Էլեկտրոնային գրասենյակային ծրագիր. Էլեկտրոնային գրասենյակ. «Office» մոդուլը համակարգի այլ մոդուլների հետ ինտեգրվելու առավելությունները
Սովորաբար, «թղթային» աշխատանքային հոսքի ապահովման և պատվերների կատարման մոնիտորինգի բեռը ընկնում է գրասենյակային աշխատանքի մեջ ներգրավված կազմակերպության ստորաբաժանումների վրա՝ գրասենյակի, գործերի կառավարման, ինչպես նաև կառուցվածքային ստորաբաժանումներում գրասենյակային աշխատանքի համար պատասխանատուների վրա: Հենց նրանց համար է նախատեսված DIRECTUM էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման և փոխազդեցության կառավարման համակարգի «Office» մոդուլը։ Այս մոդուլը հեշտացնում է սովորական գործողություններ թղթային փաստաթղթերի մշակման համար GSDOU-ի պահանջներին համապատասխան, որոնց վրա հիմնված է ավանդական ռուսական գրասենյակային տեխնոլոգիան.
- բոլոր մուտքային և ելքային նամակագրությունների, ինչպես նաև գրանցման և հսկողության քարտերի (RCC) օգտագործող ներքին փաստաթղթերի միասնական գրանցում.
- թղթային փաստաթղթի գտնվելու վայրի գրանցում նրա կյանքի ցիկլի ցանկացած փուլում. ղեկավարության կողմից քննարկում, փաստաթղթի նախագծի հաստատում, կատարում և այլն.
- ղեկավարության հրահանգների, որոշումների և ցուցումների ժամանակին կատարման հսկողություն.
- Գործով փաստաթղթերի դուրսգրում կազմակերպությունում ընդունված գործերի անվանացանկի համաձայն.
- արագ որոնում անհրաժեշտ տեղեկատվությունըստ վիճակի, առկայության, թղթային փաստաթղթերի տեղաշարժի.
- ստանալով անհրաժեշտ ստանդարտ ձևաթղթեր և ամսագրեր, ինչպես նաև վիճակագրական հաշվետվություններ կազմակերպության աշխատանքի ընթացքի վերաբերյալ:
Բացի այդ, «Office» մոդուլը թույլ է տալիս կազմակերպել փոխանակում տարբեր կազմակերպությունների միջեւ։ Այս փոխանակմամբ հնարավոր է օգտագործել էլեկտրոնային ստորագրություն(ES), իսկ համակարգի հատուկ մեխանիզմները թույլ են տալիս վերահսկել փաստաթղթերի առաքումը: Փոխանակման սկզբունքները հիմնված են էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակման արդյունաբերական ստանդարտի վրա՝ «Ավտոմատացման համակարգերի փոխգործակցություն փաստաթղթերի աջակցությունկառավարում», որը հաստատվել է Գրառումների կառավարիչների գիլդիայի կողմից:
Գործերի նոմենկլատուրայի և գրանցման մատյանների պահպանում
Ճկուն համարակալման համակարգը թույլ է տալիս որոշակի համար հատկացնել փաստաթղթին էլեկտրոնային ամսագիրԳրանցում. Յուրաքանչյուր ամսագրի համար սահմանված է ամսագրի ներսում փաստաթղթերի ավտոմատ համարակալման կամայական մեթոդ: Համարը կարող է ներառել բաժնի կոդը, ամսագրի կոդը և ցանկացած այլ անհրաժեշտ մանրամասներ:
Յուրաքանչյուր նոմենկլատուրային ֆայլի համար արխիվ փոխանցելու համար փաստաթղթեր պատրաստելիս կարող եք տպել գործի շապիկը, ինչպես նաև գործի փաստաթղթերի գույքագրումը, ինչը զգալիորեն նվազեցնում է արխիվային պահպանման համար փաստաթղթերի պատրաստման ժամանակը:
Փաստաթղթերի գրանցում
«Գրասենյակ» մոդուլում փաստաթղթեր գրանցելու համար օգտագործվում են գրանցման և վերահսկման քարտեր (ՌԿԿ), որոնք պարունակում են բոլոր առաջնային տվյալները (թղթակից, կազմակերպչական միավոր, կազմակերպության ներկայացուցիչ, գրանցման ամսաթիվ, գրանցման համար, փաստաթղթի առարկա և ամփոփում), առաքման եղանակը և այլն), ինչպես նաև անհրաժեշտ տեղեկատվություն կազմակերպության ցանկացած թղթային փաստաթղթի կարգավիճակի մասին (գտնվելու վայրը, կատարման կարգավիճակը և այլն): Ելքային փաստաթղթերի համար կարող եք նշել կազմակերպությունների բաշխման ցուցակը:
Համակարգն իրականացնում է փաստաթղթերի գրանցման հնարավորություն ինչպես կազմակերպություններից, այնպես էլ քաղաքացիներից:
Փաստաթղթերի ապակենտրոնացված գրանցում օգտագործող կազմակերպությունների համար համակարգը օգտագործում է գրանցման վայրեր՝ քարտուղարների և գրասենյակային անձնակազմի աշխատատեղեր: Գրանցման յուրաքանչյուր վայր կարող է ծառայել մեկ կամ մի քանի բաժինների: Ըստ գրանցման վայրերի՝ հնարավոր է տարբերակել տվյալների մուտքի իրավունքները։
Փաստաթուղթը բաժանմունքների միջև տեղափոխելիս գրանցման յուրաքանչյուր վայր կարող է ունենալ իր RSC-ն: Այսպիսով, հայտնվում է RKK շղթա, որի երկայնքով հնարավոր է հետևել թղթային փաստաթղթի տեղաշարժին ոչ միայն բաժնի աշխատակիցների միջև, այլև բաժինների միջև: Բացի այդ, RSC-ի միջոցով համակարգի գրանցված փաստաթղթերի փոխկապակցումն իրականացվում է միմյանց միջև, ինչպիսիք են՝ «Ի պատասխան», «Կատարման մեջ» և այլն:
Գրանցման ընթացակարգը պարզ է և բաղկացած է RKK-ի պահանջվող դաշտերի լրացումից, մինչդեռ գրանցման համարը նշանակվում է ավտոմատ կերպով:
Անմիջապես RKK-ից գրանցվելիս հնարավոր է սկանավորված (էլեկտրոնային) փաստաթուղթ մուտքագրել «Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում» մոդուլ՝ իր ավտոմատ կցմամբ RKK-ին: Փաստաթղթերի մեծ ծավալի արագ մուտքագրման համար օգտագործվում են համակարգի մուտքագրման ծառայությունները, որոնք ապահովում են փաստաթղթերի մուտքը մոդուլ: Հետագայում RKK-ն, ինչպես նաև մուտքագրված էլեկտրոնային փաստաթուղթը, հեշտությամբ կարելի է գտնել փաստաթղթի թղթային անալոգային շտրիխ կոդի միջոցով՝ համակարգում ներկառուցված արագ նույնականացման տեխնոլոգիայի շնորհիվ:
Ըստ RKK-ի՝ տպագրվում են մուտքային և ելքային փաստաթղթերի մատյանները։ Ելքային փաստաթղթերի համար դուք կարող եք ավտոմատ կերպով ստեղծել և տպել կպչուն ծրարի վրա:
Փաստաթղթերի տեղաշարժ և կատարում
Գրանցվելուց հետո մուտքային փաստաթուղթն անցնում է փաստաթղթի քննարկման, լուծման, վերահսկման և կատարման փուլերը: Միևնույն ժամանակ, կատարողների հետագա աշխատանքը փաստաթղթի հետ կարող է իրականացվել ամբողջությամբ էլեկտրոնային ձևով։ Սա զգալիորեն նվազեցնում է կատարողների ծախսած ժամանակը և կանխում բնօրինակի պատահական կորուստը:
Կախված ղեկավարի աշխատաոճից, փաստաթուղթը նրա կողմից դիտարկվում է կամ թղթային կամ էլեկտրոնային տարբերակով:
Ղեկավարի կողմից տրված որոշման հիման վրա փաստաթուղթը կարող է դրվել հսկողության տակ՝ կատարողների նշանակմամբ, հանձնարարականներով և ժամկետներով։ Կատարողների համար, ովքեր աշխատում են «Կառավարում բիզնես գործընթացներ», քարտուղարը կամ ղեկավարն ինքը կարող է արագ առաջադրանք ստեղծել անմիջապես RKK- ից: Առաջադրանքների հետ աշխատելը հնարավորություն է տալիս առավելագույնս օգտագործել հրահանգների կատարման մոնիտորինգի համակարգի հնարավորությունները, ինչպիսիք են. վերանայման ուղարկելու հնարավորությունը; ճկուն երթուղային պարամետրեր և այլն:
Հետագայում, RSC-ի հետ կապված առաջադրանքների համար դուք կարող եք արագ վերստեղծել փաստաթղթի վրա աշխատանքի պատմությունը, հաստատման կարգը և որոշման հիմնավորումը:
Եթե «Գրասենյակ» մոդուլն օգտագործվում է ինքնուրույն, ապա կատարողներին տրված բոլոր հրահանգները քարտուղարի կողմից մուտքագրվում են փաստաթղթի RSC-ում, որից հետո վերահսկվում է դրանց ժամանակին կատարումը: Միևնույն ժամանակ, ոչ ավտոմատացված օգտվողների համար հրահանգները կարող են տպվել:
Էլեկտրոնային փաստաթղթերի հետ աշխատելիս փաստաթղթերի բոլոր շարժումներն իրականացվում են առաջադրանքների միջոցով, մինչդեռ թղթային փաստաթղթի գտնվելու վայրը ցանկացած պահի գրանցվում է RKK-ի հատուկ ներդիրում: Սա թույլ է տալիս արագ գտնել փաստաթղթի թղթային բնօրինակը RKK-ի միջոցով: Արտագնա և ներքին փաստաթղթերի հետ աշխատանքը հիմնված է նույն սկզբունքների վրա:
Համակարգերի միջև էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակում
Համակարգի միջոցով հնարավոր է կազմակերպել պաշտոնական, իրավական նշանակություն ունեցող էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակում կազմակերպությունների միջև։ Փաստաթղթերի փոխանակումը հիմնված է «Փաստաթղթերի կառավարման ավտոմատացման համակարգերի փոխազդեցություն փաստաթղթերի կառավարման համար» էլեկտրոնային փաստաթղթերի փոխանակման արդյունաբերական ստանդարտի օգտագործման վրա, որը հաստատվել է Փաստաթղթերի կառավարիչների գիլդիայի կողմից:
Փաստաթղթերը կարող են փոխանակվել կառուցվածքային ստորաբաժանումներմեկ ընկերություն (հոլդինգ) և անկախ գործընկեր կազմակերպությունների միջև: Միաժամանակ փոխանակման կողմերը կարող են օգտվել էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման տարբեր համակարգերից կամ ընդհանրապես չաշխատել նման համակարգերի հետ։
Եթե փոխանակումը կատարվում է մեկ ընկերության (հոլդինգի) ստորաբաժանումների միջև, ապա փաստաթղթերի հետ աշխատանքը տեղի է ունենում «Փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարում», «Բիզնես գործընթացների կառավարում» և «Գրասենյակ» մոդուլներում: Եթե փոխանակումը կատարվում է երրորդ կողմի կազմակերպությունների միջև, ապա էլեկտրոնային փաստաթուղթը համակարգից արտահանվում է ESD ֆայլ: Երկրորդ կողմը կարող է կամ ներմուծել ESD փաստաթուղթ իր էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգում (պայմանով, որ այս ձևաչափը աջակցվում է այս համակարգի կողմից, ESD ձևաչափը բաց է), կամ օգտագործել ազատորեն տարածված DIRECTUM OverDoc ծրագիրը՝ ESD փաստաթղթի հետ աշխատելու համար: DIRECTUM OverDoc-ը թույլ է տալիս դիտել փաստաթուղթը, դրա հատկանիշները և բոլոր ES-ները, որոնցով ստորագրվել է փաստաթուղթը, ներառյալ իսկության նշիչը:
Տեղեկատվության որոնում և վերլուծություն
Համակարգում ցանկացած փաստաթղթի գրանցման պահից կարող եք գտնել ինչպես դրա գրանցման քարտը, այնպես էլ փաստաթղթի կատարման վայրի և ընթացքի մասին տեղեկատվություն, և բուն էլեկտրոնային փաստաթուղթը:
Համակարգը որոնում է գրանցման համարներով, թղթակցով, որոշման հեղինակով, ինչպես նաև ՌԿԿ-ի բոլոր մանրամասներով և դրանց կամայական համակցություններով:
Բացի այդ, համակարգը տրամադրում է մասնագիտացված հաշվետվություններ, որոնք զգալիորեն բարձրացնում են օգտատերերի աշխատանքի արդյունավետությունը՝ քննարկվող փաստաթղթեր, Ժամկետանց պատվերներ, վերադարձման ենթակա փաստաթղթեր և այլն։
Վեբ մոդուլ «Գրասենյակ»
«Office» վեբ մոդուլը նախատեսված է պաշտոնական թղթային փաստաթղթերի հետ աշխատանքը ավտոմատացնելու համար, ինչպիսիք են վարչական փաստաթղթերը, մուտքային և ելքային նամակները, հրահանգները, հուշագրերը և հուշագրերը: Հեշտացնում է թղթային փաստաթղթերի մշակումը:
Թղթային փաստաթղթերի մշակումն իրականացվում է GSDOU-ի պահանջներին համապատասխան, որոնց վրա հիմնված է գրասենյակային աշխատանքի ռուսական ավանդական տեխնոլոգիան:
«Office» վեբ մոդուլը ուղղված է հետևյալ խնդիրների լուծմանը.
- Բոլոր մուտքային և ելքային նամակագրությունների, ինչպես նաև ներքին փաստաթղթերի միասնական գրանցում գրանցման և հսկողության քարտերի միջոցով.
- ղեկավարության հրահանգների, որոշումների և ցուցումների ժամանակին կատարման հսկողություն.
- արագ որոնումանհրաժեշտ տեղեկատվություն թղթային փաստաթղթերի վիճակի, առկայության, շարժի մասին.
- ստանալով անհրաժեշտ ստանդարտ ձևաթղթեր և ամսագրեր, ինչպես նաև վիճակագրական հաշվետվություններ կազմակերպության աշխատանքի ընթացքի վերաբերյալ:
«Chancery» վեբ մոդուլի հիմքում ընկած են «Գրանցման և հսկողության քարտեր», «Հանձնարարություններ RRC-ի համար», «Գործերի անվանացանկ» տեղեկատու գրքերը:
«Office» մոդուլը համակարգի այլ մոդուլների հետ ինտեգրվելու առավելությունները
Այսպիսով, Էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարում, բիզնես գործընթացների կառավարում և գրասենյակային մոդուլների մեկ միասնական համակարգի փոխազդեցության շնորհիվ ապահովվում է կազմակերպության աշխատանքի արդյունավետության բարձրացում՝ ներքին ավանդույթներին և գրասենյակային աշխատանքի ստանդարտներին լիովին համապատասխան: Յուրաքանչյուր մոդուլի կողմից տրամադրվող բոլոր մեխանիզմները կարող են օգտագործվել փաստաթղթերի հետ աշխատելու «թղթային» և «էլեկտրոնային» տարբեր փուլերում: Միեւնույն ժամանակ, ավանդական «թղթե» գրասենյակային աշխատանքը ներդաշնակորեն տեղավորվում է էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարումզարգացած հորիզոնական կապերով կազմակերպություններ.
Խոշոր ընկերությունները տարեկան նամակագրություն են վարում տասնյակ հազարավոր գործընկերների հետ, իսկ հազարավոր աշխատակիցներ ստեղծում են ներքին փաստաթղթեր: Նամակագրության մի մասը կարող է ստացվել և մշակվել թղթային ձևով: Էլեկտրոնային գրասենյակային համակարգերն օգնում են ընկերություններին մի քանի անգամ բարձրացնել իրենց արդյունավետությունը և ձևավորել բոլոր փաստաթղթերի մեկ շտեմարան:
«Office»-ն ընդգրկում է թղթային փաստաթղթերի հետ աշխատանքի ողջ ցիկլը՝ մուտքագրումից և գրանցումից մինչև արխիվ ներկայացնելը: Ֆունկցիոնալությունը լիովին համահունչ է Ռուսական ստանդարտներգրասենյակային աշխատանք, որը թույլ է տալիս ավտոմատացնել «մեխանիկական» գործողությունների մեծ մասը:
Գործերի նոմենկլատուրայի և գրանցման մատյանների պահպանում
Գործերի անվանացանկի հաստատված կազմը պահպանվում է համակարգի հատուկ գրացուցակում։ Փաստաթղթերի ապակենտրոնացված հաշվառման դեպքում տրամադրվում են հաշվառման վայրեր կառուցվածքային ստորաբաժանումներում:
Գործերի անվանացանկ
Յուրաքանչյուր նոմենկլատուրային գործի համար արխիվ փոխանցելու համար փաստաթղթեր պատրաստելիս կարող եք ավտոմատ կերպով տպել գործի շապիկը, ինչպես նաև փաստաթղթերի գույքագրումը: Մի քանի անգամ կրճատվում է արխիվային պահպանմանը պատրաստվելու և արխիվում փնտրելու ժամանակը:
Փաստաթղթերի գրանցում
DIRECTUM-ում փաստաթուղթ մուտքագրելու համար լրացրեք գրանցման հսկողության քարտի (RCC) պահանջվող դաշտերը, և գրանցման համարը կհատկացվի ավտոմատ կերպով: Ճկուն համարակալման համակարգը թույլ է տալիս կամայականորեն և ինքնաբերաբար յուրաքանչյուր գրանցման մատյանի համատեքստում փաստաթղթին համար հատկացնել: Համարը կարող է ներառել բաժնի կոդը, ամսագրի կոդը և անհրաժեշտ մանրամասները: Լուծման ներդրմամբ փաստաթղթերի գրանցման միջին ժամանակը կրճատվում է 35-50%-ով։
RKK օրինակ
RKK-ն պարունակում է առաջնային տվյալներ (ստորաբաժանում, գրանցման ամսաթիվ, գրանցման համար և այլն), ինչպես նաև տեղեկատվություն ցանկացած թղթային փաստաթղթի կարգավիճակի մասին, օրինակ՝ դրա գտնվելու վայրը: Փաստաթուղթը բաժանմունքների միջև տեղափոխելիս գրանցման յուրաքանչյուր վայր ունի իր RSC-ն: Դուք կարող եք հետևել թղթային փաստաթղթի շարժին ընկերության ներսում ստեղծված RCM-ների շղթայի երկայնքով:
Դուք կարող եք նաև փաստաթուղթ կամ դրա սկանավորված պատկերը կցել RKK-ին: Փաստաթղթերի մեծ ծավալի արագ մուտքագրման համար օգտագործվում է հոսքային մուտքագրման ծառայություն DIRECTUM Capture Service: Այն աջակցում է փաստաթղթեր մուտքագրելու տարբեր եղանակներ Էլկամ ֆայլային համակարգից (օրինակ՝ սկաներից):
RCM-ի ստեղծման և տվյալների լրացման գործառույթը կարող է փոխանցվել Ario-ի խելացի մեխանիզմներին։ Ստանալով փաստաթուղթը՝ նրանք ինքնուրույն դասակարգում են այն, ճանաչում տեքստը և լրացնում են RKK-ն՝ հանված իմաստալից տեղեկություններով: Գործավարը կարող է ստուգել միայն լրացման ճիշտությունը: Սա թույլ է տալիս էլ ավելի կրճատել գրանցման ժամանակը և նվազեցնել սովորական գործողությունների քանակը:
Մուտքային փաստաթղթերի քննարկում և կատարում
Մուտքային փաստաթուղթը գրանցելուց հետո գործավարը մի քանի կտտոցով այն ուղարկում է ղեկավարին` քննարկելու: Փաստաթղթի քննարկման արդյունքների հիման վրա քարտուղարը կամ ղեկավարն ինքը կազմում է փաստաթղթի ցուցումներ:
Եթե ղեկավարն ունի օգնական, ապա փաստաթղթի նախնական վերանայումը` որոշման նախագծի պատրաստմամբ, կատարում է նրա օգնականը: Ղեկավարը կարող է միայն հաստատել որոշման նախագիծը և հանձնարարականներ ուղարկել կատարման համար։
Պատվերների կատարման գործընթացում ապահովվում է.
- կատարման վերաբերյալ նամակագրության ամրագրում.
- պատվիրակության և վերանայման ուղարկելու հնարավորությունը.
- վերջնաժամկետների վերահսկում, նոր վերջնաժամկետի խնդրանքներ.
Վերահսկիչները տեսողականորեն հետևում են կատարմանը: Աշխատանքի բոլոր մասնակիցներին հասանելի է համառոտ ամփոփագիրը, որն արտացոլում է հարակից առաջադրանքների կարգավիճակը:
Quest Tree
Նամակներ ուղարկելով թղթակիցներին
Լուծումը սերտորեն ինտեգրված է «Փոխանակում գործընկերների հետ» մոդուլին: Երբ ելքային նամակը հաստատվել է, հեշտ է այն ուղարկել հասցեատերերին փաստաթղթերի փոխանակման համակարգերի միջոցով. սա վերացնում է փաստաթուղթը բազմիցս տպելու անհրաժեշտությունը և նվազեցնում առաքման ծախսերը:
Բացի այդ, ելքային փաստաթղթերի համար դուք կարող եք նշել կազմակերպությունների փոստային ցուցակը և ավտոմատ կերպով էլեկտրոնային նամակներ ուղարկել հասցեատերերին կամ տպել ծրարներ, որոնք համապատասխանում են Ռուսական փոստի չափանիշներին:
Ծրարների տպագրություն
Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի պատրաստում և ծանոթացում
Վարչական փաստաթղթերի գրանցումը և հաստատման ուղարկելը լիովին ավտոմատացված է: Բավական է լրացնել անհրաժեշտ տվյալները գործողությունների մոգում, որից հետո համակարգը կստեղծի փաստաթուղթ և այն կուղարկի անհրաժեշտ աշխատակիցներին հաստատման և ստորագրման համար.
Ստորագրումից հետո կազմակերպչական և վարչական փաստաթուղթը կարող է ուղարկվել շահագրգիռ աշխատակիցներին՝ վերանայման: Դա անելու համար դուք պետք է լրացնեք փոստի ցուցակը RKK-ում: Այս ցանկը կարող է օգտագործվել նաև ապագայում մեկ այլ փաստաթուղթ տարածելու համար:
Փոստային ցուցակից աշխատակիցները փաստաթղթին ծանոթանալու առաջադրանքներ են ստանում: DIRECTUM համակարգում ծանոթությունը հաստատելու համար բավական է կատարել առաջադրանքը։ Իսկ եթե առաջադրանք է ուղարկվում համակարգում չմտած փաստաթղթին ծանոթանալու համար, ապա դա նշված է առաջադրանքի տեքստում, և կատարողները ծանոթանում են փաստաթղթին թղթային ձևով։
Որոնում և վերլուծություն
Հայտնի մանրամասների համաձայն, ինչպես էլեկտրոնային փաստաթուղթը, այնպես էլ դրա RSC-ն կարելի է գտնել փաստաթղթի կատարման վայրի և փուլի մասին տեղեկությունների հետ միասին:
Որոնում ըստ RKK-ի
Դուք կարող եք նաև արագ գտնել ցանկալի փաստաթուղթը RKK-ի հետ միասին փաստաթղթի թղթային անալոգային շտրիխ կոդով: Արագ նույնականացման տեխնոլոգիայի շնորհիվ շտրիխ կոդը ընթերցվում է հատուկ սկաների միջոցով, որից հետո համակարգը ավտոմատ կերպով գտնում է փաստաթուղթը և հարակից աշխատանքները։
Գործողությունների պատուհան՝ գտնված փաստաթղթի համար
Օգտատերերի աշխատանքի արդյունավետությունը վերլուծելու համար համակարգը տրամադրում է մասնագիտացված հաշվետվություններ՝ «Ծանոթացման ցուցակ», «Պատվերների կատարման ժամանակի վերահսկում», «Պատվերների կատարման վիճակագրություն», «Վերադարձվող փաստաթղթեր» և այլն։
Հաշվետվության օրինակ
Վեբ-հաճախորդը կարող է օգտագործվել աշխարհագրորեն բաշխված կազմակերպության հեռավոր գրասենյակներում կամ որպես հիմնական հաճախորդ՝ ապահովելով միջպլատֆորմ և հեշտ կառավարում: Ձեզ անհրաժեշտ է միայն ինտերնետ հասանելիություն աշխատելու համար:
Մուտքային RKK վեբ գրասենյակում
Իրականացման էֆեկտ
Օգտագործելով լուծումը՝ աշխատակիցները կստանան պատվերներ և կատարման հրահանգներ ժամանակին: Կառավարչական որոշումների կատարման նկատմամբ վերահսկողությունը կդառնա լիովին թափանցիկ.
- Նվազագույնի հասցնելնվազեցնում է փաստաթղթերի կորստի ռիսկը
- 2 անգամելքային նամակ պատրաստելու և հաստատելու ժամանակը կկրճատվի
- 12 անգամարագացնել թղթային փաստաթղթերի գտնվելու վայրի որոնումը
- 2 անգամկարագացվի ղեկավարությանը տեղեկատվության պատրաստումը հանձնարարականների կատարման համար
- 20%-ովբարձրացնել ղեկավարության հանձնարարականների կատարումը
Տարբերակիչ հատկանիշ Olymp էլեկտրոնային գրենական պիտույքները նրա հարուստ ֆունկցիոնալությունն են, որն առաջացել է դասական գրասենյակային աշխատանքից:
Մեծի վրա արդյունաբերական ձեռնարկությունՔարտուղարի (գործավարի) խնդիրները ոչ միայն փաստաթղթերի գրանցումն են, այլ նաև մի շարք այլ առաջադրանքներ.
- ղեկավարի որոշում, ում փոխանցել մուտքային փաստաթուղթը լուծման համար
- նախնական բանաձեւերի պատրաստում
- փաստաթղթի հանձնումը կապալառուին
- բնօրինակ վերադարձի հսկողություն
- առաջադրանքի կատարման ամփոփ վերլուծություն
- հսկողություն պատվերների կատարման նկատմամբ
- ավարտված խնդիրների վերաբերյալ վերջնական հաշվետվության ձևավորում
- ելքային փաստաթղթերի ուղարկում
- որոնել ցանկալի փաստաթուղթը ըստ պահանջի
- տպագրություն, սկանավորում
- և նույնիսկ հսկայական քանակությամբ փաստաթղթերի պահպանում: Այս ամենի պատասխանատուն լավ գործավարն է։
Էլեկտրոնային գրենական պիտույքներ Olymp-ն ի վիճակի է հեշտացնել և արդյունավետ դարձնել լավ մարդկանց աշխատանքը:
Ավտոմատ գրանցում.
|
Մուտքային նամակներ |
Ներկառուցված փոստային հաճախորդի շնորհիվ համակարգը կարդում է էլ.փոստի տվյալները և լրացնում դրանց գրանցման քարտը:
|
| Օլիմպոսում ելքային և ներքին փաստաթղթերի պատրաստման տեխնոլոգիան նման է, հետևաբար, համակարգված և հաստատված փաստաթղթերավտոմատ կերպով գրանցվեք արդեն հայտնի մանրամասներով |
Ելից նամակներ և ներքին փաստաթղթեր
|
Վերականգնվող փաստաթղթերի ավտոմատ կառավարում
Համակարգն ինքն է որսում կազմակերպություն նորից մտնող փաստաթղթերը և զգուշացնում դրա մասին։
Ավտոմատ ծանուցումներ բնօրինակը վերադարձնելու համար
Համակարգը տրամադրում է բնօրինակի շարժման սխեմա, և եթե այն ժամանակին չվերադարձվի, կտեղեկացնի գրանցողին։
Հարմարավետ կապի համակարգ
Օլիմպոսի փաստաթղթերի հղումները ենթադրում են բոլոր հարակից փաստաթղթերի մանրամասն պատմություն ստանալու հնարավորությունը, ներառյալ արխիվայինները, որոնք ստեղծվել են հավելյալ, չեղյալ համարելու կամ փոփոխելու դեպքում:
Հաշվետվությունների նախագծող
Օգտագործելով Olympus համակարգի հաշվետվությունների դիզայները՝ աշխատակիցը կարող է ստեղծել իրեն անհրաժեշտ հաշվետվությունները՝ առանց ադմինիստրատորի կամ ծրագրավորողի օգնությանը դիմելու: Այսպես հաճախ ստեղծվում են հաշվետվություններ չկատարված կամ վերահսկիչ փաստաթղթերի վերաբերյալ:
Ճկուն ֆիլտրման համակարգ
Olympus համակարգը հնարավորություն է տալիս կատարել ֆիլտրի տողի միջոցով փաստաթղթերի որոնման հարցում: Ֆիլտրի գիծը թույլ է տալիս ձևակերպել բազմաթիվ փոփոխական որոնման պայմաններ ցանկալի փաստաթղթի համար:
Էլեկտրոնային գրասենյակ Olympus համակարգումթվային գրասենյակային աշխատանքի կազմակերպման գործիք է։ Այս հատվածը կուտակում է ձեռնարկության փաստաթղթերի հետ կապված բոլոր տեղեկությունները: Այն պարունակում է օգտագործողի աշխատանքային պատմությունը. պահպանում է փաստաթղթերի բոլոր հղումները. տեղեկացնում է վերջնաժամկետի մասին; ներառում է փաստաթղթով ստեղծված բոլոր ֆայլերը. տալիս է փաստաթղթի կատարողների և պատասխանատուների հարցերի պատասխանները, ինչպես նաև նրանց աշխատանքի արդյունքները.
Կատարման հսկողություն
Կատարման հսկողություն Olympus համակարգում- սա խորը ֆունկցիոնալություն է, որը տեղեկատվություն է տրամադրում հրահանգների կատարման ժամանակի, փուլերի և արդյունքների մասին: Այս ֆունկցիոնալությունը առկա է ամբողջ համակարգում՝ էլեկտրոնային գրասենյակից մինչև կառուցվածքային պահեստավորում: Ֆունկցիոնալությունը կառուցված է փաստաթղթի և հրահանգների կատարման ժամկետների և այդ ժամկետների ձախողման մասին տեղեկացման վրա:
Կատարման հսկողության պատկերացում
- Գունավոր նշում և հաղորդագրություններ Olympus համակարգից վերջնաժամկետի ձախողման մասին:
- Մասնագիտացված ռեժիմ՝ աշխատանքի ընդունված առաջադրանքների ընդհանուր քանակով, ժամանակին կատարված, ուշացումով ավարտված՝ ժամանակին չավարտված։
- Փաստաթղթի, կատարողների, վերահսկիչների համատեքստում հրահանգների կատարման վերաբերյալ հաշվետվությունների մի ամբողջ համակարգ:
Հատուկ հսկողություն
Առաջադրանքների ժամանակին և որակյալ կատարման համար Olympus-ն ունի հատուկ հսկողության համակարգ: Դրա էությունն այն է, որ վերահսկողության տակ դրված բոլոր կարևորագույն խնդիրները պետք է անցնեն վերահսկողությունից հանելու ընթացակարգով, այսինքն. փակում. Որոշ դեպքերում առաջադրանքը վերահսկողությունից հանելու համար պահանջվում է իրավասու մասնագետի կողմից կատարված աշխատանքի որակի գնահատում: Այնուհետև համակարգը կարող է լրացուցիչ կիրառել հաստատման ընթացակարգը:
Վերահսկիչ հրամանի ձևավորում
- Վերահսկողության հրամանների թողարկումն ուղեկցվում է հսկող, իսկ անհրաժեշտության դեպքում աշխատողի որակյալ կատարումը հաստատողով:
- Վերահսկիչ հրամանների համար ավտոմատ կերպով հաշվարկվում է կարգապահության կատարման գործակիցը:
- «Վերահսկիչ առաջադրանքների կատարման վերլուծություն» հատուկ ռեժիմը ցույց է տալիս տեղեկատվություն վերահսկողության առաջադրանքների կատարման ժամանակին մասին:
- Սեղանի վահանակները փոխակերպվում են այս տեղեկությունըդեպի գրաֆիկական տեսք:
Փաստաթղթերի կառավարում
Փաստաթղթերի ճիշտ կառավարումը կարևոր է արդյունավետ աշխատանքբաժինը, ստորաբաժանումը, ծառայությունը և կազմակերպությունն ամբողջությամբ։ «Փաստաթղթերի կառավարում» Olympus համակարգումլայնածավալ ձեռնարկության կառավարման ժամանակակից գործիք է, որը հատուկ կենտրոնացած է բարձր մակարդակի բիզնես գործընթացների վրա:
«Փաստաթղթերի կառավարումը» փաստաթղթերի կառավարման մոդուլի՝ Olympus-ի հատվածն է, որը կառուցված է ժամանակացույցի սկզբունքով, այսինքն. աշխատողի կողմից ստացված բոլոր առաջադրանքները և փաստաթղթերը շարված են մեկ ցուցակում:
Ցանկը ցույց է տալիս առաջադրանքի տեսակը, թեման, բովանդակությունը, ստացման ամսաթիվը, վերջնաժամկետը, թե ումից է այն եկել: Այս ցանկը կարելի է հեշտությամբ համալրել ցանկալի սյունակով:
Կարմիր ֆոնը ցույց է տալիս ժամկետանց առաջադրանք, որը կօգնի ձեզ հիշել այն ավարտելու մասին: Համակարգն ունի առաջադեմ կառավարում, երբ գունավոր նշումը տեղեկացնում է փաստաթղթի վերջնաժամկետի մոտենալու մասին։
Ներդիրների ցանկի տակ կարող եք տեսնել ամբողջը լրացուցիչ տեղեկությունանհրաժեշտ է որոշում կայացնելու համար. Սա փաստաթղթի տեքստն է, մանրամասն առաջադրանքը, շարժման պատմությունը և հարակից փաստաթղթերը։
Ծրագիրը հեշտացնում է ցանկալի փաստաթուղթը գտնելը, ինչպես նաև բարձրացնում է դրա հետ աշխատելու պատմությունը: Ավելին, պատմության մեջ կարելի է տեսնել, թե փաստաթուղթն արդեն քանի շրջանով է քայլում, ով է այն գործի դրել, ով դեռ չի անցել։
Տեղեկատվության արագ ստացում.
- ով է նախաձեռնել փաստաթուղթը.
- ով համաձայնեց;
- ով ունի այն այս պահին;
- ինչ մեկնաբանություններ են տրվել փաստաթղթին և ում կողմից.
- արդյոք այս փաստաթուղթը կապված է այլ փաստաթղթերի հետ և ինչպես, բացելու ունակությամբ, ներառյալ հարակից փաստաթղթերը.
- աշխատակցի, ծառայության, ստորաբաժանման կամ ամբողջ ձեռնարկության համար, որպես ամբողջություն, տես կատարված և չկատարված պատվերների նկարը:
Փաստաթղթերի մեծ զանգվածի հետ աշխատելու հեշտություն.
- Համակարգն ինքն է ստեղծում փաստաթղթերի ցանկ՝ քննարկման համար.
- համակարգը հուշում է, թե որ փաստաթղթերի վերաբերյալ պետք է հրատապ որոշում կայացվի.
- համակարգը տեղեկացնում է ավարտին մոտեցող ժամանակահատվածի մասին.
- համակարգը հնարավորություն է տալիս պատվիրակել ձեր աշխատանքը և հեշտությամբ վերահսկել ժամանակին կատարումը.
- համակարգը թույլ է տալիս ստանալ ցանկացած փաստաթղթի վրա աշխատանքի պատմություն.
- համակարգը թույլ կտա ձեր բացակայության ժամանակ պատգամավորներ նշանակել և տեսնել, թե ինչպես է աշխատել պատգամավորը։
Փաստաթղթերի կառավարման հեշտություն.
- տեղեկատվության փոխանակման արագության բարձրացում;
- աշխատողների գործադիր կարգապահության մակարդակի բարձրացում.
- պայմանագրերի կատարման ժամկետների պահպանում.
- անհրաժեշտ տեղեկատվություն ստանալու ունակությունը, արագ, առանց աշխատավայրից վեր կենալու:
Պահպանման կառուցվածքը
Olympus համակարգի կառուցվածքային փաստաթղթերի պահեստավորումը պարզապես թղթապանակների սահմանափակ հասանելիությամբ գրադարան չէ, այն յուրաքանչյուր աշխատակցի անհատական «գիտելիքների բազան» է: Olympus-ի պահեստի կառուցման սկզբունքը հիմնված է օգտատիրոջ՝ բաժինների, թղթապանակների, փաստաթղթերի, ֆայլերի մուտքի իրավունքների վրա: Համակարգը յուրաքանչյուր աշխատակցի համար ավտոմատ կերպով ստեղծում է արխիվային անհատական կառուցվածք: Օգտատերը տեսնում է միայն այն բաժիններն ու փաստաթղթերը, որոնց նկատմամբ իրավունք ունի։
Ավելին, աշխատողը հնարավորություն ունի արխիվի կառուցվածքի մի մասը, թղթապանակները, փաստաթղթերը պատճենել անձնական պահեստ: Այս ֆունկցիան թույլ կտա օգտատիրոջը ստանալ իրեն անհրաժեշտ տեղեկատվությունը, փաստաթուղթն էլ ավելի արագ։
Պահոցը լրացնելը
Olympus համակարգում պահեստը լրացվում է փաստաթղթերով ավտոմատ կերպով՝ փաստաթղթի հետ աշխատանքի ցիկլի ավարտի արդյունքում։ Այս տեխնոլոգիան հնարավորություն է տալիս կուտակել պահանջվող փաստաթղթերհամապատասխան բաժիններում՝ առանց կոնկրետ ժամանակ հատկացնելու այս աշխատանքին։
Երբ պահոցում հայտնվում է նոր փաստաթուղթ, համակարգը ծանուցում է աշխատողին, եթե նա բաժանորդագրված է նման ծանուցումների:
Փաստաթղթերի հետ աշխատելու հեշտություն
Olympus պահեստավորումն առանձնանում է ֆունկցիոնալ ծառայություններով, որոնք որոշում են փաստաթղթերի հետ աշխատելու հարմարավետությունը.
- Տարբերակում;
- Փաստաթղթերի հղումներ (չեղյալ, անվավեր, հավելյալ);
- Քաղվածք արխիվից;
- Բնօրինակի թողարկում;
- Պահպանման ատրիբուտներ (գույքագրման համար, պահեստ, դարակ, դարակ, պատճենների քանակը):
Բջջային հեռախոսների համար մի շարք աքսեսուարների գնում և սպառողական էլեկտրոնիկա Sotovik-M խանութում, ճանապարհին, խորհուրդ ենք տալիս համալրել գրենական պիտույքներ. ցանկացած բիզնես կամ ոչ առևտրային հաստատության աշխատանքային գործընթացները չեն կարող առանց դրանց: Եթե ցանկանում եք մեծաքանակ գնել գրենական պիտույքներ, ապա դիտե՛ք մեր տեսականին:
Արտադրողից մեծածախ գրենական պիտույքներ գնելը (գրենական պիտույքներ մեծածախ, գրենական պիտույքներ մեծածախ Մոսկվա) արդյունավետ միջոց է զգալիորեն խնայելու ընկերության գրասենյակի մշտական մատակարարումը մեծածախ գրենական պիտույքներով: Ուզու՞մ եք գրենական պիտույքներ մեծածախ էժան: Գրիչների, մատիտների, թղթի սեղմակների, նոթատետրերի և այլ մանրուքների մեծ խմբաքանակ պատվիրելով քառորդ կամ վեց ամիսը մեկ անգամ, դուք ստիպված չեք լինի ժամանակ ծախսել ևս մեկ ամսական առաքում կատարելու վրա: Գրենական պիտույքների մեծաքանակ գնումները նույնպես օգտակար են պետական կազմակերպություններ- շատ վարչակազմեր ուսումնական հաստատություններդպրոցի համար մեծ քանակությամբ գրենական պիտույքներ գնել, մանկապարտեզկամ համալսարան։ Գրենական պիտույքների մեծածախ ընկերությունները համարժեք գնային քաղաքականություն ունեն, ուստի Sotovik-M-ը գրելու պարագաներ է վաճառում մատչելի գնով. մեծածախ գրենական պիտույքները էժան են: Գրենական պիտույքների մեծածախ վաճառք Մոսկվայում (գրենական պիտույքների մեծածախ Մոսկվա, գրենական պիտույքների մեծածախ Մոսկվա) մեր առցանց խանութում:
Գրենական պիտույքների մեծածախ վաճառքը շատ էժան է։ Գրենական պիտույքների մեծածախ վաճառք Մոսկվայում
Գրենական պիտույքներ մեծաքանակ մեր խանութում լավագույն գներով: Եթե նախատեսում եք մեծածախ դպրոցական գրենական պիտույքներ, գրենական պիտույքներ մեծածախ գնել ցածր գներով կամ պատվիրել անսովոր գրենական պիտույքներ նվերների խանութի համար, Sotovik-M-ն այն է, ինչ ձեզ հարկավոր է: Գնեք գրենական պիտույքներ մեծաքանակ՝ սովորական նոթատետրից մինչև դրոշմակնիքների ապրանքներ և այցեքարտեր, գրավիչ գներով՝ արագ առաքմամբ ամբողջ Ռուսաստանում: Մենք մեծածախ գրենական պիտույքներ շատ էժան!