Sistemul electronic de management al documentelor (EDMS): ce este, caracteristici și recomandări. Sistem electronic de management al documentelor - ce este și de ce este necesar? Sisteme populare de gestionare a documentelor electronice

Orice companie, mai devreme sau mai târziu, se gândește la optimizarea și creșterea eficienței proceselor de afaceri, care pot fi coordonate cu ajutorul sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS).

EDMS permit rezolvarea problemelor de automatizare a muncii cu documente ale întreprinderilor de diferite dimensiuni și domenii de activitate, inclusiv cele distribuite geografic. Sistemele software din această clasă asigură organizarea unui flux de documente semnificativ din punct de vedere juridic al companiei, menținerea unei arhive de documente, automatizarea activității biroului (înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire, scanarea documentelor și aducerea acestora la executanți în formă electronică) , controlul disciplinei de performanță, armonizarea contractelor și plăților, coordonarea și controlul execuției documentelor organizatorice - administrative, prelucrarea și stocarea documentației contabile primare, precum și automatizarea proceselor specializate pentru diverse domenii de activitate. În plus, o caracteristică a celor mai moderne EDMS este suportul pentru dispozitive mobile și capacitatea de a se integra cu platformele de informații existente ale întreprinderii.

Pe piața rusă există un număr mare de sisteme electronice de gestionare a documentelor și, pentru a facilita alegerea companiilor, am compilat o selecție de astfel de soluții. Toate acestea sunt exclusiv de producție autohtonă, respectă cerințele legislative și de reglementare și metodologice în domeniul managementului documentelor atât din cadrul de reglementare rus, cât și din standardele internaționale, precum și cerințele de securitate IT. Separat, este de remarcat faptul că aproape toate produsele enumerate mai jos sunt incluse în registrul software-ului autohton și sunt recomandate pentru utilizare în departamentele guvernamentale și organizațiile din Federația Rusă, precum și în companiile care implementează proiecte în cadrul programului de înlocuire a importurilor de software. .

1. „Dialog”. Dezvoltator: Întreprinderea Unitară de Stat Krymtekhnologii (cu sprijinul Ministerului Politicii Interne, Informației și Comunicațiilor din Republica Crimeea).
2. Sistem electronic de management al documentelor corporative KSED 3.0. Dezvoltator: „Regiunea CROC”.
3. Sistem electronic de gestionare a documentelor „SED-Sirius”. Dezvoltator: Centrul pentru Tehnologii Informaționale și Sisteme ale Autorităților Executive (CITiS).
4. Sistem de automatizare a proceselor pentru organizațiile de construcții de drumuri „Epyura” (construit pe baza platformei „1C: Enterprise”). Dezvoltator: Arakelyan Armen Rafikovich.
5. EDMS „Syncope-document”. Dezvoltator: compania Kuban-Inform-Holding-South.
6. Complex software „Sistem modular deschis de gestionare a documentelor electronice și control al executării instrucțiunilor” (SEDKP). Dezvoltator: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Sistem electronic de management al documentelor Directum. Dezvoltator: compania Directum.
8. Produs software „STEK – Document Management”. Dezvoltator: JSC „NTC STEK”.
9. „Platforma roșie de flux de lucru”. Dezvoltator: compania Red Soft.
10. Sistemul „birocrat”. Dezvoltator: Bureaucrat LLC
11. Sistem informatic „Lucrul electronic de birou și fluxul documentelor”. Dezvoltator: compania Breeze Plus.
12. Sistem Comita Courier JE. Dezvoltator: societate pe acțiuni „Komita”.
13. Modulul „Managementul documentelor” (furnizat ca parte a sistemului ERP „Busola”). Dezvoltator: Compania Compass.
14. EDMS WSS Docs (construit pe platforma Microsoft SharePoint). Dezvoltator: WSS-Companie de consultanță.
15. Sistem automat de muncă secretă de birou AS SDP. Dezvoltator: Center for New Technologies "Impulse" LLC.
16. Sistem de automatizare pentru fluxul de lucru organizatoric și administrativ (lucru de birou) al întreprinderilor „Pilot: ORD”. Dezvoltator: ASCON-Design Systems LLC.
17. EOS pentru SharePoint (construit pe platforma Microsoft SharePoint). Dezvoltator: Compania Electronic Office Systems (EOS).
18. Sistemul informatic EtaxReport. Dezvoltator: Compania Electronic Business Systems.
19. EDMS „Aurora: Managementul documentelor”. Dezvoltator: Avrora Digital Group LLC.
20. Sistem electronic de gestionare a documentelor Comsoft Docs. Dezvoltator: JSC „Comsoft”.
21. Sistem Comindware EDMS (construit pe platforma de aplicații de afaceri Comindware). Dezvoltator: Compania Comindware.
22. Sistem „Document expres”. Dezvoltator: Electronic Express LLC.
23. Complex software „Cod: Fluxul documentelor”. Dezvoltator: Code Consortium.
24. Sistem automatizat „Gosexpertiza”. Dezvoltator: Ecomash info LLC.
25. Sistemul de management electronic securizat al documentelor „Stack-Trust”. Dezvoltator: Stack Group of Companies.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Dezvoltator: grupul de companii Optima.
27. SED LanDocs. Dezvoltator: grupul de companii Lanit.
28. Pachetul software „Gestionarea documentelor”. Dezvoltator: Întreprinderea Unitară Federală de Stat „Centrul principal de calcul de cercetare” al Oficiului Președintelui Federației Ruse (FSUE „GlavNIVTs”).
29. Soluție SEDO. Dezvoltator: ID - Management Technologies LLC.
30. Sistem electronic de management al documentelor pentru organizațiile guvernamentale și afaceri „Practika” . Dezvoltator: Compania de sisteme de management al documentelor.
31. EDMS DoXLogic. Dezvoltator: compania BFT.
32. Sistem Alfa Doc. Dezvoltator: Alpha Doc.
33. Sistem extern. Dezvoltator: SKB Kontur.
34. Sistem electronic de gestionare a documentelor securizat

29.05.18 71 255 13

Documentele pot fi semnate pe hârtie sau electronic. Pe hârtie de mult timp, electronic - nu este clar cum.

Pavel Ovchinnikov

12 ani de lucru cu documente electronice

Dar aici mă ocup de documente electronice de doisprezece ani și vă spun: acesta este un fior incredibil. Să vă spun cum funcționează totul, cu exemple.

Pe scurt vorbind

Pentru a începe gestionarea documentelor electronice, aveți nevoie de:

1. Convingeți contrapărțile să înceapă să facă schimb de documente electronice.
2. Cumpărați un certificat de semnătură electronică.
3. Decideți modalitatea de trimitere a documentelor: printr-un serviciu special sau fără acesta.

Cine are nevoie de documente electronice

În ciuda confortului și modernității, puțini efectuează gestionarea electronică a documentelor. Dacă un antreprenor cu impozitare simplificată încheie câteva contracte pe an, s-ar putea să nu-i fie atât de frică să trimită documente tipărite de câteva ori. Există însă cazuri în care gestionarea electronică a documentelor este extrem de utilă.

Companii mari documentele electronice ajută la reducerea costurilor dacă volumul corespondenței externe depășește câteva sute de documente pe lună. Pentru ei, livrarea valorilor mobiliare afectează direct viteza tranzacțiilor. Costurile fluxului de documente se pot ridica la sute de mii de ruble pe an, iar riscurile asociate cu pierderile, erorile și amenzile de la autoritățile fiscale cresc costurile și mai mult.

Chiar dacă acum semnezi un act la șase luni, asta nu înseamnă că afacerea ta nu va crește. Este posibil să aveți parteneri mari care lucrează cu documente electronice și vă vor solicita același lucru.

De exemplu

Magazinul online a acumulat în mod regulat creanțe în valoare de zeci de milioane din cauza faptului că factura a fost din nou greșită: marfa se află într-un camion, nu poate fi dusă la depozit. In timp ce asteapta sa soseasca de la furnizor curierul cu documentul corectat, trec zilele. Am introdus documentele electronice, iar acum toate ajustările documentelor durează mai puțin de o oră.

Și într-o mare companie de retail de energie, în timpul controalelor fiscale pe teren, inspectorii au constatat anual încălcări și erori în documente. Cecul pentru amenzi a ajuns la 120.000 de ruble pe an. S-a ajuns la punctul în care departamentul de finanțe a pus acești bani în buget în avans ca cheltuieli generale. Au introdus managementul electronic al documentelor, iar acum corectitudinea documentelor este controlată de programe, nu de oameni. Nu mai sunt erori.

Ce este un document electronic

Un document electronic este un document obișnuit sau fișier pdf care poate fi creat și citit în orice editor. Este important ca acesta să fie semnat cu o semnătură electronică specială și trimis într-un mod special.

Pentru ca un partener, avocat sau judecător să nu aibă nicio îndoială că tu ai semnat documentul electronic și nimeni nu l-a schimbat, specialiștii în securitate digitală au venit cu o semnătură electronică. Este ca o amprentă suprapusă pe un set unic de biți și octeți din documentul dvs. În linii mari, semnând ceva cu o semnătură electronică, spui: „Confirm autenticitatea acestui set de biți”.

La orice document se atașează o semnătură electronică, după care se consideră semnată. Documentul poate fi citit fără semnătură. Vă garantează doar că aveți în față același document neschimbat, în forma în care v-a fost trimis. Dacă modificați ceva în document și îl salvați, setul de biți se va schimba - semnătura va fi invalidă.

De exemplu

Cele două companii au decis să semneze un contract electronic. Am făcut un contract și am convenit asupra termenilor. Acum o companie semnează contractul cu semnătura sa și îl trimite alteia. Ea deschide contractul și decide să repare în liniște ceva, de exemplu, suma amenzilor. Corectează. Salvează. Trimite primul. Ea arată - hopa! - semnătura originală de pe acest contract este ruptă. Deci ceva s-a rezolvat, răufăcători. Apoi se duc să bată fața, probabil.

De unde să obțineți o semnătură electronică

O semnătură electronică este cumpărată într-un centru special de certificare. Este suficient doar să găsești un centru convenabil în orașul tău. Principalul lucru este ca acesta să fie inclus în lista centrelor acreditate a Ministerului Comunicațiilor al Federației Ruse.

La fel se poate face chiar la biroul centrului de certificare: trebuie doar să veniți cu toate documentele și să completați o cerere. Dar în acest caz, va trebui să așteptați ca plata fără numerar să fie efectuată - aceasta poate dura câteva ore. Este imposibil să plătiți un certificat pentru o companie în numerar, la fel cum este imposibil să îl primiți de la distanță.

Cum funcționează o semnătură electronică?

Forța juridică a semnăturii electronice este descrisă în legea federală „Cu privire la semnătura electronică”.

Legea definește tipurile de semnături: simple, necalificate și calificate. Poți semna documente cu oricare dintre ele, dar cu rezerve: calificat - pentru taxă, licitație și în unele cazuri pentru instanță; simplu și necalificat - pentru orice altceva.

Semnătură simplă sau necalificată

Opțiune accesibilă și ieftină, dar cu aplicație limitată. O semnătură necalificată conține algoritmi criptografici, dar nu este verificată de nicio autoritate de certificare. Unul simplu este doar o combinație între un nume de utilizator și o parolă, un cont pe un site web de servicii publice sau o adresă de e-mail a unei contrapărți.

Astfel de semnături sunt potrivite dacă nu participați la licitații electronice, nu faceți schimb de documente primare electronice și nu trimiteți declarații fiscale. O semnătură simplă poate fi folosită pentru contracte, facturi și acte, dar va trebui să semnați un acord separat cu contrapartea și să înregistrați consimțământul părților de a avea încredere într-o astfel de semnătură.

Dacă aveți zeci de contrapărți și documente diferite, schema nu va funcționa. Va trebui să semnați un astfel de document cu toată lumea, iar în timp acest proces va încetini, nu va accelera munca. Atunci este mai bine să te gândești la un alt certificat de semnătură electronică.

Pentru a utiliza o semnătură electronică simplă, trebuie să tipăriți și să semnați o versiune pe hârtie a acordului sau să includeți o clauză specială în contractul cu contrapartea - aceasta este o cerință a legii.

Semnătura calificată

Această semnătură este potrivită pentru facturi și taxe. Prin lege, facturile electronice pot fi semnate doar cu o astfel de semnătură. Un certificat calificat costă de la 1000 R, îl puteți cumpăra doar la un centru de certificare care face parte din zona de încredere FTS.

În fiecare an, certificatul de semnătură calificată trebuie reînnoit, ceea ce se adaugă la griji: trebuie să monitorizați perioada de valabilitate și să comandați o reeditare la timp.

Pentru a lucra cu o semnătură calificată, trebuie să instalați un program special - un mijloc de protecție a informațiilor criptografice. Programul atașează documentului o semnătură electronică și verifică semnăturile celorlalți participanți la schimb.

Puteți alege un program plătit ("Cryptopro DSP") sau gratuit ("Vipnet DSP"). Din punct de vedere funcțional, sunt aproape la fel, dar pot exista probleme de compatibilitate cu cel gratuit. Ambele funcționează pe Windows și Mac. Cea plătită costă aproximativ 1000 R, plata anuală pentru certificatul de semnătură electronică este de circa 1000 R.

Unii folosesc o semnătură electronică bazată pe cloud, pentru care nu trebuie să instalați un program de criptoprotecție. Semnătura cloud este stocată în serviciul de schimb și de fiecare dată când semnați un document, primiți un SMS de confirmare a acțiunii pe telefon. Un astfel de certificat este mai ieftin și mai convenabil de utilizat, dar mai puțin sigur decât un program de protecție criptografică.

De ce aveți nevoie de un procesor de documente?

Un document electronic semnat poate fi trimis prin e-mail obișnuit, dar acest lucru nu este sigur. Dacă e-mailul este piratat, documentele vor fi în mâinile atacatorilor. Prin urmare, de exemplu, fiscul acceptă declarații doar prin servicii speciale. Prin aceleași servicii, trebuie să faceți schimb de facturi electronice, altfel veți încălca ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei. Astfel de servicii se numesc operatori de flux de documente.

Pentru un utilizator simplu, acesta este un e-mail pompat. Funcționează printr-un browser, există foldere cu intrare și ieșire, director de adrese, căutare încorporată, editor de documente. Inside - un serviciu extrem de încărcat, cu canale de comunicații securizate și criptare, care asigură securitatea transmiterii documentelor.

Nici măcar nu este necesară încheierea unui acord cu un operator de gestionare electronică a documentelor. Doar înregistrați-vă, încărcați un certificat de semnătură electronică și plătiți factura. Operatorul se ocupă de restul: anunță Serviciul Federal de Taxe că v-ați alăturat bursei, monitorizează formatele și garantează conformitatea cu legislația Federației Ruse.

Există câteva zeci de astfel de servicii în Rusia. În ceea ce privește prețul, funcționalitatea, fiabilitatea și viteza, sunt aproximativ aceleași. Este obișnuit să alegeți operatorii în funcție de calitatea serviciului: cât de repede funcționează suportul tehnic, dacă operatorul este pregătit să ajute să conecteze contrapărțile, ce oportunități oferă și dacă are consultanți analiști care vă vor ajuta să implementați serviciul în muncă.

De asemenea, contrapartea dvs. va trebui să se conecteze la operator. El îl poate alege pe al tău sau pe oricare altul - atunci schimbul va trece prin roaming, ca într-o conexiune celulară.

Cât costă documentele electronice

Lucrând prin operator, plătiți doar pentru documentul semnat de ambele părți. În medie, costul trimiterii unui document este de aproximativ 6-8 R, iar toate cele primite sunt gratuite.

De obicei, începătorii cumpără un pachet minim de 300 de documente, care se termină foarte repede. Apoi trebuie să cumpărați următorul pachet. Este mai profitabil să cumpărați un pachet anual nelimitat sau să conveniți asupra unor condiții individuale.

Trecerea la documente electronice este benefică dacă trimiteți 100 sau mai multe documente pe lună sau cel puțin 1000 de documente pe an. Apoi vei reduce costul hârtiei și al livrării de aproape 5 ori.

Cât costă documentele

1000 de documente pe hârtie

Dragi cititori! Datorită faptului că la colectarea materialului pentru acest studiu, funcționalitatea sistemului MOTIV prezentat în recenzie a fost evaluată incorect, editorii, la discreția lor, au corectat diagramele pentru a reflecta mai exact funcționalitatea produsului specificat. Diagramele corectate indică funcționalitatea sistemului MOTIV versiunea 1.1, care exista la momentul selecției participanților la test (martie 2010). Este posibil ca și unii parametri ai altor sisteme să fie estimați incorect.

De asemenea, vă reamintim că în acest moment materialul este foarte depășit și nu poate constitui o bază pentru evaluarea funcționalității versiunilor moderne ale acestor sisteme sau a relației dintre acestea.

Într-o organizație modernă, sistemele electronice de management al documentelor (EDMS) devin un element indispensabil al infrastructurii IT. Cu ajutorul lor, companiile comerciale și întreprinderile industriale își măresc eficiența activităților, iar în instituțiile guvernamentale, pe baza tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor, se rezolvă sarcinile de management intern, interacțiune interdepartamentală și interacțiune cu populația. Abrevierea general acceptată este EDMS, deși împreună cu aceasta sunt utilizate și CAD (sistem de automatizare a fluxului de lucru), EDMS (sistem electronic de gestionare a documentelor) și SADO (sistem de gestionare a documentelor).

Un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este un sistem organizatoric și tehnic care asigură procesul de creare, gestionare a accesului și distribuire a documentelor electronice în rețelele de calculatoare, precum și asigurarea controlului asupra fluxului de documente într-o organizație.

Inițial, sistemele din această clasă au fost considerate doar un instrument pentru automatizarea sarcinilor muncii clasice de birou, dar cu timpul au început să acopere o gamă tot mai largă de sarcini. Astăzi, dezvoltatorii EDMS își orientează produsele să lucreze nu numai cu corespondență și ORD (documente organizatorice și administrative), ci și cu diverse documente interne (contracte, documentație de reglementare, de referință și de proiect, documente privind activitățile de personal etc.). EDMS sunt, de asemenea, utilizate pentru rezolvarea problemelor aplicate în care lucrul cu documentele electronice este o componentă importantă: gestionarea interacțiunii cu clienții, procesarea contestațiilor cetățenilor, automatizarea activității unui departament de service, organizarea fluxului de lucru al proiectului etc. De fapt, un management electronic de documente sistem se numește orice sistem informațional care asigură lucrul cu documente electronice.

Piața EDMS în ultimii ani a fost unul dintre segmentele cele mai dinamice în curs de dezvoltare ale industriei IT interne. În 2009, potrivit IDC, pe fundalul unei scăderi de aproape 50% a pieței totale de software din Rusia, acest segment a prezentat o stabilitate ridicată. Conform datelor pentru 2009, scăderea sa nu a fost mai mare de 20-25%. În termeni numerici, volumul pieței EDMS astăzi, conform CNews Analytics, este de aproximativ 220-250 de milioane de dolari.

Consumatorii tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor sunt organizații de diferite dimensiuni și specificități. În mod tradițional, sectorul public rămâne consumatorul cheie de EDMS. Potrivit experților, aproximativ 30% din proiectele de introducere a tehnologiilor electronice de gestionare a documentelor sunt reprezentate de agențiile guvernamentale. În același timp, este important că interesul statului a devenit baza pentru stabilitatea pieței EDMS, care chiar și în vremuri de criză a primit un impuls semnificativ de dezvoltare. Managementul electronic al documentelor a fost numit un element cheie al conceptului de „guvernare electronică”, a cărui implementare ar trebui să contribuie la eliminarea obstacolelor birocratice în interacțiunea dintre stat, populație și afaceri, precum și la reducerea corupției. Ca o caracteristică a implementării proiectelor în autoritățile publice și instituțiile mari ale statului, este de remarcat cerințele crescute pentru securitatea informațiilor. Vorbim despre construcția (dezvoltarea) pe baza unor produse software replicate a sistemelor electronice securizate de gestionare a documentelor.

Despre dezvoltatorii EDMS

Atunci când alege o soluție de clasă EDMS, clientul ia în considerare diverse opțiuni: o soluție în cutie, o soluție bazată pe platformă sau dezvoltare personalizată. Dezvoltatorii ruși oferă în principal soluții gata făcute, în timp ce dezvoltatorii occidentali acționează ca furnizori de platforme, pe baza cărora sunt implementate soluții de design și dezvoltări personalizate. Conform statisticilor, în structura pieței, dezvoltatorii ruși reprezintă aproximativ 95% din numărul total de proiecte pentru implementarea EDMS. Una dintre explicații este că în Rusia specificul lucrului cu documente, bazat pe tradițiile interne de management, este încă puternic.

Este de remarcat faptul că un număr de vânzători au început să ofere EDMS clienților în modul SaaS (Software as a Service), dar până acum această abordare, din mai multe motive (încrederea în furnizor, calitatea și fiabilitatea canalelor de comunicare). ), este mai degrabă considerată ca o formă de familiarizare cu capacitățile sistemului și nu ca o abordare reală a automatizării fluxului de lucru.

Una dintre tendințele emergente este utilizarea sistemelor de clasă ECM (Enterprise content management) pentru lucrul cu documente.

Conform enciclopediei libere (Wikipedia):
Enterprise content management (ECM) - gestionarea resurselor de informații ale întreprinderii sau managementul informațiilor corporative.

În cadrul conceptului ECM, managementul documentelor este considerat una dintre sarcinile de asigurare a lucrului cu informații corporative. Această abordare este susținută în principal de dezvoltatorii occidentali. Și deși în Rusia cererea pentru astfel de tehnologii este încă în stadiu de formare, multe EDMS interne au implementat deja diverse componente ECM: managementul documentelor, managementul imaginilor documentelor, stocarea pe termen lung a documentelor, managementul fluxului de lucru (Workflow), lucru colectiv cu documente . În mod fundamental, tehnologiile ECM diferă de EDMS printr-o elaborare mai profundă a problemelor de gestionare a conținutului web și a conținutului multimedia.

Inițiative de stat în jurul „Documentului electronic”

În perioada 2009-2010, în Rusia au început să fie implementate mai multe inițiative guvernamentale globale legate de organizarea interacțiunii electronice oficiale între stat, populație și afaceri, care vizează creșterea nivelului de pătrundere a tehnologiilor informaționale în diverse aspecte ale vieții de stat și publice. . Printre acestea se numără aprobarea listei serviciilor publice furnizate populației prin intermediul internetului, precum și aprobarea prevederilor privind sistemul de gestionare a documentelor interdepartamentale, care au devenit primii pași importanți către implementarea conceptului de „guvernare electronică”.

Este important de menționat că problema temeiului juridic al documentului electronic este încă deschisă. Astăzi, activitățile participanților la gestionarea documentelor electronice sunt reglementate de legi și reglementări privind utilizarea semnăturii digitale electronice (EDS), GOST și instrucțiuni pentru munca de birou și arhivare, legi și reglementări privind tehnologia informației. Se pare că regulile și procedurile de lucru cu documentele sunt definite la nivel de stat, există cerințe de securitate pentru sistemele informaționale, dar statutul juridic al unui document electronic nu a fost încă determinat în legislație.

Standarde EDMS

Astăzi, activitățile dezvoltatorilor EDMS nu sunt practic reglementate. Dezvoltarea de produse software și implementarea proiectelor de implementare, dezvoltatorii și furnizorii, într-o măsură sau alta, sunt ghidate de următoarele documente legale și de reglementare:

• GOST R 51141-98. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții (aprobate prin Rezoluția Standardului de Stat al Federației Ruse din 27 februarie 1998 nr. 28);
• Legea federală nr. 1-FZ din 10 ianuarie 2002 „Cu privire la semnătura digitală electronică” (modificată la 8 noiembrie 2007);
• GOST R 6.30-2003. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente (aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 3 martie 2003 N 65-st);
• Decretul Guvernului Federației Ruse din 22 septembrie 2009 nr. 754 „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind sistemul de gestionare a documentelor electronice interdepartamentale”;
• Legea federală din 27 iulie 2006 Nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”.

La implementarea proiectelor de implementare a EDMS, în cazul lucrului cu date cu caracter personal, este necesar să vă ghidați după cerințele Legile federale din 27 iulie 2006 N 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal” și din 27 decembrie, 2009 N 363-FZ „Cu privire la modificările la articolele 19 și 25 din Legea federală „Cu privire la datele cu caracter personal”.

Deoarece GOST-urile sunt de natură consultativă, dezvoltatorii includ flexibilitate maximă în soluțiile lor, astfel încât, în funcție de client, pot fi implementate diverse scheme de lucru cu documente pe baza sistemului. Adesea, arhitectura și logica sistemului trebuie să ofere abordări diferite și uneori opuse pentru automatizarea fluxului de documente. Lipsa standardelor general acceptate este o problemă nu numai pentru dezvoltatori, ci și pentru clienți, deoarece alegerea cerințelor pentru un EDMS devine prea subiectivă. Adesea, întreprinderile nu se pot concentra nici pe practicile din industrie (această abordare s-a dovedit bine atunci când aleg un furnizor de sisteme IT din clasa ERP, CRM, HRM etc.). Regulile și reglementările pentru lucrul cu documente pot diferi de la o întreprindere la alta, nu numai în cadrul aceleiași industrii, ci chiar și în cadrul aceluiași grup de companii. Câteva exemple simple: întreprinderea funcționează conform GOST-urilor sau nu? Cât de bine corespunde lucrările cu documentele GOST-urilor? Este conducerea superioară pregătită să lucreze în sistem sau asistenții și secretarii vor lucra pentru managementul de vârf? Întreprinderea folosește vreuna dintre practicile de management occidentale? Ce instrumente de automatizare folosesc angajații la locul de muncă? Și deși, în general, complexul de sarcini de gestionare a documentelor electronice este destul de clar, metodele de implementare a acestora variază foarte mult. Rezultă că una dintre cerințele principale pentru dezvoltatorii unui EDMS modern este să ofere o soluție adecvată în ceea ce privește prețul, calitatea și timpul de implementare, indiferent de specificul muncii clientului (cu alte cuvinte, satisfacerea oricăror specificități).

Capacitățile tehnice ale sistemelor electronice moderne de gestionare a documentelor

Revizuirea ia în considerare cele mai comune nouă EDMS din Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document Management (1C), Boss Referent (BOSS - Referent, IT Group) , DELO (EOS), EUFRATS (Tehnologii cognitive), MOTIVE (Motiv). Nu am inclus în mod deliberat soluțiile dezvoltatorilor ruși bazate pe platforma Documentum (EMC Documentum), deoarece în acest caz este imposibil să vorbim despre vreo funcționalitate și replicabilitate specifice. Pentru pregătirea revizuirii au fost folosite informații din surse deschise: materiale informative și versiuni demo ale produselor software. Viziunea prezentată a EDMS este o încercare de a evalua capacitățile și pregătirea produselor software pentru a rezolva sarcinile reale de organizare a managementului documentelor electronice într-o întreprindere.

Criteriile evidențiate în recenzie vă vor ajuta să analizați posibilitățile soluțiilor luate în considerare din punctul de vedere al implementării tehnice a anumitor sarcini EDMS. Toate posibilitățile sunt împărțite în șapte circuite funcționale:

• înregistrarea și introducerea documentelor;
• lucrul cu documente;
• managementul și controlul fluxului de lucru;
• căutare și analiză de informații;
• Securitatea informațiilor;
• suport pentru fluxul de lucru pe hârtie;
• setări standard.

Caracteristicile generale ale sistemelor au fost plasate într-un tabel separat.

Revizuirea oferă o serie de criterii evidente care sunt inerente tuturor sistemelor luate în considerare (și tuturor sistemelor din clasa EDMS, în principiu) și criterii care fac posibilă distingerea soluțiilor unele de altele. În general, capacitățile funcționale ale sistemelor sunt aceleași și doar o specificare detaliată a unora dintre sarcinile principale ale fluxului de lucru și caracteristicile implementării lor fac posibilă compararea diferitelor soluții. Trebuie remarcat faptul că pentru toate sistemele prezentate în revizuire, există o practică de implementare destul de mare. Aceste sisteme sunt folosite de sute de organizații pentru a automatiza fluxul de lucru. Pe lângă aceste soluții, pe piață există peste 50 de produse software care nu sunt utilizate pe scară largă.

Dacă analizăm versiuni noi de sisteme care ocupă poziții de lider pe piață, este de remarcat faptul că în ultimii trei ani dezvoltarea lor a vizat în principal îmbunătățirea capacităților de servicii, deoarece capacitățile de bază într-o formă sau alta au fost deja implementate anterior. . Dacă vorbim de noi capacități tehnice, putem observa potențialul de dezvoltare a EDMS în direcția gestionării diverselor tipuri de conținut (multimedia), utilizarea tehnologiilor de autoprocesare și analizarea conținutului documentului. Dar până acum, o astfel de funcționalitate pentru EDMS nu este obligatorie și, cel mai important, cererea pentru aceasta în Rusia nu a fost pe deplin formată.

Când se compară funcționalitatea EDMS, sunt utilizate următoarele denumiri:

• „+” - oportunitatea este implementată;
• «+/−» - caracteristica este disponibilă cu funcționalitate limitată sau trebuie achiziționat software suplimentar;
• "−" - posibilitatea nu este implementată.

Tabelul 1. Caracteristici generale ale celor mai populare EDMS

Orez. 1. Caracteristici generale ale celor mai populare EDMS

Tabelul 2. Înregistrarea și introducerea documentelor

Orez. 2. Înregistrarea și introducerea documentelor

Tabelul 3. Lucrul cu documente

Orez. 3. Lucrul cu documente

Tabelul 4. Managementul și controlul fluxului de lucru

Orez. 4. Gestionarea și controlul fluxului de lucru

Tabelul 5. Căutarea și analiza informațiilor

Orez. 5. Căutarea și analiza informațiilor

Tabelul 6. Securitatea informațiilor

Orez. 6. Securitatea informațiilor

Tabelul 7. Suport pentru fluxul de lucru pe hârtie

Orez. 7. Suport pentru fluxul de lucru pe hârtie

Tabelul 8. Instrumente standard de configurare

Orez. 8. Instrumente standard de configurare

Tabelul 9. Rezumatul funcționalității ERMS

Orez. 9. Evaluarea finală a funcționalității ERMS

Pentru a efectua o evaluare cuprinzătoare, vom lua în considerare EDMS prezentat în funcție de raportul „preț / funcționalitate”, care este înțeles de toată lumea. Nu luăm în considerare cel de-al treilea criteriu important - „Timpul de implementare” - deoarece depinde foarte mult nu numai de instrumentele de configurare oferite de sistem, ci și de calificările și motivația echipei de proiect. Poziția sistemelor în ceea ce privește „prețul/funcționalitatea optimă” pentru proiecte mici (pentru 20 de utilizatori) și pentru proiecte destul de mari (pentru 100 de utilizatori) este prezentată mai jos.

Diagrama 1. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (20 utilizatori)

Orez. 10. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (20 utilizatori)

Diagrama 2. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (100 de utilizatori)

Orez. 11. EDMS „Preț/funcționalitate optimă” (100 de utilizatori)

Aceste diagrame sunt construite după principiul Gartner Magic Quadrant, în care sistemele situate în Quadrant I au raportul optim după criteriul „preț/funcționalitate optim”. În cadranele II și IV ale diagramei există sisteme care nu au indicatori echilibrați de preț și funcționalitate.

Criteriul ales pentru studiu face posibilă evaluarea diferitelor EDMS din punctul de vedere al pregătirii acestora de a rezolva probleme reale ale managementului documentelor electronice într-o întreprindere modernă. Grupul de lideri atât în ​​cazul proiectelor mici (Diagrama 1) cât și al proiectelor mari (Diagrama 2) a inclus sistemele Directum, DocsVision, MOTIV și EUFRATS. Sistemele rămase sunt situate în cadranele II și IV. Singura excepție a fost sistemul DELO, care a intrat și în primul cadran al diagramei pentru un EDMS pentru 20 de utilizatori. Rezultatele obținute de EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO arată că aceste sisteme nu oferă o abordare integrată pentru automatizarea lucrărilor cu documente, ci sunt oferte de nișă concentrate doar pe rezolvarea unei anumite clase de documente electronice. sarcini de management. Absența sistemelor în cadranul III se explică prin faptul că revizuirea a considerat cel mai comun EDMS din Rusia și nu toate sistemele oferite în prezent clienților.

Sperăm că prezentarea generală vă va fi utilă atunci când alegeți un sistem. Aș dori să remarc că prin implementarea EDMS astăzi, organizația nu numai că își mărește eficiența activităților, dar, ceea ce este foarte important, câștigă experiență și practică valoroasă în condiții noi - în condițiile managementului documentelor electronice.

P.S. Pentru pregătirea revizuirii, au fost utilizate numai materiale disponibile public de pe site-urile web oficiale ale producătorilor de EDMS. După publicarea articolului, s-a dovedit că, din cauza descrierii incomplete a produselor de către compania Industrial Information Systems, informațiile despre soluția lor sunt inexacte. Vom studia această problemă în detaliu și vom descrie rezultatele în articolul următor.

• Asigurarea managementului eficient și a transparenței activităților organizației la toate nivelurile.
• Sprijin al sistemului de control al calității.
• Acumularea de informații, gestionarea datelor și reglementarea accesului.
• Formalizarea activităților fiecărui angajat.
• Optimizarea proceselor de afaceri.
• Economisiți resurse prin reducerea costurilor de gestionare a înregistrărilor pe hârtie.

Una dintre cele mai importante tendințe moderne în dezvoltarea pieței ECM este adaptarea interfețelor pentru managementul documentelor electronice și sistemele de stocare a datelor la acces la distanță de oriunde („birou mobil”) și diverse dispozitive mobile. Există un interes din ce în ce mai mare al clienților pentru accesarea sistemelor ECM prin netbook-uri, smartphone-uri, comunicatoare, tablete etc. Interfețele special concepute pentru astfel de dispozitive cresc gradul de utilizare a sistemelor și mobilitatea utilizatorilor, permițând companiilor să crească viteza și flexibilitatea tuturor proceselor de afaceri.

În același timp, interfețele special concepute pentru dispozitivele mobile nu prezintă dezavantajele care sunt inerente accesului convențional la sisteme prin intermediul unui browser web: noile tehnologii fac posibilă furnizarea unui set mai bogat de componente, interactivitate a interfețelor, lucru mai convenabil cu cantități mari de date și cerințe reduse pentru canalele de comunicare. O stație de lucru mobilă pentru un manager extinde și mai mult gama de posibilități și adaptează sistemul la cerințele unui manager de top: un minim de operațiuni necesare, o interfață concentrată pe lucrul în modurile de aprobare, semnare și revizuire a documentelor, suport pentru diverse dispozitive mobile. dispozitive și platforme, capacitatea de a lucra offline etc.

Tehnologiile moderne de organizare a interfețelor permit managerului să impună rezoluții grafice și vocale documentelor electronice - adică, împreună cu eficiența gestionării documentelor electronice, sistemul permite managerului de vârf să folosească orice mod convenabil de a lucra cu documente.

Factori pentru crearea unui EDMS

La organizarea și alegerea unui EDMS, sunt luați în considerare în mare parte următorii factori:

• Necesitatea automatizării managementului administrativ al organizației, complexitatea structurii.
• Prezența unor subdiviziuni îndepărtate teritorial.
• Arhivă mare de hârtie.
• Necesitatea managementului fluxului de lucru.
• Cerințe de păstrare a documentelor.
• Capacitate de integrare cu sistemele existente.
• Necesitatea de a stoca imagini ale documentelor, nevoia de a susține sarcini speciale.
• Necesitatea de a căuta informații
• Asigurarea securității datelor.
• Necesitatea de a respecta standardele internaționale, industriale și guvernamentale.

Clasificarea EDMS

• Sisteme cu mijloace avansate de stocare și regăsire a informațiilor (arhive electronice).
• Sistemele cu instrumente avansate de flux de lucru sunt concepute pentru a asigura deplasarea anumitor obiecte de-a lungul unor rute prestabilite. Cu ajutorul acestor sisteme este posibilă organizarea muncii pentru care sunt preînregistrate toate etapele de progres și de lucru.
• Sisteme axate pe susținerea managementului organizației și a acumulării de cunoștințe. Combină elementele celor două anterioare.
• Sisteme orientate spre colaborare. Sarcina lor este să se asigure că oamenii din organizație lucrează împreună, chiar dacă sunt îndepărtați din punct de vedere geografic, și să păstreze rezultatele acestei lucrări.
• Sisteme cu servicii suplimentare avansate. De exemplu, managementul relațiilor cu clienții, managementul proiectelor, facturare, e-mail. Astfel de sisteme pot fi atât autonome, cât și să funcționeze în structura oricăreia dintre clasele de sisteme enumerate.

Orice organizație care dorește să aibă la dispoziție o structură modernă de înaltă tehnologie pentru lucrul cu managementul documentelor are o selecție bogată de software. În același timp, vă puteți baza pe principii și soluții private separate, care vor fi mai ieftine, sau puteți utiliza un sistem integrat la cheie, care va fi mai convenabil și mai eficient. În același timp, cea din urmă opțiune, de regulă, utilizează principiile stabilite de lucru cu documente și respectă cadrul de reglementare al majorității întreprinderilor.

Principii de bază ale managementului documentelor electronice

• Înregistrarea unică a unui document, ceea ce face posibilă identificarea unică a unui document în orice instalare a acestui sistem.
• Posibilitatea executării în paralel a operațiunilor, ceea ce permite reducerea timpului de mișcare a documentelor și creșterea eficienței executării acestora
• Continuitatea mișcării documentului, ceea ce face posibilă identificarea persoanei responsabile cu executarea documentului (sarcinii) în fiecare moment al vieții documentului (procesului).
• O bază de date unică (sau distribuită coordonat) de informații documentare, care face posibilă excluderea posibilității de duplicare a documentelor.
• Sistem de căutare a documentelor organizat eficient, care vă permite să găsiți un document cu informații minime despre acesta.
• Un sistem de raportare dezvoltat pentru diverse stări și atribute ale documentelor, care vă permite să controlați mișcarea documentelor prin procesele de gestionare a documentelor și să luați decizii de management pe baza datelor din rapoarte.

Concepte de bază ale managementului documentelor electronice

Fluxul documentelor - circulația documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea executării sau expedierii (GOST R 51141-98); complex de lucrari cu documente: receptie, inregistrare, expediere prin corespondenta, controlul executiei, formarea dosarelor, pastrarea si reutilizarea documentatiei, lucrare de referinta.

Managementul electronic al documentelor (EDM) este un mecanism unic de lucru cu documentele depuse în formă electronică, cu implementarea conceptului de „muncă de birou fără hârtie”.

Un document care poate fi citit de mașină este un document potrivit pentru citirea automată a informațiilor conținute în acesta, înregistrate pe suporturi magnetice, optice și alte suporturi de informații.

Un document electronic (ED) este un document creat folosind instrumente informatice de procesare a informațiilor, semnat cu o semnătură digitală electronică (EDS) și stocat pe un suport de mașină sub forma unui fișier de formatul corespunzător.

tehnologii software EDMS

automatizare EDMS

Poveste

Cu cât cantitatea de informații intra-corporate a crescut mai repede, cu atât ineficiența schimbului de documente tradiționale pe hârtie a devenit mai evidentă, cu toate acestea, creșterea rapidă a EDMS a fost experimentată abia de la sfârșitul ultimului până la începutul acestui secol. Abia atunci organizațiile dintr-un număr de țări dezvoltate - atât agenții guvernamentale, cât și companii private de diferite dimensiuni - au început o tranziție activă către fluxul de lucru fără hârtie. În 2000, creșterea pieței globale EDMS a atins o rată incredibilă de 89% pe an. Atunci, în condițiile unui adevărat boom în dezvoltarea tehnologiilor Internet în întreaga lume, a început să devină o realitate soluția la principala dificultăți în implementarea EDMS - inerția gândirii, lipsa de dorință de a face schimbări profunde în infrastructura companiei atât la nivelul managementului de vârf, cât și al angajaților obișnuiți. Numărul de calculatoare instalate în organizații și cunoștințele angajaților în materie de computere au crescut constant, ceea ce a făcut posibilă trecerea la metode fundamental noi de management al afacerii fără pierderi tangibile. Antreprenorii ruși, obișnuiți să apeleze la experiența țărilor occidentale în rezolvarea problemelor de management, au rămas puțin în urmă, adoptând realizările colegilor străini. Dar deja în momentul în care în Statele Unite se adoptau legi care determinau, printre altele, cerințe stricte pentru fluxul de documente și raportarea financiară a tuturor companiilor publice de pe piața de valori americană, în Rusia, la nivel guvernamental, a existat o înțelegere clară. a beneficiilor oferite de EDS și sisteme similare.

În prezent, schimbul de documente între entități comerciale și persoane fizice trece treptat de la hârtie la electronic. Sistemul electronic de gestionare a documentelor are o serie de avantaje față de hârtie simplă - economisește timp și crește eficiența deciziilor. EDMS poate fi construit atât în ​​cadrul unei companii, cât și între diferite companii prin intermediul internetului.

Gestionarea electronică a documentelor este un sistem de procese pentru prelucrarea documentelor în formă electronică. Majoritatea programelor moderne de contabilitate și personal sunt capabile să genereze documente electronice într-un format standard stabilit la nivel legislativ. Dar pentru ca un astfel de document să aibă greutate juridică, acesta trebuie să fie semnat de ambele părți cu semnătură electronică.

Managementul electronic al documentelor poate fi împărțit în două mari tipuri - schimbul de documente în cadrul companiei sau între diferite companii prin canale de comunicare. Este permisă combinarea acestor două sisteme într-unul global.

Utilizarea managementului electronic al documentelor în cadrul companiei necesită achiziționarea pachetului software necesar (platforma EDI), precum și a echipamentelor pentru funcționarea acesteia (echipamente de rețea, server etc.).

Pentru a face schimb de documente între două companii este nevoie de un operator de gestionare electronică a documentelor. Acesta garantează livrarea mesajelor, controlează formatul documentelor trimise, necesită certificarea lucrărilor cu date printr-o semnătură electronică și stochează o arhivă de documente.

Atenţie! Unul dintre aceste servicii este . Documentele primite prin intermediul acestuia sunt semnificative din punct de vedere juridic dacă au o marcă din EPC a ambelor părți la fluxul de documente.

Avantajele și dezavantajele EDI

Principalele avantaje

Gestionarea electronică a documentelor are avantaje incontestabile față de hârtie:

• Organizarea documentelor - sistemul nu vă va permite să atribuiți același număr unor documente diferite, deoarece acest lucru se va întâmpla în ordine și automat;
• Urmărirea poziției fiecărui document - în orice moment puteți afla exact cine lucrează cu documentul. Angajatul nu o va putea strica sau pierde. Un document șters accidental sau intenționat poate fi încă restaurat;
• Accelerarea procesării documentelor - dacă departamentele companiei sunt împrăștiate în mai multe clădiri, atunci un document pe hârtie trebuie să fie transportat personal acolo pentru aprobare. Cu EDI, documentul necesar ajunge la angajat într-o fracțiune de secundă;
• Lucru convenabil cu versiuni - la editare, sistemul salvează fiecare versiune. Dacă este necesar, puteți urmări cine și când a făcut modificări documentului;
• Acces la distanță non-stop - dacă este necesar, accesul la sistemul EDI poate fi aranjat prin internet de pe orice computer din lume. Un angajat poate lucra cu documente în timpul unei călătorii de afaceri, în vacanță sau în concediu medical;
• Programarea lucrărilor - prin specificarea datei de creare și a scadenței, puteți planifica execuția documentelor de intrare în funcție de coadă;
• Cautare documente - puteti cauta in baza de date generala a documentelor dupa cuvinte cheie si expresii;
• Economisirea hârtiei - nu este nevoie să tipăriți toate documentele în cantitatea necesară.

Principalele dezavantaje

În ciuda avantajelor evidente, sistemele EDI au și dezavantaje care pot împiedica o companie să le implementeze.

Acestea includ:

• Este necesar să cheltuiți bani pentru achiziționarea sistemului, care, în funcție de numărul de utilizatori, poate ajunge până la 100 de mii de ruble;
• După cumpărare, este nevoie de mult timp pentru instalare, implementare și depanare;
• Este necesar să se efectueze instruire pentru toți utilizatorii care vor fi implicați în aceasta;
• Asigurarea securității sistemului - controlul accesului între utilizatori, emiterea semnăturilor electronice necesare, protecție împotriva intruziunilor din exterior;
• Personalul companiei trebuie să aibă un administrator care va monitoriza funcționarea sistemului, va efectua acțiuni de service și va rezolva problemele utilizatorilor;
• Pentru a păstra informațiile, este necesară o copie de rezervă a bazei de date cu documente;
• Dacă firmele partenere nu au un EDI, trebuie să se asigure atât un sistem electronic, cât și unul pe hârtie.

Funcționalitatea managementului documentelor electronice

Orice sistem de flux de lucru ar trebui să ofere un set de acțiuni:

• Lucrați cu orice fel de documente - creați, întocmește, procesează, înregistrează, controlează implementarea lor, coordonează etc.;
• Organizați fluxurile de lucru - definiți rute în cadrul companiei, restricționați accesul între utilizatori individuali, oferiți posibilitatea de a lucra cu un document mai multor persoane simultan;
• Organizați o arhivă de documente cu posibilitatea de căutare, stocare a acestora.

Atenţie! Gestionarea electronică a documentelor ar trebui să ofere aceeași capacitate de a lucra cu documente ca și hârtia tradițională.

Sistemele avansate mari oferă oportunități pentru:

• Înregistrarea tuturor documentelor care trec - de intrare, de ieșire, interne, cu redirecționarea ulterioară a acestora către cap;
• Asigurarea unei proceduri uniforme de lucru cu documentele in fiecare divizie a companiei;
• Lucrați cu documentul atât individual, cât și colectiv;
• Schimb de documente între departamente și anumiți angajați;
• Limitarea accesului la documente;
• Folosiți formulare standard pentru toate documentele;
• Controlați că aprobarea, execuția și alte lucrări cu documentul vor fi finalizate la timp;
• Generarea de rapoarte - analitice, statistice etc.;
• Organizați stocarea arhivelor cu fixarea datei și orei accesului la acestea de către utilizatori.

Este posibil să combinați gestionarea documentelor pe hârtie cu cea electronică?

După trecerea la gestionarea electronică a documentelor într-o organizație, la început nu va fi încă posibilă abandonarea completă a documentelor pe hârtie.

Acest lucru se poate întâmpla din mai multe motive:

• Nu toți contractanții folosesc EDI;
• Compania are deja o mulțime de documente pe hârtie în arhivă.

Cu toate acestea, există diferențe fundamentale în lucrul cu documente electronice și hârtie. De exemplu, un document pe hârtie trebuie să fie tipărit și adus la cap pentru semnare, în timp ce unul electronic este semnat în sistemul propriu-zis. Documentele contabile pe hârtie trimise unei contrapartide pot fi pierdute prin poștă în timpul expedierii, în timp ce cele electronice ajung la destinatar.

Principala diferență între lucrul cu două tipuri de documente este stocarea acestora. Documentele electronice intră imediat în sistem, unde toți utilizatorii pot lucra cu ele. Pentru documentele pe hârtie, ar trebui să fie în continuare organizată o arhivă unde acestea vor fi stocate în mod ordonat. Totodată, după intrarea în companie, documentul pe hârtie trebuie scanat, iar această copie scanată trebuie încărcată în sistem pentru lucrări ulterioare.

Atenţie! Astfel, munca în cadrul companiei ar trebui să se desfășoare în continuare doar în formă electronică. Dacă sosește un document pe hârtie, atunci îl văd doar cei care îl primesc sau îl semnează. În același timp, lucrul cu o copie electronică vă permite să protejați originalul de aproape orice pierdere și permite mai multor utilizatori să lucreze cu acesta simultan.

Care sunt programele ED?

Există multe sisteme de management al documentelor pe piață, fiecare cu propriile avantaje și dezavantaje. Cele mai comune sisteme:

Sistem	Particularități	Preț
O afacere	Unul dintre cele mai mari programe EDI. Funcționalitate excelentă, simplitate și ușurință în utilizare.	De la 11 la 13,5 mii de ruble. pentru un loc de muncă
Logici	Poate fi folosit în companii de orice dimensiune, ușor de învățat, personalizare flexibilă	De la 4900 la 5900 pe loc.
Eufratul	Considerat cel mai avansat dintre sisteme, pachetul include propriul sistem de baze de date, design usor si placut	De la 5.000 de ruble pe loc de muncă atunci când este implementat pe serverul unei organizații, de la 10.000 de ruble. când este plasat pe echipamentul dezvoltatorului.
1C: Arhivă	Integrare completă cu orice produs 1C, capacitatea de a stoca orice fișier - text, grafică, video și audio.	De la 12 la 57 mii de ruble. pentru întregul program.
DIRECTUM	Sistemul optim pentru întreprinderile mici și mijlocii, puteți combina documentele electronice cu cele pe hârtie.	De la 7 mii de ruble. până la 2 milioane de ruble pentru o licență
OPTIMA-WorkFlow	Un nou sistem care abia începe să se dezvolte activ. Există mai multe caracteristici unice pentru acest sistem.	De la 55 la 75 de mii de ruble. pentru o licență.

Interacțiunea unui document electronic cu alte programe

Luându-și locul în mediul electronic al organizației, sistemul EDI ar trebui să susțină liber alte aplicații de afaceri care operează deja în el în timpul funcționării. De exemplu, este necesară prelucrarea liberă a documentelor contabile - facturi, acte, facturi, împuterniciri etc.

În plus, sistemul electronic de gestionare a documentelor trebuie să funcționeze cu toată lumea într-o manieră consecventă și să funcționeze cu aceleași date. Prin urmare, este necesar ca sistemul să poată suporta directoare utilizate în mediul electronic și să poată actualiza datele din acestea.

În plus, este necesar să se țină cont de lucrul cu date externe - e-mail, platforme de tranzacționare etc.

Atunci când alegeți un EDI, este necesar să acordați atenție posibilității de interacțiune a acestuia cu alte mijloace și surse de date disponibile în întreprindere. De obicei, sistemele populare și, prin urmare, în curs de dezvoltare activ, încorporează multe module pentru cele mai populare programe - 1C, Parus, Oracle și multe altele.

De exemplu, managementul documentelor electronice al programului 1C vă poate permite să generați, să primiți și să trimiteți documente contabile electronice direct din acesta, confirmându-le în același timp cu o semnătură calificată.