Elektronikus dokumentumok közzététele. Moszkvai Állami Nyomdai Egyetem. Követelmények és építészeti leírás

29. témakör Elektronikus dokumentumok létrehozásának technológiái

Ma már nem meglepő, ha egy olvasó (felhasználó) egy könyvtárba betérve, és bizonyos időt ott tölt, nemcsak hogy nem használja a gyűjteményt, de még csak kísérletet sem tesz irodalom megrendelésére. A felhasználók számos igényüket információs szinten elégítik ki, pl. Meglehetősen elégedettek az interneten, CD-ROM-on vagy egyéb módon kapott bibliográfiai, absztrakt, hivatkozási és egyéb elektronikus információkkal. Sőt, az elektronikus források fejlődése oda vezet, hogy sok olyan könyvtár, amelynek nincs pénze külföldi kiadványok beszerzésére, lehetőséget talál arra, hogy megszervezze felhasználói hozzáférését a teljes szövegű elektronikus forrásokhoz, és ezek a tendenciák egyre nagyobb lendületet kapnak (elektronikus tudományos könyvtár az Orosz Alapkutatási Alapítványtól, a Nyílt Társadalom Intézet elektronikus kiadványaiban – Oroszország és mások ingyenes hozzáférést biztosítottak számos könyvtár számára több ezer címû külföldi folyóirathoz). Emellett egyre elterjedtebb a dokumentumok elektronikus kézbesítése, amely lehetővé teszi a könyvtárhasználók számára, hogy anélkül, hogy maguk a könyvtárba mennének, megrendelhetik munkahelyükről (vagy otthonukról) egy cikk, brosúra, könyvrészlet elektronikus példányát, és átvehetik azt. pillanatok alatt. Ugyanakkor meg kell jegyezni, hogy már sok könyvtárban a könyvtár internetes oldalára tett távoli hozzáférések (látogatások) száma meghaladja a rendszeres fizikai látogatások számát.
A fentiek mindegyike megerősíti, hogy a könyvtárral kapcsolatos régi elképzelések összeomlanak a szemünk előtt. Az olvasó már nem mindig dokumentumért jön a könyvtárba, hanem információért és/vagy elektronikus forrásért. A könyvtár fokozatosan az információs elektronikus források központjává válik, ugyanakkor megőrzi a felhasználók nyomtatott dokumentumokkal való kiszolgálására szolgáló rendszeres könyvtár funkcióit. A modern könyvtárnak ez az új funkciója nemcsak jól szemlélteti a modern könyvtárügy egyik fő irányzatát, hanem figyelembe kell venni mind az automatizált könyvtári és információs technológiák fejlesztésének tervezésénél, mind általában a már elavult koncepció átdolgozásánál. hagyományos könyvtár.

Technológiák elektronikus dokumentum létrehozásához

Először is ezt analitikai és szintetikus információfeldolgozás technológiái az ALIS-ben.
Az analitikai-szintetikus feldolgozás (ASP) különálló folyamatok, amelyek a dokumentumok vagy adatok elemzéséhez kapcsolódó műveleteket vagy műveletcsoportokat foglalnak magukban, de nem vezetnek jelentős változáshoz tartalmukban, szerkezetükben és megjelenésükben. Az automatizált rendszerekben az ASO végrehajtható kézi, „ember-gép” és tisztán „gépi” (vagyis csak automatizált eszközök felhasználásával) műveletek formájában. Az ASO teljesen vagy részben automatizált megvalósítására példák a rendezési, rögzítési/újraírási, kódolási, dekódolási, titkosítási/dekódolási, átalakítási műveletek stb. Az adatfeldolgozás az adatokkal kapcsolatos heterogén folyamatok általános elnevezése. Megjegyezhet néhány, az adatfeldolgozás típusaihoz kapcsolódó kifejezést:

• Az integrált adatfeldolgozás az adatfeldolgozás automatizált rendszerben történő megszervezésének elve, amelyben a technológiai lánc különböző szervezeteiben, részlegeiben vagy szakaszaiban korábban végrehajtott folyamatokat vagy műveleteket kombinálják vagy optimalizálják a rendszer hatékonyságának növelése érdekében. Az „integrált adatfeldolgozás” egyik lehetséges célja az integrált adatbázisok létrehozása.
• Az elosztott adatfeldolgozás elosztott rendszerben végzett adatfeldolgozás, amelyben a rendszer egyes technológiai vagy funkcionális csomópontjai önállóan tudnak helyi adatokat feldolgozni és megfelelő döntéseket hozni. Egyedi folyamatok végrehajtása során az elosztott rendszer csomópontjai kommunikációs csatornákon keresztül információt cserélhetnek, hogy adatokat dolgozzanak fel, vagy közös elemzési eredményeket kapjanak.
• Automatizált feldolgozás (adatok/dokumentumok) – feldolgozás (adatok vagy dokumentumok) automatikusan, emberi beavatkozás nélkül vagy korlátozott mértékben történik. Az „automatizált feldolgozás” megvalósításának technikai eszközei lehetnek számítógépek vagy egyéb eszközök vagy gépek.
• Gépi feldolgozás - adatokon végzett műveletek számítógép vagy más adatfeldolgozó eszközök segítségével.
• Gépi feldolgozás, adatok előkészítése bevitelre - az analitikai és szintetikus feldolgozás vagy dokumentumfeldolgozás szakasza, amely a végleges dokumentumok formalizálásával és tartalmuk munkalapon történő rögzítésével jár.
• A rendezés a dokumentumok vagy adatok automatikus vagy kézi szétosztása bármely meghatározott szempont szerint. Olyan folyamatok összessége, amelyek egy fájlban lévő rekordoknak a tárgykör legújabb változásaival vagy a kapott új információkkal (adatokkal) való összhangba hozásához kapcsolódnak. A "fájl frissítése" a következő műveleteket foglalja magában: rekordok megtekintése, új rekordok hozzáadása, meglévő rekordok törlése (törlése) vagy javítása (szerkesztése).

Másodszor ez információs digitalizálási technológiák.
Az információs digitalizálási technológiák közé tartozik:

1.Szkennelés.
Ez a módszer különösen kényelmes azok számára, akik meglévő nyomtatott anyagok és illusztrációk alapján készítenek multimédiás alkalmazásokat.
A lapolvasó a személyi számítógép perifériás eszköze, amely lehetővé teszi az eredeti dokumentumok számítógépbe bevitelét, szöveges dokumentumok, rajzok, diák, fényképek stb. formájában. A szkenner ezeket az információkat elektronikus információvá alakítja.
A szkennerek jellemzőinek általános értékelése alapján ezek az eszközök a következő alcsoportokba sorolhatók:

o Kézi szkennerek.

o Oldal (feltört) szkennerek.

o Slide – szkennerek.

o Vetítő szkennerek.

o Dobszkennerek.

2.Adatok bevitele a billentyűzetről.

A billentyűzetes adatbevitel egyfajta kézi bevitel. A billentyűzet bevitelének technológiai eszköze a munkalap. A szövegbevitel a Word szövegszerkesztővel történik, amely a Microsoft Corporation által kiadott Office általános néven található a szoftvercsomagban. Úgy tervezték, hogy Windows operációs rendszer alatt futjon.
A Word egy Windows-alkalmazás, amelyet szöveges dokumentumok létrehozására, megtekintésére, módosítására és nyomtatására terveztek, és lehetővé teszi a szövegen kivétel nélkül az összes hagyományos művelet végrehajtását, amelyet a modern számítógépes technológiák biztosítanak:

o formázatlan alfanumerikus információk gépelése és módosítása;

o karakterek formázása különféle stílusú és méretű True Type betűtípusok használatával;

o oldal formázása (beleértve a fejlécet és láblécet);

o a dokumentum egészének formázása (tartalomjegyzék és különféle indexek automatikus készítése);

o helyesírás-ellenőrzés, szinonimák kiválasztása és automatikus elválasztás.

Harmadszor, ezt digitalizált dokumentumok feldolgozásának technológiái.
A digitalizált dokumentumok feldolgozásának technológiái közé tartozik a karakterfelismerés és azok további szerkesztése.
Optikai karakterfelismerő szoftver – az OCR (Optical Character Recognition) a nyomtatott dokumentumok számítógépbe történő automatikus bevitelére szolgál. A felhasználók a gyakorlatban leggyakrabban az ABBYY által gyártott FineReader optikai szövegfelismerő rendszert és a Cognitive Technologies Ltd. által gyártott CuneiForm optikai karakterfelismerő rendszert használják. Mindkét rendszer megközelítőleg azonos képességekkel rendelkezik, és szinte bármilyen betűtípussal (kivéve a hieroglifákat és az arabot) írt szövegeket előzetes képzés nélkül felismeri. A programok különlegessége a nagy karakterfelismerési pontosság és a nyomtatási hibákra való alacsony érzékenység.
Az OCR szoftverrendszerek a következők szerint működnek. Tegyük fel, hogy van egy összetett szerkezetű szöveges papírdokumentum, pl. A dokumentum a szövegen kívül táblázatokat, diagramokat, illusztrációkat stb. A szöveget szövegszerkesztővel kell szerkesztenie. A probléma megoldásához el kell helyeznie egy dokumentumot egy szkennerbe, és létre kell hoznia egy elektronikus másolatot, amely a dokumentum grafikus képe.
Ezután a képet szöveggé kell konvertálnia. Ez a szakasz nagyon fontos, mivel a szkennelés eredménye egy olyan kép, amely kizárólag egy vagy másik grafikus formátumú fájlba menthető, vagy feldolgozásra nem szövegszerkesztőbe, hanem valamilyen grafikus szerkesztőbe tölthető be. A képet közvetlenül beillesztheti egy szövegszerkesztőbe. Szöveges alkalmazásoknál azonban a kép oszthatatlan elem, és nem azonosítható. Így még ha van is szöveg a képen, azt nem lehet szövegszerkesztővel szerkeszteni. Ezért mindenekelőtt a karakterek képét kell szöveggé alakítani, mint olyant, azaz. szövegszerkesztőkben feldolgozható karaktersorozattá.
A FineReader és a CuneiForm szoftverrendszerek lehetővé teszik a képek szöveggé alakításával kapcsolatos problémák megoldását, és a gyakorlati használatra elég erős komplexek formájában szállítják őket.
Az OCR-rendszerek szövegfelismerésének folyamata a következő.
Először egy grafikus képet kell készítenie a dokumentumról, amit kétféleképpen lehet megtenni - a dokumentum beolvasásával vagy egy kép fájlból való betöltésével. Az alkalmazásszoftver-környezet lehetővé teszi a képek különböző méretarányú megtekintését, valamint bizonyos átalakítások végrehajtását, különösen elforgatását és megfordítását.
A dokumentumfeldolgozás következő szakaszában ezek megjelölésre kerülnek. Ennek a műveletnek az a célja, hogy megmondja az OCR rendszernek, hogy a szöveg hogyan helyezkedik el a képen.
Az automatikus jelölés eredménye manuálisan módosítható - szövegblokkokat hozhat létre és törölhet, mozgathatja őket, beállíthatja a méretüket, feloszthatja szomszédos blokkokra, sokszögletűvé tehető blokktéglalapok rögzítésével vagy kivágásával stb. A blokkokhoz sorszámot lehet rendelni, ami nagyon kényelmes, ha bonyolultan formázott szöveget egyszerű szöveggé kell konvertálnia.
Az elmosódottan vagy nem egyenletes háttérre nyomtatott szövegeknél adaptív szkennelést alkalmaznak, amely a termelékenység bizonyos csökkenése rovására teszi lehetővé a betűk körvonalainak meghatározásának pontosabbá tételét.
Alacsony kontrasztú, halványan nyomtatott dokumentumok felismerésekor a felismerés minősége javítható olyan paraméterek beállításával, mint a fényerő, a kontraszt és a fekete-fehér pont küszöbértéke.
A jelölés és az OCR beállítások úgy vannak konfigurálva, hogy az OCR rendszer megfelelően tudja blokkolni és felismerni a szöveget. Különösen azt kell jeleznie, hogy a felismerni kívánt szöveg mely nyelv(ek)en íródott.
A felismert szöveggel való gyors munka érdekében az OCR rendszer integrálja a saját szövegszerkesztőjét, amely a Windowsba épített WordPad alkalmazásra emlékeztet. A szövegszerkesztő olyan alapvető szövegformázási funkciókat képes támogatni, mint a betűtípusok és stílusok, felső- és alsó indexek, táblázatok, oszlopok és a szöveg tetejére mozgatható keretek. A felismert szövegben a kétes szavakat egy bizonyos háttérrel kiemelik, a szövegszerkesztő pedig eszközöket biztosít a kétes szavak gyors kereséséhez, ami nagyban leegyszerűsíti a felismert szöveg megtekintését és szerkesztését.
Az OCR-rendszerek egyes verziói, például az ABBYY FineReader Corporate Edition integrált eszközöket tartalmaznak a csapatmunkához. A hálózaton való munkavégzés megvalósításához a program külön példányát kell telepíteni minden számítógépre.
Ebben az esetben ugyanazzal a csomaggal több számítógépen is meg lehet szervezni a munkát. A rendszer hálózati eszközei képesek nyomon követni az oldalfeldolgozás folyamatát – hogy éppen ki nyitja meg, szkenneli, felismeri, ellenőrzi stb. Az oldalon egy felhasználó által végrehajtott módosításokat mindenki láthatja, aki ugyanazzal a csomaggal dolgozik.
Csapatmunka képességekkel is rendelkezik a CuneiForm 2000 Master rendszer, amely magán a CuneiForm 2000 környezeten és egy szövegszerkesztőn kívül tartalmaz egy beépített kötegelt szkennelő és felismerő szoftver egységet, valamint a szkennerek helyi hálózaton történő használatához szükséges szoftvereket.

Negyedszer, ez technológiák WEB dokumentumok létrehozásához.
A HTML-t (HyperText Markup Language) gyakran használják webes dokumentumok létrehozására. Ez a koncepció magában foglalja a hipertext dokumentumok tervezésének különféle módjait, tervezést, hipertext szerkesztőket, böngészőket és még sok mást. A hiperszöveg ideális multimédiás elemek hagyományos dokumentumokba való beillesztésére. A gyakorlatban a hipertext fejlődésének köszönhető, hogy a legtöbb felhasználó létrehozhatta saját multimédiás termékét és terjeszthette azokat CD-n. Az ilyen, HTML-oldalak készleteiként kialakított információs rendszerek nem igényelnek speciális szoftver fejlesztését, mivel az adatokkal való munkavégzéshez szükséges összes eszköz a legtöbb személyi számítógép szabványos szoftverének részévé vált. Ezzel a megközelítéssel a felhasználónak csak azt a munkát kell elvégeznie, amely közvetlenül kapcsolódik a fejlesztés alatt álló termék témájához: szövegeket készíteni, képeket rajzolni, HTML oldalakat készíteni, és átgondolni a köztük lévő összefüggéseket.

Elektronikus kiadványok és elektronikus könyvtárak
A számítástechnika lehetővé teszi az információk elektronikus formában történő tárolását és terjesztését, ami a nyomtatás feltalálásához hasonlóan forradalmi szerepet tölt be az emberiség történetében. Az elektronikus űrlap lehetővé teszi az információk legmegbízhatóbb és tömörebb tárolását, gyorsabb és szélesebb körű terjesztését, emellett olyan lehetőségeket biztosít a felhasználására, amelyek más formában nem lennének elérhetőek. E lehetőségek kihasználásának fő eszközei az elektronikus kiadványok (EP) és az elektronikus elektronikus könyvtárak (EL).
Természetesen funkciójuk ellátásához az EI-t és az EB-t ténylegesen meg kell valósítani néhány információs rendszer formájában, amelyek megkülönböztető jellemzői az információ hosszú távú tárolása és felhasználása, különös tekintettel annak terjesztésére. Nem sorolhatók ebbe az osztályba azok az információs rendszerek, amelyek dinamikus információkkal dolgoznak, valamint információt halmoznak fel, de nem szándékoznak terjeszteni (archív típusú rendszerek). Így az EI és az EB bizonyos pozíciót foglalnak el a többi információs rendszer között.
Elektronikus kiadvány – szerkesztői és kiadói feldolgozáson átesett, változatlan formában terjesztésre szánt, impresszum-információkkal ellátott elektronikus dokumentum (dokumentumcsoport).
Az EI információkból és szoftverekből áll, amelyek lehetővé teszik ezen információk megjelenítését, hatékony felhasználását, de megváltoztatását nem. Így az EI egy információs rendszer, amelyben nincsenek funkciók a meglévő információk javítására (törlés, hozzáadása stb.). Az EI információs rendszer fő célja az eredeti információk minél pontosabb reprodukálása, és a felhasználó rendelkezésére bocsátása egy bizonyos funkcionális feladatsor megoldásához.
Az EI replikálható termékek, és bármely géppel olvasható adathordozón (kompakt optikai lemezek, mágneses hajlékonylemezek stb.) vagy telekommunikációs hálózatokon terjeszthetők.
Nem szabad megfeledkezni arról, hogy az információs rendszert terjesztik, és nem csak az információkat. Ha az információt más szoftverrel használják fel, akkor azok egy része elveszhet, nem valósul meg minden tulajdonsága, és jelentősen csökkenhet a felhasználói képességek köre.
A digitális könyvtárakkal kapcsolatos tevékenységi terület meglehetősen új, ezért még nem rendelkezik stabil terminológiával. (Persze nem azonosítható a hagyományos könyvtári folyamatok automatizálásával, bár ezek között aligha lehet pontos határt húzni.)
A digitális könyvtárakkal kapcsolatos munka jelentős fejlődésen ment keresztül az 1990-es évek fordulóján, amikor megjelentek a megfelelő számítástechnikai eszközök és információs technológiák, amelyek biztosítják a heterogén, elsősorban szöveges információk nagy tömbeinek megbízható tárolását, gyors feldolgozását és hatékony felhasználását. Ekkoriban kezdték el számos országban digitális könyvtári projektek előkészítését. Ezek egy része a vonatkozó nemzeti és nemzetközi programok alapját képezte.

Most szinte minden önmagát tisztelő vállalkozás elhagyja a papíralapú dokumentumkezelést, és modernebbre cseréli. Az elektronikus dokumentum a legrelevánsabb létezési forma minden modern, hatalmas mennyiségű fontos információt tartalmazó fájl közül.

Fő előnyei

Az elektronikus dokumentáció fő előnye, hogy lehetővé teszi a gyors és hatékony munkavégzést. Az ilyen formátumú anyagokat könnyű aláírni, még akkor is, ha azok, akiknek támogatniuk kell őket, távol vannak egymástól. Ennek köszönhetően hatalmas mennyiségű pénzt és erőfeszítést takaríthat meg.

Többek között az elektronikus archívum jelenléte elkerüli, hogy a szervezetben hatalmas számú dokumentumot kell karbantartani. A felhalmozott papírok tárolásához megfelelő területet kell kijelölnie a vállalkozás területén, valamint magasan képzett levéltárost kell felvennie, aki gyorsan megérti a rendelkezésre álló anyagokat. Egy elektronikus archívum tárolásához mindössze egy kompakt cserélhető adathordozóra vagy több merevlemezre van szüksége.

A jogilag jelentős elektronikus dokumentumok és számlák cseréjének legegyszerűbb módja a Diadoc elektronikus dokumentumkezelő rendszer.

Mit értesz ED alatt?

Az elektronikus dokumentum olyan anyag, amelyet speciális adathordozóra (lemezek, USB flash meghajtók, kiegészítő berendezések) rögzítenek.

Ez lehet képek, hangfájlok és szimbólumok egész halmaza. Egy ilyen fájl térben és időben továbbítható speciális távközlési eszközök segítségével. A távközlési csatornák publikálásra, tárolásra és további feldolgozásra is felhasználhatók. Itt a legfontosabb az összes meglévő adat helyes feldolgozása.

Ezenkívül egy ilyen dokumentumot egy speciális űrlapnak kell tekinteni, amellyel az adatokat teljesen más célokra használhatja fel. Szólunk az információk elektronikus vagy mágneses adathordozón történő rögzítéséről, majd azok további feldolgozásáról és az adatjavítási folyamat minden résztvevőjének történő megküldéséről.

Minden elektronikus formátumba konvertált dokumentált anyag alkalmas a meglévő információs struktúrákban történő feldolgozásra és a TCS-en keresztüli továbbításra. Mindezek a fájlok alkalmasak analitikai feldolgozásra, amely információs rendszerek segítségével végezhető el.

Elektronikus dokumentum és digitális aláírás

Az elektronikus dokumentumoknak jogi erővel kell rendelkezniük - különben nem használhatók fel más szerkezetekkel való munka során. Egy dokumentum érvényességét elektronikus digitális aláírással biztosíthatja, amely ugyanolyan képességekkel rendelkezik, mint a hagyományos papíralapúé.

A digitális aláírás akkor releváns, ha létrehozása során számos feltétel teljesül:

• az aláírás működését vezérlő kulcs tanúsítványának érvényesnek kell lennie az elektronikus fájlok jóváhagyásakor;
• bizonyítékot kell szolgáltatni, amely alapján megállapítható, hogy mikor írták alá az aktát;
• a digitális aláírás hitelességét ugyanabban a fájlban kell megerősíteni, ahol azt használják;
• az aláírást a mellékelt tanúsítványban meghatározott információk szerint kell használni.

Egy ilyen aláírás megszerzéséhez kapcsolatba kell lépnie egy tanúsító központtal. Ebben az esetben előre el kell készítenie egy dokumentumcsomagot. A szervezet helyét az Orosz Nyugdíjpénztár területi fiókjában lehet tisztázni, ahol SNILS-t is kaphat.

A nyugdíjigazolványon feltüntetett SNILS-en kívül meg kell adnia az útlevél másolatát és az aktuális e-mailt. Ezenkívül előzetesen elő kell készítenie egy USB-meghajtót, amelyre a tanúsító központ alkalmazottainak fel kell írniuk az elektronikus dokumentumok jóváhagyásához szükséges kulcsokat és tanúsítványokat.

Az elektronikus dokumentum adatai csak akkor érvényesek, ha azt elektronikus digitális aláírással igazolják. Az elektronikus digitális aláírás egyenlő jelentőséggel bír a papíralapú megfelelőjével, ehhez azonban minden szükséges feltételnek teljesülnie kell. Az aláírásnak legálisnak, a CA-nál regisztráltnak kell lennie.

Elektronikus dokumentáció

Az elektronikus dokumentum fogalma előírja, hogy nemcsak a felhasználók számára érthető szimbólumokból állhat. Strukturálatlan információk jelenléte megengedett, amelyet az operációs rendszernek vissza kell fejteni. A lényeg az, hogy az anyagot speciális hordozón kell tárolni.

A dokumentum fontos eleme a leírásához szükséges attribútumkészlettel ellátott űrlap is. Így a fájlnak tartalmaznia kell információkat a következőkről:

• megalakításának időpontja;
• az adatok szerzője;
• a dokumentum neve;
• az anyagok helyes olvasásához szükséges formátum.

Minél részletesebb az információ a meglévő dokumentumról, annál könnyebb lesz vele dolgozni a jövőben. Az elektronikus dokumentum és az elektronikus dokumentumkezelés szorosan összefügg, az első nélkül a második lehetetlen. Ugyanakkor az anyagok körforgása nagymértékben leegyszerűsödik, ha az információt cserélő szervezetek ugyanazokat a távközlési rendszereket és szoftvereket használják.

Az elektronikus dokumentáció tartalmazhat olyan anyagokat, amelyek segítségével fájlokat lehet keresni, vagy bizonyos szempontok szerint osztályozni lehet. Minden létező fájlnak eltérő lehet a felbontása, és előfordulhat, hogy nem tartalmaznak strukturált elemeket. Ebben az esetben az elektronikus dokumentum közvetlenül a tulajdonosától függ. A strukturált anyagok speciális elemekkel rendelkezhetnek, amelyek lehetővé teszik a külső további alkalmazások számára, hogy adatokat szerezzenek a fájl egyes elemeiről.

A papír és az elektronikus dokumentumokat nem lehet összehasonlítani egymással, mert a digitális dokumentumoknak számos előnye van. Közöttük:

• hosszú távú tárolás lehetősége;
• kényelem a további műveletek elvégzésében (szerkesztés, törlés, archiválás stb.);
• az adatok keresésének képessége a fájlokon belül kulcsjelölők segítségével;
• az anyagok feldolgozásának egyszerűsége az elektronikus forgalommal foglalkozó szervezetek által használt automatizált rendszerekkel.

Jelenleg számos formátum létezik az elektronikus dokumentumokhoz, de a legnépszerűbb az „odf” formátum, amely kényelmes bármilyen szoftveren végzett munka során.

Az elektronikus dokumentum fogalma és szerkezete jelentősen eltérhet. A feldolgozásához használt szoftverek óriási hatással vannak erre. Külön kiemelni kell az 1C-vel feldolgozott anyagokat. Az ilyen fájlok jelentősen eltérnek a többitől, mivel nincsenek külön dokumentumokra szétválasztva. Csak egyedi azonosítókkal és módosítási eszközökkel rendelkező információs egységnek tekinthetők.

Az ilyen dokumentáció tartalmazhat olyan anyagokat is, amelyek az alkalmazott információs rendszerek aktív működésének eredményeként jönnek létre. Dinamikusan generálódnak a meglévő anyagraktárak felhasználásával. Így nem hordoznak magukról információt, csak a rendszer segítségével tekinthetők meg.

Amint egy dokumentumot kinyomtatnak vagy megtekintenek, az objektumként megszűnik létezni a rendszerben. Mostantól speciális alkalmazásként működik. Ha a fájlt más szoftverrel kell megnyitni, akkor konvertálnia kell.

Milyen elektronikus dokumentumok léteznek

Az elektronikus dokumentum olyan fájl, amely bizonyos információkat tartalmaz, amelyek nem mindig egyértelműek a felhasználó számára. Az ilyen fájlok archívumának és gyűjteményének létrehozásához ismernie kell a besorolásukat.

• Az egyik kiviteli alakban az anyagokat hasonló nyomtatott dokumentumok jelenléte vagy hiánya alapján lehet megkülönböztetni.
• A fájlok abban is különbözhetnek, hogy milyen információkat tartalmaznak. Ez a besorolás a következőkre vonatkozik:

1. szöveg,
2. bírság,
3. hang,
4. multimédiás kiadványok,
5. szoftver termékek.

Ez utóbbiakat elidegeníthető műveknek vagy a műsorszövegek és kódok egyes töredékeinek publikációinak kell tekinteni.

• A legnagyobb besorolásnak az elektronikus dokumentumok típusait kell tekinteni rendeltetésük szerint. Leggyakrabban vannak hivatalos kiadványok, amelyeket kormányzati szervek adnak ki, ezek általában előírásokat tartalmaznak.
• A termelési kiadványokat a vállalkozások használják. Információkat hordoznak a meglévő termelés megszervezéséről. Egyes anyagokat kifejezetten azért hoztak létre, hogy bizonyos termelési területeken tájékoztassák a dolgozókat a szabványok és követelmények létezéséről, amikor a vállalkozások területén tartózkodnak.
• Könnyen használható oktatási és referencia kiadványok készülnek. Néhány másodperc alatt megtalálhatja a szükséges információkat egy ilyen fájlban, így rengeteg időt és erőfeszítést takaríthat meg. Az ilyen dokumentumokat nemcsak a diákok, hanem a tanárok is használhatják.
• A politikai pártok gyakran használnak elektronikus kiadványokat kampányanyagként. Társadalmi témákkal foglalkozó műveket tartalmaznak, amelyek az olvasók széles közönségének szólnak. Az ilyen anyagokban leggyakrabban olyan elemző információk találhatók, amelyeket politológusok és szociológusok használnak szerte a világon.
• A dokumentumok egy másik osztályozása a terjesztés módja alapján különbözteti meg őket. Vannak olyan helyi kiadványok, amelyek egy vállalkozáson belül használhatók, de megjelennek papíron és korlátozott számban egyforma példányban is.
• Az online kiadványok széleskörű felhasználásra készültek, számuk nem korlátozott. A további papíralapú másolatok ebben az esetben nem kötelezőek, ez többszörösére növeli az elektronikus dokumentum értékét. Az ilyen dokumentumok könnyen beküldhetők az archívumba.

Az elektronikus ügyiratok a modern társadalom követelményei

Most már tudja, mi az elektronikus dokumentum, milyen típusai léteznek, és hogyan használhatók a mindennapi életben. Ebben az esetben az információ titkosított formátumú fájlokban lehet. A velük való együttműködéshez meglévő jelszavakat kell használnia, amelyek bármikor módosíthatók.

A távközlési csatornák bármely felhasználójának joga van saját dokumentumait létrehozni. Ehhez csak speciális szoftverre van szüksége. Az ilyen fájlok tárolási ideje korlátlan. Bármikor bármilyen műveletet elvégezhet velük.

Elektronikus dokumentum - tárgyi adathordozón szimbólumok, hangfelvételek vagy képek formájában rögzített információ, amelyet a számítástechnika és a távközlés segítségével tárolásra és nyilvános használatra szánt időben és térben közvetítenek.

A számítógépes adathordozón lévő információ csak akkor ismerhető fel jogviszonyok tárgyaként (jogi értelemben vett dokumentumként), ha azt megadják digitális aláírás . Ugyanakkor hitelesíteni kell azokat a szoftvereket és hardvereket, amelyek biztosítják az ilyen aláírás létrehozását és ellenőrzését.

Az elektronikus dokumentumnak meg kell felelnie a következő követelményeknek:

szoftver és hardver használatával létrehozott, továbbított és tárolt;

rendelkezik az e szövetségi törvényben meghatározott szerkezettel;

képes legyen az emberi felfogás számára érthető formában bemutatni.

Elektronikus kiadás - szerkesztői és kiadói feldolgozáson átesett, változatlan formában terjesztésre szánt, impresszum információval is rendelkező elektronikus dokumentum vagy elektronikus dokumentumok csoportja.

3. Elektronikus dokumentumkezelő rendszer

Az összes létrehozott vezetési dokumentum bizonyos irányítási funkciókat „kiszolgál”, például: tervezés, számvitel, finanszírozás, beszámolás, operatív irányítás, személyzet stb.

Az egy vezetési funkcióhoz kapcsolódó dokumentumokat általában dokumentációs rendszernek nevezik, például: szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer.

Dokumentációs rendszer – eredetük, céljaik, típusuk, tevékenységi körük és a végrehajtásukra vonatkozó egységes követelmények alapján egymással összefüggő dokumentumok összessége.

Az irányítási funkciók minden szervezetben azonos típusúak, ezért az egyes funkciókhoz tartozó dokumentumoknak azonos típusúnak és formájúaknak kell lenniük. A dokumentumok összetételében és formában történő optimális egységesítését ún egyesítés dokumentumokat. Az egységes dokumentumforma az adott tevékenységi körben megoldandó feladatoknak megfelelően kialakított, adathordozón meghatározott sorrendben elhelyezkedő részletezettség.

A dokumentumok egységesítése szabványosításuk egyik módszere. Szabványosítás - ez egy olyan tevékenység, amelynek célja, hogy szabályokat és jellemzőket állapítsanak meg azok önkéntes ismételt felhasználása céljából, a termelés és a termékek forgalmának rendezettségére, valamint a termékek, munkák vagy szolgáltatások versenyképességének növelésére.

A vezetői dokumentációra vonatkozó szabványok meghatározzák a dokumentum egyes elemeinek (részletek) összetételét, elhelyezkedését és tervezési szabályait.

Az okmányok számos fajtája és változata, összetételük összetettsége, az iratok jogerőt biztosító speciális szabályainak megléte és egyéb, a vezetői dokumentációval kapcsolatos súlyos problémák szükségessé teszik egy speciális tevékenységi ág meghatározását, amely biztosítja a dokumentálást és a hatósággal való munka megszervezését. dokumentumokat. Ezt a tevékenységi ágat ún irodai munka vagy dokumentációs támogatás a menedzsment számára .

Az „irodai munka” kifejezés Oroszországban a 18. század második felében jelent meg.

Azóta nyelvészeti szótárakban rögzítik a használatát. A kifejezés az „eljárás” szavak kombinációjából jött létre.

Nemzeti szabvány GOST R 51141-98 „Irodai munka, archiválás. Kifejezések – definíciók" kifejezés irodai munka és terminológiai szinonimája, a menedzsment dokumentációs támogatása (DMS) a hivatalos dokumentumokkal való dokumentálást és munkaszervezést biztosító tevékenységi ág.

Irodai munka vagy rendszer dokumentumfolyamat , mind az okmánykezelők gyakorlati tevékenységére, mind a vállalkozási tevékenység során okmányt létrehozó vagy felhasználó más személyek gyakorlati tevékenységére vonatkozik.

Az iratkezelő rendszer vagy dokumentumkezelő rendszer olyan információforrást hoz létre a szervezet tevékenységeiről, amely támogatja a későbbi tevékenységeket és az egyéni vezetői döntéseket, valamint biztosítja az elszámoltathatóságot minden érintett felé.

A számítástechnika megjelenésével áttörés következett be a dokumentumkezelési módszerekben, lehetővé vált a korábbiaknál sokkal hatékonyabban, könnyebben és gyorsabban dolgozni a dokumentumokkal. Ez nem csak a kész tipográfiai űrlapok számítógépen tárolt elektronikus sablonokkal való helyettesítéséről szól. Bár ez önmagában nagyságrendekkel növelheti az irodai termelékenységet.

Ugyanakkor egyszerre több irányban történt áttörés. Az első hullámot az internet okozta. Az e-mailek, a sokféle információval rendelkező elérhető webhelyek nagy száma a DBMS-től eltérő adatstrukturáló rendszert igényelt. „Üzenet”, HTML, XML, „kereső” stb. – teljesen más területről származó kifejezések, mint a DBMS.

Ezzel párhuzamosan a nyilvántartási és a megbízások végrehajtásának ellenőrzési rendszerei is fejlődésnek indultak. Ezekben a rendszerekben a dokumentum fogalma a fő, még akkor is, ha a valóságban csak másodlagos információk – regisztrációs és ellenőrző kártyák – mozognak. És végül, az információ „dokumentumszerű” szemléletének alapvető igazolása a nagyon papírmentes technológia bevezetésére tett kísérletekből adódott, amely úgy tűnt, megszünteti ezt. Kiderült, hogy ahhoz, hogy jelentős információkat továbbítsanak a hálózaton, aláírással kell „igazolni”. De az aláírás, még az elektronikus is, nem valamilyen adat vagy adathalmaz alá kerül, hanem csak egy dokumentum alá, a papír analógja alá.

Így fokozatosan kialakul egy egész terület - dokumentumkezelő rendszerek (DMS). Mondhatnánk dokumentumáramlást, és ez így lenne helyes, de sajnos ezt a szót gyakran nagyon szűken értelmezik az irodai munka egyfajta kiterjesztéseként. A terület formálódik, bár még nem öltött formát, nem vált mindenki számára érthetővé, sajátosságában „megemésztett”, világosan megfogalmazott koncepcióval, fogalomkörrel, feladatokkal stb. A fentiek egy része már kellőképpen kidolgozott, mások még csak most kezdenek megvalósulni.

Elektronikus dokumentumkezelés - az elektronikus dokumentumok kialakításának, feldolgozásának, tárolásának és cseréjének folyamata;

Elektronikus dokumentumkezelési eszközök - az elektronikus dokumentumkezelésben használt szoftver és/vagy hardver;

Az elektronikus dokumentumok cseréjének résztvevői - magánszemélyek és jogi személyek, valamint az Orosz Föderáció kormányzati szervei, valamint az elektronikus dokumentumok cseréjében részt vevő önkormányzati szervek és egyéb szervek;

Az elektronikus dokumentum feladója - az elektronikus dokumentumok cseréjének résztvevője, aki elektronikus dokumentumot állít elő, azt elektronikus digitális aláírással vagy az aláírás más elektronikus analógjával aláírja és közvetlenül vagy információközvetítőn keresztül megküldi a címzettnek;

Az elektronikus dokumentum címzettje - az elektronikus dokumentumok cseréjének résztvevője, aki számára címzett elektronikus dokumentumot kapott;

Közvetítő az elektronikus dokumentumok cseréjében (információs közvetítő) - jogi személy vagy egyéni vállalkozó, aki az elektronikus dokumentumok feladója és címzettje között elektronikus dokumentumok cseréjével kapcsolatos szolgáltatásokat nyújt;

Elektronikus archívum - elektronikus dokumentumok tömbje, amelyeket az Orosz Föderáció szabályozási jogi aktusaiban meghatározott módon kell tárolni;

Az elektronikus dokumentumkezelés elsősorban az iratmozgatás szempontjából előnyös. Hiszen a számítógépes formátumú dokumentum csak kódok halmaza, amely számítógépes hálózatokon és e-mailen keresztül könnyen elküldhető, könnyen reprodukálható, szerkeszthető és kiegészíthető.

Az elektronikus dokumentumok könnyen kombinálhatók adatbázisok és tudásbázisokká. Az elektronikus könyvtárak gyakorlatilag már felváltották a kényelmetlen, hiányos, korlátozott papíralapú dokumentumok könyvtárait. Az elektronikus katalógusok több százszor gyorsabban biztosítják a hozzáférést a szükséges információkhoz, mint a papír- vagy kartonkatalógusokkal végzett munka során.

Az elektronikus dokumentumkezelés alapelvei:

Egy dokumentum egyszeri regisztrációja, amely lehetővé teszi a dokumentum egyedi azonosítását.

Lehetőség a műveletek párhuzamos végrehajtására, ami lehetővé teszi a dokumentumok mozgási idejének csökkentését és végrehajtásuk hatékonyságának növelését.

Az iratmozgás folyamatossága, amely lehetővé teszi az irat (feladat) végrehajtásáért felelős személy azonosítását az irat (folyamat) életének minden pillanatában.

A dokumentuminformációk egységes (vagy összehangolt elosztott) adatbázisa, amely kizárja a dokumentumok sokszorosításának lehetőségét.

Hatékonyan szervezett dokumentumkereső rendszer, amely lehetővé teszi, hogy minimális információval rendelkező dokumentumot találjon.

Kifejlesztett jelentési rendszer a dokumentumok különféle állapotaihoz és attribútumaihoz, amely lehetővé teszi a dokumentumok mozgásának szabályozását a dokumentumfolyamatok során, és a jelentésekből származó adatok alapján vezetői döntések meghozatalát.

Az elektronikus információcsere gyakorlata régóta kialakult. A papírmentes dokumentumáramlást a legáltalánosabb esetben könnyen támogatják a Microsoft Office programok. A Word szövegszerkesztő, az Excel-táblázatok és a PowerPoint prezentációs csomag segít az elektronikus dokumentumok létrehozásában. Az Outlook levelezőkliens szállítja őket.

Így akár egy szabványos irodai szoftverkészlettel is meg lehet szervezni az elektronikus dokumentumáramlást egy vállalkozáson belül, de akár vállalkozások között is. De egyre több programozó sem áll félre, és időről időre belép a játékba saját rendszerükre vonatkozó, részletesen kidolgozott javaslatokkal.

Még egy speciális rövidítést is létrehoztak az ilyen fejlesztésekre - ASDOU(Automatizált vezetői dokumentációs rendszerek). Komoly adatbázisokat biztosítanak, amelyek hosszas tanulmányozást, számos és többlépcsős ellenőrzést és újraellenőrzést igényelnek a létrehozott és továbbított információk bizalmasságának megőrzése érdekében.

Az elektronikus dokumentum akkor kaphat teljes jogú státuszt, ha hitelesített elektronikus aláírás (ES). Az elektronikus aláírás olyan kódkészlet, amely egyedileg azonosítja a tulajdonost. A digitális aláírás létrehozásának technológiája meglehetősen összetett, és a digitális aláírás létrehozásának módjai eltérőek lehetnek. Hatáskörüket törvény állapítja meg. Az elektronikus aláírásról a következő előadásban részletesebben is szó lesz.

A modern dokumentumautomatizálási rendszerek egységes (integrált) információfeldolgozási technológiát támogatnak, amely a következő összetevőket tartalmazza:

többfelhasználós DBMS;

eszközök dokumentumok (szöveges, grafikai, multimédiás) elkészítéséhez jelentések, táblázatok, diagramok, nyomtatványok, üres lapok formájában;

helyi hálózatok;

külső kommunikációs eszközök - e-mail, fax;

rendszeradminisztrációs eszközök - hardver- és szoftverkonfiguráció meghatározása, hozzáférési jogok beállítása a rendszerhez és egyes összetevőihez, verziók és hozzáférési jogok ellenőrzése, szabálysértések bejelentése;

makró programozási eszközök, amelyek biztosítják a rendszerek bővíthetőségét és testreszabását az ügyfelek egyedi igényeihez és képességeihez.

Nyilvánvaló, hogy az elosztott információfeldolgozás olyan kommunikációs környezet meglétét feltételezi, amely biztosítja a szükséges tranzakciókat és többszörös hozzáférést a megosztott információforrásokhoz. NAK NEK kommunikációs rendszer , az információszolgáltatási funkciókat ellátva a következő követelményeket támasztják:

a szállítás megbízhatósága (kivéve a dokumentumok elvesztésének lehetőségét);

megnövekedett valószínűségi idő jellemzők;

a továbbított dokumentumok megbízhatósága;

a dokumentumok titkossága;

üzenet kézbesítésének és forgalmi nyilvántartásának ellenőrzése;

külső telematikai szolgáltatásokhoz való hozzáférés képessége a külső rendszerektől származó információk továbbítására és fogadására;

rendszer hibatűrése (erőforrás foglalás) 1.

Különféle dokumentumkezelő rendszerek léteznek, amelyek valamilyen szinten ellátják a felsorolt ​​funkciókat. A rendszer kiválasztásakor mind a gazdasági, mind a műszaki szempontokat figyelembe kell venni. Nagy jelentősége van a meglévő technológiák folytonosságának, valamint a rendszer egyetlen bázison alapuló továbbfejlesztésének, továbbfejlesztésének. A rendszer kezelésének és adminisztrációjának kérdése is lényeges.

Dokumentumkezelő rendszerek (DMS)

A dokumentumkezelő rendszerek (DMS) biztosítják a számítógépes hálózatokon nagy mennyiségű dokumentum létrehozásának, hozzáférésének kezelését és terjesztését, valamint a szervezetben a dokumentumok áramlásának ellenőrzését is. Ezeket a dokumentumokat gyakran speciális tárolókban vagy fájlrendszer-hierarchiában tárolják. A DMS-rendszerek által általában támogatott fájltípusok közé tartoznak a szöveges dokumentumok, képek, táblázatok, hang-, videó- ​​és webdokumentumok. Az ICS-rendszerek közös képességei a dokumentumkészítés, a hozzáférés-vezérlés, az átalakítás és a biztonság.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek felépítése általában a következőket tartalmazza: modulok , nevezetesen:

Elektronikus dokumentum jóváhagyási modul;

Minden beérkező dokumentum kezdeti nyilvántartása és a végrehajtás gondos ellenőrzése;

A kimenő dokumentumok részletes naplója;

Elektronikus dokumentumok archiválása;

Vállalati fórum;

Különféle szervezeti címtárak;

Adminisztrációs modul a teljes rendszerhez.

Viszont megfelelő modul Az elektronikus dokumentumokat a következő feladatok elvégzésére tervezték:

Elektronikus dokumentumok készítése a szervezetben elfogadott sablonok szerint;

Útvonal létrehozása elektronikus dokumentum átadásához;

Az elektronikus dokumentumok jóváhagyása a jóváhagyásban részt vevő valamennyi érdekelt fél részéről;

A jogkörök újraelosztása egyik vállalati alkalmazottról a másikra;

Dokumentum jóváhagyása;

A dokumentumot jóváhagyó összes személy határozatainak tárolása;

Lezárt jóváhagyások.

Feldolgozó modul a következő műveleteket hajtja végre a kimenő és bejövő levelezéshez:

Kimenő és bejövő elektronikus dokumentumok nyilvántartása;

Az összes levelezés osztályozása;

Vezérlés telepítése;

Utasítások kiadása kimenő és bejövő elektronikus dokumentumokhoz;

Részletes levelezés lebonyolítása;

Bejövő elektronikus dokumentum küldése már létrehozott vagy új dokumentum útvonalakon;

A kimenő és bejövő dokumentumok közötti összes kapcsolat tárolása elektronikus archívumban;

Elektronikus dokumentumok továbbításának ellenőrzése létrehozott útvonalak mentén;

Naplók kitöltése a szervezeti dokumentumok elektronikus változataiban.

Az információs termékek tárolására egy elektronikus dokumentumkezelő rendszerben elektronikus archívum jött létre, részletes keresés, a szükséges anyagok másolatainak kiválasztása és a törölt vagy hibásan elveszett dokumentumok pontos helyreállítása.

Modul a megbízások ellenőrzéséhez és kiadásához a következő műveleteket végzi:

Rendeléseket ad le a rendszerben, osztályadatokat a szervezet adminisztratív elektronikus dokumentumaiban, ülések jegyzőkönyveiben;

Utasításokat küld a dolgozóknak a cégvezetőtől, asszisztensétől, valamint gondoskodik az utasítások teljesítésének határidejének ellenőrzéséről;

Vezeti a szervezeti dokumentáció elektronikus archívumát.

Adminisztrációs modul a következő feladatokat látja el:

A szervezet alkalmazottai hozzáférési jogainak korlátozása;

Minden felhasználói művelet ellenőrzése.

A fent leírt struktúrát megvalósító elektronikus dokumentumkezelő rendszerek a szervezeti automatizálási rendszerek új generációját alkotják.

A jelenleg piacon lévő rendszerek a mögöttük lévő technológiák alapján három csoportra oszthatók:

1. Nyugati gyártású rendszerek. Fejlesztési környezetek.

2. Helyi termelési rendszerek (Oroszország, Ukrajna), Lotus Domino/Notes alapú.

3. Teljesen helyi fejlesztések.

Az első csoportba a következő három nyugati rendszer (fejlesztői környezet) tartozik:

DOCSOpen/DOCSFusion

Lotus Domino.Doc

A második csoportba a következő cégek és rendszerek tartoznak:

CompanyMedia - InterTrust

OfficeMedia – InterTrust

BOSS Referens - IT Co.

CINDERELLA STC - IRM

Eskado Interprokom – LAN

A harmadik csoportba sorolható rendszerek:

1C: Archívum - 1C

RBC Docs – RBC SOFT

DocsVision – digitális tervezés

IIG Intravert - IIG

IT-Inco - IncoFlow

LanDocs - Lanit

Optima-WorkFlow - Optima

VisualDoc – CenterInvest Soft

Gran Doc - Granit

Tok - EOS

DocManager - SoftIntegro

Eufrátesz Kognitív – Technológiák

Effect-Office IKK - Garant International

A Delo rendszer elsősorban a kormányzati szervezetek irányítási tevékenységének dokumentációs támogatását hivatott automatizálni;

az irodai műveletek minden szakaszának és a vállalkozás fő funkcionális folyamataival kapcsolatos munka eredményeinek ellenőrzése;

az összes bejövő belső levelezés egységes nyilvántartása, beleértve az állampolgárok leveleit és fellebbezéseit is, regisztrációs kártyák létrehozásával.

regisztrációs kártyák és határozatok felkutatása a dokumentumok végrehajtásának nyomon követésére referencia- és elemző munkavégzés céljából;

a szervezet dokumentumáramlásának nyomon követése, ideértve a papíralapú eredetik és dokumentumok másolatai, határozatok, végrehajtási jelentések mozgását, dokumentum jóváhagyását;

az intézményektől, szervezetektől érkező utasítások, kérések, határozatok, vezetői utasítások időben történő végrehajtásának ellenőrzése; a dokumentumok teljesítésének határidejének ellenőrzése;

Információk és statisztikai anyagok, összefoglalók, jelentések beszerzése a menedzsment számára;

– elektronikus dokumentumok tárolása.

Szoftver és technológiai komplexum „CinderellaWIN” - elektronikus iroda

a kimenő és bejövő levelek, valamint a fődokumentumhoz csatolt kísérőokmányok, ismételt és másodlagos dokumentumok nyilvántartása;

az előadási fegyelem időbeli és előadói ellenőrzése az ellenőrzési dokumentumokra és a végrehajtási határidőkre vonatkozó emlékeztetővel;

igazolások, összefoglalók, listák készítése a teljes dokumentumkötetről, tematikus rovatonként stb.;

bármely dokumentum keresése (beleértve a választ és az ismételtet is) bármely ismert részlet vagy részletkészlet segítségével, beleértve a kontextus szerinti keresést a dokumentum tartalma (név) alapján;

a dokumentumok elektronikus másolataihoz való hozzáférés megszervezése.

Információs technológia (IT) a kiadói és nyomdai termékek feldolgozása területén az információ rögzítésére, tárolására, feldolgozására és továbbítására szolgáló módszerek összessége a szöveges és vizuális termékek nyomtatott és elektronikus sokszorosításához.

Az informatikát hosszú időn keresztül a tudomány és a technológia fejlettségi szintjétől és a változó társadalmi követelményektől függően fejlesztették.

Informatikai paraméterek
Kommunikációs képességek	Az adathordozók típusai	Információcsere szervezése
Különböző típusú információk elkülönített feldolgozása és integrált feldolgozás különböző jellegű objektumok (szövegek, képek, telefonüzenetek, multimédia) egyidejű manipulálásával	Papír, fotófilm, mágnesszalag, mágneses és optikai lemezek, műhold- és kábelvonalak	Futár, posta, telefonhálózat, fax, új információs technológiák (fax információtovábbítás, helyi hálózat, adatbázisok és tudás, e-mail, szakértői rendszerek, telekonferenciák, számítógépes publikációs rendszerek)
Az új információs technológiák technikai alapjai
Új adathordozó géppel olvasható adathordozókon (mágneses és optikai lemezeken) történő tároláshoz	A kommunikáció azt jelenti, hogy jelentős időbeli és térbeli korlátozás nélkül biztosítják az információk eljuttatását a földgolyó bármely pontjára és a térbe	Információk számítógépes feldolgozása meghatározott algoritmusok szerint (rendezés, osztályozás, felhalmozás, kívánt formában történő megjelenítés, gyors csere)

Új információs technológiákÍgy a korábbiaktól eltérően új kommunikációs lehetőségek (integrált feldolgozás különböző természetű objektumok egyidejű manipulálásával), új információhordozók (mágneses és optikai lemezek), valamint az információcsere megszervezésének új megközelítései (számítógépes publikálás) jellemzik őket. rendszerek).

Számítógépes publikációs rendszer (CIS) az új kiadói koncepciónak megfelelően a produktív kiadói termelés megszervezésének céljait kell szolgálnia, kielégítve többek között a modern üzleti élet igényeit.

A kiadói gyártás automatizálása a publikációk előkészítésének minden szakaszát – tárolást, kezelést, terjesztést – érintette, még az olyan kreatív folyamatot is, mint a publikáció előkészítése (a szerzői alkotás). A publikálás egyre intenzívebb és hatékonyabb.

"Üzletkritikus" dokumentumok- egy új kifejezés, amely tükrözi a termékekkel szemben támasztott követelményeket egy gyorsan változó modern üzletben:

rövid előkészítési és szállítási idők;

a gyors változtatások képessége;

megfelelés;

szerkezeti felépítés;

integritás és megbízhatóság (hibatűrés);

titoktartás, a hozzáférés ellenőrzésének és a felhasználó hitelesítésének (hitelesítésének) lehetősége.

A kiadói termelés javítása három fő irányban fordul elő:

dokumentumok közzététele elektronikus táblák, e-mailek, internetes fájlarchívumok és a World Wide Web WWW segítségével;

CD-használaton alapuló elektronikus kiadók fejlesztése;

a hagyományos technológia fejlesztése a számítástechnika használatán alapul.

Ez egy olyan adatkezelési módszer, amelyben az utóbbiak kapcsolatokkal összekapcsolt csomópontok hálózatába szerveződnek. A csomópontok lehetnek szöveges dokumentumok, grafikus képek, videók, hangfelvételek stb. A „hiperszöveg” fogalma rendkívül népszerű volt a 80-as évek végén, amikor a hipertext információs rendszerek széles körben elterjedtek. A „hipertext” kifejezést Ted Nelson alkotta meg századunk 60-as éveiben. Abban az időben ő vezette az Intermedia kutatási hipertext rendszer fejlesztését a Brown Egyetemen (USA). A „hipertext” szó mellett Nelson kidolgozta a hipertext technológia elméleti alapjait, és lefektette a hipertext struktúrák matematikai tanulmányozásának alapjait.

A hipermédia típusú rendszer lehetővé teszi grafikával, fényképekkel, filmekkel, zenével és beszéddel való munkát. Megjegyzendő, hogy a nyugati irodalomban széles körben használt „hipermédia” kifejezés hazai publikációkban nem talált ilyen széles körben elterjedt használatot. Sok szakértő szívesebben használja a „hipertext” kifejezést minden információs rendszer leírására, amely az információs csomópontok hálózatának elvén épül fel.

Új információs technológiák bevezetése az elektronikus dokumentumok online közzétételéhez kapcsolódó, jelenleg a következőképpen tervezték:

Elektronikus hirdetőtáblák;

Email;

Internetes fájlarchívumok (vagy FTP-archívumok - File Transfer Protocol);

"World Wide Web" Internet - World Wide Web.

Ez hatalmas elektronikus hirdetőtábla, felhasználói érdeklődésének megfelelően részekre bontva. Minden hírcsoportnak saját neve van. Az elnevezési rendszer hierarchikus felépítésű. Például egy internetes információs technológiákat leíró hírcsoportot comp.infosystems-nek neveznek, ami a „számítógépek” csoportot, az „információs rendszerek” alcsoportot jelenti. Az egyes alcsoportok viszont új alcsoportokra oszthatók.

Email az internetes információcsere másik fontos eszköze. Körülbelül a Usenettel egy időben jelent meg. A Usenet sokáig még e-mail csatornákat is használt a hírek továbbítására. Az e-mail fő feladata a levelezés megbízható és gyors kézbesítésének biztosítása.

Az e-mail előnyei a hagyományos levelezéssel szemben nyilvánvalóak:

Internetes fájlarchívumok(vagy FTP archívum - File Transfer Protocol) az egyik technológia az elektronikus dokumentumok online közzétételére. Ezzel a technológiával speciális projekteket hajtanak végre, amelyek célja híres könyvek (Biblia, „Hiawatha éneke”, „Sherlock Holmes kalandjai”, „Tom Sawyer kalandjai”, „Alice Csodaországban”) elektronikus másolatainak elkészítése. stb.).

Kiadványok tárolását, feldolgozását és terjesztését biztosítja a következő formában:

Elektronikus folyóiratok;

címtárak, katalógusok;

folyóiratok illusztrált magazinjai;

Elektronikus újságok;

különböző típusú enciklopédiák;

tankönyvek (hipermédiás kiadványok a virtuális állami egyetemen belül).

CD-k használata egy másik alkalmazása az elektronikus publikálás ötletének. A CD-kiadványok egyik legnépszerűbb típusa a multimédiás enciklopédiák.

A CD-kiadás áll magáról a CD-ről színes pecséttel, műanyag dobozzal és betétborítóval.

Első fázis a CD-kiadás elkészítését masteringnek nevezzük. Ebben a szakaszban a kiadványt hagyományos mágneses adathordozókon fejlesztik: elrendezés, szoftverhéj fejlesztése az anyagok megtekintéséhez, lemezborító fejlesztése.

Második fázis- premastering - CD-kép létrehozása és átvitele technológiai adathordozóra a mátrix későbbi előállításához.

Harmadik szakasz- sokszorosítás a gyárban és a borító nyomtatása a nyomdában.

A CD-kiadások előnyei	A CD-kiadások hátrányai közé tartozik
alacsony költségű; hiperszöveges könyv létrehozásának képessége; alacsony költségek a forgalom szállításához; egy kiadvány gyorsabb kiadásának lehetősége, mint a termékeiket papírra nyomtató versenytársak.	számítógép szükségessége; korlátozott jótállási idő az adatok CD-n történő tárolására (hagyományos alumínium bevonat műanyag hordozón - 20 év; arany bevonatú üveglemezek esetén - 100 év).

Az egyik elterjedt szoftvercsomag, amelyet CD-ROM kiadványok készítésére használnak. A következő modulokat tartalmazza:

Hangszerkesztő zeneszámok rögzítéséhez;

adatszerkesztő CD-ROM előkészítéshez;

program zenei CD-k betétlapjainak készítésére.

működési információk (műszaki megjegyzések, változási lapok, szoftvertermékek változásainak listái stb.);

dokumentumok módosítása (termékkatalógusok, árlisták, kézikönyvek, hibalapok);

úgynevezett kapcsolódó információk (például rajztankönyv és szabványok a tervdokumentációhoz).

használjon rövid (legfeljebb 10 oldalas) dokumentumokat, mivel egy hivatkozással hivatkozott kis fájl oldalának megjelenítése gyorsabb, mint egy már megnyitott nagy dokumentumban való keresés;

válassza ki az oldalméretet úgy, hogy a szöveg minden monitoron jól nézzen ki (például 21,6 × 14,0 cm);

kerülje az alacsony felbontású monitorokon rosszul visszaadható árnyalatokat tartalmazó színek használatát;

ne felejtse el megvásárolni a dokumentumban használt betűtípusok közzétételének jogát;

a dokumentumban szereplő és a nyomtatott változatban nem szükséges elemeket (ha szükséges) a nem nyomtatható színek listájából származó színnel kell megadni;

Az elektronikus dokumentumok különféle platformokon történő használatával kapcsolatos problémák megoldásához az összes fájlt és könyvtárat az ISO 9660 szabvány szerint kell elnevezni, univerzális grafikai formátumokat (például TIFF) és a leggyakoribb betűtípusokat (például Times és Helvetica).

(PDF fájl szabvány - Portable Document Format) - egy dokumentum egyik platformról a másikra átvitelére szolgáló program, amelyben a dokumentum helyes megjelenítéséhez szükséges összes eszköz megtalálható a fájlban, és mindig elérhető az azt használó alkalmazás számára. Ez biztosítja:

tartalmazza a betűtípust a fájlban;

betűtípus karakterek ábrázolása görbékként;

bélyegképek használata a kívánt oldal vizuális keresésének felgyorsítására és az oldalak egyik dokumentumról a másikra való átvitelének egyszerűsítésére;

az anyag összeállítójának képessége arra, hogy a szükséges megjegyzéseket beépítse a dokumentumon végzett csoportos munkamódszerbe;

tömörítési képesség a dokumentumban szereplő grafikákhoz.

A cég 1982-es megalakulása óta fejleszti az Adobe PostScript oldalleíró nyelv alkalmazásait és azok kereskedelmi felhasználását. A PostScript szabvány leírásának széles körben történő bevezetése és a használatára vonatkozó licenc értékesítése után a vállalat a nyelvet az elektronikus dokumentumok nyomtatásának iparági szabványává tette. Ezt a nyelvet használva az Adobe és a vállalattal versengő független cégek számos olyan alkalmazást fejlesztettek ki, amelyek nagyban hozzájárultak a kiadói forradalomhoz.

Az Adobe szabványos fejlesztőként olyan technológiát fejlesztett ki az elektronikus dokumentumok platformok közötti átvitelére, amelyek megőrzik az írott formák szempontjából fontos formázási elemeket (karakterstílus, grafika és egyéb látható elemek). A gyakorlatban ezek az eszközök már 1993-ban alkalmazásra találtak például az Adobe Acrobat programban.

A cég rendszerszoftver-csomagjaiban az Adobe PostScript, az Adobe Acrobat mellett például a Prepress szoftvercsomag is megtalálható.

Arra tervezték, hogy dokumentumokat egyetlen univerzális formátumban, a Portable Documents Format (PDF) formátumban mutasson be, amelynek specifikációja nyilvánosan elérhető:

A PostScript nyelven alapuló PDF formátum hardverfüggetlen formátum a szöveget, vektoros és rasztergrafikát tartalmazó dokumentumokhoz;

A PDF formátum hiperhivatkozásokat, a szöveg vizuális megjelenítésének leírását, könyvjelzőket és megjegyzéseket tartalmaz;

Az Adobe Acrobat támogatja az olyan eszközöket, mint az Object Linking Embedding (OLE), a Dinamic Document Embedding (DDE), amely más alkalmazásokkal való integrációt biztosít;

A szabvány tartalmaz tömörítési eszközöket, támogatja a kontextus szerinti keresést, és az első platformfüggetlen megoldás az elektronikus dokumentumok hosszú távú tárolására.

A program neve	A program célja	Mac	Win/Win95
Adobe Type On Call	Több mint 2000 betűtípust tartalmazó CD-ROM telefonos megrendeléshez	+	+
Adobe Font Folio		+	+
ATM Deluxe	A TrueType betűtípusok kezelésének módja, amely automatikusan generálja a hiányzó betűtípusokat a pótláshoz. 30 betűtípust tartalmaz az Adobe könyvtárból	+	+
Adobe Type Reunion		+
Adobe Illustrator	Automatikusan családokba rendezi a betűtípusokat, akár 80%-kal csökkentve a menü méretét	+	+
Adobe méretek	Program 3D PostScript képek készítésére Bezier-görbék alapján. Lehetővé teszi a fájlok Adobe Illustrator formátumban történő mentését	+
Adobe Streamline	Eszköz bittérképes képek vektoros PostScript grafikává konvertálásához Adobe Illustratorban való használatra	+	+
	A raszteres képekkel végzett munka, a retusálás, a színkorrekció és a féltónusok és színes képek színleválasztásának világszabványa	+	+
Adobe PhotoDeluxe	Könnyen használható raszteres képalkotó szoftver több száz sablonnal, képpel és fotóval	+	+
Adobe TextureMaker	Program természetes anyagokat (fa, márvány, kő, tűz, felhők) utánzó textúrák létrehozására	+
Adobe PageMaker	Nyomtatott és elektronikus dokumentumok elrendezésére és elrendezésére szolgáló rendszer	+	+
Adobe FrameMaker	Vállalati műszaki dokumentáció, terjedelmes, gyakran frissített és összetett szerkezetű kiadványok készítésének szabványa	+	+
FrameMaker + SGML	Egy programcsomag, amely egyesíti a FrameMaker rutinokat az SGML-kompatibilis dokumentumok kezelésének képességével	+	+
Adobe PageMill	Weboldalak létrehozására és szerkesztésére szolgáló eszköz anélkül, hogy közvetlenül HTML kódokkal kellene dolgoznia	+	+
Adobe meggyőzés	WWW szerver kezelő program	+	+
Adobe Premiere	Prezentációs program tervezővel és kész sablonokkal. Támogatja a nyomtatást, a 35 mm-es diákat és a projektort	+	+
Adobe AfterEffects	Eszközkészlet speciális effektusok létrehozásához video-, animációs és multimédiás projektekben	+
Adobe ScreenReady	Olyan program, amely bármilyen forrásból származó Mac dokumentumokat és EPS fájlokat PICT formátumba konvertál multimédiás projektekben való használatra	+
	Szoftvertermékek családja a platformok közötti információcseréhez, beleértve a CD-ROM-ot és az elektronikus közzétételt	+	+
Adobe FrameViewer	FrameMaker dokumentumnézegető	+	+
Adobe PostScript	Szabványos oldalleíró nyelv. Több mint 300 PostScript terméket gyártanak	+	+

Ez a PostScript nyelv szoftveres értelmezője, amely lehetővé teszi, hogy elvonatkoztasson a nyomtatóeszköz egy adott vezérlőjétől.

РostScript 2. szint megjelenítése ugyanazokat a funkciókat látja el, de a kijelző kimenetéhez viszonyítva.

A Pregress a PostScript fájlok nyomtatásra és összefűzésre való előkészítésére szolgál.

Alkalmazási termékek A cég elrendezési rendszereket, raszteres és vektorgrafikus szerkesztést, valamint videószerkesztést kínál: PageMaker, FrameMaker, Photoshop, Illustrator és Premiere.

PageMaker asztali publikációs rendszer eredetileg az Aldus adta ki, majd később az Adobe megvásárolta. Elsősorban sokoldalúsága és rugalmassága különbözteti meg a kiadáson:

A FrameMaker, a Frame Technology alapterméke, amelyet most megvásárolt az Adobe. A csomagot a legjobbnak tartják a komplex többoldalas műszaki kiadványok készítése terén.

A számítógépes publikációs rendszer (CIS) koncepciójának modern megközelítése szerint nemcsak szöveg, grafikák, fényképek, táblázatok és képletek munkalapra történő rögzítésének eszköze kell, hogy legyen, hanem a produktív kiadói termelés megszervezését is szolgálja. amely megfelel a modern üzleti élet igényeinek. Jelenleg a VIR-nek meg kell könnyítenie a hagyományos nyomtatott és elektronikus kiadványok elkészítésének, tárolásának és terjesztésének folyamatát. Tartalmaznia kell olyan eszközöket, amelyek biztosítják a csapatmunkát, automatizálják a publikációk elkészítését és kezelik a kiadvány teljes életciklusát.

A FrameMake-t a nyomtatott és elektronikus kiadványok elkészítésének és terjesztésének modern megközelítése, a komplex dokumentumok képletekben és táblázatokban gazdag sürgős elrendezése, az üzleti szempontból kritikus kiadványok eredeti elrendezésének elkészítése jellemzi:

a szöveg és a grafika importálása támogatott hivatkozáson keresztül vagy közvetlenül egy dokumentumba;

Az oldalak, bekezdések, táblázatok és szimbólumok elrendezési stílusának nevei megadhatók egy dokumentumon belül és a dokumentumok között, ami jelentősen csökkenti a publikáció előkészítési idejét;

feltételes szöveg lehetővé teszi egy dokumentum több verziójának egy fájlban történő tárolását;

megvalósította a többoldalas dokumentumok részletes összehasonlítását jelentéskészítéssel;

Vannak olyan funkciók, mint például az automatikus dokumentum újraformázás a sablonoldalak megváltoztatásakor, a szöveg grafikák körüli tördelése, a szöveg és a grafika tetszőlegesen megadott szögben történő elforgatása;

a matematikai képletek hatékony bevitelére, formázására és szerkesztésére szolgáló interaktív eszköz integrálva van a FrameMaker környezetbe;

a szöveg két vagy több oszlopot metszhet;

van egy kényelmes táblázatszerkesztő a Frame környezetbe;

Minden funkció az eszköztáron keresztül érhető el;

A CMYK (cián-bíbor-sárga-fekete), az RGB (piros-zöld-kék), a HLS (árnyalat-telítettség-fényerősség) és a PANTONE színmodellek támogatottak;

Az InstantView technológia lehetővé teszi a létrehozott hipertext előzetes feldolgozás nélküli megtekintését, platformtól függetlenül;

létezik FrameView – az eddigi legfejlettebb hipertext-kezelő eszköz;

A dokumentumon végzett együttműködés a dokumentum teljes életciklusa alatt támogatott, platformtól függetlenül;

Számos szűrő teszi lehetővé a szöveg és a grafika többplatformos importálását és exportálását;

van egy Frame API, amely lehetővé teszi a termék testreszabását az egyéni és vállalati igényeknek megfelelően;

A FrameMake minden nagyobb működési környezetben működhet.

A Quark fejlesztése 1981-ben kezdődött az Apple III-hoz egy szövegszerkesztő létrehozásával, majd más, szöveggel való munkavégzéshez szükséges programokkal. Így az egyik első személyi számítógép elrendezési programja a Typeface cég fejlesztése volt, amelyet 1982-ben adtak ki az Apple III számára. 1987-ben kifejlesztették a vállalat fő csomagját - a QuarkXPress-t, amely ma az egyik általánosan elismert.

1992-ben a QuarkXPress egy verzióját fejlesztették ki Windowsra, 1994-ben pedig Power Macintoshra. A QuarkXPress Passport többnyelvű változata, valamint a csoportos munkához használható Quark Publishing System is létezik.

Íme néhány fő jellemzője a programnak, aminek eredményeként standard pozíciót szerzett a kiadói iparban:

az anyagok egyszerű átvitele Macintosh, Power Macintosh és Windows platformok között és egységes felhasználói felület;

az anyag teljes előkészítésének képessége a nyomtatáshoz a szedéstől, tördeléstől, illusztrációtól a végső nyomtatásig;

nagyszámú kiegészítés jelenléte a csomagban - Xtensions, amelyek lehetővé teszik speciális problémák megoldását, például elektronikus kiadványok elkészítését;

hét mozgatható panel használata a színek kiválasztásához, a stílusok listája, az elrendezési paletta, a töredékek könyvtára stb.;

a munkadokumentum rendszeres automatikus mentésére szolgáló eszköz rendelkezésre állása;

algoritmus használata a dokumentum tetszőleges számú (csak a kívánság által korlátozott) korábbi verzióinak mentésére;

a görgetősávok segítségével felgyorsított dokumentummegtekintés jelenléte, amelyet az illusztrációk és a színárnyalatok egyszerűsítése biztosít. Miután megtalálta a kívánt oldalt, a kép pontosan úgy fog megjelenni, ahogyan a nyomtatáskor megjelenik;

a dokumentumok platformok közötti átvitelének képessége, hogy megjelenésük egyáltalán ne változzon, feltéve, hogy mindkét számítógép azonos betűkészlettel rendelkezik. Ha valamelyik betűtípus hiányzik, a QuarkXPress azonnal felajánlja a cserét;

az objektumok forgatásának, sokszorosításának, csoportosításának, könyvtárakba való kombinálásának, több oldalra való nyújtás, színezés lehetősége;

egy objektum „rögzítésének” hatását úgy, hogy az oldallal való munka során véletlenül se mozduljon el a helyéről;

több objektum csoportosításának lehetősége szerkesztés céljából, meghagyva a csoport egyik elemének szerkesztésének lehetőségét anélkül, hogy megtörne;

a méretezés elérhetősége a képek megtekintéséhez 10% és 400% között 0,1% felbontással;

egy dokumentummegjelenési panel jelenléte, amely lehetővé teszi akár 127 pár prototípus-oldal létrehozását, amelyek tervezési elemeket, például fejlécet és láblécet, valamint ismétlődő grafikákat tartalmaznak;

a „Folytatás a... oldalon” és a „Kezdés a... oldalon” feliratokat generáló funkció megléte. Ebben az esetben az oldalszámok automatikusan frissülnek;

az oldalak teljes áthelyezésének képessége egyik helyről a másikra, ha szükséges az oldalak sorrendjének megváltoztatásához;

az oldal EPS (Encapsulated PostScript) formátumban történő mentésének és további gyors méretezésének lehetősége;

az illusztrációk egyszerű importálása a JPEG és PhotoCD formátumok kiterjesztésének (XTensions) köszönhetően;

lehetőség egy illusztráció előnézetének megtekintésére a képernyőn, mielőtt egy képet beszúrna a szövegbe, elemzésével annak méretét, felbontását és hány színt tartalmaz;

a kontraszt, az árnyék és a szürkeárnyalatos grafika egyéb paramétereinek módosítása közvetlenül a QuarkXPress-ből;

az illusztráció szükség esetén szabálytalan alakú keretbe foglalásának képessége;

népszerű színmodellek Hue-Saturation-Brightness (HSB), Red-Green-Blue (RGB), Cyan-Magenta-Yellow-Black (CMYK), valamint PANTONE, FOCOLTONE, TRUEMATCH és Japánban elfogadott sémák megvalósítása;

a keret vagy a háttér színezésének lehetősége egyszerűen a palettáról a kívánt objektumra húzva;

automatikus színpaletta hozzáadása a képekhez Encapsulated PostScript (EPS) formátumban importáláskor;

a Cool Blends bővítmény jelenléte, amely vonzó hátteret hoz létre öt mintával, amelyek tetszőleges színt kaphatnak;

az EfiColor rendszer jelenléte, amely lehetővé teszi egy nagyon gyakori helyzet elkerülését, amikor a nyomat színei nem hasonlítanak a képernyő színeihez. Működésének elve a következő: minden eszközhöz hozzá van rendelve egy színtáblázat, így nyomtatáskor a „nyomtasson színes számot a táblázatból a nyomtatóhoz” parancsot, és nem a „színes nyomtatást egy nyomtatóról” parancsot. vörös, zöld és kék keveréke ilyen-olyan arányban” ;

a legkisebb, 0,005 mm-es lépésközzel való bevágás és követés végrehajtása; négyféle befogás használata:

Elnyomás, amelyben a háttérszín teljesen elnyomja az objektum színét;

Terjed, ha egy tárgy színe kissé szétterül körülötte;

Csere, amelyben az objektum színe helyettesíti a háttér színét;

Sablonok, ahol egy objektum színes háttérre kerül nyomtatva;

speciális problémák megoldásának képessége az úgynevezett QuarkXPress kiterjesztések (XTensions) segítségével. Ezek a bővítmények teljesen integrálva vannak a fő programmal, és további menükké, panelekké és eszközökké válnak. Egyes bővítmények nem a Quark Inc. termékei, hanem más cégek által írt, de a QuarkXPress támogatással egyenrangú támogatással. A bővítmények között van olyan, amely lehetővé teszi elektronikus kiadványok készítését;

egy új képfeldolgozó termék, a QuarkXPosure fejlesztése Power Macintosh platformra 1995 elején;

Microsoft Office for Windows 95, amely olyan programokat tartalmaz, amelyek kapcsolódó funkciókat hajtanak végre, és a legjobbak, amit a szövegszerkesztők, táblázatkezelők, kommunikációs és prezentációs programok kínálhatnak: A professzionális szintű CIS-t szem előtt tartva általában a következő általános tulajdonságokat azonosítják, amelyek a közelmúltban szereztek rendszereket :

• az összes publikációs termelés automatizálása, a fejlesztői és konfigurációs eszközök fejlesztése;

  csapatmunka támogatása, dokumentumok kompatibilitása különböző platformokon (Windows, Windows 95, Macintosh, PowerMacintosh, UNIX);

  szöveggépelési eszközök, táblázatok, képletek, grafikai feldolgozás, szótárak integrálásának továbbfejlesztése („mindent egyben” elv szerint);

  a grafikus képességek további fejlesztése;

  strukturált, időkritikus és integritáskritikus dokumentumok létrehozásának támogatása, dokumentumfolyamatok kezelése;

  intelligensebb programok, például közzétételi csomagok létrehozása, amelyek lehetővé teszik egy dokumentum egyszeri létrehozását és tetszőleges formátumú közzétételét. Ezzel a megközelítéssel a csomagoknak képesnek kell lenniük arra, hogy képzett tervező hiányában automatikusan szöveget és rajzokat jól megtervezett dokumentumokká alakítsanak. Képesnek kell lenniük arra, hogy egy egyszer elkészített dokumentumot a különböző környezetekhez és megjelenítési lehetőségekhez igazítsanak, ne csak a papíralapú dokumentumokat utánozzák a képernyőn. Például arról a lehetőségről beszélünk, hogy ugyanazt a dokumentumot különböző nézetekben egy egérkattintással automatikusan megkapjuk:

  Nyomtatott változat a közönség számára;

  A dokumentum Letter méretre optimalizált változata;

  HTML dokumentum a megjelenítőben;

  A dokumentum újraformázva a világhálóhoz.

Ehhez az ilyen csomagoknak nyilvánvalóan a következőket kell tenniük:

a) elválasztani a formát a tartalomtól, attribútumokat rendelni az egyes szövegrészletekhez (címsor, képaláírás, főszöveg stb.);

b) legyen elég intelligens ahhoz, hogy ezeket az űrlapokat különböző formátumú dokumentumokká alakítsa (automatikusan módosítsa a szöveg és a képek méretét és formátumát). Például egy fogd és vidd közzétételi rendszerben elképzelhető, hogy kezdetben olyan sablonokkal dolgozik, amelyek meghatározzák a dokumentum fő elemeit: címsorok, alcímek, törzsszöveg, képek, feliratok stb. De ezután biztosítania kell ezt a lehetőséget. , így például egy képen lévő szöveg áthúzása és elengedése után a program automatikusan formázza a szöveget, és a legközelebbi kép feliratába helyezi. Illetve, hogy a program automatikusan át tudjon váltani például egy álló tájolású információs lapról fekvő tájolású szórólapra, prospektusra vagy számítógépes bemutatóra, vagy weblapra.

Eszköz az esetleges papíreltolódások leküzdésére több színben történő nyomtatás esetén. Színes képek nyomtatásánál a nyomdában lévő tinta több menetben kerül felhordásra. Természetesen előfordulhat, hogy a papír elmozdul az egyes lépések között. Ennek eredményeként színtelen csík jelenhet meg a két szín határán. A csapdázás lényege, hogy kiterjesszük az objektumokat a lehetséges hibák felé, és ezen a területen változtassuk meg a színeket úgy, hogy a hiba rejtve maradjon. A csapdázás nem mindig szükséges. Csak akkor hasznos, ha a szomszédos objektumok színe élesen eltér egymástól.

A nyomtatásban általánosan használt négycsatornás (cián-bíbor-sárga-fekete) színes képtípus.

Strukturált lekérdezési nyelv, amely a relációs DBMS-ekben lévő adatokkal való interakcióra szolgál.

Szabványos általánosított dokumentumjelölő (leíró) nyelv az ISO szabvány szerint.