Iekšējais personāla audits. HR audits - kas tas ir? Pasūtiet personāla auditu

Personāla audits ir salīdzinoši jauns virziens personāla vadības jomā. Neskatoties uz jauno vecumu, šis virziens ir kļuvis izplatīts nopietnos uzņēmumos, kas īpašu uzmanību pievērš personāla lietvedības pārvaldībai. Personālvadības audita jēdziens HR dienestiem nonāca no grāmatvedības nodaļas, un tas ir neatkarīgs audits personāla dokumenti. Šo procedūru drīkst veikt tikai speciālisti ar lielu pieredzi šajā jomā, jo darbs ir svarīgs un atbildīgs. Tas rada jautājumu par to, kā izvēlēties audita pakalpojumus, kā mūsu vietne var palīdzēt šajā jautājumā. Uzziniet tālāk sniegtās atbildes.

Kas jāiekļauj KDP audita pakalpojumā?

KDP audita pakalpojumi nav konkrēta darbība, bet gan virkne darbību, kuru mērķis ir rūpīga un neatkarīga biznesa personāla dokumentācijas pārbaude. Šajā kompleksā jāiekļauj:

• dokumentu pārbaude par atbilstību darba un arhīvu likumdošanai;
• organizācijas iekšējo vietējo noteikumu atbilstības prasībām pārbaude;
• saišu nodrošināšana uz visām parastajām darbībām, saskaņā ar kurām tiek fiksēti nopietni pārkāpumi;
• sniedzot detalizētus ieteikumus par konstatēto pārkāpumu labošanu;
• neatkarīga pašreizējās situācijas izvērtēšanas veikšana ar personāla dokumentu plūsmu uzņēmumā.

Tāpat uzņēmuma HR ierakstu auditā jāiekļauj prioritāšu noteikšana tālāk norādītajām darbībām, lai novērstu problēmas ar personāla ierakstiem. Tā ir integrēta pieeja, kas ļauj ātri identificēt visus pārkāpumus un saņemt ieteikumus to novēršanai, un tas viss par vienu samaksu.

HR audita veidi

Atkarībā no situācijas nopietnības ir jāizvēlas viens no diviem šobrīd pastāvošajiem audita veidiem:

standarta audits.Šis ir pasākumu kopums, kura mērķis ir veikt personāla dokumentācijas un normatīvo aktu auditu, kam seko ekspertu izvērtējums un ieteikumu sniegšana konstatēto pārkāpumu labošanai. Standarta audits ietver dokumentu atbilstību tiesību aktu prasībām, personāla dokumentu auditu un saskaņošanas tabulas izveidi, kurā tiek atzīmēti labojamie dokumenti un akti.

Uzlabots audits.Šis ir plašāks pasākumu kopums, kas papildus jau minētajām darbībām ietver neatbilstību cēloņu analīzi, kā arī iespējamo seku saraksta izveidi, kas rodas, ja tiek ignorēta nepieciešamība labot pārkāpumus. .

Protams, uzlabotais audits ir vēlamais pakalpojums, un tas ir jāizvēlas, ja iespējams.

Kā izvēlēties kvalificētu audita speciālistu?

Šajā sadaļā varat atrast plašu personāla audita speciālistu piedāvājumu klāstu. Darīt pareizā izvēle izpildītājs, pievērsiet uzmanību šādiem faktoriem:

Portfelis – ar to var noteikt profesionalitātes līmeni un sniegto pakalpojumu kvalitāti.

Audits ir organizācija, sistēmas, procesa, projekta vai produkta darbības neatkarīga novērtējuma procedūra, lai identificētu riskus un konfliktsituācijas. Audits var būt iekšējs, ja to veic pati organizācija, un ārējs, kad uz līguma pamata tiek piesaistīti trešo pušu speciālisti, lai novērtētu darbības noteiktā uzņēmuma jomā. Visbiežāk termins "audits" tiek lietots saistībā ar uzņēmumu finanšu pārskatu pārbaudi, taču ir arī citi veidi, piemēram, personāla audits. Daudzi ir dzirdējuši šo frāzi, bet viņi nezina, kāda ir šīs procedūras būtība. Šodien mēs īpaši runāsim par personāla dokumentācijas auditu, pastāstīsim, kāpēc tas ir nepieciešams, kad un kas to veic.

Kāpēc jums ir nepieciešams personāla audits?

Uzreiz jāsaka, ka personāla audits ir fakultatīvs pasākums un tiek veikts ne pārāk bieži. Tomēr mēs uzskatām, ka šāda procedūra būtu jāveic, lai:

— sagatavošanās pārbaudes pārbaudei par atbilstību darba, arhīvu, pensiju, migrācijas likumdošanas uc prasībām;

- ar konkrēto situāciju saistīto risku novērtējums (riski, kas var rasties regulējošo institūciju pārbaudes laikā, izskatot darba strīdu tiesā, veicot arodbiedrību kontroli u.c.);

– HR speciālistu profesionalitātes uzlabošana (apmācības par pieļautajiem pārkāpumiem);

- personāla nodaļas darbinieku profesionalitātes novērtējums;

- rīcības plāna izstrāde pieļauto pārkāpumu novēršanai;

— personāla dienesta darba optimizēšana (izmaksu samazināšana, atskaites sistēmas izveide, atlīdzības utt.).

Turklāt audits palīdzēs novērtēt un analizēt personāla dokumentu stāvokli, nododot dokumentus reorganizācijas laikā, mainot vadību (ieskaitot personāla daļas vadību), atlaižot (pieņemot darbā) personāla nodaļas (HR) darbiniekus.

Vai to darīt pats vai ārpakalpojumu sniedzējs?

Atkārtojam, ka personāla auditu varat veikt pats, vai arī varat izmantot trešo pušu uzņēmumu pakalpojumus, jo to ir pietiekami daudz un ir no kā izvēlēties. Tajā pašā laikā personāla audits ir ļoti atbildīga lieta, jo ir tieši saistīta ar uzņēmuma konfidenciālajiem dokumentiem.

Ja plānojat izvēlēties ārēju auditoru, svarīgi, lai pakalpojumu sniegtu kvalificēti speciālisti, kuri šajā jomā strādā jau vairāk nekā gadu. Pajautājiet, cik bieži auditorfirma sniedz personāla lietvedības pārbaudes pakalpojumus, vai jūsu klientu vidū ir organizācijas, kas darbības ziņā ir līdzīgas jums. Atcerieties, ka cienījama konsultāciju uzņēmuma pakalpojumi, kas piedāvā personāla auditu un nodarbina profesionāļus, nevar būt lēti.

Trešās puses organizācijas HR audita panākumi ir atkarīgi arī no tā, kā uzņēmums ir gatavs sadarboties ar auditoriem. Tāpēc visbiežāk pirms audita uzsākšanas tiek izveidota darba grupa, kuras sastāvā ir audita veikšanai pieaicinātie uzņēmuma pārstāvji un pasūtītāja uzņēmuma pārstāvji. Pieaicināto auditoru sastāvu un skaitu lielā mērā nosaka veicamo darbu laiks un apjoms, taču noteikti nepieciešama juristu un speciālistu līdzdalība dokumentācijas nodrošinājuma jomā.

Ja nav vēlmes piesaistīt trešo personu speciālistus un tam nav paredzēts finansējums, ir iespēja veikt personāla auditu pašu spēkiem. Taču, izvirzot atbilstošu uzdevumu iestādes personāla dienesta darbiniekiem, jāatceras, ka viņi ne vienmēr ir gatavi objektīvi izvērtēt esošo situāciju, jo reāli pārbaudīs savu darbu. Turklāt darbinieki var “pievērt acis” uz dažām kļūdām, jo ​​viņiem tās būs jālabo.

Mēs uzskatām, ka, ja tomēr izvēle tiek izdarīta par labu iekšējam auditam, vislabāk ir izveidot nelielu strukturālo apakšnodaļu par to, vai komisija, kurā jābūt speciālistam, kurš saprot darba likumdošanu un personāla lietvedību, bet nav atkarīgs no tām personām, kuru darbu viņš pārbaudīs, piemēram, jurists.

Normatīvais regulējums personāla dokumentācijas pārbaudei

Sākumā nosauksim galvenos noteikumus, kas jāievēro, pārbaudot personāla dokumentāciju. Galvenās no tām ir:

- Krievijas Federācijas valdības 2003. gada 16. aprīļa dekrēts N 225 "Par darba grāmatām" (kopā ar darba grāmatu uzturēšanas un glabāšanas noteikumiem);

- Krievijas Federācijas Darba ministrijas 2003. gada 10. oktobra dekrēts N 69 "Par darba grāmatiņu aizpildīšanas instrukciju apstiprināšanu" (turpmāk - Darba grāmatiņu aizpildīšanas instrukcijas);

- Krievijas Federācijas Valsts statistikas komitejas 2004. gada 1. maija dekrēts N 1 "Par vienotu primārās grāmatvedības dokumentācijas formu apstiprināšanu darbaspēka un tā samaksas uzskaitei" (turpmāk - dekrēts N 1);

- Krievijas Federācijas Kultūras ministrijas 2010. gada 25. augusta rīkojums N 558 "Par valsts iestāžu, pašvaldību un organizāciju darbības laikā izveidoto standarta administratīvo arhīva dokumentu saraksta apstiprināšanu, norādot glabāšanas termiņus ";

— 2006. gada 27. jūlija federālais likums N 152-FZ “Par personas datiem”;

— GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības”;

- Darba kodekss.

Turklāt ir pietiekami daudz departamentu reglamentu, kas regulē biroja darbu, personas lietu kārtošanas kārtību vai regulē citus aspektus. darba attiecības. Šie akti arī ir jāizpēta un jāpiemēro, pārbaudot personāla dokumentāciju.

Ko mēs pārbaudām?

Mēs neapskatīsim, kā konsultāciju organizācija veic auditu uz civiltiesiskā līguma pamata, bet gan koncentrēsimies uz iekšējo auditu. Secība, kādā tas tiek veikts, ir atkarīgs no mērķiem. Pārbaudīt var visas personāla dokumentu uzziņas un noformēšanas jomas, vai arī var pārbaudīt tikai vienu jomu, piemēram, darba līgumus. Jebkurā gadījumā pirmais solis pretī audita sākšanai būs rīkojuma izdošana par audita veikšanu, ar kuru tiek iecelts inspektors vai izveidota revīzijas komisija. Pasūtījumā varat norādīt pārbaudes priekšmetu.

Atvedīsim priekšzīmīgs paraugs pasūtījums.

Pašvaldības budžeta izglītības iestāde

"Vidusskola N 72"

Pasūtījums N 42

par personāla audita veikšanu

Uzlabot personāla nodaļas darbu un samazināt riskus, kas saistīti ar personāla uzskaites nepareizu uzturēšanu,

ES pasūtu:

1. Veikt iekšējo personāla auditu par tēmu "Nodarbinātības reģistrācija un ikgadējā apmaksātā atvaļinājuma nodrošināšana" no 2012.gada 28.maija līdz 5.jūnijam.

2. Par revīzijas komisijas priekšsēdētāju iecelt direktora vietnieci audzināšanas darbā A. G. Volkovu.

3. Iekļaut komisijā:

- direktora vietnieks administratīvajā un saimnieciskajā darbā O. L. Zolotovs;

- krievu valodas un literatūras skolotājs Paramonovs V.S.;

- juriskonsults Lopuhovs I.R.

4. Iesniegt aktu par pārbaudi, kas veikta līdz 08.06.2012.

5. Šī rīkojuma izpildes kontroli uzticēt direktora vietniecei audzināšanas darbā Volkovai A. G.

Režisore Komova /L. V. Komova /

Iepazinušies ar pasūtījumu:

Volkova A. G. 16.05.2012, Volkova

Zolotova O. L. 16.05.2012., Zolotova

Paramonova V. S. 16.05.2012., Paramonova

Lopuhovs I. R. 16.05.2012., Lopuhovs

Ja ir noteikts audita priekšmets, tad personāla daļas vadītājs var tikai sagatavot nepieciešamos dokumentus. Ja audits tiek veikts, mainot personāla dienesta vadību vai pārceļot lietas no viena speciālista pie cita, nepieciešams noteikt pārbaudāmo dokumentu sarakstu.

Atcerieties, ka ir obligāto dokumentu saraksts, kuriem jābūt jebkurā organizācijā neatkarīgi no tās juridiskās formas un īpašumtiesību formas. Šajos dokumentos ietilpst:

1. Personāls. Teiksim uzreiz, ka Darba kodeksā ir tikai pieminēts šis dokuments, bet nav norādes par pienākumu to noformēt. Dekrēts N 1 vienoja šī dokumenta formu - T-3. Ņemiet vērā, ka regulējošās iestādes, neatkarīgi no tā, vai tā ir valsts darba inspekcija, prokuratūra vai nodokļu iestādes, gandrīz vienmēr to pieprasa: iestādes struktūra, algu fonds, piemaksas un papildu maksājumi darbiniekiem ir skaidri no grafika.

2. Atvaļinājumu grafiks. Šī dokumenta pienākums nav apšaubāms, jo Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 123. pantā ir skaidri noteikts, ka ikgadējās apmaksātās brīvdienas darbiniekiem tiek nodrošinātas saskaņā ar darba devēja apstiprinātu atvaļinājumu grafiku, ņemot vērā darbinieku pārstāvības institūcijas atzinumu, vismaz divas nedēļas pirms atvaļinājuma sākuma. jaunais gads. T-7 grafika formu vieno arī Rezolūcija Nr.1.

3. Personiskās kartes - veidlapas T-2 un T-2GS (MS). Tie jāsaglabā katram darbiniekam, jo ​​ar katru ierakstu darba grāmatiņā darba devējam ir pienākums iepazīstināt darbinieku pret parakstu viņa personīgajā kartē - tajā, pamatojoties uz Darba grāmatiņu uzturēšanas un glabāšanas noteikumu 23. , tiek atkārtots darba grāmatiņā veiktais ieraksts.

4. Personīgās lietas. Pienākums tos uzturēt ir noteikts atsevišķām darbinieku kategorijām, pie kurām pieder valsts ierēdņi, pašvaldību darbinieki, muitas darbinieki u.c.

Valsts civildienesta ierēdņu personas lietu kārtošanas kārtība noteikta ar Krievijas Federācijas prezidenta 2005.gada 30.maija dekrētu N 609 “Par Noteikumu par valsts civildienesta ierēdņa personas datiem apstiprināšanu. Krievijas Federācija un viņa personīgās lietas pārvaldību. Krievijas Federācijas veidojošās vienības ierēdņiem personas lietas kārtošanas kārtību nosaka šīs veidojošās vienības normatīvie akti. Piemēram, Maskavas pilsētas darbiniekiem tas noteikts ar Maskavas mēra 15.06.2011 dekrētu N 44-UM, bet Sanktpēterburgas ierēdņiem - ar Sanktpēterburgas valdības dekrētu. 30.06.2008. N 773.

5. Darba laika uzskaitei (veidlapas T-12, T-13) jābūt arī katrā iestādē, jo Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 91. pants uzliek darba devējam pienākumu veikt katra darbinieka faktiski nostrādāto darba stundu uzskaiti.

Piezīme! Iepriekš valsts iestādes, valsts ārpusbudžeta fondu departamenti, teritoriālo valsts ārpusbudžeta fondu departamenti, vietējās pašvaldības, budžeta iestādēm, struktūras, kas sniedz skaidras naudas pakalpojumus Krievijas budžeta sistēmas budžetu izpildei, darba laika uzskaitei izmantoja darba laika uzskaiti veidlapā 0504421, kas apstiprināta ar Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas 2008. gada 30. decembra rīkojumu N 148n. . Taču sakarā ar to, ka tā zaudēja spēku 2011. gada 1. janvārī (Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas 2010. gada 1. decembra rīkojums N 157n), veidlapa no Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas rīkojuma Nr. Tiek izmantots 2010. gada 15. decembris N 173n - 0301008, un šī ir precīza veidlapas T-13 kopija.

6. Noteiktās formas darba grāmatiņas ir galvenais dokuments par darbinieka darba aktivitāti un darba stāžu. Katram darba devējam (izņemot darba devējus, kuri ir fiziskas personas, kas nav individuālie komersanti) ir pienākums tās saglabāt katram darbiniekam, kurš pie viņa nostrādājis ilgāk par piecām dienām, ja darbs pie šī darba devēja ir galvenais darbinieks (Krievijas Federācijas Darba kodeksa 66. pants).

Darba grāmatā ir informācija par darbinieku, viņa veikto darbu, pārcelšanu uz citu pastāvīgs darbs un atlaišanu, kā arī darba līguma uzteikšanas pamatojumu un informāciju par apbalvojumiem par panākumiem darbā. Informācija par sodiem grāmatā netiek ievadīta, izņemot gadījumus, kad disciplinārsods ir atlaišana.

Piezīme! Pārbaudiet, vai ir iecelta atbildīgā persona par darba grāmatiņu kārtošanu, vai tās visas ir reģistrētas darba grāmatiņu un to ieliktņu aprites uzskaites grāmatā. Turklāt apskatiet ierakstus darba grāmatiņās - tie jāveic uz pasūtījumu pamata.

7. Darba līgumi vai pakalpojumu līgumi. Darba līgums ir darba devēja un darbinieka vienošanās, saskaņā ar kuru darba devējs apņemas nodrošināt darbinieku ar darbu atbilstoši noteiktajai darba funkcijai, nodrošināt darba apstākļus, savlaicīgi un pilnā apmērā izmaksāt darba samaksu, un darbinieks apņemas personīgi veikt šajā līgumā noteikto darba funkciju, ievērot darba devēja iekšējo darba noteikumu noteikumus.

8. Pasūtījumi personālam:

- par nodarbinātību (veidlapas T-1, T-1a);

- par pārcelšanu uz citu darbu (veidlapas T-5, T-5a);

- par atvaļinājuma piešķiršanu (veidlapas T-6, T-6a);

- par nosūtīšanu komandējumā (veidlapas T-9, T-9a);

- par paaugstināšanu amatā (veidlapas T-11, T-11a);

- par darba līguma izbeigšanu (izbeigšanu) (veidlapas T-8, T-8a).

Šīs vienotās veidlapas ir jāpiemēro visām organizācijām, kas darbojas Krievijas Federācijas teritorijā, neatkarīgi no īpašuma formas (Rezolūcijas Nr. 1 2. punkts).

Pārbaudot šos rīkojumus, ir jāpārliecinās, vai ir dokumenti - to publicēšanas pamatojums. Diezgan bieži to nav - pasūtījumā ir saite uz līgumu, paziņojumu vai citu dokumentu, bet tā nav. Tas ir pārkāpums.

9. Pasūtījumi pamatdarbībai. Nepieciešams pārbaudīt galvas parakstu esamību, apstiprinājuma vīzas. Atcerieties, ka šādi rīkojumi ir jāuzglabā atsevišķi no personāla pasūtījumiem.

Ņemiet vērā, ka ir nepieciešams ne tikai pārbaudīt šo dokumentu pieejamību, bet arī pievērst uzmanību tam, kā tie ir noformēti. Piemēram, saskaņā ar Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 67. pantu darba līgums tiek noslēgts rakstveidā, sastādīts divos eksemplāros, no kuriem katru paraksta puses. Viens eksemplārs tiek nodots darbiniekam, otrs paliek pie darba devēja. Darba līguma kopijas saņemšana darbiniekam jāapstiprina ar savu parakstu uz darba devēja glabātās kopijas. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 57. pants nosaka nosacījumus, kas jāiekļauj darba līguma tekstā.

Bet ar pakalpojumu līgumu viss ir savādāk. Papildus tam, ka tā saturu nosaka federālais likums, tika apstiprināts Krievijas Federācijas prezidenta 2005. gada 16. februāra dekrēts N 159. aptuvenā forma līgumu par valsts civildienesta pāreju un valsts civildienesta amata nomaiņu. Tāpēc pārbaudiet, vai līgumi atbilst likuma prasībām ne tikai saturā, bet arī formā. Un satura ziņā mēs atzīmējam, ka, piemēram, vissvarīgākais atlaišanas rīkojumu pārbaudes objekts būs norāde tajos par atlaišanas iemeslu un pamatojumu. Pamatojoties uz Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 84.1. punktā, tie jānorāda stingrā saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa vai cita federālā likuma redakciju un ar atsauci uz attiecīgo pantu, panta daļu, panta daļu. Pārbauda saturu darba līgumi, koncentrējoties uz tādu apstākļu esamību, kas saskaņā ar Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 57. pants ir obligāti jāiekļauj to tekstā.

Vietējie noteikumi, grāmatas, reģistri

Sāksim ar to, ka, pamatojoties uz Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 8. pantu darba devēji, izņemot darba devējus - personas, kas nav individuālie uzņēmēji, pieņem vietējos noteikumus, kas satur normas. darba tiesības, savas kompetences ietvaros saskaņā ar darba likumdošanu un citiem normatīvajiem aktiem, kas satur darba tiesību normas, koplīgumus, līgumus. Šādu aktu noteikumi nedrīkst pasliktināt darbinieka stāvokli salīdzinājumā ar darba likumdošanā noteikto.

Ir jāpārbauda arī šādi dokumenti.

1. Iekšējie darba noteikumi. Saskaņā ar Art. 189 Krievijas Federācijas Darba kodeksa, šis dokuments reglamentē darbinieku pieņemšanas darbā un atlaišanas kārtību, darba līguma pušu pamattiesības, pienākumus un atbildību, darba laiku, atpūtas laiku, darbiniekiem piemērojamos stimulus un sodus, kā arī citi darba attiecību regulēšanas jautājumi ar šo darba devēju.

2. Darba aizsardzības instrukcijas. Tie parasti sastāv no darba aizsardzības prasībām pirms darba uzsākšanas, tā laikā un beigās, kā arī satur procedūras ārkārtas situāciju risināšanai. Šīs instrukcijas ir izstrādātas, pamatojoties uz darbinieka amatu, profesiju vai veicamā darba veidu, pamatojoties uz starpnozaru vai nozaru standarta instrukciju par darba aizsardzību, starpnozaru vai nozaru noteikumiem par darba aizsardzību, drošības prasībām, kas noteiktas darba aizsardzības likumā. iekārtu ražotāju ekspluatācijas un remonta dokumentācija, organizācijas tehnoloģiskā dokumentācija, ņemot vērā konkrētos ražošanas apstākļus, pamatojoties uz Metodiskajiem ieteikumiem.

3. Noteikumi par darbinieku personas datu glabāšanu un aizsardzību (vai cits dokuments, kas nosaka to glabāšanas un izmantošanas kārtību). Šī vietējā akta sagatavošana ir obligāta, ņemot vērā Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 87. pants.

4. Nolikums par darba samaksu vai cits vietējais normatīvais akts, kas regulē darba samaksas sistēmu iestādē un darbinieku prēmijas. Šis noteikums ir obligāts saskaņā ar Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 135. pants - algu sistēmas, ieskaitot izmērus tarifu likmes, algas ( oficiālās algas), papildu piemaksas un kompensējoša rakstura piemaksas, tai skaitā par darbu apstākļos, kas atšķiras no ierastā, papildu piemaksu un stimulējoša rakstura piemaksu sistēmas un prēmiju sistēmas nosaka koplīgumi, līgumi, vietējie normatīvie akti saskaņā ar darba likumdošanu un citi normatīvie tiesību akti, kas satur darba tiesības.

Papildus minētajiem ir arī citi nepieciešamie dokumenti, kas atsevišķām organizācijām obligāti ir to darbības specifikas dēļ, piemēram, maiņu grafiks, amatu saraksts ar neregulāru darba laiku, līgumi par pilnu individuālo. atbildību, noteikums par komerciāliem vai citiem ar likumu aizsargātiem noslēpumiem.

Ja iestāde ir izstrādājusi citus vietējos normatīvos aktus, kas reglamentē kādu darba attiecību jomu, iesakām pārbaudīt tos apstākļus, kas pasliktina darbinieka stāvokli, salīdzinot ar noteikto darba likumdošanu, un juridisko spēku (vai darbinieku pārstāvības institūcijas viedoklis tiek ņemts vērā, apstiprināts, vai dokuments ir iestādes vadītājs, vai darbinieki ir iepazinušies ar aktu utt.). Tā var būt:

- koplīgums;

— līgums par kolektīvo atbildību;

— noteikumi par darba ņēmēju pielāgošanos;

- nolikums par pārbaudes laika nokārtošanas kārtību;

- noteikumi par darbinieku sertifikāciju.

Īpašu uzmanību iesakām pievērst amatu aprakstu pārbaudei. No vienas puses, tie nav obligāti, no otras puses, pamatojoties uz Art. Saskaņā ar Krievijas Federācijas Darba kodeksa 57. pantu darba līguma priekšnoteikums ir darba funkcija, un tā ir noteikta vai nu darba līgumā, vai, lai to nenoslogotu, darba apraksts. Tāpēc dažreiz norādījumi ir vienkārši nepieciešami.

Pāriesim pie žurnāliem, starp kuriem, kā arī starp vietējiem noteikumiem, ir obligātie.

Žurnāla nosaukums	Normatīvais akts
Grāmatvedības uzskaite par darba grāmatu un to ieliktņu pārvietošanu	Darba grāmatiņu uzturēšanas un glabāšanas noteikumu 40., 41.punktu, veidlapu nosaka Darba grāmatiņu aizpildīšanas instrukcijas 3.pielikums.
Ienākumu un izdevumu grāmatiņa darba grāmatiņas uzskaites veidlapām un ieliktnis tajā	Tas pats
Pārbaudes žurnāls	2008. gada 26. decembra federālā likuma N 294-FZ "Par tiesību aizsardzību" 16. pants juridiskām personām un individuālie komersanti valsts kontroles (uzraudzības) un pašvaldību kontroles īstenošanā”. Žurnāla forma ir apstiprināta ar Krievijas Federācijas Ekonomikas attīstības ministrijas 2009. gada 30. aprīļa rīkojumu N 141

Papildus iepriekš minētajiem obligātajiem žurnāliem iestāde var glabāt citus žurnālus, lai sistematizētu informāciju par personāla uzskaiti, piemēram:

- darba līgumu reģistri, rīkojumi par personālu, personas lietas, invaliditātes lapas;

— iepazīšanās žurnāls ar vietējiem noteikumiem;

- izdošanas žurnāls ceļojumu apliecības, atsauce.

Pārbaudot žurnālus un grāmatvedības grāmatas, pievērsiet uzmanību to noformējumam. Visām žurnālu lapām jābūt numurētām, pašiem žurnāliem jābūt šņorētiem, aizzīmogotiem ar vaska zīmogu vai apzīmogotiem un organizācijas vadītāja apliecinātiem. Nekādi labojumi žurnālos nav atļauti. Tāpat ir jāpārliecinās, ka uzskaites grāmatā ir aizpildītas visas ailes par darba grāmatiņu un to ieliktņu pārvietošanu, tajā nav nekādu labojumu, šī grāmata ir šņorēta un aizzīmogota.

Piezīme. Ļoti svarīga ir dokumentu uzskaites un sistematizācijas sistēmas analīze, jo tā sniedz informāciju par to, kā iestādē ir sakārtota dokumentu glabāšanas sistēma.

Programmatūras audits

Šobrīd lielākā daļa iestāžu personāla uzskaiti veic, izmantojot specializētus programmatūras produktus, kas nozīmē, ka arī tie būs jāpārbauda.

Pārbaudot, noteikti pārbaudiet, vai programma nodrošina iespēju veikt personāla uzskaiti atbilstoši spēkā esošās likumdošanas prasībām (iespējams, ka programmatūras produkta izstrādātāji “pazaudēja” noteiktas nepieciešamās detaļas), vai visas vienotās formas ir ietverts programmā, cik bieži tā tiek atjaunināta, vai visa veida dokumenti ir aktuāli.

Nākamais svarīgais aspekts, kas jāpārbauda, ​​ir piekļuves kārtība programmatūrai un (vai) izveidotajai personāla dokumentācijai. Vienlaikus jānoskaidro, kurš no uzņēmuma darbiniekiem ir saistīts ar personāla datu apstrādi, un jāpārliecinās, ka sistēma izslēdz iespēju piekļūt to darbinieku elektroniskajām dokumentu formām, kuru darba pienākumi darbs ar šādiem datiem nav iekļauts.

Programmatūras audits personāla nodaļas darbam noteiks iespējamos personāla informācijas nesankcionētas piekļuves vai nozaudēšanas kanālus, kā arī novērtēs konkrēta programmatūras produkta lietošanas piemērotību.

Tātad personāla dokumentācijas audita laikā tiek pārbaudīta obligāto dokumentu esamība, izpildes pareizība, kā arī dokumentu satura atbilstība likuma prasībām.

Labāk dokumentēt pašu audita procesu, lai vēlāk, sastādot gala ziņojumu, neaizmirstu neko svarīgu.

HR dokumentu audita rezultāti

Pēdējais dokumentu pārbaudes posms būs ziņojuma sagatavošana, kurā tiks aprakstīts pašreizējais lietu stāvoklis, norādītas problēmzonas un iespējamie riski. Tāpat pārskatā parasti ir sniegti ieteikumi, kā novērst konstatētos pārkāpumus. darba tiesības un nepilnības, kā arī iespējamo sodu, ja pārkāpumi netiek novērsti (sk. 45. lpp.).

Personāla dokumentācijas audita gadījumā, mainot personāla dienesta vadību vai personāla lietvedības speciālistu, papildus nepieciešams sastādīt lietu pieņemšanas un nodošanas aktu, kura pielikumā būs saraksts darba grāmatas (norādot pilnu īpašnieka vārdu, darba grāmatiņas sēriju un numuru un ieliktņus (ja tādi ir)).

Noslēgumā atzīmējam, ka periodiskas personāla dokumentācijas audita laikā darba devējam ir iespēja izvairīties no regulējošo iestāžu sankcijām - naudas sodiem, organizācijas darbības apturēšanas, kriminālatbildības. Turklāt, ja audits tiek veikts patstāvīgi, personāla darbiniekiem ir iespēja paaugstināt savu profesionālo līmeni, atklājot un labojot savas kļūdas.

Un atcerieties, ka pareiza personāla uzskaites uzturēšana ir atslēga veiksmīgai konfliktu risināšanai ar darbiniekiem un pārvaldes iestādēm.

Konstatēti pārkāpumi	Pārkāpts regulējums	Iespējamais sods	Korekcijas ieteikumi
1. Personāla un algas dokumenti
Algu dakša komplektēta personāla tabulā	Krievijas Federācijas Darba kodeksa 3., 20., 22., 132. pants. princips pārkāpts tāda pati samaksa par līdzvērtīgu darbu		Attīstīt diferencētu atalgojuma sistēmu, piemēram, ieviest papildu piemaksas darbiniekiem ar papildu īpašībām
2. Darba grāmatiņas
Darba ieraksts ir pievienots sadaļā "Sīkāka informācija par stimuliem".	3.1. punkts Darba burtnīcu aizpildīšanas instrukcijas	Administratīvais naudas sods no 1000 līdz 50 000 rubļu. vai organizācijas darbības administratīva apturēšana uz laiku līdz 90 dienām (Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 5.27. pants)	Darba grāmatiņā sastādiet ieliktni un pārsūtiet uz to sadaļā "Informācija par akciju" kļūdaini ievadītos ierakstus
3. Rīkojumi par darbinieka atlaišanu
Uzteikuma pamatā nav norādīta daļa no Darba kodeksa panta	Veidlapas T-8, T-8a, Art. Krievijas Federācijas Darba kodeksa 84.1	Administratīvais naudas sods no 1000 līdz 50 000 rubļu. vai organizācijas darbības administratīva apturēšana uz laiku līdz 90 dienām (Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 5.27. pants)	Norādiet vēlāk
4. Personāla dokumentu reģistrācijas un uzskaites žurnāli
Kontroles pasākumu reģistra nav	Federālā likuma N 294-FZ 16. pants	—	Izrakstīties
5. Citi pārkāpumi
Pieņemot darbiniekus vadošos amatos, netiek pārbaudīta diskvalifikācija	Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 32.11	Administratīvais sods līdz 100 000 rubļu. (Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodeksa 14.23. pants)	Pirms darba līguma noslēgšanas ar darbiniekiem, kuri pretendē uz vadošu amatu, nosūtiet pieprasījumu par personas iespējamo diskvalifikāciju Federālajam nodokļu dienestam, kas uztur diskvalificēto personu reģistru.

Katra uzņēmuma vadītājam dažreiz vajadzētu būt vēlmei pārbaudīt personāla uzskaiti, lai pārbaudītu rīcības kvalitāti. personāla uzskaiti un dokumentāciju, pienākumu izpildes pareizību. Organizāciju personāla audits ir virkne pasākumu, lai identificētu kļūdas un nepilnības personāla dienesta darbā. Savlaicīga ieviešana ļauj izvairīties no dažādām problēmām, optimizēt šī pakalpojuma darbu uzņēmumā.

Kas ir personāla audits

Ar personāla lietvedības auditu tiek saprasts uzņēmuma organizatoriskās struktūras un personāla vadības sistēmas novērtējums. Šāda kontrole tiek veikta visaptveroši un sniedz milzīgu pozitīvu efektu uzņēmumam. Tās ieviešana ir saistīta ne tikai ar visas personāla dokumentācijas pārbaudi un analīzi. Tiek pārbaudīta grāmatvedības uzskaites atbilstība spēkā esošo normatīvo aktu normām, kas bija spēkā revīzijas dienā. Personāla dienesta darbs tiek novērtēts, analizējot uzņēmuma ekonomiskos rādītājus.

Kad ir nepieciešama pārbaude?

Pārbaude jāveic:

• par personāla lietvedības un dokumentācijas kārtošanu atbildīgā darbinieka atbrīvošanu no amata. Kontrole ļaus atrast un novērst pieļautās kļūdas un jaunajam darbiniekam mierīgi stāties amatā;
• grozījumus tiesību aktos. Ļauj saskaņot dokumentus ar jaunajiem standartiem. Izmaiņas un papildinājumi jāveic nekavējoties pēc to stāšanās spēkā;
• izmaiņas uzņēmuma vadībā. Ļaus jaunajai vadībai pārliecināties, ka uzņēmumā nav pārkāpumu, un personāla daļas darbu varēs veikt tā, kā tas bija pirms viņa stāšanās amatā;
• gatavojoties gaidāmajām revīzijām. Ļauj uzņēmuma vadībai būt pārliecinātai par darba likumu ievērošanu attiecībā uz darbiniekiem;
• pēc organizācijas vadītāja pieprasījuma pārbaudīt un pielāgot personāla dienesta darbu. Ļauj noteikt tās vājās vietas un noteikt tās uzlabošanas virzienu.

Šādai pārbaudei uzņēmumam jākļūst par pastāvīgu. Ja to veic divas reizes gadā vai reizi ceturksnī, tas prasīs mazāk pūļu un laika, kā arī samazinās izmaksas. Ieguvumi no šāda audita būs lielāki nekā no vienreizējas organizācijas personāla audita.

Pārbaudi var veikt:

• uzņēmuma personāla daļa. Tam tiek izveidota īpaša komisija, kurā ietilpst kvalificēti darbinieki ar pieredzi un zināšanām darba likumdošanā un tiesībās, biroja darbā, darbā ar dokumentāciju. Verifikācijas izmaksas ir minimālas;
• trešās puses organizācijas auditori, kas profesionālā līmenī nodarbojas ar personāla audita pakalpojumu sniegšanu. Viņu darba izmaksas ir atkarīgas no uzņēmuma cenu politikas.

1-20 darbinieki	200 rub. katram darbiniekam
21-50 darbinieki	175 rubļi. katram darbiniekam
51-100 darbinieki	150 rubļi. katram darbiniekam
Vairāk nekā 100 darbinieku	125 rubļi. katram darbiniekam

Pasūtījuma aprēķins

Viesauditori

Gadījumos, kad uzņēmuma vadībai rodas šaubas par personāla daļas darbinieku kompetenci vai tā vēlas saņemt ekspertu vērtējumu viņu darbībai, tiek pieaicināti ārējie auditori. Šāds solis ļaus iegūt neatkarīgu vērtējumu un neieinteresētu ieskatu personāla dienesta darbā. Tātad tas palīdzēs uzlabot tā darbību.

Revidenti no malas saskata pat mazākās nepilnības personāla uzskaites veikšanā. Uzņēmuma darbinieki, ikdienā veicot rutīnas darbus, paši savas kļūdas var nepamanīt. Pieaicinātie auditori nekavējoties atklās trūkumus un norādīs uz tiem.

Pieaicinātajiem auditoriem ir ievērojama pieredze revīziju veikšanā, dokumentu aizpildīšanā, līgumu noformēšanā likumā noteiktajā kārtībā. Tāpēc šāda kontrole prasīs daudz mazāk laika un tiks veikta tālāk augsts līmenis. Un jā, tas maksās mazāk.

Kā kļūst skaidrs, lai arī revidentu darba izmaksas ir augstākas, šāda revīzija ir daudz efektīvāka.

Audita metodes

Personāla audita veikšanai ir vairākas metodes:

• organizatoriski un analītiski - tiek pārbaudīti ziņojumi, dokumentācija un darba rādītāji. Atklātās kļūdas un to savlaicīga izlabošana ļaus izvairīties no atbildības (no soda līdz kriminālatbildībai);
• sociālpsiholoģiskā - tiek izmantotas dažādas aptaujas un sarunas ar organizācijas darbiniekiem. Rezultātā kļūst skaidrs, cik liela ir personāla vēlme strādāt uzņēmumā. Kļūsti saprotamas attiecības komandā. Šī metode palīdzēs apzināt reālus motivācijas veidus, atrast efektīvus un vienkāršus veidus, kā uzlabot darba kolektīva sniegumu;
• ekonomisks - tiek salīdzināti dažādi rādītāji ar nozares iekšējiem un vispārpieņemtiem standartiem. Ļauj noskaidrot personāla darba efektivitāti.

Šīs metodes ir efektīvas un sniedz lielu labumu organizācijai, ja tās tiek izmantotas kopā vai atsevišķi. Tie palīdz identificēt problēmzonas un noteikt to novēršanas metodi. Kopumā tie ietekmē visas jomas, kas ietekmē darba efektivitāti un produktivitāti, organizācijas rentabilitāti.

Palīdzība personāla audita veikšanā

Grāmatvedības uzņēmums Azbuka sniedz personāla audita pakalpojumus Maskavā un Maskavas reģionā.

Mūsu priekšrocības:

• augsti kvalificēti speciālisti ar lielu pieredzi personāla auditu veikšanā, zināšanām darba likumdošanas un tiesību jomā, personāla lietvedībā;
• 15 gadu veiksmīga darba pieredze;
• elastīga cenu politika, kas ļauj piedāvāt vislabāko vērtību;
• Individuāla pieeja katram klientam.

Personāla audita cenas ir tīri individuālas, jo tās ir atkarīgas no daudziem faktoriem: organizācijas lieluma, izvēlētajām pārbaudes metodēm, personāla uzskaites stāvokļa utt. Personāla audita izmaksas tiek noteiktas personīgās tikšanās laikā. ABC Grāmatvedības speciālists ar klientu.

Izmantojiet profesionāļu ar lielu pieredzi pakalpojumus un pārbaudiet sava personāla nodaļas efektivitāti.

Viens no personāla dokumentācijas pārbaudes veidiem organizācijā ir personāla audits. Spēkā esošie tiesību akti regulē procesu, kā aizpildāmas darba grāmatas, kāda dokumentācija jāglabā grāmatvedībā, personāla daļā. Iekšējā vai ārējā personāla audita pakalpojums pasargās Jūs no tipiskām kļūdām darba līgumu un citu dokumentu sastādīšanā. Pārkāpumi draud ar sodu uzlikšanu valsts kontroles iestādēm. Lai veiktu personāla auditu, viņi vēršas pie neatkarīgiem dienestiem.

Kas ir personāla audits

Procedūra, veic uzņēmumā, lai veiktu personāla dokumentu saskaņošana ar valsts noteikumiem, to aizpildīšanas normām - tas ir personāla audits. Par prasību pārkāpšanu uzliek naudas sodu. Tas attiecas uz noteikumiem par darba grāmatiņu, atvaļinājuma dokumentu aizpildīšanu un atskaitēm par algām. Uzņēmuma personālam tiek aizpildīta vairāk nekā piecu veidu dokumentācija. Uzticības pārbaudi veic trešās puses organizācija, kas specializējas šāda veida neatkarīgu pakalpojumu sniegšanā.

Kam tas vajadzīgs

HR audita dienests ir nepieciešams, lai sagatavotu ziņojumus pārbaudēm.. Pat neliela novirze no vietējiem normatīvajiem aktiem paredz atbildību par pensiju, migrācijas, darba, arhīvu tiesību aktu pārkāpumiem. Atsauksmes tiek izmantotas personāla dienesta darba visaptverošam novērtējumam. Tas nodrošina kontroli pār tā kvalifikācijas līmeni, iespēju nosūtīt atsevišķus speciālistus pārkvalifikācijai, apmācībai un kvalifikācijas paaugstināšanai.

Mērķi, mērķi

Analīzes laikā tiek noteikts atsevišķu speciālistu personāla potenciāls saistībā ar viņu kvalifikācijas spējām. HR dienesta darba pārbaude palīdz optimizēt turpmākās uzņēmuma izmaksas. Pareizā pieeja ļauj identificēt darbiniekus ar zemu darbības koeficientu. HR audits tiek veikts, lai:

• pārliecinās, ka personāla lietvedības dokumenti atbilst spēkā esošo tiesību aktu prasībām;
• novērst riskus piemērot sodus par migrācijas tiesību aktu pārkāpumiem;
• noteikt, kura uzņēmuma attīstības stratēģija būs optimāla (pēc darbinieku sastāva analīzes).

Normatīvais un tiesiskais regulējums

Lai veiktu personāla auditu, ir nepieciešamas ne tikai pamatīgas zināšanas biroja darbā, bet arī teorētiskās zināšanas par likumiem un valdības noteikumiem. Galvenā normatīvie dokumenti ir:

• Valdības 2003.gada 16.aprīļa dekrēts par darba grāmatiņu aizpildīšanas noteikumiem, normām.
• Valsts statistikas departamenta dekrēts par algu dokumentācijas uzskaiti, datēts ar 2004. gada 5. janvāri.
• Federālais likums par darbinieku personas datu aizsardzību.
• Krievijas Federācijas Darba kodekss.
• Normas, noteikumi, kas norāda grāmatvedības dokumentu, darba grāmatu, atvaļinājumu dokumentācijas aizpildīšanas termiņus.

HR audita veidi

Personāla darba analīzes metodes tiek klasificētas pēc dažādiem faktoriem. Pēc audita veikšanas metodes tiek izdalīta iekšējā un ārējā analīze, ja tiek piesaistīti neatkarīgi eksperti. Atkarībā no pētāmās informācijas apjoma ir dažādi analīzes veidi. Tie atšķiras ar pārbaudāmo dokumentu vai parasto cilvēku skaitu. Arī šāda darba biežums ir sadalīts vairākos veidos, kas tiks apspriesti turpmāk.

Saskaņā ar pārbaudes metodi

HR audits var būt iekšējs vai ārējs. Pirmo iespēju organizē pats uzņēmums. Lai to izdarītu, vadībai ir jāpiešķir atsevišķs speciālists, kurš analizētu dokumentāciju, nodarbotos ar finanšu un citu pārkāpumu novēršanu. Otrais variants paredz piesaistīt ārējos auditorus, kuri strādā visās uzņēmuma nodaļās. Viņi pārliecinās, ka dokumentācija tiek glabāta pareizi, darbinieki ir formāli reģistrēti (pārbaude palīdzēs samazināt papīrus līdz Darba un migrācijas kodeksa normām).

Pēc izpētītās informācijas apjoma

Analizējot organizācijas dokumentus vai darbinieku darbu uzņēmumā, jūs varat ietaupīt budžetu. Personāla audits pēc pētāmās informācijas apjoma tiek iedalīts trīs grupās:

• Nepārtraukts - apjomīgs iekšējais vai ārējais audits, kas ietver visu dokumentu grupu analīzi (darba grāmatiņas, reģistrācija, ieraksti, algu atskaites).
• Vietējais - attiecas uz noteiktu nodaļu vai dokumentu grupu (piemēram, personāla vadītāja darba analīzi).
• Mērķis - optimālais pārbaudes veids, kurā tiek izvēlēts 10-20 darbinieku saraksts, lai analizētu viņu darbu, kā tiek sastādīta dokumentācija.

Pēc līmeņa

Dokumentu noformēšanas procedūra nav atkarīga no amata, kurā tas vai cits speciālists ir iesaistīts. Pēc analīzes līmeņa var izdalīt trīs personāla pārbaudes veidus:

• Taktiskā - analīze tiek veikta tikai vadošo vadītāju, ražošanas līnijas meistaru līmenī.
• Vadošais - organizācija pārbauda vadības līnijas personāla (vidējo vadītāju, nodaļu vadītāju) lietvedību.
• Stratēģiski - tiek analizēti ne tikai jomas vadītāji vai meistari, bet arī tiešie direktori, augstākā līmeņa vadītāji.

Pēc biežuma

Dažāda veida pētījumu priekšmets ir ne tikai uzņēmuma darbinieki, bet arī dokumentācija. Sākotnēji tiek apskatīta katra speciālista darba grāmata, pārbaudīti dokumenti par algu iecelšanu, atvaļinājumiem un visa atskaites dokumentācija saskaņā ar Krievijas Federācijas tiesību aktiem. Atbilstoši analīzes biežumam uzņēmumi var veikt šāda veida pārbaudes:

• Pastāvīga uzraudzība - darbs tiek veikts ar noteiktu biežumu (piemēram, katru ceturksni vai mēnesi).
• Pastāvīga uzraudzība — analīze, kas pasūtīta vienai pārbaudei, kas pašlaik notiek.
• Operatīvā – ekspresaudits, kas nepieciešams, lai atklātu problēmas konkrētā jomā.
• Paneļu monitorings - periodiskas aptaujas, kuru laikā tiek analizēti vieni un tie paši darbinieki, izmantojot vienus un tos pašus rīkus.

Audita metodes

Standartizēti auditu noteikumi un normas ir pamats, uz kura tiek organizēts personāla audits. Vienkāršākais paņēmiens ir veikt intervijas ar darbiniekiem un priekšniekiem. Pēc tam klientam kļūst skaidrs, cik efektīvi strādā tas vai cits speciālists. Metodoloģija ietver šādas darbības:

• interviju vadīšana;
• plāna sastādīšana, darbību grafiks;
• nepieciešamo dokumentu atlase;
• nepieciešamās dokumentācijas analīze;
• darbinieku daļēja vai pilnīga pārbaude;
• ieteikumu sagatavošana, pamatojoties uz saņemto informāciju.

Vadības komandai tiek veiktas arī izlases veida pārbaudes. Pirms ekspertīzes uzsākšanas pasūtītājs sastāda darba uzdevumu izpildītāju komandai. Pēc tam tiek noteikti vērtēšanas kritēriji un apskatīti izvēlētie vērtspapīri. Kļūdu labošanai var piesaistīt gan neatkarīgus darbiniekus, gan tos, kam ir amats pašā organizācijā. Papildus tiek pārbaudītas primārās dokumentācijas formas.

Pārbaudiet objektus

Visas uzņēmuma nodaļas tiek pakļautas visaptverošam auditam. Pēc personāla audita nokārtošanas organizācija var rēķināties ar administratīvo sodu izslēgšanu arī pēc tam valsts inspekcija no nodokļu iestādēm. Ir jāpārbauda vairāki dokumenti:

• darba grāmatiņas (tās tiek pārbaudītas, vai tās atbilst iepriekš norādītajām valdības normām un rīkojumiem);
• atvaļinājuma dokumenti (tiek pārbaudīta atvaļinājumu uzskaites pareizība);
• algu atskaites, nodokļu atskaitījumi;
• darbinieku personas lietas (tiek pārbaudīta atsevišķu darbinieku kompetence).

Darbplūsmas pārbaude personāla uzskaitei

Standartā tiek pārbaudīta personāla uzskaites darbplūsma, lai salīdzinātu atskaites un prasības Darba kodekss. Tajā ir ne tikai uzglabāšanas noteikumi ar ieteikumiem dokumentu aizpildīšanai, bet arī cita informācija. Piemēram, kā jāaizpilda atvaļinājuma papīri, cik procentus no algas pārskaita fiskālajam dienestam uz pensiju fonda rēķina. Riska zonas ir arhīva dokumentācija, vispārīga atskaite. Pat ja darba grāmata tiek glabāta neatbilstošos apstākļos, par to var iekasēt naudas sodu.

Personāla dokumentācijas audits

Bieži personāla dokumentu audits ietver vairākas kategorijas. Vissvarīgākie no tiem ir:

• personāla komplektēšana;
• atvaļinājumu grafiks;
• darbinieku personīgās kartes.

Personāla saraksts ir jāsastāda un jāparaksta uzņēmuma vadībai. Šis dokuments vienmēr tiek pārbaudīts - lai jūs varētu redzēt ne tikai strādājošā personāla sarakstu, bet arī algas, darba grafiks, piemaksas. Biroja darbā personāla komplektācija tiek regulēta T-3 formā. Veidni var atrast internetā vai bez maksas iegūt sava reģiona fiskālā dienestā.

Atvaļinājumu grafiks tiek veidots, pamatojoties uz prasībām, kas noteiktas Krievijas Federācijas Darba kodeksa 123.. Darbinieki var doties atvaļinājumā stingri saskaņā ar plānu, ko apstiprina personāla daļa un uzņēmuma vadītājs. Tas ir aprakstīts saskaņā ar izveidoto un standartizēto T-7 veidlapu, kas ir pieejama internetā bezmaksas lejupielādei. Grafiks jāsastāda ne vēlāk kā divas nedēļas pirms Jaunā gada (termiņš katra gada 17. decembris).

Personīgās kartes tiek glabātas kopā ar darba grāmatas personāls. Tajās katrs strādājošais, piesakoties darbā, liek savu parakstu, tajā ir arī pamatinformācija par personu, tajā skaitā dzīvesvieta, reģistrācijas adrese. Personisko karšu pašpildīšana nav atļauta, to veic personāla nodaļas darbinieks. Lūdzu, ņemiet vērā, ka darba grāmatas nevar aizpildīt personām kuriem nav atbilstoša individuālā uzņēmēja amata vai statusa.

Dokumentu pārbaude iekšējai lietošanai

Iekšējās dokumentācijas izskatīšanas kārtība dod iespēju ne tikai optimizēt valsts darbu, bet arī pārliecināties par tā efektivitāti. Analītiķiem ir svarīgi pārliecināties, ka visa personiskā informācija netiek izmantota ārpus organizācijas un nav pieejama trešajām pusēm. Viena uzņēmuma struktūrā izmantoto vērtspapīru analīze ietver:

• darbs ar darba grafiku;
• darba aizsardzības mērķaudits;
• HR žurnālu analīze.

Personāla tabula un iekšējais darba grafiks ir identiski parametri, par kuriem, analizējot dokumentus, tiek sastādīts detalizēts ziņojums. Svarīga loma ir mērķtiecīgam darba aizsardzības dokumentācijas auditam (tas attiecas ne tikai uz ražošanas uzņēmumiem, bet arī uz uzņēmumiem, kas strādā birojos). Tas nosaka uzvedības normas darba dienā, ugunsdrošības noteikumus, uzņēmuma telpās uzstādīto iekārtu ekspluatāciju. Biroja darbs ietver nosacījumus personas datu drošībai. Tie netiek analizēti.

Eksperta atzinumā ņem vērā un personāla daļas uzturētie žurnāli: darba līgumu žurnāls, darbinieku rīkojumi, personas lietas, izsniegto izziņu žurnāls, atvaļinājuma līdzekļi. Katra dokumenta reģistrācija jāpievieno atbildīgās personas parakstam. Žurnāla ierakstu glabāšanas noteikumi nosaka, ka katra lapa ir jānumurē. Labojumi vai pārsvītrojumi nav pieļaujami – tam nepieciešams kontroles paraksts un administrācijas vai atbildīgās personas apliecinājums ierakstam. Katru gadu žurnāls tiek atjaunināts un identificēts.

Audita posmi

Audita posmi ietver ne tikai pašu procedūru, bet arī sākotnējo secinājumu sagatavošanu, analīzi un aprakstu, kā arī slēdziena sagatavošanu. Kopumā ir 5 galvenie personāla audita posmi:

1. Apmācība. To raksturo provizorisko datu vākšana, līguma parakstīšana un izpildvaras pakalpojumu samaksa.
2. Plānošana. Šajā posmā tiek saskaņots izveidotais plāns, turpmākās darbības komandas.
3. Analīze. Tas ietver personāla dokumentācijas apstrādi: lasīšanu, mācīšanos.
4. Datu apkopošana. Secinājuma apraksts, ziņošana un slēdziena izdošana rakstiski (iesniedz vadībai).
5. Ieteikumi. Mutiski tiek sniegts eksperta skaidrojums, tiek veikta analīze par galvenajām kļūdām, kas tika pamanītas analīzes laikā.

Pēc visiem posmiem tiek izsniegts oficiāls sertifikāts par audita nokārtošanu darbinieki un papīri, kas saistīti ar personāla uzskaites pārvaldību un cilvēkresursu uzskaiti organizācijā. Procedūras ierosinātājs var būt uzņēmuma īpašnieks personīgi, tiešais vadītājs un viņa vietnieks. Retāk klients ir personāla nodaļas vadītājs: viņš vienmēr ir pakļauts izpildītāju analītikai. Pēc visu iepriekšminēto procedūru pabeigšanas tiek sagatavots rakstisks ziņojums, kas satur:

• pārbaudes pamatojuma apraksts;
• procedūrā iesaistītā uzņēmuma nodaļu saraksts, darbinieku skaits;
• informācija par klientiem un izpildītājiem;
• novērtēšanas metodes (faktori, pēc kuriem tika veikta pārbaude);
• laika noteikšana;
• tā darba apraksts, uz kura rezultātiem tiek veikta samaksa par pakalpojumu;
• īss saņemtās informācijas apraksts un pilns rakstisks ziņojums, kas nosūtīts klientam.

Datumi

Precīzs personāla dokumentācijas analīzes procedūras laiks ir atkarīgs no klienta izvēlētā verifikācijas veida. īstermiņa tiek uzskatīts termiņš līdz 10 darba dienām, kad tiek izskatīta tikai papīra un elektroniskā dokumentācija darba vietā. Ziņojuma sagatavošanai un galīgajai analīzei būs nepieciešamas vairākas dienas. Izlases veida pārbaude notiek 20 darba dienas - šajā laikā tiek pārbaudīti dokumenti līdz ar nodaļas speciālistu kvalifikāciju.

Ja klientam ir nepieciešams veikt visaptverošu 25 cilvēku darbinieku darbības analīzi, darbu veikšana saviem spēkiem var aizņemt līdz vienam kalendārajam mēnesim. Lai atbalstītu un uzlabotu darbinieku efektivitāti, audita veikšanai firmu ieteicams nolīgt reizi gadā, divos vai trīs gados(atkarībā no darba veida un klienta biznesa mēroga).

Rezultāti

Personāla audita gala rezultāti tiek iesniegti vairāku darbu veidā. Tas nav tikai Ziņot, bet arī atsevišķi pārkāpumu saraksts, ieteikumi kļūdu labošanai. Ziņojumā ir informācija par to, kuri vērtspapīri tika detalizēti analizēti un pētīti. Tajā ir arī dati par darbiniekiem, kuru darbību pārbaudīja algoti speciālisti.

Atsevišķi tiek iesniegts ekspertīzes atzinums, kas nosaka iespējamās sekas, atkārtojot kļūdas un pārkāpumus valsts kontroles brīdī. Piemēram, sodu lielums, atsauces uz likumdošanas normām. Tur iederas arī vispārīgi ieteikumi personāla lietvedības (atalgojuma sistēmas u.c.) veikšanas apstākļu uzlabošanai. Vispārējais pārkāpumu saraksts tiek iesniegts atsevišķi - tas tiek dokumentēts un tiek ņemts vērā tiesvedības gadījumā.

Cik maksā personāla audits?

Izvēloties trešās puses darbuzņēmēju, viņi bieži pievērš uzmanību pakalpojuma cenai. HR audita veikšanas kopējās izmaksas ir atkarīgas no:

• pārbaudes veids (visaptverošā, selektīvā, vietējā);
• analizējamo cilvēku skaits valstī (piemēram, 10, 20 vai 30 cilvēki);
• darba apstākļi un papildu prasības.

Apskatiet šāda veida pakalpojumu vidējās izmaksas Maskavā un reģionā:

Video