Elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDMS): kas tai yra, funkcijos ir rekomendacijos. Elektroninė dokumentų valdymo sistema – kas tai yra ir kam ji reikalinga? Populiarios elektroninių dokumentų valdymo sistemos

Bet kuri įmonė anksčiau ar vėliau susimąsto apie verslo procesų optimizavimą ir efektyvumo didinimą, o tai gali būti koordinuojama naudojant elektronines dokumentų valdymo sistemas (EDMS).

EDMS leidžia išspręsti automatizavimo problemas su įvairaus dydžio ir veiklos sričių įmonių dokumentais, įskaitant ir geografiškai paskirstytas. Šios klasės programinės įrangos sistemos užtikrina juridinę reikšmę turinčio įmonės dokumentų srauto organizavimą, dokumentų archyvo tvarkymą, biuro darbo automatizavimą (gaunamos ir siunčiamos korespondencijos registravimą, dokumentų skenavimą ir pateikimą vykdytojams elektronine forma) , veiklos vykdymo drausmės kontrolė, sutarčių ir mokėjimų derinimas, organizacinių – administracinių dokumentų vykdymo koordinavimas ir kontrolė, pirminės apskaitos dokumentacijos tvarkymas ir saugojimas, taip pat įvairioms verslo sritims specializuotų procesų automatizavimas. Be to, daugumos šiuolaikinių EDMS ypatybė yra mobiliųjų įrenginių palaikymas ir galimybė integruotis su esamomis įmonės informacinėmis platformomis.

Rusijos rinkoje yra daugybė elektroninių dokumentų valdymo sistemų, todėl, kad įmonėms būtų lengviau pasirinkti, mes sudarėme tokių sprendimų pasirinkimą. Visi jie yra išskirtinai vietinės gamybos, atitinka tiek Rusijos reguliavimo sistemos, tiek tarptautinių standartų dokumentų valdymo teisės aktų ir norminių aktų reikalavimus, taip pat IT saugumo reikalavimus. Atskirai reikia pažymėti, kad beveik visi toliau išvardyti produktai yra įtraukti į vidaus programinės įrangos registrą ir yra rekomenduojami naudoti Rusijos Federacijos vyriausybės departamentuose ir organizacijose, taip pat įmonėse, įgyvendinančiose projektus pagal programinės įrangos importo pakeitimo programą. .

1. "Dialogas". Kūrėjas: Valstybinė vieninga įmonė „Krymtekhnologii“ (padedama Krymo Respublikos vidaus politikos, informacijos ir ryšių ministerijai).
2. Įmonės elektroninių dokumentų valdymo sistema KSED 3.0. Kūrėjas: "CROC Region".
3. Elektroninė dokumentų valdymo sistema „SED-Sirius“. Kūrėjas: Informacinių technologijų ir vykdomųjų institucijų sistemų centras (CITIS).
4. Procesų automatizavimo sistema kelių tiesimo organizacijoms „Epyura“ (sukurta „1C: Enterprise“ platformos pagrindu). Kūrėjas: Arakelyanas Armenas Rafikovičius.
5. EDMS „Sinkopė-dokumentas“. Kūrėjas: Kuban-Inform-Holding-South kompanija.
6. Programinės įrangos kompleksas „Atvira modulinė elektroninių dokumentų valdymo ir instrukcijų vykdymo kontrolės sistema“ (SEDKP). Kūrėjas: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Directum elektroninė dokumentų valdymo sistema. Kūrėjas: „Directum Company“.
8. Programinės įrangos produktas „STEK – dokumentų valdymas“. Kūrėjas: UAB "NTC STEK".
9. „Raudonoji darbo eigos platforma“. Kūrėjas: bendrovė „Red Soft“.
10. „Biurokratų“ sistema. Kūrėjas: Bureaucrat LLC
11. Informacinė sistema „Elektroninis biuro darbas ir dokumentų srautas“. Kūrėjas: „Breeze Plus“ įmonė.
12. Comita Courier JE sistema. Kūrėjas: akcinė bendrovė "Komita".
13. Modulis „Dokumentų valdymas“ (tiekiamas kaip ERP sistemos „Compass“ dalis). Kūrėjas: Kompaso įmonė.
14. EDMS WSS dokumentai (sukurta Microsoft SharePoint platformoje). Kūrėjas: WSS-Consulting kompanija.
15. Automatizuota slapto biuro darbo sistema AS SDP. Kūrėjas: Naujų technologijų centras "Impulse" LLC.
16. Įmonių organizacinio ir administracinio darbo (biuro darbo) automatizavimo sistema „Pilot: ORD“. Kūrėjas: ASCON-Design Systems LLC.
17. EOS, skirta SharePoint (sukurta Microsoft SharePoint platformoje). Kūrėjas: Elektroninių biuro sistemų (EOS) įmonė.
18. Informacinė sistema EtaxReport. Kūrėjas: Elektroninio verslo sistemų įmonė.
19. EDMS „Aurora: dokumentų valdymas“. Kūrėjas: Avrora Digital Group LLC.
20. Elektroninė dokumentų valdymo sistema Comsoft Docs. Kūrėjas: UAB "Comsoft".
21. Comindware EDMS sistema (sukurta Comindware Business Application Platform). Kūrėjas: Comindware kompanija.
22. Sistema "Express Document". Kūrėjas: Electronic Express LLC.
23. Programinės įrangos kompleksas „Kodas: Dokumentų srautas“. Kūrėjas: Code Consortium.
24. Automatizuota sistema „Gosexpertize“. Kūrėjas: Ecomash info LLC.
25. Saugaus elektroninių dokumentų valdymo sistema „Stack-Trust“. Kūrėjas: „Stack Group of Companies“.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Kūrėjas: Optima įmonių grupė.
27. SED „Landocs“. Kūrėjas: Lanit įmonių grupė.
28. Programinės įrangos paketas „Dokumentų valdymas“. Kūrėjas: Federalinė valstybinė vieninga įmonė "Pagrindinis tyrimų skaičiavimo centras" prie Rusijos Federacijos prezidento kanceliarijos (FSUE "GlavNIVTs").
29. SEDO sprendimas. Kūrėjas: ID - Management Technologies LLC.
30. Elektroninių dokumentų valdymo sistema valstybinėms organizacijoms ir verslui „Praktika“ . Kūrėjas: Dokumentų valdymo sistemų įmonė.
31. EDMS DoXLogic. Kūrėjas: BFT kompanija.
32. Alfa Doc sistema. Kūrėjas: Alpha Doc.
33. Išorinė sistema. Kūrėjas: SKB Kontur.
34. Saugi elektroninė dokumentų valdymo sistema

29.05.18 71 255 13

Dokumentai gali būti pasirašomi popieriuje arba elektroniniu būdu. Popieriuje ilgai, elektroniniu būdu – neaišku kaip.

Pavelas Ovčinikovas

12 metų darbo su elektroniniais dokumentais

Bet čia aš jau dvylika metų dirbu su elektroniniais dokumentais ir jums pasakysiu: tai yra neįtikėtinas jaudulys. Leiskite papasakoti, kaip visa tai veikia su pavyzdžiais.

Trumpai tariant

Norėdami pradėti tvarkyti elektroninius dokumentus, jums reikia:

1. Įtikinkite sandorio šalis pradėti keistis elektroniniais dokumentais.
2. Pirkite elektroninio parašo sertifikatą.
3. Nuspręskite dėl dokumentų siuntimo būdo: per specialią tarnybą ar be jos.

Kam reikalingi elektroniniai dokumentai

Nepaisant patogumo ir modernumo, mažai kas tvarko elektroninius dokumentus. Jei supaprastinto apmokestinimo verslininkas per metus sudaro porą sutarčių, jis gali ne taip bijoti porą kartų išsiųsti atspausdintus dokumentus. Tačiau pasitaiko atvejų, kai elektroninis dokumentų valdymas itin praverčia.

Didelės įmonės elektroniniai dokumentai padeda sumažinti išlaidas, jei išorinės korespondencijos apimtis viršija kelis šimtus dokumentų per mėnesį. Jiems vertybinių popierių pristatymas tiesiogiai veikia operacijų greitį. Dokumentų srauto sąnaudos gali siekti šimtus tūkstančių rublių per metus, o rizika, susijusi su mokesčių inspekcijos nuostoliais, klaidomis ir baudomis, išlaidas dar labiau padidina.

Net jei dabar pasirašote vieną aktą kas šešis mėnesius, tai nereiškia, kad jūsų verslas neaugs. Galbūt turite didelių partnerių, kurie dirba su elektroniniais dokumentais, ir jie to reikalaus iš jūsų.

pavyzdžiui

Internetinėje parduotuvėje nuolat kaupėsi dešimčių milijonų vertės gautinos sumos dėl to, kad sąskaitoje faktūroje dar kartą buvo padaryta klaida: prekės yra sunkvežimyje, jų negalima nuvežti į sandėlį. Kol jie laukia, kol iš tiekėjo atvyks kurjeris su pataisytu dokumentu, bėga dienos. Įvedėme elektroninius dokumentus, o dabar visi koregavimai dokumentuose užtrunka mažiau nei valandą.

O didelėje mažmeninės energijos prekybos įmonėje inspektoriai, atlikdami lauko mokesčių auditą, kasmet rasdavo pažeidimų ir klaidų dokumentuose. Baudų čekis siekė 120 000 rublių per metus. Taip atsitiko, kad finansų skyrius šiuos pinigus iš anksto įtraukė į biudžetą kaip pridėtines išlaidas. Jie įvedė elektroninį dokumentų valdymą, o dabar dokumentų teisingumą kontroliuoja programos, o ne žmonės. Daugiau klaidų nėra.

Kas yra elektroninis dokumentas

Elektroninis dokumentas yra įprastas doc arba pdf failas, kurį galima sukurti ir skaityti bet kuriame redaktoriuje. Svarbu, kad jis būtų pasirašytas specialiu elektroniniu parašu ir išsiųstas specialiu būdu.

Kad partneriui, advokatui ar teisėjui nekiltų abejonių, jog būtent jūs pasirašėte elektroninį dokumentą ir niekas jo nepakeitė, skaitmeninės saugos specialistai sugalvojo elektroninį parašą. Tai tarsi piršto atspaudas, uždėtas ant unikalaus jūsų dokumento bitų ir baitų rinkinio. Grubiai tariant, ką nors pasirašydami elektroniniu parašu, jūs sakote: „Aš patvirtinu šio bitų rinkinio autentiškumą“.

Prie bet kurio dokumento pridedamas elektroninis parašas, po kurio jis laikomas pasirašytu. Dokumentą galima perskaityti be parašo. Tai tik garantuoja, kad prieš jus turite tą patį nepakeistą dokumentą, kurio forma jis buvo jums išsiųstas. Jei ką nors pakeisite dokumente ir jį išsaugosite, pasikeis jo bitų rinkinys – parašas bus negaliojantis.

pavyzdžiui

Abi bendrovės nusprendė pasirašyti elektroninę sutartį. Sudarėme sutartį ir susitarėme dėl sąlygų. Dabar viena įmonė pasirašo sutartį su savo parašu ir siunčia kitai. Ji atidaro sutartį ir nusprendžia tyliai ką nors sutvarkyti, pavyzdžiui, baudų dydį. Pataiso. Išsaugo. Siunčia pirmas. Ji atrodo – oi! - originalus parašas ant šios sutarties sulaužytas. Taigi kažkas buvo pataisyta, piktadariai. Tada jie eina mušti į veidą, tikriausiai.

Kur gauti elektroninį parašą

Elektroninis parašas perkamas specialiame sertifikavimo centre. Pakanka tik rasti patogų centrą savo mieste. Svarbiausia, kad jis būtų įtrauktas į Rusijos Federacijos ryšių ministerijos akredituotų centrų sąrašą.

Tą patį galima padaryti ir sertifikavimo centro biure: tiesiog atvykite su visais dokumentais ir užpildykite prašymą. Tačiau tokiu atveju turėsite palaukti, kol bus atliktas mokėjimas negrynaisiais pinigais – tai gali užtrukti kelias valandas. Atsiskaityti už pažymą įmonei grynaisiais pinigais neįmanoma, kaip ir gauti nuotoliniu būdu.

Kaip veikia elektroninis parašas?

Elektroninio parašo teisinė galia aprašyta federaliniame įstatyme „Dėl elektroninio parašo“.

Įstatymas apibrėžia parašų rūšis: paprastasis, nekvalifikuotas ir kvalifikuotas. Galite pasirašyti dokumentus su bet kuriuo iš jų, tačiau su išlygomis: kvalifikuota - mokesčių, varžytynių ir kai kuriais atvejais teismui; paprastas ir nekvalifikuotas – visa kita.

Paprastas arba nekvalifikuotas parašas

Įperkamas ir pigus pasirinkimas, tačiau ribotas pritaikymas. Nekvalifikuotame paraše yra kriptografinių algoritmų, tačiau jo nepatvirtina jokia sertifikavimo institucija. Paprastas yra tik vartotojo vardo ir slaptažodžio derinys, paskyra viešųjų paslaugų svetainėje arba kitos sandorio šalies el. pašto adresas.

Tokie parašai tinka, jei nedalyvaujate elektroniniuose aukcionuose, nesikeičiate elektroniniais pirminiais dokumentais ir nesiunčiate mokesčių deklaracijų. Sutartims, sąskaitoms faktūroms ir aktams gali būti naudojamas paprastas parašas, tačiau su sandorio šalimi turėsite pasirašyti atskirą susitarimą ir įrašyti šalių sutikimą pasitikėti tokiu parašu.

Jei turite daugybę sandorio šalių ir skirtingų dokumentų, schema neveiks. Tokį dokumentą turėsite pasirašyti su visais, o laikui bėgant šis procesas sulėtės, o ne pagreitins. Tada geriau pagalvoti apie kitą elektroninio parašo sertifikatą.

Norint naudoti paprastą elektroninį parašą, reikia atsispausdinti ir pasirašyti popierinę sutarties versiją arba į sutartį su sandorio šalimi įtraukti specialią sąlygą – tai yra įstatymo reikalavimas.

Kvalifikuotas parašas

Šis parašas tinka sąskaitoms faktūroms ir mokesčiams. Pagal įstatymą elektroninės sąskaitos faktūros gali būti pasirašomos tik tokiu parašu. Kvalifikuotas sertifikatas kainuoja nuo 1000 R, jį galite nusipirkti tik sertifikavimo centre, kuris yra FTS pasitikėjimo zonos dalis.

Kiekvienais metais Kvalifikuoto parašo sertifikatą reikia atnaujinti, o tai padidina rūpesčių: reikia stebėti galiojimo laiką ir laiku užsisakyti pakartotinį išdavimą.

Norint dirbti su kvalifikuotu parašu, reikia įdiegti specialią programą – kriptografinės informacijos apsaugos priemonę. Programa prie dokumento prideda elektroninį parašą ir tikrina kitų mainų dalyvių parašus.

Galite pasirinkti mokamą programą („Cryptopro DSP“) arba nemokamą („Vipnet DSP“). Funkciškai jie yra beveik vienodi, tačiau gali kilti suderinamumo problemų su nemokama. Abu veikia „Windows“ ir „Mac“. Mokamas kainuoja apie 1000 R, metinė įmoka už elektroninio parašo sertifikatą – apie 1000 R.

Kai kurie naudoja debesies pagrindu sukurtą elektroninį parašą, kuriam nereikia įdiegti kriptovaliutos apsaugos programos. Debesijos parašas yra saugomas mainų tarnyboje, o kiekvieną kartą pasirašius dokumentą į telefoną gaunate SMS patvirtinantį veiksmą. Toks sertifikatas yra pigesnis ir patogesnis naudoti, tačiau mažiau saugus nei kriptografinės apsaugos programa.

Kodėl jums reikia dokumentų procesoriaus?

Pasirašytas elektroninis dokumentas gali būti siunčiamas įprastu el. paštu, tačiau tai nėra saugu. Jei paštas bus nulaužtas, dokumentai atsidurs užpuolikų rankose. Todėl, pavyzdžiui, mokesčių inspekcija deklaracijas priima tik per specialiąsias tarnybas. Naudodamiesi tomis pačiomis paslaugomis, turite keistis elektroninėmis sąskaitomis faktūromis, kitaip pažeisite Rusijos finansų ministerijos įsakymą. Tokios paslaugos vadinamos dokumentų srauto operatoriais.

Paprastam vartotojui tai yra išpūstas el. Veikia per naršyklę, yra aplankai su gaunamais ir išeinančiais adresais, adresų katalogas, integruota paieška, dokumentų rengyklė. Viduje – itin apkrauta paslauga su saugiais ryšio kanalais ir šifravimu, kurie užtikrina dokumentų perdavimo saugumą.

Net nebūtina sudaryti sutarties su elektroninių dokumentų valdymo operatoriumi. Tiesiog užsiregistruokite, įkelkite elektroninio parašo sertifikatą ir apmokėkite sąskaitą. Visa kita pasirūpina operatorius: praneša Federalinei mokesčių tarnybai, kad prisijungėte prie biržos, stebi formatus ir garantuoja Rusijos Federacijos įstatymų laikymąsi.

Rusijoje yra kelios dešimtys tokių paslaugų. Kalbant apie kainą, funkcionalumą, patikimumą ir greitį, jie yra maždaug vienodi. Įprasta operatorius rinktis pagal paslaugų kokybę: kaip greitai veikia techninis aptarnavimas, ar operatorius pasiruošęs padėti sujungti sandorio šalis, kokias galimybes jis siūlo, ar turi konsultantų analitikų, kurie padės įgyvendinti paslaugą.

Jūsų sandorio šalis taip pat turės prisijungti prie operatoriaus. Jis gali pasirinkti tavo ar bet kurį kitą – tada mainai vyks tarptinkliniu ryšiu, kaip korinio ryšio metu.

Kiek kainuoja elektroniniai dokumentai

Dirbdami per operatorių, mokate tik už abiejų šalių pasirašytą dokumentą. Vidutiniškai dokumento siuntimas kainuoja apie 6-8 R, o visi gaunami nemokami.

Paprastai pradedantieji perka minimalų 300 dokumentų paketą, kuris baigiasi labai greitai. Tada jums reikia nusipirkti kitą paketą. Labiau apsimoka pirkti neribotą metinį paketą arba susitarti dėl individualių sąlygų.

Perėjimas prie elektroninių dokumentų yra naudingas, jei per mėnesį išsiunčiate 100 ir daugiau dokumentų arba ne mažiau kaip 1000 dokumentų per metus. Tuomet beveik 5 kartus sumažinsite popieriaus ir pristatymo išlaidas.

Kiek kainuoja popierizmas

1000 popierinių dokumentų

Mieli skaitytojai! Atsižvelgiant į tai, kad renkant medžiagą šiam tyrimui buvo neteisingai įvertintas apžvalgoje pateiktos MOTIV sistemos funkcionalumas, redaktoriai savo nuožiūra pakoregavo diagramas, kad tiksliau atspindėtų nurodytos prekės funkcionalumą. Pataisytose diagramose nurodytas MOTIV sistemos 1.1 versijos funkcionalumas, kuris egzistavo testo dalyvių atrankos metu (2010 m. kovo mėn.). Gali būti, kad kai kurie kitų sistemų parametrai taip pat įvertinti neteisingai.

Taip pat primename, kad šiuo metu medžiaga yra labai pasenusi ir negali būti pagrindu vertinti šių sistemų šiuolaikinių versijų funkcionalumą ar ryšį tarp jų.

Šiuolaikinėje organizacijoje elektroninės dokumentų valdymo sistemos (EDVS) tampa nepakeičiamu IT infrastruktūros elementu. Jų pagalba komercinės įmonės ir pramonės įmonės didina savo veiklos efektyvumą, o valdžios institucijose elektroninių dokumentų valdymo technologijų pagrindu sprendžiami vidaus valdymo, tarpžinybinės sąveikos ir sąveikos su gyventojais uždaviniai. Visuotinai priimta santrumpa yra EDMS, nors kartu su ja taip pat naudojami CAD (darbo eigos automatizavimo sistema), EDMS (elektroninė dokumentų valdymo sistema) ir SADO (dokumentų valdymo sistema).

Elektroninė dokumentų valdymo sistema (EDVS) – tai organizacinė ir techninė sistema, užtikrinanti elektroninių dokumentų kūrimo, valdymo prieigos ir platinimo kompiuterių tinkluose procesą, taip pat užtikrinanti dokumentų srauto organizacijoje kontrolę.

Iš pradžių šios klasės sistemos buvo laikomos tik klasikinio biuro darbo užduočių automatizavimo įrankiu, tačiau laikui bėgant jos pradėjo apimti vis platesnį užduočių spektrą. Šiandien EDMS kūrėjai savo gaminius orientuoja dirbti ne tik su korespondencija ir ORD (organizaciniais ir administraciniais dokumentais), bet ir su įvairiais vidiniais dokumentais (sutartys, norminė, informacinė ir projektinė dokumentacija, personalo veiklos dokumentai ir kt.). EDMS taip pat naudojamos sprendžiant taikomąsias problemas, kuriose svarbus komponentas yra darbas su elektroniniais dokumentais: bendravimo su klientais valdymas, piliečių kreipimųsi tvarkymas, aptarnavimo skyriaus darbo automatizavimas, projektų darbo eigos organizavimas ir kt. Iš tikrųjų elektroninis dokumentų valdymas. sistema vadinama bet kokia informacinė sistema, teikianti darbą su elektroniniais dokumentais.

EDMS rinka pastaraisiais metais buvo vienas dinamiškiausiai besivystančių vietinės IT pramonės segmentų. IDC duomenimis, 2009 m., kai Rusijos programinės įrangos rinka sumažėjo beveik 50%, šis segmentas buvo labai stabilus. 2009 m. duomenimis, jo mažėjimas siekė ne daugiau kaip 20-25%. Skaitmenine išraiška EDMS rinkos apimtis šiandien, „CNews Analytics“ duomenimis, yra apie 220–250 mln.

Elektroninių dokumentų valdymo technologijų vartotojai – įvairaus dydžio ir specifikos organizacijos. Tradiciškai viešasis sektorius išlieka pagrindiniu EDMS vartotoju. Specialistų teigimu, apie 30% projektų, skirtų elektroninių dokumentų valdymo technologijų diegimui, tenka valstybinėms įstaigoms. Kartu svarbu, kad būtent valstybės suinteresuotumas tapo EDMS rinkos tvarumo pagrindu, kuri net ir krizės metu gavo didelį plėtros postūmį. Elektroninis dokumentų valdymas buvo vadinamas kertiniu „elektroninės valdžios“ sąvokos elementu, kurio įgyvendinimas turėtų padėti pašalinti biurokratines kliūtis valstybės, gyventojų ir verslo sąveikoje bei mažinti korupciją. Kaip projektų įgyvendinimo valstybės institucijose ir didelėse valstybės institucijose ypatybę verta paminėti išaugusius reikalavimus informacijos saugumui. Kalbame apie saugių elektroninių dokumentų valdymo sistemų kūrimą (kūrimą) atkartotų programinės įrangos produktų pagrindu.

Apie EDMS kūrėjus

Rinkdamasis EDMS klasės sprendimą, klientas apsvarsto įvairius variantus: įdėtą sprendimą, platforminį sprendimą ar individualų vystymą. Rusijos kūrėjai daugiausia siūlo paruoštus sprendimus, o Vakarų kūrėjai veikia kaip platformų tiekėjai, kurių pagrindu įgyvendinami dizaino sprendimai ir individualūs kūrimai. Remiantis statistika, rinkos struktūroje Rusijos kūrėjai sudaro apie 95% visų EDMS įgyvendinimo projektų. Vienas iš paaiškinimų – Rusijoje vis dar stipri darbo su dokumentais specifika, pagrįsta vidaus valdymo tradicijomis.

Verta paminėti, kad daugelis pardavėjų pradėjo teikti EDMS klientams SaaS (Software as a Service) režimu, tačiau iki šiol toks požiūris dėl daugelio priežasčių (pasitikėjimas teikėju, ryšio kanalų kokybė ir patikimumas) , labiau tikėtina, kad tai yra susipažinimo su sistemos galimybėmis forma, o ne realus požiūris į darbo eigos automatizavimą.

Viena iš ryškėjančių tendencijų – ECM (Enterprise content management) klasės sistemų naudojimas darbui su dokumentais.

Pagal laisvąją enciklopediją (Wikipedia):
Įmonės turinio valdymas (ECM) – įmonės informacijos išteklių valdymas arba įmonės informacijos valdymas.

ECM koncepcijos rėmuose dokumentų valdymas laikomas vienu iš darbo su įmonės informacija užtikrinimo uždavinių. Šį metodą daugiausia palaiko Vakarų kūrėjai. Ir nors Rusijoje tokių technologijų paklausa dar tik formuojasi, daugelis vidaus EDMS jau įdiegė įvairius ECM komponentus: dokumentų valdymą, dokumentų vaizdo valdymą, ilgalaikį dokumentų saugojimą, darbo eigos valdymą (Workflow), kolektyvinį darbą su dokumentais. . Iš esmės ECM technologijos skiriasi nuo EDMS gilesniu žiniatinklio turinio ir daugialypės terpės turinio valdymo klausimų išnagrinėjimu.

Valstybės iniciatyvos dėl „Elektroninio dokumento“

2009-2010 metais Rusijoje pradėtos įgyvendinti kelios pasaulinės valdžios iniciatyvos, susijusios su oficialios elektroninės valstybės, gyventojų ir verslo sąveikos organizavimu, kuriomis siekiama padidinti informacinių technologijų skverbtis į įvairius valstybės ir visuomenės gyvenimo aspektus. . Tai – internetu gyventojams teikiamų viešųjų paslaugų sąrašo patvirtinimas, tarpžinybinio dokumentų valdymo sistemos nuostatų patvirtinimas – tai tapo pirmaisiais svarbiais žingsniais „elektroninės valdžios“ koncepcijos įgyvendinimo link.

Svarbu pažymėti, kad elektroninio dokumento teisinės bazės klausimas vis dar yra atviras. Šiandien elektroninių dokumentų valdymo dalyvių veiklą reglamentuoja elektroninio skaitmeninio parašo (EDS) naudojimo įstatymai ir nuostatai, GOST ir biuro darbo bei archyvavimo instrukcijos, informacinių technologijų įstatymai ir teisės aktai. Pasirodo, valstybiniu lygmeniu yra apibrėžtos darbo su dokumentais taisyklės ir tvarka, informacinėms sistemoms keliami saugumo reikalavimai, tačiau teisės aktuose dar nėra nustatytas elektroninio dokumento teisinis statusas.

EDMS standartai

Šiandien EDMS kūrėjų veikla praktiškai nereglamentuojama. Kurdami programinės įrangos produktus ir įgyvendindami diegimo projektus, kūrėjai ir pardavėjai vienaip ar kitaip vadovaujasi šiais norminiais ir teisiniais dokumentais:

• GOST R 51141-98. Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai (patvirtinti 1998 m. vasario 27 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu Nr. 28);
• 2002 m. sausio 10 d. federalinis įstatymas Nr. 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“ (su pakeitimais, padarytais 2007 m. lapkričio 8 d.);
• GOST R 6.30-2003. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui (patvirtintas 2003 m. kovo 3 d. Rusijos Federacijos valstybinio standarto dekretu N 65-st.);
• 2009 m. rugsėjo 22 d. Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretas Nr. 754 „Dėl tarpžinybinių elektroninių dokumentų valdymo sistemos nuostatų patvirtinimo“;
• 2006 m. liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“.

Įgyvendinant EDMS įgyvendinimo projektus, dirbant su asmens duomenimis, būtina vadovautis 2006 m. liepos 27 d. federalinių įstatymų N 152-FZ „Dėl asmens duomenų“ ir gruodžio 27 d. 2009 N 363-FZ „Dėl Federalinio įstatymo „Dėl asmens duomenų“ 19 ir 25 straipsnių pakeitimo“.

Kadangi GOST yra patariamojo pobūdžio, kūrėjai į savo sprendimus įtraukia maksimalų lankstumą, kad, atsižvelgiant į klientą, sistemos pagrindu būtų galima įgyvendinti įvairias darbo su dokumentais schemas. Dažnai sistemos architektūra ir logika turi numatyti skirtingus, o kartais ir priešingus požiūrius į dokumentų srauto automatizavimą. Visuotinai priimtų standartų trūkumas yra problema ne tik kūrėjams, bet ir klientams, nes EDMS reikalavimų pasirinkimas tampa pernelyg subjektyvus. Įmonės dažnai net negali susikoncentruoti į pramonės praktiką (šis požiūris puikiai pasiteisino renkantis ERP, CRM, HRM ir kt. klasės IT sistemų tiekėją). Darbo su dokumentais taisyklės ir nuostatai įvairiose įmonėse gali skirtis ne tik toje pačioje pramonės šakoje, bet net ir toje pačioje įmonių grupėje. Keletas paprastų pavyzdžių: ar įmonė veikia pagal GOST, ar ne? Kaip gerai darbas su dokumentais atitinka GOST? Ar vyresnioji vadovybė pasiruošusi dirbti sistemoje, ar padėjėjai ir sekretoriai dirbs aukščiausiai vadovybei? Ar įmonė taiko kokią nors vakarietišką valdymo praktiką? Kokius automatizavimo įrankius darbuotojai naudoja darbe? Ir nors apskritai elektroninio dokumentų valdymo užduočių kompleksas yra gana aiškus, jų įgyvendinimo būdai labai skiriasi. Pasirodo, vienas pagrindinių reikalavimų šiuolaikinės EDMS kūrėjams – pasiūlyti kainos, kokybės ir įgyvendinimo laiko atžvilgiu adekvatų sprendimą, neatsižvelgiant į užsakovo darbo specifiką (kitaip tariant, tenkinantį bet kokią specifiką).

Šiuolaikinių elektroninių dokumentų valdymo sistemų techninės galimybės

Apžvalgoje aptariamos devynios labiausiai paplitusios EDMS Rusijoje: „Directum“ („Directum“), „DocsVision“ („DocsVision“), „Globus Professional“ („Prominfosystems“), „PayDox“ („Paybot“), „1C“: dokumentų valdymas (1C), „Boss Referent“ (BOSS – Referentas, IT grupė). , DELO (EOS), EUFRATS (pažinimo technologijos), MOTIVE (Motyvas). Mes sąmoningai neįtraukėme į jį Rusijos kūrėjų sprendimų, pagrįstų „Documentum“ platforma (EMC Documentum), nes šiuo atveju neįmanoma kalbėti apie jokį konkretų funkcionalumą ir atkartojamumą. Apžvalgai parengti buvo panaudota informacija iš atvirų šaltinių: informacinės medžiagos ir programinės įrangos produktų demonstracinės versijos. Pateiktas EDMS vaizdas – tai bandymas įvertinti programinės įrangos produktų galimybes ir pasirengimą spręsti aktualias elektroninių dokumentų valdymo organizavimo įmonėje užduotis.

Apžvalgoje išryškinti kriterijai padės analizuoti nagrinėjamų sprendimų galimybes tam tikrų EDMS užduočių techninio įgyvendinimo požiūriu. Visos galimybės suskirstytos į septynias funkcines grandines:

• dokumentų registravimas ir įvedimas;
• darbas su dokumentais;
• darbo eigos valdymas ir kontrolė;
• informacijos paieška ir analizė;
• Informacijos saugumas;
• popieriaus darbo eigos palaikymas;
• standartiniai nustatymai.

Bendrosios sistemų charakteristikos buvo pateiktos atskiroje lentelėje.

Apžvalgoje pateikiami keli akivaizdūs kriterijai, būdingi visoms nagrinėjamoms sistemoms (ir iš esmės visoms EDMS klasės sistemoms), ir kriterijai, leidžiantys atskirti sprendimus vienas nuo kito. Apskritai sistemų funkcionalumas yra tas pats, ir tik detalus kai kurių pagrindinių darbo eigos uždavinių ir jų įgyvendinimo ypatybių aprašymas leidžia palyginti skirtingus sprendimus. Pažymėtina, kad visoms apžvalgoje pateiktoms sistemoms taikoma gana didelė įgyvendinimo praktika. Šias sistemas naudoja šimtai organizacijų darbo eigai automatizuoti. Be šių sprendimų, rinkoje yra daugiau nei 50 programinės įrangos produktų, kurie nėra plačiai naudojami.

Jei analizuosime naujas sistemų versijas, kurios užima pirmaujančias pozicijas rinkoje, verta paminėti, kad per pastaruosius trejus metus jų plėtra daugiausia buvo skirta paslaugų pajėgumų gerinimui, nes pagrindinės galimybės viena ar kita forma jau buvo įdiegtos anksčiau. . Jei kalbėsime apie naujas technines galimybes, galime pastebėti EDMS plėtros potencialą įvairaus tipo turinio (multimedijos) valdymo, automatinio apdorojimo technologijų naudojimo ir dokumento turinio analizavimo kryptimi. Tačiau kol kas toks EDMS funkcionalumas nėra privalomas, o, svarbiausia, jo paklausa Rusijoje nėra iki galo suformuota.

Lyginant EDMS funkcionalumą, naudojami šie pavadinimai:

• „+“ – galimybė įgyvendinta;
• «+/−» - funkcija prieinama su ribotu funkcionalumu arba reikia įsigyti papildomą programinę įrangą;
• „−“ – galimybė neįgyvendinta.

1 lentelė. Populiariausių EDMS bendrosios charakteristikos

Ryžiai. 1. Populiariausių EDMS bendrosios charakteristikos

2 lentelė. Dokumentų registravimas ir įvedimas

Ryžiai. 2. Dokumentų registravimas ir įvedimas

3 lentelė. Darbas su dokumentais

Ryžiai. 3. Darbas su dokumentais

4 lentelė. Darbo eigos valdymas ir kontrolė

Ryžiai. 4. Darbo eigos valdymas ir kontrolė

5 lentelė. Informacijos paieška ir analizė

Ryžiai. 5. Informacijos paieška ir analizė

6 lentelė. Informacijos saugumas

Ryžiai. 6. Informacijos saugumas

7 lentelė. Popieriaus darbo eigos palaikymas

Ryžiai. 7. Popieriaus darbo eigos palaikymas

8 lentelė. Standartiniai sąrankos įrankiai

Ryžiai. 8. Standartiniai nustatymo įrankiai

9 lentelė. EDMS funkcijų santrauka

Ryžiai. 9. Galutinis EDMS funkcionalumo įvertinimas

Norėdami atlikti išsamų vertinimą, pateiktą EDMS svarstysime pagal visiems suprantamą „kainos / funkcionalumo“ santykį. Trečio svarbaus kriterijaus – „Įdiegimo laikas“ – nelaikome, nes tai labai priklauso ne tik nuo sistemos teikiamų konfigūravimo įrankių, bet ir nuo projekto komandos kvalifikacijos bei motyvacijos. Žemiau parodyta sistemų padėtis „optimalios kainos / funkcionalumo“ požiūriu mažiems projektams (20 vartotojų) ir gana dideliems projektams (100 vartotojų).

1 diagrama. „Optimali kaina / funkcionalumas“ EDMS (20 vartotojų)

Ryžiai. 10. „Optimali kaina / funkcionalumas“ EDMS (20 vartotojų)

2 diagrama. „Optimali kaina / funkcionalumas“ EDMS (100 vartotojų)

Ryžiai. 11. „Optimali kaina / funkcionalumas“ EDMS (100 vartotojų)

Šios diagramos sudarytos pagal Gartner Magic Quadrant principą, kai I kvadrante esančios sistemos turi optimalų santykį pagal „optimalios kainos/funkcionalumo“ kriterijų. II ir IV diagramos kvadrantuose yra sistemos, kurios neturi subalansuotų kainos ir funkcionalumo rodiklių.

Tyrimui pasirinktas kriterijus leidžia įvertinti įvairias EDVS iš jų pasirengimo spręsti realias elektroninių dokumentų valdymo problemas šiuolaikinėje įmonėje požiūriu. Tiek mažų projektų (1 diagrama), tiek didelių projektų (2 diagrama) lyderių grupė apėmė Directum, DocsVision, MOTIV ir EUFRATS sistemas. Likusios sistemos yra II ir IV kvadrantuose. Vienintelė išimtis buvo DELO sistema, kuri taip pat pateko į pirmąjį 20 vartotojų EDMS diagramos kvadrantą. EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, DELO gauti rezultatai rodo, kad šios sistemos nesiūlo integruoto požiūrio automatizuoti darbą su dokumentais, o yra nišiniai pasiūlymai, orientuoti tik į tam tikros klasės elektroninių dokumentų sprendimą. valdymo užduotis. Sistemų nebuvimas III kvadrante paaiškinamas tuo, kad apžvalgoje buvo laikomas labiausiai paplitusių EDMS Rusijoje, o ne visos sistemos, šiuo metu siūlomos klientams.

Tikimės, kad pateikta apžvalga jums bus naudinga renkantis sistemą. Noriu pažymėti, kad šiandien diegdama EDMS, organizacija ne tik didina savo veiklos efektyvumą, bet ir, kas labai svarbu, įgyja vertingos patirties bei praktikos naujomis sąlygomis – elektroninių dokumentų valdymo sąlygomis.

P.S. Rengiant apžvalgą naudota tik viešai prieinama medžiaga iš oficialių EDMS gamintojų svetainių. Po straipsnio publikavimo paaiškėjo, kad dėl nepilno Pramonės informacinių sistemų įmonės gaminių aprašymo informacija apie jų sprendimą yra netiksli. Išsamiai išnagrinėsime šią problemą ir apibūdinsime rezultatus kitame straipsnyje.

• Veiksmingo organizacijos veiklos valdymo ir skaidrumo užtikrinimas visais lygiais.
• Kokybės kontrolės sistemos palaikymas.
• Informacijos kaupimas, duomenų valdymas ir prieigos reguliavimas.
• Kiekvieno darbuotojo veiklos įforminimas.
• Verslo procesų optimizavimas.
• Sutaupykite išteklių sumažindami popierinių įrašų tvarkymo išlaidas.

Viena svarbiausių šiuolaikinių ECM rinkos plėtros tendencijų – elektroninių dokumentų valdymo ir duomenų saugojimo sistemų sąsajų pritaikymas nuotolinei prieigai iš bet kurios vietos („mobilusis biuras“) ir įvairiuose mobiliuosiuose įrenginiuose. Didėja klientų susidomėjimas prieiga prie ECM sistemų per internetinius kompiuterius, išmaniuosius telefonus, komunikatorius, planšetinius kompiuterius ir kt. Tokiems įrenginiams specialiai sukurtos sąsajos padidina sistemų naudojimo patogumą ir vartotojų mobilumą, todėl įmonės gali padidinti visų verslo procesų greitį ir lankstumą.

Tuo pačiu metu specialiai mobiliesiems įrenginiams sukurtos sąsajos neturi trūkumų, būdingų įprastinei prieigai prie sistemų per interneto naršyklę: naujos technologijos leidžia pateikti turtingesnį komponentų rinkinį, sąsajų interaktyvumą, patogesnį darbą su dideli duomenų kiekiai ir mažesni reikalavimai ryšio kanalams. Mobili darbo vieta vadovui dar labiau išplečia galimybių spektrą ir pritaiko sistemą prie aukščiausio lygio vadovo reikalavimų: būtinų operacijų minimumas, sąsaja orientuota į darbą patvirtinimo, dokumentų pasirašymo ir peržiūros režimais, įvairių mobiliųjų palaikymas. įrenginiai ir platformos, galimybė dirbti neprisijungus ir kt.

Šiuolaikinės sąsajų organizavimo technologijos leidžia vadovui primesti elektroninių dokumentų grafines ir balso rezoliucijas – tai yra, kartu su elektroninių dokumentų valdymo efektyvumu, sistema leidžia aukščiausio lygio vadovui naudoti bet kokius patogius darbo su dokumentais būdus.

EDMS kūrimo veiksniai

Organizuojant ir renkantis EDMS, dažniausiai atsižvelgiama į šiuos veiksnius:

• Poreikis automatizuoti organizacijos administracinį valdymą, struktūros sudėtingumas.
• Teritoriškai nutolusių padalinių buvimas.
• Didelis popierinis archyvas.
• Darbo eigos valdymo poreikis.
• Dokumentų saugojimo reikalavimai.
• Gebėjimas integruotis su esamomis sistemomis.
• Poreikis saugoti dokumentų vaizdus, ​​būtinybė palaikyti specialias užduotis.
• Poreikis ieškoti informacijos
• Duomenų saugumo užtikrinimas.
• Poreikis laikytis tarptautinių, pramonės ir vyriausybės standartų.

EDMS klasifikacija

• Sistemos su pažangiomis informacijos saugojimo ir paieškos priemonėmis (elektroniniai archyvai).
• Sistemos su pažangiais darbo eigos įrankiais sukurtos taip, kad užtikrintų tam tikrų objektų judėjimą iš anksto nustatytais maršrutais. Šių sistemų pagalba galima organizuoti darbus, kuriems atlikti visi sekimo ir darbo etapai yra iš anksto registruojami.
• Sistemos, orientuotos į organizacijos valdymo ir žinių kaupimo palaikymą. Sujunkite dviejų ankstesnių elementų elementus.
• Į bendradarbiavimą orientuotos sistemos. Jų užduotis – užtikrinti, kad žmonės organizacijoje dirbtų kartu, net jei jie yra geografiškai nutolę, ir išsaugoti šio darbo rezultatus.
• Sistemos su pažangiomis papildomomis paslaugomis. Pavyzdžiui, ryšių su klientais valdymas, projektų valdymas, atsiskaitymas, el. Tokios sistemos gali būti ir autonominės, ir veikti bet kurios iš išvardytų sistemų klasių struktūroje.

Bet kuri organizacija, norinti turėti modernią aukštųjų technologijų struktūrą darbui su dokumentų valdymu, turi gausų programinės įrangos pasirinkimą. Tuo pačiu galite pasikliauti atskirais privačiais principais ir sprendimais, kurie bus pigesni, arba naudoti jau paruoštą integruotą raktų sistemą, kuri bus patogesnė ir efektyvesnė. Tuo pačiu metu pastarasis variantas, kaip taisyklė, naudojasi nustatytais darbo su dokumentais principais ir atitinka daugumos įmonių reguliavimo sistemą.

Pagrindiniai elektroninių dokumentų valdymo principai

• Vienkartinė dokumento registracija, kuri leidžia unikaliai identifikuoti dokumentą bet kuriame šios sistemos diegime.
• Galimybė lygiagrečiai atlikti operacijas, leidžiančias sutrumpinti dokumentų judėjimo laiką ir padidinti jų vykdymo efektyvumą
• Dokumento judėjimo tęstinumas, leidžiantis identifikuoti už dokumento (užduoties) vykdymą atsakingą asmenį kiekvienu dokumento (proceso) gyvavimo momentu.
• Viena (arba suderinta paskirstyta) dokumentinės informacijos duomenų bazė, leidžianti atmesti galimybę dubliuoti dokumentus.
• Efektyviai organizuota dokumentų paieškos sistema, leidžianti rasti dokumentą su minimalia informacija apie jį.
• Sukurta įvairių dokumentų būsenų ir atributų ataskaitų teikimo sistema, leidžianti kontroliuoti dokumentų judėjimą per dokumentų valdymo procesus ir priimti valdymo sprendimus remiantis ataskaitų duomenimis.

Pagrindinės elektroninių dokumentų valdymo sąvokos

Dokumentų srautas – dokumentų judėjimas organizacijoje nuo jų sukūrimo ar gavimo momento iki įvykdymo ar išsiuntimo pabaigos (GOST R 51141-98); darbų su dokumentais kompleksas: priėmimas, registravimas, siuntimas paštu, vykdymo kontrolė, bylų formavimas, dokumentacijos saugojimas ir pakartotinis panaudojimas, žinynas.

Elektroninis dokumentų valdymas (EDM) – tai vientisas darbo su elektronine forma pateiktais dokumentais mechanizmas, įgyvendinant „darbo biure be popieriaus“ koncepciją.

Mašininio skaitymo dokumentas – dokumentas, tinkamas automatiškai nuskaityti jame esančią informaciją, įrašytą į magnetines, optines ir kitas informacijos laikmenas.

Elektroninis dokumentas (ED) – tai dokumentas, sukurtas naudojant kompiuterines informacijos apdorojimo priemones, pasirašytas elektroniniu skaitmeniniu parašu (EDS) ir saugomas kompiuterinėje laikmenoje atitinkamo formato failo pavidalu.

EDMS programinės įrangos technologijos

EDMS automatika

Istorija

Kuo sparčiau augo įmonės viduje esančios informacijos kiekis, tuo labiau išryškėjo keitimosi tradiciniais popieriniais dokumentais neefektyvumas, tačiau spartus EDMS augimas buvo patirtas tik nuo praėjusio amžiaus pabaigos iki šio amžiaus pradžios. Tik tada daugelio išsivysčiusių šalių organizacijos – tiek vyriausybinės agentūros, tiek įvairaus dydžio privačios įmonės – pradėjo aktyvų perėjimą prie kompiuterizuotos darbo eigos. 2000 m. pasaulinės EDMS rinkos augimas pasiekė neįtikėtiną 89% per metus tempą. Būtent tada, esant tikram interneto technologijų plėtros visame pasaulyje bumui, realybe pradėjo virsti pagrindinio EDMS diegimo sunkumo sprendimas – mąstymo inercija, nenoras imtis gilių pokyčių. įmonės infrastruktūra tiek aukščiausios vadovybės, tiek paprastų darbuotojų lygmenyje. Organizacijose įdiegtų kompiuterių skaičius ir darbuotojų kompiuterinis raštingumas nuolat augo, o tai leido be apčiuopiamų nuostolių pereiti prie iš esmės naujų verslo valdymo metodų. Rusijos verslininkai, įpratę remtis Vakarų šalių patirtimi spręsdami valdymo klausimus, šiek tiek atsiliko, perimdami užsienio kolegų pasiekimus. Tačiau jau tuo metu, kai JAV buvo priimami įstatymai, kurie, be kita ko, nustatė griežtus visų Amerikos akcijų rinkos valstybinių įmonių dokumentų srauto ir finansinės atskaitomybės reikalavimus, Rusijoje vyriausybės lygiu buvo aiškus supratimas. EDS ir panašių sistemų teikiamų privalumų.

Šiuo metu keitimasis dokumentais tarp verslo subjektų ir asmenų po truputį pereina nuo popierinių prie elektroninių. Elektroninė dokumentų valdymo sistema turi nemažai privalumų prieš paprastą popierių – taupo laiką ir padidina sprendimų efektyvumą. EDMS gali būti kuriamas tiek įmonės viduje, tiek tarp skirtingų įmonių internetu.

Elektroninis dokumentų valdymas yra dokumentų tvarkymo elektronine forma procesų sistema. Dauguma šiuolaikinių apskaitos ir personalo programų gali generuoti elektroninius dokumentus standartiniu įstatymų lygmeniu nustatytu formatu. Bet tam, kad toks dokumentas turėtų juridinį svorį, jis turi būti abiejų šalių pasirašytas elektroniniu parašu.

Elektroninį dokumentų valdymą galima suskirstyti į du didelius tipus – keitimąsi dokumentais įmonės viduje arba tarp skirtingų įmonių komunikacijos kanalais. Leidžiama sujungti šias dvi sistemas į vieną pasaulinę.

Norint naudotis elektroniniu dokumentų valdymu įmonės viduje, būtina įsigyti reikiamą programinį paketą (EDI platformą), taip pat jo veikimui reikalingą įrangą (tinklo įrangą, serverį ir kt.).

Norint apsikeisti dokumentais tarp dviejų įmonių, reikalingas elektroninių dokumentų valdymo operatorius. Garantuoja pranešimų pristatymą, kontroliuoja siunčiamų dokumentų formatą, reikalauja darbą su duomenimis sertifikuoti elektroniniu parašu, saugo dokumentų archyvą.

Dėmesio! Viena iš šių paslaugų yra. Per ją gauti dokumentai yra teisiškai reikšmingi, jei turi abiejų dokumentų srauto šalių EPK žymą.

EDI privalumai ir trūkumai

Pagrindiniai privalumai

Elektroninis dokumentų valdymas turi neabejotinų pranašumų prieš popierinį:

• Dokumentų tvarkymas - sistema neleis priskirti to paties numerio skirtingiems dokumentams, nes tai įvyks tvarkingai ir automatiškai;
• Kiekvieno dokumento padėties stebėjimas – bet kuriuo metu galite tiksliai sužinoti, kas su dokumentu dirba. Darbuotojas negalės jo sugadinti ar prarasti. Netyčia arba tyčia ištrintą dokumentą vis tiek galima atkurti;
• Dokumentų apdorojimo pagreitis – jei įmonės padaliniai išsibarstę po kelis pastatus, tuomet popierinį dokumentą reikia asmeniškai neštis ten tvirtinti. Su EDI reikalingas dokumentas darbuotoją pasiekia per sekundės dalį;
• Patogus darbas su versijomis – redaguojant sistema išsaugo kiekvieną versiją. Jei reikia, galite sekti, kas ir kada padarė dokumento pakeitimus;
• Visą parą nuotolinė prieiga – esant poreikiui, prieiga prie EDI sistemos gali būti organizuojama internetu iš bet kurio pasaulio kompiuterio. Darbuotojas gali dirbti su dokumentais būdamas komandiruotėje, atostogų ar nedarbingumo atostogų metu;
• Darbų planavimas – nurodant sukūrimo datą ir terminą, galima planuoti gaunamų dokumentų vykdymą pagal eilę;
• Ieškoti dokumentų – galite ieškoti bendroje dokumentų duomenų bazėje pagal raktinius žodžius ir posakius;
• Popieriaus taupymas – nereikia spausdinti visų dokumentų reikiamu kiekiu.

Pagrindiniai trūkumai

Nepaisant akivaizdžių pranašumų, EDI sistemos turi ir trūkumų, kurie gali sustabdyti įmonę nuo jos diegimo.

Jie apima:

• Būtina išleisti pinigus perkant sistemą, kuri, priklausomai nuo vartotojų skaičiaus, gali siekti iki 100 tūkstančių rublių;
• Po pirkimo užtrunka daug laiko įdiegti, įdiegti ir derinti;
• Būtina pravesti mokymus visiems naudotojams, kurie joje dalyvaus;
• Sistemos saugumo užtikrinimas – prieigos tarp vartotojų kontrolė, reikalingų elektroninių parašų išdavimas, apsauga nuo įsibrovimo iš išorės;
• Įmonės darbuotojai turi turėti administratorių, kuris stebės sistemos funkcionavimą, atliks aptarnavimo veiksmus, spręs vartotojų problemas;
• Norint išsaugoti informaciją, būtina sukurti atsarginę duomenų bazės kopiją su dokumentais;
• Jei įmonės partnerės neturi EDI, turi būti užtikrinta ir elektroninė, ir popierinė sistema.

Elektroninių dokumentų valdymo funkcionalumas

Bet kuri darbo eigos sistema turėtų numatyti veiksmų rinkinį:

• Darbas su bet kokio pobūdžio dokumentais – juos kurti, rengti, apdoroti, registruoti, kontroliuoti jų įgyvendinimą, derinti ir pan.;
• Organizuoti darbo eigos srautus – apibrėžti maršrutus įmonės viduje, apriboti prieigą tarp atskirų vartotojų, suteikti galimybę dirbti su vienu dokumentu keliems žmonėms vienu metu;
• Sutvarkyti dokumentų archyvą su galimybe jų ieškoti, saugoti.

Dėmesio! Elektroninis dokumentų valdymas turėtų suteikti tokias pačias galimybes dirbti su dokumentais kaip ir tradicinis popierius.

Didelės pažangios sistemos suteikia galimybę:

• Visų perduodamų dokumentų – gaunamų, išsiunčiamų, vidinių – registravimas su tolesniu jų nukreipimu į galvą;
• Užtikrinti vienodą darbo su dokumentais tvarką kiekviename įmonės padalinyje;
• Darbas su dokumentu tiek individualiai, tiek kolektyviai;
• Keitimasis dokumentais tarp skyrių ir konkrečių darbuotojų;
• Apriboti prieigą prie dokumentų;
• Visiems dokumentams naudoti standartines formas;
• Kontroliuoti, kad tvirtinimas, vykdymas ir kiti darbai su dokumentu būtų atlikti laiku;
• Generuoti ataskaitas – analitinę, statistinę ir kt.;
• Tvarkykite archyvų saugyklą, nustatydami naudotojų prieigos prie jų datą ir laiką.

Ar galima derinti popierinių dokumentų valdymą su elektroniniu?

Perėjus prie elektroninio dokumentų valdymo organizacijoje, iš pradžių vis tiek nebus galima visiškai atsisakyti popierinių dokumentų.

Tai gali atsitikti dėl kelių priežasčių:

• Ne visi rangovai naudoja EDI;
• Įmonės archyve jau yra daug popierinių dokumentų.

Tačiau yra esminių skirtumų dirbant su elektroniniais ir popieriniais dokumentais. Pavyzdžiui, popierinį dokumentą reikia atsispausdinti ir atnešti į galvą pasirašyti, o elektroninis pasirašomas pačioje sistemoje. Popieriniai apskaitos dokumentai, išsiųsti kitai šaliai, siuntimo metu gali būti prarasti pašte, o elektroniniai pasiekia adresatą.

Pagrindinis skirtumas tarp darbo su dviejų tipų dokumentais yra jų saugojimas. Elektroniniai dokumentai iš karto patenka į sistemą, kur su jais gali dirbti visi vartotojai. Popieriniams dokumentams vis tiek reikėtų sutvarkyti archyvą, kuriame jie būtų tvarkingai saugomi. Tuo pačiu, įėjus į įmonę, popierinis dokumentas turi būti nuskenuotas, o ši nuskenuota kopija turi būti įkelta į sistemą tolimesniam darbui.

Dėmesio! Taigi darbas įmonėje vis tiek turėtų būti vykdomas tik elektronine forma. Jeigu atkeliauja popierinis dokumentas, tai jį mato tik tie, kurie jį gauna arba pasirašo. Tuo pačiu metu darbas su elektronine kopija leidžia apsaugoti originalą nuo beveik bet kokio praradimo ir leidžia su juo dirbti keliems vartotojams vienu metu.

Kas yra ED programos?

Rinkoje yra daug dokumentų valdymo sistemų, kurių kiekviena turi savo privalumų ir trūkumų. Dažniausios sistemos:

Sistema	Ypatumai	Kaina
Byla	Viena didžiausių EDI programų. Puikus funkcionalumas, paprastumas ir patogus naudoti.	Nuo 11 iki 13,5 tūkstančių rublių. vienam darbui
Logikos	Gali būti naudojamas bet kokio dydžio įmonėse, lengvai išmokstamas, lankstus pritaikymas	Nuo 4900 iki 5900 už vietą.
Eufratas	Laikoma pažangiausia iš sistemų, paketas apima savo duomenų bazių sistemą, lengvą ir malonų dizainą	Nuo 5 000 rublių už darbo vietą, kai ji yra įdiegta organizacijos serveryje, nuo 10 000 rublių. kai dedamas ant kūrėjo įrangos.
1C: Archyvas	Visiška integracija su bet kuriais 1C produktais, galimybė saugoti bet kokius failus - tekstą, grafiką, vaizdo įrašus ir garsą.	Nuo 12 iki 57 tūkstančių rublių. visai programai.
DIRECTUM	Optimali sistema mažoms ir vidutinėms įmonėms, galite derinti elektroninius dokumentus su popieriniais.	Nuo 7 tūkstančių rublių. iki 2 milijonų rublių dėl licencijos
OPTIMA-WorkFlow	Nauja sistema, kuri tik pradeda aktyviai kurti. Yra keletas unikalių šios sistemos savybių.	Nuo 55 iki 75 tūkstančių rublių. dėl licencijos.

Elektroninio dokumento sąveika su kitomis programomis

EDI sistema, užėmusi vietą elektroninėje organizacijos aplinkoje, turėtų laisvai palaikyti kitas joje jau veikiančias verslo programas. Pavyzdžiui, reikia laisvai tvarkyti apskaitos dokumentus – sąskaitas faktūras, aktus, sąskaitas faktūras, įgaliojimus ir kt.

Be to, elektroninė dokumentų valdymo sistema turi nuosekliai dirbti su visais, veikti su tais pačiais duomenimis. Todėl būtina, kad sistema galėtų palaikyti elektroninėje aplinkoje naudojamus katalogus ir galėtų atnaujinti juose esančius duomenis.

Be to, būtina atsižvelgti į darbą su išoriniais duomenimis – elektroniniu paštu, prekybos platformomis ir kt.

Renkantis EDI, būtina atkreipti dėmesį į jo sąveikos su kitomis įmonėje turimomis priemonėmis ir duomenų šaltiniais galimybę. Paprastai populiariose, taigi ir aktyviai besivystančiose sistemose yra daug modulių, skirtų populiariausioms programoms – 1C, Parus, Oracle ir daugeliui kitų.

Pavyzdžiui, 1C programos elektroninių dokumentų valdymas gali leisti generuoti, gauti ir siųsti elektroninius apskaitos dokumentus tiesiai iš jos, tuo pačiu patvirtinant juos kvalifikuotu parašu.