Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգ (EDMS). ինչ է դա, առանձնահատկությունները և առաջարկությունները: Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգ - ինչ է դա և ինչու է դա անհրաժեշտ: Հանրաճանաչ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգեր

Ցանկացած ընկերություն վաղ թե ուշ մտածում է բիզնես գործընթացների օպտիմալացման և արդյունավետության բարձրացման մասին, որոնք կարելի է համակարգել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի (EDMS) միջոցով։

EDMS-ը թույլ է տալիս լուծել տարբեր չափերի և գործունեության ոլորտների ձեռնարկությունների փաստաթղթերի հետ աշխատանքի ավտոմատացման խնդիրները, ներառյալ աշխարհագրորեն բաշխվածները: Այս դասի ծրագրային համակարգերն ապահովում են ընկերության օրինական նշանակալից փաստաթղթային հոսքի կազմակերպումը, փաստաթղթերի արխիվի պահպանումը, գրասենյակի աշխատանքի ավտոմատացումը (ներգնա և ելքային նամակագրության գրանցում, փաստաթղթերի սկանավորում և դրանք էլեկտրոնային եղանակով կատարողներին ներկայացնելը) , կատարողականի կարգապահության վերահսկում, պայմանագրերի և վճարումների ներդաշնակեցում, կազմակերպչական-վարչական փաստաթղթերի կատարման համակարգում և վերահսկում, առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերի մշակում և պահպանում, ինչպես նաև տարբեր բիզնես ոլորտների համար մասնագիտացված գործընթացների ավտոմատացում: Բացի այդ, ժամանակակից EDMS-ի առանձնահատկությունն է բջջային սարքերի աջակցությունը և առկա ձեռնարկությունների տեղեկատվական հարթակների հետ ինտեգրվելու հնարավորությունը:

Ռուսական շուկայում առկա են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի հսկայական քանակություն, և ընկերությունների համար ընտրություն կատարելը հեշտացնելու համար մենք կազմել ենք նման լուծումների ընտրանի: Դրանք բոլորը բացառապես հայրենական արտադրության են, համապատասխանում են օրենսդրական և կարգավորող և մեթոդական պահանջներին ինչպես Ռուսաստանի կարգավորող դաշտի, այնպես էլ միջազգային ստանդարտների փաստաթղթերի կառավարման ոլորտում, ինչպես նաև ՏՏ անվտանգության պահանջներին: Առանձին-առանձին, հարկ է նշել, որ ստորև թվարկված գրեթե բոլոր ապրանքները ներառված են ներքին ծրագրային ապահովման գրանցամատյանում և խորհուրդ են տրվում օգտագործել Ռուսաստանի Դաշնության պետական ​​գերատեսչություններում և կազմակերպություններում, ինչպես նաև ծրագրային ապահովման ներմուծման փոխարինման ծրագրի շրջանակներում նախագծեր իրականացնող ընկերություններում: .

1. «Երկխոսություն». Կառուցապատող՝ Krymtechnologii պետական ​​միավորված ձեռնարկություն (Ղրիմի Հանրապետության ներքին քաղաքականության, տեղեկատվության և կապի նախարարության աջակցությամբ):
2. Կորպորատիվ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ KSED 3.0. Մշակողը ՝ «CROC Region»:
3. Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգ «SED-Sirius». Մշակող՝ Տեղեկատվական տեխնոլոգիաների և գործադիր իշխանությունների համակարգերի կենտրոն (CITIS):
4. «Epyura» ճանապարհաշինական կազմակերպությունների գործընթացների ավտոմատացման համակարգ (կառուցված «1C: Enterprise» հարթակի հիման վրա): Մշակող՝ Առաքելյան Արմեն Ռաֆիկովիչ։
5. EDMS «Սինկոպ-փաստաթուղթ». Մշակողը ՝ Kuban-Inform-Holding-South ընկերություն:
6. Ծրագրային համալիր «Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման և հրահանգների կատարման վերահսկման բաց մոդուլային համակարգ» (SEDKP): Մշակողը ՝ FGAU GNII ITT «Informika»:
7. Directum էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ: Մշակողը ՝ Directum ընկերություն:
8. Ծրագրային արտադրանք «STEK - Փաստաթղթերի կառավարում»: Մշակողը ՝ «NTC STEK» ԲԲԸ:
9. «Կարմիր աշխատանքային հոսքի հարթակ». Մշակողը ՝ Red Soft ընկերություն:
10. «Բյուրոկրատ» համակարգ. Մշակողը` Բյուրոկրատ ՍՊԸ
11. «Էլեկտրոնային գրասենյակային աշխատանք և փաստաթղթային հոսք» տեղեկատվական համակարգ. Մշակողը ՝ Breeze Plus ընկերություն:
12. Comita Courier JE համակարգ. Կառուցապատող՝ «Կոմիտա» բաժնետիրական ընկերություն։
13. «Փաստաթղթերի կառավարում» մոդուլ (տրամադրվում է որպես ERP համակարգի «Compass»): Մշակողը ՝ Compass ընկերություն:
14. EDMS WSS Docs (կառուցված Microsoft SharePoint հարթակի վրա): Մշակողը` WSS-Consulting ընկերություն:
15. Գաղտնի գրասենյակային աշխատանքի AS SDP ավտոմատացված համակարգ: Մշակող՝ Նոր տեխնոլոգիաների կենտրոն «Իմպուլս» ՍՊԸ։
16. «Pilot: ORD» ձեռնարկությունների կազմակերպչական և վարչական աշխատանքային հոսքի (գրասենյակային աշխատանք) ավտոմատացման համակարգ: Մշակողը` ASCON-Design Systems LLC:
17. EOS SharePoint-ի համար (կառուցված Microsoft SharePoint հարթակի վրա): Մշակողը` Electronic Office Systems (EOS) ընկերություն:
18. Տեղեկատվական համակարգ EtaxReport. Մշակողը` Electronic Business Systems ընկերություն:
19. EDMS «Ավրորա. Փաստաթղթերի կառավարում». Մշակողը` Avrora Digital Group LLC:
20. Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգ Comsoft Docs. Մշակողը ՝ «Comsoft» ԲԲԸ:
21. Comindware EDMS համակարգ (կառուցված Comindware Business Application Platform-ի վրա): Մշակողը ՝ Comindware ընկերություն:
22. Համակարգ «Էքսպրես փաստաթուղթ». Մշակողը` Էլեկտրոնիկ Էքսպրես ՍՊԸ:
23. Ծրագրային համալիր «Կոդ. Փաստաթղթերի հոսք». Մշակողը ՝ Code Consortium:
24. «Gosexpertiza» ավտոմատացված համակարգ. Մշակողը ՝ Ecomash info LLC:
25. «Stack-Trust» էլեկտրոնային փաստաթղթերի անվտանգ կառավարման համակարգը։ Մշակողը` Stack Group of Companies.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Մշակողը` Optima ընկերությունների խումբ:
27. SED LandDocs. Մշակողը` «Լանիտ» ընկերությունների խումբ:
28. Ծրագրային փաթեթ «Փաստաթղթերի կառավարում». Մշակողը ՝ Ռուսաստանի Դաշնության Նախագահի գրասենյակի «Հիմնական հետազոտական ​​հաշվողական կենտրոն» դաշնային պետական ​​\u200b\u200bմիավոր ձեռնարկություն (FSUE «GlavNIVTs»):
29. SEDO լուծում. Մշակողը ՝ ID - Management Technologies LLC:
30. Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգ պետական ​​կազմակերպությունների և բիզնեսի համար «Practika». Մշակողը` Document Management Systems ընկերություն:
31. EDMS DoXLogic. Մշակողը ՝ BFT ընկերություն:
32. Alfa Doc համակարգ. Մշակողը ՝ Alpha Doc.
33. Արտաքին համակարգ. Մշակողը ՝ SKB Kontur.
34. Անվտանգ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգ

29.05.18 71 255 13

Փաստաթղթերը կարող են ստորագրվել թղթային կամ էլեկտրոնային եղանակով: Թղթի վրա երկար ժամանակ, էլեկտրոնային եղանակով - պարզ չէ, թե ինչպես:

Պավել Օվչիննիկով

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ աշխատելու 12 տարի

Բայց այստեղ ես տասներկու տարի գործ ունեմ էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ և կասեմ ձեզ. սա անհավանական հուզմունք է։ Ասեմ, թե ինչպես է այդ ամենն աշխատում՝ օրինակներով։

Կարճ ասած

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում սկսելու համար անհրաժեշտ է.

1. Համոզել գործընկերներին սկսել էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակում:
2. Գնեք էլեկտրոնային ստորագրության վկայագիր:
3. Որոշեք փաստաթղթերի ուղարկման եղանակը՝ հատուկ ծառայության միջոցով, թե առանց դրա:

Ում են պետք էլեկտրոնային փաստաթղթեր

Չնայած հարմարությանը և արդիականությանը, քչերն են իրականացնում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում: Եթե ​​պարզեցված հարկման գծով ձեռներեցը տարեկան մի քանի պայմանագիր է կնքում, նա կարող է այդքան էլ չվախենալ մի քանի անգամ տպագիր փաստաթղթեր ուղարկելուց։ Բայց կան դեպքեր, երբ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը չափազանց օգտակար է։

Խոշոր ընկերություններէլեկտրոնային փաստաթղթերն օգնում են նվազեցնել ծախսերը, եթե արտաքին նամակագրության ծավալը գերազանցում է ամսական մի քանի հարյուր փաստաթուղթ: Նրանց համար արժեթղթերի առաքումն ուղղակիորեն ազդում է գործարքների արագության վրա։ Փաստաթղթերի հոսքի ծախսերը կարող են կազմել տարեկան հարյուր հազարավոր ռուբլի, իսկ կորուստների, սխալների և հարկային մարմինների տուգանքների հետ կապված ռիսկերն էլ ավելի են մեծացնում ծախսերը:

Եթե ​​նույնիսկ հիմա վեց ամիսը մեկ ստորագրում եք մեկ ակտ, դա չի նշանակում, որ ձեր բիզնեսը չի աճի։ Դուք կարող եք ունենալ մեծ գործընկերներ, ովքեր աշխատում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ, և նրանք նույնը կպահանջեն ձեզանից:

Օրինակ

Ինտերնետ խանութը պարբերաբար տասնյակ միլիոնների դեբիտորական պարտքեր է կուտակել՝ հաշվի առնելով այն, որ հաշիվ-ապրանքագիրը հերթական անգամ սխալ է թույլ տվել՝ ապրանքը գտնվում է բեռնատարում, այն չի կարող տեղափոխվել պահեստ։ Մինչ նրանք սպասում են, որ մատակարարից գա շտկված փաստաթղթով առաքիչը, օրերն անցնում են։ Մենք ներմուծեցինք էլեկտրոնային փաստաթղթեր, և այժմ փաստաթղթերի բոլոր ճշգրտումները մեկ ժամից էլ քիչ ժամանակ են պահանջում:

Իսկ էներգիայի մանրածախ առևտրով զբաղվող խոշոր ընկերությունում դաշտային հարկային ստուգումների ժամանակ տեսուչները ամեն տարի խախտումներ և փաստաթղթերում հայտնաբերում էին սխալներ։ Տուգանքների չեկը հասել է տարեկան 120 000 ռուբլու։ Բանը հասավ նրան, որ ֆինանսների բաժինը նախօրոք այս գումարը մտցրեց բյուջե՝ որպես վերադիր ծախսեր։ Ներդրեցին էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը, և այժմ փաստաթղթերի ճիշտությունը վերահսկում են ծրագրերը, ոչ թե մարդիկ։ Այլևս սխալներ չկան:

Ինչ է էլեկտրոնային փաստաթուղթը

Էլեկտրոնային փաստաթուղթը սովորական փաստաթուղթ կամ pdf ֆայլ է, որը կարող է ստեղծվել և կարդալ ցանկացած խմբագրիչում: Կարևոր է, որ այն ստորագրվի հատուկ էլեկտրոնային ստորագրությամբ և ուղարկվի հատուկ ձևով։

Որպեսզի գործընկերը, փաստաբանը կամ դատավորը չկասկածեն, որ դուք եք ստորագրել էլեկտրոնային փաստաթուղթը, և ոչ ոք չի փոխել այն, թվային անվտանգության մասնագետները հանդես են եկել էլեկտրոնային ստորագրությամբ։ Դա նման է մատնահետքի, որը դրված է ձեր փաստաթղթի եզակի բիթերի և բայթերի վրա: Կոպիտ ասած՝ էլեկտրոնային ստորագրությամբ ինչ-որ բան ստորագրելով՝ ասում եք. «Ես հաստատում եմ այս բիթերի իսկությունը»։

Ցանկացած փաստաթղթին կցվում է էլեկտրոնային ստորագրություն, որից հետո այն համարվում է ստորագրված։ Փաստաթուղթը կարելի է կարդալ առանց ստորագրության։ Դա միայն երաշխավորում է, որ դուք ունեք նույն անփոփոխ փաստաթուղթը ձեր առջև, այն տեսքով, որով այն ուղարկվել է ձեզ: Եթե ​​ինչ-որ բան փոխեք փաստաթղթում և պահպանեք այն, դրա բիթերի հավաքածուն կփոխվի. ստորագրությունն անվավեր կլինի:

Օրինակ

Երկու ընկերությունները որոշել են էլեկտրոնային պայմանագիր կնքել։ Պայմանագիր կնքեցինք ու պայմանավորվեցինք պայմանների շուրջ։ Հիմա մի ընկերությունն իր ստորագրությամբ պայմանագիրն է ստորագրում ու ուղարկում մյուսին։ Նա բացում է պայմանագիրը և որոշում է հանգիստ շտկել ինչ-որ բան, օրինակ՝ տուգանքի չափը։ Ուղղում է. Փրկում է. Ուղարկում է առաջինը: Նա նայում է - օպ: - Սույն պայմանագրի բնօրինակ ստորագրությունը կոտրված է: Այսպիսով, ինչ-որ բան շտկվել է, չարագործներ: Հետո գնում են երեսին ծեծելու, հավանաբար։

Որտեղ ստանալ էլեկտրոնային ստորագրություն

Էլեկտրոնային ստորագրություն է գնում հատուկ սերտիֆիկացման կենտրոնում։ Բավական է միայն հարմար կենտրոն գտնել ձեր քաղաքում։ Գլխավորն այն է, որ այն ներառվի Ռուսաստանի Դաշնության կապի նախարարության հավատարմագրված կենտրոնների ցանկում։

Նույնը կարելի է անել հենց սերտիֆիկացման կենտրոնի գրասենյակում՝ պարզապես գալ բոլոր փաստաթղթերով և լրացնել հայտը: Բայց այս դեպքում դուք պետք է սպասեք անկանխիկ վճարման ավարտին. դա կարող է տևել մի քանի ժամ: Անհնար է կանխիկ վճարել ընկերության համար վկայականի համար, ինչպես հնարավոր չէ ստանալ հեռակա կարգով։

Ինչպե՞ս է աշխատում էլեկտրոնային ստորագրությունը:

Էլեկտրոնային ստորագրության իրավական ուժը նկարագրված է «Էլեկտրոնային ստորագրության մասին» դաշնային օրենքում:

Օրենքը սահմանում է ստորագրությունների տեսակները՝ պարզ, անորակ և որակավորված։ Դուք կարող եք փաստաթղթեր ստորագրել դրանցից որևէ մեկի հետ, բայց վերապահումներով. պարզ և ոչ հմուտ - մնացած ամեն ինչի համար:

Պարզ կամ անվերապահ ստորագրություն

Մատչելի և էժան տարբերակ, բայց սահմանափակ կիրառմամբ։ Չորակավորված ստորագրությունը պարունակում է գաղտնագրման ալգորիթմներ, սակայն այն չի ստուգվում որևէ հավաստագրման մարմնի կողմից: Պարզ մեկը պարզապես օգտանունի և գաղտնաբառի, հանրային ծառայությունների կայքէջում հաշվի կամ կոնտրագենտի էլեկտրոնային հասցեի համակցություն է:

Նման ստորագրությունները հարմար են, եթե դուք չեք մասնակցում էլեկտրոնային աճուրդներին, չեք փոխանակում էլեկտրոնային առաջնային փաստաթղթերը և չեք ուղարկում հարկային հայտարարագրեր։ Պարզ ստորագրությունը կարող է օգտագործվել պայմանագրերի, հաշիվ-ապրանքագրերի և ակտերի համար, բայց դուք պետք է առանձին պայմանագիր կնքեք կոնտրագենտի հետ և գրանցեք կողմերի համաձայնությունը՝ վստահելու նման ստորագրությանը:

Եթե ​​ունեք տասնյակ կոնտրագենտներ և տարբեր փաստաթղթեր, ապա սխեման չի աշխատի: Դուք ստիպված կլինեք ստորագրել նման փաստաթուղթ բոլորի հետ, և ժամանակի ընթացքում այս գործընթացը կդանդաղեցնի, այլ ոչ թե կարագացնի աշխատանքը։ Հետո ավելի լավ է մտածել էլեկտրոնային ստորագրության մեկ այլ վկայագրի մասին։

Պարզ էլեկտրոնային ստորագրությունից օգտվելու համար անհրաժեշտ է տպել և ստորագրել պայմանագրի թղթային տարբերակը կամ կոնտրագենտի հետ պայմանագրում ներառել հատուկ կետ. սա օրենքի պահանջն է:

Որակավորված ստորագրություն

Այս ստորագրությունը հարմար է հաշիվ-ապրանքագրերի և հարկերի համար: Օրենքով էլեկտրոնային հաշիվ-ապրանքագրերը կարող են ստորագրվել միայն նման ստորագրությամբ։ Որակավորված վկայականն արժե 1000 R-ից, այն կարող եք գնել միայն հավաստագրման կենտրոնում, որը հանդիսանում է FTS վստահության գոտու մաս:

Ամեն տարի Qualified Signature վկայականը պետք է թարմացվի, ինչը ավելացնում է մտահոգությունները. դուք պետք է վերահսկեք վավերականության ժամկետը և ժամանակին պատվիրեք վերաթողարկում:

Որակավորված ստորագրությամբ աշխատելու համար անհրաժեշտ է տեղադրել հատուկ ծրագիր՝ կրիպտոգրաֆիկ տեղեկատվության պաշտպանության միջոց: Ծրագիրը փաստաթղթին կցում է էլեկտրոնային ստորագրություն և ստուգում փոխանակման մյուս մասնակիցների ստորագրությունները:

Դուք կարող եք ընտրել վճարովի ծրագիր («Cryptopro DSP») կամ անվճար («Vipnet DSP»): Ֆունկցիոնալ առումով դրանք գրեթե նույնն են, բայց անվճարի հետ համատեղելիության խնդիրներ կարող են լինել: Երկուսն էլ աշխատում են Windows-ի և Mac-ի վրա: Վճարովին արժե մոտ 1000 ռուբ, էլեկտրոնային ստորագրության վկայականի տարեկան վճարը մոտ 1000 ռուբ է։

Ոմանք օգտագործում են ամպի վրա հիմնված էլեկտրոնային ստորագրություն, որի համար ձեզ հարկավոր չէ կրիպտոպաշտպանության ծրագիր տեղադրել: Ամպային ստորագրությունը պահվում է փոխանակման ծառայությունում, և ամեն անգամ, երբ փաստաթուղթ եք ստորագրում, ձեր հեռախոսում գործողությունը հաստատող SMS է ստանում: Նման վկայագիրը ավելի էժան է և ավելի հարմար օգտագործման համար, բայց ավելի քիչ անվտանգ, քան ծածկագրային պաշտպանության ծրագիրը:

Ինչու՞ է ձեզ անհրաժեշտ փաստաթղթերի մշակող:

Ստորագրված էլեկտրոնային փաստաթուղթը կարող է ուղարկվել սովորական էլ.փոստի միջոցով, բայց դա ապահով չէ: Եթե ​​փոստը կոտրվի, ապա փաստաթղթերը կլինեն հարձակվողների ձեռքում։ Ուստի, օրինակ, հարկայինը հայտարարագրեր է ընդունում միայն հատուկ ծառայությունների միջոցով։ Նույն ծառայությունների միջոցով դուք պետք է փոխանակեք էլեկտրոնային հաշիվ-ապրանքագրեր, հակառակ դեպքում կխախտեք ՌԴ ֆինանսների նախարարության հրամանը։ Նման ծառայությունները կոչվում են փաստաթղթերի հոսքի օպերատորներ:

Պարզ օգտագործողի համար սա պոմպացված էլ.փոստ է: Աշխատում է բրաուզերի միջոցով, կան մուտքային և ելքային թղթապանակներ, հասցեների գրացուցակ, ներկառուցված որոնում, փաստաթղթերի խմբագրիչ։ Ներսում - բարձր բեռնված ծառայություն անվտանգ կապի ուղիներով և գաղտնագրմամբ, որոնք ապահովում են փաստաթղթերի փոխանցման անվտանգությունը:

Անգամ անհրաժեշտ չէ պայմանագիր կնքել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման օպերատորի հետ։ Պարզապես գրանցվեք, վերբեռնեք էլեկտրոնային ստորագրության վկայական և վճարեք հաշիվը: Օպերատորը հոգում է մնացածի մասին. տեղեկացնում է Դաշնային հարկային ծառայությանը, որ դուք միացել եք փոխանակմանը, վերահսկում է ձևաչափերը և երաշխավորում է համապատասխանությունը Ռուսաստանի Դաշնության օրենսդրությանը:

Ռուսաստանում մի քանի տասնյակ նման ծառայություններ կան։ Գների, ֆունկցիոնալության, հուսալիության և արագության առումով դրանք մոտավորապես նույնն են: Ընդունված է ընտրել օպերատորներ՝ ելնելով ծառայության որակից. որքան արագ է աշխատում տեխնիկական աջակցությունը, պատրա՞ստ է օպերատորը օգնել միացնել գործընկերներին, ի՞նչ հնարավորություններ է նա առաջարկում, և արդյոք նա ունի վերլուծաբան-խորհրդատուներ, որոնք կօգնեն ձեզ գործի դնել ծառայությունը:

Ձեր կոնտրագենտը նույնպես պետք է միանա օպերատորին: Նա կարող է ընտրել ձերը կամ որևէ այլ, այնուհետև փոխանակումը կանցնի ռոումինգի միջոցով, ինչպես բջջային կապում:

Որքա՞ն արժեն էլեկտրոնային փաստաթղթերը

Աշխատելով օպերատորի միջոցով՝ դուք վճարում եք միայն երկու կողմերի ստորագրած փաստաթղթի համար: Փաստաթուղթ ուղարկելու արժեքը միջինում կազմում է մոտ 6-8 R, իսկ բոլոր մուտքայիններն անվճար են։

Սովորաբար սկսնակները գնում են նվազագույնը 300 փաստաթղթերի փաթեթ, որն ավարտվում է շատ արագ։ Ապա դուք պետք է գնել հաջորդ փաթեթը: Ավելի շահավետ է գնել անսահմանափակ տարեկան փաթեթ կամ պայմանավորվել անհատական ​​պայմանների շուրջ։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերին անցնելը շահավետ է, եթե ուղարկում եք ամսական 100 և ավելի փաստաթուղթ կամ տարեկան առնվազն 1000 փաստաթուղթ: Այդ դեպքում գրեթե 5 անգամ կնվազեցնեք թղթի և առաքման արժեքը։

Որքա՞ն արժե թղթաբանությունը

1000 թղթային փաստաթուղթ

Հարգելի ընթերցողներ. Հաշվի առնելով այն հանգամանքը, որ այս ուսումնասիրության համար նյութեր հավաքելիս, վերանայման մեջ ներկայացված MOTIV համակարգի ֆունկցիոնալությունը սխալ է գնահատվել, խմբագիրներն իրենց հայեցողությամբ շտկել են դիագրամները, որպեսզի ավելի ճշգրիտ արտացոլեն նշված արտադրանքի ֆունկցիոնալությունը: Ուղղված դիագրամները ցույց են տալիս MOTIV համակարգի 1.1 տարբերակի ֆունկցիոնալությունը, որը գոյություն ուներ թեստի մասնակիցների ընտրության պահին (2010թ. մարտ): Հնարավոր է, որ այլ համակարգերի որոշ պարամետրեր նույնպես սխալ են գնահատված։

Հիշեցնում ենք նաև, որ այս պահին նյութը շատ հնացած է և չի կարող հիմք հանդիսանալ այս համակարգերի ժամանակակից տարբերակների ֆունկցիոնալությունը կամ նրանց միջև փոխհարաբերությունները գնահատելու համար։

Ժամանակակից կազմակերպությունում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերը (EDMS) դառնում են ՏՏ ենթակառուցվածքի անփոխարինելի տարր: Նրանց օգնությամբ առևտրային ընկերությունները և արդյունաբերական ձեռնարկությունները բարձրացնում են իրենց գործունեության արդյունավետությունը, իսկ պետական ​​հիմնարկներում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեխնոլոգիաների հիման վրա լուծվում են ներքին կառավարման, միջգերատեսչական փոխգործակցության և բնակչության հետ փոխգործակցության խնդիրները: Ընդհանուր առմամբ ընդունված հապավումը EDMS է, թեև դրա հետ միասին օգտագործվում են նաև CAD (աշխատանքային հոսքի ավտոմատացման համակարգ), EDMS (փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգ) և SADO (փաստաթղթերի կառավարման համակարգ):

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը (EDMS) կազմակերպչական և տեխնիկական համակարգ է, որն ապահովում է համակարգչային ցանցերում էլեկտրոնային փաստաթղթերի մուտքի ստեղծման, կառավարման և բաշխման գործընթացը, ինչպես նաև կազմակերպությունում փաստաթղթերի հոսքի վերահսկում:

Սկզբում այս դասի համակարգերը համարվում էին միայն որպես դասական գրասենյակային աշխատանքի առաջադրանքների ավտոմատացման գործիք, սակայն ժամանակի ընթացքում դրանք սկսեցին ընդգրկել առաջադրանքների ավելի լայն շրջանակ: Այսօր EDMS մշակողները կողմնորոշում են իրենց արտադրանքը աշխատելու ոչ միայն նամակագրության և ORD-ի (կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի), այլև տարբեր ներքին փաստաթղթերի (պայմանագրեր, կարգավորող, տեղեկանք և նախագծային փաստաթղթեր, անձնակազմի գործունեության վերաբերյալ փաստաթղթեր և այլն): EDMS-ն օգտագործվում է նաև կիրառական խնդիրների լուծման համար, որոնցում էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ աշխատանքը կարևոր բաղադրիչ է. հաճախորդների հետ փոխգործակցության կառավարում, քաղաքացիների դիմումների մշակում, սպասարկման բաժնի աշխատանքի ավտոմատացում, նախագծային աշխատանքների կազմակերպում և այլն: Փաստորեն, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում: համակարգ կոչվում է ցանկացած տեղեկատվական համակարգ, որն ապահովում է աշխատանք էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ:

Վերջին տարիներին EDMS շուկան եղել է ներքին ՏՏ ոլորտի ամենադինամիկ զարգացող հատվածներից մեկը: 2009 թվականին, ըստ IDC-ի, Ռուսաստանում ծրագրային ապահովման ընդհանուր շուկայի ծավալի գրեթե 50%-ով կրճատման ֆոնին այս հատվածը բարձր կայունություն է ցուցաբերել: 2009 թվականի տվյալներով՝ դրա անկումը կազմել է ոչ ավելի, քան 20-25 տոկոս։ Թվային առումով այսօր EDMS շուկայի ծավալը, ըստ CNews Analytics-ի, կազմում է մոտ 220-250 մլն դոլար։

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեխնոլոգիաների սպառողները տարբեր չափերի և առանձնահատկությունների կազմակերպություններ են: Ավանդաբար, պետական ​​հատվածը շարունակում է մնալ EDMS-ի հիմնական սպառողը: Փորձագետների կարծիքով, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տեխնոլոգիաների ներդրման նախագծերի մոտ 30%-ը հաշվառվում է պետական ​​գերատեսչությունների կողմից։ Միևնույն ժամանակ, կարևոր է, որ հենց պետության շահն է դարձել EDMS շուկայի կայունության հիմքը, որը նույնիսկ ճգնաժամի պայմաններում զարգացման զգալի խթան է ստացել։ Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումը կոչվում էր «էլեկտրոնային կառավարման» հայեցակարգի առանցքային տարր, որի իրականացումը պետք է օգնի վերացնել բյուրոկրատական ​​խոչընդոտները պետության, բնակչության և բիզնեսի միջև փոխգործակցության մեջ, ինչպես նաև նվազեցնել կոռուպցիան: Որպես պետական ​​մարմիններում և խոշոր պետական ​​հաստատություններում նախագծերի իրականացման առանձնահատկություն, հարկ է նշել տեղեկատվական անվտանգության պահանջների ավելացումը: Խոսքը վերարտադրվող ծրագրային արտադրանքի հիման վրա անվտանգ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի կառուցման (մշակման) մասին է:

EDMS Developers-ի մասին

EDMS դասի լուծում ընտրելիս հաճախորդը դիտարկում է տարբեր տարբերակներ՝ տուփային լուծում, հարթակի վրա հիմնված լուծում կամ անհատական ​​մշակում: Ռուս ծրագրավորողները հիմնականում առաջարկում են պատրաստի լուծումներ, իսկ արևմտյան ծրագրավորողները հանդես են գալիս որպես հարթակ մատակարարողներ, որոնց հիման վրա իրականացվում են դիզայներական լուծումներ և անհատական ​​մշակումներ։ Վիճակագրության համաձայն, շուկայի կառուցվածքում ռուս ծրագրավորողներին բաժին է ընկնում EDMS-ի իրականացման նախագծերի ընդհանուր թվի մոտ 95%-ը: Բացատրություններից մեկն այն է, որ Ռուսաստանում փաստաթղթերի հետ աշխատելու յուրահատկությունը՝ հիմնված ներքին կառավարման ավանդույթների վրա, դեռ ամուր է։

Հարկ է նշել, որ մի շարք վաճառողներ սկսել են հաճախորդներին EDMS տրամադրել SaaS (Ծրագրակազմը որպես ծառայություն) ռեժիմով, սակայն մինչ այժմ այս մոտեցումը պայմանավորված է մի շարք պատճառներով (վստահություն մատակարարի նկատմամբ, կապի ուղիների որակ և հուսալիություն: ), ավելի շուտ դիտարկվում է որպես համակարգի հնարավորություններին ծանոթանալու ձև, այլ ոչ թե որպես աշխատանքային հոսքի ավտոմատացման իրական մոտեցում։

Ձևավորվող միտումներից է փաստաթղթերի հետ աշխատելու համար ECM (Enterprise content management) դասակարգային համակարգերի օգտագործումը:

Ըստ ազատ հանրագիտարանի (Վիքիպեդիա).
Ձեռնարկությունների բովանդակության կառավարում (ECM) - ձեռնարկության տեղեկատվական ռեսուրսների կամ կորպորատիվ տեղեկատվության կառավարում:

ECM հայեցակարգի շրջանակներում փաստաթղթերի կառավարումը համարվում է կորպորատիվ տեղեկատվության հետ աշխատանքի ապահովման խնդիրներից մեկը։ Այս մոտեցումն աջակցում են հիմնականում արևմտյան մշակողների կողմից: Եվ չնայած Ռուսաստանում նման տեխնոլոգիաների պահանջարկը դեռ ձևավորման փուլում է, շատ հայրենական EDMS արդեն ներդրել են տարբեր ECM բաղադրիչներ՝ փաստաթղթերի կառավարում, փաստաթղթերի պատկերի կառավարում, փաստաթղթերի երկարաժամկետ պահպանում, աշխատանքային հոսքի կառավարում (Workflow), փաստաթղթերի հետ կոլեկտիվ աշխատանք: . Հիմնականում ECM տեխնոլոգիաները տարբերվում են EDMS-ից վեբ բովանդակության և մուլտիմեդիա բովանդակության կառավարման հարցերի ավելի խորը մշակմամբ:

Պետական ​​նախաձեռնություններ «Էլեկտրոնային փաստաթղթի» շուրջ.

2009-2010 թվականներին Ռուսաստանում սկսեցին իրականացվել մի շարք գլոբալ կառավարության նախաձեռնություններ՝ կապված պետության, բնակչության և բիզնեսի միջև պաշտոնական էլեկտրոնային փոխգործակցության կազմակերպման հետ, որոնք ուղղված էին տեղեկատվական տեխնոլոգիաների ներթափանցման մակարդակի բարձրացմանը պետական ​​և հասարակական կյանքի տարբեր ասպեկտներ: . Դրանք ներառում են ինտերնետի միջոցով բնակչությանը մատուցվող հանրային ծառայությունների ցանկի հաստատումը և միջգերատեսչական փաստաթղթերի կառավարման համակարգի դրույթների հաստատումը, ինչը դարձավ «էլեկտրոնային կառավարման» հայեցակարգի իրականացման առաջին կարևոր քայլերը։

Կարևոր է նշել, որ էլեկտրոնային փաստաթղթի իրավական հիմքի հարցը դեռ բաց է։ Այսօր էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման մասնակիցների գործունեությունը կարգավորվում է էլեկտրոնային թվային ստորագրության (EDS) օգտագործման վերաբերյալ օրենքներով և կանոնակարգերով, ԳՕՍՏ-ով և գրասենյակային աշխատանքի և արխիվացման հրահանգներով, տեղեկատվական տեխնոլոգիաների վերաբերյալ օրենքներով և կանոնակարգերով: Ստացվում է, որ փաստաթղթերի հետ աշխատելու կանոններն ու ընթացակարգերը սահմանված են պետական ​​մակարդակով, կան տեղեկատվական համակարգերի անվտանգության պահանջներ, սակայն օրենսդրությամբ դեռ որոշված ​​չէ էլեկտրոնային փաստաթղթի իրավական կարգավիճակը։

EDMS ստանդարտներ

Այսօր EDMS մշակողների գործունեությունը գործնականում չի կարգավորվում։ Ծրագրային արտադրանքի մշակումը և իրականացման նախագծերը, մշակողները և վաճառողները այս կամ այն ​​չափով առաջնորդվում են հետևյալ կարգավորող և իրավական փաստաթղթերով.

• ԳՕՍՏ Ռ 51141-98. Գրասենյակային աշխատանք և արխիվացում։ Տերմիններ և սահմանումներ (հաստատված է Ռուսաստանի Դաշնության Պետական ​​ստանդարտի 1998 թվականի փետրվարի 27-ի թիվ 28 որոշմամբ);
• 2002 թվականի հունվարի 10-ի «Էլեկտրոնային թվային ստորագրության մասին» թիվ 1-FZ դաշնային օրենքը (փոփոխվել է 2007 թվականի նոյեմբերի 8-ին);
• ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ. Փաստաթղթերի պահանջներ (հաստատված է Ռուսաստանի Դաշնության Պետական ​​Ստանդարտի 2003 թվականի մարտի 3-ի N 65-րդ որոշմամբ);
• Ռուսաստանի Դաշնության Կառավարության 2009 թվականի սեպտեմբերի 22-ի թիվ 754 «Փաստաթղթերի միջգերատեսչական էլեկտրոնային կառավարման համակարգի կանոնակարգը հաստատելու մասին» որոշումը.
• 2006 թվականի հուլիսի 27-ի թիվ 149-FZ «Տեղեկատվության, տեղեկատվական տեխնոլոգիաների և տեղեկատվության պաշտպանության մասին» դաշնային օրենքը:

EDMS-ի իրականացման համար նախագծեր իրականացնելիս, անձնական տվյալների հետ աշխատելու դեպքում, անհրաժեշտ է առաջնորդվել 2006 թվականի հուլիսի 27-ի N 152-FZ «Անձնական տվյալների մասին» դաշնային օրենքների և դեկտեմբերի 27-ի պահանջներով. 2009 N 363-FZ «Անձնական տվյալների մասին» Դաշնային օրենքի 19-րդ և 25-րդ հոդվածներում փոփոխություններ կատարելու մասին:

Քանի որ ԳՕՍՏ-ները խորհրդատվական բնույթ ունեն, մշակողները ներառում են առավելագույն ճկունություն իրենց լուծումներում, որպեսզի, կախված հաճախորդից, համակարգի հիման վրա կարող են իրականացվել փաստաթղթերի հետ աշխատելու տարբեր սխեմաներ: Հաճախ համակարգի ճարտարապետությունն ու տրամաբանությունը պետք է տարբեր և երբեմն հակադիր մոտեցումներ ապահովեն փաստաթղթերի հոսքի ավտոմատացման համար: Ընդհանուր ընդունված ստանդարտների բացակայությունը խնդիր է ոչ միայն մշակողների, այլև հաճախորդների համար, քանի որ EDMS-ի համար պահանջների ընտրությունը դառնում է չափազանց սուբյեկտիվ: Ձեռնարկությունները հաճախ չեն կարողանում նույնիսկ կենտրոնանալ արդյունաբերական պրակտիկայի վրա (այս մոտեցումն իրեն լավ է ապացուցել ERP, CRM, HRM և այլն դասի ՏՏ համակարգերի մատակարար ընտրելիս): Փաստաթղթերի հետ աշխատելու կանոններն ու կանոնակարգերը կարող են տարբեր լինել ձեռնարկություններից ձեռնարկություն ոչ միայն միևնույն արդյունաբերության, այլ նույնիսկ ընկերությունների նույն խմբի շրջանակներում: Մի քանի պարզ օրինակ՝ ձեռնարկությունն աշխատում է ԳՕՍՏ-ների համաձայն, թե ոչ: Որքանո՞վ է փաստաթղթերի հետ աշխատանքը համապատասխանում ԳՕՍՏ-ներին: Արդյո՞ք բարձրագույն ղեկավարությունը պատրաստ է աշխատել համակարգում, թե՞ բարձրագույն ղեկավարության համար կաշխատեն օգնականներն ու քարտուղարները: Արդյո՞ք ձեռնարկությունն օգտագործում է Արևմտյան կառավարման պրակտիկաներից որևէ մեկը: Ավտոմատացման ի՞նչ գործիքներ են աշխատողներն օգտագործում աշխատավայրում: Եվ չնայած ընդհանուր առմամբ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առաջադրանքների համալիրը բավականին պարզ է, դրանց իրականացման մեթոդները մեծապես տարբերվում են: Պարզվում է, որ ժամանակակից EDMS մշակողների հիմնական պահանջներից մեկը գնի, որակի և իրականացման ժամանակի առումով համարժեք լուծում առաջարկելն է՝ անկախ հաճախորդի աշխատանքի առանձնահատկություններից (այլ կերպ ասած՝ ցանկացած առանձնահատկություն բավարարելը):

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ժամանակակից համակարգերի տեխնիկական հնարավորությունները

Վերանայումը հաշվի է առնում Ռուսաստանում ամենատարածված ինը EDMS-ները՝ Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Փաստաթղթերի կառավարում (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (Cognitive Technologies), MOTIVE (Motive): Մենք միտումնավոր դրանում չենք ներառել ռուս մշակողների լուծումները՝ հիմնված Documentum պլատֆորմի վրա (EMC Documentum), քանի որ այս դեպքում անհնար է խոսել որևէ կոնկրետ ֆունկցիոնալության և վերարտադրելիության մասին: Վերանայումը պատրաստելու համար օգտագործվել է տեղեկատվություն բաց աղբյուրներից՝ տեղեկատվական նյութեր և ծրագրային ապահովման արտադրանքի ցուցադրական տարբերակներ: EDMS-ի ներկայացված տեսակետը փորձ է գնահատելու ծրագրային ապահովման արտադրանքի հնարավորություններն ու պատրաստակամությունը ձեռնարկությունում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման կազմակերպման իրական խնդիրները լուծելու համար:

Վերանայման մեջ ընդգծված չափանիշները կօգնեն ձեզ վերլուծել քննարկվող լուծումների հնարավորությունները EDMS-ի որոշակի առաջադրանքների տեխնիկական իրականացման տեսանկյունից: Բոլոր հնարավորությունները բաժանված են յոթ ֆունկցիոնալ սխեմաների.

• փաստաթղթերի գրանցում և մուտքագրում;
• աշխատել փաստաթղթերի հետ;
• աշխատանքային հոսքի կառավարում և վերահսկում;
• տեղեկատվության որոնում և վերլուծություն;
• Տեղեկատվական անվտանգություն;
• թղթի աշխատանքային հոսքի աջակցություն;
• ստանդարտ պարամետրեր:

Համակարգերի ընդհանուր բնութագրերը տեղադրվել են առանձին աղյուսակում:

Վերանայումը տրամադրում է մի շարք ակնհայտ չափանիշներ, որոնք բնորոշ են դիտարկվող բոլոր համակարգերին (և սկզբունքորեն EDMS դասի բոլոր համակարգերին) և չափանիշներ, որոնք հնարավորություն են տալիս տարբերակել լուծումները միմյանցից: Ընդհանուր առմամբ, համակարգերի ֆունկցիոնալությունը նույնն է, և միայն աշխատանքային հոսքի որոշ հիմնական խնդիրների մանրամասն նկարագրությունը և դրանց իրականացման առանձնահատկությունները թույլ են տալիս համեմատել տարբեր լուծումներ: Հարկ է նշել, որ վերանայման մեջ ներկայացված բոլոր համակարգերի համար կա ներդրման բավականին մեծ պրակտիկա։ Այս համակարգերն օգտագործվում են հարյուրավոր կազմակերպությունների կողմից՝ աշխատանքային հոսքը ավտոմատացնելու համար: Այս լուծումներից բացի, շուկայում կան ավելի քան 50 ծրագրային արտադրանք, որոնք լայնորեն չեն կիրառվում:

Եթե ​​վերլուծենք շուկայում առաջատար դիրքեր զբաղեցնող համակարգերի նոր տարբերակները, ապա հարկ է նշել, որ վերջին երեք տարիների ընթացքում դրանց զարգացումը հիմնականում ուղղված է եղել սպասարկման հնարավորությունների բարելավմանը, քանի որ հիմնական հնարավորություններն այս կամ այն ​​ձևով արդեն ներդրվել են ավելի վաղ: . Եթե ​​խոսենք նոր տեխնիկական հնարավորությունների մասին, ապա կարող ենք նշել EDMS-ի զարգացման ներուժը տարբեր տեսակի բովանդակության (մուլտիմեդիա) կառավարման, ավտոմատ մշակման տեխնոլոգիաների օգտագործման և փաստաթղթի բովանդակության վերլուծության ուղղությամբ: Բայց մինչ այժմ EDMS-ի համար նման ֆունկցիոնալությունը պարտադիր չէ, և որ ամենակարևորն է, Ռուսաստանում դրա պահանջարկը լիովին ձևավորված չէ:

EDMS-ի ֆունկցիոնալությունը համեմատելիս օգտագործվում են հետևյալ անվանումները.

• «+» - հնարավորությունն իրականացվում է.
• «+/−» - ֆունկցիան հասանելի է սահմանափակ ֆունկցիոնալությամբ կամ անհրաժեշտ է ձեռք բերել լրացուցիչ ծրագրակազմ.
• «−» - հնարավորությունն իրագործված չէ։

Աղյուսակ 1. Ամենատարածված EDMS-ի ընդհանուր բնութագրերը

Բրինձ. 1. Ամենատարածված EDMS-ի ընդհանուր բնութագրերը

Աղյուսակ 2. Փաստաթղթերի գրանցում և մուտքագրում

Բրինձ. 2. Փաստաթղթերի գրանցում և մուտքագրում

Աղյուսակ 3. Փաստաթղթերի հետ աշխատելը

Բրինձ. 3. Փաստաթղթերի հետ աշխատանք

Աղյուսակ 4. Աշխատանքային հոսքի կառավարում և վերահսկում

Բրինձ. 4. Աշխատանքային հոսքի կառավարում և վերահսկում

Աղյուսակ 5. Տեղեկատվության որոնում և վերլուծություն

Բրինձ. 5. Տեղեկատվության որոնում և վերլուծություն

Աղյուսակ 6. Տեղեկատվական անվտանգություն

Բրինձ. 6. Տեղեկատվական անվտանգություն

Աղյուսակ 7. Աջակցություն թղթի աշխատանքի ընթացքին

Բրինձ. 7. Աջակցություն թղթի աշխատանքի ընթացքին

Աղյուսակ 8. Ստանդարտ տեղադրման գործիքներ

Բրինձ. 8. Ստանդարտ տեղադրման գործիքներ

Աղյուսակ 9. ERMS ֆունկցիոնալության ամփոփում

Բրինձ. 9. ERMS-ի ֆունկցիոնալության վերջնական գնահատում

Համապարփակ գնահատում իրականացնելու համար մենք կդիտարկենք ներկայացված EDMS-ը ըստ բոլորի համար հասկանալի «գին/ֆունկցիոնալ» հարաբերակցության: Մենք չենք համարում երրորդ կարևոր չափանիշը՝ «Իրականացման ժամանակը», քանի որ այն մեծապես կախված է ոչ միայն համակարգի կողմից տրամադրվող կազմաձևման գործիքներից, այլև ծրագրի թիմի որակավորումներից և մոտիվացիայից: Համակարգերի դիրքը «օպտիմալ գնի/ֆունկցիոնալության» առումով փոքր նախագծերի (20 օգտվողների համար) և բավականին մեծ նախագծերի համար (100 օգտվողների համար) ներկայացված է ստորև:

Դիագրամ 1. «Օպտիմալ գին/ֆունկցիոնալություն» EDMS (20 օգտվող)

Բրինձ. 10. «Օպտիմալ գին/ֆունկցիոնալություն» EDMS (20 օգտվող)

Դիագրամ 2. «Օպտիմալ գին/ֆունկցիոնալություն» EDMS (100 օգտվող)

Բրինձ. 11. «Օպտիմալ գին/ֆունկցիոնալություն» EDMS (100 օգտվող)

Այս դիագրամները կառուցված են Gartner Magic Quadrant սկզբունքի համաձայն, որտեղ I Quadrant-ում տեղակայված համակարգերն ունեն օպտիմալ հարաբերակցություն՝ ըստ «օպտիմալ գին/ֆունկցիոնալություն» չափանիշի: Դիագրամի II և IV քառորդներում կան համակարգեր, որոնք չունեն գների և ֆունկցիոնալության հավասարակշռված ցուցանիշներ։

Ուսումնասիրության համար ընտրված չափանիշը հնարավորություն է տալիս գնահատել տարբեր EDMS՝ ժամանակակից ձեռնարկությունում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման իրական խնդիրները լուծելու նրանց պատրաստակամության տեսանկյունից: Առաջատարների խումբը ինչպես փոքր նախագծերի դեպքում (Դիագրամ 1), այնպես էլ խոշոր նախագծերում (Դիագրամ 2) ներառում էր Directum, DocsVision, MOTIV և EUFRATS համակարգերը: Մնացած համակարգերը գտնվում են II և IV քառակուսիներում: Միակ բացառությունը DELO համակարգն էր, որը նույնպես ընկավ 20 օգտագործողների համար նախատեսված EDMS-ի դիագրամի առաջին քառորդում: EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO-ի կողմից ստացված արդյունքները ցույց են տալիս, որ այս համակարգերը չեն առաջարկում փաստաթղթերի հետ աշխատանքի ավտոմատացման ինտեգրված մոտեցում, այլ առանձնահատուկ առաջարկներ են, որոնք ուղղված են միայն որոշակի դասի էլեկտրոնային փաստաթղթերի լուծմանը: կառավարման առաջադրանքներ. III քառորդում համակարգերի բացակայությունը բացատրվում է նրանով, որ վերանայումը համարվում է Ռուսաստանում ամենատարածված EDMS-ը, և ոչ բոլոր համակարգերը, որոնք ներկայումս առաջարկվում են հաճախորդներին:

Հուսով ենք, որ ներկայացված ակնարկը ձեզ օգտակար կլինի համակարգ ընտրելիս: Նշեմ, որ այսօր EDMS-ի ներդրմամբ կազմակերպությունը ոչ միայն բարձրացնում է իր գործունեության արդյունավետությունը, այլև, ինչը շատ կարևոր է, արժեքավոր փորձ և պրակտիկա է ձեռք բերում նոր պայմաններում՝ էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման պայմաններում։

P.S. Վերանայման պատրաստման համար օգտագործվել են միայն հրապարակայնորեն հասանելի նյութեր EDMS արտադրողների պաշտոնական կայքերից: Հոդվածի հրապարակումից հետո պարզվել է, որ Industrial Information Systems ընկերության կողմից ապրանքների ոչ ամբողջական նկարագրության պատճառով դրանց լուծման մասին տեղեկությունները ճշգրիտ չեն։ Այս հարցը մանրամասն կուսումնասիրենք և արդյունքները կնկարագրենք հաջորդ հոդվածում։

• Բոլոր մակարդակներում կազմակերպության գործունեության արդյունավետ կառավարման և թափանցիկության ապահովում.
• Որակի վերահսկման համակարգի աջակցություն:
• Տեղեկատվության կուտակում, տվյալների կառավարում և մուտքի կարգավորում:
• Յուրաքանչյուր աշխատողի գործունեության պաշտոնականացում.
• Բիզնես գործընթացների օպտիմիզացում:
• Խնայեք ռեսուրսները՝ նվազեցնելով թղթային գրառումների կառավարման ծախսերը:

ECM շուկայի զարգացման ամենակարևոր ժամանակակից միտումներից մեկը էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման և տվյալների պահպանման համակարգերի ինտերֆեյսների հարմարեցումն է ցանկացած վայրից («բջջային գրասենյակ») և տարբեր շարժական սարքերի հեռահար մուտքին: Հաճախորդների հետաքրքրությունը աճում է ECM համակարգեր մուտք գործելու նկատմամբ նեթբուքերի, սմարթֆոնների, հաղորդակցիչների, պլանշետների և այլնի միջոցով: Նման սարքերի համար հատուկ նախագծված ինտերֆեյսները մեծացնում են համակարգերի գործածականությունը և օգտատերերի շարժունակությունը՝ թույլ տալով բիզնեսներին մեծացնել բոլոր բիզնես գործընթացների արագությունն ու ճկունությունը:

Միևնույն ժամանակ, շարժական սարքերի համար հատուկ նախագծված ինտերֆեյսները չունեն այն թերությունները, որոնք բնորոշ են վեբ բրաուզերի միջոցով համակարգերի սովորական հասանելիությանը. մեծ քանակությամբ տվյալներ և կրճատված պահանջներ կապի ուղիների համար: Մենեջերի համար շարժական կայանն ավելի է ընդլայնում հնարավորությունների շրջանակը և համակարգը հարմարեցնում թոփ մենեջերի պահանջներին՝ նվազագույն անհրաժեշտ գործողություններ, ինտերֆեյս, որը կենտրոնացած է հաստատման, փաստաթղթերի ստորագրման և վերանայման ռեժիմների վրա աշխատելու վրա, տարբեր բջջայինների աջակցություն: սարքեր և հարթակներ, օֆլայն ռեժիմում աշխատելու հնարավորություն և այլն:

Միջերեսների կազմակերպման ժամանակակից տեխնոլոգիաները թույլ են տալիս կառավարչին էլեկտրոնային փաստաթղթերի վրա պարտադրել գրաֆիկական և ձայնային լուծումներ, այսինքն, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման արդյունավետության հետ մեկտեղ համակարգը թույլ է տալիս թոփ մենեջերին օգտագործել փաստաթղթերի հետ աշխատելու ցանկացած հարմար եղանակ:

EDMS ստեղծելու գործոններ

EDMS կազմակերպելիս և ընտրելիս հիմնականում հաշվի են առնվում հետևյալ գործոնները.

• Կազմակերպության վարչական կառավարման ավտոմատացման անհրաժեշտությունը, կառուցվածքի բարդությունը.
• Տարածքային հեռավոր ստորաբաժանումների առկայությունը.
• Թղթի մեծ արխիվ:
• Աշխատանքային հոսքի կառավարման անհրաժեշտությունը:
• Փաստաթղթերի պահպանման պահանջներ.
• Գոյություն ունեցող համակարգերի հետ ինտեգրվելու ունակություն:
• Փաստաթղթերի պատկերների պահպանման անհրաժեշտությունը, հատուկ առաջադրանքների աջակցության անհրաժեշտությունը:
• Տեղեկատվության որոնման անհրաժեշտությունը
• Տվյալների անվտանգության ապահովում։
• Միջազգային, արդյունաբերական և պետական ​​ստանդարտներին համապատասխանելու անհրաժեշտությունը:

EDMS դասակարգում

• Տեղեկատվության պահպանման և որոնման առաջադեմ միջոցներով համակարգեր (էլեկտրոնային արխիվներ):
• Աշխատանքային հոսքի առաջադեմ գործիքներով համակարգերը նախատեսված են որոշակի օբյեկտների տեղաշարժը կանխորոշված ​​երթուղիներով ապահովելու համար: Այս համակարգերի օգնությամբ հնարավոր է կազմակերպել աշխատանքներ, որոնց համար նախապես գրանցված են առաջընթացի և աշխատանքի բոլոր փուլերը։
• Համակարգեր, որոնք ուղղված են կազմակերպության կառավարմանն աջակցելուն և գիտելիքների կուտակմանը: Միավորել նախորդ երկու տարրերը:
• Համագործակցության վրա հիմնված համակարգեր: Նրանց խնդիրն է ապահովել, որ կազմակերպությունում մարդիկ միասին աշխատեն, նույնիսկ եթե նրանք աշխարհագրորեն հեռու են, և պահպանել այս աշխատանքի արդյունքները:
• Համակարգեր առաջադեմ լրացուցիչ ծառայություններով: Օրինակ՝ հաճախորդների հետ հարաբերությունների կառավարում, նախագծի կառավարում, բիլինգ, էլ. Նման համակարգերը կարող են լինել և՛ ինքնավար, և՛ գործել թվարկված համակարգերից որևէ մեկի կառուցվածքում:

Ցանկացած կազմակերպություն, որը ցանկանում է իր տրամադրության տակ ունենալ փաստաթղթերի կառավարման հետ աշխատելու ժամանակակից բարձր տեխնոլոգիական կառուցվածք, ունի ծրագրային ապահովման հարուստ ընտրանի: Միաժամանակ կարելի է ապավինել առանձին մասնավոր սկզբունքների և լուծումների, որոնք ավելի էժան կլինեն, կամ օգտագործել պատրաստի ինտեգրված բանտապահ համակարգ, որն ավելի հարմար և արդյունավետ կլինի։ Միևնույն ժամանակ, վերջին տարբերակը, որպես կանոն, օգտագործում է փաստաթղթերի հետ աշխատելու հաստատված սկզբունքները և համապատասխանում է ձեռնարկությունների մեծ մասի կարգավորող դաշտին:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հիմնական սկզբունքները

• Փաստաթղթի մեկանգամյա գրանցում, որը հնարավորություն է տալիս եզակի կերպով նույնականացնել փաստաթուղթը այս համակարգի ցանկացած տեղադրման մեջ:
• Գործողությունների զուգահեռ կատարման հնարավորությունը, որը թույլ է տալիս նվազեցնել փաստաթղթերի տեղաշարժի ժամանակը և բարձրացնել դրանց կատարման արդյունավետությունը.
• Փաստաթղթերի շարժման շարունակականությունը, որը հնարավորություն է տալիս բացահայտել փաստաթղթի (առաջադրանքի) կատարման համար պատասխանատու անձին փաստաթղթի (գործընթացի) կյանքի յուրաքանչյուր պահին:
• Փաստաթղթային տեղեկատվության միասնական (կամ համակարգված բաշխված) տվյալների բազա, որը հնարավորություն է տալիս բացառել փաստաթղթերի կրկնօրինակման հնարավորությունը:
• Արդյունավետ կազմակերպված փաստաթղթերի որոնման համակարգ, որը թույլ է տալիս գտնել փաստաթուղթ դրա մասին նվազագույն տեղեկություններով:
• Փաստաթղթերի տարբեր կարգավիճակների և ատրիբուտների հաշվետվությունների առաջադեմ համակարգ, որը թույլ է տալիս վերահսկել փաստաթղթերի տեղաշարժը փաստաթղթերի կառավարման գործընթացների միջոցով և կառավարման որոշումներ կայացնել հաշվետվությունների տվյալների հիման վրա:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման հիմնական հասկացությունները

Փաստաթղթերի հոսք - փաստաթղթերի տեղաշարժ կազմակերպությունում դրանց ստեղծման կամ ստացման պահից մինչև կատարման կամ առաքման ավարտը (ԳՕՍՏ Ռ 51141-98). փաստաթղթերով աշխատանքների համալիր՝ ընդունելություն, գրանցում, փոստային առաքում, կատարման հսկողություն, գործերի ձևավորում, փաստաթղթերի պահպանում և վերօգտագործում, տեղեկանքային աշխատանք:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը (EDM) էլեկտրոնային ձևով ներկայացված փաստաթղթերի հետ աշխատելու միասնական մեխանիզմ է՝ «անթուղթ գրասենյակային աշխատանք» հայեցակարգի ներդրմամբ։

Մեքենայով ընթեռնելի փաստաթուղթը փաստաթուղթ է, որը հարմար է դրանում պարունակվող տեղեկատվության ավտոմատ ընթերցման համար՝ գրանցված մագնիսական, օպտիկական և այլ տեղեկատվական կրիչների վրա։

Էլեկտրոնային փաստաթուղթը (ED) փաստաթուղթ է, որը ստեղծվել է համակարգչային տեղեկատվության մշակման գործիքների միջոցով, ստորագրված է էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ (EDS) և պահվում է մեքենայական կրիչի վրա՝ համապատասխան ձևաչափի ֆայլի տեսքով:

EDMS ծրագրային տեխնոլոգիաներ

EDMS ավտոմատացում

Պատմություն

Որքան արագ աճում էր ներկորպորատիվ տեղեկատվության քանակը, այնքան ավելի ակնհայտ էր դառնում ավանդական թղթային փաստաթղթերի փոխանակման անարդյունավետությունը, սակայն EDMS-ի արագ աճը նկատվեց միայն անցյալ դարի վերջից մինչև այս դարի սկիզբը: Միայն դրանից հետո մի շարք զարգացած երկրների կազմակերպությունները՝ ինչպես պետական ​​կառույցները, այնպես էլ տարբեր չափերի մասնավոր ընկերությունները, սկսեցին ակտիվ անցում կատարել առանց թղթի աշխատանքի: 2000 թվականին համաշխարհային EDMS շուկայի աճը հասել է տարեկան 89% անհավատալի տեմպերի: Հենց այդ ժամանակ, ամբողջ աշխարհում ինտերնետ տեխնոլոգիաների զարգացման իրական բումի պայմաններում, սկսեց իրականություն դառնալ EDMS-ի ներդրման հիմնական դժվարության լուծումը՝ մտածողության իներցիա, խորը փոփոխություններ անելու պատրաստակամություն։ ընկերության ենթակառուցվածքը՝ ինչպես բարձրագույն ղեկավարության, այնպես էլ սովորական աշխատակիցների մակարդակով։ Կազմակերպություններում տեղադրված համակարգիչների թիվը և աշխատակիցների համակարգչային գրագիտությունը անշեղորեն աճում էին, ինչը հնարավորություն տվեց առանց շոշափելի կորուստների անցնել բիզնեսի կառավարման հիմնարար նոր մեթոդների: Ռուս ձեռնարկատերերը, որոնք սովոր էին կառավարման հարցեր լուծելիս դիմել արևմտյան երկրների փորձին, մի փոքր հետ մնացին՝ ընդունելով օտարերկրյա գործընկերների ձեռքբերումները։ Բայց արդեն այն ժամանակ, երբ ԱՄՆ-ում ընդունվում էին օրենքներ, որոնք, ի թիվս այլ բաների, սահմանում էին ամերիկյան ֆոնդային բորսայում բոլոր հանրային ընկերությունների փաստաթղթերի հոսքի և ֆինանսական հաշվետվությունների խիստ պահանջներ, Ռուսաստանում կառավարության մակարդակով հստակ ըմբռնում կար. EDS-ի և նմանատիպ համակարգերի կողմից տրամադրված առավելությունների մասին:

Ներկայումս գործարար սուբյեկտների և ֆիզիկական անձանց միջև փաստաթղթերի փոխանակումն աստիճանաբար թղթայինից անցնում է էլեկտրոնայինի։ Փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգը մի շարք առավելություններ ունի սովորական թղթի նկատմամբ՝ խնայում է ժամանակը և բարձրացնում որոշումների արդյունավետությունը: EDMS-ը կարող է ստեղծվել ինչպես ընկերության ներսում, այնպես էլ տարբեր ընկերությունների միջև ինտերնետի միջոցով:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումփաստաթղթերի էլեկտրոնային ձևով մշակման գործընթացների համակարգ է: Ժամանակակից հաշվապահական և կադրային ծրագրերի մեծ մասը ի վիճակի է էլեկտրոնային փաստաթղթեր ստեղծել օրենսդրական մակարդակով սահմանված ստանդարտ ձևաչափով: Բայց որպեսզի նման փաստաթուղթը իրավական կշիռ ունենա, այն պետք է ստորագրվի երկու կողմերի կողմից էլեկտրոնային ստորագրությամբ։

Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումը կարելի է բաժանել երկու խոշոր տեսակի՝ փաստաթղթերի փոխանակում ընկերության ներսում կամ տարբեր ընկերությունների միջև կապի ուղիներով: Թույլատրվում է միավորել այս երկու համակարգերը մեկ գլոբալ համակարգի մեջ։

Ընկերության ներսում փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարման օգտագործումը պահանջում է անհրաժեշտ ծրագրային փաթեթի (EDI հարթակ), ինչպես նաև դրա շահագործման համար սարքավորումների (ցանցային սարքավորումներ, սերվեր և այլն) գնում:

Երկու ընկերությունների միջև փաստաթղթերի փոխանակման համար անհրաժեշտ է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման օպերատոր: Այն երաշխավորում է հաղորդագրությունների առաքումը, վերահսկում է ուղարկված փաստաթղթերի ձևաչափը, պահանջում է տվյալների հետ աշխատանքի վավերացում էլեկտրոնային ստորագրությամբ և պահում է փաստաթղթերի արխիվ:

Ուշադրություն.Այս ծառայություններից մեկն է. Դրա միջոցով ստացված փաստաթղթերը իրավաբանորեն նշանակալից են, եթե դրանք պարունակում են փաստաթղթային հոսքի երկու կողմերի EPC-ի նշում:

EDI-ի առավելություններն ու թերությունները

Հիմնական առավելությունները

Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումն անհերքելի առավելություններ ունի թղթի նկատմամբ.

• Փաստաթղթերի կազմակերպում - համակարգը թույլ չի տա ձեզ նույն համարը հատկացնել տարբեր փաստաթղթերի, քանի որ դա տեղի կունենա կարգով և ինքնաբերաբար.
• Հետևելով յուրաքանչյուր փաստաթղթի դիրքին. ցանկացած պահի կարող եք պարզել, թե կոնկրետ ով է աշխատում փաստաթղթի հետ: Աշխատողը չի կարողանա փչացնել կամ կորցնել այն։ Պատահաբար կամ միտումնավոր ջնջված փաստաթուղթը դեռ կարող է վերականգնվել.
• Փաստաթղթերի մշակման արագացում. եթե ընկերության ստորաբաժանումները ցրված են մի քանի շենքերում, ապա հաստատման համար թղթային փաստաթուղթը պետք է անձամբ տեղափոխվի այնտեղ: EDI-ով անհրաժեշտ փաստաթուղթը աշխատողին է հասնում վայրկյանի մի մասում.
• Հարմարավետ աշխատանք տարբերակների հետ - խմբագրելիս համակարգը պահպանում է յուրաքանչյուր տարբերակ: Անհրաժեշտության դեպքում կարող եք հետևել, թե ով և երբ է փոփոխություններ կատարել փաստաթղթում.
• Շուրջօրյա հեռահար մուտք. անհրաժեշտության դեպքում, մուտքը EDI համակարգ կարելի է կազմակերպել ինտերնետի միջոցով աշխարհի ցանկացած համակարգչից: Աշխատակիցը կարող է փաստաթղթերով աշխատել գործուղման, արձակուրդի կամ հիվանդության արձակուրդում գտնվելու ժամանակ.
• Աշխատանքի ժամանակացույց - նշելով ստեղծման ամսաթիվը և ժամկետը, կարող եք պլանավորել մուտքային փաստաթղթերի կատարումը ըստ հերթի.
• Փաստաթղթերի որոնում - կարող եք որոնել փաստաթղթերի ընդհանուր բազայում հիմնաբառերով և արտահայտություններով.
• Թղթի խնայողություն - կարիք չկա տպել բոլոր փաստաթղթերը անհրաժեշտ քանակությամբ:

Հիմնական թերությունները

Չնայած ակնհայտ առավելություններին, EDI համակարգերն ունեն նաև թերություններ, որոնք կարող են կանգնեցնել ընկերությանը դրա կիրառումից:

Դրանք ներառում են.

• Համակարգը ձեռք բերելու համար անհրաժեշտ է գումար ծախսել, որը, կախված օգտագործողների թվից, կարող է լինել մինչև 100 հազար ռուբլի;
• Գնումից հետո երկար ժամանակ է պահանջվում տեղադրման, ներդրման և վրիպազերծման համար.
• Անհրաժեշտ է ուսուցում անցկացնել բոլոր օգտատերերի համար, ովքեր կներգրավվեն դրան.
• Համակարգի անվտանգության ապահովում՝ օգտատերերի միջև մուտքի վերահսկում, անհրաժեշտ էլեկտրոնային ստորագրությունների տրամադրում, արտաքին ներխուժումից պաշտպանություն.
• Ընկերության աշխատակազմը պետք է ունենա ադմինիստրատոր, որը կվերահսկի համակարգի գործունեությունը, կկատարի սպասարկման գործողություններ և կլուծի օգտատերերի խնդիրները.
• Տեղեկատվությունը պահպանելու համար անհրաժեշտ է տվյալների բազան պատճենել փաստաթղթերով.
• Եթե ​​գործընկեր ընկերությունները չունեն EDI, ապա պետք է ապահովվի ինչպես էլեկտրոնային, այնպես էլ թղթային համակարգ:

Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման ֆունկցիոնալությունը

Աշխատանքային հոսքի ցանկացած համակարգ պետք է ապահովի գործողությունների մի շարք.

• Աշխատել ցանկացած տեսակի փաստաթղթերի հետ՝ ստեղծել դրանք, կազմել, մշակել, գրանցել, վերահսկել դրանց կատարումը, համակարգել և այլն;
• Կազմակերպել աշխատանքային հոսքեր - սահմանել երթուղիներ ընկերության ներսում, սահմանափակել մուտքը առանձին օգտատերերի միջև, ապահովել մեկ փաստաթղթի հետ աշխատելու հնարավորություն միանգամից մի քանի մարդկանց.
• Կազմակերպել փաստաթղթերի արխիվ՝ դրանց որոնման, պահպանման հնարավորությամբ։

Ուշադրություն.Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարումը պետք է ապահովի փաստաթղթերի հետ աշխատելու նույն ունակությունը, ինչ ավանդական թուղթը:

Խոշոր առաջադեմ համակարգերը հնարավորություն են տալիս.

• Բոլոր անցնող փաստաթղթերի գրանցում` մուտքային, ելքային, ներքին, դրանց հետագա վերահղումով դեպի ղեկավար.
• Ապահովել ընկերության յուրաքանչյուր ստորաբաժանումում փաստաթղթերի հետ աշխատելու միասնական ընթացակարգ.
• Փաստաթղթի հետ աշխատել ինչպես անհատական, այնպես էլ կոլեկտիվ;
• Փաստաթղթերի փոխանակում բաժինների և կոնկրետ աշխատակիցների միջև.
• Սահմանափակել փաստաթղթերի հասանելիությունը;
• Օգտագործեք ստանդարտ ձևեր բոլոր փաստաթղթերի համար.
• Վերահսկել, որ հաստատումը, կատարումը և փաստաթղթի հետ այլ աշխատանքները կավարտվեն ժամանակին.
• Ստեղծել հաշվետվություններ՝ վերլուծական, վիճակագրական և այլն;
• Կազմակերպեք արխիվային պահեստավորում՝ ֆիքսելով օգտատերերի կողմից դրանց մուտքի ամսաթիվը և ժամը:

Հնարավո՞ր է համատեղել թղթային փաստաթղթերի կառավարումը էլեկտրոնայինի հետ:

Կազմակերպությունում էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարմանն անցնելուց հետո սկզբում դեռ հնարավոր չի լինի ամբողջությամբ հրաժարվել թղթային փաստաթղթերից:

Դա կարող է տեղի ունենալ մի քանի պատճառներով.

• Ոչ բոլոր կապալառուներն են օգտագործում EDI;
• Ընկերությունն արդեն ունի բազմաթիվ թղթային փաստաթղթեր արխիվում։

Այնուամենայնիվ, էլեկտրոնային և թղթային փաստաթղթերի հետ աշխատելու մեջ կան հիմնարար տարբերություններ: Օրինակ, թղթային փաստաթուղթը պետք է տպվի և բերվի կառավարչի մոտ՝ ստորագրության, մինչդեռ էլեկտրոնայինը ստորագրված է հենց համակարգում: Կոնտրագենտին ուղարկված թղթային հաշվապահական փաստաթղթերը առաքման ընթացքում կարող են կորել փոստով, մինչդեռ էլեկտրոնայինները հասնում են հասցեատիրոջը:

Երկու տեսակի փաստաթղթերի հետ աշխատելու հիմնական տարբերությունը դրանց պահպանումն է: Էլեկտրոնային փաստաթղթերն անմիջապես մտնում են համակարգ, որտեղ բոլոր օգտատերերը կարող են աշխատել դրանց հետ։ Թղթային փաստաթղթերի համար դեռ պետք է արխիվ կազմակերպվի, որտեղ դրանք կպահվեն կանոնավոր կերպով: Միաժամանակ ընկերություն մուտք գործելուց հետո թղթային փաստաթուղթը պետք է սկանավորվի, և այս սկանավորված պատճենը պետք է բեռնվի համակարգ՝ հետագա աշխատանքի համար։

Ուշադրություն.Այսպիսով, ընկերության ներսում աշխատանքը դեռ պետք է իրականացվի միայն էլեկտրոնային տարբերակով։ Եթե ​​թղթային փաստաթուղթ է հասնում, ապա այն տեսնում են միայն այն ստացողները կամ ստորագրողները։ Միևնույն ժամանակ, էլեկտրոնային պատճենի հետ աշխատելը թույլ է տալիս պաշտպանել բնօրինակը գրեթե ցանկացած կորստից, և թույլ է տալիս միանգամից մի քանի օգտատերերի աշխատել դրա հետ:

Որոնք են ED ծրագրերը:

Շուկայում կան փաստաթղթերի կառավարման բազմաթիվ համակարգեր, որոնցից յուրաքանչյուրն ունի իր առավելություններն ու թերությունները: Ամենատարածված համակարգերը.

Համակարգ	Առանձնահատկություններ	Գին
Բիզնես	Խոշորագույն EDI ծրագրերից մեկը։ Մեծ ֆունկցիոնալություն, պարզություն և օգտագործման հեշտություն:	11-ից 13,5 հազար ռուբլի: մեկ աշխատանքի համար
Տրամաբանություններ	Կարող է օգտագործվել ցանկացած չափի ընկերություններում, հեշտ է սովորել, ճկուն հարմարեցում	4900-ից մինչև 5900 մեկ նստատեղի համար:
Եփրատ	Համարվելով համակարգերից ամենաառաջադեմը՝ փաթեթը ներառում է տվյալների բազայի սեփական համակարգ, թեթև և հաճելի դիզայն	5000 ռուբլուց մեկ աշխատավայրում, երբ տեղակայվում է կազմակերպության սերվերում, 10,000 ռուբլուց: երբ տեղադրվում է մշակողի սարքավորումների վրա:
1C: Արխիվ	Ամբողջական ինտեգրում ցանկացած 1C արտադրանքի հետ, ցանկացած ֆայլեր պահելու հնարավորություն՝ տեքստ, գրաֆիկա, վիդեո և աուդիո:	12-ից 57 հազար ռուբլի: ամբողջ ծրագրի համար։
ՈՒՂԻՂ	Օպտիմալ համակարգը փոքր և միջին ձեռնարկությունների համար, կարող եք համատեղել էլեկտրոնային փաստաթղթերը թղթայինի հետ:	7 հազար ռուբլուց: մինչև 2 միլիոն ռուբլի լիցենզիայի համար
OPTIMA-WorkFlow	Նոր համակարգ, որը նոր է սկսում ակտիվ զարգանալ։ Այս համակարգին բնորոշ մի քանի առանձնահատկություններ կան:	55-ից 75 հազար ռուբլի: լիցենզիայի համար։

Էլեկտրոնային փաստաթղթի փոխազդեցությունը այլ ծրագրերի հետ

Իր տեղը զբաղեցնելով կազմակերպության էլեկտրոնային միջավայրում՝ EDI համակարգը պետք է ազատորեն աջակցի այլ բիզնես հավելվածներին, որոնք արդեն գործում են դրանում շահագործման ընթացքում։ Օրինակ՝ անհրաժեշտ է ազատորեն մշակել հաշվապահական փաստաթղթերը՝ հաշիվ-ապրանքագրեր, ակտեր, հաշիվ-ապրանքագրեր, լիազորագրեր և այլն։

Բացի այդ, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգը պետք է հետևողականորեն աշխատի բոլորի հետ և գործի նույն տվյալներով: Ուստի անհրաժեշտ է, որ համակարգը կարողանա աջակցել էլեկտրոնային միջավայրում օգտագործվող դիրեկտորիաներին և կարողանա թարմացնել դրանցում առկա տվյալները։

Բացի այդ, անհրաժեշտ է հաշվի առնել արտաքին տվյալների հետ աշխատանքը՝ էլեկտրոնային փոստ, առևտրային հարթակներ և այլն։

EDI ընտրելիս անհրաժեշտ է ուշադրություն դարձնել ձեռնարկությունում առկա այլ միջոցների և տվյալների աղբյուրների հետ դրա փոխազդեցության հնարավորությանը: Սովորաբար, հայտնի և, հետևաբար, ակտիվորեն զարգացող համակարգերը ներառում են բազմաթիվ մոդուլներ ամենահայտնի ծրագրերի համար՝ 1C, Parus, Oracle և շատ ուրիշներ:

Օրինակ, 1C ծրագրի էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումը կարող է թույլ տալ Ձեզ ստեղծել, ստանալ և ուղարկել էլեկտրոնային հաշվապահական փաստաթղթեր անմիջապես դրանից՝ միաժամանակ հաստատելով դրանք որակավորված ստորագրությամբ: