatkoznak:

• Dokumentumok, amelyek megerősítik egy vezető kinevezését a pozíciójára.
• Iratok a fióktelep létrehozásáról, a szervezet felosztásáról.
• vonatkozó dokumentumok.
• A munkaügyi szabályzatról szóló dokumentumok.
• Az üzleti titoknak való megfelelésről szóló dokumentumok stb.

Érdemes megjegyezni, hogy a vezető és helyettesei kinevezése az alaptevékenységekre vonatkozó megbízásokra vonatkozik, míg a többi alkalmazott kinevezésére vonatkozó utasítások a személyzeti megbízásokra vonatkoznak.

Itt nincs diszkrimináció. Csak arról van szó, hogy a menedzserek természetüknél fogva általában sokkal szélesebb jogkörrel rendelkeznek. A jogi finomság az, hogy kinevezésük vagy elbocsátásuk végső soron az egész szervezet egészét érinti. Ezért a vállalat vezetésének kinevezésére vonatkozó megrendeléseket az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések naplójában rögzítik.

Ezen kívül egyéb rendelések, amelyek átmennek:

• A társaság gazdasági tevékenysége.
• Jelentéstételi eljárás kialakítása. Adó és egyéb fajták egyaránt.
• Tervezés, általános stratégia kidolgozása a szervezet viselkedésére egy adott területen stb.

A gyakorlat azt mutatja, hogy nagyon kényelmes minden állandó tárolási idővel rendelkező megrendelés rögzítése az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések nyilvántartására szolgáló naplóban, ha ez nem mond ellent a rögzített dokumentáció általános céljának.

Elemek

A magazinnak borítót és oldalakat kell csatolnia. A borító általában a következőket tartalmazza:

• A dokumentum címe.
• Annak a szervezetnek a neve, amelynek alkalmazottai ezt végzik.
• Ha igen, akkor a szerkezeti egység neve.
• Ügyszám nómenklatúra és kötetszám szerint.
• Menedzser vízum, kitöltött lapok száma (eznek az információnak kitöltéskor kell megjelennie).
• Kezdő dátum és befejező dátum. Az első oszlop kötelező. A másodikban az információ csak az utolsó megrendelés regisztrálása után kerül bevitelre.

A borító normál A4-es formátumra nyomtatható, de kényelmesebb vastag papírra nyomtatni és összevarrni. Így a naplólapok biztonságosan rögzíthetők és könnyebben kitölthetők.

Az aloldalak két táblázatot tartalmaznak.

1. Az első táblázat a napló vezetéséért felelős személyeket írja le.
2. A második az alaptevékenységekre vonatkozó megrendelések részletes listájához készült.

Mindkét mezőt ki kell tölteni. Ezek tartalmazzák:

• Regisztrált dokumentumok sorszáma.
• Megjelenési dátumok. Itt fontos a kronológiát követni.
• A fő tevékenységekre vonatkozó megrendelések száma.
• Név. Megismételhetők. A lényeg az, hogy a számok és a dátumok eltérőek legyenek.
• A nyilvántartott dokumentum rövid tartalma. Egy-két mondat elég.
• A megrendelésben megjelenő személyek teljes neve és személyi száma (ha van ilyen) (akikre a nyilvántartott papír vonatkozik).

Sehol nincs egységes naplóforma, így minden szervezetnek joga van saját nyomtatványt és mintát készíteni. Vannak, akiknek még egy oldala sincs a kitöltésükért felelős személyek számára. Másoknál a kézbesítésért felelős személyek aláírási rovatai kerültek a főtáblázatba. Ez kényelmi kérdés.

Fontos: szigorúan időrendi sorrendben kell megadnia a rendelésekről szóló információkat, és be kell helyeznie az aktába a lapokat. Ez az egyetlen módja annak, hogy gyorsan megtalálja a kért dokumentumot. A számozást ugyanerre a célra használják.

Lehet-e elektronikus naplót vezetni?

Ezt a naplót elektronikusan lehet vezetni. Itt azonban vannak árnyalatok:

• Ha van papír és elektronikus változat, és ezekben eltérések vannak, akkor előnyben részesítjük a nyomtatott változatot. Ezek az elvégzett ellenőrzések kimondatlan szabályai.
• Előfordulhat, hogy az elektronikus változat nem mindig áll rendelkezésre. Ennek oka a frissítések, a számítógépes vírusok és a lefagyások. A technológia mindezen hátrányai a leginkább alkalmatlan pillanatban jelennek meg. Tehát biztosítási célból papíralapú változattal kell rendelkeznie. Vannak esetek, amikor egy adott program frissítésekor a korábban bevitt információk teljesen elvesznek.

Természetesen hibák, foltok, elírások esetén a főtevékenység rendelési naplóját újra kell nyomtatni és aláírásokkal hitelesíteni.

Ha a napló zárása után (év végén) a nyomtatott formában üres sorok vannak, azokat át kell húzni. A végén kézzel írják le a kitöltött lapok számát.

Szavatossági idő

Az ilyen típusú dokumentációnak állandó szavatossági ideje van. A szervezetnek az alaptevékenységeiről mindig rendelési naplóval kell rendelkeznie és azt vezetnie kell, ellenkező esetben semmilyen munkavégzésre nincs joga.

Egyes esetekben az ilyen folyóiratokat az állami levéltárba helyezik át referenciaanyagként.

A dokumentumáramlás rögzítésére használt egyik kötelező személyzeti dokumentum a személyzeti rendelések naplója. Szükség van a személyzet mozgásával – felvétellel, elbocsátással vagy áthelyezéssel – kapcsolatos jelentések elkészítésére. A napló kitöltése egy erre kijelölt alkalmazott feladata.

Hivatalos előírások és funkciók

2000. szeptember 6-án kiadták a Szövetségi Levéltár rendeletét. Tehát az Art. 358 személyi megbízást külön-külön kell rögzíteni a személyi megbízások külön naplójában. A megrendelések regisztrálása papíralapú naplóban és az 1C programban is elvégezhető.

A következő típusú megbízások kerülnek rögzítésre a naplóban:

• a felvételről (az adatokat is rögzítik, hogy ez a főállás vagy részmunkaidő, részmunkaidő, rotációs munka);
• más pozícióba való áthelyezésről (az emelésre, a bérek változására és a prémiumokra vonatkozó megbízásokat rögzítik);
• az elbocsátásról (ebbe beletartoznak a hosszú üzleti utak és a szülési szabadság is).

A folyóirat a munkaügyi viták rendezésekor, a munkaerő mozgásának elemzésekor szükséges. De fő funkciója az intézkedések szabályozása a munkaügyi jogszabályokkal összhangban a vállalkozásnál.

Tervezési lehetőségek és követelmények

A folyóirat formája nincs jogilag jóváhagyva. Éppen ezért a szervezet vezetői maguk döntik el, hogyan lesz számukra kényelmesebb ezeket a nyilvántartásokat vezetni.

Gyakran erre a célra speciális papíralapú folyóiratokat használnak, amelyek egy címlapból, egy lapból a folyóirat információit tartalmazó oldalból és közvetlenül az információk rögzítésére szolgáló mezőkből állnak. A számítógépes programokat, például az 1C-t ritkábban használják. Ez annak köszönhető, hogy az elektronikus dokumentációt könnyebb javítani, mint a papíralapú dokumentációt.

Annak ellenére, hogy nincs egységes regisztrációs forma, számos követelményt támasztanak a dokumentummal szemben.

1. A magazin borítója legyen kemény vagy félkemény. Lehetőleg laminált. Jelzi a szervezet indexét és nevét.

1. A napló második lapján szerepel a szervezet neve, a bizonylat megnevezése, valamint az iratvezetés kezdő és befejező időpontja.
2. A harmadik oldalon a dokumentum megőrzéséért felelős személyek adatai találhatók. Ebben az esetben nemcsak a munkavállaló vezetéknevét és kezdőbetűit írják le, hanem beosztását, annak a dokumentumnak a részleteit is, amellyel a munkavállalót erre a pozícióra nevezték ki. . A dokumentumért felelős személy aláírási mintája is szükséges.
3. A dokumentumot az integritás megőrzése érdekében számozni kell.
4. A magazin oldalait biztonságosan be kell kötni és le kell zárni. Az oldalak száma a pecséten van feltüntetve. Ennek a számnak meg kell egyeznie a tényleges adatokkal. A tájékoztatást a vállalkozás vezetője aláírásával és pecsétjével igazolja.
5. Az utolsó lap tartalmazza a karbantartás befejezésének dátumát és egy megjegyzést arról, hogy miért és ki zárta be a naplót.

A dokumentumot csak akkor zárhatja be, ha az összes oldala elkészült.

Magazin oldalai

A fő naplóoldalak oszlopokból és sorokból állnak, amelyekbe adatokat írnak be.

Nézzük meg a fő oszlopokat, és adjunk példákat mindegyik kitöltésére.

1. A kiállított dokumentum száma. Például: 304
2. Dokumentum kelte. Például: 2016.07.20.
3. Rendelésszám. Például: 489-LS.
4. Információ a dokumentumról, a befogadási vagy áthelyezési parancsról, elbocsátásról, szabadságról. Például: felvétel, átadás vezető értékesítőnek.
5. Alkalmazotti adatok. Például: Ivanov I.I. Ha egy szervezetben két alkalmazott van azonos vezetéknévvel és kezdőbetűvel, a keresztnév és a középső név teljes egészében kerül beírásra.
6. Az a törvény vagy dokumentum, amely alapján a végzést meghozták. Például: 2016. július 15-i munkavállalói nyilatkozat.
7. Annak a munkavállalónak az aláírása, akit a megbízás érint. Azután kerül elhelyezésre, hogy a munkavállaló elolvasta a rendelést.
8. Információ arról, hogy ki állította össze a dokumentumot és vitte be az adatokat a naplóba. Például: Svirodov P.R.
9. A HR-es alkalmazott aláírása, amely megerősíti a kitöltést.
10. További információ. Például: Munkarend megváltoztatása.

Fakitermelés

Mint már említettük, a naplót a szervezet működésének első napjától vezetik. A vezetőség által kijelölt személynek kell kitöltenie. Ez lehet egy titkár-asszisztens, a személyzeti osztály alkalmazottja.

Ha a lapért felelős személy szabadságra vagy szülési szabadságra megy, a vezetőség köteles új felelőst kijelölni a munkavállaló távollétének idejére.

A naplót naponta töltik ki. Tartalmazza az összes fent felsorolt ​​személyi változást.

Vegyük észre, hogy a szervezet alapszabályában említett tisztviselők - a vállalkozás igazgatója, egy adott osztály vezetője, egy fiókvezető stb. - kinevezésére vonatkozó utasítások nem szerepelnek a naplóban. Ez az információ a fő tevékenységre vonatkozó megrendelésekre vonatkozik, és egy másik dokumentumban rögzítésre kerül.

A folyóirat bezárása után az archívumba kerül, ahol 75 évig őrzik.

A hibák kijavítása

Egyes esetekben a napló kitöltése során hibák léphetnek fel. Ebben az esetben emlékeznie kell néhány általános szabályra:

1. A könyvből oldalakat kitépni tilos.
2. Korrekciós szerek használata, illetve hibás adatok reszelővel vagy pengével történő törlése tilos.
3. A javításhoz a hibás bejegyzést egy sorral át kell húzni, és mellé kell beírni a helyes adatokat.
4. Minden javítás azonnal megtörténik a hiba felfedezése után.

Videó: Hogyan készítsünk és tervezzünk magazint az 1C-n?

Meghívjuk Önt, hogy nézzen meg egy oktatóvideót a magazin létrehozásáról és tervezéséről az 1C programban. Segítségével létrehozhatja saját magazinját, miközben önállóan határozza meg a kitöltendő oszlopok számát. Az információk egyszerű és hozzáférhető formában állnak rendelkezésre.

Minden személyi állományra vonatkozó megbízást külön naplóban kell rögzíteni. Ennek köszönhetően a cég vezetése szükség esetén bizonyítani tudja álláspontját a munkaügyi vitákban.

A személyzeti rendelések nyilvántartására szolgáló napló a szervezetben a személyi dokumentumok áramlásának optimalizálására és rendszerezésére szolgál. Lehetővé teszi, hogy elkerüljék a zavart a rendeletek sorszámozásában, és nyomon kövessék közzétételük időrendjét. Cikkünkben talál mintát a személyzeti rendelések naplójának kitöltésére.

Milyen dokumentumokat kell regisztrálni

A szervezet személyzetére vonatkozó dokumentáció előírásokat tartalmaz:

• alkalmazottak;
• a fordításokról;
• szabadságok kiadásáról;
• a biztatásról stb.

Az ezekkel a dokumentumokkal végzett munka rendszerezése érdekében a munkáltató önállóan határozza meg a szervezetben vezetett nyilvántartási könyvek, folyóiratok számát és megnevezését. Általában több van belőlük, és mindegyiket a fennálló esetkörnek megfelelően hajtják végre. Például minden szervezetben külön vezetik a személyzet felvételére és elbocsátására vonatkozó szabályokat, és az egyéb dokumentumokat a munkáltató belátása szerint külön könyvekben veszik nyilvántartásba.

Eljárás

A működési rendet a munkáltató a főtevékenységre vonatkozó külön jogszabályban állapítja meg, amely szabad formában készül, és meghatározza:

• a vállalat raktározásért és karbantartásért felelős alkalmazottai;
• átmenetileg távollévő vezetésért felelős személyek pótlása;
• karbantartási időszakok (egy év, 5 év stb.) és tárolási hely.

A magazinok szavatossági ideje 75 év.

A könyvek varrtak, számozottak és lepecsételtek.

Vásárolhat egy naplót a rendelések regisztrálásához Szentpéterváron és Moszkvában egy írószer boltban, vagy megrendelheti egy online áruházban darabonként 300 rubel áron.

Azt, hogy a szervezetnek rendelkeznie kell-e rendelési könyvvel, a főigazgató személyesen dönti el. A jogszabályokban nincsenek egyértelmű útmutatások arra vonatkozóan, hogy ezeknek a folyóiratoknak a kereskedelmi szervezeteknél kell lennie. Javasoljuk azonban, hogy legalább négy könyvelést vezessen a HR szabályozáshoz:

• a munkaerő-felvételről;
• szabadságok kiadásáról;
• az ösztönzőkről;
• az elbocsátásokról.

Ezek a legnépszerűbb munkáltatói szabályzatok, amelyek másolatát a munkavállalók kérik. A HR osztálynak három napja van a szükséges dokumentumok elkészítésére. Ha világosan meghatározott tárolási sorrend van, a keresés gyorsabb.

Hogyan készítsünk naplót a személyzeti rendelések nyilvántartására

A naplót papír vagy elektronikus formában is vezetheti. Bárki számára kényelmesebb, mivel tartalma kizárólag a személyzeti osztály dolgozóinak szól.