Дон Теппінг - Ощадливий офіс: Усунення втрат часу та грошей. Енциклопедія маркетингу Бережливе виробництво приклади в офісі

Команда "Лін Вектора" у своїй роботі постійно перебуває в діалозі керівників, спеціалістів та робітників підприємств. Ми хочемо звернути увагу на те, як сприймається використання дбайливого виробництва робітниками.

Наводимо у цій статті дослівне інтерв'ю з працівником одного з промислових підприємств:

"Дізнався я «Ощадливому виробництві» влаштовуючись на одне з найбільших підприємств нашого міста. Працював на головному конвеєрі. Коли я влаштовувався, нам читали лекції про «Ощадливе виробництво» показували приклади про те, як було і як стало. Розповіли про впроваджені «Системи 5S» » і «Кайдзен-пропозиціях». Мені це все здалося дуже цікавим.

Коли почав працювати, «Бережливе виробництво» впроваджувалося вже повним ходом, усі про це говорять, розміщені інформаційні стенди, на робочих місцях чисто, немає завалу деталей. Одним словом – «Порядок». Сподобалося, що керівники вищої ланки проводять свої наради, планерки у цеху, з виробництва. Для цього обладнано спеціальне місце.

Кайдзен-пропозиції, як я зрозумів, були впроваджені з метою збору інформації у робітників щодо покращення виробничого процесу. З початку впровадження Виробничої системи підприємства, Кайдзен-пропозиції були фінансово мотивовані. З керівників вимагали Кайдзен-пропозиції, а вони вимагали з робітників, навіть був «план». Ми, робітники, писали Кайдзен-пропозиції, отримували навіть невелику надбавку до своєї зарплати. Було видно результат цих пропозицій, але згодом фінансування зменшилося і робітники просто перестали «заморочуватися».

Ставлення робітників до всього цього нововведення (впровадження Виробничої системи) двояке. Одні кажуть, що стало набагато кращим, чистішим, світлішим, прибрали завал деталей, зменшилися трудовитрати. В інших ставлення негативне – у них думка, що це чергове відмивання грошей. Третім взагалі байдуже. На жаль, «прихильників змін» менше. Загалом проблеми є, але я сказав би, що вони виникають швидше від робочої дисципліни, відповідальності, як керівників, так і робітників.

Часто складалася думка, що робиться для галочки. Наприклад, приходили проводити хронометраж. Ну, прийшли якісь люди, навіть не представилися хто такі. Про проблеми не питали нас. Були не на всіх позиціях. Навіщо приходили? Нічого після них не змінилося.

Інший приклад - запровадили процедуру, яка передбачає зупинку конвеєра у разі виникнення проблем. Нам провів майстер інструктаж із цієї системи. Але за фактом процедура не дотримувалася - я не міг зупинити конвеєр, була «негласна заборона» незважаючи на наявність кнопок зупинки.

За постачанням комплектуючих - постійні простої. Начебто заздалегідь попереджаю, щоб заздалегідь підвезли. Але реакція часто була невчасною.

З боку деяких майстрів відчувалася байдужість. Майстру часто було «не до вдосконалень».

Тут читачеві може здатися, що було «все погано». Але насправді було краще, ніж раніше. Наприклад, коли я ходив на сусідні ділянки, на яких «ощадливе виробництво» ще не було впроваджено, була помітна різниця. Відразу розумієш, наскільки в тебе чистіше, зручніше.

Попрацювавши рік на одному підприємстві, я змінив місце роботи. Хочу сказати, що різниця між підприємствами, де впроваджено «Бережливе Виробництво» і де його немає, дуже суттєва.

Відразу впадає у вічі слабка культура виробництва, всюди виробничий завал, неорганізованість. Я, як робітник не розумів, навіщо там потрібні лінійні керівники? Вони дуже слабко працюють із підлеглими, немає взаємозв'язку. Під час роботи доводиться робити дуже багато зайвих дій через неорганізованість. Вічна проблема із засобами збирання на робочих місцях, з нестачею того чи іншого.

Немає дбайливого ставлення до обладнання. Наприклад, якщо робітник бачить, що скоро зламається якийсь із елементів, то він все одно працює поки не станеться поломка, адже це обладнання на якому він заробляє гроші.

Коли я прийшов, молодий, енергійний, з невеликим досвідом з «Бережливого Виробництва» то просто за звичкою наводив і підтримував порядок на робочому місці. На що люди, які вже давно працюють, мені сказали: «Навіщо ти це робиш? За це не платять і взагалі через тебе нас усіх змусять цим займатися». Пропонуючи керівництву якісь рішення, щодо оптимізації робочого процесу, зручності в роботі, керівники просто пропускали це все «мимо вух». Чистоту та порядок наводять лише перед перевіркою, а не підтримують постійно. Як тільки у людей з'являється вільний час, вони займаються чим завгодно, тільки не виробничими справами. Як правило, беруть свої телефони та сидять в інтернеті, повністю відключаючись від реальності. Я взагалі заборонив би інтернет доступ для працівників на робочому місці, якщо його діяльність не пов'язана з ним.

Адже працівник, виконавши свою основну операцію, відразу перемикається на телефон, адже можна хоча б прибратися. Часто зустрічав і шкідництво із боку працівників, тобто. навмисне псування обладнання, інвентарю та продукції, що випускається. Це було з тим, що робітники були незадоволені умовами праці та відносин керівництва себе («пофігізм»). Дуже сильно проявляється це, коли робітник звільняється і йому дають двотижневе відпрацювання. Ось тут він починає по-справжньому «косячити»! Було відчуття, що керівники вищої ланки зовсім не знають та не розуміють, що у них відбувається на виробництві. Загалом відчуття повного «хаосу»!

За своїм досвідом скажу, що «Бережливе Виробництво» для підприємства приносить велику користь. Вважаю ВАЖЛИВИМ донести до всіх працівників всю суть «Бережливого Виробництва»! ВАЖЛИВО, щоб всі працівники усвідомили, для чого це робиться і для чого це потрібно! Незалежно керівник це або простий робітник."

Звертаємо увагу на те, як сприймається використання дбайливого виробництва робітниками. Дуже часто доводиться чути від керівників різного рівня, що "робітникам нічого не треба" та їх "цікавить лише зарплата". На наш досвід - це далеко не так. В основі мотивації будь-якої людини лежить прагнення до комфорту, соціалізація, визнання ("Пірадіма Маслоу", 2,3,4 ступені). Відповідно, умови праці, комунікації у компанії важливі для всіх.

Основа Лін (Обережного виробництва) - це система безперервних покращень (Кайдзен), яка дозволяє залучити весь персонал до процесів поліпшень. З цієї позиції, ступінь залучення робітників у процес позначення проблем, у процес розробки та подання пропозицій щодо покращення буде індикатором розвитку Виробничої системи.

Сьогодні, коли конкуренція на ринку висока і суперники не сплять, багато компаній починають шукати нові способи та форми економії витрат та оптимізації бізнес-процесів. Ціль полягає в тому, щоб вирватися вперед і обігнати конкурентів.

Пошуком відповідей на питання щодо оптимізації витрат, а також запровадженням різних методів рішень я активно займалася, коли очолювала Службу управління персоналу на харчовому виробничому підприємстві.

Поширена думка, що системи «ощадливого виробництва» або, як їх називають «лін-менеджментом», як правило, застосовуються тільки на самому виробництві.

Тут необхідно пояснити, що таке «ощадливе виробництво»? Термін перекладається з англійської як «нічого зайвого», його засновником є ​​Тайіті Оно, який створив виробничу систему Toyota в 1950-і роки. Це концепція управління виробничим підприємством, заснована на постійному прагненні усунення всіх видів втрат. Концепція передбачає залучення у процес оптимізації бізнесу кожного співробітника та максимальну орієнтацію на споживача.

Відправна точка - аналіз цінності створюваного товару кінцевого споживача кожному етапі його втілення. Як основне завдання передбачається створення процесу безперервного усунення втрат, будь-яких дій, що споживають ресурси, але не створюють цінності кінцевого споживача.

Існує сім видів втрат:

1. втрати через надвиробництво;
2. втрати часу через очікування;
3. втрати через непотрібне транспортування;
4. зайві етапи обробки;
5. зайві запаси;
6. непотрібні переміщення;
7. Випуск дефектної продукції.

Розроблено безліч інструментів системи «ощадливого виробництва» та для вирішення завдання щодо оптимізації витрат. Мені стало зрозуміло, що є методи, які допомагають упоратися з вирішенням питань не лише на виробництві, а й у офісній роботі.

Таким чином, ми провели експеримент із оптимізації робочих процесів у службі персоналу за допомогою одного з інструментів «ощадливого виробництва» - 5S.

5S – це метод організації робочого простору, метою якого є створення оптимальних умов для виконання роботи, підтримання порядку, економії часу та енергії, а також постійного вдосконалення бізнес-процесів.

Технологія створення ефективного робочого місця складається з п'яти елементів:

1. Сортування (Sorting);
2. Своє місце для всього (Setinoder);
3. Зміст у чистоті (Sweeping);
4. Стандартизація (Standardizing);
5. Удосконалення (Sustain).

В результаті впровадження ми отримали не тільки зрозумілу стандартизовану систему організації робочих місць у службі персоналу, але й значну економію часу за рахунок створення стандартів роботи персоналу, скорочення двох штатних одиниць завдяки зменшенню непотрібних дій та перерозподілу обов'язків, а також економію канцелярського приладдя та навіть офісних меблів .

Зупинимося докладніше кожному елементі методу 5S.

1. Сортування (Sorting)

На робочому місці всі предмети поділяються на необхідні та непотрібні. Необхідно зробити видалення непотрібних предметів. Дані дії також призводять до покращення культури та безпеки праці. Усі співробітники залучаються до сортування та визначення предметів, які мають бути:

1. негайно видалені та утилізовані;
2. перенесені у місце для зберігання;
3. залишені як необхідні для виконання роботи.

Предмети, що потребують зберігання, переміщуються до зони «карантину». Подібний простір може бути виділений у кожній службі в офісі або спеціально організованому складі. Всі речі, що переміщуються в зону «карантину», підлягають маркуванню, тобто позначаються червоними супровідними ярликами, на яких зазначено:

1. дата;
2. ким промарковано;
3. ПІБ та посада співробітника (власника робочого місця);
4. інформація про предмет (найменування, інвентарний номер, кількість);
5. причина маркування (сторонній предмет, що не використовується, зламаний, застарілий, призначення невідоме, потребує ремонту, надлишок тощо).

При здійсненні етапу «сортування» важливо приділити окремий час розподілу електронних документів: необхідно видалити дублюючі один одного і ті, які не використовуються більше ніж шість місяців. Особливо важливі, не часто використовуються, можна перемістити в папку з ім'ям «Архів».

2. Своє місце для всього (Setinoder)

Ключові поняття в даному випадку – це раціональне розташування та наведення порядку з необхідними предметами. Речі потрібно помістити на певні місця так, щоб вони були легко доступні для кожного, хто ними користується. Слід також промаркувати їх швидкого пошуку. Основна мета цього елемента – визначення «вдома» для кожного предмета в робочому просторі.

Для проведення даної роботи в офісі я рекомендую використовувати спортивний килимок, який настільки популярний при його заняттях або під час туристичних походів, його ще називають «пінка». Такий килимок повинен бути розрізаний на частини площею ящика письмового столу, для кожного ящика потрібно по два килимки.

Далі ви визначаєте необхідні для зберігання в ящику предмети, наприклад ножиці, ручка, олівець, гумка, лінійка і т.д. Два килимки укладаються в ящик, і у верхньому килимку необхідно вирізати поглиблення для кожного предмета, попередньо зробивши трафарет кожного предмета, обвівши його межі олівцем.

У кожному заглибленні нижнього килимка необхідно написати (на папері за розміром та закріпити прозорим скотчем) назву того предмета, який буде поміщений у заглиблення. Це робиться для того, щоб кожен міг безпомилково визначити місце зберігання речі та завжди повернути її на певне місце.

При здійсненні етапу раціонального розташування необхідно створити електронні папки документів, у яких вони розташовуватимуться зручним способом швидкого пошуку.

Назви папок, наприклад, можуть бути такими: робочі документи - "Проекти", "У роботі", "5S", "Архів" і т.д.

Щоб уникнути повторного захаращення робочого простору, створюється графік прибирання з чітким зазначенням термінів його проведення та відповідальних осіб.

Прибирання господарем робочого місця підлягають, наприклад:

• поточні документи на робочому столі – щодня (недопущення накопичення документів, сортування, архів);
• вміст шаф - щотижня (сортування, розміщення непотрібного у зоні червоних ярликів);
• оргтехніка – щодня (очищення від пилу) тощо. за встановленим графіком.

Прибирання робочого місця, канцелярського приладдя та приладів, підтримання раціонального розташування предметів відповідно до створеної карти робочого простору – це прямий обов'язок власника робочого місця. Кошти для дотримання чистоти та порядку завжди повинні бути в безпосередній близькості.

При здійсненні етапу збирання необхідно здійснювати сортування та видалення електронних документів, краще робити це щотижня.

4. Стандартизація (Standardizing)

Найефективніші рішення, знайдені в ході реалізації перших трьох кроків, необхідно закріпити письмово, щоб вони стали наочними та такими, що легко запам'ятовуються. Потрібно розробити стандарти документів, роботи та техніки безпеки з використанням візуального контролю, розробити та впровадити 5S стандарти. Також необхідно запровадити візуальний (зоровий) контроль та інформування у робочому просторі, застосувати «чек-листи» як щоденні (5S-п'ятихвилинка) для самоконтролю та розвитку самодисципліни, так і щотижневі для контролю дотримання 5S стандартів зовнішніми аудиторами.

При здійсненні етапу стандартизації необхідно створити єдиний для всіх працівників служби стандарту формат папок електронних документів з доступом до кожної папки для керівника. У «чек-листі» пункт перевірки дотримання стандарту розташування електронних документів краще виділити окремо.

5. Удосконалення (Sustain)

Мета: домогтися, щоб виконання процедур методології перетворилося на звичку та стало невід'ємною частиною повсякденної діяльності у робочому просторі. Також необхідно візуалізувати дії щодо покращення: розробляти та фіксувати пропозиції щодо модифікацій, впроваджувати нові покращені стандарти.

Зразок прийомів удосконалення:

• пошук первинної проблеми;
• її аналіз та вирішення;
• зміна стандарту роботи з урахуванням досягнутого.

Вдосконалення є вершиною системи 5S. Кожен працівник повинен розуміти, що створення та підтримання порядку – це можливість сконцентрувати свої сили для якісного та ефективного виконання свого безпосереднього робочого функціоналу. Причому це відбувається без непотрібних втрат часу та відволікання уваги на справи, що не несуть компанії прибуток. Все зосереджується на пошуку та постійних поліпшеннях у роботі, а також запровадження знайдених пропозицій у життя.

Впровадження системи неможливе без лідера і, безумовно, може бути лише керівник. Робота із запровадження системи обов'язково супроводжується попереднім навчанням та особистим прикладом керівника. У результаті застосування у співробітників часто на початку виникає різке неприйняття системи системи.

Всі ми знаємо, що відбувається в робочих ящиках столів у переважній більшості офісів. Для того, щоб знайти точилку для олівця, необхідно перерити кілька ящиків письмового столу, адже в них є величезна кількість «потрібних речей, які обов'язково знадобляться». Співробітники обурюються, не розуміють цілі застосування, іноді доходить навіть до звільнення окремих осіб, які не бажають підтримувати використання системи.

Тільки терплячі пояснення та особистий приклад здатні зрушити стіну неприйняття та недовіри. Найскладнішим є етап «удосконалення», адже саме тут необхідно навчити кожного співробітника розумінню того, що його обов'язком є ​​внести щотижневу пропозицію щодо покращення його процесу роботи чи процесу діяльності компанії. Тут також не обійтися без навчання методів розробки вдосконалень. Звичайно, це дуже важлива та об'ємна тема, тому вона потребує окремого освячення.

На даному етапі необхідно навчити та закріпити розуміння співробітників про те, що кожне поліпшення має вести до оптимізації витрат часу, скорочень непотрібних переміщень, економії ресурсів з метою збільшення прибутку компанії, а отже, і покращення матеріального стану самого співробітника. Фахівці поступово починають розуміти, що впровадження системи веде до стабільності компанії на ринку та до можливості успішно конкурувати та досягати високих результатів.

Хочу додати цікавий факт: із запровадженням цієї системи після пілотного експерименту у всій компанії у багатьох співробітників з'явилося бажання впровадити цей інструмент у домашньому господарстві.

Жінки захоплено діставали зі своїх кухонних шаф те, що в них давно припадало пилом на далеких полицях і ніяк не використовувалося. Вони рішуче викидали непотрібне, а там, де сумнівалися в тому, треба їм це чи не треба, виділяли окреме тимчасове місце «червоний квадрат» і переміщували «сумнівні» предмети (пробки від пляшок шампанського, прострочені пальчикові батареї, зламані складані ножі, зайві відкривання для пляшок, з надлишком що зберігаються в кожному ящику). Все, що залишалося після ретельного сортування, маркувалося та розміщувалося у певному зручному порядку у шафах на кухонних полицях.

Працівниці із задоволенням ділилися фотографіями, як було і як стало, і розповідали, наскільки зручнішим і комфортнішим стало їхнє життя на кухні, скільки часу вони тепер витрачають на догляд за собою, а не за кухнею.

Чоловіки, глянувши на жінок, стали наводити порядки у своїх майстернях та гаражах. Результат не змусив себе чекати: ось вони вже задоволені у перервах у курилці вихваляються своїми результатами у наведенні порядку на своїх домашніх робочих місцях.

Григорій Пановзакінчив Московський інститут радіотехніки, електроніки та автоматики. В 1995 заснував компанію GrandGift. Навчався на восьми різних курсах з дбайливого виробництва, яке став впроваджувати у своїй компанії з 2006 року.

Бережливі правила, що підвищують швидкість роботи

Перелічу кілька бережливих правил, які ми прямуємо в компанії. Всі вони були запропоновані як відповідь на проблеми, що виникали в минулому. Завдяки впровадженню нових ідей ми змогли скоротити час обробки замовлень, пошуку інформації, зменшити обсяг запасів.

1. План кімнати.На стіні поруч із дверима в кожен кабінет розміщено його план: розташування столів із зазначенням їх номерів, а також імен, посад та фото співробітників, які за ними сидять. Кожен, хто приходить до відділу, може легко знайти потрібного колегу.

2. Внутрішня пошта.В усіх кабінетах є спеціальні стійки із кишенями для паперів. Кожен із них підписано, на деяких є фотографії працівників, яким адресовані папери. Це допомагає прискорити внутрішній документообіг. Припустимо, працівник повинен завізувати у мене папери, але я зайнятий. Тоді він залишає документи на стенді у своєму кабінеті. Я багато разів на день обходжу офіс і, якщо бачу адресовані мені папери, одразу їх підписую і залишаю на тому ж стенді, але вгору ногами (сигнал, що документ підписано).

3. Розклад завантаження навчального класу.У нас є кабінет, де проходять курси з упаковки подарунків – ми навчаємо цій майстерності весь персонал, включаючи прибиральниць та водіїв, а також клієнтів. У вільний час використовуємо клас як переговорну. Раніше працівники мали уточнювати у відділі навчання, коли кімната вільна. Зараз ми вивісили в коридорі аркуш із графіком занять на два-три місяці вперед. Тепер будь-хто може забронювати час, просто вписавши у вільну клітку своє прізвище. Звичайно, можна було б вести графік на корпоративному порталі, але це складніше: треба зайти на сайт тощо. Коридором же ми всі ходимо кілька разів на день.

4. Шафи з відкритими полицями.У зачинених шафах зазвичай все навалено, і ніхто точно не знає, що там лежить. Хлам може роками займати цінне місце. Тому ми позбавилися всіх закритих шаф, замінивши їх відкритими полицями. Це дисциплінує персонал.

5. Візуальна навігація на полицях.Папки на полицях стоять лише вертикально - так їх легко діставати. Щоб папки завжди клали на своє місце, ми зробили маркування: корінцями папок по діагоналі йде похила лінія певного кольору. Якщо папка стоїть не на своєму місці, це відразу впадає у вічі.

6. Прописка кожного предмета.На кожному предметі в офісі вказана його адреса: номер кабінету, номер столу чи полиці, номер осередку (див. Рис. 2).Наприклад, бирки на проводах спрощують процес переїзду співробітників з кабінету до кабінету: нам не доводиться розбиратися, куди веде кожний провід із величезних мотків під столами, це можна прочитати на бирці. Крім того, червоним кольором позначені електричні дроти, а зеленим – дроти, які з'єднують техніку між собою.

7. Сигнальні картки для витратних матеріалів.Ми робимо сигнальні картки для всіх офісних матеріалів (папери для принтера, картриджів, туалетного паперу, картону, засобів для чищення тощо), щоб вчасно помітити, що вони закінчуються. На дно ємності для матеріалу кладемо яскраву картку із найменуванням розхідника. Коли людина бере останній картридж або останню пачку для принтера, ця картка відкривається. Співробітники відділу постачання щодня обходять офіс і, якщо бачать сигнальну картку, замовляють матеріали. Ідея із сигнальними картками спочатку використовувалася в корпоративній аптечці, щоб вчасно докуповувати ліки, а потім ми почали застосовувати її для витратних матеріалів в офісі та на складі.

8. Своє місце для кожного предмета.Один із способів – позначати контур предмета, наприклад, у ящиках робочих столів: коли інструменту немає дома, це відразу видно. Крім того, ми реалізували такі ідеї:

• Саморобні настільні лотки. Замість стандартних пластмасових розділювачів на столах стоять лотки з картону, зроблені своїми руками, з необхідною кількістю та розміром осередків (кожне відділення підписане).
• Тематичні набори інструментів. Наприклад, у нас є валізка для презентацій, у якій разом із проектором зберігаються додаткові предмети: мишка, колонки, подовжувач, пульт та ін. Кожному предмету відведено своє місце, позначене контуром та підписом. У валізі лежить докладна інструкція, як працювати з проектором. Тепер проблем більше не виникає: нічого не втрачається, будь-який співробітник може самостійно підключити проектор.

9. "Вушка" з телефонними номерами для моніторів.Приблизно раз на місяць у нас оновлюється список внутрішніх телефонів – хтось приходить у компанію, хтось звільняється, переїжджає до іншого кабінету. Співробітники вигадали кріпити до монітора прозорі кишені, в які вставляються списки з номерами телефонів . За оновлення відповідають по черзі всі підрозділи (конкретний виконавець визначає начальник). Черговий збирає інформацію про оновлення, коригує список та розсилає його всім у готовому форматі – залишається лише роздрукувати, вирізати та помістити в кишеню. Останній рядок списку – черговий наступного місяця.

Ще за темою

• Стаття "Як на третину збільшити продуктивність праці, коли на це немає коштів".У кризових умовах, коли немає грошей та часу на повне технічне переозброєння, потрібні незатратні (а краще взагалі безкоштовні) способи покращення ситуації. Найефективніший метод – дбайливе виробництво.
• Стаття «Бережливе виробництво, або Як знизити втрати».Мета бережливого виробництва – виявити, проаналізувати та усунути всі втрати у виробничому процесі.

Ваші читати журнал у мобільному додатку для iPad та iPhone, тому що це зручно.
Переконайтеся в цьому, встановивши програму на мобільний пристрій.

Будь-якій компанії дуже просто побачити, як організований матеріальний потік: виробництво чи торгівля. Потік руху інформації, документів в офісі набагато менш очевидний. Але звернути увагу на нього, знайти та усунути втрати так само важливо, як усунути втрати на виробництві. Чому – розповідає консультант із бережливого виробництва Сергій Гусаковський.

На сьогоднішній день, як правило, робота офісу викликає у більшості співробітників неоднозначне ставлення. Це і зрозуміло: заявки приходять від клієнтів у найрізноманітніший час, планування робіт вимагає погодження між відділами, плани з продажу, на яких грунтується робота постачання, не виконуються, записи до бази CRM вносяться із запізненням, накладні до бухгалтерії надходять до підготовки місячного звіту та і т.д. Дивишся на всі ці проблеми і, на перший погляд, хто винен – не зрозуміло, як вирішити – не зрозуміло.

Але очевидно, що від швидкості прийняття рішень, кількості часу на складання документів, на підписання (очікування) безпосередньо залежить швидкість розвитку бізнесу.

При складанні карт створення цінності у багатьох підприємствах виявляється, що час, необхідний виробництво (створення) товару становить часто менше 1/3 від загального циклу виконання замовлення клієнта. Час, що залишився, йде на очікування проходження інформації всередині підприємства.

Ось простий приклад, який показує, наскільки важливо добре організувати роботу з інформацією.

Якщо уявити, що працівник витрачає в день 10 хвилин на пошук інформації, то з розрахунку 8 робочих годин (480 хвилин мінус обіди 60 хвилин і перерви 20 хвилин залишається 400 хвилин) втрати становлять 2,5% робочого часу.

Тепер підрахуємо, скільки це коштує в грошах для компанії. Для цього перемножимо кількість офісних співробітників на кількість робочих днів та на середню заробітну плату (приймаємо за середню зарплату на день 300 000 рублів). В результаті, ми дізнаємося, скільки нам щорічно обходиться пошук інформації.

Вартість пошуку інформації на одного співробітника на день:

300000 x 2,5% = 7500 руб.

Вартість витрат на пошук інформації на весь офіс. Припустимо, офіс із 50 осіб:

7500 x 50 = 375 000 руб.

А на рік? Припустимо, у році 240 робочих днів:

375000 x 240 = 90000000 руб.

Виходить, що за 50 офісних працівників компанія на рік витрачає на пошук необхідної інформації 90 млн рублів! І це лише один вид втрат, а їх набагато більше.

Втратами у документообігу необхідно керувати, скорочувати їх, а чи не посилатися ними як у обмеження системи.

Багато компаній створюють у себе стандарти якості ISO та на цьому заспокоюються: є стандарт, значить проблем немає. Але це не так.

Уявімо ситуацію, в якій люди приходять на роботу в компанію, де існує система стандартизованих бізнес-процесів, і навіть було проведено сертифікацію за стандартами якості ISO. Стандарт є – душа директора спокійна! Проте все не так чудово – зупинятися не можна. ISO 9004 говорить про необхідність змін та удосконалень, а на сьогодні на підприємствах цього часто не відбувається.

Процес повинен оптимізуватись – у ньому повинні усуватися втрати. Таким чином, створюється система життєдіяльності: кров (документи) в офісі постійно рухаються, а не стоять чи переміщуються ривками.

Чи буде здоровий організм, якщо кров переміщається ривками?

Ось типові вузькі місця, які за допомогою технології дбайливого виробництва можна виявити в офісах.

• Висока завантаженість
• Термін погодження
• Строк складання документа
• Термін підписання документа
• Термін проходження документа
• Термін доведення до виконавця
• Необхідність доповнення-доопрацювання документа
• Втрата актуальності рішення
• Мінімальна взаємодія між підрозділами
• Зайва звітність
• Зайві запити
• Слабка комп'ютеризація офісу
• Обмеження доступності оргтехніки
• Відсутність зворотного зв'язку
• Дублювання інформації (низька відповідальність)
• Складно організовані архіви (порядок зберігання інформації)
• Система підписання документа
• Відсутність системи делегування

Список вузьких місць можна доповнювати, але найголовніше необхідно розпочинати роботу з їхньої розшивки - тобто. скорочення часу необхідного в офісі компанії для проходження кожного документа від моменту його виникнення до виконання.

Першим кроком буде збір статистики та аналіз, скільки часу «з'їдає» кожне з вузьких місць.

Для прикладу наведу дані щодо аналізу втрат працівниками великого виробничого підприємства (2500 працівників), які проаналізували роботу у своєму відділі та загалом із заводоуправління.

Втрати, які існують та впливають на офісні процеси, ранжирувалися за 10-бальною системою:

Відділ, в якому працює опитуваний (кольором виділено найбільш суттєві значення):

Загалом по заводу:

З даних, отриманих у результаті аналізу, бачимо, що у роботі відділу, й у цілому для підприємства найбільшими визначені втрати у «очікуванні».

Необхідно змінити процес руху документів, визначити жорсткі терміни знаходження документів у кожному відділі. Одне з рішень - автоматизація документообігу, але такий підхід може навчити приховувати втрати.

Часто автоматизація не підвищує ефективність, лише автоматизує той «безлад», який у компанії існує. Тому першим кроком необхідно оптимізувати рух інформації і після цього її автоматизувати.

Також з аналізу видно, що в компанії є великий розрив у значенні втрат у транспортуванні - це означає, що немає правил у пересуванні документів усередині підприємства. Скорочення варіантів руху документів допоможе вирішити й найбільшу проблему – очікування.

Як оптимізувати офісний процес?

Співробітники повинні самі приймати собі рішення, який метод чи інструмент використовувати. Ось деякі інструменти:

1. Виняток зайвих ланок

2. Перетворення погодження документів із послідовного на паралельний процес

3. Створення інформаційних карток руху інформації

4. Створення механізму (інструментів) визначення місцезнаходження документа

5. Створення бази "риба документів" - шаблонів

6. Створення та запуск електронної бази документообігу

7. Постійне скорочення «запасів» документів на робочих столах

8. Мінімізація документації

9. Зміна оргструктури на плоску структуру з делегуванням повноважень

10. Введення культури діловодства як виконавської дисципліни

11. Використання інновацій.

Список інструментів можна доповнити. Але наголошу на головному - ефективна робота офісу, це те, чим потрібно серйозно займатися.

Якщо ви не зробите активних кроків, то існуючі офісні процеси, управління персоналом, документообіг можуть гальмувати та зупиняти розвиток компанії навіть більше, ніж обмеження ринку чи конкуренти.

На завершення – схема ощадливого виробництва, яка актуальна і для побудови ощадливого офісу.

Сергій Гусаковський

Консультаційний партнер компанії «Ключові рішення», консультант з дбайливого виробництва та управління фінансами.

Інтерім-менеджер з управління компаніями.

Консультант з управління та організаційного розвитку.

Керівник проектів запровадження ЛІН підходу (ощадливого виробництва) у бізнесі.

МЕТОДИКА 5 ​​SМЕТОДИКА
5S
27.12.2017
3

Як покращити своє робоче місце

5S
Це ваш інструмент!
27.12.2017
4

Використання 5S на виробничих ділянках
та робочих місцях
SEIRI
SEITON
РАЦІОНАЛЬНЕ
РОЗМІЩЕННЯ
позначити місця
зберігання предметів,
щоб при
необхідності їх можна
було швидко дістати
СОРТУВАННЯ
прибрати непотрібні
предмети та залишити
тільки необхідні
SHITSUKE
ВДОСКОНАЛЕННЯ
SEIKETSU
СТАНДАРТИЗАЦІЯ
постійно підтримувати
чистоту
27.12.2017
виробити звичку
дотримуватись встановлених
правила та впроваджувати для цього
необхідні заходи
SEISO
ПРИБИРАННЯ
докладний огляд виробничих
ділянок на наявність сміття та зайвих
предметів, а також ретельна
прибирання аж до усунення всіх
брудних місць
5

Метод 5S
№ етапу
По-японськи
По англійськи
По російськи
1
Seiri
(Сейрі)
Sorting
Сортуй, усунь
все непотрібне для
виконання роботи
2
Seiton
(Сейтон)
Set in Order
Дотримуйся порядку
3
Seiso
(Сейсо)
Sweeping
Утримуй у чистоті
4
Seiketsu
(Сейкецу)
Standardizing
Стандартизуй за
рахунок регулярного
виконання перших
трьох S
5
Shitsuke
(Сіцуке)
Sustaning the
discipline
Вдосконалюй
27.12.2017
6

Метод 5S
27.12.2017
7

Можливі причини втрат

Сміття та бруд
Безладдя
Сторонні предмети
Зайві деталі та інструменти
Недотримання правил та
відсутність відповідальності
27.12.2017
8

Сміття і бруд

призводять до таких втрат:
ОЧЕКАННЯ
Забруднення обладнання, влучення сміття в робочу зону може
призвести до виходу обладнання з ладу та вимушеного простою.
Збільшуються витрати на обслуговування.
ДЕФЕКТИ
Забруднення робочих поверхонь механізмів та приладів, потрапляння
пилу в їхній порожнині призводить до погіршення їх функціонування.

Неохайність робочого оточення веде до збільшення напруженості
відносинах між працівниками, появі почуття байдужості, до
небажанню покращувати якість своєї роботи.
27.12.2017
9

БЕЗПОРЯДОК

призводять до таких втрат:
ЗАЛИШНЯ ОБРОБКА
Неможливість вчасно підібрати необхідний інструмент
призводить до необхідності використання менш відповідного
обладнання, що може призвести до додаткової обробки.
ЗАЛИШНІ РУХИ
На пошук необхідного інструменту чи пристроїв витрачаються
непродуктивний час та фізичні зусилля, а через поспіх
безлад лише посилюється.
ОЧЕКАННЯ І ЗАПАСИ
Безлад збільшує час переналагодження обладнання, час
підготовки до обробки; час ремонту. Це призводить до збільшення
простоїв обладнання, очікування на наступних операціях та
необхідності запасу оброблюваних деталей.
27.12.2017
10

ПОБОРОНІ ПРЕДМЕТИ

призводять до таких втрат:
ТРАНСПОРТУВАННЯ
Скупчення зайвих деталей (виробів) потребує їх
додаткового транспортування до місця зберігання,
утилізації або місце подальшої обробки.
ЗАЛИШНІ РУХИ
Зайві предмети (деталі, інструменти) обмежують
свободу дій, відволікають увагу, вимагають
додаткових переміщень у процесі виконання
операцій, пов'язаних з пошуком необхідних деталей
чи інструментів.
27.12.2017
11

ВІДСУТНІСТЬ ПРАВИЛ

організації робочого оточення невизначена
відповідальність здатні призвести до будь-якого виду втрат:
ЗАЛИШНІ РУХИ
Відсутність регламенту організації та підтримання робітника
оточення призводять до безладних дій працівників,
виконання зайвої роботи та загальної неорганізованості.
ВТРАТИ ТВОРЧОГО ПОТЕНЦІАЛУ
Неорганізована діяльність із підтримання робочого місця
або її повну відсутність викликають у працівників
деморалізуючі почуття.
ЗНИЖЕННЯ ВИМОГ ДО БЕЗПЕКИ
ВИРОБНИЦТВА
Погана організація робочих місць веде до прямого підвищення
ймовірності
нещасних випадків та необхідності
27.12.2017
додаткових заходів для забезпечення безпеки праці.
12

5S – це система раціональної організації робочого оточення

Використання системи 5S дозволяє
досягти раціональної організації
робочого оточення і, як наслідок:
Усунути втрати;
Підвищити якість продукції;
Забезпечити безпеку та підвищити
продуктивність праці;
Поліпшити морально-психологічну
обстановку
у колективі.
27.12.2017
13

 Заходи 5S

Заходи
5S
У діяльності «
» є своя
послідовно
● Діяльність « »
сть.
- засіб, але не
ціль.
● У
діяльності
«» немає кінця.
27.12.2017
14

У виробничих приміщеннях, де чисто та акуратно:

вище продуктивність
праці;
менше за браковану продукцію;
точніше витримуються терміни;
краще дотримується техніка
безпеки.
27.12.2017
15

Заперечення 1. І що такого у сортуванні та
раціональному розташуванні?
Заперечення 2. Навіщо чистити
обладнання, якщо воно все одно
забрудниться?
Заперечення 3. Сортування та
раціональне розташування не впливають
зростання продуктивності праці.
27.12.2017
16

Заперечення проти застосування системи 5S

4. Ми вже впроваджували
систему 5S п'ять років тому.
Заперечення 5. Ми надто зайняті,
щоб застосовувати 5S.
6. Навіщо нам взагалі
Необхідно впроваджувати цю систему.
27.12.2017
17

Переваги особисто для вас впровадження системи 5S

дає можливість виявити
ініціативу та творчий початок у
організації робочого місця;
дозволяє зробити ваше робоче
місце приємніше;
покращує моральний стан;
допомагає зрозуміти, що, коли і де від
вас потрібно виконати;
полегшує спілкування із колегами.
27.12.2017
18

Переваги для вашої
компанії впровадження системи
Результат 5S
Перевага 5S
1
Відсутність переналагодок
Диверсифікація продукції
2
Відсутність дефектів
Зростання якості продукції
3
Відсутність відходів
Зниження витрат
4
Відсутність затримок
Надійність постачання
5
Відсутність травм на
виробництві
Відсутність аварійності
Поліпшення умов праці
Відсутність скарг
Лояльність споживачів
6
7
27.12.2017
Безперервна робота
обладнання
19

Перший етап – сортування

Сортування означає, що ви
звільняєте своє робоче місце
від усього, що не знадобиться при
виконанні поточних
виробничих або
канцелярських операцій.
27.12.2017
20

Другий етап – раціональне розташування

означає розташування
предметів таким чином,
щоб їх було легко
використовувати, легко знаходити
та повертати на місце.
27.12.2017
21

Третій етап – прибирання

означає: регулярно мити
підлоги, протирати
обладнання та постійно
перевіряти, чи все міститься
у чистоті.
27.12.2017
22

Четвертий етап – стандартизація

Це метод, за допомогою якого ви
зможете досягти стабільності
результатів під час виконання
процедур перших трьох етапів:
сортування,
раціонального розташування,
збирання.
27.12.2017
23

П'ятий етап – вдосконалення

означає те, що виконання
встановлених процедур
перетворилося на звичку.
Без п'ятого етапу результати
попередніх чотирьох етапів не
вдасться зберегти надовго.
27.12.2017
24

Всезагальне залучення

Запорука успішного впровадження методики 5S –
загального залучення як робочого персоналу, так
та керівних працівників.
Не вимагайте від працівників того, чого самі
виконати не можете. Порядок у цеху починається з
порядку на робочому місці керівника! Усе
повинні розуміти, що робочий колектив – це
команда, успіх якої залежить від всіх її зусиль
членів.
Система 5S не вимагає істотних витрат, а її
успіх цілком залежить від загального розуміння
важливості змін, що проводяться.
27.12.2017
25

Який предмет зайвий на вашому робітнику
столі?
Який предмет можете переставити на
інше місце для того, щоб користуватися
їм ефективніше?
Що і де слід забрати?
Як можна витратити частину часу на
рятування від мотлоху і що потрібно, щоб
цю діяльність здійснювати
постійно.
27.12.2017
26

Подумайте над питаннями та коротко запишіть відповіді

Які переваги ви могли б
отримати на своєму робочому місці
після застосування системи 5S?
Які переваги вашої
компанії принесло б використання
5S?
27.12.2017
27

Подумайте над питаннями та коротко запишіть відповіді

Які проблеми (виживання,
конкуренція) актуальні для
вашого заводу?
Які з принципів сортування,
раціонального розташування та
вдосконалення ви вже
застосовуєте у своїй роботі?
27.12.2017
28

Дякую за увагу!
27.12.2017
29

ВИРОБНИЧІ ВТРАТИ

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Перевиробництво
Транспортування
Очікування
Запаси
Дефекти
Зайва обробка
Зайві рухи
Втрати творчого потенціалу
27.12.2017